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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LAREPUBLlCA

INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROLINTERNO - MECI VIGENCIA 2011

Radicado No:

Subsistema de Control Estratégicoijii1fiiji . . ' . . ;, ¡'''';'1)~.~~;.;t:.~!;;;ilINFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO-MECI VIGENCIA 2011

El Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de laRepública (en adelante el DAPRE). SIGEPRE, se implementó para dar cumplimiento alos requisitos establecidos en las normas MECI 1000:2005 y NTC GP 1000;2009 demanera armónica, con el propósito de asegurar la calidad en la prestación de los servicios,así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

1.1 Componente Ambiente de Control;1.1.1 Acuerdos Compromisos o protocolos éticos;

La Entidad cuenta con el Código de Excelencia Ética, adoptado mediante Resolución 1004de mayo 31 de 2007, en él se definen siete (7), valores, cinco (5) acuerdos o compromisoséticos establecidos para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republicay un principio institucional. El Código de Ética está proyectado como una guía que busca lasana convivencia y la transformación cultural en la Entidad, el cual se construyó con laparticipación colectiva de los servidores públicos de la Entidad y se encuentra publicado enla Intranet.

En los subcomités de Control Interno que se realizan en los diferentes procesos de laEntidad, la Oficina de Control Interno hace seguimiento a las actividades efectuadas ypromueve la interiorización y aplicación de los acuerdos éticos, el principio y los valoresdefinidos en el Código de Excelencia Ética.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano.

El DAPRE caracterizó el Proceso de Talento Humano en lo referente al Manual defunciones y competencias laborales, el Plan Institucional de Formación y Capacitación,

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Programa de Bienestar Social y Salud Ocupacional e Incentivos, Formatos, Procedimientos,la Guía para la identificación, implementación y fortalecimiento de las competencias y laGuía de buenas prácticas de la gestión ambiental en el DAPRE.

En la vigencia 201 1, se realizaron las siguientes actividades: En el marco del PlanInstitucional de Capacitación PIC-, se llevó a cabo el Programa de Inducción con laparticipación de los jefes de las Áreas Administrativa, de Información y Sistemas, lasOficinas de Control Interno, Planeación. El programa contó con la apertura y coordinacióndel Área de Talento Humano, el programa incluyo un Tour por la Casa de Nariño.

Adicionalmente, como parte de la Campaña Ambiental, se realizó el Concurso "Defensoresdel Medio Ambiente". En el concurso se invitó a los funcionarios a responder preguntassobre temas mencionados en los mensajes diarios y en las Burbujas Ambientales. Sepremiaron las mejores respuestas de los funcionarios y se les otorgó boletas para eventos deteatro.

Celebración del día del Conductor, el cual se llevó a cabo el 16 de julio, día de la Virgendel Carmen.

Se adelantó el Programa de Incentivos 2011, los proyectos participantes presentaron susmetodologías, el 26 de julio de 2011 en el Auditorio Alejandría. Se inscribieron lossiguientes equipos: SOCIEDAD ANONIMA Alta Consejería para Programas Especialesy la Secretaría Privada Correspondencia Secretaria Privada.

El Área de Talento Humano compartió con los funcionarios de la Entidad las visitas deProspero en todas las sedes de la Presidencia. Prospero es la imagen de las actividades

que realiza el Área. Se desarrollaron "charlas de conciencia" , "Gotitas de Agua", dirigidasa las señoras de cafetería y al personal de aseo de la Entidad, que fueron dictadas por elCapellán de la Casa de Nariño, así como también cursos de redacción, ortografia, atenciónal cliente, Derechos Humanos y participación ciudadana, y redacción de informes de altoimpacto.

La campaña de servicio al cliente y buen trato, unido con una estrategia de comunicaciónpara crear sentido de pertenencia y un comportamiento amigable por parte de losfuncionarios en el desarrollo de sus funciones, sigue su proceso de implementación.

El equipo de la Secretaria Privada Correspondencia- obtuvo el premio en la modalidadde equipos con desempeño productivo en niveles de excelencia

1.1.3 Estilos de Dirección:

La Alta dirección designó como representante de la dirección para el MECI y el Sistema deGestión de Calidad, a la Jefe de la Oficina de Planeación quien asumió la resposnabilidadde implementar las directrices para el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado deGestión de la Presidencia SIGEPRE .

'...

La Oficina de Planeación, elaboró el Código de Buen Gobierno Sectorial, documento queestablece el estilo de dirección del Sector.

1.2 Componente de Direccionamiento Estratégico.

Planes y Programas: En el mes de diciembre de 2010, se elaboró la Planeación Estratégica2011 - 2014, con la coordinación y asesoría de la Oficina de Planeación, así como laformulación de los Planes Operativos de cada una de las dependencias de la Entidad, parala vigencia fiscal 2011, los cuales fueron aprobados por la Subdirección de Operaciones delDAPRE.

Adicionalmente se elaboró el Plan Estratégico Sectorial conjuntamente con la AgenciaPresidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional.

Estos Planes se encuentran perfectamente alineados con la Misión, Visión y Objetivos de laEntidad, así como también con el Plan Nacional de Desarrollo.

Se realiza seguimiento trimestral al cumplimiento de los Planes Operativos y Sectorialespor cada una de las dependencias y se reporta a la Oficina de Planeación de conformidadcon lo establecido en el Procedimiento P-DE-Ol Formulación y Seguimiento de laPlaneación Estratégica, Sectorial e Institucional .

Modelo de Operación por Procesos: El DAPRE en cumplimiento de su Misión y VisiónInstitucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes, principalmentelas del Señor Presidente de la República, cuenta con un modelo de operación por procesoscon enfoque sistémico, los cuales se encuentran debidamente caracterizados, reflejando asísus interacciones, entradas y salidas.

Para la Vigencia Fiscal 2011 la Entidad realizó una actualización en todas lascaracterizaciones de los procesos de Dirección, Misionales y de Soporte con laparticipación de los responsables y equipos de trabajo, las cuales se encuentrandocumentadas y publicadas en la Intranet de la Entidad y han sido divulgadas por medio delas capacitaciones en el marco de las actividades programadas para obtener la renovaciónde la certificación del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la RepublicaSIGEPRE.

Estructura Organizacional: Se ajustó a los requerimientos del nuevo gobierno de acuerdocon lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 Prosperidad para Todos,Organigrama que se encuentra publicado y divulgado en la página Web de la Presidencia dela República.

La Entidad cuenta con una Planta de Personal semi-global adoptada mediante Decreto No.3444 de 2010 y modificado por los Decretos No. 4307 y 4759 de 2010,513 Y2090 de2011.

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Igualmente el Departamento Administrativo definió el Manual Específico de Funciones,Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal de la Entidadel cual se adoptó mediante Resolución No. 390 de 2011 y modificada medianteResoluciones No. 0469, 0869 Y 1114 de 2011.

La Estructura de la Entidad en la vigencia 2011 se ajusto a los requerimientos y estáconformada de la siguiente forma:

l. Despacho del Presidente de la República2. Despacho del Vicepresidente de la República3. Dirección del Departamento3.1 Altas Consejerías Presidenciales3.1.1 Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada.3.1.2 Alta Consejería Presidencial para Asuntos Políticos.3.1.3 Alta Consejería Presidencial para las Regiones y la Participación Ciudadana.3.1.4 Alta Consejería Presidencial para la Gestión Ambiental, la Biodiversidad, Agua yCambio Climático.3.1.5 Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones.3.1.6 Alta Consejería Presidencial para la Convivencia y Seguridad Ciudadana.3.1.7 Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa3.1.8 Alta Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer.3.1.9 Alta Consej ería Presidencial para la Paz.3.1.10 Alta Consejería Presidencial para Programas Especiales.Se retiraron en el periodo comprendido dos Altas Consejerías Presidenciales.3.1.11 Alta Consejería Presidencial para la Reintegración Social y Económica de Personasy Grupos Alzados en Armas.Mediante el Decreto 4138 de 03 noviembre de 2011 se retira de la estructura delDepartamento y en el artículo 25 se deroga los artículos 5 y 6 del Decreto 3445 de 2010 pormedio de los cuales se creaba y se le asignaban las funciones en la Presidencia de laRepública y que en desarrollo de las facultades otorgadas por la Ley 1444 de 2011, se creala Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas.3.1.12 Alta Consejería Presidencial para la Prosperidad Social.Mediante Decreto 4160 de noviembre 3 de 2011 se crea la Agencia Nacional para laSuperación de la Pobreza Extrema yen el artículo 25 deroga los artículos 11 y 12 delDecreto 3445 de 2010, donde se creó La Alta Consejeria para la Prosperidad Social, en elDAPRE.

3.2. Secretarías3.2.1 Secretaría Privada.3.2.2 Secretaría Jurídica.3.2.3 Secretaria de Transparencia.3.2.4 Secretaría de Prensa.3.2.5 Secretaría para la Seguridad Presidencial.Se retira de la estructura del Departamento la:3.2.6 Secretaría del Consejo de MinistrosDecreto 4637 de 9 de diciembre del 2011, se suprime y se crea una Secretaría y se suprime

un programa en el DAPRE así:Artículo 1°. Supresión. Suprímase de la estructura del DAPRE la Secretaría del Consejo deMinistros.Artículo 2°, Creación. Crease en el DAPRE la Secretaría de Transparencia. La cual seubicará dentro de la estructura de la Suprimida Secretaría del Consejo de Ministros.Artículo 4. Supresión del Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia,Transparencia y Lucha contra la Corrupción. Suprímase, a partir del 31 de diciembre de2011, el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Luchacontra la Corrupción.3.3. Alto Asesor de Seguridad Nacional3.4. Casa Militar3.5. Programas Presidenciales3.5.1 Para el Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven"3.5.2 Para la Acción Integral contra Minas Antipersonal3.5.3 Para los Derechos Humanos y DIH3.5.4 Para la Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de lapoblación afro colombiana, negra, Palenquera y Raizal3.5.5 Para la Formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de lospueblos Indígenas de Colombia.

Se retira de la estructura:3.5.6 Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción.3.6 Subdirección General3.7 Subdirección de Operaciones3.7.1 Oficinas3.7.1.1 Planeación3.7.1.2 Control Interno3.7.1.3 Control Interno Disciplinario

3.7.2 Áreas3.7.2.1 Administrativa3.7.2.2 Financiera3.7.2.3 Contratos3.7.2.4 Talento Humano3.7.2.5 Área de Información y Sistemas4 Órganos de Asesoría y Coordinación4.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno4.2 Comisión de Personal.

1.2.1 Componente Administración del Riesgo:

1.3.1 Contexto Estratégico e Identificación de Riesgos. A los mapas de riesgo de losprocesos se les realiza seguimiento en los Subcomités de Control Interno.

Se actualiza constantemente el Sistema de Seguridad de la Información en cada una de lasdependencias en la implementación de la norma técnica 27001 en materia de riesgos

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informáticos, mediante campañas presenciales y por la Web de amplia difusión.

1.3.2 Análisis del Riesgo y Valoración del Riesgo: La Entidad tiene establecido una Guíapara la Administración de los Riesgos, que permite a los responsables de los procesos laidentificación, el análisis y la valoración de los riesgos; así como el manejo y control de losmismos. La Oficina de Planeación del DAPRE, elaboró en el mes de junio de 2011 eldocumento Lineamiento para la Administración del Riesgo (L-DE-01), el cual contienelas directrices generales para la correcta identificación, análisis, valoración yadministración de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.

La Oficina de Planeación realizó capacitaciones del 19 al 23 de septiembre a losfuncionarios de cada dependencia en la aplicación del lineamiento y asesoró en laelaboración de los mapas de riesgo, los cuales quedaron actualizados y ajustados el 31 deoctubre de la vigencia 2011.

La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de las metas establecidas en el Plan deDesarrollo Administrativo SISTEDA- de la Vigencia 2011, realizó una capacitación enconjunto con la Agencia Presidencial para la Acción Social, el día 19 de septiembre, en eltema de la Administración y manejo de los riesgos. El eventó contó con la colaboración delDepartamento Administrativo de la Función Pública, quien facilitó a una asesora experta enel tema. Adicionalmente se realizo una sesión de trabajo donde se particularizo el tema delos riesgos de la Presidencia y se solicitó a esa entidad el apoyo en la realización de lametodología de evaluación del Riesgo.

1.3.3 Políticas de Administración de Riesgos. La Oficina de Control Interno realizó uninforme de auditoría y evaluación a la política de administración del riesgo y sucumplimiento en el mes de diciembre de 2011. En el mes de enero, de acuerdo a losresultados de la mesa de trabajo o los ajustes que se generen en el proceso, se presentara elinforme definitivo para la concertación del plan de mejoramiento si es el caso.~ ,r::z,,::;:>{;:::'1~ ;~"~,

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de lamisión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento deser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia,eficacia y oportunidad.

Subsistema de Control de Gestión

RiHW}'i2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

2.1 Actividades de Control, La Entidad tiene publicados todos los documentos del SistemaIntegrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE en la Intranet.

La documentación soporte del Subsistema de Control de Gestión, está detallada en cada unade las once (11) caracterizaciones de los procesos definidos así:

En el nuevo esquema de caracterización de los procesos, se establecieron controles para

_____ I

aquellas actividades consideradas como criticas (ACC), es decir que se requieren controlesespecíficos para mitigar los posibles riesgos que se deriven de las mismas y que seevidenciaron en la matriz de riesgos de cada proceso.

2.1.1 Políticas de Operación, se encuentran definidas en cada una de las caracterizacionesde los procesos, las cuales guían a los usuarios en las disposiciones y políticas que se debentener en cuenta en su interacción.

2.1.2 Procedimientos, La Entidad tiene implementados los Procedimientos Obligatoriosexigidos por la Norma de Calidad NTC GP 1000:2009, así como los establecidos por cadauno de los procesos de la Entidad, los cuales se encuentran publicados en la INTRANET.

2.1.3 Controles, la Entidad cuenta con mecanismos de control en cada uno de sus procesosy define los procedimientos, los cuales permiten prevenir y reducir el impacto de loseventos que ponen en riesgo su adecuada ejecución.

2.1.4 Indicadores. El Proceso de Direccionamiento Estratégico elaboró el documentoGuía para el seguimiento y medición de los Procesos y del Sistema Integrado de Gestión

de la Residencia de la República (G-DE-03), para facilitar la formulación, medición yanálisis de los indicadores de procesos.

Adicionalmente, se tiene establecido el procedimiento Formulación, Registro y Análisisde Indicadores (P-DE-02), en donde se definen los responsables y los tiempos para lamedición de los indicadores de la Entidad, así como para la consolidación y reporte a laAlta Dirección sobre su estado.

2.1.5 Manual de Procedimientos., Se adoptó el Manual del SIGEPRE mediante ResoluciónNo. 1779 de 2008. Documento que da alcance al numeral 4.2.2 de la Norma NTCGP1000:2004 y al numeral 2.1.5 Manual de Procedimientos de acuerdo con el MECI1000:2005.se adoptó el Manual del SIGEPRE mediante Resolución No. 1779 de 2008,documento que da alcance al numeral 4.2.2 de la Norma NTCGP 1000:2004 y al numeral2.1.5 Manual de Procedimientos de acuerdo con el MECI 1000:2005.

2.2 Componente Información

De acuerdo al esquema de Caracterización de Procesos definido por la Entidad, en estosformatos se describen los instrumentos de Información Primaria y Secundaria; así como laComunicación Organizacional e Informativa para cada proceso, allí se relacionan losdiferentes aplicativos que le permiten a la Entidad generar los diferentes informesgenerados en el cumplimiento de sus funciones.

Se presentó el plan de acción con la metodología de desarrollo de sistemas de informacióny de la documentación.

2.2.1 Información Primaria y Secundaria. La Entidad cuenta con un sistema de Gestión de

Correspondencia y Archivos Oficiales SIGOB-, en donde se radica y tramita toda lainformación que ingresa y se envía, permitiendo tener la trazabilidad suficiente de losdocumentos gestionados, igualmente el correo electrónico se constituye en una herramientade comunicación legalmente establecida en la Entidad.

2.2.2 Sistemas de Información. La Entidad cuenta con un sistema de mesa de ayuda paralos usuarios de los servicios tecnológicos, el cual consiste en dar atención inmediata a lasnecesidades de soporte técnico, además se habilito como ayuda adicional la línea 3999centro de atención para la vigencia 2011.

2.3 Componente Comunicación Pública: La Presidencia de la República cuenta con lapágina http://wsp.presidencia.gov.co, en donde se puede acceder a la información decarácter pública de la Entidad. La pagina cuenta con un aceptable nivel de accesibilidad alos ciudadanos y permite interactuar con los puntos de atención, ya sea directamente o pormedio de comunicación vía correo electrónico.

2.3.1 Comunicación OrganizacionalEl manejo de la información que se genera en la comunicación y difusión de las políticas dela Entidad, se controla a través de la Intranet en el módulo SIGEPRE, Sistema de Integradode Gestión de la Presidencia de la República, que cuenta con vínculos a los once procesosen donde se desagrega la información de los documentos de cada uno de ellos.

2.3.2 Comunicación InformativaLa participación ciudadana se realiza en el Departamento Administrativo de la Presidenciaa través de las estrategias diseñadas en el plan de gobierno a cumplir por medio de las AltasConsejerías Presidenciales y los Programas Presidenciales.

2.3.3 Medios de ComunicaciónLos medios de comunicación hacia la ciudadanía, se realizan por intermedio de laSecretaria de Prensa, dependencia que tiene la vocería de la información de las actividadesdel señor Presidente de la Republica, el Vicepresidente y de las diferentes AltasConsejerías, Programas Presidenciales.~}:~tLas normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de lamisión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento deser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia,eficacia y oportunidad.~ Subsistema de Control de Evaluación

Subsistema de Control de Evaluación.

3.1 Componente Autoevaluación. La Entidad por intermedio de la Oficina de ControlInterno realizó en el mes de diciembre de 2011, una encuesta compuesta por 68 preguntas,

en donde se evaluaron los tres subsistemas de control interno los nueve componentes y losveintinueve elementos que conforman el MECI con los siguientes resultados: Calificacióntotal del Sistema de 3.91, discriminados en los tres subsistemas así: Control Estratégico3.89, Control de Gestión en 3.87 y control de evaluación en 3.97, siendo este el de mayorvalor. Los resultados se presentaran en el Comité de Coordinación del Sistema de ControlInterno que realiza evaluando el cuarto trimestre de la vigencia 2011 en el mes de enero de2012.

La Alta Dirección ha dispuesto de un Comité Directivo, en donde se realiza seguimientosemanal a gestión adelantada por cada una de las dependencias, el cual permite la adopciónde acciones encaminadas al cumplimiento de los objetivos y metas de cada una de ellas.

Adicionalmente, se adoptó mediante Resolución No 1849 de 2009 y modificada por laResolución No. 2460 de 2010 los Subcomités de Control Interno como un escenario deAutocontrol de la Gestión en cada dependencia, con la participación de la Oficina deControl Interno en su rol de asesoría y acompañamiento.

3.2 Componente Evaluación Independiente

La Oficina de Control Interno, como responsable de la evaluación independiente delSistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, elaboró en el mes de enerode 2011 el Programa Anual de Auditorías, el cual fue aprobado por el Comité deCoordinación del Sistema de Control Interno. El programa contempló la realización de siete(7) auditorías integrales y un ciclo de auditorías de Calidad a los 11 procesos de la Entidad.

Con el propósito de fortalecer las competencias de los auditores internos de calidad, sesolicitó al Área de Talento Humano la inclusión de un ciclo de actualización a auditoresinternos y uno para nuevos auditores de la Entidad. Evento que se llevó a cabo del 7 al 12de julio de 2011, la capacitación fue ejecutada por la firma Business & AuditingConsultores Ltda. así:

Se llevó a cabo el ciclo de auditorías internas de calidad del 21 de julio al 1 de agosto de2011. Se ejecutaron un total de 32 auditorías. Se remitieron los informes a los responsablesde los procesos y se solicitó la formulación de las mejoras a las No conformidadesencontradas. Las mejoras siguen su curso de ejecución de acuerdo con lo programado.

Las auditorías de gestión se desarrollaron de conformidad con lo establecido en elprograma anual.

La Oficina de Control Interno, como responsable de la evaluación independiente delSistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, elaborará en el mes deenero de 2012 el Programa Anual de Auditorías, el cual será presentado en el Comité deCoordinación del Sistema de Control Interno.

La Oficina de Control interno dispone de una herramienta donde están discríminadas todos

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los compromisos de los asesores que conforman la planta en los temas de: AuditoríasIntegrales Internas, arqueos a cajas menorés, informes de Seguimiento, participación enSubcomités de Control Interno, Evaluación de Planes de Mejoramiento, es de anotar quedurante la vigencia y con corte al 31 de diciembre de 2011, el avance en el cumplimiento delos compromisos de la Oficina de Control Interno se estableció en un nivel de avance del100%.

3.3 Componente Planes de Mejoramiento

En la Vigencia Fiscal 2011, el Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento, en cabezade la Oficina de Control Interno, implementó el Procedimiento P-EM-06 Formulación,Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento , el cual establece las directricesque permiten gestionar las mejoras correctivas y preventivas de la Entidad.

3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional

La Entidad cuenta con cuatro (4) planes de mejoramiento institucional clasificados de lasiguiente manera:

Plan de Mejoramiento Suscrito con el ICONTEC el cual se encuentra en ejecución.

Plan de Mejoramiento Suscrito con la Procuraduría General de la Nación, el cual seencuentra en ejecución

Pla de Mejoramiento Suscrito con el Archivo General de la Nación, el cual se encuentra enejecución.

Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de República, en donde laEntidad concertó las 17 acciones de mejoramiento y que se presentan a continuación, con elsiguiente avance: porcentaje de avance del 55.03% Yen desarrollo el 44.97%.Adicionalmente, la Oficina de Control interno informa que se realizó la publicación en lapágina Web de la Entidad en el vínculo Nuestra Entidad, planes de mejoramiento, asímismo es importante resaltar, que la administración realiza un seguímiento permanente alavance del cumplimiento del plan de mejoramiento por medio de los Comités deSeguimiento, Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, Subcomités deCoordinación del Sistema de Control Interno, visitas de auditoría interna y fue tema derevisión por parte de la Dirección del Departamento a través del Comité de Coordinacióndel Sistema de Control Interno.

3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos

Como resultado de las auditorías internas realizadas por la Oficina de Control Internodurante la vigencia fiscal 2011, se suscribieron ciento cuarenta y dos (142) planes de

mejoramiento por procesos.

A 31 de diciembre de 2011 el siguiente es el estado de los mismos:

Planes de Mejoramiento Cerrados: 98Planes de Mejoramiento en Ejecución: 44

3.3.3 Planes de Mejoramiento Individual

Actualmente en el DAPRE, no se han suscrito Planes de Mejoramiento Individual, toda vezque estos se formulan para aquellos funcionarios que pertenecen a la CarreraAdministrativa y se realizan como resultado de las Evaluaciones del Desempeño y losresultados de los Acuerdos de Gestión. Sin embargo, es de informar que en la VigenciaFiscal 2011 se celebraron los Acuerdos de Gestión con los funcionarios del Nivel Directivoy los resultados de los compromisos asumidos fueron satisfactorios, por lo que no fuenecesario suscribir con ellos Planes de Mejoramiento Individual.~: ..,'; ~[:.'¡~;¡'.•:i;:;¡;;ll!':::m¡[[:~g:¡;[:""lLas normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de lamisión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento deser detectadas, garantizando de está forma la continuidad del servicio con eficiencia,eficacia y oportunidad.. Estado general del Sistema de Control InternoEl Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE seencuentra en la segunda etapa de mantenimiento, el cual ha permitido realizar unmejoramiento continuo a los procesos, mediante ajustes a sus caracterizaciones y con losinformes de auditorías que se han practicado.

Del 18 al21 de octubre de 2011 el ICONTEC realizó auditoria de renovación delcertificado de calidad del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República,con el objetivo de determinar la conveniencia y adecuación del mismo con los requisitos dela norma NTC GPI000:2009, evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar elcumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema ya la norma y determinar su eficaz implementación y mantenimiento.

Como resultado de la auditoría externa la Entidad debió formular un plan de mejoramientopara las seis (6) no conformidades menores encontradas, el cual ya fue elaborado yaprobado por el ICONTEC.

En cumplimiento a lo dispuesto por la Directiva Presidencial 08 de 2003, el Decreto 5872del 2007 y la Resolución Orgánica 6289 del 2011, se presentó un informe de avance delplan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República para la vigencia2010 y los avances en la vigencia 2011. Dicho informe se remitió a la Contraloría Generalde la República y esta publicado en la página WEB de la Entidad.

Al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, la Contraloría General

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de la República le adelantó en la vigencia 2011, la Auditoría Gubernamental con EnfoqueIntegral, modalidad Especial para la vigencia 2010, que terminó con el Informe Finalradicado EXTll-00080 122 de fecha agosto 17 de 2011, en donde se emite concepto deFAVORABLE sobre la gestión y con una calificación de 89.5. Calificación resultante de laponderación de los componentes de la gestión misional y la gestión de los recursospúblicos.Igualmente, en el informe se emite opinión sobre los estados contables, el cual manifiestaque la situación financiera del DAPRE es razonable. Se evaluó el sistema de ControlInterno mediante el sistema Audibal con una calificación de 1, lo que permitió observar queel sistema es EFICIENTE y con un nivel de riesgo bajo para el registro de las operacionesde la Entidad en la presentación de los estados contables.Adicionalmente a lo anterior, la Contraloría General de la República FENECIO la Cuentade la entidad para la vigencia fiscal 2010, emitiendo el concepto de Gestión sin Salvedadesy la opinión a los estados contables como favorables, superando la calificación de lavigencia 2009.En el informe final se detallan los 17 hallazgos, entre los cuales figuran cinco (5) conpresunto alcance disciplinarlo y uno que será objeto de Indagación Preliminar.

RecomendacionesEl Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República se considera adecuado,en tanto que en él se observa una estructura organizacional flexible a los cambios, sedefinen los niveles de responsabilidad y de gestión, se identifican los procesos y losprocedimientos claves en cada uno de ellos y se proporcionan los recursos para laoperación. El sistema igualmente integra los requisitos de la norma NTC GP 1000:2009, lossubsistemas y elementos del MECI y el SISTEDA.

Sin embargo, se hace necesario impulsar y aplicar directrices para el diseño de:comunicación organizacional, de procesos de profundización y medición de aprendizajes atodos los niveles, procesos de seguimiento y acompañamiento en la aplicación en generaldel sistema.

La Oficina de Control Interno considera que los aspectos mencionados pueden contribuir alograr en el corto plazo que en el DAPRE los responsables y sus equipos tengan un sistemade gestión orientado a proporcionar evidencias sobre la calidad de los servicios prestados yde mejora en el funcionamiento y logro de los objetivos institucionales propuestos.

Diligenciadopor:

Aprobado por:

MARIA ELJSA MORON HAUTE

FEDERICO ALONSO RENGIFOVELEZ

27/02/201204:13:38p.m.

27/021201204:] 4:37p.m.

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~ Departamento Administrativot~}de la Función Púbtica

~~ RtpúbIi<a de Cdombía

CERTIFICADO DE RECEPCION DE INFORMACION

La Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites delDepartamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, certifica que elRepresentante Legal de la Entidad relacionada a continuación, presentóelectrónicamente la Encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente¡así como el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, VIGENCIA 2011.

Dicha información fue gestionada, elaborada y presentada en las fechasestablecidas a través del Aplicativo MECI de acuerdo a la Circular NO.l00-00lde 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de ControlInterno.Entidad DEPARTAMENTOADMINISTRATIVODE LA PRESIDENCIADE LA REPUBUCARepresentante Legal : FEDERICOALONSORENGIFOVELEZJefe de Control Interno: MARIAEUSA MORONBAUTERadicado Informe Ejecutivo No:1874Fechade Reporte:27¡02¡2012 04:14:37 p.m.

En constancia firma,

MARIA DEL PILAR ARANGO VIANADirectora de Control Interno V Racionalización de Trámites

Carrera 6a No. 12-62. Teléfono: 3344080 Fax: 341 0515, linea gratuita 018000 917 770,Internet: www.dafp.gov.co.

Email: webmaster@dafp.gov.co, Bogotá D.C,ColombiaCoa¡SO OOC ¡ ~..,~,."..d."."

Archivo Edición Ver Fa"..•orito~ Herramienti:ls

,

,2i ;0', CGR Solicitud de prorroga sr MECI CAUDAD S1GEP - Selección de Aplic.. ;0' SIRECI PRESIDENCIA GUIA DEAUOITORlA P-re~de:ncia de la Repúblic .., DAFP ~.~lDNDA - !nforme¡ Software Intranet

OINICIOENTiDAD: DEPARTAMENTOADMINISTRATivo DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAI

:PUNTAJE CALIDAD: 89,9 0A>l@r Concepto Calidad-------------------------,

ipUNTAJE MECI : lm~~ l@r Concepto MEcr

ELEMElnOS _ COMPONENTES ÁVANCEí'l\>}' SUBSISTEMAS

Acuerdos,c.ompromisos o protocolos éticos

DesarroUo de talento humano f:=:!~~C::]AMBIENTE' DE CONTROL

Estilo de Dirección C:::!1:2'::=JPlanes V programas i:=~~C:::JModelo de operación por procesos E~!_9J}~:JDIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Estructura organizacionaJ t::£.i2:t~ [:_~":;-,,'_:'.:.:....::':__,~-~:~,iCONTROL ESTRATÉGICO

Contexto estratégico r=:;i8b-=:JIdentifi-cación de riesgos C::::,!-M::::JAnálisis de riesgos c:::r.JJt:' ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Valoración de riesgos ~

Politicas de administración de riesgos

Políticas de Operación ~

Procedimientos ~

Controles ~~2Zl ACTIVIDADES DE CONTROL

IndicadoresManual de procedimientos

Informació-n Primaria r:=:J~==J F -~ CONTROL DE GESTIÓN

Informaci6n Secundaria I::::J~=::J INFORMACIÓN

Sistemas de Información ~tijº~Comunicación Organiz,aclonal

Comunicación informativa l!:::;:~Im~!:~COMUNICACIÓN PÚBLICA

Medios de comunicación CE~Dr::::E~Autoevaluación del control ¡;:¡:!:JIm::E~AUTOEVALUACtÓNAutoeval'uadón, de gestión -~-",.-,,,-i:-,,j--'-' -'-y,-.Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno ¡¡;::;;!)g==~ .Auditaria Interna i:!Z3ii::::1Zi EVALUACIONINDEPENDIENTEl:i~Y£';':~~~:'t.:;\~ CONTROL DE EVALUACIÓN

Planes de MejoramIento, In5titucional~ --.g ..-,~-,y;-~-'g,,-\'-,_;-,Planes: de mejoramiento por Procesos ~. PlANES DE MEJORAMIENTO

Plan de Mejoramiento Individual J:j''iV'ZIdt~.!l

'?if Departamento Administrati ...

If(""'" [j¡,:", \.;':,[ ;>,<\'~:>nt<"\- ~.;>'";>,~'~'n\"' /,':V,

,~

IntranetONDA. Informes Sofh'lare

SUBSISTEl'IAS

De acuerdo a la información suministradael modelo muestra un buen desarrollo

pero requiere mejoras en algunos aspectos

CONTROL ESTRATÉGICO

AVANCE(%)

meeee"eee:eee $4 ceece

" .. " '"o

Presidencia, de la Repúblic. ..

60%.89%

GUlA DEAUDITORlASlREC! PRESIDENCIA

• AVANCE(,",) e COMPONENTES

C~!4~r:::::I~AMBIENTE DE CONTROL

c:::,rP!l:::':::! DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

r::::::~:::::I~~c::::.:J.!&(::=:JC::e,!.!lJl::::::::::J ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

~~~~=.]

SIGEP - Seleccián de Apllc, ..

CONCEPTO CALIDAD

eq;' MEe! CALIDAD

El slstemaeglobal decalidad con respecto al modelo NTCGPlOOO:2009:no se cumpte-, se cumple- en aspectos parciales o tiene una fidelidadimuy baja con las actividades realmente reafizadas, y deben tomarse

edidas correctivas urgentes y globales para im.plantar un sistemacalidad eficaz.

sístenúJ"'gi'obii'i"'de"cahda(fs'e"cum~ii'e';'''p'eio''c'(j'i1"def'ídena'as"e'r;",ü'anto .

MEeI : IEl;ª,ft;li Ver Concepto MEeI

....... . .DAD: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

Acuerdos,compromisos o protocolos éticos

Desarrollo de talento humano

Estilo, de Dirección

Planes y programas

Modelo de operación por procesos

Estructura organizacionaf

Contexto estratégico

Identificación de riesgos

Análisis de riesgos

Valoración de riesgos

Politicas de administración de riesgos

Políticas de Operación

ELEMENTOS

RANGO

Menos de 40%

!documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento,io tiene una fIdelidad deficiente ccn las actividades realmente;realizadas.¡Se deberán solucionar las deficien-óas urgentemente, para Que el:~i.!:!~e.~,~?~.~...~~S.~.~'rf:l. sistema glObal de' ca,j'da'c:f"se' 'cumpie';' per'o "con' ie'Ves deflClenda's en .._ .!cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de sukumprimiento, o respecto a la fldeHdad con las actividades realmenteirealizadas,.

Entre 60lt/o y 85% Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para que ellsistema

, :no deje de ser eficaz.Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad1 !es muy posi~iva. Se sugiere analizar 105puntos, sobresalientes y apricar

imedjd,as simltares a..I~s, temas con más baja p~ntuacióll'"r~._~-:-~;;~-ise gestiona de.cuerdo conermodelo NTCGPiOOO'2009;-Y-~~ .•••• _.~~

as ¡sonejemplopara otras entidades del sector.

,i ~ Rango - Windows..lnlernet Explorer provided by Presidenda de la República

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II1 : Entre 4D% y 60

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