Herramientas Tecnológicas de Productividad

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE PRODUCTIVIDAD

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Sesión No. 6

Nombre: Hojas de Cálculo Electrónicas Al finalizar la sesión el alumno conocerá y podrá utilizar Excel Web App, como

una herramienta de trabajo para hojas de cálculo electrónicas, bajo las fórmulas

básicas de operación.

Contextualización

Administrar información presupuestal, compartir información grupal, realizar

agendas personales, generar información contable, etc., son algunos de los

beneficios que Microsoft Excel ofrece.

Estos beneficios, ahora, son transportados a la nube, para trabajar en línea y de

manera colaborativa, permitiendo editar hojas de cálculo en tiempo real y de

manera simultánea con otras personas y contactos de las cuentas de Office 365.

Lograr compartir los archivos y editarlos en un momento y observar la

actualización de gráficas y resultados le da un poder y valor muy alto a esta

herramienta que, con el paso del tiempo se ha vuelto una de las más poderosas,

versátil y de mayor capital en cuestión de trabajo de oficina, de la suite de

Microsoft Office.

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Introducción al Tema

Observados los beneficios que tiene una herramienta tradicional de la ofimática

como Microsoft Word ahora en Web como Word Web App, toca el turno a

observar algunas de las bondades que da la, tal vez, más poderosa aplicación

de la suite Microsoft Office, ahora en línea: Excel Web App.

Esta sesión pretende dar una introducción, y recordatorio del uso básico de

Excel, para aplicarlo en Excel Web App. Retomando las funciones primordiales

y conceptos iniciales sobre el uso y aplicación de una Hoja de cálculo bajo esta

herramienta.

Además es importante recordar las ventajas que esta aplicación da como:

administración de datos, movilidad entre los datos, organización de información

en hojas y libros, filtrado y ordenamiento de datos. Adicionalmente los

beneficios que la nube le entrega a Excel Web App, como el trabajo colaborativo,

descarga de una copia o edición en Microsoft Excel, para tener todo el repertorio

completo de funciones y comandos; así como la portabilidad sobre la nube de

OneDrive para la Empresa.

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Explicación

Consideraciones previas

Para esta sesión el alumno deberá contar con su cuenta de correo institucional.

Si no cuenta con ella deberá acudir con el asesor de cómputo o con el

administrador de la sede.

Identificación del entorno de trabajo

Acceso a la plataforma.

Para poder iniciar Excel Web App, es necesario tener una conexión a internet.

Iniciar el navegador (Internet Explorer, Chrome, Firefox). Entrar a la dirección:

https://portal.office.com

La página presentará las opciones para entrar en la

cuenta de correo electrónico.

En este punto, el alumno deberá contar con sus credenciales de correo

electrónico, el cual se compone de su ID (Matrícula) y del dominio

“@red.unid.mx”. Por ejemplo:

00019111@red.unid.mx

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Excel Web App

Para tener acceso a PowerPoint Web App, es necesario, hacer clic en el botón

de inicio de Office 365 Web App , que despliega la serie de opciones

con que cuenta Web App:

Seleccionar Excel Online. Y Se abrirá la página de inicio de esta herramienta:

En esta se observarán documentos recientemente usados y los diseños que

ofrece Excel Web App para iniciar una nueva hoja de cálculo.

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Operaciones Básicas

Las operaciones básicas a realizar con archivos de Excel Web App, son crear, guardar, compartir.

La tarea más sencilla es crear un nuevo libro de Excel: En la pantalla de inicio de

Excel Web App, sólo es necesario, elegir la plantilla del nuevo libro que se desea

crear y automáticamente Excel Web App creará un nuevo archivo.

El espacio de trabajo es muy similar al entorno de trabajo de Microsoft Excel, en

su versión de escritorio. Sin embargo, es necesario recordar que las

aplicaciones Web App de Office365, son versiones más cortas que las de

escritorio.

Una vez seleccionada la plantilla o diseño del nuevo libro, se abrirá el archivo

para trabajar en él, mostrando, como ya se conoce, en la parte superior la cinta

de opciones o comandos y al centro el área de trabajo o la hoja de cálculo. Para

esta sesión se creó un nuevo archivo en blanco.

Guardar.

En este punto del curso, el alumno

debería estar familiarizado con la

forma en que las herramientas de

Office 365, trabajan en relación a

guardar un documento: se guardan

los cambios en tiempo real, es decir,

mientras se va escribiendo la

aplicación va realizando el proceso

de guardar.

Además el menú “Archivo (File)” presenta las opciones para realizar esta acción,

como Renombrar, Descargar, o Descargar como archivo ODP (compatible con

OpenOffice.org).

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Compartir

En el menú “Archivo (File)”, se

encuentra la opción “Compartir

(Share)”, como ya se observó en la

sesión de Word Web App, es

posible compartir con los contactos,

al agregarlos en el cuadro de

diálogo que aparece luego de hacer clic en “Share with

people”. O bien en el botón “Compartir (Share) que se

encuentra en el

encabezado de

la página.

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Espacio de Trabajo del libro de Excel

Se conforma por Hojas de cálculo, que es la rejilla o conjunto de columnas y filas

(las primeras se identifican con Letras, las segundas con Números) que se

presenta al centro, una vez que se abre un nuevo libro en blanco.

Columnas y Filas, como ya se

mencionó

se

identifcan con números y letras.

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Una Celda es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la

selección negra o cuadrada que se muestra sobre la hoja de cálculo.

Un Rango es una selección consecutiva de

celdas.

La Barra de Fórmulas es un espacio que permite

observar qué datos se están escribiendo sobre la

celda en que se está posicionado.

Además que integra un

botón de rápido acceso

a la base de datos de

fórmulas de Excel. La

barra de fórmulas se encuentra encima del encabezado

de las columnas. El botón de fórmulas es el símbolo de

función:

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Cinta de Opciones

La cinta de opciones es la gamma de comandos que pueden ser empleados en

Excel. Dentro de las más importantes y de mayor funcionalidad, se encuentran

las fichas de Inicio e Insertar.

En la ficha “Inicio (Home)”, podrá encontrar los comandos básicos de formato,

similares a los estudiados en Word Web App (Si tiene duda puede consultar su

material de la Sesión 3) y de la suite de Ofimática en General.

En la ficha “Insertar (Insert)”, se encuentran todas las opciones de inserción de

fórmulas, objetos como gráficas, tablas hipervínculos y comentarios.

Referencias Absolutas y Relativas en Excel.

Una referencia de celda “se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja

de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel

pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la fórmula” (Microsoft,

2013).

Se dice que una fórmula que contiene una referencia de celda relativa cambia a

medida que la copia de una celda a otra.

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Como ejemplo, si copia la fórmula =A2+B2 de la celda C2 a D2, la fórmula en D2

se ajusta hacia abajo una fila y se convierte en =A3+B3. es decir, que son

relativas a la celda que las contiene. (Microsoft, 2013) Para indicar una

referencia absoluta es cuando se desea mantener la referencia de celda origina

en una fórmula y se debe de colocar delante de las columnas (A y B) y de la fila

(2).

A continuación, cuando copia la fórmula (=$A$2+$B$2) de C2 a D2, la fórmula

permanece exactamente igual (Microsoft Office, 2013) y así, aunque se copie la

celda a otra, nunca variará la referencia.

Fórmulas y Funciones

En Excel y Excel Web App, las funciones son fórmulas que han sido predefinidas,

ya sea por el programa mismo o por el usuario (cuando tiene el conocimiento

para escribirlas, guardarlas y reutilizarlas).

Todas las funciones y fórmulas deben escribirse iniciando con el símbolo “=”,

además de incorporar los símbolos matemáticos para operaciones de este tipo,

es decir, suma, resta, multiplicación y división (“+,-,*,/). Además las funciones

incorporan los paréntesis como operadores

de agrupamiento.

Otras funciones son: las comparativas,

lógicas, financieras, y todas las que

despliega el botón de fórmulas:

Se recomienda ampliamente acudir al

apartado “Para Aprender más” para leer a

fondo el artículo sobre fórmulas.

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Conclusión

Tener una herramienta en línea para organizar la información de manera tabular,

datos de tipo financiero, contable, presupuestal, o bien agendas personales,

cálculos de cualquier tipo es una forma poderosa de dar ventaja competitiva a

quiénes sepan manejarla.

Pero contar con esta herramienta adicionada a la suite de Web Apps de la

plataforma Office 365 da mayo alcance a las posibilidades de ser sumamente

eficiente y efectivo.

Excel Web App, igual que su predecesor de escritorio, Excel, son programas de

ofimática muy completos y complejos, que sólo con la práctica, se pueden llegar

a dominar. Hace uso de todas las capacidades en tecnología de los usuarios, y

de la lógica con la que desea trabajar, además de extraer de las matemáticas las

fórmulas más básicas para aplicarlas a operaciones complejas que arrojen los

resultados buscados y esperados por las necesidades que desea plasmar el

usuario en su archivo de Excel.

Excel Web App, se incorpora al conjunto de aplicaciones web en la nube,

posibilitando además del cómputo en la nube, la portabilidad y el trabajo

colaborativo, de manera que vuelve al usuario un trabajador, estudiante o

navegante más eficiente.

Para Aprender más

https://support.office.com/es-es/article/Informaci%C3%B3n-general-sobre-f%C3%B3rmulas-7abfda78-eff3-4cc6-b4a7-6350d512d2dc?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES#bmcomponents https://www.youtube.com/watch?v=4WRyB1cyvAI http://www.nationaltechgoeshome.org/sites/default/files/resources/docs/guia_mic

rosoft_office_apps.pdf

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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

Para poner en práctica los conocimientos observados en esta sesión, tendrás que

trabajar en tu propia cuenta “red.unid.mx”, y crear un libro de Excel con los siguientes

datos y características:

• Similar a la imagen que se adjunta, deberás generar el mismo formato

observado. Las características del funcionamiento son:

• Utilizar la función “Aleatorio entre” para rellenar los datos de sueldo

percibido, con valor mínimo de $2000 y máximo de $3000.

• Utilizar la función “Suma” para totalizar por mes, y para totalizar

Anualmente por empleado.

• Crear 2 tablas debajo del formato.

o La primera deberá totalizar por empleado lo percibido en el primer

y en el segundo semestre.

o Agrega columnas para calcular las retenciones de cada semestre

bajo el concepto siguiente:

Si el total percibido en el semestre es mayor a 15,000, obtén

el 15% de él, en caso contrario el 12%

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o La segunda tabla deberá totalizar (sumar) el total de retenciones.

• Finalmente, inserta una nueva

hoja de cálculo haciendo clic en

el símbolo de “+”, que está en la

parte inferior.

• En esta nueva hoja inserta una

gráfica que muestre el total

percibido por empleado en cada

semestre.

•

o Consejo: si seguiste completamente las instrucciones, te servirá

seleccionar la gráfica e ir al menú “CHART” y la opción “Select

Data”

o o Cuando solicite el rango, escribe:

o

Comparte tu archivo por OneDrive a tu instructor, nombrándolo como Ses06_Nombre_Apellido.

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Evaluación

La forma en que serás evaluado es la siguiente:

Concepto Porcentaje

Elaboración completa del ejercicio 40 %

Funcionalidad correcta del ejercicio 35 %

Entrega a tiempo (no postfecha) 15 %

Estética y presentación del ejercicio 10 %

Total 100 %

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Cibergrafía Microsoft, C. (2013). https://support.office.com/. Obtenido de

https://support.office.com/es-mx/article/Crear-o-modificar-una-referencia-

de-celda-078c7e49-0eb2-491e-9635-1bebe4bc9379