GYM.SGP.PG.10 - Personalización del Sistema de Gestión GYM a

7/29/2019 GYM.SGP.PG.10 - Personalizacin del Sistema de Gestin GYM a

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PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.10

GESTION DE PROYECTOS Revisin: 0

PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN GYM

AL PROYECTO

Fecha: 22/06/2008Pgina 1 de 3

1. OBJETIVO

GyM ejecuta una gran variedad de Proyectos de construccin, teniendo cada uno de ellos diversascaractersticas que les son propias y que los hacen distintos unos de otros. Debido a este hecho, elSistema de Gestin de Proyectos de GyM debe ser ajustado a la realidad especfica de cada Proyecto,de manera que se logre mantener la eficacia del Sistema. En este procedimiento se definen losmecanismos formales para realizar este ajuste, logrando los siguientes objetivos:

9 Establecer los Elementos de Gestin aplicables al Proyecto (Aplicabilidad).9 Establecer los Factores Claves de xito del Proyecto y sus indicadores.9 Establecer los procesos especiales del Proyecto que deban ser diseados debido a su importancia

y/o complejidad para su gestin.9 Asignar Funciones Claves entre el Equipo de Proyecto.9 Entender conjuntamente la forma en que se realizar el seguimiento y la importancia del

mismo.

2. DESARROLLO

Una vez difundido el inicio del Proyecto1 y sus responsables principales a toda la organizacin deGyM por medio de la Carta de Inicio, el Jefe de Control de Gestin de Proyectos tomar contactocon el Gerente de Proyecto para coordinar y definir los temas del Sistema de Gestin GyM a serconsiderados en el Proyecto, a travs del proceso de Arranque y Coordinacin con reas de Soporte2.Los acuerdos tomados en esta coordinacin definirn el diseo del Sistema de Gestin GyM que seraplicado en la Proyecto.

2.1. Proceso de Personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto:Aplicabilidad

a. Matriz de Aplicabilidad:Es un documento en el cual se listan todos los entregables y puntos de control de cada proceso degestin que existe en GyM. Se marcar con OK los puntos que aplican y si es necesario se colocancomentarios especficos. Se recomienda filtrar los puntos que s aplican para darles una revisinfinal. En los anexos se encuentra el formato de la Matriz de Aplicabilidad.

b. Diseo de Procesos Especiales:Algunos procesos del Proyecto que no estn incluidos en el eje bsico, dadas las caractersticasespecficas del mismo, pueden ser muy complejos y necesitan ser diseados para no ocasionarsobre esfuerzos para su ejecucin. Como ejemplos de procesos con dichas caractersticas podemostener:

9 Pedido de acero corrugado de un Proyecto en Bolivia con abastecimiento desde Pisco.9 Manejo de informacin de Control de Calidad en un Proyecto de lneas de gas con generacin

de ms de cien documentos diarios.

En este punto los participantes de la reunin identificarn las particularidades del Proyecto yse definirn los procesos a disear. Segn la evaluacin previa del Proyecto, y si el mismo aslo requiere, el rea de Control de Gestin de Proyectos (CGP) propondr algunos procesos aser diseados y/o soporte en la metodologa para el diseo de los mismos. En la Reunin deCompromisos3, CGP dar conformidad de que el diseo ha sido elaborado.

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.03 Inicio del Proyecto2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.05 Arranque y Coordinacin con Oficina Principal.3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.17 Reunin de Compromisos


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Figura 01 Ejemplo del diseo de un proceso de provisionamiento de Acero Dimensionado.

c. Factores Claves de xito:Cada Proyecto, debido a sus condiciones especficas, va a depender de factores especficos para suxito. Estos factores son denominados Factores Claves de xito (FCE) y deben ser identificados porel equipo del Proyecto al inicio del mismo. En este punto los participantes identificarn los FCE parael Proyecto, los cuales deben contar con indicadores que reflejen su situacin durante el desarrollodel Proyecto. A continuacin se ofrece un ejemplo de FCE:

9 En un Proyecto se identific como FCE la cantidad de personal calificado local (soldadores) quese pudiese contratar.

9 Para solucionar este problema se form una escuela de soldadores en la localidad.9 Los indicadores correspondientes al FCE es la cantidad de soldadores homologados por dicha

escuela versus una meta establecida, y la cantidad de soldadores locales contratados versus lacantidad de soldadores totales.

Figura 02 Formato de Factores Clave de xito

En la columna Panel de Control se indicar si se requiere que el FCE identificado cuente con unindicador a ser mostrado en el Panel de Control4.

4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.45 Informes de Gestin


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d. Asignacin de Funciones Especiales:

A travs del anlisis del Proyecto puede identifi

carse como claves algunas funciones especialeso no tradicionales, por lo que debern ser definidas formalmente y asignadas a algn miembrodel equipo del Proyecto. Debido a la diversidad de Proyectos y a los equipos de personas que lasconforman, no se puede estandarizar la asignacin de dichas funciones siempre a los mismospuestos. En algunos Proyectos, dichas funciones pueden ser asumidas por puestos especficos.

En Proyectos con organizaciones pequeas, dichas funciones sern asumidas por personas enotros puestos. De manera general, se plantea la asignacin de las siguientes funciones, pudiendoplantearse funciones especficas adicionales de acuerdo a las caractersticas del Proyecto:

Figura 03 Formato de asignacin de funciones

Paralelamente, el rea de Control de Gestin de Proyectos brindar soporte y apoyo al Proyecto en loreferente al Sistema de Gestin5.

2.2. Matriz de Responsabilidades

GP JCG RP

1. Iniciar coordinaciones entre el Proyecto y CGP

2. Designar de responsable(s) del Proyecto

3. Sostener sesiones de trabajo

4. Convocar Reunin

5. Elaborar y distribuir acta

GP: Gerente de ProyectoJCG: Jefe de Control de Gestin de ProyectosRP: Responsable designado por el Proyecto

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1 Documentos relacionados

9 GYM.SGP.PG.06 Reunin de Transferencia y Arranque9 GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto

3.2 Anexos

9 GYM.SGP.PG.10-F01 Tablas de Aplicabilidad (ejemplo)9 GYM.SGP.PG.10-F02 Acta de Reunin Disponible en disco

5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.46 Monitoreo

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