Lineamientos para Completar Presupuesto

Gua para la presentacin de PROPUESTA ECONOMICA

GUIA PARA LA PRESENTACION DE PROPUESTA ECONOMICA

Introduccin

Esta gua es un modelo para la adecuada elaboracin de la Propuesta Econmica del proyecto con base en procedimientos y polticas claras. La misma contiene las instrucciones para la elaboracin del presupuesto en el formato denominado presupuesto de costos totales, un ejemplo de presupuesto y un anexo con los formatos respectivos.

Es importante recalcar que el Programa requiere utilizar estos procedimientos con el fin de lograr transparencia en la administracin de los recursos y consistencia en la asignacin de los fondos a las actividades a financiarse. Por lo tanto los procedimientos se aplicarn de igual forma a las diferentes organizaciones de base, instituciones del Gobierno, organizaciones no gubernamentales pblicas e internacionales, sin variaciones o consideraciones particulares.

Esta Gua de Procedimientos est basada en el Manual de Grants/Subvenciones preparado por PROJUS/Casals & Associates y aprobado por USAID/COLOMBIA. Incorpora las normas, regulaciones, procedimientos y formas que son aplicables al Fondo de Grants/Subvenciones denominado PROJUS de la Fundacin de la Universidad Internacional de la Florida para la investigacin Inc. y Casals & Associates

PRESENTACION DE LA PROPUESTA ECONOMICA

En los anexos encontrara los formatos para la presentacin de la propuesta econmica la cual se compone de:

1. Carta de propuesta econmica,

2. Presupuesto de costos totales

3. Formulario H1420 (Biodata)

4. Encuesta previa al otorgamiento del Grant

1. CARTA PROPUESTA ECONOMICAEn la misma debe colocar la siguiente informacin:

Nombre del proyecto (este debe ser claro y corto que permita identificar el objetivo del mismo)

Informacin sobre la Entidad: Se deben completar todos los espacios con la

Informacin de la organizacin responsable de la ejecucin del proyecto.

Resumen del presupuesto Duracin del proyecto: En el cuadro se debe expresar el nmero de meses que

durar la ejecucin del proyecto.

2. PRESUPUESTO. Para la elaboracin del mismo se sugiere utilizar el formato en Excel anexo a la presente gua. La utilizacin del mismo le facilitara la realizacin de clculos y ajustes ya que el mismo se encuentra formulado.

En la parte final de esta gua encontrara un Formato de Presupuesto diligenciado a manera de ejemplo.

2.1. Formulario Presupuesto de Costos Totales

Esta gua le ayudar en la identificacin de gastos y el adecuado diligenciamiento del formato de presupuesto de costos totales del proyecto que se presenta al Fondo PROJUS. Los montos incluidos en el presupuesto son los niveles mximos de ejecucin los cuales estn sujetos a los procedimientos verificables y descritos ms adelante.

En este presupuesto se debe reflejar el costo total del proyecto, el cual, en trminos porcentuales debe ser igual al 100% del costo del mismo. Los aportes propios y de terceros se deben presentar en pesos colombianos y el porcentaje frente al total. El aporte solicitado al Fondo PROJUS, tambin debe ser colocado en pesos colombianos y sealarse el porcentaje, el cual no puede ser superior al 75% del total.

A. Columna de Aporte Propio: Se utiliza para detallar los gastos que sern financiados a travs de fondos propios de la organizacin solicitante y que se consideran como fondos de contrapartida al proyecto. Podrn ser en especie e incluir los tems no elegibles o no reembolsables que se citan mas adelante.

B. Columna de Aporte Terceros: Se utiliza UNICAMENTE si, adicionalmente a los fondos de PROJUS que se solicitan, el proyecto est siendo financiado por otros donantes (pblicos o privados). La contribucin de otros donantes podr ser en especie o dinero.

C. Columna de Aporte PROJUS: Se utiliza para detallar los gastos que sern financiados por PROJUS.Los clculos, conceptos y lneas aprobadas no podrn ser modificados sin autorizacin de FIU/Casals & Asociados ya que se convierten en los techos presupuestarios aprobados por lnea.

2.2. Gastos no Elegibles/ no Reembolsables

La financiacin de los proyectos con Fondos PROJUS no incluye gastos o erogaciones por concepto de pagos administrativos propios de la entidad como son:

Honorarios de contador. Secretaria. Mensajero

Arrendamientos de oficina de la organizacin

Servicios pblicos de la organizacin

Cafetera

Transportes urbanos

Papelera para la oficina

Gastos bancarios

Cualquier otro gasto relacionado con la Administracin de la organizacin.

Parafiscales del personal propuesto o pagos por concepto de costos de salud

Bienes o equipos con un costo unitario mayor a US$5,000

Nota: Si bien los anteriores no son gastos a ser financiados por PROJUS, los mismos pueden ser considerados como aportes de terceros, propios o contrapartida institucional 25% requerido.

Los costos totales del proyecto consideran y agrupan los siguientes conceptos:

2.3 Personal Tcnico y Gerencial

En este punto se debe incluir el personal que realizara actividades tcnicas y de direccin del proyecto.

La vinculacin del personal debe realizarse por medio de los servicios de consultora que deben tener carcter temporal y ser previstos nicamente para cumplimiento los Trminos de Referencia y objeto del Proyecto. No pueden generarse obligaciones de tipo laboral y su legalizacin se realizara con un Contrato de Consultora o de Prestacin de Servicios.

Negociacin Tcnica La contratacin de servicios estar precedida por la revisin de los antecedentes acadmicos y experiencia con la posicin propuesta mediante la presentacin de hoja de vida actualizada. Asimismo se revisara la inexistencia de incompatibilidad de funciones por tiempo, vnculos familiares u otros compromisos o contrataciones previas efectuadas por nosotros.

Partes Contratantes: La Entidad Ejecutora deber firmar los contratos de consultora como responsable de la ejecucin del proyecto marco que financia dichos servicios. Los derechos y responsabilidades en la ejecucin de dichos servicios estarn claramente descritos en el contenido del contrato.

Plazo de ejecucin: Los plazos de ejecucin y entrega de los productos son fijos (se debe cuantificar un nmero de horas de servicio) sin lugar a modificacin excepto por el cambio de los trminos de referencia (incremento de productos) lo que dara origen a una adenda.Claves para calcular el costo de la Consultora: El servicio debe estar claramente determinado (precio del contrato). El mismo surge del anlisis de las unidades de tiempo necesarias (horas) por el costo hora del profesional. Para la determinacin objetiva del costo total del servicio debe tener en cuenta y diligenciar el Anexo H 1420 BIODATA, considerando:

En el punto 14 del formulario H1420, proporcionar informacin sobre los ltimos tres aos de trabajo (con vinculacin laboral) y listar los salarios ANUALES correspondientes en forma separada por cada ao si es posible.

Definicin de salario: pago peridico bsico por los servicios ofrecidos. No incluye bonos, gastos de representacin, comisiones extra de consultora, pagos por trabajo extra, diferenciales por trabajo en el extranjero.

En el punto 15 del formulario H1420, se debe colocar la informacin sobre loscontratos de prestacin de servicios celebrados durante los tres ltimos aos de trabajo, la informacin de la tarifa de honorarios debe ser calculada por hora de trabajo. Se deben incluir los datos ms recientes as como las posiciones similares al cargo en cuestin por periodos de tiempo relevantes.

Considerando la informacin promediada de los ltimos tres aos consignada en los puntos 14 y 15 del Biodata (formulario H1420) se determinara el costo por hora (monto anual/2880 monto diario/8). Si una persona no tiene tarifas para cada uno de los tres aos anteriores, se debe trabajar con las existentes en el mercado como referencia para determinar costo/hora aplicable a dichos servicios.

El precio total de la consultora resultara de la multiplicacin del costo por hora aplicable por el nmero de horas calculados para la prestacin del servicio.

Todos los honorarios deben estar dentro de los rangos de ingreso que en la actualidad puedan ser demostrados por el profesional que se va a vincular al proyecto (Biodata). El Programa podr solicitar documentacin para justificar el valor de las horas dedicadas al proyecto.

En la columna NARRATIVO del formulario de presupuesto de costos totales es necesario colocar la informacin adicional que sea relevante, por ejemplo, el porcentaje de tiempo asignado para cada posicin y una justificacin breve de los servicios que deber proveer el o los consultores

El equipo evaluador requiere que se anexen adems las hojas de vida resumidas (mximo 2 pginas) del personal tcnico clave del proyecto y finalmente, en el caso de los consultores, al momento de su contratacin se deber especificar mediante trminos de referencia la descripcin de su trabajo, los productos a entregar, y el honorario por hora propuesto.

2.4 Personal Administrativo

En este punto se debe colocar el personal que realiza labores administrativas (secretarias, contador, auxiliares administrativos etc.)

Todos los honorarios deben estar dentro de los rangos de ingreso que en la actualidad puedan ser demostrados por el profesional que se va a vincular. En la columna NARRATIVO es necesario indicar informacin adicional, por ejemplo, el porcentaje de tiempo asignado para cada posicin y una justificacin breve de los servicios que deber proveer el o los consultores.

2.5 Gastos de Viaje y Transporte

En este punto deben colocarse los gastos de viaje (alimentacin, alojamiento y transporte) del personal tcnico, gerencial y administrativo.

Debern justificarse segn los objetivos y corresponder con el personal previsto en el proyecto. Debern diferenciarse segn su naturaleza, por ejemplo, pasajes areos, terrestres, contratacin de movilidades, etc.

El alquiler de transporte terrestre exclusivo slo ser aprobado en caso de que la entidad ejecutora efecte viajes al interior (provincias) donde no hay transporte pblico para su traslado. En el NARRATIVO se debe indicar destino, el nmero de viajes, nmero de personas y costo estimado por persona.

Asimismo, en esta categora se deben incluir los gastos de alojamiento y alimentacin para los cuales se deber detallar, dentro de la columna NARRATIVO, la duracin de cada viaje y el nmero de personas.

Los pagos de Alimentacin se reconocen dentro de los siguientes lmites:

Desayuno US$ 6Almuerzo US$ 9

Cena US$ 15

US$ 30Adicionalmente a los montos sealados se reconocern gastos incidentales contra comprobante y relevancia del gasto.

2.6 Gastos de Comunicacin Media Impresos

Si la ejecucin del proyecto requiere una estrategia de comunicacin, sus componentes tcnicos: diseo, impresin de documentos y campaas educativas/promocin etc. debern ser claramente explicados en la propuesta tcnica presentada a PROJUS en cuanto a contenidos, objetivos y cobertura. En el presupuesto se requerir un detalle de estos gastos especificando cantidades y costos unitarios en la columna de NARRATIVO. Para la impresin de documentos deber sealarse el tipo de documentos a imprimir y la cantidad.

2.5 Gastos de Capacitacin/ Talleres / Seminarios

Esta categora debe utilizarse para incluir todos los gastos relacionados con la capacitacin como son: alquiler de salones, servicios de alimentacin, materiales de capacitacin (incluye papelera y tiles para ser utilizados), materiales educativos, honorarios de talleristas y conferencistas etc.

Se requerir un detalle de estos gastos en la columna de NARRATIVO, que describa: la duracin de cada capacitacin, el nmero de participantes etc. Debe existir consistencia entre el nmero de participantes, nmero de materiales, costo de alimentacin, duracin de los eventos, planilla de transporte de participantes, etc.

En el caso de eventos de ms de un da en donde este previsto el alojamiento, los gastos de alimentacin podran ser incluidos en el contrato de hospedaje, en cuyo caso no proceder pago individual alguno por tales conceptos.

La contratacin de medios de transporte masivo (bus exclusivo) para la movilizacin de asistentes a cursos o talleres se incluir en costos de Capacitacin /Talleres/ Seminarios y para su legalizacin se debe adjuntar la planilla de los participantes debidamente firmada por estos, cotizaciones y factura o cuenta de cobro. No se cubrirn costos de transporte de personas no asistentes al taller o no relacionados con el taller/eventos.

2.6. Otros Gastos Directos

En esta categora se debern incluir los gastos de administracin del proyecto no consignados en las otras partidas. Se deber incluir un detalle y una justificacin para estos gastos en la columna NARRATIVO.

En este rubro se puede incluir los gastos de renta de oficina, servicios de agua y electricidad, equipos y mobiliario.

Tal como ya se indico estos rubros no son financiados por el programa por lo cual generalmente son considerados como gastos de contrapartida para el proyecto. Los montos previstos debern ser razonables y en el caso de equipos, se deben considerar las tasas de depreciacin del bien. En los mismos se deber aplicar un porcentaje para prorratear el gasto de acuerdo al espacio y tiempo que se destinar exclusivamente para el proyecto.

2.7 Infraestructura y Equipos

Si en el presupuesto se incluye la dotacin de equipos, la entidad debe demostrar que cuenta con medidas de seguridad a ser verificadas, tal como inventarios peridicos, espacios fsicos seguros, etc.

Los equipos de computacin se proveen segn polticas de PROJUS en cuanto a caractersticas y condiciones. Caractersticas sofisticadas y no usuales debern ser justificadas tcnicamente, de acuerdo con los objetivos del proyecto. Si bien los bienes con un costo unitario mayor a US$5,000 son inelegibles es importante tomar en cuenta que en el evento de ser aprobados bienes bajo esta categora debern ser de procedencia americana necesariamente.

3. ENCUESTA PREVIA A LA OTORGACION DEL GRANT

Con el fin de documentar la capacidad administrativa de la entidad es necesario diligenciar y enviar el formato de Encuesta Previa a la otorgacin del Grant, as como adjuntar los siguientes documentos.

Estados Financieros de los dos ltimos aos con notas emitidas por el contador o revisor fiscal.

Certificado de existencia y representacin legal

Registro nico tributario (RUT)

Fotocopia de la cedula de ciudadana del representante legal

Fotocopia del pasado judicial del representante legal

Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal expedido por La Procuradura General de la Nacin

Fotocopia de la tarjeta profesional del contador

A continuacin se encuentra un formulario de presupuesto de gastos diligenciado a manera de ejemplo

Este formato se realiza a manera de ejemplo. Por favor utilizar el cuadro en Excel anexo.

PROPUESTA ECONOMICA

Nombre del proyecto

(Sealar el nombre del proyecto. Se sugiere un nombre corto que permita identificar el objetivo del mismo)

(Colocar aqu el nombre de la entidad) acepta los trminos y condiciones establecidos en la propuesta que se realiza a continuacin, incluyendo todos los documentos, presentaciones y otros anexos incorporados, los cuales tambin forman parte de esta propuesta.

Representante Legal:

________________________________________

Nombre, cargo y direccin de correo electrnico

____________________________________

Firma del Representante Legal

Informacin sobre la Entidad Ejecutora/ReceptorNombre y siglaPersona contacto

CiudadTelfono

DepartamentoCelular

DireccinCorreo Electrnico

No. de Nit.Web Site

Area de financiamiento a la que postula* (a ser diligenciado por FIU)ComponentesSeleccione

1. Implantacin efectiva del Cdigo de Procedimiento Penal

2. Fortalecimiento y modernizacin de la administracin de despachos y centros de servicios judiciales

3. Acceso a la justiciaCasas de justicia

Mtodos alternativos de solucin de controversias

Defensa Pblica

Asistencia Legal

4. Apoyar y fortalecer la participacin efectiva de las organizaciones de la sociedad civil en la reforma y modernizacin de la justicia

Resumen del presupuesto

$ Colombianos%

Costo Total del Proyecto

Aportes propios

Aportes de terceros

Solicitado a PROJUS

Duracin del proyecto

Meses

ANEXO H-1420-BIODATA1. OMB Control No. 0412-0520; Expiration Date: 08/31/2000

2. Hoja de Datos biogrficos de Empleados de Contratistas

1. Nombre (Apellidos y Nombres)

2. Nombre del Contratista

3. Direccin del empleado

4. Numero de contrato

5. 6. Posicin segn el contrato

7. Salario Propuesto

8. Duracin de la Asignacin

8. Numero de Telfono (incluye los cdigos de rea)

9. Lugar de Nacimiento

10. Ciudadana

12. EDUCACION (incluya todas los ttulos universitarios y otros superiores obtenidos)13. Proficiencia de Lenguajes

Nombre y ubicacin de la InstitucinEspecializacinTituloFechaLenguajeProficiencia en HablarProficiencia en Lectura

14. Historia del EmpleadorProporcionar las tres (3) aos. Detallar los salarios cada ao por separado. Contine en hoja adicional o de ser necesario para listar todas las actividades relacionadas con la asignacin propuesta.

Definicin de Salario pago peridico bsico por los servicios prestados. Excluir otros tipos de ingresos como ser comisiones, utilidades, sobre tiempo y otros ingresos fuera del salario bsico.

Titulo / PosicinNombre del empleador/ direccin/punto de contacto, TELEFONO Fechas de EmpleoSalario Anual

DesdeHastaMonto en pesos $

15. Servicios de Consultora especficos (en los ltimos 3 aos)

SERVICIOS DESARROLLADOSNombre del empleador/ direccin/punto de contacto, TELEFONODatos del EmpleoDas trabajados a la tarifa mencionadaTarifas diaria en pesos $

Desde Hasta

16. CERTIFICACION: En cuanto puedo afirmar lo mencionado arriba corresponde a la verdad

Firma del Empleado:Fecha:

El contratista certifica al remitir este formulario que ha tomado los pasos razonables para verificar la veracidad del contenido de esta informacin. El contratista entiende que USAID podra confiar en la exactitud de tal informacin durante la negociacin y reembolso segn este contrato. La no veracidad o falsedad de la informacin verificada resultara en una accin sancionatoria tomando en considerando todos los hechos y circunstancias, desde devolucin de los recursos hasta una accin legal.

Firma del Empleador o RepresentanteFecha

AID 1420-17 (4/95)

Encuesta previa a la Otorgacin del Grant

Nombre de la Organizacin: Fecha: _______________________

Direccin: _____________________________________________Persona de Contacto: ____________ Posicin:

Telfono: ______________________

Fax No: ________________________ E-mail:______________________________

Tipo de Beneficiarios:

Norteamericana [ ]Sin animo de lucro

-ONG [ ]

No Norteamericana [ ]Org. Gubernamental[ ]

Comercial [ ]Universidad[ ]

Org. Pblica Internacional (ADS 308) [ ]

1. Nombre del proyecto:

2. Ubicacin del Proyecto: ______________________________________________________________________

3. Monto Estimado del Grant:

$_____________________________________________________________________

A. Experiencia

DescripcinComentarios

1. Ha recibido financiamiento de un Cooperante Internacional con anterioridad?

2. Describa como manejo el financiamiento:

3. Con que otras organizaciones colaboraron con anterioridad para llevar adelante proyectos de esta naturaleza?

4. Trabaja su organizacin con ONGs u otros en actividades similares?

1. Referencias: (Por favor provea nombres y forma de contacto de dos o mas

referencias quienes proveern informacin acerca de su experiencia como administrador de actividades como las que esta postulando)

B. Administracin de Fondos y Controles Internos

DescripcinComentarios

1. Maneja centro de costos? Utiliza cuentas separadas para el manejo de proyectos?

2. Sus cuentas son auditadas en forma anual? Quien efecta la Auditoria?

(Remitir su ultimo estado financiero)

3. Cuentan ustedes con una oficina administrativa y contable?

4. De que otra manera financia sus actividades fuera de contribuciones de Cooperantes?

C. Proceso Contable

DescripcinComentarios

1. Si la organizacin mantiene registros manuales o computarizados, mencionar segn el siguiente detalle:

a) Libro Mayor

b) Cuentas por Cobrar

c) Cuentas por Pagar

d) Salarios

e) Activos

2. Proceso Contable

a) Cuentas Separadas de los fondos FIU/C&A

b) Cuentas Separadas bancarias para los fondos solicitados

3. Registros contables utilizados (Acordes con los estados financieros a presentar)

a) Libro de Bancos

b) Libro de Caja Menor

c) Registro de Activos Fijos.

D. Recursos Humanos/ Administracin

DescripcinComentarios

1. Detalle la estructura de la organizacin:

2. Quien ser el Gerente o el Coordinador del Proyecto?

E. Organizacin

DescripcinComentarios

1. Cual es el principal objetivo de su organizacin?

2. Que proyectos han ejecutado recientemente?

3. Esta su organizacin registrada? Dnde?

4. La sede de su organizacin es de su propiedad o rentada?

5. Tiene una Junta Directiva? Quienes son los miembros?

Otros comentarios:

Anexos

:

Dos ltimos estados financieros con notas emitidas por el contador

Certificado de existencia y representacin legal

Fotocopia del RUT de la Entidad

Fotocopia de la cedula del Representante Legal

Fotocopia del Pasado Judicial del Representante Legal

Certificado de antecedentes disciplinarios del Representante Legal expedido por la Procuradura

Fotocopia de la Tarjeta profesional del contador

Aprobado por FIU/Casals & Asociados:

Fecha:

Anexo Formulario presupuesto costos totalesPara diligenciar el formulario haga clic aquProyectos de Justicia

Los gastos financiados con fondos de otros proyectos vigentes de USAID o el Gobierno de los Estados Unidos no califican como contrapartida. Los fondos de contrapartida provenientes de otros donantes debern ser respaldados por una carta de autorizacin del cooperante, donde se avale la articulacin de sus recursos con los fines del proyecto y debern ser relacionados como aportes de terceros.

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