5/8/2018 Guia Para Elaborar Un Buen Plan de Compras - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/guia-para-elaborar-un-buen-plan-de-compras 1/3

 

Has pensado alguna vez porqué compras a un provee-dor y no a otro? ¿Has calcu-lado cuánto dinero le cuesta

a tu empresa que no te hayas hecho esapregunta? En general, son muy pocaslas pymes que tienen elaborado un plande compras con el rigor que exige el mer-cado actual. Esta es la idea principal quemanejan los distintos expertos y empre-sarios consultados por esta revista. Unasunto que también hemos planteadocomo tema de debate entre un equipo dealumnos del curso MBA del Centro deEstudios Financieros (CEF), algunas decuyas conclusiones también exponemosen este reportaje.

Para conceder a las compras el prota-gonismo que se merecen, debemos refle-xionar sobre la importancia que éstastienen para nuestra empresa. En primerlugar, tienen una influencia muy directaen el precio final de nuestros productos oservicios, más concretamente en un por-centaje que puede llegar hasta el 60%.

Esto significa que una mínima gestiónredundará directamente en nuestracuenta de resultados. Pero también tie-nen una influencia determinante sobre lacalidad. Algunos estudios han calculadoque el 50% de los problemas que sur-gen en los productos o servicios oferta-dos por las empresas tiene su origen enuna falta de calidad en las compras.

Por ambas razones es inaplazable quete plantees el diseño de una política degestión de proveedores adecuada.

El plan de compras Aquí tienes algunos consejos prácticos y sencillos que te permitirán seleccionar y negociar mejor con tus proveedores.1. Ref lex iona: ¿qué hace falta?Lo primero –y fundamental– es realizarun inventario de necesidades. Según seexplica en el libroOptimizando las com-

pras, de R. Perrotin y P. Heusschen, “notodas las compras representan retosidénticos”. Por eso, debemos saber quénecesitamos, en qué cantidad, en quémomento y a qué precio.

Para ello, hay que tener endistintos tipos de productosque se precisan para el desaactividad empresarial. Los mtantes son aquéllos que loPerrotin y Heusschen denomtégicos”. Se llaman así porqudamentales para la empresasus prestaciones como por sel caso de los equipos informásarios para el funcionamiecorreduría de seguros o las pzas que ese tipo de empresa

Por otro lado, hay compracíficas y cotidianas que tienenvalor añadido. Por ejemplola tinta de la fotocopiadora.

EST RATEGIA

w w w .em p r en d ed ores.es0 0 0 w

Un potosí de proveedoresCualquier empresa, no 

importa lo grande que sea 

ni el sector en el que 

o p e r e, debería considerar que la gestión de 

proveedores afecta a sus 

r e s u l t a d o s. De ahí que sea 

fundamental realizar un buen plan de compras.

1. Las cláusulas anexasque se pueden incluirpara obtener mejoresresultados

q Creación de un cuadro de tari-

fas cantidad-precio. Se estipula-

rán reducciones de precio por

incrementos de cantidad en los

pedidos. Este cuadro definiría

horquillas de cantidades con sus

correspondientes precios.

q Establecimiento de un sistemade descuentos. Esto tiene que ver

tanto con el cuadro de tarifas

como con la idea de que en

determinadas actividades se

puede “premiar” la diligencia del

cliente al hacer sus encargos a un

proveedor. Por ejemplo, formali-

zar un pedido con la suficiente

antelación puede reducir los cos-

tes de su producción porque no

genera gastos adicionales: horas

extra, más personal, etcétera.

q Inclusión de un desglose de los

precios en materiales, valor aña-

dido y gastos generales. Es impor-

tante porque permite al cliente

valorar la pertinencia de sus pedi-

dos. A veces hay que tener en

cuenta que hacer un pedido

pequeño es caro y es mejoresperar un poco para pedir más

cantidad. Cuando se conocen los

gastos adicionales generados se

puede decidir mejor.

q Creación de una fórmula de

revisión de precios. Esta fórmula

es útil sobre todo para aquellos

casos en los que el comprador

dependa del proveedor para futu-

ros suministros. En los acuerdos

sellados con un proveedor a

medio y largo plazo se pueden

estipular unas fechas en las que

ambas partes se sienten a rene-

gociar ciertos aspectos de su

acuerdo. Esto se debe definir con

toda la precisión que sea posible.

Por ejemplo, mantener una reu-

nión cada seis meses para, en

función del flujo de operaciones

producido entre ambas partes,

negociar alteraciones en el precio

que nunca superarán el 5%(al

alza o a la baja) del precio del ser-vicio o producto.

q Previsiones de consumo. Con-

cretar previsiones de consumo

permite que el cliente “obligue” al

proveedor a tener capacidad para

afrontar esas necesidades.

q Sistemas de órdenes de entre-

ga. Es conveniente que se desglo-

sen conceptos como cantidad

entregada, características del

embalaje, fecha de entrega, lugar

y hora... Todo eso nos permite

controlar y exigir las pertinentes

rectificaciones en el caso de que

fueran necesarias.

2. Las que respondena los requisitosestrictos decualquier pedidoq Cantidad de producto

que deseamos adquirir.

q Precio acordado.

q Plazos de entrega.

q Condiciones de pago por los

productos, plazos de facturación,

etcétera. Hay empresas que fac-

turan a 30, 60 o 90 días.

q Condiciones de entrega: en la

sede del proveedor, del cliente...

q Características del embalaje,

para que el producto llegue a des-

tino en buenas condiciones.

Aspec tos que no debes o lv ida r en los acuerdos con p r oveedor es

Sólo si lo acordapor escrito podexigir nuestros

El precio de tus productosdepende de que tengasun buen plan de compras.

Guía para elaborar un buen plan de compras y elegir a los sum inistr adores con efi cien

Es muy importante, a la hora de negociar con un proveedor, tener

en cuenta dos tipos de cláusulas básicas.

5/8/2018 Guia Para Elaborar Un Buen Plan de Compras - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/guia-para-elaborar-un-buen-plan-de-compras 2/3

 

EST RATEGIA

w w w .em p r en d ed ores.es0 0 0 w

“En la hostelería en general

 –y en la alta restauración en

particular– todo lo relaciona-

do con la gestión de provee-

doreses especialmente

importante”. Así lo asegura

Abraham García, propietarioy chef de V i r i d i a n a , un

prestigioso restaurante

madrileño que funciona

desde hace casi 30 años.

300 proveedores

Un análisis muy profundo de

todas susnecesidades le ha

permitido a este em presario

definir minuciosamente su

política de compras, casi al

milímetro. En ese sentido,

destaca el fundador de V i r i- 

diana que “es significativo

que una empresa pequeña

como la mía, con 23 trabaja-

dores en plantilla, cuente con

más de 300 proveedores.

Esta dispersión en el suminis-

tro hace que la gestión de los

proveedores llegue a alcan-zar una gran complejidad.

Hasta el hecho de pagarles se

puede convertir en una

auténtica aventura”.

Abraham justifica esta gran

cantidad de proveedores:

“Para nosotros es muy impor-

tante la exclusividad del pro-ducto, el hecho de estar muy

al día de las novedadesy

conseguir que me traigan los

ingredientes más insólitos”.

Aunque cuenta con provee-

dores de vajillas, mantelerías

y otros artículos de los consi-

deradoscomo no estratégi-

cos, lo cierto es que el grueso

de su agenda lo ocupan los

contactos que le suministran

productos de alimentación.

Precisión de relojero

A este respecto, Abraham

García explica que “la rela-

ción tiene que ser muy perso-

nalizada, casi familiar”.

Y añade: “Pongamos el ejem-

plo de los arenques que utili-

zo en la cocina. La marca másprestigiosa es sueca y la casa

los envía a Europa cortados,

a excepción de los que van a

Alemania. Yo importo aren-

ques del modelo alemán por-

que los cortados no son prác-

ticos en el plato y además se

oxidan mucho. En un asuntotan delicado como es la coci-

na o la alimentación, es obli-

gatorio controlar los suminis-

tros con matices casi con la

precisión de un relojero”.

Precios y seriedad

A su juicio, uno de los errores

más corrientes es “hacer

caso del tópico que dice que

lo más caro es lo mejor. En

ciertos ámbitos de la hostele-

ría, el precio puede ser deci-

sivamente secundario”. De

manera inseparable, conside-

ra el cumplimiento de lospla-

zos de la forma más seria. Y

eso es así porque de otra

manera “podrías encontrarte

con que incluyes en la carta

un plato que, a la hora de laverdad, no puedes ofrecer”.

Abraham García, propietario y ‘chef’del restaurante ‘Viridiana’, tiene unaagenda con más de 300 proveedores.

ABR AH AM G AR CÍ ARE S TAURANTE ‘VIRIDIANA’

“ Lo más caro no siempre es lo mejor” 

La Sociedad de Servicios de

Artes Gráficas (SSAG) es

una imprenta que lleva en

funcionamiento más de 25

años. Juan Luis Villarraso,

director de la empresa, expli-

ca que este tipo de negocio

cuenta con un cierto margen

para ajustar los precios de los

servicios. Dentro de unos

límites, el cliente decide lo

que quiere pagar y, por esta

razón, se dispone de una

base de proveedores amplia.

Según explica el director de

SSAG, hay una serie de pro-

veedores “a los que somos

muy fieles, incluso cuando

encontramos precios más

baratos”. Se trata de em pre-

sas con las que trabajan

desde hace 20 años, a las que

conocen en profundidad y

con las que han desarrollado

trabajos de forma exitosa.

Esto es debido a que garanti-

zan un nivel de calidad fuera

de toda duda. Y es que, habi-

tualmente, a medida que baja

el precio, bajan las garantías

que el proveedor ofrece.

Ante todo, calidad

“Si viene alguien que quiere

un trabajo de calidad, una en-

cuadernación en tapas duras,etcétera, solemos acudir a

nuestro proveedor de con-

fianza, que sabemos que nos

lo hace perfecto. Si el cliente

nos habla de bajar el precio,

consultamos a proveedores

más baratos. Pero sabes que

tienes que vigilarlos más, que

a lo mejor no cumplen con las

fechas...”, relata Villarraso.

“Hay que definir si te llevas a

los clientes por precio, por

calidad, por algo intermedio...

Nosotros pensamosque a los

clientes, al final, les interesa

la calidad”, concluye.

JU AN L U I S V I L L AR R ASOSOCIEDAD DE SERVICIOS DE ARTES GRÁFICAS

“ Los proveedores de confi anza dan más garantías de calidad” 

Javier Horcajuelo, directorde servicios de laconsultora Sale Systems.

Tres est i los de gest ión de compra s

Es importe depender de unp r o v e e d o r. Tr acon más de uS

i no compráramos calidad,

no la podríamosofrecer a

nuestros clientes”, sentencia

Javier Horcajuelo, director de

servicios de Sale Systems. Es-

ta consultora, que funciona

hace siete años, se dedica a

prestar todo tipo de servicios

relacionados con la informá-

tica y lascomunicaciones.

Colaboración

Con sus proveedoresmantie-

ne una relación que “cada

vez se aproxima más a la

colaboración. Entendemos

que para dar el mejor servicioes imprescindible contar con

losmejores proveedores”.

Por colaboración entiende

que “el proveedor es parte de

nuestro equipo, una proyec-

ción de nuestra compañía. Al

hacer que se sienta parte de

la empresa, conseguimos un

clima adecuado para una per-

fecta relación comercial y

una alta implicación con

nuestros proyectos”. Ade-

más, si ambos están en el

mismo bando, el proveedor

deposita su confianza y quizá

se convierta en cliente.

Sondeos de mercado

Sin embargo, la confianza no

lo justifica todo. A su juicio,

los proveedoresno deben

despreocuparse por que se

acuda a ellos con regularidad.

De hecho, se ve en la obliga-

ción de hacer sondeos de

mercado para poder valorar

varias alternativas. Así, eshabitual que elija un produc-

to más caro cuando éste

cuenta con un “valor añadi-

do” –por ejemplo, garantías

en el transporte, formas de

pago más adecuadas o servi-

cio postventa del producto–,

porque todo ello supone

“un ahorro en dinero y en

quebraderos de cabeza”.

JAVIER HORCAJUELOS A L E S Y S T E MS

“ El proveedor no es un enemigo,sino un colaborador” 

 Al hacer este análisis de necesida-des debemos valorar tres aspectos dis-tintos: beneficio, calidad y servicio. Elequilibrio entre todos ellos será la clavede nuestro éxito. Es imprescindible tener

muy en cuenta estas tres cuestiones a lahora de enfrentarse al siguiente paso.2. Estudia a los candidatosDespués de saber qué necesitamoscomprar, habrá que decidir a quién.Hay proveedores de dos tipos: los queofrecen liderazgo en costes y los queofrecen la mejor calidad. O lo que es lomismo: aquéllos que son muy baratos,

® pero por los que no podemos poner lamano en el fuego porque sean buenos, oaquéllos que son indudablemente bue-nos y estamos seguros de que su precioes igual de alto. Entre ambos suminis-

tradores hay una serie ilimitada de mati-ces en función de la mayor presencia deuna u otra cualidad.

 Aunque quizás resulte obvio, no hay que olvidar nunca que se debe t ener unconocimiento exhaustivo del productoque se desea adquirir. De hecho, hay que ir más allá e informarse sobre lasituación del mercado y sobre los pro-

veedores que lo proporcionan. Asocia-ciones profesionales, cámaras de comer-cio, bases de datos y anuarios o,simplemente, las referencias que de esasempresas puedan darnos nuestros cono-

cidos, clientes, etcétera, pueden pro-porcionarnos la información necesariapara realizar la mejor selección.3. Haz los primeros contactosLlega entonces el momento de concertarreuniones y entrevistas con distintosproveedores. “No le pida a los candida-tos que vengan a verle. Preferentemen-te, acuda usted a sus empresas y 

obsérvelos”, aconseja Charle

su libro La contratación de b

v i c i o s. Será una buena ocobservar su trabajo en direbar una valiosa información

Trata de comprobar sus strabajo, sus habilidades ydebiconsideran importante entre eclientela y qué tipo de compr

des esperar de esa empresa.4. Piensa: dos mejor que El estudio del CEF para EMP

aconseja “mantener siempreproveedor para cada producompre. Si él incurre en unstocks, por ejemplo, tu emprno poder cumplir los plazos tidos con los clientes”.

Lo ideal, siempre que seaconocer las ofertas de distindores y estimular la competunos y otros. Acostúmbratpequeñas pruebas con los nveedores para comprobar cónan antes de lanzarte a opimportantes. Ello redundará

tu propio beneficio.5. El tamaño te importa, yOtra conclusión del estudacento en la relevancia del tproveedor. Se trata de unimportante para no crear dependencias en la adqudeterminados productos vitfuncionamiento de una emp

Juan Luis Villarraso,director de la Socie-dad de Servicios deArtes Gráficas (SSAG).

5/8/2018 Guia Para Elaborar Un Buen Plan de Compras - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/guia-para-elaborar-un-buen-plan-de-compras 3/3

 

ESTRATEGIA

w w w .em p r en d ed ores.es0 0 0

Es básico que la situación financiera de nuestros proveedores esté saneada 

Si el proveedor es una compañíamás grande que tu empresa, puede queno le importe quedar mal contigo. Pero,por otro lado, si es demasiado pequeñoquizá no tenga capacidad suficiente paraatenderte de forma eficaz.6. Implanta un sistema de controlLo primero que debemos valorar de unproveedor es la calidad de su producto. Asimismo, hay que tener en cuenta elservicio que acompaña al producto.

Para mantener un control adecuadosobre estos objetivos, el estudio del CEFasegura que se pueden desarrollar sen-cillos sistemas de evaluación por mediode “herramientas poco automatizadas,utilizando hojas de cálculo en las que

se haga un seguimiento de los pedidosrealizados y los albaranes recibidos”.Por su parte, Perrotin y Heusschen

indican que en este control hay que valo-rar también cuestiones como la demoraen las entregas, las garantías vinculadasal producto, el precio, el sistema decomunicación, la reputación corporati-va del proveedor, etcétera.

Más a fondo

La subcontratación debienes y servicios: una guía

práctica para el manejo de los recursosestratégicos.Charles L. Gay. Editorial Pai- 

dós-Empresa, 2003.

Optimizando las compras. Las claves deuna negociación eficaz. Roger Perrotin y 

Pierre Heusschen. Ed. Gestión 2000, 2002.

Conclusiones de l CEF

“ Las pymes no plani fican sus compras” 

Según el análisis del

CEF, supervisado

por la profesora de

Operaciones Sonia Juá-

rez Boal, la gestión de

compras de las pymes

españolas suele ser:

La ‘no gestión’. La

selección de proveedo-

res no es ni planificada

ni estudiada. Sólo se

busca el mejor precio.

Relación de confianza.

El trato informal deriva-

do de la relación de

confianza puede ocasio-

nar una pérdida de

competitividad.

Comercio electrónico.El futuro para las pymes

puede estar en el

comercio electrónico

Business to Business 

(B2B). Sin duda, la llega-

da de Internet ha trans-

formado las actitudes

tradicionales de com-

pra. Las nuevas tecnolo-

gías permiten buscar y

seleccionar proveedo-

res, dando a las empre-

sas la posibilidad de ser

más competitivas. Asi-

mismo, el desarrollo de

negocios B2B facilita los

acuerdos entre empre-

sas para ofrecer pro-

ductos conjuntamente.

La alternativa. En cier-

tos sectores se utilizan

mucho las centrales de

compra, con las que se

obtienen mejores condi-

ciones. Sin embargo, es

necesario ponerse de

acuerdo y trabajar en

iguales condiciones que

la competencia.

Sonia Juárez Boal,profesora de Ope-raciones del CEF.

Según se desprende de algunos

estudios realizados en EEUU, hay

una serie de parámetros que se

deben valorar al elegir proveedor. Sin

duda alguna, los de mayor importan-

cia son la calidad y el precio. Pero

además existen otros factores que

tienen una importancia que podemos

calificar como grande o media. Te los

ofrecemos a continuación.

Demora en las entregasLos retrasos por parte de un proveedor

pueden afectar seriamente a nuestra

actividad empresarial.

Resultados anterioresobtenidos por el proveedorValorar el funcionamiento de anteriores

operaciones con nosotros de cara a

decidirse por nuevos acuerdos.

Garantías que estánvinculadas al productoSi el proveedor al que estamos anali-

zando cuenta con un servicio postven-

ta, reparaciones, cambios de producto,

etcétera, seguramente valoremos esas

características de forma positiva.

Capacidad de producciónPosibilidad del proveedor de afrontar

pedidos de tamaño medio y grande.

Competencia técnica

Tanto para afrontar las especificacio-

nes de nuestros pedidos como para

dar cobertura ante un posible aumento

de la complejidad.

Posición financiera

Es básico que la situación económica

de nuestros proveedores esté saneada.

® 7. Ojo con la exclusividadOtro aspecto a tener en cuenta, sobretodo en determinados negocios, es laexclusividad de zona. Mario Canora

de Castro, propietario de Regalos Ábaco, ha comprobado que desarro-llar una gestión de proveedores ade-cuada a su empresa le proporcionabeneficios. Dado que su negocio esun comercio dedicado a la venta deartículos de regalo, exige siempre quesus proveedores “se adecuen a lo quenosotros consideramos el perfil delcliente tipo y, además, garanticen unaexclusividad de zona”.

Cristina Valladares 

Qué debemos va lorar de un proveedor

Imp o r ta n c i a g rand e

Adaptabilidad a losprocedimientosFlexibilidad para adecuarse a

nuestras formas de trabajo.

ReputaciónAverigua la experiencia de otros

clientes con un proveedor.

Actitud del vendedorAl margen de la capacidad de

una empresa para atender

nuestras demandas, para el

buen desarrollo de la relacióncomercial es importante su inte-

rés por el producto que fabricas,el trato humano y la cordialidad.

Localización geográficaAccesibilidad de la empresa que

nos provee. Hay que valorar el

hecho de que no se encuentre

en una zona próxima a nuestra

empresa, lo que puede dificultar

el funcionamiento o encarecer

los transportes de material.

Competencia de gestiónValoración sobre la diligencia de

un proveedor para resolver

cuestiones puntuales de funcio-

namiento, rapidez, resultado...

Buena comunicaciónFluidez comunicativa que

evite retrasos y demoras en

los procesos de trabajo.

Importancia de negociosanterioresComprobar, en la medida de lo

posible, los trabajos que ante-

riormente ha realizado la empre-

sa proveedora para terceros.

Imp o r t a n c i a me d ia