Importar contactos a Outlook desde Excel

Importar a Outlook direcciones de email desde Excel

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Excel es una herramienta que tiene

muchos usos. Uno de ellos es

almacenar información como

direcciones de correo y nombres de

contactos. Siguiendo los pasos de

esta guía podrás traspasar todos

estos contactos a tu agenda de

Outlook

Importar a Outlook

direcciones de

email desde Excel

Guía paso a paso con

imágenes, para crear una Excel

con el formato adecuado para

importar desde Outlook y crear

los contactos

Javier Roig Garro



Outlook es un programa muy útil para gestionar correo, tareas, citas y contactos, por lo

que hay veces que tenemos que añadir una gran cantidad de correos desde otros

programas o simplemente desde listas que hemos creado externas a Outlook.

Uno de los métodos más sencillos para hacer esto es crear una hoja de Excel con un

formato determinado que permita importar una gran cantidad de datos de una sola

vez.

Básicamente hay dos pasos, uno es el crear el archivo de Excel y el segundo es

importarlo

Primera parte, Crear una Excel con los datos a traspasar

Primero tenemos que preparar la hoja de Excel para que al traspasar las direcciones

Outlook las cargue sin problemas

Poner en la primera fila los nombres de los campos que vamos a traspasar.

Outlook tiene una gran cantidad de columnas que podemos importar, y además

podemos personalizar los nombres de los campos. Las columnas básicas más

habituales son:

Nombre, para el nombre del contacto

Apellidos, para los apellidos del contacto

e-mail, para la dirección de correo

Rellenar los datos

Una vez indicados en la primera fila los nombres de los campos que vamos a

traspasar, hay que rellenar los datos. En cada fila tenemos que poner la información

de un contacto

Nombrar la lista

Cuando hemos metido los datos, hay que asignar un nombre a la lista, para que luego

Outlook sepa que información hay que traspasar.

Esto se hace desde la solapa Fórmulas. Primero seleccionamos las celdas con los

datos y pulsamos el botón Asignar Nombre



Al pulsar el botón Asignar

nombre, Se abre una ventana

con el título “Nombre nuevo”

donde podemos definir un

nombre para el rango de

celdas seleccionado. Para

identificar el rango de celdas

seleccionado, he puesto en el

campo Nombre el texto

“Direcciones”. Para que guarde

este nombre de rango,

pulsamos Aceptar.

Guardar el documento

Para finalizar la parte de Excel, tenemos que asegurarnos que guardamos el libro de

Excel con el formato de Excel 97-2003 (xls). Es importante acordarnos dónde lo

hemos guardado y con qué nombre. En este ejemplo estará en el escritorio y con el

nombre Direcciones.xls.

(Es curioso pero el asistente de importación de Outlook todavía no soporta ( o yo no lo

he visto) el formato de Excel 2007 (xlsx))

Segunda Parte. Importar las direcciones en Outlook

Ahora tenemos que ir a Outlook para cargar las direcciones de correo electrónico

desde el archivo de Excel a la libreta de Contactos.

Desde el menú Archivo, seleccionamos la opción Opciones

En la ventana Opciones de Outlook que se abre, seleccionamos en la lista de la

izquierda la categoría Avanzado y después en el panel de la derecha pulsamos el

botón Exportar.( Supongo que es un error, ya que también podemos importar datos,

como vamos a ver)



Asistente para importar y exportar

Al pulsar el botón exportar, abre la ventana “Asistente para importar y exportar” donde

encontramos un montón de formas de importar datos a Outlook.

Seleccionar acción

Para importar los correos desde un archivo de Excel hay que pulsar “Importar de otro

programa o archivo” y pulsar siguiente

Seleccionar tipo de archivo

En el siguiente paso “Importar un archivo”, hay que seleccionar el tipo de archivo

Microsoft Excel 97-2003 y pulsar siguiente



Seleccionar Archivo

A continuación tenemos que indicar donde se encuentra el archivo de Excel, que

hemos creado y guardado antes. En este ejemplo está en el escritorio y se llama

direcciones.xls. He tenido que utilizar el botón Examinar para seleccionar el archivo.

Tenemos tres opciones de importación de las direcciones.

Remplazar duplicados, significa que si ya tenemos un contacto con el mismo

nombre en Outlook lo va a sustituir con el que tenemos en la Excel. Esto puede

ser útil si tenemos más actualizada la hoja de Excel que la agenda de Outlook

Permitir la creación de duplicados. En este caso si ya tenemos un contacto con

el mismo nombre en Outlook, va a crear otro con el que importa de Excel con lo

que al final tendremos dos contactos. Esta opción se utiliza cuando no estamos

seguros de los datos que tenemos, pero implica el trabajo posterior en Outlook

para revisar los duplicados

No importar duplicados. Es el caso contrario al primero, si ya tenemos un

contacto en Outlook con el mismo nombre que el que tenemos en la Excel

entonces no lo modifica y sigue quedando la información que estaba en

Outlook. Es útil cuando mantenemos los datos actualizados en Outlook.

En este ejemplo voy a utilizar la opción tercera de No importar duplicados. Pulsar

Siguiente para ver más opciones



Seleccionar carpeta de destino

El siguiente paso es indicar a Outlook donde los vas a importar. Por defecto utiliza la

carpeta contactos, aunque si nos hemos creado previamente otras carpetas de

contactos, desde aquí podemos seleccionarla.

Pulsar siguiente para más opciones

Confirmar datos a importar

En el siguiente paso tenemos que indicar qué queremos importar. En este ejemplo

indicamos que queremos importar el rango de celdas de Excel que hemos nombrado

como Direcciones, dentro de la carpeta Contactos.

En esta misma pantalla hay dos botones, para acabar de ajustar la importación.

Asignar campos personalizados, que permite indicar de forma manual qué columna

queremos poner en qué campo del contacto. En nuestro caso no es necesario ya que

los nombres de las columnas de Excel son los mismos que los nombre de los

contactos de Outlook.

Cambiar destino, por si queremos importar las direcciones a otra carpeta que no sea la

de contactos.

Pulsamos Finalizar y empieza la importación.



Verificación

Para asegurarnos que se han importado correctamente los contactos, podemos ir al

apartado de contactos y verificar que están en la lista con los datos que hemos

indicado.

Importar contactos a Outlook desde Excel

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