Guía práctica para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Anexo 20. Guía de entendimientoPrograma de auditoría

Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio, no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.

Anexo 20. Guía de entendimiento

Programa de auditoría

RecuerdaDentro de los requisitos del SG-SST, el empleador realizará una auditoría anual que debe ser planificada con la participación del COPASST.

Artículo 2.2.4.6.29 Decreto 1072 de 2015.Estándar 6.1.2 Resolución 111 de 2017.

Te lo contaremos con el siguiente ejemplo:La empresa “Productora Su Producto S.A” necesita obtener información que le permita además de cumplir con el requisito legal, evaluar la eficacia del SG-SST y así actuar en pro de la mejora.

Para cumplir con este objetivo la alta dirección de “Productora Su Producto S.A” sigue una serie de pasos...

En conjunto con el COPASST, planea realizar auditoría anual del SG-SST. Define que la auditoría será realizada por la propia organización.Elige y capacita personal de la organización para el desarrollo del programa de auditoría, teniendo especial cuidado al asignarlas a las áreas o procesos objeto de verificación, con el fin de evitar sesgo o conflicto de interés.Define el alcance de la auditoría a todas las áreas de la empresa (Estándar 6.1.2 Resolución 111 de 2017).Toma la decisión de trabajar bajo la metodología NTC-ISO 19011.

¿Cómo puede tu empresa cumplir con este requisito?

Paso 1

Auditoría

Veámos algunos de los objetivos que “Productora

Su Producto S.A” ha definido, los cuales pueden servirte al momento de definir los tuyos para la auditoría del

SG-SST:

Determinar el grado de conformidad del SG-SST.

Evaluar la capacidad del Sistema de Gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y

contractuales.Identificar áreas de mejora

potencial del sistema de gestión.

Ahora bien, la alta dirección y el COPASST de

“Productora Su producto S.A” saben que parte del éxito de las

auditorías, está dado por la forma como estas se planean; por eso han dedicado un tiempo importante al

análisis de cuáles elementos deben considerarse y los han dejado plasmados en el programa de

auditoría.

Posteriormente, define los objetivos de la auditoria, para lo

cual toma en cuenta asuntos como:

Prioridades de la organización. Propósitos comerciales.

Caracteríticas de procesos, productos, proyectos, otros.

Resultados del Sistema de Gestión.Requisitos legales y otros que le competen.

Proveedores y otras partes interesadas.Resultados de auditorías previas, entre

otros.

Paso 2

Estructuración del Programa de auditoria

Elementos a considerar para la estructuración: Art. 2.2.4.6.29 Dec. 1072 de 2015

Personas: Funciones y

responsabilidades, competencia, conocimiento y habilidad; en otras palabras,

la idoneidad del auditor.

Procedimiento de la auditoría:

• Calendarío de la auditoría.• Garantizar la seguridad y

confiabilidad de la información.• Asignación adecuada de funciones a los auditores.

• Comunicación de hallazgos y logros de la auditoría.

• Presentación de informes.

Paso 3

Recursos:Financieros, métodos de

auditoría, disponibilidad de auditores, tiempo y costo de

transporte para desplazamientos a diferentes

sedes.

Alcance: • Procesos involucrados, duración

y número de auditorías.• Número, importancia y

complejidad de las actividades a verificar.

• Criterios aplicables a la auditoría (legales, contractuales,

etc.)

Para definir claramente el alcance la auditoría, de su SG-SST, “Productora Su

producto S.A.” tiene en cuenta el marco legal.

“Productora Su Producto S.A organiza su programa de la siguiente forma:

El cumplimiento de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado.La participación de los trabajadores.El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas.El mecanismo de comunicación de los contenidos del SG-SST a los trabajadores.La planificación, desarrollo y aplicación del SG-SST.La gestión del cambio.La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones.La supervisión y medición de los resultados.El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa.El correcto desarrollo del proceso de auditoría.La evaluación por parte de la alta dirección.

1.2.3.4.5.6.7.8.9.

10.

11.12.

Puntos mínimos que debemos abarcar: Art. 2.2.4.6.30 del Dec 1072 de 2015.

Objetivos de la auditoría

Recursos

Programa

Nombre del auditor Firma del auditor

Fecha Tipo auditoría Auditor(es) Auditados LugarProceso por auditoría

Fecha Periodo/ /

Humanos Técnicos Financieros

A continuación, verás como el equipo auditor de“ Productora Su Producto S.A”, pudo realizar la auditoría:

El Señor V, encargado de la gestión del programa nos cuenta cuál fue el proceso que se siguió en la auditoría del SG-SST.

1. Hicimos una reunión de

apertura y confirmamos el plan de auditoría:

• Presentamos al equipo.• Informamos sobre el manejo

de hallazgos durante la auditoría.

• Informamos sobre la reunión de cierre.

2.Revisamos y recopilamos

información:• Para determinar la

conformidad del sistema con los criterios de

auditoría.• Como evidencia de la

verificación.

4.Preparamos y entregamos el

informe de auditoría: • Información concreta, precisa

y clara fue registrada.• Incluimos: buenas prácicas y

oportunidad de mejora.• Enviamos el informe en el tiempo acordado para que

fuera socializado.

3.Registramos los hallazgos de la

auditoría:• En la mayor parte de los

procesos se evidenció conformidad con los criterios de

la auditoría.• Para los hallazgos que

registramos como no conformidades, debe incluirse un

plan de mejora en el sistema.• También registramos las buenas

prácticas encontradas.

Paso 4

CV

¿Y ahora, qué se debe hacer?

De acuerdo a los hallazgos de la auditoría, es necesario emprender una serie de acciones que permitirán

orientar el sistema hacia la mejora.

Es momento para…. Diseñar e implementar las acciones para la madurez del SG-SST y la mejora de las condiciones de salud y seguridad en la organización; cualquiera que sea la acción necesaria (correctiva, preventiva o de mejora), debe llevarse a cabo en un tiempo determinado y debe ser comunicada al responsable de la gestión del programa de auditoría y al equipo auditor.

Recuerda

El empleador debe dar las directrices y otorgar los recursos necesarios para la mejora continua del SG-SST, con el objetivo de mejorar la eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus propósitos.

Artículo 2.2.4.6.44 Decreto 1072 de 2015Estándar 7.1.1 Resolución 1111 de 2017

Paso 5