GUIA FUNDAMENTOS DE ANALISIS Y

DESARROLLO DE SISTEMAS

COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DEFINICIONES

¿QUÉ ES UN SISTEMA? Conjunto de partes coordinadas y en interacción para

alcanzar un conjunto de objetivos.Otras definiciones de sistemas:

Conjunto de partes coordinadas que interactúan para alcanzar un conjunto de objetivos comunes.

Un sistema es aquel que agrupa diferentes partes que contribuyen de distinta forma para lograr un objetivo.

Un sistema es un conjunto de partes y objetos que interactúan y que forman un todo o que se encuentran bajo la influencia de fuerzas de alguna relación definida.

Un sistema es un conjunto de objetos y sus relaciones por medio de sus atributos.

Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.

Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Las mas representativas son: Variedad en la Presentación Disponibilidad de la información Información selectiva Tiempo de respuesta Generalidad Flexibilidad Exactitud Seguridad

CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DE LOS SISTEMAS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONALES

Los sistemas organizacionales tienen como fin producir bienes, productos y/o servicios que satisfacen la demanda de un mercado.

Para lograr esto, interactúan con elementos del ambiente para adquirir los

materiales necesarios, los obreros y el conocimiento para fabricar los bienes. Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware,

software, procedimientos, usuarios (clasificados en directos, indirectos,

administradores y directivos) los datos y la información.

CATEGORÍAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TPS : Actúan en el nivel operativo, y sirven para realizar el seguimiento de las actividades y transacciones elementales (nóminas, facturación)

MIS : Se apoya en conocimientos internos y externos para tomar decisiones de forma automática.

DSS : Sirve para seguimiento y control estratégico y la toma de decisiones no rutinarias ni estructuradas.

EIS : Actúan en el nivel estratégico y gerencial, es fácil de entender y ejecutar.

COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interface automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes.

Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, las unidades extraíbles.

Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes.

CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases:

1). Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona.

2). Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

¿Qué es lo que hace? ¿Cómo se hace? ¿Con que frecuencia se presenta? ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o

decisiones? ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las

tareas? ¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa

que lo origina?

3). Diseño del sistema: El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

4). Desarrollo del software: Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

5). Prueba de sistemas: Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. 

6). Implantación y evaluación: La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años.

Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes.

La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e interno.

Opinión de los administradores: evaluación de las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

Desempeño del desarrollo: La evaluación de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

PORTAFOLIO DE DESARROLLO

APLICACIONES

CÓMO INICIAR Y GESTIONAR LOS PROYECTOS DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN? La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar

recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.

Las características o atributos comunes a la mayoría de los proyectos:

Objetivo (poner los pies en la tierra; la naturaleza del proyecto debe ser real, sustentable y medible)

Calendario de Actividades (debe tener un programa de actividades o plan de trabajo)

Complejo (no es nada sencillo y está compuesto por múltiples elementos)

Demanda recursos (Requiere habilidades, conocimientos, capital y esfuerzo humano de diversas áreas de una organización o comunidad)

Estructura organizacional (tiene roles y responsabilidades, ej. gerente de proyecto, líder de proyecto, sponsor, clientes, etc)

Sistema de Control e Información (por lo menos un sistema manual o automatizado de registrar la documentación e información relacionada al proyecto)

EL PROCESO DE SELECCIÓN Y REVISIÓN DE PROYECTOS

Aspectos del seguimiento en la gestión de los proyectos

El seguimiento es parte fundamental de la Gestión de Proyectos se basa en proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviación sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.

VISIBILIDAD: Hace referencia a la actitud del líder, de cara a estar siempre enterado de cómo va el proyecto y su posible desviación de los parámetros establecidos.

DESVIACIONES: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en función del tiempo, dinero y recursos, además se debe cuantificar el grado de desviación, para conocer si es posible volver al camino correcto y cuanto costaría.

FRECUENCIA: Cuanto mas rápido se identifique una deficiencia en el proyecto mas fácil será enmendarlo por eso se recomiendan análisis y revisiones semanales, para conocer el estado del proyecto.

TOMA DE DECISIONES: Después de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema, se debe tener cuidado en la identificación de los causantes del retraso, pues a veces se esconden detrás de otros.

TECNICAS DE SEGUIMIENTO: Las herramientas mas usadas, en la Gestión de Proyectos son reuniones, revisiones, reportes, y software administrativo. Conviene que todo el equipo envíe reportes del grado de avance de sus tareas y actividades, de la manera mas sencilla y eficaz de entender. Los reportes deben dar fe de: Progreso, Alcance, Tiempos, Costes, Rentabilidad, Riesgos, Problemas, Calidad, Recursos Humanos y Recursos Materiales entre otros.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Antes de tomar la decisión de llevar un proyecto al cabo, es necesario hacer estudios previos de viabilidad.En el estudio de viabilidad técnica se determinan el emplazamiento óptimo del proyecto, la tecnología más apropiada, las necesidades en recursos (materiales, mano de obra, ...), el tamaño del proyecto, y se incluye un análisis del impacto medioambiental del proyecto.En el estudio de viabilidad económica se estudia la rentabilidad económica del proyecto la cual indica su grado de atractivo para decidir la conveniencia o no de llevarlo a cabo.En caso de que se quiera utilizar recursos externos a la propia empresas, se hace un estudio de viabilidad financiera.

SELECCIÓN DE LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DEL

PROYECTOSe ocupa de hacer un seguimiento sobre todas las actividades del proyecto, cubriendo los procesos

relacionados con el inicio, la planificación, la ejecución y el cierre. Se adoptan acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del

proyecto.

La supervisión incluye la recogida, medición y difusión de información sobre el rendimiento, y la evaluación de las mediciones y tendencias para llevar a efecto

mejoras de los procesos e identifica cualquier área que necesite mas información.

INTRODUCCIÓN AL ANÁLISIS DE SISTEMAS

¿QUÉ ES EL ANÁLISIS DE SISTEMAS?

Ciencia encargada del análisis de sistemas grandes y complejos y la interacción entre esos sistemas.

Esta área se encuentra muy relacionada con la Investigación de operaciones.

También se denomina análisis de sistemas a una de las etapas de construcción de un sistema informático, que consiste en relevar la información actual y proponer

los rasgos generales de la solución futura.

LO QUE NO ES EL ANÁLISIS DE SISTEMAS

No es profesional en mantenimiento de computadores.

No es desarrollador de hardware.

No es especialista en redes.

No es un ensamblador de computadores.

No es especialista en electrónica

EL TRABAJO DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un negocio mediante el examen de la entrada y el procesamiento de datos y su consiguiente producción de información, con el propósito de mejorar los procesos de una organización. Muchas mejoras incluyen un mayor apoyo a las funciones de negocios a través del uso de sistemas de información computarizados.

El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de gente y contar con suficiente experiencia en computadoras. El analista desempeña diversos roles, en ocasiones varios de ellos al mismo tiempo.

Los tres roles principales del analista de sistemas son el de consultor, experto en soporte técnico y agente de cambio.

DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

Existen tres tipos de requerimientos. Un requerimiento funcional puede ser una descripción de lo que

un sistema debe hacer. Este tipo de requerimiento especifica algo que el sistema entregado debe ser capaz de realizar.

Un requerimiento no funcional: de rendimiento, de calidad, etc.; especifica algo sobre el propio sistema, y cómo debe realizar sus funciones. Algunos ejemplos de aspectos solicitables son la disponibilidad, el testeo, el mantenimiento, la facilidad de uso, etc.

Otros tipos de limitaciones externas, que afectan en una forma indirecta al producto. Estas pueden ir desde la compatibilidad con cierto sistema operativo hasta la adecuación a leyes o regulaciones aplicables al productoUna colección de requerimientos describe las características o atributos del sistema deseado. Se omite el cómo debe lograrse su implementación, ya que esto debe ser decidido en la etapa de diseño por los diseñadores.En la ingeniería de software se aplica el mismo significado, sólo que el énfasis está puesto en el propio software.

CARACTERÍSTICASLos requerimientos bien formulados deben satisfacer varias características. Si no lo hacen, deben ser reformulados hasta hacerlo.

Necesario: Lo que pida un requerimiento debe ser necesario para el producto. No ambiguo: El texto debe ser claro, preciso y tener una única interpretación

posible. Conciso: Debe redactarse en un lenguaje comprensible por los inversores en

lugar de uno de tipo técnico y especializado, aunque aún así debe referenciar los aspectos importantes

Consistente: Ningún requerimiento debe entrar en conflicto con otro requerimiento diferente, ni con parte de otro. Asimismo, el lenguaje empleado entre los distintos requerimientos debe ser consistente también.

Completo: Los requerimientos deben contener en sí mismos toda la información necesaria, y no remitir a otras fuentes externas que los expliquen con más detalle.

Alcanzable: Un requerimiento debe ser un objetivo realista, posible de ser alcanzado con el dinero, el tiempo y los recursos disponibles.

Verificable: Se debe poder verificar con absoluta certeza, si el requerimiento fue satisfecho o no. Esta verificación puede lograrse mediante inspección, análisis, demostración o testeo.

Estas características suelen ser subjetivas, es decir, no pueden ser calculadas de forma automática por ningún sistema. Por ello, se tiende a medir otras métricas o indicadores que sí que pueden ser calculados de forma automática y que, de algún modo, pueden sustituir o mapear con esta lista de características.

¿QUÉ ES LA DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS?

Conjunto de actividades encaminadas a obtener las características necesarias que deberá poseer el nuevo

sistema, es el estudio de un sistema, actividad o proceso, para comprender cómo trabaja y dónde es

necesario efectuar mejoras o cambios considerables.

REQUERIMIENTOS BÁSICOS

Los analistas estructuran su investigación al buscar respuestas a las siguientes cuatro importantes

preguntas:

¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

¿Qué datos utiliza o produce esta empresa?

¿Cuáles son los limites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

¿Qué controles de desempeño utiliza?

REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSACCIONES DE LOS

USUARIOSLos sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan datos por alguna razón por ejemplo: en un sistema de pedidos los clientes son procesados de forma tal que sean artículos indicados.Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de pedidos deben conocer todo lo relacionado cuándo procesan estas transacciones.

Requerimiento de decisión de los usuarios:

A diferencia de las actividades de transacción las relacionadas con decisiones no siguen un procedimiento especifico las rutinas son muy claras y es posible que los controles vagos.Es probable que los sistemas de decisión tengan que ver con el pasado, presente o el futuro. Algunos brindan su porte para decisiones recurrentes mientras que otros son únicos y no recurrentes, estos sistemas pueden utilizar datos que se originan dentro de empresas como los generados por el procesamiento de transacciones fuera de ella, por ejemplo asociaciones o fuentes comerciales en algunos casos se procesan los datos de transacción para generar nueva información para la toma de decisiones.

Requerimiento de toda la organización:

En las empresas los departamentos dependen de uno de otro para brindar servicios para fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente el trabajo hecho en un depto. afecta al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un departamento también deben evaluar las implicaciones. Algunas veces los sistemas abarcan los trabajos de varios deptos. La recepción del pedido ilustra la importancia de considerar las ramificaciones de un tipo de actividad para l resto de las organizaciones. Cuando el grupo de ventas toma un pedido la acción da origen a una serie de actividades que afectan a las demás áreas. Es probable que los analistas que tiene interés en el proceso de recepción de pedidos no trabaje al mismo tiempo sobre el sistema de facturación, sin embargo deben tener conocimientos de cualquier requerimiento en cualquier otra parte de la organización, si el proceso de recepción de pedidos no captura la dirección de los clientes para el cobro o el lugar donde deben enviar los productos entonces ¿cómo enviar los artículos o las facturas por correo a su lugar de destino? Entonces es importante estar al tanto de otros requerimientos de la organización.

TÉCNICAS PARA ENCONTRAR HECHOS

Los analistas utilizan métodos específicos, denominados técnicas para encontrar hechos, con el objeto de reunir

datos relacionados con los requerimientos.

Entre estos se incluyen la entrevista, el cuestionario, la

revisión de los registros  y la observación.

En general, los analistas emplean mas de una de estas técnicas para llevar a cabo una investigación amplia y

exacta.

HERRAMIENTAS PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS Y

DECISIONES Seguir procedimientos y tomar decisiones son aspectos importantes

de cualquier empresa. Las decisiones y procedimientos son de importancia para el analista

cuando este conduce una investigación de sistemas dentro de la empresa.

Las herramientas ayudan al analista a integrar los datos recopilados

por los diversos métodos estudiados anteriormente. Pero, como sucede con todas las herramientas, la que emplea el analista para

documentar procedimientos y decisiones deben utilizarse adecuadamente.

Se presentan tres herramientas para documentar procedimientos: árboles de decisión, tablas de decisión y español estructurado.