Herramienta de Autodiagnóstico - Maxima Velocidad › 710 › articles-94310_recur... ·...

Herramienta de Autodiagnóstico POLÍTICA DE GOBIERNO DIGITAL

Manual de usuario Entidades

MANUAL DE USUARIO // HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO

Página 2 de 34

TABLA DE CONTENIDO

1 HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO ..................................................... 4

2 INGRESO A LA HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO ........................... 4

3 ROLES DE USUARIO ...................................................................................... 5

4 FASE 1 USUARIO ADMINISTRADOR............................................................. 7

4.1 TABLERO DE CONTROL .......................................................................... 8

4.2 ÁREAS ..................................................................................................... 11

4.3 USUARIOS .............................................................................................. 13

4.4 ÁREA DE TRABAJO ................................................................................ 16

4.5 REPORTE PREGUNTAS ......................................................................... 19

5 FASE 2 USUARIO EJECUTOR ..................................................................... 21

5.1 TABLERO DE CONTROL ........................................................................ 21

5.2 ÁREA DE TRABAJO ROL EJECUTOR ................................................... 24

6 FASE 3 USUARIO MONITOREO .................................................................. 28

6.1 TABLERO DE CONTROL ........................................................................ 28

6.2 ÁREA DE TRABAJO ROL MONITOREO ................................................. 31


Página 3 de 34

INTRODUCCIÓN

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MinTIC, ha dispuesto una herramienta de autodiagnóstico que le permite a las entidades del Estado colombiano medir el grado de avance en la implementación de la política de Gobierno Digital, a través de un tablero de control que utiliza indicadores de cumplimiento e indicadores de transición que permiten la valoración e identificación de fortalezas y debilidades en la implementación de la Política. A partir de la realización de este ejercicio las Entidades podrán evaluar de manera autónoma el estado de la gestión de TI y determinar las acciones que promuevan la mejora continua, de acuerdo con las capacidades y recursos de que dispongan en cada vigencia.

Este manual tiene como finalidad exponer las características y funcionalidades que componen la herramienta de autodiagnóstico de la política de Gobierno Digital para cada uno de los roles de usuario (administrador, ejecutor y monitoreo) que harán uso de la misma dentro de la Entidad.


Página 4 de 34

1 HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO La herramienta de autodiagnóstico se desarrolló con el fin de que las entidades públicas del Estado colombiano puedan medir de manera autónoma el nivel de implementación de la política de Gobierno Digital. Con esta herramienta las entidades podrán cargar, ejecutar, verificar y evidenciar el avance con relación al índice de Gobierno Digital. Para la vigencia 2018, la medición se realizará sobre los indicadores de cumplimiento que contemplan los habilitadores de Arquitectura y Seguridad y privacidad de la información; además se incluye un esquema de transición orientado a las temáticas aplicadas para la vigencia 2017, correspondientes a la estrategia de Gobierno en línea, siendo estos indicadores relacionados con el Empoderamiento de los ciudadanos a través de un Estado abierto (datos abiertos) y la Trámites y servicios en línea o parcialmente en línea (TIC para servicios). En este sentido, la herramienta de autodiagnóstico está orientada a las entidades públicas de orden nacional y territorial del Estado colombiano las cuales se encuentran segmentadas bajo el criterio establecido por el Departamento Nacional de Planeación - DNP (favorable o robusto, favorabilidad intermedia e incipiente), y el conjunto de preguntas asociadas a las variables a medir que están relacionadas con los indicadores de cumplimiento y de transición.

2 INGRESO A LA HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO

Para acceder a la herramienta de autodiagnóstico, el usuario debe ingresar sus credenciales de acceso (correo y contraseña) esta información es suministrada por el usuario con rol Administrador al momento de crear una cuenta de usuario.

Los campos y pasos para el ingreso a la herramienta se describen a continuación:

Correo: ingresar el correo electrónico.

Clave: ingresar la clave o contraseña.

Botón entrar: dar clic en el botón Entrar.

Olvidé mi contraseña: este ítem le brinda al usuario la posibilidad de

recuperar la contraseña asignada, (para esta función la herramienta tiene

que estar instalada en servidores con acceso desde internet).


Página 5 de 34

Figura 1. Formulario de ingreso

Fuente: CINTEL

3 ROLES DE USUARIO

Con el fin de articular los esfuerzos institucionales para la implementación de la política de Gobierno Digital al interior de las entidades públicas, la herramienta de autodiagnóstico cuenta con tres (3) roles de usuario (administrador, ejecutor y monitoreo), los cuales interactúan entre sí mediante un flujo de trabajo organizado por fases, de acuerdo con los permisos y actividades a desarrollar sobre la herramienta.


Página 6 de 34

A continuación, se describen los procesos que se llevan a cabo según la fase u rol:

Fase 1 - Administrador:

o Selección de la entidad o Creación de las áreas responsables de la Entidad. o Registro de usuarios y asignación de roles. o Asignación de preguntas a los responsables, las cuales deben

ejecutar y validar posteriormente de acuerdo con los roles asignados. o Generación de reportes, y evaluación del avance de diligenciamiento

Fase 2 – Ejecutor:

o Análisis y respuesta a las preguntas asignadas por parte del administrador.

o Registro de las observaciones correspondientes a la ejecución de las preguntas asignadas.

o Cargue de las evidencias correspondientes a cada uno de las preguntas asignadas.

Fase 3 – Monitoreo: Dadas las dos (2) fases anteriores se requiere validar la información cargada por parte del ejecutor con respecto a preguntas asignadas:

o Validación de la información diligenciada por el rol Ejecutor. o Definición del estado de la actividad y el porcentaje de cumplimiento

de esta. o Generar las observaciones pertinentes para cada pregunta validada. o Establecer fechas para la próxima revisión de las preguntas

asignadas al ejecutor.

Conforme lo anterior, a continuación, se realiza la descripción detallada de cada una de las fases y roles de la herramienta.


Página 7 de 34

4 FASE 1 USUARIO ADMINISTRADOR

En esta fase el usuario con rol Administrador realiza la carga inicial de la información sobre la herramienta de autodiagnóstico, dicha información comprende los siguientes módulos y actividades:

Tablero de control: permite visualizar el estado de progreso del índice de Gobierno Digital y nivel avance de los indicadores de cumplimiento y de transición por parte de la Entidad.

Áreas: permite crear o adicionar áreas de la Entidad involucradas en el proceso de autodiagnóstico, las cuales son asignadas al momento de realizar el registro de un usuario.

Área de trabajo: en este espacio el usuario administrador realiza el proceso de asignación de preguntas a los usuarios responsables de ejecutar y validar las mismas.

Usuarios: este módulo permite realizar el registro y edición de los usuarios de la herramienta de autodiagnóstico, la creación de correo electrónico y contraseña para ingreso a la herramienta y la asignación los roles de monitoreo o ejecutor.

FASE 1 USUARIO

ADMINISTRADOR


Página 8 de 34

Figura 2. Menú rol Administrador – Herramienta de autodiagnóstico

Fuente: CINTEL

4.1 TABLERO DE CONTROL

Si ingresa con el rol Administrador, usted podrá visualizar de manera gráfica el

estado de progreso del índice de Gobierno Digital y los indicadores de

cumplimiento de los habilitadores de Arquitectura y Seguridad y privacidad de la

información e indicadores de transición de Empoderamiento de los ciudadanos a

través de un Estado abierto y Trámites y servicios en línea o parcialmente en

línea.

A continuación se describe la estructura tablero de control:


Página 9 de 34

Figura 3. Tablero de control

Fuente: CINTEL

1

2

3

4

5


Página 10 de 34

Sección Nombre Descripción

Filtro para realizar consultas por vigencia

Esta función le permite filtrar por vigencia la información presentada en el tablero de control con los resultados de avance que tiene su Entidad. Esta acción la realiza seleccionando en la lista desplegable el año que desea filtrar.

Entidad

En esta sección se muestra el nombre de su Entidad y el entorno de desarrollo al cual pertenece la misma (favorable o robusto, favorabilidad intermedia e incipiente)

Avance en la Implementación de la Política Gobierno Digital

En esta sección se muestra el rango de avance en el cual se encuentra la Entidad con relación a la implementación de la política de Gobierno Digital, el cual depende del avance de los indicadores de cumplimiento y transición. Los rangos en los cuales se puede ubicar la Entidad son los siguientes:

Bajo: con una escala de avance menor a 20.

Medio bajo: con una escala de avance igual o mayor a 20 y menor a 40.

Medio: con una escala de avance igual o mayor a 40 y menor a 60.

Medio alto: con una escala de avance igual o mayor a 60 y menor a 80.

Alto: con una escala de avance igual o mayor a 80 y menor o igual a 100.

Indicadores de Cumplimiento

En esta sección usted puede visualizan los avances porcentuales de los indicadores de cumplimiento de los habilitadores de Arquitectura y Seguridad y privacidad de la información de la política de Gobierno Digital.

Indicadores de Transición

En esta sección se visualizan los avances porcentuales de los indicadores de transición de la estrategia de Gobierno en línea, correspondientes a Empoderamiento de los ciudadanos a través de un Estado abierto y Trámites y servicios en línea o parcialmente en línea.

1

2

4

5

3


Página 11 de 34

4.2 ÁREAS

En esta opción el Administrador puede crear, editar y eliminar las áreas de la Entidad que se encuentran vinculadas en el proceso implementación de la política de Gobierno Digital. A continuación se describe la estructura esta opción.

Figura 4. Áreas

Fuente: CINTEL

En esta sección usted puede añadir, editar y eliminar áreas, y exportar a Excel e

imprimir o guardar en PDF todas las áreas registradas en la herramienta.

A continuación, se explican estás funciones.


Para agregar un área usted debe digitar el nombre y opcionalmente realizar una breve descripción del área a añadir. Posteriormente debe oprimir el botón

1

3

1

2

4

5

6

7 8

9


Página 12 de 34


Añadir Área Guardar o el botón Guardar y volver a la lista para que el registro sea efectivo. También puede cancelar la acción de añadir área con el botón Cancelar. Al agregar un área, el sistema le asigna automáticamente un Id de identificación.

Editar

Esta opción le permite editar la información de un área que ha sido registrada previamente. Para guarda los cambios realizados debe oprimir el botón Actualizar cambios o Actualizar y volver a la lista. También puede cancelar la acción de editar área con el botón Cancelar.

Exportar

Esta opción le permite descargar en un archivo Excel todas las áreas que hayan sido registradas.

Imprimir

Esta opción le permite imprimir o guardar en formato PDF todas las áreas que hayan sido registradas.

Eliminar

Esta opción le permite eliminar una o más áreas que hayan sido registradas, para ello debe seleccionar el o las áreas que desea descartar y

3

4

5

2


Página 13 de 34


oprimir el botón Eliminar, con lo cual se abre un mensaje emergente de confirmación de esta acción.

Buscar área

Está opción le permite buscar un área de las que han sido registradas previamente. Para ello, puede realizar la búsqueda mediante el identificador (Id) del área o el nombre (Name) del área.

Mostrar No. registros

Está opción le permite delimitar el número máximo de áreas registradas que desea se muestren en pantalla.

Mostrando X a Y de Z registros

Está función le muestra la cantidad de registros presentados en pantalla y el total de áreas registradas en la herramienta.

Más

Está función le permite ver la información de un área o clonar un registro al cual se le asignará un Id diferente.

4.3 USUARIOS

En esta opción el Administrador puede crear, editar y eliminar los usuarios de la herramienta y asignar los roles de Ejecutor o Monitoreo. A continuación se describe la estructura esta opción.

6

7

8

9


Página 14 de 34

Figura 5. Usuarios

Fuente: CINTEL

En esta sección usted puede añadir, editar y eliminar usuarios y exportar a Excel e

imprimir o guardar en PDF todos los usuarios que se hayan registrados en la

herramienta de autodiagnóstico.

A continuación, se explican estás funciones.


Añadir Usuario

Para agregar un usuario usted debe digitar los siguientes campos:

Dirección de correo electrónico del nuevo usuario.

Contraseña de autenticación para ingreso a la herramienta de autodiagnóstico, la cual deberá ser cambiada por el usuario al ingresar a la aplicación por primera vez.

Nombre del nuevo usuario a crear.

No. de celular del usuario, esta opción es opcional.

Seleccionar el área de la Entidad a la cual pertenece el usuario.

Asignar el Rol (Ejecutor o Monitoreo) que tendrá el nuevo usuario.

Finalmente debe oprimir el botón Guardar o el

1

1

2 3

4

5 6

7 8

9


Página 15 de 34


botón Guardar y volver a la lista para que el registro sea efectivo. Con el botón Cancelar puede cancelar la acción de añadir usuario.

Editar

Esta opción le permite editar la información de un usuario que ha sido registrado previamente. Para guarda los cambios realizados debe oprimir el botón Actualizar cambios o Actualizar y volver a la lista. También puede cancelar la acción de editar usuario con el botón Cancelar.

2


Página 16 de 34


Más

Está función le permite ver la información de un usuario, clonar un registro o eliminar un registro.

Buscar usuario

Está opción le permite buscar un usuario registrado previamente. Para ello, puede realizar la búsqueda mediante el Email, Nombre, Rol o Área.

Exportar

Esta opción le permite descargar en un archivo Excel todas las áreas que hayan sido registradas.

Imprimir

Esta opción le permite imprimir o guardar en formato PDF la información de todos los usuarios que hayan sido registradas.

Mostrar No. registros

Está opción le permite delimitar el número máximo de áreas registradas que desea se muestren en pantalla.

Mostrando X a Y de Z registros

Está función le muestra la cantidad de registros presentados en pantalla y el total de áreas registradas en la herramienta.

Eliminar

Esta opción le permite eliminar una o más usuarios que hayan sido registrados, para ello debe seleccionar el o los usuarios que desea descartar y oprimir el botón Eliminar, con lo cual se abre un mensaje emergente de confirmación de esta acción.

4.4 ÁREA DE TRABAJO

Esta opción le permite al Administrador asignar las preguntas1, cargadas previamente en la herramienta de autodiagnóstico, a los responsables de la ejecución y validación de estas. A continuación se describe la estructura esta opción.

1 En la herramienta de autodiagnóstico se incluyeron 53 preguntas del FURAG relacionadas con la implementación de los habilitadores Arquitectura (Arq) y Seguridad y Privacidad de la Información (Seg.Priv) de la política de Gobierno Digital y empoderamiento (Empo) y provisión de trámites (Prov.Trám) de la estrategia de Gobierno en línea.

3

5

6

4

7

8

9


Página 17 de 34

Figura 6. Área de trabajo – Rol Administrador

Fuente: CINTEL

En esta sección usted puede realizar la asignación de los usuarios responsables

de ejecutar y validar las preguntas del FURAG que se encuentran cargadas en la

herramienta de autodiagnóstico.

A continuación, se explican las funciones de esta sección.


Asignar preguntas

Para asignar una o varias preguntas usted debe:

a. Seleccionar la (s) pregunta (s) que quiere asignar.

b. Seleccionar el usuario Ejecutor, en la lista desplegable.

c. Seleccionar el usuario Monitoreo, en la lista desplegable

Finalmente debe oprimir el botón Guardar para que la asignación de preguntas sea efectiva. Con el botón Cerrar puede cancelar la acción de asignar preguntas.

1

1

2

3


Página 18 de 34


Búsqueda Está opción le permite realizar búsqueda de información con coincidencias que se identifiquen en la tabla en cualquiera de las columnas.

Editar

Esta opción le permite:

a. Modificar la asignación de una o varias preguntas (eliminar o agregar) para el rol Ejecutor o Monitoreo.

b. Cambiar el usuario al cual se le asigna la pregunta.

Para guarda los cambios realizados debe oprimir el botón Guardar. Con el botón Cerrar puede cancelar la acción de editar asignación.

a

b

c

3

a

b

2


Página 19 de 34

4.5 REPORTE PREGUNTAS

Esta opción le permite al Administrador visualizar el avance que tiene la Entidad con relación a la respuesta de las preguntas que se están evaluando respecto a los habilitadores y por ende a los indicadores de cumplimiento y transición. De igual manera, puede exportar el reporte en formato Excel, CSV y PDF según lo requiera. A continuación se describe la estructura esta opción.

Figura 7. Reporte Preguntas

Fuente: CINTEL

En esta sección usted puede visualizar el reporte de avance que tiene su Entidad

con relación a las preguntas contenidas en la herramienta de autodiagnóstico para

cada vigencia.


1

2

3

4


Página 20 de 34


Filtro para realizar las consultas por vigencia

Esta función le permite filtrar por vigencia la información presentada en el reporte con resultados de avance que tiene su Entidad. Esta acción la realiza seleccionando en la lista desplegable el año que desea filtrar.

Búsqueda

Está opción le permite realizar búsqueda de información con coincidencias que se identifiquen en el reporte en cualquiera de las columnas.

Reporte

En el reporte se presenta una tabla con la información de su Entidad con las siguientes columnas :

Entidad

Año

Ejecutor

Habilitador

Nro. Pregunta

Valor Final

Estado Revisión

%Completado

Exportar

Esta opción le permite descargar el reporte completo en los formatos Excel, PDF o CSV. La descarga la realiza seleccionando el botón con el nombre del formato en el cual quiere generar el reporte.

1

3

2

4


Página 21 de 34

FASE 2 USUARIO

EJECUTOR 5 FASE 2 USUARIO EJECUTOR

En la fase 2 se realiza el análisis de la (s) pregunta (s) asignada (s) por parte del usuario con rol Administrador, así mismo se generan las observaciones y se cargan las evidencias que sustentan el cumplimiento de estas, para este rol se tiene contemplados los siguientes procesos.

Tablero de control: permite visualizar el estado del índice de Gobierno Digital y nivel avance de los indicadores de cumplimiento y de transición por parte de la Entidad.

Área de trabajo: en este espacio el usuario ejecutor puede visualizar el listado y detalle de cada una de las preguntas asignadas, además de realizar el proceso de responder las mismas.


Si ingresa con el rol Ejecutor, usted podrá visualizar de manera gráfica el estado

de progreso del índice de Gobierno Digital y los indicadores de cumplimiento de

los habilitadores de Arquitectura y Seguridad y privacidad de la información e

indicadores de transición de Empoderamiento de los ciudadanos a través de un

Estado abierto y Trámites y servicios en línea o parcialmente en línea.



Página 22 de 34


Fuente: CINTEL

4

5

1

2

3


Página 23 de 34




Entidad













1

2

4

5

3


Página 24 de 34

5.2 ÁREA DE TRABAJO ROL EJECUTOR

Esta opción le permite al Ejecutor visualizar los campos a diligenciar por cada una de las preguntas asignadas por parte del usuario con rol Administrador. A continuación se describe la estructura esta opción.

Figura 9. Área de trabajo – Rol Ejecutor

Fuente: CINTEL

Esta sección le permite visualizar las preguntas que le han sido asignadas, dar la

respuesta correspondiente a cada pregunta, indicar el estado de la tarea, realizar

comentarios y cargar las evidencias.



Búsqueda

Está opción le permite realizar búsqueda de información con coincidencias que se identifiquen en la tabla en cualquiera de las columnas.

Generar Respuesta

Esta opción le permite al Ejecutor conocer los datos de origen de la pregunta y proceder con su respuesta así:

1

2

3

1

2


Página 25 de 34


a. Estado de la tarea: defina el estado de la respuesta, de acuerdo con la información registrada y evidencias cargadas, para ello seleccione en la lista desplegable el estado de su tarea en Aplazada, A la espera de otra persona, En curso o Completada.

b. Pregunta: lea la pregunta y seleccione o registre la respuesta, de acuerdo con el tipo de respuesta.

c. Comentarios: registre los comentarios u observaciones a que haya lugar con relación a la información registrada y evidencias cargadas.

d. Evidencias: incluya las evidencias de su respuesta en archivos de formato PDF, Word y Excel, oprimiendo el botón Agregar Evidencias o ingrese el link o URL en la cual haya cargado las evidencias.

Para guarda su respuesta debe oprimir el botón Guardar, en caso contrario oprima el botón Cerrar.


Página 26 de 34


Historial de estatus

Está opción le permite consultar el estado en el que se encuentra la pregunta y el historial de respuesta.

a

b

c

d

3


Página 27 de 34



Página 28 de 34

FASE 3 USUARIO

MONITOREO 6 FASE 3 USUARIO MONITOREO

En la Fase 3 se da inicio a la validación por parte del usuario con rol Monitoreo, quien verifica que se dio un correcto análisis, respuesta y carga de información (evidencias) de la pregunta asignada, además se define si la información publicada por el usuario Ejecutor cumple a satisfacción con el planteamiento de la pregunta, de igual manera el proceso de validación genera observaciones iterativas que se remiten al Ejecutor de ser necesario, dado lo anterior se da cierre al formulario. Para este rol se tiene contemplados los siguientes procesos

Tablero de control: permite visualizar el estado del índice de Gobierno Digital y nivel avance de los indicadores de cumplimiento y de transición por parte de la Entidad.

Área de trabajo: en este espacio el usuario Monitoreo puede visualizar el listado y detalle de cada una de las preguntas asignadas, además de realizar el proceso de validación de las mismas.


Si ingresa con el rol Ejecutor, usted podrá visualizar de manera gráfica el estado

de progreso del índice de Gobierno Digital y los indicadores de cumplimiento de

los habilitadores de Arquitectura y Seguridad y privacidad de la información e

indicadores de transición de Empoderamiento de los ciudadanos a través de un

Estado abierto y Trámites y servicios en línea o parcialmente en línea.



Página 29 de 34


Fuente: CINTEL

1

2

3

4

5


Página 30 de 34




Entidad













1

2

4

5

3


Página 31 de 34

6.2 ÁREA DE TRABAJO ROL MONITOREO

Esta opción le permite al Monitoreo revisar cada una de las preguntas asignadas por parte del usuario con rol Administrador y respondidas por el usuario con rol Ejecutor. A continuación se describe la estructura esta opción.

Figura 11. Área de trabajo – Rol Monitoreo

Fuente: CINTEL

El área de trabajo del usuario con rol Monitoreo define el cierre del ciclo, dado que

en esta fase se realiza la validación de las preguntas asignadas y que han sido

respondidas y soportadas por parte del usuario con rol Administrador. En esta

sección se puede visualizar la información de las preguntas y el estado de

respuesta en el que se encuentran.


1

2

3


Página 32 de 34


Búsqueda

Está opción le permite realizar búsqueda de información con coincidencias que se identifiquen en cualquiera de las columnas.

Validación de Respuesta

Esta opción le permite al Monitoreo conocer los datos de origen de la pregunta y proceder con la revisión de la respuesta así:

a. Estatus revisión: defina el estado de la revisión, basado en el análisis y cumplimiento de la información registrada y evidencias cargadas por parte del usuario con rol Ejecutor, para ello seleccione en la lista desplegable el estado de la revisión en Aplazada, A la espera de otra persona, En curso o Completada.

b. % Completado: ingrese un porcentaje de avance estimado, de acuerdo con el progreso que evidencie en la respuesta y evidencias correspondientes.

c. Fecha Próxima revisión: Ingrese una fecha estimada en la que se realizará una nueva verificación de las evidencias.

d. Comentarios: registre las observaciones que considere pertinentes, sobre el proceso llevado a cabo por el usuario con rol Ejecutor, y el porqué del avance obtenido. .

Para guarda su respuesta debe oprimir el botón Guardar, en caso contrario oprima el botón Cerrar.

1

2


Página 33 de 34


Historial de estatus Está opción le permite consultar el estado en el que se encuentra la pregunta y el historial de respuesta.

3

a

b

c

d


Página 34 de 34


Fuente: CINTEL

Herramienta de Autodiagnóstico - Maxima Velocidad › 710 › articles-94310_recur... ·...

Documents

Transcript of Herramienta de Autodiagnóstico - Maxima Velocidad › 710 › articles-94310_recur... ·...