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GUÍA TÉCNICA PARA EL RECONOCIMIENTO DE OFICINAS DE

TRANSFERENCIA DE RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN - OTRI

Código: M304PR08G05

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS

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CONTROL DE CAMBIOS

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CONTENIDO

1 PRESENTACIÓN .................................................................................................................................. 4 2 PROPÓSITOS DEL RECONOCIMIENTO ............................................................................................. 4

3 DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 4 Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación - OTRI ................................................. 5

Otros Actores con Especialización Sectorial.................................................................................. 5

Estrategia ...................................................................................................................................... 5

Interrelación ................................................................................................................................... 5

Recursos ....................................................................................................................................... 5

Humanos ................................................................................................................................... 5

Financieros ................................................................................................................................ 6

Infraestructura............................................................................................................................ 6

Actividades de Transferencia de Conocimiento y Tecnología ....................................................... 6

Resultados ..................................................................................................................................... 7

Niveles de Madurez de la Tecnología ............................................................................................ 7

4 PROCESO DE RECONOCIMIENTO ..................................................................................................... 8 Requisitos ...................................................................................................................................... 8

Ventana de observación ................................................................................................................ 9

Línea de tiempo ............................................................................................................................. 9

Fase 1: Autoevaluación ............................................................................................................... 10

4.4.1 Informe de Autoevaluación ......................................................................................................... 10

4.4.2 Radicar la solicitud en el formulario en línea .............................................................................. 12

Fase 2: Evaluación, análisis y decisión ....................................................................................... 12

4.5.1 Verificación de requisitos ............................................................................................................ 12

4.5.2 Informe de evaluación ................................................................................................................ 12

4.5.3 Decisión comité DDTI ................................................................................................................. 25

4.5.4 Acto administrativo ..................................................................................................................... 25




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4.5.5 Seguimiento ................................................................................................................................ 25

Confidencialidad y Manejo de la Información .............................................................................. 25

5 DOCUMENTACIÓN RELACIONADA .................................................................................................. 25

6 DOCUMENTOS DE CONSULTA ........................................................................................................ 26 7 ANEXO ................................................................................................................................................ 26




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1 PRESENTACIÓN

Esta guía tiene como propósito facilitar el entendimiento del proceso de reconocimiento para las Oficinas de Transferencia de Resultados de Investigación (OTRI), que tiene como objetivo promover la excelencia de los actores que integran el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTeI). El proceso de reconocimiento de acuerdo con la Política Nacional de Actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación –SNCTeI (adoptada mediante Resolución No. 1473 de 2016.) comprende la autoevaluación, realizada por el propio actor interesado en obtener el reconocimiento; la evaluación de pares, que tiene el objetivo de verificar la información suministrada por el actor; y el análisis y decisión, en el que se determina la pertinencia de otorgar el reconocimiento y su vigencia a partir de la autoevaluación y los informes de evaluación. En consecuencia, el presente documento ha sido diseñado para guiar y apoyar el proceso de autoevaluación, para el reconocimiento como Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación (en adelante OTRI); así como para la evaluación, que tiene el objetivo de verificar la información suministrada por este actor, realizar el análisis y emitir decisión. Para ello, la guía ofrece orientaciones y señala aquellos aspectos definidos por COLCIENCIAS como elementos a evaluar para otorgar el reconocimiento.

2 PROPÓSITOS DEL RECONOCIMIENTO El proceso de reconocimiento para los actores del SNCTeI tiene 3 propósitos:

El primero es atender requerimientos de Ley, de acuerdo con los cuales la entidad debe reconocer

ciertos actores, habilitándolos para acceder a beneficios tributarios por inversiones en ciencia, tecnología e innovación (Artículos 158-1, 256 y 428-11 del Estatuto Tributario).

El segundo es organizar su participación en las convocatorias y programas del gobierno nacional.

El tercero es ampliar y profundizar información disponible sobre los actores del SNCTeI, sus

resultados, dinámicas e interacciones, mediante el reporte sistemático y periódico de dicha información, con el fin de consolidar información e indicadores para el diseño de instrumentos y políticas públicas propias para cada uno de los actores.

3 DEFINICIONES

Con el fin de facilitar la comprensión, a continuación se ofrece un listado de términos clave en el modelo de reconocimiento, tomado de la Política Nacional de Actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, adoptada mediante Resolución No. 1473 de 2016 .

1 Este artículo sólo aplica para los Centros de Investigación y los Centros de Desarrollo Tecnológico.




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Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación - OTRI Organizaciones públicas o privadas, con personería jurídica propia o dependientes de otra entidad, dedicadas a promover la transferencia de conocimiento y tecnología (en adelante TCT) a organizaciones productivas o sociales que lo demandan. Actividad principal o nuclear: Transferencia de tecnología (TRL 6 al 9) Actividades de I+D+i y/o complementarias: Asesoría y consultoría, servicios científicos, creación de spin off, entrenamientos y capacitaciones, articulación universidades – centros de investigación – empresas, gestión de proyectos de investigación colaborativa. Resultados principales: Tecnologías incorporadas en el aparato productivo, licenciamientos de tecnología, procesos de patentamiento.

Otros Actores con Especialización Sectorial Entre estos se encuentran: Unidades de I+D+i de empresas, incubadoras, consultoras, aceleradoras empresariales, Centros de Investigación, Centros de Desarrollo Tecnológico, Centros de Innovación y Productividad, Parques Científicos, Tecnológicos y de Innovación (PCTI)2

Estrategia Acciones encaminadas por medio de las cuales se definen los insumos básicos para la planeación estratégica de la entidad, como proceso sistemático, lógico y objetivo para la toma de decisiones. Permite la identificación de elementos misionales, líneas de acción, objetivos, gobernanza e indicadores los cuales deben estar alineados con las agendas regionales de competitividad o con la planeación institucional.

Interrelación Se refiere a las alianzas del actor de manera internacional, nacional y regional para la colaboración entre varias partes, para compartir activos, riesgos, costos, beneficios, capacidades o recursos en torno al desarrollo y/o explotación de tecnología y conocimiento.

Recursos

Humanos

Personal de Transferencia de Conocimiento y Tecnología (TCT): Son las personas naturales o jurídicas que realizan actividades de CTeI para la transferencia tecnológica que comprende el proceso de acompañamiento a la maduración tecnológica, gestión de la propiedad intelectual,

2 Documento No. 1602 “Actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación - SNCTeI”. Adoptada mediante Resolución No. 1473 de 2016. http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/politiciadeactores-snctei.pdf.




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procesos de comercialización la negociación, preparación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de tecnologías. Esta persona natural o jurídica realiza labores directamente relacionadas con las actividades misionales de la oficina, y cuentan con experticia técnica y/o profesional verificable.

Personal de Apoyo: Son las personas que realizan tareas de CTeI que requieren la aplicación de conceptos y métodos operativos, generalmente bajo la supervisión del personal de Transferencia de Conocimiento y Tecnología. Sus tareas incluyen entre otras3: Realizar búsquedas bibliográficas y seleccionar material e información relevante en archivos y bibliotecas, apoyo en la documentación para trámite de registro de patentes, preparar los materiales y el equipo necesarios para actividades de negociación, preparar tablas y gráficos relacionados con convenios o contratos de la OTRI.

Personal Administrativo4: Se incluyen en esta categoría personal que desarrollen actividades de gestión administrativa, legal, económica, financiera y contable. Así como el personal cualificado y sin cualificar de apoyo de oficina, mantenimiento, vigilancia y de secretariado, entre otros y que participa en los procesos de soporte de la OTRI.

Financieros

Son todos aquellos capitales de carácter económico y monetario, que permiten a la OTRI contar con la disponibilidad presupuestal de sus recursos financieros y necesarios para financiar actividades de TCT según su plan estratégico y todos aquellos rubros que sean necesarios para la ejecución de las diferentes actividades y proyectos de la OTRI, ya sea esta ejecución directa y/o contratada o en alianzas con otros actores del SNCTeI.

Infraestructura Conjunto de medios técnicos (equipos, instrumentos, software) e instalaciones (edificios, terrenos), necesarios para el desarrollo de una actividad o para que un lugar pueda ser utilizado en función del desarrollo de las actividades de TCT. Esta infraestructura puede ser propia o de terceros con los que se tiene un acuerdo o contrato estable para el desarrollo de las actividades de TCT.

Actividades de Transferencia de Conocimiento y Tecnología Comprende un conjunto de acciones en distintos niveles para la preparación y acompañamiento de tecnologías, el apoyo en la gestión de la propiedad intelectual y la negociación que puede incluir procesos de apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de tecnologías para transferir al mercado y a la sociedad. Se consideran dos categorías: Principales y complementarias.

3 Lista enunciativa no taxativa. 4 Costos indirectos de la OTRI, no realiza labores directas de CTeI.




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Principales: Contempla aquellos servicios ofrecidos por la oficina para la maduración tecnológica y alistamiento al mercado como5 identificación de necesidades de la industria, identificación de las necesidades de comercialización de la universidad, Vigilancia tecnológica, inteligencia competitiva, valoración de tecnología, diseño de estrategia de comercialización, plan de negocio para la tecnología, capacitaciones, consultorías en transferencia de conocimientos y tecnología, redacción de patentes, gestión para el trámite de registro de patentes, estrategias de PI para empresas.

Complementarias: Contempla aquellos servicios ofrecidos por la oficina cuyo objetivo es añadir valor a la actividad principal, como2 búsqueda de inversionistas para una licencia o Spin off, intermediación en la búsqueda de recursos para actividades de I+D+i, apoyo en eventos de TCT, apoyo en la gestión de marcas, derechos de autor y demás modalidades de la Propiedad Intelectual.

Resultados

Comprende el conjunto de productos resultado de las actividades de TCT, como contratos de explotación, cesión y licenciamiento tecnológico, acuerdos de comercialización, empresa de base tecnológica (spin-off/start up), Joint ventures, otros acuerdos de colaboración para la comercialización y solicitudes de patentes presentadas y concedidas gestionadas por la OTRI.

Niveles de Madurez de la Tecnología Corresponde a la forma aceptada de medir el grado de madurez de una tecnología, según la metodología “Technology Readiness Level” (TRL) por sus siglas en inglés, si se tiene información del TRL de una tecnología concreta se tiene la aproximación del nivel de madurez de la misma. Como se observa en la figura 1, se consideran 9 niveles que se extienden desde los principios básicos de una nueva tecnología hasta llegar a pruebas con éxito en un entorno real, también se tiene homologación con niveles de preparación social - SRL en el Anexo 1.

Figura 1. Escala “Technology Readiness Level” (TRL)6

5 Lista enunciativa no taxativa. 6 Es preciso aclarar que las actividades allí contempladas no necesariamente son secuenciales, pero si complementarias.




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4 PROCESO DE RECONOCIMIENTO

El proceso de reconocimiento establecido por COLCIENCIAS, en coherencia con la Política Nacional de Actores del SNCTeI está compuesto por cuatro etapas en dos fases: Autoevaluación que incluye las etapas de diagnóstico e informe; y Evaluación, análisis decisión que incluye las etapas de valoración y toma de decisión.

Requisitos Para que COLCIENCIAS inicie el trámite de reconocimiento oficial como actor del SNCTeI, la OTRI interesada cumplirá con los siguientes requisitos y adjuntará la información que se menciona a continuación a través de la página web de COLCIENCIAS, en la opción Reconocimiento de Actores del SNCTeI.

Registro de la solicitud en el formulario en línea dispuesto para tal fin en la página web de COLCIENCIAS.

Certificado proveniente del representante legal en donde conste la fecha de inicio de actividades de TCT (como mínimo equivalente al tiempo de la ventana de observación numeral 4.2).

Plan Estratégico a Mediano (3 a 5 años) o Largo Plazo (más de 5 años) que contenga como mínimo los siguientes ítems y cuente con el aval del representante legal:

Objeto social, vigencia y fecha de aprobación Cobertura y mercados. Misión, Visión y Valores Objetivos estratégicos. Mapa de procesos (Misionales, gerenciales y de apoyo) Organigrama general (cargo y función principal). Descripción del modelo de negocio (Segmento de clientes, propuesta de valor y canales de

comunicación). Análisis del entorno (DOFA, Matriz PCI, Matriz POAM, PESTEL o similares) Análisis de indicadores estratégicos.

Informe de autoevaluación de la OTRI (Formato M304PR08G05F01).

Plan de mejoramiento de la OTRI (Modelo M304PR08MO3).

Para organizaciones independientes certificación de contador o revisor fiscal en la cual se indique para cada uno de los cuatro (4) años que harán parte del proceso de evaluación, la inversión anual proyectada y ejecutada, las ventas netas, ventas brutas anuales y regalías por contratos de licenciamiento tecnológico o acciones. Para organizaciones dependientes, certificación del representante legal del presupuesto destinado para la OTRI y su respectiva ejecución anual para para cada uno de los cuatro (4) años que harán parte del proceso de evaluación.

http://www.colciencias.gov.co/scienti




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Plan de sostenibilidad financiera de la OTRI que contenga como mínimo la metodología seleccionada y la proyección financiera anual.

Carta de solicitud de reconocimiento (Modelo M304PR08MO1), firmada por el Representante Legal o quien haga sus veces.

Notas:

Las solicitudes de reconocimiento que no cumplan con todos los requisitos y aporten la totalidad de la documentación serán rechazadas. La OTRI podrá presentar una nueva solicitud en cualquier momento una vez demuestre cumplir con la totalidad de los requisitos y aporte las evidencias necesarias para cada uno de los criterios a evaluar. Esta radiación será revisada y evaluada como una nueva solicitud por lo cual debe contar con toda la documentación completa.

Un actor independiente, podrá optar por una sola tipología de actores del SNCTeI, por lo que no podrá presentar de manera simultánea su solicitud a varias tipologías. Esta restricción aplica igualmente durante la vigencia del reconocimiento.

Las instituciones del sector académico podrán solicitar el reconocimiento de diferentes actores, siempre que se demuestre para cada uno de ellos y de manera independiente entre ellos, su organización, direccionamiento estratégico, recursos, actividades y resultados misionales logrados sistemáticamente, según la tipología a la que aplica.

Ventana de observación

La información que será base para la evaluación corresponde a los cuatro (4) años previos a la fecha de radicación de la solicitud de reconocimiento. COLCIENCIAS se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento información aclaratoria, complementaria o adicional a la ventana de observación. La OTRI contará con cinco (5) días hábiles para incluir la información solicitada en el formulario electrónico. En caso que la OTRI no dé una respuesta, COLCIENCIAS continuará con el proceso de la evaluación con la información que se tiene disponible.

Línea de tiempo En la Figura 2 se presenta el proceso general de reconocimiento para las OTRI, junto con sus fases, actividades y tiempos estimados para cada una de ellas.




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Figura 2. Proceso de Reconocimiento de OTRI.

Fase 1: Autoevaluación

La autoevaluación constituye la primera fase del proceso de reconocimiento como actor del SNCTeI. Representa una oportunidad para la reflexión de las prácticas institucionales, para identificar fortalezas, amenazas, debilidades y oportunidades, verificar logros y aspectos sobre los cuales es necesario introducir cambios para obtener un desarrollo de calidad en todos los niveles. La autoevaluación busca que la OTRI establezca el desempeño y la capacidad para el desarrollo de actividades de TCT, de tal forma que el reconocimiento sea visto como un importante motor de la productividad y competitividad de la oficina. Es importante que con el tiempo, la OTRI llegue a reconocer que el carácter sistemático de la autoevaluación lleva a un mejoramiento cualitativo de las actividades según su rol misional como actores del SNCTeI. La OTRI realizará su propia evaluación de forma objetiva y transparente y hará uso del Formato Modelo M304PR08G05F01 “Informe de Autoevaluación de la Oficina de Transferencia y Resultados de Investigación - OTRI”, en las actividades definidas dentro del proceso de reconocimiento, las cuales se aclaran en las figura 3 y 4.

4.4.1 Informe de Autoevaluación

El marco de referencia para el informe de autoevaluación es el conjunto de dimensiones definidas para el reconocimiento: Estrategia, Interrelación, Recursos, Actividades TCT, Resultados TCT y Nivel de Madurez de las Tecnologías (TRL). La OTRI podrá usar una metodología de carácter mixto, que contempla la recopilación de datos cuantitativos y cualitativos, como análisis de documentos existentes, aplicación de encuestas de percepción, observación directa, realización de grupos focales, de discusión entre otras.




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Figura 3. Fase 1 Autoevaluación




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4.4.2 Radicar la solicitud en el formulario en línea

Una vez la OTRI tiene su Informe de Autoevaluación, su Plan de Mejoramiento y los soportes validados con la alta dirección, radica toda la información en el formulario en línea de COLCIENCIAS, adjuntando la información solicitada. Para dicha radicación debe tener en cuenta todos los requisitos y solicitados, conforme con lo establecido en el Numeral 4.1 de la presente guía.

Fase 2: Evaluación, análisis y decisión Partiendo del proceso de autoevaluación y de la información reportada mediante el formulario electrónico, COLCIENCIAS hará la verificación de la información y coordinará la evaluación, para la cual podrá apoyarse en pares evaluadores, y determinar si otorga o no dicho reconocimiento a la OTRI. De acuerdo a los resultados de la evaluación se otorga el reconocimiento por uno (1) o tres (3) años. En caso del no reconocimiento, la OTRI podrá hacer los ajustes necesarios y volver a presentar la solicitud si así lo requiere. COLCIENCIAS actualizará el listado de OTRI reconocidas cada tres (3) meses en su página Web.

4.5.1 Verificación de requisitos

El proceso de evaluación inicia con la revisión del cumplimiento de requisitos y documentación (Numeral 4.1) y define los evaluadores para las OTRI. Si la OTRI cumple con todos los requisitos y soportes solicitados, COLCIENCIAS selecciona evaluadores y reciben toda la información entregada por la OTRI.

4.5.2 Informe de evaluación

Con la información entregada por la OTRI, el evaluador elaborará y entregará su Informe de evaluación a COLCIENCIAS, en el que recomienda o no el reconocimiento y en el caso de una recomendación positiva, indicará el período por el cual se sugiere otorgar dicho reconocimiento (1 o 3 años). En esta parte del proceso es posible que se solicite información complementaria o se realice visita a la OTRI. Esto se le informará con la debida anticipación, indicándole aquellos aspectos y la información complementaria que se quiere revisar. Las OTRI, serán evaluadas teniendo en cuenta lo siguiente:

Las definiciones mencionadas en el Numeral 3 de la presente Guía. La ventana de observación, que corresponde a los cuatro (4) años previos a la fecha de radicación

de la solicitud de reconocimiento. Los criterios mencionados en la Tabla 1.




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Figura 4. Fase 2 Evaluación, Análisis y Decisión




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Tabla 1. Criterios de evaluación para el reconocimiento de OTRI

Componente Objetivo del Componente

Busca identificar si Medio de verificación Preguntas orientadoras

1.

Est

rate

gia

Misión

Hay coherencia entre la misión y los objetivos, metas, logros y actividades de la OTRI e institucionales de acuerdo con lo definido en la Política Nacional de Actores.

Documento del Plan Estratégico a Mediano (3 a 5 años) o Largo Plazo (más de 5 años).

- Objeto social, vigencia y fecha de aprobación.

- Cobertura y mercados. - Misión, Visión y Valores - Objetivos estratégicos. - Mapa de procesos (Misionales, gerenciales y de apoyo)

- Organigrama general (cargo y función principal).

- Descripción del modelo de negocio (Segmento de clientes, propuesta de valor y canales de comunicación).

- Análisis del entorno (DOFA, Matriz MPCI, Matriz POAM, PESTEL o similares).

- Análisis de indicadores estratégicos.

¿La misión contempla aspectos relacionados con la Transferencia de Conocimiento y Tecnología? ¿El plan estratégico tiene definido

objetivos, programas y estrategias en TCT, está documentado y comprendido por todos los miembros de la OTRI? ¿Se cuenta con indicadores que

permita hacer seguimiento a la implementación de las estrategias y objetivos de TCT definidos? ¿La OTRI ha implementado un

sistema de seguimiento y mejora continua alineado con el plan estratégico? ¿Se tiene un periodo de tiempo

establecido de revisión y actualización del plan estratégico definido?

Plan

Estratégico

Disponen de una estrategia a Mediano (3 a 5 años) o Largo Plazo (más de 5 años) para la Transferencia de Conocimiento y Tecnología que sea sólida, con líneas de acción priorizadas y con un horizonte temporal razonable. Dependiendo del periodo de planeación de la entidad, se busca evaluar los planes correspondientes a la ventana de observación y al periodo vigente o correspondiente a mínimo los próximos tres (3) años. Para el caso de las oficinas dependientes deberá ser el que se encuentre acorde con el plan institucional.

Gobernanza

Cuentan con un modelo de gobernanza de TCT y buenas prácticas de gobierno corporativo, adecuado de acuerdo con los objetivos misionales de la OTRI.

Modelo de gobernanza definido y/o estatutos.

¿Se tienen definidos roles y funciones dentro del modelo de gobernanza para la OTRI?




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2. I

nte

rrel

ació

n Relaciones

con el

medio

(alianzas,

redes,

entre otras)

La OTRI contempla relaciones con otros actores del SNCTeI en que le ayuden a fortalecer capacidades, reforzar vínculos, crear sinergias y desarrollar actividades misionales en colaboración con otros actores. Solo serán considerados acuerdos para actividades misionales de la OTRI que evidencien generar valor a la oficina.

Documento donde consten las alianzas con otros actores como acuerdos de cooperación, de codesarrollo, proyectos conjuntos, cartas de intención y propuestas de articulación con los actores del SNCTeI. Podrán ser a nivel regional, nacional o internacional.

¿Cuenta con acuerdos o convenios de cooperación con otros actores del SNCTeI correspondientes a actividades de comercialización? ¿Cuenta con alianzas estratégicas

con otros actores del SNCTeI para actividades TCT?

3.

Rec

urs

os

Humanos

Cuenta con los recursos humanos idóneos y con la formación y experiencia acreditada requerida. Si bien se evaluará la coherencia entre el número de recursos humanos y sus actividades TCT, también se busca verificar la presencia de las siguientes funciones en el personal asociado a la OTRI, así como un plan de capacitación:

Funciones para el personal de Transferencia de Conocimiento y Tecnología (TCT) 7:

Coordinación: Corresponde a la dirección y liderazgo de la OTRI. Desarrolla directamente actividades de planificación,

Relación de las personas naturales o jurídicas vinculadas a la OTRI durante el tiempo de la ventana de observación, en donde se especifique: funciones de TCT, formación académica, experiencia laboral relacionada, tiempo de dedicación, fecha y tipo de contrato de vinculación con la OTRI. Esta información detallada deberá realizarse para las personas naturales o jurídicas que realicen actividades de Transferencia de Conocimiento y Tecnología (TCT) y de apoyo, pero no para el administrativo, el cual puede mencionarse únicamente en número de recursos humanos.

¿Existe equipo de colaboradores internos y externos que se encargan de la ejecución y la mejora los procesos y servicios con base en el portafolio de la OTRI? ¿Su personal cuenta con las

capacidades y las cualificaciones mínimas requeridas indicadas en los criterios de evaluación de la guía técnica? ¿Su personal cuenta con

experiencia especifica en las actividades principales y complementarias de TCT definidas en la guía técnica?

7 Los perfiles se ajustan al anexo 3 de la Convocatoria 621-2013 de COLCIENCIAS.




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gestión de los planes, metas e indicadores y decisiones estratégicas de la oficina. Entre sus labores principales se encuentran la formulación, la ejecución y la coordinación técnica para el desarrollo de los objetivos y logro de los resultados propuestos por la OTRI. Tiene la capacidad técnica y la experiencia acreditada en actividades de TCT. Esta función debe soportarse en la formación profesional en ingeniería, economía o administración, bilingüe, con especialización o maestría y experiencia en el sector público y privado. Asesoría en propiedad intelectual: Corresponde a la orientación de las estrategias de protección de intangibles y de resultados de investigación. Esta labor es vital para el desarrollo de las actividades de transferencia, por lo tanto, es necesario identificar los entregables específicos de la asesoría para la transferencia tecnológica. Esta función debe soportarse en la formación en derecho y especialización o maestría relacionada a la gestión de la propiedad intelectual.

Si el personal tiene CVLac, la experiencia y formación podrá ser validada directamente del aplicativo y solo requerirá del link correspondiente. Será responsabilidad de la OTRI que la información allí relacionada se encuentre actualizada. Frente a procesos de formación, se revisará el plan o estrategia de capacitación del personal y de gestión del conocimiento para la OTRI.

¿Se ejecutan las funciones indicadas en los criterios de la guía técnica para el personal de Transferencia de Conocimiento y Tecnología? ¿Se han definido metodologías,

objetivos de aprendizaje o estrategias de gestión del conocimiento para el equipo de la OTRI? ¿Existe un plan de capacitación que

contempla objetivos de aprendizaje y competencias a fortalecer? ¿Cuenta con incentivos en su

equipo de trabajo para generar capacidades de TCT o para aumentar la tasa de productos resultados de TCT?




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Asesoría en mercadeo y ventas: Corresponde al diseño y gestión de las estrategias de venta y marketing, mercadeo estratégico, promoción y publicidad de activos intangibles, se relaciona activamente en los procesos de negociación y comercialización. Considerando que cada negociación de intangibles es única y es muy difícil aplicar reglas teóricas a la situación particular que se presenta, el experto asesora y orienta para proporcionar un marco práctico para abordar la negociación. Sus aportes son requeridos para el desarrollo de las actividades, por lo tanto, es necesario identificar los entregables específicos para la transferencia tecnológica. Esta función debe soportarse en la formación profesional en mercadeo y afines, con especialización o maestría relacionadas a la comercialización. Asesoría tecnológica: Corresponde a la ejecución de los procesos de vigilancia, inteligencia competitiva, acompañamiento en desarrollo tecnológico y




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empaquetamiento. Igualmente asesora la construcción de planes de negocio para la creación de spin off, esta labor brinda acompañamiento en las etapas preliminares de alistamiento y generación de estrategias para garantizar la supervivencia y consolidación de resultados de las empresas creadas. Esta función debe soportarse en la formación profesional en ingenierías con especialización o maestría, con conocimientos en gestión de la innovación; gerencia de proyectos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación y bases de datos. Asesoría en Valoración y Comercialización: Corresponde a la valoración de la tecnología y la generación de estrategias para su comercialización. Se enfoca en el fortalecer, sistematiza e implementar procesos óptimos de valoración tecnológica lo que implica la realización de conjeturas razonables o precisas en relación con la suma de los ingresos que la nueva tecnología podría generar. Esta función debe soportarse en




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la formación en economía, administración de empresas o afines, con especialización o maestría y conocimientos en valoración de activos intangibles, evaluación de proyectos, modelos de negocio o valoración de tecnologías. La valoración es una actividad difícil y frecuentemente subjetiva, pues el titular de un activo intangible, un comprador potencial, un agente financiero y una aseguradora valorarán de manera diferente un mismo activo, de allí la importancia que toma esta función en los procesos de comercialización de la oficina.

Financieros

La planeación financiera y su ejecución resultan acorde con las diferentes actividades a realizar en el marco de la estrategia de la OTRI y contempla una estrategia de sostenibilidad. Se revisará (si aplica a la oficina) posibles fuentes de financiación como:

Aportes de Miembros o socios como: Empresas y/o universidades.

Asignación fija del presupuesto de la universidad.

Para organizaciones independientes certificación de contador o revisor fiscal en la cual se indique para cada uno de los cuatro (4) años que harán parte del proceso de evaluación, la inversión anual proyectada y ejecutada, las ventas netas, ventas brutas anuales y regalías por contratos de licenciamiento tecnológico o acciones (Si aplica). Para OTRI dependientes, certificación del representante legal del presupuesto destinado para la OTRI y su respectiva

¿Existe una planificación temporal detallada y un presupuesto asignado con metas de ejecución? ¿Se reciben recursos de fuentes

externas para financiar los proyectos de TCT que ejecuta la OTRI? ¿Se evalúa de manera periódica la

ejecución y el cumplimiento de la planificación financiera de la OTRI? ¿Se diferencian en forma clara las

ventas netas que se obtienen de la




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Aportes de entidades estatales.

Donaciones: Empresas nacionales o del exterior.

Redes de Ángeles Inversionistas.

Regalías licenciamiento u acciones por Spin Off.

Ingresos por actividades de la OTRI (venta o prestación de servicios).

ejecución anual para para cada uno de los cuatro (4) años que harán parte del proceso de evaluación. Además, el documento que contenga la estrategia o plan de sostenibilidad financiera de la OTRI con un contenido mínimo de la metodología seleccionada y la proyección financiera anual.

introducción en mercado de los productos de resultados logrados? ¿La planeación financiera y su

ejecución resultan acorde con las actividades a realizar en el marco de la estrategia de la OTRI? ¿Se ha diseñado un plan de

sostenibilidad con procesos, responsables y un sistema de escenarios de mejora financiera?

Infraestructura

Cuenta con la infraestructura, el equipamiento y software necesario (propios o alquilados) para el desarrollo de los proyectos propios de su actividad misional y de acuerdo con las actividades priorizadas. Determinar el porcentaje (%) de infraestructura propia y el porcentaje (%) de infraestructura de terceros, a la que se accede a través de diferentes mecanismos de cooperación como contratos, convenios, alquileres estables, entre otros.

Listado de principales equipos, inmuebles, software e instalaciones usadas para las actividades de TCT. Contratos, convenios o alquileres, equipos, licencias de Software, espacios de coworking, auditorios, sala de juntas, etc. Para caso de software y acceso de bases de datos solo serán considerados aquellos relacionados con la misión de la OTRI.

¿La OTRI cuenta con equipos de cómputo de uso exclusivo para la ejecución de las actividades de TCT? ¿La OTRI cuenta con una

infraestructura física adecuada para la ejecución de las actividades de TCT y acorde con la planificación de actividades? ¿La OTRI cuenta con Software

especializado para la ejecución de las actividades de TCT? ¿Cuenta la OTRI con mecanismos

de cooperación como contratos, convenios, alquileres estables para los equipos y la infraestructura física necesaria?




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Act

ivid

ades

TC

T

TCT

Ejecutan actividades de TCT Principales y complementarias.

Principales: Aquellos servicios para la maduración tecnológica y alistamiento al mercado como identificación de necesidades de la industria (incluye acuerdos de innovación abierta), identificación de necesidades de comercialización de la universidad, Vigilancia tecnológica, inteligencia competitiva, valoración de tecnología, diseño de estrategia de comercialización, plan de negocio para la tecnología, capacitaciones, consultorías en transferencia de conocimientos y tecnología, redacción de patentes, gestión para el trámite de registro de patentes, estrategias de protección de Propiedad Intelectual.

Complementarias: Aquellos servicios cuyo objetivo es completar la actividad principal, como búsqueda de inversionistas para una licencia o una Spin off, intermediación en la búsqueda de recursos, apoyo en eventos de TCT, apoyo en la gestión de marcas,

Portafolio de servicios de Transferencia de Conocimiento y Tecnología de la OTRI, indicando para cada uno de estos la descripción especifica del servicio, la relación y documentación del número de proyectos realizados durante la ventana de observación, nombres de los proyectos, el tipo de actividad para la OTRI (Principal-Complementaria), identificación de la demanda tecnológica o gestión y promoción de la oferta tecnológica, objetivos, metodología, tiempos de ejecución, inversión propia y de terceros, período de ejecución y resultados obtenidos vs resultados esperados y actividades complementarias.

¿Se cuenta con un portafolio de servicios estructurado y coherente con las actividades misionales para una OTRI? ¿Se realizan actividades para la

identificación de demandas tecnológicas para cada uno de los servicios del portafolio? ¿Se cuenta con un sistema o

plataforma para la gestión y promoción de la oferta tecnológica y los resultados de investigación propia o a través de terceros? ¿Existe un procedimiento para los

procesos de actividades de TCT sean propias de la oficina o subcontratadas? ¿La OTRI brinda poyo en temas de

marcas, derechos de autor, etc.? ¿Participa la OTRI en eventos

realizados en transferencia tecnológica, gestión de la propiedad industrial, emprendimiento e innovación que puedan conducir a generar relaciones estratégicas, búsqueda de posibles inversionistas




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derechos de autor y demás modalidades de la Propiedad Intelectual.

o para la transferencia de resultados de investigación?

Res

ult

ado

s d

e T

CT

TCT

La OTRI está generando productos resultados de las actividades de TCT con excelencia y con capacidad de impactar en el contexto económico y social. Se revisarán resultados como contratos de explotación, cesión y licenciamiento tecnológico, acuerdos de comercialización, empresa de base tecnológica (spin-off/start up), Joint ventures, otros acuerdos de colaboración para la comercialización, solicitudes de patentes presentadas y concedidas gestionadas por la OTRI. Así mismo, se considera y valora la transferencia de productos resultado de investigación para Artes, Diseño y Arquitectura (AAD) correspondientes a Acuerdos de licencia de obras o autorizaciones de uso protegidas por derecho de autor, así como empresas creativas y culturales, siendo consideradas estas últimas como aquellas que se deriven de actividad académica, científica, investigativa-creativa y en las que el

Contratos de licenciamiento (puede presentarse la primera y última hoja).

Certificación de apoyo a spin-off/start up firmada por el investigador o representante legal de la misma.

Acuerdos de comercialización que demuestren la gestión de la OTRI.

Certificación de apoyo a la creación de una Joint Ventures.

Solicitudes de patentes presentadas ante las autoridades competentes y que han sido gestionadas por la OTRI (documento soporte de la gestión de la OTRI).

Solicitudes de patentes concedidas y que han sido gestionadas por la OTRI (documento soporte de la gestión de la OTRI).

Autorizaciones de uso para productos de Artes, Arquitectura y Diseño que provengan de resultados de investigación, se encuentren registrados ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor (DNDA) y en

¿La OTRI tiene un registro sistemático de los resultados alcanzados por cada uno de los proyectos ejecutados directamente o a través de las alianzas?

¿La OTRI está generando productos resultados de las actividades de TCT con excelencia y con capacidad de impactar en el contexto económico y social?




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investigador/grupo haya participado como fundador, consultor o asociado y hayan recibido acompañamiento de la OTRI.

donde se demuestre la participación o asesoría de la OTRI.

Certificación de apoyo a empresas creativas y culturales firmada por el investigador o representante legal de la misma.

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TRL

Verificar cumplimiento con la Política Nacional de Actores, referente a los siguientes TRL:

TRL 6: Validación de sistema, subsistema, modelo o prototipo en condiciones cercanas a las reales.

TRL 7: Demostración de prototipo validado en entorno operativo real.

TRL 8: Sistema completo y calificado a través de pruebas y demostraciones en ambientes operacionales.

TRL 9: Sistema probado y operando con éxito en un entorno real (fabricación competitiva).

Estos niveles podrán ser homologados en niveles de preparación social:

Portafolio de tecnologías registrando para cada una su nivel de maduración tecnológica (TRL/SRL), el nombre de la tecnología, una breve descripción, sector económico, sector social y estado de la protección intelectual. Deben registrarse un número coherente de tecnologías de acuerdo con la planificación presentada por la OTRI, coherente con los recursos de la OTRI y con el tiempo de la ventana de observación. Nota: Para esta versión, esta dimensión es solicitada exclusivamente para construir una línea base.

¿La OTRI cuenta con un portafolio de tecnologías estructurado y registrando para cada una su nivel de maduración tecnológica (TRL) ¿La OTRI apoya la realización de

validaciones de concepto a las tecnologías de su portafolio? ¿Las tecnologías del portafolio son

en un alto porcentaje en un producto comercializable?




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SRL 6 - Solución demostrada en entorno relevante y en cooperación con las partes interesadas para obtener retroalimentación sobre el impacto.

SRL 7 - Refinamiento de la solución y, de ser necesario, probar otra vez en un entorno relevante con las partes.

SRL 8 - Solución propuesta y plan de adaptación social completo y calificado.

SRL 9 - Solución real del proyecto probadas en un entorno relevante




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4.5.3 Decisión comité DDTI

Una vez el equipo técnico de la Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación (DDTI) recibe el Informe de Evaluación, termina de consolidar el concepto dado sobre la OTRI y en caso de considerarlo necesario, solicita aclaraciones al evaluador o información complementaria para finalizar el proceso de evaluación. Posteriormente presenta el concepto final ante el Comité de la DDTI para que se tome la decisión final sobre el reconocimiento de la OTRI. Si la OTRI no está de acuerdo con la decisión de COLCIENCIAS frente al resultado del reconocimiento, podrá presentar recurso de reposición de acuerdo a lo establecido en el Código Contencioso Administrativo, dentro de los plazos establecidos.

4.5.4 Acto administrativo

Con la decisión tomada en el Comité de la DDTI, la Secretaría General de Colciencias elabora el acto administrativo pertinente para el reconocimiento o no de la OTRI. A través de la Secretaría General de COLCIENCIAS se notificará por medio electrónico, físico o personal al Representante Legal de la OTRI sobre la decisión tomada.

4.5.5 Seguimiento

En el caso en que la OTRI obtenga el reconocimiento, el equipo técnico de la DDTI podrá en cualquier momento de la vigencia del reconocimiento, realizar visitas o solicitar documentos que permitan corroborar la información contenida en la autoevaluación y/o la implementación de su plan de mejoramiento.

Confidencialidad y Manejo de la Información La información que se reciba de la OTRI que desea obtener el reconocimiento será utilizada bajo los preceptos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Habeas Data), reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, será de carácter confidencial y solo para fines del reconocimiento, en ningún caso tiene fines comerciales, fiscales o de investigación judicial y no serán compartidos sin autorización. 5 DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

Formato M304PR08G05F01. Informe de autoevaluación de la OTRI Modelo M304PR08MO3. Plan de mejoramiento de la OTRI. Modelo M304PR08MO1. Carta de solicitud de reconocimiento.




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6 DOCUMENTOS DE CONSULTA

Ley 1286 de 2009 “Por la cual se modifica la Ley 29 de 1990, se transforma a COLCIENCIAS en Departamento Administrativo, se fortalece el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación en Colombia y se dictan otras disposiciones”.

Documento No. 1602 “Actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación”. Adoptada mediante Resolución No. 1473 de 2016. http://www.COLCIENCIAS.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/politiciadeactores-snctei.pdf

Documento “Tipología de proyectos de carácter científico, tecnológico e innovación”. Adoptado mediante el Acuerdo 17 de 2017 del CNBT. http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/paginas/documento_de_tipologias_-_version_5.pdf

7 ANEXO

ANEXO 1. Technology Readiness Levels (TRL) y Societal Readiness Levels (SRL).

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Angie Elizabeth Sánchez

Nombre: Sandra Liliana Martínez

Nombre: Julián Pontón Silva

Cargo: Profesional Universitario Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Cargo: Gestora de la Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Cargo: Director Desarrollo Tecnológico e Innovación

Fin de la guía.

http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/politiciadeactores-snctei.pdf




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ANEXO 1. TECHNOLOGY READINESS LEVELS (TRL) Y SOCIETAL READINESS LEVELS (SRL)8

NIVELES DE MADUREZ DE LA TECNOLOGÍA - TRL

NIVELES DE PREPARACIÓN SOCIAL - SRL

TRL 1 – Principios básicos observados y reportados: Este corresponde al nivel más bajo en cuanto al nivel de maduración tecnológica. En este nivel comienza la investigación científica básica y se da inicio a la transición a la investigación aplicada. Las herramientas descriptivas pueden ser formulaciones matemáticas o algoritmos. En esta fase de desarrollo no existe todavía ningún grado de aplicación comercial.

SRL 1 - Identificar el problema e identificar la preparación de la sociedad.

TRL 2 – Concepto de tecnología y/o aplicación formulada. Investigación aplicada. La teoría y principios científicos están enfocados en áreas específicas de aplicación para definir el concepto. En esta fase pueden empezar a formularse eventuales aplicaciones de las tecnologías y herramienta analíticas para la simulación o análisis. Sin embargo, todavía no se cuenta con pruebas que validen dicha aplicación.

SRL 2 - Formulación del problema, solución (es) propuesta (s) e impacto potencial, sociedad esperada preparación; identificando actores relevantes para el proyecto.

TRL 3 – Pruebas de concepto de las características analíticas y experimentales. Esta fase incluye la realización de actividades de investigación y desarrollo (I+D) dentro de las cuales se incluye la realización de pruebas analíticas, pruebas de concepto o a escala en laboratorio, orientadas a demostrar la factibilidad técnica de los conceptos tecnológicos. Esta fase implica la validación de los componentes de una tecnología específica, aunque esto no derive en la integración de todos los componentes en un sistema completo.

SRL 3 - Prueba inicial de la (s) solución (es) propuesta (s) junto con las partes interesadas relevantes.

TRL 4 – Validación de componentes/subsistemas en pruebas de laboratorio. En esta fase, los componentes que integran determinada tecnología han sido identificados y se busca establecer si dichos componentes individuales cuentan con las capacidades para actuar de manera integrada, funcionando conjuntamente en un sistema.

SRL 4 - Problema validado a través de pruebas piloto en el entorno pertinente para fundamentar la propuesta.

TRL 5 – Validación de los sistemas, subsistemas o componentes en un entorno relevante (o industrialmente relevante en caso de tecnologías habilitadoras clave). Los elementos básicos de determinada tecnología son integrados de manera que la configuración final es similar a su aplicación

SRL 5 - Solución (es) propuesta (s) validada (s), ahora por partes interesadas relevantes en el área.

8 Basado en Indicadores TRL empleados por la Nasa y Innovation Fund Denmark (IFD)




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NIVELES DE MADUREZ DE LA TECNOLOGÍA - TRL

NIVELES DE PREPARACIÓN SOCIAL - SRL

final. Sin embargo, la operatividad del sistema y tecnologías ocurre todavía a nivel de laboratorio.

TRL 6 – Validación de sistema, subsistema, modelo o prototipo en condiciones cercanas a las reales. En esta fase es posible contar con prototipos piloto capaces de desarrollar todas las funciones necesarias dentro de un sistema determinado, habiendo superado pruebas de factibilidad en condiciones de operación o funcionamiento real. Es posible que los componentes y los procesos se hayan ampliado para demostrar su potencial industrial en sistemas reales. La documentación disponible puede ser limitada.

SRL 6 - Solución (es) demostrada (s) en el entorno relevante y en cooperación con los partes interesadas para obtener retroalimentación inicial sobre el impacto potencial.

TRL 7 – Demostración de sistema o prototipo validados en el entorno operativo real. El sistema se encuentra o está próximo a operar en escala pre-comercial. Es posible llevar a cabo la fase de identificación de aspectos relacionados con la fabricación, la evaluación del ciclo de vida, y la evaluación económica de las tecnologías, contando con la mayor parte de funciones disponibles para pruebas. La documentación disponible puede ser limitada.

SRL 7 - Refinamiento del proyecto y / o solución y, si es necesario, volver a probar en un entorno relevante con partes interesadas relevantes.

TRL 8 – Sistema completo y calificado a través de pruebas y demostraciones en ambientes operacionales. En esta fase, los sistemas están integrados, las tecnologías han sido probadas en su forma final y bajo condiciones supuestas, habiendo alcanzado en muchos casos, el final del desarrollo del sistema. La mayoría de la documentación disponible está completa.

SRL 8 - Solución (es) propuesta (s), así como un plan de adaptación social completo y calificado.

TRL 9 – Sistema probado y operando con éxito en un entorno real. Tecnología/sistema en su fase final, probada y disponible para su comercialización y/o producción.

SRL 9 - Soluciones reales del proyecto probadas en un entorno relevante.




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