Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

Contextualización

Apreciado aprendiz, en el desarrollo del siguiente material Estructurar el sistema de medición, control y mejora de los procesos logísticos, se analizarán las herramientas de medición del cumplimiento de los acuerdos comer-ciales en la relación Cliente – Proveedor y su impacto en la logística de la empresa.

Esperamos que usted logre:

Evaluar los procesos que generan valor en la cadena de abastecimiento para el desarrollo de las actividades logísticas, mediante la aplicación de métodos, técnicas y el soporte tecnológico, según la interacción de la cadena de abastecimiento (FESC, s.f.).

Herramientas para evaluar los acuerdos comerciales y su impacto

en los procesos logísticos

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Mi nombre es Mijail Herclienteiev, vivo en las este-pas rusas y soy dueño de una planta procesadora de fruta.

Hace dos años caí en una tragedia empresarial. Dos terribles bribones me arrebataron mis empre-sas, herencia de una larga estirpe familiar.

Los pésimos acuerdos comerciales y la falta de una adecuada evaluación en la medición de los procesos logísticos, fueron las que llevaron a mis dos amadas empresas a la quiebra.

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No obstante, gracias a mis abogados y a un gran amigo colombiano, Santiago López, aprendiz del programa de Gestión Logística del SENA, pude rescatar y consolidar de nuevo mi empresa con altos niveles de crecimiento.

A continuación les contaré sobre algunas de las sabias recomendaciones de mi buen amigo, Santiago. La in-formación es muy importante pues les permitirá tener claro cómo se evalúan los procesos de acuerdo con los costos, los insumos requeridos para el funcionamiento y el valor generado para cada uno de ellos, a fin de de-terminar la relación costo - beneficio según los resulta-dos de la gestión.

Recuerdo a Santiago aconsejándome...

Mijail, debes tener en cuenta que la empresa, sus procesos y especialmente la cadena logística requieren de una medición y evaluación para garantizar el cumplimiento de los objetivos financieros y comerciales, así como para cumplir las expectati-vas de los clientes, accionistas y la comunidad en general. Mi-diendo cada uno de los eslabones se garantiza un crecimiento de la empresa.

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Me cuenta que, para llevarlo a cabo, se utilizan herramientas de medición de desempeño que brindan información cuan-titativa y cualitativa acerca de la calidad y eficiencia de las actividades propias de la empresa.

De vez en cuando me interpelaba para hacerme alguna pre-gunta: Mijail tienes claro ¿qué es medir? te lo voy a puntualizar.

Medir es una actividad que, mediante instrumentos tecnológicos o manuales, permite evaluar y comparar una actividad para así cumplir con las expectativas de los clientes.

Esta y otras preguntas, que lanzaba “¿Cómo debe iniciar-se un proceso de medición?”, me permitieron encontrar el verdadero sentido para llevar a cabo una evaluación a fondo de los procesos logísticos de mis empresas. Así que revisemos desde el principio.

Para dar inicio a un proceso de medición es preciso tener en cuenta:

La misión, visión y los factores críticos de éxito del negocio en la empresa

La metodología de evaluación. Por ejemplo, los indicadores de gestión o el balance Scorecard

Los procesos críticos que requieren de atención inmediata

Las diferentes fuentes de información que suministran los datos de evaluación

Los responsables de la medición

La medición de la información. Se puede hacer de manera manual o automática, haciendo uso de aplicaciones tecnológicas

El informe final

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Herramientas de medición

Yo no concebía del mismo modo las herramientas y los planes de medición que mi gran amigo Santiago conocía.

Él decía con elocuencia:

En todo caso, antes de documentar las herramientas de medición se definen los acuerdos comerciales, así que, ahora exploremos qué son y qué consisten.

Los instrumentos de medición permiten conocer el desarrollo de los acuerdos comerciales y su impacto en los procesos logísticos. Para el análisis, se consi-deran los indicadores de gestión.

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Los acuerdos comerciales originan una negociación entre un cliente y un proveedor.

Ellos buscan principalmente lo soiguiente:

Aumentar las ganancias

Cubrimiento del mercado

Minimizar riesgos

Acuerdo comercial

Un acuerdo comercial es un convenio realizado entre empresas para abastecer o distribuir productos o servicios, a fin de lograr un crecimiento económico y comercial.

Un ejemplo pequeño

Tomo como ejemplo de negociación el abastecimiento de fruta para el caso de mi planta procesadora de pulpa. Entendí, cuando recuperé mi empresa que, el cultivador (proveedor), abastece al procesador (cliente) de fruta, garantizando el cumplimiento en la entrega con mis clientes.

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Si es necesario y como complemento de la información revise los siguientes documentos:

1. Selección de proveedores en la gestión logística de la Actividad No. 9

2. Ova Perfil de proveedores de la Actividad No. 104. Documento Caracterización de clientes de la Guía No. 16

A continuación, se relacionan los indicadores de gestión ase-sorados por Santiago que pueden utilizarse para el control de los acuerdos comerciales.

Certificación de proveedores

Para evaluar y certificar proveedores, se consideran las siguien-tes variables: índice de precios, índice de calidad e índice de servicio.

Valor = (proveedores certificados/total proveedores) * 100 E

Este indicador mide variables como el nivel de servicios, los retornos por mala calidad, el costo del producto y los retrasos en la entrega.

Un valor alto de este indicador señala que la empresa cuenta con una base de datos de proveedores calificados para dar res-puesta a sus expectativas, en términos de aprovisionamiento y entrega de materiales.

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Indicador de servicio

Mide el nivel de servicio al cliente. La periodicidad es mensual.

1. Pedidos entregados a tiempo = No. de pedidos entregados / No. de pedidos solicitados.

2. Ventas perdidas = (valor pedidos no entregados / total ventas) *100

Identifica las causas de no entrega para establecer medidas correctivas.

Documentación correcta

Este indicador mide la facturación recibida o entrega-da sin ningún error que represente un mal servicio al cliente. La periodicidad es mensual.

1. Documentación correcta = (No. facturas genera-das sin problema / total facturas generadas) * 100.

Otra de las grandes preguntas y respuestas de Santiago, ese gran evaluador de los procesos logísticos y acuerdos con los clientes, fue:

¿Cuáles son los efectos del cumplimiento de los acuerdos comerciales, determinados con indicadores de gestión, en la logística de la empresa?

• Garantizan seguridad, eficiencia y eficacia en los procesos de entrega de productos y servicio al cliente.• Minimizan costos en la generación de pedidos.• Disminuyen devoluciones en las entregas.• Fortalecen el cumplimiento de los planes, metas y objetivos de la organización.

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Conclusión

Gracias a esta información suministrada por mi inolvi-dable amigo, Santiago, concluyo que las herramientas de medición brindan información para la toma de deci-siones, en relación con el manejo de los vínculos con los clientes y proveedores. Asimismo, considero que el nivel de servicios representado en entregas y calidad de la documentación forman parte de la medición de los procesos logísticos dentro de esta relación.

Gracias a estas herramientas e instrumentos pude lle-var a mis empresas a un nivel de crecimiento exitoso.

Fuentes

Fundación de Estudios Superiores Comfanorte, FESC. (s.f.). Generación de valor en la cadena de suministro. Recuperado el 30 de septiembre, en virtual.fesc.edu.co/site/index.php/component/content/article/45-

Créditos

Líder línea de producciónAlba Lucía Ramírez

Expertos técnico-pedagógicosMarco Antonio Gallo JaramilloSandra Viviana Cruz Pulido

Asesoría pedagógicaAndrés Huertas

GuionizaciónAndrés Huertas

Diseño gráficoCarolina Gómez MariñoAlejandro Valencia L.

ProgramaciónYeison Ospina MarínJulián Poveda Carvajal