II CONGRESO BINACIONAL DE BIBLIOTECARIOS

ECUADOR – COLOMBIA

23, 24 Y 25 DE ABRIL DE 2014

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA

¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la institución, dentro del cumplimiento de sus funciones. Fortalecer los sistemas de seguridad en los sistemas de la información, para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información.

Conocer el correcto manejo de un sistema de información, siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados con la información obtenida principalmente del Archivo General de la Nación (Ley 594 / 2000, ley general de archivos). Preservar correctamente la documentación, siguiendo estipulaciones como el manejo de la temperatura y humedad en el lugar dónde se estén almacenados.

¿QUÉ ES DOCUMENTO?

CARACTERISTICAS:INTEGRIDAD

AUTENTICIDADINGENUIDAD

ES DOCUMENTO CUALQUIER SOPORTE FÍSICO O ELECTRÓNICO, QUE CONTENGA INFORMACIÓN DE LA CUAL POSTERIORMENTE HAREMOS USO

Y TENGA CAPACIDAD PROBATORIA (EVIDENCIA).

FALSEDAD DOCUMENTAL

CÓDIGO PENAL:ART. 294 Documento.ART. 296-297Falsedad en documento público.ART. 289Falsedad en documento privado ART. 291Uso de documento falso.

CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO :

ART. 34ART. 35

Dar lugar al acceso y exhibir, documentos,

expedientes o archivos a personas no autorizadas.

CLASES DE DOCUMENTOS

PÚBLICOS PRIVADOS

TIPOS DE DOCUMENTOS

TEXTUALES CARTOGRAFICO

S O GRAFICOS IMÁGENES FONOGRAFICOS

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

PRODUCCIÓN

TRÁMITE

DISTRIBUCIÓN

RECEPCIÓN

ORGANIZACIÓN

CONSULTA

CONSERVACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

NORMATIVIDAD

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

ART. 8ART. 20ART. 23ART. 74

LEY 80 DE 1989SE CREA EL ARCHIVO

GENERAL DE LA NACIÓN• ART 1 CRÉASE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

• ART 2 FUNCIONES:

a) ESTABLECER, ORGANIZAR Y DIRIGIR EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

b) FIJAR POLÍTICAS Y EXPEDIR LOS REGLAMENTOS

c) SELECCIONAR, ORGANIZAR, CONSERVAR Y DIVULGAR EL ACERVO DOCUMENTAL

d) CONTROLAR LA POLÍTICA NACIONAL DE ARCHIVOS

e) PROMOVER LA ORGANIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LOS ARCHIVOS

f) ESTABLECER RELACIONES Y ACUERDOS DE COOPERACIÓN

• ART 7 PATRIMONIO

• ART 1 OBJETO.

• ART 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN.

• ART 11 OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.

• ART 18 CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO.

• ART 23 FORMACIÓN DE ARCHIVOS.

• ART 24 OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

LEY 1409 DE 2010

• ART 1 Definición • ART 7 Ejercicio ilegal de la Profesión • ART 11 Principios Generales• ART 12 Deberes de los Profesionales• ART 16 Prohibiciones Generales

REGLAMENTA LA PROFESIÓN ARCHIVISTA

CLASES DE ARCHIVO

ARCHIVO DE GESTIONARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

ARCHIVO DE GESTIÓN

ORGANIZAR= CLASIFICAR + ORDENAR + DESCRIBIR

CLASIFICACIÓN

DEPURACIÓN

ELIMINACIÓN

ORDENACIÓN

ALFABETICOSNUMÉRICOS

MIXTOS

FOLIACIÓN

DESCRIPCIÓN Y LIMPIEZA

MATRICULACIÓN

UNIDADES DE CONSERVACIÓN A.G

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO A.G

ARCHIVADOR DE AIRE

ARCHIVADOR DE PISO

ARCHIVADOR HORIZONTAL

ARCHIVO CENTRAL

SALUD OCUPACIONAL EN EL

ARCHIVO

HIGIENE INDUSTRIAL

PROTECCIÓN, PREVENCIÓN Y RESTAURACIÓN

PLAN DE CONTINGENCIA EN ARCHIVOS -

PLAN DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DE

ARCHIVOS.

MICROORGANISMOS

INSECTOS:CUCARACHASESCARABAJOS

PIOJOSTERMITAS

PECECILLOS DE PLATA

RATAS Y RATONES

FONDO ACUMULADO

CONJUNTO DE DOCUMENTOS DISPUESTOS SIN NINGÚN CRITERIO DE OGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA, NI LAS MÍNIMAS CONDICIONES DE CONSERVACIÓN Y SIN LA POSIBILIDAD DE SER FUENTE DE INFORMACIÓN Y CONSULTA.

UNIDADES DE CONSERVACION

A.CCAJAS DE ARCHIVO INACTIVO ESTANTE METALICO

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO

A.C

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

COMITÉ DE ARCHIVO

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Proceso mediante el cual las entidades públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplido el tiempo de retención en las tablas de retención documental (T.R.D) y tablas de valoración documental T.V.D.

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

MICROFILMACIÓN DIGITALIZACIÓN

GRACIAS