Importancia de los Sistemas de Gestión en la … de los... · Determinar las cuestiones externas e...

Asociación Nacional de la Industria Química

Importancia de los Sistemas de Gestión

en la Evaluación de Riesgos


¿Como pasar de combatir el fuego a la prevención? Gestión de los procesos

¿Cómo lograr más con menos? Productividad

¿Cómo conseguir más clientes? Competitividad

¿Cómo minimizar los riesgos? Gestión de los riesgos

¿Cómo desarrollar nuevos productos mejor y más rápido? Innovación

¿Cómo aprender mejor y más rápido? Aprendizaje

¿Cuáles son nuestros pasos futuros? (productos, mercados, procesos, recursos, aprendizaje y cambio) Estrategia


Los clientes necesitan productos con características que satisfagan sus necesidades y éstas se expresan en especificaciones de

productos y se denominan “requisitos de los clientes” que pueden estar especificados por el cliente de forma contractual o

determinados por la propia organización.

El enfoque a través de un sistema de gestión anima a las organizaciones a analizar los requisitos del cliente, definir los

procesos y mantener a estos procesos bajo control.

Base racional para los Sistemas de Gestión


El Anexo SL


Por lo anterior en el año2012, la organización ISOpublicó la guía paraestablecer normascomunes en los sistemasde gestión, por lo que hapartir de ese año todas lasnormas sobre sistemas degestión que se publiquenpor la organización ISOdeberán cumplir con elestándar SL, esto permitiráque los temas comunespuedan ser másfácilmente integrados.


Proporcionar confianza en la capacidad de laorganización para proporcionar de formacoherente a los clientes los productos y serviciosque se ajusten a sus necesidades.

Mejorar la satisfacción del cliente

El concepto de “riesgo” en el contexto de la norma ISO 9001se refiere a la incertidumbre de lograr tales objetivos.

El concepto de “oportunidad” en el contexto de la norma ISO9001 se refiere a superar las expectativas y mas allá de losobjetivos establecidos.


4. CONTEXTO DE LAORGANIZACIÓN

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad

4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos


5. LIDERAZGO

5.1 Liderazgo y compromiso

5.2 Política de la calidad

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

6. PLANIFICACIÓN

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos


7. SOPORTE

7.1 Recursos

7.1.1 Generalidades 7.1.2 Personas7.1.3 Infraestructura7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

7.2 Competencia

7.3 Toma de conciencia

7.4 Comunicación

7.5 Información documentada


8. OPERACIÓN

8.1 Planificación y control operacional

8.2 Requisitos para los productos y servicios

8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios

8.4 Control de los procesos, productos y servicios externos

8.5 Producción y prestación del servicio

8.6 Liberación de los productos y servicios

8.7 Control de las salidas no conformes


9. EVALUACIÓN DELDESEMPEÑO

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación

9.2 Auditoría interna

9.3 Revisión por la dirección

10. MEJORA

10.2 No conformidades y acciones correctivas

10.3 Mejora continua


Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en procesos, mostrando los vínculos a los capítulos de la norma

5. Liderazgo

6. Planificación9. Evaluación

del desempeño

8. Operaciones

10. Mejora continua

7. Soporte de los procesos

4.1, 4.2, 4.3

Establecer el contexto,

definir las partes

Interesadas

pertinentes y el

alcance del SGC

*

*

4.4 SGC,

generalidades,

enfoque basado

en procesos

Elemento de entrada Elemento de salidaRequisitos Productos y

servicios

Clientes y otras

partes interesadas

pertinentes

Clientes

satisfacción


0.3.3 Pensamiento basado en riesgos

El riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre un

resultado esperado y este concepto siempre ha estado

implícito en la ISO 9001. Esta Norma hace más explícito este

enfoque y lo incorpora a los requisitos para el

establecimiento, la implementación, el mantenimiento y la

mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

No todos los procesos del sistema de gestión de la calidad

representan el mismo nivel de riesgo en términos de la

capacidad de la organización para cumplir sus objetivos, y las

consecuencias de las no conformidades del proceso, producto,

servicio o sistema no son las mismas para todas las

organizaciones.


El riesgo es entendido como un evento negativo, con el pensamientobasado en riesgo, existe una oportunidad (riesgo positivo) en cadaocurrencia de un riesgo.

Cruzar la vía sin tomar en cuenta el movimientode los vehículos, nos proporciona unaoportunidad de cruzar las vías rápidamente, peroel riesgo de daño es alto debido al movimientode los vehículos a diferentes velocidades.

El riesgo de utilizar el peatón el paso peatonal es el invertir demasiadotiempo por el traslado y la espera (semáforo), pero las posibilidades de seratropellado por algún vehículo son pequeñas.


Tener en cuenta los riesgos es requisito en varias cláusulas

de la norma:

Cláusula 4 (Contexto) la organización debe abordar los

riesgos y oportunidades que afecten su capacidad para

lograr los resultados

Cláusula 5 (Liderazgo) la alta dirección debe promover el

pensamiento basado en riesgos


Cláusula 6 (Planificación) la organización debe

determinar los riesgos, las oportunidades y las acciones

proporcionales al impacto potencial

Cláusula 8 (Operación) la organización tiene la

obligación de implementar procesos para abordar los

riesgos y oportunidades.

En la cláusula 9 (evaluación del desempeño) requiere

que la organización monitoree, mida, analice y evalúe los

riesgos y oportunidades.


En la cláusula 10 (Mejora)

requiere que la organización

mejore respondiendo a

cambios en el riesgo.

La documentación debe ser

adecuada a los riesgos que

ponen en peligro la

conformidad de productos o

servicios y la satisfacción del

cliente.


4. Contexto de la organización

4.1 Conocimiento de la organización y

de su contexto

Determinar las cuestiones externas

e internas adecuadas al propósito y

su dirección estratégica, que afectan

a su capacidad para lograr los

resultados.

La organización debe realizar el

seguimiento y la revisión de la

información su contexto.


Métodos para el análisis del Contexto Organizacional

Análisis FODA (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y

Oportunidades)

Análisis PEST-EL (características macro del entorno )

Político, Económico, Social, Tecnológico + Ecológico y Legal

Vigilancia tecnológica, competitiva y de mercado (Porter?)

Análisis interno (recursos, competencias, …)

Análisis Externo (evolución de los mercados, proveedores, …)



4.2 Comprensión de las

necesidades y expectativas de las

partes interesadas

La organización debe determinar:

a) las partes interesadas;

b) los requisitos de estas partes

interesadas.

Realizar el seguimiento y la revisión

de la información sobre estas

partes interesadas y sus requisitos.


Instalaciones, Maquinaria,

TI

Políticas, Objetivos y

sus estrategias

para alcanzarlos

Cultura

OrganizacionalFlujos de

Información y Procesos

Considera factores internos tales como los:


Organización

Legales

Tecnológicos

Culturales

De Competencia

De Mercado

Sociales

Económicos

Considera factores externos tales como entornos:


Gestión de

residuos

Eficiencia

energética y

fuentes

renovables

Cambio

climático y el

comercio de

créditos de

Emisiones

Gases de Efecto

Invernadero

Gestión

ambiental

Innovación y

diseminación

de nuevas

tecnologías

Promoción de

nuevas

prácticas de

negocio

Facilidades al

comercioE-Negocios Economías

emergen-tes

Disminución

de la pobreza

Crecimien

to

Económic

o

Desarrol

lo

Sostenib

le

Protección al

consumidor

Protección a

los

trabajadores

Servicios de

salud

Seguridad

territorial

Comercio justo

Responsa-

bilidad social

Análisis de

ciclo de vida y

Etiquetado

“Verde”


Análisis FODA(Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)Fortalezas Debilidades

Son todos los aspectos positivos que están presentes en la institución o empresa que facilitan el cumplimiento de los objetivos buscados. Por ejemplo: experiencia, conocimientos, reconocimiento, calidad, productividad, actitudes positivas, voluntad, capacidades y habilidades en general, buena infraestructura, buen clima humano, etc.

Son todas aquellas condiciones negativas de la Institución que están dificultando su óptimo funcionamiento. Ejemplo: lo contrario a fortalezas.

Oportunidades Amenazas

Son características o circunstancias del entorno externo que actualmente no se están aprovechando y que pueden capitalizarse en favor de los objetivos buscados. Ejemplos: aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, etc., favorables al plan.

O riesgos son situaciones potenciales del entorno externo, que de ocurrir, pueden ocasionar problemas para el cumplimiento de los objetivos, por lo que es necesario generar acciones para evitarlas o amortiguar sus posibles impactos negativos. Ejemplos: lo contrario a Oportunidades


Variables

macroeconómicas

Variables

sociales

Variables

tecnológicas

Variables

político-legales

Rivalidad general

del sector

Amenaza de

nuevos competidores

Amenaza de

productos sustitutos

Poder de negociación

de los proveedores

Poder de negociación

de los compradores

Infraestructura

de la empresa

Administración

Del personal

Desarrollo

tecnológico

Abastecimiento

Logística

Operaciones

Servicio

Marketing y ventas

Capacidades y

habilidades del personal

Visión del futuro

Know-how

Calidad de las

relaciones internas

Aprendizaje colectivo

Recursos económicos

Estructura

organizativa

ANÁLISIS

EXTERNO

ANÁLISIS

INTERNO

CADENA DE

VALORFUERZAS COMPETITIVAS

DEL SECTOR

ENTORNO

GLOBAL

CAPACIDADES Y

COMPETENCIAS

PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN


COMBINANDO PUNTOS FUERTES Y DÉBILES CON OPORTUNIDADES Y AMENAZAS SE PUEDEN FORMULAR LAS ESTRATEGIAS:

OPORTUNIDADES AMENAZAS

FORTALEZAS ESTRATEGIAS

OFENSIVAS

ESTRATEGIAS

DEFENSIVAS

DEBILIDADES ESTRATEGIAS

ADAPTATIVAS O DE

REORIENTACIÓN

ESTRATEGIAS DE

SUPERVIVENCIA


Estrategia / Objetivo anual marcada por el

Plan Estratégico

PROCESO PERSONAL FINANZAS CLIENTES

Diversificar la gama de productos

Áreas de éxito

Objetivo anual derivado del Plan

Estratégico

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Materialización de los proyectos en desarrollo en los

plazos previstos en 90%

Capacitar al 90% del personal para el 100% de los nuevos

productos

Mantener la rentabilidad

financiera en los nuevos

productos

Mantener el 85% de índice de

satisfacción de los clientes en

los nuevos productos

Asegurar la actualización de la

documentación para los nuevos productos en 15

días

Indicadores

Porcentaje de personal formado

/ personal a formar

Tasa de proyectos de

desarrollo puestos en el

mercado a tiempo

Margen neto / margen bruto

Índice de satisfacción de los clientes de altos y medios volúmenes de

compra

Días de atraso de la puesta a disposición de

los catálogos de nuevos

productos

Planes de acciónFormación de varios

grupos de trabajo en función de los nuevos productos

Cada grupo de D&D capacita al personal

involucrado

Trabajo coordinado con los diferentes grupos de D&D

Encuestas a los principales grupos

de clientes en nuevos productos

Asignación de personal a cada

grupo de trabajo de D&D



4.3 Determinación del alcance del sistema

de gestión de la calidad

Determinar los límites y la aplicabilidad del

SGC, deben tomarse en cuenta los

productos y servicios, además de lo

señalado en los apartados 4.1 y 4.2.

El alcance debe estar como información

documentada, considerando los productos

y servicios de la organización, así como la

justificación de no aplicabilidad de algún

requisito de esta norma.



4.4 Sistema de gestión de la

calidad y sus procesos

Establecer, implementar, mantener

y mejorar continuamente un SGC,

incluidos los procesos y sus

interacciones, de acuerdo con los

requisitos de esta Norma.

La organización debe determinar

los procesos necesarios para el

SGC, los cuales deben señalar:



los elementos de entrada y salida, la secuencia e interacción;

los criterios, métodos, incluyendo las mediciones y los indicadores

del desempeño para su operación eficaz y su control;

los recursos, las responsabilidades y autoridades;

los riesgos y oportunidades, además el tratamiento de los mismos;

los métodos para realizar el seguimiento, mediciones, y evaluación

de los procesos; y

oportunidades de mejora de los procesos y del SGC.

Se debe mantener información documentada para apoyar la operación

de los procesos y retener la información documentada para tener la

confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.


6. Planificación para el SGC

6.1 Acciones para tratar riesgos y

oportunidades

6.1.1 Al planificar el SGC, se debe considerar

el apartado 4.1 y el apartado 4.2, además de

determinar los riesgos y oportunidades que

es necesario tratar con el fin de:

a) asegurar que el SGC pueda lograr sus

resultados previstos;

b) prevenir o reducir efectos indeseados; y

c) lograr la mejora continua.



6.1.2 La organización debe planificar:

El tratamiento de los riesgos y la forma en

que se integrará esta acción en los procesos

del SGC y la evaluación de la eficacia de

dichas acción.

Las acciones tomadas para tratar los riesgos y

oportunidades deben ser proporcionales al

impacto potencial en la conformidad de los

productos y los servicios.



6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

6.2.1 Los objetivos de la calidad deben:

Establecerse en las funciones, niveles y procesos pertinentes.

Ser coherentes con la política de la calidad, medibles y seguirse.

Ser comunicados para alcanzar la conformidad de los productos y

servicios y aumentar la satisfacción del cliente.

Actualizarse, cuando sea apropiado.

Conservar información documentada de los objetivos de la calidad.


Aunque el apartado 6.1 especifica que la organizacióndebe planificar acciones para abordar los riesgos, NOHAY NINGÚN REQUISITO EN CUANTO A MÉTODOSFORMALES PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO NI UNPROCESO DOCUMENTADO DE LA GESTIÓN DELRIESGO.

Las Organizaciones pueden decidirsi desarrollar o no una metodologíade la gestión del riesgo más ampliade o que requiere este proyecto denorma mexicana, por ejemplomediante la aplicación de otraorientación u otra normas.


Perspectiva general de concepto relacionado al riesgo

(Taxonomía)


Métodos para Análisis de Riesgos


Estándares ISO para la Gestión de Riesgos


Gracias por su atención

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C.

Manuel María Contreras Núm. 133 6° Piso,Col. Cuauhtémoc, Del. Cuauhtémoc. C.P. 06500

México, Distrito FederalTel.+52 (55) 55 46 45 46

Fax: +52 (55) 57 05 36 86

www.imnc.org.mx

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