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 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

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Introducción Responsabilidad Social: Es una estrategia empresarial de carácter voluntario que persigue mejorar las condiciones de los grupos de interés de la organización las cuales generan repercusiones positivas sobre la sociedad. La Responsabilidad Social es una estrategia necesaria donde no hay una meta específica a la que se debe llegar, sino que debe ser un camino permanente. Las acciones de RSE surgen voluntariamente tanto por directivos como por empleados, porque no se trata solo de dejar el dinero en las fundaciones sino de hacerle un seguimiento a las necesidades reales existente en cada sector, para no hacer derroche de recursos, sino inversiones necesarias. En Toyota Services de Venezuela (TSV), nos solidarizamos ante aquellas causas que contribuyen al bienestar y calidad de vida de la comunidad, empleados, clientes y diversas organizaciones sin fines de lucro. Por ello, año tras año, nos sentimos complacidos en aportar nuestro granito de arena para brindar apoyo y alegría a los beneficiados, siguiendo la filosofía de Toyota a nivel mundial del “respeto por las personas” y haciendo honor a la cultura, las costumbres, la historia y las leyes de cada país, TSV demuestra su compromiso no sólo a través de sus contribuciones monetarias sino de la participación de sus empleados quienes se encuentran altamente comprometidos en actividades de Responsabilidad Social a través de su “Voluntariado Amigos TSV”.

Frecuentemente los consumidores son llevados hacia marcas y compañías consideradas por tener una buena reputación en áreas relacionadas con la RSE. Una empresa considerada socialmente responsable, puede beneficiarse de su reputación entre la comunidad empresarial, incrementando así la habilidad de la empresa para atraer capital y asociados. Misión TSV Nuestra misión consiste en: consolidar un modelo de servicios financieros en el mercado venezolano, que ofrezca soluciones dinámicas y de excelente calidad, ajustado a los requerimientos y deseos de nuestros clientes. Visión TSV Nuestra visión es ser reconocidos como la empresa de servicios y soluciones financieras preferida por los actuales y futuros clientes Toyota, gracias a nuestro compromiso, dedicación, continua búsqueda de excelencia en el servicio y creatividad en el diseño de soluciones adaptadas a las necesidades del cliente. Valores TSV Los valores de Toyota están basados en los dos pilares del Toyota Way que expresan los principios corporativos, cultura y valores de todos los empleados del grupo Toyota: Respeto hacia las Personas y Kaizen-Mejora Continua y a su vez es consistente con los valores de Unidad de propósito, Velocidad y Reto que definen a nuestra compañía.

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En TSV durante el año fiscal 2014 (FY14) de forma mensual un grupo de supervisores, especialistas y gerentes de áreas de impacto de la empresa realizaron boletines informativos para mantener siempre presente el contenido del Código de Conducta, con la finalidad de reforzar comportamientos éticos dentro de la organización y dar cumplimiento a la ley. Nuestro compromiso es continuar fortaleciendo el Gobierno Corporativo conforme a las mejores prácticas y la debida diligencia. Nuestra estructura de gobierno está compuesta por una Junta Directiva elegida por el accionista (TFSA), un Director Administrador (Presidente de TSV), un Director de Finanzas, siete (7) Gerencias (Auditoría Interna, Recursos Humanos, Sistemas, Contraloría, Operaciones, Mercadeo y Ventas e Infraestructura) y un Oficial de Cumplimiento. Políticas de RSE Nosotros tomamos la iniciativa de contribuir con el desarrollo armonioso y sostenible de la sociedad así como del medio ambiente, comprometidos a través de todas las actividades que desempeñamos en nuestro país, basados en los principios que nos rigen de casa matriz y de Toyota a nivel mundial y sus filiales. Cumplimos con las leyes locales, nacionales e internacionales y los reglamentos. Realizamos nuestras operaciones de negocios con honestidad e integridad. Esta política sirve como apoyo de nuestras prácticas del ciclo PDCA y los proyectos Kaizen. Creemos que la interacción con los grupos de interés es de suma

importancia y constantemente nos esforzamos por construir y mantener relaciones sólidas, mediante una comunicación abierta y justa. Estos grupos de interés se describen a continuación: Principios Rectores con nuestros grupos de interés 1. Clientes: Sobre la base de nuestra filosofía de “El Cliente es primero”, la premisa es desarrollar y proporcionar innovadores servicios de alta calidad y servicios que satisfagan las demandas de los clientes y les generen satisfacción. Protegemos la información personal de los clientes y todos los demás que se encuentran involucrados con el negocio, de conformidad con el espíritu de las leyes de privacidad de cada país bajo nuestra filosofía de “Clientes para toda la vida”. (Avalado por política de Seguridad de la Información de TSV que es supervisada por el Gerente de Sistemas, Propiedad Intelectual y en el Código de Ética TSV en el capítulo II acerca de: “Protección de Activos y Asuntos Confidenciales”). 2. Empleados: Respetamos a nuestros empleados y entendemos que el éxito de nuestro negocio es dirigido por cada uno de los esfuerzos individuales, se promueve la creatividad y el trabajo en equipo, estimulamos el crecimiento personal de nuestros empleados, así como promovemos los reconocimientos al buen desempeño. Apoyamos la igualdad de oportunidades de empleo, la diversidad y la inclusión para nuestros empleados, respetamos los derechos humanos y rechazamos el hostigamiento y la discriminación.

 

 

Nos esforzamos por proporcionar condiciones de trabajo justas y mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable para todos nuestros empleados. Respetar los derechos humanos de las personas implicadas en nuestro negocio y, en particular, no utilizar o tolerar cualquier trabajo forzoso o infantil. (Se aprecia en Recursos Humanos bajo la política: Compromiso Institucional de Toyota Services de Venezuela (TSV) ante el trabajo infantil y el trabajo forzado que puede ser reforzado en el código de conducta de TSV en el Capítulo I: “Crear un ambiente de trabajo seguro, productivo y armonioso”). 3. Socios de Negocio: Respetamos a nuestros socios de negocios, tales como los proveedores y concesionarios, trabajar con ellos a través de relaciones a largo plazo, para lograr un crecimiento de ambos basados en la confianza mutua. Mantenemos una competencia justa, leal y libre. (Capítulo II del Código de Conducta de TSV: “Actividades de Venta”. 4. Accionistas: Nos esforzamos para mejorar el valor corporativo y obtener un crecimiento estable a largo plazo en beneficio de nuestros accionistas, la sociedad a nivel mundial y las comunidades locales, para ello TSV entrega a sus clientes y accionistas información precisa y oportuna para asegurar transparencia, generar confianza y fortalecer nuestra imagen corporativa de la Compañía. (Código de Conducta TSV Capítulo III en “Relación con los Accionistas”.

5. Medio Ambiente: Apoyándonos en las políticas mundiales de Toyota quienes poseen una gran consideración por la calidad del medio ambiente, todos nuestros empleados son responsables y están comprometidos de realizar prácticas ambientales prudentes. Nuestro objetivo de crecimiento está en armonía con la preservación del medio ambiente en la búsqueda de minimizar el impacto de nuestras operaciones comerciales para afectar lo menos posible en el cambio climático y la biodiversidad. Procuramos conservar recursos y energía y participamos activamente en actividades de reciclaje y limpieza relacionadas al trabajo. Para ello en TSV apoyamos el reciclaje de papel y cartuchos de tóner así como las políticas de ahorro energético. Nos esforzamos por promover actividades, que nos permitan convivir en armonía con el medio ambiente. Comunidad y Contribución Social: Siguiendo la filosofía de Toyota a nivel mundial, quienes ponen en práctica el “respeto a las personas”, haciendo honor a la cultura, las costumbres, la historia y las leyes de cada país, TSV demuestra compromiso no sólo a través de sus contribuciones monetarias sino de la participación de empleados y gerentes en actividades de voluntariado y ayudas a las ONG para mejorar la calidad de vida de nuestra comunidad. (Políticas de Apoyo a la Comunidad de Responsabilidad Social y en el Código de Conducta en su Capítulo III La Sociedad y los Empleados “Proteger el ambiente”). Por qué hacer RSE en TSV: Se Afianzan de valores de la empresa como son el Reto, la Velocidad y la

 

 

Unidad de Propósito. Los empleados se identifican y se comprometen con las causas lo que contribuye a un apalancamiento positivo para el clima organizacional. Mantenemos una buena imagen ante nuestros empleados, clientes, proveedores, concesionarios y asociados como una Empresa Socialmente Responsable. Se Identifican talentos, liderazgos y oportunidades a nivel interno. Comités Funcionales: Para avalar el correcto cumplimiento de las políticas corporativas y la transparencia de la gerencia en la ejecución de sus labores, TSV cuenta con los siguientes comités:

- Comité de Activos y Pasivos: El comité de activos y pasivos es responsable de las políticas, procedimientos y límites respecto a los riesgos de mercado. Este comité define la estrategia de precios y fondeo. Adicionalmente administra los riesgos del balance en base a las políticas y procedimientos establecidos en la Política Global de Riesgo de Toyota Financial Services (TFS). El comité está integrado por el Director Administrador, el Director de Finanzas (secretario del comité) y otros integrantes de la administración de TSV.

- Comité de Crédito: El comité de crédito es responsable por la evaluación y administración del riesgo crediticio de TSV. Este comité decide, previa evaluación minuciosa preparada por la unidad de crédito, el monto y plazo de las líneas de crédito otorgadas a concesionarios y flotillas, así como también determina las políticas de análisis de riesgo para los préstamos de

plan menor. El comité está integrado por el Director de Administrador, el Gerente de Crédito (secretario del comité) y otros integrantes de la administración de TSV.

- Comité de Impuestos y

Cumplimiento: El comité de impuestos y cumplimiento es responsable de asegurar el cumplimiento de los deberes formales y compromisos fiscales de TSV, así como velar por el oportuno cumplimiento de regulaciones existentes y nuevas por parte de TSV. El comité está integrado por el Director Administrador, el Auditor Interno (secretario del comité) y otros integrantes de la administración de TSV.

- Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

El Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo es responsable de diseñar políticas, estrategias, procedimientos y demás controles con la finalidad de evitar que TSV sea utilizada como medio para legitimar capitales o financiar delitos. Adicionalmente, evalúa y discute los Reportes de Actividades Sospechosas presentados por el Oficial de Cumplimiento, con el objeto que los mismos sean presentados oportunamente a las autoridades competentes en la materia. El comité está presidido por el Oficial de Cumplimiento y está integrado por el Director Administrador y otros integrantes del más alto nivel jerárquico de la administración de TSV.

- Comité de Personal: El comité de personal es responsable de maximizar el rendimiento del capital humano, asegurando el adecuado

 

 

reclutamiento, entrenamiento, desarrollo y remuneración del personal de TSV. El comité está integrado por el Director Administrador, el Director de Finanzas, el Gerente de RRHH (secretario del comité), el Gerente de Sistemas y Auditor Interno.

- Comité de Seguridad de la Información:

El comité de seguridad de la información es responsable de asegurar la oportuna administración, actualización y resguardo de todos los activos de información de TSV. El comité está integrado por el Director Administrador, el Gerente de Infraestructura (secretario del comité), el Oficial de Cumplimiento y otros integrantes de la administración de TSV.

- Comité de Riesgo:

El comité de riesgo es responsable por la administración integral de riesgo y de la implementación de una adecuada gestión de riesgo basado en la Política Global de Riesgo de TFS y mejores prácticas internacionales. Armoniza los riesgos de mercado y crédito y trabaja conjuntamente con los otros comités funcionales para administrar el riesgo operacional. Además, revisa periódicamente las evaluaciones de gestión de riesgo llevadas a cabo por los distintos oficiales de riesgo (crédito, mercado y operacional) a fin de detectar oportunamente cualquier debilidad en los procesos de control. El comité está integrado por el Director Administrador, el Gerente de Tesorería, el Gerente de Operaciones, el Oficial de Cumplimiento, el Gerente de Riesgo (secretario del comité) y otros integrantes de la administración de TSV.

Toma de Decisiones:

- Estructura Organizacional y Corporativa:

Toyota introdujo el actual sistema organizacional en el 2003. Las principales diferencias con respecto al sistema anterior es que el Director Administrador solo se involucraba en las decisiones gerenciales, mientras los gerentes de cada área eran responsables de la parte operativa y demás funciones administrativas. No obstante, con la implementación de este nuevo sistema de gobierno gerencial, el Director Administrador sigue siendo la máxima autoridad jerárquica dentro de TSV pero ejerciendo funciones gerenciales y operativas al mismo tiempo. En otras palabras, este sistema va alineado con la filosofía de Toyota de no limitar solamente el manejo del negocio en un sentido direccional de arriba hacia abajo. Por tal motivo, el alineamiento organizacional de TSV comienza a través de la comunicación corporativa de metas y objetivos desde el nivel gerencial, pero en lo correspondiente a procesos de planificación, presenta un sentido bi-direccional de abajo hacia arriba o viceversa.

- Respeto hacia las partes interesadas (“Stakeholders”)

Para un crecimiento sostenido, TSV mantiene una comunicación oportuna, transparente y justa con todas sus partes interesadas (stakeholders); en otras palabras, accionista, clientes, empleados, proveedores y la comunidad en general. A través de nuestra página web, publicamos la información institucional más actualizada a fin mantener informados a nuestros “stakeholders”.

 

 

Con respecto a nuestra información financiera, TSV publica sus estados financieros en el portal de la Superintendencia Nacional de Valores (www.cnv.gob.ve) y en la página web de la compañía (www.toyotaservices.com.ve). Código de Conducta:

Toyota Services de Venezuela otorga un alto valor a la actuación ética de la organización y de su personal, lo que adicionalmente pertenece a su Responsabilidad Social Empresarial. Contamos con un Código de Conducta que sigue las mejores prácticas nacionales e internacionales. Este precisa los valores que deben dirigir nuestro proceder, y funda el trato que debe establecerse entre nuestro personal y el público, así como las conductas que se estipulan incalificables. De igual manera se establece que en el trabajo de nuestro personal debe predominar la integridad y la objetividad. Mensualmente un líder de la organización a través de su ingenio y buenas prácticas desarrolla un boletín informativo acerca de un capítulo de dicho Código para difundirlo entre los empleados.

Nuestra Política de Derechos Humanos:

Los Derechos Humanos se han definido como las condiciones que permiten crear una relación integrada entre la persona y la sociedad. En este sentido, TSV está comprometida a proteger y velar por los derechos humanos de todas las personas v a la empresa (empleados, accionistas, comunidad, clientes, proveedores y relacionados).

El hostigamiento y la discriminación son inaceptables dentro de la cultura de TSV y absolutamente incompatibles con la visión y misión de la organización. TSV tiene la responsabilidad de asegurar la

integridad de sus empleados por lo que, ante una violación o potenciales violaciones de los derechos humanos tomará las medidas correctivas necesarias para evitar situaciones de tal índole. Asimismo los empleados de TSV que sospechen de alguna violación o posible violación deben reportarla de forma inmediata para prevenir daños adicionales a terceros y a los intereses de la compañía. TSV no tolera ningún tipo de represalia en contra de los empleados por reportar dudas o posibles violaciones de las políticas de la compañía. Cualquier miembro de la comunidad TSV que presencien una violación de los Derechos Humanos o que sean víctimas de represalias, deberán contactar al Departamento de Recursos Humanos o al Oficial de Cumplimiento.

Sistema Integral de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo:

La adopción de las mejores prácticas de negocio, es una prioridad para Toyota Services de Venezuela. Por esta razón, TSV se ha caracterizado por cumplir con los más altos estándares de calidad, eficiencia y transparencia desde su fundación. Asimismo, como respuesta al delito de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo (PCLC/FT), la empresa basándose en principios éticos, mejores prácticas de negocio, la integridad de nuestros clientes y asociados, así como también la de nuestro accionista y empleados, se compromete a cumplir con las normas prudenciales establecidas por los organismos reguladores. Toyota Services de Venezuela cuenta con un “Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Administración de

 

 

Riesgos de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo” que ha sido diseñado de conformidad con las Normas establecidas por la Superintendencia Nacional de Valores (en lo sucesivo, simplemente SUNAVAL), a través de la Resolución No, 110 de fecha 19 de mayo de 2011 y publicada en Gaceta Oficial No. 39.691, de fecha 8 de junio de 2011, que contiene las políticas, normas y procedimientos continuos y permanentes, que como mínimo los sujetos obligados deben adoptar e implementar para prevenir la Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo. En concordancia con el artículo 43 de la Ley Orgánica Contra la Delincuencia Organizada y Financiamiento al Terrorismo (LOCDOFT) de fecha 30 de abril de 2012, publicada en gaceta oficial N° 39.912, TSV es considerado Sujeto Obligado, ya que emite obligaciones quirografarias, además de otorgar financiamiento de vehículos a clientes (líneas de crédito plan menor) y a concesionarios (líneas de crédito plan mayor, construcción, capital de trabajo, etc.). Es política oficial y permanente de TSV el establecimiento de un ambiente de negocio con altos niveles de comportamiento ético y moral, para lo cual establecerá y ejecutará un Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo. En este caso se dictan charlas y talleres sobre el tema para todos los trabajadores y todos los concesionarios interesados en el tema, así como también se ha dispuesto un espacio en nuestra intranet para suministrar toda la información necesaria de tal manera que nuestros empleados apoyen las acciones preventivas.

En TSV el Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo está integrada por: · La Junta Directiva. · El Presidente.

· El Oficial de Cumplimiento de

Prevención y Legitimación de Capitales.

· El Comité de Prevención y Control

de Legitimación de Capitales.

· La Unidad de Prevención y Control de Prevención de Capitales.

· Los Responsables de Cumplimiento.

Talleres y Adiestramiento en Riesgo Operativo: TSV en pro de fortalecer el conocimiento del personal en cuanto a riesgos, concientizar a fin de ejecutar y optimizar los procesos permitiendo la continuidad del negocio y la prestación de servicios financieros a nuestros clientes, efectuó durante el año fiscal 2014, 3 Talleres de Prevención de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo a todos los niveles de la organización en cuanto a la Administración de Riesgos, Administración y Continuidad del Negocio, Seguridad de la Información y Simulacros de Desalojo. De igual forma nuestros conocimientos adquiridos nos permitieron llevarlos a Concesionarios de la red ofreciéndoles el Taller de Prevención de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo para minimizar riesgos en nuestra cartera aportando información actualizada.

 

 

Políticas de Recursos Humanos Igualdad y No Discriminación: En Toyota Services de Venezuela se manejan las medidas tendientes a formar un ambiente de trabajo ético, amable, igualitario, digno, sin ningún trato discriminatorio, para todos los trabajadores que laboran en nuestra empresa o que aspiran ingresar en ella. Nos basamos en nuestros valores organizacionales y en las normas jurídicas que con tal fin han sido consagradas en las diferentes herramientas del ordenamiento legal venezolano, tales como La Ley Orgánica del Trabajo de los trabajadores y trabajadoras, la Constitución de la República Bolivarianas de Venezuela y la LOPCYMAT. TSV no emplea un trato distinto por razones de color, edad, grupos étnicos, tendencia política o sexual, credo, ni ningún otra razón; así mismos, se les brinda la misma oportunidad y se les proporciona el mismo trato a todos nuestros trabajadores. Se apega a la libertad de las personas de elegir y efectuar sus aspiraciones profesionales y personales, desarrollar y vigorizar sus capacidades. Por tal razón en los 12 años que lleva la organización no se han reportado incidentes por discriminación de trabajadores. Internamente el Código de Conducta de TSV establece las normas internas que impiden las prácticas de discriminación. En lo relativo a los salarios, los mismos son equivalentes para mujeres y hombres en todas las categorías, de tal manera que no exista ningún tipo de discriminación racial por sexo. La única distinción de sueldos está relacionada con los resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeño del personal, de acuerdo con el MAP.

Trabajo Infantil y Trabajo Forzado: TSV está comprometida en mantener y brindar a todos sus colaboradores (empleados, accionistas, comunidad, clientes, proveedores y relacionados) un ambiente laboral sano y productivo, en el cual todos sus trabajadores sean tratados con dignidad, equidad y respeto; y es por ello que, bajo ninguna circunstancia se permitirá el trabajo infantil y el trabajo forzado dentro de la organización. Este compromiso tiene el firme objetivo de dar fiel cumplimiento a todas las leyes, normativas establecidas en la materia y alcanzar los más altos estándares y mejores prácticas en materia laboral. TSV prohíbe y condena la contratación de menores de edad para realizar actividades laborales. Adicionalmente, TSV está comprometida a prevenir cualquier tipo de acción o labor que se pueda entender como explotación o trabajo forzado dentro y fuera de sus instalaciones. Incentivos y Compensación: En TSV nos preocupamos por el bienestar de los empleados y su familia por ello se esfuerza en ofrecer un paquete de excelencia, la compañía mantiene planes de compensación competitivos para todos los empleados, gerentes y directores. El plan de compensación de TSV está basado en las políticas de evaluación de desempeño “Maximizando el Desempeño del Empleado” M.A.P. A través de dichas evaluaciones realizadas en forma trimestral y es una herramienta clave para la obtención de resultados así como la retribución ajustada a las competencias y resultados obtenidos.

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Reforzamos la prevención de sucesos riesgosos dentro y fuera de las instalaciones, por medio del adiestramiento en temas de salud y ambiente de trabajo, de igual manera se realizan campañas de prevención divulgadas por nuestros medios de comunicación internos. A lo largo del año se imparten charlas de seguridad industrial y física a todos los trabajadores de acuerdo a lo señalado en el marco legal. Cada dos años durante el mes de diciembre, se realizan las elecciones de Delegados de Prevención en las oficinas de TSV. A los Delegados elegidos, se les dicto el curso “Capacitando a los Delegados de Prevención”, el cual tuvo una duración de 16 horas. Este año a los se les ofreció a los brigadistas adiestramiento en materia de seguridad industrial sobre los siguientes temas en los que hace referencia la ley:

· Organización de la brigada de emergencia: organigrama, funciones, responsabilidad y alcance.

· Desalojo y Eventos Adversos. · Primeros Auxilios · Combate de incendios: manejo de

extintores, nociones de fuego, inspección de paños de manguera y cajetines contra incendio.

Dos veces al año se realiza dentro de la organización simulacros de desalojo con el fin de entrenar e informar a nuestros empleados acerca de la forma en cómo se debe desalojar las oficinas al momento de alguna emergencia. Nuestro esquema de atención está enfocado en la prevención tanto de accidentes como de enfermedades, con el fin, de promover el bienestar emocional y físico para disminuir la incidencia de consultas de carácter

curativo. Durante las jornadas semestrales que realiza TSV se atienden a todos los trabajadores y adicionalmente se realizan otras jornadas tales como: pruebas de despistaje de osteoporosis, medición de índice de masa corporal, tensión arterial y exámenes visuales, entre otros. El departamento de Cumplimiento encargado de la Seguridad y Salud Laboral de los trabajadores de TSV y ajustándose a los requerimientos de la ley, realiza trimestralmente un plan de entrenamiento, recreación y salud, donde se han contemplado durante el último año fiscal las siguientes actividades: Actividades de Educación Periódica:

· Taller de Actitud Positiva. · Taller Comunicación Efectiva. · Charla Actualización del Programa

Seguridad y Salud Laboral. · Taller La Burundanga. · Encuentro divulgativo Tus Hijos

Aprenden de TI. · Talleres Actualización Brigadistas

TSV. · Taller Seguridad de la Información:

El Objetivo Eres Tú. · Charla Conservación Auditiva. · Charla Seguridad en la Calle. · Charla Gimnasia Cerebral. · Charla Afirmaciones Positivas. · Charla Ética y Valores. · Plan de Gestión de Incidencias

Seguridad de la Información. Actividades de Salud Complementaria:

· Prevención Cáncer de Mama, Útero y Próstata.

· Prevención de Gripe AH1N1. · Charla Seguridad Técnica de las

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Vacunación Antigripal (H1N1 y H3N2) Cepa 2014

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