Herramientas para la Certificación...

Manual de Procedimientos

Herramientas para la Certificación Múltiple en Grupos de Productores

Cafetaleros

Febrero del 2011 Elaboración: Frank Schreiber, Carlo Costilla Mora

El presente documento fue elaborado en el marco del proyecto “Simplificación de los Sistemas Internos de Gestión para la Certificación Múltiple y Elaboración de una Guía para la Rehabilitación de Cafetales”, con financiamiento del Departamento Federal para Asuntos Económicos - Secretariado de Estado para la Economía de la Confederación Suiza, y del proyecto “Desarrollo, validación y comprobación de herramientas de gestión simplificadas”, con financiamiento del Instituto Humanista para la Cooperación con los Países en Desarrollo - HIVOS. Ambos proyectos fueron ejecutados por la JNC.

Ambos proyectos fueron gestionados por el Instituto Internacional de Desarrollo Sostenible (IISD) para apoyar la realización de actividades de la plataforma peruana de la Red de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles (SCAN – Perú).

ÍNDICE

Presentación Capítulo I: Introducción 1. La certificación múltiple 2. Introducción 3. Presentación del trabajo 4. Objetivo del Manual 5. Alcance del Manual Capítulo II: Estructura 1. Responsable del SIG 2. Inspector Interno 3. Comité de aprobación 4. Área de asistencia técnica Capítulo III: Procedimientos de actuación 1. Procedimiento de estructura y control de documentos 2. Procedimiento de aprobación 3. Procedimiento de inspección interna 4. Procedimiento para apelaciones ANEXOS Anexo 1: Abreviaturas y glosario Anexo 2: Reglamento Interno para la certificación grupal sostenible Anexo 3: Norma Interna de Producción Sostenible

PRESENTACION

En Perú existen 160 mil familias que se dedican a cultivar café en una superficie de 380 mil hectáreas. En el 2010 se exportaron 4’987.130 qq de café verde, con un valor FOB de US $ 886.575.683 millones. El 94% del café producido se destina a la exportación. Desde que en el año 1989 se exportó el primer contenedor con certificación orgánica de Perú, las ventas de café con algún tipo de certificación se han incrementado año tras año. Hoy, el 35% del área cultivada de café (135.000 has) cuenta con al menos una certificación (1 millón 250 mil quintales). La mayoría de las empresas y organizaciones cafetaleras en Perú comercializan cafés con dos, tres o más certificaciones, de manera que la producción en campo, el beneficio, procesamiento y comercialización deben cumplir con diferentes estándares y normas, cuya conformidad es inspeccionada por agencias distintas, cada una con sus propios formatos y criterios de interpretación de los estándares. La certificación múltiple requiere de un gran esfuerzo por parte de las organizaciones. En este sentido uno de los desafíos de la plataforma nacional de SCAN en Perú es la elaboración de herramientas para facilitar el acceso y el manejo de una certificación múltiple. Las organizaciones cafetaleras, a lo largo de las últimas dos décadas, han empleado, elaborado y mejorado varias herramientas para la certificación múltiple. La plataforma nacional de SCAN Perú consideró conveniente trabajar sobre la base de estas experiencias y avances. Se decidió trabajar con empresas y organizaciones que contaban con experiencia con certificación múltiple, distribuidas por las principales regiones cafetaleras. Las organizaciones y empresas colaboradoras en este proceso fueron la Central Fronteriza del Norte de Cafetaleros – CENFROCAFE y Comercio & Cia. en la zona norte, la Cooperativa Agraria Cafetalera Sostenible Valle Ubiriki y la Corporación Café Perú SAC en la zona central, la Central de Cooperativas Agrarias Cafetaleras de La Convención y Lares – COCLA Ltda. y Bioazul del Grupo ECOM en la zona sur. Con los responsables de los Sistemas de Control, o Sistemas Internos de Gestión de las organizaciones y empresas mencionadas se realizaron una serie de reuniones de trabajo en el transcurso del año 2010 y en febrero del 2011, para revisar y simplificar los siguientes instrumentos: un modelo de norma interna, de reglamento interno, de ficha de inspección interna y de contrato de compromiso entre organización y productor. Sobre la base de los documentos trabajados y revisados con las organizaciones colaboradoras, se trabajó el presente manual de procedimientos. Los miembros de la plataforma SCAN expresan su agradecimiento a todos los representantes de las organizaciones y empresas que colaboraron en la elaboración del presente manual. Al Departamento Federal para Asuntos Económicos - Secretariado de Estado para la Economía de la Confederación Suiza, y al Instituto Humanista para la Cooperación con los Países en Desarrollo – HIVOS, nuestro agradecimiento por el apoyo financiero, sin el cual este trabajo no hubiera sido posible.

Los miembros de la Plataforma Peruana de la Red de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles

Capítulo I: Introducción 1. La certificación múltiple El acceso a una certificación y el uso de sellos de garantía son importantes para acceder a mercados que valoran prácticas de producción sostenibles. Lamentablemente, los diferentes estándares requieren diferentes instrumentos para demostrar la conformidad con sus respectivos requisitos. En algunos casos, una organización debe implementar una serie de instrumentos, muchos de ellos en forma paralela, para demostrar cumplimiento con el mismo principios (ambiental o social) de diferentes estándares. Además, en algunos casos, los organismos de certificación requieren de la implementación de diferentes instrumentos para el mismo estándar. Todo aquello dificulta el trabajo de organizaciones de pequeños productores para acceder a certificaciones que permitan acceder a mercados exigentes. La Red para Productos Primarios Sostenibles (SCAN por sus siglas en inglés) es una iniciativa internacional para la formación de capacidades con la finalidad de proveer servicios de asistencia técnica para productores que implementan prácticas sostenibles y desean acceder al mercado. El trabajo de la plataforma en el Perú tiene como objetivo la simplificación de las herramientas para la certificación múltiple de organizaciones de (pequeños) productores y garantizar el acceso a los principales sellos del cultivo de café. Producto de ello es el presente manual. 2. Introducción La certificación colectiva evolucionó como respuesta a las limitaciones de los pequeños productores para acceder a la certificación en forma individual. La certificación de los grupos consiste en una inspección y habilitación de productores por su misma organización bajo supervisión y responsabilidad de un organismo de certificación.

En los requisitos generales para los organismos de certificación de productos, internacionalmente reconocidos que se resumen en la Guía Peruana GP-ISO/IEC 65, es permitida la subcontratación de “organismos externos para realizar trabajos relacionados con la certificación (como por ejemplo la inspección) mientras el organismo de certificación

1. asuma la responsabilidad total del trabajo subcontratado y mantenga su responsabilidad de otorgar, mantener, ampliar, suspender o retirar la certificación

2. asegure que el “organismo externo” sea competente y cumpla con los requisitos aplicables de la guía y otras normas y no esté involucrado directamente con la producción del producto, de tal manera que pueda verse comprometida la imparcialidad.” (Art. 4.4)

Para que el organismo de certificación pueda basar su certificación en un trabajo de la misma organización a certificarse, ésta debe infundir confianza. Su trabajo debe ser eficaz, continuado y transparente, y demostrar en qué medida los integrantes del Programa de Producción Sostenible cumplen con los requisitos de la Norma Interna de Producción Sostenible1. Para lograr un trabajo confiable, la organización debe contar con un sistema interno de gestión (SIGC) que consiste en una estructura mínima y procedimientos de habilitación, inspección y apelación. Además debe garantizar la rastreabilidad del producto, capacitar a los productores en la correcta implementación de la norma interna de producción sostenible, evitar los conflictos de interés, y garantizar la confidencialidad de la data obtenida. Este manual fue elaborado en conformidad con los siguientes estándares internacionales:

1 Esta norma resume los requisitos o criterios mínimos de los estándares de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN y los Lineamientos Generales de Evaluación de C.A.F.E. Practices y los requisitos o criterios que son comunes en más de un estándar.

• Requisitos Comunes para la Certificación de Grupos de productores (ISEAL ALLIANCE PO35, 2008),

• Manual Guía para Certificación de Grupos de pequeños Productores (IFOAM, 2004), • Generalidades de los Sistemas Internos de Control (UTZ certified, 2008), • Norma para Certificación de Grupos Rainforest Alliance (Red de Agricultura Sostenible,

2011),

Además, considera las siguientes guías: • Documento Guía para la evaluación de la equivalencia de esquemas de certificación de

grupos de productores aplicados en países en desarrollo (Comisión Europea de Agricultura, 2003), l

• Recomendaciones de la Junta Nacional EEUU de Estándares Orgánicos (NOSB, 2002), • Documento explicativo respecto al Estándar Genérico Fairtrade para Organizaciones de

Pequeños Agricultores (FLO, 2006), • Suplemento para los pequeños productores de C.A.F.E. Practices (Starbucks, 2005). 3. Presentación del trabajo Los documentos controlados se presentan como hojas sueltas para facilitar su reemplazo cuando se elabore, revise y apruebe una nueva versión. 4. Objetivo del Manual El objetivo general es definir los procedimientos para cumplir con los requisitos para la certificación de grupos, de manera que sean puestos en práctica por los grupos de pequeños productores y aceptados por los organismos de certificación. 5. Alcance del Manual La implementación de la estructura y la aplicación de los procedimientos deben efectuarse en todas las organizaciones de productores de agricultura familiar de café, que esperan poder utilizar uno o varios sellos sostenibles en la comercialización conjunta de sus productos.

Capítulo II: Estructura La estructura mínima para un Sistema Interno de Gestión de la Calidad (SIGC) consiste en un responsable del SIGC, inspectores internos, un comité de aprobación y un área de asistencia técnica. 1. Responsable del SIGC Funciones:

• Gestión del SIGC, sobre todo: o Planificar, organizar y coordinar el funcionamiento del SIGC. o Supervisar la correcta ejecución de los procedimientos del SIGC. o Elaborar el plan operativo del SIGC (incluye programar las inspecciones

internas y llevar el control de dicha programación). o Apoyar al comité de aprobación en su tarea. o Entrenamiento y acompañamiento de inspectores internos. o Elaboración de lista de productores aprobados y sancionados. o Manejar la documentación completa del SIGC

• Comunicación con organismo de certificación. • Elaborar el plan de levantamiento de no conformidades y observaciones. • Comunicación con productores del Programa de Producción Sostenible (decisiones

del comité de aprobación, recepción de apelaciones). • Orientar el trabajo del área de asistencia técnica del Programa de Producción

Sostenible. • Capacitación, entrenamiento y seguimiento a los inspectores internos

Responsabilidades:

• Garantizar la eficacia del SIGC Requisitos:

• Egresado de universidad o instituto de carrera afín • Conocimiento de las normas sostenibles relevantes y de la Norma Interna de

Producción Sostenible. • Conocimiento del Reglamento Interno • Conocimiento de los procedimientos del SIGC • Conocimiento agronómico del cultivo y de los posibles riesgos en producción y

gestión. • Experiencia mínima de 3 años en un programa SIGC • Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local • Preferentemente experiencia laboral en organismo de certificación o como inspector/

auditor 2. Inspector interno Funciones:

• Realizar la inspección interna anual a todas las unidades productivas asignadas. Responsabilidades:

• Suscribir el formato “Declaración de confidencialidad y conflictos de interés”, antes de realizar una visita de inspección.

• Realizar las inspecciones internas en conformidad con el procedimiento PRO-02. Requisitos:

• Conocimiento de la Norma Interna de Producción Sostenible y su implementación. • Conocimiento del procedimiento PRO-02 • Conocimiento profundo de la Ficha de Inspección Interna (REG-04)

• Conocimiento agronómico del cultivo y de los posibles riesgos en producción y gestión.

• Facilidad de resumen y redacción. • Saber leer y escribir • Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local

3. Comité de aprobación Funciones:

• Tomar la decisión sobre la aprobación o desaprobación de productores en base a las Fichas de Inspección Internas.

• Tomar una decisión sobre la aplicación de sanciones en caso de infractores. • Tomar parte en el Comité de Apelación

Responsabilidades:

• Decisión sobre habilitación y sanción de productores del Programa de Producción Sostenible.

Requisitos:

• Conocimiento de la Norma Interna de Producción Sostenible. • Conocimiento del procedimiento PRO-01 • Conocimiento del Reglamento Interno • Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local • Gozar del respeto de los productores

4. Área de asistencia técnica Funciones:

• Capacitar a pequeños productores, integrantes del programa de producción sostenible.

Responsabilidades:

• Garantizar el conocimiento de la Norma Interna de Producción Sostenible por parte de los productores.

• Garantizar la comprensión de los registros para la inspección interna. • Dar asistencia técnica para mejorar la gestión de las unidades productivas. • Elaborar, conjuntamente con los productores, el Plan de Manejo.

Requisitos:

• Conocimiento de la Norma Interna de Producción Sostenible • Conocimiento del Reglamento Interno • Conocimiento de los procedimientos del SIGC • Conocimiento agronómico del cultivo y de los posibles riesgos en producción y

gestión • Habilidades para dar capacitación a pequeños productores.

Capítulo III: Procedimientos de actuación Para que los procedimientos que posibilitan la certificación múltiple puedan ser reconocidos por los diferentes propietarios de sellos sostenibles, es recomendable realizar las modificaciones de los mismos solamente en el seno de la iniciativa SCAN, por lo que el procedimiento para la elaboración y control de documentos (PRO-00) no debería ser distribuido a las organizaciones de productores. Los siguientes procedimientos deben garantizar un trabajo eficaz de las organizaciones de productores y sus Programas de Producción Sostenible.

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Procedimiento: Estructura y control de documentos

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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TABLA DE CONTENIDO: 1. OBJETIVO. 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS. 4. DEFINICIONES. 5. RESPONSABILIDADES. 6. DESCRIPCIÓN 7. REGISTROS 8. ANEXOS 9. CONTROL DE CAMBIOS.

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1. OBJETIVO Facilitar la confección de documentos de la Plataforma SCAN estableciendo el procedimiento para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, distribución y control de la vigencia de los mismos. 2. ALCANCE Aplicable a todos los documentos internos de la Plataforma SCAN. Todos los procedimientos, registros y instructivos aprobados en el marco de la plataforma SCAN deben adecuarse al presente procedimiento. 3. REFERENCIAS. 3.1 ISO 9000:2007 Sistema de Gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario 3.2 ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la calidad – Requisitos 4. DEFINICIONES 4.1 Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. 4.2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Establece qué, dónde, cuándo, cómo y por quién. 4.3 Instructivo de Trabajo: Describe en forma puntualizada las actividades colaterales que surgen de la ejecución de procedimientos y que por su grado de complejidad requieren aclararse. Ejemplo: Guías o directivas. 4.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de inspecciones, acciones preventivas y acciones correctivas. 4.5 Manual de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización. 4.6 Documentos de Referencia: Son todos aquellos documentos relacionados con el procedimiento (leyes, manuales, procedimientos, entre otros), en formato impreso o electrónico, que sirven como referencia de consulta para la correcta interpretación, aplicación o modificación del documento al cual hace referencia el presente procedimiento. 5. RESPONSABILIDADES. 5.1 Todos los representantes de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN en su conjunto son los responsables de la aprobación del presente procedimiento. 5.2 La coordinación de la Plataforma SCAN es responsable de supervisar la elaboración o modificación del presente procedimiento, presentarlo a los responsables de aprobación, de supervisar la correcta aplicación y de la distribución a todas las partes involucradas. 5.3 La modificación del presente procedimiento puede ser encargada a una persona natural o jurídica por la coordinación de la Plataforma SCAN. 5.4 La persona natural o jurídica que elabora y/o modifica el presente procedimiento, es responsables de que sea emitido de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.

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6. DESCRIPCIÓN 6.1. Elaboración de Documentos. 6.1.1. Criterios. a. Los documentos de la Plataforma SCAN se elaboran utilizando el procesador de texto de Microsoft Word. b. Todos los textos se desarrollan en fuente Arial 11, a excepción de las tablas y gráficos utilizados los cuales se elaboran acorde con las necesidades del usuario. c. Los textos son justificados. d. El contenido de los documentos debe ser simple, claro y objetivo, tomando en cuenta que son utilizados para su ejecución por usuarios, integrantes de organizaciones que aplican a estándares sostenibles. e. Los documentos después de elaborados deben verificarse en su aplicación, de tal manera que: ⊗ El proceso pueda ejecutarse según lo planificado y es responsabilidad de los

representantes de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN, hacer la verificación respectiva.

⊗ Los usuarios tengan la capacidad para seguir las instrucciones indicadas en el documento.

6.1.2 Redacción El contenido de los documentos se redacta en español con los verbos conjugados en presente, en lo posible se recomienda no usar los verbos en infinitivo. Todos aquellos términos o siglas cuya aclaración se considere necesaria para una mejor comprensión del procedimiento, se listan y definen en orden alfabético en un glosario de términos en anexo. 6.1.3 Estructura de Documentos Gráficos. Los documentos pueden o no incluir diagramas de flujo, en el caso de incluirlos utilice los símbolos indicados en el ejemplo: Simbología usada para diagramas de flujo Inicio:

Proceso/actividad:

Decisión (si/no):

Registro:

Almacenamiento:

Conector:

Fin:

Inicio

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6.1.4 Diseño de la Página El diseño de los documentos consta de un encabezado con 6 campos de la siguiente manera:

Campo 1 Campo 3 Campo 4

Campo 2 Campo 5 Campo 6 Campo 1: Debe contener el nombre/logotipo de de la Plataforma SCAN. Campo 2: Contiene el título del documento que se redacta en negritas y en

mayúsculas y minúsculas. Campo 3: Debe contener el nombre del emisor Campo 4: Los documentos se identifican por un código, según la estructura

siguiente: XXX-YY donde: XXX: Letras que identifican el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla: Tipo de documento Sigla Procedimiento PRO Instructivo de Trabajo ITR Registro REG YY: Es el número secuencial (se inicia en 01) correspondiente a cada emisor Campo 6: Número de revisión. Se inicia con la revisión “00” Campo 7: Número de páginas. Ejemplo: 1 de 20. 6.1.5 Contenido del documento: Los procedimientos e instructivos se elaboran siguiendo la plantilla incluida en el anexo 2 La estructura y contenido de los Registros se define en base a las necesidades específicas. 6.2 Control de Documentos 6.2.1 Documentos Nuevos La Plataforma SCAN, a través de su coordinación, puede encargar la elaboración de los documentos a un consultor, en cuanto considere que la ausencia de dicha documentación afecta directamente la calidad del proceso. La asignación de un código para los documentos está a cargo de la coordinación. 6.2.2 Revisión y aprobación de Documentos El documento debe ser revisado y validado por las personas integrantes de las organizaciones que aplican a estándares sociales y trabajan con el documento. La coordinación firmará en representación de ellos en la revisión. La coordinación remite el documento para su análisis y aprobación a las organizaciones que integran la Plataforma SCAN. En la primera página se coloca el cargo y nombre, fecha y firma de los encargados de elaborar, revisar y aprobar, como se demuestra a continuación:

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Persona natural o jurídica, encargado de la elaboración del documento

Coordinación SCAN – Perú, Nombre y apellido

Organización integrantes de la Plataforma SCAN 1, Nombre y apellido

Firma

Fecha Organización integrantes de

la Plataforma SCAN 2, Nombre y apellido

Firma

Fecha Organización integrantes de

la Plataforma SCAN 3, Nombre y apellido

Firma

Fecha La fecha de vigencia del procedimiento rige a partir de la fecha que se indica en el cuadro de aprobación. 6.2.3 Control y Registro de Documentos Es responsabilidad de las personas encargadas de la revisión del documento verificar si éste cumple con la estructura establecida en el presente procedimiento. Si el documento es una revisión de un documento aprobado anteriormente, la Coordinación de la Plataforma SCAN coloca el nuevo número consecutivo de revisión. La Coordinación de la Plataforma SCAN se asegura de que se identifiquen los cambios de acuerdo a lo establecido en el párrafo 6.2.6. Una vez codificado o actualizada la revisión del documento, la Coordinación de la Plataforma SCAN distribuye el documento a todos los integrantes de la Plataforma SCAN en forma electrónica como archivos “*.pdf”. El nombre del archivo se compone del código del documento, seguido, con un espacio en blanco, por una abreviación de su título. Ejemplo: “PRO-00 Documentos” 6.2.4 Distribución y Retiro de Documentos Los documentos controlados de la Plataforma SCAN, se distribuyen a través de sus organizaciones integrantes a las organizaciones que aplican a estándares sostenibles. Las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN se aseguran que los documentos se encuentren disponibles en los puntos de uso. Solamente los documentos que cuenten con todas las firmas de elaboración/ revisión/ aprobación, remitidos por la Coordinación de la Plataforma SCAN, en su última

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revisión, son los documentos válidos para el trabajo de las organizaciones que aplican a estándares sostenibles y de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN. Los documentos válidos son estipulados, con su respectiva fecha de aprobación y su número de revisión en el registro “REG-00, Listado de documentos de SCAN – Perú”. Es responsabilidad de la Coordinación de la Plataforma SCAN informar a los integrantes de la plataforma sobre documentos obsoletos para que éstas informen de ello a las organizaciones que aplican a estándares sostenibles. Cuando una organización requiera un documento de la Plataforma SCAN, lo solicita a la Coordinación de la Plataforma SCAN. 6.2.5 Archivo de Documentos La Coordinación de la Plataforma SCAN mantiene los archivos de los documentos controlados en forma electrónica y una copia impresa del original correspondiente a cada documento del sistema (procedimientos, instructivos y registros). La Coordinación de la Plataforma SCAN mantiene una copia de las revisiones anteriores de cada documento para poder documentar el desarrollo del sistema implementado. 6.2.6 Modificación de Documentos Los responsables de las organizaciones que aplican a estándares sostenibles, así como los integrantes de la Plataforma SCAN pueden modificar un documento como resultado de algún cambio en el proceso o de una acción preventiva o correctiva. A criterio de ellos, concertado con la Coordinación de la Plataforma SCAN, uno o varios cambios significativos dan lugar a una nueva revisión. La modificación puede ser encargada, a través de la Coordinación de la Plataforma SCAN, a un consultor. Cuando se modifique un documento y/o su anexo se debe actualizar la revisión y fecha de aprobación, así como la firma de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación. La modificación de cualquier párrafo en el texto de un documento se señala en el “Capitulo 9 CONTROL DE CAMBIOS”. Los datos incluidos sobre los cambios serán eliminados en la siguiente revisión, colocándose los nuevos cambios. Cuando los cambios realizados en uno o varios párrafos son extensos, se coloca en celdas combinadas de la tabla del control de cambios: “Por lo extenso de los cambios el usuario debe leer con atención los párrafos modificados”, indicando el número de párrafo después de su modificación. 7 REGISTROS REG – 00: Listado de Documentos de SCAN - Perú 8 ANEXOS ANEXO 1: Contenido de Procedimientos e Instructivos ANEXO 2: Flujo de Elaboración de Documentos

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9 CONTROL DE CAMBIOS Párrafo dice Debe decir

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REG-00: Listado de documentos de SCAN - Perú Código Título Número Revisión Fecha Aprobación ________________________ Fecha: …………………. Firma Coordinación Plataforma SCAN

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ANEXO 1: CONTENIDO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS Los procedimientos e instructivos incluirán los siguientes capítulos: Capitulo Contenido TABLA DE CONTENIDO Incluirá los numeración y títulos de cada

capitulo 1. OBJETIVO Indica la finalidad o propósito del

documento 2. ALCANCE Delimita el campo de acción del

documento 3. REFERENCIAS Hace mención a uno o más documentos

o estándares, directamente relacionadas con el procedimiento. Los instructivos puede o no incluir éste capitulo.

4. DEFINICIONES Explica el significado de términos y abreviaturas que ayudan a entender el procedimiento. Los instructivos puede o no incluir éste capítulo.

5. RESPONSABILIDAD Define a los responsables de ejecutar las actividades

6. DESCRIPCIÓN Describe la secuencia de las actividades. Puede incluir diagramas de flujos.

7. REGISTROS Relación de datos generados durante la ejecución del procedimiento y que brinda evidencia de su realización

8. ANEXOS Documento adicional que se integra en un procedimiento o instructivo para sustentar o probar un argumento. Es información adicional como pueden ser definiciones o explicaciones más específicas sobre temas mencionados en el documento.

9. CONTROL DE CAMBIOS Indica los cambios que se están haciendo en una revisión a cualquier párrafo en el texto de un documento.

Nota: Cuando no es pertinente una sección, debe anotarse “No Aplica”.

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ANEXO 2: FLUJO DE ELABORACIÓN Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS

Elaboración del documento en base al PRO-00, firma de

elaboración y remisión a la

Coordinación de la Plataforma SCAN -

Perú

Revisión del documento para el levantamiento de

observaciones respecto al

cumplimiento del PRO-00 y remisión

para su análisis

Cumplimiento con PRO-00

Validación en campo

Firma de revisión y remisión para su

aprobación

Firma de aprobación

Fin

Viabilidad técnica

Consultor Organizaciones que aplican a estándares sostenibles

Organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN

Coordinación Plataforma SCAN

NOSI

NO

SI

Inicio

Insertar Logotipo del Grupo de Productores

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Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 1 de 19


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Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha




Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 2 de 19 1. OBJETIVO Estandarizar la habilitación de productores para el programa de producción sostenible, y la elaboración de la lista de unidades productivas para la certificación externa y autorizar la comercialización de productos con sellos sostenibles, previa autorización por un organismo de certificación externo. 2. ALCANCE Aplicable a todos los productores de una organización que buscan comercializar productos con sellos sostenibles. 3. REFERENCIAS. 3.1 Reglamento Interno 3.2 Norma Interna de Producción Sostenible 4. DEFINICIONES 4.1. Período de transición: Tiempo transcurrido desde la última aplicación de productos prohibidos y aplicación de los principios de la Producción Orgánica hasta obtener la certificación orgánica 4.2 T1, T2, T3: Niveles de estatus de transición orgánica de unidades productivas de productores en el programa de producción sostenible, siendo T1 el primer, T2 el segundo y T3 el tercer año de transición. Después del tercer año de transición, el producto puede comercializarse como orgánico cuando se haya cumplido con la norma orgánica. 4.3 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4.4 Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la inspección interna. Un hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observación. 4.5 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Producción Sostenible que puede afectar la condición de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor). 4.6 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de la producción sostenible (Norma Interna de Producción Sostenible) que puede afectar o no la integridad del producto sostenible. 4.7 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Producción Sostenible. 4.8 Auditoría externa: Visita de evaluación de un sistema de gestión de la calidad por un organismo de certificación con autorización del propietario del sello sostenible. 5. RESPONSABILIDADES. 5.1 El organismo de certificación es el responsable de autorizar el uso de sellos sostenibles a los integrantes de un programa de producción sostenible. 5.2 El programa de producción sostenible, a través de su comité de aprobación, es el responsable de habilitar productores para el uso de sellos sostenibles, previa autorización de programa por un organismo de certificación externo. 5.3 El responsable del SIGC elabora la lista de productores para la certificación externa y la lista de productores sancionados. Notifica al productor sobre la decisión del comité de aprobación. Es el responsable de supervisar la correcta aplicación de presente procedimiento. 5.4 Los inspectores internos son responsables de la realización de las inspecciones internas según PRO – 002 y de la presentación de la ficha de inspección interna al comité de aprobación.



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 3 de 19 6. DESCRIPCIÓN 6.1. Aplicación al programa de producción sostenible. Un productor interesado en comercializar sus productos con un sello sostenible recibe del responsable del SIGC la Ficha de información básica (REG – 01) y el contrato (REG – 02). El productor debe llenar los dos formatos y devolverlos firmados al responsable del SIGC. El productor puede solicitar apoyo al área de asistencia técnica para el llenado de los documentos. 6.2 Control de cumplimiento 6.2.1 Evaluación documental El responsable del SIGC evalúa si los documentos presentados están completos. En caso afirmativo, incluye al productor en la lista de productores para la inspección interna, en caso los documentos no estén debidamente llenados, los devuelve para su corrección al productor. 6.2.2 Inspección Interna Antes de la campaña de cosecha se realiza la inspección interna. Para la inspección interna se debe ejecutar el PRO – 002. Como resultado de la inspección interna, el inspector presenta la ficha de inspección interna (REG – 04) debidamente llenada y firmada. 6.3 Proceso de aprobación y divulgación de resultados 6.3.1 Confidencialidad y conflictos de interés Los integrantes del instancia de aprobación deben llenar anualmente el formato “Declaración de confidencialidad y conflictos de interés” (REG – 03) antes de evaluar fichas de inspección internas para su aprobación. En caso la declaración fuese falsa, el integrante se somete a las sanciones que la organización estime pertinente. En caso un integrante haya declarado un posible conflicto de interés con alguno de los productores, no debe participar, ni con voz, ni con voto en la evaluación del mismo. 6.3.2 Aprobación El comité de aprobación evalúa a los solicitantes de certificación por lo menos tres semanas antes de la fecha programada para la auditoría externa. Compara los hallazgos documentados en la ficha de inspección interna con las disposiciones de la Norma Interna de Producción Sostenible. Si la ficha de inspección interna no evidencia no conformidades u observaciones, se aprueba al productor para formar parte del grupo para lograr el aval del organismo de certificación externa (auditoría externa). En caso de la producción orgánica, la unidad productiva puede ser categorizada como “en transición” (T1, T2 o T3). Si se detectan no conformidades u observaciones menores, el productor puede seguir vendiendo sus productos como sostenibles o, en la transición orgánica, pasa al próximo nivel de transición mientras el levantamiento de las no conformidades u observaciones se controla en la siguiente inspección interna. 6.3.3 Infracciones Si el comité de aprobación detecta una no conformidad crítica o mayor, puede excluir al productor del programa de producción sostenible, impedir que sus productos se vendan como sostenibles por un plazo (para el sello orgánico, puede bajar el nivel de transición – hasta T1) o condicionar la venta de productos sostenibles al levantamiento de las no conformidades u observaciones.



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 4 de 19 La tipificación de las infracciones a la Norma Interna de Producción Sostenible y las sanciones correspondientes se encuentran en el anexo 1. 6.3.4 Divulgación de resultados El comité de aprobación entrega la relación de productores aprobados y la relación de productores excluidos, temporalmente suspendidos o, en caso de la producción orgánica, retrocedidos en la transición, al responsable del SIGC. El responsable del SIGC elabora dos listas: 1. Lista de productores aprobados Nombre y apellido del productor / a, DNI del productor, Código del productor / a, Localización (comunidad, colonia, campo), Fecha de ingreso al programa sostenible, Estatus de certificación, Superficie total de cada finca, separado por áreas (cultivos, pastos, bosques, etc.), Área cultivada en forma sostenible, Cantidades cosechada el pasado año, Estimación de la cosecha para el próximo año, Nombre del inspector interno y fecha última inspección interna. 2. Lista de productores sancionados Nombre y apellido del productor / a, Código del productor / a, Localización (comunidad, colonia, campo), Sanción impuesta por el comité de aprobación, descripción de no conformidad u observación. El responsable del SIGC elabora las notificaciones de las no conformidades u observaciones y los remite a los productores correspondientes. Paralelamente remite las dos listas al organismo de certificación para que éste esté al tanto de las decisiones del SIGC y pueda planificar su auditoría externa. Adicionalmente, el responsable del SIGC elabora un informe final de la operación del SIGC para el organismo de certificación. Además remite la lista de productores aprobados con sus volúmenes y estatus de certificación (T1, T2, T3 en caso orgánico) al almacén de acopio correspondiente, lo que permite la compra de productos a los productores respectivos. 6.3.5 Mejora continua El responsable del SIGC elabora e implementa un plan para mejorar el desempeño del SIGC y de los integrantes del Programa de Producción Sostenible. Este plan se basa en las evaluaciones de riesgo, el resultado de las inspecciones internas, los resultados de las auditorías externas, reclamos y apelaciones y la revisión de los requisitos del mercado. El responsable del SIGC, conjuntamente con los productores realiza periódicamente una evaluación de riesgo, tomando en cuenta la producción de los integrantes, potenciales peligros para la integridad de los productos y la operación del SIGC.



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 5 de 19 7 REGISTROS REG – 01: Ficha de Información Básica REG – 02: Contrato REG – 03: Declaración de confidencialidad y conflictos de interés REG – 04: Ficha de Inspección Interna 8 ANEXOS Anexo 1: Tipificación de infracciones y sanciones Anexo 2: Flujograma de Aprobación de productores 9 CONTROL DE CAMBIOS Párrafo dice Debe decir



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 6 de 19 REG – 01: Ficha de Información Básica

1. DATOS DEL PRODUCTOR Asociación: Nombres y apellidos del productor: Comunidad: Distrito: Provincia:

Región: Código: Promotor:

2. DATOS GENERALES DE LA FINCA Altitud (m.s.n.m.): Precipitación (mm.): Temperatura Promedio (oC):

Hectáreas totales: Número de parcelas:

Posicionamiento Global (UTM) del predio DATUM: WGS 84 Norte: _ _ _ _ _ _ _ _ , _ _ Este: _ _ _ _ _ _ _ _ , _ _ Distribución de la finca:

Nombre de parcela

Total (hás)

Café (hás)

Caña de azucar (hás)

Pan llevar (hás)

Plátano (hás)

Pastos Bosque (hás)

Última aplicación de agroquímicos Fecha y Nombre Del Producto

Cultivados (hás)

Natural (hás)

Plantas de: Espécies de animales silvestres:

3. DATOS DE PRODUCCIÓN POR COSECHAS

Producción Total 2008 (QQ): Producción Total 2009 (QQ):

Producción Total 2010 (QQ): Estimación Total 2011 (QQ):

4. CERTIFICACIONES Sostenible ( ) Orgánico ( ) Comercio Justo ( ) 5. INSPECCIONES INTERNAS

Inspector interno Fecha Resultado

6. INSPECCIONES EXTERNAS

Inspector externo Fecha Resultado




7. CROQUIS DE UBICACIÓN DE LA FINCA

8. CROQUIS DE LA FINCA




9. CONSERVACIÓN DE SUELOS Medidas tomadas en los cultivos: Problemas de erosión: Baja ( ) Media ( ) Alta ( ) Como controla las malezas: Evaluación de la conservación: Muy buena ( ) Buena ( ) Regular ( ) Mala ( )

10. DESCRIPCIÓN DE CULTIVO DE CAFÉ Uso anterior del terreno: Área (hás) Variedad de café: Procedencia de la semilla: # Plantas x há Distanciamiento Edad del cafetal: Preparación del terreno para la siembra: Preparación del germinadero: Selección de semilla para el vivero: Tratamiento de semilla: Tipo de siembra: Tipo de vivero: Realizó prácticas de conservación de suelo durante la siembra: Cultivos asociados: Sombra, tipo y número de árboles: 11. RESEÑA DE LAS LABORES EN LA FINCA

LABORES

AÑOS 2009 2010 2011

Hizo abonamiento, época, costo de mano de obra Tipo de abono y cantidad por planta Procedencia y costo de abono por saco Manejo de sombra y costo por mano de obra Prácticas de conservación de suelo, tipo de prácticas, costo por mano de obra, época y áreas con prácticas de conservación de suelos

Plagas, enfermedades y su control. Broca, roya, ojo de pollo, arañero, pie negro? Tipo de control? Cultural, Químico, Costo de mano de obra

Podas del cafetal? Época y costo de mano de obra, cantidad por hectárea

Principales malezas y su control, época y costo por mano de obra

Cosecha – periodo y costo de mano de obra Cuantas pasadas por campaña Producción de café pergamino en QQ Cuantos kg pesa una lata de café




12. BENEFICIO E INFRAESTRUCTURA DE SECADO Y ALMACEN Cosecha y beneficio del café

Si

No

División de labores de la finca (%) Varón Mujer Niños Mano de

obra per-manente

Contrato Meses

COSECHA Práctica de cosecha selectiva DESPULPADO Mantenimiento anual de despulpadora

Despulpadora limpia FERMENTADO Cuantas horas? Tiene cajón fermentador? LAVADO Tiene cajón lavador? Maneja las aguas mieles? SECADO Problemas en el secado? Almacena café húmedo? Mezcla café de diferente humedades?

En que seca su café? ENVASADO Utiliza costal de yute? ALMACENADO Tiene almacén adecuado para café?

Hay animales con acceso al almacén?

CONTROL DE CALIDAD Conoce sobre control de calidad?

Produce café de buena calidad?

TRANSPORTE Cómo transporta? REGISTROS Registro diario de cosecha? Registro de venta de café pergamino?

Registro de gastos de la finca?

Registro de jornales? Registro de productos en almacén?




13. ASPECTOS AMBIENTALES - Cual es la amenaza más grave al ambiente y cual es la causa? - Tiene letrina? - Maneja desechos orgánicos e inorgánicos? - Que hace con los recipientes vacíos de los productos químicos? - Que hace con las aguas negras de su casa? - En que formas ha recibido información de prácticas de conservación

ambiental en su finca?

14. ASPECTOS SOCIALES - Hace cuantos años su familia vive en la zona? - De q está hecha su casa? - La familia consume agua limpia? - Hay un puesto de salud cercano? - Cuantas personas viven en el domicilio familiar? -

15. ASPECTOS ECONÓMICOS - Ingreso anual? - Cadena de comercialización del café?

16. CAPACITACIONES

- Recibió capacitación en café de alguna organización? - Que tipo de asistencia técnica le gustaría recibir en los próximos años? - Quiere recibir folletos agronómicos del manejo de cultivo de café? - Que tipo de capacitación le gustaría recibir, sobre que temas y cuando?

17. FIRMAS DEL PRODUCTOR Y DEL TÉCNICO

Nombres y apellidos del productor Nombres y apellidos del técnico



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 11 de 19 REG – 02: Contrato

Conste por el presente documento el compromiso de producción sostenible, que celebran de una parte la organización __________________(en adelante la “organización”), representada por ___________________ (representante legal), y de la otra parte el (la) Sr. (a.) __________________________________________, identificado con DNI # ________, propietario de la finca ____________, ubicada en el sector __________, del distrito __________, provincia __________, región __________ (en adelante el “productor”); en los términos siguientes: a. El productor se compromete a cumplir El Reglamento Interno del Programa Sostenible, la

Norma Interna de Producción Sostenible; y la siguiente base normativa marcada con “X”:

Reglamento para

productos Orgánicos del Perú (DS 044-2006-AG)

NOP USDA

(Ene. 2009

CEE 834/2007 y 889/2008

JAS Notific. 1605

(Oct. 2005)

Criterios Genéricos Fairtrade

Org. Pequeños

productores (Ene 2009)

Norma para Agricultura Sostenible de la RAS

(Julio 2010)

Código de conducta

UTZ certified (Enero - 2010)

Lineamientos de

STAR-BUCKS C.A.F.E. Practices V2.0 (Oct.

2007)

b. El productor se compromete a facilitar el acceso a las áreas que incluyen las de producción,

de conservación, de crianza animal; almacenes de café, almacenes de insumos, materiales y equipos utilizados en el cultivo y el beneficio húmedo; fuentes de agua; viviendas, comedores y servicios higiénicos; así como también permite la revisión de los documentos de sus programas y planes de gestión, bitácoras y/o cuadernos de registros, y recibos de compra y venta; las veces que la organización, las inspecciones internas o las auditorías externas consideren pertinente

c. El productor se compromete a aceptar las sanciones impuestas por la instancia de aprobación, de acuerdo a lo contemplado en el respectivo procedimiento.

d. El productor tiene derecho a apelar las decisiones de la instancia de aprobación. e. El productor suministra a la organización toda información requerida por ésta. f. El productor suministra a la organización información acerca de no conformidades

deliberadas o involuntarias bajo su responsabilidad. g. El productor comercializará su producción certificada a través de la organización, y

reconocerá asumir los costos asociados con los procesos de inspección y certificación de su producción.

h. El productor tiene el derecho a poner término este contrato mediante una carta de renuncia cuando lo considere pertinente.

i. La organización se compromete a gestionar y brindar capacitación de los inspectores internos, comité de aprobación, promotores y productores en los requisitos del reglamento interno y en la implementación de la Norma interna de producción orgánica y sostenible.

j. La organización se compromete a incorporar al productor en la lista de productores para la certificación externa, siempre y cuando haya sido aprobado por la instancia de aprobación.

En conformidad con lo estipulado firman en …………… en fecha ………….: Vigencia hasta: ____ / ____ / ____ Firman:

Productor Sostenible Representante legal de la Organización



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 12 de 19 REG – 03: Declaración de confidencialidad y conflictos de interés Yo, ......................................................................... con DNI N° .................................

A cargo de las inspecciones internas

Integrante del comité de aprobación declaro: que durante y después de participar en el proceso de habilitación de productores guardaré confidencialidad sobre la información recabada en la inspección o aprobación de productores sobre cualquier información calificada como propiedad intelectual o secreta proporcionada por el solicitante de la aprobación u obtenida de otras fuentes. Además declaro: 1. Cumplir con todo lo establecido en los procedimientos correspondientes con una

correcta conducta ética en el ejercicio de mis funciones asignados. 2. Que seré imparcial y no dejaré que presiones de cualquier índole puedan influir en

mi juicio técnico. 3. Informar inmediatamente al responsable del SIGC sobre cualquier situación que

pueda comprometer la objetividad respecto a las tareas que debo realizar en el programa de producción sostenible.

4. Abstenerme de inspeccionar o evaluar en el proceso de aprobación a unidades

productivas de familiares o amigos cercanos o de productores que hayan recibido asistencia técnica de mi persona previamente.

…………………………… ……………………………………. Lugar y Fecha Firma




REG – 04: Ficha de Inspección Interna

I. Datos Generales.- Productor: Código o

# DNI: Estatus:

Organización: Sector: Caserío: Distrito: Provincia: Región: Inspector Interno

Fecha de Inspección

Coordenadas UTM (vivienda / oficina):

II. Estándares a cumplir.-

NOP CEE # 834/07 889/08

JAS Notific. #1605

Perú DS # 044/2006 AG

Reglamento Interno

FLO UTZ RAS C.A.F.E Practices

Norma Interna

III. Datos de la(s) parcela(s).- Nombre de la(s) Parcela(s)

Superficie (Há) Producción (qq)

Coorde-nadas UTM

Café Cacao Pasto Purma Bosque

Otros Total

Café Cacao

Prod. Crec. Prod. Crec. Promed. 08, 09 y

2010

Est. 2011

Promed. 08, 09 y

2010

Est. 2011

Todas

IV. Verificación de conformidad con las normas.-Acción a verificar CUMPLIMIENTO Observaciones

Indispensable para

No Aplica

SI NO

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTADO 1. ¿Conoce su reglamento interno? FLO 2. ¿Tiene copia de su compromiso de

cumplimiento con reglamento interno y norma interna, de los que pone en práctica los objetivos y política socio ambiental?

FLO

3. ¿Recibe las capacitaciones del Sistema Interno de Gestión? ¿a cuáles asistió?

FLO

4. ¿Ha elaborado un croquis identificando parcelas de cultivo, viveros, colindantes, áreas de amortiguamiento, de protección y de riesgos de erosión, cuerpos de agua, zonas de uso humano y áreas riesgosas para la integridad a la salud de las personas?

UTZ RAS FLO

5. ¿Tiene su plan de producción anual y está actualizado su cuaderno o bitácora de registros de los programas implementados?

TODOS

6. ¿Registra la aplicación de fertilizantes y fitosanitarios?

ORG UTZ

7. ¿Se registran los salarios y se reconocen las horas extras trabajadas?

CP UTZ FLO




Acción a verificar CUMPLIMIENTO Observaciones Indispensable

para No

Aplica SI NO

8. ¿Se registra y reduce lo que gasta en energía para la producción y procesamiento?

UTZ

9. ¿Se registra el volumen de agua de regadío y su eficiencia de uso?

10. ¿Se registra y reduce el volumen de agua utilizada en beneficio húmedo?

11. ¿Separa e identifica el café cosechado certificado según procedencia, y tiene documentación que sustente entrega o venta?

TODOS

12. ¿Si ha implementado nuevas áreas de cultivo, su SIG evaluó los riesgos y consecuencias a la seguridad de las personas y el ambiente?

UTZ RAS

13. ¿Conoce si su SIG evalúa que los proveedores del servicio de transporte y/o contratistas cumplan requisitos socio ambientales, de higiene y de salud?

UTZ FLO

14. ¿Tiene una lista de las plantas y animales silvestres existentes en su finca?

BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL 15. ¿Se aprecia Orden e higiene en las fincas,

almacenes, dormitorios y vivienda en general? UTZ FLO

16. ¿Tiene baños o letrinas en condiciones limpias y dignas; y lavamanos cercanos?

UTZ FLO

17. ¿Tienen agua apta para el consumo humano? ¿La hierve o purifica?

UTZ FLO

18. ¿Se preparan para realizar sus labores de manera segura, señalizando zonas de riesgo y usando equipo de protección personal?

UTZ RAS

19. ¿Tienen acceso a servicios de salud y educación?

UTZ FLO

20. ¿Cumple con que el trabajar no ponga en riesgo el desarrollo, salud y educación de menores de 18 años; y no contrata a menores de 15 años?

CP UTZ RAS FLO

21. ¿Todos los trabajadores reciben un pago igual o mayor al mínimo establecido en la región? ¿No se diferencia en los pagos entre varón y mujer por la misma tarea efectuada?

CP UTZ RAS FLO

22. ¿El productor cumple con no discriminar, y no apoyar el trabajo forzado, sin descanso ni con castigo corporal, y tampoco el acoso sexual y el abuso verbal?

CP UTZ RAS FLO

23. Tiene equipo de protección en buen estado, para la aplicación de abonos e insumos fitosanitarios ¿Cuáles?

CP UTZ RAS FLO

24. ¿Se implementan botiquines adecuados que responden a los riesgos identificados?

UTZ FLO





para No

Aplica SI NO

CONSERVACIÓN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE 25. ¿Se instalan diversas especies de árboles de

sombra naturales de la zona? UTZ

26. ¿Prohíbe la caza y recolección de animales y plantas silvestres y conoce las especies en peligro de extinción de su zona?

RAS

27. ¿Cumple con no atrapar ni mantener animales silvestres en cautiverio?

28. ¿Las nuevas áreas de cultivo se ubican fuera de Áreas Naturales Protegidas (ANP)?

UTZ RAS FLO

29. ¿Mantiene la integridad de los cauces y/o cuerpos de agua naturales, de los bosques y otros ecosistemas; sin rellenar ni drenar humedales? ¿Su cultivo está a más de 10 metros de cauces naturales permanentes?

RAS

30. ¿Cumple con no haber convertido bosque natural a producción agrícola; y no haber talado y/o quemado bosques o cabeceras de micro cuenca a partir de marzo de 2004?

TODOS

31. ¿Las nuevas áreas de producción se ubican donde se presentan condiciones de clima, suelos y pendientes adecuadas?

UTZ RAS FLO

32. ¿Se implementan prácticas de conservación y estructura de suelos? (coberturas y abonos verdes, mulches, materia orgánica, etc.)

ORG UTZ FLO

33. ¿Tiene un programa de fertilización de suelos basado en análisis de suelos cada tres años?

FLO

34. ¿Se protege de riesgo de contaminación los cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo estableciendo áreas de amortiguamiento, con reforestación y/o regeneración natural?

ORG UTZ

35. ¿Señalizan lotes, las zonas de amortiguamiento y áreas de conservación con rótulos?

36. ¿Todas las aguas residuales de la vivienda y la planta de beneficio húmedo son tratadas de acuerdo a su procedencia y contenido de carga contaminante; y no se riega con agua residual?

ORG UTZ

37. ¿Cumple con que los cuerpos de agua natural no sean contaminados con residuos sólidos o líquidos?

ORG UTZ RAS

38. ¿Cumple con que no existan fugas en las cañerías y/o redes de distribución?





para No

Aplica SI NO

MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS 39. ¿La semilla de sus cultivos es sana sin

insumos químicos prohibidos y procede de producción orgánica de variedades adaptadas a la zona?

TODOS

40. ¿Está utilizando fertilizantes y/o fitosanitarios orgánicos permitidos en su finca? ¿Cuáles? ¿Qué dosis? ¿Quién lo asesoró? ¿tiene las especificaciones técnicas del producto aplicado?

TODOS

41. ¿Realiza buenas prácticas de para prevenir problemas de plagas, enfermedades y malezas? ¿Cuáles? ¿Evita las quemas?

UTZ

42. ¿Para el Abonamiento se utiliza al máximo los materiales orgánicos de la finca?

ORG

43. ¿El estiércol es compost en 15 días con mínimo 5 volteos o se aplica 90 días antes de cosecha?

NOP

44. ¿Los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus residuos se encuentran almacenados separados en lugares aislados, secos, ventilados, limpios, con avisos, y dispuestos sin contaminar cuerpos de agua?

ORG UTZ

45. ¿Mantiene limpias y en buenas condiciones las instalaciones de beneficio?

ORG CP

UTZ

46. ¿Están calibrados los equipos de medición del peso y/o volumen de la cosecha?

UTZ

47. ¿El fermentado de café se realiza en depósitos adecuados y limpios?

ORG CP

48. ¿Las instalaciones de secado del café y el material de empaque se encuentran libres de cualquier fuente de contaminación.

ORG CP

UTZ

49. ¿Se dispone de un sitio techado apropiado para almacenar el café sobre tarimas, en lugares ventilados y existe una separación mínima con las paredes?

ORG UTZ

50. ¿Se hace un manejo y/o tratamiento seguro y adecuado de los desechos del beneficio?

ORG UTZ



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 17 de 19 Resumen de Hallazgos:

# Requisito

Hallazgos

Mediante nuestra firma confirmamos que los hallazgos documentados en este Ficha de inspección corresponden a la verdad.

Firma del productor Firma del Inspector Interno

----------------------------- a ser llenado por el Comité de Aprobación ------------------------------------ Exclusión del programa Suspensión de la venta de productos sostenibles, orgánico: baja el estatus a ….. Suspensión de la venta de productos sostenibles hasta levantar no conformidad(es): ………………………………………………………………………………………………………….. No conformidades y observaciones deben ser levantadas hasta próxima inspección interna Aprobado sin condiciones Resumen de acciones correctivas

# Requisito

Acción correctiva necesaria Plazo hasta

En representación del Comité de Aprobación: …………………………. …………………………………………………….. Lugar y fecha Firma del representante del Comité de Aprobación



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 18 de 19 Anexo 1: Tipificación de infracciones y sanciones

1 Una infracción contra la integridad de la calidad de los productos implica que el producto ya no tiene la calidad a la cual se refiere el respectivo sello, por ejemplo la utilización de insumos prohibidos en la producción orgánica, la mezcla de productos conformes con estándares sostenibles con productos convencionales, la obtención de productos con mano de obra contratada de niños, etc.

Infracción Motivo Tipo de Sanción

Muy grave • Infracciones contra la integridad de la calidad de los productos1 sin la debida notificación al inspector interno o responsable SIG

• Falsificación de documentos y registros

• Infracciones contra el Reglamento Interno que imposibilita un control eficaz de las unidades productivas en reincidencia.

Exclusión permanente

Grave • Infracciones contra la integridad de la calidad de los productos con la debida notificación al inspector interno o responsable SIG

• Infracciones contra el Reglamento Interno, respecto a poder garantizar un control eficaz de las unidades productivas.

• Incumplimiento en la implementación de medidas correctivas en reincidencia

Suspensión de la venta como producto sostenible; retorno en proceso de transición (orgánico),

Menor • Incumplimiento en la implementación de medidas correctivas

• Incumplimiento a disposiciones agrarias y sociales (criterios importantes).

Suspensión temporal de la venta (hasta la implementación de medidas correctivas)

• Infracciones leves Notificación de levantamiento de infracción hasta próxima inspección



Procedimiento: Aprobación de productores Revisión: 0 Página 19 de 19 Anexo 2: Flujograma de aprobación de productores

Inicio

Fin

Manifestación de interés de participar en programa de producción sostenible Ficha de

información básica

Contrato

Llenado de información,

firma contrato

Cumple con requisitos

Inspección interna

(PRO-02)

Cumple con disposiciones de

norma intera

Inclusión del productor en

lista para certificación

externa

Levantamiento de no

conformidades y observaciones

Cumple con disposiciones de

norma intera

Entrega de documentos

Evaluación de documentos

Ficha de inspección

interna

Inspección interna

(PRO-02)

Ficha de inspección

interna

Notificación de no conf. y

obs.

Inclusión del productor en

lista de productores sancionados

Sí

No

No

Sí

No

Si

Productor Inspector interno Comité de aprobación Responsable del SIG

Fin

Negación de participación en

programa sostenible

Productor no autorizado a

usar sello sostenible



Procedimiento: Inspección Interna Revisión: 0 Página 1 de 13


Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha




Procedimiento: Inspección Interna Revisión: 0 Página 2 de 13 1. OBJETIVO Estandarizar el levantamiento de información durante las visitas de inspección interna a unidades productivas de productores interesados en comercializar sus productos con sellos sostenibles. 2. ALCANCE Aplicable a todos los productores de una organización que buscan comercializar productos con sellos sostenibles. 3. REFERENCIAS. 3.1 Norma Interna de Producción Sostenible 4. DEFINICIONES 4.1 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4.2 Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la inspección interna. Un hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observación. 4.3 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Producción Sostenible que puede afectar la condición de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor). 4.4 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de la producción sostenible (Norma Interna de Producción Sostenible) que puede afectar o no la integridad del producto sostenible. 4.5 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Producción Sostenible. 5. RESPONSABILIDADES. 5.1 El responsable del SIGC decide sobre la asignación de inspectores, elabora la lista de productores por inspeccionar y encarga la inspección interna a los inspectores internos. Es el responsable de supervisar la correcta aplicación de presente procedimiento. 5.2 Los inspectores internos son responsables de la ejecución del presente procedimiento y de la presentación de la ficha de inspección interna al comité de aprobación. 6. DESCRIPCIÓN 6.1 Encargo de la inspección interna El responsable del SIGC encarga la inspección a los inspectores internos para que por lo menos tres semanas antes de la auditoría externa, el comité de aprobación pueda tomar su decisión sobre las unidades productivas a presentarse al organismo de certificación para la certificación. Además, el responsable del SIGC debe encargar la inspección en caso existan sospechas sobre infracciones de productores a la Norma Interna de Producción Sostenible y en caso la aprobación del productor se haya condicionado al levantamiento de no conformidades u observaciones.



Procedimiento: Inspección Interna Revisión: 0 Página 3 de 13 Para ello, elabora una lista de productores a inspeccionarse y la entrega, conjuntamente con las respectivas Fichas de Inspección Interna, Planes de Manejo y Fichas de Información Básica al inspector designado. Los inspectores internos suscriben la “Declaración de confidencialidad y conflictos de interés” (REG – 03) antes de realizar visitas de inspección interna. En caso la declaración fuese falsa, el inspector se somete a las sanciones que la organización estime pertinente. En caso un inspector haya declarado un posible conflicto de interés con alguno de los productores, no debe realizar la inspección del mismo. El responsable del SIGC puede asignar los trabajos de inspección interna solamente a inspectores que no cuenten con conflictos de interés respecto al productor a inspeccionarse y que hayan firmado la Declaración de confidencialidad. 6.2 Preparación de la inspección interna El inspector debe revisar la Ficha de Inspección Interna del año anterior, el Plan de Manejo y la Ficha de Información Básica previo a realizar la visita de inspección. Debe analizar, sobre todo, los hallazgos de la última inspección que pueden sustentar no conformidades y la Ficha de Información Básica con riesgos resultantes de la ubicación geográfica, vecindad, del sistema productivo o de la gestión de la producción (conforme Anexo 1). El inspector interno coordina a través de los medios existentes en la zona, la ejecución de la inspección interna con el productor y las personas designadas por la organización para su acompañamiento. 6.3 Ejecución de la inspección interna 6.3.1 Inicio de la inspección Al llegar a la unidad productiva, el inspector interno explica al responsable de la unidad productiva el objetivo y alcance la inspección interna. Explica que solamente documenta los hallazgos de la visita y no es el responsable de decidir sobre una aprobación o desaprobación. El inspector interno decide en qué orden quiere realizar la visita (documentos, instalaciones físicas). La inspección interna debe realizarse a la totalidad de la unidad productiva. 6.3.2 Puntos críticos en la producción sostenible Además de una visita completa a la unidad productiva, el inspector pone especial énfasis en el riesgo de la explotación agraria y el procesamiento primario en conformidad con el Anexo 1. Al finalizar la visita de inspección interna, el inspector interno documenta los hallazgos. Para tal fin, debe valorar las evidencias que los sustentan. El inspector interno debe recoger estas evidencias en foto, en documento físico (pedir prestado el respectivo documento o sacar foto al documento) o a través de apuntes en la Ficha de Inspección Interna (REG-04). Mayor detalle para el llenado de la Ficha de Inspección Interna se encuentra en el Anexo 2. El inspector interno debe llenar la ficha completamente. 6.3.3 Acuerdo sobre hallazgos Antes de la firma, es responsabilidad del inspector interno explicar al productor los hallazgos a documentarse en la Ficha de Inspección Interna. El productor tiene la



Procedimiento: Inspección Interna Revisión: 0 Página 4 de 13 posibilidad de realizar descargos. Al final, es el inspector quien redacta los hallazgos finales. Con la firma del productor en la Ficha de Inspección Interna, el inspector obtiene un documento cuyo contenido está validado por el productor. El productor recibe una copia del resumen de hallazgos de la Ficha de Inspección Interna. Si el productor no estuviese de acuerdo con los hallazgos redactados, puede elaborar un documento y exigir que forme parte de la Ficha de Inspección Interna. Se hace referencia en la ficha de la existencia de este documento adicional. Si al final el productor no quiere firmar la Ficha de Inspección Interna, el inspector documenta este hecho y se retira. 6.3.4 Resultados de la inspección La Ficha de Inspección Interna y las evidencias (fotos, registros), junto con los documentos de preparación (Ficha de Información Básica, Plan de Manejo y Ficha de Inspección Interna anterior) se remiten a través del responsable del SIGC al comité de aprobación. Después de su análisis, se quedan en posesión del responsable del SIGC. 7 REGISTROS REG – 03: Declaración de confidencialidad y conflictos de interés REG – 04: Ficha de Inspección Interna 8 ANEXOS Anexo 1: Evaluación de riesgo Anexo 2: Instructivo para el llenado de la Ficha de Inspección Interna Anexo 3: Flujograma de Inspección interna 9 CONTROL DE CAMBIOS Párrafo dice Debe decir




REG – 03: Declaración de confidencialidad y conflictos de interés Yo, ......................................................................... con DNI N° .................................

A cargo de las inspecciones internas

Integrante del comité de aprobación declaro: que durante y después de participar en el proceso de habilitación de productores guardaré confidencialidad sobre la información recabada en la inspección o aprobación de productores sobre cualquier información calificada como propiedad intelectual o secreta proporcionada por el solicitante de la aprobación u obtenida de otras fuentes. Además declaro: 1. Cumplir con todo lo establecido en los procedimientos correspondientes con una

correcta conducta ética en el ejercicio de mis funciones asignados. 2. Que seré imparcial y no dejaré que presiones de cualquier índole puedan influir en

mi juicio técnico. 3. Informar inmediatamente al responsable del SIGC sobre cualquier situación que

pueda comprometer la objetividad respecto a las tareas que debo realizar en el programa de producción sostenible.

4. Abstenerme de inspeccionar o evaluar en el proceso de aprobación a unidades

productivas de familiares o amigos cercanos o de productores que hayan recibido asistencia técnica de mi persona previamente.

…………………………… ……………………………………. Lugar y Fecha Firma




REG – 04: Ficha de Inspección Interna I. Datos Generales.-

Productor: Código o # DNI:

Estatus:

Organización: Sector: Caserío: Distrito: Provincia: Región: Inspector Interno

Fecha de Inspección

Coordenadas UTM (vivienda / oficina):

II. Estándares a cumplir.-

NOP CEE # 834/07 889/08

JAS Notific. #1605

Perú DS # 044/2006 AG

Reglamento Interno

FLO UTZ RAS C.A.F.E Practices

Norma Interna

III. Datos de la(s) parcela(s).- Nombre de la(s) Parcela(s)

Superficie (Há) Producción (qq)

Coorde-nadas UTM

Café Cacao Pasto Purma Bosque

Otros Total

Café Cacao

Prod. Crec. Prod. Crec. Promed. 08, 09 y

2010

Est. 2011

Promed. 08, 09 y

2010

Est. 2011

Todas

IV. Verificación de conformidad con las normas.-Acción a verificar CUMPLIMIENTO Observaciones

Indispensable para

No Aplica

SI NO

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTADO 1. ¿Conoce su reglamento interno? FLO 2. ¿Tiene copia de su compromiso de

cumplimiento con reglamento interno y norma interna, de los que pone en práctica los objetivos y política socio ambiental?

FLO

3. ¿Recibe las capacitaciones del Sistema Interno de Gestión? ¿a cuáles asistió?

FLO

4. ¿Ha elaborado un croquis identificando parcelas de cultivo, viveros, colindantes, áreas de amortiguamiento, de protección y de riesgos de erosión, cuerpos de agua, zonas de uso humano y áreas riesgosas para la integridad a la salud de las personas?

UTZ RAS FLO

5. ¿Tiene su plan de producción anual y está actualizado su cuaderno o bitácora de registros de los programas implementados?

TODOS

6. ¿Registra la aplicación de fertilizantes y fitosanitarios?

ORG UTZ

7. ¿Se registran los salarios y se reconocen las horas extras trabajadas?

CP UTZ, FLO




Acción a verificar CUMPLIMIENTO Observaciones

Indispensable para

No Aplica

SI NO

8. ¿Se registra y reduce lo que gasta en energía para la producción y procesamiento?

UTZ

9. ¿Se registra el volumen de agua de regadío y su eficiencia de uso?

10. ¿Se registra y reduce el volumen de agua utilizada en beneficio húmedo?

11. ¿Separa e identifica el café cosechado certificado según procedencia, y tiene documentación que sustente entrega o venta?

TODOS

12. ¿Si ha implementado nuevas áreas de cultivo, su SIG evaluó los riesgos y consecuencias a la seguridad de las personas y el ambiente?

UTZ RAS

13. ¿Conoce si su SIG evalúa que los proveedores del servicio de transporte y/o contratistas cumplan requisitos socio ambientales, de higiene y de salud?

UTZ FLO

14. ¿Tiene una lista de las plantas y animales silvestres existentes en su finca?

BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL 15. ¿Se aprecia Orden e higiene en las fincas,

almacenes, dormitorios y vivienda en general? UTZ FLO

16. ¿Tiene baños o letrinas en condiciones limpias y dignas; y lavamanos cercanos?

UTZ FLO

17. ¿Tienen agua apta para el consumo humano? ¿La hierve o purifica?

UTZ FLO

18. ¿Se preparan para realizar sus labores de manera segura, señalizando zonas de riesgo y usando equipo de protección personal?

UTZ RAS

19. ¿Tienen acceso a servicios de salud y educación?

UTZ FLO

20. ¿Cumple con que el trabajar no ponga en riesgo el desarrollo, salud y educación de menores de 18 años; y no contrata a menores de 15 años?

CP UTZ RAS FLO

21. ¿Todos los trabajadores reciben un pago igual o mayor al mínimo establecido en la región? ¿No se diferencia en los pagos entre varón y mujer por la misma tarea efectuada?

CP UTZ RAS FLO

22. ¿El productor cumple con no discriminar, y no apoyar el trabajo forzado, sin descanso ni con castigo corporal, y tampoco el acoso sexual y el abuso verbal?

CP UTZ RAS FLO

23. Tiene equipo de protección en buen estado, para la aplicación de abonos e insumos fitosanitarios ¿Cuáles?

CP UTZ RAS FLO

24. ¿Se implementan botiquines adecuados que responden a los riesgos identificados?

UTZ FLO





Indispensable para

No Aplica

SI NO

CONSERVACIÓN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE 25. ¿Se instalan diversas especies de árboles de

sombra naturales de la zona? UTZ

26. ¿Prohíbe la caza y recolección de animales y plantas silvestres y conoce las especies en peligro de extinción de su zona?

RAS

27. ¿Cumple con no atrapar ni mantener animales silvestres en cautiverio?

28. ¿Las nuevas áreas de cultivo se ubican fuera de Áreas Naturales Protegidas (ANP)?

UTZ RAS FLO

29. ¿Mantiene la integridad de los cauces y/o cuerpos de agua naturales, de los bosques y otros ecosistemas; sin rellenar ni drenar humedales? ¿Su cultivo está a más de 10 metros de cauces naturales permanentes?

RAS

30. ¿Cumple con no haber convertido bosque natural a producción agrícola; y no haber talado y/o quemado bosques o cabeceras de micro cuenca a partir de marzo de 2004?

TODOS

31. ¿Las nuevas áreas de producción se ubican donde se presentan condiciones de clima, suelos y pendientes adecuadas?

UTZ RAS FLO

32. ¿Se implementan prácticas de conservación y estructura de suelos? (coberturas y abonos verdes, mulches, materia orgánica, etc.)

ORG UTZ FLO

33. ¿Tiene un programa de fertilización de suelos basado en análisis de suelos cada tres años?

FLO

34. ¿Se protege de riesgo de contaminación los cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo estableciendo áreas de amortiguamiento, con reforestación y/o regeneración natural?

ORG UTZ

35. ¿Señalizan lotes, las zonas de amortiguamiento y áreas de conservación con rótulos?

36. ¿Todas las aguas residuales de la vivienda y la planta de beneficio húmedo son tratadas de acuerdo a su procedencia y contenido de carga contaminante; y no se riega con agua residual?

ORG UTZ

37. ¿Cumple con que los cuerpos de agua natural no sean contaminados con residuos sólidos o líquidos?

ORG UTZ RAS

38. ¿Cumple con que no existan fugas en las cañerías y/o redes de distribución?





Indispensable para

No Aplica

SI NO

MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS 39. ¿La semilla de sus cultivos es sana sin

insumos químicos prohibidos y procede de producción orgánica de variedades adaptadas a la zona?

TODOS

40. ¿Está utilizando fertilizantes y/o fitosanitarios orgánicos permitidos en su finca? ¿Cuáles? ¿Qué dosis? ¿Quién lo asesoró? ¿tiene las especificaciones técnicas del producto aplicado?

TODOS

41. ¿Realiza buenas prácticas de para prevenir problemas de plagas, enfermedades y malezas? ¿Cuáles? ¿Evita las quemas?

UTZ

42. ¿Para el Abonamiento se utiliza al máximo los materiales orgánicos de la finca?

ORG

43. ¿El estiércol es compost en 15 días con mínimo 5 volteos o se aplica 90 días antes de cosecha?

NOP

44. ¿Los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus residuos se encuentran almacenados separados en lugares aislados, secos, ventilados, limpios, con avisos, y dispuestos sin contaminar cuerpos de agua?

ORG UTZ

45. ¿Mantiene limpias y en buenas condiciones las instalaciones de beneficio?

ORG CP

UTZ

46. ¿Están calibrados los equipos de medición del peso y/o volumen de la cosecha?

UTZ

47. ¿El fermentado de café se realiza en depósitos adecuados y limpios?

ORG CP

48. ¿Las instalaciones de secado del café y el material de empaque se encuentran libres de cualquier fuente de contaminación.

ORG CP

UTZ

49. ¿Se dispone de un sitio techado apropiado para almacenar el café sobre tarimas, en lugares ventilados y existe una separación mínima con las paredes?

ORG UTZ

50. ¿Se hace un manejo y/o tratamiento seguro y adecuado de los desechos del beneficio?

ORG UTZ




Resumen de Hallazgos:

# Requisito

Hallazgos

Mediante nuestra firma confirmamos que los hallazgos documentados en este Ficha de inspección corresponden a la verdad.

Firma del productor Firma del Inspector Interno

----------------------------- a ser llenado por el Comité de Aprobación ------------------------------------ Exclusión del programa Suspensión de la venta de productos sostenibles, orgánico: baja el estatus a ….. Suspensión de la venta de productos sostenibles hasta levantar no conformidad(es): ………………………………………………………………………………………………………….. No conformidades y observaciones deben ser levantadas hasta próxima inspección interna Aprobado sin condiciones Resumen de acciones correctivas

# Requisito

Acción correctiva necesaria Plazo hasta

En representación del Comité de Aprobación: …………………………. …………………………………………………….. Lugar y fecha Firma del representante del Comité de Aprobación




Anexo 1: Evaluación de riesgo Los inspectores internos deben realizar una evaluación de riesgo de cada unidad productiva a inspeccionarse para garantizar la eficacia del control. En la preparación En la preparación de la inspección interna, el análisis de riesgo se efectúa a través de los antecedentes, recopilados en la Ficha de Inspección Interna del año pasado y a través de la información de la Ficha de Información Básica. En base a puntos resaltantes (no conformidades, observaciones, contradicciones en los documentos), el inspector interno genera una serie de preguntas que deben ser respondidas durante la visita. Los siguientes puntos deben ser analizados durante la preparación:

Ubicación geográfica

El agua que llega a la unidad productiva puede estar contaminada? Puede existir erosión del suelo (por agua o viento)? Hay disponibilidad de agroquímicos en la zona? Hay disponibilidad de mano de obra adulta durante la campaña en la zona?

Vecindad Puede haber un efecto contaminante de minas? Puede haber un efecto contaminante de industria? Puede haber un efecto contaminante de cultivos convencionales?

Antecedentes

Se había encontrado anteriormente productos prohibidos almacenados? Anteriormente había usado productos sin autorización? Ha habido mezclas de productos de diferentes calidades? Anteriormente habían faltado documentos importantes? Se ha documentado escasa higiene en la finca?

Sistema productivo

El productor maneja también cultivos convencionales? La productividad documentada es demasiado alta?

Durante la visita Durante la visita, el inspector interno debe poner énfasis en los siguientes puntos y evaluar si la información respecto a las siguientes preguntas presenta un riesgo para el cumplimiento de las disposiciones de la Norma Interna de Producción Sostenible.

Gestión

Familiares del productor cuentan con el mismo cultivo en calidad convencional en la misma zona? El productor cuenta con parcelas en otras zonas que no se visitan en esta visita de inspección? Hay indicios de trabajo infantil? Hay indicios de discriminación de trabajadores (por sexo, raza, …)? Hay ausencia de flora y fauna típica en unidad productiva? La maquinaria a usarse en la unidad productiva es segura? Existe equipo de protección? Hay unidades productivas inscritas en otros operadores (otras organizaciones)? El manejo de la unidad productiva es muy complejo?




Anexo 2: Instructivo para llenado de Ficha de Inspección Interna Detallar cada parcela del productor y agruparlas todas como una sola finca, si se encuentran en un mismo sector. Se detalla la cantidad de producción promedia de los años anteriores, y se realiza un estimado del presente año. Para la Verificación de conformidad con las normas:

El recuadro de cumplimiento “Indispensable para” indica que sin el cumplimiento de este criterio, esa finca no podrá certificarse bajo el estándar señalado.

El recuadro “No aplica”, indica que en esa finca no se evalúa el criterio por la inexistencia del acto o condición a evaluar.

El primer recuadro tiene una interrogación que debe ser contestada en forma afirmativa si se cumple con el requisito (marcando con una X en el recuadro “SI”).

Si la interrogación del primer recuadro se significa que no se cumple con el requisito de la norma, entonces se marca con una X en “NO”.

El recuadro de observaciones se llena con el detalle del incumplimiento de la norma interna, siempre que se marca “NO”. Por ejemplo: Si la acción a verificar #5: “¿Tiene al día su plan de producción anual y la bitácora de registros de los programas de su sistema de gestión de calidad?” tiene un “NO” por respuesta, se deberá especificar cual de los programas especificados en la norma interna no están siendo registrados y la evidencia que lo sustenta.

Tanto el productor como el inspector interno deben firmar su conformidad con los hallazgos documentados en la Ficha de Inspección Interna.




Anexo 3: Flujo de Inspección Interna



Procedimiento: Apelación Revisión: 0 Página 1 de 5


Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha





1. OBJETIVO Estandarizar la presentación, análisis, resolución y comunicación de las apelaciones contra las decisiones del comité de aprobación. 2. ALCANCE Aplicable a todos los productores de una organización que estén en desacuerdo con las decisiones del comité de aprobación. 3. REFERENCIAS. 3.1 Norma Interna de Producción Sostenible 4. DEFINICIONES 4.1 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4.2 Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la inspección interna. Un hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observación. 4.3 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Producción Sostenible que puede afectar la condición de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor). 4.4 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de la producción sostenible (Norma Interna de Producción Sostenible) que puede afectar o no la integridad del producto sostenible. 4.5 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Producción Sostenible. 5. RESPONSABILIDADES. 5.1 El comité de aprobación, conformado por sus integrantes normales y el responsable del SIGC, decide en última instancia sobre la apelación presentada por un productor. 5.2 El responsable del SIGC recibe las apelaciones, convoca al comité, encarga, en caso necesario, una visita puntual para levantar evidencias, redacta el acta de la reunión y la respuesta final al productor. Es el responsable de supervisar la correcta aplicación de presente procedimiento. 6. DESCRIPCIÓN 6.1 Iniciativa del productor Si un productor está en desacuerdo con la decisión del comité de aprobación sobre su unidad productiva, tiene el derecho de apelar la decisión, dentro de 5 días de haber recibido la notificación del responsable del SIGC. Para ello, llena el formato de apelación (REG-05) y adjunta declaraciones y evidencias (registros) que puedan revocar la decisión tomada y remite los documentos al responsable del SIGC. 6.2 Información necesaria El responsable del SIGC recibe los documentos de apelación y verifica si la información existente permite a los integrantes del comité de aprobación tomar una decisión. En casos excepcionales y cuando lo considere pertinente, encarga una visita




a un inspector interno de la organización (se recomienda que sea otro inspector que aquél quien realizó la inspección interna) para levantar información específica. El responsable especifica la información necesaria en forma escrita. Posterior a la visita, el inspector elabora y presenta un informe puntual en respuesta a las dudas planteadas por el responsable del SIGC. 6.3 Decisión definitiva El responsable del SIGC introduce la apelación completa (documentos del productor e informe puntual, si fuese el caso) al comité de aprobación quien debe juntarse antes de la auditoría externa. En la reunión se evalúan todas las apelaciones y se toma las decisiones finales sobre cada caso que ya no son apelables. 6.4 Documentación El responsable del SIGC redacta un acta de la reunión en la cual se refleja la discusión de cada caso y la decisión final. El acta es firmada por cada integrante del comité de aprobación y será presentada al organismo de certificación, fundamentando las decisiones para la posible incorporación de productores en la lista de productores aprobados. El encargado del SIGC notifica al productor sobre la decisión tomada y, en caso fuese necesario, modifica la lista de productores aprobados y sancionados. 7 REGISTROS REG – 05: Formato para apelar la decisión del comité de aprobación 8 ANEXOS Anexo 1: Flujograma de Apelación 9 CONTROL DE CAMBIOS Párrafo dice Debe decir




REG-05: Formato para apelar la decisión del comité de aprobación

Apelación

Yo, __________________________________________, identificado con DNI # ____________, propietario de la finca ____________, ubicada en el sector __________, del distrito __________, provincia __________, región __________, apelo la decisión del Comité de Aprobación.

Fecha de inspección interna: ............................................................................... Inspector interno: ...............................................................................

# No conformidad u observación

Hallazgo Evidencia Sanción

1

2

3

Descargos

# Interpretación de la evidencia mencionada en la Ficha de Inspección Interna

Evidencias adicionales (adjuntar a formato)

1

2

3

Solicito al Comité de Aprobación: .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................

……………………………………. Firma productor




Anexo 1: Flujograma de la Apelación

Apelación de decisión de instancia de aprobación

Análisis de documentos y carta

Levantamiento de evidencia

específica

Modificación de la sanción

Apelación fundada?

Evidencia suficiente

Evidencias adicionales

Fin

Inicio

REG-06

Informe puntual

Denegación de la

apelación

Carta de respuesta

Carta de respuesta

Información sobre decisión tomada

Productor Inspector interno Comité de Aprobación/ responsable del SIG

No

Sí

Sí No

Anexo 1: Abreviaturas y glosario 1. Abreviaturas IFOAM International Federation of Organic Agriculture Movements (Federación

Internacional de Movimientos de Agricultura Orgánica) ISEAL ALLIANCE Alianza Internacional de etiquetado Social y Ambiental RA Rainforest Alliance – Alianza para Bosques RAS Red de Agricultura Sostenible FLO Fair Labelling Organization (Organización de etiquetado del Comercio

Justo) C.A.F.E PRACTICES Prácticas de Equidad entre productores e industria del café SCAN Sustainable Commodity Assistance Network (Red de Asistencia para

Productos Primarios Sostenibles) SIGC Sistema Interno de Gestión T1, T2, T3 Primer, segundo y tercer año de transición en la conversión de una

unidad productiva convencional a una unidad productiva orgánica. 2. Glosario Agroquímicos: Sustancia de síntesis química utilizada en sistemas de producción agrícola como fertilizantes, herbicidas, insecticidas, fungicidas, nematicidas, rodenticidas, o como estimuladores del crecimiento. Aprobación interna: Proceso mediante el cual se habilita a productores de la organización, cuyas unidades productivas se contemplan para la certificación externa. Auditor externo: Una persona nombrada por un ente de certificación para llevar a cabo una auditoría externa. Auditoría: Un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener pruebas y evaluarlas objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los requisitos establecidos.

Nota: El término "auditoría" se refiere en este documento a la auditoría externa realizada por un auditor en nombre de un ente de certificación. "Inspección" se refiere a la inspección interna de los miembros del grupo de productores llevada a cabo por un inspector interno.

Auditoría externa Procedimiento de verificación al cumplimiento de normas de certificación (producción, procesamiento, comercialización). Cadena de custodia Todas las etapas de la cadena productiva entre la producción primaria y el consumo final (incluyendo cultivo, manejo, proceso y comercialización). Certificación colectiva: La certificación de un grupo organizado de productores con sistemas productivos similares, en los que la certificación se aplica a todo el grupo. Conflicto de interés: Situaciones que permiten favorecer o desfavorecer una determinada decisión. La situación en la que se pone en riesgo la capacidad objetiva de un individuo o grupo por intereses financieros o personales incompatibles con su interés en la realización de una inspección o certificación justa e imparcial. Competencia: Capacidad demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades. Contrato: Un acuerdo vinculante. Organismo de certificación: El ente que decide sobre la certificación con base en los resultados de la auditoría. Evaluación de riesgos: La cuantificación de los riesgos asociados con los aspectos críticos de las operaciones agrarios, incluyendo los riesgos externos. La evaluación de riesgo incluye la

identificación, análisis y evaluación de los riesgos en las diferentes etapas a cargo de un grupo, desde la producción de los miembros del grupo hasta el proceso y el transporte. Hallazgo: Situación encontrada (positivo o negativo) respecto al cumplimiento de una norma de certificación, basada en evidencia. Resultados de la evaluación de la evidencia de la inspección interna. Un hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observación Inspector interno: Una persona asignada (f/m) para llevar a cabo la inspección interna de los miembros del grupo. No conformidad: Incumplimiento de un requisito de la norma de certificación Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Producción Sostenible que puede afectar la condición de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor). Operador: Persona natural o jurídica que aplica a la certificación en conformidad con estándares sostenibles. Orgánico: Sistema agrícola integrado y basado en principios ecológicos, cuyo objetivo es reponer y mantener la fertilidad del suelo a largo plazo, mediante la optimización de las condiciones para actividades biológicas en el suelo, más que con la aplicación de agroquímicos. Pequeño productor: Productor que no depende de mano de obra contratada a tiempo completo, y que se hace cargo de su explotación agrícola principalmente mediante el esfuerzo propio y con la ayuda de sus familiares. Programa de producción sostenible: Es el rubro de la organización que se dedica a facilitar el acceso de pequeños productores a mercados exigentes mediante una certificación en conformidad con estándares sostenibles Procedimiento: Pasos de ejecución de determinadas acciones para lograr el cumplimiento de las normas. Forma especificada para llevar a cabo una acción o proceso. Registro: Son documentos y/o evidencias que contengan información que garantizan el cumplimiento de la normatividad desde la ficha hasta la comercialización. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria Sanción: Medida adoptadas contra los operadores que no han cumplido con un estándar o con otros requisitos establecidos. Un grupo puede adoptar sanciones internas en contra de los miembros del grupo, mientras que las sanciones externas pueden ser adoptadas por un ente de certificación contra la totalidad del grupo. Sistema interno de gestión (SIGC): Una serie de procedimientos y procesos documentados que un programa de producción sostenible pone en práctica para garantizar el cumplimiento con los requisitos establecidos. La existencia de un sistema interno de gestión permite al ente de certificación delegar la habilitación de cada uno de los miembros del programa de producción sostenible en una estructura dentro de la organización de productores.

Nota: Un sistema de gestión con frecuencia sirve a manera de sistema de control interno de un grupo. El término “sistema interno de gestión" se utiliza a lo largo del documento y debe considerarse como sinónimo de "sistema de control interno".

Transición: Es un período de conversión para pasar de un manejo tradicional o convencional a un manejo de producción orgánica. Tiempo transcurrido desde la última aplicación de productos prohibidos y aplicación de los principios de la Producción Orgánica hasta obtener la certificación orgánica Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Producción Sostenible.

Anexo 2: Reglamento Interno para la certificación grupal sostenible

Finalidad del Reglamento Interno La presente propuesta de Reglamento Interno debe apoyar a las organizaciones de productores a manifestar su voluntad política de trabajar con estándares sostenibles. Este es el documento de mayor jerarquía que regula a nivel institucional cómo un asociado de la organización puede hacerse parte del programa sostenible, cómo pierde el estatus de integrante del programa, cuáles son las infracciones y cuáles las sanciones que se aplican sobre ellas y define una estructura institucional mínima para poder garantizar la eficacia del programa.

Este reglamento puede incorporarse como un reglamento propio de la organización o sus elementos pueden formar parte del estatuto o de la constitución. Su aprobación debería darse en una asamblea de asociados. Sin los elementos estipulados, es posible que falte una relación vinculante entre el objetivo social de la organización y la obligación de cumplir con estándares sostenibles.

Capítulo preliminar

Considerando:

Que para acceder a mercados diferenciados sostenibles, las fincas deben contar con la certificación externa.

Que la certificación individual tiene un costo inaccesible para los pequeños productores de café y/o cacao,

Que los sistemas internos de gestión de calidad facilitan el acceso de grupos de pequeños productores a certificaciones sostenibles

Que el grupo de pequeños productores requiere establecer mecanismos y estructuras transparentes y confiables para implementar la certificación grupal bajo estándares sostenibles;

Es necesario establecer el presente reglamento interno, de cumplimiento obligatorio.

ALCANCE:

El presente reglamento rige para los productores interesados que aplican a una certificación colectiva en conformidad con estándares sostenibles.

OBJETIVOS:

Establecer los derechos y las obligaciones de los miembros de la organización de pequeños productores:”______________________________________________” para su participación en el programa de producción sostenible;

Describir la estructura y el funcionamiento de su sistema interno de gestión de calidad para la certificación grupal orgánica y sostenible.

Capítulo 1: De los miembros

Art. 1.- Membresía en programa de producción sostenible Productores de café y/o cacao con el mismo plan de manejo y ubicados en __________ (zona específica) pueden inscribirse en el programa de producción sostenible para obtener una certificación colectiva. Los productores con un sistema de producción considerablemente diferente (en tamaño, naturaleza o ubicación) pueden ser parte del programa y del sistema interno de gestión (SIG), pero el auditor externo los audita por separado.

Sólo la membresía en el programa de producción sostenible, la aprobación del productor por la instancia de aprobación y la certificación externa del SIG autorizan al productor de denominar su producto como conforme con estándares sostenibles y usar el respectivo sello.

Art. 2.- Ingreso al programa de producción sostenible El productor asociado puede solicitar su ingreso al programa sostenible, remitiendo la Ficha de información básica al responsable del SIGC. Además, el productor deberá firmar un contrato con el programa de producción sostenible, comprometiéndose al cumplimiento del reglamento interno y la Norma Interna de Producción Sostenible.

Los productores nuevos que quieran unirse al programa de producción sostenible deben tener, por lo menos, dos inspecciones internas anuales antes de que puedan hacerse parte de la lista de productores aprobados para certificación externa.

Art. 3.- Derechos de los miembros El miembro del programa de producción sostenible tiene los siguientes derechos:

‐ Solicitar información sobre su estatus de aprobación al responsable del SIG.

‐ Recibir como mínimo una visita de asesoramiento organizada por el servicio de extensión y participar de un programa de capacitación organizada al inicio de la campaña.

‐ Recibir por escrito el resultado de la inspección anual interna a su unidad productiva, la constancia de decisión del comité de aprobación y las acciones correctivas propuestas.

‐ Que sea incluido en la lista de productores aprobados para la certificación externa, cuando cumpla con las disposiciones técnicas

‐ Que sus productos formen parte del volumen de la organización para su comercialización cuando figure en la lista de productores aprobados.

‐ Poner término a su membresía mediante una carta de renuncia cuando lo consideren pertinente.

‐ Dirigir su apelación por escrito a el comité de aprobación cuando no esté de acuerdo con la decisión de la misma.

‐ Solicitar su re-inscripción en el programa cuando haya perdido su estatus de miembro.

Art. 4.- Obligaciones de los miembros El miembro del programa de producción sostenible tiene las siguientes obligaciones:

‐ Ser evaluado por lo menos una vez al año por el inspector o inspectora interno en conformidad con el reglamento interno.

‐ Cumplir con el conjunto de requisitos de la Norma Interna de Producción Sostenible

‐ Participar de las jornadas de capacitación programadas por el SIG.

‐ Permitir que tanto los inspectores internos como auditores externos del organismo de certificación y el personal de la Autoridad Competente tengan acceso ilimitado a todas las áreas de la unidad productiva, incluyendo plantaciones, instalaciones de proceso, secado, almacenamiento, vivienda y documentación requerida.

‐ Implementar planes de acciones correctivas en respuesta a la notificación del comité de aprobación.

‐ Aceptar las sanciones, en caso de que hubiese incumplimiento a disposiciones normativas o administrativas.

Art. 5.- Infracciones y sanciones Las infracciones de los miembros del programa de producción sostenible contra las disposiciones técnicas de la Norma Interna de Producción Sostenible o las disposiciones administrativas del Reglamento Interno pueden ser muy graves, graves o menores.

El comité de aprobación evalúa la gravedad de la infracción, tomando en cuenta su intencionalidad o la reincidencia y decide sobre la sanción a aplicar.

El comité de aprobación decide según lo contemplado en el cuadro de sanciones. También resuelve los casos no previstos en el presente reglamento.

* Una infracción contra la integridad de la calidad de los productos implica que el producto ya no tiene la calidad a la cual se refiere el respectivo sello, por ejemplo la utilización de insumos prohibidos en la producción orgánica, la mezcla de productos conformes con estándares sostenibles con productos convencionales, la obtención de productos con mano de obra contratada de niños, etc.

Infracción Motivo Tipo de Sanción

Muy grave • Infracciones contra la integridad de la calidad de los productos* sin la debida notificación al inspector interno o responsable SIG

• Falsificación de documentos y registros

• Infracciones contra el Reglamento Interno que imposibilita un control eficaz de las unidades productivas en reincidencia.

Exclusión permanente

Grave • Infracciones contra la integridad de la calidad de los productos con la debida notificación al inspector interno o responsable SIG

• Infracciones contra el Reglamento Interno, respecto a poder garantizar un control eficaz de las unidades productivas.

• Incumplimiento en la implementación de medidas correctivas en reincidencia

Suspensión de la venta como producto sostenible; retorno en proceso de transición (orgánico),

Menor • Incumplimiento en la implementación de medidas correctivas

• Incumplimiento a disposiciones agrarias y sociales (criterios importantes).

Suspensión temporal de la venta (hasta la implementación de medidas correctivas)

• Infracciones leves Notificación de levantamiento de infracción hasta próxima inspección

Los productores sancionados podrán apelar en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la notificación, ante el comité de aprobación mediante una apelación escrita, anexando todo documento probatorio para su descargo. Los productores deben conservar una copia con cargo de recibido con fecha y firma del responsable SIG, para efectos de su seguimiento. Las apelaciones se resuelven, sin derecho a otros recursos, en el comité de aprobación.

Art. 6.- Retiro de los miembros Las causas por las que un productor puede ser retirado del programa de producción sostenible son:

• Voluntarias, cuando el productor solicite el retiro mediante carta de renuncia.

• Involuntarias, cuando la falta lo amerite, según el cuadro de sanciones o cuando lo estipule el comité de aprobación en casos no contemplados.

En caso de una certificación según los estándares de Fair Labelling Organization (FLO), sólo los miembros que cumplan con las disposiciones técnicas de la Norma Interna de Producción Sostenible podrán acceder a los beneficios respectivos.

Capítulo 2: Del SIG

Art. 7.- Estructura Un SIG que pueda demostrar confiabilidad, se compone de tres áreas independientes bajo la dirección del responsable SIG, tal como demuestra el gráfico a continuación:

Inspectores internos

Comité de aprobaciónResponsable SIG

Área de asistencia técnica

Gráfico: Organigrama del SIG en una organización con programa de producción sostenible

Art. 8.- Responsable SIGC El responsable SIGC es el nexo entre inspectores, instancia de habilitación, área de asistencia técnica y el/los organismo(s) de certificación. Como tal es el responsable del programa de producción sostenible en la organización. Sus funciones más importantes son:

- Garantizar la competencia y objetividad del personal a cargo de las inspecciones internas y del comité de aprobación y garantizar el conocimiento básico de la norma interna por parte de los productores.

- Supervisar la adecuada ejecución de los procedimientos correspondientes al programa de producción sostenible.

- Coordinar con el/los organismo(s) de certificación las visitas de auditoría y el levantamiento de las no conformidades y observaciones (plan de mejora).

- Mantener bajo su custodia los documentos vigentes y los registros del SIGC.

- Elaborar la lista de los productores para su certificación por el/ los organismo(s) de certificación y la lista de productores sancionados.

- Elaborar un informe anual a el/ los organismo(s) de certificación, sobre deficiencias en el SIGC de la organización, sobre cambios en la estructura, los procedimientos y el personal del SIGC.

Art. 9.- Inspector interno El inspector interno conoce la norma interna y documenta las evidencias que pueden respaldar una no conformidad u observación durante una visita física de la unidad productiva del productor. Sus funciones son:

- Ejecutar el procedimiento de inspección interna.

- Declarar posibles conflictos de interés para que el trabajo del inspector sea lo más objetivo posible.

Art. 10.- Comité de aprobación El comité de aprobación puede ser una persona o un grupo de personas (comité) que aprueba a los productores en conformidad con la norma interna, basándose en el informe de la inspección interna. Sus funciones son:

‐ Ejecutar el procedimiento de aprobación.

‐ Dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas y a las sanciones impuestas.

‐ Decidir sobre apelaciones.

Art. 11.- Área de asistencia técnica El área de asistencia técnica, que se compone de los promotores, capacitadores y asesores, debe garantizar que las disposiciones de la norma interna sean de conocimiento de los productores integrantes del programa de producción sostenible. Su función es:

- Realizar capacitaciones periódicas a los productores, en cuanto a normas, principios, estándares, lineamientos, manejo técnico y de los requisitos del SIG.

- Elaborar, conjuntamente con los productores, los planes de manejo del/ de los cultivo(s)

- Garantizar que los productores llenen adecuadamente los registros.

Anexo 3: Norma Interna de Producción Sostenible

1.1. Introducción Para desarrollar una Normativa común para la certificación múltiple de grupos de pequeños productores de café y/o cacao, se efectuó un estudio comparativo de las normas de certificación más aplicadas por los productores peruanos organizados; que son las siguientes:

NOP – Programa orgánico Nacional (02/01/2009); UE – Reglamentos Europeos 834/2007 y 889/2008; JAS – Japan Agricultural Standard – Notificación 1605 (27/10/2005); Reglamento Técnico para los Productos Orgánicos del Perú (DS 044-2006-AG); Criterios Genéricos de Comercio Justo Fairtrade para Organizaciones de Pequeños productores (01/01/2009); Norma para Agricultura Sostenible Rainforest Alliance (Julio, 2010); Código de conducta UTZ Certified (Enero, 2010); Lineamientos de Evaluación de STARBUCKS C.A.F.E. Practices V2.0 (01/10/2007).

La presente Norma Interna se compone de las disposiciones comunes de las normas mencionadas, en cuanto sean aplicables a la realidad socio-ambiental de Perú; así como de los requisitos indispensables de cada una de ellas, de manera que garanticen la integridad del producto orgánico y sostenible.

1.2. Objetivo General y Política Cumplimiento de los requisitos de llevar un sistema de gestión documentado; con bienestar social y seguridad laboral; conservación de suelo, ecosistemas y recursos naturales; manejo integrado de cultivo y residuos; utilizando materiales orgánicos y/o insumos permitidos que no contribuyan a la contaminación del hombre, los cultivos y el ambiente.

1.3. Objetivos específicos ahorrar valiosos recursos en la capacitación e implementación de los estándares, y

hacer posible el acceso de un mayor número de pequeños productores a mercados diferenciados orgánicos, sostenibles y de comercio justo.

1.4. Estructura de la Norma interna Las secciones son las siguientes:

Sistema de Gestión Documentado

Bienestar Social y Seguridad Ambiental

Conservación del Suelo, Ecosistemas, y Recursos Naturales

Manejo Integrado del Cultivo y Residuos

Y su respectivo anexo con dos listas de consulta obligada:

Productos Permitidos para la Fertilización de Cultivos Orgánicos

Fitosanitarios Permitidos en Cultivos Orgánicos y/o Sostenibles

1.5. Alcance de la Norma interna Esta Norma Interna se enfoca en la mejora continua de la calidad de vida y economía de las personas que practican la agricultura familiar de Café y/o Cacao en el territorio peruano; y en la conservación ambiental de todas sus parcelas. La implementación de los requerimientos de la

Norma Interna se debe hacer en toda la propiedad y parcelas del agricultor, no permitiéndose la posibilidad de una producción paralela certificada y convencional.

1.6. Requisitos de la Norma interna

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTADO 1. Conocer su reglamento y Norma interna.

2. Tener copia de su compromiso de cumplimiento con norma y reglamento interno, y poner en práctica su política socio ambiental.

3. Recibir las capacitaciones del Sistema Interno de Gestión.

4. Elaborar un croquis identificando parcelas de cultivos, viveros, colindantes, áreas de amortiguamiento, de protección y de riesgos de erosión, cuerpos de agua, zonas de uso humano y áreas de riesgo para la integridad a la salud de las personas.

5. Tener implementado su plan de producción anual y actualizar su cuaderno de productor con los registros de los programas de su Sistema Interno de Gestión, es decir: ‐ Programa de Conservación de Recursos Naturales. Incluir la Reforestación de áreas no

apropiadas para la agricultura,

‐ Programa de uso eficiente de agua en el beneficio húmedo,

‐ Programa de Salud y Seguridad Laboral, con política y plan de acción basado en el análisis de riesgos a la salud y seguridad laboral.

‐ Programa de Manejo Integrado de Cultivo,

‐ Programa de fertilización de suelos o cultivos fundamentado en las características y propiedades de los suelos (muestreo y análisis periódico),

‐ Programa de Manejo Integrado de Desechos, fundamentado en los principios de reducir, reusar y reciclar.

‐ Programa de seguimiento y mejora continua del sistema de gestión integral de la finca, con acciones correctivas basadas en los hallazgos de las auditorías internas y externas.

‐ Programa de capacitación al personal que labora en las parcelas, para la correcta aplicación de los programas del plan de producción anual.

6. Registrar la aplicación de fertilizantes y fitosanitarios.

7. Registrar los salarios y horas extra de los trabajadores.

8. Medir y registrar lo que gasta en energía para la producción y procesamiento, verificando la tendencia de reducción de consumo.

9. Medir y Registrar el volumen de agua de regadío y su eficiencia de uso.

10. Medir y registrar el volumen de agua utilizada en beneficio húmedo verificando la tendencia a usar volúmenes menores.

11. Separar e identificar el café cosechado según su procedencia, y conservar la documentación que sustente la entrega o venta.

12. En caso se implementen nuevas áreas de cultivo, solicitar al SIG una evaluación previa de las consecuencias que ocasionará a la seguridad de las personas y el ambiente; para implementar su plan de mitigación de dichas consecuencias.

13. Conocer si sus proveedores de servicios, como de transporte, o contratistas jornaleros, han sido aprobados por su SIG en el cumplimiento de requisitos socio ambientales, de higiene y de salud.

14. Registrar en su cuaderno la lista de plantas y animales silvestres existentes en su finca.

BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL 15. Mantener el Orden y la higiene en la finca, almacenes, dormitorios y vivienda en general.

Tanto el productor como los trabajadores permanentes y temporales que se queden en la finca deben tener dormitorios saludables, ventilados y que aseguren la privacidad de sus habitantes.

16. Mantener los baños o letrinas en condiciones limpias y dignas; y los lavamanos cerca de comedores y baños.

17. Tener agua apta para el consumo humano. En caso sea de manantial del que no se tiene análisis que confirme su inocuidad, es necesario hervir o purificar.

18. Realizar las labores de manera segura, señalizando zonas de riesgo, publicando procedimiento de accidentes y emergencias en la zona de beneficio de cada finca, y utilizando equipo de protección personal en caso de riesgo a la integridad física.

19. Tener acceso a los servicios de salud y educación

20. Trabajar no debe poner en riesgo el desarrollo, salud y educación de menores de 18 años. No se debe contratar a menores de 15 años.

21. El pago del jornal es igual o mayor al mínimo establecido en la región. No se debe hacer diferencia en los pagos entre varón y mujer por la misma tarea efectuada. Los trabajadores permanentes tienen contratos de trabajo con información de sus condiciones de trabajo.

22. El productor no debe discriminar, ni apoyar cualquier tipo de trabajo forzado y no tolerar el castigo corporal, así como tampoco el acoso sexual y el abuso verbal. El horario de trabajo es de 8 horas con descanso de al menos media hora luego de máximo 5 horas de trabajo continuo. Las horas extras trabajadas son voluntarias y mediante previo acuerdo con los trabajadores.

23. Para la aplicación de abonos e insumos fitosanitarios tener y utilizar equipo de protección personal.

24. Implementar botiquines adecuados que respondan a los riesgos identificados.

CONSERVACIÓN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE 25. Instalar diversas especies de árboles de sombra naturales de la zona; siempre que sean

compatibles con el cultivo de café.

26. Prohibir la caza y recolección de animales y plantas silvestres; y conocer las especies en peligro de extinción de su zona de producción.

27. No atrapar ni mantener animales silvestres en cautiverio.

28. Ubicar los nuevos campos de cultivo a una distancia mayor de 2 Km fuera de Áreas Naturales Protegidas.

29. Mantener la integridad de los cauces y/o cuerpos de agua naturales, de los bosques y otros ecosistemas terrestres. No rellenar ni drenar humedales. No extender el cultivo de café o cacao a distancias menores a 10 metros de cauces naturales permanentes.

30. No convertir el bosque natural a producción agrícola. No talar ni quemar bosque primario ni secundario, ni tampoco cabeceras de microcuenca a partir de marzo de 2004.

31. Ubicar las nuevas áreas de producción donde se presentan condiciones de clima, suelos y pendientes adecuadas para el cultivo a largo plazo.

32. Implementar prácticas de manejo y conservación de estructura de suelos (coberturas y abonos verdes, mulch, incorporación de materia orgánica, etc.)

33. Implementar un programa de fertilización de suelos basado en análisis de suelos cada tres años.

34. Proteger de riesgos de contaminación los cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo estableciendo áreas de amortiguamiento, con reforestación y/o regeneración natural.

35. Señalizar todos los lotes de cultivo, las zonas de amortiguamiento y conservación con rótulos.

36. Tratar todas las aguas residuales de la vivienda y la planta de beneficio húmedo por separado de acuerdo a su procedencia y contenido de carga contaminante; y no regar el cultivo con agua residual.

37. No contaminar los cuerpos de agua natural con residuos sólidos o líquidos.

38. No deben existir fugas en las cañerías y/o redes de distribución de agua.

MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS 39. La semilla de sus cultivos es sana sin insumos químicos prohibidos y procede de

producción orgánica de variedades adaptadas a la zona.

40. Utilizar solo los fertilizantes y fitosanitarios permitidos en el anexo de esta norma interna. Solicitar asistencia técnica a su SIG al respecto, y mantener en sus archivos las especificaciones técnicas del producto utilizado.

41. Realizar buenas prácticas culturales para prevenir problemas de plagas, enfermedades y malezas, mediante: evitar las quemas, usar variedades resistentes, utilizar fitosanitarios permitidos (Ver Anexo 2), realizar deshierbos oportunos, podas selectivas y/o sanitarias, etc.

42. Para el Abonamiento utilizar al máximo los materiales orgánicos de la finca y los abonos externos permitidos solo cuando sea necesario.

43. El estiércol se deberá aplicar compostado en 15 días con un mínimo de 5 volteos, o en caso contrario aplicarse 90 días antes de la cosecha.

44. Almacenar los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus residuos separados en lugares aislados, secos, ventilados, limpios, con avisos, y disponer de estos sin contaminar cuerpos de agua.

45. Mantener limpias y en buenas condiciones las instalaciones y equipos de beneficio.

46. Mantener calibrados las herramientas o equipos de medición del peso o volumen de cosecha.

47. Realizar el fermentado de café en depósitos adecuados y limpios.

48. Los patios y las instalaciones de secado del café y el material de empaque deben estar libres de cualquier fuente de contaminación.

49. Disponer de un sitio techado apropiado para almacenar el café sobre tarimas, en lugares ventilados. Dejar una separación mínima hacia las paredes.

50. Realizar un manejo y/o tratamiento seguro y adecuado de los desechos del beneficio.

Glosario Bosque natural: Bosques primarios y secundarios sin perturbación humana significativa por un mínimo de 10 años.

Bosque primario: Un bosque que originalmente cubrió una región antes de que ocurrieran cambios causados por el ser humano

(Fuente: UNUN http://www.eionet.europa.eu). Bosque secundario: Crecimiento natural de un bosque después de alguna perturbación mayor; por ejemplo, tala de árboles, fuegos severos, o ataque de insectos (Fuente: European Community Biodiversity Clearing-House Mechanism. http://glossary.eea.europa.eu).

Cadena de custodia: Todas las etapas de la cadena productiva entre la producción primaria y el consumo final (incluyendo el cultivo, manejo, proceso y comercialización).

Organismos Modificados Genéticamente (OMG): Organismos producto de tecnología de ADN recombinante.

Purma: Suelo degradado por actividad agrícola previa, el cual está siendo dejado descansar en regeneración natural por un tiempo determinado.

Producción Paralela: Cuando en una unidad productiva, la producción de animales y/o vegetales se realiza bajo los sistemas de producción orgánico y convencional. (Reglamento Peruano 044-2006 AG)

SIG: Sistema Integrado de Gestión del Grupo de productores.

Sistema de Gestión Integral de la finca: Es un sistema de programas que interactúan entre sí, para establecer la política y los objetivos sociales, ambientales y productivos, y las actividades para lograr dichos objetivos. Equivale y se contempla en el Sistema de Gestión Social y Ambiental de Rainforest Alliance, el Perfil del Operador y/o el Plan del Sistema de Producción y Procesado Orgánico de NOP, o al Plan de Manejo Orgánico del reglamento orgánico de la Unión Europea.

Anexos de la Norma Interna

PRODUCTOS PERMITIDOS PARA LA FERTILIZACIÓN DE CULTIVOS ORGÁNICOS

Productos permitidos para la fertilización del suelo, según Reglamento Técnico para los productos orgánicos del Perú (DS 044-2006-AG):

(Restringido (“R”) significa que el programa de certificación debe establecer condiciones y procedimientos para su uso).

# Nombre

Categoría según

el DS No 044/06 Ag

Prohibido (“P”) por: NOP CEE

889-08

JAS

1 Compost, estiércol líquido (purín) y orinas (sin uso de sales), solo de crianza extensiva

Libre R

2 Estiércoles líquidos con uso de sales, solo de crianza extensiva

Restringido

3 Restos de cultivos orgánicos y abonos verdes Libre 4 Paja y otras coberturas del suelo (mulch) Libre 5 Algas y productos a partir de algas, obtenidos por procesos

físicos o extraídos con agua o ácido acuoso y/o soluciones alcalinas

Restringido

6 Turba, aserrín, virutas y cortezas, siempre que provengan de madera no tratada y sea de fuentes renovables.

Libre

R

7 Vinaza y extractos de vinaza Restringido R 8 Guano de islas Restringido 9 "Humus" de lombrices Restringido 10 Harina de pescado, sangre, de carne, de huesos , cuernos

pesuñas y de plumas, lana, pelos, productos lácteos Restringido

11 Productos y subproductos orgánicos de origen vegetal para abono (por ejemplo: harina de tortas oleaginosas, cáscara de cacao, etc.)

Restringido

12 Lodos de aguas servidas y compost urbano, de fuentes separadas y evaluados para la contaminación

Restringido y solamente para reforestación

P P

13 Pescado y productos a partir de pescado, sin preservantes Restringido 14 Subproductos de industrias alimentarias y textiles, de material

biodegradable de origen microbiano, vegetal o animal, sin aditivos sintéticos

Restringido

Minerales

1 Algas marinas calcificadas Libre 2 Cenizas de madera no tratada Restringido 3 Sulfato de Calcio (yeso) y solución de cloruro de calcio Restringido R 4 Carbonato de calcio de origen natural (por ejemplo: Creta,

marga, roca calcárea molida, arena calcárea, Creta fosfatada, etc.)

Libre

5 Cal magnesiano / dolomítico Restringido 6 Cloruro de sodio Restringido 7 Oligoelementos Restringido R 8 Escoria básica Restringido 9 Fosfatos naturales Restringido 10 Sulfato de magnesio (por ejemplo: Kieserita) Restringido R 11 Potasio mineral con bajo contenido de cloro (ejm: Sulfato de

potasio, Silvanita, patenkali, etc.) Restringido R

12 Azufre elemental Restringido 13 Roca Fosfórica Natural Restringido R 14 Rocas pulverizadas Restringido

FITOSANITARIOS PERMITIDOS EN CULTIVOS ORGÁNICOS

Productos permitidos para el manejo fitosanitario, según DS 044-2006-AG:

# Nombre

Categoría

según el DS No

044/06 Ag

Prohibido (“P”)por: NOP CEE

889-08

JAS

1 Azadirachta indica (neem) Restringido 2 Aceites vegetales (por ejemplo, aceite de menta, aceite de

pino, aceite de alcaravea) Libre

3 Aceites minerales ligeros Restringido 4 Arcillas (ej. bentonita, perlita, vermiculita, zeolita) Libre 5 Azufre Restringido 6 Bicarbonato de sodio Restringido 7 Cal viva y Sulfuro de cal (polisulfuro de calcio) Restringido 8 Cloruro de calcio / soda Restringido P 9 CO2 (solo para uso en almacenes) Libre 10 Feromonas (solo en trampas y dispensadores) Libre 11 Gelatina Libre 12 Infusión de tabaco Nicotiana tabacum (solución acuosa) Restringido R 13 Lecitina Libre 14 Sal de potasio rica en ácidos grasos (jabón suave) Libre P 15 Liberación de parásitos y depredadores de insectos plagas, con

declaración de libres de OGM. Restringido

16 Permanganato de potasio, Alumbre potasio (Kalinita) Restringido 17 Microorganismos (bacterias, virus y hongos), por ejemplo,

Bacillus thuringensis, Baculo virus, etc; on declaración de libres de OGM.

Restringido

18 Preparados animales y vegetales Restringido 19 Propóleos Libre 20 Piretrinas extraídas de Chrysanthemum sp y Pyrethrum sp Restringido 21 Quassia amara Restringido 22 Rotenona extraída de Derris spp, Lonchocarpus spp y

Terphrosia spp Restringido

23 Repelentes a partir de plantas Libre 24 Ryania Restringido 25 Sales de cobre en forma de hidróxido de cobre, oxicloruro de

cobre, sulfato de cobre tribásico u óxido cuproso (solo para la preparación de caldo bordalés y menos de 5 kg/ha/año de cobre).

Restringido

26 Arena de cuarzo y Silicatos Libre 27 Tierra de diatomeas Restringido 28 Trampas cromáticas Libre 29 Trampas mecánicas Libre 30 Cera de abejas Libre 31 Fosfato diamónica como atrayente (sólo en trampas) Restringido 32 Metalldehído (sólo en trampas) Restringido 33 Etileno Libre 34 Aceite de parafina Libre

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