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Guía para una Presentación Efectiva usando PowerPoint

Puntos a discutir

Ambiente

Título

Bosquejo de contenido

Objetivos

Estructura diapositiva

Font y espacios

Colores

Diseño y trasfondo

Gráficas, tablas y fotos

Gramática y deletreo

Postura

Resumen o conclusión

Agradecimientos

Preguntas2

Ambiente

Considere lo siguiente antes de comenzar la presentación:

Temperatura e iluminación de la facilidad

Arreglo del salón para acomodar a los participantes

Utilizar lenguaje apropiado, evitar lenguaje ofensivo

Manejar el tiempo según lo programado en la agenda

Proveer periodos de descanso a los participantes

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Título

Incluya un título en la primera diapositiva de la presentación.

– Este debe ser uno descriptivo, que refleje el contenido de la presentación.

También añada en la primera diapositiva lo siguiente:– Nombre del presentador– Afiliación

La afiliación se refiere al nombre de la Institución donde labora, Departamento u Oficina.

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Bosquejo de contenido

Incluya un bosquejo de contenido en la presentación. – Ver un ejemplo en la diapositiva 2.

Siga el orden descrito en el bosquejo de contenido en el resto de la presentación.

Sólo incluya puntos principales en el bosquejo de contenido. – Puede utilizar el título de la diapositiva como punto

principal.

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Objetivos

Incluya un listado de los objetivos de la presentación.

– Defina la audiencia a ser impactada.– Enfóquese de acuerdo al nivel de la audiencia.

Déjele saber a la audiencia qué van a aprender durante la conferencia.

Asegúrese de cumplir con los objetivos establecidos.

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Objetivos de la presentación

Discutir las guías de cómo se debe preparar una presentación en PowerPoint.

Examinar las estrategias para hacer una buena presentación.

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Estructura de la diapositiva

Considere presentar 1-2 diapositivas por minuto.

Seleccione Slide Layout en Format.– Elija la manera en la que quiere colocar el texto.

Escriba frases o palabras claves, pero no oraciones.

Incluya 4-6 puntos por diapositiva o entre 6-10 líneas.

Evite palabrerías y párrafos.

Considere utilizar el Slide Master.

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Slide master

Home– View

Slide master – Font – Create New Theme

Font

Layout – Two content– Insert

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Estructura de la diapositiva

Esto es un ejemplo de una diapositiva que no tiene una estructura adecuada. No está escrita utilizando frases o palabras claves y por lo tanto, se dificulta la lectura. La misma luce complicada porque está escrita en forma de párrafo. En resumen, la audiencia pasará mucho trabajo tratando de descifrar el párrafo y no prestará atención a lo que se esté diciendo.

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Estructura de la diapositiva

No utilice animaciones ni ruidos que distraigan.

No introduzca punto a punto.– Consume más tiempo. – Dificulta retroceder.

Colocar los textos en bullets y colocar puntos al final de las oraciones.

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Font y espacios

Utilice al menos 18 puntos de tamaño.

Emplee tamaños diferentes para puntos principales y secundarios.

Use un font estándar, por ejemplo Times New Roman o Arial.

– Use itálico para palabras en inglés.

Coloque letras mayúsculas sólo cuando sea necesario.

No utilice font complicados.

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Font y espacios

Utilice espacio sencillo (1.0).

Seleccione en Line Spacing 1.0.

Seleccione en Line Spacing Options:

– Espacio antes 0 pt– Espacio después 0 pt

Deje un espacio entre líneas.

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Colores

Use colores que hagan contraste con el diseño y trasfondo.

– Por ejemplo font azul y fondo blanco.

Emplee colores que van a tono con la estructura.– Por ejemplo título azul claro y texto azul oscuro.

Utilice colores para enfatizar puntos importantes. – Hágalo sólo ocasionalmente.

Algunas veces los colores se ajustan automáticamente al cambiar el diseño y el trasfondo.

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Colores

Evite el uso de colores que no contrasten con el trasfondo.

– Por ejemplo, este color.

El uso de colores decorativos:– Representa una distracción.– Puede ser molestoso.

Es innecesario usar un color diferente para cada punto.– Es innecesario usar un color diferente para los puntos

secundarios.

Tratar de ser creativo puede ser una mala idea.

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Diseño y trasfondo

Seleccione Slide Design en Format:– Elija el trasfondo de predilección. – Los colores se ajustarán solos, dependiendo del trasfondo.

Use un trasfondo atractivo y simple, como éste.

Utilice trasfondos con colores claros.

Sea consistente utilizando el mismo trasfondo en toda la presentación.

Evite trasfondos que distraen y dificultan la lectura.

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Gráficas, tablas y fotos

Incluya gráficas, tablas y fotos siempre que sea posible:

– Es más fácil visualizar los datos en una gráfica o tabla.

– Las tendencias se visualizan mejor en forma de gráfica.

Siempre incluya un título a cada gráfica o tabla.

Evite distracciones de líneas pequeñas innecesarias, patrones de colores ilógicos y font pequeños.

Discuta cada figura.

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Gráficas, tablas y fotos

Seleccione el Layot apropiado para la la foto o figura a insertar.

Para insertar la imagen seleccione:

– Insert– Picture– From File

También puede insertar la imagen usando:

– Edit copy– Edit paste

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Gráficas, tablas y fotos

Esto es un ejemplo de una buena gráfica porque contiene:

– Título– Leyenda – Ambos ejes están

identificados

Note la selección adeudada de colores y el patrón simple de líneas.

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Azules

Rojos

Canti

dad v

endid

a

Meses del año

Mayo Junio Julio Abril

Ejemplo de una gráfica buena

Gramática y deletreo

Verifique el contenido para prevenir:– Errores de deletreo – Faltas de gramática

Para cotejar deletreo:– Seleccione todo en edit– Seleccione lenguaje en tools– Elija español o el idioma que esté utilizando

Si la presentación es en inglés y éste no es su primera lenguaje, pídale a alguien que coteje la presentación.

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Postura

Evalué el salón antes de comenzar:– Podio – Micrófono – Apuntador – Orden – Luces – Ángulo

Evalué la presentación con la computadora y proyector.

Párese derecho y evite movimientos bruscos.

Mire al público mientras habla y no le dé la espalda.

Utilice un apuntador para señalar.

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Postura

Conozca las reglas de la presentación:– Formato – Tiempo– Transporte

Mantenga varias copias de la presentación.

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Resumen o conclusión

Cierre la presentación con un comentario conciso y efectivo.

– La audiencia probablemente recordará sus últimas palabras.

Utilice esta diapositiva para:

– Resumir los puntos más importantes

– Sugerir actividades futuras

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Agradecimiento

Agradezca a todas las personas que colaboraron con usted en el proyecto.

– Incluya al personal que colaboró en el campo, si aplica.

También dé las gracias al personal que hizo posible el trabajo aportando ideas.

No olvide agradecer a las personas o entidades que proveyeron el auspicio económico.

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Preguntas

Termine la presentación con una diapositiva de preguntas para:

– Invitar a la audiencia a hacer preguntas.

– Proveer una ayuda visual durante el periodo de preguntas.

– Prevenir terminar la presentación repentinamente.

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