Gráficos

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Gráfico de línea. Se usa para representar: Tendencia, proyección, comportamiento de una variable en el tiempo.

Abre un nuevo libro, cambia el nombre de la hoja1 por “Datos”. En esa hoja debes hacer lo

siguiente: En la celda B1 escribe la palabra “Enero” y luego arrastra como si fuera una fórmula

pero hacia la derecha hasta la celda G1.

Verás como aparece la lista de los meses subsiguientes hasta junio. Esto es una propiedad de

Excel, se llama listas predefinidas y será explicada en otro documento.

Agrega los siguientes datos, para comenzar a desarrollar el tema de los gráficos:

Vamos a suponer que estos datos corresponden a las ventas del semestre por línea de productos.

A partir de estos datos elaboraremos inicialmente un gráfico que represente el comportamiento

de las ventas de Muebles durante el semestre. El gráfico adecuado para este propósito es el de

Línea.

Para hacer el gráfico, selecciona de A1 hasta G2. (Rango A1:G2)

Ahora clic en la pestaña Insertar.

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En la cinta de la pestaña Insertar hay un grupo Gráficos, de ese grupo tomaremos la opción Línea.

Y de los modelos disponibles usaremos Línea con marcadores.

Con esos dos clics es suficiente para obtener el gráfico diseñado automáticamente por Excel.

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En este caso el gráfico ha sido diseñado con dos elementos: El título del gráfico y la leyenda, en

ambos objetos el texto es la palabra Muebles.

Este título que Excel ha creado no es satisfactorio, entonces debemos modificarlo, lo cual se puede

hacer de dos formas:

1 Clic sobre el título y le aparecen las marcas en las esquinas indicando que esta seleccionado

Luego clic derecho y tomamos la opción Editar texto

Ahora el marco tiene una línea discontinua y el cursor de escritura está dentro del texto el cual se puede modificar.

2 Otra forma es haciendo clic en el título para seleccionarlo

Y luego un segundo clic dentro del texto. El resultado es exactamente el mismo.

Solo resta escribir un título más adecuado, por ejemplo:

En cuanto a la leyenda, en este caso no es necesaria porque el gráfico tiene solo una serie en el

caso de gráficos con varias series de datos (varias líneas) es aplicable el uso de la leyenda para

identificar cada serie (cada línea). Para quitar la leyenda basta hacerle clic y luego presionar la

tecla suprimir.

Hay otras etiquetas que se pueden colocar al gráfico cuando sea necesario, para lo cual debes

activar la pestaña Presentación que está dentro de las Herramientas de gráficos.

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Allí encuentras el grupo Etiquetas en el cual tienes las opciones: Título del gráfico, Rótulos del eje,

Leyenda, Etiquetas de datos y Tabla de datos.

Título del gráfico: ya lo hemos visto

Rótulos del eje: Permite colocar texto para ampliar la información de los ejes (horizontal X, o vertical Y). En el ejemplo es válido usarlo para aclarar que los datos de la escala del eje vertical son millones de pesos

Tomamos las opciones resaltadas en la imagen: Rótulos del eje Título del eje vertical primario Título girado.

Como resultado tenemos una etiqueta sobre el eje vertical. Para modificar el texto usamos el mismo procedimiento que con el título. Nuestro rótulo quedaría así.

Leyenda. Este gráfico no amerita el uso de esta etiqueta.

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Etiquetas de datos. En este ejemplo permite desplegar los valores correspondientes a cada punto de la línea.

Tomaremos las opciones resaltadas en le imagen: Etiquetas de datos Encima.

Como resultado en cada punto de la línea aparecerá el valor que representa.

Tabla de datos. Permite colocar dentro del gráfico la tabla con los datos usados para construirlo.

Tomaremos las opciones resaltadas en la

imagen: Tabla de datos Mostrar tabla de datos

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Como resultado, en el eje horizontal, aparece la tabla de datos que alimenta el gráfico.

No es aconsejable aplicar todas estas etiquetas, pues se estaría mostrando información

redundante que haría confusa la interpretación del gráfico. Cabe recordar que el objetivo de los

gráficos es simplificar la interpretación de los datos.

En este punto el gráfico aparece encima de la hoja donde están los datos como un objeto que se

puede mover, cambiarle el tamaño etc. Es mejor opción para almacenar los gráficos, hacerlo en

forma independiente, cada gráfico en su hoja del libro. Para esto se activa la pestaña Diseño, de

las Herramientas de gráfico, y en la cinta estará disponible el botón Mover gráfico.

Aparece este cuadro que presenta dos opciones de almacenamiento:

1. La opción actual, que está marcada, en la cual el gráfico es un objeto en la hoja Datos.

2. Hoja nueva. Con esta opción el gráfico quedará almacenado en una hoja independiente. El

nombre de la hoja (Gráfico 1) puede ser cambiado en seguida o posteriormente.

Ahora hagamos un gráfico con las tres series de datos (tres líneas). Para ello seleccionamos el

rango A1:G4

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Repetimos el procedimiento: Insertar Gráfico de línea Línea con marcadores.

Como resultado obtenemos este gráfico, en el cual se observa la utilidad de la leyenda que en este

caso permite identificar la información que representa cada línea.

Solo resta agregar al gráfico las etiquetas que sean pertinentes.

Gráfico de columna Se usa para hacer comparaciones entre variables o entre diferentes situaciones de una misma

variable. Si se usa el tipo de columnas apiladas, agrega la variable acumulación.

Selecciona el rango A1:B4

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Repite el procedimiento, en este caso selecciona el modelo Columna agrupada 3D del tipo Columna

Obtendrás un gráfico como este. Debes usar tu propio criterio para decidir que etiquetas le colocarás al gráfico. Un título adecuado podría ser “Ventas por línea de producto Enero 2014”

Gráfico de columna con dos o más series de datos.

Selecciona el rango A1:C4

Repite el procedimiento y escoge un gráfico de tipo Columna agrupada 3D. Obtendrás un gráfico como el siguiente, en el cual cada línea de producto tiene dos columnas, cada una de las cuales corresponde a un mes. En este ejemplo es aplicable la leyenda que aclara a cual mes corresponde cada columna.

Gráficos

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Esta información se puede presentar de dos formas, generando dos gráficos distintos que representan la misma información.

Para eso simplemente usa el botón Cambiar entre filas y columnas, y el gráfico se convertirá en algo así:

Gráficos

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Es la misma información presentada con dos gráficos distintos. Interpreta lo que representa cada

gráfico y colócale el título de acuerdo con esa interpretación, discútelo con tus compañeros. Busca

el consenso con el grupo para decidir cuál es el título más adecuado para cada uno.

Ahora, manteniendo seleccionado el gráfico, haz clic en el botón Cambiar tipo de gráfico.

Y escoge Columna apilada con efecto 3D

Obtendrás un gráfico como este

Gráficos

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Y alternando entre filas y columnas, uno como este

Analiza cómo se deben interpretar estos gráficos y de acuerdo con eso colócales un título, discute

el tema con sus compañeros. Busca el consenso con el grupo para decidir cuál es el título más

adecuado para cada uno.

Gráfico circular Se usa para mostrar la distribución porcentual de los diferentes componentes de un conjunto, la

participación de cada uno en el total.

Selecciona el rango A1:B4

Gráficos

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Repite el procedimiento, en este caso selecciona el modelo Gráfico circular 3D del tipo Circular

Obtendrás un gráfico como este. Este tipo de gráfico debe tener tres elementos básicos:

1. El título (Todo gráfico debe tenerlo) 2. La identificación de lo que representa cada porción 3. El porcentaje del total que representa cada porción

Un título adecuado podría ser “Distribución porcentual de ventas por línea de producto Enero 2014”.

Haz las modificaciones que sea necesario y agrégale los elementos que hagan falta.

Los gráficos circulares solo pueden representar una serie de datos, porque su estructura no

maneja las dos dimensiones de las coordenadas cartesianas como el de línea o el de columna.