Implantació de noves tecnologiesde gestió documentala l’administració local

Implantació de noves tecnologiesde gestió documentala l’administració local

© Diputació de BarcelonaFebrer de 1998

EdicióÀrea de Règim Interior, Hisenda i PlanificacióDirecció de Serveis de Recursos Interns i SistemesPla d’assistència en tecnologies de la informació

ElaboracióPla d’assistència en tecnologies de la informacióDiputació de Barcelona. Institut Català de Tecnologia

5

Índex

Presentació 7

Introducció 9

Normalització de la gestió documental a l’Administració 11

Disposicions legals 11Estàndards documentals 12Projectes ATRIO, SICRES i ESTROFA 13Model de dades del registre d’entrades i sortides 14Projecte ESTROFA i workflow 16Projecte ventanilla única- Intercomunicació de registres de les administracions públiques 17

Tecnologies de gestió documental 19

Sistemes de gestió de flux de treball - workflow 19Tecnologies de treball en grup - groupware-workgroup 22Gestió electrònica de documents 23Eines relacionades 25Integració entre tecnologies 28Tendències tecnològiques: Intranet 29

Aplicatius específics per als ajuntaments 31

Solució de l’empresa ABSIS 31Solució de l’empresa AUDIFILM 34Solució de l’empresa Gestión de Servicios Integrales y Sistemas de Información (S PAI) 37Solució de l’empresa TAO 41

Implantació de la gestió documental als ajuntaments 47

Requeriments previs 47Procés d’implantació 48Beneficis 48Oficina integrada d’atenció al ciutadà 49

Bibliografia 51

Relació de sigles 53

Annex 1. Domini de gestió documental del projecte INDALO 55

Annex 2. Procés d’homologació del CSI per als productes ATRIO, SICRES i ESTROFA 63

6

Annex 3. Aspectes de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones

Públicas y del Procedimiento Administrativo Común que fan referència a l’ús de les tecnologies de la

informació i les comunicacions 65

Annex 4. Ley 6/1997 67

7

Presentació

L'Administració pública realitza actualment un esforç de normalització de la informació que es genera o s’utilitzadintre del seu àmbit de competència. El fa en disciplines amb una forta component tecnològica com la cartografiadigitalitzada −projecte MIGRA per a l'intercanvi d'informació geogràfica, per exemple− però també en dominisaparentment no tan tècnics, com pot ser la gestió administrativa. En aquesta línia, el Ministeri d'AdministracionsPúbliques, a través del Consell Superior d'Informàtica, ha especificat una sèrie de funcions útils a l'Administració.L’emmagatzematge, el tractament i la recuperació d'informació d'oficines o automatització dels fluxosadministratius, així com la definició d'un sistema d'informació comú de registres d'entrada i sortida, són algunsdels temes que s'estan tractant.

Aquesta tendència a la normalització facilita l'adaptació de programes estàndard parametritzables, així comtambé aplicatius específics cada vegada més operatius. És una situació que obre noves perspectives alsajuntaments, en particular en el camp de la gestió documental on les circumstancies, fins fa poc, no eren tanfavorables.

Quines són les normes o recomanacions sobre les quals treballa l'Administració? Quines són les tecnologies degestió documental que es poden trobar avui en dia al mercat? Quines eines permeten posar aquestestecnologies a la disposició dels ajuntaments? Quina diferència hi pot haver entre la ventanilla única i l’oficinaintegrada d'atenció al ciutadà?

Aquestes i d’altres qüestions són recollides en el treball que us presentem i que l'Àrea que presideixo ha cregutconvenient realitzar en el marc del Pla d'assistència en tecnologies de la informació. Posar tota aquestainformació a la disposició dels ajuntaments −tant d'aquells que tenen la capacitat d'elaborar les seves eines degestió com dels qui seleccionen en el mercat productes acabats− pot ser una contribució a l'esforç que realitza elmón local per millorar la seva gestió, fer-la més transparent i apropar-la com més va més a les necessitats delsciutadans.

Joan Rangel i TarrésDiputat president de l'Àrea de Règim Interior, Hisenda i Planificació

8

9

Introducció

Davant la creixent implantació d’eines ofimàtiques en entorn Windows als ajuntaments i l’incipient ús de lesnoves eines de gestió electrònica de documents (GED), del reconeixement òptic de caràcters (OCR) i d’eines perals fluxos de treball, creiem que és interessant reflectir en un estudi els models d’implantació d’aquestestecnologies als ajuntaments.

Les eines de gestió de documents per a les entitats locals poden no estar definides segons les directrius delMinisteri d’Administracions Públiques i, en concret, del Consell Superior d’Informàtica. Aquest últim ha definit lesdisposicions legals on emmarcar tots aquests productes, com el Domini de Gestió Documental del model dedades INDALO i els projectes ATRIO, SICRES i ESTROFA.

L’ajuntament és qui es troba en millors condicions per decidir quines són les eines adequades per a gestionar elsseus documents. En aquest estudi, s’hi proporcionen les referències per tal de poder prendre la decisió òptimaper a l’organització i la transmissió dels documents.

Un ampli ventall de tecnologies poden implementar les diferents funcionalitats bàsiques de gestió, com són leseines de gestió de flux de treball-workflow, les tecnologies de treball en grup-groupware i les de gestió electrònicade documents. A més d’aquestes eines, n’hi ha d’altres que complementen les primeres i els incorporenfuncionalitats de valor afegit, com el correu electrònic i l’agenda, entre d’altres. El futur d’aquestes tecnologiespassa per la integració en una de sola mitjançant una Intranet.

A continuació, es dóna una visió dels productes de les empreses més implantades a les entitats catalanes, comsón Absis, Audifilm, Gestión de Servicios Integrales y Sistemas de Información (S pai) i Tao. Sota un enfocamentmodular, s’ha intentat arribar a una fàcil comprensió de les funcionalitats implementades i les característiquesd’implantació a l’entitat. Per això s’han comentat les diferents fases del procés d’implantació d’una eina de gestiódocumental als ajuntaments.

Aquest estudi pretén ser una eina de referència per a totes les administracions locals, amb l’objectiu d’agilitzar lagestió documental tot utilitzant els diferents productes disponibles al mercat, i per això hi ha la necessitat deconèixer les diferents tecnologies existents.

10

11

Normalització de la gestió documental a l’Administració

A l’hora d’implantar eines informàtiques per tractar les dades administratives, cal tenir en compte el que diu la llei30/92. En el marc d’aquesta llei, s’ha definit el model de dades INDALO, que proporciona una relació de lesdades que s’intercanvien les administracions públiques. A més, s’han elaborat un conjunt d’especificacions quehan de complir els programes que realitzen tasques de gestió integrada de documents, recollides en els projectesATRIO, SICRES i ESTROFA.

Aquests projectes s’encarreguen de definir a nivell físic i d’implementació, aplicacions per a la gestió documental,mentre que el domini de gestió documental del model de dades INDALO està situat en un nivell superior idefineix de manera teòrica tots els camps d’actuació. Cal dir que els projectes estan definits de tal manera ques’acompleixen les directrius donades pel model de dades esmentat.

Model de dades

Marc conceptual

Sistema obert

Marc legal

En aquest capítol, s’hi inclou l’abast i la descripció de les iniciatives esmentades.

Disposicions legals

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del ProcedimientoAdministrativo Común (LRJ-PAC), diu que tots els registres que les administracions públiques estableixin per a larecepció d’escrits i de comunicacions dels particulars o d’òrgans administratius, s’hauran d’instal·lar en suportinformàtic. A més, el sistema haurà de garantir la constància i la identificació, en cada assentament que espractiqui, d’una sèrie de camps esmentats en aquesta llei.

Ley 30/92Ley 6/97

ATRIOGestió integrada de documents

ESTROFAFluxos detasques

SICRESRegistres

entrada/sortidaINDALO

Model de dades del domini degestió documental

12

D’altra banda, les administracions públiques impulsaran la incorporació de mitjans tècnics tant per aldesenvolupament de la seva activitat com en la relació amb els ciutadans.Els aspectes d’aquesta llei que es reflecteixen a la utilització de les tecnologies de la informació i lestelecomunicacions s’inclouen a l’annex 3. Dins l’àmbit d’aquesta llei, s’han creat uns models i unesespecificacions d’homologació de productes, comentats en uns altres apartats.

D’altra banda, la Ley 6/1997, del 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General delEstado (BOE 15.04.97) constitueix un nou impuls en el procés de tecnificació i de modernització del’Administració, i aprofundeix en el camí obert al seu dia per la LRJ-PAC i està en la línia de disposicions mésrecents, com l’acord del consell de ministres, del 4 d’abril de 1997, per a la progressiva implantació d’un sistemaintercomunicat de registres entre l’Administració general de l’Estat, les administracions de les comunitatsautònomes i les entitats que integren l’Administració local, per tal de mantenir-los actualitzats i a disposició delsciutadans. A l’annex 4, hi consta un comentari sobre l’impacte d’aquesta llei.D’aquest últim acord del 4 d’abril de 1997, se’n parlarà en punts posteriors d’aquest estudi.

Estàndards documentals

En consonància amb la llei 30/92, però sense ser una norma, es va definir el model de dades INDALO que, ambel temps, ha esdevingut un model de facto. INDALO és el model de dades per a l’intercanvi d’informació entre lesadministracions públiques, que persegueix la promoció i millora de l’intercanvi d’informació i constitueix unareferència en la construcció de sistemes d’informació d’aquestes entitats.

Cal dir que, actualment, està en projecte la realització de la versió 2 d’aquest model; l’anunci del concurs per a laseva realització va sortir al BOE del 10.09.97.

La primera versió d’Indalo, que data de març de 1995, preveu nou dominis, un dels quals és el de gestiódocumental. L’objectiu d’aquest domini és la definició dels models de dades que permetin l’intercanvi d’informacióde les àrees següents:

1. Registre general, capaç de registrar tota la informació en el marc de la llei 30/92, i que comprèn els elementssegüents:

− Registre d’entrada, creat per a cada documentació presentada o rebuda per un òrgan administratiu.

− Registre de sortida, creat per a cada escrit o documentació oficial que un òrgan administratiu envia a un altreòrgan o a un particular. 2. Seguiment d’expedients, que permet definir cada un dels expedients tramitats per l’Administració, així com

també registrar els diferents passos que es realitzen en la seva tramitació. Es divideix en dos apartats: − Definició d’expedients, amb entitats com el tipus d’expedient, tipus d’acte, unitat administrativa,...

− Tramitació d’expedients, en què les diverses situacions per les quals aniran passant quedaran reflectides

mitjançant l’entitat “actes”.

3. Arxiu, que permet el desenvolupament de sistemes d’informació per a qualsevol arxiu de l’Administració, aixícom també l’intercanvi d’informació entre els arxius; facilita el control d’accés a la informació que contenen.Se’n defineixen dos apartats:

− Tractament i anàlisi de la informació, ja que qualsevol documentació que arriba a un arxiu ha de tenir associada

una informació de descripció per a la seva ordenació, classificació i posterior recuperació.

− Consultes, que poden ser en sala (la documentació no surt de les instal·lacions), préstecs interns (ladocumentació surt de les instal·lacions cap a unitats del propi òrgan administratiu) i préstecs a l’exterior (ladocumentació surt cap a un òrgan extern a l’entitat).

Podeu trobar una descripció més concreta d’aquestes tres àrees a l’annex 1.

13

Projectes ATRIO, SICRES i ESTROFA El Consejo Superior de Informática (CSI) és un organisme constituït pel Ministeri d’Administracions Públiques(MAP) per promoure la millora de l’eficàcia i la qualitat dels serveis públics a través de la implantació de lesnoves tecnologies. Bàsicament, es dedica a desenvolupar projectes d’interès general, produir recomanacions ihomologar aquells productes que compleixin aquestes recomanacions. Les recomanacions que es refereixen aaquest estudi es troben en el projecte ATRIO i, per extensió d’aquest, en els projectes SICRES i ESTROFA. En el següent quadre exposem, a tall de resum, les característiques principals de cadascuna d’aquestesrecomanacions, incloent-hi la URL de cadascuna d’elles per a consultes més exhaustives i l’estudi de les sevesespecificacions. ATRIO v.2.2 (5/1997) ESTROFA v.1 (2/1996) SICRES v.1 (12/1995) Almacenamiento, Tratamiento yRecuperación de Información deOficinas

Especificación para el Tratamientode Flujos AdministrativosAutomatizados

Sistema de Información Común deRegistros de Entrada y Salida

Gestión Integrada de Documentos (GID)

Sistema de control de flujos detareas

Informatización de los registros (Ley30/1992)

CSI CSI CSI http://www.map.es/csi/pg5a10.htm http://www.map.es/csi/pg5a11.htm

http://www.map.es/csi/pg5e30.htm http://www.map.es/csi/pg5e31.htm

http://www.map.es/csi/pg5s40.htm http://www.map.es/csi/pg5s41.htm

A l’annex 2, hi afegim les proves per obtenir l’homologació per als productes ATRIO, SICRES i ESTROFA. El llistat dels productes homologats pel CSI, així com aquells que es troben en procés d’homologació, es potconsultar a l’adreça d’Internet http://www.map.es/csi/pag5h21.htm. A continuació, exposem el contingut dels diferents projectes: ATRIO (“Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación de Información de Oficinas”) és un conjuntd’especificacions que han de complir els sistemes que realitzen gestió integrada de documents (GID). Un sistema homologat segons ATRIO és: - Un sistema informàtic que integra eines ofimàtiques i permet l’emmagatzematge, el tractament i la recuperació

d’informació multimèdia. - Un sistema d’intercanvi d’informació entre sistemes de gestió de bases de dades i/o ordinadors, encara que

siguin diferents (sistema obert). - Un sistema que pot ser implantat en qualsevol unitat de l’Administració sense necessitat de modificacions o

d’adaptacions importants. Les especificacions d’ATRIO pretenen que tot el software utilitzat en les administracions tingui la mateixaaparença per a l’usuari, de manera que el personal es trobi sempre amb un entorn que li sigui familiar, tant sitreballa amb textos, amb dades o amb imatges. Això facilita l’ús i agilita l’aprenentatge de totes les einesinformàtiques utilitzades. Basats en els requeriments ATRIO, s’han definit dos mòduls per donar resposta al registre general d’entrada i desortida (SICRES) i al control de fluxos de tasques (ESTROFA). SICRES (“Sistema de Información Común de Registros de Entrada y Salida”) és un mòdul operacional d’ATRIO,que funciona com una aplicació tancada orientada a satisfer l’exigència d’informatització de registres, tal compreveu la Ley 30/92 de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común. El producte que vulgui serhomologat segons SICRES haurà d’haver obtingut l’homologació ATRIO que concedeix el Consejo Superior deInformàtica, ja que SICRES és un mòdul d’ATRIO, per la qual cosa ha de tenir totes i cada una de les sevesfuncionalitats. A diferència d’ATRIO, que es defineix com un sistema obert, en el qual hi cap qualsevol aplicació que pugui serdesenvolupada amb les pròpies eines del sistema, SICRES és, en ella mateixa, una aplicació completa i tancada,

14

tot i que s’admet, un cop desenvolupades les taules bàsiques del sistema i les funcionalitats mínimes exigides,l’existència de taules i funcionalitats opcionals. La raó de l’existència d’aquestes taules bàsiques està en l’article38.4 de la LRJ-PAC, que exigeix la compatibilitat informàtica i la transmissió telemàtica dels assentamentsregistrals. ESTROFA (“Especializaciones para el Tratamiento de Flujos Administrativos Automatizados”) és unaespecificació conceptual -un model de referència- sobre sistemes de control de fluxos de tasques, concebudacom una capa addicional a les d’ATRIO. A diferència de SICRES, que és una aplicació tancada, amb una definició de la major part de les seves taules,ESTROFA consisteix en una enumeració dels requisits que hauran de complir els productes que vulguin serhomologats segons ESTROFA. Per tant, hi podrà haver gran quantitat de sistemes homologats segonsESTROFA que ofereixin solucions diferents als mateixos objectius. Això vol dir que ESTROFA és quelcom mésque un mòdul d’ATRIO, quelcom més que una aplicació tancada. Basant-se en ATRIO i utilitzant les seves eines,ESTROFA defineix un marc conceptual en què podran encaixar diferents sistemes de control de fluxos detasques. ESTROFA, en conseqüència, és més una nova capa d’ATRIO que no pas un mòdul concret.

Model de dades del registre d’entrades i de sortides

En aquest apartat, hi constatem que el projecte SICRES ha adequat les seves especificacions a les definidesanteriorment pel model de dades INDALO. Aquest últim proposa una relació i una definició precisa de les dadesque s’intercanvien les administracions públiques, mentre que el projecte SICRES ha estat definit per acomplir lesexigències de la llei 30/92 respecte a la informatització dels registres, que té menys requeriments però admetl’existència de funcionalitats opcionals. La possibilitat de tenir unes altres funcionalitats fa que el projecte SICRESprevegui la compatibilitat informàtica amb d’altres models per a la transmissió telemàtica dels assentamentsregistrals.

Els conceptes principals d’ambdós projectes són força semblants i la correspondència, tenint en compte que elprimer concepte és del projecte SICRES i el segon, INDALO, és a continuació:

− Tabla general de entrada - Asiento de entrada

− Tabla general de salida - Asiento de salida

− Otros requisitos - Objetos Documentales

Tabla general de entrada - Asiento de entrada

En aquesta secció, hi trobem poques diferències, hi ha alguns camps diferents que afegeixen dades, mentre queen d’altres camps coincidents la diferència està en el nombre de dígits que el descriuen.

De tota manera, les dades bàsiques imprescindibles existeixen en ambdós models. Els camps els noms i elnombre de dígits associat dels quals són diferents, els adjuntem a continuació (el nom és el del projecteSICRES):

− fecha de entrada, data en la qual es fa el registre d’entrada;

− número de registro, número associat a cada registre. A Indalo, a més a més, s’hi afegeix un codi associat a la unitat origen d’aquest registre, mentre que a Sicres això es troba en un altre camp;

−usuario (DNI), associat al funcionari que fa l’anotació;

− interesado, és el NIF de la persona física o jurídica, o el codi de l’òrgan interessat en cas que lainteressada sigui una administració. Aquest camp està desglossat en tres en el cas del model de dadesINDALO;

− código oficina registro original, es refereix a l’organisme que va rebre el document per ser registrat;

− número de registro original, és el número associat al registre (en cas que vingui d’una altra oficina);

15

− fecha de registro original, data en la qual el document va ser presentat al registre anterior;

− tipo de transporte, descripció del tipus de suport en què ha estat rebut el document (fax, correu, etc.);

− número de transporte, número associat segons el suport del document (número associat al fax, etc.);

− ”abstract” o resumen, observacions, comentaris i resum del document. Aquest camp ve descrit per doscamps diferents a INDALO.

A Indalo, hi ha camps no previstos en SICRES, com ara:

− hor_presentación, on es descriu l’hora d’entrada al registre anterior;

− hor_entrada, hora en què el registre és efectuat al llibre d’entrada;

− cod_georeferencia, on s’anomena el punt del territori al qual es fa al·lusió a la unitat de descripció;

− num_reg entrada asociado, anterior registre d’entrada relacionat amb el document;

− num_pag entrada, el nombre de pàgines associat;

− num_expediente, número a l’inici de la tramitació per controlar-lo;

− ind_tipo persona, si és persona física, jurídica o òrgan públic.

Tabla general de salida - Asiento de salida

En aquesta taula, ens hi trobem en la mateixa situació que amb el registre d’entrada, on els camps coincidentsdifereixen en el nombre de dígits, i trobem camps d’INDALO que afegeixen dades als camps de SICRES.

Els camps coincidents amb nom i nombre de dígits diferents són:

− código de la oficina de registro, codi associat a l’oficina on es fa el registre de sortida;

− fecha de salida, data en la qual el document surt de l’oficina;

− número de registro, número associat a cada registre. En INDALO, a més a més, s’hi afegeix un codi associat a la unitat origen d’aquest registre, mentre que a SICRES això és en un altre camp;

− usuario (DNI), associat al funcionari que fa l’anotació;

− interesado destinatario, és el NIF de la persona física o jurídica, o el codi de l’òrgan interessat encas que la interessada sigui una administració. Aquest camp està desglossat en tres en el cas del model de dades INDALO;

− tipo de transporte, descripció del tipus de suport en què surt el document (fax, correu, etc.);

− número de transporte, número associat segons el suport del document (número associat al fax, etc.);

−”abstract” o resumen, observacions, comentaris i petit resum del document. Aquest camp ve descrit per dos camps diferents a INDALO.

A INDALO, hi ha camps no previstos en SICRES, com ara:

− hor_salida, hora en què s’apunta la sortida al llibre de sortida;

− cod_asunto salida, codi de l’assumpte contingut al document;

− ind_tipo persona, si és persona física, jurídica o òrgan públic;

− cod_georeferencia, s’anomena el punt del territori al qual es fa al·lusió a la unitat de descripció;

16

− num_reg salida asociado, relació amb un altre document anterior;

− num_expediente, número a l’inici de la tramitació per controlar-lo;

− num_pag salida, el nombre de pàgines associat.

Otros requisitos - Objetos Documentales

En aquest apartat, és més difícil comparar els camps associats, ja que en el cas de SICRES només donenpautes per seguir i les dades que han d’estar disponibles en cada cas, mentre que a INDALO hi ha la definició decamps i els seus continguts.

Podem afirmar que les especificacions indiquen que les dades que han d’estar disponibles són les mateixes i, pertant, les diferències són de forma, però no pas de contingut.

Projecte ESTROFA i workflow

El projecte ESTROFA és una especificació conceptual (model de referència) sobre sistemes de control de flux detasques; és una capa addicional a l’estàndard definit per ATRIO respecte a l’emmagatzement, el tractament i larecuperació d’informació d’oficines.

Consisteix en una actualització de les especificacions per a aplicacions Workflow. Defineix els requisits que hand’acomplir els productes que volen ser homologats segons aquest projecte i, a diferència de SICRES (on esdefineixen totes les taules), és un marc ampli en què encaixen diferents sistemes de control de flux.

Per definir aquestes especificacions:

− s’ha tingut en compte els principis de la WfMC (organització que defineix els estàndards de workflow);− se n’ha precisat la terminologia, per tal que sigui comuna per a totes les aplicacions;− s’ha evitat d’ introduir-hi especificacions d’interoperabilitat dels sistemes.

L’estructura del text que estudia els productes de workflow és la següent:

− Definicions prèvies:

Es defineix tot el vocabulari que haurà de ser comú i el seu significat,

− Requisits del sistema:

Es donen les especificacions que s’han de complir per ser homologats (vegeu l’annex 2).Producte modular que integri diferents eines que puguin ser adquirides tant independent comglobalment, d’acord amb les necessitats dels diferents organismes.Punts de connexió amb el mòdul ATRIO.

− Entorn de modelat i disseny:

Definició de les funcions que ha d’implementar, com són: formularis, fluxograma, funcions de definicióde tasques i processos, funcions de suport gràfic, funcions de definició d’excepcions/encaminament,validació, encaminament d’objectes, definició de formularis amb suport gràfic, generaciód’informes/llistats, etc.

− Entorn d’administració, de supervisió i de simulació:

Definició de les facilitats que cal implementar en aquest àmbit d’actuació: gestió separada de funcionsd’administració/supervisió, facilitats de monitorització, facilitats de reassignació dinàmica, facilitats desimulació i facilitats de gestió de la seguretat.

17

− Entorn d’execució i usuari final:

Usuari amb interficie personalitzable;L’usuari podrà obtenir llistats i informes dels processos, estat dels enviaments,...

Tal com podem comprovar, es donen especificacions generals per als productes de workflow que la majoriad’aplicacions estàndard i desenvolupades per empreses locals ja compleixen actualment, encara que són poquesles eines que a hores d’ara ja estan homologades. Per ampliar la informació, es pot consultar l’adreça d’Internetja indicada al punt “Projectes ATRIO, SICRES i ESTROFA”.

Projecte ventanilla única- Intercomunicació de registres de les administracionspúbliques

El projecte ventanilla única pretén fer realitat l’objectiu d’aconseguir que l’Administració s’apropi al ciutadà i n’hifaciliti les relacions. D’entrada, esmentem la diferència entre dos conceptes interrelacionats, com són:

− el projecte ventanilla única d’intercomunicació de registres de les administracions públiques;− l’oficina integrada d’atenció al ciutadà.

El primer és un projecte que estudiarem en aquest punt, mentre que el segon és un servei intern que l’ajuntamentofereix al ciutadà per proporcionar-li tot tipus d’informació des d’un sol punt de servei, sense la necessitat depassar pels diferents departaments de l’entitat. D’aquest servei, en parlarem més endavant, en el capítold’implantació de la gestió documental als ajuntaments.

Des del mes de febrer de 1996, el MAP −en representació de l’Administración General del Estado (AGE)− haformalitzat nombrosos convenis amb entitats locals en aplicació de l’article 38.4 b) de la Ley 30/1992, deRégimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Aquests convenissegueixen el model aprovat per l’Acuerdo de 23 de febrero de 1996 del Consejo de Ministros (BOE de 13 demarç).

El 4 d’abril de 1997, el Consell de Ministres va adoptar un nou acord −per a la progressiva implantació d’unsistema intercomunicat de registres− que implica l’apertura d’una segona fase del projecte ventanilla única,caracteritzada per la participació coordinada en el projecte dels tres nivells de l’Administració pública quecoexisteixen al país −l’Administració general de l’Estat, les administracions de les comunitats autònomes i lesentitats locals.

El 17 de maig de 1997, reunits a Barcelona el ministre d’Administracions Públiques, Mariano Rajoy Brey, i elconseller del Departament de la Presidència, Xavier Trias i Vidal de Llobatera, arriben a l’acord per atorgar unconveni marc per a la col·laboració en la progressiva implantació d’un sistema intercomunicat de registres de lesadministracions públiques en l’àmbit de Catalunya.

Amb la subscripció d’aquest conveni marc, al qual es poden adherir les entitats locals de Catalunya, les duesadministracions canalitzen totes les actuacions relacionades amb aquesta matèria mitjançant un únic conveni,que substitueix els múltiples convenis que podrien subscriure ambdues administracions per separat amb lesdiferents entitats locals. Això vol dir que els ajuntaments i consells comarcals catalans poden dirigir-se a laGeneralitat de Catalunya per subscriure’s al conveni.

L’objecte d’aquest és permetre la presentació en els registres de l’entitat local de sol·licituds, d’escrits i decomunicacions dirigits a la totalitat d’òrgans administratius que integren l’Administració general de l’Estat i a lesentitats de dret públic vinculades o dependents d’aquella (organismes autònoms, agències, ens, etc.). Amb aixòes pretén, aprofitant l’instrument proporcionat per l’article 38.4 b) de la Llei 30/1992, que els ciutadans veïnsd’entitats locals es puguin −sense necessitat de desplaçar-se− relacionar amb les administracions a travésd’aquestes entitats.

D’aquesta manera, s’estableixen les bases del que en el futur constituirà no només un sistema registralintercomunicat, sinó també un sistema registral informatitzat d’acord amb estàndards i paràmetres denormalització que, necessàriament, han d’estar consensuats entre totes dues administracions per tal d’evitarincompatibilitats que dificultin o facin més costosa la consecució de l’objectiu del projecte: que qualsevolcomunicació del ciutadà arribi a la seva destinació en temps real amb independència del lloc on es presenti.

18

Les obligacions de les entitats locals que s’adhereixin al conveni marc són:

− Admetre en els seus registres qualsevol sol·licitud, comunicació o escrit adreçat als òrgans de l'Administraciógeneral de l'Estat i de l'Administració de la Generalitat de Catalunya o a les entitats de dret públic vinculades odependents d'aquelles, amb independència de la seva localització territorial.

− Deixar constància als seus registres de l'entrada d’aquestes sol·licituds, comunicacions i escrits, amb indicacióen els seus assentaments del seu número, epígraf expressiu de la seva naturalesa, data d'entrada, data i hora dela seva presentació, interessat o òrgan administratiu remitent, persona o òrgan administratiu al qual es dirigeix,així com una referència al contingut de l'escrit o comunicació que es registra.

− Remetre immediatament els documents, un cop registrats i, en tot cas, dins els tres dies següents al de la sevarecepció, directament als òrgans o entitats que en són destinataris. Aquesta remissió s'efectuarà pels mitjansmés apropiats perquè la seva recepció es produeixi com més aviat millor, amb especial utilització de mitjansinformàtics, electrònics i telemàtics en els supòsits en els quals sigui possible i es compleixin els requisits igaranties exigits per la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del ProcedimientoAdministrativo Común.

Qualsevol entitat de l’Administració local de Catalunya que decideixi adherir-se al conveni marc ha de trametre aldirector general de Serveis d’Informàtica la sol·licitud pertinent. Amb aquesta sol·licitud, s’hi ha d’adjuntar unacertificació de l’acord de l’òrgan corresponent de l’entitat local pel qual s’adopta la decisió d’adherir-se al convenimarc, i un qüestionari que aporti la informació necessària per comprovar que l’entitat local disposa dels mitjans ide la capacitat de gestió necessària per assumir les obligacions derivades del conveni.

Aquest qüestionari consta de dues parts: en la primera, es demana informació general sobre l’organització delregistre d’entrades i de sortides i sobre el sistema informàtic de suport, mentre que la segona és específica per acada oficina de registre d’entrada i de sortida, i demana dades sobre els recursos informàtics i de personald’aquestes unitats, així com altres característiques de funcionament. Existeix la possibilitat d’obtenir-lo viaInternet en la següent adreça URL: http://www.gencat.es/dgsi/adhesio.htm#3 .

La implantació de les accions que preveu el conveni representa per a una entitat local un esforç econòmic i depersonal. En primer lloc, s’ha d’adequar la informàtica als programes i a la xarxa de comunicació necessària pera la gestió dels documents. També s’ha d’invertir en la formació del personal per tal que es faci un ús adequat delnou sistema. Es fa patent la necessitat de preveure recursos de personal dedicats específicament almanteniment de la informació.

Les conseqüències positives d’aquest projecte es basen principalment en l’agilització dels tràmits documentals, jaque tota la gestió és electrònica, i en la millora en el servei al ciutadà, que n’és el principal beneficiari.

A continuació, s’esmenten les adreces URL amb referències al projecte i un extracte del contingut:

− text íntegre del conveni marc entre el Govern i la Generalitathttp://www.gencat.es/dgsi/conveni.htmhttp://www.igsap.map.es/sgpro/conven/concata.htm

− procés i tràmits d’adhesió al conveni marc dels ajuntaments amb la Generalitathttp://www.gencat.es/dgsi/adhesio.htm

− llistat dels ens locals que han sol·licitat l’adhesió al conveni marchttp://www.gencat.es/dgsi/adherits.htm

− MAP. Informació general del projecte ventanilla únicahttp://www.igsap.map.es/docs/sgpro/conven/conven1.htm

− Llistat dels ens locals de la província de Barcelona que participen en el projecte ventanilla únicahttp://www.igsap.map.es/docs/sgpro/conven/barcelo.htmhttp://www.igsap.map.es/sgpro/conven/registro/regis.htm

19

Tecnologies de gestió documental En aquest capítol farem una presentació de les eines relacionades amb la gestió de documents, i en destacaremles més implantades, és a dir, la gestió de flux de treball, el treball en grup i la gestió electrònica de documents.Veurem quines són les seves funcions, els estàndards, els productes, les funcions que implementen i elsrequeriments que s’ha de tenir en compte abans d’implantar-les. També farem una introducció per conèixer les funcions que serveixen de suport a la gestió documental, com sónla missatgeria, el correu electrònic, la conferencia electrònica, els diagrames de flux, la transferència de fitxers iles agendes. Per últim, veurem el grau d’integració i les tendències de futur de totes aquestes tecnologies.

Sistemes de gestió de flux de treball - workflow Definició Automatització i gestió d’un procés empresarial, en la seva totalitat o parcialment, amb l’objectiu d’estalviartemps, esforços i costos, en el qual els documents, la informació o les tasques van passant d’una persona a unaaltra segons una sèrie de regles. Un procés empresarial és una seqüència d’accions en un ordre específicencaminat cap a l’assoliment d’un objectiu. Aquesta seqüència assegura que l’acció correcta es realitza per lapersona correcta en el moment correcte. El procés empresarial es desenvolupa seguint un flux de treball predefinit de tal forma que, a mesura ques’executen les tasques, el document evoluciona i es completa. El progrés de tot document es fa al voltant de lainformació associada i es desenvolupa mitjançant tasques definides prèviament. També podem definir Workflow Management System com un sistema que defineix, crea i gestiona l’execució deworkflows a través de la utilització de software, l’ordre d’execució del qual és guiat a través d’una representació al’ordinador del workflow lògic, i que interactua amb els participants.

Informació

tasca 1 tasca 2 tasca N-1 tasca N

20

Originalment, l’objectiu bàsic de la implantació d’aquestes eines era la racionalització de circuits/procedimentsadministratius, és a dir, la simplificació i la descentralització dels processos. Les limitacions actuals dels productes són:

− Interoperació entre productes de Workflow Management System diferents i amb aplicacions.− Tractament d’errors i excepcions. Si la maquinària no funciona o en falten elements, hi ha d’actuar algú.− Rendiment. Els sistemes són poc escalables (es fan centenars de transaccions, però no pas milers). Productes A continuació, s’hi adjunta una taula amb els principals productes de Workflow i l’adreça URL on se’n pot obtenirinformació específica de cadascun: PRODUCTE EMPRESA ADREÇA URLAction WS Action Technologies http://www.actiontech.com/productsVisual WorkFlo FileNet http://www.filenet.com/prods/vwtext.htmlLinkworks 3.2TeamLinks Office

Digital Equipments http://www.digital.com/linkworks

Flowmark IBM Software Solutions http://www.software.ibm.com/ad/flowmarkKeyfile Keyfile http://www.keyfile.com/Products/PRODS.HTMStaffware 97 Staffware http://www.staffware.com/aboutsta/97_oview.htmViewStar System ViewStar http://www2.mosaix.com/ProcessAutomation/DataSheet

s/Data.htmlInConcert Xerox http://www.inconcertsw.com/prodinfo/welcome.htmComputron Workflow 3.1 Computron Software http://www.computronsoftware.com/workflow.htmNovaManage 6.3 NovaSoft Systems http://www.novasoft.com/site/products/novamanage.htmlFloWare 3 Plexus Division of BancTec http://www.plx.com/floware/fw30.htmlStep 2000 ProcessManager 4.0

Universal DocumentManagement Systems

http://www.udms.com

RDM Interleaf http://www.interleaf.com/products/dm_rdm.htmlMemo/Forms 5.1 Verimation http://www.verimation.se/memo.htmlOffice.IQ Portfolio Technologies, Inc. http://www.officeiq.com/default.htm

S’ha d’esmentar el producte Workcenter de l’empresa Autodesk. Es pot definir com a eina de workflow, però estàespecialment dissenyat per a la gestió dels documents d’Autocad; i és, per tant, de gran utilitat per alsajuntaments que gestionen un volum molt elevat d’aquest tipus de documents. Per a més informació, es potconsultar la següent adreça URL: http://www.autodesk.com/products/datamgmt/workcent/workcent.htm Funcions pròpies Les funcions bàsiques proporcionades per aquest tipus de producte són: − definició de circuits i procediments administratius, com són el seguiment d’expedients i la circulació dedocuments. Són tasques repetitives com, per exemple, permisos d’obres, control del registre d’entrada/sortida al’Administració pública, etc.; − definició de circuits i procediments de presa de decisions. Són tasques no repetitives com, per exemple,seguiment de campanya publicitària, concessió de crèdits bancaris, selecció d’ofertes en concursos públics, etc.; − gestió electrònica de documents i d’imatges com, per exemple, el procés d’elaboració/aprovació d’un plaurbanístic; − fabricació, aplicat a la gestió del cicle de vida de productes manufacturats. La classificació habitual dels workflow figura a continuació:

21

− Ad hoc. És un procés singular (no repetitiu) en què l’ordre i la coordinació de les tasques és decidida per lespersones durant l’execució del flux de treball. Els objectes típics utilitzats són els documents. Acostumen a seraplicacions (suite) de correu, d’agenda i de reunions. − Administratius. És un procés repetitiu, molt estructurat i basat en formularis que s’han d’omplir. L’individu repdel workflow les ordres de fer les tasques (la més típica és aprovar/complementar documents). − De producció. És un procés repetitiu i transaccional (no per parts, o es fa tot o no res). Es fa un seguiment dedocuments, de processos, de situació, d’estat, i una llista de tasques pendents. − De col·laboració. Són processos no repetitius, crítics i no transaccionals. Per exemple, desenvolupament desoftware, creació de documentació tècnica. Funcions addicionals D’entre aquestes funcions de valor afegit proporcionades per alguns productes de workflow, en destaquen: − BPR (Business Process Reengineering) amb l’objectiu de millorar la competitivitat, el servei al client, la relacióamb els subministradors, la comunicació entre oficines, etc. − Correu electrònic per efectuar notificacions d’usuari, recordatoris i alertes. − Connexió amb eines de groupware (compartició de bases de dades). − Generació d’aplicacions per a Internet. − Gestió de documents. Estàndards La WfMC (Workflow Management Coalition), Coalició per a la Gestió del Flux de Treball, és una organitzacióformada per 150 membres que s’encarreguen de proposar diferents àrees d’estandardització. Aquestes són:

− Mètode de definició dels processos empresarials.− Mètode per a invocar d’altres serveis/aplicacions.− API per desenvolupament d’aplicacions client.− Administració i monitorització. Obtenció d’informes sobre la gestió del Workflow i el rendiment.− Prioritats dintre de l’arquitectura (ja redactat).− Diccionari de termes (ja redactat).

Per a consultes més exhaustives d’aquest projecte, es pot consultar l’adreça http://www.aiim.org/wfmc Requeriments prèvia implantació Una vegada es vol implantar una eina de workflow, cal tenir en compte una sèrie d’aspectes que han de serprèviament estudiats. Evidentment, és molt important triar l’aplicació que s’adeqüi millor a les nostres necessitats,però parant esment a no sobredimensionar-lo (cal tenir en compte el nombre d’usuaris i les seves necessitats), jaque llavors la inversió serà massa alta pel rendiment obtingut. Val la pena que l’aplicació tingui una part bàsica ique després s’hi pugui anar afegint mòduls a mesura que els necessitem i vulguem ampliar el grau de servei. Abans de la implantació hem de fer una definició del procediment mitjançant la definició dels tràmits, les accions,els rols i el flux entre ells. Això comporta que hem de disposar d’una persona que realitzi aquest treball i quedesprés sigui capaç de gestionar l’eina de workflow. Sense una bona definició del flux de treball, la implantacióde l’eina serà del tot ineficaç i, per tant, aquest pas previ és imprescindible i de vital importància per a laconsecució de l’èxit en aquest projecte.

22

Tecnologies de treball en grup - groupware-workgroup Definició Entenem per groupware el grup de tecnologies que faciliten la col·laboració interpersonal mitjançant la utilitzacióde l’ordinador. Es basa en el control, la coordinació i la gestió de la feina d’equips humans entorn de la unitat“document”. És un sistema corporatiu i potent que proporciona un entorn per compartir informació. Tot el treball de l’entitat es desenvolupa entorn de la informació comuna, que és compartida per tots els usuarisdel sistema.

Productes Els principals productes d’aquest tipus de tecnologia són: − Lotus Notes 4.6 de l’empresa Lotus http://www2.lotus.com/ − MS Exchange 5.0 de l’empresa Microsoft http://www.microsoft.com/products/prodref/49_ov.htm − GroupWise 5.2 de l’empresa Novell http://www.novell.com/groupwise − Linkworks 3.2 de l’empresa Digital http://www.digital.com/linkworks Funcions pròpies Les funcions específiques dels productes de groupware són: − gestió de documents, compartits, multimèdia (gestió de bases de dades); − comunicació entre usuaris gràcies al servei de missatgeria, i amb persones externes a l’entitat utilitzant correuelectrònic; − es possibilita la col·laboració interpersonal amb discussions, reunions, conferències i recerques gestionades pelsistema; − utilització d’agenda/planificació (planificació de recursos/grups, planificació de tasques, etc.); − sincronització de missatges, calendaris, documents, etc.;

Informació

usuari

usuari

usuari

usuari

usuari

usuari

23

− desenvolupament d’aplicacions de tot tipus amb el subministrament de les eines necessàries i el suport per abases de dades. Funcions addicionals D’entre les funcionalitats de valor afegit proporcionades per alguns dels productes de groupware en destaquen: − seguretat en els accessos als serveis del sistema; − gestió de documents (replicació, control de concurrències/accessos); − servidor Web (accés a internet); − fluxos de treball (seguiment i emmagatzemament de fluxos definits). Estàndards No hi ha cap organització reconeguda que s’encarregui de definir estàndards, però a la xarxa Internet podemtrobar Collaborative Strategies (strategies for electronic collaboration and knowledge management). Aquestaorganització té en xarxa diferents treballs, articles i definicions de groupware que poden ser molt útils. La sevaadreça URL és: http://www.collaborate.com Requeriments prèvia implantació Si un ajuntament es decideix a utilitzar groupware, abans hauria de fer un escrutini de les seves pràctiques detreball (sabent el nombre d’usuaris) perquè, una vegada s’hagi fet efectiva l’automatització de fluxos de treball, elgroupware es pugui adaptar en la mesura de les necessitats particulars, i després expandir-se en qualsevoldirecció. És molt important la capacitat que té aquest software a l’hora de permetre el treball en escala −es pot adaptar enrelació al nombre d’usuaris, al volum de les bases de dades,etc.−, cosa que cal tenir en compte per a futuresampliacions. El seu encert rau en la facilitat d’ús, i dóna resposta a les necessitats empresarials i obliga lesentitats que l’implanten a adoptar enfocaments estructurats, conscients i estratègics, tot gestionant la informacióque, en principi, està desestructurada.

Gestió electrònica de documents Definició La gestió electrònica de documents s’encarrega de gestionar, utilitzant sistemes informàtics, els documents del’entitat o organisme a nivell corporatiu. La utilització de la Gestió Documental estalvia l’espai ocupat pelsdocuments i les seves copies; augmenta la seguretat dels documents a nivell físic, a nivell d’accés, i a nivell derecuperació, amb l’estalvi de temps consegüent i diners en les operacions d’arxiu, de distribució i de recerca dedocuments, etc. La gestió dels documents de l’entitat es fa mitjançant l’accés a la base de dades general on resideix tota lainformació, i és accessible per a tots els usuaris del sistema.

B a s e d e d a d e s

Productes Alguns productes per a la gestió electrònica de documents són:

24

− InMagic de l’empresa DOC-6 http://www.doc6.es/inmagic.htm − Invesdoc d’Informàtica El Corte Inglés http://www.ieci.es/d-doc.html − DOCS OPEN de l’empresa IAD (Innovación en archivos y documentación) http://www.iad.es/docsopen.html − EDMSuite de l’empresa IBM/Keon http://www.software.ibm.com/data/edmsuite − Documentum Doc Page Server de l’empresa Documentum http://www.documentum.com/level_3.html?category=prod&section=products&item=products.html Funcions pròpies Les principals funcions d’aquest tipus de tecnologia són: − gestió de documents administratius; creació, gestió i recerca de documents i fitxers; − captura de documents mitjançant l’utilització d’eines com escànner, OCR, EDI, etc.; − emmagatzematge i recuperació d’informació documental, control de versions, recerques per contingut deldocument, seguretat, registre d’entrada i de sortida i auditoria. Funcions addicionals Les principals funcions de valor afegit proporcionades per alguns productes són: − correu electrònic i missatgeria; − servidor d’Internet; − algunes funcions de groupware per a suportar la col·laboració interdepartamental; − capacitat de definir rutes automàtiques de documents. Estàndards Els estàndards per a la gestió electrònica de documents estan dividits en dues categories, que fan referència a lainteroperabilitat i al format pels continguts. Interoperabilitat: − ODMA (Open Document Management API): és un conjunt d’interficies entre les aplicacions de sobretaula (perexemple, Microsoft Word) i el gestor de documents dels clients, que facilita l’accés al dipòsit sense haver deposar en marxa una altra aplicació. − DMA (Document Management Alliance): treballa utilitzant diverses interfícies entre els gestors de documentsdels servidors i, per tant, els usuaris poden accedir a tots els dipòsits de l’organització, independentment de quiels subministra. − WfMC (Workflow Management Coalition): és una especificació que inclou els models de referència icomunicacions estàndards entre les màquines workflow, els dipòsits i els sistemes de correu sota el concepte debústia universal. Format pels continguts: − SGML (Standard Generalized Markup Language): és un estàndard ISO per a la creació de documentsindependents de plataformes i d’aplicacions. El document està dividit en tres parts: estructura, contingut i format.

25

Són documents “intel·ligents”, que s’identifiquen ells mateixos per l’estructura i pels atributs. Això simplifical’intercanvi d’informació entre les organitzacions. − HTML (Hypertext Markup Language): és un subapartat del SGML, però és un estàndard per ell mateix. És elformat estàndard dels documents Web. Requeriments prèvia implantació

El primer que s’ha de fer és identificar els documents per controlar les seves dates de caducitat i la sevadistribució. Per a això, necessitem informació específica que ha de ser mantinguda, com són el nombre de revisiói la distribució de còpies controlades. També s’ha de definir el flux de treball que seguirà qualsevol document que sigui introduït al sistema, per tal quela seva gestió sigui òptima. Hem de tenir en compte que una part molt important d’aquesta implantació és la col·laboració i el coneixementdel sistema que han de tenir els seus futurs usuaris i gestors, ja que aquesta eina té com a base el treball engrup i el flux de treball; per tant també són vàlides les recomanacions per a aquestes dues tecnologies.

Eines relacionades

Tal com s’ha vist en els apartats anteriors, existeixen moltes eines no definides individualment però que vénenimplementades en els productes definits com workflow, groupware i gestió electrònica de documents. Acontinuació, es fa un estudi d’aquestes eines, incloent-hi la definició, els estàndards i les referències alsproductes estàndard més implantats actualment.

Missatgeria

Es dedica a l’encaminament de missatges. La seva utilització en entorns de workflow o groupware proporciona ladistribució de la informació compartida i la notificació. És ideal per a usuaris llunyans o situats en xarxesmúltiples. D’altres funcions associades són:

− Classificació de missatges d’acord amb regles.− Prioritats.− Connexió i gestió de missatges sense presència humana.− Destinataris en seqüència.− Correu no desitjat.− Integració de formularis i fitxers en correu.− Taulell d’anuncis.− Grups de destinataris.

Els estàndards són:

− MAPI (Messaging API): l’empresa Microsoft defineix l’interfície de programació d’aplicacions per a missatgeria.

− VIM: l’empresa Lotus defineix l’interficie de programació d’aplicacions per a missatgeria.

− MHS (Message Handling Systems): definició dels sistemes per a l’intercanvi de missatges.

− X.400 (Message Handling Systems): missatgeria electrònica per ser utilitzada en sistemes OSI. Esproporcionen totes les característiques necessàries per a aquest intercanvi d’informació.

Els productes disponibles per a aquesta aplicació són els mateixos que per correu electrònic, ja que un solproducte integra les dues utilitats. Trobem alguns dels productes més representatius en el següent apartat.

26

Correu electrònic (e-mail)

És una aplicació molt similar a la del servei de missatgeria però els missatges s’envien via Internet, amb què elseu entorn de treball no queda reduït a una xarxa corporativa, sinó que és de tipus universal. És molt usual trobaraplicacions que implementen a la vegada correu electrònic i missatgeria, sense que l’usuari final s’adoni que sónutilitats diferents.

Els estàndards són:

− MIME (Multiporpose Internet Mail Extensions): construcció de missatges de correu per a Internet per serintercanviats sense pèrdua d’informació.

− SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): protocol per a l’intercanvi de correu electrònic a sobre Internet.

− POP 3 (Post Office Protocol, versió 3): protocol establert perquè els usuaris d’Internet enviïn i rebin correuelectrònic de servidors de correu. Ofereix un mecanisme d'emmagatzematge i enviament bàsic.

Per ampliar la informació dels estàndards, es pot consultar l’adreça URL de la OII (Open InformationInterchange): http://www2.echo.lu/oii/en/E-mail.html

Els principals productes són:

− cc:Mail de l’empresa Lotus. http://www.ccmail.com/index.htm

− Eudora de l’empresa Qualcomm. http://www.eudora.com

− Microsoft Mail/Exchange de l’empresa Microsoft. http://www.microsoft.com

Aquesta aplicació, no cal que sigui adquirida com un mòdul independent, ja que la major part d’eines de gestiódocumental i navegadors d’Internet disponibles al mercat integren eines de correu electrònic i missatgeria.

Conferència electrònica

Es defineix com l’intercanvi d’un tipus d’informació o més entre dos grups o més en temps real, en un entorncontrolat per xarxa.

Els estàndards de control i gestió són:

− AGC (Audiographic Conferencing): defineix les especificacions per a veu i imatge.

− IRC (Internet Relay Chat): es manté una conversa en temps real mitjançant text interactiu.

− MMC (Multimedia Conferencing): text, veu, imatge, vídeo/vídeo amb moviment (tot per a la seva transmissióper RDSI i altres entorns de comunicacions de banda ampla).

− MMUSIC (Multiparty Multimedia Session Control): text, veu, imatge, vídeo/vídeo amb moviment (tot per a laseva transmissió per entorn Internet).

− RTP (A Transport Protocol for Real-Time Applications): dades en temps real, com àudio, vídeo o simulació dedades, en serveis de xarxa sobre Internet.

− Videotelefonia: veu i vídeo.

En aquest camp, encara queden més estàndards i especificacions per definir, en funció del tipus d’informació queserà intercanviada i segons el que les aplicacions implementin.

27

Els principals productes són:

− ShowMe, de l’empresa Sun. http://www.sun.com/products-n-solutions/sw/ShowMe

− NetMeeting, de l’empresa Microsoft. http://www.microsoft.com/products/prodref/113_ov.htm

− CoolTalk, de l’empresa Netscape. http://www.netscape.com/eng/mozilla/3.0/relnotes/cooltalk/index.html

− VideoPhone 2.0, de l’empresa Connectix http://www.connectix.com/html/videophone.html

Diagrames de flux

Actualment, hi ha una oferta molt variada de programes per a la creació del dibuix de diagrames de flux, però quetenen un camp molt ampli d’aplicació. El futur d’aquests programes passa pel potencial gràfic, pel disseny desímbols d’usuari, pel treball en capes, per l’organització de la informació, pel seguiment dinàmic de projectes i,per acabar, pels diagrames animats autoexecutables.

Els productes per a la creació de diagrames de flux més utilitzats són:

− FlowCharter 7.0, de l’empresa Micrografx Inc. http://www.micrografx.com/flowcharter

− Visio Technical Edition 5.0, de l’empresa Visio Corp. http://204.236.15.213/products/technical

− CorelFLOW 3.0, de l’empresa Corel Corporation http://www.corel.com/products/graphicsandpublishing/flow3

Transferència de fitxers

És una aplicació que permet enviar fitxers en el seu propi format de manera molt similar a l’intercanvi que esprodueix en la missatgeria i el correu electrònic.

Els principals estàndards són:

− DRP (HTTP Distribution and Replication Protocol ): transferència de conjunts de text i de fitxers binarismitjançant Internet.

− TP (Transaction processing): processament en temps real en un entorn OSI heterogeni.

− X.500 (The X.500 Directory ): servei de directori on-line, obert i distribuït, que ha de ser global. És un servei desuport per a l’intercanvi de dades, incloent-hi un servei de directori per als serveis de comunicació de dadesespecificats per d'altres aplicacions OSI estàndard.

− TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol ): comunicacions a través d’Internet.

− FTAM (File transfer, access and management in an OSI environment ): servei de gestió d’arxius OSIelectrònics, que consisteix en la transferència de fitxers i un marc per accedir-hi i gestionar-los.

− FTP (File Transfer Protocol ): transferència de text i fitxers binaris a través d’Internet.

− HTTP (HyperText Transfer Protocol): intercanvi de dades a través de la World Wide Web.

En aquest cas, és difícil definir els productes aptes per a la transferència de fitxers ja que, segons l’estàndardutilitzat, el ventall d’opcions és diferent. El més utilitzat és FTP, que ve implementat per molts productes, com araCuteFTP, FTP Explorer, File Dog i Go!Zilla.

28

Agendes

Normalment, aquesta aplicació ja ve integrada en les solucions groupware o workflow. L’usuari de treball en gruppot organitzar la seva activitat diària dins un mateix escriptori, amb la possibilitat d’accedir a informaciócompartida d’una manera ràpida i unificada.

Un dels productes d’aquest tipus que actualment s'està implantant és Outlook 97, de Microsoft que permet que elclient tingui accés a recipients compartits de tasques, d'agenda, de contactes, de correu electrònic i dedocuments; es pot adquirir amb el paquet Office 97 o de manera individual per a Windows 95 i WindowsNT.

És una aplicació centralitzada que ajuda a comunicar, organitzar i gestionar la totalitat de la informació. Incorporauna eina d’exploració fàcil d’utilitzar que crea tecles abreujades per a la safata d’entrada de correu electrònic, peral calendari, per a les tasques, per a les carpetes de correu, per als llocs World Wide Web favorits i per alsdocuments.

Es poden moure ràpidament dades i cites programades, a més a més d’establir prioritats en les tasques. Afegeixla possibilitat de mantenir un registre detallat de les activitats i realitzar un seguiment de les trucadestelefòniques.

És evident que aquest producte implementa algunes funcions de fluxos de treball, treball cooperatiu i gestió dedocuments, però sense adquirir el seu nivell. De totes maneres pot ser útil per a organitzacions petites omitjanes, ja que substitueix els productes descrits en els apartats anteriors.

Els principals productes són:

− Microsoft Outlook, de l’empresa Microsoft http://www.microsoft.com/products/prodref/118_ov

− Lotus Organizer, de l’empresa Lotus http://www2.lotus.com/organize/organizer.nsf/code/index?OpenDocument

Integració entre tecnologies

La capacitat de capturar i gestionar informació és crítica per a la vida i per al desenvolupament d’una empresa oentitat; tanmateix, per a les administracions públiques aquest tema és de vital importància per al bonfuncionament dels seus serveis.

El groupware és una important tecnologia que ajuda les entitats a crear i compartir la informació corporativa. Elsusuaris demanen un ampli ventall de serveis groupware. De fet, l’èxit de la implementació del groupware depèntant de la tecnologia escollida com de la gestió de l’organització i de la infraestructura del sistema.

És difícil diferenciar la tecnologia groupware de les aplicacions com correu electrònic, agenda i calendari de grup,formes d’enrutar la informació, workflow, conferencia electrònica, serveis de notícies, sistemes devideoconferència, etc. Actualment, els productes de treball en grup ofereixen totes aquestes aplicacions al clienti, en un futur molt pròxim, vindran integrades en un únic paquet. És per això que parlem d’integració entretecnologies, perquè actuen complementant-se per tal d’arribar a ser una eina completa de treball en grup.

29

E-mail

Missatgeria

Conferència

BD compartides

Treball de desenvolupament

Workflow

Infraestructura del grup

COL·LABORACIÓCOMUNICACIÓ

COORDINACIÓ

Podem definir aquestes eines de treball amb l’ajuda de les seves dimensions essencials i les tecnologies que ensón suport:

− comunicació mitjançant la missatgeria i e-mail;− col·laboració gràcies a les bases de dades compartides i conferències;− coordinació utilitzant workflow i treball de desenvolupament.

Gràcies a la unió de totes aquestes eines, s’arriba a la infraestructura de grup, que genera un millor aprofitamentmés bo dels recursos de l’entitat i una perfecta implantació del groupware.

Hi ha dos vessants que caracteritzen el que la tecnologia fa per facilitar el treball en grup:− el grau d’estructura imposat per la tecnologia;− l’actitud passiva/activa que la tecnologia juga en l’encaminament del treball en grup.Les aplicacions passives deixen el control en les mans de l’usuari, mentre que les aplicacions actives prenen les directives i controlen el treball en grup.

El més important a l’hora d’implantar tots aquests serveis a l’Administració local és tenir en compte lesinteraccions entre les diferents aplicacions i el valor afegit que poden representar si les sabem utilitzaradequadament. Actualment tots els productes de gestió documental que trobem al mercat inclouen un paquetbàsic d’aplicacions que pot ser completat amb serveis afegits que funcionen sobre aquesta base; per tant, elprincipal problema de l’ajuntament serà decidir quina aplicació base ha d'escollir d'entre tot el ventall d’ofertesdisponibles.

Tendències tecnològiques: Intranet

En aquest moment, les tendències de totes les eines i tecnologies que estem estudiant són molt clares i vanencaminades a un sol objectiu, integrar-se mitjançant els servidors basats en Internet/Intranet.

Actualment tots els fabricants d’aplicacions per a groupware, workflow i gestió de documents estan presentant lesnoves versions dels productes basant-se en servidors Web. Així, l’usuari pot interactuar a la vegada que navegapel contingut web amb una interfície amigable.

En utilitzar la tecnologia Internet, és a dir estàndards oberts i universals de comunicació, les entitats s’assegurenuna reducció de tot tipus de costos, inclosos els de formació i manteniment, i un increment de la productivitat, aixícom la integració de múltiples plataformes.

30

D'altra banda, l’ús de navegadors als llocs de treball, fet que representa disposar d’una estructura Intranet,proporciona facilitats tan demanades actualment com el correu electrònic, els fòrums de debat o l'accés a laxarxa corporativa amb independència d’on es trobi l’usuari.

Les utilitats d’una Intranet són tantes com es puguin imaginar i anirien des de la documentació sobre l’entitat i elsseus projectes, la formació i els inventaris, passant per les aplicacions de treball en grup com correu electrònic,fòrums de discussió, plans de màrqueting, gestió de projectes o activitats de disseny i fabricació, fins als serveisde suport al ciutadà, al comerç electrònic o a l'elaboració de comandes.

Els elements indispensables per posar en marxa una Intranet són un servidor Web, una xarxa de comunicacions,un conjunt estandarditzat de protocols, llocs de treball amb navegadors, usuaris, personal tècnic i artístic (en elcas d’assumir el disseny de les pàgines Web) i, evidentment, informació i continguts.

La implementació de la tecnologia Intranet atorga als usuaris una forma de comunicació segura i eficaç; fomentala col·laboració entre ells, i facilita la formació de grups de treball sense barreres físiques ni geogràfiques; millorala coordinació de les activitats i facilita l’accés a la informació i als serveis.

El resultat és que l’ajuntament obté beneficis. Es guanya eficàcia amb un cost més petit. L’Administració local estorna més flexible a mesura que es destrueixen les barreres departamentals i la informació queda lliurement adisposició de tothom, la qual cosa permet adaptar-se més ràpidament a les condicions canviants de l’entorn. Elsusuaris van augmentant els seus coneixements tècnics i els problemes de gestió de la informació troben solució.

En definitiva, una Intranet està al servei de la millora de la productivitat, de la reducció de costos i delmanteniment dels sistemes d’informació existents a l’ajuntament. Per això, és molt important optar per unatecnologia que ofereixi mecanismes de seguretat i facilitat d’instal·lació i administració.

Per ampliar informació sobre tots els productes, és molt útil consultar les adreces URL de les empreses que hempresentat als apartats corresponents a groupware, workflow i gestió de documents. En totes podrem trobarinformació més detallada dels nous productes encaminats cap a Intranet que ja s’estan comercialitzant.

31

Aplicatius específics per als ajuntaments

En aquest capítol, s’hi estudien les diferents solucions de gestió documental que ens ofereixen les principalsempreses amb referències a l’Administració local d’àmbit català. No podem oblidar que el producte ideal per als ajuntaments ha de tenir les següents característiques: − multiplataforma, utilitzable com a entorn bàsic de treball, fàcil i agradable d’usar i de programar; − orientat al document; − àgil amb la missatgeria i amb bon tractament de les comunicacions, potenciador del treball en equip; − facilitador del control de fluxos de treball. Comprovarem que els productes estudiats de les empreses ABSIS, Audifilm, Gestión de Servicios Integrales ySistemas de Información (SPAI) i TAO acompleixen aquestes característiques fonamentals

Solució de l’empresa ABSIS

L’empresa ABSIS està desenvolupant el producte GISAL (Gestió Integrada de la Secretaria per a l’AdministracióLocal), que integra un conjunt d’aplicacions per a la gestió de documents a les entitats locals. Aquests mòdulsestan instal·lats sobre el nucli comú de les noves aplicacions ABSIS; aquest està format per ABS Inici i per laGestió d’usuaris, que implementen funcionalitats bàsiques de suport i seguretat del sistema.

Sobre aquesta plataforma funcionen de forma independent una sèrie d’aplicatius, com són: Protocol , Registred’Entrada i de Sortida, Seguiment d’Expedients, Actes, Acords i Decrets, Relacions Públiques, AgendaDepartamental i Arxiu Documental.

En l’actualitat s’estan desenvolupant tots aquests aplicatius, amb les següents dates previstes decomercialització: febrer del 98, per al Registre d’Entrada i de Sortida; maig del 98, per al Seguiment d’Expedients;juliol del 98, per a Actes, Acords i Decrets; i octubre del 98, per a la resta de mòduls.

Windows

ABS iniciGestió d’usuaris

Actes,Acords,Decrets

AgendaDepartam.

RelacionsPúbliques

Seguimentd’Exped.

Registred’E/S

Protocol

ArxiuDocumental

32

Característiques globals

A continuació, se n'hi exposen les característiques globals:

Normatives i especificacions que acompleix: tots els productes han tingut en compte les especificacionsd’INDALO, ATRIO, SICRES i ESTROFA tot i que, en estar en desenvolupament, no s’han sotmès al procésd’homologació.

Requeriments de software: arquitectura client/servidor de 3 nivells.Clients: Windows 95.

Requeriments hardware: els requeriments mínims són: PC 486 amb 16 Mb (recomanat Pentium amb 32 Mb).

Interfície amb base de dades: via ODBC.

Enllaç amb perifèrics: connexió amb perifèrics de qualsevol tipus.

Integració amb ofimàtica: integració ofimàtica amb MS-Office de Microsoft.

Interoperabilitat dels mòduls: els mòduls presentats poden funcionar amb independència, però poden estarconnectats entre si.

Integració amb el SIG: està previst vincular les dades alfanumèriques amb el SIG (estiu del 98).

Integració amb la base de dades municipal: Totes les aplicacions del GISAL s’integren entre si a través delfitxer d'interessats (persones físiques, jurídiques i institucions), que es vincula automàticament amb els decontribuents i d'habitants. Si no es disposa de la resta d’aplicacions d’ABSIS, les dades d’interessats s’entrenmanualment en entrar les dades a les aplicacions.

Escalabilitat de l’arquitectura: el sistema és totalment escalable, ja que empra tecnologia client/servidor i nopresenta cap dificultat en afegir-hi usuaris.

Integració amb Internet: la tecnologia emprada per desenvolupar les aplicacions no presenta cap problema pera la seva futura integració amb Internet mitjançant Active X.

Registre d’Entrada i de Sortida

L’objectiu fonamental és registrar documents i transmetre’ls a l’òrgan adequat. Està normalitzat segons SICRES iESTROFA (s’hi ha afegit el DNI de la persona que fa l’assentament d’entrada).

Si està instal.lada l’aplicació d’Agenda, el destinatari rebrà un apunt informant-lo que li ha arribat un documentper ser tramitat.

Sempre es mantindran les dades del registre d’origen i la seva destinació. D’aquesta forma, es preveu laintegració amb el projecte ventanilla única.

Admet registres departamentals auxiliars, integrats o independents, amb numeracions pròpies.

Sempre existeix la possibilitat de fer una anotació ràpida amb la data, l’hora i el número de registre com a dadesper incloure, i queda anotat com a tema pendent de completar i de despatxar a l’agenda del registre.

El registre pot estar vinculat amb el mòdul d’expedients, i des d’aquest s’assigna un número d’expedient associata aquella entrada.

Disposa de funcions d’Oficina d’Atenció al Ciutadà (validació de documents, confecció d’instàncies, etc.).

Mòdul de Protocol

33

S’encarrega de controlar i tramitar els documents que no han de passar pel registre (van directament al’interessat (alcalde, regidors, etc.). La persona encarregada de la gestió del protocol decidirà si l’assumpte passapel registre (l’enviarà) o és personal. En tot cas, l’anotarà a l’agenda de protocol per a la seva posteriortramitació.

Seguiment d’Expedients

El seu objectiu principal és poder obrir un expedient i tramitar-lo, tot connectant aquesta tramitació amb elsistema de gestió de l’ajuntament.

El sistema principal o tramitador s’encarrega de gestionar tots els expedients definits en plantilles (editades enWord). Es disposa d’una taula amb els expedients definits i els tràmits associats. L’aplicatiu inclou alguns modelsd’expedients amb els tràmits corresponents, però l’ajuntament té la possibilitat d’encarregar-ne més a l’empresasubministradora o fer-los ell mateix.

Les dades associades a cada expedient són: tipus d’expedient, departament responsable de tramitació, númerod’expedient, data d’inici, data de finalització, codi d’arxiu i tràmits associats. Per a cada tràmit, les dades són:codi, descripció del tràmit, document-plantilla, base legal, departament encarregat de tramitació, personaresponsable de tramitació, data d’inici del tràmit, dies assignats,data final, tràmit o tramits anteriors obligatoris itràmit o tramits següents.

L’aplicació s’estructura en nivells que permeten fixar la complexitat i el grau de control sobre la tramitació, ipermet des d’una simple seqüència de tramits-documents, amb l'afegiment d'un control d’eficàcia i de seguimentde dates, fins al control dels tràmits obligatoris.

L’usuari pot consultar en qualsevol moment el fluxograma de tràmits de qualsevol expedient i saber en quin estatde tramitació es troba.

Alguns expedients poden tenir tràmits connectats a unitats externes a l’aplicació (per exemple, un expedientd’obres necessitarà un informe fet pel departament d’urbanisme i una liquidació, procedents d’unitats externes).El sistema no presenta problemes de connexió amb aquestes unitats.

Actes, Acords i Decrets

L’objectiu de l’aplicació és el control dels assumptes plantejats a les comissions i als plens, de les convocatòries,de la confecció de les actes i de les notificacions als interessats.

Està connectada amb la d’expedients, i permet que des d’un tràmit d’un expedient, es llanci una proposta d’acordi, posteriorment, reculli el corresponent dictamen o acord per tal de seguir amb la tramitació.

El sistema confecciona les convocatòries, tot informant a tots els interessats, i fa la composició de la preacta.Una vegada feta la reunió, es recullen els acords amb les corresponents anotacions i es cursen les notificacionsper tal de fer-les arribar als interessats.

Arxiu Documental

És un sistema de documentació per arxivar qualsevol tipus de document.

Disposa d’elements de recerca de documents per a la seva posterior recuperació. En el cas de la sevaeliminació, queda una referència que indica on està l’expedient sencer en paper o al disc òptic.

Agenda Departamental

És una aplicació desenvolupada de forma específica per resoldre els problemes d’agenda del personal vinculat alGISAL, tot i que també pot funcionar independentment.

Incorpora funcionalitats d’agenda personal però també informa de l’arribada de documents del registre o detràmits d’expedients a l’afectat.

34

L’usuari sempre podrà disposar d’un històric d’actuacions i d’informació sobre les activitats o actuacions perrealitzar i sobre documents per despatxar o tràmits per realitzar.

Relacions Públiques

És un mòdul opcional que, connectat amb el fitxer d’interessats, permet la realització de tramesespersonalitzades de correspondència, de salutacions, d'invitacions, de comunicacions, etc., a determinatscol·lectius que tinguin una o diverses característiques comunes.

Solució de l’empresa AUDIFILM

Aquesta empresa presenta el producte Genesys per a solucionar els problemes de gestió de documents al’Administració local. Genesys és un entorn que implementa múltiples mòduls que treballen sobre el nucli i elmotor de workflow; els relacionats amb la gestió documental són: Registre General de Documents, Gestiód’Expedients i PADN (Propostes, Acords, Decrets i Notificacions), que treballa sobre aquest últim.

SacNet és l’últim producte implementat per aquesta empresa i permet oferir serveis d’atenció al públic mitjançantla utilització de tecnologia Internet/Intranet. SacNet pot treballar de forma independent o bé utilitzant la plataformaproporcionada per Genesys.

Són aplicacions estables que permeten una fàcil adaptació als canvis de les lleis i a les necessitats particulars.Els càlculs i informes estan totalment parametritzats i són configurables pel mateix usuari, cosa que ofereix unamés gran efectivitat i facilitat en el manteniment del sistema.

Serv. Corp.

Serv. Grals. Serv. Corp.

Característiques globals

A continuació, s’exposen les característiques globals:

Normatives i especificacions que acompleix: tots els productes acompleixen els requeriments de la llei 30/92 iestan basats en les especificacions d’INDALO, però cap no està homologat o en procés d’homologació per aATRIO, SICRES i ESTROFA.

Requeriments de software: arquitectura client/servidor de 3 nivells.Servidor: Windows NT, UNIX, MPE-iX, OS/400 (previst);Clients: Windows NT/95 i browser o navegador.Els aplicatius de gestió documental d’aquesta empresa necessiten com a plataforma el software Genesys.

Requeriments de hardware: els requeriments mínims són: PC 486 amb 16 Mb (recomanat, 32 Mb).

SacNet

GENESYS

Windows, Unix, Novell, OS.2

Gestiód’Expedients

RegistreGral. deDocs.

PADN

Workflow/Expedients

NUCLI

35

Interfície amb base de dades: accessos natius (Oracle, SQL-Server, Informix, Sybase, etc.), integració ambbases de dades via ODBC.

Enllaç amb perifèrics: connexió amb perifèrics de qualsevol tipus.

Integració amb ofimàtica: integració ofimàtica mitjançant DDE, OLE, ODBC (MS-Office Professional, etc.).Integració total amb l’aplicatiu Word de Microsoft.

Interoperabilitat dels mòduls: els mòduls presentats funcionen de forma independent, tot i que poden estarconnectats entre si. L’únic mòdul que no és independent és PADN, que necessita com a plataforma Gestiód’Expedients.

Integració amb el SIG: presenta integració amb la base de dades Orientada a Objectes Ascodes-Audigis i estàtotalment integrat amb l’aplicatiu Sistema d’Informació Geogràfica AUDIGIS.

Integració amb la base de dades municipal: utilitzen bases de dades relacionades amb SQL estàndard(Oracle, SQL-Server, Informix, Sybase, ODBC, etc.) i orientades a objectes. Tots els aplicatius utilitzen una basede dades comuna de Persones i Territori.

Escalabilitat de l’arquitectura: el sistema és totalment escalable ja que empra tecnologia client/servidor i nopresenta cap dificultat per afegir-hi usuaris.

Integració amb Internet: s’integra mitjançant l’aplicatiu SacNet.

Workflow/Expedients

Workflow/Expedients és el motor de workflow autèntic de l’activitat de gestió de totes les aplicacions del’ajuntament. El seu paper inclou tots els mòduls de gestió i aconsegueix unificar com un expedient qualsevol deles activitats, actuacions o gestions i s'ha d’interrelacionar amb mòduls especialitzats en tasques concretes(comptabilitat, tributs, etc.).

Les tasques d’edició de documents estan realitzades a través de la interacció amb eines ofimàtiques, totassociant-se aquests documents, o d’altres generats de forma externa, a l’expedient.

Workflow/Expedients forma part de l’aplicatiu Genesys, que és la plataforma per a tots els aplicatius de gestiódocumental. Actualment es comercialitza la versió 3 del producte Genesys, que és un sistema integrat de gestióper a l’Administració pública. Inclou aplicacions de workflow, registre general de documents i gestió d’expedients,entre d’altres.

El nucli d’aquest producte està format per persones (físiques i jurídiques) i territori. El motor del sistema ésWorkflow/Expedients que genera tots els passos i les gestions. És una eina independent de l’eina base, que ésGenesys, i pot ser comercialitzat com a eina de workflow.

Aquest és un sistema actiu que requereix la definició del model per automatitzar; l’usuari ha de prendredecisions, ja que el flux no està totalment automatitzat.

En l’actualitat, s’està desenvolupant la versió 5 d’aquest producte (s’estan distribuint les versions beta), queinclou millores en la part de gestió mitjançant workflow. La principal diferència amb la versió anterior és que elworkflow comanda les aplicacions. La interfície és Windows. Respecte al workflow, es poden controlar a cadamoment estats, events, event-estat, events següents estats, flags, variables i documents. El mateix sistemacontrola les situacions i genera els events, tot executant accions que poden incloure qualsevol aplicació internade Genesys, o externa.

Gestió d’Expedients

Utilitza com a eina bàsica el motor de flux de treball (workflow) i així pot definir i parametritzar a tots els nivells elsdiferents tipus d’expedients, d'àrees, de departaments, d'organització del flux de treball, d'accions, d'events,d'edició d’impresos, d'informes, d'informació associada a cada tipus d’expedient i acció, etc.

Es defineixen taules de departaments, d'usuaris i d'òrgans de resolució. També es pot definir l’organigrama del’ajuntament.

36

Abans de poder explotar l’eina, s’ha de procedir a la definició dels tipus d’expedient, encara que en cada momentse'n poden definir nous tipus. Entre els camps per definir, en destaquen: gestor (departament que té la potestatper poder obrir i gestionar l’expedient), tramitadors (diferents encarregats de tramitar cada etapa), objectesvinculats del sistema, òrgan que el resoldrà, màxim i mitjana (terminis legals del total de l’expedient; també espoden definir terminis per a cada tràmit concret). Així hem definit un nou tipus d’expedient.

Per poder tramitar l’expedient, s’hi ha d’introduir més informació referent a: dades variables, estats/situacions idocuments.

Les dades variables són les específiques del tipus d’expedient. S’hauran d’omplir a mesura que canviï l’estat del’expedient, feina que poden fer diferents persones. Es defineix en quina situació es demanarà cada dada. Totesaquestes dades s’integren automàticament amb Word per confeccionar el document.

En accions/tràmits, s'hi defineix una taula amb totes les situacions per les quals pot passar l’expedient; per acadascuna es defineix la codificació, la descripció, l'òrgan tramitador, màxim i mitjana, i obligar a següents. Cadasituació té dues accions possibles: l’edició del document, que pot provocar un canvi de situació, o fer directamentun canvi de situació que portarà de forma automàtica el document al departament encarregat del tràmit següent.

Es defineixen documents mestres utilitzant Word i es vinculen a l’expedient, disponibles per ser executats.

Una vegada fetes totes les definicions prèvies, ja es pot donar d’alta un expedient. Després d’introduir lainformació del nou expedient i ser acceptada, el sistema proporciona el número d’expedient, que és el delregistre genèric d’expedients, i també el registre per tipus (diferent del d’E/S).

L’expedient té un interessat únic, però es pot definir una llista d’afectats que s’agafa del nucli del sistema;d’aquesta manera, després es podrà fer la notificació a tots els afectats de forma automàtica. En tenir un vincleamb l’aplicatiu de SIG, es pot interactuar amb el sistema i veure'n el gràfic associat.

Sempre es pot visualitzar l’històric de situacions i comprovar l’estat actual d’un expedient.

El PADN és la part final de l’expedient, en què s’ha de resoldre i validar.

Les referències d’ajuntaments que utilitzen aquesta aplicació són:− Ajuntament de Manresa, Ajuntament de Ripollet (en funcionament);− Ajuntament de Cambrils, Ajuntament de Lloret de Mar, Ajuntament de Malgrat de Mar (software ja muntat);− Ajuntament d’Olot, Ajuntament de Roses, Ajuntament de Sant Cugat (en procés).

Tractament de textos (PADN: Propostes, Actes, Decrets i Notificacions)

Permet realitzar el procés de tractament de Propostes, d'Actes, d'Acords, de Decrets i, posteriorment, de lesNotificacions i Certificacions dels mateixos, de forma automàtica.

Es genera un Fitxer Històric d’Acords i Decrets, accessible fàcilment per diversos criteris de recerca.

Una vegada tractats els expedients, es fa la seva proposta i estan pendents de ser introduïts a la llistad’expedients per tractar en la propera reunió. Per confeccionar l’acta, es fa una recerca per tots els departamentsdels expedients que estan pendents de tramitació per aquell òrgan i, posteriorment, s’hi incorporen les propostes.Es confecciona l’ordre del dia i s’edita la convocatòria de la sessió que es farà arribar a tots els membres(prèviament tabulats segons l’òrgan de resolució). Després de la reunió, es marquen els resultats de cadaexpedient i es genera l’acta definitiva. Si un expedient queda pendent de resolució, torna automàticament a lallista de pendents.

L’última fase és notificar els acords a cadascun dels interessats; el document es genera de forma automàtica.

Sempre existeix la possibilitat de fer recerca de documents mitjançant indexadors basats en eines estàndardtipus Internet com, per exemple, Altavista Search.

Registre General de Documents

Es preveu la gestió del Registre General de Documents (Entrada i Sortida), amb l'obtenció dels llibres de registrecorresponents.

37

Es pot utilitzar com a sistema de gestió (no només de registre), amb què es permet un control rigorós de laintegritat de la informació, i és la principal font d’informació de la Gestió d’Expedients.

Permet registrar documents que procedeixen o estan destinats a d’altres administracions, amb la finalitat dedonar suport al concepte d’administració única.

L’interessat és identificat pel DNI o pel número propi d’identificació que li és assignat pel sistema; aquest esmanté i és el mateix per a qualsevol mòdul del sistema. En el codi territori, s'hi tenen inventariades totes lesadreces possibles, i la parcel·la pot ser visualitzada ja que està referenciada a l’aplicatiu SIG per coordenadesUTM. A cada número d’adreça, s'hi poden afegir descriptors que seran útils per a diferents departamentsd’entitats i per a persones jurídiques. Es té definit l’idioma del document que s’acaba d’introduir al registre.Existeix un camp per fer referència a l’organisme d'origen en cas que el document provingui d’una altra entitat(ventanilla única). El tipus d’identificador estableix el tipus d’enllaç que s'hi vol establir (referència cadastral del’obra, etc.).

La base de dades del registre és única. Amb aquest sistema, es pot registrar qualsevol document des dequalsevol departament de l’entitat, ja que és un registre distribuït amb numeració única.

El document rebut, després de ser registrat, s’envia al departament de destinació, on s’obrirà l’expedientcorresponent. Si no es té el mòdul de gestió d’expedients, el registre acaba en Entrades i Sortides.

Sempre s’utilitza el nucli i, per tant, s’està enriquint el sistema. És un eina de gestió integrada amb tot el sistema.

Tant en entrades com en sortides, es poden fer recerques molt potents per tipus, persones, territori, etc. Sempreestà disponible l’ajuda per efectuar les consultes.

SacNet (Sistema d’atenció ciutadana per Internet/Intranet)

És una eina per al servei d’atenció al públic via Internet/Intranet, la interfície d’usuari de la qual és un navegadorWeb.

La informació resideix en les Bases de Dades del nucli i, per tant, no és informació estàtica. SacNet preveul’enllaç amb Genesys o amb qualsevol sistema obert del mercat. Tota aplicació de Genesys és accessible des deSacNet.

Ofereix serveis d’informació externa (serveis, cultura, etc.) i interna (pública o privada). La informació pública esrefereix a missatges de l’alcaldia, butlletins oficials, concursos públics, etc., i la privada, a dades personals,rebuts pendents, cens electoral, estat de comptes, etc.

La creació de les pàgines consultades és dinàmica, segons el que demana l’usuari es consulta la base de dadesi se n'extreu la informació. Per accedir a la zona d’atenció al ciutadà primer aquest ha d’introduir una clau perpoder veure les dades que li corresponen. El sistema reconeix l’usuari i li presenta menús diferents segons siguicontribuent, habitant o totes dues coses.

També es pot accedir a la cartografia en temps real (accés al servidor GIS).

En el cas d’entitats externes a l’ajuntament que tenen informació al sistema, són elles mateixes les ques’encarreguen de mantenir i d'actualitzar la seva informació (p.ex., cinemes, farmàcies de guàrdia, etc.).

Els ajuntaments que utilitzen aquesta aplicació són:− Ajuntament de Malgrat de Mar (en funcionament);− Ajuntament de la Garriga, Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, Ajuntament de Girona (en procés).

Solució de l’empresa Gestión de Servicios Integrales y Sistemas deInformación (S PAI)

Totes les aplicacions de gestió documental d’aquesta empresa han estat desenvolupades utilitzant Lotus Notes,que és una aplicació estàndard de treball en grup que ha permès la creació de productes personalitzats per a

38

l’àrea de secretaria Workflow S PAI d’un ajuntament com Registre d’Entrades i Sortides, Secretaria, Oficinad’Informació al Ciutadà, Arxiu Municipal, Expedients i Formularis d’Expedients. Tots aprofiten la potencialitat delcorreu electrònic, l’agenda, la base de dades documental i l’accés als fitxers públics, entre d’altres.

Característiques globals

A continuació, s’hi exposen les característiques globals:

Normatives i especificacions que acompleix: tots els productes acompleixen els requeriments de la llei 30/92 iestan basats en les especificacions d’INDALO; actualment el Registre d’E/S està en procés d’homologació delMAP per a SICRES.

Requeriments de software: la plataforma requerida per a totes les aplicacions és Lotus Notes, amb arquitecturaclient/servidor; actualment, s’instal·la la versió 4.6 de Lotus, però amb la versió anterior 4.5 també funciona.

Requeriments de hardware: en funció de la plataforma utilitzada, els requeriments mínims de hardware sóndiferents. Si funciona amb Netware, es necessiten 128 Mb al servidor, mentre que si s’empra Windows NT, esnecessiten 64 Mb; en ambdós casos, els clients treballen amb 16 Mb, però es recomanen 32 Mb.

Interfície amb base de dades: no hi ha cap problema d’integració amb bases de dades relacionals via ODBC,encara que normalment s’utilitza la pròpia base de dades de Lotus Notes.

Enllaç amb perifèrics: connexió amb perifèrics de qualsevol tipus com escànner, CD-ROM o disc magneto-òptic.

Integració amb ofimàtica: captura textos de Word i WordPerfect, tot i que es recomana utilitzar el propitractament de textos de Lotus.

Interoperabilitat dels mòduls: tots els mòduls tenen denominadors comuns, però poden funcionar ambindependència, excepte el Formulari d’Expedients, que necessita per funcionar l’aplicació Expedients.

Integració amb el SIG: es preveu integració amb informació geogràfica (base de dades del SIG); actualment, hiha dos prototips que funcionen amb Mapinfo i ArcView. El conversor de dades de la cinta de cadastre per aMapinfo i ArcView és capejat (deixa la informació organitzada per denominadors comuns en capes).

Integració amb la base de dades municipal: malgrat que tots els aplicatius utilitzen la base de dades internade Lotus Notes, per a la càrrega inicial de dades no hi ha problemes de traspàs des de l’antiga base de dades del’ajuntament.

Escalabilitat de l’arquitectura: és l’escalabilitat de Lotus Notes, un estàndard molt robust.

Integració amb Internet: per a la integració amb Internet, s’hi utilitza l’aplicatiu DOMINO, de l’empresa Lotus.

Registre d’Entrades i de Sortides

Registred’E/S

Secretaria Oficinad'Inf. AlCiutadà

ArxiuMunicipal

Expedients

Formularisd’Exped.

LOTUS NOTES

Windows, Unix, Novell, OS.2

39

El programa té per objectiu mecanitzar el registre, el control i la distribució de la documentació que entra i surtd’una entitat, així com el flux de documentació que es distribueix internament entre les diferents àrees i serveis.

A continuació, hi adjuntem les diferents formes de parametrització per part de l’usuari:

− El Registre General d’Entrades i de Sortides està connectat amb les diferents unitats administrativesde l’entitat mitjançant la utilització d’una bústia de correu electrònic. En aquesta bústia, cada unitat reptota la informació que li correspon abans que li arribi el document físicament.

Per validar un registre d’entrada o de sortida, l'única dada necessària és la data del document; de formaautomàtica ja es proporciona l’hora, el dia i el número de registre, i així ja es pot segellar i es dóna perintroduït. En cas que hi hagi molta gent, només amb la data el sistema ja reserva un número associat aldocument i permet acabar d’omplir-lo més tard. Si ha quedat feina per introduir del dia anterior, existeixla possibilitat de reservar els números, sense perdre la numeració, i introduir-la-hi més tard amb la datadel dia anterior.

Es poden recuperar extractes de dies anteriors per a utilitzar-los com a plantilles. Permet impressorasense tampó.

− El Registre General d’Entrades i de Sortides està connectat amb les diferents unitats registralsmitjançant la utilització de llistes d’espera. Cada unitat registral pot estar formada per diverses unitatsadministratives amb les respectives bústies de correu electrònic, i té un comptador propi diferent del deRegistre General.

Cada document introduït al Registre General va a la llista d’espera de la unitat registral que li correspon,per tal que es comprovi la seva destinació i s’enviï a la bústia de correu electrònic de la unitatadministrativa adequada.

Quan un document surt d’una unitat registral, pot tenir com a destinació una alta unitat registral(s’introdueix a la llista d’espera) o el Registre General (s’introdueix a la llista d’espera de sortida).

- El Registre General d’Entrades i de Sortides està connectat a diferents unitats registrals i a diferentsunitats administratives. És un sistema mixt entre els dos anteriors. És el cas d’una entitat que té diversesunitats registrals per a diferents departaments i unitats administratives per àrees, com alcaldia osecretaria, que generen molta documentació.

En cas de tenir l’aplicatiu de Gestió d’Expedients, es pot tenir implementat el flux d’expedients i així, en introduirun document, aquest seguirà el flux ja definit. Enllaça, si es desitja, amb l’arxiu documental.

Està preparat per funcionar amb els requeriments del projecte ventanilla única, sempre que les entitats ques’hagin d’intercomunicar arribin a un acord.

Referències d’ajuntaments que utilitzen aquest producte:− Ajuntament de Montmeló, Ajuntament de Sant Sadurní d'Anoia (en funcionament). Versió: 1.0;− Ajuntament de Móstoles, Ajuntament de Villagarcía de Arousa, Ajuntament de Parets del Vallès (procésd’implantació). Versió: 2.0.

Secretaria

Realitza les feines bàsiques de secretaria general. Forma part d’un conjunt d’activitats organitzades quepermeten estalviar feina. A més d’utilitzar les pròpies funcionalitats de Windows, disposa d’un potent tractamentde textos que incorpora les funcionalitats d’importació d’altres textos com Word i WordPerfect. Permet gravar irecuperar documents en i des de CD-ROM.

Té dos àmbits clarament diferenciats com són:

− secretaria local, on es preparen dictàmens i propostes d’acord que han de passar pels òrgans del’ajuntament per ser resolts. Es pot fer de forma manual o automàtica. Es tracta de generar el documentdictamen amb informació associada, com interessats del document, recursos que s’han de comunicar,tema per tractar, òrgan de govern encarregat, etc. Després, s’envien aquests documents a la llistad’espera.

40

− secretaria general, rep els documents introduïts a la llista d’espera i els pot consultar, canviar i reenviara la secretaria local per ser modificats.

Convoca les reunions dels diferents òrgans de l’entitat, fent la proposta del dia amb els documents de lallista d’espera associats a aquest òrgan. Es tanca l’ordre del dia quan l’alcalde ha signat la proposta i apartir d’aquest moment, ja no es poden afegir més temes a l’ordre del dia, només es poden afegir com amocions d’urgència. En aquest moment, s’envia el document físicament a tots els convocables. Acontinuació, es pot fer la preacta, que inclou l’ordre del dia i les propostes per tractar, i aquesta tambépot ser enviada als convocats per tal que la puguin estudiar. Una vegada feta la reunió, se'n fa l’acta is’envia a la base de dades d’arxiu d’actes, que pot estar agregada o desagregada (base de dades únicao diverses per als diferents òrgans de govern). Una vegada tancada l’acta, es poden fer lescertificacions i notificacions adequades.

En cas de tenir l’aplicació de Gestió d’Expedients, es pot connectar amb secretaria. Quan està en tràmit unaproposta de resolució, el programa d’expedients es transforma en secretaria local i, llavors, s’hi ha d’afegir l’òrgande govern i els recursos, ja que els interessats són els d’expedients.

Cada notificació genera un assentament en el registre de sortida de la Unitat Registral adequada o del RegistreGeneral d‘Entrades i de Sortides.

Referències d’ajuntaments que utilitzen aquest aplicatiu:− Ajuntament de Montmeló, Ajuntament de Sant Sadurní d'Anoia, Ajuntament de Tiana (en funcionament).Versió: 1.0.− Ajuntament de Móstoles, Ajuntament de Villagarcía de Arousa (procés d’implantació). Versió: 2.0.

Oficina d’Informació al Ciutadà

Integra tot tipus d’informació que l’ajuntament considera pública. Té com a finalitat la centralització de lainformació per tal d’actuar com a punt d’informació local.

Existeix la possibilitat d’integrar la Oficina amb Internet. Un exemple d’aquesta integració és l’ajuntament deMontmeló; la seva adreça URL és http://www.ajmontmelo.es

L’abast de la oficina d’informació és complementari a les consultes que es pugui fer amb les eines de consulta decada aplicació.

És de fàcil configuració, permet la creació de nivells per a la informació que es vol subministrar i és capaçd’annexionar documents fets amb eines externes (Word o WordPerfect).

Des de cada àrea de l’ajuntament, s'hi poden afegir activitats. La informació es pot consultar per hores, temes iactivitats.

Es poden generar estadístiques per tal de ser utilitzades com a guia de consultes (que és el que més es demanao consulta, el nombre de consultes fetes, etc.) i, d’aquesta manera, es millora el seu servei.

Referències d’ajuntaments que utilitzen aquest producte:− Ajuntament de Montmeló (en funcionament). Versió: 1.0.− Ajuntament de Móstoles (procés d’implantació). Versió: 2.0.

Arxiu Municipal

És un programa d’arxiu històric; s’encarrega de l’emmagatzematge, del contingut, de l'ordenació i de la consultade tots els llegalls. Cada departament té el seu propi arxiu viu i, quan les gestions han finalitzat, es pot passartota la informació a l’arxiu històric.

És molt parametritzable; segueix la normativa d’ordenació comuna però, després, cada ajuntament té funcionspròpies que s’han de personalitzar.

S'hi poden guardar fotos, planells, veus, imatges en moviment i vídeo associats al document.

41

No es tenen referències d’ajuntaments que utilitzin aquesta aplicació, ja que actualment se'n distribueix la versióbeta.

Expedients

Informatitza la gestió, el seguiment i el control d’expedients.

Hi ha dos àmbits de treball, com són:

− Configuració d’expedients, on es preparen els fluxos i els documents.Es defineixen els tipus d’expedient genèric, cadascun té associat un tipus de tramitació definida amb elresponsable de l’expedient, el termini previst d’execució, la base de dades (emmagatzematge) i elsblocs de tramitació. Els blocs de tramitació són definits per a un flux normal però també es poden definirblocs auxiliars en previsió de situacions anormals, per poder donar sortida als expedients. La tramitacióés plenament guiada i el mateix usuari s’autoimposa les limitacions d’execució. Cada tràmit pot tenirassociats diversos documents que ja estaran definits amb plantilles.

− Gestió d’expedients, on es treballa contra els expedients predefinits per tal de gestionar-ne elprocediment.

Es fa la selecció del tipus d’expedient i del tipus de tramitació. A continuació, es reparteix l’expedient percorreu electrònic a cada responsable de tràmit. L’instructor controla el global, i es fa un control del tempsd’execució tràmit a tràmit.

Els expedients poden estar organitzats segons el número, la localització, els interessats o la base dedades dels documents. Existeix la possibilitat de referenciar-los segons les coordenades UTM per lligar-los amb el Sistema d’Informació Geogràfica de l’ajuntament.

Referències d’ajuntaments que utilitzen aquest producte:− Ajuntament de Montmeló (en funcionament). Versió: 1.0.− Ajuntament de Linares (procés d’implantació). Versió: 2.0.

Formulari d’Expedients

Sobre l’aplicació de Gestió d’Expedient, s'hi pot instal·lar el Formulari d’Expedients, que proporciona unacol·lecció de formularis informatitzats d’expedients. La col·lecció completa està disponible en català i en castellà,havent-se definit la primera segons la normativa de la Generalitat de Catalunya. Cada expedient té diversostràmits definits amb el flux que s'ha de seguir per a la seva consecució. Es poden adquirir en format Word,WordPerfect i Lotus, tot i que aquest últim és el més utilitzat. Defineix models d’expedients, inclou la legislacióaplicable a l’expedient i descriu el diagrama del procediment administratiu que s'ha de seguir per a la instruccióde l’expedient; són adaptables pels usuaris a les seves necessitats específiques.

Si es té l’aplicatiu de Registre d’Entrades i de Sortides, els expedients hi estan comunicats. Enllaça ambl’aplicatiu Secretaria per a la gestió d’actes i de notificacions.

Solució de l’empresa TAO

L’empresa TAO ofereix com a solució per a la gestió documental un conjunt d’aplicatius que implementen lesdiferents funcionalitats necessàries per a l’òptim funcionament de la gestió de l’ajuntament.

A continuació, s’hi adjunta l’esquema amb els diferents aplicatius i les seves necessitats per poder-hi treballar.

42

Característiques generals

A continuació se n'hi exposen les característiques generals:

Normatives i especificacions que acompleix: el producte Winflow està en procés d’homologació de lesespecificacions d’ESTROFA (homologació de workflow).D'altra banda, el Registre d'E/S està homologat a SICRES, però amb una observació pendent, que és laconnexió amb un workflow. Possiblement, un cop homologat Winflow, quedarà completada l'homologació deRegistre d'E/S, ja que ambdós productes estan integrats.

Requeriments de software: tots els aplicatius funcionen sobre plataforma Windows i després necessiten unsaltres productes que els fan de base. Secretaria ADN, Registre d’Expedients i Registre d’Entrada i de Sortidautilitzen l’entorn BUROWIN, que és el gestor d’organització i de seguretat; però mentre els dos primers utilitzencom a plataforma el producte WinFlow, el Registre d’Entrada i Sortida pot treballar directament sobre BUROWINo basar-se en WinFlow. D'altra banda, el producte SIDOC (Sistema d’Informació Documental) necessita com aplataforma Lotus Notes.

Requeriments de hardware: els requeriments dels aplicatius són: sistema client/servidor, és a dir, gestor debases de dades relacional (Oracle, Informix, Watcom, previst SQL Server), i PC amb Windows 3.11 o Windows95.

Interfície amb base de dades: és compatible amb qualsevol base de dades relacional via l’interfície ODBC.

Enllaç amb perifèrics: connexió amb perifèrics de qualsevol tipus.

Integració amb ofimàtica: gràcies a l’adopció de l’estàndard OLE Automation, es permet una perfecta integracióamb qualsevol eina ofimàtica.

Interoperabilitat dels mòduls: alguns mòduls poden ser connectats entre ells, tot i que poden funcionar deforma independent.

Integració amb el SIG: en cas d’utilitzar la base de dades corporativa, si es vol, es poden vincular els aplicatiusque funcionen amb WinFlow amb l’eina SIG de l’entitat i, d’aquesta manera, georeferenciar els documents.

Integració amb la base de dades municipal: els aplicatius que funcionen amb WinFlow poden utilitzar la basede dades corporativa (és a dir, la base de dades Ciutat i la base de dades Tercers), o bé emprar cada aplicatiu laseva pròpia base de dades.

Escalabilitat de l’arquitectura: es permet incorporar nous usuaris segons les necessitats de l’entitat i sensegrans esforços per part d’aquesta.

Integració amb Internet: l’aplicatiu SIDOC preveu la seva integració amb Internet utilitzant el producte DOMINO,de l’empresa Lotus.

WinFlow

SecretariaADN

Registred’Expedients

Registred’E/S

SIDOCWinFlow

BUROWIN

Windows

Lotus Notes

43

És una eina de workflow (eina de treball en grup per coordinar circuits de producció d’expedients), que es potcomercialitzar independentment de la resta de mòduls. Alhora és el nucli base per als aplicatius de SecretariaADN i de Registre d’Expedients. En el cas del Registre d’Entrada i de Sortida, és opcional. També hi ha elsaplicatius de Llicències d’Activitats i Llicències d’Obres, que funcionen sobre WinFlow. Aquest producte permetdefinir qualsevol flux de tramitació administrativa.

Es preveu disposar el primer trimestre del 98 dels aplicatius esmentats en versió per a 32 bits.

Aquesta eina s’està implantant des de fa un any, aproximadament. La versió que es comercialitza actualment ésla 4.3.

Les aplicacions que utilitzen WinFlow permeten veure:− situació actual d’un expedient;− full de ruta del sistema, és a dir, els passos que s’han seguit des del punt de vista de l’usuari;− full de ruta administrativa, és a dir, el circuit administratiu;− ruta dels documents, que permet la previsualització de la documentació que es va generant;− control automatitzat de condicions i terminis de temps;− tramitacions paral·leles;− tràmits agrupats ( n expedients poden confluir-ne en un);− circulació automàtica dels expedients a la bústia de l’usuari encarregat;− es permet refer manualment el circuit (si es dóna autorització);− eines gràfiques de definició i simulació;− etc.

Són eines proporcionades per WinFlow per al control de circuits.

Es comercialitza Winflow com a producte autònom de definició de circuits de tramitació, i/o es comercialitzenexpedients de catàleg on els circuits són estàndards (Llicències d’Activitats, Obres, ADN). També hi ha, enaquest mateix entorn, un registre d’expedients que implica una simplificació del control d’expedients.

Referències d’ajuntaments i institucions que utilitzen aquest producte:− Ajuntament de Barberà del Vallès, Ajuntament de Blanes, Ajuntament de Pineda de Mar, Ajuntament de Reus,Ajuntament de Santa Perpètua de Mogoda, Ajuntament del Campello, Arateko (Defensor del Pueblo Vasco),Ajuntament de Calpe, Ajuntament de Gijón, Ajuntament de Tudela, Comunidad Autónoma de la Rioja, ConsellInsular d'Eivissa, Diputació de València, Generalitat Valenciana (Pla Asiasoft municipal), Govern Basc (EJIE).

Secretaria ADN (Acords, Decrets i Notificacions) La versió 4.3 d’aquest aplicatiu opera en entorn WinFlow i es comercialitza des de fa menys d’un any. Implementa els fluxos d’actes, de decrets i de resolucions de secretaria. L’aplicatiu està molt estandarditzat i, al’hora d’implantar-lo, només cal personalitzar els documents i introduir-hi les dades del personal de l’ajuntamentque participarà en la tramitació dels documents. Els circuits ja estan definits, l’usuari ha d’informar al sistema de certs passos. Sempre existeix la possibilitat queel mateix ajuntament defineixi els circuits que cal seguir amb l’ajuda d’una eina gràfica i de la posteriorprogramació. El circuit ja està automatitzat, des de la proposta d’acord, fins a l’elaboració de l’acta. Es pot donar el cas que unamateixa persona realitzi més d’un tràmit definit al circuit. L’utilització òptima és treballar amb blocs fets des de:

− departaments; − secretaria; − altres departaments,

tot i que cada entitat pot decidir quin departament efectua cada tràmit, i fins i tot es pot fer tot, des de lasecretaria. Els documents que s’han anat generant en tota la tramitació es poden visualitzar juntament amb el seu contingut.La numeració dels documents (propostes, acords i resolucions) és correlativa en cas que siguin documents delmateix tipus.

44

Si l’ajuntament disposa de l’aplicatiu de Registre Genèric d’Expedients o altres expedients definits amb Winflow,Secretaria ADN es pot vincular amb aquest; si no, s’introdueix la documentació directament. També es potvincular amb el Registre d’Entrada i de Sortida. Referències d’ajuntaments que utilitzen aquest producte:− Ajuntament de Blanes, Ajuntament de Pineda de Mar, Ajuntament de Tudela, Consell Insular d'Eivissa. Registre d’Expedients Aquest aplicatiu opera en entorn WinFlow. Actualment, es comercialitza la versió 4.3 d’aquest producte. No requereix el Registre d’Entrades i Sortides; de totes maneres, si se'n té, es connecta. Permet donar d’alta, tramitar i generar la documentació relacionada amb un expedient. És el mateix usuari el quiinforma al sistema del tipus de tràmit i de l’estat d’un expedient, seleccionant les possibilitats introduïdes en laparametrització. Quan es finalitza el tràmit, es genera un document automàticament, que va a la bústia de lapersona a qui li correspon fer el tràmit següent. Segons el tipus d’expedient, el sistema proporciona models predefinits. Cada usuari veu els documents que li sónadreçats segons els permisos d’accés que s’han definit prèviament. Es genera un històric amb la fitxa de cada expedient tancat. No hi ha control de terminis. Un usuari, amb el permisos adequats, pot tornar a definir el flux que seguiran els documents. Referències d’ajuntaments que utilitzen aquest producte:− Ajuntament de Santa Perpètua de Mogoda, Ajuntament del Campello, Generalitat Valenciana (Pla Asiasoft municipal). Registre d’Entrada i de Sortida El mateix producte té l’opció de treballar amb WinFlow per connectar-se amb la gestió d’expedients o sense.Actualment, se'n comercialitza la versió 4.3. La versió estàndard d’aquest producte genera un llibre de registre; també se'n pot adquirir una versió que permetregistre múltiple i genera, per tant, diversos llibres departamentals de registre. Es pot informar al sistema de quin tipus de document és el que s’hi està introduint. Pot existir documentacióassociada al document base. En cas d’haver de fer diverses entrades del mateix tipus, hi ha la possibilitat demantenir els valors de les dades per tal de no haver-les d’introduir una altre vegada. El segellat dels documentspot ser mecànic o via impressora. Per buscar documents, es poden definir filtres. En cas que el destinatari siguiuna entitat externa, s’activarà el traspàs del document via Internet (e-mail), sempre que l’entitat i l’ajuntamenthagin arribat a un acord per fer la transferència d’aquesta forma. Referències d’ajuntaments, institucions i entitats que utilitzen aquest producte:− Ajuntament de Barberà del Vallès, Ajuntament de Blanes, Ajuntament de Cervera, Ajuntament de Montcada iReixac, Ajuntament de Pineda de Mar, Ajuntament de Reus, Ajuntament de Sant Pere de Ribes, Ajuntament deSedaví, Ajuntament de Santa Perpètua de Mogoda, Ajuntament de Subirats, Ajuntament de Vila-seca,Ajuntament de Xàtiva, Ajuntament del Campello, Ajuntament del Prat de Llobregat, Ajuntament d’Alcalá deHenares, Ajuntament d’Arganda del Rey, Ajuntament d’Azuqueca de Henares, Ajuntament de Calpe, Ajuntamentde Galdar, Ajuntament de Gijón, Ajuntament de Icod de los Vinos, Ajuntament de Jaca, Ajuntament de Jumilla,Ajuntament de Mijas, Ajuntament de Molina de Segura, Ajuntament d’Oleiros, Ajuntament de Portugalete,Ajuntament de San Bartolomé de Lanzarote, Ajuntament de Segovia, Ajuntament de Tarancón, Ajuntament deTudela, Ajuntament de Vinaròs, Cabildo de Gran Canaria, Col·legi de Secretaris de Barcelona, ConfederaciónHidrográfica del Sur, Consell Insular d'Evissa, Diputació de València, Govern Basc (EJIE). SIDOC

La versió que es comercialitza actualment d’aquest sistema d’informació documental és la 2.0. Requereix LotusNotes, bé la versió estàndard o bé l’Starter Pack; també hi ha la possibilitat d’adquirir el mòdul DOMINO per a laintegració amb Internet/Intranet.

45

Aquest producte genera una base de dades documental de la informació que es considera pública, com perexemple, ordenances fiscals, acords del ple, resolucions d’alcaldia, la guia de tramitació, contractes, agenda iinformació turística, etc.

Hi ha formularis definits de cara al públic. Es pot fer recerca de documents per tema o per paraula clau. Existeixla possibilitat de crear estadística dels accessos interns si abans s’ha activat aquesta opció.

El sistema, en principi, no preveu la integració amb cap altre producte de gestió documental, ni amb la base dedades municipal, ja que l’aplicatiu és una base de dades documental. Si es vol, es pot integrar amb el registre.

La parametrització inicial, la fa l’empresa subministradora, però és l’ajuntament el qui facilita la informació ques’integra en la base de dades i se n'encarrega del manteniment i de l'actualització.

Referències d’ajuntaments que utilitzen aquest producte:− Ajuntament de Barberà del Vallès, Ajuntament de Blanes, Ajuntament de Cervera, Ajuntament de Mollet,Ajuntament d’Albacete, Ajuntament de Tudela, Consell Insular d'Eivissa.

46

47

Implantació de la gestió documental als ajuntaments A continuació, detallem el procés d’implantació de les eines estudiades anteriorment amb els requeriments previsa la implantació, el procés i els beneficis resultants. També veurem els models concrets d’implantació de cada tecnologia, amb el que es requereix de l’usuari per talde maximitzar-ne el rendiment.

Requeriments previs La implementació d’un sistema de gestió documental ha de venir precedida per la identificació i l'anàlisi enprofunditat de la situació actual de l’ajuntament. A continuació s’ha de definir qui és el responsable i coordinador del projecte de l’ajuntament el qual, un copimplantat el sistema de gestió documental, en serà el gestor. Ell s’encarregarà d’esquematitzar una soluciód’acord amb les necessitats plantejades i amb la política tecnològica existent. Definirà l’enfocament de servei deldepartament, i quins serveis de gestió documental s’oferiran, en quin marc temporal i amb quins productes. S’ha de condicionar la selecció del producte a les necessitats documentals (capacitat per assimilar elsdocuments per incloure) amb un termini de dos o tres anys, ja que fer-ho amb un termini més dilatat podriaaugmentar els costos i les limitacions actuals de capacitat. Una part molt important del projecte és escollir el producte que més bé s’adeqüi a les necessitats de l’ajuntament;en aquest cas, seria una solució estàndard modular i integrable amb una visió de conjunt. Es tractaria d’unproducte amb un mòdul base i que, segons les noves necessitats de l’entitat, es pogués ampliar afegint d’altresmòduls amb les funcionalitats requerides. Ha de tenir una bona integració amb les eines generadores dedocuments: ofimàtica, autoedició, etc., i amb els proveïdors electrònics de documentació més utilitzats: CD-ROM,serveis on-line, Internet, etc. Seria molt positiu que el sistema fos fàcilment adaptable i parametritzable per a unamés fàcil i ràpida implantació. S´ha de tenir en compte que la informació és bàsica. El rendiment i l'aprofitament del sistema creixerà en relacióamb la qualitat, quantitat, coherència i diversitat de les dades introduïdes. El cost, en temps i diners, d’introducciói/o migració de les dades és elevat; per tant, ens hem d’informar de les facilitats que proporciona el sistema per ala importació de la informació. Un aspecte molt important és la definició de formularis o plantilles per als documents que seran gestionats. Lagran major part d’empreses proporcionen algunes plantilles i, posteriorment, ofereixen al client la possibilitat defer per encàrrec la resta de plantilles pròpies de cada entitat. D’aquesta manera, l’ajuntament no ha d’introduir lesdades de definició de cada plantilla, amb què estalvia el temps que hauria de dedicar-hi un tècnic. Tots elsproductes del mercat proporcionen la possibilitat que sigui el mateix usuari el qui defineixi noves plantilles. Al’hora d’escollir un producte, s’haurà de decidir si s’encarreguen les plantilles o bé les fa el mateix ajuntament,amb l’estalvi de temps que això representa.

48

A continuació, s’hi adjunta una taula en la qual es poden identificar els requisits recomanats (X) i opcionals (O)per a la perfecta implantació de cada tecnolgia a l’Administració local. D’aquest manera, s’aconseguiria el màximaprofitament del sistema per tal de millorar el rendiment de l’entitat.

Workflow Groupware GED Missatgeria E-mail AgendaDefinició del flux X X XConnexió en xarxa X X X X O OAccés a bases de dades X X XDefinició tràmits, accions X OConeixement tasques assignades XHàbit compartició recursos X X X OSistemes de seguretat X X XHàbit consulta O X X XEnviar/rebre documents X X XConnexió a Internet XHàbit actualització tasques/compromisos X X XConsulta agenda de grup O X

Procés d’implantació Cal iniciar la instal·lació i posada en marxa del sistema un cop determinada la ubicació física de l’equipament. Ésconvenient verificar que les característiques de l’equipament es corresponen a les definides pels responsablesmunicipals. S’ha de fer la formació del tècnic i d’aquesta manera, ja estarem en condicions d’iniciar l’explotació ambl’establiment d’un període de proves. S’ha de tenir en compte si entre les responsabilitats del tècnic es preveu ladefinició de nous menús o la programació de certes funcions a la mesura de l’ajuntament, ja que la seva formaciós’ha d’adequar al grau de servei exigit. Tota la informació de l’entitat ha de ser traspassada al nou sistema. El temps emprat a introduir les dadesdependrà de les facilitats de migració que ofereixi el nou equipament. No serveix de res tenir la instal·lació feta siles dades no estan disponibles per ser explotades amb la nova eina de gestió de documents. Una vegada acabat el període de proves i comprovat el funcionament del sistema podem començar la formaciódels usuaris en la utilització de les eines, i utilitats i del mateix sistema; així, s’aconseguirà un ràpida explotaciósense la necessitat de disposar forçosament de personal molt especialitzat. Tal com s’ha comentat, ja s’haurà definit el circuit o flux de tasques per tal d’evitar incoherència operativa. Es faràuna comprovació periòdica del funcionament correcte de l’aplicació, i amb els resultats es podran fer lesmodificacions necessàries. L’administració dels sistema ha d’abastar la gestió dels usuaris, la gestió del rendiment, la gestió de les fallides,la gestió de la seguretat, el manteniment de dades organitzatives i d’aplicacions, etc.

Beneficis Una vegada instal·lat i ja en funcionament, s’ha d’explotar i fer el manteniment del sistema. És en aquesta faseon es podrà comprovar si realment s’obtenen els resultats i beneficis d’implantació previstos . Aquests són: − Creació d’un sistema eficient per a la distribució de documents d’ordre de treball, per tal de reduir la necessitatd’enrutar la informació manualment. S’incrementa l'eficiència alhora que es redueix el temps de projecte. − Eliminació de la redundància mitjançant el reemplaçament de múltiples còpies amb una de sola, que pot serreferenciada per a tothom.

49

− Accés immediat a l’estat dels projectes de treball, cosa que redueix el temps perdut buscant físicament lainformació. − Fàcil monitorització del departament de gestió de l’estat de múltiples gestions i expedients, amb quès'aconsegueix una més bona comunicació i un més bon servei al ciutadà. − Disponibilitat de potència suficient per al processament de la informació, aprofitant al màxim elsdesenvolupaments de text formatat i poder, així, donar respostes immediates. Per poder obtenir els resultats previstos, és imprescindible fer el manteniment del sistema. Possiblement, serànecessari designar una persona per tal que s’encarregui d’actualitzar la informació i d'introduir les dades. No espot oblidar que la part més important d’aquests sistemes és la informació, i que aquesta s’ha de tenir actualitzadai ben gestionada; altrament, la implantació dels sistemes de gestió documental no aportaria cap avantatgerespecte als mètodes tradicionals. Aprofitant tots els recursos que proporciona la nova eina de gestió, es desenvolupa l’entorn de col·laboració a lafeina, amb què millora la gestió interna i el servei al ciutadà dels ajuntaments.

Oficina integrada d’atenció al ciutadà

Des de fa ja bastant temps, les diferents administracions públiques han fet accions de modernització per tald’apropar la seva gestió a les necessitats dels ciutadans. Aquestes han consistit bàsicament en la introducció denous mètodes d’organització i de gestió, factors indispensables per acostar l’Administració a aquests últims.

La llei 30/92 instaura els nous conceptes que han de presidir les relacions entre les administracions i laciutadania.Avançant-se a aquesta norma, molts ajuntaments del conjunt de la geografia espanyola van iniciar un procésd’implantació de serveis d’informació i atenció, la major part dels quals van ser catalogats com a Oficinesd’Atenció Ciutadana. Aquestes van seguir diferents models organitzatius, que responien a les diferentsperspectives que d'aquest servei tenien cadascuna de les administracions locals que les van crear.

L'oficina integrada d’atenció al ciutadà és una proposta que permet als ciutadans realitzar gestions relacionadesamb l’Administració local des d’un sol punt d’atenció. Aquest punt pot estar a l’entitat o bé s'hi pot accedir des delpropi domicili via connexió Internet. Per poder fer les gestions electrònicament, l’ajuntament ha de disposar d’unservidor Web (bé propi, bé remot remot) que permeti al ciutadà interactuar i obtenir la mateixa informació que sies trobés en la finestreta situada a la mateixa entitat.

El servei integral d’atenció al ciutadà, té com a objectiu la canalització a través d’un servei únic, de totes aquellesnecessitats d’informació, d'iniciatives i de relacions que aquell té amb l’Administració municipal. La seva missióés proporcionar una atenció al ciutadà en qualsevol tema de caràcter públic, facilitar les relacions ciutadà-ajuntament, rebre i respondre queixes, tramitar els assumptes simples, canalitzar gestions complexes, etc.

El projecte no és només una eina de projecció de l’ajuntament i de potenciació dels seus recursos, sinó unproducte important per a la rendibilitat en propi benefici del ciutadà. Es permet associar informacions sotadiferents perspectives (fiscal, urbanística, geogràfica, etc.), comunicant entre si diferents àrees d’activitatsmunicipals, tals com l’oficina de turisme, l'oficina d’atenció al ciutadà, urbanisme, les relacions externes, així comtambé el mateix trànsit de comunicacions associat a l’activitat administrativa.

Per acabar, cal recordar la independència de l’oficina integrada d’atenció al ciutadà respecte del projecteventanilla única d’intercomunicació de registres; tots dos comparteixen la finalitat de millorar les relacions amb laciutadania, però els mitjans utilitzats són diferents. La implantació d’ambdós projectes a l’entitat local facilitarial’assoliment del concepte d’ajuntament ideal.

50

51

Bibliografia

Podeu disposar d’un fitxer .htm on s’inclouen totes les adreces URL esmentades en aquest informe i ales quals es pot accedir directament. Per obtenir el document cal enviar un e-mail a la següent adreça:castanerra@diba.es, demanant el fitxer gest_doc.htm.

Curs: «Sistemes de gestió de fluxos de treball. Workflow», Programa de Formació Continuada, ICT, 13-14 defebrer de 1997. Especificación ATRIO v2.2, Secretaría de Estado para la Administración Pública, Dirección General de Organización Administrativa, Subdirección General de Coordinación Informática, maig de 1997. http://www.map.es/csi/pg5a10.htm http://www.map.es/csi/pg5a11.htm Especificación ESTROFA v1, Secretaría de Estado para la Administración Pública, Dirección General de Organización Administrativa, Subdirección General de Coordinación Informática, febrer de 1996. http://www.map.es/csi/pg5e30.htm http://www.map.es/csi/pg5e31.htm Especificación SICRES v1, Secretaría de Estado para la Administración Pública, Dirección General de Organización Administrativa, Subdirección General de Coordinación Informática, desembre de 1995. http://www.map.es/csi/pg5s40.htm http://www.map.es/csi/pg5s41.htm

CD-ROM INDALO v1.1, Secretaría de Estado para la Administración Pública, Dirección General de Organización Administrativa, Subdirección General de Coordinación Informática. Especificación INDALO. http://www.map.es/csi/pg5i10.htm http://www.map.es/csi/pg5i11.htm (gestió documental)

Aspectes de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común que fan referència a l’ús de les tecnologies de la informació i les comunicacions. http://www.map.es:80/csi/pg3302.htm

Llei 6/97. http://www.map.es/csi/pg7010.htm

Articles monogràfics sobre Workflow, revista Novàtica, núm. 120, març/abril de 1996. Estudi comparatiu productes de workflow, Datamation, octubre de 1996. http://www.datamation.com/PlugIn/issues/1996/oct/10eval10.html (article) http://www.datamation.com/PlugIn/issues/1996/oct/10feat.html (quadre comparatiu) Article: "Herramientas de flujo de trabajo. Marcando el ritmo", Comunicaciones World, gener de 1996.

52

Informe: "Gestión documental", ComputerWorld, núm. 648, 15-21 de desembre de 1995. Article: "Diagramas de flujo", PC WORLD, juliol/agosto 1997.

Article: "Groupware: múltiples personalidades", PC MAGAZINE, juliol/agost de 1997.

Article: "The intranet platform. A universal client?", PC MAGAZINE, 23 d'abril de 1996.

Model de referència i glossari. Documents de la Workflow Management Coalition. http://www.aiai.ed.ac.uk:80/project/wfmc

Las tecnologías de la información en la empresa, Cuadernos de Cinco días, Europa Management Consulting, 1996.

Ventanilla única de las Administraciones Públicas. MAP. http://www.igsap.map.es/sgpro/conven/conven.htm

Conveni Marc, Generalitat de Catalunya. http://www.gencat.es/dgsi/

"Projecte de finestreta única de l’Ajuntament de Lleida". http://www.paeria.es/ponencia/

53

Relació de sigles

AGC (Audiographic Conferencing) Conferència audiogràficaAGE Administración General del EstadoAPI (Application Program Interface) Interfícies de Programació d’AplicacionsATRIO Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación de Información de OficinasBPR (Business Process Reengineering) Reenginyeria de processos de l’empresaCSI Consejo Superior de InformáticaDDE (Dynamic Data Exchange) Intercanvi dinàmic de dadesDMA (Document Management Alliance) Aliança de gestió de documentsDRP (HTTP Distribution and Replication Protocol ) Protocol HTTP de distribució i replicacióEDI (Electronic Data Interchange) Intercanvi electrònic de dadesESTROFA Especificaciones para el Tratamiento de Flujos Administrativos AutomatizadosFTAM (File Transfer, Access and Management in an OSI environment ) Transferència de fitxers, accés i

gestió en un entorn OSIFTP (File Transfer Protocol ) Protocol de transferència de fitxersGID Gestió integrada de documentsGED Gestió electrònica de documentsHTML (Hypertext Markup Language) Llenguatge hipertext estàndard dels documents WebHTTP (HyperText Transfer Protocol) Protocol de transferència de fitxers hipertextINDALO Model de dades per a l’intercanvi d’informació entre les administracions públiquesIRC (Internet Relay Chat) Estàndard d’Internet per a videoconfèrenciaLRJ-PAC Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo

ComúnMAP Ministerio de Administraciones PúblicasMAPI (Messaging API) Interfície de programació d’aplicacions de missatgeriaMHS (Message Handling Systems) Sistemes d’intercanvi de missatgesMIME (Multiporpose Internet Mail Extensions) Extensions del correu mitjançant InternetMMC (Multimedia Conferencing) Conferència multimèdiaMMUSIC (Multiparty Multimedia Session Control) Control d’una sessió multimèdiaOCR (Optical Character Recognition) Reconeixement òptic de caràctersODBC (Open Database Connectivity) Connexió de bases de dades obertesODMA (Open Document Management API) Interfície de programació d’aplicacions per a la gestió de

documentsOLE (Object Linking and Embedding) Incrustació i vinculació d’objectesPOP 3 (Post Office Protocol, versió 3) Protocol per a la gestió del correu electrònicRTP (A Transport Protocol for Real-Time Applications) Protocol per al transport d’aplicacions en temps

realSGML (Standard Generalized Markup Language) Estàndard general per al llenguatge de valor afegitSICRES Sistema de Información Común de Registros de Entrada y SalidaSMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Protocol de transferéncia de correuSQL (System Query Language) Llenguatge estàndard de consultaTP (Transaction Processing) Processament de transaccionsTCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) Protocol de control de transmissions/ protocol

d’InternetURL (Uniform Resource Locator) Localitzador de recursosVIM Estàndard de missatgeria

54

WfMC (Workflow Management Coalition) Coalició per a la gestió del flux de treballX.400 (Message Handling Systems) Sistema de transferència de missatgesX.500 (The X.500 Directory ) Servei de directori on-line, obert i distribuït, que ha de ser global

55

Annex 1. Domini de gestió documental del projecte INDALO Objetivos El objetivo principal del dominio de Gestión Documental ha sido la definición de los modelos de datos quepermitan el intercambio de información de las áreas siguientes: i. Registro General ii. Seguimiento de Expedientes iii. Archivo Ámbito y alcance El dominio de Gestión Documental comprende los siguientes subsistemas: 1. Registro General, capaz de registrar toda la documentación que sea presentada a un Organismo Públicoatendiendo a las exigencias de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del ProcedimientoAdministrativo común (Ley 30/92). El subsistema Registro General comprende los siguientes elementos: − el Registro de Entrada − el Registro de Salida. 2. Seguimiento de Expedientes, que permite definir cada uno de los expedientes tramitados por laAdministración, así como informar de los trámites seguidos en los expedientes que obran en poder de unOrganismo Público. Dentro del Seguimiento de Expedientes se analizarán: − la Definición de Expedientes − la Tramitación de Expedientes. 3. Archivo, cuyo modelo de datos puede ser aplicado a cualquier archivo de la Administración (Oficinas,Intermedio, Histórico, etc.) facilitando el intercambio de información entre archivos, así como el control de accesoa la información contenida en los mismos. Dentro del subsistema de Archivo se analizarán: − el Tratamiento y Análisis de la información de Archivo − las Consultas al archivo. El análisis de estos tres subsistemas se realizará estructurándolos en torno a los epígrafes objetivos ycontenidos. Contenidos 1. Registro Objetivos

56

El objetivo del modelo de datos de Registro es poder crear un sistema de información que permita registrar todala documentación que sea presentada en un órgano administrativo, así como también la que dicho órgano envía. El sistema debe poder responder a las exigencias de la Ley de Régimen Jurídico de las AdministracionesPúblicas y del Procedimiento Administrativo Común (Ley 30/92): − Art. 38, Apart. 2. "Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientesde su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones.Dichos registros serán auxiliares del registro general al que comunicarán toda anotación que efectúen". − Art. 38, Apart. 3. "Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones Públicasestablezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos,deberán instalarse en soporte informático. [...] Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en elregistro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo". − Art. 38, Apart. 4. "Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de lasAdministraciones Públicas podrán presentarse: a)En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

b)En los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General delEstado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de lasentidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportunoConvenio.

c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca. d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. Mediante convenios de colaboración suscritos entre las Administraciones Públicas, se establecerán sistemas deintercomunicación y coordinación de registros que garanticen su compatibilidad informática y la transmisióntelemática de los asientos." − Art. 45, Apart. 2. "Cuando sea compatible con los medios técnicos de que dispongan las AdministracionesPúblicas, los ciudadanos podrán relacionarse con ellas a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos otelemáticos con respeto de las garantías y requisitos previstos en cada procedimiento". Contenidos Los órganos administrativos deben llevar un Registro General en el que se harán los correspondientes asientosde todo escrito o comunicación que se presente o se reciba en cualquier unidad administrativa propia. Tambiénse anotarán en el mismo la salida de escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos particulares. En el análisis del Registro General se consideran dos apartados: a) Registro de Entrada b) Registro de Salida A. Registro de Entrada Las entidades del modelo relacionadas con el Registro de Entrada son las siguientes: − Asiento Entrada − Remitentes − Órgano Administrativo − Persona Jurídica − Persona Física − Asiento Unidad − Objetos Documentales

57

Por cada documentación presentada o recibida por un órgano administrativo, se crea un asiento de entrada. Eneste asiento debe quedar constancia de datos tales como número de registro, asunto, fecha de entrada, fecha yhora de presentación, identificación del interesado o interesados, órgano administrativo o administrativos a losque se envía. Todos estos datos deben ser, por tanto, atributos de la entidad Asiento Entrada. Corresponde a la unidad registral (general o auxiliar) extraer la información necesaria de la documentación pararealizar el asiento, asignándole un número de registro que deberá identificar de forma única a dicho asiento. Estenúmero de registro deberá inicializarse cada año. Como información adicional en el asiento tendremos:

− Número de páginas en las que se descompone la documentación.

− La georeferencia o lugar del territorio al que hace alusión la documentación. Este código estáestablecido en el dominio de Territorio.

− Modo en el que se ha recibido la documentación.

− Número de expediente con el que está relacionada la documentación.

− Números de registro que tengan una relación con este asiento.

− Funcionario responsable del asiento realizado.

Los posibles remitentes de una documentación pueden ser: − Un órgano administrativo − Una persona jurídica − Una persona física Hay que tener en cuenta que una misma solicitud, escrito, etc., puede ser presentado por varios remitentes. Porello utilizamos la entidad Remitentes para relacionar un mismo asiento de entrada con varios remitentes. Estarelación se establecerá a través del número de registro de entrada/código de remitente. Las definiciones de las entidades Personas Jurídicas y Personas Físicas vendrán determinadas por el dominiode Población. Del mismo modo, un mismo escrito, solicitud, etc., puede tener como destino más de una unidad administrativa,ya que puede incluir más de un tema. Utilizaremos la entidad Asiento/Unidad para relacionar un asiento deentrada con sus destinos. Esta relación también se establecerá a través del número de registro deentrada/código de unidad. Documentos dirigidos a otros órganos. En nuestra entidad podemos recibir documentación dirigida a otro órganoadministrativo. Cuando remitamos la documentación al órgano competente, deberemos enviarle además lainformación correspondiente al asiento de entrada que se ha realizado en nuestra entidad. Con esta informaciónel órgano competente creará su propio asiento de entrada, añadiendo el nuevo número de registro y las unidadesadministrativas de destino, así como el órgano que le remite la documentación y el número de registro que éstele asignó. B. Registro de Salida Las entidades del modelo relacionadas con el registro de salida son: − Asiento Salida − Órgano Administrativo − Persona Jurídica − Persona Física − Objetos Documentales Por cada escrito o documentación oficial que un órgano administrativo envía a otro órgano o particulares, se creaun asiento de salida. En este asiento, debe quedar constancia de datos tales como número de registro, asunto,fecha y hora de salida, identificación del interesado, unidad administrativa de origen. Todos estos datos debenser, por tanto, atributos de la entidad Asiento Salida.

58

Corresponde a la unidad registral (general o auxiliar) extraer la información necesaria de la documentación pararealizar el asiento, asignándole un número de registro que deberá identificar de forma única a dicho asiento. Estenúmero de registro deberá inicializarse cada año. Como información adicional en el asiento tendremos:

− Número de páginas en las que se descompone la documentación.

− La georeferencia o lugar del territorio al que hace alusión la documentación. Este código estáestablecido en el dominio deTerritorio.

− Modo en el que se envía la documentación.

− Número de expediente con el que está relacionada la documentación.

− Números de registro que tengan una relación con este asiento.

− Funcionario responsable del asiento realizado.

El registro de salida se diferencia del registro de entrada en que un documento tiene un único origen y un únicodestino. 2. Seguimiento de Expedientes Objetivos El propósito del modelo de datos de Seguimiento de Expedientes es poder desarrollar un sistema de informaciónque permita definir diferentes tipos de expedientes para cualquier Administración, así como registrar losdiferentes pasos que se realizan en su tramitación. De este modo, se puede contar con un historial deactuaciones seguidas, así como saber la situación en la que se encuentra un expediente determinado. Contenidos El conjunto de entidades que figuran en este modelo pueden dividirse en dos apartados: a) Definición de Expedientes b) Tramitación de Expedientes A. Definición de Expedientes. Entidades que intervienen: − Tipo Expediente − Tipo Acto − Secuencia Acto Tipo Expediente − Tramitante Secuencia Acto − Unidad Administrativa − Campo Adicional − Campo Acto Expediente − Legislación Para poder tramitar un expediente, previamente habrá que definirlo. Esto supone:

− Definir el tipo de expediente (Licencia de Obras Mayores, Oferta pública de Empleo, etc.).

− Definir Actos (Apertura, Inspección, etc.).

− Asociar a cada tipo de expediente los diferentes tipos de actos que se llevan a cabo en su tramitación,así como la secuencia en la que se realizan (Entidad Secuencia Acto Tipo de Expediente).

59

− Indicar qué unidad administrativa tiene capacidad de tramitar cada acto de un tipo de expediente. Unexpediente puede ser tramitado en su totalidad por una unidad administrativa, o pueden intervenir variasunidades dependiendo del acto (Entidad Tramitante Secuencia Acto).

− Como valor añadido se podrán añadir atributos a cumplimentar en actos determinados de un tipo deexpediente (fechas resoluciones adoptadas, etc.) (Entidades Campo Adicional, Campo ActoExpediente).

En todo tipo de expediente deberán definirse dos tipos de actos: − Uno inicial de Apertura − Uno final de Archivo, asociándole un campo adicional Motivo de Archivo. La entidad Legislación contendrá legislación que regula o tiene algún tipo de relación con un tipo de expediente otipo de acto. B.- Tramitación de Expedientes Entidades que intervienen: − Expediente − Actos − Unidad Administrativa − Valor Campo − Expediente Relacionado − Legislación Para comenzar a tramitar un expediente, es necesario asignarle un tipo, un número de expediente que loidentifique de forma única y una fecha que coincidirá con la fecha del acto de Apertura. A lo largo de la tramitación, el expediente irá pasando por distintas situaciones que quedarán reflejadasmediante la entidad Actos. Se indicará la fecha en la que ha pasado a esa posible situación, así como elfuncionario bajo cuya responsabilidad se está realizando ese acto. No se obliga a pasar por todos los trámites definidos para ese tipo de expediente, pero el número de secuenciaen la definición tendrá que ser asignado de tal forma que, al ordenar dicha secuencia de forma ascendente,podamos obtener el historial de la tramitación. Además, se cumplimentarán los diferentes campos adicionalesdefinidos por cada paso. 3. Archivo Objetivos El propósito del modelo de datos de Archivo es la creación de una base que permita el desarrollo de sistemas deinformación para cualquier Archivo de la Administración, así como el intercambio de la información entre losarchivos. Además, el sistema debe permitir el control de acceso a la información contenida en dichos archivos. Se entiende que el modelo puede ser aplicado tanto a los archivos de oficina, administrativo, intermedio ehistórico. Contenidos En este módulo se han definido dos apartados :

a) Tratamiento y Análisis de la información.

b) Consultas. Se entiende como consultas las realizadas en sala, préstamos dentro de la propia entidady préstamos al exterior.

A. Tratamiento y Análisis de la Información Las entidades del modelo relacionadas con este módulo son las siguientes:

60

− Unidad de Descripción − Historia Administrativa − Historia de la custodia − Archivo − Onomásticos − Toponímicos − Observaciones Toponímico − Materia − Toponímico Onomástico − Materia Unidad Descripción − Unidad Administrativa Toda documentación que llega a un archivo debe tener asociada una información de descripción para suordenación, clasificación y posterior recuperación. Esta descripción puede realizarse a diferentes niveles, dependiendo de la documentación. Por ello, en lugar dedocumentos, se hablará de unidades de descripción. Los fondos de un archivo están divididos en diferentes niveles. Un fondo consta de secciones, éstas, a su vez, deseries, etc., hasta llegar a la unidad documental. Cada uno de estos niveles puede tratarse como una unidad dedescripción. Hay que tener en cuenta que el número de niveles variará de un archivo a otro. Utilizando esta estructura jerárquica y la descripción por niveles se consiguen los siguientes objetivos:

i. Proporcionar información sobre la estructura del fondo y sus partes, ya que ésta no coincide en todoslos archivos.

ii. Evitar la redundancia de información, ya que la información común a cada una de las partes irádescrita en el nivel anterior.

iii. Poder consultar la información de cualquier archivo, ya que cada nivel nos irá dando información decomo está estructurado el siguiente.

En cada nivel, no hay que cumplimentar todos los atributos que se definen en la entidad Unidad Archivística, sinoaquellos que describen dicho nivel. Esta estructura es válida para los diferentes archivos existentes. En los períodos establecidos, deberánrealizarse transferencias de un archivo a otro, lo que implica un cambio de tipo de archivo y una nueva signatura. Toda aquella documentación que no proceda de donaciones, legados, etc., es decir, la producida por la propiaentidad, deberá ser inicialmente archivada en un Archivo de Oficina durante un período que puede ser de cincoaños, aproximadamente. Determinados atributos de la entidad Unidad de Descripción, cuando ésta se trate de unexpediente, pueden ser obtenidos directamente desde la gestión de expedientes como, por ejemplo, número deexpediente, fechas extremas, título formal, procedencia,etc. Desde el archivo de oficina se transferirá al Archivo Administrativo y así sucesivamente. La entidad Unidad de Descripción tiene asociadas otras entidades que permiten describir su contenido: − Una o varias materias. Términos que definen el contenido de la Unidad de Descripción. − Uno o varios Onomásticos. − Uno o varios Topónimos. A su vez, un topónimo puede estar relacionado con un Onomástico. Es decir, se pueden tener topónimos y onomásticos independientes o relacionados entre sí (Entidad ToponímicoOnomástico). B. Consultas B.1. Consulta en Sala. Registro de las consultas que realizan los ciudadanos de la documentación existente en elArchivo. En estas consultas, la documentación no sale físicamente de las instalaciones.

61

Para dar acceso a un ciudadano a ver determinada documentación, es necesario tener en cuenta el tipo deacceso de ese documento, es decir, si es libre o restringido , y si es restringido, en qué casos y por qué motivos. Este registro será útil para: i. Controlar que toda la documentación prestada en sala es devuelta antes del cierre de la misma. ii. Estadísticas de información consultada, trabajos de investigación que se están realizando,etc. B.2. Préstamos internos. En este caso, la documentación sale físicamente de las instalaciones del archivo haciaunidades administrativas pertenecientes al órgano administrativo en cuestión. Se llevará un registro en el que seanotará la documentación prestada, unidad a la que se presta, persona responsable dentro de esa unidad, etc. Existe un control de devoluciones y colocación de la documentación en el lugar físico que le corresponde dentrodel archivo. B.3. Préstamos al exterior. Al igual que en el caso anterior, la documentación sale físicamente de lasinstalaciones del archivo, pero hacia un órgano o persona externa a la entidad. Son casos muy concretos: − Difusión cultural (muestras, exposiciones, etc.). − Juzgados (Recursos contencioso-administrativos). Consideraciones finales − En el modelo de Gestión Documental, aparecen una serie de entidades con unos atributos básicos, como sonMaterias, Toponímicos y Onomásticos. − Es recomendable para estos casos la utilización de instrumentos de control terminológico tales como lostesauros. − Estos instrumentos permiten crear jerarquías, relaciones de sinonimia, usar notas de alcance, etc., en lostérminos. − Las entidades, tal y como están definidas, ofrecen únicamente una lista de términos controlados.

62

63

Annex 2. Procés d’homologació del CSI per als productes ATRIO,SICRES i ESTROFA 1. Solicitud formal al Consejo Superior de Informática (CSI), con declaración de conocimiento de lasespecificaciones ATRIO, SICRES y/o ESTROFA (Empresa) 2. Fases de verificación:

2.1. fase de cuestionario (cumplimentación por la empresa)

2.2. fase de pruebas (de 3 a 4 jornadas entre la empresa y el grupo de homologación del CSI). 3. Informe del proceso de verificación. Superados los requisitos mínimos exigidos por el esquema, informe de losaspectos valorables y de los aspectos mejorables (Grupo de homologación del CSI). 4. Expedición de la certificación (Secretaría del CSI). Fase de Pruebas ATRIO: 1. Arquitectura cliente-servidor 2. Equipo lógico del servidor Cumplimiento de la norma XPG o, en su defecto, de la POSIX1 3. Equipo lógico de las estaciones de trabajo 4. Comunicaciones Envío de un registro generado por la aplicación a través de x.400 y de fax integrado 5. Bases de Datos Funcionamiento del sistema con, al menos, dos SGBD SQL (ISO 9945) 6. Gestión de objetos documentales 7. Gestión de periféricos 8. Integración de herramientas externas 9. Seguridad 10. Lenguaje de comandos

64

11. Lenguaje común de consulta 12. Herramienta de generación de aplicaciones 13. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR/ICR) 14. Rendimiento y tiempos de respuesta 15. Utilidades de digitalización 16. Utilidades de impresión 17. Utilidades de back-up 18. Utilidades de administración de periferia óptica. Fase de Pruebas SICRES: Además de las utilizadas para ATRIO, pruebas específicas de funcionamiento de la aplicación del Registro deEntrada y Salida. Fase de Pruebas ESTROFA: Además de las pruebas 1, 2, 3, 4, 5, 8 y 9 de ATRIO, pruebas específicas de funcionamiento de la aplicación deworkflow.

65

Annex 3. Aspectes de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de RégimenJurídico de las Administraciones Públicas y del ProcedimientoAdministrativo Común que fan referència a l’ús de les tecnologiesde la informació i les comunicacions ............... Artículo 38. Registros ............... 3. Los registros generales así como todos los registros que las Administraciones Públicas establezcan para larecepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse ensoporte informático. El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de sunaturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órganoadministrativo remitente, si procede, y persona y órgano administrativo al que se envía y, en su caso,referencia alcontenido del escrito o comunicación que se registra. Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadasen los restantes registros del órgano administrativo. ............... Artículo 45. Incorporación de medios técnicos ............... 1. Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y la aplicación de las técnicas y los medios electrónicos,informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con laslimitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes. 2. Cuando sea compatible con los medios técnicos de que dispongan las Administraciones Públicas, losciudadanos podrán relacionarse con ellas para ejercer sus derechos a través de técnicas y medios electrónicos,informáticos o telemáticos con respecto de las garantías y requisitos previstos en cada procedimiento. 3. Los procedimientos que se tramiten y terminen en soporte informático garantizarán la identificación y elejercicio de la competencia por el órgano que la ejerce. 4. Los programas y las aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos que vayan a ser utilizados por lasAdministraciones Públicas para el ejercicio de sus potestades, habrán de ser previamente aprobados por elórgano competente, quien deberá difundir públicamente sus características. 5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticospor las Administraciones Públicas, o los almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficaciade documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso,la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otrasLeyes.

66

............... Disposición adicional segunda. Informatización de registros ............... La incorporación a soporte informático de los registros a que se refiere el artículo 38 de esta Ley, será efectiva enla forma y plazos que determinen el Gobierno, los Órganos de Gobierno de las Comunidades Autónomas y lasEntidades que integran la Administración Local, en función del grado de desarrollo de los medios técnicos de quedispongan. Madrid, 26 de noviembre de 1992 JUAN CARLOS R. El Presidente del Gobierno, FELIPE GONZÁLEZ MÁRQUEZ

67

Annex 4. Ley 6/1997 La Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado (BOE15.04.97) constituye un nuevo avance en el proceso de tecnificación y de modernización de la Administración,profundizando en el camino abierto en su día por la LRJ-PAC y en la línea de disposiciones más recientes comoel Acuerdo del Consejo de Ministros, de 4 de abril de 1997, para la progresiva implantación de un sistemaintercomunicado de registros entre la Administración General del Estado, las Administraciones de lasComunidades Autónomas y las entidades que integran la Administración Local. Una vez que ya se dispone de un marco normativo para la utilización de las técnicas electrónicas, informáticas ytelemáticas por la Administración General del Estado (Real Decreto 263/1996), la LOFAGE, en sintonía con lasdemandas y expectativas de la sociedad, en su artículo 4, Principio de servicio a los ciudadanos, encomienda ala Administración General del Estado que desarrolle su actividad y se organice de tal manera que "[...] losciudadanos: puedan resolver sus asuntos, ser auxiliados en la redacción formal de documentos administrativos yrecibir información de interés general por medios telefónicos, informáticos y telemáticos". Mandato breve en suformulación, aunque de gran alcance y consecuencias potencialmente positivas en los servicios que laAdministración presta a los ciudadanos y a las empresas. Por otra parte, las citadas técnicas han de desempeñar un papel esencial, por un lado en el mandato que tienentodos los Ministerios, según el apartado 3 del citado artículo 4, de "mantener permanentemente actualizadas y adisposición de los ciudadanos [...] el esquema de su organización y la de los organismos dependientes, y lasguías informativas sobre los procedimientos administrativos, servicios y prestaciones aplicables [...]" y, por otro, ycon un carácter más general, en la actuación de la Administración General del Estado de acuerdo con los principios deorganización y funcionamiento recogidos en el artículo 3. La transcendencia de las técnicas electrónicas,informáticas y telemáticas se pone especialmente de manifiesto en un marco organizativo en el que sepersiguen, entre otros, la "descentralización funcional", la "desconcentración funcional y territorial", la "economía,suficiencia y adecuación estricta de los medios a los fines institucionales" y la "simplicidad, claridad y proximidada los ciudadanos" ; y en un marco de funcionamiento en el que se persiguen la "eficacia en el cumplimiento delos objetivos fijados", la "racionalización y agilidad de los procedimientos administrativos y de las actividadesmateriales de gestión", el "servicio efectivo a los ciudadanos", la "objetividad y transparencia de la actuaciónadministrativa" y la "cooperación y coordinación con las otras Administraciones públicas". En efecto, las tecnologías de la información liberan a la actuación administrativa de ataduras de espacio ytiempo, a la vez que dan lugar a dinámicas de flexibilidad, calidad, rapidez y acercamiento al ciudadano de losservicios públicos, de tal forma que, como reconoce la exposición de motivos de la Ley, "el funcionamiento de lamaquinaria administrativa estatal debe adecuarse a la gestión por objetivos y a la calidad como forma ordinariade prestación de los servicios públicos".