Centro de Excelencia de Software Libre de Castilla-La Mancha

Caso de xito

Implantacin de un Sistema Integral de Gestin Empresarial

(ERP) en un Establecimiento Hotelero

Licencia del documento Copyrigth 2011, Ingeniera del Software Libre, S.L (ISOLIX)

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1. DESCRIPCIN Y SITUACIN DE PARTIDA DE LA EMPRESAEl Hotel Monteverde (2**) est situado en Porto Cristo, Mallorca. Fue renovado en el ao

2000 y cuenta con un edificio principal de 7 plantas y alrededor de 150 habitaciones. Entre otros servicios, dispone de restaurante, pub, piscina, pistas de tenis, etc.

El hotel contaba con un sistema especfico de gestin, basado en MS-DOS, privativo y con funcionalidades muy limitadas, por lo que los distintas reas (facturacin, administracin, tesorera, contabilidad, almacn,...) o no estaban diferenciadas o estaban descoordinadas, lo que dificultaba la rapidez y eficiencia de la atencin a clientes y ralentizaba las tareas diarias del hotel. Necesitaban una solucin para gestionar correctamente toda la informacin generada, las tareas administrativas, la contabilidad diaria o la atencin al cliente. En 2010 se opt por migrar a un sistema de gestin ms completo que ofreciera mayores prestaciones. Tras la bsqueda, el hotel encontr la versin gratuita del ERP Abanq I-SL Hoteles, descargable en la web de ISOLIX, la prob durante un perodo de tiempo y finalmente contact con la empresa para que le adaptasen el ERP a sus necesidades especficas y le aadiesen nuevas funcionalidades al sistema. En definitiva, aprovechar todas las extensiones adaptables a su negocio de las que dispone este ERP.

2. DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN IMPLANTADAAntes de comenzar, la empresa proveedora ISOLIX realiz un estudio previo de las

necesidades que demandaba el hotel. Tras la realizacin de una consultora, present una propuesta al hotel con las extensiones, mdulos y adaptaciones necesarias para que el hotel tuviese la solucin ptima y especfica en su negocio. El hotel acept la propuesta y se procedi a la implantacin.

Cabe destacar que la implantacin del ERP se realiz de forma remota, por lo que no fue necesario el desplazamiento al hotel, lo que supuso un importante ahorro en costes de desplazamiento y un ahorro en tiempo, ya que con un rpido volcado de la informacin en el sistema, el hotel empez a trabajar con el programa con total normalidad.

Durante todo este proceso, al hotel se le ofrecieron distintas soluciones para optimizar su modelo productivo de empresa, siendo totalmente participe en la implantacin y desarrollo de la aplicacin y haciendo como suyo propio el desarrollo. Entre las extensiones instaladas que se adaptaban 100% con su forma de trabajo, destacan:

- Gestin de Clientes / viajeros con direcciones, contactos, cuentas bancarias, descuentos, datos comerciales, documentos asociados a un cliente, datos contables,

- Gestin automtica de habitaciones por planta y reservas.

- Grupos de clientes y tarifas, Divisas, Pases y provincias...

- Descuentos, Formas de pago, Plazos de pago, Tipos de Rappel, ...

- Proveedores con direcciones, contactos, cuentas bancarias, datos comerciales, documentos asociados a un proveedor, datos contables,

- Bancos, sucursales bancarias, cuentas bancarias,

- Mdulo Almacn del rea Facturacin con artculos, datos generales, datos de Venta, datos de

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compra, Stocks, Agentes

- Mdulo Facturacin para Clientes y Proveedores, con presupuestos, pedidos, Albaranes, Facturas, pedidos parciales, asociacin y relacin entre documentos, lneas de I.V.A,...

- Mdulo Tesorera del rea Facturacin, Recibos de clientes, Importe y vencimiento, pagos y devoluciones, estado del recibo, pago de un recibo, pago parcial de un recibo, eliminacin del pago o devolucin de un recibo,...

- Mdulo principal de contabilidad Bsica y mdulo de informes de contabilidad, libro diario , libro mayor, balance de sumas y saldos, balance de situacin y Balance de prdidas y ganancias, informes de facturas recibidas y emitidas (listado de I.V.A.).

Los beneficios que ha obtenido el hotel tras la implantacin han sido principalmente:

- Autonoma del departamento de control de gestin.

- Uso de una nica herramienta de planificacin.

- Toma de decisiones adecuadas en base a informacin precisa y compartida por todos los usuarios.

- Control total del estado de las habitaciones.

- Reduccin de los costes de elaboracin de informes para poder concentrar los esfuerzos en las tareas de anlisis, control y propuestas de mejora.

- Aumento de la frecuencia y disponibilidad de la informacin en cantidad y calidad.

El Director Gerente del Hotel Monteverde ha destacado que los mayores beneficios se han obtenido en el rea de gestin, ya que se han facilitado la elaboracin de estudios, informes, y comparativas de una manera rpida y cmoda. sta es una de las funcionalidades que ms utilizan en la compaa, ya que permite comparar datos concretos con aos anteriores para comprobar su evolucin.

En cuanto a la gestin del restaurante del establecimiento, desde la organizacin valoran que se trata de un programa muy intuitivo y fcil de usar gracias a su sistema de pantallas tctiles, que permite agilizar a los camareros las tareas de gestin de las mesas, incluso con unos mnimos conocimientos de la solucin.

Abanq es una completa aplicacin ERP (Enterprise Resource Planning), capaz de gestionar todos los departamentos de una empresa, gracias a su mdulo de gestin de la relacin con los clientes CRM (Customer Relationship management), a su mdulo de TPV (Terminal punto de venta), mdulo de SAT (servicio de asistencia tcnica), sistema de comercio on-line, recursos humanos, gestor documental, etc Abanq tambin tiene desarrollos exclusivos para sectores determinados, como son mdulos especiales o soluciones sectoriales como Abanq i-SL Hoteles para el sector turstico.

Abanq i-SL Hotel es un robusto ERP Software Libre que integra gestin y contabilidad completamente. Es una herramienta de trabajo totalmente personalizable y que puede utilizarse para todo tipo de hoteles. Adems, permite la gestin integral del hotel, el control absoluto de los

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huspedes, reservas, manejo de consumos, bar y restaurante. Con Abanq i-SL Hotel se puede averiguar la situacin actual del hotel con un simple pantallazo, gracias al detalle grfico del estado total del establecimiento, y puede pedirse para una fecha en particular. Se obtienen datos como: horarios de entrada y salida, habitaciones ocupadas, habitaciones libres,...

Interfaz Abanq i-SL Hoteles

En definitiva, las soluciones de Abanq i-SL Hoteles, han permitido al Hotel Monteverde beneficiarse de un sistema de informacin gil, eficaz y totalmente adaptado a sus necesidades con el que gestionar de forma totalmente integrada integrada todas las reas y recursos de la empresa.

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El presente artculo ha sido elaborado por ISOLIX. Somos una empresa formada por ingenieros informticos que se dedica al desarrollo de aplicaciones basadas en software libre. Desarrollamos aplicaciones a partir de toda la potencia que nos proporcionan tecnologas como Abanq, Postgre SQL, Joomla,

MySQL, Molinux, Ubuntu, LTSP, etc.

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