Guia de Aprendizaje - Presupuestos y finanzas básicas en Excel

8/3/2019 Guia de Aprendizaje - Presupuestos y finanzas bsicas en Excel

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GuasTalleres de Profundizacin Presupuestos y Finanzas en Excel

INTRODUCCION

En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para laadministracin de las empresas, las decisiones de tipo econmico no se tomannicamente sobre una base de resultados histricos, al contrario se debe realizar sobreproyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos queperjudique la economa de una empresa.

En el mbito actual, donde aumenta la autonoma y responsabilidad de las empresas latoma de decisiones exige presin y rapidez, y por lo tanto el factor de prediccin y

control de los presupuestos es de vital importancia como una eficiente herramientaadministrativa, por ello es necesario conocer y realizar el presupuesto para enfrentarlos futuros retos de la administracin actual.

En la mayora de los proyectos de emprendimiento la barrera no radica en desconocerla importancia de la elaboracin y control del presupuesto, sino en desconocer el cmohacerlo, e incluso cuando se hace, con que herramientas, no aprovechar las ventajasque evidentemente dara como un elemento de planificacin y control expresado entrminos econmicos financieros dentro del marco de un plan estratgico.

A continuacin ilustraremos como debe desarrollarse un presupuesto empleando laherramienta ofimtica de Excel, considerando que es de gran utilidad y desempeo enel clculo financiero y econmico de una organizacin. Tambin mencionaremosalgunos conceptos bsicos que deben tenerse en cuenta.

DEFINICION DE PRESUPUESTO

Es una herramienta para la previsin y planeacin de gastos e ingresos para undeterminado lapso de tiempo, por lo general un ao. Un presupuesto es un plan en elque se incluye la cantidad de dinero que tienes y en que lo gastas. Esto permite a lasempresas u organizaciones establecer prioridades y evaluar la distribucin econmicade los ingresos y gastos, en base a los objetivos establecidos.

PORQUE UN PRESUPUESTO ES IMPORTANTE?La estimacin y comparacin de los gastos e ingresos es importante porque ayuda alos propietarios de pequeas y medianas empresas a determinar si poseen suficientedinero para financiar sus operaciones, ampliar el negocio y generar ingreso para smismos. Sin un presupuesto o plan, las empresas corren el riesgo de gastar ms


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dinero del que disponen o, por el contrario, no gastar el dinero suficiente para hacercrecer el negocio y competir.

TCNICA PRESUPUESTARIAAunque cada propietario de empresa o negocio lleva sus cuentas o presupuesto demanera diferente, existen unos parmetros generales para llevar a cabo lapresupuestacion. Por Ejemplo: Muchos dueos de negocios deben pagar el alquiler ohipoteca, tambin tienen facturas de servicios pblicos, los gastos de nmina, el costode ventas, los gastos (materias primas e insumos), pago de intereses de prstamos ypagos de impuestos. El punto es que cada propietario de negocio debe considerarestos elementos y otros costos asociados especficamente a su negocio al crear unnegocio o de hacerse cargo de una empresa existente.

QUE HACER CON LOS INGRESOSCon un negocio que ya est en marcha o funcionando, usted tendr que hacersuposiciones de los ingresos futuros que se basan en las tendencias recientes en elnegocio. Si el negocio es un inicio, usted tendr que hacer suposiciones basadas en surea geogrfica, las horas de funcionamiento y por la investigacin de otras empresaso negocios locales. Propietarios de pequeas empresas a menudo pueden tener unaidea de qu esperar al visitar otras empresas locales, hacer preguntas acerca de losingresos semanales y la recurrencia del pblico.

Despus de haber investigado esta informacin, usted deber coincidir los ingresos con

los gastos. El objetivo es averiguar cul es el gasto semanal promedio para los gastosgenerales, servicios, mano de obra, materias primas, etc. Basndose en estainformacin, los propietarios de empresas pueden entonces ser capaces de calcular opredecir si van a tener suficiente dinero para expandir sus negocios, o para llevar algode dinero a ahorros. Los propietarios pueden darse cuenta de que a fin de tener tresempleados en lugar de dos, la empresa tendr que generar ms ingresos cadasemana.

CONSEJOS PARA REALIZAR Y PLANIFICAR UN PRESUPUESTO

1. Comprobar Estndares de Industrias: No todas las empresas son iguales,pero hay similitudes. Por lo tanto, hay que hacer una cierta preparacin yexaminar el mbito local para obtener informacin acerca de la industria, hablecon dueos de negocios locales, para obtener una idea de qu porcentaje de losingresos provenientes probablemente ser asignado a los costos.

2. Hacer una Hoja de Clculo: Es necesario construir una hoja de clculo paraestimar que parte de los ingresos debe ser destinada a los gatos de materia


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primas y otros costos. Aqu se registran debidamente cada uno de losmovimientos econmicos que llevan a cabo en el negocio, por ejemplo, total deventas, costos de servicios pblicos, etc.

3. Factor de Holgura: recuerde que aunque usted puede estimar que el negociogenerar un cierto crecimiento de ingresos en el futuro o que determinadosgastos sern fijos o controlados, es prudente factor considerar cierta holgura yasegurarse de que tiene dinero ms que suficiente antes de expandir el negocioo asumir nuevos empleados.

4. Busque reducir los costos: Si los tiempos son muy ajustados y el dinero debeser encontrado en algn lugar a fin de pagar una cuenta importante, considerela posibilidad de reducir costos. En concreto, eche un vistazo a los artculos quepueden ser controlados en gran medida. Otro consejo es esperar para hacercompras hasta el inicio de un nuevo ciclo del negocio, o para aprovechar almximo las condiciones de pago ofrecidas por los proveedores y los acreedores.

Algunas de estas maniobras proporcionar un respiro al propietario oadministrador.5. Revisin Peridica del presupuesto: recuerde revisar y consignar los valores

respectivos de cada gasto o ingreso peridicamente en su presupuesto, planeecon anticipacin el presupuesto de tiempos venideros, ya que los gastos puedenser muy variables y puede anular los supuestos ingresos.

6. Nuevos Proveedoresde insumos y servicios: No tenga miedo a cambiarsea nuevos proveedores o nuevos prestadores de servicios, en algunas ocasionespodr ahorrar alguno dinero, lo cual es beneficioso.

COMO HACER UN PRESUPUESTO

Un presupuesto es una herramienta financiera que es sumamente importante para elprogreso econmico de una persona, familia, organizacin, empresa, gobierno, etc. Enun presupuesto eres capaz de proyectar con cierta exactitud los gastos e ingresos quepodran suceder en un tiempo definido.

Es muy importante hacer diferentes presupuestos para cada una de las etapas de lavida que se compongan de gastos; como podran ser la casa, la familia, las vacaciones,la ida al cine, la cita con la novia y mucho ms. El presupuesto ser tu plan paracerciorarte de que solo gastes lo que tengas que gastar, y hasta hacer ajustes dondesean necesarios.

Cuando una persona quiere comenzar a ahorrar o pagar sus deudas lo primero que setiene que hacer es decidir cunto dinero hay disponible para una cosa o la otra. Elpresupuesto es solo una descripcin simple del dinero que entra, y como sale. Parahacer un presupuesto solo tienes que definir lo siguiente:


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Ingresos:

De donde el dinero entra? Ten presente si este dinero es fijo o cambia mes por mescuando haces tus planes. Por Ejemplo: si trabajas con propina pueda que tus ingresoscambien mes por mes, en este ejemplo podras poner un nmero promedio. Sinembargo es bueno separar los ingresos por ventas del resto de los ingresos, lo cualpermite analizar mejor los presupuestos.

Gastos:

Los gastos se dividen en dos cosas: Las necesidades y los prescindibles. Si algo esimprescindible como la comida, transportacin y un techo; son muy pocos los cambiosque podras hacer. Sin embargo, las otras cosas como las salidas, vicios, etc. podrasreducir o caducar. Recuerda que el gasto primordial debera ser tus ahorros (al menosun 10% de tus ingresos). En general existen diferentes tipos de gastos:

Gastos de Consumo: para aquellos emprendedores que se dedican a la ventade productos. comprende el costo de los productos que se vendern. Porejemplo, compro 100 unidades del producto A, y solo vendo 75 unidades. losgastos de consumos sern 75 por el valor de la unidad.

Gastos de Personal: Comprende aquellos gastos concernientes a lasremuneraciones, salarios, comisiones, seguridad social a cargo de la empresa yel auxilio de transporte.

Gastos Generales: se refiere al resto de los todos los gastos, estos puedenser: Gastos de Publicidad y Promocin, Gastos de Servicios Pblicos, Gastos deArrendamiento, Gasto de Pago de Crditos, Reparaciones, Seguros, Transporte,

Suministros o Materia Prima, Viticos, Viajes, Mantenimiento y Otros.

Ingresos Gastos = Poder Adquisitivo

Si tu poder adquisitivo es negativo significa que tienes que hacer ajustes. Si el PoderAdquisitivo es positivo deberas tomar esa cantidad restante y ahorrarla. La regla del

juego es hacer que ests en positivo o en cero. Puedes usar un programa comoMicrosoft Excel para que te ayude con tus calculaciones.

Teniendo en cuenta lo anterior, la forma ms practica y divertida es usar laherramienta de EXCEL, ya que permite crear y clasificar muy fcilmente, cada tipo degasto o ingreso que debe ser considerado dentro de mi organizacin.

A continuacin ilustramos de manera general una forma tpica de presupuesto,teniendo en cuenta que puede variar de una organizacin a otra, ya que los gastos ylos ingresos no son iguales y obedecen a una distinta clasificacin.


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UNA NUEVA FORMA DE VER TU AHORROS.

Usualmente ahorramos despus de todo los gastos (necesarios e innecesarios),poniendo el ahorro como ultima prioridad. El primer paso para comenzar a ahorrarseria el crear un presupuesto donde el ahorro se hace casi automtico, como si fuesedinero que aunque es nuestro no lo podramos tocar, como los impuestos.

Nota este ejemplo: Si ganas $200000 semanal (despus de los impuestos); deberasde ser tu auto-agente tributario y cobrarte una cantidad que sera destinada para elahorro. En este caso usaremos el 10 por ciento. Deberas tomar esos 20000 pesos yautomticamente depositarlos en tu cuenta de ahorros y pensar que el dinero nuncaestuvo all.

Este proceso se har un poco difcil los primeros das, pero a la larga tu mente seacostumbrara al a dura realidad de que no ganas el sueldo que te haban prometido.Este es un juego mental ya tu mente lo hace porque aunque sabes que ganas unsueldo X, el dinero que recibes es el sueldo X menos los impuestos y deducciones.

RECOMENDACIONES DE COMO MANEJAR PRESUPUESTOS

Es muy importante gestionar correctamente el dinero que dispones para invertir en tunegocio, sea mucho o sea poco, porque si es mucho y lo inviertes mal, supone unmontn de dinero tirado a la basura. Aqu les enseamos cmo manejar presupuestos.

Y si es poco, la razn es obvia, tienes que sacarle el mayor rendimiento posible.

Pauta 1: Define tus presupuestos: Segn el presupuesto con el que cuentes hhazte unplan de gastos y pon lmite a lo que gastes en cada cosa. Con el tema de dinero ypresupuestos es muy importante el planificar, es la manera de tener el dinero biencontrolado; Te puedes asombrar de la gran cantidad de cosas que te puedes llegar apermitir, llevando un control del dinero. Si no hay planificacin ni control con el dinero,es muy fcil que el mismo vuele y ni te enteras de cmo. Esta pauta tambin la puedesaplicar a los gastos de tu hogar.

Pauta 2: Invierte lo imprescindible: Tu dinero es importante, por lo que la inversininicial debe ser en lo que no quede ms remedio que invertir ya que en una empresa eldinero se va ms rpido que en un hogar. Te aconsejara que inviertas ms eninformacin, que es la que te estar dando rendimientos toda la vida. Informacin decmo hacer las cosas. Si adems te puedes permitir contratar a un experto que teayude, pues mejor, pero lo primero la informacin.

Pauta 3: Gasta lo justo en publicidad: Por supuesto que la publicidad es bsica paradarte a conocer, pero con esta hay que tener mucho cuidado, ya que es muy cara y nosuele venir con garantas de resultados. He visto muchas empresas arruinadas porgastos a publicistas que cobran un dineral y encima no garantizan nada, as quecuidado. Invierte lo justo en publicidad. Puedes contratar a un consultor o coach


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experto en marketing, alguien que te ensee. Es mejor invertir en una buenaformacin a la que sacars rendimiento para siempre.

Si llevas el tema presupuestario bien controlado, podrs hacer maravillas. Sigue estaspautas y vers cuanto te da de s tu inversin.

DESARROLLO EN EXCEL DE LA TABLA DE PRESUPUESTOS.

A continuacin mostramos un modelo de presupuesto implementado en Excel, puedeverse claramente como son tenidas en cuenta cada una de los ingresos y gastos queintervienen en el proceso presupuestaran.


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Ilustracin 1. Presupuesto de Excel parte 1.

+En la siguiente ilustracin se puede ver la parte no visible del presupuesto.


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Ilustracin 2. Presupuesto de Excel parte 2.

Para empezar a Desarrollar, lo primero que debe hacerse es colocar los rtulos, ttulosy datos necesarios, partiendo de una hoja en blanco, como se indica en la siguienteilustracin. Es necesario mantener la distribucin en las celdas para conservar elformato adecuado. Fjate bien la ubicacin en las filas y columnas, esto facilitar laubicacin de la informacin de manera adecuada. En la ilustracin 4, se muestra elcontenido no visible, el cual est ubicado en la parte inferior de la hoja de clculo.

Comparando las ilustraciones 1,2 con 3,4 vemos que la nica diferencia que existe esuna aplicacin de formatos de letras, nmeros y colores, lo que mejorasustancialmente la esttica del documento, sin embargo la informacin contenida esigual. Pon a prueba tu ingeni y dale tu toque personal de belleza.


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Ilustracin 3. Creando el presupuesto desde el inicio parte 1.

Ahora vamos a agregar las formulas necesarias para que nuestro presupuesto calculeautomticamente los valores en la medida que se diligencia o se consignan los datosnecesarios. Las formulas se muestran en la ilustracin 4 y 5, y debe quedarte como seindica. MIRA BIEN LA FORMULAS Y LAS REFERENCIAS, YA QUE DE ESTO DEPENDERUN CALCULO CORRECTO DE LAS CIFRAS!.

Luego con esta base de hojas seleccionamos todos los datos del mes de enero y

procedemos a copiar de manera consecutiva, hasta crear doce copias, sea paradesarrollar todo hasta diciembre, que es el ltimo mes. Veamos paso a paso como secopia y pega la informacin. Este proceso se ilustra en las imgenes 6, 7 y 8respectivamente.

Recuerda que la hoja de clculo es ms grande de lo que se ve, por eso debes tenerencuentra que cuando seleccionas la informacin que debes seleccionarla toda, sinolvidar la informacin que se encuentra ms debajo de la hoja de clculo.


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Ilustracin 4. Creando el presupuesto del inicio parte 2.


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Ilustracin 5. Agregando Formulas parte 1.


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Ilustracin 6. Agregando Formulas parte 2.

Seleccionamos la informacin como se indica en la ilustracin 7, luego presionamos enel teclado la tecla control ms la tecla C, con esto le decimos a Excel que copie elcontenido seleccionado, hecho esto, nos paramos en la celda D3 y luego como muestrala ilustracin 8, pegamos la informacin empleando las combinacin de teclas; control+ tecla V. con esto le decimos a Excel que nos pegue la informacin justamente a ladode la que ya creamos, sea a partir de la referencia D3. Luego cambiamos lainformacin de la celda D3, por Febrero, para indicar que este ser el presupuestoconcerniente a este mes. Ahora cambiaremos algunas formulas para tener encuentra

los datos del mes anterior.Las formulas a cambiar sern las que estn en la celda D7 y E7. Escribimos en la celdaD7, =B7+D5-D6, y en E7,=C7+E5-E6. Ver ilustracin 9. Ahora puedes seguir elproceso descripto de seleccionar, copiar y pegar, tal cual como se describi antes, paracrear los siguientes meses. La nueva seleccin de datos ser tomada a partir de lareferencia D3, incluyendo los datos que no se ven y se encuentran ms abajo.


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Ilustracin 7. Selecciono los Datos que deseo Copiar.


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Ilustracin 8. Pegar la informacin Seleccionada.


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Ilustracin 9. Cambio de Formulas.

Ahora para finalizar, solo queda que t lo hagas bonito, solo debes emplear todas laspropiedades de fuente como: cambio de color de fuente, cambio de letra, cambio detamaos, combinar algunas celdas y terminas

Ahora tienes un presupuesto en el cual consignas la informacin respectiva y deja quelas formulas hagan los calculo por ti, lo nico que debes hacer es en concentrarte enmejorar tur finanzas y tomar decisiones acertadas, teniendo en cuenta lasrecomendaciones mencionadas anteriormente, para que tu negocio prospere y genere

rentabilidad.

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