MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALIRED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E.

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

NIT: 805.027-337- 4

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

RED DE SALUD ORIENTE

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

LUCY VILLA TORRES Período evaluado: Marzo – junio 2012 Fecha de elaboración: Julio 2012

Subsistema de Control Estratégico Dificultades

Continuar fortaleciendo la gestión del Comité de Control Interno y Calidad, para garantizar a la entidad no solo el seguimiento de la implementación del MECI, sino también su mejoramiento continuo. Igualmente el fortalecimiento de los diferentes Comité que deben funcionar de acuerdo a disposiciones legales. Avances

• Se tienen formulados y adoptados los principios y valores que orientan el accionar de los

funcionarios y los derechos y deberes de los pacientes y sus familias. se continúan difundiendo en el programa de inducción y re inducción, carteleras, reuniones de grupos. Desde la oficina de Calidad se están socializando en las salas de espera de los diferentes servicios los derechos y deberes de los pacientes y sus familias y los valores corporativos, para lo cual se realizan charlas y se entrega plegable alusivo al tema. La socialización de los valores se está reforzando en los eventos públicos que se realizan con el personal de la ESE, aprovechando las decoraciones con elementos alusivos a los valores. Desde el inicio de la vigencia 2012 se envía a los funcionarios tarjetas de cumpleaños en donde se relacionan los valores de la ESE.

• se formularon mejoramientos para los programas de inducción y reinduccion para la vigencia 2012 por parte del área de talento humano y las áreas que participan, centrando la presentación en el mapa de procesos de la entidad. Se está actualizando la cartilla de inducción y se está a la espera de las observaciones de los líderes de proceso.

• Se evaluó el desempeño de los funcionarios de carrera y se concertaron los compromisos laborales. Se realizó reunión de sensibilización a los funcionarios evaluadores de la carrera administrativa, entregando material educativo, en la cual participo la Comisión de Personal. Se elaboró la resolución de adopción del instrumento de evaluación de funcionarios de carrera para la vigencia 2012. Se aprovechó en esta reunión la socialización nuevamente de los formatos de planes de mejoramiento individual. Se elaboró y entrego a los funcionarios responsables de evaluar el desempeño fuelles, para que vayan registrando información en el portafolio de evidencias. Se presentó a Gerencia informe de la evaluación del desempeño de los funcionarios de carrera.

• Se expidió resolución de reconocimiento de incentivos pecuniarios y no pecuniarios para premiar

el desempeño de funcionarios vigencia 2011, y se está programando evento para el mes de julio para su respectiva entrega. Se aprovechara y se hará un reconocimiento a los funcionarios que han venido participando en actividades como el Copaso, comités, brigadas, danzas etc.

• La Comisión de Personal viene realizando reuniones periódicas (mensualmente). Se eligió el

presidente de la Comisión.

• Se realizó el programa de inducción y reinduccion mensualmente.

• Se actualizo la conformación del comité de capacitación.

• Se realizó jornada para la formulación del plan de capacitación institucional y se solicitó la actualización de los proyectos de aprendizaje en equipo. Se elaboró cronograma de capacitaciones. A la fecha se han beneficiado 532 funcionarios en temas como: diligenciamiento de historias clínicas, dengue, toma de muestras de laboratorio, esterilización de material médico, seguridad del paciente, servicio al cliente, actualización de evaluación del desempeño, gestión de residuos peligrosos, estatuto anticorrupción, etc. Se han abordado alrededor de 30 temas. Se resalta que en la formulación del plan se ha dado prioridad al tema de humanización y seguridad del paciente.

• La entidad está participando con 2 funcionarios del área de Talento Humano en

el diplomado dictado por la ESAP “Gestión de Talento Humano por Competencias Laborales, herramientas para la modernización del Estado y del Buen Gobierno”.

• Se logró con la caja de compensación la realización de talleres de servicio al

cliente, dirigido a cajeros y personal de archivo. . • Para intervenir los resultados de la medición de clima laboral en la Red, se ha

contado con el apoyo de la ARP. Se está haciendo gestión para la realización de capacitaciones dirigidas a la Junta Directiva, líderes de proceso para fortalecer competencias en liderazgo, coordinación de personal y comunicación.

• Respecto al programa de bienestar se envía mes a mes un recordatorio de

cumpleaños, en la tarjeta de cumpleaños se exalta el tema de los valores de la entidad. Se continua con el funcionamiento del grupo de danzas, se conmemoro el día de la mujer, se formuló el plan de incentivos, se está programando la premiación, se está definiendo la compra de uniformes para el personal, se tramita con las cajas la entrega de subsidios.

• Se formuló Plan de Salud Ocupacional. • El Comité Coordinador de Control Interno y Calidad se ha reunido para abordar

los temas de Control Interno y de Calidad. Entre los temas tratados se encuentran: se presentó por parte del área de calidad los resultados de los indicadores de reporte obligatorio, se presentaron los hallazgos de habilitación del servicio de urgencias, se revisó el mapa de procesos de la Red y se realizaron ajustes. La oficina de control interno presento los resultados de las evaluaciones de los Acuerdos de Gestión y recomendó que temas se debían priorizar en los Acuerdos para el 2012. El líder de Planeación informo sobre el proceso de planeación en la entidad para la vigencia 2012.

• La Entidad ha venido formulando su plan de Desarrollo para la vigencia 2012-2015, para lo cual se realizó la actualización del contexto estratégico con la participación de funcionarios directivos y líderes de procesos de toda la red. Se elaboró proyecto de Plan y se han llevando a cabo reuniones con los subgerentes y demás líderes de procesos para su revisión, para ser presentado a Junta Directiva para su respectiva aprobación.

• Cuando se ha requerido se actualizan procesos, protocolos y Guías de Atención.

• Se continúa realizando seguimiento a los riesgos de los procesos por parte de

la Oficina de Control Interno. • El área de Calidad, realiza análisis de los incidentes reportados en los

procesos asistenciales (metodología de análisis AMFE (análisis modal de fallos y efectos) especial para el sector salud y protocolo de Londres para el análisis de los eventos adversos. Este análisis se realiza en el Comité de Seguridad del Paciente y se generan los respectivos Planes de Mejoramiento. Sus resultados han sido presentados en el Comité de Control Interno y Calidad.

• Se implementó el aplicativo de la OPS para el reporte de los eventos, incidentes y riesgos en el marco de la política de seguridad del paciente.

Subsistema de Control de Gestión Dificultades Continuar consolidando la aplicación del Sistema de Gestión Documental y las estrategias de comunicación. Avances

• Se renovó la habilitación de la Red hasta el día 17 de mayo de 2014.

• Se tienen definidas las políticas de la entidad. Se da prioridad al seguimiento de las políticas de: Calidad, Seguridad del Paciente, Control Interno, Planeación.

• Se está realizando la actualización del Manual de procedimientos de odontología

• Se realizó revisión al procedimiento de asignación de citas del servicio de odontología.

• Se elaboró propuesta para ajustar el procedimiento de triage y se presentó al personal del servicio de urgencias

• Se implementó procedimiento para la admisión de pacientes en el servicio de urgencias.

• Se elaboró y adopto el protocolo de caída de pacientes.

• Revisión del Convenio Docente Asistencial para ajustar responsabilidad de estudiantes en sala de partos.

• La Entidad tiene definido sus procesos, procedimientos, protocolos, guías de atención indicadores.

• Desde el Grupo Administrativo de Gestión Ambiental se lidero la sustitución de termómetros de mercurio por termómetros digitales, contribuyendo a la protección del medio ambiente.

• Se realiza seguimiento a indicadores y se cumple con el reporte obligatorio de los mismos a

las Entidades definidas en la norma, tales como Contraloría, Secretaria de Salud, Superintendencia.

• La entidad tiene consolidada las oficinas de Atención al Usuario SIAU en todos los centros de

Salud.

• La Entidad cuenta con un sistema de información en Red,

• Se continúa consolidando la aplicación de las tablas de retención documental, y la organización de los archivos de gestión, se ha realizado seguimiento y se han identificado debilidades a las cuales se les está implementando acciones de mejoramiento. Se ha venido capacitado al personal responsable de aplicar las tablas de retención documental y organización de archivos.

• Se ha reunido el comité de archivo y Gestión Documental para revisión de la implementación de gestión documental y las políticas de cero papel en la entidad.

• Se encuentra en funcionamiento la Ventanilla Única, ubicada en el Hospital

Carlos Holmes Trujillo, en este periodo se habilito los equipos en los Centros de Salud, en los cuales también se están recepcionando documentos y procediendo a su respectiva radicación.

• Se Actualizo la página WEB de la entidad y se tuvieron en cuenta todos los aspectos legales que determinan información que debe ser publicada por este medio, se iniciara el proceso subir en la página la información debidamente actualizada.

• Está en proceso de implementación el Contac Center en la entidad, a la fecha se están realizando las adecuaciones de infraestructura para su funcionamiento y definiendo la compra de equipos. Ya se documentó este procedimiento y se entregó a gerencia para su aprobación.

• La entidad mantiene canales de comunicación con la comunidad, mensualmente se abren los buzones de sugerencias para revisar las quejas que se presentan por este medio. Se realiza seguimiento a las quejas que se presentan en el SIAU, las cuales se remiten a los líderes de procesos para su intervención y acciones de mejoramiento pertinentes. La gerencia tiene contacto permanente con los líderes de la comunidad y las asociaciones de usuarios. En la página WEB se habilito link para la recepción de PQRS por este medio.

• Igualmente se está habilitando la asignación de citas por medio de Contac Center

• Se realizó reunión con todas las asociaciones de usuarios en el mes de mayo con la participación de las EPS del régimen subsidiado para escuchar y atender todas las quejas e inquietudes que se les presentan en la atención de los pacientes. Igualmente se contó con la intervención del funcionario que maneja el SIsben, quien resolvió las inquietudes a la comunidad sobre el tema. Para fortalecer la participación de la comunidad se formuló un plan de capacitación y se priorizaron temas. Estos temas se darán de acuerdo al convenio que se está suscribiendo con la ESAP, en el cual se incluyen temas para fortalecer las competencias de las personas que hacen parte de las Asociaciones de Usuarios.

• Se está realizando seguimiento por parte de la oficina de calidad y el SIAU a la población inasistente a las citas médicas y odontológicas de la ESE. Se cuenta con datos estadísticos y se definió una estrategia para intervenir esta población consistente en acciones pedagógicas encaminadas a sensibilizar la población y

• Igualmente se viene registrando la demanda no atendida con el propósito de tomar acciones de mejoramiento.

• En el área del SIAU se han realizado interventorías y auditorias por parte de la Secretaria de Salud y la Contraloría sin que se hayan producido hallazgos significativos en esta área.

• El Comité de Ética Hospitalaria, en el cual participa la comunidad ya realizo la elección de representantes de la comunidad por parte de las asociaciones, se eligieron 2 principales y 2 suplentes y por otras organizaciones tiene sus 2 representantes. Ya se reunieron y se viene trabajando en el despliegue de política de confidencialidad y análisis de casos de acuerdo a la competencia del comité.

Subsistema de Control de Evaluación Dificultades Continuar fortaleciendo la implementación de planes de mejoramiento individual, y los procesos de autoevaluación y autocontrol a los líderes de procesos.

Avances

• Se realizó por parte del área de calidad monitorización al procedimiento del triage y

socialización de los hallazgos a los funcionarios de urgencias, con quienes se realizaron ajustes a este procedimiento.

• Se presentaron los diagnósticos y propuestas de mejoramiento por parte de los estudiantes de enfermería en el marco del convenio Docente Asistencial.

• Se revisaron los hallazgos de habilitación del servicio de urgencias con el área de calidad.

• Se elaboró PAMEC. (Programa de Auditoria para el mejoramiento de la Calidad) por parte del área de Calidad, al servicio de urgencias.

• Se suscribió Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de Santiago de Cali, producto de la auditoria gubernamental con enfoque integral regular a la gestión fiscal de la Red, vigencia 2011.

• En el informe de cierre fiscal realizado por la Contraloría para la vigencia 2011, no se reportó ningún hallazgo a la entidad. El informe fue entregado por la Contraloría en el mes de Junio.

• Se han atendido los requerimientos de información presentados por la Contraloría General de Santiago de Cali.

• Se inició el seguimiento a la gestión del primer semestre, la cual sirve de base a la rendición

de indicadores de gestión a la Contraloría General de Santiago de Cali en el mes de julio. • Se inició la ejecución del Programa de Auditoría para la vigencia fiscal 2012, formulado por la

Oficina de Control Interno. A la fecha se han realizado las siguiente evaluaciones: Acuerdos de Gestión de subgerencias, seguimiento salidas de almacén, seguimiento planillas de P y P, seguimiento a la implementación del proceso de Gestión Documental, seguimiento a los tiempos en la toma y procesamiento de muestras de laboratorio en el servicio de urgencias.

• La Oficina de Control Interno participa mensualmente en el inventario del dispensario del área de urgencias.

• Se continua promoviendo en el proceso de inducción y reinducción por parte de la Oficina de

Control Interno, el AUTOCONTROL a los funcionarios y se hace entrega de folletos alusivos al tema.

• Se atendió por parte del área de calidad las visitas de interventorías y auditorias de las EPS, visitas de la Secretaria de Salud y de la Contraloría.

• Se ha rendido la cuenta cada dos meses a la Contraloría de Santiago de Cali,

de la contratación suscrita por la entidad. Y se inició seguimiento para rendir la cuenta semestral de indicadores y de planes de mejoramiento para el mes de julio. Igualmente la entidad ha rendido los informes correspondientes a las diferentes entidades tales como Ministerio del Medio Ambiente, Dagma, Contraloría General, Supersalud, Ministerio de Salud.

• También se han suscrito planes de mejoramiento producto de las interventorias

y las auditorías realizadas por las EPS y las Secretarias de Salud.

Recomendaciones

• Continuar realizando seguimiento periódico a la implementación del Sistema de Control Interno, por parte del representante de la Dirección, líderes de procesos, y la Oficina de Control Interno, para que se realice mejoramiento continuo y se consolide el Sistema.

• Continuar con la articulación de los modelos de Control Interno y de Gestión de la Calidad para el sector salud.

• Fomentar en los líderes de procesos la realización de ejercicios de auto- evaluación a los

controles de los procesos y a la gestión.

LUCY VILLA TORRES – OFICINA DE CONTROL INTERNO