GUA PARA ORGANIZAR UN GRAN EVENTOLa siguiente es una lista de consejos incluido notas personales.Espero con esto inspirar a los futuros jvenes profesionales a hacer cosas. A dejar a un lado la apata y el miedo que en general los caracteriza.S proactivo. Cnsate.Hacer eventos es una gran antesala para saber si realmente eres lder o solo seguidor de ideas ajenas.Comencemos.1. DETERMINA EL TAMAO Y ALCANCE DEL EVENTOSi se va a invertir tiempo y atencin a estar al frente de la organizacin de un evento, hacer que valga la pena.Que sea internacional.Que dure varios das.Por favor, no lo llames internacional por invitar a un expositor de algn pas vecino con un PIB menor al nuestro.Llamarlo internacional porque tiene expositores y asistentes de Europa, Sudamrica, Asia, Norteamrica. Pases de relevancia y mejor economa a la nuestra.Pensar en grande. Que no sea dirigido nada ms a doscientos compaeros de la facultad o institucin. Abrir las puertas para todos los interesados. Invitar a otras instituciones, universidades. Invitar a organizaciones relacionadas.Invitar a todo mundo que desee adquirir conocimiento. Por qu no?* * *2. SER LA PERSONA ADECUADA PARA ESTAR AL FRENTETomar las riendas. Volverse indispensable en la organizacin del evento.

Entender que si va a estar al frente de personas que le ayudarn a organizar un evento, necesita que crean que es capaz.Si las personas que se supone le tienen que ayudar no creen que es capaz, perder mucho tiempo tratando de convencerlos para que hagan las cosas. La gente no sigue las instrucciones de alguien a quien no respetan o admiran.Para que las personas de su alrededor crean que es capaz necesitas haber tenido logros anteriores. De cualquier tipo.Necesita haber mostrado su liderazgo ponindose al frente de sus opiniones en clase.Necesita haber organizado viajes escolares.Necesita ser ese eje central que mantiene unido a un grupo.No puede dirigir de forma efectiva a un grupo de personas que no creen en usted. Son voluntarios, no sus trabajadores, no sus esclavos.Los voluntarios son eso, personas que deben querer de forma voluntaria hacer las cosas.Algo tambin importante para estar al frente es ser diferente. Aceptar que va a tener que sacrificar ciertas cosas. Que cuando su equipo o colaboradores estn cansados y decidan ir a tomar unas cervezas, tendr que olvidarse de esa idea y sentarse en su computadora a escribir un reporte para que el director de la facultad o institucin lo lea al da siguiente y le siga dando la bendicin de estar al frente.Un evento titnico requiere personas titnicas. Personas titnicas hacen esfuerzos titnicos.Si ya se sientes agobiado leyendo esto, abandona la idea de ponerse al frente de cualquier organizacin. De espacio a quien s har las cosas bien.Si leer esto le est motivando, si ve su reflejo en estas palabras, contina.* * *3. ENFQUESE EN LAS PERSONAS ANTES QUE EN EL DINEROTodo evento necesita dinero para ver la luz.Pero tener dinero y no tener a las personas que lleven consigo el evento a otro nivel es la receta perfecta para un desastre total.Hay varias ventajas de comenzar a armar un gran equipo de trabajo antes de comenzar a recaudar los fondos. Tu equipo te mantendr a flote en los momentos difciles. Siempre hay momentos difciles. Un patrocinador que cancela. Un conferencista que no llega a tiempo. Mal clima. Etctera. Llegar a solicitar recursos a la escuela, al gobierno, a empresas y a particulares con el respaldo de veinte o treinta tipazos detrs de ti habla de la capacidad de convocatoria que tienes para el xito.Involcrate a fondo con los estudiantes ms proactivos de la universidad o institucin. No con los que andan en la poltica barata. Busca a aquellos que quieren conocer centros de investigacin, que toman un autobs para ir a un congreso y se emocionan con las conferencias ms all de los antros que van a conocer y las chicas que puedan ligar.* * *4. TEN EL TIEMPO A TU FAVORPara que tu evento sea genial debes invitar a expositores e instructores geniales.Las personas geniales gustan dedicar parte de su tiempo a pasar la antorcha y difundir la belleza del mundo. Debes invitarlos con varios meses de anticipacin para que acepten participar en tu evento, Entre ms meses mejor.Por qu? Porque luces ms profesional. Recibir un mensaje para confirmar mi participacin en un evento que tendr lugar en una ciudad al otro lado del mundo en la primavera del prximo ao me dice que son personas que saben lo que estnhaciendo. Que seas universitario no es excusa para portarte como diletante. Porque es una gran muestra de respeto. La gente que vale la pena es gente que tiene muchas cosas andando al mismo tiempo. Su tiempo es muy valioso. Son personas que planean con gran disciplina. Que quieras que Vint Cerf o algunaluminaria por el estilo asista a tu evento con una semana de aviso ser absurdo. Es una grosera. Es como invitar a alguien a tu boda el da anterior a la misma. Porque tu capacidad de modificar los elementos que componen tu evento es mayor. Tener a tus expositores estrella e instructores de talleres confirmados con meses de anticipacin te permite hacer una mejor publicidad, planear mejor lalogstica, entrenar a tu gente, obtener mejores patrocinios, etctera.Insprate en los grandes eventos. Si lo quieres hacer internacional, con bastantes asistentes y memorable, la distancia mnima entre tu sueo y la realidad debe ser de un ao. Dos semestres. Trescientos sesenta y cinco das. Cincuenta y dos semanas. Al menos.* * *

5. DISEA LO QUE SERA EL EVENTO PERFECTO PARA TINo hay evento que tenga recursos ilimitados.Pero tampoco escatimes recursos.S creativo.Solicita el apoyo adecuado a las autoridades del plantel. T no lo sabes, pero siempre hay presupuesto para organizar eventos en las universidades u otras instituciones. Que te lo nieguen significa en pocas palabras que no confan en ti. Tienes que trabajar esa parte.Aprende a sacrificar ciertas ideas que tenas para lograr el xito en otras.Pero s necio cuando tengas que serlo. ELQUE PERSEVERA ALCANZANo permitas que tu evento termine siendo una mutacin aberrante de tu sueo original. Acepta cambios pero no revoluciones.Tal vez al final tu evento no sea la versin perfecta de lo que queras lograr, pero haber intentado llegar a ello indica que al menos quedaste ms cerca que no haberlo siquiera considerado as.ENTRENA A TU GENTEDelega. Pero primero ensea el camino.Si quieres que uno de los voluntarios novatos vaya a pedir recursos a una empresa, acompalo en la primera ocasin, mustrale cmo se hace o cmo quieres que lo haga y luego djalo volar.Entiende que para dominar un arte y volvernos la versin perfecta de nosotros mismos tenemos que pasar por una serie de iteraciones que nos lleven hasta ese punto.O si lo quieres ver de otra manera todos hacemos estupideces al principio.Jams repite esto: jams pidas a alguien que haga algo que t no haras.Ten reuniones frecuentes con tu equipo. Dialoga en pequeos grupos con ellos, de forma casual, de manera formal. Anoten lo que platican. Asignen a alguien para que lea en la siguiente reunin los temas tratados anteriormente. Esto puede parecer bobo, pero con la enorme cantidad de ruido que el mundo nos presenta hoy en da, Dale seriedad al asunto y la gente se comportar con seriedad. Por lo general se debe llevar actas de reunin.Exige siempre ms. No seas conformista contigo o con tu gente. Velo as. Si t y los voluntarios son personas A antes de iniciar la aventura de organizar un evento entonces la meta debe ser que al finalizar sean personas A+. Si despus de organizar algo todos siguen iguales, si en nada los cambia la experiencia, el evento fue una prdida de tiempo.No organices eventos por organizar eventos.Involcrate y organiza eventos para elevar tu experiencia de vida.* * *. ESPERA LO MEJOR, PLANEA PARA LO PEORVarias cosas van a salir mal.Te lo juro. Lo puedo firmar.Es normal. Si vemos tu evento como un sistema con una gran cantidad de entradas, es tan solo normal que haya algo de caos, ruido e interrupciones en la salida que esperamos.No se trata de prendernos fuego para inmolarnos cada vez que algo salga mal.Se trata de tener el temple de Batman, la capacidad de reaccin de Superman y lucir tan cool como Ironman.No pasa nada.Ms de una vez experiment el terror de una conferencia cancelada el mismo da. No me qued sin cabello. Tip: ten en mente y dialoga previamente con dos o tres profesores de la institucin o universidad que puedan presentar temas relevantes para que participen como expositores emergentes. Busca de preferencia a aquellos que tengan una slida combinacin de carrera acadmica. Los mejores son aquellos que tienen compaas propias porque son tipos que saben sortear las dificultades de ponerse al frente. Ofrece espacio para que su marca aparezca en la presentacin y asunto resuelto.No tengas miedo de ser honesto con la gente.Sube al estrado. Ten una sonrisa. Habla con confianza e informa de manera pausada y cordial que invite a la calma la cancelacin de una participacin o cualquier otro tipo de noticia que no sea positiva.No pasa nada.Despus de meses de trabajo y coordinacin con gente en toda latinoamrica, tuve que cancelar un evento en el Caribe gracias a un huracn que tuvo la mala educacin de devastar todo a su paso.Esas cosas pasan. Y hoy estoy aqu, escribiendo tranquilamente para ti.Disfruta. Estrsate al punto necesario para actuar, no para enfermarte.* * *8. ESTAR AL FRENTE TIENE BENEFICIOSCon gran poder viene gran responsabilidad es la frase que Spiderman populariz y que nos ha hecho enfocarnos en las partes negativas de estar al frente de algo.Si estar encima de una organizacin no tuviera grandes beneficios, las personas geniales no aspiraran a esas posiciones.Si vas a organizar el evento, invita a expositores que admiras.Si vas a organizar el evento, aprende tcnicas de reclutamiento, pule tus habilidades polticas para sortear las aguas entre tus voluntarios, tus patrocinadores, tus asistentes y dems.Saldrs batido, cansado.Pero saldrs hecho un superhombre.Los superhombres pueden hacerlo todo.Tener el honor y la facilidad de seleccionar qu autores e investigadores de las mejores instituciones, universidades del mundo quera conocer.Se trata de entender que si la gloria es compartida, el fracaso total ser individual y apuntar a tu persona. Es un precio alto. As que lo menos que puedes hacer es ocuparte en hacer que valga bastante la pena y que puedas escribir con emocin al respecto de la experiencia muchos aos despus.* * *Necesitamos que los estudiantes, aprendices, universitarios crezcan. Que hagan cosas.Deja atrs las seis horas diarias con el X-Box y aprende a dirigir personas.Deja atrs los dramas en Facebook y las tonteras y aprende a negociar con autoridades, empresas y maestros.Deja de esperar a que te den las cosas.Deja de creer que porque estudias en una institucin pblica no puedes hacer cosas de primer mundo.Deja de excusarte con que tienes mucha tarea y llevas muchas materias. Si en tus veintes no ests dispuesto a cansarte, a llevar a tu fsico e intelecto al extremo, no lo hars en otra etapa de tu vida.

Ve a eventos y observa lo que funciona. Observa lo que no.Los mejores artistas no copian ideas. Las innovan.S un artista en lo que sea que hagas. Toma algo y llvalo siempre al siguiente nivel.Adelante.Me dar bastante gusto recibir la invitacin a tu evento. Y en especial organizado por TI y LOS CONOCIMIENTOS QUE TE HICIERON HOY MAS GRANDE. EN TU CEREBRO.

1 Averigua tu propsito y tus objetivos. Todo esto parece muy lgico, pero necesitas tenerlos por escrito de forma permanente para saber cul es el mejor tamao de local, el presupuesto adecuado, la naturaleza de la presentacin, la cantidad (o clase) de invitados y cules estrategias emplear para tu evento especfico. As que cul es el resultado ideal que buscas? Qu quieres hacer? Una vez que decidas lo que vas a hacer (celebrar, recaudar fondos, educar, vender, proponer matrimonio, etc.), piensa en por qu lo hars. Conocer tus motivaciones puede ayudar a darte enfoque e impulso. Tener unos cuantos objetivos tambin puede ayudar a alinearte en la direccin en la que necesitas ir. No puedes tratar de alcanzar un objetivo que an no hayas establecido. Cuando tengas $4000 y ests apuntando a $5000, ese objetivo puede empujarte hacia la meta.

1. ayas establecido. Cuando tengas $4000 y ests apuntando a $5000, ese objetivo puede empujarte hacia la meta.Anuncio 2. 2Elige la fecha y hora. Este es uno de los factores ms importantes en la organizacin del evento. Si eliges una fecha y hora en las que nadie pueda asistir, no importar cun genial sea el evento que hayas planeado. Y, si eliges una fecha que no est demasiado lejos (o que sea demasiado pronto), tus invitados o se olvidarn de ella o ya tendrn planes. Es el sndrome de Ricitos de Oro de la organizacin de eventos! Idealmente, debes hacerles saber a tus invitados sobre el evento con alrededor de dos semanas de anticipacin. Esto les da una buena cantidad de tiempo para que an no tengan planes y te da a ti un buen cronograma para invitarlos y recordrselo una o dos veces antes de que llegue el da. As que haz que tu evento sea en las prximas semanas como mnimo, si puedes.3. 3Elige el local. Ahora que tienes una idea de lo que vas a hacer y cundo, puedes comenzar a pensar en locales y acercarte a locales potenciales con una fecha y las cosas que necesitars. En qu tipo de edificio quieres llevar a cabo el evento y cmo se administrar el espacio? Los invitados estarn sentados en sillas en filas, en bancas, en mesas o en mantas para picnic al aire libre? El clima ser un problema? Habr necesidad de un espacio para bailar, altavoces, un podio o un escenario? Si es as, planea asegurarte de que el espacio para el evento sea lo suficientemente grande. Siempre es mejor visitar el lugar de antemano y dibujar un mapa del rea. Este mapa puede usarse como un "plan de batalla" y te permite hacer bocetos y asignar espacio para las mesas, las rutas de servicio para la comida, el acceso para discapacitados si es necesario y las rutas de salida, as como planificar la forma como colocars el equipo en su lugar. Tambin debes marcar en dnde estarn el grupo electrgeno (si es necesario), equipos externos como un refrigerador, mquina para hacer hielo, parrilla o estufas, etc., as como dnde estarn los enchufes y cables (los cuales pueden cubrirse discretamente con una alfombra) y otros riesgos para la seguridad que debas abordar. Se necesita autorizacin legal o de la municipalidad? En la mayora de casos, se requieren autorizaciones para bares, pero tambin para ruido excesivo, acceso vehicular y estacionamiento, construccin de recintos grandes como un pabelln, y otras necesidades.4. 4Elige la cantidad de personas que invitars. Cuntas personas permiten tu presupuesto y el local? Algunos eventos son estrictamente con entrada o nicamente con invitacin, as que son ms fciles de planear, pero muchos eventos tendrn invitados retrasados o adicionales, como nios, parejas o amigos. Y ten en mente tambin que, mientras ms invitados tengas, necesitars ms equipo. Como este puede ser el problema logstico ms grande, siempre es sensato asegurarte de que haya suficiente espacio para que todas las personas se desplacen por el lugar. En establecimientos ms antiguos, a la cantidad de invitados generalmente se le conoce como "pax", as que, si ests trabajando en un centro de funciones y ves "pax 150", significa que se esperan 150 invitados.5. 5Establece un presupuesto. Con suerte, tendrs algunas personas en quienes apoyarte para estimar juntos cunto dinero necesitars para este evento. Vas a pagarle al personal? Vas a alquilar el equipo y el local? Vas a proveer comida y bebida? Vas a publicar folletos o postales? Decdete por un nmero que parezca factible y adapta tu plan a l. No quieres terminar pagando de tu propio bolsillo para este evento si no tienes que hacerlo. Es posible que ests en una situacin en la que puedas recibir patrocinios o donaciones, pero la mayora no tiene tanta suerte. Si no esperas recibir ms fondos, es imperativo que recortes el presupuesto en donde sea necesario. En lugar de tener un equipo de servicio de comidas, organiza un evento en el que cada invitado traiga un plato (el servicio de comidas ser mnimo, pero necesitars proporcionar una mesa para la comida, tavolas caldas y refrigeradores). En lugar de contratar a un fotgrafo, toma las fotos t mismo. S creativo donde sea necesario!6. 6Rene un equipo. Organiza a tu equipo de servicio (incluso si son amigos y familiares u otros voluntarios) para que manejen diferentes secciones importantes, incluso si no ests organizando un evento profesionalmente sino un pequeo evento familiar. La buena organizacin de eventos a gran escala tiene que ver con organizar a las personas para que cada una est a cargo de reas individuales del evento y asegurarte de que todos sepan cul es el plan. Este equipo necesitar que lo notifiques con casi tanta anticipacin como al personal que vayas a contratar y a tus invitados. Asgnales labores lo ms pronto posible, dndoles una preferencia si puedes. Y trata de tener a unas cuantas personas en espera; siempre hay fallas de ltima hora.7. 7Determina la agenda. No puedes planificar ms hasta que sepas exactamente lo que va a suceder en el evento. Qu van a decir los oradores? Habr juegos, actividades o presentaciones que deban programarse? Cunto tiempo necesitarn los invitados para comer? Organiza un programa bastante detallado para las actividades del da. Siempre deja un poco de espacio para ser flexible; ningn evento saldr exactamente como lo planeaste, minuto a minuto. A la gente se le hace tarde, los discursos toman ms tiempo de lo esperado, la fila para el buffet no avanza, etc. As que, si bien necesitas tener una buena idea de lo que est sucediendo, comprende que es solo para fines de organizacin y que nada estar escrito.Anuncio Parte 2 de 5: Poner las cosas en marcha 1.

1. Enva invitaciones. Porque de qu otra forma la gente sabr que tiene que asistir? Tienes que enviarles invitaciones! Y esto tampoco es algo en lo que debes escatimar. La invitacin es el rostro de tu evento. La primera impresin que la gente obtiene de lo que puede esperar e incluso de si debe asistir. Tiene que ser buena. Considera las invitaciones tpicas: postales, volantes, etc. Pero tambin digitalzate: utiliza el correo electrnico, boletines informativos, Facebook, Twitter y sitios como Eventbrite, que funcionan como invitaciones, monitores de invitados y calendario. Correccin: si quieres que asista la mayor cantidad de gente posible, definitivamente usa Facebook y Twitter. Si quieres dejarlo solo para personas VIP, evita usar estas plataformas. Si no lo haces, solo te meters en un problema.2. 2Monitorea a los que hayan aceptado. Necesitars un conteo para saber exactamente cunto y qu necesitars, as que monitoralo. Es probable que no sea el nmero de personas que realmente asistirn, pero debe darte una idea general. Los sitios web diseados para la organizacin de eventos pueden ayudarte con esto, pero tambin puedes hacerlo en Facebook o en una hoja de clculo en Excel. 3. 3Maneja lo que tengas que contratar. Tendrs que buscar, contratar, reservar o delegar fotgrafos, constructores, diseadores y decoradores, oradores invitados, patrocinadores, animadores o bandas, oficiantes o clrigo, parejas de baile o demostraciones? Es sensato incluirlos en el servicio de comidas y clculo de asientos para que se les proporcione una comida y un lugar en la mesa si es apropiado y si se requiere. Se proporcionar comida y bebida? Si es as, conoce quin estar en el equipo que se ocupar de la cocina, el servicio y la limpieza. Qu tipo de comida tienes que servir? Es probable que haya invitados con alergias, requerimientos vegetarianos o veganos, diabticos, requerimientos religiosos como halal o ksher, que no coman gluten, etc.? Y habr infantes, nios pequeos, o ancianos o lesionados que no puedan ingerir alimentos slidos? Se ha organizado el entretenimiento y la logstica? Esta parte puede ser la entrega del equipo de msica, los pabellones o carpas y los efectos decorativos o direccin escnica que necesitars, como un micrfono y amplificadores, iluminacin, tomas de corriente, proyectores y pantallas para presentaciones, mquinas de humo u otros efectos mgicos para el escenario, como espejos, pancartas y carteles corporativos, etc. Si subcontratas a una empresa para que sean los animadores, consulta con ellos para asegurarte de que puedan proporcionar y organizar su propio equipo, as como dnde estarn las secciones del escenario y de servicio en el local y cul ser el programa. De esta forma, puedes averiguar lo que tendrs hacer para ayudarlos. Los proveedores de comida, floristas, animadores y otras personas importantes aprecian tener el mayor tiempo posible para planificar, ya que normalmente es ms caro obtener productos y personal para solicitudes de suma urgencia. La otra ventaja es que, si no pueden cumplir, an tendrs tiempo para encontrar una alternativa.4. 4Busca a alguien que sea el maestro de ceremonias (MC). El MC no siempre organiza el evento completamente, pero s es el anfitrin. Generalmente es uno de los invitados, quien organiza discursos y anuncia eventos, como los platos de la comida, el baile, los invitados destacados o el entretenimiento. Colabora con esta persona constantemente y mantenla al da. Si es buena en su trabajo, te ayudar mucho. A veces t tendrs que ser el MC, en cuyo caso tu trabajo se volver mucho ms duro ya que tendrs que seguir trabajando hasta que todo haya terminado. En este caso, se vuelve importante organizar tu equipo de servicio y asignar lderes de grupo para que puedas delegarles la mayora de las labores normales.5. 5Rene tu equipo. Cuando contrates personal, revisa ms de una vez que estn trayendo el equipo que necesitarn. En algunos casos, es posible que solo te estn proporcionando gente o productos y nada ms; t tendrs que conseguir el equipo por separado. Puedes alquilarlo, comprarlo o incluso tomarlo prestado de tu extensa red social. Revisa tu lista de verificacin, desde las servilletas hasta los altoparlantes y cables de extensin. Las decoraciones son una gran parte de cualquier evento. Los manteles, flores, regalos, velas, globos, pancartas o telones de fondo para fotos, alfombras rojas, etc., siempre deben conseguirse con bastante anticipacin.6. 6Cubre tus bases. Una cosa que muchos principiantes olvidan son los aspectos ms finos del establecimiento. Hay suficientes? Por ejemplo, inodoros y baos, espacios de estacionamiento, rampas de acceso para sillas de ruedas, vestuarios, despensas y espacio de cocina, botes de basura, enfriadores de vinos, acceso a electricidad, etc. Estos son obstculos que solo son trabajables si los prevs con bastante anticipacin. Tambin piensa fuera del evento: se requerir transporte y alojamiento para invitados internacionales o de fuera de la ciudad o delegados en hoteles, as como reservas y espacio para que su transporte los lleve y los traiga del evento?7. 7Conoce con quin ests lidiando. Comprender la jerarqua social de tu evento (si no es realmente la tuya) es fundamental para conocer cmo manejar cualquier situacin. Ya que es esencial que el cliente tenga confianza en ti, tienes que averiguar: Quines son los invitados clave (esto generalmente es simple cuando se trata de un evento de celebracin), como la novia y el novio. El cliente no siempre es el invitado clave, pero puede ser parte de su grupo o no estar presente del todo. Quines son los invitados anfitriones (los invitados que a menudo actan como anfitriones en sus propias mesas y tienden a ser sociables y buenos motivadores de los invitados). Estas personas son tiles para mantener una atmsfera agradable y entablar conversaciones si las cosas se ponen silenciosas, animar a las personas a bailar o presentar a los invitados unos con otros para hacer nuevas amistades. Estas personas deberan ser de confianza, pero generalmente es til conocerlas ya que te mantendrn informado, pueden ofrecerse como oradores invitados o MC en tu lugar en caso de una emergencia y estas sern en general las personas que harn que el evento fluya hacia adelante. Quines son los pacificadores. Debes estar consciente en todo momento de quines son estas personas clave, ya que tienes que informarles de los asuntos e involucrarlas en el manejo de problemas y disputas segn sea apropiado. Estos generalmente sern el cabeza de familia, un conserje, un jefe o la seguridad contratada. Quin es el que toma las decisiones. En la mayora de casos, eres t como organizador, pero cuando tienes que consultar a invitados y no es apropiado involucrar a los invitados clave (ya que normalmente estarn ocupados siendo buenos anfitriones), averigua a quin debes consultar en caso de una emergencia. En ltima instancia, la persona que tenga la autoridad final en el asunto ser la persona que paga la cuenta si ests cobrando por tus servicios, o cualquiera a quien consideres "el cliente".Anuncio Parte 3 de 5: Llegar a la meta 1. 1Familiarzate con el local. Mucho antes del evento, es una buena idea echarle un vistazo al local y resolver cmo se organizar todo. Es posible que necesites hacer arreglos adicionales para adaptarte al plano del piso (cables de extensin, iluminacin, etc.). Y, si el local es difcil de encontrar para ti, probablemente sea difcil de encontrar para tus invitados, as que toma esto en cuenta tambin. Si depende de ti, planea dnde ir cada cosa y cundo. Si no hay espacio, debe irse. Habla con el gerente del local sobre qu clase de ayuda puede y est dispuesto a ofrecerte y si hay algn cdigo urbano que necesites acatar, sobre todo en caso de una emergencia.2. 2Considera elaborar kits para tu equipo. Tu equipo va a trabajar duro. Para demostrarles tu aprecio y mantenerlos en su mejor desempeo, hazles un kit para drselo al principio del evento. Botellas de agua, barras de granola, chocolates, pequeos detalles de agradecimiento, cualquier cosa que te parezca apropiada. Tambin les subir la moral desde el principio. Considera conseguirles placas o un pequeo regalo para hacer que se sientan parte del evento y para que lo recuerden. Y asegrate de mantenerlos alimentados e hidratados! Siempre piensa en tu equipo como un recurso que quieres poder usar en el futuro.3. 3Comuncate con todos los equipos y terceros. Antes del evento, es importante tener todo en orden. Asegrate de proporcionar instrucciones claras a tu equipo sobre cmo llegar al local y darles tu nmero o preferiblemente una tarjeta de presentacin con contactos a los que llamar si necesitan direcciones. Alguien tiene alguna pregunta? No? A trabajar! Asegrate de que todos estn cmodos con sus labores. Es posible que algunas personas no estn dispuestas a verbalizar esto, as que trata de analizarlas si es posible. Parecen seguras y confiadas? Si no es as, tranquilzalas, repasa sus labores y hazles algunas preguntas bsicas. Si ests en duda, emparjalas con un compaero ms capaz.4. 4Prepara una lista de contactos y otros papeles, si es necesario. Tu propia organizacin es tan importante como la del evento. Si ests organizado y las cosas se ponen caticas, an es posible que todo salga bien. Pero si no lo ests, se puede armar la grande. Estas son algunas formas de prepararte: Elabora una lista de contactos con nmeros telefnicos y direcciones. El pastelero crey que t ibas a recoger el pastel? No hay problema. Llama a Ana, que vive cerca; ella puede darse una vuelta por la pastelera de camino al evento. Haz una lista de verificacin. A medida que el personal vaya llegando, sabrs cules productos, cul equipo y quines faltan. Prepara los recibos y la facturacin segn sea necesario. Mientras ms control tengas sobre todo ahora, tendrs menos problemas ms adelante.

1. 0. tengas sobre todo ahora, tendrs menos problemas ms adelante.1. 5Evita los cambios de ltimo minuto. Es probable que haya cambios artsticos frecuentes? Las bodas son infames porque los clientes hacen cambios de diseo de ltimo minuto, as que es sensato darles a tus clientes una fecha lmite para los cambios. Generalmente, 1 semana antes del evento es muy cercano, pero le da al cliente un poco de flexibilidad y evita que los cambios de ltimo minuto lleguen demasiado tarde como para que sea prctico o rentable implementarlos. 1. Si son cambios simples, sutiles o bsicos que usen las decoraciones ya conseguidas, entonces no es irracional acceder a las solicitudes de cambios. S lo ms complaciente posible en lo que es generalmente un evento muy esperado emocionalmente.Anuncio Parte 4 de 5: Administrar el evento en s 1. 1Organiza todo. S el primero en llegar al local para supervisar las preparaciones. Asegrate de que todos lleguen como corresponda y comienza a hacer llamadas si no es as. Ayuda a aquellos que necesiten ayuda, dirige a los que necesiten direccin y sal del camino cuando tengas que hacerlo. Que no haya lesionados hasta despus del evento, por favor. Te sentirs ms calmado si haces una lista de verificacin. Ten una parte para el personal, otra para el personal contratado, otra para las decoraciones y organizacin bsica, y otra para el equipo. Cuando todo est marcado en la lista, ah es cuando tendrs tiempo para respirar.2. 2Delega. No tengas miedo de delegar. El principal factor de estrs cuando se trata de un evento es el tiempo. Para ahorrarlo, todos tienen que colaborar. Si alguien no est siendo tan til como podra, dale algo mejor que hacer. Es tu trabajo. No es que ests siendo mandn o pasndote de la raya; ests haciendo lo que tienes que hacer. Al delegar, s firme pero corts. Di: "Juan, necesito que ests all en este momento para ayudar con los proveedores de comida. Gracias". Tu personal tiene que desenvolverse tan bien como el evento. Mantn todo a las mil maravillas siendo el lder que tienes que ser.3. 3S flexible. Esto significa asegurarte de que las cosas se cian al programa y ayudar o tener planes de respaldo si algo se retrasa; y aceptarlo. Si comienzas a estresarte, perders la cabeza. Nada bueno saldr de eso. As que, cuando ese discurso dure diez minutos ms de lo que debera y el orador est ignorando tus obvias seales de auxilio o tu intento de fingir un infarto para crear una distraccin, reljate. Simplemente haz ajustes en los aperitivos y nadie se dar cuenta. El evento permanecer intacto. Las cosas pasan. Es as. Tienen el mal hbito de pasar. No hay forma de predecir todo, y mientras ms pronto aceptes esto, ser mejor para ti. Un organizador de eventos calmado y sereno puede hacer maravillas por un evento; uno tenso y hecho un manojo de nervios no podr. As que reljate y djate llevar. Todo terminar pronto!4. 4Mantn a todos al da. Revisa que el nmero de invitados y sus requerimientos sean correctos en el da del evento e informa al equipo de servicio de cualquier cambio lo antes posible. Debes ser el primer par de ojos que note si algo sale mal. Consulta con tus clientes para ver cmo se sienten; pueden estar emocionados, nerviosos, preocupados, aburridos o mentalmente exhaustos o tener algn problema que en algunos casos puedes aliviar con un poco de comprensin, palabras amables y ayuda prctica. Es sensato usar este tiempo para revitalizar el entusiasmo en los invitados y el personal en donde sea apropiado.5. 5Haz lo tuyo. Respeta a tu equipo de servicio y confa en que podr cuidar de s mismo; si les has dado una buena base, deber irles bien. Ofrece ayuda si es necesario, pero deben ser lo suficientemente experimentados como para no necesitar ninguna ayuda. Estas son algunas cosas que debes tener en mente: Acta como conserje o recepcionista al principio, recibiendo y saludando a cada invitado (si es apropiado) a medida que lleguen. Psale el mando al MC cuando comience el evento. El rol de organizador consistir en resolver ms activamente los problemas y asegurarte de que todos los quehaceres, como la preparacin de la comida y el servicio, se realicen segn lo planeado. Debes estar pendiente de los invitados y mantenerte en contacto con el MC con frecuencia y de forma discreta en caso de que quiera (o necesite) cambiar de planes. Mantn una distancia respetuosa de los invitados clave (despus de todo, el evento es para ellos), pero s fcilmente accesible preguntando en momentos apropiados cmo creen que est saliendo el evento, as como por cualquier problema, solicitud o sugerencia que puedan tener.6. 6Para eventos de marketing, regala recuerdos. Quieres que todos los invitados recuerden lo bien que la pasaron. De hecho, es probable que quieras ms que eso. Una visita a un sitio web, donaciones futuras, publicidad boca a boca, lo que sea. Para asegurarte de que tu evento sea tan legendario como merece ser, regala un recuerdo. Ya sea una foto, un volante o un bolgrafo, tener algo para recordarles a los invitados del evento es una buena forma de asegurarte de permanecer en su mente. 7. 7Felictate despus del evento. La mayora de eventos tienden a dirigirse solos cuando empiezan, pero todo el trabajo duro es la preparacin que nadie ve. As que date palmaditas en la espalda, porque te lo mereces! Bien, ahora de regreso a la accin. Tu trabajo an no termina! Despus del evento, organiza un tiempo para encontrarte con tu cliente y agradecerle. Siempre se recomienda ofrecer un regalo apropiado y considerado para que recuerde el tiempo que pas contigo, ya que son estos detalles pequeos los que hacen que la experiencia sea ms rica y lo que puede hacer que recomiende tus servicios en el futuro. Si le diste un regalo durante el evento, como en una lista de regalos junto con los otros invitados, entonces un regalo atento para despus del evento, como flores, una foto enmarcada de tu momento favorito del evento (como el corte del listn, el clmax del show, la ceremonia de premiacin, el beso de la boda, el momento en que se soplaron las velas del pastel, etc.) o algn otro regalo puede ser apropiado.8. 8Ordena todo y sal de ah! Tal como te ense tu mam: "djalo en la misma condicin en la que lo encontraste". Lo mismo va para el local. Todo tiene que estar tal como estaba antes de que llegaras; este es un negocio en el que no quieres quedar mal con nadie. As que hazle saber a tu personal cuando sea momento de desmantelar todo y no dejes que se vayan hasta que todo est ordenado. Y t tambin tienes que colaborar! Cierto, es agradable, pero tambin evita que te cobren ms de lo que deberan. Muchos lugares agregan tarifas de limpieza adicionales si encuentran cualquier oportunidad para hacerlo. As que djalo tan reluciente como puedas para evitar los costos ocultos.9. 9Ocpate de las devoluciones y los pagos, y agradece a todas las partes involucradas. Es posible que necesites hacer arreglos para la devolucin del equipo contratado o prestado y ms adelante consultar con el cliente sobre su experiencia. Incluso si no te pagan despus del evento, agradcele la oportunidad de tener una experiencia tan buena de dirigir un evento con l o ella. Puedes pedirle una tarjeta de presentacin? Agradcele tambin a tu personal! Asegrate de que todas las partes involucradas hayan recibido su pago (y que todas las partes involucradas hayan pagado), presenta recibos y ocpate de todos. Debes ser uno de los ltimos en salir; y asegrate de cerrar con llave.

Parte 5 de 5: Resolucin de problemas 1. 1Conoce cmo manejar a los invitados que lleguen tarde y otros problemas de invitados. Este es un problema comn, as que es mejor estar preparado. En lneas generales, los retrasos son comprensiblemente difciles de evitar (como problemas inesperados de trfico) y los invitados que llegan a tiempo los saben perdonar. Dicho esto, estas son algunas cosas que puedes hacer para evitar que sucedan: Asegrate de que las invitaciones sean claras en cuanto a la hora del evento y, si solicitan una respuesta, asegrate de confirmar la hora. Comuncate con el MC (por medio de tu lista de contactos), los invitados relevantes (a menudo los lderes de los grupos), los animadores y el personal de cocina apenas seas consciente de un problema que no puedas resolver fcilmente. Si los invitados retrasados son el centro de la atencin (como los novios), los mtodos generales son: Contacta directamente a los invitados retrasados para preguntarles el estimado de su hora de llegada. Informa a la cocina inmediatamente de cualquier novedad para que puedan bajar el ritmo o apresurarse para mantenerse a tiempo. Abstente de hacer saber pblicamente que el evento se est retrasando debido a ciertos invitados (porque se darn cuenta ellos mismos), pero informa a los anfitriones o invitados clave que ests consciente de este hecho. Hazles saber lo que planees hacer, pero deja que los anfitriones hagan alguna sugerencia, ya que conocen a los miembros de su grupo y lo que sera apropiado en el contexto. Presta mucha atencin al tiempo en relacin a los discursos. Si los invitados clave estn retrasados, sirve un aperitivo (el primer plato) o bebida adicional temprano, ya que esto evitar que los invitados que llegaron a tiempo se aburran y los mantendr ocupados. Para los invitados que vayan a retrasarse por ms tiempo del que sea razonable o posible (como para servir comida que simplemente no pueda esperar, como souffls), empieza el evento segn lo planeado y, cuando lleguen los invitados retrasados, haz que empiecen en el siguiente plato de la comida (incluso si es el postre). Organiza un baile, juego, discurso u otra forma de entretenimiento adicional (sobre todo msica) y asegrate de tener distracciones adicionales, como fotografas de grupo o de la fiesta que se realicen hasta que los invitados lleguen. Debes considerar esta estrategia de respaldo con un da de anticipacin. Para los invitados que llegan tarde deliberadamente, debe verse como la decisin del invitado, no tu culpa como organizador, as que tu deber es primero con los invitados que ya estn presentes y asegurarte de que el personal se est ocupando de ellos. En resumen, acta como si no hubiera ningn problema y sigue adelante de todas formas.2. 2Conoce cmo manejar problemas de comida. Esto es raro si has planeado las cosas cuidadosamente; sin embargo, los accidentes pasan (como que un invitado o un nio haga un desorden en una mesa de comida o haya un accidente en la cocina). Debes estar consciente de la clase de invitados con anticipacin para poder tomar en cuenta cundo y dnde se servir la comida (como para un buffet) y dnde tales invitados estarn sentados. Cualquier derrame debe limpiarse inmediatamente por razones de seguridad, incluso si significa retirar una alfombra roja o una decoracin o mueble deseado para poder hacerlo. Si es imposible ocultar una mancha sin afectar la apariencia o la integridad del artculo (como una antigedad), entonces es sensato retirarlo. Si tienes uno de repuesto, salo; si no, mueve los muebles o la decoracin existentes para que no parezca que algo falta. Una ligera barrera de cuerda, una cortina o una pantalla son recomendables si necesitas esconder el rea de la comida (como un buffet con samovares o al organizar la "revelacin" del siguiente plato), ya que a algunos invitados puede parecerles que, si la comida est en el rea del comedor, es libre para todos cuando quieran, lo cual no siempre es el caso. Reorganiza el men. Si no es posible incluir parte de un plato (como un acompaamiento que se haya quemado), ya sea exclyelo del todo, busca una alternativa o reduce el tamao de las porciones para extender la comida, pero incrementa las porciones de otras comidas para equilibrar. Informa a los anfitriones de las mesas segn sea necesario. Puede haber vegetarianos, abstemios y personas con alergias alimenticias o dietas religiosas o especiales que no ests esperando. No debera ocurrir ninguna sorpresa con una planificacin adecuada, pero los invitados en ocasiones llevan a miembros adicionales de su familia, parejas o amigos cercanos sin consultarte, sobre todo si no es un evento nicamente por invitacin. Esto generalmente se resuelve fcilmente. Mantn un conteo de cabezas a medida que los invitados lleguen y, cuando lleguen a la puerta, pregunta si tienen algn requerimiento alimenticio e informa a la cocina y el personal de servicio inmediatamente. Para grupos inesperados ms grandes que no se hayan colado, enva a un miembro del personal a la cocina para evaluar la situacin y, si es necesario, sal a conseguir ms provisiones. Las cocinas normalmente sobre abastecen para compensar en caso de accidentes, y a menudo hay ms cancelaciones que invitados inesperados. Las porciones limitadas pueden extenderse proporcionando rellenos adicionales, como panecillos, ensaladas o porciones de vegetales, cuyos ingredientes puedes conseguir rpidamente en supermercados locales.3. 3Conoce cmo lidiar con nios. Es sensato recordar que muchos organizadores han cometido errores graves al subestimar la inteligencia u olvidar las necesidades y deseos de los nios en eventos, ya que tienen las mismas necesidades y deseos que los adultos: pasarla bien y no aburrirse. Recuerda que sus padres a menudo tambin se ofenden si el evento no atiende a sus hijos. En la prctica, es mejor solicitar en las invitaciones una respuesta para cada nio que vaya a asistir. Es mejor que a los nios pequeos (menores de 10 aos) se les d comida o bocaditos temprano, ya que en muchas cenas la comida no empieza hasta las 8 pm, que es ms tarde de lo que muchos nios estn acostumbrados. La comida proporcionada debe ser divertida y saludable, pero tan especial como el men para adultos, ya que los padres aprecian los toques especiales para sus hijos. Esto facilita su trabajo de forma que puedan divertirse ellos mismos como invitados. A los nios mayores de 10 aos generalmente se les puede servir comida y porciones de adultos, incluso si no comen todo, pero ofrceles el men para nios (con el permiso de sus padres) si no parecen muy entusiasmados con las opciones. Tambin se ha sabido que jvenes de 13 a 18 aos han pedido la misma comida que los ms pequeos, como hamburguesas con papas fritas, en lugar de la comida ms formal de restaurante, y es un truco frecuentemente usado denominar el men de nios como "Men alternativo" para los invitados en este grupo de edad. Es muy sensato ir sobre seguro y discutir con los invitados clave con mucha anticipacin tus planes para mantener a los jvenes y mayores involucrados. Debe proporcionarse un rea discreta para madres con hijos pequeos para sus necesidades, como ir al bao, amamantar, etc., y un lugar para que los nios muy pequeos duerman si estn cansados.4. 4Conoce cmo lidiar con invitados revoltosos o ebrios, invitados que se hayan colado y otros problemas con invitados. Idealmente, esto nunca sucedera, pero s sucede, tanto en eventos familiares como corporativos. La poltica y el drama a menudo salen a la luz en eventos en los que, como una persona ajena, no siempre estaras consciente de ello. Preprate. Pregntale al cliente o a los invitados clave antes del evento cul es la probabilidad de tales problemas, o a invitados anfitriones seleccionados si no es apropiado discutir estos asuntos con los invitados clave, de forma que puedas asegurarte de que las personas se sienten en lugares en donde no ocasionarn problemas. Emplea al personal de servicio o a los invitados clave para actuar como monitores no oficiales y estar pendientes de problemas para poder intervenir en donde sea necesario. En el sentido estricto de la palabra, tu labor es asegurar que el evento se desarrolle con fluidez, pero solo en donde sea apropiado, y no involucrarte en asuntos privados. Por lo tanto, debes estar consciente de quines dentro de la fiesta son los "pacificadores" del grupo. Como puede ser difcil rehusarle alcohol a un invitado ebrio o lidiar con un invitado ebrio que tienda a la ira o la violencia, es sensato emplear a un invitado pacificador y solo involucrar a los cuerpos policiales cuando sea necesario despus de consultar con los invitados clave. Incluso en eventos pequeos en tu patio trasero en donde el alcohol a menudo se guarda en un compartimiento para el hielo para que los invitados se sirvan ellos mismos, es igualmente importante estar consciente. Las personas que se cuelan son difciles. Si sucede, desaljalas discretamente si es apropiado; consulta a los invitados clave para verificar que no sean bienvenidas. Para personas que se hayan colado a gran escala y que sean revoltosas o abusivas, tu labor es proteger a los invitados verdaderos en donde sea apropiado y llamar a seguridad o a la polica si no se van despus de que t o los invitados clave les pidan amablemente que se vayan. Al principio, los invitados a menudo reorganizan las tarjetas de ubicacin en donde se van a sentar, de forma que terminen sentndose junto a las personas que quieran o en la mesa que quieran. Es sensato consultar a los invitados clave en qu medida esto estar permitido segn ellos. Normalmente, debes haber organizado los planos de las mesas con anticipacin y haber recibido la aprobacin de los invitados clave. Si la gente tiene que estar en ciertas mesas, entonces es sensato mantener a la gente fuera del comedor del todo hasta que sea hora de sentarse. A menudo, el vestbulo, recibidor o rea del bar sirve para este propsito, y, si es muy importante debido a asuntos familiares, es sensato que cada invitado anfitrin y personal de servicio agrupe a las personas y las mueva en masa a las distintas mesas para sentarlas en el orden correcto.5. 5Conoce cmo lidiar con el clima inclemente. La lluvia o nieve repentinas e inesperadas pueden ser comunes en partes del mundo; del mismo modo, una ola de calor o un frente fro tambin pueden presentar un problema. Si bien los eventos climticos no son generalmente un problema si vas a estar bajo techo, estar al aire libre dificulta las cosas. Si se espera mal tiempo, considera cambiar el evento de local. Si el evento no puede reubicarse ni reprogramarse, contrata una gran carpa o pabelln (lo cierto es que esto puede ser costoso con poca anticipacin). Es importante estar pendiente de las novedades del clima en el momento; es poco lo que puede hacerse para rescatar un evento afectado por el clima, as que haz lo mejor que puedas con lo que tengas. Muchas partes del mundo ahora tienen plizas de seguro en caso de condiciones climticas severas u otros problemas. Si ests en un rea que sea conocida por su clima inesperadamente cambiante, es recomendable conseguir una cotizacin si es posible que el evento tenga que reprogramarse, ya que por lo menos cubrir el costo para el cliente de extender el contrato del equipo, el local y el personal de servicio.Anuncio Consejos Mantn un pequeo espacio de fcil acceso para cosas como servilletas adicionales para derrames, extinguidores de incendios, el botiqun de primeros auxilios y otras contingencias. Si las cosas salen bien, no los necesitars, pero para eventos grandes es mejor prevenir. Para invitados y oradores invitados cansados, afectados por el desfase horario o mentalmente exhaustos, es sensato preguntarles a ellos o a sus asistentes por su bienestar y, si es necesario, reservar un tratamiento de spa y masaje u otra forma apropiada para revitalizarlos. Tambin puede ser una buena idea asegurarte de enviarles un poco de comida si no han comido por un tiempo, o algn medicamento si se sienten un poco mal (como un dolor de cabeza relacionado con el vuelo o los nervios o dolor de estmago). Refirelos a un doctor si es necesario. Los invitados y oradores invitados cansados pueden destruir un evento sin importar cules otros obstculos hayas tenido que superar durante la noche. Apunta a asegurarte de que todos puedan ver y or el escenario, la msica o los discursos. Tambin es sensato recordar que siempre es un privilegio organizar el evento de alguien ms, incluso si puede parecer estresante y difcil, ya que tu contribucin puede hacer felices a muchas personas y dejarlas con una experiencia que recordarn por el resto de sus vidas, a la vez que te brinda una gama de habilidades que puedes usar en tu vida diaria. Como organizador, es posible que tengas que actuar como un anfitrin o incluso una pareja de baile improvisada para asegurar que el evento se desarrolle bien. Es sensato desarrollar habilidades para ser un orador y bailarn capaz y al mismo tiempo delegar el rol de organizador a otro miembro del equipo que pueda cubrirte por el momento. El objetivo es asegurar que nadie est sentado en una mesa silenciosa.Anuncio

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