Identificación de estructura de la Documentación

8/16/2019 Identificación de estructura de la Documentación

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ÍNDICE

Carta personal y comercial ........................................................................................ 2

Oficio .......................................................................................................................... 7

Memorándum ............................................................................................................. 9

Circular .......................................................................................................................13

Aviso ......................................................................................................................... 16

CONC!"#ON $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$.$$ 1%

O'(A)#A $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$..$$$$$$$$$... 19

CARTA


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IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

a carta es la forma *ue +eneralmente se emplea a la correspondencia de empresasmercantiles y en las relaciones personales o privadas.

a carta personal se utili,an para mantener comunicaci-n con +ente conocida con la*ue se tiene confian,a familiares y ami+os. /n ella se utili,ael len+ua0e informal y colo*uial. /n ella se transmiten acontecimientos sentimientos y

pensamientos

a carta comercial sirve como medio de comunicaci-n entre dos empresas comercialeso ien una empresa con un particular o viceversa. "u contenido suele ser formal oficialyo confidencial. as cartas formales en particular las cartas comerciales cuentan al menos con lossi+uientes conceptos

Encabezado: nomre direcci-n fec4a del d5a y lu+ar al *ue se diri+e.

Saludo: personal o consolidado en f-rmulas estalecidas.

Exposición del asunto con los temas pertinentes.

Despedida cortes5a con la *ue se da trmino a la carta.

Firma: clara o en sustituci-n tamin puede llevar el nomre en etenso.

as cartas comerciales tamin pueden incluir los si+uientes datos

Membrete: nomre direcci-n telfono y ciudad de la empresa *ue la escrie8remitente.

Feca: ciudad entidad federativa d5a mes y a:o en *ue se epide la carta.

Domicilio: nomre direcci-n ciudad y c-di+o postal de la persona a *uien se diri+e lacarta 8destinatario.

"ocati#o: epresi-n de cortes5a *ue une al firmante con el destinatario.

Texto: eposici-n del asunto *ue motiva la carta.

Despedida epresi-n de cortes5a *ue da trmino a la carta.

Ante$irma: ra,-n social o denominaci-n de la causa.

Firma: nomre completo del remitente y su r;rica.

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http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml


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Re$erencias $inales: in5ciales may;sculas y min;sculas respectivamente de lapersona *ue dicta y del mecan-+rafo.

%tros datos: indicaciones de los aneos *ue se env5an o el nomre de las personas a*uienes se remite copia del documento. /stas anotaciones se 4acen al calce y antes delas referencias finales.

E&EM'(% 'ARTES DE )NA CARTA

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)/C/"?#NA?A(#O ============== =========================== =========================== ===========================

@OCA?#@O =================

?/?O ====================================================================== ====================================================================== ====================================================================== ==================================

====================================================================== ====================================================================== ==================================

>/"B/>#>A ====================

AN?/)#(MA ======================================

)#(MAN?/ ============================= CA?/'O(#A >/ )#(MAN?/

O?(O" >A?O" ============== ===========================

(/)/(/NC#A" )#NA/"

//MBO >/ !NA CA(?A B/("ONA

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Mico A+uascalientes. DE de Mar,o de 2D13

Faren -pe, Mnde,Caudillos G 1DD)racc. Morelos 1>ele+aci-n Morelos2D297 Mico A+s.

Huerida prima

/spero *ue te encuentres ien mi servici- terminará la semana entranteI por lotanto en una semana y media estar con ustedes. /spero *ue los ni:os se comportencomo deen y *ue no 4ayas sido muy drástica o estricta con ellos.

/stos seis meses en la plataforma 4an sido e4austivos pero completamos eltraa0o en una forma ecepcional la plataforma se 4a convertido en un se+undo 4o+ar.Bero 0amás se e*uiparará a la casa propia.

Con muc4o cari:o

ávila Mnde,

4dm

//MBO >/ !NA CA(?A COM/(C#A

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Mico A+uascalientes A+s. D2 de Mar,o de 2D13

A+encia Mercantil Meicana ".A."ucursal en Monterrey

Apartado postal 2D%C.B 6EDDD Monterrey N.

/stimados "e:ores

/stamos en la necesidad de rendir un minucioso informe de las cuentaspendientes de pa+o de todos nuestros clientes 4emos de a+radecerles *ue nos env5enuna lista detallada de los crditos pendientes de pa+o *ue eistan actualmente en lacartera de esa sucursal.

Nos interesa conocer los adeudos a car+o de los se:ores uan Monroy Manuel Acevedo y la "ra. /speran,a Oviedo de esa ciudad.

Bendientes de sus noticias nos despedimos de ustedes.

A?/N?AM/N?/.

A'/NC#A M/(?AN?# M/#CANA ".A. Matri,

oa*u5n Centeno

Contador 'eneralC0msl

%FICI%

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"e entiende por oficio la forma de correspondencia *ue sustituye a la carta en lasoficinas del +oierno y en ciertas instituciones como sociedades sindicatos clues yotras.

/l oficio es un tipo de documento *ue sirve para comunicar disposiciones consultas-rdenes informes o tamin para llevar a cao +estiones de acuerdos de invitaci-nde felicitaci-n de colaoraci-n de a+radecimiento etctera. /stas redacciones seutili,an en instituciones como ministerios ema0adas municipios cole+iosprofesionales sindicatos y oficinas de +oierno entre otras.

TI'%S DE %FICI%

Oficio simple o directo. "e utili,a cuando va diri+ido a una sola personaI por lo +eneral en elcaso de una invitaci-n felicitaci-n petici-n a+radecimiento invitaci-n a eventos actividadesculturales o deportivas. ?amin cuando un +erente se diri+e a una empresa para +estionar al+;n servicio.

Oficio múltiple. "e utili,a cuando la misma informaci-n va diri+ida a varios destinatarios ra,-npor la cual las instituciones o dependencias tienen el n;mero de oficio y de0an puntossuspensivos o el espacio para escriir el nomre y el car+o del destinatario s-lo para colocar cuando el caso lo amerite.

/l teto de este tipo de oficio se asa en la emisi-n de -rdenes instruccionesrecomendaciones su+erencias informaciones a diferentes oficinas o despac4os demanera simultánea. /l trato *ue se considera en este tipo de oficio es verticaldescendente y 4ori,ontal por cuanto va diri+ido a suordinados o entre 0efes deinstituciones del mismo nivel o 0erar*u5a.

Es importante recordar que

/n el oficio m;ltiple el n;mero es el mismo para todos los e0emplares *ue van a

distriuir.

"e escrie necesariamente la palara >#"?(#&!C#JN *ue viene a constituir la;ltima parte de este tipo de oficio.

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Partes

Membrete: es a*uel *ue incluye impresos el nomre y el lo+otipo o al+;n otro dise:ode una compa:5a o instituci-n

(eferencias iniciales o cuadro clasificador *ue comprende

Nombre de A*o: /s la denominaci-n *ue se le da al a:o actual.

(u+ar , $eca /s la primera parte en la *ue se escrie el lu+ar de donde se env5a eld5a el mes y el a:o en curso.

Numeración: /n esta parte se escrien los tres datos la palara oficio conmay;sculas se+uida del n;mero de epedici-n y separada por una l5nea olicua y acontinuaci-n las si+las de la oficina de procedencia con letras may;sculas separadapor una l5nea olicua y el a:o en curso.

Destinatario /s la parte *ue aarca cuatro l5neas o más se+;n lo re*uerido. A*u5 seescrie el nomre completo el car+o y el lu+ar de la persona a *uien se diri+e.

Asunto: /s la cuarta parte y se escrie con may;sculas la palara A"!N?O se+uidade dos puntos y lue+o en resumen se indica con claridad el mensa0e del teto *ue seeplicará en el cuerpo.

Re$erencia: /s la *uinta parte *ue se usa s-lo cuando es necesario mencionar lanumeraci-n del documento reciido con anterioridad a cuyo contenido se *uiere dar respuesta. /sta palara tamin se escrie con may;scula y dea0o del asunto.

Cuerpo o texto: /s la parte central del documento donde se dará a conocer elmensa0e de la comunicaci-n en forma clara y precisa y muy revemente

Despedida: /n la despedida deemos demostrar amailidad cortes5aK)irma yposfirma.

Firma: "e escrie la r;rica a mano.

'os$irma: "e coloca el nomre y apellido de la persona *ue firma el documento y a suve, el car+o *ue le distin+ue más el sello respectivo.

Iniciales Al i+ual *ue en el memorándum las iniciales del remitente se escrien conletras may;sculas y en min;sculas las de la persona *ue mecano+rafi- el documento.

Datos $inales: aneo c.c.p. y referencias.

/"H!/MA >/ O)#C#O

>/B/N>/NC#A ===================== 7


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"/CC#ON =====================

M/"A =====================

N!M. >/ O)#. =====================

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A"!N?O ==================================

===========================================

)/C/"?#NA?A(#O ===============

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?/?O ============================================================================ ============================================================================ ====================================

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>/"B/>#>A ==============

/MA========================

CA?/'O(#A >/ )#(MAN?/

)#(MAN?/

O?(O" >A?O" ================

=============================

(/)/(/NC#A" )#NA/"

DE'ENDENCÍA: >#(/CC#JN '/N/(A>/ />!AC#ON "/C!N>A(#A ?/CN#CASECCI-N: >epartamento ?cnicoMESA: #nspecci-n

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N)MER% DE %FICI%: 132LE.'EDIENTE: /KCK7K1E2

AS)NT%: /ámenes de re+ulari,aci-n. "e comisiona al inspector uan de los (5os.

Mico A+s. 23 de noviemre de 2D1D

C. Manuel "antoyo>irector de la /scuela Comercial Mico Nuevo

Av. uáre, 2LCol. a Ca:adaD12DDD Mico A+s.

"u nota del 2D del actual.

Bor acuerdo del C. >irector +eneral 4a sido comisionado el C. #nspector uan delos (5os para verificar los eámenes de re+ulari,aci-n *ue sustentarán los alumnos deese plantel durante los d5as del D7 al 1D del mes en curso.

Atentamente.

"!)(A'#O /)/C?#@O. NO (///CC#JN.

/l efe del >epartamento ?cnico

Brof. uan Manuel (u5,

c.c.p. C. #nspector uan de los (5os!ru+uay 11LD611D Mico A+s.

M(e+

MEM%R/ND)M

/l memorando o memorándum es un escrito reve por el *ue se intercamiainformaci-n entre diferentes departamentos de una or+ani,aci-n para comunicar al+unaindicaci-n recomendaci-n instrucci-n o disposici-n.

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Bartes del memorándum

/l memorando tiene las si+uientes partes oli+atorias

1. u+ar y fec4a

2. C-di+o

3. >estinatario

E. Asunto

L. Cuerpo

6. >espedida o antefirma

7. )irma y posfirma

%. con copia

9. Bie de pá+ina.

las si+uientes complementarias

• Memrete

• Nomre del a:o

• (eferencia

• "ello

• Aneo

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//MBO >/ M/MO(N>!M

Mico A+s. DE de Mar,o de 2D13

M / M O ( N > ! M

Bara Mauricio del Moral >irector 'eneral

>e u, Mar5a >urán

Asunto (euni-n de @entas

/l área de ventas llevará a cao su reuni-n mensual el d5a 22 de Aril del 2DD%./n la reuni-n se discutirán los temas referentes al incremento de ventas *ue se 4aalcan,ado en el ;ltimo trimestre.

/s muy importante contar con su presencia.

"aludos a !>.

Atentamente.

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u, Mar5a >urán'erente @entas

CIRC)(AR

/s un escrito *ue se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto avarias personas a *uienes por i+ual interesa.

a circular es un escrito *ue por i+ual se emplea en la tramitaci-n de asuntos oficiales

mercantiles o industriales.

/l estilo en la redacci-n de la circular 4a de adecuarse al modelo de la cartasoresaliendo en su redacci-n la claridad y la sencille, ya *ue se trata de escritosdestinados a personas de muy diverso nivel.

/isten dos tipos de circular *ue son A" @O!N?A(#A" y A" O&#'A?O(#A"

La circular Voluntaria es a*uella *ue tiene la funci-n principal de promover

productos empresas o personas y como e0emplo de ello son

Ofrecer los servicios de al+;n ne+ocio >ar a conocer un nuevo producto /nviar listade productos y precios (emisi-n de catálo+os Avisos al personal 8internos#nvitaciones etc.

La circular Obligatoria es a*uella *ue la ley estalece *ue deemos dar los avisosnecesarios para evitarnos prolemas en cuanto a la relaci-n comercial con nuestrosclientes por e0emplo

Apertura de ne+ocio Camio de domicilio /stalecimiento de una sucursalNomramiento de apoderado >esi+naci-n ratificaci-n o remoci-n de apoderadoNomramiento de distriuidores ?raspaso de ne+ocio Clausura i*uidaci-n o *uierade empresa Constituci-n de una sociedad >ar a conocer el nomre de losadministradores Convocatoria de asamlea de accionistas ordinaria o etraordinaria

Aumento o disminuci-n de capital.

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Partes

Numeración Al i+ual *ue el memorándum u oficioI la primera parte se escrie con may;sculas esdecir la palara CIRC)(AR se+uida del numero separada por una l5nea olicualue+o las si+las con letras may;sculas el car+o de la persona *ue lo remite un +ui-n y

las si+las de la instituci-n o empresa *ue diri+e la circular separada por una l5neaolicua y por ;ltimo el a:o en curso.

Feca"e escrie el lu+ar el d5a el mes y el a:o *ue en curso.

Destinatario'eneralmente o casi siempre estará diri+ido al con0unto de personasinteresadas en el documento. Buede diri+irseK Al personal de la empresaK /stimados cole+as

Asunto/n esta parte se escrie la palara A"!N?O todo con may;scula se+uida de dospuntos y 0unto se escrie el tema en resumen o en s5ntesis.

Cuerpo o texto/s la parte donde se eplica detalladamente el mensa0e lo *ue se *uiere decirI puedeestar inte+rado por varios párrafos y para mayor orden enumerar cada párrafo.

Despedida/sta parte es muy simple y a veces se usa solo una palara. /0emplo

Atentamente.

Firma , car+oa firma es la r;rica a mano como se acostumra a firmar en toda documentaci-nIdea0o de la firma se coloca el nomre completo del firmante y lue+o el car+o o +radode 0erar*u5a *ue posee.

In0ciales

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Como siempre con letras may;sculas las in5ciales del remitente se+uida de una l5neaolicua las in5ciales del mecan-+rafo o secretaria con min;scula.

//MBO >/ !NA C#(C!A(

"#N>#CA?O >/ ?(A&AA>O(/">/ A #N>!"?(#A >/ A CO"?!(A

Comit e0ecutivo

"ecretar5a de Or+ani,aci-n y Bropa+anda

A"!N?O "e remiten /status

C#(C!A( 1ED

Mico a+s. DE de Mar,o de 2D13

A todos los compa:eros miemros de este sindicato

/nviamos a ustedes aneo un 0emplar de los /status aproados en nuestrasasamleas plenarias de los d5as 1 2 y 3 del actual

es a+radecemos acusarnos recio de ente env5o.

)raternalmente.

BO( A /NMANC#BAC#ON >/ ?(A&AA>O(

COM#?P //C!?#@O

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/ "(#O. >/ O('AN#QACJN / "(#O. '/N/(A

Mi+uel "alvatierra ulián 'arc5a

'iec

A"IS%

!n aviso refiere a a*uel anuncio o noticia *ue una persona tiene para darle a otra oien a*uel *ue está destinado a un p;lico muc4o más amplio y *ue puede referir a

cual*uier situaci-n plausile de ser comunicada./s un comunicado en el cual se notifica o advierte al+;n 4ec4o. Bor lo re+ular vadiri+ido a varias personas con el nomre de la instituci-n o persona *ue lo emite.

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//MBO >/ A@#"O

//C?(JN#CA ?AFAM/ ".A. >/ C.@.

A @ # " O

"e comunica a todo el personal *ue el pr-imo lunes 3D de aril del a:o encurso se presentará en oficinas centrales de esta /mpresa el Bresidente del

Consorcio Mundial ?AFAR/ por lo *ue en su 4onor se ofrecerá una comida en elCentro ianes de la Cd. de Mico a partir de las 1LDD 4oras.

a ienvenida estará a car+o de nuestro >irector de la Blanta No+ales "r.OSo NaK+a,aTa por lo cual les ro+amos su puntual asistencia.

os oletos serán personales y podrán reco+erlos en la 'erencia Administrativa as5 como los viáticos correspondientes a partir de 4oy.

Mico A+s. DE de Mar,o de 2D13

Atentamente

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A '/(/NC#A >/ A>M#N#"?(AC#JN

C%NC()SI-N

Estos documentos sirven para comunicarse ya sea dentro o no de una empresa u

organización. Sin ellos no podría fluir de una manera clara toda la información que esta

necesita para si misma. La mayoría de estos documentos son oficiales.

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1I%2RAFÍA

URLS

4ttpTTT.e0emplode.com11Kescritos2%DKe0emplo=de=circular.4tml

4ttpTTT.e0emplode.com6EKcartas2D17Ke0emplo=de=carta=personal.4tml

4ttpTTT.e0emplode.com11Kescritos6Ke0emplo=de=memorandum.4tml

4ttpTTT.e0emplode.com11Kescritos3L6Ke0emplo=de=aviso.4tml

4ttpes.TiSipedia.or+TiSiMemorando

4ttpes.TiSipedia.or+TiSiOficio=8documento

4ttpes.t4efreedictionary.comoficio

4ttpes.scrid.comdocE%37276LO)#C#O

4ttpes.TiSipedia.or+TiSiCarta

4ttpTTT.escolar.comavan,adolen+uaD27.4tm

4ttpTTT.mono+rafias.comtraa0os1Ecomercomer.s4tml

4ttpes.t4efreedictionary.comaviso

Manual de >ocumentaci-n

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http://www.ejemplode.com/11-escritos/280-ejemplo_de_circular.htmlhttp://www.ejemplode.com/64-cartas/2017-ejemplo_de_carta_personal.htmlhttp://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.htmlhttp://www.ejemplode.com/11-escritos/356-ejemplo_de_aviso.htmlhttp://es.wikipedia.org/wiki/Memorandohttp://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)http://es.thefreedictionary.com/oficiohttp://es.scribd.com/doc/48372765/OFICIOhttp://es.wikipedia.org/wiki/Cartahttp://www.escolar.com/avanzado/lengua027.htmhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://es.thefreedictionary.com/avisohttp://www.ejemplode.com/11-escritos/280-ejemplo_de_circular.htmlhttp://www.ejemplode.com/64-cartas/2017-ejemplo_de_carta_personal.htmlhttp://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.htmlhttp://www.ejemplode.com/11-escritos/356-ejemplo_de_aviso.htmlhttp://es.wikipedia.org/wiki/Memorandohttp://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)http://es.thefreedictionary.com/oficiohttp://es.scribd.com/doc/48372765/OFICIOhttp://es.wikipedia.org/wiki/Cartahttp://www.escolar.com/avanzado/lengua027.htmhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://es.thefreedictionary.com/aviso

Identificación de estructura de la Documentación

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