Guía de planeamiento estratégico para...

Dirección AcADémicA De Planeamiento y evaluación

Guía de planeamiento estratégico para unidades

Guía de planeamiento estratégico para unidades© Pontificia Universidad Católica del Perú

Diseño y diagramación: Gisella Scheuch

Prohibida la reproducción de este material por cualquier medio, total o parcialmente, sin permiso expreso de los editores.

Lima, octubre 2014

Autoridades

Rector Marcial Rubio Correa

Vicerrector AcadémicoEfraín González de Olarte

Vicerrectora de InvestigaciónPepi Patrón Costa

Vicerrector AdministrativoCarlos Fosca Pastor

Dirección Académica de Planeamiento y Evaluación (DAPE)Director Académico: Waldo Mendoza Bellido

Coordinadores: Sandra Azañedo Sandoval Gloria Díaz Hidalgo Janneth Leyva Zegarra Gabriela Linares Callalli

Asistentes: Mauricio Zolezzi Salinas

Contenido

Presentación ..................................................................................................................................7

1. Antecedentes ..........................................................................................................................9

2. Marco Conceptual ..........................................................................................................10 2.1. ¿Qué es el Plan Estratégico Institucional (PEI)? ..............................................................10 2.2. ¿Cómo se realiza el planeamiento en la PUCP? ..............................................................10 2.3. ¿Cómo se realiza el seguimiento en la PUCP? ................................................................11 2.4. ¿Cómo se realiza la evaluación en la PUCP? ..................................................................11 2.5. ¿En qué consiste el enfoque de Gestión por Resultados en la PUCP? .............................12

3. Plan de Desarrollo de la Unidad (PDU) ...............................................................................13 3.1. ¿Qué es un PDU? ..........................................................................................................13 3.2. ¿Qué contiene el PDU? .................................................................................................13 3.3. ¿Para qué nos sirve? ......................................................................................................14 3.4. ¿Cuál es su relación con el PEI? .....................................................................................14

4. Metodología para desarrollar un PDU ................................................................................15 4.1. Paso 1: “Alineamiento con el PEI” .................................................................................15 4.2. Paso 2: “Estableciendo los Fundamentos del PDU” ........................................................18 4.3. Paso 3: “Elaborando el diagnóstico de la Unidad“ .........................................................19 4.4. Paso 4: “Definición de la Estrategia“ .............................................................................21 4.5. Paso 5: “Construyendo la Matriz de Resultados“ ...........................................................22 4.6. Paso 6: “Consolidando el PDU” ....................................................................................26 4.7. Paso 7: “Aprobando el PDU” .........................................................................................26

5. Seguimiento del PDU ...........................................................................................................27 5.1. ¿Cómo hacemos el seguimiento institucional al PDU? ....................................................27 5.2. ¿Con qué frecuencia se realiza el seguimiento? .............................................................27 5.3. ¿Qué logramos con el seguimiento? ..............................................................................28

6. Evaluación del PDU ..............................................................................................................29 6.1. ¿En qué consiste la evaluación? ......................................................................................29 6.2. ¿Para qué evaluamos? ...................................................................................................29

7. El Informe de Gestión de la Unidad ....................................................................................30

8. Consideraciones finales: la vinculación entre la planificación estratégica y el presupuesto ...................................................................................................................31

Bibliografía .................................................................................................................................32

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Presentación

La presente Guía de Planeamiento Estratégico para Unidades de la PUCP es un docu-mento que brinda las pautas generales para la elaboración, seguimiento y evaluación de los Planes de Desarrollo de cada Unidad (PDU). Los procesos desarrollados en la Guía se inscriben en el marco del enfoque de Gestión por Resultados (GpR) que viene impulsando la Universidad desde el año 2011 y son consistentes con las apuestas del Plan Estratégico Institucional así como con los objetivos del Plan de Mejora, desarrollado en el marco de la Acreditación Institucional.

La Guía está dirigida a todas las unidades de la Universidad, sean académicas, administra-tivas o de soporte a la gestión. En ese sentido, es una guía estándar, que si bien busca que las distintas unidades tengan un marco común para realizar estos procesos, puede ser complementada o adaptada según las necesidades particulares de cada Unidad.

Esta Guía se organiza en siete secciones. En la primera sección se realiza una revisión de los principales antecedentes que justifican la relevancia de elaborar el PDU. La segunda sección, describe brevemente las principales características del PEI, el cual define el marco conceptual en el que se inscriben los PDU. En las secciones 3 y 4 se explican en qué consiste el Plan de Desarrollo por Unidad y se presenta la metodología propuesta para diseñar el sistema de planeamiento de acuerdo con las características específicas de cada Unidad. Las secciones 5 y 6 describen los modelos de seguimiento y evaluación, respectivamente. En la séptima sección se explica brevemente el objetivo y la función del Informe de Gestión. Finalmente, se destaca la relevancia de considerar las restricciones presupuestales en el proceso de planeamiento.

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1. Antecedentes

1 Direcciones Académicas; Unidades Académicas; Unidades de Apoyo y Servicio; Unidades Administrativas.

• Desde el año 2000, la PUCP viene desplegando esfuerzos para definir sus principales objetivos a partir de la determinación de sus prioridades institucionales, las cuales se han visto plasmadas en tres planes estratégicos.

• En el año 2000 se elaboró el primer Plan Estratégico Institucional, denominado “Formación integral en tiempos de cambio”, el cual contemplaba los objetivos trazados para el periodo 2000-2010.

• En el año 2005, se realizó un diagnóstico del grado de avance en el logro de las me-tas trazadas y tras comparar los resultados alcanzados con los objetivos inicialmente planteados, se concluyó que era necesario cambiar la estrategia de implementación.

• En el año 2007, como resultado de la reformulación del primer plan que implicó la organización y priorización de las metas de quince Proyectos Institucionales, se inicia la implementación del segundo Plan Estratégico Institucional, definido para el periodo 2007-2010.

• En el año 2010, a partir de un análisis de los resultados obtenidos de la evaluación del plan anterior se concluyó que era necesario articular los objetivos de las áreas admi-nistrativas y académicas, lo cual dio como resultado el Plan Estratégico Institucional 2011-2017 que actualmente se encuentra en plena implementación.

• En el año 2014, se llevó a cabo un reporte que busca medir el nivel de avance en relación con el cumplimiento de las metas establecidas en el PEI y en función de los resultados obtenidos se plantearán recomendaciones que permitan fortalecer el trabajo que se viene realizado en los diversos niveles y tipos de unidades1.

• Actualmente, los Planes de Desarrollo de la Unidad (PDU) constituyen un instrumen-to que las unidades han venido fortaleciendo a través de los años con la finalidad de asegurar que su trabajo se encuentre articulado a las metas institucionales del PEI de la PUCP.

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2. Marco Conceptual

2.1. ¿Qué es el Plan Estratégico Institucional (PEI)?

Es el instrumento de gestión estratégica institucional que plasma las apuestas que la PUCP ha considerado importante trazar en el periodo 2011–2017. Estas son:

• Brindar una formación de excelencia que sea referente de nuestra región.• Lograr las condiciones para ser una universidad de investigación.• Ser un interlocutor importante en la reflexión acerca de nuestra identidad como país

y de las mejores alternativas para generar un desarrollo humano sostenible.2

El PEI contiene once objetivos estratégicos institucionales organizados en cuatro ejes que corresponden a los procesos básicos de Formación, Investigación, Relación con el entorno y Gestión.

Desde sus inicios, el PEI se ha desarrollado a través de la articulación de los planes de desarrollo de las unidades académicas (facultades y departamentos), así como centros e institutos de investigación y unidades académico-administrativas, todas alineadas a los ejes y objetivos estratégicos de la PUCP.

2.2. ¿Cómo se realiza el planeamiento en la PUCP?

El planeamiento estratégico se lleva a cabo en dos niveles: planeamiento institucional y planeamiento de unidades.

• El planeamiento institucional es el proceso que se realiza por lo menos cada 5 años con énfasis en la revisión o redefinición de prioridades institucionales tomando

2 PUCP (2012). Plan Estratégico Institucional 2011-2017. Hacia el centenario. Lima: PUCP.

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como base los logros alcanzados y formulando objetivos y metas que respondan a los nuevos desafíos y escenarios. Como producto de este proceso se obtiene el Plan Estratégico Institucional (PEI).

• El planeamiento de unidades es el proceso mediante el cual las unidades de la PUCP formulan o actualizan sus planes de desarrollo identificando resultados y/o pro-ductos que estén alineados con los ejes estratégicos y los objetivos institucionales de la universidad contenidos en el PEI, así como otras apuestas o lineamientos emitidos por las autoridades de gobierno (Rector y/o Vicerrectores). Como producto de este proceso se obtienen los Planes de Desarrollo de Unidad (PDU).

2.3. ¿Cómo se realiza el seguimiento en la PUCP?

El monitoreo se lleva a cabo en dos niveles: Seguimiento del Plan Estratégico Institucional (PEI) y Seguimiento de los Planes de Desarrollo de las Unidades (PDU).

• Seguimiento del Plan Estratégico Institucional: es el proceso mediante el cual se determina el nivel de avance en el cumplimiento de los indicadores establecidos para cada meta estratégica del PEI. Este seguimiento se realiza durante el proceso de implementación del PEI.

• Seguimiento de los Planes de Desarrollo: es el proceso mediante el cual se de-termina el nivel de avance en el cumplimiento de los resultados anuales que abonan a las metas estratégicas del PEI. Este seguimiento institucional se realiza en tres fechas de corte al año (ver sección 5.2). Cabe resaltar que las unidades pueden hacer segui-miento continuo a sus resultados en cualquier momento del año.

2.4. ¿Cómo se realiza la evaluación en la PUCP?

La evaluación del progreso se lleva a cabo en dos niveles: Evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) y Evaluación de los Planes de Desarrollo de las Unidades (PDU).

• Evaluación del Plan Estratégico Institucional: es un proceso que se lleva a cabo en dos fases. La primera evaluación se realiza aproximadamente a la mitad del período de ejecución del PEI, mientras que la evaluación final se ejecuta en el último año de su implementación. Durante este proceso se determina el nivel de logro de las metas estratégicas establecidas en el PEI para cada uno de los ejes.

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• Evaluación de los Planes de Desarrollo: es el proceso mediante el cual las unidades determinan el nivel de logro de sus resultados en sus respectivos planes de desarrollo. Esta evaluación también puede ser intermedia y final.

2.5. ¿En qué consiste el enfoque de Gestión por Resultados en la PUCP?

Es un enfoque que contempla a los resultados como orientación central del proceso de gestión y que busca lograr cambios en el desempeño de las organizaciones mediante la asignación de una mayor responsabilidad respecto de las decisiones de distribución y uso de los recursos. Ello implica orientar los recursos al cumplimiento de objetivos previamente acordados y que generan compromisos de los distintos responsables en cada estamento y las unidades que conforman la institución. El PEI ha establecido como noveno objetivo estratégico la implementación de un sistema de Gestión por Resultados en la PUCP.

La gestión por resultados tiene como eje conceptual a la Cadena de Resultados que es un planteamiento que se fundamenta en la relación de causalidad entre los diferentes elemen-tos de una intervención. De este modo se puede decir que la obtención de productos se logra cuando se realizan actividades que a su vez requieren insumos.

Adicionalmente, todo producto o servicio se plasma en resultados anuales que contribu-yen al logro de resultados de largo plazo, los que a su vez permiten alcanzar los impactos esperados a nivel de los objetivos estratégicos definidos en el PEI.

En la figura N° 1 se puede observar que los objetivos estratégicos tanto de la Unidad como del PEI se encuentran a nivel de los impactos esperados, porque su cumplimiento representa un cambio significativo sobre la realidad institucional de la PUCP y su entorno.

Figura N° 1: Cadena de Resultados

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3. Plan de Desarrollo de la Unidad (PDU)

Paso 1

Alineamientocon el PEI

Paso 2

Estableciendolos

fundamentosdel PDU

Paso 3

Elaborando el diagnóstico de la Unidad

Paso 4

Definición dela Estrategia

Paso 5

Construyendola Matriz de Resultados

Paso 6 y 7

Consolidandoy aprobando

el PDU

3.1. ¿Qué es un PDU?

Es el instrumento de gestión estratégica que plasma los principales objetivos, resultados y productos que se ha trazado la Unidad en plena concordancia con el marco estratégico del PEI.

Los Planes de Desarrollo son documentos que resultan del proceso de planificación que se lleva a cabo en las unidades, como se aprecia en la siguiente figura.

Figura N° 2: Proceso del planeamiento del PDU

3.2. ¿Qué contiene el PDU?

Los Planes de Desarrollo deben contener la misión, visión y valores de la Unidad, sus objetivos estratégicos, las metas específicas asociadas a cada objetivo, sus resultados y productos, así como la asignación presupuestal en caso corresponda.


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3.3. ¿Para qué nos sirve?

El Plan de Desarrollo es el instrumento que le permite a las unidades alinear el uso de sus recursos al logro de sus objetivos estratégicos y contribuir con el Plan Estratégico Institucional, en el logro de las apuestas institucionales de la PUCP desde el campo de acción en el que se desenvuelven.

3.4. ¿Cuál es su relación con el PEI?

Las unidades, al implementar sus respectivos PDU, contribuyen al logro de los objetivos estratégicos institucionales para el horizonte temporal 2011-2017.

La relación del PDU con el PEI es de carácter estructural en la medida que se fomenta explícitamente el alineamiento de los objetivos, productos y resultados de ambos sistemas de planeamiento. Por ello, en la medida en que un PDU logra sus objetivos y metas a nivel de Unidad, contribuye al logro de los objetivos estratégicos de la PUCP. De allí la relevancia de asegurar que los PDU se encuentren plenamente alineados con el PEI.

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4. Metodología para desarrollar un PDU

Con la finalidad de facilitar el desarrollo de los PDU, se ha establecido una metodología de siete pasos que se presenta a continuación:

4.1. Paso 1: “Alineamiento con el PEI” a) Objetivo

El propósito de este paso es identificar los objetivos estratégicos institucionales del PEI, en los cuales el accionar de la Unidad genera o puede generar un mayor aporte de cara a su cumplimiento.

El proceso para llevar a cabo este paso lo podemos visualizar en la figura N° 3.

Figura N° 3: Proceso para el alineamiento con el PEI


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b) Procedimiento de implementación

La secuencia que debemos seguir para llevar a cabo el proceso es:1. Revisar el Marco Estratégico Institucional del PEI.2. Identificar los Ejes en donde se enmarca el accionar y el quehacer de la Unidad.3. Identificar los objetivos estratégicos del PEI que tienen mayor relación con los objetivos

actuales de la Unidad.4. Registrar esta información como base para el alineamiento del PEI con el PDU utili-

zando la matriz que se muestra en la Figura N° 5.

ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR

• Para el alineamiento con el PEI

Para el alineamiento se recomienda revisar los cuatro ejes que estructuran el PEI. Los ejes del PEI contienen los 11 objetivos estratégicos que se deben lograr en la PUCP durante el periodo 2011-2017. Sobre estos ejes la Unidad deberá seleccionar aquellos objetivos estratégicos en los que su programación anual y multianual pueda tener mayor incidencia.

Asimismo, se recomienda tener en cuenta los documentos institucionales ligados a cada eje. En el eje de formación, destacan el modelo educativo y la carrera profesoral. En el eje de investigación, las políticas del Vicerrectorado de Investigación (VRI); en el eje de rela-ción con el entorno, se recomienda la revisión de los lineamientos de internacionalización y de Responsabilidad Social Universitaria (RSU); y en el eje de gestión, las políticas de la Dirección de Recursos Humanos (DRH), así como de la administración central.

Una vez determinado a qué objetivo u objetivos estratégicos puede contribuir con mayor incidencia, será más fácil implementar los demás pasos que constituyen el proceso de formulación del Plan de Desarrollo. Para facilitar la identificación de dichos objetivos se adjunta la figura N° 4 en la que se puede apreciar los objetivos estratégicos clasificados en cada eje del PEI. Es importante señalar que los ejes del PEI representan los pilares sobre los cuáles se funda todo el planeamiento estratégico de la universidad, por ello es muy importante que los Planes de Desarrollo los incorporen en su formulación.

Dirección Académica de Planeamiento y Evaluación

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• Matriz de alineamiento de objetivos

Para facilitar la identificación de los objetivos de la Unidad que actualmente se encuentran alineados con el PEI se propone emplear la Matriz de Alineamiento de Objetivos actuales de la Unidad y objetivos estratégicos del PEI. Como se puede visualizar en la figura N° 5, esta matriz permite identificar al logro de qué objetivo estratégico institucional contribuye a cada uno de los objetivos (actuales) propios de la Unidad e, inherentes a sus funciones y responsabilidades establecidas conforme al marco vigente en la universidad.

Figura N° 5: Matriz de Alineamiento con el PEI

Figura N° 4: Ejes del PEI 2011-2017

EJES DEL PEI

FORMACIÓN

INVESTIGACIÓN

RELACIÓN CON EL ENTORNO

GESTIÓN INSTITUCIONAL

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1. Ampliaryconsolidarunaformaciónflexible,integral,multieinterdisciplinar2. FomentareldesarrollodelosdocentesdelaPUCP3. ConsolidarlapresenciayreconocimientodelaformaciónquebrindalaPUCPenel

ámbitonacionaleinternacional

4. FortalecerlaproducciónydifusióndelasinvestigacionesrealizadasenlaPUCP5. PonerlosresultadosdelasinvestigacionesproducidasporlaPUCPalserviciodela

comunidad6. Asegurarlascondicionesquepermitanpromoverunamayorproducciónde

investigacióndecalidad

7. ImpulsarelintercambioyaprendizajemutuoentrelaPUCPylaSociedad8. IncorporarenlaUniversidadprácticascoherentesconeldesarrollohumano

9. ImplementarunagestiónporresultadosenlaPUCP10.Garantizarquelacomunicacióninstitucionalseconsolidecomounodelospilaresde

lagestióndelaPUCP11.FomentareldesarrollodelpersonaladministrativodelaPUCP

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4.2. Paso 2: “Estableciendo los Fundamentos del PDU”

a) Objetivo

Definir los fundamentos estratégicos de la Unidad que están conformados por la visión, misión y los valores. Este paso requiere que exista un amplio consenso entre todos los actores que conforman la Unidad; por ello, es muy importante la realización de talleres en los que participen distintos miembros de la Unidad.

El proceso para llevar a cabo este paso lo podemos visualizar en la siguiente figura.

Figura N° 6: Proceso para establecer Fundamentos Estratégicos


La secuencia que debemos seguir para llevar a cabo el proceso es:1. Desarrollar una propuesta de visión y misión.2. Llevar a cabo técnicas grupales para definir la visión y misión.3. Identificar valores claves para ejecutar la misión y alcanzar la visión.4. Aprobar los fundamentos estratégicos establecidos.


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Para arribar a los fundamentos estratégicos se recomienda utilizar las preguntas orienta-doras que se muestran en la siguiente figura.

Figura N° 7: Preguntas orientadoras para definir Fundamentos Estratégicos

4.3. Paso 3: “Elaborando el diagnóstico de la Unidad”

a) Objetivo

Determinar cuál es la situación actual de la Unidad desde el punto de vista de los actores que la conforman y los documentos internos. El proceso para llevar a cabo este paso lo podemos visualizar en la siguiente figura.

Figura N° 8: Proceso para elaborar el diagnóstico

LA MISIÓN¿Quiénes somos y qué hacemos?

LA VISIÓN¿A dónde vamos?

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La secuencia que debemos seguir para llevar a cabo el proceso es:1. Revisar los documentos y datos institucionales.2. Sistematizar la información obtenida de encuestas y entrevistas.3. Aplicar la técnica de Análisis FODA – Fase 1. 4. Elaborar el diagnóstico interno de la situación actual.


• Análisis FODA – Fase 1

Para llevar a cabo un diagnóstico rápido se recomienda implementar el “Análisis FODA – Fase 1”, que constituye una técnica que permite identificar y evaluar los factores favo-rables y adversos que afectan a la Unidad a partir de la desagregación de dichos factores en elementos externos e internos

Figura N° 9: Análisis FODA

La primera fase del análisis FODA termina con la identificación de las oportunidades y amenazas que la Unidad enfrenta, así como de las fortalezas y debilidades que la caracte-rizan. Luego, se deben priorizar estos elementos de acuerdo con su importancia para el cumplimiento de los objetivos trazados por la Unidad.


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4.4. Paso 4: “Definición de la Estrategia”

a) Objetivo

Una vez definidas las prioridades de la Unidad, se procede a establecer los ejes o temas que caracterizarán el PDU, así como los objetivos estratégicos a largo plazo. El proceso para llevar a cabo este paso lo podemos visualizar en la siguiente figura.

Figura N° 10: Proceso para definir la estrategia


La secuencia que debemos seguir para llevar a cabo el proceso es:1. Revisar el diagnóstico y las prioridades identificadas.2. Definir los temas de la estrategia de la Unidad.3. Realizar el análisis FODA - Fase 2 que consiste en realizar el cruce de filas y columnas

de la Matriz FODA de la siguiente manera: FO (Fortaleza versus Oportunidad), FA (Fortaleza versus Amenaza), DO (Debilidad versus Oportunidad) y DA (Debilidad versus Amenaza)

4. Estos cruces deben dar lugar al planteamiento de estrategias, que a su vez delinearán los objetivos estratégicos.

5. Definir y validar los objetivos estratégicos de la Unidad. En la sección de información complementaria se adjuntan algunos ejemplos.


• Análisis FODA – Fase 2

La Fase 2 del análisis FODA parte del análisis realizado en la Fase 1 y consiste en establecer estrategias conducentes a los objetivos estratégicos, a partir de las siguientes actividades:• Análisis FO (Fortaleza versus Oportunidad), • Análisis FA (Fortaleza versus Amenaza), • Análisis DO (Debilidad versus Oportunidad) y • Análisis DA (Debilidad versus Amenaza)

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• Formulación de objetivos

Para formular los objetivos estratégicos de la Unidad se recomienda considerar que la definición del mismo debe iniciar con un verbo seguido del alcance esperado (deseo y aspiración). Ver los siguientes ejemplos:

OE1: Fortalecer la formación del estudiante a través de un plan de estudios articulado, flexible y de excelencia académica. (FORMACIÓN).

OE2: Incrementar la producción de las investigaciones académicas realizadas por los docentes de la Unidad. (INVESTIGACIÓN).

OE3: Promover el debate público sobre temas vinculados al desarrollo del país. (RELACIÓN CON EL ENTORNO).

OE4: Implementar una gestión por resultados en la Unidad para la optimización de los recursos y los servicios que brinda (GESTIÓN INSTITUCIONAL).

4.5. Paso 5: “Construyendo la Matriz de Resultados”

a) Objetivo

Traducir los objetivos estratégicos en resultados y productos medibles con indicadores articulados al PEI, programados para el corto y largo plazo. El proceso para llevar a cabo este paso lo podemos visualizar en la siguiente figura.

FORTALEZAS

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

¿Cómopodemosaprovecharlasoportunidadesconnuestrasfortalezas?

¿Quépuntosdébilesdebemosmejorarparaaprovecharlasoportunidadesdelmercado?

Figura N° 11: Análisis FODA para la definición de objetivos estratégicos

AMENAZAS

¿Connuestrasfortalezas,cómopodemosreducirlasamenazas?

¿Quépuntosdébilesdebemosrevertirinmediatamenteparareducirelriesgodelasamenazas?


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La secuencia que debemos seguir para llevar a cabo el proceso es:1. Establecer los resultados a largo plazo que permitirán lograr los objetivos estratégicos

del PDU. 2. Definir los resultados/productos a lograr en cada año (multianuales) y establecer la

línea de base.3. Definir a los responsables del logro y seguimiento del resultado.4. Determinar el presupuesto para cada producto de la Matriz de Resultados (según

corresponda).5. Aprobar la Matriz de Resultados.


• Matriz de resultados

P La Matriz de Resultados es una herramienta que permite desarrollar y presentar la correlación entre los objetivos estratégicos del PDU, los productos y los resultados alineados con los objetivos estratégicos del PEI.

P La matriz proporciona un modelo lógico para alcanzar los resultados a través de los productos planteados por la Unidad.

P La matriz permite programar en forma multianual los resultados esperados, así como los productos que están vinculados a dichos resultados para un determinado objetivo del PDU.

Figura N° 12: Proceso para construir la Matriz de Resultados


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P Los resultados son cambios o efectos medibles a mediano o largo plazo (algunos re-sultados son planteados en el lapso de 2 a 3 años) considerados valiosos para el logro de los objetivos estratégicos.

P El generador de ese cambio es el producto (entregables o bienes que resultan de una intervención).

P La temporalidad en el logro de los resultados se alinea a la de los objetivos estratégicos.

• Formulación de resultados y productos

Para formular estos elementos de la matriz, se presenta el siguiente ejemplo.

Para lograr un resultado R1 se requieren 3 productos (P1, P2, P3)

RESULTADOS

El resultado R1 se formuló tomando en cuenta la situación futura que la Unidad espera lograr al final de su intervención. La redacción del resultado R1 se planteó de la siguiente manera:

Resultado R1:Al2017el50%deespecialidadesdelaPUCPimplementalosmecanismosinstitucionalesdeplanificacióncurricular.Unidad de medida:NúmerodeespecialidadesqueaplicanalmenosunodelosmecanismosinstitucionalesdeplanificacióncurricularLínea base (2014): 12Meta Final (2017): 24

(Loscriteriosparadeterminarsielresultadoestábienplanteadosonlossiguientes:esunasituaciónfuturarelevante,específica,alcanzable,medibleyacotadaeneltiempo)

Figura N° 13: Matriz de Resultados

Eje PEI:

Objetivo estratégico del PEI:

Objetivo estratégico del PDU:

Resultados/Productos Unidad de medida 2014 2015 2016 2017 2018 Fuente de Responsable (Indicador) (LB) verificación

Resultado 1.

1

2

3 PROD

UCTO

S


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PRODUCTOS

Para lograr este resultado R1, la Unidad determinó que sería suficiente la obtención de dos productos (P1, P2) y los planteó de la siguiente manera:

Producto 1:24perfilesdiseñadosacordesalaGuíaparalaelaboracióndelperfildelegresadodepregrado.Unidad de medida:Númerodeespecialidadesconperfildeegresodepregradoacordealaguía

Producto 2:18planesdeestudiosalineadosalperfildelegresadoUnidad de medida:Númerodeplanesdeestudioalineadosalperfildelegresado.

Producto 3:24perfilesevaluadosUnidad de medida:Númerodeperfilesevaluadosenfuncióndesulogro.

(Loscriteriosparadeterminarsilosproductosestánbienplanteadossonlossiguientes:representanunmediodirectoparaellogrodelresultado,sontangiblesointangibles,sonverificablesycuantificables)

MATRIZ DE RESULTADOS

Como resultado de la identificación de resultados y productos obtenemos la siguiente Matriz de Resultados:

Figura N° 14: Ejemplo de Matriz de Resultados

Eje PEI: FORMACIÓN

ObjetivoestratégicodelPEI:Ampliaryconsolidarunaformaciónflexible,integral,multi-einterdisciplinar

ObjetivoestratégicodelPDU:Definirlineamientoseimplementarlosmecanismosparalaplanificacióncurricular

Resultados/Productos Unidad de medida 2014 2015 2016 2017 2018 Fuente de Responsable (Indicador) (LB) verificación

12 16 20 22 24

12 16 20 22 24

11 11 17 17 18

0 0 0 3 24

PROD

UCTO

S

Númerodeespecialida-desqueaplicanalmenosunodelosmecanismosinstitucionalesdeplanifi-cación curricular

Resultado 1. Al 2017 el 50% de especialidades de la PUCP implementa los mecanismos institucionalesdeplanificacióncurricular

ReportepresentadoenlamemoriaanualdelVRAC

Autoridadpolítica

24perfilesdiseñadosacordesalaGuíaparalaelaboracióndelperfildelegresadodepregrado

18planesdeestudiosalineadosalperfildelegresado

24perfilesevaluados

Númerodeespecialida-desconperfildeegresodepregradoacordealaguía

Númerodeplanesdeestudioalineadosalperfildelegresado

Númerodeperfilesevaluadosenfuncióndesulogro

1

2

3

Documentodelperfildelacarrera

Documentodelplandeestudiosdelacarrera

Documentodeevaluacióndellogrodelperfildelacarrera

Nombreyapellidodelresponsable




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4.6. Paso 6: “Consolidando el PDU”

Como resultado del proceso de formulación, se consolida toda la información obtenida en un documento que constituye el Plan de Desarrollo de la Unidad y cuyo contenido puede ser el siguiente:

Figura N° 15: Contenido de PDU

4.7. Paso 7: “Aprobando el PDU”

El PDU deberá ser aprobado por cada Unidad por lo que deberá ser revisado y validado en los distintos niveles de la organización y la autoridad. Es importante que este proceso de aprobación sea difundido y socializado en la Unidad a fin de asegurar que todos los integrantes estén informados sobre los resultados esperados de su gestión.

Plan de Desarrollo de la Unidad

1. Visión

2. Misión

3. Valores

4. Diagnósticointerno(AnálisisFODA)

5. Diagnósticoexterno

6. Definicióndelaestrategia

•Temasestratégicos

•Objetivosestratégicos,indicadores,resultadosyproductos

•Matrizderesultados

7. Anexos

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5. Seguimiento del PDU

5.1. ¿Cómo hacemos el seguimiento institucional al PDU?

El seguimiento institucional es el proceso que se lleva a cabo con la finalidad de verificar que la Unidad está cumpliendo con las metas de producto y resultados contenidas en la Matriz de Resultados del PDU. El proceso de seguimiento del plan busca que se cuente con información accesible a las autoridades e interesados directos que servirá de apoyo para la toma de decisiones. Para llevar a cabo esta labor se recomienda formar un equipo de planeamiento con un coordinador responsable del seguimiento.

Este seguimiento es paralelo al monitoreo continuo de los avances que la Unidad puede realizar en cualquier momento del año, mediante la actualización del porcentaje de avance de sus resultados y productos en la plataforma.

5.2. ¿Con qué frecuencia se realiza el seguimiento?

El seguimiento del PDU se realiza en tres momentos conforme se indica a continuación:

Primer corte: se da a finales del mes de mayo y tiene por objetivo mostrar los resultados finales de lo planificado en el año anterior, y por ende, dar por concluida la evaluación de dicho año. Asimismo, permite registrar los primeros avances del año en curso. La informa-ción de cierre del año anterior es sistematizada y utilizada como insumo por la Comisión Central de Presupuestos (CCP).

Segundo corte: se da a finales del mes de agosto y tiene el propósito de identificar los avances en cuanto a lo planificado para el primer semestre del año. La información consignada en este corte se convierte, a partir de un análisis en conjunto con la DAE, en un insumo importante para la CCP durante el proceso de asignación presupuestal del siguiente año.


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Tercer corte: se da a inicios del mes de diciembre y permite contar con una versión preliminar de lo logrado al final del año. Además de la información de seguimiento, se elabora el informe de gestión.

El registro de la información de seguimiento se realiza a través de la “Plataforma de re-gistro y seguimiento3”. Para mayor información es posible consultar el Manual de uso de la Plataforma ubicado en la página web de la DAPE:

http://dape.pucp.edu.pe/materiales-y-herramientas-de-trabajo/plataforma-de- registro-y-seguimiento/

5.3. ¿Qué logramos con el seguimiento?

El seguimiento busca mostrar si los resultados y/o productos se están logrando, mediante el uso sistemático de un mismo conjunto de indicadores para el recojo de información y actividades de implementación diseñadas para apoyar directamente a los resultados. De no alcanzar el resultado esperado, se analizarán los factores limitantes y se tomarán las medidas correctivas necesarias, considerando factores limitantes y facilitadores que hayan incidido en ello. En caso de lograr el resultado esperado, se analizarán los factores facilitadores con el fin de promoverlos. Las acciones de seguimiento fortalecen una cultura de rendición de cuentas que contribuye a sentar las bases de una gestión por resultados en la comunidad de la PUCP así como a sistematizar las lecciones aprendidas que puedan ser replicadas en la institución.

3 En caso sea necesario que más usuarios tengan acceso a la plataforma de registro y seguimiento, para ingresar y/o editar información, además de las autoridades y el interlocutor, es posible solicitar accesos para ello a DIRINFO previa coordinación con DAPE.

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6. Evaluación del PDU

6.1. ¿En qué consiste la evaluación?

Es el proceso que permite determinar las razones que subyacen al éxito o fracaso de las metas establecidas en el PDU, con el objetivo de identificar las lecciones aprendidas del proceso.

La evaluación de los resultados del PDU se debe llevar a cabo luego de que se han ob-tenido todos los productos programados para alcanzar un determinado resultado. Este proceso de evaluación consiste en analizar qué efectos se han logrado y por qué. También permite identificar resultados no buscados y determinar si son atribuibles al accionar de la Unidad. La evaluación de resultados puede implicar la realización de investigaciones y estudios cuantitativos y cualitativos.

6.2. ¿Para qué evaluamos?

La evaluación se realiza para determinar por qué se logró o no se logró un resultado. También analiza la sostenibilidad de los logros y los factores que contribuyeron a su éxito o fracaso.

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Es el documento que reporta los productos y resultados alcanzados durante el año. Este informe debe contener información cuantitativa y cualitativa que sustente el avance físico y presupuestal4 de los logros obtenidos por la Unidad. El Informe de gestión de las unidades pretende ser un instrumento que permita a las unidades realizar una sistematización de los resultados logrados al cabo de un año, así como el análisis de los factores facilitadores y limitantes que influyen en el logro de los mismos. De este modo, la Unidad obtiene lec-ciones aprendidas que puedan ser un punto de partida para la planificación del siguiente año y para la toma de acciones de mejora de propuestas, luego del análisis del quehacer al cabo de un año de gestión.

7. El Informe de Gestión de la Unidad

4 Avance físico es el cumplimiento de metas de producto, mientras que el avance financiero es el gasto realizado para lograr dichas metas de productos.

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Esta Guía incluye los aspectos básicos necesarios para llevar a cabo los procesos de planea-miento, seguimiento y evaluación en la PUCP, luego de sistematizar la experiencia sobre el trabajo de asesoramiento y acompañamiento a diversas unidades.

Es un documento que busca difundir estos aspectos a la comunidad universitaria para promover que se repliquen experiencias de planeamiento en las distintas unidades que conforman la universidad. Se recomienda que esta guía sea utilizada considerando las particularidades y necesidades de cada Unidad.

Esta guía se pone a disposición de la comunidad universitaria, con el espíritu de avanzar en la mejora de los procesos mencionados bajo el enfoque de la Gestión por Resultados y con miras a lograr las apuestas institucionales plasmadas en el Plan Estratégico Institucional.

Una advertencia final muy importante: Ni el PEI ni los PDU pueden estar desvinculados del presupuesto. La elaboración de estos documentos tiene que considerar las restricciones presupuestales existentes para su periodo de vigencia, pues de lo contrario su imple-mentación es inviable. Del mismo modo, el proceso de asignación presupuestal, que por definición busca la distribución óptima de los recursos escasos, debe ser elaborado con una mirada de largo plazo, procurando financiar los resultados y productos que permitan alcanzar los objetivos estratégicos del Plan.

El Plan, sin el presupuesto, es un sueño sin límites, no sujeto a restricciones. El presupuesto, sin Plan, es la asignación ciega de recursos, sin un norte definido.

¿Qué se elabora primero? ¿El Plan o el presupuesto? Lo óptimo es que sean dos procesos simultáneos. En la práctica, sin embargo, puede ser útil que el proceso de planeamiento se lleve a cabo con información preliminar básica sobre las restricciones presupuestales multianuales que tenga la universidad. De esa manera, el proceso de planificación es un “sueño sujeto a restricciones”.

8. Consideraciones finales: la vinculación entre la planificación estratégica y el presupuesto

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Bibliografía

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Pontificia Universidad Católica del Perú 2012 Plan Estratégico Institucional PUCP 2011- 2017: hacia el centenario. Lima: PUCP.

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