Gestió documental i Administració electrònica

a la Generalitat de CatalunyaJordi Serra Serra

Facultat de Biblioteconomia i Documentació10 d’octubre de 2012

“La posada en marxa de tràmits telemàtics és un factor d’impuls de la modernització interna de les Administracions públiques.”

Què està fallant?

• Normativa• Mòduls comuns• Document electrònic

• Models interoperables• Gestor documental• Arxiu digital

SITUACIÓ ACTUAL

Drets de la ciutadania (11/2007)• A elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a través del cual relacionarse

por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.• A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán

medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.

• A la igualdad en el acceso electrónico a los servicios de las Administraciones Públicas.• A conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados,

salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información sobre aquéllos.

• A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado.

• A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.

• A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con cualquier Administración Pública.

• A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el ámbito de las Administraciones Públicas.• A la garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de

las Administraciones Públicas.• A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos.• A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen

estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos

electrónicos que formen parte de un expediente.

Programes integrats

Cobertura del marc normatiu11/2007 3/2010 4/2010 26/2010 29/2010 56/2009

Captura per digitalització 30 21, 24 39

Captura per interoperabilitat 9, 21 8-15, 21 19-21 16-22

Classificació i descripció 9, 21 37

Emmagatzemament segur 31 11-30, 43-44 21-22 24 37

Utilització amb pista d’auditoria 24-26, 27-28 23 21 56-57 13 28, 35, 36

Tancament formal d’expedient 32 21 46 37

Utilització posterior al tancament 31 21 37

Disposició 21 38

Accions de preservació 31 21, 23 38

Tràmits generadors d’originals electrònics(a 30 de juny de 2012)

OVT (ciutadania) EACAT (sector públic)

86%

14%28%

72%

Ús de serveis comuns(durant juny de 2012)

Projecte de compulsa, còpia autèntica i codi segur de verificació

Tramitador d’Expedients Interdepartamental(Oficina de Gestió Empresarial)

Esquema d’exportació del Tramitadord’Expedients Interdepartamental (OGE)

S-PERDURA

Ingressos en fase semiactiva (2010)

Suports físics (ml)

Suports digitals (GB)

Departaments 9913

Ens autònoms i empreses públiques 1808 210

(INCASOL)

Delegacions territorials 4458

Actuacions departamentals (2010)Departament Gestió documental Preservació digital

Agricultura, alimentació i acció rural GD/BO transversal

Acció social i ciutadania

Cultura i mitjans de comunicació Subvencions

Economia i finances GEEC/BO (mòdul RMA)

Educació

Governació i administracions públiques

Interior, relacions institucionals i participació

Innovació, universitats i empresa Integració EACAT amb DM

Justícia

Medi ambient i habitatge

Política territorial i obres públiques

Presidència GABJUR, SIGOV, DOGC Ofimàtics, GIDA

Salut

Treball

Vicepresidència

El cicle de vida a la Generalitat

El projecte SIGeDA

SIGeDA

COiCO

Back-officeo

CADÍo

TEI

GANCDIDAC

iARXIU (tecn.)XML

EACAT

OVT+CE

Nivell d’operativitat

SIGeDA

COiCO

Back-officeo

CADÍo

TEI

GANC/GIACDIDAC

iARXIU (tecn.)XML

EACAT

OVT+CE

DOMEA Konzept

DOMEA Konzept

iArxiu

DESA’L

REFLEXIÓ

Què ha pogut fallar?

• Es té una idea prou clara de l'estructura i components d'un sistema (conceptual) de gestió documental?

• El sistema (tecnològic) de gestió documental ha de ser una eina autònoma?

• De qui és propietat el sistema de gestió documental?

Com es podria resoldre?

• Fixar el sistema en polítiques publicades i evolutives

• Desenvolupar el sistema en forma de serveis interoperables (al núvol)

• Implantar el sistema mitjançant regles als back-office i integracions amb serveis comuns, intervenint en la reenginyeria de procediments

Reptes de futur• Tractament arxivístic de les xarxes socials

• Pes progressiu del model datacèntric (ERP i plataformes d'IOP)

• Racionalització/reducció de l'ús del correu electrònic i l'entorn ofimàtic

• Explotació i rendibilització de la informació gestionada (ROI del sistema)

• Creixement de la transparència administrativa proactiva (Open Data)

• Caiguda dels ingressos en suport paper (compulsa i còpia autèntica electròniques)

Moltes gràcies

Jordi Serra Serra

http://bd.ub.edu/pub/serra/serra@ub.edu