HOSPITAL CENTRO MUNICIPIO DE PLANADAS VIGENCIA 2009 SECTOR SALUD IBAGUE, ENERO DE … ·...
Transcript of HOSPITAL CENTRO MUNICIPIO DE PLANADAS VIGENCIA 2009 SECTOR SALUD IBAGUE, ENERO DE … ·...
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 1
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD
ESPECIAL
HOSPITAL CENTRO MUNICIPIO DE PLANADAS VIGENCIA 2009
SECTOR SALUD
IBAGUE, ENERO DE 2011
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 2
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL AL HOSPITAL
CENTRO DEL MUNICIPIO DE PLANADAS
Contralor Departamental Freddy Camacho Díaz
Contralor Auxiliar Myriam Cecilia Acero Velandia
Director Técnico de Control Fraxy Nelly Gerena López
Fiscal y Medio Ambiente
Líder Comisión Auditoría Mariana de J. Santacruz Ñustes
Auditor Arley Molina Pérez
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 3
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
TABLA DE CONTENIDO
PAGINA
INTRODUCCION 1
1 ASPECTOS GENERALES 3
1.1 OBJETIVOS 3
1.1.1 Objetivo General 3
1.1.2 Objetivos Específicos 3
1.2 ALCANCE 4
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.4
METODOLOGIA
Planeación
Ejecución
Informe
LIMITANTES
4
4
5
5
5
2 INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 6
2.1 Naturaleza Jurídica 6
2.2 Reseña Histórica 6
2.3 Misión 6
2.4 Visión 7
2.5 Información Presupuestal 7
2.5.1 Presupuesto de Ingresos 2009-2010 7
2.5.2 Presupuesto de Gastos 2009 8
3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 9
3.1 Organización Administrativa 9
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 4
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
3.1.1 Análisis Planta de Personal 9
3.2 Evaluación Presupuestal y Financiera 9
3.2.1 Evaluación Manejo Presupuestal 9
3.2.2 Análisis Financiero y Contable 11
3.3 Evaluación al Proceso de Contratación 15
4. OTROS ASPECTOS EVALUADOS 28
4.1 Reconocimiento y pago de viáticos 28
4.2 Evaluación al Manejo de Medicamentos y
Productos Medico Quirúrgicos 30
4.3 Evaluación al Manejo de Almacén 34
4.4 Análisis al Proceso de Facturación 37
4.5 Evaluación al Proceso de Cartera 39
4.6 Evaluación Denuncia 40
5 EVALUACIÓN SISTEMA CONTROL INTERNO 43
5.1 Evaluación Acciones de la Oficina 43
5.2 Avances Implementación del MECI 43
CONCLUSIONES 47
CUADRO RESUMEN HALLAZGOS 48
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 5
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
INTRODUCCION
La Contraloría Departamental del Tolima, en cumplimiento de su función
constitucional y legal, así como del Plan Anual Operativo, practicó auditoría
gubernamental modalidad especial al Hospital Centro del Municipio de Planadas
vigencia 2009.
En desarrollo del proceso auditor y teniendo en cuenta la guía de auditoría
gubernamental “MAFISTOL” versión 2.0, las normas de gestión de calidad
vigentes, así como también lo ordenado en el Memorando de Encargo 014 del 17
de Septiembre de 2010, se aplicaron procedimientos de control al proceso de
contratación, verificando el oportuno registro contable de estos compromisos y su
incidencia en la gestión presupuestal; además se evaluó la existencia, nivel de
desarrollo y grado de efectividad del sistema de control interno.
Así mismo teniendo en cuenta el objetivo mismo del Hospital y la visión
institucional, se evaluaron los procesos de facturación, cartera, manejo de
medicamentos y productos medicoquirurgicos, así como la administración de
bienes devolutivos (de las partes administrativa y asistencial), esto con el
propósito de establecer si se está cumpliendo con la finalidad que en salud
persiguen las Empresas Sociales del Estado, cual es la de contribuir al
mejoramiento de la calidad de vida acorde con la dignidad humana a través de la
cobertura integral en materia de salud y servicios complementarios de la
comunidad bajo su jurisdicción.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 6
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
En cumplimiento del artículo 6º del Código Contencioso Administrativo se puso en
conocimiento de los Directivos del Hospital el Informe Preliminar de Auditoria para
que una vez conocido su contenido, se aceptara u objetara teniendo en cuenta el
artículo 3 de la norma en cita el cual contempla el principio de contradicción.
Las objeciones efectuadas por la Administración del Hospital fueron analizadas y
evaluadas, siendo modificado el informe en los aspectos en los que se considero
procedente y de recibo la controversia.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 7
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 OBJETIVOS
1.1.1 Objetivo General
Determinar si el proceso de contratación se ha desarrollado dentro de los
parámetros establecidos en la normatividad vigente que rige a las Empresas
Sociales del Estado, determinando a su vez el grado de eficiencia del Hospital en
el manejo de los recursos que administra.
1.1.2 Objetivos Específicos
Determinar si los contratos suscritos por el Hospital están elaborados bajo los
parámetros que rigen la función administrativa establecida en el artículo 209 de
la Constitución Nacional esto es teniendo en cuenta los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad imparcialidad y publicidad.
Determinar la calidad y nivel de confianza del Sistema de Control Interno, así
como la eficiencia y eficacia para garantizar de manera razonable el logro de
los objetivos establecidos por la Entidad, además de determinar los avances en
la implementación del MECI.
Establecer si las áreas de Almacén y Farmacia están dando un adecuado
manejo y control a los insumos hospitalarios y demás elementos a su cargo,
necesarios en la prestación de servicios de salud.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 8
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
1.2 ALCANCE
Los procedimientos de evaluación se aplicaron en actividades realizadas durante
la vigencia 2009, centrándose la auditoría en la línea de contratación.
Se analizó el proceso de contratación en las etapas contractual y
postcontractual, así como el cumplimiento de los principios de legalidad y
transparencia que deben acatarse en el proceso evaluado.
Se tomó una muestra, a través de mecanismo de reconocido valor técnico, de
los contratos reportados dentro de la cuenta anual 2009 rendida por la Entidad
para aplicar procedimientos de control proyectados según programas de
auditoría.
Se evaluó el manejo y administración de medicamentos y material médico
quirúrgico bajo responsabilidad de las áreas de farmacia y almacén.
Se analizaron y evaluaron los procesos de facturación, contabilidad,
presupuesto y cartera para establecer la efectividad de los mismos habida
cuenta que se manejan a través de módulos sistematizados en interface.
1.3 METODOLOGIA
La Auditoria se realizó en las siguientes etapas:
1.3.1 Planeación
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 9
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
En esta etapa se revisó y analizó la normatividad vigente en materia contractual,
se definieron los objetivos, procedimientos y el diseño de planillas para
elaboración de papeles de trabajo.
Las planillas de recolección de datos se elaboraron tomando como referencia la
normatividad vigente en materia contractual teniendo presente que la ESE se rige
por el derecho privado.
1.3.2 Ejecución
Se aplicaron los procedimientos, se recolectaron las evidencias suficientes y
relevantes organizándose los resultados para establecer claramente las falencias
detectadas en los procesos evaluados.
1.3.3 Informe
Esta etapa contempla la elaboración y presentación del Informe Final de Auditoria,
el cual será dado a conocer a la Entidad auditada para que proponga las acciones
correctivas sobre los hallazgos identificados como hallazgos administrativos.
1.4 LIMITANTES
La Entidad auditada puso a disposición de la comisión auditora los documentos
solicitados dentro de los plazos concedidos para ello, considerando que no se tuvo
limitante por parte de la ESE en la aplicación de los procedimientos de control.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
10
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
2 INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD
2.1 NATURALEZA JURIDICA
El Hospital Centro ESE del Municipio de Planadas es una entidad pública
descentralizada del orden municipal, con autonomía administrativa, patrimonial y
presupuestal, integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud,
sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículos 194,195 y 197 de
la Ley 100 de 1993 y lo dispuesto en el Acuerdo 364 del 5 de Septiembre de 1997.
2.2 RESEÑA HISTORICA
Mediante Acuerdo 206 del 24 de Julio de 1992, el Hospital Centro fue creado
como establecimiento público a cargo del Municipio.
El Honorable Concejo Municipal mediante Acuerdo 364 del 5 de Septiembre de
1997 ordenó la transformación del Hospital en Empresa Social del Estado, cuyo
objeto es la prestación de los servicios salud del primer nivel de complejidad, a
afiliados y beneficiarios del Sistema de Seguridad Social y comunidad de planadas
y regiones aledañas.
2.3 MISION
El Hospital Centro del Municipio de Planadas Tolima, es una institución de
naturaleza pública que presta sus servicios de salud de primer nivel, con base en
un recurso humano con sentido de pertenencia y comprometido, una adecuada
estructura física y administrativa, mejorando la calidad de atención a sus us uarios,
buscando la rentabilidad social y sostenibilidad financiera.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
11
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
2.4 VISION
En el año 2009 el Hospital Centro Planadas del municipio de Planadas Tolima,
será la institución de servicios de salud de primer nivel más reconocida y
prestigiosa de la región, por su calidad de atención, por su recurso humano, por su
adecuada tecnología e infraestructura.
2.5 INFORMACION PRESUPUESTAL
2.5.1 Presupuesto de Ingresos 2009-2010
Revisadas las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos a 31 de diciembre
de 2009 enviadas a la Contraloría Departamental del Tolima se pudo establecer
que del total presupuestado como recaudo para la vigencia 2009 ($4.846,7
Millones) se logró un cumplimiento del 83%, por cuanto se obtuvo ingresos por
valor de $4.006,08 millones, de los cuales $3.487,0 millones corresponden a venta
de servicios de salud.
Los ingresos por venta de servicios de salud se relacionan a continuación:
CLASIFICACIÓN INGRESOS Valor Recaudado %
Participación
Administración régimen subsidiado $2.410.497.486.00 70%
Atención vinculados 347.497.486.00 10%
Intervención Colectiva (Acciones salud pública). 329.913.440.00 10%
Otros servicios de salud (Accidentes de tránsito y régimen especial).
19.992.420.00 0.58%
Cuota recuperación vinculados 157.914.789.00 5%
Régimen contributivo 139.318.458.00 4.04%
Servicio a particulares 27.428.020.00 0.79%
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
12
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
2.5.2 Presupuesto de Gastos 2009
La ESE Hospital Centro durante la anualidad 2009 adquirió compromisos en
cuantía de $4.018,5 millones, es decir, que ejecutó en un 83% el presupuesto de
gastos proyectado y definitivo a cierre de vigencia.
Sin embargo, comparados los compromisos adquiridos por el Hospital durante el
año 2009 ($4.018,5 millones) con los recaudos reales obtenidos durante el periodo
antes citado, se pudo determinar que se comprometieron $12.3 millones en
exceso de los ingresos efectivos captados por la ESE, circunstancia que amerita
revisarse para no seguir incurriendo en esta situación pues se estaría poniendo en
riesgo a la Entidad de descapitalizarse financieramente.
Del total de compromisos adquiridos por la IPS tan solo el 6.23% o sea ($250,4
millones) corresponden a gastos de comercialización y producción y el 49%
($1.958,74millones) corresponden a gastos de personal, evento por demás
preocupante, si se tiene en cuenta la insignificante inversión en comercialización y
producción, lo que necesariamente incide en la calidad y oportunidad de los
servicios prestados.
Así mismo, según reporte de ejecución de gastos, con corte a 31 de junio del
2010 la IPS ha adquirido compromisos en cuantía de $2.143,6 millones, de los
cuales $1.246,78 millones corresponden a gastos de personal, suma esta
equivalente al 56.16% del total comprometido.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
13
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
3.1 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
3.1.1 Análisis Planta de Personal
Durante la vigencia 2009 el Hospital Centro contó con una planta de personal
conformada por (37) servidores públicos, produciéndose erogaciones mensuales
por concepto de salarios en cuantía aproximada de $57.7 millones.
De igual forma durante la vigencia 2009 la ESE Hospital Centro incurrió en
compromisos contractuales de prestación de servicios personales en promedio
mensual de $53.23 millones dentro de los cuales aparecen contrataciones de
servicios medico asistenciales y de asesorías administrativas las cuales se
requieren permanentemente para el normal funcionamiento del Hospital.
El Hospital no cuenta con herramientas administrativas de importancia y que
incidan en el debido funcionamiento de los procesos; los mecanismos inexistentes
son:
El Hospital no cuenta con un Plan de formación y capacitación
No se tiene reglamento presupuestal
No se tiene reglamento para manejo de inventarios
3.2 EVALUACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA
3.2.1 Evaluación Manejo Presupuestal
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
14
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Al pretender revisar los registros presupuestales y comportamiento de algunos
rubros durante la vigencia en evaluación y la actual vigencia, se constató que los
asientos presupuestales se llevaron en forma sistematizada a través del modulo
de presupuesto del aplicativo SIHOS.
De la revisión a los documentos que soportan los contratos tomados dentro de la
muestra para evaluación, se pudo constatar que:
No se está dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 21 del Decreto
115 del 15 de Enero de 1996 al no expedir el certificado de disponibilidad
presupuestal para todos los contratos celebrados por el hospital, siendo esta
operación un requisito de perfeccionamiento de dichos actos administrativos.
A manera de ejemplo se tienen entre otros los siguientes casos:
No. Y fecha contrato Contratista Valor O.P 013 del 1-01-09 Martha Nidia Duarte Jiménez $ 560.000.00
060 del 16 -01-09 Sergio Rafael Barraza Molina 4.254.000.00
017 del 1-01-09 José Yesid Barragán Cortes 6.261.000.00
Sin José Yesid Barragán Cortes 742.400.00
748 del 3-12-08 Hotel Dinastía 1.080.000.00
(Hallazgo Administrativo 1 y Presunto Hallazgo Disciplinario 1).
Aunado a lo anterior y aunque en un solo caso, se encontró que se expidieron
certificados de disponibilidad y registro presupuestal en cuantía de $11.355.000.00
suma insuficiente para amparar el compromiso adquirido con Carlos Alberto Pinto
Reina “Soluciones Informáticas” a través de la orden de compra 119 del 15 de
diciembre de 2009 para la compra de doce (12) computadores compaq y siete (7)
impresoras por valor de $19.380.000.00, evento que no puede seguirse
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
15
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
presentando por cuanto se estaría exponiendo al Hospital a incurrir en situaciones
de déficit presupuestal.
3.2.2 Análisis Financiero y Contable
El proceso contable a partir del año en curso se lleva a cabo a través del programa
SIHOS Versión 8.12.
Se requirieron los libros mayor y balance, libros auxiliares y comprobantes de
contabilidad encontrándose actualizados en el sistema, sin que exista impresión
de los mismos. Sin embargo, se solicitaron los libros auxiliares de caja, bancos y
propiedad planta y equipo del mes de septiembre de 2010, habiéndose entregado
a la comisión copia impresa de estos.
El proceso contable tanto de la vigencia 2009 como de la actual ha sido manejado
por personal externo contratado, encontrando que el año inmediatamente anterior
estuvo a cargo de dos profesionales (uno de enero a marzo y el otro de abril a
diciembre), quienes llevaban la contabilidad en programas Siigo administrado
fuera de la sede del Hospital, circunstancia que impidió la aplicación de
procedimientos de control específicos por cuanto quien lleva en la actualidad la
contabilidad desconoce algunas situaciones del proceso que ameritaron
explicación.
Los saldos contables con que arrancó el módulo de contabilidad corresponden a
los Balance General a 31 de diciembre de 2009.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
16
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
CAJA código 1105
Revisados los movimientos y saldos registrados en los reportes mensualizados del
libro mayor y balance de la vigencia 2009 (balances de prueba) entregados por el
Hospital por requerimiento de la Contraloría, la cuenta caja presenta saldo
negativo en el mes de enero en cuantía de $794.255.00 evento de imposible
entendimiento en razón a que los saldos de ésta cuenta representan el valor de
los fondos en dinero y equivalentes a dinero o asimilables de disponibilidad
inmediata.
En los recibos de caja que soportan los ingresos no se registró la codificación
contable generando una limitante en la verificación de los registros. En la
actualidad esta inconsistencia fue subsanada parametrizando el modulo de
contabilidad en este aspecto. (Hallazgo Administrativo 2).
BANCOS Código 1110
Según reporte del libro mayor y balance con corte a 31 de diciembre de 2009 el
Hospital manejaba sus recursos en trece (13) cuentas con un saldo a cierre de
vigencia de $1.083,02 millones.
Se pudo comprobar que el Hospital no tiene depurada la cuenta Bancos,
afirmación hecha al encontrar que en las conciliaciones bancarias del año 2009 se
tienen partidas conciliatorias por concepto de consignaciones no contabilizadas,
consignaciones no ingresadas a Bancos y cheques no contabilizados en cuantía
que asciende a $2.066,70 millones.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
17
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Durante la vigencia actual el Hospital a través del Contador a su servicio realizó
proceso de reconciliación bancaria con el fin de aclarar las partidas conciliatorias
que generan las deficiencias en saldos entre el libro de bancos y extractos
bancarios, encontrando que la debilidad del proceso se soporta en la falta de
organización en el archivo de la información contable y la falta de soportes
suficientes que evidencien la transacción correspondiente, así como la
inoportunidad en la comunicación entre contabilidad y tesorería.
Así mismo, en las partidas conciliatorias identificadas como cheques en tránsito se
incluyen cheques girados con antigüedad que superan los seis (6) meses,
circunstancia que incide directamente en la inexactitud del saldo de esta cuenta. (Hallazgo Administrativo 3)
DEUDORES Código 14- Servicios de Salud Código 1409
A 31 de diciembre la subcuenta deudores de servicio de salud presenta un saldo
de $1.967,63 millones provisionándose durante la anualidad lo correspondiente al
valor contabilizado como deudores de difícil cobro, código 147509 ($94.14
millones), sin que dicha suma hubiera sufrido variación alguna pues no tuvo
movimientos durante el año, circunstancia que permite aseverar que el Hospital no
realizó durante el periodo en evaluación gestión de cobro de dicha cartera. (Hallazgo Administrativo 4).
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO código 16
La cuenta propiedad, planta y equipo presenta un saldo a cierre de vigencia de
$1.127,04 millones de los cuales $697,82 millones corresponden a Terrenos y
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
18
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Edificaciones (construcción en curso), sin que se tenga la titularización de los
bienes inmuebles de propiedad del Hospital, situación que permite aseverar que la
cuenta esta subestimada, sin poder establecer la cuantía por cuanto tampoco
existe proceso de avaluó que respalde los asientos contables correspondientes.
En cuanto a la depreciación acumulada (cod.1685) se puede inferir que durante la
vigencia 2009 solo se registraron valores por depreciación en los meses de
septiembre y diciembre ($34,49 millones y $22,03 millones respectivamente), sin
que se tenga claridad del método utilizado, pues los registros se hicieron en forma
irregular y por cuantías diferentes además de no existir nota explicativa sobre el
particular. (Hallazgo Administrativo 5).
PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Código 2710
Durante la anualidad en evaluación el Hospital mantuvo un saldo de $40.0
millones como provisión para demandas y litigios, no obstante haber certificado
que contra la Entidad no cursa proceso ejecutivo alguno, situación que amerita
revaluarse en aras de lograr la exactitud de la información contable. (Hallazgo
administrativo 6). Se pudo comprobar que durante la vigencia evaluada no se hicieron las
provisiones para protección de inventarios y de propiedad, planta y equipo, pues
estas cuentas no tuvieron movimiento alguno manteniéndose constante los saldos. (Hallazgo Administrativo 7).
A la fecha la Administración del Hospital no tiene creado el Comité de
Sostenibilidad Contable, tal y como lo ordena la resolución 119 del 27 de abril de
2006. (Hallazgo Administrativo 8).
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
19
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Según el procedimiento de control aplicado al área contable se tiene algunas
falencias que inciden en la exactitud de los estados contables así:
No existe una política mediante la cual las transacciones hechas y operaciones
realizadas en cualquier dependencia de la ESE deben ser informadas al área
contable a través de los documentos fuente o soporte.
No se efectúan en todos los casos los registros contables en forma cronológica
y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones
realizadas. (Hallazgo Administrativo 9).
Durante la vigencia 2009 el proceso contable no operó en un ambiente de
sistema integrado de información encontrando por consiguiente que el principio
de causación no se cumplió en procesos de importancia como contratación,
facturación, cartera entre otros. (Hallazgo Administrativo 10).
No se revisaron oportunamente las conciliaciones bancarias con el propósito
de establecer y dirimir diferencias en registros entre tesorería y contabilidad.
(Hallazgo Administrativo 11).
Por lo anteriormente expuesto se puede concluir que los Estados Financieros del
Hospital Centro de Planadas durante la vigencia 2009 no muestran
razonablemente la situación financiera y económica de la Entidad.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
20
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
3.3 EVALUACION AL PROCESO DE CONTRATACION
El Hospital Centro de Planadas en materia contractual se rige por el derecho
privado, debiendo sin embargo, en aras de garantizar la correcta administración de
los recursos del estado cumplir los principios en los que se fundamenta la función
administrativa establecida en el artículo 209 de la Constitución Nacional.
Es así, que los procesos contractuales deben ser realizados con fundamento en
los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad
y publicidad, debiendo coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento
de los fines del Estado.
Mediante Acuerdo 009 del 27 de Agosto de 2003 emanado de la Junta Directiva el
Hospital Centro adoptó el Estatuto Contractual, documento que sirvió de base para
efectuar el control de legalidad a los contratos que conforman la muestra tomada
para evaluación.
En la cuenta anual de la vigencia 2009 rendida mediante el aplicativo SIA el
Hospital reportó compromisos contractuales en cuantía que asciende a $2.223,5
millones, representados en 1.651 contratos, tomándose dicho reporte como
población objeto de donde se tomó una muestra aleatoria para efectuar la
evaluación de contratos de prestación de servicios personales y suministros
celebrados y ejecutados en cuantía de $444,7 millones, registrándose en las
planillas de auditoría los casos que presentan deficiencias que por su
representatividad y reincidencia afectan el proceso contractual, con el siguiente
resultado:
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
21
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Los contratos no se soportan en análisis de conveniencia y oportunidad de
forma tal que se justifique el gasto en el que incurre el Hospital y la necesidad
que para la continuidad del servicio representa el bien y/ o servicio contratado
contraviniendo lo establecido en el artículo 29 del acuerdo 009 del 27 de
agosto de 2003- De los procedimientos precontractuales, el que establece
como procedimiento precontractual entre otros, la identificación de las
necesidades de adquisición y venta de bienes y servicios. (Presunto Hallazgo
Disciplinario 2 y Hallazgo Administrativo12).
Aunque en todos los contratos suscritos por el hospital se deja plenamente
determinadas las labores de supervisión y/o interventoría en cabeza del
gerente o la Jefe de Grupo, dicha labor no se lleva a cabo en debida forma,
afirmación hecha al encontrar como única evidencia de la supervisaría o
interventoria las certificaciones de cumplimiento de lo convenido para efectos
de pago. (Hallazgo Administrativo13).
El Hospital no da cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 del Estatuto
contractual y articulo 26 y siguientes del Código de Comercio, afirmación hecha
al constatar que no exigen a las personas naturales o jurídicas que contratan
con la empresa aportar el certificado de existencia y representación legal
expedido por la Cámara de Comercio, falencia encontrada en 77 de los 84
contratos revisados, tal como se registra en papeles de trabajo de la Auditoría;
ejemplifica la observación anterior los siguientes casos:
Número de Contrato Contratista Objeto Contratado 017 del 1-01-09 José Yesid Barragán Ortiz Contador
002 del 1-01-09 Leydi Mariana Avendaño R. Asesor Jurídico
Ord. 078 del 3-12-08 Hotel Dinastía Hospedaje Equipo Empalme
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
22
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Número de Contrato Contratista Objeto Contratado
Ord. 479 DEL 9 -07-08 Álvaro Mancera Ospina Capacitación y Sensibilización
Meci
517 del 1-08-09 Nolberto Alonso Cabezas Organización Archivos
Ord.717 del 7-11-09 Fernando Chacón Vargas Asesoría Gerencia
Ord.851 del 29-12-09 Martha Ligia Garavito Instalación Módulos
370 del 1-06-09 Emed Pava Monroy Contador
Ord. 4105 del 9-12-09 Luis Eduardo Veloza Compra ventilador
(Presunto Hallazgo Disciplinario 3 y Hallazgo Administrativo 14)
No se está dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 1º. Del Decreto
1165 del 28 de Junio de 1996 al no exigir a los contratistas proveedores de
bienes y/o servicios del hospital como documento base para los pagos la
facturación de los bienes suministrados o servicios prestados. A manera de
ejemplo se tiene:
Contrato Contratista Valor Objeto Sin No. José Yesid Barragán C $ 6.261.000.00 Elaboración Firma Digital Res. 082/09 Arelys Arleth Álvarez L 1.200.000.00 Alquiler equipo química para
procesamiento exámenes 851/09 0T Martha Ligia Garavito Ampudia 22.760.000.00 Compra Software 3814/09 OC Dotaciones Velandia 7.187.940.00 Compra elementos varios 118/09 OC Carlos Alberto Pinto 2.250.000.00 Compra computador (Hallazgo Administrativo 15)
Se pudo constatar que el Hospital no da cumplimiento al principio de
economía consagrado en el artículo 209 de la Constitución Nacional por cuanto
en ninguno de los casos evaluados se consultó precios del mercado, conforme
los mecanismos que para tal fin ha determinado el Gobierno nacional,
circunstancia que genera incertidumbre frente a la objetividad de la selección y
adjudicación del contrato. (Hallazgo Administrativo 16).
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
23
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
El Hospital no incluye en todos los clausulados de los contratos que suscribe
para adquisición de bienes y/o servicios, la obligación al contratista de
constituir a favor del contratante póliza de garantía única que asegure el
cumplimiento del objeto contractual tal como lo determina en uno de sus
apartes el artículo 29 del Acuerdo 009 del 27 de agosto de 2003.
Así mismo, en casos en que se pacta la suscripción de pólizas de garantía
estas no son tomadas por los contratistas, sin que se exija el cumplimiento de
dicho requisito para el inicio de ejecución de las labores contratadas,
contraviniendo de un lado, lo establecido en uno de los apartes del artículo 38
del estatuto contractual y de otro, exponiendo al hospital a tener que asumir
obligaciones onerosas con ocasión de incumplimiento del objeto contratado y/o
afectación a terceros causadas por acciones del contratista, situación esta
última que cubriría la póliza de responsabilidad civil extracontractual; por
ejemplo:
No. CONTRATO CONTRATISTA OBJETO POLIZAS
Pact. Susc. Ord. 013 del 1-01-09 Martha Nidia Duarte Prestación Servicios No No 060 del 16-01-09 Sergio Rafael Barraza Prestación Servicios Si No Ord. 3805 Word Visión Electronic Suministros No No Ord 114 del 2-10-09 Salazar Médicos Suministro No No Ord.118 del 9-12-09 Carlos Alberto Pinto Suministro No No Ord.117 del 22-12-09 Star Dental Suministro No No (Presunto Hallazgo Disciplinario 4 y Hallazgo Administrativo 17).
La Administración no exige a los contratistas el pago de los aportes para
seguridad social integral en los términos del artículo 50 de la Ley 789 de 2003,
artículo 1º de la Ley 828 del 10 de julio de 2003 y Decreto 510 de 2003,
circunstancia que pone en riesgo al hospital de incurrir en gastos por concepto
de seguridad social integral que no son de su competencia con ocasión de
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
24
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
situaciones que sobrevengan a los contratistas durante la realización del objeto
contratado. A manera de ejemplo se tiene:
No. contrato Nombre contratista V/r. contrato Objeto 057/09 Luz Dary Rivera Yanguma $3.000.000.oo Prestación Servic. 005/09 José Domingo Ortíz G. 12.762.000.oo Prestación Servic. 006/09 Luis Fernando Ovalle 12.762.000.oo Médico Gral. 020/09 Paola Andrea Chavarro 2.532.185.oo Médico Gral.. 033/09 Ernesto Escandón Cuellar 5.913.167.oo Coord. Facturación 060/09 Sergio Rafael Barraza 4.254.000.oo Médico Gral. 017/09 José Yesid Barragan C 6.261.000.oo Contador 002/09 Lady Mariana Avendaño 30.000.000.oo Asesor Jurídico 073/09 Juan Camilo Covaleda 3.074.797.oo Médico general (Presunto Hallazgo Disciplinario 5 y Hallazgo Administrativo18). Los comprobantes de pago de los contratos que conforman la muestra de
auditoría (vigencia 2009) no presentan la codificación contable, situación que
dificultó la ubicación en los libros de contabilidad para establecer la
oportunidad de dichos registros; Sin embargo durante la vigencia 2010 se tiene
corregida esta falencia habida cuenta que el módulo de Sihos para la parte
contable tiene parametrizada la codificación para gastos. (Hallazgo Administrativo
19). El Hospital viene contraviniendo lo establecido en el artículo 49 del estatuto
contractual al no liquidar los contratos una vez finalizada su ejecución,
situación que expone a la entidad a no poder hacer las reclamaciones a que
haya lugar en caso de cualquier inconformidad respecto al cumplimiento del
objeto contractual por parte del contratista. Como ejemplo de lo afirmado se
tienen los siguientes casos:
Contrato Contratista Objeto Periodo contratado
005/09 José Domingo Ortíz Medico General 01/01/09 al 30/03/09 006/09 Luis Fernando Ovalle Médico General 01/01/09 al 30/03/09 033/09 Ernesto Escandón Cuellar Coord. Facturación 06/01/09 al 30/03/09 017/09 José Yesid Barragán Cortés Contador 01/01/09 al 30/03/09 222/09 Emed Pava Contador 01/04/09 al 30/04/09
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
25
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Contrato Contratista Objeto Periodo contratado
777/09 OP Fernando Chacón Vargas Asesoría Plan Des. 01/11/09 al 30/12/09 402/09 OS Julio Cesar Gómez Guzmán Compra
computador No determinado
(Presunto Hallazgo Disciplinario 6 y Hallazgo Administrativo 20).
Además de los hallazgos anteriormente citados se tienen casos específicos que
ameritan analizarse y evaluarse individualmente así:
Durante la vigencia 2009 el Hospital suscribió tres (3) contratos a término
definido con personas naturales para prestación de servicios personales,
incluyendo dentro del clausulado del contrato obligaciones para el contratante
que no son viables de reconocer a personal vinculado a través de contrato,
como prestaciones sociales y aportes patronales para seguridad social integral,
teniendo en cuenta la diferenciación existente entre contrato laboral y contrato
de prestación de servicios, pues el primero está definido como aquel por el cual
una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona
natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la
segunda y mediante remuneración. El contrato de trabajo tiene tres (3)
elementos que los identifican 1) la prestación de servicios u oficios de manera
personal, 2) La subordinación o dependencia del trabajador respecto al
empleador y 3) La contraprestación a los dos anteriores que se denomina
salario. El contrato de prestación de servicios es un contrato estatal que
celebran las entidades para desarrollar actividades relacionadas con su
administración o funcionamiento, y solo podrán celebrarse con personas
naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de
planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos
contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebran por el
término estrictamente indispensable. (Diferenciación aludida en la sentencia
C-614 del 2 de septiembre de 2009 de la Corte Constitucional). Frente a
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
26
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
situaciones de contratación de servicios personales la sección segunda el
Consejo de Estado en sentencia del 3 de julio de 2008 dijo “que no es válido
celebrar contratos de prestación de servicios respecto de actividades que para
ser desarrolladas necesariamente requieren de los elementos propios de la
relación laboral o reglamentaria con el Estado.” Lo anterior por cuanto se
estaría exponiendo a la Entidad a indemnizaciones de orden prestacional, con
el correspondiente detrimento patrimonial que ello generaría.
Los contratos a los que se hace referencia son:
Contrato Contratista Objeto Periodo contratado 004 de 01/01/09 Edwin James Mona Navarro Conductor 01/01/09 al 30/03/09 064 de 28/01/09 Ricardo Sánchez Angarita Conductor 28/01/09 al 31/03/09 003 del 01/01/09 Javier Sánchez Pérez Conductor 01/01/09 al 31/03/09 Los montos que deben ser considerados como detrimento patrimonial son los
siguientes:
Contratista Comprobante Egreso Valor
Edwin James Mona Navarro 9345 del 10-06-09 $408.363.00
Ricardo Sanchez Angarita 9691 del 25-08-09 $381.139.00
Javier Sanchez Paerz 9690 del 25-08-09 $381.139.00
$1.170.641.00
(Presunto Hallazgo de Responsabilidad Fiscal 1 y Disciplinario 7). Comprobante de egreso 08819 del 11 de febrero de 2009- por valor de
$742.400.oo girado a JOSE YESID BARRAGAN CORTÉS
Se entregó el cheque sin mediar orden alguna que sirva de base para establecer
el objeto que se perseguía con la entrega de dinero a particular; Sin embargo, de
los documentos anexos al comprobante de egreso se deduce que se pretendía
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
27
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
cancelar a Certicámara S.A. valor de la firma digital del representante legal del
Hospital. Se tiene como falencia del pago:
1.- No hay análisis de necesidad y justificación del gasto.
2.- No hay copia de la consignación a Certicamara del valor del servicio de
certificación digital del representante legal.
3.- No hay factura del valor del servicio prestado por Certicamara
4.- En el pago se incluye valor de la firma digital del señor José Yesid Barragán
por valor de $371.200.00, valor este que no puede ser asumido por el Hospital
en razón a la forma de vinculación laboral del señor Barragán (contrato de
prestación de servicios), considerándose como un presunto detrimento
patrimonial en la suma pagada a Certicamara por la firma digital del
profesional contratado para ejercer labores propias de su profesión como
Contador externo, situación que no le exige la exclusividad de sus servicios al
Hospital, siendo requisito necesario para el ejercicio en otras entidades, a las
cuales puede estar prestando el mismo servicio, razón está por la cual debe
ser asumido con recursos de su peculio. (Presunto Hallazgo de Responsabilidad
Fiscal 2).
Orden de prestación de servicios 0748 del 3 de diciembre de 2008 por valor de
$1.080.000.00 Mcte. a favor de HOTEL DINASTIA para suministro de
hospedaje equipo de empalme del hospital de Planadas (3 personas) durante
90 días.
1.- No hay análisis de necesidad y justificación del gasto.
2.- La factura expedida por el Hotel Dinastía no tiene fecha de expedición ni
detalle de identificación de los hospedados.
3.- No se aporta registro de cámara de comercio del Hotel
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
28
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
4.- No hay informe de las labores efectuadas por el equipo de empalme
5.- No hay registro sobre las personas que conformaron el equipo de empalme
6.- El comprobante de pago no tiene codificación contable.
Por las razones anteriormente expuestas y en articulación con lo determinado en
el artículo 22 del Decreto 115 del 15 de Enero de 1996 que establece: “No se
podrá tramitar o legalizar actos administrativos y obligaciones que afecten el
presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren
como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria,
fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma”, este gasto puede
considerarse como un presunto detrimento patrimonial. (Presunto Hallazgo de
Responsabilidad Fiscal 3 y Disciplinario 8).
Contrato 797 del 20 de Noviembre de 2009 suscrito entre el Hospital Centro de
Planadas y Julio Cesar Gómez Guzmán, representante del establecimiento
comercial SINERGIA, por valor de $74.000.000.oo, cuyo objeto es la compra y
venta del CD y licencia del software Sihos Web.
Con el fin de constatar el cumplimiento del objeto del contrato, así como el
correcto funcionamiento y uso de los módulos que conforman el aplicativo Sihos
Web, adquirido mediante el contrato en mención, se procedió en presencia de los
usuarios a practicar prueba de verificación de la implementación y uso de los
módulos de Consulta Médica General y Especializada, Facturación, Liquidación de
Servicios, Odontología, Agenda Profesional y de Citas, Internación en Piso y
Urgencias, Laboratorio, Promoción y Prevención, Vacunación, e Inventario de
Farmacia.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
29
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Se pudo comprobar que a cada usuario se le asigna una contraseña personal para
el ingreso al módulo del aplicativo del cual es responsable, con el fin de dar
seguridad frente al manejo de la información específica del proceso a su cargo.
Al revisarse el uso de los módulos que integran el software adquirido se constató
que estos están funcionando correctamente, cumpliendo con los reportes
requeridos por el usuario a nivel de una red local que posee el hospital, situación
esta última que ha impedido el aprovechamiento del mayor valor agregado que se
persigue con la adquisición e implementación de aplicativos sistematizados bajo
plataforma web, el cual se obtendría con el funcionamiento de los módulos vía
internet.
Durante la aplicación de los procedimientos de control fueron allegados a la
comisión por parte del hospital lo siguiente:
- Fotocopia de la licencia de los módulos que conforman el aplicativo Sihos
adquirido a SINERGIA mediante contrato 0797 del 30 de noviembre de
2009.
- CD de instalación entregado por el proveedor del software.
Una vez analizados los documentos que soportan la legalidad y pago del contrato
797 de 2009 se puede concluir:
- El software adquirido por el hospital Centro de Planadas a la empresa
Sinergia denominado Sihos Web, está funcionando en cada uno de sus
módulos correctamente, generando en debida forma los reportes
requeridos.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
30
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
- El hospital no cuenta con un servicio de internet confiable para el uso del
aplicativo Sihos Web.
- El hospital posee un CD de instalación y una licencia de uso del software
suministrado por el proveedor, el cual está registrado ante la
Superintendencia de industria y Comercio, a través de la resolución
No.18445 de junio 06 de 2010.
Orden de Prestación de Servicios 851 del 29 diciembre de 2009 suscrita entre
el Hospital Centro de Planadas y la señora Martha Ligia Garavito Ampudia,
cuyo objeto es la Instalación de los módulos de Contabilidad, Presupuesto y
Tesorería, por valor de $22.760.000.oo.
Al proceder y verificar la instalación y funcionamiento de los módulos
sistematizados adquiridos a la señora Martha Ligia Garavito Ampudia, fueron
mostrados los módulos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, que hacen parte
del aplicativo Sihos Web, los cuales están funcionando correctamente, generando
los reportes requeridos por los usuarios.
Al momento de la visita el Hospital Centro del Municipio de Planadas no poseía
licencia para la utilización de los módulos adquiridos a la señora Garavito
Ampudia, enviando al conocer el contenido del informe preliminar fotocopia del
contrato de licencia del software y derecho de explotación de una copia del
programa Sihos módulos de presupuesto, contabilidad y tesorería celebrado entre
Julio Cesar Gómez Guzmán (autor registrado del aplicativo) y la contratista,
circunstancia que muestra la falta de verificación y controles previos por parte de
quien tenga a su cargo el proceso contractual en aras de garantizar de un lado la
idoneidad del contratista y de otro el cumplimiento de requisitos de este para
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
31
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
contratar en debida forma con la E.S.E. La entrega de los documentos antes
relacionados son suficientes para el levantamiento el hallazgo penal.
Analizados los soportes de la legalización y pago de la orden de prestación de
servicio 851 de 2009, se puede concluir:
- El objeto de la orden precitada no es claro al no incluir especificaciones del
software ni de su adquisición, igualmente no existen las obligaciones del
contratista frente a su entrega e implementación.
- La actividad comercial de la contratista registrada en el Rut expedido por la
DIAN no incluye la venta de software, permitiéndole solamente la
reparación y mantenimiento de computadores.
- La contratista no aportó el Registro de Cámara de Comercio, requisito
exigido para contratar con el hospital, tal como lo estable el Estatuto de
Contratación de la Entidad.
- En la Orden de Prestación de Servicio no se pacto la suscripción de póliza
de cumplimiento, necesaria para contratos de esta naturaleza poniendo en
riesgo al hospital de no poder exigir al contratista el cumplimiento del objeto
contratado.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
32
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
4. OTROS ASPECTOS EVALUADOS
4.1 RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VIATICOS
EL Hospital Centro del municipio de Planadas tiene reglamentado el
reconocimiento y pago de viáticos mediante Acuerdo de la Junta Directiva 008 del
10 de julio de 2003; sin embargo el reconocimiento y pago de estos se viene
realizando con base en lo establecido en el Acuerdo 002 del 1 de mayo de 2002.
No obstante el proceso auditor tiene como especialidad la evaluación del proceso
contable y el pronunciamiento sobre la cuenta anual rendida (Rendición y
Revisión) se tomaron los viáticos cancelados en la vigencia 2009 por cuanto son
gastos reportados por la Entidad, y seleccionados dentro de la muestra objeto de
evaluación, encontrando además obligaciones por este concepto autorizadas
durante la vigencia 2008 que tuvieron que pagarse en el año 2009.
Para las vigencias 2008 y 2009, el reconocimiento y pago de viáticos se efectuó
tomando como parámetro lo establecido en el Acuerdo 002 del 1 de mayo de
2002, conforme se especifica en el siguiente cuadro en el que se indica la escala
de viáticos, número de días autorizados por mes y porcentaje susceptible de
cobro, así:
Base de liquidación. Viáticos diarios en pesos ($) % Máximo de días
al mes. Hasta $ 420.303.00 Hasta 10% 3
De $ 420.304.00 A 667.739.00 Hasta 9% 4
De 667.740.00 A 1.166.322.00 Hasta 8% 8
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
33
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Base de liquidación. Viáticos diarios en pesos ($) % Máximo de días
al mes. De 1.166.323.00 A 1.872.516.00 Hasta 7% 8
De 1.872.517.00 En adelante Hasta 6% 10
Se puede afirmar que el valor de los viáticos establecidos en los Acuerdos antes
descritos, se encuentran enmarcados en los parámetros que para tal fin fijó el
Gobierno Nacional mediante Decretos 668 de 2008 y 733 de 2009 emanados del
Departamento Administrativo de Función Pública.
En la muestra de gastos evaluada, se tomaron cuentas por concepto de viáticos
de la vigencia 2008 en cuantía de $19.27 millones canceladas a personal
vinculado a través de contrato de prestación de servicios, retribución que bajo esta
denominación solo es válida para servidores públicos, y según lo contratado, para
trabajadores oficiales, tal como lo contempla el Artículo 6 del Decreto 1042 de
1978.
De acuerdo con los documentos aportados por la Administración del Hospital,
durante la vigencia 2009 se continúo reconociendo, liquidando y cancelando los
viáticos y gastos de viaje bajo los parámetros del Acuerdo 002 de 2002,
generando desembolsos por este concepto a contratistas en cuantía que supera
los $54,62 millones, manteniendo el procedimiento antes descrito para la presente
vigencia (2010), situación por demás preocupante si se tiene en cuenta que los
viáticos sean ocasionales o permanentes, se predican de relaciones laborales,
legales o reglamentarias, de los que son propios los presupuestos de
subordinación y dependencia.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
34
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Revisados los soportes de legalización de viáticos como son cumplidos y/o
certificados de permanencia se pudo establecer que el desplazamiento del
contratista se efectúo en razón a los requerimientos de desplazamiento con
ocasión por ejemplo, de acompañamiento a pacientes cumpliendo con las normas
de referencia, contrareferencia y requisitos de habilitación del servicio de
transporte de pacientes.
Es importante indicar que en razón a la naturaleza jurídica y finalidad de las
empresas sociales del estado, si para efectos de la continuidad y calidad en la
prestación del servicio de salud requiere que sus contratistas, entre otras
actividades se desplacen fuera del municipio, los gastos de desplazamiento y
transporte no podrían catalogarse como viáticos, pues se está en presencia de
una retribución que se paga al contratista como contraprestación a un servicio no
contemplado al momento de suscripción del contrato pero que por estar
directamente relacionado con la labor o actividad convenida como objeto
contractual exigen la continuidad de la labor o actividad contratada.
Por consiguiente, es deber de la Contraloría Departamental Advertir que al
momento de suscribir contratos de prestación de servicios personales debe
tenerse clara la modalidad de contrato a celebrar dejando plenamente
establecidas las obligaciones de las partes para que no puedan darse
interpretaciones diversas que afecten financieramente la Entidad y que no están
contemplas en la Ley para esta forma de relación de trabajo. (Hallazgo Administrativo
21).
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
35
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
4.2 EVALUACIÓN AL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS MEDICO
QUIRURGICOS (FARMACIA).
El manejo de la farmacia está a cargo del Auxiliar de Droguería, funcionario de
planta vinculado al hospital desde el 3 de Julio de 2002, quien depende
jerárquicamente del Jefe de grupo del área administrativa, igualmente está
asignada a la farmacia desde hace aproximadamente dos años, una auxiliar
administrativa de planta, quien despacha al público los medicamentos formulados
por los médicos y los adquiridos en forma particular, factura formulas de consulta
externa, laboratorios y recibe recaudos de los diferentes servicios.
De otro lado, un auxiliar administrativo contratado desde hace dos (2) años
colabora en la farmacia facturando los puntos de salud de Bilbao, Gaitania y
programa rural entre otros.
El manejo de inventarios de medicamentos y productos médico-quirúrgicos se
hace en forma sistematizada a través del aplicativo SIHOS versión 8.12- módulo
de farmacia implementado desde Febrero de 2010; los registros de entrada y
salida se encuentran al día al momento de la visita, fue entregada en 16 folios
relación de los saldos iniciales con los que según el auxiliar de farmacia iniciaron
la alimentación del módulo sin que exista documento de autorización, cierre del
anterior aplicativo o justificación para la realización de esta operación.
Verificadas las opciones del módulo para el manejo de inventario de
medicamentos y productos médico-quirúrgicos se puede visualizar las hojas de
vida por producto en las que se acceden a los movimientos que se han tenido en
cada caso; igualmente a las existencias, especificaciones del producto, stocks de
máximos y mínimos. Así mismo se pudo corroborar en varias hojas de vida de
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
36
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
productos, que se mantienen las existencias suficientes según lo establecido en el
aplicativo.
Solicitado el último inventario de medicamentos y productos médico-quirúrgicos
realizado por el hospital se puso a disposición de la comisión documento fechado
30 de septiembre de 2010 en el que aparecen planillas de conteo y reconteo de
productos y relación final de existencias. Sin embargo, no existe documento formal
que lo reconozca como el oficial ni media autorización escrita para la realización
del ajuste contable efectuado según nota de ajuste que hace parte de la presente
acta.
Requerida relación detallada de existencias de medicamentos y productos médico-
quirúrgicos con especificación de: Código, nombre y presentación del producto,
valor unitario, y cantidad existente a la fecha de la prueba, fueron facilitados dos
reportes, uno en cinco (5) folios de medicamentos y otro en 3 folios de productos
médico-quirúrgicos con 359 productos en total.
Para realizar la prueba física de inventarios se tomó una muestra del 30% entre
medicamentos y productos médico quirúrgicos esto es, 109 productos, dando
como resultado faltantes por valor de $239.966,19 Mcte. y sobrantes por valor de
$205.599.16 Mcte., tal como se describe en planillas de conteo en 7 folios que
hacen parte de los papeles de trabajo.
Durante la realización de la prueba de existencias físicas de medicamentos y
productos médico quirúrgicos se practicaron reconteos de todos los elementos de
la muestra que presentaron diferencias, confirmándose las mismas tal como
quedó en las planillas de conteo, sin que exista documento alguno que desvirtúe la
prueba según manifestación del auxiliar de farmacia y la Jefe de grupo. Se ordenó
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
37
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
a los funcionarios responsables la incorporación al inventario de los medicamentos
y productos médico quirúrgicos tomados dentro de la prueba de auditoría que
presentaron sobrantes en las cantidades y valores indicados en los papeles de
trabajo, aportándose comprobante de alta No.1 del 12 de noviembre de 2010 por
valor de $205.599.16 con descripción detallada de los productos que aparecen
como sobrantes en las planillas de conteo de la prueba efectuada por la
Contraloría considerándose como beneficio de la auditoría.
Durante la realización del conteo se revisaron fechas de vencimiento para
consumo de los productos que conformaron la muestra evaluativa, encontrando
que la totalidad están aptos para el consumo.
Igualmente se constató que el módulo de farmacia esta parametrizado para
determinar stock de máximos y mínimos, examinando las hojas de vida de
medicamentos tomados al azar para corroborar que mantuvieron las existencias
dentro de este rango, habiéndose cumplido para todos los casos consultados.
Se constató que tuviesen existencias suficientes conforme determinación de
stocks para medicamentos de esencial importancia como insulina, haloperidol,
suero antiofídico polivalente, equipo para transfusión sanguínea entre otros,
circunstancia que permite afirmar que se lleva un correcto seguimiento y
verificación de existencias de estos elementos
Dentro de la muestra también se tomaron algunos medicamentos de control
revisándose que se tuviesen las suficientes medidas de seguridad en s u
almacenamiento, encontrándose en vitrina bajo llave que maneja el responsable
de la farmacia.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
38
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Los productos médico-quirúrgicos se encuentran almacenados en una única
bodega que posee el hospital y aunque están ubicados en estantes metálicos y
estibas, el lugar también sirve de bodega para elementos de menaje y consumo
como azúcar, y elementos de aseo como jabones, desinfectantes etc.
Tanto en la farmacia como en la bodega de almacén no se tiene identificación de
los medicamentos y productos médico-quirúrgicos que sirva para su organización
y rápida ubicación.
Se pudo comprobar que no se tenía restricción de acceso a la farmacia,
circunstancia que colocaba en riesgo de pérdida los elementos que allí reposan,
sin embargo al finalizar la visita se pudo constatar que instalaron puerta mostrador
metálica a la entrada de la farmacia como mecanismo restrictivo de ingreso a esta
dependencia.
Al hacer seguimiento a los métodos y controles implementados por la entidad para
la venta al público de medicamentos y productos médicos quirúrgicos, se pudo
establecer que las ventas son registradas en el sistema sin compulsar copia del
recibo de caja que sirva de soporte al reporte de ingresos que imprimen al final del
día y que respalda las consignaciones bancarias que se hacen del efectivo
recaudado. (Hallazgo Administrativo 22).
Al momento de controvertir el informe preliminar en el punto relacionado con el
faltante de medicamentos y productos médico quirúrgicos en farmacia, el Hospital
adjuntó fotocopia de consignación de dicha suma a la cuenta corriente No.
366420002045 Banco Agrario abierta a nombre del Hospital Centro de Planadas ,
restableciendo así en dicha suma el patrimonio institucional, situación que da lugar
a la eliminación del hallazgo de tipo fiscal, que fue dejado en el proceso auditor. .
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
39
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
4.3 EVALUACION AL MANEJO DE ALMACEN
El manejo del Almacén está a cargo del Auxiliar de Almacén y Farmacia,
funcionario de planta vinculado al hospital desde el 3 de Julio de 2002, quien
depende jerárquicamente del Jefe de grupo del área administrativa.
El manejo de inventarios de bienes del Hospital (devolutivos y de consumo) se
realiza en forma sistematizada a través del aplicativo SIHOS versión 8.12- módulo
de Almacén implementado desde Febrero de 2010; los registros de entrada y
salida se encuentran al día al momento de la visita, entregando en 28 folios el
inventario con 718 elementos de los bienes de propiedad del hospital, el cual se
encuentra debidamente valorizado, identificando los bienes con código interno,
valor, ubicación del bien, referenciación detallada y funcionario responsable de
su tenencia.
Verificadas las opciones del módulo para el manejo de los bienes del inventario
de Almacén se puede visualizar las hojas de vida por elemento en las que se
acceden a los movimientos que se han tenido en cada caso.
Requerido el último inventario realizado, se puso a disposición de la comisión
inventario con corte a 30 de septiembre de 2010, el cual tiene adjuntas planillas de
conteo y reconteo, así como nota de ajuste contable.
Se procedió a tomar una muestra de 48 elementos devolutivos de los incluidos en
el inventario facilitado para efectuar la prueba física, dando el siguiente resultado:
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
40
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Los elementos en servicio se relacionan en la responsabilidad extendida por
dependencia, servicio u oficina debidamente firmadas por los responsables,
encontrándolas actualizadas. En cuanto a su archivo se observa que reposan en
Folder AZ guardadas en bolsas de plástico individual, circunstancia que permite
afirmar que se está cumpliendo con las normas de archivo y conservación
documental.
Al verificar la existencia y custodia de los 48 elementos seleccionados no se
encontró una cámara digital Samsung con código interno DEV685 siendo
responsable la Profesional Universitario en el Área de la Salud, situación de la
cual, el Almacenista allega fotocopia de la denuncia de pérdida instaurada ante el
Inspector de policía municipal, sin que hasta la fecha la administración del
Hospital haya adelantado acción alguna en averiguación de responsables para
definir los parámetros a seguir y obtener la devolución del bien extraviado.
En las objeciones presentadas por la Administración del Hospital se reconoce la
pérdida del elemento y para subsanar el Hallazgo aporta fotocopia de la Factura
de compra de una cámara fotográfica marca Samsung con las mismas
especificaciones de la extraviada, la cual fue adquirida por la funcionaria que tenía
bajo su responsabilidad la custodia y manejo del elemento al momento de ocurrir
la perdida; igualmente aportan fotocopia del comprobante de reintegro de
devolutivos a Almacén 01 del 20 de diciembre de 2010, circunstancia que da lugar
a la eliminación del hallazgo de carácter fiscal dejado en el informe preliminar de
auditoría por cuanto se restituyó el patrimonio institucional en la cuantía
determinada por la Contraloría (Beneficio de la Auditoría).
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
41
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Aunado a lo anterior, se requirió explicación sobre la ubicación de la lavadora
LXC5 20 LI con código interno DEV535 estableciéndose que se encuentra en
reparación en Multiservicios Philips calle 18 No. 4-32 de Ibagué.
Se pudo comprobar que no se tiene restricción de acceso al almacén,
circunstancia que pone en riesgo de pérdida los elementos que allí reposan.
El almacén cuenta con una bodega en la que se tienen elementos de aseo, de
cafetería y bienes devolutivos, indicándose que deben ubicarse de tal forma que
no se revuelvan bienes de aseo con alimentos , con el fin de evitar su deterioro o
contaminación.
4.4 ANALISIS PROCESO DE FACTURACIÓN
A partir de la vigencia 2010, el proceso de facturación se realiza a través del
programa sistematizado denominado “Sihos” versión 8.12 módulo manejado por
una sola persona vinculada mediante contrato de prestación de servicios.
Durante la vigencia 2009 el proceso de facturación se llevaba en forma manual,
ausente de controles por parte de quien tuvo bajo su responsabilidad esta tarea; la
anterior afirmación se hace teniendo en cuenta la inconsistencia de los reportes de
facturación rendidos a la Contraloría frente a la escasa información encontrada en
la Entidad al momento de la visita.
Se pudo comprobar que no se tiene la totalidad de documentos en que se
soportan las facturas ni base de datos de dicha información y en algunos cas os no
se ha podido localizar evidencia documental de los cobros hechos por concepto de
venta de servicios, lo que ha incidido en el desconocimiento de lo adeudado por
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
42
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
parte de algunos clientes (IPS, EPS, Aseguradoras) con las consabidas
consecuencias financieras para el Hospital, situación evidenciada en los Estados
Financieros donde aparecen $94.14 millones contabilizados como dudas de difícil
cobro por venta de servicios de salud provisonados en el mismo valor.
Aunado a lo anterior, se tiene que el proceso de facturación presenta debilidades
de gran importancia redundando en la objeción de lo cobrado por parte de los
clientes con glosas parciales y en muchas ocasiones por el valor total facturado
registrando en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2009 la
suma de $1.120.75 millones como facturación glosada por venta de servicios con
un gran riesgo de pérdida de estos recursos ante la falta de evidencias
documentales de los soportes del servicio facturado y presentación oportuna de
las facturas a los deudores.
Es importante indicar que el Hospital no tiene certeza de lo facturado por venta de
servicios durante la vigencia 2009, debiendo depurar la cuenta deudores por venta
de servicios en aras de determinar con exactitud la cartera por este concepto para
proceder a efectuar los cobros correspondientes.
Los motivos de glosas más relevantes obedecen a:
Falta de autorización para la prestación del servicio
Descuentos a la capitación por servicios prestados por las otras IPS
Valor servicios descontados por no corresponder a servicios nivel I de atención
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
43
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Así las cosas, durante la vigencia 2009 el proceso de facturación de servicios de
salud en el Hospital Centro de Planadas presentó falencias de gran magnitud
relacionadas con los mecanismos utilizados para procesamiento de la información,
sistema de archivo y registro de las facturas y sus soportes, situación que ha
permitido la evasión y/o negación de las deudas por parte de las empresas
clientes. (Hallazgo Administrativo 23).
Vale la pena resaltar que a partir de la actual vigencia se está adelantando
proceso de recopilación de la información requerida por las entidades deudoras
para reconocimiento de lo cobrado por el hospital, encontrando además que la
información de la actual vigencia se encuentra en la base de datos del modulo
sistematizado en el que se maneja el proceso, teniendo además archivos
sistematizados por entidad con registros de radicación y entrega de la factura
almacenado en el sistema utilizando el método de scanner.
4.5 EVALUACIÓN AL PROCESO DE CARTERA
El Hospital Centro de Planadas con corte a 31 de diciembre de 2009 presentó una
cartera de $1.967.6 millones siendo los mayores deudores:
ENTIDAD CARTERA A 31-12-09 % DE
PARTICIPACIÓN Hospital Centro $ 763.470.156.00 38.81%
Caprecon 403.393.755.00 21%
Solsalud EPS SA 276.215.307.00 14%
Pijao Salud EPSI 143.448.323.00 7.29%
Emcosalud 73.682.888.00 4%
Alcaldía Planadas 70.180.598.00 4%
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
44
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Como puede observarse la cartera más representativa (38.81% del total de la
cartera relacionada) se carga al Hospital Centro de Planadas correspondiendo
esta cartera a deudas por prestación de servicios de salud que presentan
incertidumbre respecto a la determinación del deudor y/o por desconocimiento de
la deuda por parte del cliente en razón a la falta de documentos soportes de lo
adeudado; de otro lado como gestión de recuperación de cartera, se tuvo
conocimiento de escasos cobros persuasivos a algunos de los clientes, sin que
estos obedezcan al establecimientos de políticas institucionales al respecto.
4.6 EVALUACIÓN DENUNCIA ADICIONADA A LA AUDITORIA- Radicado 118
de 2009
Denunciante: Marcela Sánchez Sánchez (Directora Local de Salud del Municipio
de Planadas- para la vigencia 2009).
Asunto: La denunciante manifiesta que al proceder a liquidar el Contrato
Interadministrativo 001 del 30 de Agosto de 2008 suscrito entre la Alcaldía
Municipal de Planadas y el Hospital Centro para la ejecución de las actividades
contempladas en el plan de intervenciones colectivas en salud pública, por valor
de $242.14 millones con plazo de ejecución cuatro (4) meses, al realizar el acta de
liquidación respectiva suscrita el 18 de Mayo de 2009 se pudo establecer que no
se realizaron en su totalidad las actividades convenidas quedando pendiente por
ejecutar actividades en cuantía de $96.42 millones
Teniendo en cuenta que de los $96.42 millones apropiados para el Hospital en
cumplimiento del contrato 001 de 2008 fueron girados al Hospital $54.04 millones,
con fecha 25 de junio de 2009 se procedió a celebrar Acuerdo de Pago entre las
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
45
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
partes con el fin que la E.S.E. devuelva a la Administración Municipal $54.04
millones recibidos y no ejecutados en los términos y plazos acordados, con el fin
de incorporarlos nuevamente al presupuesto del Ente Territorial.
Análisis situacional: Al evaluar los documentos presentados por el Hospital y la
Alcaldía ante los requerimientos hechos por la Contraloría, se pudo comprobar
que efectivamente la ESE al suscribir el informe final de ejecución del contrato
objeto de análisis aceptó que recibió recursos por valor de $54.04 millones para
efectuar actividades de salud pública plenamente definidas, las cuales no se
realizaron en su totalidad tal como quedó plasmado en el informe de seguimiento
a la ejecución técnico-financiera del contrato de fecha 19 de mayo de 2009 con
participación de la Secretaria de Salud del Tolima y Acta de liquidación del mismo
por vencimiento de plazo de ejecución, razón por la cual con fecha 25 de Junio de
2009 suscriben Acuerdo de Pago en el que se establece la forma en que el
Hospital reintegrara los dineros a las arcas del municipio, determinándose las
fechas para la realización de los pagos.
Mediante Decreto 078 del 24 de Junio de 2009 emanado de la Alcaldía municipal,
se modificó el presupuesto de Ingresos y Gastos, entre otros, incorporando los
$54.04 millones en poder del Hospital, procedimiento que no obstante tenía que
hacerse en aras de legalizar la reincorporación de dicha suma a las arcas del
municipio, la fecha de promulgación del acto administrativo de modificación es
anterior (1 día) a la firma del Acuerdo de pago suscrito con el Hospital (25 de junio
de 2009), circunstancia que va en contravía a lo establecido en la Ley Orgánica de
presupuesto, por cuanto para la fecha de incorporación no se contaba con
documento alguno que diera la certeza del reembolso de los recursos y sirviera de
soporte del decreto modificatorio.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
46
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Pese a que la conducta anterior no generó consecuencias de tipo financiero al
municipio en razón a que el Hospital devolvió los recursos en cumplimiento del
Acuerdo de pago suscrito, la Contraloría advierte al Ente territorial que sólo se
podrá efectuar adiciones, traslados o reducciones al presupuesto cuando se
tenga garantizada la existencia de los recursos (artículo 25 del Decreto115 de
1996), entendiéndose como desacato a lo normado en este sentido, las acciones
administrativas en contrario.
Para corroborar el reembolso de los recursos, se revisaron los extractos bancarios
correspondientes a la cuenta de Ahorro No. 06642-701752-5 del Banco Agrario de
Planadas denominada Salud Pública, correspondiente a los meses de Julio,
Agosto, Noviembre y Diciembre del año 2009 donde se verifica que los dineros
efectivamente ingresaron a las cuentas del Municipio, en las cuantías pactadas en
el Acuerdo de pago suscrito.
De otro lado, es importante indicar que para el desarrollo del convenio en mención
el Municipio dejó de girar al Hospital la suma de $42.37 millones dineros estos
que igualmente fueron objeto de incorporación al presupuesto municipal del año
2009, mediante decreto 053 del 30 de Abril de 2009 al rubro denominado -Salud
Pública- Acción del Plan de Intervención colectiva de salud pública SGP.
Cabe indicar que los dineros incorporados por el Municipio, por valor de $96.42
millones, fueron utilizados en la suscripción del Convenio interadministrativo 002
de Julio de 2009 celebrado con el Hospital Centro de Planadas para la ejecución
de las actividades contempladas en el Plan de Intervenciones colectivas en salud
pública del municipio.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
47
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Conclusión: Se puede concluir que con las actuaciones de las partes en
cumplimiento del contrato interadministrativo 001 de 2008 no se produjo
menoscabo al patrimonio del municipio de Planadas habida cuenta que el dinero
correspondiente a actividades de salud pública canceladas al Hospital y no
realizadas fue reembolsado a la Administración Municipal, recursos estos
reinvertidos en actividades de la misma naturaleza en el contrato que para igual
finalidad suscribieron el municipio y el hospital para la vigencia 2009.
5. EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y AVANCES DEL
MECI
5.1 EVALUACIÓN A LAS ACCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.
Las funciones inherentes al control interno del Hospital fueron delegadas a la Jefe
de Grupo del área administrativa.
Solicitado el Plan de auditoría para las vigencias 2009 y 2010, fue puesto a
consideración de la comisión únicamente el plan para la vigencia 2010 aprobado
por la Gerencia con programación de actividades por dependencias, indicación de
periodo de ejecución y mecanismo de supervisión, sin que se tenga proyección de
actividades de seguimiento y control a dichas actividades y compromisos.
Sin embargo, se pudo establecer que a través de la funcionaria a quien se delegó
las funciones inherentes al control interno de la entidad, se direccionan las
reuniones de los diversos comités de calidad como las del PAMEC y se lleva a
cabo seguimiento de los compromisos adquiridos en dichos comités. (Se adjuntan
evidencias en 5 folios).
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
48
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
5.2 AVANCE IMPLEMENTACIÓN MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO (MECI).
Teniendo en cuenta que el Jefe, coordinador o quien tenga a su cargo la oficina de
control interno debe llevar a cabo la evaluación a la implementación del modelo
estándar de control interno (MECI), al Jefe de grupo le fueron requeridos los
manuales, protocolos y demás instrumentos que conforman los 29 elementos del
modelo en comento así como los actos administrativos y documentos de adopción
y socialización.
La tarea de elaboración de los manuales, protocolos y demás instrumentos que
conforman el modelo estándar de control interno fue contratada por el Hospital,
procediéndose a revisar los productos entregados:
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL Tomo I: Caracterización de procesos Tomo II: Código de ética con resolución de adopción 201 del 28/10/09
Tomo III: Selección de personal
Políticas de desarrollo del talento Humano
Reglamento interno de trabajo
Manual de convivencia laboral
Comité de convivencia laboral
Proceso de inducción de personal
Tomo IV: Código de buen gobierno COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
49
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Tomo V:
Plan de desarrollo 2009-2011 Adoptado mediante Acuerdo 06 del 22/12/09
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Tomo VI
Plan de Gestión, adoptado mediante acuerdo 007 del 22/12/09
Declaración de principios y valores
Políticas de administración del riesgo; Adoptadas Res. 260 del 30/12/09
Política de riesgos
Mapa de riesgos
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL Tomo VII
Elaboración del presupuesto
Ejecución presupuestal
Suministro de medicamentos e insumos médicos
Diseño y elaboración de planes y programas instituciones
Tomo VIII
Manual de Procedimientos
Tomo IX
Manual de procedimientos
Tomo X Manual de procedimientos
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
50
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
Tomo XI
Fichas técnicas de indicadores
Tomo XII
Información y comunicación pública
Tomo XIII
Autoevaluación y evaluación independiente
Tomo XIV Plan de Mejoramiento
La Administración del Hospital debe mediante acto administrativo adoptar los
elementos del Meci que tienen construidos previo ajuste y actualización a algunos,
como el reglamento de inventario para baja de elementos, debiendo estos
instrumentos socializarse para conocimiento y aplicación por parte de los
servidores del hospital.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
51
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
CONCLUSIONES
Los Estados Financieros presentados no generan certeza respecto de los saldos
en el registrados, existiendo grandes limitantes que impiden la validación de los
saldos contables objeto de evaluación.
El proceso de contratación presenta deficiencias en todas las etapas en razón al
desconocimiento legal y procedimental de quienes tienen la responsabilidad de
participar en el proceso.
El Sistema de Control Interno no contribuye al mejoramiento de los procesos del
Hospital, debiendo implementarse en debida forma el modelo estándar de control
interno con el fin de interiorizar el conocimiento de la Entidad, la cultura del
autocontrol y la necesidad del mejoramiento continuo en los diferentes procesos
que se llevan a cabo en el Hospital.
Se pudo evidenciar que durante la vigencia 2009 en la facturación presentó
grandes falencias en todas las etapas del proceso poniendo en riesgo al Hospital
de pérdidas cuantiosas por desconocimiento de las deudas por parte de los
clientes.
“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126
“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”
52
PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD
ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009
VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009
CUADRO DE PRESUNTOS HALLAZGOS DETECTADOS
TIPO DE HALLAZGO NUMERO
HALLAZGO
VALOR REFERENCIACION
PAGINA Administrativos 1
2
3 y 4
5,6,7 y 8
9,10 y 11
12 y 13
14,15 y 16
17
18,19 y 20
21
22
23
10
12
13
14
15
17
18
19
20
30
34
38
Responsabilidad
Fiscal
TOTAL
1
2
3
$1.170.641.00
371.200.00
1.080.000.00
$2.621.841.00
22
23
24
Disciplinarios 1
2
3
4
5y 6
7
8
10
17
18
19
20
22
24