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Herramientas TIC de

Oficina para el

autónomo

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1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 5

2. Ofimática .......................................................................................................... 6

2.1. Procesador de textos ............................................................................................ 6

2.1.1. ¿Qué son?........................................................................................................................... 6

2.1.2. Herramientas más comunes en el mercado:...................................................................... 7

2.1.3. Utilidades ........................................................................................................................... 7

2.1.4. Recursos formativos ........................................................................................................... 9

2.2. Hojas de Cálculo ................................................................................................. 10

2.2.1. ¿Qué son?......................................................................................................................... 10

2.2.2. Herramientas más comunes ............................................................................................ 10

2.2.3. Utilidades ......................................................................................................................... 11

2.2.4. Recursos formativos ......................................................................................................... 14

2.2.5. Trucos ............................................................................................................................... 15

2.3. Digitalización de documentos .............................................................................. 16

2.3.1. ¿Qué es? ........................................................................................................................... 16

2.3.2. Concepto PDF ................................................................................................................... 17

2.3.3. ¿Cómo puedo crear archivos en formato PDF? ............................................................... 18

2.3.4. Sistemas OCR .................................................................................................................... 19

2.4. Gestión documental ............................................................................................ 20

2.4.1. ¿Qué es? ........................................................................................................................... 20

2.4.2. Ventajas ............................................................................................................................ 20

2.5. Imagen y cartelería ............................................................................................. 22

2.5.1. Recomendaciones ............................................................................................................ 23

2.5.2. Uso de imágenes .............................................................................................................. 23

2.5.3. Búsqueda de imágenes en Internet ................................................................................. 24

3. Backup y seguridad .......................................................................................... 25

3.1. Antivirus ............................................................................................................. 25

3.1.1. ¿Qué son?......................................................................................................................... 25

3.1.2. Comparativa tradicional vs online (NUBE) ....................................................................... 26

3.1.3. ¿Cómo lo obtengo? .......................................................................................................... 27

3.2. Copias de seguridad ............................................................................................ 28

3.2.1. ¿Qué son?......................................................................................................................... 28

3.2.2. Utilidades ......................................................................................................................... 29

3.2.3. Recomendaciones ............................................................................................................ 29

3.2.4. ¿Cómo lo obtengo? .......................................................................................................... 29

4. Comunicación .................................................................................................. 31

4.1. Correo electrónico (email) ................................................................................... 31

4.1.1. ¿Qué es? ........................................................................................................................... 31

4.1.2. ¿Email genérico o uso de dominio? ................................................................................. 32

4.1.3. Tipos de correo y programas ............................................................................................ 32

4.1.4. Uso de filtros y etiquetas ................................................................................................. 32

4.1.5. El spam ............................................................................................................................. 33

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4.1.6. Firma o tarjeta con los datos ............................................................................................ 34

4.1.7. Adjuntar archivos ............................................................................................................. 35

4.1.8. Mailing .............................................................................................................................. 35

4.1.9. Recomendaciones ............................................................................................................ 36

4.2. Mensajería móvil ................................................................................................ 37

4.2.1. ¿Qué es? ........................................................................................................................... 37

4.2.2. Utilidades ......................................................................................................................... 37

4.2.3. ¿Cómo los obtengo?......................................................................................................... 38

5. Oficina remota ................................................................................................ 40

5.1. Almacenamiento en la Nube ............................................................................... 40

5.1.1. ¿Qué es? ........................................................................................................................... 40

5.1.2. Ventajas ............................................................................................................................ 40

5.1.3. Programas ........................................................................................................................ 40

5.1.4. Recursos ........................................................................................................................... 40

5.1.5. Utilidades ......................................................................................................................... 41

5.1.6. Plataformas específicas .................................................................................................... 42

5.2. Agenda online ..................................................................................................... 43

5.2.1. ¿Qué es? ........................................................................................................................... 43

5.2.2. Utilidad y caso de uso ...................................................................................................... 43

5.2.3. Recursos ........................................................................................................................... 44

5.2.4. Recomendaciones ............................................................................................................ 45

5.3. Control remoto del PC de oficina ......................................................................... 45

5.3.1. ¿Qué es? ........................................................................................................................... 45

5.3.2. Utilidades ......................................................................................................................... 45

5.3.3. Programas ........................................................................................................................ 45

5.4. ................................................................................................................................ 46

5.4.1. Recursos ........................................................................................................................... 46

5.5. Aplicaciones móviles esenciales .......................................................................... 47

6. ANEXO: Repositorios de aplicaciones de software libre para autónomos y

micropymes ............................................................................................................ 49

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1. INTRODUCCIÓN

El siglo XXI es considerado el siglo de las Nuevas Tecnologías, en especial las conocidas como la Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). Las ventajas del uso de éstas en el entorno empresarial son innegables puesto que nos proporcionan los herramientas óptimas para mejorar la organización y la estructuración de los procesos, repercutiendo de forma beneficiosa en nuestro negocio.

El uso de las TIC va a facilitarnos y/o proporcionarnos los recursos necesarios para obtener un mayor aprovechamiento en todos los ámbitos de nuestra empresa. Algunos de ellos ―entre otros muchos―, que se verán favorecidos con la utilización de las Nuevas Tecnologías son:

Gestión interna.

Relación con terceros.

Marketing y publicidad.

Sin duda, las TIC son fundamentales a la hora de organizar nuestras tareas diarias. Herramientas como el correo electrónico, las hojas de cálculo y los programas para la gestión son imprescindibles en nuestro quehacer cotidiano.

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2. Ofimática

La ofimática comprende una serie de programas informáticos de uso corriente que nos permiten automatizar diferentes tareas que se desarrollan en la parte de gestión y administración de la empresa, lo que nos posibilita un tratamiento eficiente de la información.

En este capítulo trataremos los usos, aplicaciones y trucos de uso de los procesadores de texto y de las hojas de cálculo. Se ha añadido un apartado relativo a la digitalización de documentos, así como del uso de imágenes y de cartelería, cada día utilizadas con más frecuencia en las empresas.

2.1. PP RR OO CC EE SS AA DD OO RR DD EE TT EE XX TT OO SS

2.1.1. ¿ Q u é s o n ?

Un procesador de textos es una aplicación que permite la creación y/o modificación de textos digitales. Este tipo de software se encuentra integrado en una suite informática agrupada con programas de bases de datos, hojas de cálculo, presentaciones, gestor de correo, etc.

En el mundo empresarial tiene gran utilidad en la creación de todo tipo de documentación y escritos comerciales.

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2.1.2. H e r r a m i e n t a s m á s c o m u n e s e n e l m e r c a d o :

Con Google Docs trabajaremos en la Nube (los documentos estarán en la Red además de en nuestro ordenador), siendo necesario para su uso estar conectado a Internet y tener una cuenta de correo en Google.

2.1.3. U t i l i d a d e s

El programa tendrá unas especificidades propias que marcarán las herramientas de las que dispondremos. No obstante, se pueden destacar ciertas funcionalidades o trucos prácticos que son comunes en muchos de ellos y que pueden sernos útiles de cara a su aplicación diaria:

Uso de plantillas:

Podemos tener almacenado un documento base con una estructura y formato predeterminados en el que podamos insertar lo que precisemos en un determinado momento como, por ejemplo, facturas, comunicaciones a clientes, cartas a proveedores, comunicaciones internas, etc.

El uso de las plantillas puede ser:

o Específico: un documento con un formato especial que pueda usarse para crear uno nuevo.

o General: cualquier documento utilizado como modelo para realizar otro.

Ejemplo de aplicación de plantillas:

o Estandarizar formatos para las comunicaciones con clientes, proveedores, bancos, etc.

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o Crear carteles y anuncios de nuestro negocio.

o Establecer modelos para rellenar después. Éstos nos serán de gran utilidad en nuestro negocio y podremos aplicarlos para diferentes tareas: controlar el almacén, la entrada y salida de material, los albaranes de entrega manuscritos, etc.

Combinación de correspondencia:

Existe la posibilidad de particularizar una plantilla con variables procedentes de una lista de contactos o base de datos. Si, por ejemplo, necesitamos realizar un envío de cartas masivo y tenemos una plantilla base ―así como una relación con las características que lo identifican―, no será necesario realizar una a una todas las personalizaciones, podemos hacerlo de forma automática con las utilidades de combinación de correspondencia que implementan estos programas.

Control de cambios:

Cuando un documento ha de ser revisado y complementado por varias personas esta herramienta es muy útil puesto que nos mostrará los cambios introducidos por cada una de ellas, así como las aportaciones realizadas en el documento final. Todos los procesadores de texto modernos incluyen esta funcionalidad.

Corrector ortográfico:

Para que lo podamos utilizar deberemos tenerlo activado en nuestro equipo. Se caracteriza por comparar todas las palabras que introducimos mediante el teclado con un diccionario. Si ésta no coincide con ninguna referencia la marcará y nos sugerirá otras alternativas en el caso que las hubiera o si el vocablo no existiera, también nos lo indicará.

Atajos de teclado:

Son teclas o conjuntos de teclas que pulsados a la vez realizan una acción determinada. Son muy eficaces para realizar acciones que repetimos mientras mecanografiamos. Las más conocidas son CTtrl+C y Ctrl+V ―copiar y pegar―, pero existen infinidad de combinaciones que hacen más sencillo el manejo de las

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aplicaciones. Con el uso diario nos iremos familiarizando con ellas. Las encontraremos en los menús de los programas junto a acciones a realizar, por ejemplo:

Macros:

Existe la posibilidad de realizar automáticamente una secuencia de pasos predefinida por el usuario mediante la grabación previa de los mismos. Esta función es de gran utilidad para poder simplificar operaciones y cálculos complejos.

2.1.4. R e c u r s o s f o r m a t i v o s

Curso y vídeo tutorial de Word 2010: http://www.aulaclic.es/word-2010/index.htm

Curso de Google Docs y vídeo tutorial: http://www.aulaclic.es/googledocs

Curso y vídeo tutorial que incluye Writter de OpenOffice: http://www.aulaclic.es/openoffice/index.htm

Curso de OpenOffice Writter: http://wiki.open-office.es/Writer

Manual básico de OpenOffice Writter: http://bardinux.ull.es/system/files/manual_basico_oowriter.pdf

Formación online: http://formados.ceslcam.com/login/index.php

¿Cómo instalar OpenOffice Writter en tu ordenador?: http://www.practicopedia.com/programas/como-instalar-open-office-en-tu-ordenador-10136.

Ayuda y soporte de Microsoft Word: http://office.microsoft.com/es-hn/ayuda-y-procedimientos-de-word-FX010064925.aspx?CTT=97

Vídeos sobre Microsoft Word en Practicopedia: http://www.practicopedia.com/search/practicopedia_search/word

Vídeo de cómo crear un documento de texto en Google Docs en Praticopedia: http://www.practicopedia.com/como-crear-un-documento-de-texto-con-google-docs-3621

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Vídeo decálogo del principiante de Microsoft Word: http://www.youtube.com/watch?v=ks4cdCS9VKk

2.2. HH OO JJ AA SS DD EE CC ÁÁ LL CC UU LL OO

2.2.1. ¿ Q u é s o n ?

La hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es una aplicación informática capaz de realizar operaciones ―con números y/o datos organizados en tablas―, de manera muy intuitiva y sencilla.

Un archivo hoja de cálculo es un libro compuesto por varias hojas o tablas con celdas organizadas en filas y columnas. En cada celda se pueden introducir números, textos o funciones para realizar operaciones más o menos dificultosas dependiendo de las necesidades de cada caso. El abanico de posibilidades es tal que podremos hacer desde una simple suma a cálculos complejos o, incluso, controlar procesos de más recorrido como un recoger un inventario o un listado de productos.

2.2.2. H e r r a m i e n t a s m á s c o m u n e s

Recuerda...

Los procesadores de texto son herramientas muy provechosas para nuestro trabajo. Conocer bien su funcionamiento y utilidades puede llevarnos un poco de tiempo, pero nada comparable con el ahorro que nos van a proporcionar.

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Como ya indicamos, el procesador de textos Google Docs trabaja con documentos en la Nube y debemos contar con cuenta en gmail para acceder a ellos.

2.2.3. U t i l i d a d e s

Inicialmente puede pensarse que para determinados cálculos es más rápido el uso de una simple calculadora, pero hemos de reflexionar en la gran ventaja que constituye visualizar los datos que introducimos y el resultado final obtenido al mismo tiempo. Este provecho unido al “re-cálculo” automático de éstos puede ahorrarnos mucho tiempo en comprobaciones posteriores cuando estamos tratando con grandes volúmenes de cifras o artículos.

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Las hojas de cálculo son el instrumento ideal para realizar tareas repetitivas como:

Realización de una pequeña contabilidad o seguimiento de costes.

Cálculos financieros.

Estudios y planteamiento de escenarios presupuestarios o de inversión.

Planificación de tareas.

Realizar listados de productos.

Las ventajas que aportan las hojas de cálculo son:

Generación de plantillas que podemos personalizar.

Gran capacidad para el tratamiento instantáneo de datos.

Posibilidad de modificar un dato o parámetro de forma inmediata con un “re-cálculo” de todas las operaciones revirtiendo en el resultado final.

Representación gráfica inmediata y dinámica de datos y resultados.

Exportación de resultados: facilidad para generación, así como transferencia de tablas y gráficos a otras herramientas ofimáticas como el editor de textos y las presentaciones.

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Funciones predefinidas que agilizan los cálculos de operaciones complejas.

Enlaces automáticos entre diferentes hojas que permiten una mejor organización de la información, al tiempo que con una sola modificación varían todas las celdas enlazadas.

Capacidad de base de datos: una hoja de cálculo puede realizar las tareas básicas de una base de datos como almacenamiento, búsquedas, ordenaciones, generación de informes, recuperación, etc.

Una característica fundamental de las hojas de cálculo es la posibilidad de uso de referencias entre celdas y rangos (conjuntos de celdas). Podemos referirnos a una celda mediante sus coordenadas de fila y columna e identificarla en una fórmula, desplegándola mediante la opción copiar o extender a diferentes celdas.

Uso de referencias en Excel http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/crear-o-modificar-una-referencia-de-celda-HP010102343.aspx

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Ejemplos de uso general de las hojas de cálculo:

Realizar facturas: mediante la elaboración de plantillas con los cálculos automatizados de conceptos se pueden producir los cargos con gran rapidez.

Control de inventario y almacén: es posible crear una pequeña base de datos con el listado de productos y las existencias vinculadas a la facturación que nos será muy útil para controlar el aprovisionamiento de nuestro negocio.

Guardar históricos de ventas y comparativas para analizar la evolución de las ventas de productos y de los ingresos.

Cálculo de préstamos e intereses de financiación para inversiones accediendo a funciones financieras que nos facilitan el cálculo de réditos y nos ayudan a tomar decisiones sobre adquisición y empréstito.

2.2.4. R e c u r s o s f o r m a t i v o s

Curso sobre diferentes versiones de Microsoft Excel y OpenOffice Calc: http://hojamat.es/guias/guias.htm#open

Curso de OpenOffice Calc: http://wiki.open-office.es/Calc

Teleformación: http://formados.ceslcam.com/login/index.php

Curso de Excel 2010: http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm

Curso de Google Docs y vídeo tutorial: http://www.aulaclic.es/googledocs/

Ayuda y Soporte de Microsoft Excel: http://office.microsoft.com/es-hn/support/ayuda-y-procedimientos-de-excel-FX010064695.aspx

Vídeos de Practicopedia sobre Microsoft Excel: http://www.practicopedia.com/search/practicopedia_search/excel

Vídeo Practicopedia para crear una hoja de cálculo con Google Docs:

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http://www.practicopedia.com/como-crear-una-hoja-de-calculo-con-google-docs-3622

Trucos de Microsoft Excel: http://trucosdeexcel.com/indice-de-post/

2.2.5. T r u c o s

En todas las aplicaciones:

Clicando sobre la confluencia de filas y de columnas se selecciona toda la hoja.

Pulsando F4 se realizará la misma operación precedente, pero en una casilla diferente (redo).

Si al introducir una fórmula queremos usar referencias de otras y fijar la celda, fila o columna, se puede realizar una vez introducida la casilla y pulsando F4 repetidamente.

Con CTRL+Enter comenzaremos una nueva línea en una misma celda.

Pulsando CTRL+las flechas de teclado, el programa obviará las celdas vacías, lo que proporciona rapidez a la hora de seleccionar datos.

Arrastrando el punto de controlador de relleno de la celda , se extiende la información que se encuentre en ella.

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2.3. DD II GG II TT AA LL II ZZ AA CC II ÓÓ NN DD EE DD OO CC UU MM EE NN TT OO SS

2.3.1. ¿ Q u é e s ?

Consiste en transferir a soporte digital los documentos disponibles en formato papel para su conservación, gestión y clasificado. Es la opción perfecta para poder disminuir el tráfico y la dependencia del papel en la oficina.

Para ello, en primer lugar, necesitamos un escáner como dispositivo para poder convertir nuestros archivos en papel en un archivo digital en un formato imagen (.tiff, .jpg, .bmp, etc.) o PDF.

Muchas de las fotocopiadoras e impresoras que existen en el mercado incluyen ya la funcionalidad de escáner. Si disponemos de una en la oficina nos facilitará la digitalización de documentos. Es importante tener en cuenta esta variable a la hora de comprar mecanismos complementarios para nuestro equipo informático.

Recuerda...

Las hojas de cálculo nos ayudarán a automatizar muchas de las operaciones recurrentes de tu negocio, así como a plantear escenarios.

Contamos con herramientas mucho más fiables y potentes que la calculadora y el papel, ayudándonos a ahorrar mucho tiempo.

Si bien las hojas de cálculo son una herramienta muy efectiva, puede llegar un momento que por dimensión de empresa o complejidad tengan que ser reemplazadas por programas como ERP o CRM de gestión empresarial y de contactos para el caso comercial.

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2.3.2. C o n c e p t o P D F

PDF ―cuyas siglas corresponden a Portable Document Format―, es un formato de documentos electrónicos desarrollado por Adobe Systems que es muy empleado en Internet debido a su facilidad de uso y portabilidad.

El documento mostrado en pantalla es igual en estilo, colores, gráficas, etc. al que obtendríamos en papel si lo imprimiéramos. De este modo nos sirve como visualización previa a la impresión o como aplicación para que no se modifique la información al ser distribuida.

El formato de archivo PDF se ha convertido en un modelo indispensable de transmisión de información tanto en la organización interna del negocio como en las Webs empresariales.

Las características que han resultado decisivas para el éxito del PDF son:

El programa para leer los archivos Acrobat Reader se puede obtener de manera gratuita para casi todos los sistemas operativos.

Aunque no se puede editar el contenido del archivo en la versión lectura, sí se pueden realizar búsquedas y copiar información a otros documentos.

Son de tamaño reducido, lo que les convierte en el modo perfecto para conservar documentación a largo plazo o para enviar vía correo electrónico.

No necesitamos tener una impresora a la par que estamos creando los documentos PDF. Podemos generar todos los documentos que queramos para después, en el momento que consideremos oportuno, obtener el formato en papel, lo que nos proporciona un ahorro considerable de tiempo.

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A la hora de guardar (escanear) nuestra documentación el formato PDF es ideal. Podremos leerlo desde cualquier ordenador sólo con instalarle una simple aplicación gratuita de Adobe sin necesidad de preocuparnos porque tenga un determinado software de pago.

La eficacia de este formato es indiscutible como en el tema que nos ocupa: cuando escaneamos un documento. En este caso, tendremos la posibilidad de guardar los archivos generados como fotografía o en conjunto en un PDF. Resulta evidente que siempre será mejor tener un sólo documento con varias páginas que diversas fotos que tendremos que organizar posteriormente.

2.3.3. ¿ C ó m o p u e d o c r e a r a r c h i v o s e n f o r m a t o P D F ?

Determinados programas como la suite de programas de software libre OpenOffice tienen la opción de exportar directamente los archivos en PDF, al igual que Google Docs desde donde podemos descargarlos en este formato directamente, sin necesidad de un programa específico. En el caso de que no tengamos una opción directa de exportación, podemos descargarnos de Internet una impresora PDF (descarga

http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/files/PDFCreator/PDFCreator%201.2.3/PDFCreator-1_2_3_setup.exe/download?use_mirror=ufpr).

La impresora PDF es un programa que se instala en nuestro ordenador y funciona como una impresora virtual que, en lugar de plasmar la información en papel, crea un archivo con formato PDF que podemos guardar en nuestro equipo.

Igualmente, cuando escaneemos ciertos documentos los programas asociados al escáner poseen habitualmente la opción de guardar documentos en este formato.

La impresora PDF es muy sencilla de usar desde cualquier programa que tenga la posibilidad de impresión. Aparecerá como si se tratase de otra impresora más del sistema. Después de seleccionarla para la impresión, podremos elegir el nombre y la ubicación del archivo tipo PDF que va a generar. Otra ventaja es que podremos enviar el documento sin preocuparnos de si el destinatario tiene el mismo programa de

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edición que nosotros estamos utilizando, anulando las posibilidades de que el receptor no pueda extraer la información del documento por no operar con el mismo sistema.

Si tenemos un archivo PDF sin formato editable y queremos pasarlo a un documento en el que podamos cambiar y editar el texto, podemos recurrir a programas específicos o recursos que encontramos en Internet como:

http://www.pdftoword.com/es/

http://convertpdftoword.net/convertpdftoword.aspx

2.3.4. S i s t e m a s O C R

Los sistemas OCR (Optical Character Recognition) o de reconocimiento óptico de caracteres son aplicaciones de identificación de texto en documentos o fotografías. Su principal función es la automatización de texto sin necesidad de ser tecleado. Cuando manejamos grandes volúmenes de textos sólo en formato papel, este tipo de herramientas pueden ofrecernos grandes posibilidades si necesitamos reutilizarlo.

Los OCR funcionan relativamente bien si los textos están escritos a máquina, mientras que si son manuscritos los resultados no suelen ser todo lo satisfactorios que desearíamos, aunque cada vez se está avanzando más en esta opción. De todas formas, siempre debemos repasar el texto generado tras el reconocimiento automático para detectar erratas.

Este tipo de programas pueden ser de carácter gratuito y también de pago (algunos con tramos gratuitos y períodos de prueba), junto con OCR´s online de libre utilización que ocasionalmente pueden sernos de gran utilidad. De entre ellos destacamos:

Gratuito:

Free OCR http://www.onlineocr.net/

Online OCR: http://www.onlineocr.net/

Comercial:

http://www.abbyyeu.com/es/

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2.4. GG EE SS TT II ÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA LL

2.4.1. ¿ Q u é e s ?

Podemos definirla como un conjunto de normas y reglas para el tratamiento de la documentación propia de una organización. En la era digital se entiende como la gestión de los contenidos digitales de una empresa.

Dada la ingente cantidad de documentación administrativa como de otro tipo que se produce, es necesario que en nuestro negocio contemos con una serie de normas para el tratamiento de documentos o que tengamos un programa específico que nos clasifique, ordene y facilite su consulta o reutilización.

2.4.2. V e n t a j a s

Realizar una buena gestión documental proporciona un acceso rápido a la información, así como a su procesado. Un ejemplo claro sería la gestión de las facturas recibidas por una empresa o negocio. Si las escaneamos al llegar a la empresa y las ponemos en un directorio compartido del servidor con su nombre y carpeta específicos por mes y año, podemos recuperarlas de manera sencilla para su aprobación o consulta posterior sin que sea necesario recurrir al papel y, gracias a una ordenación precisa, su localización será muy rápida.

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Una práctica muy útil ―que podemos realizar sin necesidad de instalar ningún otro tipo de programa informático específico de gestión documental― consiste en insertar los datos de la factura en una hoja de cálculo donde incluiremos un campo en el que aparecerá un hipervínculo al documento escaneado. De esta forma la hoja de cálculo nos permite realizar una somera, pero potente gestión documental.

Si deseamos utilizar programas más sofisticados podemos utilizar sistemas de gestión documental ad hoc que gestionan todo el proceso de archivo de forma automática y que, en algunos casos, incluso poseen un OCR que extrae palabras que indexa para posteriores búsquedas.

Estas aplicaciones específicas de gestión documental se denominan DMS (Document Management System) y permiten crear una estructura para la administración de documentación en las que encontraremos diferentes grados de seguridad, filtros de contenido según roles, así como múltiples funciones añadidas al archivado y a la conservación de la información. La utilidad fundamental que aportan es la indexación de documentos en función de etiquetas y palabras clave que facilitan después su búsqueda y consulta.

Los aplicaciones DMS se integran dentro de paquetes informáticos y suelen estar incluidos en sistemas de carácter más general como los ERPs (gestión de recursos) y CRMs (gestión de clientes).

Un ejemplo de sistema de gestión documental integrado con gestor de correo es la plataforma zimbra http://www.zimbra.com/.

Videos formativos sobre la gestión documental: ¿Qué es la gestión documental avanzada?

http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y&feature=related

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2.5. II MM AA GG EE NN YY CC AA RR TT EE LL EE RR ÍÍ AA

La imagen corporativa dentro de la estrategia de marketing es cada vez más importante en la proyección exterior de la empresa. En muchas ocasiones ésta puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso de un negocio. Los diseños de nuestros catálogos, logos e información deben de ser cuidados y estudiados al máximo para causar el mayor impacto.

Los clientes no confían en empresas si no creen en su mensaje. La imagen corporativa es una poderosa arma que toda Pyme o autónomo debe valorar y explotar.

El logo de empresa, la cartelería, los catálogos y nuestra Web son los elementos principales que proyectan nuestra imagen hacia el exterior.

Requisitos de un buen logo:

Sencillez: a la imagen debe acompañarle una leyenda clara y sencilla de leer.

Coherencia: la cartelería debe ser uniforme (tarjetas, facturas…).

Autenticidad: evita emular a otros.

Representativo.

Memorizable: fácil de recordar y de retener para el cliente.

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Para conseguir un logo puedes acudir a una empresa de diseño o comprar uno en la Red:

http://stocklogos.com/

http://www.logomaker.com

Tenemos que prever que el logotipo va a ser utilizado en diferentes soportes, tamaños y lugares, por lo que es conveniente realizarlo en diversos formatos y versiones (en color, monocromático, etc.).

2.5.1. R e c o m e n d a c i o n e s

El logo tiene que estar presente en la papelería, en el transporte, en los carteles propios de la empresa o que identifiquen sus locales y, evidentemente, en la página Web.

2.5.2. U s o d e i m á g e n e s

Para hacer uso de imágenes en nuestros catálogos, en la Web y en elementos de promoción debemos conocer su licencia y si podemos hacer uso de ellas libremente. Muchas de ellas disponen de copyright propio y su utilización sin autorización puede acarrearnos graves problemas legales. Aún así existen gran cantidad de recursos en la Red que nos proporciona una ingente fuente de imágenes gratuitas sobre diferentes temáticas. Si queremos algo más específico y profesional podemos acudir a varios bancos de ilustraciones de pago.

En Internet podemos encontrar una inmensa cantidad de material bajo licencia Creative Commons que no significa que no tenga copyright, sino que ofrecen determinados derechos a terceras personas en ciertas condiciones como las que se especifican en la siguiente ilustración:

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2.5.3. B ú s q u e d a d e i m á g e n e s e n I n t e r n e t

Herramientas que facilitan la búsqueda de imágenes en Internet según términos de uso y licencia:

Google Image Search: nos permite un filtrado segmentado de ilustraciones, incluso por tipo de licencia:

http://images.google.com/advanced_image_search?hl=es

Con Flickr búsqueda avanzada también podemos obtener imágenes para usarlas en nuestro material de empresa y promociones.

http://www.flickr.com/search/advanced/?

Otros portales para la cuestión que nos ocupa son http://www.shutterstock.com, http://sp.depositphotos.com/. Éstos funcionan por suscripción.

De gran utilidad son los programas de edición de fotos como Gimp (http://www.gimp.org.es/) que nos proporciona herramientas de retoque fotográfico, pudiendo generar de una imagen otra derivada.

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3. Backup y seguridad

3.1. AA NN TT II VV II RR UU SS

3.1.1. ¿ Q u é s o n ?

Los antivirus son programas informáticos que tienen como misión la detección y eliminación de virus informáticos y de software malicioso. En la actualidad podemos encontrarnos con dos grandes tipos de antivirus: los tradicionales y los que se ubican en la Nube.

Los antivirus tradicionales trabajan con una base de datos instalada en nuestro PC que sirve para comparar los ficheros escaneados por el antivirus en busca de software malicioso o virus. El concepto de antivirus en la Nube provoca que la base de datos de comparación no esté localizada en mi equipo, sino en una comunidad virtual que comparte información sobre los mismos.

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3.1.2. C o m p a r a t i v a t r a d i c i o n a l v s o n l i n e ( N U B E )

Antivirus tradicional

Ventajas:

o No es necesaria conexión a Internet para su utilización.

o La información del PC estará más segura.

o Se realiza una copia de seguridad de los archivos infectados.

o Controlamos la eliminación de los archivos y su ubicación.

Desventajas:

o Debe estar conectado a Internet para estar actualizado, aunque no es un requisito indispensable para el software.

o La base de virus no se actualiza automáticamente.

o Consumo mayor de recursos del ordenador: memoria, procesador, etc.

o El motor de búsqueda necesitará de actualizaciones regulares para que el antivirus no se quede obsoleto.

o Su licencia puede ser propietaria. Si así fuera, se necesitaría una patente del programa para su uso, aunque existen programas con tramos gratuitos.

Antivirus en la Nube

Ventajas:

o No es necesario la descarga de bases de datos de virus ni su actualización.

o No se necesitan dispositivos potentes para utilizarlos.

o Siempre está actualizado.

o En el momento que surja un nuevo virus ya estarás prevenido sin requerir ningún tipo de puesta al día.

o Los tiempos de escaneo se acortan.

o Las desinfecciones son más efectivas.

o Contribución masiva de los usuarios que mantienen actualizada las listas de virus, creando una inteligencia colectiva.

Desventajas:

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o Necesitamos estar conectados a Internet para que funcionen.

o Aumentan la probabilidad de falsos-positivos.

o El tema de la seguridad de los datos y la capacidad para borrar archivos todavía es un tema comprometido.

3.1.3. ¿ C ó m o l o o b t e n g o ?

Programas antivirus con tramos gratuitos descargables de internet como:

Vídeo Cómo instalar un antivirus en tu ordenador de forma gratuita.

Vídeo Cómo funciona el antivirus AVG.

Recuerda...

Es recomendable realizar escaneos periódicos ―o programarlos en nuestros antivirus―, con el fin de que el sistema funcione correctamente y salvaguardemos nuestros datos. Igualmente, es imprescindible tener activada la opción de actualización para que nuestro equipo esté protegido ante nuevos virus y amenazas que puedan surgir.

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3.2. CC OO PP II AA SS DD EE SS EE GG UU RR II DD AA DD

3.2.1. ¿ Q u é s o n ?

Es un proceso por el que se crea una copia de archivos de nuestro ordenador/servidor para prevenir su pérdida. Fundamentalmente sirven para:

Recuperar el archivo general ante una catástrofe que nos inutilice todo el sistema informático (incendio, inundación, etc.).

Rescatar archivos concretos que pueden haberse perdido/borrado accidentalmente o que se han corrompido.

Los procesos de copia de seguridad exigen poner a buen recaudo la información, separándola del original de tal manera que el depósito del duplicado esté salvaguardado de los posibles desastres que puedan afectar al original para asegurarnos su recuperación.

La información digital es una parte muy sensible de la empresa y debemos tener un plan para prevenir posibles pérdidas de ésta por diferentes motivos: incendio, subida de tensión, inundación o cualquier otro suceso.

Podemos realizar también copias de nuestros datos en la Nube mediante aplicaciones que permiten la copia y actualización automática de nuestros datos a través de la Red. Este tema lo abordaremos en los apartados de servicios en la Nube.

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3.2.2. U t i l i d a d e s

Existen diferentes técnicas y programas que optimizan y automatizan los procesos de creación de las copias de seguridad.

Copia normal o copia total: es un duplicado de protección de todos los archivos y directorios seleccionados.

Copia incremental: se realiza una reproducción sólo de los archivos que han cambiado desde la última copia de seguridad realizada.

Copia diferencial: se efectúa una réplica de todos los archivos que han cambiado desde la última copia de seguridad total que hayamos hecho.

3.2.3. R e c o m e n d a c i o n e s

Si el volumen de la copia es menor de 5Gb se aconseja la utilización de copias totales. Sin embargo, si supera ese espacio se sugiere el uso de las incrementales y/o diferenciales, dependiendo del volumen de archivos que hayan cambiado en cada ocasión. Si la variación no es muy elevada es recomendable realizar una copia diferencial, pero si se ha incrementado de forma considerable deberemos optar por un modelo de copia de seguridad incremental.

Lo más adecuado sería tener la información sensible centralizada en un servidor de uso común para la empresa, lo que facilitaría la ubicación de la copia de seguridad.

3.2.4. ¿ C ó m o l o o b t e n g o ?

Se pueden obtener programas gratuitos para realizar las copias de seguridad periódicas en los siguientes enlaces:

http://www.fbackup.com/es/

http://www.bacula.org/es/

http://www.areca-backup.org/

Vídeo Cómo realizar una copia de seguridad de tu disco duro con Windows 7.

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Recuerda...

Es necesario realizar copias de seguridad de los ficheros sensibles de la empresa de forma periódica para salvaguardar los datos y minimizar posibles daños ocasionados por pérdidas accidentales o provocados por desastres naturales (incendio, inundación, etc.). En este último sentido, se recomienda que un duplicado de seguridad se ubique fuera de la compañía, de tal forma que ante una catástrofe no se produzca una pérdida irreparable de la información. Con las copias de seguridad en la Nube nos olvidaríamos de este extremo.

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4. Comunicación

4.1. CC OO RR RR EE OO EE LL EE CC TT RR ÓÓ NN II CC OO (( EE MM AA II LL ))

4.1.1. ¿ Q u é e s ?

El concepto de email es muy simple: es el sistema para enviar y recibir correos (información) de forma electrónica. El potencial de uso del mail para nuestras comunicaciones diarias es realmente enorme, permitiéndonos estar en contacto constante con proveedores, clientes, empleados, etc.

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4.1.2. ¿ E m a i l g e n é r i c o o u s o d e d o m i n i o ?

Actualmente el uso de la cuenta de correo está muy extendido tanto a nivel particular como profesional. Si aun no poseemos una dirección de correo electrónico deberíamos creárnosla en un servidor gratuito como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc. o comprar un dominio para nuestra empresa (si no lo tenemos ya), para lo que tenemos que recurrir a un servidor de pago.

Dependiendo del uso y del alcance que se le quiera dar, deberemos elegir por una u otra de las opciones expuestas en el párrafo anterior, teniendo en cuenta que un dominio propio proporcionará una mejor imagen empresarial.

4.1.3. T i p o s d e c o r r e o y p r o g r a m a s

Fundamentalmente existen dos tipos de gestores de email:

Correo WEB (IMAP), que podemos consultar siempre online.

Correo POP, que puede ser descargado directamente al ordenador que estemos usando a través de un programa cliente de correo electrónico.

A los correos Web siempre nos será posible acceder a través de un navegador como Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome. Como principales proveedores de correo Web podemos citar los archiconocidos Gmail (servicio de correo de Google), Hotmail y Yahoo.

El correo POP se gestiona desde programas de escritorio como:

Thunderbird, software gratuito: http://www.mozilla.org/es-ES/thunderbird/

Outlook, software incluido en la suite de Microsoft Office. http://office.microsoft.com/es-es/outlook/

4.1.4. U s o d e f i l t r o s y e t i q u e t a s

Las personas que usan el email con relativa frecuencia se encuentran habitualmente desbordadas por la cantidad de correos recibidos y la dificultad para discernir entre los que son realmente importantes y los que son mera propaganda.

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Para poner orden en nuestro email contamos con una herramienta muy útil y eficaz: los filtros. El filtro nos da la posibilidad de clasificar el correo cuando entra en nuestra “Bandeja de entrada” por múltiples factores como “de quién es”, “qué asunto tiene”, “quién está en copia”, etc.

Esta herramienta consiste en una serie de condiciones que debe cumplir un determinado mensaje y en una acción posterior que suele ser su envío a una carpeta concreta (clasificación). Podemos, por ejemplo, crear un filtro con la condición de que cuando el remitente sea “@empresaejemplo”, éste sea clasificado en la carpeta “Proveedores”.

El funcionamiento de un filtro es muy sencillo. Al llegar un email a nuestro gestor, éste realizará el análisis de todos los criterios que le hayamos indicado previamente y, si los cumple, ejecutará las acciones programadas.

http://csirc.ugr.es/informatica/correoelectronico/ServicioAntispam/CrearReglasFiltros/

4.1.5. E l s p a m

Es el llamado correo basura o no deseado. La solución para que estos correos no se conviertan en un obstáculo para visualizar y tener el correo ordenado sería activar los filtros anti-spam que vienen incorporados en los programas cliente y en los correos Web. Éstos desvían este tipo de emails hacia una carpeta específica llamada “Spam” o “Correo no deseado”.

Otra opción para protegernos de este tipo de correos es señalarlos cuando lleguen a nuestro buzón virtual como spam, de tal forma que nuestro programa identifique a la fuente y lo introduzca en la carpeta de “Correo no deseado” directamente.

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4.1.6. F i r m a o t a r j e t a c o n l o s d a t o s

La firma es un elemento que se añade al final de nuestros emails de forma automática (una vez configurada) sin necesidad de teclearla. Es muy útil porque la mayoría de los correos los finalizamos de una forma similar: con un saludo y nuestros datos de contacto a modo de tarjeta. Al mecanizar esta acción no perderemos tiempo en escribirla y tendremos un texto bien diseñado sin preocuparnos de que pueda existir error alguno al introducirlo.

Aprovecharemos siempre para poner nuestros datos de contacto como referencia a nuestra empresa, al tiempo que si tenemos perfiles en Redes Sociales sería conveniente incluirlas para promocionarnos.

La firma electrónica forma parte de la identidad digital de nuestro negocio y tenemos que cuidar que sea homogénea en todo el personal que disponga de correo corporativo.

Ejemplo:

Un cordial saludo [ fin del correo]

Juan López Garrido [Nombre]

Técnico de Sistemas [Puesto]

Empresa ejemplo S.L. [Empresa]

www.empresaejemplo.com [Web]

C/ de la Esperanza Nº 15 [Dirección]

Salamanca [Ubicación]

Tlfno : 923 55 55 55 [Teléfono]

La inserción de la firma en nuestros emails es muy sencilla y la opción de crearla se encuentra en los programas de correo electrónico. Se puede confeccionar con un editor de texto o en HTML y después introducirla directamente en la opción de firma.

LOGO

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4.1.7. A d j u n t a r a r c h i v o s

Una de las principales utilidades de los correos electrónicos es la posibilidad de enviar archivos adjuntos en el propio mail: documentos de texto, hojas de cálculo, etc. Debemos tener en cuenta el tamaño de los documentos anexos ya que podrían rebasar el límite que tenga el servidor para enviar/recibir datos.

La frontera en la mayoría de los éstos es de 10Mb, a partir de tamaños de archivos mayores debemos pensar en alternativas para enviarlos. Para este caso las nuevas plataformas de almacenamiento en la Nube son nuestras grandes aliadas. Podemos añadir a nuestra cuenta en estas plataformas el archivo elegido para que el receptor pueda recibirlo bien por un enlace de descarga o mediante una carpeta compartida, en el caso de que el destinatario tenga también cuenta en el servicio de almacenamiento.

Ejemplos de servicios de almacenamiento online: www.dropbox.com, www.sugarsync.com, etc.

4.1.8. M a i l i n g

Se trata del envío de información de ofertas a clientes mediante un email. En este caso tenemos que tener en cuenta una serie de factores fundamentales:

El destinatario debe de haber aceptado la comunicación comercial previamente o debe ser un cliente que nos haya comprado un artículo similar al promocionado y, por tanto, tener una situación contractual previa.

En todo caso, en el mail debe incluirse la posibilidad de que el receptor pueda darse de baja del envío de este tipo de mails de una forma sencilla y rápida.

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Lista Robinson:

o Si obtenemos datos de alguna fuente de información de acceso público o de las bases de datos de otras entidades, tendremos que consultar previamente la Lista Robinson.

o La Lista Robinson es un servicio creado por la Federación de Comercio Electrónico y Marketing Directo (FECEDM) que tiene como principal propósito evitar el envío de publicidad no deseada a los que así lo manifiesten. Si un usuario se da de alta en esta lista, no podremos mandarle ningún tipo de comunicación comercial. Por ello, es importante que antes de enviar información comercial la consultemos con el fin de evitar contratiempos legales.

Tenemos que identificar la información a enviar para que el cliente o receptor pueda distinguirla inmediatamente:

o El asunto del mail debe de incluir la palabra “publicidad” o “publi”.

o Debemos informar del nombre de la empresa que realiza la publicidad

Es imprescindible usar la opción “Con copia oculta” (“CCO” o “BCC” en inglés) para insertar las direcciones de emails de los clientes en envíos de este tipo. Esta opción no habilita la visualización del conjunto de direcciones por parte de los destinatarios y nos permite remitir emails masivamente sin necesidad de realizar uno a uno.

4.1.9. R e c o m e n d a c i o n e s

La cuenta de correo es una aliada que puede potenciar nuestras relaciones con terceros como son, en el caso que nos ocupa, los clientes y los proveedores.

Una de las estrategias más utilizadas, que nos ayudaran a ganar tiempo y a gestionar nuestro email de una manera muy eficiente, es la de archivar los correos en carpetas según el orden de importancia que tengan, colocando una escala lógica para obtener una visión global de éstos al abrir la “Bandeja de entrada”.

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4.2. MM EE NN SS AA JJ EE RR ÍÍ AA MM ÓÓ VV II LL

4.2.1. ¿ Q u é e s ?

La masiva oferta de teléfonos inteligentes o smartphones que existen en la actualidad junto con la evolución a tarifas planas de datos y las wifis públicas han propiciado la aparición de programas que permiten el contacto a través de envíos de texto entre diferentes interlocutores de forma directa, sustituyendo al SMS tradicional y aportando tres grandes ventajas:

No tienen coste adicional fuera de la tarifa de datos.

Inexistencia del límite en cantidad de texto por mensaje.

Posibilidad de envío de otro tipo de archivos como fotos, documentos, etc.

A diferencia de lo que ocurre con el correo electrónico, esta comunicación se realiza en tiempo real, estableciéndose un dialogo entre los interlocutores.

4.2.2. U t i l i d a d e s

La utilidad fundamental de la mensajería instantánea es la capacidad de contactar a través de mensajes de texto de forma inmediata, lo que no proporciona el correo electrónico. Tiene una gran potencialidad al facilitar la comunicación sin tener que realizar llamadas telefónicas y funciona como sustituto de los mensajes SMS tradicionales. Por ejemplo, puede usarse para que trabajadores que están realizando una misma labor en diversas sedes o departamentos estén constantemente conexionados sin ningún coste para la empresa.

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Para acceder a la mensajería instantánea debemos disponer de un programa instalado en el ordenador o dispositivo móvil ―que denominaremos “cliente”― y que nos permitirá comunicarnos con los contactos que tengan el mismo sistema operativo.

Podemos recomendar las siguientes aplicaciones:

http://www.whatsapp.com/

https://www.yammer.com/

http://liveprofile.com/

http://www.google.com/talk/ (es necesaria cuenta en Google).

Todas ellas cuentan con capacidad para interactuar desde las principales plataformas de móviles: Android, iOs, etc., pudiendo realizar envío de archivos adjuntos desde ellos.

Un ejemplo de uso lo podemos ver en el siguiente vídeo:

http://electronica.practicopedia.com/moviles/como-funciona-whatsapp-12863

4.2.3. ¿ C ó m o l o s o b t e n g o ?

Pueden descargarse gratuitamente de diferentes páginas Web:

http://www.whatsapp.com/

https://www.yammer.com/

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http://liveprofile.com/

http://www.google.com/talk/

Recuerda...

La mensajería instantánea es de gran utilidad a la hora de mantener conectadas a personas de nuestra empresa que necesiten estar constantemente en comunicación, al tiempo que nos brinda la oportunidad de tratar con clientes y proveedores de una forma sencilla y a bajo coste.

No debemos abusar de la mensajería instantánea en el mundo laboral para cuestiones accesorias o personales. Un uso desmesurado de ésta puede ser contraproducente para la productividad del puesto de trabajo.

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5. Oficina remota

5.1. AA LL MM AA CC EE NN AA MM II EE NN TT OO EE NN LL AA NN UU BB EE

5.1.1. ¿ Q u é e s ?

Se trata de un servicio de almacenamiento online que ofrecen determinadas compañías que funcionan como discos duros en la Nube. La mayoría de las empresas proveedoras del servicio cuentan con tramos gratuitos de uso, cuestión que las hace apetecibles para usuarios que pretenden probar el servicio y comprobar de primera mano sus posibilidades.

5.1.2. V e n t a j a s

Las ventajas que ofrece un servicio de almacenamiento en la Nube para una pyme o autónomo son:

Ahorro de costes de equipos, servidores e infraestructuras que supone el almacenamiento y la gestión de la información.

Permite el acceso a la documentación desde cualquier lugar y a cualquier hora.

Mejorar la productividad mediante una gestión adecuada de la documentación.

Ahorro de tiempo al no necesitar ninguna instalación ni mantenimiento de aplicaciones posteriormente.

Posibilidad de compartir la información fácilmente con clientes, usuarios y proveedores a través de Internet.

5.1.3. P r o g r a m a s

http://www.dropbox.com/

http://www.adrive.com/

https://www.cx.com/

http://www.box.com/

5.1.4. R e c u r s o s

El programa de estas características más utilizado es Dropbox, por lo que mostramos una serie de tutoriales para su funcionamiento:

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En la página de Dropbox (www.dropbox.com) encontramos un vídeo explicativo sobre su funcionamiento y utilidad.

Vídeo tutorial: http://www.youtube.com/watch?v=xjP1U4Z598g

Colección de vídeos de Practicopedia acerca de Dropbox: http://www.practicopedia.com/search/practicopedia_search/dropbox

5.1.5. U t i l i d a d e s

Con las plataformas online podemos obtener aun más beneficios que los expuestos hasta aquí. En esta línea, una herramienta muy ventajosa para nuestro negocio es la que nos presta la posibilidad de realizar una copia de seguridad de la información de la empresa fuera del espacio físico de ésta. Igualmente, a través de la Nube podemos trasvasar datos de forma cómoda y rápida.

Un ejemplo de uso podría ser una empresa que intercambie información administrativa con determinados profesionales y que no quiera recurrir al email continuamente. Puede usar estas funcionalidades como un buzón virtual. Imaginemos que una gestoría necesita que sus clientes le pasen sus facturas escaneadas, pero no quiere usar el correo electrónico. Simplemente habilitándoles una carpeta en nuestro almacenamiento virtual y compartiéndola con el usuario que desee, podrían depositar en ella las facturas y la gestoría las visualizaría desde ella.

Lo anteriormente expuesto es una muestra de cómo potenciar el trabajo colaborativo, puesto que en la Nube se pueden intercomunicar los diferentes departamentos de una empresa para mejorar su productividad y disminuir la dependencia del email para el intercambio de información.

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Además, los programas de almacenamiento en la Nube cuentan con aplicaciones para móviles en las principales plataformas, lo que aumenta aún más su versatilidad porque podemos gestionar nuestra información almacenada desde ese dispositivo.

5.1.6. P l a t a f o r m a s e s p e c í f i c a s

En este punto hemos tratado el almacenamiento de archivos genéricos sin ninguna distinción sobre su tipología. No obstante, hay plataformas para compartir determinados contenidos multimedia:

Vídeos: www.Youtube.com

Fotos: www.Flickr.com

Presentaciones: www.Slideshare.com

Cada una de ellas tiene ciertas peculiaridades para almacenar, compartir y visualizar dependiendo del soporte multimedia al que vayan destinadas.

Recuerda...

Usar el almacenamiento en la Nube nos proporciona grandes ventajas en cuanto a rapidez para consultar la información que necesitemos desde cualquier lugar con acceso a Internet, así como en la capacidad de intercambio de archivos con otros interlocutores como, en el caso que nos ocupa, clientes y proveedores.

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5.2. AA GG EE NN DD AA OO NN LL II NN EE

5.2.1. ¿ Q u é e s ?

Continuamente tenemos al alcance diferentes dispositivos desde los que podemos acceder a nuestro calendario de reuniones y contactos. La agenda online es un servicio sincronizar todos los instrumentos que contienen y actualizan esta información a través de Internet.

Una agenda no coordinada puede dar lugar a duplicidades de datos de contacto, olvido de reuniones y, en definitiva, pérdida de tiempo y daño en la imagen de nuestro negocio.

5.2.2. U t i l i d a d y c a s o d e u s o

Uno de los beneficios que nos brinda este mecanismo es la posibilidad de habilitar una agenda que pueda ser sincronizada durante nuestro quehacer diario, de tal forma que al tiempo que se añaden reuniones, eventos o cualquier tipo de diligencia que hayamos de realizar, se simultanee con nuestros cometidos diarios automáticamente. Con la cuenta de correo de Gmail podemos darnos de alta en Google Calendar y descargarlo en nuestro Smartphone, pudiendo compartir nuestro calendario con las personas que elijamos y que también sean usuarios de este servidor de correo.

Para ejemplificar el enorme provecho que se puede obtener de Google Calendar, expondremos un caso real de una persona dedicada al cuidado de niños a domicilio. Para evitar tener que confirmar todas las semanas los días que tiene que ir a un sitio u otro, tiene compartido su calendario con sus clientes, de tal forma que pueden reservar las horas que necesitan de sus servicios al tiempo que comprueban si está libre para realizarlo. Con este sistema tiene siempre actualizada su agenda ya que, como hemos visto, son los propios clientes los que realizan las reservas, evitando tener que comprobar su disponibilidad para prestar la asistencia en una determinada hora. A esto hay que añadir que puede consultar su calendario en el lugar que desee a través de su móvil, sin necesidad de un software de escritorio o portátil.

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El caso real que hemos descrito se puede trasladar a muchos profesionales como método para concertar citas sin tener que estar continuamente dependiendo de contestar al teléfono y confirmando, posteriormente, si en la fecha y en la hora propuesta están disponibles.

5.2.3. R e c u r s o s

Tutorial sincronización Outlook con Google Calendar que podemos tener en nuestro móvil:

http://www.tuexpertoit.com/2011/04/09/android-y-outlook-como-sincronizar-android-con-el-calendario-de-outlook/

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5.2.4. R e c o m e n d a c i o n e s

El uso de este tipo de funcionalidades es altamente recomendable cuando tenemos un número cuantioso de clientes y contactos junto con una carga de reuniones elevada. También podemos compartir nuestro calendario para que la persona interesada pueda ver nuestra disponibilidad al concertar una cita.

5.3. CC OO NN TT RR OO LL RR EE MM OO TT OO DD EE LL PP CC DD EE OO FF II CC II NN AA

5.3.1. ¿ Q u é e s ?

Se trata de una tecnología que permite controlar un ordenador a través de su escritorio mediante otro PC situado en una ubicación diferente a través de una conexión a Internet.

5.3.2. U t i l i d a d e s

Trabajar en remoto permite conectarse externamente a la oficina sin necesidad de llevarse copia de los archivos, lo que permite realizar teletrabajo o realizar operaciones puntuales.

Posibilidad de recibir o de realizar asistencia técnica especializada.

Formación a distancia. El profesor puede intervenir en el proceso que está realizando el alumno de manera directa y observar sus evoluciones en tiempo real.

5.3.3. P r o g r a m a s

www.teamviewer.com

www.realvnc.com

Son programas que hemos de instalar en los ordenadores que pretendemos conexionar, uno como servidor y otro como cliente. Al instalar el servidor en el ordenador al que queremos que se realice la conexión se nos proporcionará una identificación (ID) y una clave o (password) que debemos introducir en el PC desde el que nos conectamos (cliente) para que se pueda realizarse la comunicación.

Una vez realizado el enlace entre ambos se nos mostrará el escritorio del otro ordenador como interface. Podremos trabajar en él como si estuviésemos físicamente allí, con todos sus programas instalados y sus archivos.

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5.4.

Se trata de programas de pago, pero que tienen tramos gratuitos con los que podemos obtener partido puntual a sus aplicaciones y decidirnos por una versión de pago si lo consideramos de utilidad, aunque en la mayoría de las ocasiones es suficiente con las prestaciones gratuitas.

5.4.1. R e c u r s o s

Tutorial para la descarga e instalación de TeamViewer:

http://www.youtube.com/watch?v=gZEPqkqZ8ak

Recuerda...

El software de conexión por VNC (Virtual Network Conection) nos proporciona una herramienta sencilla para poder conectarnos de una forma eficaz con nuestro puesto de trabajo sin necesidad de complejos programas o herramientas específicas.

Importante: si vamos a utilizarlo para realizar un enlace al PC del trabajo, debemos dejar el ordenador encendido para poder efectuarla, anotar el ID y la clave que nos proporciona el programa.

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5.5. AA PP LL II CC AA CC II OO NN EE SS MM ÓÓ VV II LL EE SS EE SS EE NN CC II AA LL EE SS

Hoy en día tenemos a nuestra disposición innumerables utilidades en nuestros dispositivos móviles que nos proporcionan una gran versatilidad para sacar partido a nuestros terminales. A continuación vamos a proceder a citar una lista de recomendaciones de aplicaciones que nos pueden ayudar en muchos momentos de nuestro quehacer diario:

Correo electrónico en el móvil:

El correo en el móvil es una de los beneficios que nos facilitan los nuevos smartphones y blackberrys que nos oferta el mercado. La capacidad de consultar y enviar mails en cualquier sitio nos ofrece una herramienta eficaz y dinámica. El propio software del teléfono nos permite habilitar la configuración de una o varias cuentas de correo electrónico en un mismo aparato.

Dropbox:

Los sistemas de almacenamiento online tienen programas específicos para las plataformas de móvil que nos confieren acceso directo para compartir archivos y anexar información. Estos sistemas pueden resultar de mucha utilidad en determinados momentos.

Evernote:

Este programa nos posibilita gestionar de forma eficiente nuestras notas y mejorar la productividad, ya que nos permite el apunte y clasificación rápida de ideas, enlaces, comentarios, fotos, etc., con el ahorro de tiempo que esto conlleva.

MyBackup Pro:

Para nuestra tranquilidad y seguridad recordamos la importancia de generar copias de seguridad de los datos y de las aplicaciones que tengamos en nuestro teléfono. Con MyBackup Pro podremos realizar los duplicados y almacenarlos en la tarjeta del móvil o guardarlos en la Nube.

CamScanner:

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Esta aplicación es idónea para escanear documentos con el móvil mediante su cámara.

GMote:

A través del dispositivo móvil podremos controlar nuestro PC por medio de este programa. Esta opción es muy útil, por ejemplo, para realizar presentaciones entre otros motivos, por su carácter innovador.

Google Docs:

La última herramienta que presentamos se refiere a la versión para móvil de la suite informática de Google.

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6. ANEXO: Repositorios de aplicaciones de software libre para autónomos y micropymes

TimePyme (www.catalogotimepyme.es)

Listado de aplicaciones de software libre por temáticas elaborado en el marco del “Proyecto TimePyme” desarrollado por la Junta de Castilla y León.

OpenPyme (http://openpyme.osl.ull.es)

Catálogo de aplicaciones de software libre especializado en la pyme, promovido por la Universidad de La Laguna y el Gobierno de Canarias.

LinExPYME (http://www.linex.org/joomlaex/)

Paquete completo de software libre para pymes.