IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

Gerencia de Planificación y Presupuesto

I. HORIZONTE INSTITUCIONAL:

1.1. VISIÓN DE DESARROLLO

Constituir una comunidad modelo en la que se goce de una alta calidad de vida. Ser unaciudad concertadora, sostenible, segura, acogedora, y con comercio y servicios decalidad.

1.2. VISIÓN

Ser una Municipalidad líder que promueve el desarrollo integral de la comunidad,con una gestión eficiente, transparente y participativa, posicionando a Miraflorescomo una ciudad ordenada, segura, moderna, inclusiva y saludable, donde sefomente la cultura.

1.3. MISIÓN

Brindar servicios de calidad promoviendo el desarrollo integral y sostenible del distrito deMiraflores a través de una gestión participativa e innovadora con transparencia.

Responsabilidad

Honestidad

Compromiso

Transparencia

Respeto

Ética

1.4. VALORES INSTITUCIONALES:

Conjunto de actividades lógicamente relacionadas

Transforman los elementos de entrada en resultados

II. TEORÍA DE PROCESOS:

2.1. ¿QUÉ ES UN PROCESO?

2.2. ELEMENTOS DEL PROCESO:

Reconocen los procesos pero

predominan las funciones.

Orientada a resultados, que nos muestra una visión horizontal, cruzando las

barreras entre las diferentes unidades funcionales y

unificando sus enfoques hacia los objetivos de la

organización.

De forma vertical, donde

prevalece la línea de mando y la

jerarquía.

III. GESTIÓN POR PROCESOS:

Sujetos en el marco del D.S. N° 004-2013-PCM – Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública.

GESTIÓN POR PROCESOS ORIENTADA A LA PROPUESTA DE VALOR

1. Reducir la percepción de inseguridadciudadana en el distrito.

3. Promover la gestión de riesgos dedesastres

2. Promover el desarrollo urbanoarmónico del territorio

4. Mejorar la gestión ambientalsostenible en Miraflores.

8. Mejorar los niveles de competitividaddel distrito

7. Promover la gestión institucional de laMunicipalidad.

6. Promover el desarrollo humano y hábitossaludables en el distrito de Miraflores

5. Incrementar la oferta turística conenfoque cultural en el distrito.

3.1. TIPOS DE PROCESOS:

UNIDADES ORGÁNICAS DE LA MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES RELACIONADAS A SUS TIPOS DE PROCESOS

MAPA DE PROCESOS DE LA MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES

3.2. NIVELES DE PROCESOS:

Grupo de procesos unidos por especialidad, es el nivel más agregado. Conocidos

como macro procesos.

Primer nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0

Segundo nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0

3.2.1. FICHAS DE PROCESOS:

3.2.1.1. INVENTARIO DE PROCESOS

Macro Proceso Proceso Sub Proceso

Proceso Nivel O Proceso Nivel 1 Proceso Nivel 2

Educación y Cultura Ambiental.

Institucionalidad Ambiental.

Programa de Ecoeficiencia.

Seguimiento de la Calidad Ambiental.

Control de la Calidad Ambiental.

Prevención de la Calidad Ambiental.

Atención a quejas vecinales.

Control y monitoreo de los programas.

Sensibilización a vecinos, comercios,

empresas e instituciones del distrito.

Promoción y difusión de los programas.

Mejorar la gestión

ambiental sostenible

en Miraflores.

Objetivo

Estratégico Procedimiento

Gestión de la gobernanza,

cultura y ciudadanía

ambiental

Gestión integral de la

calidad ambiental

Gestión y promoción de

programas ambientales

Promover una

gestión integral del

ambiente

Gestión de políticas de

desarrollo urbano y

medio ambiente

EJEMPLO

3.2.1.2. FICHA TÉCNICA DE PROCESOS NIVEL 0:

Gerencia de desarrollo urbano y medio ambiente

Subgerencia de Desarrollo Ambiental

Subgerencia de Catastro

2)Objetivo 5)Requisitos

Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades, Art. 73

Ord N° 920MML, Ord N°1012MML, Ord N° 342-MM y sus

modificaciones,

Decreto Supremo 022-2016

Ley 28294 y su Reglamento que Crea El Sistema Nacional de

Catastro y su Vinculacion con el Registro de Predios

* Decreto Legislativo N° 1286

* Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General y

Modificadoria

* Ordenanza N°360 /MM, Procedimiento de Saneamiento

Municpal.

Ley N°27972, Ley General del Ambiente - Ley N°28611,

Ordenanzas N°241, 242 y 243/MM, ordenanza N°364/MM

3)Alcance 6)Clasificación Operativo-misional

7)Proveedores 8)Entradas 9)Procesos nivel 1 10)Salidas 11) Ciudadano o Destinatario de los bienes o servicios

1. Promover una gestión integral del ambiente

2. Planificar e implementar las políticas de desarrollo urbano

3. Gestionar el catastro urbano del distrito

14)Documentos y Formatos

Memos, SAVE, Informes, Actas, Libros de Visita,

Formatos de asistenia para el público, formatos de control de

ingreso y salida del persona

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0

Promover una gestión urbana sostenible, priorizando la residencialidad.

GDUMA - SGDA - SGC

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1)Nombre Gestión de políticas de desarrollo urbano y medio ambiente 4)Responsable

Cartas Externas, Memos,

Informes, Expedientes,

Proveidos e Información

Cartografia

Base de Datos,

Fotografias Aereas y

Fachadas,

Fichas Catastrale

correos elecrónicos,

Unidades Organicas,

Externos: Instituciones

públicas y privadas

ITEC, Cartas Internas , Memos,

Proyectos de Ordenanza y

Convenios

nventario actualizado del Distrito,

Resoluciones, Certificados

Catastrales, Planos Catastrales

Diversos, Reportes, Informacion

Tecnica Diversa.

Actividades de educación y

concientización ambienta

Unidades Organicas, Externos: Instituciones públicas y privadas

/ Vecinos

ITEC, Cartas Internas , Memos, Proyectos de Ordenanza y Convenios

Actualizacion de la Base Catastral

Formato digital (Drive) para los despachos semanales.

N° de Instrumentos de Gestión Urbana y ambiental.

N° de Unidades Catastrales Actualizadas

12)Controles o Inspecciones 13)Recursos

Supervisiones de la OCI

Reporte en el plan operativo institucional del área.

Gerente de Desarrollo Urbano, SubGerente de Medio Ambiente y SubGerente de Catastro. Y

trabjadores de cada una de las áreas.

Infraestructura y espacio necesario para desempeñar sus labores.

EVIDENCIAS E INDICADORES DEL PROCESO

15)Registros 16)Indicadores

3.2.1.3. FICHA TÉCNICA DE PROCESOS NIVEL 1, 2:

Nombre

Objetivo

Descripción

Alcance

Proveedor Entrada SalidaDestinatario de los bienes y

servicios

Internos: Mesa de partes, Subgerencia de Logística

y Control Patrimonial, Gerencia de Comunicaciones

e Imagen Institucional, Subgerencia de Serenazgo,

Gerencia de Cultura y Turismo, Gerencia de

Autorización y Control, Gerencia de Seguridad

Ciudadana y Gerencia de Participación vecinal,

Gerencia de Sistemas y Tecnologías de la

Información.

Externos: Municipalidad Metropolitana de Lima,

MINAM, proveedores comerciales, MVCS, MINAGRI,

OEFA, ANA, PRODUCE, empresas y ONGs aliadas.

Informes, memorándums,

cartas externas, correos

electrónicos, expedientes y

reportes.

Actividades de

educación y

concientización

ambiental, informes

técnicos de los

resultados de

evaluaciones de calidad

ambiental y la

generación de

programas ambientales

para la comunidad.

El cliente final es el vecino miraflorino y

población en general, incluyendo a los

trabajadores de la Municipalidad.

Indicadores

Registros

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por: Pamela Bravo Ortiz

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 1Promover una gestión integral del ambiente

Promover la gestión integral del ambiente en el distrito de Miraflores, en cumplimiento de la normativa vigente y procurando el cuidado

de los aspectos ambientales en armonía con el desarrollo del distrito.

Las líneas de acción de la Subgerencia de Desarrollo Ambiental (SGDA) se fundamentan en los siguiente procesos: Gestión de la

gobernanza, cultura y ciudadanía ambiental (SGDA 1), Gestión integral de la calidad ambiental (SGDA 2) y Gestión y promoción de

programas ambientales (SGDA 3).

Las unidades orgánicas involucradas son Gerencia de Seguridad Ciudadana, Gerencia de Cultura y Turismo, Gerencia de Obras y

Servicios Públicos, Gerencia de Comunicaciones e Imagen Institucional, Gerencia de Autorización y Control, Gerencia de

Participación Vecinal, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación y Presupuesto, Sugerencia de Recursos

Humanos, Subgerencia de Limpieza Pública y Áreas Verdes; y Gerencia de Sistemas y Tecnologías de la Comunicaciones.

Listado de procesos de nivel 2

> Proceso 1 (SGDA 1): Gestión de la

gobernanza, cultura y ciudadanía

ambiental

> Proceso 2 (SGDA 2): Gestión

integral de la calidad ambiental

> Proceso 3 (SGDA 3): Gestión y

promoción de programas ambientales

> SGDA 1: N° de personas - N° de informes generados - N° de personas

> SGDA 2: N° de quejas atendidas/ casos registrados - N° ITEC's generados

> SGDA 3: Informes de Operativos de reciclaje informal - Cantidades de material reciclable recolectado - N° de recicladores

capacitados - Número de investigaciones realizadas - Cantidad de predios participantes - Personas sensibilizadas y/o capacitadas -

Cantidad de publicaciones- N° de eventos asistidos- N° de solicitudes de investigación

> SGDA 1: Registro de firmas de voluntarios, registros de asistentes de actividades ambientales, registros fotográficos de

participantes de Un Día Sin Auto, actas de reuniones de la CAM Miraflores, actas de la comisión de ecoeficiencia, informes de

actividades realizadas.

> SGDA 2: Actas de inspección directa, actas de inspección inopinada, acta de reuniones, reporte de medición, registro fotográfico.

> SGDA 3: Encuestas, informes de operativos de reciclaje informal, reportes de las cantidades de materiales recolectados, reportes

fotográficos por cada actividad, listas de asistencia de recicladores capacitados, lista de vecinos y empresas inscritas en los

programas, inscripciones para realizar investigaciones, publicaciones, fotos y/o videos.

Laura Jurado, Coordinadora de Ciudadanía y Educación Ambiental; Ewonny Ttito , Encargada de Actividades de Educación

Ambiental. Elizabeth Bravo Quispe, Coordinadora de Calidad Ambiental; Alonso Aguilar Torres, Inspector Ambiental;

Lourdes Documet F., Técnico Especialista en Calidad Ambiental. Mónica Bazán Ascencio, Coordinadora de Buenas Prácticas

Ambientales; Edwin Castillo Raza, Encargado de Programa de Segregación en la Fuente.

Edwin Castillo Raza

Nombre

Objetivo

Descripción

Alcance

Proveedor Entrada SalidaDestinatario de los bienes y

servicios

* Memorándum de la Subgerencia

* Fiscalización

* Sistema de Atención Vecinal.

* Oficios

* Fiscalización

* Sistema de Atención Vecinal.

* Memorándum de la Subgerencia

* Fiscalización

* Sistema de Atención Vecinal.

* Oficios

*Cartas externas.

* Llamadas telefónicas, Redes sociales,

Cartas Externas, SAVE.

Indicadores

Registros

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 2 (SGDA 2)

Listado de procesos de nivel 2

GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD AMBIENTAL

Mejorar la calidad de vida de los ciudadanos miraflorinos a través de una adecuada gestión integral de la calidad ambiental.

El equipo de Gestión Integral de la Calidad Ambiental, supervisa y realiza labores de control, respecto a la emisión de humos, gases, ruido y

Las unidades orgánicas que intervienen en el proceso del nivel 1 son: Gerencia de Autorización y Control, Gerencia de Obras y Servicios Públicos,

Gerencia de Seguridad Ciudadana, Gerencia de Participación vecinal, Gerencia de Sistemas e Imagen Institucional.

Internos: Gerencia de Autorización

y Control, Gerencia de Obras y

Servicios Públicos, Gerencia de

Seguridad Ciudadana, Gerencia de

Participación vecinal, Gerencia de

Sistemas e Imagen Institucional.

Externos: MINAM,OEFA,

Defensoría del Pueblo, División de

Ecología de la Policía Nacional del

Perú, Municipalidad Metropolitana de

Lima, Municipalidades.

Seguimiento de la Calidad Ambiental

* Programa de vigilancia

* Memorándum

*Cartas Internas /Oficios

*Campaña de Emisión

de gases

*Programa de Vigilancia

y Monitoreo de la

Contaminación Sonora.

Internos: Unidades orgánicas.

Externos: vecinos, Locales

Comerciales, instituciones, varios.

Control de la Calidad Ambiental

Prevención de la Calidad Ambiental

Atención a quejas vecinales

N° de quejas atendidas/ casos registrados - N° ITEC's generados

Actas de inspección directa - Actas de inspección inopinada - Acta de reuniones - Reporte de medición - Registro fotográfico

* Elizabeth Bravo Quispe, Coordinadora de Calidad Ambiental.

* Alonso Aguilar Torres, Inspector Ambiental.

* Lourdes Documet F., Técnico Especialista en Calidad Ambiental.

Edwin Castillo Raza

Pamela Bravo Ortiz

3.2.1.4. FICHA TÉCNICA DE PROCESOS NIVEL N (Procedimiento):

Nombre

Objetivo

Alcance

Ítem Actividades Ejecutor

1 Recepcionar la Queja socio-ambiental

2Revisar documentación relacionada con el

caso.

3

Realizar de Inspección en coordinación con

el Recurrente (Realización de Monitoreo de

Ruido / Evaluación del área / Olores).

4

Emitir Informe Técnico respecto al caso

registrado, con las conclusiones y

recomendaciones respectivas.

5

Solicitud de Información complementaria

para poder emitir la Opinión Técnica de la

Gestión Ambiental a áreas de apoyo (en

caso de ser necesario y depende del tipo de

información).

Proveedor Interno (Área de

Soporte)

6Emitir Memorándum/Oficio adjuntando

Informe Técnico

Subgerencia de Desarrollo

Ambiental

Indicadores

Registros

FICHA DEL PROCEDIMIENTO (SGDA 2.4)

Matriz de Casos Ambientales - Caso atendido por Subgerencia de Desarrollo Ambiental, Sistema de Trámite Documentario - Municipalidad de Miraflores.

Internos: Gerencia de

Autorización y Control, Gerencia

de Obras y Servicios Públicos,

Gerencia de Seguridad

Ciudadana, Gerencia de

Participación vecinal, Gerencia

de Sistemas e Imagen

Institucional.

Externos: MINAM,OEFA,

Defensoría del Pueblo, División

de Ecología de la Policía

Nacional del Perú, Municipalidad

Metropolitana de Lima,

Municipalidades.

* Memorándum de

la Subgerencia de

Licencia de

Edificaciones

Privadas y

Subgerencia de

Obras Públicas

*Subgerencia de

Fiscalización y

control

* Oficios

Subgerencia de Desarrollo

Ambiental

* Memorándum

*Cartas Internas

/Oficios

*Informes

Técnicos

Internos: Unidades

orgánicas.

Externos: vecinos,

Locales Comerciales,

instituciones, varios.

* N° de quejas atendidas/ casos registrados * N° ITEC's generados

Atención a quejas vecinales.

Encontrar soluciones, a fin de promover armonía y bienestar entre los vecinos y verificación del cumplimiento de la normativa.

Queja Socio - ambiental recepcionadas por los vecinos del distrito para su correspondiente atención.

Proveedor EntradaDescripción de Actividades

SalidaDestinatario de los

bienes y servicios

DIAGRAMA DE FLUJO

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:

3.3. MEJORA DE PROCESOS:

3.3.1 PROPUESTA PARA ANALIZAR EL PROCESO:

3.3.2. PROPUESTA PARA EL SEGUIMIENTO, CONTROL Y MONITOREO DEL PROCESO

Reporte de Indicadores de Seguimiento, Control y Monitoreo del proceso clave

Fecha Real Meta Alerta

ene-17 175 180.0 198.0

feb-17 220 180.0 198.0

mar-17 177 180.0 198.0

abr-17 230 180.0 198.0

may-17 180 180.0 198.0

jun-17 150 180.0 198.0

jul-17 210 180.0 198.0

Información de Control del proceso clave

C / EFecha de

Térm.

Termi-

nadoNota

Fecha de

Control

Comentarios (Se sugiere adjuntar documentación sustentatoria de causas y de acciones)

Serie Principal

Riesgo / Problema Causa / Efecto Acción

0

50

100

150

200

250

ene-

17

feb-

17

mar

-17

abr-

17

may

-17

jun-

17

jul-1

7

Real Meta Alerta

Con la finalidad de…

… Nos permitirá optimizar la gestión institucional de la Municipalidad distrital de Miraflores

ETAPA I

Preparatoria

• Sensibilizar a toda la Entidad.

• Capacitar a los encargados.

• Elaborar el plan de trabajo.

• Analizar la situación actual.

ETAPA II

Diagnóstico e Identificación

• Describir los procesos actuales.

• Elaborar el mapa de procesos actual.

• Determinar los procesos de la Entidad.

• Identificar destinatarios de bienes y servicios; y los bienes y servicios que brinda la Entidad.

• Analizar propósito de la Entidad.

ETAPA III

Mejora de Procesos

• Institucionalizar la Gestión por procesos.

• Documentar los procesos mejorados.

• Mejorar los procesos.

• Medir, Analizar y Evaluar.

ETAPAS DE LA METODOLOGÍA DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!

ELABORADO POR LA GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Sun Tzu