GUÍA TÉCNICA PARA LA FASE 1: DISEÑAR PROCESOS MINISTERIO DE … · 2014-11-17 · 5 GUÍA...

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GUÍA TÉCNICA PARA LA FASE 1: DISEÑAR PROCESOS

MINISTERIO DE SALUD

1. FINALIDAD

Contribuir a la implementación de la gestión por procesos en el Ministerio de Salud a través de la aplicación de una

metodología para diseñar procesos.

2. OBJETIVO

Brindar al servidor público de los órganos, órganos desconcentrados, programas y proyectos del Ministerio de Salud,

un documento de consulta que provee información relevante para desarrollar la fase 1: DISEÑAR PROCESOS EN

EL MINISTERIO DE SALUD, de la metodología para implementar la gestión por procesos.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente Guía Técnica es de aplicación de los órganos, órganos desconcentrados, programas y proyectos del

Ministerio de Salud; así como, de referencia para el diseño e identificación de los procesos de los Organismos

Públicos adscritos del MINSA.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

4.1. CONCEPTOS BÁSICOS

a. Gestión por Procesos:

Es un modelo para gestionar la organización, basándose en los procesos; tiene por finalidad gestionar las

actividades y recursos de una organización por medio de la identificación de sus procesos, medición, mejora

y control, para que funcionen de manera eficaz y eficiente.

Esto implica ordenar todas las actividades de forma que aporten valor añadido al producto brindado con el

fin de aumentar la satisfacción del usuario.

Por lo tanto es necesario identificar las actividades de los órganos del MINSA y sus órganos

desconcentrados para vincularlas con los procesos de la organización.

b. Proceso:

Es un conjunto de actividades interrelacionadas que agregan valor en cada etapa, trasformando insumo(s)

en producto(s). Los procesos están impulsados por la consecución de un resultado.

Los insumos de entrada para un proceso suelen ser los resultados de otros procesos.

Figura 2. Esquema de los elementos básicos de un proceso

Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactúan para lograr un propósito común, a

esto se le conoce como SISTEMA.

Proveedor Insumo Proceso Producto Usuario

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c. Proceso de nivel 0:

Son los procesos principales o de contexto, representan el funcionamiento de la organización.

d. Proceso de nivel 1:

Son los procesos que en conjunto forman al proceso de nivel 0 y que explicitan una cadena que genera

valor.

e. Proceso de nivel 2:

Son los procesos o actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 1 y que explicitan una cadena

que genera valor.

f. Proceso de nivel 3:

Son las actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 2 y que explicitan una cadena que genera

valor.

g. Manual de Procesos:

El Manual de Procesos es un Documento Técnico de Gestión, que contiene la descripción de un proceso de

nivel 0 desagregado hasta el último nivel 2 o 3 (según complejidad). En este último nivel describe la

secuencia detallada de los flujos de trabajo de las actividades. Finalmente, contienen la descripción

detallada de los procedimientos que están enmarcados en el alcance del proceso de nivel 0.

Su elaboración se realiza de forma minuciosa y sencilla, fácil de entender, que permita al lector identificar y

desarrollar sus procesos correctamente.

h. Elementos de un Proceso:

- Primer Elemento – PROVEEDOR: Organización o persona que entrega un insumo. Puede ser interno o

externo a la institución.

- Segundo Elemento – INSUMO: Son todos los productos de otros procesos, internos o externos,

necesarios para realizar las actividades de nuestro proceso actual.

- Tercer Elemento – ACTIVIDADES : Es un conjunto de tareas agrupadas e interrelacionadas que

agregan valor en cada etapa, trasformando insumo(s) en producto(s).

- Cuarto Elemento – PRODUCTO: Es el bien o servicio que resulta de las actividades realizadas en el

proceso dirigido al usuario beneficiado.

- Quinto Elemento – USUARIO: Organización o persona que recibe un producto. Puede ser interno o

externo a la institución.

i. Características principales de un proceso

- El nombre que se le asigna empieza con un verbo ó un sustantivo derivado de un verbo, que indica la

acción que se realiza. Por ejemplo, “Inventario de Medicamentos” no es un proceso, “Administración del

Inventario de Medicamentos” sí.

- Todo proceso tiene un propietario o responsable.

- Transforman o complementan los insumos (entradas), dándoles valor agregado.

- Deben ser medidos y evaluados.

- Deben ser mejorados.

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- Tiene un principio y un fin (éstos son los límites del proceso).

- No todos los procesos que se llevan a cabo poseen las mismas características ni tienen la misma

función, ni el impacto directo con el usuario (cliente).

- La finalidad de un proceso es generar un producto (bien o servicio) para satisfacer las necesidades de

un usuario.

- Son susceptibles de representarse en un diagrama.

Figura 3. Esquema de procesos, Fuente: PEMEX, Aprendizaje Virtual

j. Mapeo del proceso:

Es la representación gráfica de un proceso, mostrando la interacción de sus procesos internos, así como

también, la relación e interacción con los proveedores y usuarios finales (Figura 4).

Figura 4. Esquema del Mapeo de Procesos

k. Modelado de Procesos:

Es una representación gráfica interna de un proceso, mostrando la secuencia de sus actividades y procesos

internos que se ejecutan. Asimismo favorece el análisis y la comunicación orientada hacia la mejora de los

procesos existentes, con el propósito de optimizarlos.

En un modelado de un proceso, las actividades que se realizan se unen con flechas las cuales nos muestran

el flujo y orden de ejecución de las actividades, estas flechas nos indican las interacciones con las cuales

identificamos quién entrega (proveedor) y quién recibe (usuario), se requiere colocar mensajes o leyendas

para identificar los insumos (entradas) y productos (salidas) de cada proceso.

Para la aplicación de la presente fase, el modelado de procesos se aplicará sobre los procesos de nivel 2 ó

3, niveles finales, donde podamos representar el proceso a nivel de actividades. Este modelado será

Entrada o

Insumos

Entrada o

Insumos

Producto

USUARIO PROVEEDOR

PROVEEDOR

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diagramado con la notación BPMN (Business Process Modeling Notation).

En la sección 6.2 se muestra el modelado correspondiente para la fase 1 de la metodología para

implementar la Gestión por Procesos, descrito en la presente guía.

4.2. REQUERIMIENTOS PREVIOS

a. Asegurar la conducción de la Alta Dirección. El supuesto crítico de la implementación de la gestión

por procesos es la voluntad política de la Alta Dirección de la entidad de conducir, impulsar, involucrarse

y hacer seguimiento a su cumplimiento. Es recomendable que se constituya un mecanismo o comité con

el/la Ministro/a, lo/as Viceministro/as, el/la Secretario/a General, el responsable del proceso de

innovación y desarrollo institucional, y aquellos funcionarios designados para esta tarea.

b. Elaborar el Plan de Trabajo Global. La Oficina de Organización de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, propone un plan de trabajo inicial, en coordinación con los demás

miembros del equipo de Alto nivel de procesos, para realizar las actividades que forman parte de la

metodología para implementar la Gestión Procesos en el Ministerio de Salud.

c. Realizar sensibilización a la Entidad. La Oficina de Organización de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, es la responsable por realizar la sensibilización a todos los

servidores públicos del Ministerio de Salud sobre la gestión por procesos y la estrategia a seguir para su

implementación, previa y durante el inicio de actividades de la metodología.

d. Definir la metodología y sus herramientas. La Oficina de Organización de la Oficina de Planeamiento

y Presupuesto, o la que haga sus veces, debe contar con las herramientas e instrumentos necesarios

para la implementación de la metodología de Gestión por Procesos, actualizados y publicados en un

repositorio digital común a todos los servidores públicos o los que participan directamente de la

implementación.

5. CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS

5.1. ACTIVIDADES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS

a. Definir o actualizar el Mapa de Procesos del Ministerio de Salud

La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto a través de la Oficina de Organización o la que haga sus veces,

bajo la conducción de la Alta Dirección, identifica los productos (bienes y servicios) que genera el Ministerio de Salud,

así como también los actores que están involucrados. En esa identificación de actores, se elabora una tabla que

resume la relación entre actores y productos principales del Ministerio de Salud (ver Anexo N°01).

La definición y actualización del Mapa de Procesos (ver Anexo N°02), se caracteriza porque es un componente clave

para la participación y el compromiso de la Alta Dirección, los cuadros directivos y de sus equipos.

La propuesta inicial del Mapa de procesos por parte de la Oficina de Organización de Oficina General de

Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces, se elabora tomando propuestas anteriores, dialogados con

otros actores, referencias internacionales (benchmarking).

Posterior a la elaboración de la propuesta, la Oficina de Organización de Oficina General de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, inicia las actividades de validación del Mapa de Procesos, se realizan

entrevistas a profundidad con Alta Dirección y funcionarios del Sector, se revisan e incorporan los aportes

provenientes de Informes de opinión técnica recibidos formalmente de las Direcciones Generales; así como también,

los aportes recibidos en reuniones o diálogos técnicos de Directores Generales y Ejecutivos, de equipos de trabajo

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del MINSA y de los Organismos Públicos adscritos, respecto de los procesos del mapa, conforme a o acordado en

Actas de reunión respectivas (ver Anexo 03).

Todos los servidores públicos deben estar involucrados en la identificación y descripción de los procesos. Esto

permitirá lograr mejores resultados.

La elaboración del mapa de procesos viene acompañado de las definiciones de los procesos de nivel 0, los cuales

se deben describir en una Ficha Técnica de Procesos de nivel 0 (ver Anexo 04), con el objetivo de facilitar la

comprensión del mapa de procesos del Ministerio de Salud. Cada Ficha Técnica de Proceso de nivel 0, contendrá el

objetivo del proceso, su clasificación (gobernante, misional o de soporte), los requisitos y el responsable del proceso,

lista de los proveedores, insumos, procesos de nivel 1 internos (propuesta inicial), productos y usuarios; así como

también, los controles, recursos, documentos y formatos, registros, e indicadores que caracterizan a cada proceso.

Finalmente la aprobación del Mapa de procesos y sus fichas técnicas de los procesos de nivel 0, se aprueban a

través de una Resolución ministerial.

b. Conformar el equipo para la implementación de la Gestión por Procesos

Cada responsable de un proceso de nivel 0 del Mapa de Procesos, designados en la actividad anterior, deben

designar a un representante de dicho proceso, para que a través de la coordinación con la Oficina de Organización

de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces, conformen el equipo para la implementación

de la Gestión por Procesos (GPP) en el Ministerio de Salud. Se debe generar un Acta de Constitución de Equipo (ver

anexo N°05), donde se deje explícito los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo, alineadas a

lograr la implementación de la metodología de gestión por procesos y de cumplir con el objetivo de la presente fase.

Al equipo se podrán incorporar otras personas que participan en el proceso cuando así se requiera de acuerdo al

tema del proceso.

En principio, este equipo debe de consolidarse para

que pueda desempeñarse durante todas las fases de

la metodología de implementación de la Gestión por

Procesos (GPP), sin embargo, de suceder algún

cambio, el responsable del proceso debe designar

otra persona e informar formalmente a la Oficina de

Organización de la Oficina General de Planeamiento y

Presupuesto, o quien haga sus veces, del nuevo cambio.

Una vez conformado el equipo, la Oficina de Organización de la Oficina de General de Planeamiento y Presupuesto o

la que haga sus veces, realiza la capacitación básica en aquellos aspectos técnicos necesarios para el

desenvolvimiento de sus actividades en el marco de la metodología, dirigida a los actores involucrados en la

implementación de la GPP.

Por cada reunión del equipo de trabajo, se elaborarán actas (ver anexo N°03) en donde se hará constar: asistentes,

día, horas de inicio y finalización, temas tratados y acuerdos alcanzados.

Cada representante del proceso de nivel 0 y su respectivo responsable, se encargarán de la implementación de la

metodología de la GPP del proceso, y para ello, podrían conformar un equipo interno del proceso o contratar un

experto externo para realizar la implementación de la metodología, dependiendo su condición.

En cada proceso de nivel 0 se

designará un representante de la

implementación del proceso.

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Dentro de las características del trabajo en equipo, se tiene principalmente que:

El liderazgo debe practicarse con conocimiento, respeto, buen humor, sin prejuicios y comunicando

permanentemente los avances y resultados.

Se deben utilizar habilidades y capacidades individuales y como equipo que permitan conseguir el

objetivo propuesto (saber dibujar, ser observador, tener buena redacción, capacidad de análisis,

síntesis e interpretación, etc.).

Para que el equipo trabaje de manera efectiva deben estar claros el objetivo, los diferentes roles

(coordinador, responsable de los registros, participantes) y la distribución del trabajo.

Si bien el funcionamiento del equipo no se define sólo por las reuniones que realizan; éstas deben

efectuarse bajo un clima adecuado de participación y búsqueda de consenso, con un buen manejo

del tiempo y en un lugar propicio; lo cual también es importante para el logro del objetivo planteado

c. Definir y Documentar el Proceso

Lo primero que hay que tener claro para definir y documentar un proceso, es el propósito para el que fue

establecido, de forma que se determine claramente para qué existe y para quién se realizan sus actividades;

luego deben de especificarse las entradas y salidas (insumos y productos), así como los proveedores del

mismo.

Al efectuar el levantamiento de información para identificar y definir los procesos de nivel 1, 2 y 3, dentro del

proceso de nivel 0, hay ciertos elementos que se deben tomar en consideración:

- El Mapa de Procesos del Ministerio de Salud y la Ficha Técnica del proceso de nivel 0 correspondiente.

- Marco institucional (estratégico y normativo) que regula la realización de ciertas actividades que están

vinculadas en el proceso de nivel 0.

- Los productos que genera el proceso de nivel 0.

- Los Usuarios o a quiénes está dirigido el

producto del proceso, quiénes son todos los que

valoran los resultados del proceso.

- Identificar la finalidad y las expectativas y

necesidades de los usuarios del proceso.

- Los elementos básicos del proceso:

proveedores, insumos, principales actividades o

procesos de menor nivel, productos, usuarios

finales, y los eventos que marcan el inicio y fin

del proceso.

- El Alcance del Proceso, en el sentido de delimitarlo y diferenciarlo de otros procesos cercanos o

relacionados (dónde empieza, qué incluye y dónde termina).

Dentro de las herramientas que pueden ser útiles para definir y documentar el proceso, están:

El primer paso es identificar

los procesos de nivel 1, 2 y 3,

luego, se deberán describir las

características y componentes

de cada uno.

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Revisión Documental

Se debe recopilar y analizar toda la información relacionada con el desarrollo del proceso en el

Ministerio de Salud; en función a lo dispuesto en la normatividad, el Reglamento de Organización y

Funciones o algún otro instrumento de gestión específico del MINSA relacionada al proceso.

Entrevistas al Personal

Se realizarán encuestas o entrevistas con la ayuda de un listado de preguntas (ver anexo N°06) que

contenga las preguntas necesarias que permitan obtener información del proceso.

La entrevista será de modalidad “dirigida”, lo cual garantiza que no se omitan informaciones

importantes, además, permitirá aprovechar al máximo el escaso tiempo del que se dispone en la

mayoría de entrevistas.

Este tipo de entrevistas permitirá una primera sistematización de la información recabada al delimitar

los aspectos o temas que serán tratados. Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Formular las preguntas adecuadas para obtener la información necesaria.

• Facilitar señales o signos que informan al entrevistador de cómo se está llevando a cabo la

entrevista. Por ejemplo: tomar notas, las pausas, movimientos de cabeza, etc.

• Resumir el contenido y significado de las respuestas en forma periódica durante la entrevista

de modo que el entrevistado pueda añadir más detalles y el entrevistador pueda detectar

posibles errores de interpretación.

Cabe precisar que, existe la probabilidad de encontrar sesgos que invaliden la entrevista realizada ya

que el entrevistado puede brindar información distorsionada, teniendo el entrevistador la necesidad de

subsanarla abordando el tema desde otras perspectivas: obtener nueva información utilizando pistas y

preguntas complementarias, o mediante procesos de triangulación y contrastación que permitan

comparar las respuestas con las de otros entrevistados.

Observación Directa

Para conocer con más detalle un proceso de nivel 0, se pueden realizar visitas complementarias a fin

de hacer seguimiento del proceso en estudio desde su inicio hasta su finalización, analizando su

desarrollo.

La Observación Directa se traduce entonces en un registro visual de lo que ocurre, es decir, en la

evidencia empírica de la información recogida.

Cuando decide emplearse la Observación Directa como instrumento para recopilar datos hay que

tomar en cuenta algunas consideraciones de rigor:

• En primer lugar, se debe planificar qué actividad del proceso se observará y el tiempo en que

se realizará, a fin de que la información obtenida sea válida y confiable.

• Un segundo aspecto es diferenciar las condiciones significativas de la situación y las que no

tienen importancia.

• También se requiere habilidad para establecer las condiciones de manera tal que los hechos

observables se realicen en la forma más natural posible y sin influencia del investigador u

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otros factores de intervención.

Con la información recogida en este punto, se puede confeccionar un cuadro resumen que recopile

en síntesis lo siguiente:

Pregunta Respuesta

¿Quién? se refiere a la(s) unidad(es) y/o puestos de trabajo que intervienen en el

proceso.

¿Qué? se menciona que producto se genera

¿Cómo? se hace referencia a la forma de realizar el proceso (métodos y técnicas

aplicadas)

¿Dónde? se refiere a la ubicación física del lugar donde el personal realiza el proceso

¿Por qué? se refiere a la justificación breve del proceso

Tabla 1. Síntesis de información recogida de la Observación Directa

La Observación Directa presenta las siguientes ventajas:

• Permite obtener información de los hechos tal y como ocurren en la realidad.

• Permite percibir formas de trabajo que en ocasiones no son relevantes para los procesos

observados.

• Existen situaciones en las que la evaluación solo puede realizarse mediante la observación.

• No se necesita la colaboración del elemento observado.

La identificación inicial de los procesos de nivel 1 contenidos en el proceso de nivel 0, permitirá identificar a los

procesos de nivel 2 por cada uno de los procesos de nivel 1; esta lista de procesos desde el nivel 0 hasta el

nivel 2 ó 3 (dependiendo la complejidad) debe documentarse en el Lista de Procesos (ver Anexo N°07); sin

embargo, se recomienda, que luego de identificar los procesos de un nivel, se realice la caracterización de estos

procesos a través de las Fichas Técnicas de Procesos de nivel 1, 2 ó 3 (ver Anexo N°08), para luego poder

identificar los procesos del siguiente nivel. Esto permitirá tener un panorama más claro de lo que involucra cada

proceso, y facilitará la identificación de sus procesos internos o actividades para el caso de los procesos 2 ó 3.

Para los procesos de nivel 0 y 1, que no son muy específicos e internamente están compuestos por procesos,

se realiza el mapeo del proceso (ver Anexo N°09 y 10) donde se visualice la interacción de sus procesos

internos con otros procesos, así como con los proveedores y usuarios del presente proceso.

d. Realizar el modelado de Procesos

El modelado de procesos se realiza para representar de forma gráfica los procesos de nivel 2 y 3, mediante

símbolos (ver Anexo N°11 y 12). Otros fines del modelado de procesos son:

- Comprender con mayor claridad el proceso que se realiza.

- Resaltar las relaciones usuario-proveedor.

- Identificar problemas y oportunidades de mejora.

- Representar las interrelaciones entre los procesos y actividades.

- Apoyar el entrenamiento e inducción para el personal nuevo.

Sin un modelado de procesos, es sumamente difícil analizar la situación actual del proceso y aún más difícil

detectar las actividades en las que se pueden proponer mejoras o cambios.

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La calidad en el modelado de procesos

depende de la calidad en la identificación y

descripción de los mismos.

Para realizar el modelado del proceso se

deben tener en cuenta los siguientes

criterios y acciones:

Identificar las personas correctas para desarrollar el modelado

Quienes participan en el modelado del proceso, son los expertos del proceso, es decir, la gente que

lleva a cabo el trabajo, deben ser personas que trabajan en el proceso con el conocimiento completo

de los siguientes factores principales:

- Las actividades y su secuencia.

- Los insumos y productos.

- Los proveedores y usuarios.

Es importante aprovechar diversas habilidades y funciones laborales para lograr un grupo con ideas y

puntos de opinión variados que enriquezcan el trabajo a ejecutar.

Tener claro el Objetivo del modelado

El objetivo de modelar el proceso, es mostrar gráficamente por medio de símbolos, cuáles son las

actividades que se llevan a cabo en los órganos del MINSA y sus órganos desconcentrados, de tal

manera, que todo aquel que lo lea, sea capaz de comprender el alcance y/o llevar a cabo el proceso.

Un modelado de proceso no debe tener como principal objetivo ser un documento “estéticamente

agradable”, debe más bien, dar preferencia al orden y la secuencia lógica de qué se tiene que realizar

para cumplir el objetivo del proceso.

Definir el nivel de detalles del modelado

Para el modelado de Procesos se debe comenzar con un diagramado simple para analizar los procesos y

comunicarlos al equipo; además, es una representación grafica donde se detallan paso a paso las

actividades que lo construyen

El diagramado simple debe:

- Ejemplificar gráficamente el proceso actual.

- Facilitar la identificación de actividades innecesarias y situaciones problemáticas (repetición

de tareas, tiempos muertos, cuellos de botella entre otros).

- Ayudar a documentar y estandarizar el proceso.

- Servir de instrumento de capacitación.

En el caso se requiera que alguna actividad sea descrita con mayor detalle, se podrá colocarlo

considerando no hacer complejo el diagrama.

Establecer los límites del Proceso a describir

Es decir, cuál es el inicio y cuál es el resultado final. El diagrama facilita la interpretación de las actividades

en su conjunto, debido a que se permite una percepción visual del flujo y la secuencia de las mismas,

incluyendo las entradas y productos necesarios para el proceso y sus límites.

Los mapas y el modelado de proceso

permiten visualizar los procesos de manera

gráfica y panorámica.

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Para delimitar el proceso se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

- Identificar qué va a ser descrito y qué no,

- identificar las actividades principales,

- colocarlos en la secuencia que corresponda,

- asignar los símbolos correspondientes.

Elaboración del Manual de Procesos

El Manual de procesos está compuesto por una estructura de fichas técnicas de procesos, procedimientos,

productos, indicadores y diagramas (ver Anexo N°13) que están en el marco de cada proceso de nivel 0 del

Mapa de Procesos del Ministerio de Salud; sin embargo, identificados y definidos todos los procesos y

elaboradas todas sus Fichas Técnicas de los procesos de nivel 0, 1, 2 y 3 (según complejidad), el mapeo de los

procesos de nivel 0 y 1, y el modelado de los procesos de nivel 2 y 3, se puede aprobar un Manual de

Procesos, quedando la estructura del documento técnico de gestión, de la siguiente manera:

- Carátula

- Control de Cambios

- Índice

- Objetivo del Manual de Proceso

- Alcance

- Términos y Definiciones

- Consideraciones

- Base Legal

- Mapa de Procesos

- Ficha Técnica del Proceso de nivel 0

- Listado de Procesos del Proceso de nivel 0

- Mapeo del Proceso de nivel 0

- Procesos de nivel 1:


- Mapeo del Proceso de nivel 1



- Modelado del Proceso de nivel 2



- Modelado del Proceso de nivel 3

e. Identificar / Definir / Documentar los Procedimientos

En los procesos de nivel 2 ó 3, que contienen un modelado a nivel de actividades, se podrán identificar o definir

procedimientos que se requieran precisar para un mejor entendimiento de los pasos a seguir; el alcance va

depender de la tarea que se requiera realizar y desde el paso mínimo indispensable que de la alerta de

requerimiento de dicha tarea.

El número de procedimientos identificados y definidos va depender de las tareas que se requieran detallar.

Los componentes que se requieren para la documentación de un procedimiento son la Ficha Técnica de

Procedimiento, el diagrama de Flujo del Procedimiento y el (los) formato(s) y/o formulario(s) que requiera el

procedimiento.

La Ficha Técnica de Procedimiento (ver Anexo N°14) es la herramienta donde se describen el nombre del

procedimiento, el alcance, propósito, requisitos, las tareas, quien las realiza, así como tambien, los documentos

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que se generan y los registros. Toda Ficha Técnica de Procedimiento documentada, debe responder a las

siguientes interrogantes:

- ¿Qué trabajo se hace?. Se cuestiona el tipo de tareas que se realizan y los resultados que se obtienen

de éstas.

- ¿Quién lo hace?. Son las unidades orgánicas que intervienen en el procedimiento y el factor humano,

ya sea, individual o grupal, para la realización del trabajo.

- ¿Cómo se hace?. Se refiere a la secuencia de tareas o pasos que se realizan para cumplir con un

trabajo o servicio determinado.

- ¿Cuándo se hace?. Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como, los horarios y tiempos

requeridos para obtener resultados o terminar una tarea.

- ¿Dónde se hace?. Se refiere a la ubicación espacial donde se realizan las tarea.

- ¿Por qué se hace?. Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento;

también se pretende conocer el propósito que integran el procedimiento.

El responsable del Proceso que enmarca al propósito del procedimiento, designará a un responsable en

documentar y realizar su diagrama de flujo del procedimiento (ver Anexo N°14 y 15), para lo cuál, se buscará

información con las personas que realizan las acciones, pues se requiere describir con un buen nivel de detalle

de los pasos que se realizan.

Luego de la documentación de la Ficha Técnica de Procedimiento, el responsable del Proceso que enmarca a

dicho procedimiento, es también el responsable por difundir la Ficha Técnica de Procedimiento a los interesados

con la finalidad de que puedan dar aportes significativos.

La elaboración y actualización de la Ficha Técnica de Procedimiento se realiza en concordancia con los

procesos contenidos en su respectivo manual de procesos.Todo procedimiento está enmarcado en un proceso,

por lo tanto, la Ficha Técnica de Procedimiento luego de ser aprobada, se incorpora en el Manual de Proceso al

que pertenece dicho procedimiento.

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5.2. MODELADO DEL DISEÑO DE PROCESO

Figura 5. Modelado de la Fase 1 de la implementación de GPP: “Diseñar Proceso”

5.3. EJEMPLO PRÁCTICO: PROCESO PROGRAMACIÓN LOGÍSTICA

MAPEO DE PROCESOS

Figura 6. Ejemplo práctico de Mapeo de proceso – Programación logística

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FICHA TÉCNICA DEL PROCESO

Figura 7. Ejemplo práctico de Ficha Técnica de proceso – Programación logística

FICHA DE PROCESOS Oficina General de Planeamiento y Presupuesto Oficina de Organización Código: Página: 1 DE 1

Versión: V.1 Fecha:

Hialmer S. Ordinola Calle

PROVEEDOR ENTRADA

UNIDADES ORGÁNICAS Cuadro de Necesidades

MACROPROCESO DE GESTIÓN PRESUPUESTAL

Presupuesto Asignado según PIA Solicitud de Bs y Ss mediante PC/PS, que no están contenidos en el CN Solicitud de Bs y Ss mediante PC/PS, según el CN

• Pedidos de Compras (PC) • Pedidos de Servicios (PS) • Memorandúms de Inclusión y Exclusión al PAC • Modificaciones realizadas

(*) Este rango será llenado por la Oficina de Organización F-22-02-13 V-01-2013 Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP)

Elaborado Por: Oficina de Organización

Fecha: V°B°, Sello y Fecha

Aprobado por Dirección del Órgano:

Nombre:

Cronograma de los Procesos de Selección con Especificaciones

• Indice de Modificaciones al PAC • Indice de PC/PS no contenidos el el CN • Indice de PC/PS realizados en el tiempo programado

PROCESO DE ADQUISICIONES

Materiales y Suministros de Oficina: Papelería, CDs y útiles de oficina.

PROCESO: MACROPROCESO (*) : TIPO DE MACROPROCESO (*) : DE APOYO

GESTIÓN LOGÍSTICA DE ABASTECIMIENTO PROGRAMACIÓN LOGÍSTICA

SALIDA

ALCANCE: Inicial: Recepción de solicitud de requerimientos de bienes y servicios (Cuadro de Necesidades). Final: Entrega del cronograma de los proceso de selección.

Fecha: Fecha:

INDICADORES DE DESEMPEÑO REGISTROS A CONTROLAR

Cargo:

DOCUMENTOS APLICADOS

* Guía de usuario del Sistema SIGA. * Resolución Ministerial de la Aprobación del PAC 2013. * Memorandúms de Inclusión y Exclusión al PAC. * Presupuesto asignado, según PIA.

Nombre: Nombre:

Ver Ficha de Indicadores de Desempeño

1. Formulación de Anteproyecto Presupuestal

2. Programación Anual de Contrataciones

USUARIO

MACROPROCESO DE GESTIÓN PRESUPUESTAL

SUBPROCESO DE MODIFICACIÓN DE PAC

SUBPROCESO DE PROGRAMACIÓN DE

ADQUISICIONES

PAC

PAC Modificado

Elaborado por: Validado por Dirección de U.E. :

3. Modificación del PAC

4. Programación de Adquisiciones

REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS:

SUBPROCESOS / ACTIVIDADES

• Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento Decreto Ley 22056 • Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado ( D.Leg. Nº 1017 y sus

modificatorias) • Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Equipos y Herramientas: RECURSOS CRÍTICOS

Anteproyecto Presupuestal

V°B°, Sello y Fecha Cargo:

V°B°, Sello y Fecha Cargo:

Ambiente de Trabajo:

Personal: Jefe de Programación, Analista de programación y Encargado de Catálogo.

26/03/2013

UNIDADES ORGÁNICAS

1. Componentes del Proceso

2. Características del Proceso

Computadoras, conexión a intranet e internet, software de aplicación (SIGA), impresora, scanner y anexos telefónicos.

OBJETIVO:

Director Ejecutivo de Logística RESPONSABLE:

Prever los bienes, servicios obras que necesita adquirir y/o contratar el Ministerio de Salud, especificando claramente su cantidad, calidad y oportunidad requerida, de modo que contribuye al logro de los objetivos y metas de los órganos.

Ambiente iluminado, ventilado y seguro.

(DS No. 184 – 2008-EF y sus modificatorias.)

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6. BIBLIOGRAFÍA

Documentos Internacionales

- Pérez Fernández de Velasco J.A. (2012). Gestión por Procesos. Quinta edición. ESIC

EDITORIAL. Madrid.

- Fundación Iberoamericana para la Gestión de la Calidad (FUNDIBEQ). Modelo Iberoamericano

de Excelencia en la Gestión para Administraciones Públicas. 2012. Madrid.

- Organización Internacional de Normalización (ISO). ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la

Calidad – Fundamentos y Vocabulario. 2005. Ginebra.

- Organización Internacional de Normalización (ISO). ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la

Calidad – Requisitos. 2008. Ginebra.

- Organización Internacional de Normalización (ISO). ISO/TC 176/SC Orientación sobre el

Concepto y Uso del Enfoque basado en Procesos para los Sistemas de Gestión. 2004.

- Object Management Group (OMG) - Business Process Model and Notation (BPMN), website:

http://www.bpmn.org

Normas Nacionales

- Presidencia del Consejo de Ministros. Estrategia para la Modernización de la Gestión Pública

2012 – 2016 (Decreto Supremo N° 109-2012-PCM). 2012. Lima.

- Presidencia del Consejo de Ministros. Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública

(Decreto Supremo N° 004-2013-PCM). 2013. Lima.


7. ANEXOS

ANEXO N° 01 - MATRIZ DE ACTORES VS PRODUCTOS

Producto (Bien o servicio) MATRIZ USUARIO PRODUCTO

Usuario

Categoría M Categoría N

Producto A Producto B ……. Producto A Producto B ……

Categoría A Usuario 1

Usuario 2

…

Categoría B Usuario 1

Usuario 2

…

Categoría C Usuario 1

Usuario 2

…


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ANEXO N° 02 - MAPA DE PROCESOS


ANEXO N° 03: ACTA DE REUNIÓN DE EQUIPO

Acta de Reunión N°:

Actividad:

INFORMACIÓN DE LA REUNIÓN

Fecha Hora Inicio Hora Fin Lugar

Convocado por

Objetivos

Asistentes

Nombre Dependencia Firma

Ausentes

Material Distribuido

1.- DESARROLLO

2.- ACUERDOS

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FECHA

PRÓXIMA REUNIÓN

FECHA HORA LUGAR OBSERVACIONES


ANEXO N° 04: FICHA TÉCNICA DE PROCESO DE NIVEL 0

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0

NOMBRE DEL PROCESO

1) Nombre Debe permitir identificar claramente al proceso y diferenciarlo de los demás.

4) Responsable Director / Jefe o Gerente del órgano o área quién ejecuta y tiene la responsabilidad directa del proceso.

2) Objetivo lo que se espera alcanzar en beneficio del ciudadano o destinatario de los bienes y servicios (productos) del proceso.

5) Requisitos Leyes, reglamentos, códigos, normas que aplican y que deben

cumplirse para la correcta ejecución del proceso

3) Alcance

Cobertura del proceso. ¿A qué oficinas aplica?, ¿con qué evento o actividad se inicia? y ¿con qué evento o actividad finaliza?

6) Clasificación Gobernante / Misionero / Soporte

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

7) Proveedores 8) Insumos 9) Procesos nivel 1 10) Productos 11) Usuario o Destinatario

de los bienes y servicios

Puede ser el órgano, la unidad orgánica, ciudadano,

entidad pública, servidor público, proceso, etc. que entrega un insumo, puede ser interno o externo a la

organización

Producto de otro proceso que, al ingresar a un proceso, se convierte en insumo; los insumos pueden ser internos o externos

Conjunto de actividades interrelacionadas que agregan valor en cada etapa, trasformando insumo(s) en producto(s). Los procesos están impulsados por la consecución de un resultado.

Con respecto a una cadena de valor en la producción de un bien o servicio, el producto es el conjunto articulado (entregable) de salida de un proceso, que puede convertirse en insumo para otro

Es aquel que recibe o utiliza un producto generado por un proceso. Puede ser un órgano, unidad orgánica,

ciudadano, entidad pública, servidor público, proceso, etc. Tiene capacidad para

juzgar la calidad del producto cuando le es entregado.

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO

15) Registros 16) Indicadores

Documentos que proporcionan evidencia objetiva de la realización de actividades o controles críticos. Se mantienen en archivos físicos o informáticos

Sirven para evaluar la eficacia y eficiencia del proceso


ANEXO N° 05: ACTA DE CONSTITUCIÓN DE EQUIPO

OBJETIVO DEL EQUIPO:

Lugar: Hora Inicio:

Fecha: Hora Fin:

RESPONSABLE

Nombre:

Oficina:

FUNCIONES

• Monitorear el avance en las actividades de la implementación de la metodología de la gestión por procesos en el Ministerio de Salud.

• Coordinar con los representantes de los procesos de nivel 0, para profundizar temas relacionados con el diseño de procesos.

• Validar con el equipo de trabajo, el avance de los trabajos realizados.

Integrantes del Equipo de Trabajo de Procesos

Nombre y Apellidos Cargo Unidad

Orgánica Proceso Firma

1

2.

3.

4.

5.

6.

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO*

• Diseñar los procesos

• Recopilar información de los procesos identificados

• Documentar y modelar los procesos en los formatos establecidos

• Elaborar y presentar el informe del trabajo realizado para aprobación por el responsable del proceso.

Firma del Responsable del Equipo:

* Revisar recomendaciones de la Guía Metodológica

F-15-09-14 Elaborado Por: Oficina de Organización

V-01-2014 Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP)

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ANEXO N° 06: LISTADO DE PREGUNTAS PARA ENTREVISTAS

Datos Generales

1. ¿Qué procesos se realizan en este proceso de nivel 0?

2. ¿Cuál es el objetivo del proceso? ¿Cuál es su razón de ser?

3. ¿Cuál es el alcance del proceso? (actividad inicial y actividad final)

Proveedor

4. ¿Quiénes proveen el insumo para el inicio del proceso?

5. ¿Quiénes son los proveedores? ¿ Son internos o externos?

Insumos

6. Durante el inicio del proceso, ¿que ingresa como insumo? ¿Se recibe algún documento, alarma, aviso, e-mail, llamada telefónica o requerimiento específico del producto?

Acción

7. ¿Cómo se realizan los procesos?

8. ¿Cuál es la secuencia de actividades?

9. ¿Quiénes intervienen en el proceso?

Producto

10. ¿Cuáles son los productos del proceso?

11. ¿Cómo termina el proceso? ¿Con que actividad, persona, documento, etc.?

Usuarios

12. ¿A quienes está dirigida el producto del proceso?

13. ¿Los usuarios son internos o externos al Ministerio de Salud?

Recursos

14. ¿Qué tipo de recursos utiliza en el proceso? (económicos, personal, equipos y herramientas, materiales y suministro de oficina)

15. ¿Qué recursos utiliza para el manejo de la información de sus procesos? (Sistemas de informáticos, planillas de cálculo, base de datos, etc.)

Normativa relacionada

16. ¿Qué normas están relacionadas al proceso?

17. ¿Qué manuales, guías, procedimientos, instructivos están relacionadas con el proceso?

Indicadores

18. ¿Tiene indicadores?

19. ¿Cuáles son los límites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo por actividad y/o proceso?

20. ¿Cuánto se demora en hacer o ejecutar las actividades? ¿Cómo termina el proceso?

* Revisar recomendaciones de la Guía Metodológica F-15-09-14 V-01-2014

Elaborado Por: Oficina de Organización

Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP

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ANEXO N°07: LISTADO DE PROCESOS

Fecha de Actualización:

COD PROCESO

NIVEL 0 COD

PROCESO DE NIVEL 1

COD PROCESO DE

NIVEL 2 COD

PROCESO DE NIVEL 3

1

1.1

1.1.1

1.1.1.1

1.1.1.2

1.1.1.3

1.1.1.4

1.1.2

1.2.

1.2.1 1.2.1.1

1.2.1.2

1.2.2 1.2.2.1

1.2.2.2

1.3.

1.3.1

1.3.2

1.3.3

1.4

1.4.1

1.4.2

1.4.2.1

1.4.2.2

1.4.2.3

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ANEXO N°08: FICHA TÉCNICA DE PROCESO DE NIVEL 1, 2 Y 3

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL (1,2 O 3)

NOMBRE DEL PROCESO

1) Nombre 4) Responsable

2) Objetivo 5) Requisitos

3) Alcance

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

7) Proveedores 8) Insumos 9) Procesos/actividades 10) Productos

11) Usuario o Destinatario de los bienes y servicios

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO

12) Controles 13) Recursos 14) Documentos y formatos

15) Registros 16) Indicadores

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

V°B°, Sello y Fecha V°B°, Sello y Fecha V°B°, Sello y Fecha


ANEXO N°09: MAPEO DE PROCESO

Código del Proceso: Nombre del Proceso: Nivel:

Versión: Fecha de Elaboración:

Elaborado por:

Revisado por: Aprobado por:


ANEXO N°10: SIMBOLOGÍA PARA EL MAPEO DE PROCESO

SÍMBOLO

DESCRIPCIÓN

Representa a un proceso de nivel 0, el cual es un conjunto de

procesos que se relacionan entre sí para cumplir con el objetivo del

proceso de nivel 0

Representa a un proceso de nivel 1, el cual es un conjunto de

procesos de nivel 2 que se relacionan entre si para cumplir con el

objetivo del proceso.

Representa los proveedores o usuarios finales del proceso

diagramado.

Representa la dirección del insumo o productos entre proveedores,

procesos y usuarios.

Representa las partes interesadas que interactúan con cada uno de

los procesos.

Conector que se utiliza para indicar continuidad del diagrama. Une

o relaciona procesos dentro del mismo diagrama.

Representa la “Entrada o Insumo” que están ingresando al proceso.

Representa que la “Salida o producto” es un resultado del proceso y

del conjunto de actividades que forman parte de él.

A

Entrada o Insumos

Salida o producto


ANEXO N°11: MODELADO DE PROCESO

Código del Proceso: Nombre del Proceso: Nivel:

Versión: Fecha de Elaboración:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:


ANEXO N°12: SIMBOLOGÍA PARA EL MODELADO DE PROCESO

Para elaborar el modelado del proceso se emplearán los símbolos básicos de la notación BPMN (Business Process Modeling Notation) disponible en BIZAGI o algún software para modelado de procesos:

Nombre SÍMBOLO (nombre)

CARACTERÍSTICA

Evento de Inicio

Indica el evento que da inicio al proceso.

Evento Intermedio

Indica un evento intermedio, acontecimiento para que pueda seguir el flujo del proceso.

Evento de Fin

Indica el evento que finaliza el proceso.

Actividad

Representa la actividad que se desarrolla durante el proceso.

Proceso

Representa un proceso contraído, es decir, que contiene otros procesos o actividades.

Flujo de secuencia

Indica el orden (secuencia) y trayectoria de las actividades de un proceso.

Flujo de Mensaje

Se usa para mostrar el flujo de mensajes entre dos participantes de procesos separados (entidades o roles).

Flujo de Asociación

Se usa para asociar datos, textos, información u otros artefactos con flujo de objetos

Decisión Compuerta exclusiva

Indica la decisión que se toma antes de continuar con el proceso. Las salidas deben tener las opciones SI ó NO y representa que se ha ejecutado un control en el proceso

Decisión Compuerta Paralela

Indica que las actividades que continúan se realizan en paralelo. Las actividades 1 y 2 se realizan en paralelo.

Decisión Compuerta Inclusiva

Indica que se pueden realizar uno o varios caminos, se puede realizar la actividad A, pero también podría realizarse la actividad B.

Decisión Compuerta Basada

en Eventos

Indica que de suceder el evento 1 se realizará la actividad A, pero si también sucede el evento 2 se realizará además la actividad B.

Objeto de datos

Provee información acerca de cómo los documentos, datos y otros objetos son usados y actualizados durante el proceso.

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Nombre SÍMBOLO (nombre)

CARACTERÍSTICA

Pool

Representa un participante en el proceso. Un participante puede ser una entidad específica, un Órgano, Unidad Orgánica o un rol general (comprador, vendedor). Copnsiderarse un proceso.

Lane

Subpartición dentro de un Pool, representa un agrupador de actividades de un rol más específico o una unidad orgánica.

Fase

Representa un segmento, fase ó etapa dentro de un proceso.

Grupo

Es un mecanísmo visual que se utiliza para agrupar elemntos de un proceso informalmente.

Anotación

Se usará para que el modelador del proceso provea información adicional del proceso al lector, del diagrama BPMN.

Base de Datos

Indica la utilización de una Base de Datos o Sistema de Información. Ofrece a las actividades un mecanismo para consultar o actualizar información almacenada que persistirá más allá del alcance del proceso.

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ANEXO N°13: ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESO

- Carátula - Control de Cambios - Índice - Objetivo del Manual de Proceso - Alcance - Términos y definiciones - Consideraciones - Base Legal - Mapa de procesos - Ficha Técnica del Proceso de nivel 0 - Listado de Procesos del Proceso de nivel 0 - Mapeo del Proceso de nivel 0 - Procesos de nivel 1:

- Ficha Técnica del Proceso de nivel 1 - Ficha Técnica del Productos - Mapeo del Proceso de nivel 1 - Ficha Técnica de Indicadores - Procesos de nivel 2:

- Ficha Técnica del Proceso de nivel 2 - Ficha Técnica del Productos - Modelado del Proceso de nivel 2 - Ficha Técnica de Indicadores - Ficha Técnica de Procedimientos - Procesos de nivel 3:

- Ficha Técnica del Proceso de nivel 3 - Ficha Técnica del Productos - Modelado del Proceso de nivel 3 - Ficha Técnica de Indicadores - Ficha Técnica de Procedimientos

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ANEXO N°14: FICHA TÉCNICA DE PROCEDIMIENTO

Versión : 1.0

Ficha Técnica de Procedimiento

Proceso: colocar el nombre del proceso que enmarca al procedimiento

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Nombre que identifique al procedimiento CÓDIGO

Código que

identifique al

procedimiento

PROPÓSITO Se deberá colocar la intención del porqué se realiza el procedimiento. Son

impulsados por la finalización de una tarea.

ALCANCE Se deberá colocar denominación de las unidades orgánicas a las cuales comprende

el ámbito del procedimiento.

BASE LEGAL Se deberá colocar las normas legales sobre las cuales se sustenta el procedimiento

a desarrollar

SIGLAS Y DEFINICIONES Se deberá colocar las siglas y definiciones necesarias para esclarecer el

procedimiento

REQUISITOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO

1. Describir e indicar la procedencia de los recursos (documentos, personas, materiales, etc.) necesarios para dar inicio al procedimiento

2.

TAREAS DEL PROCEDIMIENTO

N° TAREAS UNIDAD ORGÁNICA RESPONSABLE

Describir el paso a paso y secuencialmente las tareas; así también, colocar el rol dentro de la Unidad Orgánica que realiza la tarea

Colocar el nombre de la Unidad Orgánica

Colocar el cargo que realiza la tarea

DOCUMENTOS QUE SE GENERAN Colocar los documentos que se deben generar en el procedimiento

REGISTROS Se deben colocar las plantillas necesarios para complementar el procedimiento

ANEXOS 1. Diagrama de Flujo del Procedimiento

2. Colocar los formatos y/o formularios que requiera el procedimiento.

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ANEXO N°15: INSTRUCTIVO PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

1. Simbología En la elaboración del diagrama de flujo, se utilizará la siguiente simbología básica:

a. Inicio / Fin del Procedimiento: Se utiliza al inicio y al final de todo diagrama de flujo, permite determinar los límites del

procedimiento.

b. Operación, Acción o Tarea: Se utiliza para representar cada uno de los pasos que forman parte del procedimiento.

c. Alternativa / Decisión: Representa una alternativa o condicional que indica una decisión y que genera dos cursos de

acción. Se grafica considerando una entrada y dos salidas y colocando dentro del rombo una pregunta. Ejemplo:

d. Archivo temporal: Representa la acción de archivar temporalmente un documento.

Si No

¿Procede?

1

A

Alternativa / Decisión

Inicio / Fin de

Procedimiento

Operación, acción o

tarea

Conector con otra

página

Conector en la misma

página (número)

Formulario o

documento

Traslado

Archivo temporal

Archivo definitivo

Proceso

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e. Archivo Definitivo: Representa la acción de archivar definitivamente un documento.

f. Conector misma página: Se utiliza para conectar dos acciones en una misma página, para evitar el exceso de líneas

que se entrecrucen. Siempre deberá colocarse un número que deberá ser el mismo en la acción previa como en la

posterior. Ejemplo:

g. Conector con otra página: Se utiliza para continuar el flujograma en otra página. Siempre se debe colocar una letra

h. Formulario ó Documento: Representa la elaboración de un formato o documento.

i. Proceso: Se utiliza para representar un proceso de nivel 0, 1, 2 ó 3 ya definido, que se interrelaciona con el

procedimiento.

j. Traslado: Se utiliza para representar el sentido del circuito administrativo, el traslado de información o el movimiento

físico de un documento.

Para las uniones se podrán utilizar uniones que formen ángulo recto.

En lo posible se deben evitar cruces de líneas. Caso contrario se utilizará un puente de media circunferencia. El sentido de la

concavidad debe coincidir con la orientación de la línea que sé está cortando.

Se debe tener en cuenta que las líneas de los símbolos sean de trazo más grueso que el de las columnas, no es recomendable el

empleo de sombreados en los símbolos

2- Modelo de Diagrama de Flujo

El gráfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una Dirección, Oficina, Equipo ó Cargos, dependiendo del nivel

de desagregación del análisis.

1

1

A


-Doc o

Expediente

Remite documentos

o expedientes

INICIO

TECNICO RESPONSABLE DE

TRAMITE DOCUMENTARIO

NO

Si

Recibe y verifica

Devuelve

expediente

FIN

PROCEDIMIENTO: Atención de expedientes y otros documentos

Elaborado por : Oficina de Organización Fecha : Marzo-2006

DIRECTORSECRETARIA

OFICINAS/

DIRECCIONES

GENERALES

OFICINAS / DIRECCIONES

corresponde

atender

Firma cargo,

registra en STD y

entrega al Director

Revisa y de ser necesario

realiza indicaciones

Registra pase y

clave en STD

ESPECIALISTAS/

ASESORES

Prepara cargo y

entrega documento

Analiza y elabora proyecto

de informe y doc. de

respuesta

Envía por correo electrónico

o Imprime proyecto de ser

necesario adjunta

antecedentes

Revisa y da conformidad a

proyecto

Asigna expediente a

personal secretarial,

Recibe documentación e

información por correo

electrónico

Recibe documentación e

información por correo

electrónico

Revisa anexos y antecedentes

y de ser necesario corrige

Revisa anexos y antecedentes

y corrige según indicaciones

del Director

1

1

Numera informe o

memorándum y registra

Prepara expediente, obtiene

copia y enumera las hojas

Presenta doc. al Director

Presenta doc. al Director

Registra datos del informe en

STD

Entrega doc de respuesta y

cargo y guarda copia

Firma informe y visa doc

de respuesta

3

3

Archiva documentos que

cuentan con informe y copias

de doc de gestión

Registra y firma doc

de respuesta

Registra en STD y entrega

copia (cargo)

2

2

Registra doc y entrega al

Director

1

es doc.

circular?

Elabora proyecto de

Oficio o Memo según

indicaciones del Director

No

Si

Obtine copias o

difunde y archiva

FIN

requiere

respuesta?

No

Firma cargo y registra

hora de recepción

Firma cargo y registra hora

de recepción

Autoriza pase, clave y

registra hora en Hoja de

Envío

Autoriza emisión y

numeración de doc.

Si

Distribuye y devuelve

cargo con sello de

recepción

FIN

GUÍA TÉCNICA PARA LA FASE 1: DISEÑAR PROCESOS MINISTERIO DE … · 2014-11-17 · 5 GUÍA...

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