GUIA D USUARI · eSEC – Seguiment d’Expedients de Contractació Guia d’usuari ÍNDEX 1....

eSEC – Seguiment d’Expedients de Contractació

Guia d’usuari

eSEC – SEGUIMENT D’EXPEDIENTS DE CONTRACTACIÓ

GUIA D’USUARI


Guia d’usuari

DSF

Dades del document

Autor: Ainhoa Pascualena Elaborat

Data distribució: 20 d’abril de 2015 Versió: 1.0

Històric del document

Versió Data Raó del canvi

1.0

2.0 09/12/2015 1) Funcionalitat consultes

2) Canvis aplicació des de la seva implantació.

3) Funcionalitat especificitats

4) Nova plantilla EXCEL (Avisos)

3.0 30/03/2016 1) Modificada la comprovació existència expedient a SIGC : número i Servei Promotor

2) Funcionalitat crear expedient a SIGC quan aquest NO existeixi en aquest sistema.

3) Integració SEC amb AVL

3.1 14/04/2016 Afegit dada codi CPV

4.0 08/03/2017

1) Visor RDD

2) Adjuntar, signar i registrar documents al RDD (Repositori Documents Digitals)

3) Afegir a formulari lots : Dades cofinançament Disposició terrenys

4.1 14/07/2017 1) Pantalla adjudicacions incorpora % percentatges baixa imports Fixe i variable


Guia d’usuari

ÍNDEX

1. Accés a l’aplicació .................................................................................. 5

2. Components generals ............................................................................ 9 2.1. Composició de les pantalles .................................................................................... 9 2.2. Descripcions dels botons ....................................................................................... 10 2.3. Menú de l’aplicació ................................................................................................ 10 2.4. Pantalla Inici .......................................................................................................... 11

3. Guia pràctica de consulta .................................................................... 13 3.1. Consulta d’expedients ........................................................................................... 13 3.2. Extracció de dades ................................................................................................ 15 3.3. Visualització Repositori Documents Digitals (RDD) .............................................. 15

4. Guia pràctica gestor de contractació ................................................. 18 4.1. Iniciar l’expedient ................................................................................................... 18 4.1. Manteniment dels promotors ................................................................................. 23 4.2. Relacionar expedients ........................................................................................... 23 4.3. Definir les especificitats ......................................................................................... 24 4.4. Definir els lots ........................................................................................................ 25 4.5. Tramitació associada a una fase ........................................................................... 27 4.6. Traspassar l’expedient a un altre gestor ............................................................... 30 4.7. Manteniment de les empreses .............................................................................. 31 4.8. Definir les adjudicacions ........................................................................................ 35 4.9. Avisos .................................................................................................................... 36 4.9.1. Programar .............................................................................................................. 36 4.9.2. Desactivar .............................................................................................................. 37 4.10. Adjuntar Documents al Repositori Digital Documents (RDD) ............................. 38 4.10.1. Accedir ................................................................................................................... 38 4.10.2. Desar un document sense signar i registrar .......................................................... 41 4.10.3. Signar un document sense registrar-lo.................................................................. 41 4.10.4. Signar un document i registrar-lo .......................................................................... 44 4.10.5. Registrar un document .......................................................................................... 47 4.10.6. Visualització documents ........................................................................................ 48 4.11. Particularitats de la fase d’execució ...................................................................... 49 4.12. Gestió d’incidències ............................................................................................... 50 4.13. Gestió d’avisos dels contractes ............................................................................. 50 4.14. Tancar l’expedient ................................................................................................. 52 4.15. Aturar temporalment l’expedient ............................................................................ 54 4.16. Esborrar un expedient ........................................................................................... 54 4.17. Gestió compartida .................................................................................................. 55 4.18. Exemples de circuits habituals per a les resolucions ............................................ 58

5. Obtenció consultes .............................................................................. 59 5.1. Filtres ..................................................................................................................... 59 5.2. Exportar resultat .................................................................................................... 64 5.3. Escollir plantilla EXCEL ......................................................................................... 64

6. Consultes habituals ............................................................................. 65 6.1. Adjudicació pendent .............................................................................................. 66 6.2. Aixecament suspensió execució pendent ............................................................. 66 6.3. Amb suspensió tramitació ..................................................................................... 67 6.4. Anunci adjudicació al Perfil de contractant pendent .............................................. 67


Guia d’usuari

6.5. Anunci formalització contracte pendent ................................................................ 67 6.6. Anunci licitació pendent ......................................................................................... 68 6.7. Aprovació certificació final obres pendent ............................................................. 68 6.8. Aprovació execució/extinció pendent .................................................................... 68 6.9. Aprovació pendent ................................................................................................. 69 6.10. Comunicació Registre Públic Contractes execució/extinció pendent .................. 69 6.11. Comunicació Registre Públic Contractes pendent ................................................ 69 6.12. Comunicació Sindicatura de Comptes execució/extinció pendent ........................ 70 6.13. Comunicació Sindicatura de Comptes pendent .................................................... 70 6.14. Devolució garantia definitiva pendent.................................................................... 70 6.15. Diagrama de Gantt pendent .................................................................................. 71 6.16. Documentació i/o garantia definitiva adjudicataris pendent .................................. 71 6.17. Enviar a l’arxiu general pendent ............................................................................ 71 6.18. Enviar a l’Oficina de Patrimoni i Gestió Immobiliària pendent .............................. 72 6.19. Formalització contracte empresa pendent ............................................................ 72 6.20. Incidència tramitació expedient ............................................................................. 72 6.21. Informe adjudicació pendent ................................................................................. 73 6.22. Informe judici de valor pendent ............................................................................. 73 6.23. Informes d’adjudicació pendents de validació ....................................................... 73 6.24. Inici tramitació execució /extinció .......................................................................... 74 6.25. Inici tramitació expedient ....................................................................................... 74 6.26. Mesa criteris NO automàtics pendent ................................................................... 74 6.27. Mesa obertura documentació pendent .................................................................. 75 6.28. Mesa criteris automàtics pendent ......................................................................... 75 6.29. Notificació adjudicació pendent ............................................................................. 76 6.30. Notificació execució/extinció pendent.................................................................... 76 6.31. Notificació incidència tramitació pendent .............................................................. 76 6.32. Notificació selecció d’empreses pendent .............................................................. 77 6.33. Pendent signar modificació contracte empresa .................................................... 77 6.34. Pla seguretat i salut pendent ................................................................................. 77 6.35. Proposta adjudicació pendent .............................................................................. 78 6.36. Reajustament garantia definitiva pendent ............................................................. 78 6.37. Relació expedients en una fase de tramitació ....................................................... 78 6.38. Requeriment formalització contracte pendent ....................................................... 79 6.39. Resposta acabament fi vigència inicial/pròrroga pendent ..................................... 79 6.40. Resposta acabament fi vigència final pendent ...................................................... 79 6.41. Resposta devolució garantia definitiva pendent .................................................... 80 6.42. Retorn al Consorci per adjudicar pendent ............................................................. 80 6.43. Retorn documentació a les empreses pendent ..................................................... 81 6.44. Selecció d’empreses pendent ............................................................................... 81 6.45. Acabament fi vigència............................................................................................ 81 6.46. Revisió de preus ................................................................................................... 82 6.47. Liquidació ............................................................................................................... 82


Guia d’usuari

5/82

1. Accés a l’aplicació

En primer lloc, s’ha de sol·licitar l’aplicació corporativa des de :

Opció Sol·licituds diverses menú Eines Gestió de la intranet corporativa.

o

Opció accés restringit de la web pública :


Guia d’usuari

6/82

Identificar-se

I escollir l’opció SVUS

Un cop la vostra sol·licitud estigui autoritzada, rebreu un correu electrònic.


Guia d’usuari

7/82

Per accedir a l’aplicació s’haurà d’entrar per l’accés restringit corporatiu, tant des de la

Intranet Corporativa.

Com des de la web pública:


Guia d’usuari

8/82

Dins de l’accés restringit es mostra una pantalla inicial on s’ha d’indicar el nom d’usuari

i la contrasenya.

Posteriorment s’accedirà a una pantalla que mostra un llistat amb les aplicacions sobre

les que es disposa accés. Entre aquestes aplicacions està eSEC – Seguiment

d’Expedients de Contractació

Fent clic a l’enllaç, s’accedirà a l’aplicació.


Guia d’usuari

9/82

2. Components generals

En aquest apartat s’explicarà les parts comunes a l’aplicació i les seccions que les

componen.

2.1. Composició de les pantalles

Les pantalles del l’aplicació es divideixen en 3 parts principals corresponents a la

capçalera, la barra de menú i el contingut.

Capçalera: és la banda superior de la pantalla amb la imatge de fons, comuna a

tota l’aplicació. Consta del logotip, el nom de l’aplicació, el nom de l’usuari, el perfil

i l’entitat.

Barra de menú: és una barra situada immediatament a sota de la capçalera que

ens permet navegar per l’aplicació.

Contingut: al centre de la pantalla es mostrarà la informació associada a la

funcionalitat seleccionada, sent aquesta la zona dinàmica de l’aplicació on es

carregaran les diferents pantalles.

Aquest contingut es composa d’un títol de la pantalla on som, i una secció de cerca

amb diferents tipus de filtres. I una part de resultat des d’on es visualitzen els

elements que compleixen els criteris especificats i des d’on es pot crear-ne de

nous.

Peu: amb les dades de contacte de la corporació, comú a tota l’aplicació.


Guia d’usuari

10/82

2.2. Descripcions dels botons

Dins de les pantalles de l’aplicació els botons disponibles són els que es descriuen a

continuació:

Botó Descripció

Cerca elements en base a un filtre especificat

Esborra els criteris previs per procedir a realitzar una de nova cerca

Extreu la informació en un full de càlcul en Excel

Obre un formulari buit per a la creació d’un nou element

Accedeix al detall d’un l’element, per a la seva visualització i possibilitat de modificació

Dóna l’ordre a l’aplicació per tal que es gravin les dades introduïdes

Esborra l’element obert i retorna a la pantalla anterior

Tanca el formulari obert i retorna a la pantalla anterior

Accedeix a tots els documents de l’expedient que s’han adjuntat al RDD (Repositori Documents digitals)

Accedeix a un document que prèviament s’ha adjuntat al RDD

Adjunta un document al RDD

Registra un document que prèviament s’ha signat i adjuntat al RDD

2.3. Menú de l’aplicació

Tot els usuaris que accedeixin a l’aplicació tindran accés al mateix menú de

funcionalitats.


Guia d’usuari

11/82

En funció del perfil que ocupin podran consultar i/o editar el contingut.

2.4. Pantalla Inici

En aquesta primera pantalla d’inici es poden observar els expedients en curs que

interessen a l’usuari.

Els meus expedients

Prioritaris: total d’expedients encomanats que per alguna raó es consideren

prioritaris i cal tramitar de forma àgil.

Assignats: que té encomanats i que ha de despatxar.

En seguiment: que té encomanats però en els que ha d’esperar un factor

extern per continuar la tramitació.

Gestió compartida

Elements a tramitar: elements que un altre equip de gestió ha posat a la seva

disposició per a que l’usuari col·labori en la seva tramitació.


Guia d’usuari

12/82

Expedients de l’equip

Amb avisos actius: expedients on es va programar un avís i s’ha arribat a la

data en que l’avís s’havia d’activar.

Amb avisos programats: expedients on es va programar un avís i encara no

s’ha arribat a la data en que l’avís s’ha d’activar.

Inactius: expedients oberts en els que no hi ha tramitació pendent ni cap avís

programat, el sistema els identifica perquè possiblement calgui avançar la fase

de tramitació o intervenir d’alguna manera.

No assignats: expedients a revisar per l’usuari. Si són seus, assignar-se’ls. Si

no ho són i sap de qui són, assignar-li.

Prioritaris: total d’expedients de l’equip que per alguna raó es consideren

prioritaris i cal tramitar de forma àgil.

A tancar: expedients oberts de l'equip on no hi ha ni tràmits pendents, ni

avisos actius o programats, ni contractes en execució o en Suspensió i fa més

de 6 mesos que no s'ha tramitat.

Amb elements de tramitació compartits: : expedients en els que existeix

algun element de tramitació on es requereix a altre/s equip/s de gestió per a

que col·labori en la seva tramitació.

Amb empreses pendents de documentació: expedients on existeix alguna

empresa que no ha presentat tota la documentació requerida.

Oberts: total d’expedients que estan treballant els usuaris d’un mateix equip.

Aturats temporalment: nombre d’expedients on la tramitació està aturada de

forma temporal.

Expedients del meu àmbit

Oberts: total d’expedients oberts promoguts per la unitat organitzativa a la que

està adscrit l’usuari.

Aturats temporalment: nombre d’expedients, promoguts per la unitat

organitzativa a la que està adscrit l’usuari, on la tramitació està aturada de

forma temporal.

A tancar: expedients oberts, promoguts per la unitat organitzativa a la que

està adscrit l’usuari, on no hi ha ni tràmits pendents, ni avisos actius o

programats, ni contractes en execució o en Suspensió i fa més de 6 mesos que

no s'ha tramitat.


Guia d’usuari

13/82

3. Guia pràctica de consulta

3.1. Consulta d’expedients

Tant des de les vistes disponibles a la pantalla d’inici

Com des de l’opció de menú Expedients:

S’accedeix a la pantalla on es mostra un llistat d’expedients.

En ambdós casos es pot visualitzar els criteris de cerca que compleixen els

expedients tot desplegant els filtres.


Guia d’usuari

14/82

Al determinar algun altre criteri i prémer el botó Cerca, el sistema actualitzarà el llistat

amb els expedients que compleixin els criteris especificats.

La introducció de nous criteris queda explicat en l’apartat 5.1.

Les vistes de la pàgina d’inici són consultes predeterminades amb uns criteris ja

preestablerts no modificables.


Guia d’usuari

15/82

3.2. Extracció de dades

Es pot exportar la informació relativa al llistat d’expedients resultat d’una cerca

Al clicar el botó exporta caldrà determinar quina informació es vol exportar

En funció de la selecció s’obtindrà el llistat corresponent en format Excel. Veure

apartat 5.3.

3.3. Visualització Repositori Documents Digitals (RDD)

Mostra els documents de l’expedient que s’han adjuntat al Repositori de Documents

Digitals.(RDD).


Guia d’usuari

16/82

S’hi pot accedir des de :

Llista d’expedients

Dades expedient


Guia d’usuari

17/82

El visor RDD mostra la següent informació :

Documents de l’ l’expedient

Es mostren tots els documents digitalitzats en el RDD i els documents VNIS tramitats

en paper i que no es troben digitalitzats en RDD.

Documents en tràmit

Es mostren els documents en tràmit validació i signatura en el TeDIBA després de la

primera signatura.

Fent clic sobre la columna Situació, mostra el punt del circuit en que es troben :


Guia d’usuari

18/82

4. Guia pràctica gestor de contractació

4.1. Iniciar l’expedient

Alta l’expedient a l’ESEC

Per donar d’alta un expedient a l’ESEC, és obligatori que aquest expedient existeixi al

SIGC del sistema SAP.

Per comprovar si existeix s’haurà de :

1. Introduir el Servei Promotor


Guia d’usuari

19/82

2. Cercar l’expedient a SIGC

Si el número d’expedient, pel promotor que s’ha escollit, existeix al SIGC, es

mostra les dades d’aquest sistema:


Guia d’usuari

20/82

Quan s’escull l’expedient, l’aplicació càrrega les dades existents en el SIGC ,

caldrà complimentar les dades i desar. Els camps marcats en negreta són

obligatoris i la resta opcionals.

Pel que fa a les dades opcionals, la dada Ref. Externa només està activa per

l’equip Servei Jurídico-Administratiu (Àrea de Territori i Sostenibilitat). S’utilitza

per relacionar les dades de contractació amb les dades d’actuacions de vies

locals.

Si el número de l’expedient, NO existeix en el SIGC, el sistema donarà el

següent missatge :

Si el número de l’expedient, existeix en el SIGC, però pertany a un Promotor

diferent al que s’ha escollit, el sistema donarà el següent missatge :


Guia d’usuari

21/82

En els dos casos, s’haurà de donar d’alta prèviament al SIGC.

Crear expedient a SIGC

S’ha de complimentar el títol, que correspondrà a l’objecte de contractació, i el tipus

d’expedient escollint una de les opcions que estan requadrades :


Guia d’usuari

22/82

Al desar :

ja ha quedat creat l’expedient en el sistema SIGC : dona un número i carrega les

dades per poder donar d’alta l’expedient a l’ESEC :

Ja es pot complimentar la resta de dades obligatòries i gravar per tal de crear

l’expedient a l’ESEC.

Pel que fa a les dades opcionals, la dada Ref. Externa només està activa per l’equip

Servei Jurídico-Administratiu (Àrea de Territori i Sostenibilitat). S’utilitza per relacionar

les dades de contractació amb les dades d’actuacions de vies locals.


Guia d’usuari

23/82

4.1. Manteniment dels promotors

El promotor definit al crear l’expedient esdevindrà per defecte Promotor i Gestor de

l’expedient. En cas que s’hagi d’afegir un altre Promotor i/o gestor, es podrà fer des

de la pestanya promotors.

4.2. Relacionar expedients

Si l’expedient estigués relacionat amb algun expedient de contractació previ, que ja

estigui donat d’alta a l’eSEC, es podria introduir la informació des de la pestanya

expedients relacionats.


Guia d’usuari

24/82

Això ens permetrà navegar d’un expedient a l’altre per, entre d’altres, poder

visualitzar les vigències associades.

4.3. Definir les especificitats

Les especificitats són les característiques pròpies de l’expedient que el defineixen i

afecten la seva tramitació.

Les especificitats a definir que no tenen valor s’identifiquen fàcilment perquè estan

marcades amb .

Per introduir els valors que falten :


Guia d’usuari

25/82

Els camps inactius passen a poder ser modificats :

4.4. Definir els lots

L’expedient ha de tenir com a mínim un lot. Al afegir-lo, el sistema proposa per

defecte el número de lot 1 i com a descripció l’objecte de l’expedient. La descripció

del lot es pot modificar.

Si l’expedient és de Tipus Obra, el formulari inclou la dada “Disponibilitat de

Terrenys”.

Si l’especificitat “Subcontractació” té valor igual a “Sí”, el formulari inclou la dada

“Subcontractació permesa”.


Guia d’usuari

26/82

S’especificarà IVA únic per introduir el percentatge quan es doni un únic tipus d’IVA

(ex.: 4, 10, 21) i IVA múltiple per introduir l’import en € quan es doni més d’un tipus

d’IVA.

Per defecte es proposa que la Diputació finança el 100% de la contractació, permet

canviar-ho i aplicar percentatges als altres Ens, el total de percentatges no pot ser

superior al 100%.

Aquesta informació també es visible des de el formulari d’adjudicació.

El codi CPV, disposa d’un enllaç al PDF que conté tots els codis :

Si al gravar, no s’ha introduït el codi CPV, el programa dona el següent missatge :

Els camps que el sistema calcula a partir de les dades entrades per l’usuari són :

Número lot.

Total sense IVA = Part fixa + Part variable.

Import IVA (només quan el Tipus és Únic) = (Part fixa + Part variable) x

percentatge introduït.


Guia d’usuari

27/82

Total = Total sense IVA + Import IVA

Imports finançament DIBA, Ajuntament i Altres = A partir percentatge.

Total finançament = Suma percentatges i imports finançament.

Una vegada s’hagi adjudicat el lot, només podran modificar-lo els usuaris amb perfil

administrador d’equip o administrador de l’aplicació.

4.5. Tramitació associada a una fase

Activar la fase

Abans d’activar una fase, es molt important :

1. Revisar la definició de les especificitats, ja que en funció d’aquestes la

tramitació associada a la fase pot variar.


Guia d’usuari

28/82

El programa NO activarà les fases :

Licitació i Selecció d’Empreses, sinó estan complimentades les

següents especificitats :

Declaració responsable

Altres declaracions específiques

Altres certificats específics

Adjudicació, sinó està complimentada l’especificitat :

Sindicatura de Comptes

2. Revisar i definir els camps de les pestanyes Empreses i Adjudicacions, ja que

amb aquestes dades el sistema generarà els contractes i el seguiment associat

als mateixos (imports, vigències, ...)

Aquesta revisió s’ha de fer abans d’activar les fases Aprovació i Adjudicació

o Adjudicació.

Tramitació associada a la fase

A l’activar la fase, el sistema proposa la tramitació associada a aquesta, tenint en

compte el tipus i procediment de contractació així com les especificitats definides.

El sistema marcarà amb tots els elements que no hagin finalitzat la seva

tramitació.

El primer element que s’ha de tramitar apareixerà amb estat pendent.

Un cop s’informi un estat que finalitzi la tramitació i la data de l’element,

desapareixerà el símbol i posarà en estat pendent l’element o elements que

s’ha/n de tramitar a continuació.


Guia d’usuari

29/82

A la pestanya Canvis d’estat es recolliran els canvis que hagi sofert l’element

Totes les fases disposen d’elements opcionals que es poden afegir amb el botó nou.

Tancar fase

La fase es tancarà automàticament, quan tots els elements associats en aquesta

estiguin tramitats i per tant no tinguin el símbol .


Guia d’usuari

30/82

Només la fase d’execució s’haurà de tancar manualment :

4.6. Traspassar l’expedient a un altre gestor

Permet assignar l’expedient a un altre usuari del mateix equip


Guia d’usuari

31/82

4.7. Manteniment de les empreses

Informar dades mínimes i cercar

Es pot informar el NIF i/o el nom Empresa. El programa cercarà, als sistemes SAP I

ESEC, les empreses que contenen, en el Nom i/o en el NIF, la informació introduïda.

És recomanable que si es coneix el NIF s’introdueixi aquest, ja que el resultat de la

cerca serà més acurat :

Cercarà el NIF introduït, al sistema SAP i entre els licitadors d’expedients previs

que constin a l’eSEC,

En aquest exemple el NIF pertany a una Empresa que anteriorment s’havia presentat

a dos expedients :


Guia d’usuari

32/82

Caldrà escollir, tenint en compte que la columna última modificació ens indica la

informació més actualitzada.

Si el nom i/o NIF s’introdueixen parcialment, el sistema mostra totes les Empreses

que contenen la informació introduïda. En el següent exemple es cerca per nom :

El sistema mostra les empreses que en el nom contenen la informació introduïda :


Guia d’usuari

33/82

Caldrà escollir l’empresa entre les pre-seleccionades, la columna última modificació

ens indicarà la informació més actualitzada. Una vegada escollida cal revisar i/o

modificar les dades d’empresa (adreça, apoderat, ...).

Si no es troba l’empresa, tancar la finestra i complimentar les dades manualment.

Si només s’obté un resultat que compleixi els criteris de Nom i/o NIF especificats, el

sistema automàticament carregarà la informació que trobi :

Determinar els lots als que es presenta

En cas que només hi hagi un lot definit, el sistema el crearà per defecte :

però quan hi hagi més d’un, caldrà determinar a quins s’ha presentat.


Guia d’usuari

34/82

El camp exclosa s’informarà, si és el cas, en el moment que es conegui l’exclusió

Registrar la documentació presentada

En funció de les especificitats definides el sistema determina quina documentació ha

de presentar el licitador i la marca amb . Caldrà informar si l’ha presentat o no, i en

quina data.


Guia d’usuari

35/82

La data d’expedició serà obligatòria per la documentació que caduqui.

En cas de que no sigui documentació específica d’expedient, el sistema comprova si

aquesta documentació ja l’ha presentat en algun expedient previ. Si la troba i no

caduca en dos mesos, la copia d’un expedient a l’altre.

Modificació de dades d’empresa

En cas que es modifiqui alguna informació relativa al Nom, NIF d’empresa o del/s

apoderat/s, es registrarà el canvi a la pestanya Històric, per a que quedi constància

del valor previ.

4.8. Definir les adjudicacions


Guia d’usuari

36/82

A empresa apareixeran totes les empreses licitadores. Un cop seleccionada

l’empresa, a lot apareixeran els lots al que s’ha presentat i no ha estat exclosa.

Un cop es gravi la informació de l’adjudicació, un Gestor no podrà modificar la

informació associada al lot, només ho podran fer els administradors d’equip, o,

l’administrador de l’aplicació.

Per l’empresa adjudicatària, el sistema determina quina documentació ha de

presentar i la marca amb . Caldrà informar si l’ha presentat o no, i en quina data.

En cas de que no sigui documentació específica d’expedient el sistema comprova si

aquesta documentació ja l’ha presentat en algun expedient previ. Si la troba i esta

vigent, no ha caducat, la copia d’un expedient a l’altre.

Quan una documentació presentada caduqui, el sistema la marcarà amb el símbol

4.9. Avisos

El programa permet donar avisos durant la tramitació i execució de l’expedient. En

els següents apartats s’explica com programar-los i desactivar-los.

4.9.1. Programar

Els avisos es poden programar tant al llarg de la tramitació


Guia d’usuari

37/82

Com durant l’execució de Contractes i Actualització vigències contracte

4.9.2. Desactivar

Els avisos es visualitzen en la llista de tramitació associats a l’element en els

que s’han definit:

L’avís pot estar programat a una data futura o bé actiu . Per saber en

quina data s’activarà o desde quina data està actiu, només cal moure el punter

del ratolí a sobre de la descripció de l’avís:


Guia d’usuari

38/82

Per des-programar/desactivar un avís, només caldrà clicar sobre la descripció

de l’avís i el sistema demanarà confirmació abans de desactivar-lo.

4.10. Adjuntar Documents al Repositori Digital Documents (RDD)

En aquest apartat s’explica com desar, signar i registrar documents així com desde

on s’accedeix per dur a terme aquestes tasques.

Per poder dur a terme qualsevol d’aquestes operacions cal tenir assignat l’expedient i

els documents han d’estar en format pdf.

4.10.1. Accedir

Aquestes operacions es poden dur a terme des de :

El detall de l’expedient

Element de Tramitació

Document Empresa

Detall de l’expedient


Guia d’usuari

39/82

s’accedeix a :

Element de tramitació


Guia d’usuari

40/82

Presenta la mateixa pantalla però en el títol posa el nom de l’element de

tramitació, i la data de l’element :

Document d’Empresa

Presenta la mateixa pantalla però en el títol posa el nom del document

d’Empresa


Guia d’usuari

41/82

A partir de les pantalles anteriors, es poden dur a terme diferents accions :

4.10.2. Desar un document sense signar i registrar

Per defecte està marcat signar document. Es pot desmarcar, és a dir, posar un

document al repositori sense signar-lo, però s’ha de tenir en compte que un cop

desat, no es pot esborrar ni signar.

4.10.3. Signar un document sense registrar-lo

Es deixa marcat signar document i no es marca registrar de sortida. S’omplen

les dades :

En el cas de que s’estigui adjuntat un document des de el detall de l’expedient,

s’introdueix el títol i la data.

En el cas de que s’accedeixi des de l’element de tramitació aquestes dades ja

les posa l’aplicació.

En el cas de que s’accedeixi des de el document empresa s’ha d’introduir la

data.

Per posar el tipus de document es disposa d’un desplegable :

Una vegada introduïdes, cercar el document que es vol adjuntar :


Guia d’usuari

42/82

I desar .

El programa carrega els certificats :

Esperar fins que mostri la següent pantalla :


Guia d’usuari

43/82

La següent pantalla deixa escollir, en cas de que hi hagi més d’un, el certificat

amb el que es vol signar. Si el que mostra ja és el correcte, prémer signar i

presentar :

Introduir el nostre NIP :

Esperar a que generi la signatura :


Guia d’usuari

44/82

Un cop signat, retorna a la pantalla des de on hem accedit per adjuntar

document.

4.10.4. Signar un document i registrar-lo

En aquest cas, s’ha de marcar signar i registrar :

El sistema farà el procés de signar descrit en l’apartat anterior i, una vegada

hagi acabat, mostrarà la pantalla, amb el codi CSV de la signatura que s’acaba

de fer així com data i hora del registre:


Guia d’usuari

45/82

Per introduir el nivell de comunicació es disposa d’un desplegable :

Si escollim Empreses i Proveïdors, al prémer la lupa del NIF, el sistema

mostra la següent pantalla en la que s’haurà d’introduir el NIF o el nom :


Guia d’usuari

46/82

Al fer clic sobre el NIF, es complimenten les dades sobre el destinatari :

Si el NIF introduït no es troba a la base de dades, hi ha la possibilitat d’entrar

les dades de l’Empresa manualment.


Guia d’usuari

47/82

S’acaben d’introduir les dades i es graven :

Torna a la pantalla des de on s’ha adjuntat el document i dona un missatge

amb el número de registre :

4.10.5. Registrar un document

Només es poden registrar documents que prèviament s’han signat

electrònicament.

El codi CSV s’ha d’obtenir a partir del visor RDD.:


Guia d’usuari

48/82

Tancar el visor i accedir al formulari de registre des de la icona

Que s’ubica en els formularis detall expedient, element de tramitació i

documents Empresa.

La resta de dades es complimenten tal i com es descriu en l’apartat 4.10.4.

4.10.6. Visualització documents


Guia d’usuari

49/82

Des de el visor del RDD es pot accedir als documents que s’acaben de desar,

signar i/o registrar :

Al final de cadascuna de les pagines del document, figura el codi segur de

verificació i, si s’ha registrat el número de registre :

Al final del document s’annexa un full amb les metadates :

4.11. Particularitats de la fase d’execució


Guia d’usuari

50/82

La fase d’Execució no inclou tramitació associada, és a dir, no té elements obligatoris.

La tramitació en aquesta fase no es pot preveure a priori ja que depenent del

contracte en gestió pot ser que s’hagi d’incidir o no. Aquesta fase es configura per

poder gestionar, amb elements opcionals, les comunicacions associades a

l’actualització de preus, vigències, liquidació i devolució de garantia, a demanda de

l’usuari gestor.

Els supòsits de tramitació de les fases d’Execució i Extinció es troben configurades al

sistema amb subfases, exemple: Execució – Pròrroga (per a la tramitació de les

propostes de pròrroga dels contractes), Execució – Modificació (per a la tramitació de

la proposta de modificació dels contractes, en cas de reajustament de la garantia, es

podrà informar al sistema a través de la pestanya Empreses, amb la creació d’un

document d’empresa opcional de reajustament de la garantia) o Extinció – Garantia

definitiva (per a la tramitació de la proposta de devolució de garantia).

4.12. Gestió d’incidències

El sistema disposa de la fase Incidència amb diverses subfases (ex.: Incidència –

Rectificació d’errors, Incidència – Recurs especial, ...) per gestionar les incidències que

puguin sorgir durant la tramitació de l’expedient (normalment abans de la formalització

del contracte).

4.13. Gestió d’avisos dels contractes

L’avís d’actualització de preus porta associat l’element opcional de la fase d’Execució:

“Comunicació actualització de preus” a la descripció d’aquest element es podrà fer

constar el % de variació i els efectes de la seva aplicació. Un cop feta aquesta

comunicació al Servei Promotor i/o responsable del contracte i als contractistes,

s’haurà de reprogramar l’avis.

L’avís de fi vigència porta associat el següent element opcional de la fase d’Execució:

“Comunicació fi vigència prorrogable al Promotor” permet activar un avís per controlar

la resposta. Un cop feta aquesta comunicació al Servei Promotor i/o responsable del

contracte, s’haurà de desactivar l’avís. Les respostes a aquesta comunicació

s’informaran al sistema, en funció dels supòsits, amb els següents elements opcionals

de la fase d’Execució:


Guia d’usuari

51/82

- Pròrroga desestimada

- Petició de nova contractació, a la descripció d’aquest element es farà constar el

número del nou expedient i es podrà relacionar a través de la pestanya Expedients

relacionats, en cas que aquest ja s’hagi donat d’alta al sistema

- Petició pròrroga, permet activar un avís per controlar la recepció de la

documentació necessària per a la tramitació de la proposta de pròrroga. La

tramitació de la pròrroga es farà activant i gestionant la fase Execució – Pròrroga

L’avís de fi vigència màxima porta associat el següent element opcional de la fase

d’Execució: “Comunicació fi vigència màxima amb tracte successiu al Promotor”,

permet activar un avís per controlar la resposta. Un cop feta aquesta comunicació al

Servei Promotor i/o responsable del contracte, s’haurà de desactivar l’avís. Les

respostes a aquesta comunicació s’informaran al sistema, en funció dels supòsits, amb

els següents elements opcionals de la fase d’Execució:

- Nova contractació desestimada

- Petició de nova contractació, a la descripció d’aquest element es farà constar el

número del nou expedient i es podrà relacionar a través de la pestanya Expedients

relacionats, en cas que aquest ja s’hagi donat d’alta al sistema

L’avís de liquidació porta associat l’element opcional de la fase d’Execució:

“Comunicació liquidació al Promotor”, permet activar un avís per controlar la resposta.

Un cop feta aquesta comunicació al Servei Promotor i/o responsable del contracte,

s’haurà de desactivar l’avís.

L’avís de fi garantia porta associat l’element opcional de la fase d’Execució:

“Comunicació devolució garantia”, permet activar un avís per controlar la recepció de

la documentació necessària per a la tramitació de la devolució de la garantia. Un cop

feta aquesta comunicació al Servei Promotor i/o responsable del contracte, s’haurà de

desactivar l’avís. La tramitació de la proposta de devolució de la garantia es farà

activant i gestionant la fase Extinció – Garantia definitiva.


Guia d’usuari

52/82

4.14. Tancar l’expedient

Els usuaris que tinguin perfil “Administrador d’equip” podran tancar els expedients del

seu equip.

Es pot accedir des de la pantalla inici :

com des de el menú Expedients


Guia d’usuari

53/82

aplicant el següent filtre :

El sistema mostrarà la llista d’expedients oberts on no hi ha ni tràmits pendents, ni

avisos actius o programats, ni contractes en execució o en Suspensió i fa més de 6

mesos que no s'ha dut a terme cap tràmit.

Per tancar l’expedient s’haurà de :

Tenir assignat l’expedient

Complimentar l’informe de tancament i

Canviar l’estat de l’expedient a tancat.

Complimentar l’informe de tancament

A la pestanya Informació tancament es gestionarà la data i el motiu de tancament de

l’expedient i les dades de tramesa a l’Arxiu General.

Si la informació referent a les dades :

Data enviament a l’Arxiu General

Número Arxiu General

Es vol introuir després d’haver tancat l’expedient, es podrà dur a terme sense

necessitat d’obrir l’expedient.,


Guia d’usuari

54/82

Canviar l’estat a Tancat

Per saber els expedients que s’han tancat i que estan pendents d’enviar l’arxiu s’ha

d’executar la consulta 6.17

4.15. Aturar temporalment l’expedient

S’utilitzarà quan es produeixi una incidència (normalment abans de la formalització

del contracte) que aturi la tramitació de l’expedient, ex.: rectificació d’errors,

interposició d’un recurs, ...

4.16. Esborrar un expedient

Esborrar un expedient és una acció que comporta risc, un cop esborrat l’expedient de

la base de dades, el procés de recuperació pot ser molt costós. És per això que el

sistema no deixa esborrar expedients que tinguin dades informades relatives a la fase

en curs i la continguda a les pestanyes promotors, expedients relacionats, lots,

tramitació, empreses i adjudicacions. Per procedir a l’esborrat d’un expedient caldrà

esborrar prèviament la informació que hem comentat; les especificitats i la informació

de tancament sí que s’esborraran automàticament quan s’esborri l’expedient.


Guia d’usuari

55/82

4.17. Gestió compartida

Aquesta funcionalitat està dissenyada per aquells usuaris que tot i intervenir en la

gestió de contractació, ho fan de forma esporàdica per a la tramitació d’un element

concret. Aquí s’encabeixen tant els usuaris dels equips de Secretaria, Intervenció i

Òrgan de contractació, que intervenen en la tramitació de les resolucions que es

signen amb paper, com l’equip del Servei de contractació, quan intervé en la

publicació d’anuncis de contractacions que gestionen altres equips.

Si accedeix des de la pantalla inici :

Exemple 1 – L’usuari que es connecta pertany a un equip que només té expedients

amb tramitació gestió compartida :

Exemple 2 - L’usuari que es connecta pertany a un equip que té, a més dels

expedients amb gestió compartida, altres expedients a tramitar :


Guia d’usuari

56/82

Podran accedir al llistat d’elements on cal que intervinguin :

El resultat de la cerca mostrarà tots els elements que es trobin en algun dels estats

de gestió compartida (en el cas de les resolucions, quan es trobin A Secretaria, A

Intervenció, A Òrgan de contractació o Retornat/Aturat per esmenes).

Desplegant els filtres, es podrà acotar la cerca, tot restringint els criteris:

Des de l’element es pot accedir a a modificar el seu estat, tot informant el nou estat i,

si s’escau, afegint unes observacions que el complementin :


Guia d’usuari

57/82

Quan algú canviï l’estat d’un element en gestió compartida, el sistema avisarà a la

persona que gestioni l’expedient mitjançant un correu electrònic. Aquest correu

s’enviarà tant a la seva bústia personal com a la bústia departamental del seu equip:

Des de el número d’expedient es podrà accedir a consultar tota la informació de

l’expedient:


Guia d’usuari

58/82

4.18. Exemples de circuits habituals per a les resolucions


Guia d’usuari

59/82

5. Obtenció consultes

En aquest apartat es detalla els passos que s’han de dur a terme per obtenir el resultat

correcte :

1. Complimentar els criteris a la pantalla de filtres

2. Exportar el resultat de la consulta

3. Escollir la plantilla d’EXCEL

5.1. Filtres

Quan s’accedeix a la pantalla de filtres l’estat de l’expedient i el Servei al que està

adscrit l’usuari surten per defecte :

Els camps que tenen una lupa, excepte el Servei Promotor, permeten escollir més

d’una opció

Per seleccionar/esborrar selecció : Tecla Control + clic del ratoli.

Al passar el ratolí sobre el camp, mostra les opcions escollides :


Guia d’usuari

60/82

ESTAT TIPUS ELEMENT

Disposa de :

Quadre de selecció, que mostra l’agrupació d’estats depenent del tipus

d’element escollit.

Un camp amb lupa, que mostrarà els estats segons l’opció escollida en el

quadre de selecció anterior.

Si no s’escull cap opció en el quadre de selecció Estat, al prémer la lupa,

mostra tots els estats.

Si només s’escull una opció del quadre de selecció, el sistema cercarà tots els

expedients que tenen el tipus d’element amb els estats corresponents a

l’opció escollida.

Exemple1 : Anuncis que s’estant tramitant

Seleccionarà tots els expedients que tenen anuncis en estat : Confeccionat, A

gestió Publicitat, A Secretaria i A diari oficial.


Guia d’usuari

61/82

Exemple 2 : Anuncis enviats a Secretaria

Seleccionarà tots els expedients que tenen anuncis enviats a Secretaria.

AVISOS

Es pot escollir més d’un valor : Actius: Selecciona els expedients que tenen avisos amb data anterior o igual a

la data de la consulta.

Programats : Selecciona els expedients que tenen avisos amb data posterior

a la data de consulta

Sense : Selecciona els expedients que NO tenen CAP avís.

Una vegada escollida una o més d’aquestes opcions, es pot escollir el tipus d’avís :

Revisió de preus, Fi vigència, Fi garantia, Liquidació : Selecciona els

expedients que tenen associats avisos a elements de tramitació del tipus

documents contractuals: Contractes o Pròrrogues o Modificacions.

Altres : Selecciona els expedients que tenen associats avisos a elements de

tramitació que no són documents contractuals. La majoria d’aquests avisos

s’activen durant la tramitació de l’expedient.


Guia d’usuari

62/82

DOCUMENTACIÓ EMPRESES

Es disposa de tres quadres de selecció per filtrar aquesta informació :

El segon quadre de selecció , té per defecte seleccionada l’opció “amb algun

document”. El programa només filtrarà si s’escull un estat.

Estats documentació

L’estat Pendent inclou l’estat Reclamat

Exemple 1

Empreses adjudicatàries amb documents pendents de presentar :

Selecciona els expedients que tenen adjudicataris pendents de presentar un o més

documents.

Exemple 2

Empreses que han presentat tota la documentació :

Selecciona els expedients que tenen Empreses, adjudicatàries o no, que tenen

pendents de presenta un o més documents.


Guia d’usuari

63/82

PERÍODES

Es poden utilitzar, entre d’altres, per

Obtenir indicadors d’activitat

Per exemple, saber quants expedients s’han adjudicat durant el primer semestre de

l’any 2015 :

Execució contractes

Per exemple, per saber quants contractes estaven en execució a finals de l’any 2014

:


Guia d’usuari

64/82

5.2. Exportar resultat

Una vegada s’han introduit els filtres i fet la cerca, el sistema mostrarà els expedients

que compleixen les condicions dels filtres introduïts :

Cal exportar el resultat de la consulta perquè pot donar-se el cas que un mateix

expedient tingui més d’un mateix element de tramitació pendent, en aquest cas

notificació d’adjudicació.

5.3. Escollir plantilla EXCEL

El sistema disposa de les següents plantilles per exportar el resultat de la consulta:

Aquestes plantilles tenen una capçalera comú :

que dona informació sobre la plantilla escollida i els filtres introduïts.


Guia d’usuari

65/82

6. Consultes habituals

En aquest apartat es detalla el valor dels paràmetres que s’han de complimentar a la

pantalla de filtres per obtenir les consultes més habituals així com les plantilles

d’EXCEL que s’han d’utilitzar en cadascuna d’elles.

A aquests valors, es poden afegir més criteris. Per exemple, si es vol saber quants

Procediments sense publicitat estan pendents d’aprovació, al filtre :

S’ha d’afegir la selecció dels valors de Procediments següents :


Guia d’usuari

66/82

6.1. Adjudicació pendent

PLANTILLA EXCEL : Tramitació

6.2. Aixecament suspensió execució pendent

Si es vol conèixer els elements pendents de tramitació :


Si es volen saber quins documents contractuals estan en suspensió

PLANTILLA EXCEL : Documents contractuals


Guia d’usuari

67/82

6.3. Amb suspensió tramitació

PLANTILLA EXCEL : Expedients

6.4. Anunci adjudicació al Perfil de contractant pendent


6.5. Anunci formalització contracte pendent



Guia d’usuari

68/82

6.6. Anunci licitació pendent


6.7. Aprovació certificació final obres pendent


6.8. Aprovació execució/extinció pendent

PLANTILLA EXCEL Tramitació


Guia d’usuari

69/82

6.9. Aprovació pendent


6.10. Comunicació Registre Públic Contractes execució/extinció pendent


6.11. Comunicació Registre Públic Contractes pendent



Guia d’usuari

70/82

6.12. Comunicació Sindicatura de Comptes execució/extinció pendent


6.13. Comunicació Sindicatura de Comptes pendent


6.14. Devolució garantia definitiva pendent

PLANTILLA EXCEL : Documents contractuals


Guia d’usuari

71/82

6.15. Diagrama de Gantt pendent


6.16. Documentació i/o garantia definitiva adjudicataris pendent

PLANTILLA EXCEL : Documentació Empresa

6.17. Enviar a l’arxiu general pendent

PLANTILLA EXCEL : Informació tancament

Selecciona els expedients tancats que tenen com a motiu de tancament :

Aturat definitivament

O

Contractes executats

I

Data enviament a l’Arxiu General sense complimentar


Guia d’usuari

72/82

6.18. Enviar a l’Oficina de Patrimoni i Gestió Immobiliària pendent


6.19. Formalització contracte empresa pendent


6.20. Incidència tramitació expedient

PLANTILLA EXCEL : Expedients


Guia d’usuari

73/82

6.21. Informe adjudicació pendent


6.22. Informe judici de valor pendent


6.23. Informes d’adjudicació pendents de validació



Guia d’usuari

74/82

6.24. Inici tramitació execució /extinció

PLANTILLA EXCEL Expedients

6.25. Inici tramitació expedient

PLANTILLA EXCEL : Expedients:

6.26. Mesa criteris NO automàtics pendent


Guia d’usuari

75/82

Si es vol saber les que s’han de realitzar en un període ; per exemple la setmana

següent al dia en que es fa la consulta, es pot complimentar les dades de període :


6.27. Mesa obertura documentació pendent


6.28. Mesa criteris automàtics pendent



Guia d’usuari

76/82

6.29. Notificació adjudicació pendent


6.30. Notificació execució/extinció pendent


6.31. Notificació incidència tramitació pendent



Guia d’usuari

77/82

6.32. Notificació selecció d’empreses pendent


6.33. Pendent signar modificació contracte empresa


6.34. Pla seguretat i salut pendent



Guia d’usuari

78/82

6.35. Proposta adjudicació pendent


6.36. Reajustament garantia definitiva pendent

PLANTILLA EXCEL : Documentació Empresa

6.37. Relació expedients en una fase de tramitació

S’escull cadascuna de les fases d’execució que volem seleccionar en l’exemple s’ha

filtrat els expedients que tenen les fases de Aprovació i Aprovació i Adjudicació

obertes

PLANTILLA EXCEL : Expedients:


Guia d’usuari

79/82

6.38. Requeriment formalització contracte pendent


6.39. Resposta acabament fi vigència inicial/pròrroga pendent


6.40. Resposta acabament fi vigència final pendent



Guia d’usuari

80/82

6.41. Resposta devolució garantia definitiva pendent


6.42. Retorn al Consorci per adjudicar pendent


Aquesta consulta també es pot fer des de la següent opció d’Inici, que mostra tots els

expedients que tenen empreses, adjudicatàries o NO, pendents de presentar

documentació. Posteriorment aplicar l’anterior filtre.


Guia d’usuari

81/82

6.43. Retorn documentació a les empreses pendent

PLANTILLA EXCEL Documentació d’Empresa

6.44. Selecció d’empreses pendent


6.45. Acabament fi vigència

PLANTILLES EXCEL : Avisos o Documents Contractuals


Guia d’usuari

82/82

6.46. Revisió de preus


6.47. Liquidació


GUIA D USUARI · eSEC – Seguiment d’Expedients de Contractació Guia d’usuari ÍNDEX 1....

Documents

Transcript of GUIA D USUARI · eSEC – Seguiment d’Expedients de Contractació Guia d’usuari ÍNDEX 1....