Sistema de Gestión

de la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL

GUIA DE APRENDIZAJE

Fecha:

Octubre de 2010

Versión 1.0

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Nombre del Proyecto: Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresariales.

Duración en horas

40 Fase del Proyecto: Desarrollo de aplicaciones usando base de datos y Excel.

Duración en horas

10 Actividad de Proyecto

Práctica de Bases de datos (Access), Cálculos y funciones aritméticas (Excel)

Competencia: N/A

Resultados de Aprendizaje Duración en horas de la actividad

N/A Utilizar las diferentes funciones

de Excel para el análisis de

datos tales como: Tablas y

gráficas dinámicas, promedios,

subtotales, frecuencias etc.

Aprender a importar bases de

datos de Access a Excel para

la realización de diferentes

funciones y cálculos

aritméticos.

Crear diferentes consultas

sobre la base de datos

utilizando el asistente para

consultas de Access.

10

2. PRESENTACION

Profundizar en el manejo de las diferentes funciones avanzadas de Excel para el análisis de la información.

Crear consultas sobre la base de datos utilizando el asistente para consultas de Access.

Importar Bases de datos en Access a Excel

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3. CONOCIMIENTOS PREVIOS Para el desarrollo de la actividad propuesta se requiere que el aprendiz haya desarrollado la lectura de las unidades 2 y 3 vistas en el curso. 4. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE :

En el material de las unidades 2 y 3 se describen las diferentes funciones que proporcionan Ms Access y Ms Excel para el análisis de datos. Una vez que lea el material, deberá resolver el ejercicio que se describe.

Acceda a la base de datos llamada Base de datos librería, la cual deben descargar del

material de apoyo de la unidad 4. Se solicita desarrollar una consulta, además de importar los datos de la base de datos en Access a Excel y proporcionar información útil aplicando funciones de análisis de datos.

Debe crear una consulta utilizando el asistente para consultas de Access, en la que se muestren los siguientes datos de los libros: Nombre de la editorial, Nombre del libro, Cantidad, Precio, y el Total si se venden todos los libros.

Pasos para crear la consulta: Venta de libros por editorial.

Abra el asistente para consultas de la pestaña Crear.

Seleccione la opción Asistente para consultas sencillas y de clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo que aparece seleccione la tabla Libros de la opción tablas/consultas, y escoja los campos: Nombre del libro, Editorial, Cantidad y precio (Debe seleccionar cada campo y pasarlo con > al cuadro del lado).

En ese mismo cuadro de dialogo vamos a seleccionar ahora la tabla Editorial y el campo Nombre de la editorial.

Como puede ver en el recuadro campos seleccionados deben aparecer los campos: Nombre del libro, Editorial, Cantidad, Precio y Nombre de la editorial. De clic en siguiente.

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Escoja la opción Detalle (Muestra cada campo de cada registro) de clic en siguiente.

Agregue este título a la consulta: Consulta por Editorial y de clic en finalizar.

Automáticamente se va a abrir la consulta que acabo de realizar.

Ubíquese en la consulta por editorial que aparece donde se encuentran las

tablas de la base de datos (Parte izquierda). De clic derecho y escoja la opción Vista diseño.

Desmarque la columna Editorial de la opción mostrar.

En la última columna, en el primer renglón debe colocar la expresión: Total:=[Cantidad]*[Precio]

Cierre la vista diseño y abra la consulta para mostrar la lista de editoriales y libros.

Como puede observar ya aparece creada la columna Total.

Ya se creó la consulta solicitada: Venta de los libros por editorial.

Con la creación de la consulta Venta de los libros por editorial terminamos la aplicación de Access. Ahora nos vamos para Excel.

Inicie la aplicación en Excel e importe las tablas creadas en Access, tanto las tablas como la consulta que realizo. Como hacer esto:

Abrimos un documento en blanco en Excel.

En el menú Datos, seleccione la opción Desde Access (Obtener datos externos de

Access).

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5. EVIDENCIAS Y EVALUACION

Aparecerá un cuadro de dialogo donde debe buscar en su computador la base de datos en Access llamada Base de datos librería que descargo y modifico anteriormente. De clic en Abrir.

Aparecerá un nuevo cuadro de dialogo, el cual nos mostrara las tres tablas de la base de datos: Carreras, Editorial y libros, además de la consulta creada llamada Consulta por editorial.

Seleccione una a una la tabla o consulta que desea importar y de clic en aceptar.

Repita este proceso para todas las tablas y consultas disponibles. (Recuerde colocar cada una en una hoja (pestaña) diferente.

Ahora vamos a aplicar los conocimientos adquiridos en las unidades anteriores. Como pueden observar ya importamos las tres tablas y la consulta realizada en Access, y ubicamos cada una en una hoja (pestaña) diferente.

Tomando como base la tabla importada de Access llamada libros, debe realizar lo

siguiente:

1. Utilizando la función frecuencia, indicar el número de veces que se repite cada editorial.

2. Agregar un subtotal para sumar la cantidad de libros en existencia por cada editorial.

3. Crear un escenario que muestre cual sería el resultado si el precio de los libros disminuye en $50.

4. Crear una tabla dinámica con su respectivo gráfico dinámico donde se muestre la cantidad de libros por cada carrera.

Ambiente(s) requerido: Ambiente Virtual de Formación. Plataforma blackboard

Material (es) requerido:

Lectura del material de apoyo Unidades 2 y 3.

Enlaces Externos.

Producto entregable: El aprendiz deberá entregar un archivo “.xls” con las tres tablas y la consulta importadas de Access, además de la solución de las actividades planteadas. Por otra parte debe entregar otro archivo”.mdb” con la base de datos que descargo de la plataforma, incluyendo la consulta solicitada.

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6. BIBLIOGRAFIA

Material de estudio de blackboard

CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autores David Mauricio Ponce Jaramillo

Tutor Virtual Centro de comercio y Turismo SENA Regional Quindío

20 de Agosto de 2012.

Forma de entrega: Documento en formato .xls (Archivo de Excel). Documento en formato .mdb (Archivo de Access). El documento debe contener:

Portada, con los datos de la persona o personas que

entregan el documento. Estructura que contenga:

Las preguntas y respuestas de la actividad completas. Conclusión: Bibliografía.

Anexos si los hay Los dos archivos adjuntos por medio del enlace creado en plataforma, en el botón actividades.

Criterios de Evaluación:

Tablas y consultas importadas desde Access a Excel.

Ejercicios planteados desarrollados en Excel aplicando funciones avanzadas y análisis de datos.