Implementación de Herramientas Habilitadoras de Gestión del

Conocimiento en la SBPC

Objetivo General:

*llevar a cabo el desarrollo de las directrices básicas de implementación de una herramienta habilitadora de gestión del conocimiento dentro de la SBPC.

Objetivos Específicos

*Automatización de los procesos manuales del área de afiliación del Servicio Funerario Integral Cajamarca (SERFINC).

*Realizar un control adecuado de los documentos necesarios para poder realizar la afiliación.

* Poder tener la información de cada afiliado al alcance de la mano, sin miedo a que se hayan perdido.

*Modelar y automatizar los diferentes procesos de la SBPC.

* Integrar la información de las diferentes áreas de la SBPC y asi generar conocimiento más específico y óptimo.

Mejores Prácticas

a. ISO/IEC 20000

Esta norma es la respuesta a una necesidad que tiene la gestión de Tecnologías de Información (TI) desde hace años ya que es la primera norma que permite certificar a la gestión de IT según este estándar.

b. ISO/IEC 27000

No es considerada una norma sino más bien una familia de normas. Lo que este grupo de normas permite es identificar las necesidades de integridad, disponibilidad y confidencialidad que la organización requiere para el manejo de su información.

c. COBIT

Si realizamos un análisis de nuestra empresa como se encuentra ahora y realizamos una proyección al futuro de cómo será su situación, naturalmente estamos viendo la necesidad de monitorear y empezar a tener el control de nuestra gestión, una cosa es tener nuestro auto un velocímetro que nos diga a que velocidad vamos y que podamos entender que estamos por encima de la velocidad permitida en una determinada ruta y otra cosa muy diferente es tener capacidad de ajustar el acelerador o el freno para poder ir a la velocidad que nosotros queremos, este control de la gestión de IT la brinda COBIT.

d. ITIL

La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información, frecuentemente abreviada ITIL (del inglés Information Technology Infrastructure Library), es un marco de trabajo de las buenas prácticas destinadas a facilitar la entrega de servicios de tecnologías de la información (TI). ITIL resume un extenso conjunto de procedimientos de gestión ideados para ayudar a las organizaciones a lograr calidad y eficiencia en las operaciones de TI. Estos procedimientos son independientes del proveedor y han sido desarrollados para servir como guía que abarque toda infraestructura, desarrollo y operaciones de TI.

e. CMMI

CMMI nos explica como tenemos que preparar a la gente que va estar trabajando en esta área de desarrollo de software, como se tiene que desarrollar este sector con el resto de la compañía, como se tiene que comunicar, como tiene que pasar la información y producto terminado, quienes se encargan de la operación, estos aspectos tienen que ser considerados con los roles de ITIL

f. PMBOK

Este libro fue escrito por Project Management Institute, es el libro que se impuso en Latinoamérica como guía para el manejo de proyectos, es una serie de consejos relacionados con cada etapa de un proyecto y etapas que intermedios en el proyecto

Cronograma de Actividades

Proyecto: Implementation de un Workflow en Area de afiliación del SERFINC

fase del proyecto comienzo fin

Recopilación de Información 7.26.2010 8.6.2010

Diseño 8.9.2010 9.10.2010

Implementación 9.13.2010 10.22.2010

Prueba 10.25.2010 11.19.2010

Evaluación de Resultados 11.22.2010 12.17.2010

Recopilacion

•Tomando en cuenta la Gestion de Cambio:•Recojeremos las necesidades dudas, inquietudes de los empleados del SERFINC mediante encuestas y definiremos con mas claridad aquienes

afecta mas este cambio y como es la comunicacion entre ellos.•Para el diseño de la interfas:•Adquirir el formato del pre contrato, recibo y contrato.• Los pasos que se siguen para realizar una afiliacion•definiremos el procesos y tareas y flujos de informacion

Diseño

•Diseño del proceso de afiliación en la herramienta elegida•Diseño de la informacion que el sistema enviara•Diseño del proceso de control de errores•Diseño de gestion de riesgos• realizar correcciones si es necesario (si es que se presenta alguna en el transcurso del diseño)• Impacto que se optendra en con este cambio•Plan de Transferencia de Conocimiento

Implementacion

•Una ves desarrollado el diseño programar el proceso de afiliacion en la herramienta elegida. • Inventario y actualizacion de estaciones de trabajo• Implementar el workflow en las computadoras donde se realizan el proceso de afiliacion.•Documentacion del programas

Prueba

•Pruebas de aceptacion funcional•Pruebas de integracion con otros sistemas.•Pruebas de Migracion de Datos•Estimacion de tiempos necesarios.•Pruebas de rendimiento y stress

Evaluación

•En esta etapa podremos medir los resultados optenidos en la etapa de prueba teniendo en cuenta los medidores de:•Grado de aceptacion.•problemas en el funcionamiento.•Generacion de Conocimiento

Herramienta Habilitadora de Gestión del Conocimiento a Utilizar

a. Veremos el proceso de construcción de un sistema de flujos de trabajo automatizados (Workflow) en el área de afiliación del SERFINC el cual pertenece a la SBPC

* Para esta tarea elegí el workflow Bonita Open Solution 5.2.2

¿Qué es Bonita?

* Bonita Open Solution es una solución BPM (Gestor de procesos de negocio), que nos

permite crear aplicaciones basadas en procesos, Bonita Studio viene con un gran número conectores listos para usarse con bases de datos, mensajería y mucho más.

* Si lo que usted necesita no existe aún, es fácil añadir nuevos conectores, también viene con un motor genérico y extensible para integrar nuevos servicios o estándares que puedan surgir en el mundo BPM.

* El motor de ejecución de Bonita es lo suficientemente flexible como para adaptarse fácilmente a la arquitectura de los Sistemas de Información, tanto simples como complejos. Y es lo suficientemente potente como para soportar cargas de trabajo intensivo.

* Bonita Open Solution reinventa la interfaz de usuario y le permite gestionar sus tareas de forma intuitiva como si fuera su bandeja de correo. Gestione sus tareas con facilidad y rapidez; organice su trabajo; haga el seguimiento de sus tareas y de los casos; colabore con su equipo, clientes y socios.

Modelamiento del proceso de Afiliación en Bonita Open Solution

*Bonita nos permite modelar cada proceso de una forma fácil con la ayuda de su paleta

*modelo del proceso de Afiliación:

*Ventanas Generadas por Bonita

*Podemos Acceder a todos los casos realizados mediante un correo generado por Bonita y ahí realizar las actividades necesarias

Beneficios

o Guardado de información de una forma fácil.

o Asegurar la información.

o Acceso a la información de una forma fácil.

o Mejorar el proceso de afiliación.

Etapa del Ciclo de Vida de la Gestión del conocimiento

o Captura de Información

o Clasificar, filtrar, analizar y sintetizar.

o Almacenar

a. Veremos el proceso de construcción de un ERP (Planificación de Recursos Empresariales) en el área de cobranza de la SBPC.

* Esteves y Pastor describen el ciclo de vida de un ERP en seis fases. Estas fases del ciclo de vida del ERP consisten en los varios estudios por los que un sistema ERP presumiblemente pasa durante su vida dentro de una organización. Estas fases son de:

Decisión de adopción,

Adquisición,

Implantación,

Uso y mantenimiento,

Evolución

Abandono.

Un Sistema Gerencial Integrado presenta tres módulos

Negocio: comercial, materiales, producción, calidad, mantenimiento

Financiero: gestión financiera, controlling, activos fijos, proyectos

Propósito especial: RR.HH., workflow, soluciones sectoriales.

Estos módulos tienen funciones específicas, orientadas a cada una de las etapas en que se divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas transacciones, permiten básicamente la incorporación, modificación, consulta o limitación de información del negocio. Las transacciones en que el usuario interactúa con el sistema se denominan on-line (el sistema muestra una plantilla de información con o sin datos y el usuario debe resolver la transacción dependiendo del objetivo buscado). Hay otro conjunto de transacciones denominadas en batch (por lotes u off-line) que permiten actualizar la base de datos, corazón de todo ERP, y que aseguran: integridad de la información, replicación de la información en diferentes módulos con propósitos específicos, liberación de recursos del sistema (el sistema funciona, desde el punto de vista del usuario, de forma más eficiente y rápida).

Para ilustrar el funcionamiento de las transacciones de un ERP entre sus diferentes módulos, seguiremos uno de los procesos descritos en la figura.

* El módulo SOE (Sales Order Entry: «Entrada de Pedidos»), acepta los pedidos de los clientes y pasa información de cobros al módulo financiero A/R (Account Receivable: «Cuentas por Cobrar»), verifica la existencia de materiales en almacén en el módulo INV (Inventory: «Inventario») y actualiza las necesidades de producción (MRP y MPS).

* Hay dos elementos clave en el análisis de los módulos de un ERP. Por una parte, la funcionalidad del ERP determinará si éste es el adecuado al negocio en que se instalará. En segundo lugar, un ERP asegura que la integración entre sus módulos existe (en su base de datos), pero, además, hay que confirmar que la integridad se produce en un entorno de colaboración como el que rige en los negocios en la actualidad.

* Características de una organización cuando se va a implementar un ERP

Complejidad. Un sistema ERP es uno de los sistemas integrados más complejos en la actualidad dentro de la categoría de sistemas de información. Incluye una amplia gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado de diferenciación entre las aplicaciones que conforman el ERP es alto y el grado de dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es diferente. La complejidad que lleva consigo es de alto riesgo. Debido a esto, una de las tareas más importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema, para poder hacer que toda la implementación gire en torno a estos límites previamente definidos.

Flexibilidad. Dentro de la estrategia de la organización es importante que está defina claramente el mayor alcance del sistema de acuerdo a las características de la empresa para maximizar el aprovechamiento del sistema ERP que le permita crear nuevas ventajas competitivas y mantener las ventajas competitivas obtenidas.

Alcance de la aplicación. La implantación del nuevo sistema ERP debe ofrecer una única solución que abarque todas las áreas de la organización, para ello se requiere que la alta administración esté 100% involucrada, ya que siempre habrán problemas muy comunes que se pueden aparecer.

Infraestructura tecnológica. En la mayoría de las organizaciones, la implantación del ERP requiere reemplazar y/o optimizar la infraestructura existente.

Cambios en los procesos organizacionales. La implementación del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la información. Por naturaleza, introducir cambios es un proceso políticamente difícil que puede mostrar la resistencia de grupos o personas conservadoras; por ello, una vez tomada la decisión de la implementación, se debe incluir una campaña de publicidad para dar a conocer y «promocionar» el sistema a lo largo y ancho de la compañía.

Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. El éxito del proyecto depende plenamente de que existe una buena relación con el proveedor y del tamaño del sistema que se está implantando.

* Aunque el riesgo aumentará dependiendo del grado de experiencia del proveedor en empresas similares, el grado de dependencia debido a la escasa transferencia de conocimiento a la organización, y a que la empresa proveedora sea financieramente estable.

Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante, además el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave para el éxito del sistema.

Beneficios

o Guardado de información de una forma fácil.

o Asegurar la información.

o Acceso a la información de una forma fácil.

o Mejorar los procesos dentro de SBPC.

Etapa del Ciclo de Vida de la Gestión del conocimiento

o Captura de Información

o Clasificar, filtrar, analizar y sintetizar.

o Almacenar, Publicar

o Distribuir

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GRACIAS