IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN ...

IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN EMPRESAS

CONSTRUCTORAS BASADOS EN LA NORMA ISO 9001: 2000

DARIO ANDRES MOYA FORERO

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA CIVIL Y AMBIENTAL

AREA DE CONSRUCCION

BOGOTA D.C.

2003

IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN EMPRESAS

CONSTRUCTORAS BASADOS EN LA NORMA ISO 9001: 2000

DARIO ANDRES MOYA FORERO

Proyecto de grado para optar al título

de Ingeniero Civil.

Asesor interno

JOSE IGNACIO RENGIFO BARBERI

Ingeniero Civil

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA CIVIL Y AMBIENTAL

AREA DE CONSTRUCCION

BOGOTA D.C.

2003

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 7 1. GENERALIDADES DE LA NORMA 8 1.1 ANALISIS DE LA NORMA ISO 9001: 2000 8 1.2 ALCANCE DE LA CERTIFICACION 9 2. ENTES CERTIFICADORES Y CERTIFICACION 11 2.1 ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación) 11 2.2 BVQI (Bureau Veritas Quality International) 12 2.3 SGS (Société Générale de Surveillance) 12 2.4 PROCESO DE CERTIFICACION 13 3. GUIA DE PLANEACION ESTRATEGICA 14 3.1 EL NEGOCIO 14 3.2 ANALISIS DEL ENTORNO DEL NEGOCIO 14 3.3 ANALISIS ESTRATEGICO DEL NEGOCIO 15 3.4 OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL NEGOCIO 17 3.5 INTERESES DE LOS CLIENTES 17 3.6 DEFINICIÓN DE LA MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICA DE CALIIDAD 18 3.7 PLAN ESTRATEGICO PARA LA GESTION DE CALIDAD 19 3.8 INDICADORES PARA LA GESTION DE CALIDAD 20

3.8.1 Ganar licitaciones por un monto de por lo menos 2000 millones de pesos 20 3.8.2 Obtener por lo menos 2 contratos en el sector privado 21 3.8.3 Obtener por lo menos 2 contratos con Asociaciones de Vivienda

Comunitaria 22 3.8.4 Armar un proyecto propio de vivienda de interés social en

un municipio de Cundinamarca 22 3.8.5 Investigar para desarrollar nuevos negocios 23 3.8.6 Realizar las primeras auditorias una vez cada 6 meses 24 4. MANUAL DE CALIDAD 25 4.1 GENERALIDADES DEL MANUAL 25 4.1.1 Objeto y alcance 25 4.1.2 Presentación y uso 25 4.1.3 Control del manual 27 4.2 PRESENTACION DE LA EMPRESA, RED DE PROCESOS Y ENFOQUE GENERAL DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 27 4.2.1 Caracterizaciones 28 4.2.1.1 Proceso de Dirección 29 4.2.1.2 Proceso de Licitaciones y propuestas 30 4.2.1.3 Proceso de Ejecución del servicio 31 4.2.1.4 Proceso de Postentregas 33 4.2.1.5 Proceso de Compras 34 4.2.1.6 Proceso de Finanzas y contabilidad 35 4.2.1.7 Proceso de Talento humano 37 4.2.1.8 Proceso de Sistema de Gestión de Calidad (S.G.C.) 38

4.2.1.9 Proceso de Evaluación, análisis y mejora 39 4.3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DETALLES Y EXCLUSIONES 40 4.3.1 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad 40 4.3.2 Exclusiones 42 4.3.3 Modificación al Sistema de Gestión de Calidad 42 4.4 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 43 4.4.1 Política de calidad 43 4.4.2 Requisitos de la documentación 44 4.4.3 Planificación 44 4.4.4 Responsabilidad, autoridad y comunicación 45 4.4.5 Revisión gerencial 45 4.5 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ESTABLECIDOS

POR EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 46 5. CONCLUSIONES 47 BIBLIOGRAFIA ANEXOS

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INTRODUCCION

Actualmente, las entidades contratantes en el sector de la construcción,

especialmente las del Estado, exigen que sus contratistas tengan un Sistema de

Gestión de Calidad certificado.

Este proyecto de grado busca conocer la norma ISO 9001 versión 2000 y diseñar

un Sistema de Gestión de Calidad basado en ella, tratando de generalizar con el

fin de poder ser aplicado a cualquier empresa de este tipo con unas características

determinadas.

Para el desarrollo se tomó como guía el Sistema de Gestión de Calidad de una

empresa de construcción que ya fue certificado, de esta forma se encontró la

aplicación de la norma ISO 9001: 2000 a este sector.

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1. GENERALIDADES DE LA NORMA

1.1 ANALISIS DE LA NORMA ISO 9001: 2000

La principal diferencia de la norma ISO 9001 con otras normas es que ésta tiene

un enfoque basado en procesos mediante los cuales el sistema de gestión de

calidad busca satisfacer al cliente cumpliendo sus requisitos. Esta satisfacción

está presente en toda la norma y es notoria la búsqueda de mecanismos para

alcanzarla.

Esta norma tiene una metodología denominada PHVA (Planificar, Hacer, Verificar,

Actuar), la cual puede aplicarse a todos los procesos:

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la

organización.

Hacer: implementar los procesos.

Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos

respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e

informar sobre los resultados.

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Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los

procesos.1

En la siguiente tabla se clasifican los capítulos más importantes de la norma. En

cada columna están los capítulos que corresponden a cada paso de la

metodología PHVA.

Cuadro 1. Clasificación de la norma

Planificar Hacer Verificar Actuar 4.1 4.2 5.1 5.1 5.3 5.2 5.5 5.6 5.3 5.4 6.2 6.1 6.1 6.3 6.4 7.1 7.2 7.6 7.2 7.5 7.3.4 7.3 7.4

8.2 8.3 8.4 8.5

1.2 ALCANCE DE LA CERTIFICACION

Un gran número de empresas en Colombia no tienen conciencia de la

conveniencia de tener un sistema de gestión de calidad (S.G.C.), especialmente

las empresas de construcción.

1ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE NORMALIZACION (ISO). NTC-ISO 9001: 2000. ICONTEC. Bogotá D.C. p. ii

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Los requisitos internacionales para poder exportar bienes y servicios exigen que

se tenga un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001. Sin ella,

en la mayoría de los casos, no le compran o no le demandan sus servicios.

La implementación de S.G.C. en nuestro país comenzó principalmente en las

empresas que fabrican productos estandarizados y luego en las empresas que

prestan servicios estandarizados, pero no así en las empresas constructoras

donde sus productos, es decir las distintas obras que ejecutan, son diferentes

unas de otras.

Hace menos de 5 años empezaron algunas empresas constructoras a tener su

sistema de gestión de calidad y a ser certificadas, pero aún son muy pocas las que

lo han logrado. Desde el año pasado algunas entidades públicas como el Instituto

de Desarrollo Urbano y la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá

exigen que sus contratistas de construcción estén certificados en la norma ISO

9001 y la tendencia es que las demás empresas del sector público hagan esta

exigencia, por lo tanto el alcance de implementar, mantener y certificar un S.G.C.

en empresas de construcción es aumentar las posibilidades de obtener contratos

en el sector público o privado, así como tener una cultura de calidad que permite

prestar un servicio que cumpla con las exigencias del cliente.

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2. ENTES CERTIFICADORES

Toda institución certificadora debe estar acreditada por un organismo miembro

signatario del Acuerdo Multilateral de Reconocimiento (MLA) del Foro

Internacional de acreditación (IAF). En Colombia este organismo es la

Superintendencia de Industria y Comercio, la cual se encarga de vigilar los

programas de control de calidad.

Existen tres organismos acreditados en Colombia para otorgar sellos de

conformidad (certificación) a los procesos desarrollados dentro de una empresa,

así como otros aspectos diferentes al tratado en este proyecto (administración,

manejo del medio ambiente, etc.).

2.1 ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)

Es una entidad nacional privada y sin ánimo de lucro, cuyo fin es la normalización,

certificación y formación. Es miembro activo de la ISO y su único representante

en Colombia. Está conformado por voluntarios de todos los sectores de la

economía y tecnología del país.

Su sede principal está en Bogotá D.C. pero tiene oficinas en varias ciudades de

Colombia. El ICONTEC está acreditado por la Superintendencia de Industria y

Comercio para la certificación de productos industriales, sistemas de gestión de

calidad en el sector industrial y sistemas de administración ambiental.

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Tiene más de 35 años de experiencia y cuenta con más de 1500 empresas

afiliadas.

2.2 BVQI (Bureau Veritas Quality International)

Fue fundada en 1988 en Londres. Está acreditada por 30 organismos de

acreditación de todo el mundo; tiene oficinas en 60 países de los cinco continentes

y trabaja en 100 países.

Tiene más de dos mil auditores y ha certificado aproximadamente a 27 mil

empresas de todos los sectores de la industria en el mundo. Hace más de cuatro

años que ofrece servicios de certificación de sistemas de gestión en Colombia.

2.3 SGS (Societé Générale de Surveillance)

Nació en Francia en 1878 pero desde 1919 tiene su sede en Ginebra, Suiza.

Trabaja en Colombia desde 1956 y en 1976 abrió su oficina principal en Bogotá

D.C., al igual que otras sucursales en Barranquilla, Buenaventura, Cartagena y

Santa Marta.

Cuenta con 840 oficinas y subsidiarias, y 320 laboratorios alrededor del mundo.

Presta servicios de verificación, prueba y certificación especialmente en el sector

exportador.

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2.4 PROCESO DE CERTIFICACION

El proceso para obtener la certificación del sistema de gestión de calidad se pude

resumir en los siguientes pasos:

§ Hacer un sistema de gestión de calidad.

§ Implementar el sistema de gestión de calidad.

§ Realizar una auditoria interna para detectar y corregir no conformidades.

Para esto es necesario capacitar auditores internos.

§ Realizar una auditoria externa para verificar el buen funcionamiento del

sistema de gestión de calidad. Este paso es opcional.

§ Solicitar una auditoria de certificación al Ente certificador escogido.

§ Si el Ente certificador no encuentra no conformidades mayores, se obtiene

la certificación.

§ En caso de que se encuentren no conformidades mayores en el sistema de

gestión de calidad, estas se deben corregir y se solicita de nuevo una

auditoria de certificación al Ente escogido.

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3. GUIA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Es una guía cuyo objetivo es desarrollar las actividades de Planificación Gerencial

que se requieren para establecer la gestión del negocio fundamentada en la

Calidad. También busca desarrollar un plan de acciones para ser implementado

basándose en la metodología PHVA. Para desarrollar las etapas de esta guía de

planeación y para el Sistema de Gestión de Calidad, se va a usar una empresa

hipotética llamada MF Construcciones Ltda.

3.1 EL NEGOCIO

En esta etapa se hace la descripción del negocio de la empresa.

EL NEGOCIO DE MF CONSTRUCCIONES LTDA. ES:

LA CONSTRUCCIÓN Y GERENCIA DE EDIFICACIONES Y OBRAS

CIVILES.

3.2 ANÁLISIS DEL ENTORNO DEL NEGOCIO

En esta etapa se analizan los aspectos y limitaciones que afectan al negocio y a

los grupos de interés de la organización.

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Cuadro 2. Análisis del entorno

La Reglamentación La Tecnología Los Competidores Los Clientes Los Interesados

Código de comercio Existe pero los Competencia desleal Centralizado en PROVEEDORES:

Código laboral Recursos no son Desventaja competitiva el sector público Proveedores de

Código civil suficientes para por falta de capital Clientes limitados materiales buenos

Código penal llegar a ella Desventaja por no Muy exigentes Proveedores de

NSR 98 contar con el certificado Desconfiados mano de obra

Ley 80 de contratación De gestión de la calidad deficientes

Código eléctrico Negocios formulados ACCIONISTAS:

Normas ambientales pero no ejecutados Socios minoritarios:

Salud ocupacional Solidez y garantía

DIAN Rentabilidad

P.O.T Socios mayoritarios:

Ley 80 de contratación Comprar a los

Decreto 92 de 1998 minoritarios

Ley 100 Diferentes intereses

EMPLEADOS:

Buen ambiente

laboral

Deficiencias en:

Incentivos

Estabilidad

Capacitación

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3.3 ANALISIS ESTRATEGICO DEL NEGOCIO

Cuadro 3. Matriz DOFA

DEBILIDADES

FORTALEZAS

- Baja capacidad financiera. - Falta del certificado de

aseguramiento de la calidad. - Falta de planeación. - Carencia de una cultura de

calidad y de seguridad. - Dificultad para conseguir

créditos. - Falta de renovación de

personal. - No aprender de errores. - Falta de capacitación. - Falta de documentación de la

historia. - Falta de análisis del mercado y

de la competencia. - Falta de investigación y

desarrollo. - Poca incursión en Proyectos

Asociativos de Vivienda.

- Recurso humano comprometido

y honesto. - Capacidad de relacionarse para

conseguir negocios. - Buena imagen en el mercado. - Posesión de activos. - Conocimiento del negocio. - Confiabilidad a los aliados. - Buen manejo del cliente. - Experiencia específica. - Buen ambiente organizacional. - Alianzas con empresas públicas. - Capacidad de contratación.

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OPORTUNIDADES

AMENAZAS

- Uniones estratégicas. - Buena imagen. - Credibilidad. - Política y déficit de vivienda. - Posibilidad de nuevas

relaciones. - Nuevas licitaciones. - Diversificación e

internacionalización del negocio.

- Reactivación del sector. - Políticas nacionales de

inversión.

- Orden público. - Situación económica del país. - Incoherencia de políticas

gubernamentales. - Competencia desleal. - Aumento de dificultad para

obtener crédito.

3.4 OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL NEGOCIO

• Fortalecer la Cultura de la Calidad en la Organización mediante la

implementación y mejora continua de un Sistema de Gestión de Calidad.

• Buscar el crecimiento de la empresa mediante alianzas para obtener

contratos y nuevos negocios de construcción y gerencia, y de esta forma

mantenerse en el mercado de una manera sólida.

• Buscar proyectos con Asociaciones de Vivienda Comunitaria.

3.5 INTERESES DE LOS CLIENTES

Estos se pueden plantear mediante la realización de encuestas o basándose en la

experiencia laboral.

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Expectativas generales:

- Cumplimiento

- Efectividad

- Rentabilidad

- Atención personalizada

- Confiabilidad

- Calidad técnica

- Experiencia

- Aseguramiento de la calidad

- Capacidad técnica y administrativa

3.6 DEFINICION DE LA MISION, VISION Y POLITICA DE CALIDAD

Visión

MF Construcciones LTDA., se proyecta como una constructora sólida y activa en

su negocio, que cuenta con una cultura de la calidad y genera utilidades que

permiten el desarrollo y mejoramiento continuo de la empresa y de su gestión.

Misión

Nuestra empresa es una Sociedad Limitada de construcción y gerencia de

proyectos de edificaciones civiles cuyo fin es lograr la satisfacción de nuestros

clientes, por medio de un mejoramiento continuo.

Buscamos la generación de utilidades y el avance de nuestra empresa de acuerdo

a las reglamentaciones existentes (ambientales, legales, sociales) y a las

expectativas de nuestros clientes.

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Política de Calidad

Cuadro 4. Interacción directrices formuladas vs. Expectativas del cliente

Incidencia: Baja-0 ; Media-1 ; Alta-2

Directrices Generación

de utilidades

Satisfacción del cliente

Generar cultura

de calidad

Crecimiento de la empresa TOTAL

Peso % 40 20 20 20 100 Expectativas

Cliente

Cumplimiento 2 2 2 0 160 Efectividad 2 2 2 0 160 Rentabilidad 2 2 0 2 160 Aseguramiento de la calidad 1 1 2 1 120

Capacidad técnica y admin.

1 1 0 2 100

Experiencia 1 1 0 1 80 TOTAL 360 180 120 120

Para formular la política de calidad, se incluyen las directrices y las expectativas

del cliente con mayor valor total según el cuadro anterior. De esta forma, los

factores que la empresa considera más importantes se ven reflejados en dicha

formulación.

Formulación

Con una cultura de calidad, aseguramos la generación de utilidades, la

satisfacción de nuestros clientes y el crecimiento de la empresa, ofreciendo

cumplimiento, efectividad y rentabilidad.

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3.7 PLAN ESTRATEGICO PARA LA GESTION DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD:

• Ganar licitaciones por un monto de por lo menos 2000 millones de pesos, al

30 de abril.

• Obtener por lo menos 2 contratos en el sector privado.

• Obtener por lo menos 2 contratos con asociaciones de Vivienda Comunitaria.

• Armar un proyecto propio de Vivienda de Interés Social en un Municipio de

Cundinamarca.

• Investigar para desarrollar nuevos negocios.

• Realizar las primeras auditorias una vez cada 6 meses.

3.8 INDICADORES PARA LA GESTION DE CALIDAD

Se formulan unos indicadores para cada objetivo de calidad con el fin de poderlos

seguir y medir su cumplimiento.

3.8.1 Ganar licitaciones por un monto de por lo menos 2000 millones de pesos.

Cuadro 5. Indicador valor de las licitaciones ganadas

Indicador: Valor de las licitaciones ganadas Código: L-1 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Quincenal En donde mide: Oficina de presupuesto y control Que mide: Valor a facturar al ejecutar Unidades: $ Qué controla: Los valores de las licitaciones ganadas Encargado de suministrar información: Jefe de presupuesto y control Encargado del resultado del indicador: Jefe de presupuesto y control Responsable: Jefe de presupuesto y control Fórmula: Sumatoria acumulada de las licitaciones

ganadas mensualmente Cómo registrar: Formato de licitaciones

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Cómo representar: Número en pesos Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: $ 1,500,000,000 Meta: $ 2,000,000,000

Cuadro 6. Indicador porcentaje de licitaciones ganadas

Indicador: Porcentaje de licitaciones ganadas Código: L-2 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Quincenal En donde mide: Oficina de presupuesto y control Que mide: Porcentaje de licitaciones ganadas Unidades: % Qué controla: Efectividad Encargado de suministrar información: Jefe de presupuesto y control Encargado del resultado del indicador: Director técnico Responsable: Jefe de presupuesto y control Fórmula: No. licitaciones ganadas * 100

No. licitaciones presentadas Cómo registrar: Formato de licitaciones Cómo representar: Porcentaje Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: 10% Meta: 17%

Cuadro 7. Indicador porcentaje de licitaciones presentadas de las conocidas

Indicador: Porcentaje de licitaciones presentadas de las conocidas

Código: L-3 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Mensual En donde mide: Oficina de presupuesto y control Que mide: Aplicación a todas las oportunidades Unidades: % Qué controla: Los valores de las licitaciones ganadas Encargado de suministrar información: Jefe de presupuesto y control Encargado del resultado del indicador: Director técnico Responsable: Jefe de presupuesto y control Fórmula: No. licitaciones presentadas * 100

No. licitaciones conocidas Cómo registrar: Formato de licitaciones Cómo representar: Porcentaje Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: No hay registro Meta: 15%

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3.8.2 Obtener por lo menos 2 contratos en el sector privado.

Cuadro 8. Indicador número de contratos obtenidos en el sector privado

Indicador: Número de contratos obtenidos en el sector privado

Código: SP-1 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Quincenal En donde mide: Área comercial Que mide: Contratos obtenidos en el sector privado Unidades: # Qué controla: Cumplimiento del objetivo Encargado de suministrar información: Gerente y Directores Encargado del resultado del indicador: Gerente y Directores Responsable: Gerente Fórmula: Sumatoria de los contratos obtenidos en el

sector privado Cómo registrar: Cuadro de control objetivos

Formato de seguimiento al cliente Cómo representar: Número Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: 2 Meta: 2

3.8.3 Obtener por lo menos 2 contratos con Asociaciones de Vivienda

Comunitaria.

Cuadro 9. Indicador número de contratos obtenidos con Asociaciones de Vivienda

Comunitaria

Indicador: Número de contratos obtenidos con Asociaciones de Vivienda Comunitaria

Código: A-1 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Quincenal En donde mide: Área comercial Que mide: Contratos obtenidos con asociaciones de

Vivienda Comunitaria Unidades: # Qué controla: Cumplimiento del objetivo Encargado de suministrar información: Gerente y Directores Encargado del resultado del indicador: Gerente y Directores Responsable: Gerente Fórmula: Sumatoria de los contratos obtenidos con

Asociaciones de Vivienda Comunitaria

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Cómo registrar: Cuadro de control objetivos Formato de seguimiento al cliente

Cómo representar: Número Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: No hay Meta: 2

3.8.4 Armar un proyecto propio de Vivienda de Interés Social en un Municipio de

Cundinamarca.

Cuadro 10. Indicador tenencia de un proyecto propio de VIS en Cundinamarca

Indicador: Tenencia de un proyecto propio de VIS en Cundinamarca

Código: VIS-1 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Quincenal En donde mide: Área comercial Que mide: Tenencia de un proyecto propio de VIS en

Cundinamarca Unidades: Si o No Qué controla: Cumplimiento del objetivo Encargado de suministrar información: Gerente y Directores Encargado del resultado del indicador: Gerente y Directores Responsable: Gerente Fórmula: Se cumple o no el objetivo Cómo registrar: Cuadro de control objetivos Cómo representar: Si o No Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: No hay Meta: 1

3.8.5 Investigar para desarrollar nuevos negocios.

Cuadro 11. Indicador productos y/o servicios investigados rentables

Indicador: Productos y/o servicios investigados rentables

Código: N-1 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Quincenal En donde mide: Gerencia Que mide: La cantidad de productos y/o servicios

investigados en el mercado Unidades: # Qué controla: Investigación, movimiento

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Encargado de suministrar información: Directores Encargado del resultado del indicador: Directores Responsable: Gerente Fórmula: Sumatoria de los productos y/o servicios

rentables que se investigaron Cómo registrar: Cuadro de control objetivos Cómo representar: Número Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: No hay Meta: 2

Cuadro 12. Indicador contactos efectivos

Indicador: Contactos efectivos Código: N-2 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Quincenal En donde mide: Área comercial Que mide: Efectividad de los contactos realizados Unidades: # Qué controla: El número de contactos consultados

relacionados con el producto y/o servicio Encargado de suministrar información: Directores Encargado del resultado del indicador: Directores Responsable: Gerente Fórmula: Sumatoria del número de contactos

consultados Cómo registrar: Cuadro de control objetivos Cómo representar: Número Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: No hay Meta: 4

3.8.7 Realizar las primeras auditorias una vez cada 6 meses.

Cuadro 13. Indicador no conformidades resueltas del mes anterior

Indicador: No conformidades resueltas del mes anterior Código: SGC-1 Fecha: 30 de abril Frecuencia: Mensual En donde mide: Procesos de la empresa Que mide: El porcentaje de no conformidades atendidas

durante el mes anterior Unidades: % Qué controla: Implementación del S.G.C. Encargado de suministrar información: Gerente y directores

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Encargado del resultado del indicador: Gerente y directores Responsable: Gerente Fórmula: No. acciones correctivas atendidas * 100

No. acciones correctivas totales Cómo registrar: Cuadro de control objetivos Cómo representar: % Cómo analizar: Causas y acciones correctivas Estándar: No hay Meta: 100%

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4. MANUAL DE CALIDAD

4.1 GENERALIDADES DEL MANUAL

4.1.1 Objeto y alcance

El objeto del manual de calidad es realizar una descripción detallada de la

estructura y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad en MF

Construcciones Ltda.

El Sistema de Gestión de Calidad de MF Construcciones Ltda., se estableció,

documentó, implementó y se mantendrá bajo los lineamientos de la norma NTC

ISO 9001 versión 2000.

4.1.2 Presentación y uso

El manual de MF Construcciones esta conformado por diferentes elementos

enfocados por procesos, aplicando la metodología conocida como PHVA

(Planificar, hacer, verificar y actuar).

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Cuadro 14. Planificar, hacer, verificar, actuar

PLANIFICAR HACER VERIFICAR ACTUAR Establecer las políticas y objetivos de la organización y los procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo a los requerimientos del cliente y las políticas de la empresa.

Implementar procesos bajo condiciones controladas.

Realizar seguimiento y medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto.

Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

El manual de calidad es presentado por secciones las cuales pueden revisarse y/o

modificarse independientemente.

En la primera sección se tienen generalidades del manual como el objeto, alcance,

presentación, uso y control del manual.

A partir de la segunda sección se realizará una presentación de la empresa, la

caracterización de los procesos y un enfoque general del S.G.C desarrollando el

numeral 4.1 de la norma NTC ISO 9001: 2000.

En la tercera sección se desarrollarán temas relacionados con la responsabilidad

de la dirección y el control de los documentos y registros.

El vocabulario aplicado en este manual es el presentado en la norma NTC ISO

9000: 2000.

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4.1.3 Control del Manual

Este manual será elaborado por la dirección de calidad, revisado por la dirección

administrativa y aprobado por la gerencia. Será un documento controlado dentro

del esquema planteado en el procedimiento para el control de documentos y

registros PSGC-001.

4.2 PRESENTACION DE LA EMPRESA, RED DE PROCESOS Y ENFOQUE

GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Visión de MF Construcciones Ltda..

MF CONSTRUCCIONES LTDA. se proyecta como una constructora sólida y activa

en su negocio, que cuenta con una cultura de calidad y genera utilidades que

permiten el desarrollo y mejoramiento continuo de la empresa y de su gestión.

Misión de MF Construcciones Ltda.

Nuestra empresa es una compañía de construcción y gerencia de proyectos de

edificaciones civiles cuyo fin es lograr la satisfacción de nuestros clientes, por

medio de un mejoramiento continuo.

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Buscamos la generación de utilidades y el avance de nuestra empresa de

acuerdo a las reglamentaciones existentes (ambientales, legales, sociales) y a las

expectativas de nuestros clientes.

MF Construcciones Ltda., esta fundamentada en una red de procesos, en donde

las entradas están constituidas por las necesidades y requerimientos de los

clientes y partes interesadas, teniendo como objetivo que las salidas apunten a su

satisfacción y siempre en busca del mejoramiento continuo.

Mediante un seguimiento a cada proceso MF Construcciones asegura que tanto la

operación como el control de estos procesos sea eficaz, detectando las posibles

fallas y corrigiéndolas. Se han definido indicadores que ayudarán a evidenciar la

eficacia de los procesos si se están logrando los objetivos planificados y la mejora

continua.

4.2.1 Caracterizaciones

A continuación se presenta la caracterización detallada de cada uno de los

procesos que intervienen en el funcionamiento de la empresa, así como la

interacción entre ellos.

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4.2.1.1 Proceso de Dirección

Cuadro 15. Proceso de Dirección

Procesos que suministran entradas Entradas Clientes § Requerimientos

§ Documentos contractuales Evaluación, análisis y mejora § Procedimientos

§ Instructivos § Formatos

Procesos que reciben las salidas Salidas Licitaciones y propuestas § Política y objetivos de calidad

§ Contratos § Alianzas

Talento humano § Política y objetivos de calidad § Solicitud de personal

Evaluación, análisis y mejora § Políticas y objetivos de calidad § Acciones correctivas y preventivas § Auditorias internas § Satisfacción del cliente

Todos los procesos § Política y objetivos de calidad PLANIFICAR

Objeto § Crear y fortalecer una cultura de calidad § Ayudar al crecimiento de la empresa y su estabilidad en el mercado § Satisfacer al cliente

Responsables Gerente. Apoyo de directores Recursos § Económicos

§ Físicos (constructivos, software) § Humanos (personal calificado)

HACER Actividades / subprocesos

§ Contactar nuevos clientes § Planificación e implementación de un S.G.C. § Seguimiento a objetivos § Comité de gerencia § Comunicación con la organización

Procedimientos de apoyo

§ Finanzas y contabilidad § Propuestas y licitaciones § S.G.C. § Talento humano

VERIFICAR Seguimiento y control

§ Control de presupuesto § Comité de gerencia § Revisiones periódicas al S.G.C. § Seguimiento a objetivos

Indicadores SP-1; A-1; VIS-1; N-1; N-2 ACTUAR

Registros § Actas de comité de gerencia § Cuadro de control de objetivos § Formato de visitas y revisiones gerenciales (FD-001) § Formato para registro de atención a clientes (FD-002)

DOCUMENTOS § Instructivo para atención a clientes (ID-001)

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4.2.1.2 Proceso de Licitaciones y propuestas

Cuadro 16. Proceso de Licitaciones y propuestas

Procesos que suministran entradas Entradas Dirección § Política y objetivos

§ Posibles clientes § Clientes contactados § Aliados § Forma de presentar propuestas § Contratos

Ejecución del servicio § Invitaciones privadas § Pliegos de condiciones y requerimientos § Técnicas § Modelo del contrato § Información de acuerdo al pliego de condiciones § Lineamientos de negociación

Evaluación, análisis y mejora § Procedimientos § Instructivos § Formatos

Talento humano § Recursos físicos y logísticos § Hojas de vida de personal calificado § Internet § Prensa

Finanzas y contabilidad § Información financiera Procesos que reciben las salidas Salidas

Dirección § Política y objetivos cumplidos § Clientes contactados § Propuestas y licitaciones presentadas y por

presentar § Análisis de datos § Nuevas alianzas y clientes § Licitaciones ganadas

Evaluación, análisis y mejora § Acciones preventivas y correctivas § Auditorias internas § Satisfacción del cliente

Talento humano § Solicitud de personal para contratación Finanzas y contabilidad § Listado de precios de materiales, mano de obra y

equipos Ejecución del servicio § Contrato

§ Presupuesto § Programación de obra

PLANIFICAR Objeto Presentar propuestas competitivas que cumplan los requerimientos de los

pliegos de condiciones y las necesidades del cliente con el fin de que sean escogidas

Responsables Director técnico, Jefe de presupuesto y control. Apoyo de Gerencia y Directores.

Recursos § Económicos § Físicos (constructivos, software) § Humanos (personal calificado)

ICIV 2003-1 20

32


§ Investigación de licitaciones § Búsqueda de aliados § Preparación de la propuesta § Control de costos de los proyectos § Revisión del contrato § Entrega § Análisis


§ Compras § Talento humano § Finanzas y contabilidad § S.G.C.


§ Comité de gerencia § Auditorias internas § Proceso después de entregada la propuesta § Errores cometidos

Indicadores § L-1; L-2; L-3 ACTUAR

Registros § Formato de licitaciones por presentar (FL-001) § Acciones correctivas o de mejoramiento § Formato de cierre de licitaciones (FL-002) § Formato consulta de pliego de condiciones (FL-003)

DOCUMENTOS § Pliegos de condiciones § Especificaciones técnicas § Contratos § Procedimiento de licitaciones (PL-001) § Procedimiento para elaboración de propuestas (PL-002)

4.2.1.3 Proceso de Ejecución del servicio

Cuadro 17. Proceso de Ejecución del servicio

Procesos que suministran entradas Salidas Dirección § Política y objetivos

§ Planeación estratégica Licitaciones y propuestas § Contrato

§ Presupuesto § Programa de obra

Compras § Lista de proveedores aprobados Evaluación, análisis y mejora § Procedimientos


Talento humano § Base de datos § Personal

ICIV 2003-1 20

33

Procesos que reciben las salidas Salidas Dirección § Política y objetivos cumplidos Compras § Cantidades y especificaciones

§ Evaluación de compras § Ordenes de compra

Servicio postentrega § Proyecto terminado Licitaciones y propuestas § Información para hacer control Evaluación, análisis y mejora § Acciones preventivas y correctivas

§ Auditorias internas § Satisfacción del cliente

PLANIFICAR Objeto Ejecutar el servicio cumpliendo con el tiempo y requerimientos establecidos,

generando una utilidad proyectada Responsables Director técnico, Directores de obra y Residentes. Apoyo de Gerencia y

Directores. Recursos § Económicos



§ Planificación § Ejecutar el plan de calidad § Control de costos y programación § Análisis § Evaluación § Entrega (satisfacción al cliente)


§ Compras § Talento humano § Finanzas y contabilidad § S.G.C.


§ Control de costos § Control de la programación § Comités de obra § Cuadro de mediciones

Indicadores § IO-01 ACTUAR

Registros § Visita de obra § Planificación del servicio (FS-001) § Formato para el registro de inspección (FS-002) § Formato para el registro de revisión y entrega (FS-003) § Plan de calidad de la obra (PLANS-001)

DOCUMENTOS § Control de costos § Cantidades de obra

ICIV 2003-1 20

34

4.2.1.4 Proceso de Postentregas

Cuadro 18. Proceso de Postentregas


§ Planeación estratégica Ejecución del servicio § Edificación terminada Compras § Lista de proveedores aprobados Finanzas y contabilidad § Contratos a los proveedores Evaluación, análisis y mejora § Procedimientos


Talento humano § Apoyo después de terminado el proyecto Quejas y reclamos del cliente

Procesos que reciben las salidas Salidas Dirección § Política y objetivos cumplidos Compras § Reevaluación de proveedores Evaluación, análisis y mejora § Acciones correctivas y preventivas

§ Auditorias internas PLANIFICAR

Objeto Prestar el servicio de postentrega, así como el apoyo necesario durante el período de garantía de los proyectos

Responsables Director técnico. Apoyo de directores Recursos § Económicos



§ Recibir solicitud de queja o reclamo § Analizar causas § Programarla § Ejecutarla § Registrar


§ Todos los procesos


§ Control de costos § Comité de gerencia

Indicadores § SGC-1 ACTUAR

Registros § Formato de control postentregas (FP-001) § Listado maestro de postentregas (FP-002)

DOCUMENTOS § Procedimiento para postentregas (PP-001) § Procedimiento para el control del producto no conforme (PP-002), anexo (PP-002) § Procedimiento para la atención de quejas y reclamos (PP-003)

ICIV 2003-1 20

35

4.2.1.5 Proceso de Compras

Cuadro 19. Proceso de Compras


§ Planeación estratégica Ejecución del servicio § Cantidades y especificaciones

§ Pedidos § Evaluación de compras

Evaluación, análisis y mejora § Procedimientos § Instructivos § Formatos

Licitaciones y propuestas § Presupuesto § Programación § Especificaciones técnicas y del cliente

Procesos que reciben las salidas Salidas Dirección § Política y objetivos cumplidos Evaluación, análisis y mejora § Acciones preventivas y correctivas

§ Auditorias internas § Satisfacción del cliente

Licitaciones y propuestas § Precios actualizados § Catálogos § Control de costos

Finanzas y contabilidad § Listado de precios de materiales, mano de obra y equipos

§ Facturas y control Ejecución del servicio § Listado de proveedores aprobados

§ Materiales adecuados PLANIFICAR

Objeto Determinar los pasos a seguir al comprar materiales o servicios destinados a la realización del producto o la prestación del servicio, para asegurar el cumplimiento de las especificaciones de compra

Responsables Director administrativo y financiero. Apoyo de director técnico Recursos § Económicos



§ Seleccionar y evaluar proveedores § Ejecutar la compra § Recibo de materiales (inspección) § Almacenamiento § Control de inventario § Vigilancia § Salida de materiales


§ Control de costos § Finanzas y contabilidad § S.G.C.

ICIV 2003-1 20

36


§ Presupuesto § Comité de gerencia § Resultado de evaluación de proveedores

Indicadores § P-2 ACTUAR

Registros § Listado de proveedores aprobados (FC-001) § Ordenes de compra (FC-002) § Entrada de almacén (FC-003) § Salida de almacén (FC-004) § Evaluación de proveedores de materiales (FC-005 y apéndice) § Evaluación de proveedores de ensayos (FC-006 y apéndice) § Evaluación de proveedores de mano de obra (FC-007 y apéndice) § Evaluación de proveedores de servicios calificados (FC-008 y apéndice) § Reevaluación de proveedores (FC-009 y apéndice) § Facturas

DOCUMENTOS § Procedimiento para evaluación de proveedores (IC-001) § Instructivo de recepción, almacenamiento y entrega de materiales (IC-002)

4.2.1.6 Proceso de Finanzas y contabilidad

Cuadro 20. Proceso de Finanzas y contabilidad

Procesos que suministran entradas Entradas Dirección § Política y objetivos Ejecución del servicio § Cortes de obra

§ Ordenes de compra § Entradas y salidas del almacén

S.G.C. § Procedimientos § Instructivos § Formatos

Talento humano § Pago nómina § Prestaciones § Seguridad social

Compras § Ordenes de compra § Facturación

Licitaciones y propuestas § Gastos para pliegos y otros Procesos que reciben las salidas Salidas

Dirección § Política y objetivos cumplidos S.G.C. § Efectividad en pagos Talento humano § Pagos Licitaciones y propuestas § Pago de pliegos

ICIV 2003-1 20

37

Ejecución del servicio § Estados financieros § Facturación § Contabilidad § Desembolsos

PLANIFICAR Objeto Controlar el estado financiero de la empresa mediante el registro de todos los

documentos contables. Recaudar fondos, manejar el presupuesto y realizar los pagos

Responsables Director administrativo y financiero. Apoyo de Director técnico, tesorero y contador

Recursos § Económicos § Físicos (constructivos, software) § Humanos (personal calificado)


§ Contabilidad de la empresa § Nómina § Pago a proveedores de materiales § Pago a proveedores de mano de obra § Pago de impuestos § Costos financieros § Reportes para diferentes destinos


§ Propuestas y licitaciones § Talento humano § Presupuesto y control § S.G.C.


§ Datos del sistema § Revisoría fiscal § Control de la ejecución del presupuesto

Indicadores § P-1 ACTUAR

Registros § Libros de contabilidad § Balances § Facturas § Extractos

DOCUMENTOS § Planificación del S.G.C.

ICIV 2003-1 20

38

4.2.1.7 Proceso de Talento humano

Cuadro 21. Proceso de Talento humano

Procesos que suministran entradas Entradas Dirección § Política y objetivos Todos los procesos § Solicitud de personal

§ Hojas de vida § Capacitación § Necesidades de los procesos

Otros aspectos § Requisitos del cliente § Leyes § Accionistas

Procesos que reciben las salidas Salidas Dirección § Política y objetivos cumplidos Todos los procesos

§ Personal calificado § Personal capacitado § Cumplimiento de requisitos de los procesos

PLANIFICAR Objeto Proporcionar personal calificado, capacitado y competente para cumplir con los

objetivos de las actividades de la empresa Proporcionar o facilitar los medios para mejorar su desempeño

Responsables Director administrativo y financiero. Recursos § Económicos



§ Selección de personal § Capacitación § Salud ocupacional § Programa de seguridad industrial § Lograr buen ambiente de trabajo


§ Finanzas y contabilidad § Compras


§ Evaluación del desempeño § Auditorias internas

Indicadores § C-1 ACTUAR

Registros § Listado de hojas de vida (FT-001) § Solicitud de personal (FT-002)

DOCUMENTOS § Hojas de vida

ICIV 2003-1 20

39

4.2.1.8 Proceso de Sistema de Gestión de Calidad (S.G.C.)

Cuadro 22. Proceso de Sistema de Gestión de Calidad (S.G.C.)


§ Planeación estratégica Ejecución del servicio § Informes Compras § Informes Licitaciones y propuestas § Requisitos del cliente

§ Información del cliente Talento humano § Informes Finanzas y contabilidad § Informes

Procesos que reciben las salidas Salidas Dirección § Política y objetivos cumplidos

§ Auditorias internas Licitaciones y propuestas § Documentos aprobados

§ Auditorias internas Compras § Documentos aprobados

§ Auditorias internas Finanzas y contabilidad § Documentos aprobados

§ Auditorias internas Talento humano § Fortalecimiento de cultura de la calidad

§ Implementación de cultura de calidad PLANIFICAR

Objeto Establecer, documentar y mantener un S.G.C., para generar una cultura de calidad y así satisfacer las necesidades del cliente

Responsables Director de calidad. Apoyo de gerencia y directores Recursos § Económicos

§ Físicos (constructivos, software) § Humanos (personal calificado) § Asesoría externa § Capacitación de auditores internos


§ Sensibilizar § Establecer § Documentar § Auditorias § Tener el S.G.C. certificado § Coordinar acciones preventivas y correctivas


§ Talento humano § Compras § Ejecución del servicio § Evaluación, análisis y mejora


§ Auditorias internas § Comité de gerencia § Cuadro de control de objetivos

Indicadores § S.G.C.-1

ICIV 2003-1 20

40

ACTUAR Registros § Informe de revisión del S.G.C.

§ Cuadro de control de objetivos § Informes de auditorias § Creación, modificación y anulación de documentos (FSGC-001)

DOCUMENTOS § Procedimiento para control de documentos y registros (PSGC-001) § Manual de calidad

4.2.1.9 Proceso de Evaluación, análisis y mejora

Cuadro 23. Proceso de Evaluación, análisis y mejora

Procesos que suministran entradas Entradas Dirección § Seguimiento a objetivos de calidad

§ Análisis de datos § Acciones correctivas y preventivas § Política de calidad

Ejecución del servicio § Informe de medición y seguimiento de los proyectos

§ Análisis de informes § Acciones correctivas y preventivas

S.G.C. § Informe de auditorias § Encuestas de satisfacción del cliente § Análisis de datos § Acciones correctivas y preventivas

Talento humano § Presentación y análisis de datos § Acciones correctivas y preventivas § Adopción de cultura de calidad

Compras § Presentación y análisis de datos § Acciones correctivas y preventivas

Finanzas y contabilidad § Presentación y análisis de datos § Acciones correctivas y preventivas

Procesos que reciben las salidas Salidas Todos los procesos § Planes de mejoramiento

§ Establecimiento de responsables de seguimiento PLANIFICAR

Objeto Realizar una medición y seguimiento de cada uno de los procesos de la empresa y del producto para garantizar la eficacia del S.G.C. y el mejoramiento continuo

Responsables Gerente, Directores y dueños de procesos Recursos § Económicos


ICIV 2003-1 20

41


§ Revisión del S.G.C. § Análisis de datos § Planes de mejoramiento § Verificación de las acciones correctivas y preventivas § Revisión al cuadro de seguimiento a objetivos § Verificación de la eficacia de las auditorias


§ Todos los procesos


§ Revisión por gerencia § Revisión por responsable de cada proceso § Auditorias

Indicadores § SGC-1 ACTUAR

Registros § Informe de revisión del SGC § Informe mensual del proyecto § Solicitud de acción de mejoramiento SAM (FE-001)

DOCUMENTOS § Cuadro de seguimiento a objetivos § Procedimiento de acción preventiva (PE-001) § Procedimiento de acción correctiva (PE-002) § Procedimiento de auditorias (PE-003) § Encuesta de servicio prestado al cliente (PE-004)

4.3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, DETALLES Y

EXCLUSIONES.

4.3.1 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

El alcance del S.G.C. de MF Construcciones es la construcción y gerencia de

edificaciones y obras civiles. Este alcance se relaciona directamente con la

definición del negocio de MF Construcciones que se estableció durante la

planeación estratégica, por lo tanto el S.G.C. se aplicará en donde la empresa

tenga representación.

ICIV 2003-1 20

42

El S.G.C. de MF Construcciones Ltda. tiene un enfoque que se basa en procesos

y tiene en cuenta todos los procesos que son realizados, los cuales se mostraron

anteriormente, al igual que su interacción en la caracterización de procesos.

Cada uno de estos procesos está caracterizado, definiendo lo siguiente para cada

uno:

§ Objeto: Razón de ser del proceso

§ Responsable del proceso: Es el dueño del proceso

§ Apoyo: El personal que da apoyo al proceso

§ Procesos que suministran entradas: Se define los procesos que deben

realizarse antes y cuyas salidas son las entradas al proceso definido en

la caracterización.

§ Entradas: Se definen como las entradas de cada proceso.

§ Actividades / Subprocesos: Se refiere a las actividades propias del

proceso.

§ Proceso que recibe salidas: Se define los procesos que reciben las

salidas resultantes del proceso.

§ Salidas: Se define como las salidas que recibe cada proceso.

§ Los procesos que apoyan las actividades del proceso y en si colaboran

a su correcto funcionamiento.

§ Los recursos: Para cumplir con su objeto y objetivos de calidad definidos

propios del proceso que recursos se necesita para que funcione

eficazmente.

§ Seguimiento y control: Que tipo de control se ejerce al proceso para

garantizar que cumpla con su objeto y los objetivos definidos.

§ Documentos: Cuáles son los documentos que se definieron en el

proceso y los cuales apoyan y sirven de base documentada para el

correcto funcionamiento del proceso.

§ Registros: Cuales son los registros que dejan como evidencia en el

proceso.

ICIV 2003-1 20

43

§ Indicadores: Estos indicadores de gestión están definidos en el cuadro

de objetivos que se realiza en cabeza de la gerencia de MF

Construcciones Ltda. y son la mediada al cumplimiento de los objetivos

mediante un seguimiento según una frecuencia determinada en cada

caso.

El seguimiento a los objetivos de calidad lo realiza la gerencia bimensualmente,

para tal fin cada dueño de proceso registra los datos y realiza un análisis

estadístico de los mismos, identificando tendencias.

La gerencia y los dueños de procesos, basados en el análisis de los datos definen

planes de acción correctiva, preventiva o de mejoramiento.

4.3.2 Exclusiones

De la norma NTC ISO 9001: 2000 el numeral 7.3 Diseño y desarrollo no se

aplicará debido a la naturaleza de la organización ya que este elemento no esta

presente en el tipo de negocio que MF Construcciones Ltda., definió y tampoco es

un servicio que la organización ofrezca a sus clientes, por lo tanto no se incluirá

dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

4.3.3 Modificación al Sistema de Gestión de Calidad

Se modificará el Sistema de Gestión de Calidad si se presenta:

• Cambios en la norma ISO 9001

ICIV 2003-1 20

44

• Ampliación del alcance de S.G.C

• Se disminuya o aumente el personal y este afecte el mapa de procesos.

Estas modificaciones serán planificadas durante la revisión al S.G.C.

4.4 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

4.4.1 Política de Calidad

La política de la calidad es comunicada al personal de manera escrita, en

carteleras y en charlas. La revisión de la política de la calidad se realiza en forma

periódica.

POLITICA DE CALIDAD DE MF CONSTRUCCIONES

Con una cultura de calidad, aseguramos la generación de utilidades, la

satisfacción de nuestros clientes y el crecimiento de la empresa, ofreciendo

cumplimiento, efectividad y rentabilidad.

Los objetivos de calidad fueron definidos según el direccionamiento estratégico de

la empresa como:

• Crecer

• Generar cultura de calidad

ICIV 2003-1 20

45

Los anteriores objetivos son directrices de la misión, la visión y la política de

calidad y guardan relación directa con los objetivos de calidad de cada proceso y

los objetivos de los proyectos.

4.4.2 Requisitos de la documentación

La documentación de MF Construcciones Ltda. está estructurada así:

MANUAL DE

CALIDAD

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS REGISTROS

DOCUMENTACIÓN EXTERNA

Figura 1: Pirámide de documentación

4.4.3 Planificación

MF Construcciones Ltda. estableció los objetivos por proceso, los cuales son

medibles a través de indicadores de gestión en un cuadro de seguimiento a

objetivos, que son presentados por los dueños de proceso, con un análisis

estadístico a los indicadores de gestión según la frecuencia establecida y a lo cual

• Planeación estratégica.

• Caracterización procesos.

Planes de calidad

ICIV 2003-1 20

46

finalmente el gerente realiza seguimiento periódico tomando acciones y generando

en conjunto planes de acción de mejoramiento, correctivos y preventivos.

4.4.4 Responsabilidad, autoridad y comunicación

En el organigrama que se anexa está la estructura organizacional de MF

Construcciones Ltda.. Este organigrama presenta las jerarquías, la autoridad y la

responsabilidad del personal que afecta la calidad del producto final.

La Gerencia como responsable por el cumplimiento de los requisitos de la norma

NTC ISO 9001 versión 2000 eligió como el representante de la gerencia al director

de calidad quién retroalimentará a la gerencia acerca del desempeño del sistema

de calidad por medio de informes sobre el Sistema de Gestión de Calidad e

informes de las auditorias internas.

4.4.5 Revisión Gerencial

El S.G.C. se revisará semestralmente, para esta revisión la gerencia contará como

entradas los informes de auditorias internas, los informes del proyecto, las

encuestas de satisfacción de los clientes, el cuadro de seguimiento a los objetivos,

el estado de quejas y reclamos, la planeación estratégica, realizando una

correlación entre toda la documentación durante la revisión de manera consistente

con la planeación estratégica de la empresa y como salidas cada uno de los

procesos tendrán definido planes de mejoramiento.

ICIV 2003-1 20

47

4.5 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ESTABLECIDOS PARA EL

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

La documentación del Sistema de Gestión de Calidad se encuentra para consulta

en la dirección de calidad de la organización y esta registrada en los listados

maestros de documentos internos; se encuentra distribuida en los puntos de uso

de la organización.

La documentación del S.G.C. aplicable a cada uno de los procesos se definió en

las caracterizaciones y específicamente en los procedimientos documentados

exigidos por la norma NTC ISO 9001 versión 2000 se consideran documentos del

proceso de calidad de la organización.

ICIV 2003-1 20

48

5. CONCLUSIONES Y COMENTARIOS

En general, la norma abarca los requisitos para un S.G.C.; todos ellos son

necesarios y excluir uno sin una justificación válida, aparte de significar la no

certificación por parte de un Ente, llevaría al desequilibrio del sistema y a una falta

de concordancia entre los puntos restantes. Como cualquier sistema, sin la

interacción de todas sus partes este no funciona correctamente.

Todos los términos dentro de la norma son concisos y sus partes están

relacionadas, lo cual permite entender de manera clara lo que se plantea. Esto no

quiere decir que la aplicación también sea fácil, durante la creación del S.G.C. se

pueden encontrar dificultades asimilando la norma a una determinada empresa.

Según los requisitos de la norma, es necesario hacer registros durante el

desarrollo de todos los procesos involucrados con el producto final de la empresa,

por lo tanto se deben adoptar medios como los formatos, los cuales pueden llegar

a ser muy numerosos para poder cumplir con los lineamientos de la norma.

Algunas veces se puede incurrir en una cantidad innecesaria de formatos que solo

haría demorar más los procesos y aumentar el papeleo. Es necesario ser

cauteloso y buscar que la documentación del S.G.C. sea la estrictamente

conveniente para no contar con estos excesos.

ICIV 2003-1 20

49

Es importante resaltar que el hecho de obtener la certificación del S.G.C. no

asegura la perfección en el desarrollo de los procesos ni significa que no se debe

hacer un mejoramiento continuo, que a largo plazo es lo que permite alcanzar

cada vez más la calidad.

A medida que se implementa el S.G.C., se puede ir optimizando su

funcionamiento especialmente en aspectos como la documentación, ya que la

experiencia muestra las debilidades y las oportunidades de mejorar. De igual

manera puede suceder con la norma, con el tiempo y a medida que más empresas

la adoptan, esta puede cambiar y adaptarse mejor a las nuevas necesidades, así

como eliminar o mejorar aspectos que se consideren poco relevantes o que

presenten problemas.

Es difícil implementar un S.G.C. en una empresa ya que las personas tienden a

rechazar los nuevos trámites y procesos al creerlos innecesarios para el

funcionamiento de la organización. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo se

empieza a comprender la finalidad y razón del S.G.C., por lo tanto tiende a

convertirse en un procedimiento habitual.

Otro aspecto relacionado con la cultura de calidad que la norma pretende crear en

una organización, es la importancia de cumplir con el S.G.C. no por ser un

requisito para licitar o hacer cierto tipo de trabajos, sino entendiendo que es una

forma de mejorar el producto final y por ende alcanzar la satisfacción del cliente.

El implementar, mantener y certificar un S.G.C. en empresas de construcción

aumenta las posibilidades de obtener contratos en el sector público o privado y

mejora su competitividad con respecto a otras empresas que no están certificadas.

Sería bueno buscar otros mecanismos de registro, seguimiento y control que

eliminen y/o reemplacen la cantidad de documentos que se requieren actualmente

según la norma.

ICIV 2003-1 20

BIBLIOGRAFIA

BUREAU VERITAS QUALITY INTERNATIONAL (BVQI). Consultado en Abril 12

de 2003 en http://www.bvqi.com

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION

(ICONTEC). Consultado en Abril 10 de 2003 en http://www.icontec.org.co

ORGANIZACION INTERNACIONAL DE NORMALIZACION (ISO). NTC-ISO 9001:

2000. Bogotá D.C.: ICONTEC, segunda actualización.

SOCIETE GENERALE DE SURVEILLANCE (SGS). Consultado en Abril 13 de

2003 en http://www.sgs.com

STANDARS AUSTRALIA INTERNATIONAL. ISO 9000: 2000 Guía para las

pequeñas empresas. Bogotá D.C.: Ed. ICONTEC, 2001.

TAORMINA, Tom. ISO 9000 Liderazgo virtual. México: Ed. Prentice Hall, 1997.

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

JUNTA DIRECTIVA

DIRECCION TECNICA

RESIDENTES

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIRECCION DE LA CALIDAD

DIRECTORES DE OBRA

GERENCIA

MAESTROS ALMACENISTAS PROVEEDORES DE MANO DE OBRA

RECURSO HUMANO

PRESUPUESTO Y CONTROLCOMPRAS

TESORERIA

CONTABILIDAD

INSTRUCTIVO PARA ATENCIÓN A

CLIENTES ID- 001

VERSIÓN : 00

FECHA:

1. CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO:

REGISTRO DE MODIFICACIÓN

REVISADA POR APROBADA POR FECHA

VERSIÓN

MODIFICACIÓN NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA

Nota: Cuando la versión del documento es cero, el cuadro de modificación esta en blanco

2. OBJETIVO:

Crear una metodología para atender a los clientes nuevos y mantener a los clientes antiguos. Será de aplicación por los directivos de la empresa para realizar contactos con los clientes nuevos y antiguos. 3. DEFINICIONES:

• Cliente: Organización o persona que recibe un producto.

• Satisfacción: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus

requisitos.

4. METODOLOGÍA:

El formato FD-002 se utilizará para el control de atención tanto a contactos antiguos como

nuevos y será diligenciado así:

La secretaría de gerencia tomará los siguientes datos del directorio de la empresa:

• Clientes antiguos:

1. Objeto social del cliente: Puede ser constructor o no, por ejemplo

inversionista o de otro renglón de la economía

2. Tipo de negocio: Se clasifican en:

o Promotor de vivienda

o Industrial

o Constructor

INSTRUCTIVO PARA ATENCIÓN A

CLIENTES ID- 001

VERSIÓN : 00

FECHA:

o Aliado para licitaciones y contratos

o Inversionista

o Otros

3. Nombre: Nombre del contacto

4. Otros ejecutivos: a medida que se va conociendo la empresa, se irá

colocando los nombres de otros funcionarios con su cargo y número de

celular si lo tiene.

5. Reporte de temas tratados: Cada vez que se tenga una reunión personal o

conversación telefónica, el gerente y/o director que haya atendido el

cliente, anotará la fecha y los temas tratados y el tema que es conveniente

tratar en la siguiente reunión.

6. Próxima cita: La misma persona colocará la fecha de la próxima cita, según

lo acordado con el cliente o la secretaría, cuando se considere que se debe

hacer.

Cada semana, la secretaría de gerencia debe tomar el legajador o carpeta

de este formato y extractar las citas para la siguiente semana, procediendo

a consultar con el gerente o Director para reprogramar dentro de la

siguiente semana y de acuerdo a está, hablar con la oficina de cada cliente

para confirmar la cita, fecha y hora que será consignada en la columna de

próxima cita.

Cada día la secretaría de gerencia le entregará al gerente o Director los

formatos correspondientes a las citas del día siguiente, para que las

prepare.

Todos los días el gerente o los directores, anotaran en este formato lo

referente a los clientes atendidos el día anterior.

• Clientes Nuevos

El gerente o los directores abrirán formato para nuevos clientes, cada vez que consigan

uno.

Elaboró Revisó Aprobó __________________________________ ____________________________________ _____________________________________ Gerente Director de calidad Gerente

Versión : 00

Fecha:

Hoja : ____ de : ____

EMPRESA OBJETO SOCIAL

DIRECCIÓN TIPOS DE NEGOCIOS

TELS

FAX

EMAIL

NOMBRE CARGO

CEL

REPORTE DE TEMAS TRATADOS

FECHAPROXIMA

CITA

FORMATO PARA REGISTRO DE ATENCIÓN A CLIENTESFD-002

TEMAS

OTROS EJECUTIVOS

NOMBRE CARGO CELULAR

Obra ó Proceso:

Fecha:

Responsable:

FIRMA FECHA

Eficaz SI NO

PLAN DE MEJORAMIENTO SEGIMIENTORESPONSABLE

OBSERVACIONES

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

Página _______ de ______

FORMATO DE VISITAS Y REVISIONES

FD-001

VERSIÓN:00

GERENCIALES FECHA:

PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES

PL-001

VERSIÓN : 00 FECHA:



REVISADA POR APROBADO POR FECHA

VERSIÓN



2. OBJETO Y APLICACIÓN:

El objeto del presente procedimiento es el de tener una metodología para la realización de las

licitaciones y propuestas así como la revisión del contrato.

Este procedimiento será aplicado en lo correspondiente a la realización de licitaciones públicas e

invitaciones privadas y revisión del contrato.

3. DEFINICIONES:

LICITACIÓN: Es el proceso de selección objetiva que se reglamenta en el Pliego de Condiciones con el

propósito de seleccionar la Propuesta que, conforme a los términos establecidos en el Pliego de

Condiciones, resulte más favorable a los intereses del Contratante.

UNIÓN TEMPORAL: Es la modalidad de asociación que permite que dos o más personas naturales o

jurídicas, en forma conjunta, presenten una misma Propuesta para la Adjudicación, celebración y

ejecución del Contrato de Obra, respondiendo solidariamente por todos y cada una de las obligaciones

derivadas de dicho contrato; pero no por las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones

derivadas del este, por las cuales responde cada uno de los miembros de la Unión Temporal de acuerdo

con su participación en la ejecución.

CONSORCIO: Es la modalidad de asociación que permite que dos o más personas naturales o

jurídicas, en forma conjunta, presenten una misma Propuesta para la Adjudicación, celebración y

ejecución del Contrato de Obra, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones

derivadas del Contrato de Obra , y por los efectos que generen o lleguen a generar las actuaciones,

hechos u omisiones de todos o cualquiera de los participantes en estos actos.

PLIEGO(S) de CONDICIONES O PLIEGO(S): Es el documento, más el conjunto de otros documentos

entregados a los interesados en participar en la Licitación, en el que se señalan las condiciones, plazos

y procedimientos dentro de los cuales los Proponentes deben formular su Propuesta para tener la

posibilidad de obtener la calidad de Adjudicatario de la Licitación.


PL-001


PROPONENTE O PROPONENTES O PROPONENTE PLURAL: Es la persona jurídica o natural, o el

grupo de personas jurídicas y /o naturales asociadas entre si mediante Consorcio o Unión Temporal, que

presenta, de forma individual o conjunta, una Propuesta para participar en la Licitación que se convoca

a través del Pliego.

PROPUESTA: Se entiende por tal la presentación de una oferta con carácter irrevocable para sus

suscriptores, en las condiciones y con los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones.

ADJUDICACIÓN: Es la decisión emanada del Licitante, que determina el Adjudicatario de la Licitación, y

a quien en consecuencia corresponderá el derecho y la obligación de suscribir el Contrato de Obra, que

constituye el objeto de la Licitación.

ADJUDICATARIO (A): Es el Proponente que, por haber presentado una Propuesta que cumple con lo

requerido por el Pliego de Condiciones para ocupar el primer lugar de elegibilidad, es declarado como

Adjudicatario de la Licitación.

ADENDO(S): Son los documentos que se expedirán con el fin de aclarar, precisar o modificar los

términos del Pliego de Condiciones con posterioridad a su expedición, y que formarán parte del mismo.

ANEXO (S): Es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan al Pliego de Condiciones.

APÉNDICE (E): Es el conjunto de documentos que se adjuntan a los Anexos del Pliego de Condiciones.

Cuando en el procedimiento se mencione el término Licitaciones son procesos de carácter público y

cuando se mencionen Invitaciones son de carácter privado.

4. GENERALIDADES:

No aplica.

5. PROCEDIMIENTO:

DIAGRAMA DE FLUJO ACLARACION RESPONSABLES DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS

Buscar Licitaciones e Invitaciones por diferentes medios: 1. Recorte de avisos de

Prensa y Revistas especializadas.

2. Consulta en Internet. 3. Contactos Empresariales. 4. Referencia de Firmas

Aliadas. 5. Consulta cartelera

Instituciones. Una vez identificadas, son consignadas en el formato de licitaciones y Propuestas por presentar

Medios impresos: Secretaría de Gerencia. Internet: Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control. Consulta de Carteleras :Área de Mensajeria.

Avisos de Prensa. Formato de Licitaciones e Invitaciones por presentar FL-001.

INICIO

Búsqueda de licitaciones o Invitaciones.


PL-001



Con base en el listado, seleccionar las Licitaciones y consultar Pliegos. Para las invitaciones en todos los casos se elabora la respectiva Propuesta.

Jefe de Presupuesto y Control. Director Técnico.

Formato de Licitaciones e Invitaciones por presentar FL-001

De las Licitaciones seleccionadas se consultan los Pliegos, de manera directa a la entidad o en la página web. En el caso de invitaciones se realiza de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control. Director Técnico.

Formato de consulta de pliego de condiciones FL-003. Si es invitación se consigna en el mismo formato.

SI

Si MF Const. cumple con los requisitos, debe demostrarlo con evidencia objetiva y decidir la participación. En caso contrario se busca un Aliado que cumpla con los requisitos y que lo demuestre con evidencia objetiva.

Gerente Director Técnico Director Financiero y Administrativo. Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control.

Formato de consulta de pliego de condiciones FL-003.

SI

Si el Aliado cumple con evidencia objetiva.

Gerente Director Técnico Director Financiero y Administrativo Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control.

Formato de consulta de pliego de condiciones FL-003.

Negociar los porcentajes de participación, el tipo de Sociedad y elaborar el documento constitutivo de la sociedad.

Gerente Director Técnico Director Financiero y Administrativo Jefe de Presupuesto y Control.

Formato de consulta de pliego de condiciones FL-003. Documento de la Sociedad Constituida.

En caso de requerir Visita de Obra, o Audiencia Aclaratoria esta la realiza una Persona que cumpla los requisitos, y diligenciar el formato correspondiente. Se puede asistir a la Audiencia Aclaratoria o a la Visita de Obra, así no se hayan comprado los pliegos.

Director Técnico Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control. y/o Persona que cumpla los requisitos.

Formato de visitas y revisiones gerenciales FD-001. Formato que se diligenciará dependiendo de las características de la Visita de Obra o de la Audiencia.

Análisis y Selección de Licitaciones a presentar.

Consulta de Pliego

Cumple empresa

sola?

Búsqueda de Aliado.

NO

Requiere Visita de Obra?

Requiere Audiencia Aclaratoria

NO SI

SI

Negocia la Alianza

NO SI

FIN

Cumplen como

Aliados.? FIN

NO


PL-001



Previo a la asistencia de la Audiencia Aclaratoria, se debe tener conocimiento completo sobre el Pliego de Condiciones, para aclarar toda inquietud o duda al respecto de estos.

Director Técnico Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control.

Formato de visita y/o audiencia de obra FL-003. Cartas. Adendos.

Se solicita al Director Financiero y Administrativo la autorización para que tesorería gire el cheque, para comprar los Pliegos. La compra de Pliegos para las invitaciones no aplica.

Director Técnico Jefe de Presupuesto y Control.

Memo del Director Técnico solicitando el giro de dinero para compra de pliegos.

Dos personas, mínimo deben leer el Pliego, el Lector 1, debe ser integrante de la oficina de Presupuesto y Control, el Lector 2, será el Gerente, los Directores o la persona que ellos deleguen. Cuando la Propuesta la elabore el Aliado, El Lector 2 será MF Construcciones.

Lector 1. Lector 2.

Los Pliegos leídos por el Lector 1 y Lector 2 serán subrayados y tendrán preguntas aclaratorias.

En caso de no ser claros los Pliegos y no resueltas todas las dudas en la Audiencia, a través de correspondencia cruzada de MF Contrucciones, o del Consorcio, o de la Unión Temporal con la entidad, se resuelven. Recibidos los adendos y /o cartas de respuestas a las solicitudes de aclaración, se leen, se analizan-se envían al Lector 2.- y se realizan dichos cambios a la Propuesta y se incorporan al pliego de condiciones original

Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control.

Cartas. Adendos, integrados al Pliego.

Se prepara la Propuesta de acuerdo al instructivo.

Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control.

Procedimiento para elaboración de propuestas. PL-002. Formato de Cierre de Licitaciones FL-002

Con base en las Actas de Adjudicación de las Propuestas perdidas, se hace un Catálogo de Errores cometidos y se confronta con la Propuesta.


Catálogo de Errores.

El Lector 2 del Pliego de Condiciones debe hacer una Revisión a la Propuesta. Es una ayuda y no minimiza responsabilidades.

Lector 2. Plan de Revisión del Lector 2.

Realizar Visita de Obra y/ o Audiencia Aclaratoria.

Decisión de Compra de Pliego.

Lectura de Pliego

Revisión con listado de Errores.

Preparación de la Licitación o Propuesta.

Revisión por el Lector 2.

Son claros los Pliegos de

Condiciones?

Solicitar aclaracion

es.

NO

SI


PL-001



Según las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones o requerimientos del cliente, se entrega la Propuesta y se diligencian los Formatos de cierre de Licitaciones e invitaciones igualmente el formato de Licitaciones e invitaciones presentadas. Para invitaciones aplica el formato de cierre.

Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control y/o la persona que se designe.

Formato cierre de Licitaciones FL-002.

En el Período de Observaciones, leer cuidadosamente la Propuesta de los otros proponentes y formular la Carta de Observaciones, si lo requiere.

Director Técnico. Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control.

Carta de Observaciones.

Las Observaciones que los otros Proponentes escriban, contra nuestra Propuesta, si la Entidad Licitante no nos las envían, debemos obtenerlan, analizarlas, estudiar estrategias. Hacer las Contraobservaciones. Todas las comunicaciones del Licitante y todo documento relacionado, deben ser conocidos por el Director Técnico, quién con su antefirma, indicará fecha de recibido

Director técnico Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control.

Carta de Observaciones. Contraobservaciones.

En la fecha, hora y lugar que la entidad determine, el representante asignado por MF Construcciones asiste a la Audiencia de Adjudicación de la licitación o reunión de negociación con el cliente.

Gerente Director Técnico. Director Financiero. Jefe e integrantes de la Oficina de Presupuesto y Control.

En caso de que la Licitación o la Invitación no sea Adjudicada a MF Cons. o al Consorcio ó Unión Temporal conformado, se solicita el Acta de Adjudicación, se analizan los errores y los nuevos errores se consignan en el Catálogo de Errores, para ser tenidos en cuenta en futuros procesos.


Acta de Adjudicación. Listado de Errores.

Si la Licitación es Adjudicada, a favor de MF Cons. o al Consorcio o la Unión Temporal conformada, se procede a recolectar toda la información necesaria para perfeccionar el Contrato.

Gerente Director técnico.

Período de Observaciones.

Entrega de la Propuesta

Solicitud de Cartas de Observaciones, Análisis y

Contraobservaciones.

Audiencia de Adjudicación.

Adjudicado? Solicitar Acta de Adjudic.

NO SI

Análisis y Listado de Errores.

Recolección de información.


PL-001



La información recolectada se revisa para garantizar que este completa y acorde con lo establecido en los Pliegos y en los requerimientos del cliente, teniendo en cuenta los adendos y las aclaraciones que hayan surgido durante todo el proceso.. Ej. Análisis de precios unitarios, plan de calidad, plan de seguridad industrial, plan de manejo ambiental, etc

Director Técnico.

Documentación contractual.

En caso de aclaraciones, se deben solicitar a la entidad o al cliente.

Director Técnico. Comunicación de la Entidad o el Cliente.

Hechas las aclaraciones se procede a coordinar la firma del contrato

Director Técnico. Carta Mensaje telefónico Contrato.

El representante legal de MF Construcciones o su suplente se desplaza para firmar el contrato, según lo indique la entidad o el cliente

Representante legal DirectorTécnico.

Contrato Firmado.

Se consulta el listado de proveedores aprobados, para solicitar cotización de pólizas y adquirirlas según sea la más conveniente para la empresa


Pólizas

En caso de requerir publicación en el diario oficial, se consulta la tabla de valores, y se procede a su respectivo pago. Si requiere impuesto de timbre también se realiza el pago


Contrato.

Revisión de información y entrega a la entidad

Requiere aclaraciones

?

Coordinación para firma de contrato.

Toma de firmas

Solicitud de pólizas

Requiere Diario

Oficial?

Requiere timbre?

NO NO SI SI


PL-001



Se solicita al Director Administrativo y Financiero el valor a pagar, para realizarlo de acuerdo al trámite establecido por la entidad según sea Diario oficial o timbre.


Recibos de pago.

Mediante carta se envía a la entidad o al cliente los originales y copias requeridas por esta. Se entrega una copia del contrato y sus anexos a contabilidad y otra para el archivo central.

Director Técnico. Contratos y anexos.

Legalizado el Contrato, se procede a recibir y revisar toda la documentación necesaria para Planificar Servicio.

Director Técnico.

6. DOCUMENTOS APLICABLES

• PL-002 Procedimiento para elaboración de propuestas. • FL-001 Formatos de licitaciones e invitaciones por presentar. • FL-003 Formato de consulta de pliego de condiciones. • FL-002 Formato de cierre de licitaciones.

Elaboró Revisó Aprobó __________________________________

____________________________________

_____________________________________

Director Técnico Director de Calidad Director Técnico

Realizar publicación y/o impuesto de timbre, haciendo los respectivos pagos

Distribución de copias

Planificar Servicio

FIN

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE

PROPUESTAS PL-002





VERSIÓN


Nota: Cuando la versión del documento es cero, el cuadro de modificación esta en blanco 2. OBJETO Y APLICACIÓN:

El objeto de este procedimiento es el de tener una metodología aplicable para la realización de

propuestas. Este procedimiento será aplicado en propuestas y licitaciones de la organización.

El alcance de este procedimiento está definido por la elaboración de las propuestas.

3. DEFINICIONES

No aplica

4. GENERALIDADES:

No aplica


PROPUESTAS PL-002


5. PROCEDIMIENTO:


Se hace lectura detallada del pliego de condiciones de la licitación y se extractan los requerimientos representativos para consagrarlos en el formato. Si es una invitación privada revisar los requerimientos del cliente.

Jefe de presupuesto y control

Listado de documentación propuestas. (solo aplica para licitaciones)

Si la licitación es en Consorcio o unión temporal, se define quién de los socios liderará la elaboración de la propuesta sin dar vía libre a la decisión final de presupuesto. Lo mismo aplica si es una invitación.

Director Técnico Jefe de presupuesto y control

En el caso de que el consorciado o el integrante de la unión temporal prepare la propuesta, se definen los documentos necesario de cada firma.

Jefe de Presupuesto y Control Consorciado o integrante de la unión temporal.

En un memorando se relacionan los documentos a ser enviados al Consorciado y se envían


Documentos de la propuesta

Una vez que el consorciado o integrante de la unión temporal tenga la propuesta lista, el Director técnico y el jefe de presupuesto y control y/o la persona que se designe , se desplazan para revisar la propuesta y solicitar copia de la misma.

Director técnico, jefe de Presupuesto y control y/o la persona que se designe.

Propuesta

Si la responsabilidad de preparar la propuesta es de MF Construcciones, se envía al Consorciado o al integrante de la unión temporal el formato correspondiente para recolección de documentos.


Listado de documentación propuestas.

Lectura del pliego de licitación o requerimientos del cliente.

INICIO

Es un consorcio o

unión temporal? Temporal?

El consorciado o el integrante de la unión temporal prepara a

Envío de la documentación al consorciado o al integrante de la unión temporal.

Revisión final de la propuesta.

Envío formato de documentación

1

NO

SI

NO

SI

2


PROPUESTAS PL-002



Una vez recibidos los documentos, se revisan y se solicitan las aclaraciones necesarias.

Jefe de presupuesto y control y/o la persona que se designe.

Documentos de los integrantes del consorcio o la unión temporal.

Se realiza el presupuesto de la obra, solicitando cotizaciones de materiales, mano de obra, equipos, e.t.c.


Cotizaciones

SI

Si la licitación o la invitación requiere programación de obra, esta se subcontrata

Jefe de presupuesto y control.

El profesional externo realiza el programa.

Profesional externo, Jefe de presupuesto y control.

Programación de obra

Las hojas de vida deben cumplir los requerimientos de competencia de la licitación o invitación


Hojas de vida

Se adjunta a la propuesta el cuadro de experiencia de la firma, de acuerdo a lo que soliciten en el pliego de condiciones o requerimientos del cliente.


Cuadro de experiencia

Se fotocopia el paquete de documentos financieros y jurídica


Documentos financieros y jurídicos.

Preparación de los separadores de acuerdo con el índice o tabla de contenido de la propuesta.


Revisión de documentos

Elaborar propuesta 1

Requiere programación

de obra?

Subcontrato profesional externo.

Experiencia de la firma

Documentos financieros y jurídica.

Elaboración de separadores.

Recolección de hojas de vida.

NO


PROPUESTAS PL-002



Se arma la propuesta con todos los documentos, teniendo en cuenta el índice y formatos.



El director técnico revisa el contenido de la propuesta

Director técnico Listado de documentación propuestas.

Se recolectan las firmas necesarias

Jefe de presupuesto y control y/o persona que se designe.


De acuerdo con lo especificado en los pliegos, se sacan tantas copias como lo indique y se empasta y marca para entrega. Si la propuesta se elabora en la oficina, se archiva la copia respectiva.

Jefe de presupuesto y control.



• PL-001 Procedimiento de Licitaciones y contratos - revisión contrato.


____________________________________

_____________________________________

Jefe de Presupuesto y Control Director de calidad Jefe de Presupuesto y Control

Armado de la propuesta

Revisión de la propuesta

Recolección de firmas

Fotocopias

Procedimiento de Licitaciones y contratos revisión contrato PL-001.

2

VERSIÓN : 00

FECHA :

ENTIDAD LICITACIÓN No. OBJETO UBICACIÓN PTO. OFICIALVALOR

PLIEGOSFECHA

APERTURAFECHA CIERRE

VISITA AUDIENCIA OBSERVACIONES

Elaboró

JEFE PRESUPUESTO Y CONTROL

FECHA:

FORMATO DE LICITACIONES E INVITACIONES POR PRESENTAR

FL-001

VERSION: 00

FECHA:

ENTIDAD:

LICITACION PUBLICA No.

PROPONENTE:

FECHA DE CIERRE

PERSONA QUIEN ENTREGA LA PROPUESTA

No. NOMBRE PROPONENTES VALOR ESTUDIOS Y DISEÑOS VALOR CONSTRUCCION VALOR TOTAL PROPUESTAINCIDENCIA SOBRE

MEDIA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

RANGO PARA CALIFICACIÓN______________

FL-002

FORMATO DE CIERRE DE LICITACIONES

FORMATO CONSULTA DE PLIEGO DE CONDICIONES VERSIÓN:00

FL-003 FECHA:

FECHA DE CONSULTA

PERSONA QUE CONSULTA PLIEGOS

ENTIDAD

LICITACION PUBLICA No.

OBJETO

LUGAR

FECHA DE APERTURA

FECHA DE CIERRE

PRESUPUESTO OFICIAL

VALOR PLIEGO DE CONDICIONES

REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

PLAZO

VISITA DE OBRA

AUDIENCIA

EXPERIENCIA GENERAL

EXPERIENCIA ESPECIFICA

PERSONAL DEL PROYECTO

Director de Obra

Residente de Obra

Especialista en Programación de Obra.

Contador

Maestro de Obra

Almacenista

INDICES FINANCIEROS

Solvencia

Capital de Trabajo

Endeudamiento

Rentabilidad

Apalancamiento

Patrimonio Liquido

PROGRAMACIONES

Programa General de Obra

Flujo de Fondos

Flujo de Inversión del Anticipo

EVALUACION

JURIDICO

TECNICO

ECONOMICO

FINANCIERO

OBSERVACIONES.

CIUDAD Y FECHA :

1. DATOS GENERALES

Contrato:

1,2 Cliente :______________________________________

Contacto:_________________________________

Dirección:____________________________________Teléfono / fax:__________________________

Correo electrónico:_____________________________Otros :_______________________________

Otros contactos:___________________________

1,3 Servicio Vendido :

Construcción Gerencia

Consultoría Otro ¿cuál?____________________________________

1,4 Objeto :______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1,5 Excepciones :_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. DOCUMENTOS DEL CONTRATO

2.1 Contrato firmado Pliegos y términos de referenciaOrden de servicio Especificaciones

Fecha:

PLANIFICACION DEL SERVICIO VERSIÓN:00

FS-001

Fecha:


FS-001

Carta de adjudicación Otros, describa :________________________________

2.2 Distribución

GerenciaContabilidadDirección de Obra

3. FORMA DE EJECUCIÓN

Unión Temporal Consorcio Otro, Cual ? _______MF Construcciones % De participación :___________

4. NORMAS MARCO QUE RIGEN EL CONTRATO :

Contractuales :__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Excepciones :_______________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

5. INGENIERA DEL PROYECTO

Características generales :______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. RECURSOS

Director y/o residenteMaestroAlmacenista

EXPERIENCIA6,1

Aux. Almacén y/o Contable

PERSONAL NOMBRE PROFESIÓN

Fecha:


FS-001

Personal campo :TopógrafoEjeroOperario equipos

OBSERVACIONES:* Anexar carta de autorización a Director de obra y/o Residente de obra, para comprar y/o cotizar servicios a nombre de la empresa.

6,2 EQUIPOS ARRENDADO

Mayores

Menores

OBSERVACIONES : Aplicar instructivo evaluación de proveedores IC-001

Dotación

OBSERVACIONES

ContratoPaquete de Inf. TécnicaPrograma de comprasPlan de calidadPresupuesto ejecuciónPrograma ejecuciónProcedimientos del sistema de calidad

OBSERVACIONES :

ARRENDADO6,3

DOCUMENTO6,4DOCUMENTO (INT O EXT, NORMAS Y REQUISITOS

CONTRACTUALES)

DESCRIPCIÓN PROPIO

CAMPAMENTO DESCRIPCIÓN PROPIO

Fecha:


FS-001

6,5

Presupuesto de administraciónAnticipos de gastos ($)Caja menor ($)

OBSERVACIONES

7. COMUNICACIONES

Manual de Coordinación y Comunicación

8. FACTURACIÓN

8.1 Flujo de caja :8.2 Forma de pago :

8,3 Otros :

9. PROGRAMACIÓN Y CONTROL GENERAL DEL PROYECTO

9,1 Fecha de movilización:

9,2 Software aplicable :

Para programación Para control de ejecución presupuestal

9,3 Frecuencia de publicación:

Para programación Para control de ejecución presupuestal

10. ASPECTOS LEGALES

10,1 Con el cliente Pólizas Licencias

Licencia de construcción Otras

10,2 Internos Contratos Autorizaciones

FINANCIEROS

Fecha:


FS-001

11. PLAN DE CALIDAD, AUDITORIAS Y SALUD OCUPACIONAL

11,1 Verificación de ajustes del Plan de Calidad en obra

11,2

11,3 Verificación, ajuste e implementación Hig. y Seg. Ind.

11,4 Ajuste del plan programación de auditorias

12. REPORTES

Acta de comité con clienteInforme de quejas y reclamos atendidos

Informe de producto no conforme / solicitud de acción de mejoramiento (S.A.M).Control de programaControl de costosInforme desarrollo, programa Higiene y Seguridad IndustrialInforme desarrollo de actividades clavesInforme de auditorias internas

13. VALIDACIÓN Y MONITOREO FECHAS EVENTOS BÁSICOS

13,1 Recibo del presupuesto y programa13,2 Recibo del Paquete de Inf. Técnica

13,3

13,4 Plan Situación orden público13,5 Contratación personal

13,6

13,7 Programación de compras13,8 Presupuesto de administración13,9 Flujo de caja

Contractuales

Internos

Identificación de actividades claves y características acontrolar en la prestación del servicio

FECHA RESPONSABLEEVENTO

Definición actividades claves y características a controlar

Equipos mayores y menores y dotación

FECHAEVENTO RESPONSABLE

Fecha:


FS-001

13.10 Licencias y permisos

ASISTENTES COMITÉ PLANIFICACIÓN:

GERENCIADIRECTOR PROYECTODIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÓN TÉCNICACONSORCIADOS

OBRA :

FECHA :

1. DATOS DE REFERENCIA

IDENTIFICACION DE LOS ELEMENTOS A FUNDIR

PLANOS DE REFERENCIA

RESISTENCIA DE DISEÑO

ASENTAMIENTO

No ELEMENTO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

BOMBA BALDE OTRO_________________

4. INSPECCION DE ARMADO DE HIERRO (RESPONSABLE - MAESTRO DE OBRA)

BUENO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

VERSIÓN: 00

FECHA:

FORMATO PARA EL REGISTRO DE INSPECCION DE FORMALETEADA, ARMADA

DE HIERRO, COLOCACION, VACIADO Y CURADO EN CONCRETO REFORZADO

FS-002

VoB

Tener encuenta los siguientes puntos para diligenciar este formato de registro :

1. Lea cada instrucción dada en el formato, recuerde que sera entrenado para que pueda utilizarlo eficazmente

2. No deje espacios en blanco, a no ser que las instrucciones de esa casilla asi lo requieran, el no cumplir con este requerimiento será causa de una NO CONFORMIDAD menor, ya que este formato es de control y ayuda al trazabilidad del producto concreto reforzado

DIRECTO DEL CAMION

COLOCACION DEL HIERRO

POR CORREGIR

3. TECNICA DE VACIADO ( RESPONSABLE RESIDENTE Y/O DIRECTOR DE OBRA)

ELEMENTO

SE DEBE CORREGIR LO

SIGUIENTENo

2. VOLUMENES DE CONCRETO (RESPONSABLE RESIDENTE DE OBRA)

VOLUMEN TOTAL TEORICO

VOLUMEN TOTAL REAL

% DESPERDICIO REAL

% DESPERDICIO

Para esta etapa de la inspección tener en cuenta que si el armado del acero de refuerzo cumple con los requerimientos y las especificaciones

de planos aprobados se califica como bueno, las siguientes columnas se llenaran con una línea consecutiva, de lo contrario se debe corregir ,

indicando cual es la corrección a realizar, el responsable de esta etapa debe volver a revisar por segunda vez y dar su visto bueno, para

continuar el proceso de fundida

VOLUMEN TEORICO (m3)VOLUMEN REAL(m3)

5. INSPECCION DE LA FORMALETA (RESPONSABLE-MAESTRO DE OBRA)

BUENO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

6. INSPECCION PARA VACIADO (RESPONSABLE- RESIDENTE DE OBRA Y MAESTRO DE OBRA) Coloque un X si esta conforme

VoB RESPONSABLE MAESTRO DE OBRA RESIDENTE DE OBRA

7.CONTROL DE COLOCACION ( RESPONSABLE MAESTRO DE OBRA Y RESIDENTE DE OBRA )

FECHA : ____________________ 1 2 3 4 5 6

MIXER No

SELLO No

HORA DE SALIDA DE PLANTA

HORA DE LLEGADA A OBRA

VÓLUMEN CONCRETO

H. INICIO DE DESCARGUE

H. FINAL DE DESCARGUE

CILINDRO MUESTRA

ADITIVO

OBSERVACIONES

REVISION AL FINAL DE LA FUNDIDA

VoB MAESTRO DE OBRA VoB RESIDENTE DE OBRA

CURADO

CILINDRO No MUESTRA B PROMEDIO

RESISTENCIA A LOS 7 DIAS



CILINDRO No MUESTRA B PROMEDIO




VoB PARA LIBERACION DEL ELEMENTO ESTRUCTURAL

Residente de Obra Director de Obra

NUMERO PERSONAL COLOCACION INST.

ELECTRICAS Y TEL

ACCESO DE MIXER

COLOCACION

INST.HIDROSANITARIAS

OTROS

COORDENADAS

NIVELES

COLOCACION ACERO DE REFUERZO

DIMENSION DE LAS FORMALETAS

RECUBRIMIENTOS

APUNTALAMIENTO

VIBRADORES

EQUIPO DE VACIADO

LIMPIEZA

MUESTRA A

SE DEBE CORREGIR LO

SIGUIENTE

MUESTRA A

No

8. LIBERACION DEL ELEMENTO ESTRUCTURAL (RESPONSABLE DIRECTOR DE OBRA). Después de verificar la conformidad del producto concreto reforzado con la revisiones de los numerales anteriores, se deberá contar con el registro del resultado del esnsayo de

resistencia del concreto utilizado según la especificación de diseño, este resultado debe ser igual o mayor al especificado.

EQUIPO PARA ENSAYOS

ELEMENTOPOR CORREGIR

FORMALETA

Paraesta etapa de la inspección tener en cuenta que si el armado la formaleta cumplecon los requerimientos y las especificaciones de planosaprobados se califica como bueno, las siguientes columnas se llenaran con una línea consecutiva, de lo contrariose debe corregir , indicandocual es la corrección a realizar, el responsable de esta etapa debe volver a revisar por segunda vez ydar su visto bueno, para continuar elproceso de fundida. En esta etapa de la inspección también se realiza la revisión del equipo para soporte de la estructura a fundir, como por

ejemplo los apuntalamientos y el equipo de soporte de placas.

VoB

OBRA:

LOCALIZACION: FECHA CONTRACTUAL: INTERVENTORIA:

CONTRATO No :

REVISÓ 101 102 103 104 201 202 203 204 301 302 303 304 401 402 403 404 PTO FIJO

PRELIMINARES

REPLANTEO GENERAL CONST

INTV

FECHA

CIMENTACION

ZAPATA AISLADA CONST

INTV

FECHA

PEDESTALES EN CONCRETO CONST

INTV

FECHA

VIGA DE AMARRE EN CONCRETO CONST

INTV

FECHA

REFUERZO PDR-60000 3/8" CONST

INTV

FECHA

PLACA DE CONTRAPISO E= 10 CM CONST

INTV

ACTIVIDAD

VERSIÓN :00

FECHA:

FORMATO PARA EL REGISTRO DE REVISION Y ENTREGA

FS-003

OBRA:

LOCALIZACION: FECHA CONTRACTUAL: INTERVENTORIA:

CONTRATO No :

VERSIÓN :00

FECHA:

FORMATO PARA EL REGISTRO DE REVISION Y ENTREGA

FS-003

FECHA

REFUERZO MALLA Q-2 (FXY 20) CONST

INTV

FECHA

MUROS Y PREFABRICADOS

CONST

INTV

FECHA

OBSERVACIONES

SE HACE UN FORMATO SIMILAR A ESTE PARA TODOS LOS CAPITULOS DE LA OBRA

PROCEDIMIENTO PARA POSTENTREGAS PP-001




REVISADA POR REVISADA POR FECHA

VERSIÓN




El objeto de este procedimiento de postentregas, es el de tener una metodología para la atención de

solicitudes de reparación, realizadas por los clientes de las obras construidas.

3. DEFINICIONES

a. Quejas: Se considera una queja a una no conformidad que el cliente detecta en personal, servicio y otros aspectos diferentes al producto objeto del contrato. b. Reclamos: Se considera reclamo a una no conformidad que el cliente detecta directamente sobre el producto objeto del contrato.

c. Solicitud: Requerimiento realizado sobre uno o varios aspectos dentro del normal funcionamiento del contrato.

4. GENERALIDADES:

No aplica



5. PROCEDIMIENTO:

DIAGRAMA DE FLUJO ACLARACIÓN RESPONSABLES DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS

Una vez que el cliente recibe el requerimiento por escrito del usuario final, es enviado a MF Construcciones para su atención.

Secretaria de la gerencia

correspondencia recibida.

El director técnico analiza el requerimiento para hacer el tratamiento correspondiente, y se registra en el listado maestro de postentregas.

Director técnico Requerimiento por escrito. Listado maestro de postentregas FP-002

NO SI

En caso de que el requerimiento no sea procedente o que el requerimiento no se ajuste al alcance del contrato, este se devolverá con una nota al cliente.

Director técnico Comunicación escrita.

Copia del requerimiento con observaciones si las hubiere, se envía al responsable de postentregas.

Subcontratista postentregas

El responsable de postentregas, recibe el requerimiento y efectúa la visita de verificación en donde programa fecha de atención de la postentrega.


Se programa la ejecución del trabajo con el subcontratista, de acuerdo con el tipo de reparación a realizar y el tiempo a utilizar.


Realizado el trabajo, el usuario firma el registro de ejecución en señal de conformidad y recibo de la reparación.

Recibo carta de requerimiento.

INICIO

Análisis de requerimientos

Es procedente?

Devolución justificada al cliente

Envió a responsable de postentregas.

Generar Solicitud de acción de mejoramiento (S.A.M)

Visita de verificación al usuario y programación de atención.

Ejecución del trabajo

Recibo del trabajo.



Se archiva la documentación generada y se registra la fecha de la solución en el listado maestro de postentregas y se paga al proveedor el servicio.

Director técnico Listado maestro de postentregas. FP-002

Se hace un análisis del requerimiento para identificar una oportunidad de mejoramiento en la organización, para generar una solicitud de acción de mejoramiento y aplicar el procedimiento correspondiente.

Director técnico S.A.M

6. REGISTROS Y DOCUMENTOS APLICABLES

Documentos aplicables • FP-001 Formato control de postentregas • FP-002 Listado maestro de postentregas • FE-001 Solicitud de acción de mejoramiento

Elaboró Revisó Aprobó __________________________________ ____________________________________ _____________________________________ Dirección Adm. Y Financiera Dirección de calidad Dirección Técnica

Archivo, registro y pago al proveedor si aplica.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL

PRODUCTO NO CONFORME PP-002





VERSIÓN



Este procedimiento tiene por objetivo el control del producto no conforme en MF construcciones Ltda.,

tomando las acciones de mejoramiento del caso, identificando, definiendo responsabilidades y

autoridades, su liberación bajo la autoridad pertinente.

En este procedimiento se aplicará el numeral 4.3 Control del producto no conforme de la norma NTC

ISO 9001 versión 2000.

Este procedimiento será aplicado al producto en proceso, terminado, entregado y/o en uso si es el caso

3. DEFINICIONES:

la siguientes definiciones son tomadas textualmente de la norma NTC ISO 9000:2000

No conformidad: Incumplimiento de un requisito

Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos

Reclasificación: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con

requisitos que difieren de los iniciales.

Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su

utilización prevista.

Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.

Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos

especificados.

Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa del proceso.




4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO: Ver cuadro de producto no conforme o por mejorar S.A.M


Ç

NO SI

SI

NO

El producto no conforme se puede detectar a través de:

• Inspección y ensayo • Revisión • Auditorias internas

El producto no conforme se puede detectar en:

• Documentos • Material

Requisitos (Con el cliente, organización, legales. SGS)

• Producto en proceso • Personal • Equipos

• Director Técnico • Director de obra • Residente de obra • Maestro • Almacenista

Solicitud de acción de mejoramiento. Ver anexo Nº 1 Cuadro de producto no conforme o por mejorar

SI

NO

Si el producto no conforme es detectado después de la entrega o durante su uso inicial, se debe tomar acciones respecto a los efectos producidos.

Todo el personal

Procedimiento de Posentrega PP-001 Ver anexo Nº 1 Cuadro de producto no conforme o por mejorar

NO

Según lo descrito en el cuadro de producto no conforme o por mejorar. El control se hace identificándolo y dando tratamiento, según el cuadro para evitar su uso o entrega no intencional.

Todo el personal según organigrama

SAM Solicitud de acción de mejoramiento. Ver anexo Nº 1 Cuadro de producto no conforme o por mejorar

Inicio

Identificar el producto no conforme

El producto no conforme está identificado?

Se detectó después de la

entrega?

Toma de acciones respecto a los efectos potenciales producidos.

Definir y controlar el producto no conforme

Definir los responsables y autoridades relacionadas con el producto no conforme.

El producto no conforme es controlado?

Definir restricciones y concesiones.

Es una desviación permitida?

Entrega

1





SI

SI NO

Si el producto no conforme necesita definir acción de mejoramiento, esto lo define la autoridad respectiva.

Dueños de proceso SAM Solicitud de acción de mejoramiento.

NO

SI SI NO

Después de la liberación del producto, se realizará la verificación del mismo para constatar que si cumple los requisitos de uso. Según lo descrito en el cuadro de producto no conforme o por mejorar.

Dueños de proceso.

NO SI

En el caso de que el producto no conforme sea liberado, se solicitará autorización al cliente y/o representante y/o los especialistas si aplica. El producto en proceso será liberado después de la corrección y revisión correspondiente.

Dueños de proceso

Definir el tratamiento al producto no conforme

Implementar tratamiento al producto no conforme.

Realizar seguimiento a la implementación de la acción propuesta.

Se corrigió el producto no conforme?

Someter el producto no conforme a la verificación de los requisitos

Puede liberarse el producto no conforme

Tomar acciones para impedir su utilización (uso).

1

Requiere plan de acción correctiva

Procedimiento de acciones correctivas.

Cumple? Entrega

Definir tratamiento

FIN





SI

NO


• FE-001 Solicitud de acción de mejoramiento


____________________________________

_____________________________________

Dirección de Calidad Dirección administrativa y financiera Dirección de Calidad

Se tiene el VoBo de la autoridad

pertinente para liberación?

Entrega

1

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE

QUEJAS Y RECLAMOS PP-003





VERSIÓN



El objetivo de este procedimiento es tener una metodología eficaz para la atención de quejas y reclamos de los clientes de MF Construcciones Ltda. Será aplicada por el Gerente, el Director técnico, el Director administrativo y financiero y en las obras por el Director de obra y/o residente de obra. Para la atención de postentregas se tendrá otro procedimiento independiente. 3. DEFINICIONES:

• Quejas: Se considera una queja a una no conformidad que el cliente detecta en personal, servicio y otros aspectos diferentes al producto objeto del contrato. • Reclamos: Se considera reclamo a una no conformidad que el cliente detecto directamente sobre el producto objeto del contrato.

• Solicitud: Requerimiento realizado sobre uno o varios aspectos dentro del normal funcionamiento del contrato.

4. GENERALIDADES

No aplica




5. PROCEDIMIENTO:


SI

NO

NO

SI

Los responsables manejarán y controlarán las quejas y reclamos del cliente bajo los siguientes criterios:

1. Cuando se presentan formalmente en dos o mas ocasiones

2. Cuando afecte los requisitos y las especificaciones

3. Cuando afecte la programación, el presupuesto o el contrato

4. Cuando se incumplen los reglamentos establecidos

5. Cuando la solución inicial no es eficaz

Gerente Director técnico Director Administrativo y financiero. Director de obra Residente de obra Director de calidad

Registro de quejas y reclamos. S.A.M Procedimiento para acciones preventivas PE-001.

INICIO

Recibir queja o reclamo.

La queja es una

posentrega?

Regístrela

Levantar S.A.M. Solicitud de acción de mejoramiento.

Analizar riesgos y tendencias

Es conveniente abrir acción preventiva?

Procedimiento de acciones preventivas.

FIN

Procedimiento de postentregas PP-001




6. DOCUMENTOS APLICABLES • Registro de quejas y reclamos. • Solicitud de acción de mejoramiento S.A.M. • PE-001 Procedimiento para acciones preventivas.

Elaboró Revisó Aprobó __________________________________ ____________________________________ _____________________________________

Dirección de calidad Dirección administrativa y financiera

Dirección administrativa y financiera

FECHA: ________________________________ POSENTREGA No. ___________

DESCRIPCIÓN TRABAJO A REALIZAR

Yo______________________________________________Identificado con cédula No.________________de__________ propietario del apartamento que se describe en el presente formulario o en representaciónde él, recibimos trabajos relacionados en el párrafo anterior a plena satisfacción el día ___ mes ____ de___

Firma

Propietario o persona quién recibió el trabajo

Interventoría

VERSIÓN:00

FECHA:

FORMATO DE CONTROL DE POSTENTREGASFP- 001

SI NO SI NO

FECHA DE FIRMA

VERSIÓN:00

FECHA:

SOLICITUDNOMBRE

SUBCONTRATISTA

FORMATO CONTROL DE POSENTREGAS FIRMADO

SI NO

REALIZADAAUTORIZADA

Elaborado por: ____________________________________________________________

Director técnico y/o director de obra y/o Residente de obra

PROYECTO: ______________________________________

LISTADO MAESTRO DE POSTENTREGASFP-002

No.FECHA DE

PROGRAMACIÓNFECHA

CUADRO DE PRODUCTO NO CONFORME O POR MEJORAR VERSION: 00

PP-002 ANEXO FECHA:

Se identifica en el

formato aplicable

Seguimiento,

revisión y

liberación

Director de obra y/o

Residente de obra,

maestro , proveedores de

mano de obra

Director técnico. x _ xDurante el

proceso

Director

de obra

y/o

Resident

e de obra-

Maestro

Revisión y

liberación por

parte de la

autoridad

durante la

inspección


Residente de obra-

Maestro

La posentrega es

identificada por los

propietarios y

comunicada a la

organización

Visita por

parte de un

representant

e de la

organización

quien

verificará la

solicitud,

aprobara si

es del caso,

programará y

ejecutará los

trabajos

correspondie

ntes


Residente de obra,

maestro , proveedores de

mano de obra director

técnico

Director técnico. x _ xDurante la

posentrega

Director

y/o

Resident

e de obra-

Represen

tante del

cliente

Director

Técnico

Con la fima del

solicitante en

el formato para

entrega de la

misma

Director y/o

Residente de obra-

Representante del

cliente

Director Técnico

LIBERACIONAUTORIDADPRODUCTO NO

CONFORME

Entregado y/o en

uso

R

E

C

H

A

Z

A

D

O

E

T

A

P

A

P

R

O

C

E

S

O

A

U

T

O

R

I

D

A

D

TRATAMIENTO

Proceso

Producto

IDENTIFICAR CONTROL RESPONSABLES

RESPONSABLE

DE LA

LIBERACIÓN

R

E

P

R

O

C

E

S

O

R

E

C

L

A

S

I

F

I

C

A

C

I

O

N

INSTRUCTIVO PARA EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES IC-001





VERSIÓN



2. OBJETO:

Establecer parámetros para diligenciar, analizar y seleccionar proveedores que afectan la calidad del

producto final definidos así:

MATERIALES MANO DE OBRA SERVICIOS CALIFICADOS LABORATORIOS

Concreto Hierro Mallas

Mampostería Instalaciones eléctricas y telefónicas

Diseñador estructura (Soporte)

Concretos

Cemento y mortero Ladrillo y bloque Carpintería metálica (aluminio)

Estructura convencional Contech Instalaciones hidrosanitarias y de gas

Diseñador eléctrico (Soporte)

Suelos

Agregados Aparatos sanitarios Cerámicas

Pintores Cubierta Aseo y lavado de fachadas

Diseñador hidrosanitario (soporte)

Materiales P.V.C Enchape Ascensores Pisos Cerraduras Carpintería en madera

Afinado de pisos Carpinteros Aseo en general

Equipos de construcción Hidroneumáticos Ascensores

Ladrillo Impermeabilización Ingeniero de suelos Prefabricados Estufa Calentador

Servicios profesionales de topografía

Los equipos se evaluarán por servicios calificados


PROVEEDORES IC-001


3. DEFINICIONES:

3.1 Proveedor:

Organización o persona que proporciona un producto, o prestador de un servicio o información.

3.2 Producto:

Resultados de un proceso

3.3 Inspección:

Evaluación de la conformidad por medio de la observación y el dictamen, acompañada cuando sea

apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación con patrones.

4. METODOLOGÍA

4.1 Para la realización de la selección de proveedores se tiene en cuenta que existen cinco

clases de proveedores:

a. Proveedores de materiales

b. Proveedores de mano de obra: estos pueden ser mano de obra únicamente o mano de

obra más materiales, estos incluyen los servicios de alquiler y venta de equipos.

c. Proveedores de servicios calificados: se refiere a los profesionales o especialistas que

asesoran a nuestra empresa.

d. Proveedores de equipos

e. Proveedores de laboratorios

4.2 La evaluación de proveedores será realizada por el Director administrativo y financiero y/o

Director técnico y/o Director de obra y/o Residente estos dos últimos en el caso de que las

obras sean fuera de Bogotá y cuando el Director técnico lo considere pertinente.

Las obras fuera de Bogotá utilizarán los formatos aplicables y los registros se mantendrán

directamente en la obra.

Cada uno de aspectos han sido distribuidos de acuerdo con el tipo de proveedor, se

encuentran consignados en los formatos de evaluación (FC-005 Formato de evaluación de

proveedores de materiales de materiales, FC-006 Formato de evaluación de proveedores de

laboratorios de ensayos, FC-007 Formato de evaluación de proveedores de mano de obra y


PROVEEDORES IC-001


FC-008 Formato de evaluación de proveedores calificados) y a cada uno de ellos se le

asigna una calificación.

4.3 Se establecen tres aspectos para la evaluación de proveedores:

a. Estratégico

b. Técnico

c. Comercial

4.4 La escala de calificación es de 1 a 5 donde:

1. No cumple

2. Regular

3. Bueno

4. Muy bueno

5. Excelente

4.5 Esta calificación será asignada por el Director técnico, el Director administrativo y financiero

o el Director de obra y/o Residente de obra si es el caso, tomando como base la

documentación aplicable o la trayectoria del proveedor en MF Construcciones LTDA., o la

verificación de referencias.

Para el cálculo del porcentaje, se tendrán en cuenta las fórmulas de la parte superior de los

formatos.

En el formato de evaluación de proveedores el puntaje determinará el tipo de proveedor si es

aceptado, aceptado provisionalmente o eliminado.

4.6 Para el caso del proveedor considerado como provisional se le solicitará un plan de acción

para el mejoramiento de los puntos de la evaluación con calificación 1 o 2.

Los proveedores definidos como aceptados pasarán a formar parte del listado de

proveedores aprobados. Para la reevaluación de proveedores se tiene la siguiente

metodología:

o Para el caso de los proveedores eliminados estos podrán ser nuevamente evaluados en

un tiempo prudencial determinado por el Director Administrativo y financiero, el Director

técnico, el Director de obra o el residente de la obra.


PROVEEDORES IC-001


o Para los proveedores que no cumplen con los criterios de evaluación fijados por la

empresa, pero que por condiciones de fuerza mayor se deben contratar, tendrán un

seguimiento especial y tendrán la autorización directa de la gerencia.

La reevaluación de los proveedores se realiza al finalizar sus labores por la Dirección

administrativa y financiera.


____________________________________

_____________________________________

Dirección administrativa y financiera Dirección de calidad Comité de calidad

INSTRUCTIVO DE RECEPCIÓN,

ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE MATERIALES IC-002

VERSIÓN : 00 FECHA :




VERSIÓN

MODIFICACIÓN NOMBRE NOMBRE FIRMA NOMBRE



Por medio de este instructivo se siguen los pasos necesarios para recibir, almacenar, preservar y

entregar materiales en la obra.

El instructivo tendrá un alcance a todas las obras de la empresa, para que los materiales sean

recibidos, preservados y entregados con responsables del material de obra.

3. APLICACIÓN:

El instructivo antes descrito se aplicará en los almacenes de obra de la empresa.

4. DEFINICIONES

Términos relativos a la documentación, extractados de la norma NTC ISO 9000 versión 2000:

Defecto: Incumplimiento de un requisito (3.1.2) asociado a un uso previsto o especificado.

Notas:

1. La distinción entre los conceptos defecto y no conformidad (3.6.2) es importante por sus

connotaciones legales, particularmente aquellas asociadas a la responsabilidad legal de los

productos (3.4.2) puestos en circulación. Consecuentemente, el término “defecto” debería

utilizarse con extrema precaución.




2. El uso previsto tal y como lo prevé el cliente (3.3.5) podría estar afectado por la naturaleza

de la información proporcionada por el proveedor (3.3.6), como por ejemplo las instrucciones de

funcionamiento o mantenimiento.

Desecho: Acción tomada sobre un producto (3.4.2) no conforme para impedir su uso

inicialmente previsto.

Ejemplo: Reciclaje, destrucción.

Nota: En caso de un servicio no conforme, el uso se impide no continuando el servicio.

Producto: Resultados de un proceso (3.4.1)

Notas:

1. Existen cuatro categorías genéricas de productos:

• Servicios (por ejemplo, transporte).

• Software (por ejemplo, programas de computador, diccionario).

• Hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor)

• Materiales procesados (por ejemplo, lubricante)

La mayoría de los productos, contienen elementos que pertenecen a diferentes categorías

genéricas del producto. La denominación del producto en cada caso como servicio, software,

hardware o material procesado depende del elemento denominante. Por ejemplo, el producto

ofrecido “automóvil” está compuesto por hardware (por ejemplo, las ruedas), materiales

procesados (por ejemplo, combustible, líquido refrigerante), software (por ejemplo, los

programas informáticos de control del motor, el manual del conductor), y el servicio (por

ejemplo, las explicaciones relativas a su funcionamiento proporcionas por el vendedor).

2. Un servicio es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la

interfaz entre el proveedor (3.3.6) y el cliente (3.3.5) y generalmente es intangible. La

prestación de un servicio puede implicar, por ejemplo:

• Una actividad realizada sobre un producto tangible suministrado por el cliente (por

ejemplo, reparación de un automóvil);

• Una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el cliente (por

ejemplo, la declaración de los ingresos necesaria para preparar la devolución de los

impuestos);




• La entrega de un producto intangible (por ejemplo, la entrega de información en el

contexto de la transmisión de conocimiento);

• La creación de una ambientación para el cliente (por ejemplo, en hoteles y restaurantes)

El software consiste de información y generalmente es tangible; puede presentarse bajo

la forma propuestas, transacciones o procedimientos (3..4.5)

El hardware es generalmente tangible y su cantidad es una característica (3.5.1) contable.

Los materiales procesados generalmente son tangibles y su cantidad es una

característica continua. El hardware y los materiales procesados frecuentemente son

denominados como bienes.

3. El aseguramiento de calidad (3.2.11) está principalmente enfocado en el producto que se

pretende.

4. En español los términos ingleses “software” y “hardware” tienen un alcance más limitado

del que se le da en esta norma, no quedando estos limitados al campo informático.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de la observación y el dictamen,

acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación con

patrones. (Guia ISO/CEI 2).

5. GENERALIDADES

No aplica

6. PROCEDIMIENTO:


Proveedor

Almacenista / proveedor

Remisión

Inicio

Llega el material a la obra

Definir tipo de material

2




Almacenista

Almacenista Remisión y/o factura Orden de compra

Almacenista Proveedor de material

Almacenista Lista de chequeo para recepción. • Certificado De

calidad de acero de refuerzo.

Utilizar instructivo de trabajo si aplica.

Recibir y revisar la remisión y/o factura de compra del proveedor contra la orden de compra.

Solicita que se ubique el camión, cerca del sitio de acopio, almacén o patio de materiales

Compara contra el pedido, revisando cuidadosamente el material recibido, verif icando si cumple con los requerimientos de la orden de compra y el estado en que se encuentra.




NO NO

SI

Almacenista

Proveedor de material y Proveedor de mano de obra

Proveedor Almacenista

Almacenista Residente de obra

El material que llegó coincide con

las especificaciones?

El material se devuelve, no se recibe.

El material coincide con

las cantidades?

Se reciben solo las cantidades solicitadas o parciales, haciendo anotación en la remisión.

Se efectúa la verificación y/o medida y/o conteo.

Se almacena en forma organizada en el sitio de acopio, almacén o patio de materiales.

Firmar y sellar la remisión y/o la factura de compra al proveedor, si esté es presentado y se le entrega los documentos al proveedor conservando copia de la remisión y/o original de la factura para legalizarla.

Realizar la entrada de almacén y el registro en el Kardex

FIN

SI




Almacenista

Residente de obra y/o Director de obra Almacenista

Firma aprobada del residente de obra

Residente de obra Secretaría de gerencia

Memorando Remisión

Se deberá utilizar primero el material que tiene mas tiempo almacenado en al almacén y el almacenista deberá informar al residente de la obra, cuando el material no se haya movido en el almacén o se haya dañado, por medio de un memorando.

Almacenista Memorando

De acuerdo con el avance de la construcción, el proveedor de mano de obra y/o todo costo. solicita los materiales por medio de una requisición la cual debe tener el visto bueno del maestro de obra y/o Residente de obra y/o Director de obra.

Almacenista Maestro Proveedor de mano de obra y/ o todo costo

Requisición

Semanalmente el almacenista revisa y reúne las facturas que han llegado a la obra, saca una copia y les anexa la entrada de almacén.

El almacenista solicita al Residente de la obra y/o Director de obra que revise y apruebe las facturas.

El almacenista, envía las facturas, copias y entradas de almacén a la oficina central, con memorando para legalización contable y pago

El almacenista velará por el buen almacenamiento y la preservación del material almacenado.

Solicitud de materiales por el proveedor de mano de obra




7. REGISTROS Y DOCUMENTOS APLICABLES Documentos aplicables

No aplica

Elaboró Revisó Aprobó __________________________________ ____________________________________ _____________________________________ Dirección Administrativa y financiera Dirección de calidad Comité de calidad

El almacenista encontró el

material requerido?

El almacenista recibe según el horario de retiro de materiales del almacén e inicia la búsqueda física en las bodegas del almacén, patio de acopio, patio de materiales.

Le informa al Residente de obra y/o Director de obra

El almacenista no permitirá la salida de materiales, sin que quede constancia de ello, firmada por la persona que realizó el retiro.

Diariamente debe evacuarse todas la salidas de almacén de materiales a fin de tener actualizada la información de movimiento de las mismas en el momento de generar los reportes respectivos y el registro en el kardex.

Diligenciar formato de salida de almacén y entrega el material.

Proceden a solicitar material

3

FIN

SI NO

FORMATO DE EVALUACION DE PROVEEDORES DE MATERIALES FC-005

APENDICE DE CRITERIOS PARA CALIFICAR DE 1 A 5


EXPERIENCIA ESPECÍFICA, EXISTENCIA LEGAL Y EXPERIENCIA ANTERIOR CON MF CONSTRUCCIONES LTDA. CALIFICACIÓN CRITERIO

1 CERTIFICADO DE CONSTITUCIÓN MENOR DE 3 MESES 2 CERTIFICADO DE CONSTITUCIÓN DE 3 A 6 MESES 3 CERTIFICADO DE CONSTITUCIÓN DE 6 MESES A 1 AÑO 4 CERTIFICADO DE CONSTITUCIÓN DE 1 A 2 AÑOS 5 CERTIFICADO DE CONSTITUCIÓN MAYOR A 2 AÑOS

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CALIFICACIÓN CRITERIO

1 SIN REGISTROS 2 CON REGISTROS 3 CON PROCESOS DOCUMENTADOS 4 CON SOLICITUD DE AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN 5 CERTIFICADO ISO

TECNICO (SI ES NECESARIO, SE SOLICITAN MUESTRAS DEL PRODUCTO) CALIFICACIÓN CRITERIO

1 EL PRODUCTO CUMPLE EN UN 50% LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SOLICITADAS POR EL CLIENTE

2 ES NECESARIO PEDIR AUTORIZACIÓN AL CLIENTE PARA EL CAMBIO DE ESPECIFICACIONES. 3 EL PRODUCTO ES NUEVO EN EL MERCADO, Y CON LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA. CUMPLE

CON LAS ESPECIFICACIONES SOLICITADAS POR EL CLIENTE 4 EL PRODUCTO ES EQUIVALENTE EN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS A LAS SOLICITADAS POR EL

CLIENTE 5 EL PRODUCTO CUMPLE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SOLICITADAS POR EL CLIENTE

CERTIFICADO DE CALIDAD DEL PRODUCTO CALIFICACIÓN CRITERIO

1 NO POSEE NI CERTIFICADO DE CALIDAD DEL PRODUCTO; NI CERTIFICADO DE TRAZABILIDAD 2 POSEE REGISTROS QUE PERMITAN EVIDENCIAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO 3 CERTIFICADO DE TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO 4 SELLO DE CALIDAD DEL PRODUCTO NO ACTUALIZADO 5 SELLO DE CALIDAD DEL PRODUCTO ACTUALIZADO.

CUMPLIMIENTO EN LA FECHA DE ENTREGA CALIFICACIÓN CRITERIO

1 ENTREGA 2 SEMANAS DESPUÉS DE LA FECHA PROGRAMADA 2 ENTREGA 1 SEMANA DESPUÉS DE LA FECHA PROGRAMADA 3 ENTREGA 2 DÍAS DESPUÉS DE LA FECHA PROGRAMADA 4 ENTREGA EL DÍA DE LA FECHA PROGRAMADA 5 ENTREGA ANTES DE LA FECHA PROGRAMADA

PRECIO CALIFICACIÓN CRITERIO

1 EL PRECIO DIFERENTE AL MÁS BAJO DEL MERCADO 2 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO 3 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO CON PAGO DE CONTADO 4 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO Y PAGO A 30 DÍAS 5 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO Y PAGO NEGOCIABLE

SERVICIO PERSONALIZADO CALIFICACIÓN CRITERIO

1 NO ATIENDE SOLICITUDES 2 ATIENDE ALGUNAS SOLICITUDES 3 ATENDIO SOLICITUDES 4 ATENDIO SOLICITUDES E HIZO COMPROMISO DE MEJORAMIENTO. 5 ATENDIO TODAS LAS SOLICITUDES Y TOMO ACCIONES EFECTIVAS AL RESPECTO

GARANTIA Y POSTVENTA CALIFICACIÓN CRITERIO


FORMA DE PAGO CALIFICACIÓN CRITERIO

1 PAGO ANTES DE LA ENTREGA 2 PAGO A LA ENTREGA 3 PAGO A 30 DÍAS 4 PAGO A 60 DÍAS 5 PAGO NEGOCIABLE

FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES LABORATORIOS

ENSAYOS FC-006



S.G.C. CALIFICACIÓN CRITERIO

1 NI ACREDITACIÓN EN EL SISTEMA NACIONAL DE NORMALIZACIÓN CERTIFICACIÓN Y METROLOGÍA, COMO LABORATORIO DE ENSAYOS EN EL ÁREA DE CONCRETO,SUELOS Y PAVIMENTOS. ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. NI S.G.C.

2 ACREDITACIÓN EN EL SISTEMA NACIONAL DE NORMALIZACIÓN, CERTIFICACIÓN Y METROLOGÍA, COMO LABORATORIO DE ENSAYOS EN EL ÁREA DE CONCRETO, SUELOS Y PAVIMENTOS, ANTE LA SUPERTINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. VIGENCIA CADUCADA..

3 ACREDITACIÓN EN EL SISTEMA NACIONAL DE NORMALIZACIÓN, CERTIFICACIÓN Y METROLOGÍA, COMO LABORATORIO DE ENSAYOS EN EL ÁREA DE CONCRETO, SUELOS Y PAVIMENTOS, ANTE LA SUPERTINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. VIGENTE

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. EN PROCESO. 5 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

EXPERIENCIA CALIFICACIÓN CRITERIO

1 MENOS DE 6 MESES 2 DE 6 MESES A 1 AÑO 3 DE 1 A 2 AÑOS 4 DE 2 A 3 AÑOS 5 MAYOR A 3 AÑOS

REFERENCIAS CALIFICACIÓN CRITERIO

1 PLANTA DE PERSONAL 2 EXPERIENCIA GENERAL 3 EXPERIENCIA CON 2 EMPRESAS CONSTRUCTORAS EN EL ÚLTIMO AÑOS 4 EXPERIENCIA CON4 EMPRESAS CONSTRUCTORAS EN LOS ÚLTIMOS 2 AÑOS 5 EXPERIENCIA CON6 EMPRESAS CONSTRUCTORAS EN LOS ÚLTIMOS 3 AÑOS

RECONOCIMIENTO CALIFICACIÓN CRITERIO

1 SIN RECONOCIMIENTO EXPRESO DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS 2 RECONOCIMIENTO EXPRESO DE 1 EMPRESA CONSTRUCTORA 3 RECONOCIMIENTO EXPRESO DE 2 EMPRESAS CONSTRUCTORAS 4 RECONOCIMIENTO EXPRESO DE 3 EMPRESAS CONSTRUCTORAS 5 RECONOCIMIENTO EXPRESO DE 4 EMPRESAS CONSTRUCTORAS

HOMOLOGADO EN LA SIC CALIFICACIÓN CRITERIO

1 EQUIPOS Y ELEMENTOS DE LABORATORIO 2 EQUIPOS CALIBRADOS 3 EQUIPOS CALIBRADOS. CALIBRACIÓN VENCIDA. 4 EQUIPO CALIBRADO, VIGENTE. LABORATORIO NO ACREDITADO POR LA SUPERINTENDENCIA DE

INDUSTRIA Y COMERCIO. 5 EQUIPO CALIBRADO, VIGENTE. LABORATORIO ACREDITADO POR LA SUPERINTENDENCIA DE

INDUSTRIA Y COMERCIO PRESENTACIÓN DE INFORMES CALIFICACIÓN CRITERIO

1 4 SEMANAS DESPUÉS DE LA ROTURA DE CILINDROS 2 3 SEMANAS DESPUÉS DE LA ROTURA DE CILINDROS 3 2 SEMANAS DESPUÉS DE LA ROTURA DE CILINDROS 4 1 SEMANA DESPUÉS DE LA ROTURA DE CILINDROS 5 EL MISMO DÍA DE LA ROTURA DE CILINDROS


1 EL PRECIO DIFERENTE AL MÁS BAJO DEL MERCADO 2 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO 3 EL PRECIO 2ª MÁS BAJO DEL MERCADO CON PAGO DE CONTADO 4 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO Y PAGO A 30 DÍAS 5 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO, Y PAGO NEGOCIABLE

ATENCIÓN PERSONALIZADA CALIFICACIÓN CRITERIO




CUMPLIMIENTO ENTREGA DE INFORMES CALIFICACIÓN CRITERIO


FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE MANO DE OBRA

FC-007 APENDICE DE CRITERIOS PARA

CALIFICAR DE 1 A 5


EXPERIENCIA ANTERIOR CON MF CONSTRUCCIONES LTDA. CALIFICACIÓN CRITERIO

1 MENOS DE 6 MESES 2 DE 6 MESES A 1 AÑO 3 DE 1 A 2 AÑOS 4 DE 2 A 3 AÑOS 5 MAYOR A 3 AÑOS

UBICACIÓN DEL PROYECTO/ LUGAR DE HABITACIÓN CALIFICACIÓN CRITERIO

1 LOCALIDAD MUY DISTANTE 2 LOCALIDAD DISTANTE 3 LOCALIDAD LIMÍTROFE 4 EN LA MISMA LOCALIDAD 5 EN EL MISMO BARRIO

REFERENCIAS CALIFICACIÓN CRITERIO

1 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA DE 6 MESES A 1 AÑO 2 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA DE 1 A 2AÑOS 3 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA MAYOR DE 2 AÑOS 4 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA MAYOR DE 2 AÑOS Y NIT 5 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA MAYOR DE 2 AÑOS NIT Y CÁMARA DE COMERCIO

AFILIACIONES A SEGURIDAD SOCIAL CALIFICACIÓN CRITERIO

1 PLANILLAS DE AUTOLIQUIDACIÓN E. P. S. CON 6 MESES DE ANTIGÜEDAD 2 PLANILLAS DE AUTOLIQUIDACIÓN A. R. P .CON 1 MES DE ANTIGÜEDAD +1 3 1+2 +SABER DILIGENCIAR LA AUTOLIQUIDACIÓN 4 1+ 2+ 3 + NÚMERO PATRONAL DE E. P. S. 5 1+ 2 + 3 +4 + NÚMERO PATRONAL A. R .S.

DOTACION DE SEGURIDAD CALIFICACIÓN CRITERIO

1 NO ENTREGA EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL A NINGÚN TRABAJADOR 2 ENTREGA PARCIALMENTE EQUIPO DE PROTECCIÓN A ALGUNOS TRABAJADORES 3 ENTREGA EL EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL A TODOS LOS TRABAJADORES 4 3+ BOTAS 5 4 + OVEROL

EXPERIENCIA ESPECIFICA CALIFICACIÓN CRITERIO

1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA MENOR O IGUAL A 1 AÑO 2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE 1 A 3 AÑOS 3 EXPERIENCIA ESP ECÍFICA DE 3 AÑOS O MÁS 4 CERTIFICADO DE FORMACIÓN-CAPACITACIÓN 5 CERTIFICADO DE ESTUDIOS EN TECNOLOGÍAS O CARRERA PROFESIONAL

HERRAMIENTAS CALIFICACIÓN CRITERIO

1 2 HERRAMIENTAS DE SU PROPIEDAD 2 5 HERRAMIENTAS DE SU PROPIEDAD 3 8 HERRAMIENTAS DE SU PROPIEDAD 4 12 HERRAMIENTAS DE SU PROPIEDAD 5 CAJA DE HERRAMIENTAS COMPLETA DE SU PROPIEDAD

EVALUACIÓN TÉCNICA DE LA OBRA

LA CALIFICACÓN SERÁ EL PROMEDIO DE LA EVALUACIÓN DE SUS OFICIALES El PRIMER DÍA DE TRABAJO. MANEJO DE DESPERDICIOS LA CALIFICACIÓN SERÁ EL PROMEDIO DE LA NOTA DE SUS OFICIALES EN LA EVALUACIÓN EN EL PRIMER DÍA DE TRABAJO.,EN ESTE ASPECTO. PRECIO CALIFICACIÓN CRITERIO

1 EL PRECIO DIFERENTE AL MÁS BAJO DEL MERCADO 2 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO 3 EL 2ª PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO CON PAGO DE CONTADO 4 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO Y PAGO A 30 DÍAS 5 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO, SIN ANTICIPO Y PAGO NEGOCIABLE

CUMPLIMIENTO CALIFICACIÓN CRITERIO


FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES SERVICIOS

CALIFICADOS FC-008



COMPETENCIA CALIFICACIÓN CRITERIO

1 NO CUMPLE 2 REGULAR 3 BUENO 4 MUY BUENO 5 EXCELENTE

S.G.C. (PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS) CALIFICACIÓN CRITERIO

1 MÁS DEL 30% DE DEVOLUCIONES, NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR. 2 ENTRE EL 20% Y 30% DE DEVOLUCIONES, NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR. 3 ENTRE EL 10% Y 20% DE DEVOLUCIONES, NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR. 4 ENTRE EL 1% Y 10% DE DEVOLUCIONES, NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR. 5 0 DEVOLUCIONES ,NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR.

TRABAJOS RECIENTES CALIFICACIÓN CRITERIO

1 ÚLTIMO TRABAJO HACE MÁS DE 2 AÑOS 2 ÚLTIMO TRABAJO ENTRE 1 Y 2 AÑOS 4 TRABAJO RECIENTE MENOR A 6 MESES 5 TRABAJO EN EJECUCIÓN

SOPORTE TÉCNICO CALIFICACIÓN CRITERIO

1 SIN EQUIPO 2 EQUIPO PARCIAL 3 SISTEMAS 4 EQUIPO PARCIAL Y SISTEMAS 5 EQUIPO Y SISTEMAS


1 EL PRECIO DIFERENTE AL MÁS BAJO DEL MERCADO 2 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO 3 EL PRECIO 2ª MÁS BAJO DEL MERCADO CON PAGO DE CONTADO 4 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO Y PAGO A 30 DÍAS 5 EL PRECIO MÁS BAJO DEL MERCADO, Y PAGO NEGOCIABLE



ASESORIAS CALIFICACIÓN CRITERIO

1 NO ATIENDE SOLICITUDES 2 ATENDIO SOLICITUDES E HIZO COMPROMISO PARA MEJORAR EN 2 SEMANAS 3 ATENDIO SOLICITUDES E HIZO COMPROMISO PARA MEJORAR EN 1 SEMANA 4 ATENDIO SOLICITUDES E HIZO COMPROMISO PARA MEJORAR EN 72 HORAS 5 ATENDIO SOLICITUDES Y TOMO ACCIONES EFECTIVAS AL RESPECTO EN 48 HORAS

FICHA TÉCNICA DE PROVEEDORES FC-009

APENDICE DE CRITERIOS PARA REEVALUACIÓN DE 1 A 5


1.La nota obtenida en la Evaluación anterior, tendrá un valor del 60% sobre 100. 2.Cumplimiento. Valor del 10% sobre 100. CALIFICACIÓN CRITERIO


3.Calidad. Valor del 10% sobre 100. CALIFICACIÓN CRITERIO

1 MÁS DEL 30% DE DEVOLUCIONES, NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR. 2 ENTRE EL 20% Y 30% DE DEVOLUCIONES, NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR. 3 ENTRE EL 10% Y 20% DE DEVOLUCIONES, NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR. 4 ENTRE EL 1% Y 10% DE DEVOLUCIONES, NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR. 5 0 DEVOLUCIONES ,NO CONFORMIDADES, POR CORREGIR.

4.Relación Comercial. Valor 10% sobre 100. CALIFICACIÓN CRITERIO

1 MENOS DE 3 MESES 2 DE 3 A 6 MESES 3 DE 6 MESES A 1 AÑO 4 MAYOR A 1 AÑO 5 MAYOR A 2 AÑOS

5.Precio. Valor 10% sobre 100. CALIFICACIÓN CRITERIO

1 MODIFICO PRECIO Y CONDICIONES 2 MODIFICO EL PRECIO 3 MODIFICO LAS CONDICIONES 4 MANTUVO EL PRECIO 5 MANTUVO EL PRECIO Y LAS CONDICIONES

El Numeral 1. Será diligenciado por la Dirección Administrativa, o por el Director Técnico, en su ausencia. Los Numerales 2,3,4 y 5. Serán diligenciados por las personas respectivas de cada Obra o Frente de Trabajo, como aparece a continuación: La Reevaluación de proveedores será realizada por el Director Administrativo y Financiero y/o Director técnico y/o Director de obra y/o Residente.

FORMATO ENTRADA DE ALMACEN

FC-003

VERSIÓN : 00

FECHA:

Fecha de recibo: _________________ No. Remisión ____________ Nº______ Nombre del proveedor:_________________________________________________________________ Nº de certificado de calidad: SI ___ NO ___ Nº _________ Nº de orden de compra:______

No. Código artículo Nombre del artículo Und. Cant. Vr. Unitat. Vr. Total

Visto bueno almacenista: Nombre

Observaciones:________________________________

Autorizado por:

____________________________________________

FORMATO DE SALIDA DE ALMACEN

FC-004

VERSIÓN : 00

FECHA:

FECHA DE SALIDA: SALIDA Nº. ______________ OBRA: REQUISICIÓN Nº. _________

Nº COD DESCIPCION DEL MATERIAL UND CANT CON CARGO A RECIBIO

DESPACHADA POR: AUTORIZADA POR:

VERSION:00

FECHA:

PRODUCTO/SERVICIO TELEFONO EVALUACI

ON CALIFICACION

Revisó y aprobó

Director Administrativo y Financiero

CONTACTO

LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS

FC-001

PROVEEDOR

VERSIÓN:00

Fecha:

FECHA:

No

OBRA:

PROVEEDOR :NIT : TELEFONODIRECCIONVENDEDORNo COTIZACION APROBADANo PEDIDO

CAP CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UND CANT V/UNITARIO IVA V/TOTAL% V/ DESCUENTO

-$ -$ -$

-$ -$ -$

-$ -$ -$

-$ -$ -$

-$ -$ -$

-$ -$ -$

-$ -$ -$

-$ -$ -$

-$ -$ -$ TOTAL -$ -$ -$

FORMA DE PAGOFECHA DE ENTREGALUGAR DE ENTREGAREQUISITOS DE COMPRATRANSPORTE Y DESCARGUEHORARIO DE RECIBO DEL ALMACEN

_____________________________________ ________________________________________ELABORÓ APROBADOALMACENISTA RESIDENTE Y/O DIRECTOR DE OBRA.

ORDEN DE COMPRA

FC-002

DESC %

CONFIRMACION DE RECIBO DEL PROVEEDOR_________________________________

NIT:

FORMATO DE EVALUACION DE PROVEEDORES DE MATERIALES

Proveedor:________________________________________ Código evaluación: _________________________Material:__________________________________________ Fecha de evaluación: _______________________

C

AS

PE

CTO

S

CRITERIO

PU

NTO

S

SO

BR

E 1

00

PU

NTO

S

PA

RC

IAL

ES

FECHA: FC-005

F = SUMA D * A / SUMA DE E

VERSIÓN: 00

D = C * B E = A * B

A B 1 2 3 4 5 REAL MAXIMA

10 2. Experiencia específica

10 3. Exixtencia Legal

10 4. Experiencia anterior en MF Const.

10 5. Sistema de gestión de calidad

25 Cumplimiento de especificaciones técnicas

15 Certificado de calidad del producto8 Cumplimiento en tiempo de entrega3 Forma de pago3 Precio3 Servicio personalizado3 Garantía y postventa

TIPO DE PROVEEDOR

ACEPTADO

PROVISIONAL PROVEEDOR

ELIMINADO ELABORO:

ACCION A SEGUIR

C

PONDERACIONESCALATOTAL ASPECTOS 100PA

SP

EC

TOS

CRITERIO

PU

NTO

S

SO

BR

E 1

00

PU

NTO

S

PA

RC

IAL

ES

TE

CN

ICO

40%

40%

CO

ME

RC

IAL

20%

ES

TR

AT

EG

ICO

100 - 70

69 - 50

Menor de 50

DOCUMENTACION (Si aplica): Listado de clientes, lista de precios, fichas técnicas, certificados de calidad y fotocopia de Camara y comercio.

PUNTAJE

Dar a conocer la información de la evaluación inicial, solicitar al proveedor, planes de acción y tiempo

Eliminado

CALIFICACION Suministrar la información de la evaluación final para su mejoramiento


FORMATO DE EVALUACION DE PROVEEDORES DE LABORATORIOS

Proveedor:________________________________________ Código evaluación: _________________________Material:__________________________________________ Fecha de evaluación: _______________________

D = C * B E = A * B


15 SGC

5 Experiencia

5 Referencias

5 Reconocimiento

20 Homologado en la Super. de Ind. y Com.

20 Presentación de informes

15 Precio

5 Atención personalizada

5 Forma de pago

5 Cumplimiento entrega de informes

TIPO DE PROVEEDOR

ACEPTADO


ELIMINADO ELABORO:

VERSIÓN: 00 ENSAYOS


FECHA: FC-006

100 - 70

69 - 50

Menor de 50

DOCUMENTACION (Si aplica): Hoja de vida, lista de precios, certificado de cámara y comercio, certificado de calidad si lo tiene, lista de equipos consu respectivas calibraciones.

PUNTAJE

Eliminado

CALIFICACION

ACCION A SEGUIR

Suministrar la información de la evaluación final para su mejoramiento

TE

CN

ICO

30%

40%

CO

ME

RC

IAL

30%

ES

TR

AT

EG

ICO

AS

PE

CTO

S

CRITERIOPU

NTO

S

SO

BR

E 1

00

PU

NTO

S

PA

RC

IAL

ES

Dar a conocer la información de la evaluación inicial, solicitar al proveedor, planes de acción y tiempo.

C

PONDERACIONESCALATOTAL ASPECTOS 100P

Proveedor:__________________________________________ Código evaluación:_____________________Actividad:___________________________________________ Fecha de evaluación:___________________

C

CRITERIO

PU

NTO

S

SO

BR

E 1

00

PU

NTO

S

PA

RC

IAL

ES

AS

PE

CTO

S F = SUMA D * A / SUMA DE E

FC-007 FECHA:

VERSIÓN: 00 FORMATO DE EVALUACION DE PROVEEDORES DE MANO DE OBRA

D = C * B E = A * B


6 Experiencia MF Construcciones

6 Ubicación proyecto, lugar de habitación

8 Referencias

5 Afiliaciones seguridad social

5 Dotación seguridad

8 Calificación técnica

8 Herramientas

8 Capacitación

8 Evaluaciòn técnica e obra

8 Manejo de desperdicios

15 Precio

15 Cumplimiento

TIPO DE PROVEEDOR

ACEPTADO


ELIMINADO ELABORO:

C

PONDERACIONESCALACRITERIO

PU

NTO

S

SO

BR

E 1

00

PU

NTO

S

PA

RC

IAL

ES

ES

TR

AT

EG

ICO

AS

PE

CTO

S

30%

40%

CO

ME

RC

IAL

30%

69 - 50

Menor de 50

Suministrar la información de la evaluación final para su mejoramientoDar a conocer la información de la evaluación inicial, solicitar al proveedor, planes de acción y tiempo.

Eliminado


TOTAL ASPECTOS 100P

100 - 70

DOCUMENTACION (Si aplica): Formato de hoja de vida o hoja de vida, cartas de referencia, certificación de estudios, copia de afiliaciones a ARP YEPS si las tiene, entrevista del contratista.

PUNTAJE

TE

CN

ICO

CALIFICACION

ACCION A SEGUIR

FORMATO DE EVALUACION DE PROVEEDORES SERVICIOS

Proveedor:__________________________________________ Código evaluación:_____________________Actividad:___________________________________________ Fecha de evaluación:___________________

C

CRITERIOPU

NTO

S

SO

BR

E 1

00

PU

NTO

S

PA

RC

IAL

ES

AS

PE

CTO

S F = SUMA D * A / SUMA DE E

FC-008 FECHA:

VERSIÓN: 00 CALIFICADOS

D = C * B E = A * B


15 Competencia

10 SGS (Procedimientos documentados)

20 Trabajos recientes

30 Soporte técnico

10 Precio

7 Forma de pago

8 Asesorías

TIPO DE PROVEEDOR

ACEPTADO


ELIMINADO ELABORO:

C

PONDERACIONESCALACRITERIOPU

NTO

S

SO

BR

E 1

00

PU

NTO

S

PA

RC

IAL

ES

ES

TR

AT

EG

ICO

AS

PE

CTO

S

25%

50%

CO

ME

RC

IAL

25%

79 - 50

Menor de 50

Suministrar la información de la evaluación final para su mejoramiento

Dar a conocer la información de la evaluación inicial, solicitar al proveedor, planes de acción y tiempo.

Eliminado


TOTAL ASPECTOS 100P

100 - 70

DOCUMENTACION (Si aplica): Hoja de vida, listado de clientes, certificado de estudios, certificados de experiencia y procedimientos.

PUNTAJE

TE

CN

ICO

CALIFICACION

ACCION A SEGUIR

REEVALUACION DE PROVEEDORESFC-009

NOMBRE DEL PROVEEDORDIRECCIONTELEFONOFAXE-MAILCONTACTO

OBSERVACIONES

CONCRETO BLOQUE HIERRO ENCHAPEMALLAS MAT. ELECTRICO

1. Evaluación sobre 100 inicial LADRILLO MAT. HIDRAULICOvalor 60% AGREGADO MADERAPara la reevaluación se tendrá en VENTANERIA PREFABRICADOcuenta su contrato anterior con la empresa OTRO 2. Cumplimiento - valor 10% CUAL

3. Calidad - valor 10%MANO DE OBRASERVICIOS CALIFICADOS

4. Relación comercial-valor 10% LABORATORIOS Y ENSAYOSEQUIPOSDESCRIPCION

5. Precio-valor 10%

CODIGO DE EVALUACIONCALIFICACION

La calificación será la siguiente, donde 1 es el menor y 5 es el mayor

EVALUACION

OBSERVACIONES:

VERSIÓN:00

Fecha:

MATERIALES

DATOS GENERALES

ACTIVIDADES

REEVALUACIONActualizar sus documentos y su evaluación

1 42 3 5

1 2 53 4

1 2

1 2

3 4

3 4 5

5

NOMBRE

EDAD SEXO

DIRECCION

TELEFONOS (MÍnimo 2)

ACTIVIDAD

EXPERIENCIA Anexar Ceritificaciones

ESTUDIOS

PERSONAL A CARGO

NOMBRE TELEFONO EPS ARP SISBEN

DATOS FAMILIARES

ESPOSA

HIJOS

AFILIACIONES

EPS ARP SISBEN

FORMATO HOJA DE VIDA CONTRATISTAS

FT-001

VERSIÓN : 00

FECHA:

SOLICITUD DE PERSONAL

FT-002

VERSIÓN : 00

FECHA:

Página 1 de 1

FECHA: ________________________________________________________________ PROCESO:________________________ DUEÑO:________________________ CARGO NUEVO: SI _____ NO_____ CARGO: ___________ CODIGO_____ FECHA ESTIMADA DE CONTRATACIÓN: _____________________________________ EN CASO DE SER CARGO NUEVO: JUSTIFICACIÓN: ______________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Vo.Bo. Gerencia

CANDIDATOS SUGERIDOS

NOMBRE TELEFONO PROFESION DIRECCION

ESPACIO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

PROFESIÓN TIPO DE CONTRATO

SALARIO TIEMPO DE CONTRATACIÓN

LUGAR DE RESIDENCIA SEXO

Solicita:

Aprueba:

Dueño de proceso Dirección administrativa

FORMATO DE CREACION, MODIFICACION VERSION: 00

Y ANULACION DE DOCUMENTOS Fecha:

FSGC-001

CREACIÓN SOLICITADO POR :

MODIFICACIÓN ÁREA:

ANULACIÓN FECHA DE LA SOLICITUD:

CAUSAS: ( de la creación, modificación, anulación)

EXPLICACIÓN DE LA SOLICITUD:

ACEPTADOSI Firma del Jefe de área

NO Firma de Dirección de calidad

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CÓDIGO

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS PSGC-001

VERSIÓN: 00 FECHA:




VERSIÓN



En el presente procedimiento se establecerá normas para identificar que documentos internos y

externos deben ser controlados y establecer el método de control.

El procedimiento esta enfocado al cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 9001 versión

2000, en cuanto a los numerales 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros.

Se define la metodología para el control de los documentos en cuanto a su aprobación, revisión,

actualización y nueva aprobación, identificación de modificaciones y el estado de revisión actual de los

mismos, su disponibilidad en el punto de uso, si son legibles y fácilmente identificables, que los

documentos de origen externo se identifican y se controla su distribución y se previene el uso de los

documentos obsoletos, identificándolos adecuadamente.

En este procedimiento también define la metodología para el control de los registros en cuanto a

identificación, almacenamiento, la protección, tiempo de retención y disposición de los mismos.

Este procedimiento se aplicará a todo documento interno y externo que haya sido clasificado para

someterse al método de control.

3. DEFINICIONES:

Términos relativos a la documentación, extractados de la norma NTC ISO 9000 versión 2000

• Información: Datos que poseen significado

• Documento: Información y su medio de soporte

• Especificación: Documento que establece requisito



VERSIÓN: 00 FECHA:

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas

Definiciones no consignadas en la norma NTC ISO 9000 versión 2000

• Documento controlado: Son los documentos distribuidos de manera controlada de tal forma

que cada vez que se realiza una modificación, se recogen y se distribuye la nueva versión,

buscando garantizar que los documentos adecuados estén a disposición en cada puesto de

trabajo. Ejemplo de documentos controlados son los procedimientos, los instructivos, los planos y

las especificaciones técnicas

• Documento no controlado: Son los documentos de carácter informativo y no obliga a que sea

cambiado con la última versión del documento

4. GENERALIDADES

Los documentos internos y externos, lo mismo que los registros serán controlados por medio de listados

maestros.

Los documentos internos de calidad en la oficina principal, serán controlados por la dirección de calidad

y en la obra por el gestor socializador de calidad, el cual puede ser un cargo independiente o estar en

cabeza de otro cargo dentro de la obra.

Los documentos externos serán controlados en la oficina central por la secretaria de gerencia y en la

obra por la persona de calidad o el designado para cumplir dicha función.

4.1 LISTADOS MAESTROS

La documentación será controlada a través de listados maestros. En la oficina central el responsable de

los listados maestros es el Director de Calidad y en la obra por el Gestor socializador de calidad, el cual

puede ser un cargo independiente o estar en cabeza de otro cargo dentro de la obra.

Los listados maestros de registros serán responsabilidad de los dueños de proceso.

4.2 ARCHIVOS

En la oficina central se manejaran cuatro archivos de documentos y registros. El primero es el archivo

central o general, el cual será responsabilidad de la Secretaria de gerencia, donde se archivaran los

documentos que se controlan en los procesos de dirección, apoyo y producción. El segundo es el

archivo del área de contabilidad, el cual será responsabilidad del tesorero, en este se archivaran los



VERSIÓN: 00 FECHA:

documentos del área financiera y contable, el tercero es del área de licitaciones y propuestas, el cual

será controlado por el jefe de presupuesto y control y por último el del área de calidad responsabilidad

de la dirección de calidad y en el cual se manejaran los documentos de esta área.

En las obras se manejara un archivo de documentos y registros de la obra general, de responsabilidad

del Auxiliar administrativo y/o la Secretaria y/o el Almacenista y el archivo de calidad, el cual será

responsabilidad del Gestor socializador de calidad.

4.3 IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CONTROLADOS Y NO CONTROLADOS

Los documentos se identificarán según el caso con sellos de documento controlado y documento no

controlado cuando es de carácter informativo. Los documentos “obsoletos” cuando este es parcial o

totalmente anulado se identifica con el sello de obsoleto si se debe conservar por alguna razón,

previniendo así su uso por error. Los formatos se controlarán en su distribución pero no se identificarán

con el sello.

4.4 DOCUMENTOS MAGNÉTICOS

En la oficina central se manejaran documentos y registros por medio magnético en el área de dirección,

de producción, de apoyo, de calidad, de presupuestos y licitaciones y del área contable, estos estarán

en red con acceso directo a los archivos necesarios sólo para lectura, las copias de seguridad se

realizaran mensualmente. La información manejada por disquete será considerada de tipo temporal o

de seguridad. Las copias de seguridad serán identificadas y almacenadas en el archivo central de la

oficina En las obras los computadores podrán o no estar en red, pero si comparten información esta

sólo será para lectura. En las obras se realizarán copias de seguridad mensualmente.

Los responsables de hacer las copias magnéticas será el personal que tenga a su cargo computadores.

Las copias magnéticas serán almacenadas hasta por tres meses seguidos, luego los disquetes se

reutilizaran.

5. PROCEDIMIENTO:



VERSIÓN: 00 FECHA:

El siguiente es el procedimiento para el control de la documentación:


CREACIÓN DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS, PLANES DE CALIDAD Y MANUAL DE CALIDAD

Todo el personal de la empresa


La identificación varia según el tipo de documento. Los documentos de tipo externo se identificarán por el nombre y los planos por el nombre del plano, la fecha y/o el número de versión o modificación


Todo el personal Formato de creación, modificación y anulación FSGC-001

NO SI

Inicio

Identificar necesidades

Elaborar el documento

Identifique el documento

Revisar el documento

Tiene cambios el

documentos?

Realice cambios



VERSIÓN: 00 FECHA:

Gerente Directores de área Director de obra Residentes de obra Comité de calidad

Todo el personal

Los documentos serán definidos y controlados en cada uno de los procesos

Director de calidad

Listado maestro de documentos

CONTROL DE DOCUMENTOS Los documentos del sistema de gestión de calidad estarán disponibles para los empleados de la oficina central en la oficina de la dirección de calidad y se distribuirá una copia de los documentos que sean necesarios según los planes de calidad a cada proyecto

Director de calidad Secretarias

Los documentos deben de estar disponibles en los puntos de uso

Director de calidad

DOCUMENTACIÓN EXTERNA

Secretarias y/o almacenistas

Editar el documento

Incluir en el listado maestro

Distribuir documento entre el personal

involucrado

Están los documentos disponibles

Recibo de documentación externa

Identificar documentos

externos

NO

si

1

3

Aprobar el documento

1

4



VERSIÓN: 00 FECHA:

CONTROL DE OBSOLECENCIA

Cuando sólo una parte del plano se anule, esta se encerrará con lápiz rojo, colocando el sello de obsoleto, a la zona del plano demarcada, esto sólo se aplicará en las copias, no en los originales, los cuales serán devueltos al cliente

Director de calidad Director técnico Director de obra Residente de obra Director de calidad

Sello de documento o plano obsoleto

Director de calidad Gestor socializador de calidad

Sello de documento o plano obsoleto

Todo el personal

¿Los documentos externos son

planos?

Control de planos

SI

NO

¿Es obsoleto el

documento?

¿Se debe conservar?

SI

SI

2

Destruyo

Fin

Utilizar documento en

áreas de trabajo

Identifico el documento obsoleto

NO

2

NO

Archivar

4



VERSIÓN: 00 FECHA:

Las modificaciones realizadas a los planos serán bajo la supervisión del cliente o su representante.

Cuando sea necesaria una modificación sobre un plano en obra, estas modificaciones se realizarán en lápiz rojo con la firma del responsable que las realizó, por ejemplo la de los especialistas, estas deberán ser realizadas en todas las copias Las modificaciones a planos también se podrán registrar en el libro de obra o por medio escrito ( carta, memorando), cuando sea necesario

Formato para la creación, modificación y anulación de documentos FSGC-001 Cuadro de modificación del documento y de control de versión

Es legible

SI

Necesita cambios?

NO

Elaborar documento con cambios

Identificar cambios y estado de revisión

Realizar cambios

3

3

NO

SI



VERSIÓN: 00 FECHA:

CONTROL DE PLANOS

Los planos serán recibidos del cliente. Se procederá a la revisión de los mismos, lo cual será responsabilidad del área técnica, Si los planos no pasan la revisión son devueltos al cliente. Las copias de los planos se identificaran con los sellos de plano para coordinación, plano aprobado y plano obsoleto, los sellos serán firmados por el Director técnico y/o el Director de obra y/o el Residente de la obra. Los planos originales del cliente serán almacenados en la plano teca de la oficina central, serán responsabilidad de la dirección técnica y registrados en el listado maestro de planos.

Director técnico y/o el Director de obra y/o el Residente de la obra.

sellos de plano para coordinación, plano aprobado, plano obsoleto y plano record En la obra se llevará el listado maestro de planos, controlando la distribución de las copias adicionales que sean necesarias. Las copias de los planos en la obra serán protegidas. Cuando una copia de un plano no sea legible el Director de obra y/o Residente de obra debe solicitar una nueva copia a la oficina central Dirección técnica.

CONTROL DE REGISTROS

Cada proceso identifica y define los registros aplicables del caso.

Dueños de cada proceso. Director y/o Residente de obra.

Inicio

Definir los registros de calidad

Revisión y coordinación de planos recibidos

Los planos se pueden aprobar

Devolverlos con carta y/o

memorando de aclaración al cliente

Archivar, colocar sello y sacar copias para la obra

Enviar a obra

NO SI

3

Recibir en obra

4



VERSIÓN: 00 FECHA:

Según sea procedente la realización de los registros, los cuales servirán como evidencia objetiva de la ejecución de una tarea.

Todo el personal

Se hace uso de la codificación del formato y si requiere al registro se le colocará un consecutivo, adicionalmente los registros son identificados por el nombre del formato.

Todo el personal Formato aplicable

Director de calidad Dueños de procesos

Listado maestro de registros

Todo el personal

Aplica de acuerdo con la codificación del archivo

Todo el personal

Todo el personal velará porque sus registros aplicables, permanezcan legibles, estando debidamente protegidos.

Todo el personal

Elaborar los registros

Registrar en el listado maestro

Almacenar

Es recuperable?

Proteger

permanece legible?

1

NO

SI

SI

NO

1

Codificar el registro

Es identificable?

NO

SI



VERSIÓN: 00 FECHA:

Si los registros están activos o disponibles, se encuentran establecidos en el numeral 5.2 de este procedimiento


• Listado maestros de documentos internos • Listado maestros de documentos externos • Listado de archivos • Listado maestro de planos • FSGC-001 Formato de creación, modificación y anulación


Dirección de calidad Dirección Administrativa y financiera

Dirección Administrativa y financiera

Es activo?

Disponer los registros

Fin

PROCEDIMIENTO DE ACCION PREVENTIVA

PE- 001





VERSIÓN



Este procedimiento presenta la metodología para el tratamiento de los potenciales productos no

conformes que se generan. Se aplicará a todos los procesos de la organización como prevención a

posibles fallas que atenten con la calidad del producto final.

MF Construcciones por medio de este procedimiento determinará las acciones para eliminar las causas

de las no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia y dichas acciones serán apropiadas a

los efectos de los problemas potenciales.

3. DEFINICIONES:

• Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de la no conformidad potencial u otra

situación potencialmente indeseable.

• Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades,

autoridades y relaciones.

4. GENERALIDADES

No aplica


PE- 001


5. PROCEDIMIENTO:


Se ha definido como una acción por prevenir las observaciones levantadas mediante las solicitudes de acciones de mejoramiento S.A.M. También se podrá identificar e implementar acción preventiva en las etapas de ejecución de los proyectos.

Todo El personal Dueños de proceso Director de Calidad

Solicitud de acción de mejoramiento.

NO SI

Si la observación levantada tiene o no alto riesgo de presentarse, es analizada por el Director de calidad quien definirá si se necesita o no un plan de mejoramiento

Director de Calidad Solicitud de acción de mejoramiento

Las causas son registrados por la persona a la cual se le levanto el S.A.M y se implementará una acción preventiva

Todo el personal Solicitud de acción de mejoramiento S.A.M.

El tratamiento será propuesto por la persona a la cual se le levanta el S.A.M y se implementa una acción preventiva.

Todo el personal Solicitud de acción de mejoramiento S.A.M.

NO

SI NO SI

En la solicitud de acción de mejoramiento se registra la acción preventiva que reemplaza la acción correctiva.

INICIO

Identificar la acción a prevenir S.A.M

Alto riesgo potencial de presentarse no conformidad.

Analizar tendencias riesgos y causas

Identificar causas probables

Proponer tratamientos

Fue adecuado

el tratamiento

Implementar

Se implementó?

Registrar resultados

1


PE- 001



NO SI

Dirección de Calidad


• Solicitud de acción de mejoramiento S.A.M.


Dirección de calidad Dirección Administrativa y financiera

Dirección Administrativa y financiera

Fue eficaz?

Cerrar

FIN

1

PROCEDIMIENTO DE ACCION CORRECTIVA

PE-002





VERSIÓN




MF Construcciones aplicará este procedimiento cuando deba tomar acciones para eliminar la causa de

la no conformidad con objeto de que no vuelva a ocurrir y verificará que las acciones correctivas

tomadas sean apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

Será aplicado a todos los procesos de la organización

3. DEFINICIONES:

• Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u

otra situación indeseable.

• No conformidad: Incumplimiento de un requisito

4. GENERALIDADES

No aplica


PE-002


5. PROCEDIMIENTO:


Todo el personal de la empresa podrá identificar el producto por mejorar. El producto no conforme también se podrá identificar a través de auditorias internas o de quejas y reclamos

Todo el personal Solicitud de acción de mejoramiento.

Queja o Producto Reclamo no conforme

Las acciones correctivas pueden nacer de los procedimientos de auditorias internas, control del producto no conforme o del procedimiento de quejas y reclamos.

Todo el personal Procedimiento para quejas y reclamos. PP-003. Procedimiento para el control del producto no conforme. PP-002. S.A.M Solicitud de acción de mejoramiento.

Utilizando la metodología de los tres por qué? Definir la causa raíz.

Todo el personal S.A.M Solicitud de acción de mejoramiento.

INICIO

Identificación del producto no conforme.

Queja, reclamo o

producto no conforme?

Tratamiento del producto no conforme

Procedimiento para el producto no conforme. PP-002

S.A.M

Procedimiento para quejas y reclamos.

Identificar la causa raíz.

Requiere plan de acción

correctiva?

Dar tratamiento según producto no conforme

FIN

1

SI

NO


PE-002


Define las actividades, los responsables y el plan de mejoramiento.

Dueños de proceso Director de Calidad


• Solicitud de acción de mejoramiento. • Procedimiento para quejas y reclamos. PP-003


Dirección de Calidad Dirección administrativa y financiera Dirección de Calidad

Implementar plan

Hacer seguimiento al plan

Fue eficaz?

Realizar cierre

Divulgar lección aprendida FIN

1

NO SI

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS

PE- 003





VERSIÓN

MODIFICACIÓN NOMBRE NOMBRE FIRMA NOMBRE


2. OBJETO Y ALCANCE:

Este procedimiento presenta la metodología a seguir para la realización de las auditorias internas

al sistema de gestión de la calidad de MF Construcciones.

Las auditorias internas se realizarán periódicamente con el fin de determinar si el sistema de

gestión de la calidad de MF Construcciones es conforme con las disposiciones planificadas, con

los requisitos de la norma NTC ISO 9001 y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad

de la empresa, además de evidenciar su implementación y su mantenimiento eficaz.

3. APLICACIÓN:

Las auditorias internas se realizan a cada uno de los procesos identificados en la empresa, en

las etapas de planificación, ejecución, verificación y medición

4. DEFINICIONES

4.1 NO-CONFORMIDAD MAYOR:

Es definida como la ausencia de un procedimiento requerido o la no-aplicación total de un

procedimiento.


PE- 003


Un número de no conformidades menores levantadas contra el mismo requisito puede

representar una falla total del sistema y puede ser considerada una no-conformidad mayor.

4.2 NO-CONFORMIDAD MENOR:

Es definida como un único incumplimiento observado en un procedimiento

4.3 OBSERVACIÓN:

Una declaración realizada durante una auditoria y sustentada mediante evidencia objetiva.

Una observación se presenta cuando:

• Se presenta una deficiencia en el sistema, pero no puede ser registrada como una no-

conformidad por que no incumple lo estipulado en los documentos; sin embargo hay

evidencia de que algo anda mal.

• Existe una situación que no justifica la emisión de un reporte de no-conformidad, pero si

no se actúa para evitar que ocurra, se presenta una condición adversa a la calidad.

4.4 AUDITORIA:

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria

evaluadas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los

criterios de auditoria.

4.5 AUDITADO:

Organización que es auditada.

4.6 AUDITOR:

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria

5.GENERALIDADES:

No aplica


PE- 003


6.PROCEDIMIENTO:


NO SI

El programa de auditorias se definirá semestralmente. En el programa se tendrán en cuenta la oficina central y cada una de las obras en donde se realizará al menos una auditoria interna durante su ejecución a la implementación del plan de calidad.

Auditores internos Director de Calidad Todo el personal Auditados

Programa de auditorias internas.

la fase de preparación incluirá lo siguiente:

-Elaborar la agenda de la auditoria y enviarla con tiempo prudencial a la realización de la auditoria.

-Obtener y evaluar la última documentación aplicable, contra los criterios establecidos

-Revisar los registros de auditorias anteriores si aplica

-Preparar la lista de verificación con base en los procedimientos y requisitos de la norma NTC ISO 9001 que van a ser auditados. Para la ejecución de cada auditoria, se debe planificar los recursos necesarios para la realización de la misma.

Auditor interno Listas de chequeo

Auditor interno y/o auditores líderes y auditado (s)

INICIO

Definición del programa de auditorias

Se cuenta con

auditores?

Selección y definición de auditores calificados por contratar

Seleccionar y definir auditores internos de la empresa

Planificación de la auditoria: • Elaborar agenda • Elaborar listas de

chequeo

Reunión de apertura

Desarrollo de la auditoria.


PE- 003


NO SI

Auditor interno y/o auditor líder.

Solicitud de acción de mejoramiento SAM.

Aplicar el procedimiento de acciones correctivas

Auditor líder Auditado

Solicitud de acción de mejoramiento. SAM Informe de la auditoria

Aplicar el procedimiento de acciones correctivas

Director de Calidad y/o auditor interno y/o auditor líder.


Documentos aplicables

• Solicitud de acción de mejoramiento. SAM • Listas de chequeo

Elaboró Revisó Aprobó __________________________________ ____________________________________ _____________________________________ Director de Calidad Comité de calidad Comité de calidad

Se encontraron no

conformidades?

Elaborar y entregar informe

Hacer seguimiento

Reunión de cierre

Levantamiento de no conformidades

Implementar acción correctiva

Procedimiento de acciones correctivas

PE-002

ENCUESTA DE SERVICIO PRESTADO AL

CLIENTE PE-004

VERSIÓN: 00 FECHA:

Nombre del cliente : _______________________ Fecha de la encuesta : _______________________ INSTRUCCIONES: Por favor lea cada una de las preguntas y responda con una X solo una de las opciones dadas, donde 1 es la menor y 5 la mayor. No deje de responder ninguna de las preguntas, recuerde que nuestro objetivo es siempre ofrecer un servicio de alta calidad. Si su respuesta es 3 o menos escriba por que, esta información es muy útil para nosotros, nos ayudará a mejorar. Por favor CALIFIQUE, los siguientes aspectos de más importante a menos importante.

a) Equipo humano 1 2 3 4 5

b) Aspecto técnico 1 2 3 4 5

c) Aspecto administrativo 1 2 3 4 5

d) Cumplimiento 1 2 3 4 5

e) Organización de la obra 1 2 3 4 5

1. Dentro de las opciones que usted tenia para ejecutar su proyecto califique a MF

CONSTRUCCIONES LTDA., frente a las otras.

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

____________________________________________________________________

2. Cómo califica usted la gestión en la Gerencia de MF CONSTRUCCIONES LTDA.?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

3. Considera que sus inquietudes han sido satisfactoriamente atendidas?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

4. La información solicitada por usted ha sido respondida clara y oportunamente?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________

5. Cómo califica usted el personal directivo asignado para este proyecto en términos:

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Profesional

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Personales

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Técnicos

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Administrativos

________________________________________________________________________

________________________________________________________________

6. Cómo califica usted el personal operativo sobre los mismos terminos anteriores?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Profesional

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Personales

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Técnicos

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Administrativos

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

7. Cree usted que los problemas de tipo técnico han sido solucionados eficiente y

eficazmente?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

8. Respecto a la pregunta anterior se han tomado las acciones preventivas del caso?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

9. Cómo califica usted al personal de contratistas asignada para el proyecto en terminos

de cumplimento y calidad?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

10. Cómo califica usted a los principales proveedores en terminos de cumplimiento y

calidad?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

11. Cómo califica usted el proceso administrativo en MF CONSTRUCCIONES LTDA.?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

12. Cómo califica usted la obra en términos?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Técnicos

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Estéticos

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Logísticos

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Calidad

1 � 2 � 3 � 4 � 5 � Tiempos

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

13. Se siente tranquilo de haber contratado con MF CONSTRUCCIONES LTDA.?

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

14. Volvería a contratar con MF CONSTRUCCIONES LTDA.

1 � 2 � 3 � 4 � 5 �

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

15. En su opinión qué aspecto podríamos mejorar y como:

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

14. En su opinión qué es lo que mejor nos

desempeñamos?__________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

16. Y en qué nuestro desempeño no ha sido el

mejor?__________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

GRACIAS

CIUDAD Y FECHA : ___________________ CONSECUTIVO Nº_________

Identificado a través de:Afecta: Aplicable o auditoría

Documentos No conformidad mayorNo conformidda menor

Materiales ObservacionesClaúsula

Requisitos Norma

Producto Nombre Auditor inteno_____________Auditor lider:_____________________

Es una observación Equipo Grupo de auditoría:________________

SI Quejas y NO reclamos Nombre de los auditados

Descripcion de la oportunidad de mejoramiento

Firma

Firma

Tratamiento

Seguimiento y cierreFechaResponsable

SI SINO NOFirma dueño de proceso

Firma dueño de proceso

Acciones de causas

FE-001

S.A.M

Por què?Por que?

Se necesita plan de acción preventiva

VERSIÓN:00

Fecha:

SOLICITUD DE ACCION DE MEJORAMIENTO

Nombre emisor

Cargo

Proceso emisor

Por que?

Nombre receptor

Cargo

Se necesita plan de acción correctiva

Proceso receptor

FE-001

S.A.M VERSIÓN:00

Fecha:

SOLICITUD DE ACCION DE MEJORAMIENTO

Verificación de la implementación

Fue eficáz SI NO

Seguimiento y cierre

Fecha

Fecha de seguimiento

Firma dueño de proceso Director de Calidad

ResponsableActividad

Actividad Responsable

Fecha cumplimiento

plan de accion correctiva o preventiva

Definir Roles,

Competencias

y

Responsabi l ida

des en el Área

Jefe de Presupuesto y

Control.Feb-28

Def in ic ión de la

metodología de

Trabajo para

Hacer

Presupuestos.


Control.Feb-28

Número de

L ic i tac iones Ganadas.L-2 Quincenal

Número de Licitaciones Ganadas *100

Número de Licitaciones Presentadas. 17% Mayor a 17% 17%Entre 10% y

16.99%Menor a 10% 17%

Número de l ic i tac iones

presentadas de las

conoc idas .

L-3 Mensua l

Valor de licitaciones Presentadas

*100 Valor de Licitaciones Conocidas No hay Mayor a 15% 15%Entre 10% y

14.99%Menor a 10% 15%

Asist ir a

Audienc ias de

Adjud icac ión

Mayores.

Oficina de Presupuesto

y Control03-Mar

Enviar Carta a

Ganadores de

L ic i tac iones.

Oficina de Presupuesto

y Control03-Mar

Visita Director

de Obra.Director Ténico 03-Mar

Cerrar negocios Director Ténico 03-Mar

Anal izar la

Base de datos

y d iv id i r la para

encargar de las

Director de Calidad 13-Feb

Asignar

encargados de

hacer v is i tas .

Director de Calidad 14-Feb

Vis i tas a las

Asoc iac iones

de Viv ienda

Comunitaria del

Dpto

Gerente y Directores. 17-Feb

Realizar

segu imiento a

l as

Asoc iac iones

de Viv ienda

Comunitaria del

Gerente y Directores. 03-Mar

Recolecc ión de

in formación de

oportunidades.

Gerente 28-Feb

Fact ib i l idad del

Proyecto.Director Técnico 31-Mar

Firma de

DocumentosGerente 31-Mar

Invest igar

negoc ios

rentables

af ines o no.

Gerente 28-Feb

Productos y/o

serv ic ios inves t igados

rentables.

N-1 QuincenalSumatoria de los productos y/o servicios

rentables que se investigaron.No hay Mayor a 2 2 1 0 2

Realizar

con tac tos con

nuevos

Gerente 17-Mar

Productos y/o

serv ic ios inves t igados

rentables.

N-2 Quincenal Contactos efectivos. No hay Mayor a 4 2 Entre 1 y 3 0 4

10% de Ahorro en el

presupuesto.P-1 Bimensual

Porcentaje de Ahorro sobre Presupuesto de la

Empresa aprobado.32% Mayor de 10% 10% Entre 8%y9.9% Menos de 8% 10%

Economía de los

proveedores

aprovados respecto a l

mercado

P-2 Semestral100 - Precios proveedores aprovados *100

Promedio precios del mercadoNo hay Mayor de 10% 10% Entre 4%y9.9% Menos de 4% 10%

Hacer

segu imiento a l

SGC.

Director de Calidad 17-Mar

Seguimiento al

Cuadro Control

de Objet ivos.

Gerente. 17-Mar

Planear

audi tor ias Auditores 17-Mar

Proporcionar

medios para

mejorar

desempeño.

Director Administrativo

y F inanciero17-Mar 80% Entre 60%y79%Menos de 60% 100%

1 0 2

Sumatoria de los contratos obtenidos con

Asociaciones de Vivienda ComunitariaNo hay. Mayor a 2 2 1 0 2

Sumatoria de los contratos obtenidos en el

sector privado.No hay Mayor a 2 2

CUADRO DE SEGUIMIENTO A OBJETIVOS

REVISIÓN DEL S.G.C

RANGOSSEGUIMIENTO

GRAFICA

ANÁLISIS DE

CADA DUEÑO DE

PROCESO

PLANES DE

MEJORAMIENTO

DE LA

GERENCIA

RIESGOOBJETIVO FECHA

ESTRATEGIA INDICADORMETAS

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DENOMINACIÓN No. FRECUENCIA FORMULA ESTÁNDAREXCELENTE BUENA REGULAR JunMALA META Ene Feb

Valor de las

L ic i tac iones Ganadas.L-1 Quincenal

Nov DicJul

1. Ganar

licitaciones por

un monto de

por lo menos

2000 millones

de pesos.

30-Abr.

Ago Sep OctMar Abr May

Menor a

1500

Millones

Quincenal

Quincenal

2. Obtener por

lo menos 2

Contratos en el

Sector Privado.

30-Abr.

3. Obtener por

lo menos 2

Contratos con

Asociaciones

de Vivienda

Comunitaria.

30-Abr.

Número de contratos

obten idos con

asoc iac iones de

Vivienda Comunitar ia.

A-1

Número de contratos

obten idos en el Sector

Privado

SP-1

El proyecto propio

en un Munic ip io .No hay SI SI NO NO

4. Armar un

proyecto propio

de Vivienda de

Interés Social

en un

Municipio de

Cundinamarca.

30-Abr

Tenencia de un

proyecto propio de VIS

en Cundinamarca

Si o NoVIS-1 Quincenal

SGC-1 Mensua l No. acciones correctivas atendidas *100

No. de acciones correctivas totales

5. Investigar

para desarrollar

nuevos

negocios.

30-Abr

6. Lograr el 10

% de ahorro en

el Presupuesto

de la Empresa.

30-Abr

Hacer

presupuesto

Anual.

Director Administrativo

y F inanciero17-Mar

Menos de 60% 100%

7. Realizar las

primeras

auditorias una

vez cada 6

meses.

30-Abr No hay Mayor de 80% 80% Entre 60%y79%

No conformidades

resue l tas de l mes

anterior.

8. Proporcionar

personal

calificado,

capacitado y

competente.

30-Abr Capaci tación C-1 Bimensual Horas dictadas *100

Horas programadasNo hay Mayor de 80%

2000 Millones

Generar Nuevas

Estrategias,

para

Información de

L ic i tac iones.


Control.Feb-28

Mayor a 2000

Millones

Sumatoria del valor de las

Licitaciones Ganadas. 1.500.000.000

2000

Millones

Entre 1500 y

1999

Millones

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DENOMINACION CODIGO INDICADOR FRECUENCIA FORMULA ESTANDAR EXCELENTE BUENA REGULAR MALA

FORTALECER CONTROLAR SEGUIMIENTO DIRECTOR SEGÚN SEGÚN ACTIVIDADES EJECUTADAS *100 85% 100% 90 A 99% 80 A 89% <=79% 90% EJECUCION DEL CUMPLIMIENTO % AVANCE

CULTURA DE LA EN LAS TÉCNICO VISITA AVANCE ACTIVIDADES CONTRATADAS SERVICIO DE LOS DE LOS

CALIDAD EJECUCION VISITAS DE DE DE SUBCONTRATOS SUBCONTRATOS

DE LAS OBRA OBRA OBRA

CRECER ACTIVIDADES

CONTRATADAS

FORTALECER IMPLEMENTAR FIRMAR DIRECTOR ANTES IO-02 NO 100% 90 A 99% 80 A 89% <=79% 100% EN EJECUCION QUE TODOS LOS % QUE TODOS LOS DIRECTOR DIRECTOR

CULTURA DE Y MANTENER CONTRATOS TÉCNICO DE FIR APLICA DEL SERVICIO PROVEEDORES PROVEEDORES TÉCNICO TÉCNICO

CALIDAD PROVEEDORES SOLO CON MAR SEAN SEAN

APROBADOS PROV.APROB. CONTR. APROBADOS APROBADOS

CRECER IMPLEMETAR RECOLECTAR JEFE DE MENSUAL INFORME IO-03 MENSUAL VR GASTADO *100 7,50% 7,50% 7.0%A 7.49 6.0%A 6.99 <=6.0% EJECUCION RENTABILIDAD % RENTABILIDAD JEFE DE DIRECTOR INFORME INFORME

EL CONTROL INFORMACION PRESUPUESTO CONTROL DE VALOR CONTRATADO DEL PRESUPUESTO TÉCNICO DE CONTROL MENSUAL

DE COSTOS EDITAR DIRECTOR COSTOS SERVICIO Y CONTROL DE COSTOS DE

INFORME TECNICO CONTROL

DE COSTOS

OBTENER REALIZAR DIRECTOR CALIFICACION IO-04 UNA VEZ CALIFICACION 3,9 5 4 A 4.9 3 A 3.9 <=2.9 4 S.G.C. LA NUMERO EL AUMENTO DIRECTOR DIRECTOR ENCUENTA COMITÉ

BUENA UNA TÉCNICO ANTES SUPERIOR A 4 MIENTRAS EJECUCION SATISFACCION O DISMINUCION TÉCNICO TÉCNICO DE SERVICIO DE GERENICA

CALIFICACION ENCUESTA DE DURE LA DEL SERVICIO DEL CLIENTE DE LA PRESTADO

EN LA DURANTE LA TERMINAR OBRA SATISFACCION A CLIENTES

ENCUESTA DE OBRA LA OBRA DEL CLIENTE PE-004

SATISFACCION

DEL CLIENTE

CUADRO DE SEGUIMIENTO - INSPECCIÓN -ENSAYO / PRUEBA -VERIFICACIÓN -OBRA NUEVO MILENIO.

N° ACTIVIDADES CLAVES DOCUMENTOS DE REFERENCIAVALOR NOMINAL

TOLERANCIAFRECUENCIA METODO DE CONTROL REGISTRO RESPONSABLE CARACTERISTICAS A MEDIR EQUIPO

EL EQUIPO

MIDE AL:

NECESIDAD DE LA

EXACTITUD DE LA

MEDIDA:

MANTENIMIENTO CALIBRACIÓN VERIFICACIÓN OBSERVACIONES

PLAN DE CALIDAD PARA LA OBRA "NUEVO MILENIO", UBICADA EN EL MUNICIPIO

LOCALIZACION POR CADA INSPECCIÓN LOCALIZACIÓN FLEXOMETRO m.m. m.m. - - x DE LA VEGA, CUNDINAMARCA. LA OBRA CONSISTE EN EL ESTUDIO Y DISEÑOS

PENDIENTES ACTIVIDAD (SUELOS, ARQUITECTONICO, ELECTRICO, HIDRAULICO, ESTRUCTURAL Y

NIVELES PENDIENTES FLEXOMETRO m.m. m.m. - - x LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO) PARA 40 UNIDADES DE VIVIENDA DE INTERES

SOCIAL.

1 m.m. m.m. - - x

HILOS m.m. m.m. - - x

RESISTENCIA POR CADA INSPECCIÓN DIRECTOR ESPESOR DE MURO FLEXOMETRO m.m. m.m. - - x

LONGITUD FUNDIDA TÉCNICO

GEOMETRIA LONGITUD FLEXOMETRO m.m. m.m. - - x

ALINEAMIENTOS

PLOMOS BOQUILLERA m.m. m.m. - - x

ACABADO HILOS m.m. m.m. - - x

LOCALIZACION POR CADA INSPECCIÓN FLEXOMETRO m.m. m.m. - - x

ELEMENTO

FLEXOMETRO m.m. m.m. - - x

BOQUILLERA m.m. m.m. - - x

HILOS m.m. m.m. - - x

LA VERIFICACION SE HARA; CUANDO LA EMPRESA

DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO RECIBA LA

OBRA A SATISFACCIÓN.

ALINEACIONPLANOS:

ESTRUTURALES.

FORMATO PARA EL

REGISTRO DE INSPECCIÓN

DE

FORMALETEADA,ARMADA

DE HIERRO, COLOCACIÓN,

VACIADO, Y CURADO DE

CONCRETO REFORZADO. FS-

002

LA VERIFICACION SE HARA; CUANDO LA EMPRESA

DE ENERGÍA, QUE CORRESPONDA RECIBA LA

OBRA A SATISFACCIÓN.

FORTALECER CULTURA DE

LA CALIDAD

CRECER

3ACOMETIDA ELÉCTRICA

PLANOS:

ELÉCTRICOS

ACTA DE RECIBO A

SATISFACCIÓN POR LA

EMPRESA DE ENERGÍA,

QUE CORRESPONDA.

PROVEED. A TODO

COSTO.

CUADRO SEGUIMIENTO OBJETIVOS: OBRA NUEV0 MILENIO

PLAN DE LA CALIDAD VERSION: 00

LA VERIFICACION SE HARA; CUANDO EL DIRECTOR

TÉCNICO RECIBA LA OBRA A SATISFACCIÓN.

NIVELES

DESAGUES AGUAS LLUVIAS.

DESAGUES AGUAS NEGRAS.

ACOMETIDA AGUA POTABLE.

PLANOS:

HIDROSANITÁRIOS.

ACTA DE RECIBO A

SATISFACCIÓN POR LA

EMPRESA DE ACUEDUCTO

Y ALCANTARILLADO DE LA

VEGA CUNDINAMARCA

PROVEED. A TODO

COSTO

2 MURO DE CONTENCIÓN

OBJETIVO ESTRATEGICO OBJETIVO CALIDADESTRATEGIA INDICADOR

CONTROL DE AVANCE Y

EJECUCIÓN DE OBRA

UNIDAD DE

MEDIDA DEL QUE CONTROLA EL INDICADOR

ENCARGADO DE

SUMINISTRAR

RANGOSMETA EN DONDE MIDE QUE MIDE

IO-01

COMO SE REGISTRA COMO SE DIVULGA

PROVEDORES DE MANO DE

OBRA Y PROVEDORES A

TODO COSTO

DIRECTOR TÉCNICO FORMATO REUNIÓN FD-

001

REUNIÓN VISITA DE OBRA

ENCARGADO DEL

INDICADOR

PLANS-001 FECHA:

OBRA NUEVO MILENIO

REUNIÓN COMITÉ DE

GERENCIA

100% DE PROVEEDORES

APROBADOS

ANTES DE FIRMAR

CONTRATO # DE CONTRATOS CON PROVEEDORES APROBADOS *100

# TOTAL DE CONTRATOS.

CONTRATO CIVIL DE

OBRA

IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN ...

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