HSEQ-M-01 Manual Integrado de Gestion

HSEQ-M-01 V7HSEQ-M-01 V7Vigencia: 2013-01-Vigencia: 2013-01-1010Página Página 22 de 72 de 72

0. Generalidades 0.0.1. Objetivo y Alcance. 0.0.2. Responsabilidad. 0.0.3. Historia de la Empresa. 0.0.4. Marco de Referencia. 0.0.5. Propósito. 0.0.6. MEGA

0.0.7. Valores Corporativos.

0.1 . Estructura Funcional 0.1.1. Estructura Organizacional.

0.2. Estructura de Procesos. 0.2.1 . Mapa de Procesos.

0.3. Políticas de la Compañía 0.3.1. Política Integral de Gestión. 0.3.1. Política de Alcohol, Drogas y Tabaco. 0.3.1. Objetivos Estratégicos.

Índice de Contenido1. Sistemas de Gestión

1.0. Elementos Comunes del Sistema. 1.1. Sistema de Gestión de la Calidad. 1.2. Sistema de Gestión en Control y Seguridad (BASC) 1.3. Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (OHSAS 18001) 1.4. Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001)


0. GENERALIDADES


0.0.1. Objetivo y AlcanceEl manual de Integrado de Gestión tiene por objeto describir el Sistema Integral de Gestión de la Unidad de Remolcadores (Coremar S.A.S y Retramar S.A.S), establecer su alcance, identificar y justificar las exclusiones, referenciar los procedimientos documentados, presentar la interacción entre los procesos, determinar la responsabilidades y autoridades en los procedimientos que describen sus actividades.

Así mismo tiene por objeto concretar el compromiso de la Dirección para el mantenimiento del SIG y su utilización como herramienta para lograr la mejora continúa de acuerdo de acuerdo a las normas internacionales que soportan los diferentes sistemas de gestión implementados en las empresas Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S., a saber:

Sistema de Gestión Ambiental. Sistema de Gestión de la Calidad. Sistema de Gestión en Control y Seguridad (BASC). Sistema de Gestión de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

El Manual del Sistema Integrado de Gestión aplica a todos los procesos definidos por las empresas Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S.


0.0.2. Responsabilidad

La aprobación de este Manual es responsabilidad de Gerente General y su aplicación es responsabilidad de los empleados de las empresas Coremar S.A.S. Retramar S.A.S.) que participan y aportan a cualquiera de los procesos definidos en el Sistema Integrado de Gestión.


0.0.3. Historia de la Empresa

El GRUPO COREMAR, con sus empresas RETRAMAR S.A.S. y COREMAR S.A.S., es una Compañía dedicada a la prestación de servicios de apoyo con remolcadores desde 1958. La Compañía comenzó ofreciendo servicios de soporte a grandes compañías norteamericanas que llevaban a cabo operaciones de instalación y operación en las costas colombianas, en el momento que el país extendió sus esfuerzos para explotar y comercializar sus recursos petroleros. En sus inicios, trabajaban entonces poco más de 10 empleados.

Tenemos en la actualidad alrededor de 240 empleados y a través de los años, las empresas Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. se han expandido y especializado como prestadoras de servicios en el sector marítimo hasta llegar a ser reconocidas a nivel nacional como las mejores de esta industria, expandiendo su flota de barcos remolcadores para prestar sus servicios en los principales puertos colombianos.

La buena evolución de nuestra empresa durante los últimos años refleja el alto grado de satisfacción de nuestros clientes con nuestro estándar de calidad y nuestra oferta.


0.0.4. Marco de Referencia

Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S., formula su marco de referencia de acuerdo con características específicas de la organización, los lineamientos directivos, los sistemas de gestión implementados, lineamientos o necesidades de los grupos de interés y otro tipo de información.


MEGA/PROPÓSITO


0.0.7. Valores Corporativos

EL COMPROMISO ES DE TODOS!!


0.1. ESTRUCTURA FUNCIONAL


La Unidad de Remolcadores cuenta con una un grupo de trabajo de aproximadamente 240 empleados directos.

La Empresa tiene una estructura organizacional definida, con autoridad gerencial y responsabilidades específicas para cada cargo, las cuales se encuentran consignadas en el Organigrama Jerárquico y en las correspondientes descripciones de cargo de cada funcionario.

Estructura Organizacional


GERENTE HARBOUR Y OFF SHORE

RETRAMAR Y COREMAR

Asistente Comercial y Estadística

GERENTES REGIONALES (STM-

BQ-CTG-BUN )

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

DIRECTOR COMERCIAL

Asistente Admón.

Servicios Generales

D.P.A.

DIRECTOR MANTENIMIENTO

Practicantes SENA

DEPENDENCIA DIRECTA EN CADA REGIONAL

APOYO AREAS DEL C.S.C

C.E.O.

Técnico Mecánico

Jefe de Mantenimiento Barcaceo - Off

Shore

Soldador

DIRECTOR T.H.

DIRECTOR CONTABLE

DIRECTOR IT

Asistente Administrativo

ORGANIGRAMA EN TIERRA ORGANIGRAMA EN TIERRA

Capitanes de Remolcadores

Offshore y Harbour

Recepcionista

DIRECTOR HSEQ (STM-

BQ-CTG-BUN )

Coordinador HSEQJefe HSSEQ

Coordinador S.O.

Inspector HSEQ


CAPITÁNCAPITÁN

JEFE DE MÁQUINAS

JEFE DE MÁQUINAS

OFICIALES DE CUBIERTA

MARINEROSMARINEROS COCINEROCOCINERO MAQUINISTAS

GERENTE REGIONALGERENTE REGIONAL

Organigrama ABORDO


GERENTES REGIONALES

DIRECTOR DE OPERACIONES

DIRECTOR DE MANTENIMIENTO

•Preventivo•Correctivo•Planeación

REMOLCADORES


PRESIDENCIA

Gerente General

Director Planeación

Director Financiero

Director Contable

Analista Planeación

Contabilidad

Director de HSEQ

Director T.H.

Director Admón.

Director IT

Jefe de T.H.

Jefe Nomina

Analista de T.H.

A. Admón.

Mensajeros

Servicios Generales

Jefe HSSEQCoordinador HSEQ

Ingeniero Soporte

DEPENDENCIA DIRECTA EN CADA SEDE

ACCIONISTAS

Coordinador S.O.

Inspector HSSEQ

Jefe de Sel. y contra

Jefe de Comunicaci

ones

Jefe de T.H.

Ingeniero de

Desarrollo

Facturación

Activos Fijos

Inventario

Tesorería

Cartera


0.2. ESTRUCTURA DE PROCESOS


PROCESOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIOPROCESOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

CLIENTE CLIENTE

PROCESOS ESTRATÉGICOSPROCESOS ESTRATÉGICOS

GESTIÓN GERENCIAL

Gerente Unidad de Negocio

GESTIÓN DE

COMPRAS

Director Administra

tivo

GESTIÓN DE

MANTENIMIENTO

Director de

Mantenimiento.

GESTIÓN DE

SISTEMAS Y

TECNOLOGÍA

Director de

Sistemas

GESTIÓN DE

RECURSO

S

Director de

Talento Humano

GESTIÓN DE OPERACIONES

Gerentes Regionales

GESTIÓN COMERCIAL

Director Comercial

PROCESOS SOPORTEPROCESOS SOPORTEPLANIFICACION, EJECUCION Y ENTREGA DEL SERVICIOPLANIFICACION, EJECUCION Y ENTREGA DEL SERVICIO

GESTIÓN DE HSEQ

Director HSEQ

GESTIÓN EN

CONTROL Y

SEGURIDAD

Director de HSEQ

Mapa de Procesos


0.3. POLÍTICA INTEGRAL DE GESTIÓN(5.3.)


Retramar S.A.S. y Coremar S.A.S. dedicadas a la prestación de servicios que brinden soluciones integrales portuarias, marítimas y terrestres, orientamos esfuerzos para garantizar a Nuestros Clientes la satisfacción de todas sus necesidades, para lo cual nos comprometemos a:

POLITICA INTEGRAL DE GESTIONPOLITICA INTEGRAL DE GESTION


En las empresas Retramar S.A.S. y Coremar S.A.S. considerando las actividades propias de su operación, reconoce y establece que el consumo frecuente de alcohol, sustancias alucinógenas o drogas y/o cigarrillos o tabaco, constituye una seria amenaza contra la seguridad integral de las personas, y con esto, del equipo, las instalaciones, la carga, los buques y el medio ambiente; prohíbe su consumo a bordo de sus embarcaciones e instalaciones, así como presentarse en ellas bajo la influencia de las mismas.

Por tal motivo la compañía se compromete a:

•Capacitar al personal sobre la política, perjuicios, riesgos, afecciones del uso del alcohol, las sustancias alucinógenas o drogas y cigarrillo o tabaco.•Realizar exámenes periódicos, inesperados y aleatorios para detectar posibles incumplimientos.•Respetar el secreto de los resultados, dentro del contexto de los Sistemas de Gestión de la compañía.•Difundir los beneficios de la misma para sus colaboradores.•Tomar las acciones correctivas y preventivas que sean del caso.

La Gerencia General

Políticas sobre Alcohol, Drogas y Tabaco


Objetivos Estratégicos (5.4.1)


1. SISTEMAS DE GESTIÓN


Generación en las diferentes actividades

de los procesos.

Manuales, Procedimientos,

instructivos.

Caracterización de los diferentes procesos de

la Red de Valor.

Manual del Sistema Integral de Gestión.

Reglamentos y demás disposiciones internas.

Propósito, Mega, Políticas, Estrategias.

Estructura Documental del Sistema

1. Marco de

Referencia

2. Normatividad Interna

3. Manual del Sistema Integrado de

Gestión

4. Caracterización de Procesos

5. Documentos Soporte de Procesos

6. Registros de los diferentes procesos del SIG

Normatividad VigenteNor

mati

vidad

Vige

nte


Prestación de servicio de remolcadores:

Servicio de atraque, desatraque, amarre y desamarre de naves en terminales convencionales y

especializados (Terminales petroleros, químicos, gaseros, líquidos, graneleros, carga general,

contenedores.).

Servicios de asistencia y escolta.

Servicios de remolque y movimiento de barcazas.

Servicios de Salvamento.

Operación de Monoboyas y operaciones costa afuera.

Alcance del Sistema


1.1. SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD


1.1.1. Objeto(4.2.2.1)Esta división del Manual tiene por objeto definir y documentar las actividades a preservar el Sistema de Gestión de la

Calidad en los procesos de Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. que aseguran la prestación de servicios resultantes de la interacción de los procesos definidos al interior de la organización.

Además por medio de sistema basado en la Norma ISO 9001:2008 Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. se compromete a atender y satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

1.1.2. Alcance(4.2.2.2)El Sistema de Gestión de Calidad de Retramar y Coremar, cubre las actividades asociadas a todos

los procesos de la compañía:

Prestación de servicio de remolcadores:Servicio de atraque, desatraque, amarre y desamarre de naves en terminales convencionales y especializados (Terminales petroleros, químicos, gaseros, líquidos, graneleros, carga general, contenedores.).Servicios de asistencia y escolta.Servicios de remolque y movimiento de barcazas.Servicios de Salvamento.Operación de Monoboyas y operaciones costa afuera.

Sistema de Gestión de la Calidad


ExclusionesRespecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 se excluye lo siguiente del alcance del Sistema de

Gestión de la Calidad:

Numeral 7.3. DISEÑO Y DESARROLLO Debido a que los servicios que se prestan están definidos y no requieren innovación. Esta exclusión no

afecta la capacidad de la empresa para proporcionar un servicio que cumpla con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

1.1.3. Referentes e IniciativasPara propósitos de este apartado en el Manual del Sistema de Gestión Integral, se adoptan las mismas

definiciones de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000 “Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario.”



1.1.4. Control de los documentos y Registros.(4.2.3 / 4.2.4)Las empresas Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. desarrollan una serie de documentos para asegurar una adecuada y eficaz planificación, operación y control de sus procesos; establece una sistemática para asegurar que los documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión son los adecuados, están controlados, actualizados y disponibles para el personal que los requiera. Estas actividades quedan consignadas en el procedimiento “Control de Documentos” (HSEQ-P-11).Coremar S.A.S. y Re define una sistemática para la identificación, almacenamiento, recuperación, protección, conservación temporal y destino final de los registros del Sistema de Gestión Integral. Esta sistemática esta documentada en el procedimiento “Control de Registros” (HSEQ-P-12).



1.1.5. Compromiso de la Dirección(5.1.)La Alta Dirección a través de la política, los objetivos, las revisiones por la dirección y disponibilidad de

recursos se asegura el desarrollo e implementación del sistema integrado.La Alta Dirección es consciente de la importancia del Liderazgo, del Compromiso y de su Implicación

como elementos esenciales en el desarrollo, implantación, y mantenimiento de su Sistema Integrado de Gestión.

La Junta de Gobierno refleja este compromiso:• Desarrollando Políticas y objetivos/metas• Garantizando la disponibilidad de los recursos necesarios.• Participando en la mejora continua.• Participando en la consecución de la satisfacción de todas las partes interesadas.• Dando y recibiendo formación.• Estableciendo los canales de comunicación adecuados.



1.1.6. Planificación del Sistema Gestión de la Calidad (5.4.2)La integridad operacional del sistema se garantiza a través de:La implementación de nuevos modelos o cambios administrativos que impacten el Sistema de Gestión

de Calidad.

El Director de HSEQ, Jefe de HSSEQ y Coordinador de HSSEQ, gestionarán los ajustes en el Sistema de Gestión de Calidad los cuales deberán quedar reflejados en la documentación soporte del Sistema.

La integridad del servicio se garantiza a través de la elaboración y desarrollo de planes de calidad por cada responsable de proceso, dichos planes se generan siempre que:

Existan cambios en las especificaciones de los nuevos servicios o contratos solicitados por nuestros clientes.

Cambios en las especificaciones de los Insumos para la prestación del servicio.

Cambios Tecnológicos en los equipos de operación.Cada vez que se originen dichos cambios, es responsabilidad del dueño del proceso de velar y garantizar

que dichos ajustes sean realizados en toda la documentación requerida y en cada una de las actividades de los procesos donde sea necesario para lograr el mantenimiento y estabilidad del Sistema en el tiempo.



1.1.7. Responsabilidad y Autoridad(5.5.1)Teniendo en cuenta el Organigrama de la Compañía, se identifica en cada proceso el responsable del

mismo y los cargos responsables de las principales actividades.

1.1.8. Representante de la Dirección(5.5.2)La Gerencia General de la Compañía ha delegado la autoridad suficiente en la persona del Director HSEQ,

para asegurar que los requisitos exigidos por la Norma ISO 9001:2008 se establezcan, se implementen y se cumplan.

1.1.9. Comunicación Interna(5.5.3 / 7.2.3)Para garantizar la eficacia de las comunicaciones dentro del Sistema Integrado de Gestión, la

empresa cuenta con una matriz de comunicaciones internas / externas en la cual se presenta el flujo de la información, las áreas responsables, los medios y su frecuencia de emisión. Dicha matriz esta contenida dentro del Manual de Comunicaciones del Sistema Integral de Gestión. Adicionalmente en la caracterización de los procesos se han establecido las interacciones entre los mismos y por lo tanto las comunicaciones necesarias para el logro de los resultados.



1.1.10. Revisión por la Dirección(5.6)La Revisión del Sistema Integrado de Gestión es una herramienta utilizada por Gerencia General para asegurar la cohesión, solidez, y grado de implantación del Sistema, detectando puntos fuertes y áreas de mejora, que permitan detectar los cambios necesarios dentro de la organización.

Las reuniones de revisión del Sistema tienen una periodicidad anual. En ellas participan Gerente General, Gerente Regional, Director Comercial, Director Mantenimiento, DPA, el Representante de la Dirección (Dir. HSEQ), y aquellas personas que se consideren necesarias.

Los elementos de entrada del Acta de Revisión por la Gerencia quedan recogidos en la caracterización del proceso “Gestión Gerencial”.

A consecuencia de estas revisiones, se realizan los cambios que sean oportunos, en la política, objetivos y otros elementos del Sistema Integrado de Gestión.



1.1.11. Compras(7.4)Las empresas Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. aseguran que los productos comprados cumplen los

requisitos especificados, y evalúa a sus proveedores para comprobar, y realizar un seguimiento, de su capacidad para suministrar productos de acuerdo a las necesidades de la empresa, mediante actividades de evaluación y reevaluación de los mismos. Está sistemática está recogida en el proceso “Compras” (GCO-D-01) y en el Procedimiento “Selección, Evaluación y Reevaluación de proveedores” (GCO-P-01).

1.1.12. Producción y Prestación del Servicio(7.5)

1.1.12.1 Control de la Producción y Prestación del Servicio(7.5.1)

Los procesos de operación son controlados y verificados a través de todas sus etapas y del servicio final ofrecido, con el fin de garantizar que los mismos, se llevan a cabo bajo condiciones controladas y de acciones planificadas y sistemáticas que aseguran el cumplimiento de los requerimientos de calidad acordados con el cliente. En las caracterizaciones de dichos procesos, están relacionados los documentos: procedimientos escritos, instrucciones de trabajo, manuales de operación, programación diaria y registros que soportan y demuestran la ejecución de este control.



1.1.12.2 Identificación y Trazabilidad(7.5.3)Las empresas Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. desarrollan sus procesos y productos de forma que sean

perfectamente identificables y trazables, con el fin de asegurar que: Los trabajos que se efectúan responden a las especificaciones definidos previamente. Pueden localizarse todos los registros de las actividades realizadas.

1.1.12.3 Propiedad del Cliente(7.5.4)Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. cuidan los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control

de la organización ó estén siendo utilizados por la misma. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde o deteriore, Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. informará de ello al cliente, manteniendo registros .

1.1.13. Seguimiento y Medición(8.2)

1.1.13.1 Satisfacción del Cliente(8.2.1)

Por medio de encuestas de satisfacción se desarrollan mediciones cuantificables, objetivas y dinámicas con el fin de determinar la aprehensión e imagen que los clientes tienen de la compañía y de los servicios prestados, de igual forma se realizan visitas periódicas a nuestros clientes.



1.1.13.2 Auditora Interna(8.2.2)Las empresas COREMAR S.A.S. y RETRAMAR S.A.S desarrolla programas de auditorias anuales, con el fin de asegurar que el SIG.:•Es conforme a lo planificado•A las normas ISO 9001:2008 y BASC V3:2008•Con los requisitos del sistema• Esta implantado y es eficaz

La forma en la que se lleva a cabo la auditoria queda reflejada en el procedimiento “Auditorias Internas del SIG” (HSEQ-P-10).Las personas responsables de las áreas auditadas asegurarán que se toman acciones para corregir las no conformidades detectadas.

1.1.13.3. Seguimiento y Medición de los Procesos(8.2.3)

COREMAR S.A.S. y RETRAMAR S.A.S. definen indicadores para todos los procesos con el fin de comprobar lacapacidad del mismo en relación a lo planificado. Estos indicadores están asociados a cada proceso.En aquellos casos en los que no se alcancen los valores previstos, se establecerán las medidas correctivas necesarias.



1.1.14 Control del Producto No Conforme, Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora.(8.3.)

Para el Control del Producto No Conforme y las acciones correctivas, preventivas y de mejora se tiene un procedimiento documentado de Código HSEQ-P-09, en el cual se definen los controles, responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme y el seguimiento a las acciones tomadas, para prevenir su servicio o entrega no intencional.

1.1.15 Análisis de Datos(8.4.)

Cada proceso identificado en la cadena de valor de Retramar y Coremar es responsable por el análisis de la información interna que le permita identificar desviaciones u oportunidades de mejora para el proceso. Así mismo periódicamente el Departamento HSEQ realiza el diagnóstico que relaciona el grado de conformidad con los requisitos de la Norma NTC 9001:2008, y las acciones sugeridas para la mejora de las debilidades encontradas.



1.1.16. Mejora(8.5.)

1.1.16.1. Planificación para la mejora continua

La mejora continua del Sistema de Gestión Integral en general se obtiene gracias a la realización de las siguientes actividades:

· Evaluación periódica y adecuación de la Política Integral de Gestión.· Seguimiento de los indicadores de gestión por proceso.· Auditorías internas.· Acciones correctivas, preventivas y de mejora.· Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.



1.1.16.2. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(8.5.2. – 8.5.3.)

El establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora, como consecuencia de no conformidades reales o potenciales, se fundamenta en las repercusiones que estas pueden tener en el Sistema Integrado de Gestión producidos por las actividades desarrolladas en Retramar y Coremar

A través del procedimiento HSEQ-P-09 Manejo de no conformidades acciones correctivas preventivas y de mejora, la Compañía establece un procedimiento documentado para la identificación y eliminación de la causa-raíz de las no conformidades que resulten de las actividades de seguimiento y control del proceso, auditorias internas, auditorías externas etc.



1.2. SISTEMAS DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD


1.2.1. Objeto BASC (4.0.1.)Este manual tiene como finalidad establecer los lineamientos para el correcto funcionamiento del

Sistema de Gestión de Protección en las empresas COREMAR S.A.S. y RETRAMAR S.A.S Este objeto comprende:

a. Desarrollar y ejecutar acciones preventivas destinadas a evitar el contrabando de mercancías, narcóticos y terrorismo en las actividades de atraque, desatraque, amarre y desamarre de naves en terminales convencionales y especializados (Terminales petroleros, químicos, gaseros, líquidos, graneleros, carga general, contenedores.), servicios de asistencia y escolta, servicios de remolque y movimiento de barcazas, servicios de Salvamento, operación de Monoboyas y operaciones costa afuera., teniendo como referencia el modelo propuesto por la Norma BASC VERSIÓN 3 - 2008.

b. Garantizar un entorno seguro para la compañía, detectando y evaluando amenazas a la protección y adoptando medidas preventivas contra los sucesos que afecten a la protección de los buques o instalaciones portuarias utilizados para la Gestión en el abastecimiento y distribución.

Sistema de Gestión en Control y Seguridad


1.2.2. AlcanceBASC (4.0.1.)El Sistema de Gestión en Control y Seguridad de Calidad de Retramar y Coremar, cubre

las actividades asociadas a todos los procesos de la compañía:




ExclusionesRespecto a los requisitos de los Estándares BASC Versión 3-2008 (Operador Portuario – Agente de Estiba) se excluye lo siguiente del alcance del Sistema de Gestión en Control y Seguridad:

2. Seguridad del Contenedor. (Parte A)5. Seguridad de procesos. (Parte A)5. Logística de Recibo y Despacho de Carga. (Parte B)6. Control de Materias Primas y Material de Empaque. (Parte B)

Debido a que los servicios que se prestan no involucra el manejo de contenedores, manejo de materias primas y material de empaque. Esta exclusión no afecta la seguridad de las operaciones realizadas.

1.2.3. Referentes e IniciativasEl presente Manual del Sistema de Gestión de Control y Seguridad, adopta las definiciones y lineamientos establecidos en las normas:

Norma BASC VERSIÓN 3 – 2008.



1.2.4. Planeación del Sistema de Gestión de ProtecciónBASC (4.2.)

1.2.4.1. Aspectos GeneralesBASC (4.2.1.)En el marco del Sistema de Gestión en Control y Seguridad de Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. se

realiza anualmente una planificación a través de la cual se identifican los requisitos que en materia de control y seguridad se requieren cumplir en la prestación de nuestros servicios, al igual que en la protección de las instalaciones. A partir de dicha identificación se establecen criterios de desempeño, que incluye objetivos estratégicos y planes operativos enmarcados en la Política Integral de Gestión que deberán desarrollarse durante la vigencia.

La organización mantiene alianzas con las instituciones competentes que comprenden a la autoridad marítima y portuaria. Con dichas instituciones se mantiene permanente comunicación a través del conducto regular asignado para las diferentes actividades a través del DPA, Director de HSEQ y Capitanes de nuestras embarcaciones.



1.2.4.2. Gestión de RiesgosBASC (4.2.2.)A través del procedimiento Identificación del Riesgo GCS-P-01 bajo la dirección del Departamento HSEQ

de la compañía la empresa garantiza la identificación, análisis, evaluación, tratamiento y comunicación de todos sus riesgos.

1.2.4.3. Requisitos legalesBASC (4.2.3.)La identificación, de los requisitos relacionados con la gestión de control y seguridad se realiza

conforme a lo establecido en el procedimiento Requisitos Legales y Otros Requisitos (HSEQ-P-13) y lo complementa la Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos (HSEQ-F-29)



1.2.5. Implementación y OperaciónBASC (4.3.)

1.2.5.1. Estructura y ResponsabilidadBASC (4.3.1.)El Director de HSEQ responde ante la Alta Dirección por el mantenimiento del Sistema de Gestión en

Control y Seguridad. Sus funciones respecto a al SGCS se encuentran contempladas en el Perfil del Cargo (GR-CR-03 Director de HSSEQ).

1.2.5.2. Entrenamiento, Sensibilización y Ejercicios PrácticosBASC (4.3.2.)Coremar y Retramar, identifica las competencias de los cargos críticos y el personal responsable de la

protección de las personas, los activos y la instalación portuaria, proporcionado el entrenamiento necesario conforme a lo estipulado en los códigos y estándares internacionales de seguridad. En ese mismo sentido, se sensibiliza al personal de las funciones, responsabilidades y tareas específicas que debe cumplir y se llevan a cabo ejercicios prácticos teniendo en cuenta la complejidad de las operaciones desarrolladas en la organización con el fin de garantizar la implantación eficaz del Sistema de Gestión en Control y Seguridad.



1.2.5.3. ComunicacionesBASC (4.3.3.)Las comunicaciones de la empresa se encuentra canalizadas por medio del procedimiento de

Comunicaciones GR-P0-3 y Manejo de las Comunicaciones GCS-P-03.

1.2.5.4. Control OperacionalBASC (4.3.6.)La Empresa tiene establecidos para las actividades relacionadas con el control y seguridad de los

procesos, procedimientos que cubren la operación; para las actividades asociadas a la administración del personal procedimientos para la selección, contratación y formación del personal; para las actividades relacionadas con la protección de las instalaciones, control de acceso para personas, objetos, productos y vehículos y finalmente para la seguridad de las instalaciones de la empresa y las motonaves de Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S., procedimientos que proporcionan medidas adecuadas para prevenir sucesos que afecten la protección los buques durante las operaciones de atraque, desatraque, asistencia y barcaceo y demás servicios solicitados por el cliente y estemos en capacidad de bridar siempre y cuando estos estén en el marco legal.



1.2.5.5. Preparación y Respuestas ante Eventos CríticosBASC (4.3.7.)

Por medio de los procedimientos para identificar y responder ante situaciones críticas, se previene el impacto que dichas situaciones puedan generar sobre las operaciones e imagen de la empresa.

En Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S, se cuenta con el procedimiento de reporte de actividades sub-estándar que atenten contra la seguridad, el Plan de Seguridad de los buques, los cuales describen acciones para la planeación y respuestas ante emergencias que atenten contra la protección de la compañía.



1.2.6. Monitoreo, Medición y RevisiónBASC (4.4 -4.5)La efectividad del Sistema de Gestión en Control y Seguridad, se realiza a través del monitoreo y

medición del desempeño de los elementos claves que tienen impacto sobre la seguridad y control de la organización. A través de auditorías internas se realiza seguimiento a los indicadores de gestión asociados al sistema, se formulan acciones de mejora y se establecen los cambios que sean necesarios a implementar.

De igual modo, se monitorean los incidentes y situaciones críticas a través de la Matriz de Monitoreo y Medición de Riesgos (GCS-F-01). Posterior a este monitoreo se elabora un informe que resume la manera como se desarrollo la citada evaluación, la descripción de puntos vulnerables y las medidas que se podrían aplicar para contrarrestar dichas vulnerabilidades.

Toda la información relacionada con el monitoreo y revisión al sistema es proporcionada a la Alta Dirección para la toma de decisiones necesarias para garantizar el mantenimiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad.



1.3. SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD 1.3. SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONALOCUPACIONAL


1.3.1. Objeto

Este manual tiene como finalidad establecer los lineamientos para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de Retramar y Coremar. Este objeto comprende:

a.Generar para las partes interesadas ambientes de trabajo sanos, seguros y productivo .b.Diseñar e Implementar los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, de Higiene y Seguridad Industrial, Protección ambiental y de Entrenamiento.c.Identificar, reconocer, evaluar y controlar los factores de riesgo en las diferentes actividades que desarrollan las áreas de trabajo a través del Panorama de Factores de Riesgo.d.Proteger a las personas contra los riesgos relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales, de seguridad, derivados de la organización laboral que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo.e.Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud presentes en el ambiente de trabajo de cada uno de las personas que laboran en la compañía.f.Prevenir y controlar los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales. g.Procurar una adecuada y oportuna atención médica en caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional.h.Implementar programas educativos sobre aspectos básicos de conservación de la salud y sobre riesgos específicos de la empresa encaminados a incentivar la conciencia de seguridad en los trabajadores.i.Ubicar y mantener al trabajador según sus aptitudes físicas y psicológicas, en ocupaciones que pueda desempeñar eficientemente sin poner en peligro su salud o la de sus compañeros.

Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional


1.3.2. Alcance

El Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional de Retramar y Coremar, cubre las actividades asociadas a todos los procesos de la compañía:


1.3.3. Referentes e Iniciativas

El presente Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, adopta las definiciones y lineamientos establecidos en la norma:

Norma NTC - OHSAS 18001:2007Para propósitos de este apartado en el Manual Integrado de Gestión, se adoptan las

mismas definiciones de la Norma Técnica Colombiana NTC- OHSAS 18001:2007



1.3.4. Política Integral de Gestión:(4.2)

Dando cumplimiento al numeral 4.2 de la norma: Ítem 03. del presente Manual.

1.3.5. Planificación:(4.3)

1.3.5.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los (4.3.1) controles:

La compañía cuenta con el procedimiento documentado (HSEQ-P-02 Identificación de peligros, Evaluación y Control de Riesgos), para la de constante identificación y determinación de Controles para minimizar los riesgos existentes en cada uno de sus procesos.

Ver Matriz (HSEQ-F-56 Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación del Riesgo).

1.3.5.2 Requisitos Legales y otros:(4.3.2)

La compañía cuenta con el procedimiento documentado (HSEQ-P-13 Identificación seguimiento y control de requisitos legales y otros requisitos.), para la de constante identificación y seguimiento de los requisitos legales y otros aplicables y lo complementa la Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos (HSEQ-F-29)



1.3.5.3 Objetivos y programas:(4.3.3)

La compañía cuenta con los Programas de Gestión documentados y en implementación para el cumplimiento de los objetivos establecidos.

1.3.6 Implementación y Operación:(4.4)

1.3.6.1 Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad(4.4.1)

Teniendo en cuenta el Organigrama de la Compañía, se identifica en cada proceso el responsable del mismo y los cargos responsables de las principales actividades.Así mismo en el perfil de cada cargo se establecen las responsabilidades y el grado de autoridad y rendición de cuentas sugerida para el mismo. Verificar Perfiles de Cargo.

1.3.6.2 Competencia, Formación y Toma de Conciencia(4.4.2)

Dando cumplimiento la compañía cuenta con el documento GR-M-01 Manual de Competencias en HSE.



1.3.6.3: Comunicación, participación y consulta:(4.4.3)

La compañía cuenta con el Manual de comunicaciones documentado, para el cumplimiento de los objetivos establecidos. (GR-M-02 Manual De Comunicaciones)

1.3.7: Documentación:(4.4.4)

Toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión, cuenta con un ítem de cumplimiento para de Aspectos de Seguridad y Salud Ocupacional, relacionados con la gestión de sus riesgos.

1.3.8 Control de Documentos:(4.4.5)

Dando cumplimiento la compañía cuenta con el documento (HSEQ-P-15 Control de documentos).



1.3.9 Control Operacional:(4.4.6)

La organización tiene identificada claramente todas las actividades asociadas con los peligros identificados y se han determinado controles operacionales, con el fin de poder minimizar la presencia de desviaciones en los procesos que puedan materializar los riesgos evaluados.

1.3.10 Preparación y respuesta ante emergencias:(4.4.7)

La organización cuenta con los planes de contingencia del Sistema de Gestión de Seguridad (SGS) diseñado para generar en el personal los conocimiento básicos para saber como actuar en caso de una emergencia durante las operaciones.



1.3.11 Verificación:(4.5)

1.3.11.1 Medición y Seguimiento del Desempeño:(4.5.1)

La organización cuenta con el (GG-F-03 Tablero de Indicadores) en donde se establecen los objetivos y metas medibles con las que se evidencia el desempeño de la Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional.

El desempeño en SISO se evidencia a través de los informes de gestión de HSE que presenta cada regional de acuerdo con los programas de gestión.

1.3.11.2 Evaluación del Cumplimiento legal y otros:(4.5.2)

La organización cuenta con el procedimiento documentado (HSEQ-P-13 Identificación seguimiento y control de requisitos legales y otros requisitos) y lo complementa la Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos (HSEQ-F-29).



1.3.12 Investigación de incidentes, no conformidades y acciones correctivas y preventivas:

(4.5.3 – 4.5.3.1-4.5.3.2)

La organización cuenta con los procedimientos documentados (HSEQ-P-01 Investigación de incidentes, HSEQ-P-09 Manejo de no conformidades acciones correctivas preventivas y de mejora), los cuales se aplican siempre que se presenten incidentes y se generen acciones a partir de estos eventos.

1.3.13 Control de Registros(4.5.4)

La organización cuenta con el procedimiento documentado para el control de registros (HSEQ-P-16 Control de Registros), para demostrar la conformidad con todos los requisitos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional.



1.3.14 Auditoria Interna:

(4.5.5)

La organización cuenta con el procedimiento documentado (HSEQ-P-10 Auditorias internas del SIG), mediante el cual la se verifica el cumplimiento de las disposiciones establecidas para la Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.

1.3.15 Revisión por la Dirección:(4.6)

La compañía tiene establecido que la Dirección realice una vez por año la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del sistema.



1.4. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL1.4. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL


1.4.1. Objeto

Este manual tiene como finalidad establecer los lineamientos para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental de Retramar y Coremar. Este objeto comprende:

a.Desarrollar todas nuestras operaciones con el debido respeto por la protección del medio ambiente y la sociedad.b.Identificar, reconocer, evaluar y controlar los aspectos e impactos ambientales en las diferentes actividades que desarrollan las áreas de trabajo a través de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientalesc.Diseñar e Implementar Programas de Gestión ambientald.Responder de manera eficiente y oportuna a las emergencias o accidentes que resulten en nuestras operaciones. e.Aumentar el nivel de competencias para el desarrollo de las habilidades del sistema de gestión de la seguridad incluyendo la preparación para emergencias y la protección ambientalf.Implementar programas educativos sobre aspectos ambientales de la empresa encaminados a promover la conciencia ambiental en los trabajadores.g.Cumplir con cada uno de los requisitos legales aplicables vigentes y otros requisitos ambientales y los requerimientos de la NTC ISO 14001:2004

Sistema de Gestión Ambiental


1.4.2. Alcance

El Sistema de Gestión Ambiental de Retramar y Coremar, cubre las actividades asociadas a todos los procesos de la compañía:


1.4.3. Referentes e Iniciativas

El presente Manual del Sistema de Gestión Ambiental, adopta las definiciones y lineamientos establecidos en la norma:

Norma NTC ISO 14001:2004Para propósitos de este apartado en el Manual Integrado de Gestión, se adoptan las

mismas definiciones de la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004



1.4.4. Política Integral de Gestión:(4.2)

Dando cumplimiento al numeral 4.2 de la norma: Ítem 0.3 del presente Manual.

1.4.5. Planificación:(4.3)

1.4.5.1 Aspectos Ambientales (4.3.1)

La compañía cuenta con el procedimiento documentado (HSEQ-P-05 Identificación de aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales), para identificar, evaluar y valorar los aspectos ambientales que dan origen a los impactos ambientales más relevantes y que se pueden generar durante el desarrollo de las operaciones relacionadas con la actividad económica de la organización.

Ver Matriz (HSEQ-F-12 Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales).

1.4.5.2. Requisitos Legales y otros:(4.3.2)

La compañía cuenta con el procedimiento documentado (HSEQ-P-13 Identificación seguimiento y control de requisitos legales y otros requisitos.), para la constante identificación y seguimiento de los requisitos legales y otros aplicables y lo complementa la Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos (HSEQ-F-29)



1.4.5.3 Objetivos, metas y programas:(4.3.3)

La compañía cuenta con los Programas de Gestión Ambiental documentados y en implementación para el cumplimiento de los objetivos establecidos.

1.4.6 Implementación y Operación:(4.4)

1.4.6.1 Recursos, roles, responsabilidad, funciones y autoridad(4.4.1)

Teniendo en cuenta el Organigrama de la Compañía, se identifica en cada proceso el responsable del mismo y los cargos responsables de las principales actividades.

En el perfil de cada cargo se establecen las responsabilidades y el grado de autoridad sugerida para el mismo. Verificar Perfiles de Cargo.

El Manual de ISM establece las responsabilidades y autoridades de cada miembro de la tripulación con relación al Sistema de Gestión de Seguridad del Buque.



1.4.6.2 Competencia, Formación y Toma de Conciencia(4.4.2)

Dando cumplimiento la compañía cuenta con el documento GR-M-01 Manual de Competencias

1.4.6.3 Comunicación:(4.4.3)

La compañía cuenta con el Manual de comunicaciones documentado, para el cumplimiento de los objetivos establecidos. (GR-M-02 Manual De Comunicaciones)

1.4.6.4 Documentación:(4.4.4)

Toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión, cuenta con un ítem de cumplimiento de Aspectos ambientales, para ser tenido en cuenta si la actividad lo requiere.

1.4.6.5 Control de Documentos:(4.4.5)

Dando cumplimiento la compañía cuenta con el documento (HSEQ-P-15 Control de documentos).



1.4.6.6 Control Operacional:(4.4.6)

La organización tiene identificada claramente todas las actividades asociadas con los impactos ambientales identificados y se han establecido controles operacionales en el Manual de Procedimientos Operacionales del Buque, con el fin de poder minimizar la presencia de desviaciones en los procesos que puedan materializar los riesgos evaluados.

1.4.6.7 Preparación y respuesta ante emergencias:(4.4.7)

La organización cuenta con los planes de contingencia del Sistema de Gestión de Seguridad (SGS) diseñado para generar en el personal los conocimiento básicos para saber como actuar en caso de una emergencia durante las operaciones.



1.4.7 Verificación:(4.5)

1.4.7.1 Medición y Seguimiento del Desempeño:(4.5.1)

La organización cuenta con una Matriz de indicadores HSE en donde se establecen los objetivos y metas medibles con las que se evidencia el desempeño de la Gestión Ambiental.

El desempeño en SISO se evidencia a través de los informes de gestión de HSE que presenta cada regional de acuerdo con los programas de gestión.

1.4.7.2 Evaluación del Cumplimiento legal :(4.5.2 – 4.5.2.1 – 4.5.2.2)

La organización cuenta con el procedimiento documentado (HSEQ-P-13 Identificación seguimiento y control de requisitos legales y otros requisitos) y lo complementa la Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos (HSEQ-F-29).



1.4.7.8 No conformidad, acción correctiva y preventiva:

(4.5.3)

La organización cuenta con el procedimiento HSEQ-P-09 Manejo de no conformidades acciones correctivas preventivas y de mejora, los cuales se aplican siempre que se presenten incidentes o desviaciones que generen acciones para evitar que se presenten en el futuro.

1.4.7.9 Control de Registros(4.5.4)

La organización cuenta con el procedimiento documentado para el control de registros (HSEQ-P-16 Control de Registros), para demostrar la conformidad con todos los requisitos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional.



1.4.7.10 Auditoria Interna:

(4.5.5)

La organización cuenta con el procedimiento documentado (HSEQ-P-10 Auditorias internas del SIG), mediante el cual la se verifica el cumplimiento de las disposiciones establecidas para el Sistema de Gestión Ambiental.

1.4.8 Revisión por la Dirección:(4.6)

La compañía tiene establecido que la Dirección realice una vez por año la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del sistema.



Registro de Cambios

Versión Fecha Numeral Razón de Cambio

1 2008-12-01 - Se coloca la política nueva, red de proceso

2 2009-10-08 • Se incluyeron las exclusiones de BASC.• Se incluyó el nuevo Organigrama Harbour

3 2010-10-08 Todos • Se modificó la estructura general del manual integrado de gestión.

• Se cambió la codificación del Manual SIG-M-01 por HSEQ-M-01.

• Se incluyó la nueva Política Integral de Gestión.

• Se incluyó a detalle el cumplimiento de la norma BASC, se actualizaron los requisitos y exclusiones de acuerdo a la nueva versión 3-2008.

4 2011/02/09 - Se incluyó el organigrama modificado- Se Modificaron los cargos del área de HSEQ

- Se modificó el mapa de procesos, uniendo los procesos de Mejora del SIG y HSE

- Se incluyó la Política de Alcohol, Drogas y Tabaco

5 2011/11/10 1.3 - 1.4 - Se incluyó la verificación de los requisitos para los sistemas de gestión ambiental y de SISO


Registro de Cambios

Versión Fecha Numeral Razón de Cambio

6 2011-12-01

0.1 - Se modifico la estructura funcional.

0.3 - Se actualizaron objetivos estratégicos.

1.1.2 1.2.2

- Se incluye todo el alcance del sistema, dentro del Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de control y seguridad.

HSEQ-M-01 Manual Integrado de Gestion

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