INDICE DE CONTENIDOS€¦ · Manual de Usuario Versión 1.0 2 GLOSARIO Y TÉRMINOS TÉCNICOS ........

Manual de Usuario Versión 1.0

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MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL

El presente manual proporciona una guía detallada de la funcionalidad del Portal SRI & Yo en línea, que es una aplicación Web para Micro, Pequeños y Medianos negocios conformados por personas naturales, con el objetivo de simplificar su gestión comercial y contable, facilitando el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.

INDICE DE CONTENIDOS

INDICE DE CONTENIDOS .......................................................................................................................1

REQUERIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE ...........................................................................2

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PORTAL .............................................................................................2

Ingreso al Portal ......................................................................................................................................2

Diagrama de Flujo Funcional ................................................................................................................3

Elementos Generales ............................................................................................................................3

MÓDULO DE CONFIGURACIÓN ............................................................................................................6

Perfil y Firma ...........................................................................................................................................7

Productos .................................................................................................................................................8

Carga masiva ....................................................................................................................................... 11

MÓDULO DE EMISIÓN .......................................................................................................................... 12

Factura .............................................................................................................................................. 14

Nota de Crédito ................................................................................................................................ 14

Nota de Débito ................................................................................................................................. 15

Guía de Remisión ............................................................................................................................ 16

Comprobante de Retención ........................................................................................................... 17

MÓDULO DE COMPROBANTES ......................................................................................................... 18

Administración ...................................................................................................................................... 18

No autorizados ..................................................................................................................................... 19

MÓDULO DE CONTABILIDAD ............................................................................................................. 20

Registro de comprobantes electrónicos: .......................................................................................... 20

Registro de comprobantes de retención electrónicos recibidos:.................................................. 23

Edición o Eliminación de comprobantes electrónicos contabilizados: ........................................ 24

Registro de comprobantes físicos: .................................................................................................... 25

Consideraciones para la contabilización de comprobantes: ..................................................... 27

Generación de Estado de Resultados y Resumen de Retenciones: .......................................... 28


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GLOSARIO Y TÉRMINOS TÉCNICOS ............................................................................................... 30

REQUERIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE

Disponer de un computador que posea el ambiente de ejecución (software) JAVA Versión 1.7.51.

Conexión permanente a Internet, a una velocidad mínima de 1024 Kbps.

Disponer de cualquiera de los siguientes navegadores:

- Mozilla Firefox 22.0 o superior - Google Chrome 31 o superior - Internet Explorer 8.0 o superior - Safari 6.1.1 o superior

Contar con clave de acceso a Servicios en Línea, proporcionada por el Servicio de Rentas Internas en cualquiera de las agencias de atención al público.

Disponer de un certificado digital de firma electrónica válido y vigente otorgado por una de las entidades de certificación autorizadas en el Ecuador. Para computadoras Macintosh (Mac’s) solo puede utilizar un certificado digital.

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PORTAL

Ingreso al Portal

Para ingresar al sistema el usuario deberá ingresar al servicio habilitado para SRI & Yo en línea en la dirección: https://mipymes.sri.gob.ec/, a continuación se presentará una pantalla en la que

deberá ingresar su número de RUC y la contraseña proporcionada para los Servicios en Línea y finalmente hacer clic en el botón “Ingresar”

https://mipymes.sri.gob.ec/


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Diagrama de Flujo Funcional

Para facilitar el entendimiento de los servicios que proporciona el Portal SRI & Yo en línea, a

continuación se encuentra el diagrama de flujo funcional:

Inicio1. Configurar perfil y

firma

2. Crear y administrar productos

3. Emisión de Comprobantes

3.1 Rempresión RIDE

3.2 Consultar No Autorizados

4. Contabilizar Transacciones

4.1 Comprobantes Físicos

4.2 Comprobantes Electrónicos

5. Obtener estado de resultados

6. Obtener resumen retenciones

Fin

El Portal está compuesto de 4 módulos, los cuales brevemente se describen a continuación:

Módulo Función

Configuración En esta sección se encuentra la información del contribuyente, logotipo, tipo de firma a utilizarse en la emisión de comprobantes electrónicos; y la configuración de los bienes y productos en base al catálogo del INEC.

Emisión Permite la emisión de comprobantes electrónicos.

Comprobantes

En este módulo se administran los comprobantes autorizados, teniendo la funcionalidad de descargar el XML, RIDE y reenviar por correo estos documentos; adicionalmente permite consultar aquellos que no fueron autorizados.

Contabilidad Permite la contabilización de las transacciones por períodos mensuales, considerando tanto los comprobantes electrónicos como los físicos, para poder obtener reportes contables.

Elementos Generales

a. Menú principal

Toda la funcionalidad del Portal SRI & Yo en línea se encuentra distribuida en el menú principal, el cual se encuentra en la parte superior de la pantalla:

b. Opciones del menú principal


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La funcionalidad del Portal se encuentra distribuida en grupos dentro del Menú Principal, de la siguiente manera, más adelante se detalla la funcionalidad de estas opciones.

Configuración Emisión Comprobantes Contabilidad

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Perfil y Firma

Factura

Administración

Libros contables

Productos

Nota de Crédito

Estado de Resultados Catálogo de productos y servicios

Nota de Débito

Catálogo Guía de remisión

No autorizados Resumen de Retenciones Carga masiva Comprobante de Retención

c. Menú de acceso rápido

Este menú se encuentra ubicado en la parte inferior de la pantalla, y permite un acceso directo a las siguientes opciones:

d. Campos para ingreso de texto o números

En las diversas pantallas que posee el Portal, aparecerán campos para el ingreso de

información. Aquellos campos que junto a ellos se encuentra el ícono permitirán obtener de manera automática la demás información requerida, relacionada con el dato ingresado. Por ejemplo:

Los campos de llenado obligatorio se muestran marcados con un asterisco (*) para identificarlos fácilmente; sin embargo, dependiendo de la circunstancia pueden algunos campos exigir el ingreso de datos sin poseer esta marca, lo cual la aplicación le informará por medio de mensajes en pantalla.

e. Campos para ingreso de fechas

Al hacer clic sobre estos campos se mostrará automáticamente un calendario para seleccionar la fecha que corresponda. El calendario le permitirá cambiar de mes utilizando los símbolos para retroceder y/o avanzar.


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f. Campos para selección de datos (Combos)

Los campos de selección poseen el ícono junto a ellos, el cual despliega la lista de alternativas que puede seleccionar.

g. Tabla de datos

Las tablas muestran datos ingresados o existentes, ordenados por columnas identificadas con su respectivo título, y de ser el caso, agrupadas mediante un encabezado.

h. Botones

De manera particular cada botón describe la acción que ejecuta:

Sin embargo el Portal muestra íconos con carácter de botones con determinada funcionalidad, las cuales se detallan a continuación:

Ícono - Botón Funcionalidad

Editar registros.

Eliminar registros.

Exportar datos a una hoja de cálculo.


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Desplegar en formato XML.

Desplegar en formato PDF.

Reenviar por correo.

Contabilizar un comprobante.

Mostrar detalles de un comprobante.

Avanzar a la siguiente página de una tabla.

Retroceder a la página anterior de una tabla.

Ir a la última página de una tabla.

Retornar a la primera página de una tabla.

i. Mensajes

Son avisos informativos que indican el resultado de una acción. Cuando el mensaje aparece con un ícono color azul, significa que acción realizada fue exitosa, es decir que se ejecutó sin inconvenientes.

Los mensajes de error se muestran cuando la acción ejecutada no llegó a su término, o para informar que se ha suscitado un problema.

Existen adicionalmente mensajes de advertencia que alertan al usuario de una acción que podría causar modificaciones en el desenvolvimiento de la aplicación.

MÓDULO DE CONFIGURACIÓN


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Perfil y Firma

Para la emisión de comprobantes electrónicos es necesario que siga las instrucciones que se indican a continuación:

1. Acceda a la opción “Perfil y Firma” que se encuentra dentro del menú “Configuración” e inmediatamente aparecerá la siguiente pantalla:

2. Haga clic en el botón para seleccionar la imagen que desee utilizar como logotipo en la Representación Impresa de Documentos Electrónicos (RIDE). Asegúrese de cumplir con los requerimientos técnicos especificados para el efecto. Una vez seleccionada la imagen del logotipo, ésta aparecerá en pantalla como se muestra a continuación:

En cualquier momento podrá cambiar el logotipo ejecutando el paso anterior, o si su

deseo es eliminar la imagen haga clic en el botón .

3. En el campo “Tipo Firma” aparecerá pre-seleccionada la opción ARCHIVO para firmar electrónicamente los comprobantes:

ARCHIVO: certificado digital de firma electrónica otorgado por una entidad

certificadora autorizada en el Ecuador, haga clic en el botón . Inmediatamente después, aparecerá en pantalla un recuadro en el cual deberá digitar la clave del certificado digital y seleccionar el archivo correspondiente haciendo clic en el

botón .


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Cuando la vigencia de un certificado digital haya llegado a su término debe ser reemplazado, y para ello debe cargar un nuevo certificado o renovar el dispositivo con su respectiva configuración.

Productos

La administración de productos cuenta con tres opciones independientes: a) Catálogo de productos y servicios: Opción que permite consultar los productos y servicios proporcionados por el INEC. b) Catálogos: Opción que permite la creación del producto o servicio de forma individual. c) Carga Masiva: Opción que permite la creación de productos o servicios de forma masiva. A continuación se detallan las opciones del Módulo Configuración - Productos.

Catálogo de productos y servicios

1. Desde el menú “Configuración”, submenú “Productos”, seleccione la opción “Catálogo de productos y servicios”.

2. El sistema presentará la pantalla “Catálogo de productos y servicios proporcionados por el INEC” con el listado de productos


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Los filtros disponibles para búsqueda son:

- Nivel: Cada uno de los productos y servicios cuenta con 9 niveles que pueden ser filtrados dependiendo de la necesidad.

Por ejemplo: El nivel 1 es el que contiene al resto de niveles.

CODIGO DESCRIPCION NIVEL

0 Productos de la agricultura, la silvicultura y la pesca 1

01 Productos de la agricultura, la horticultura y la jardinería comercial 2

011 CEREALES 3

0111 Trigo 4

01111 Semilla de Trigo 5

01111.00 Semilla de Trigo 7

01111.00.01 Semillas de Trigo duro 9

- Descripción: Campo editable que permite ingresar el nombre del bien o servicio a

buscar, para que sea ejecutada la opción debe presionar el botón

Catálogo

1. Desde el menú “Configuración”, submenú “Productos”, seleccione la opción “Catálogo”.

2. El sistema presentará la pantalla “Catálogo”


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3. Haga clic en el botón para crear el producto o servicio, aparecerá un recuadro en el que deberá ingresar la descripción con la cual identificará lo requerido.

4. Al ingresar la descripción el sistema buscará por coincidencia entre todos los productos que contengan la palabra ingresada.

Una vez identificada y seleccionada la descripción que contenga al producto a ser creado, se tiene que proceder con el registro de los siguientes campos:

5. Llenado los campos con la información que le solicite el sistema presione el botón

para que este sea almacenado, o para volver al menú principal.


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6. Una vez efectuado el registro, se mostrará en el Catálogo de Productos, todos los

bienes y servicios que hayan sido configurados hasta el momento:

NOTA: La codificación de los productos no sigue un patrón predeterminado, dependerá de las necesidades de cada negocio.

Adicionalmente en cualquier momento podrá modificar o suprimir los registros tanto de

categorías como de productos, ejecutando los botones (Editar) o (Eliminar) que se encuentran dentro del botón (filtro desplegable).

Carga masiva

De forma similar a la configuración individual, la carga masiva debe realizarse respecto a la lista de productos. En este sentido, se debe realizar lo siguiente:

1. Acceda desde el menú “Configuración”, submenú “Productos”, a la opción “Carga Masiva”.

2. Descargue la plantilla disponible y según sus necesidades reemplace, modifique,

aumente o elimine los registros que ésta posee como ejemplo, por los que usted considere.


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3. Haga clic en el botón para seleccionar el archivo que acaba de modificar y

presione el botón para que la aplicación ejecute las validaciones correspondientes y proceda a guardar los registros de categorías por usted determinados.

En caso de detectar errores, mediante mensajes se le informará cuales son, a fin de que pueda corregirlos. Caso contario, se le indicará que la carga fue exitosa.

MÓDULO DE EMISIÓN El Portal SRI & Yo en línea proporciona al usuario la posibilidad de emisión de los siguientes comprobantes electrónicos para el sustento de sus transacciones comerciales:

Factura

Nota de crédito

Nota de débito

Guía de remisión

Comprobante de retención NOTA: El Servicio de Rentas Internas como proveedor del servicio tiene la facultad de restringir o añadir la emisión de determinado comprobante, por lo que éstos podrían variar.

La funcionalidad de emisión de comprobantes electrónicos ha sido construida apegada al Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, de manera que el usuario intuitivamente pueda generarlos sin necesidad de un instructivo específico, por ello a continuación se describen funciones genéricas que requiere conocer:


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Campo Establecimiento.- para todos los comprobantes es necesario determinar el establecimiento desde el cual se los está generando. La opción que elija para el primer comprobante que emita aparecerá por defecto en las siguientes ocasiones mientras la sesión se mantenga abierta en un mismo computador; si la sesión finaliza deberá volver a seleccionar el establecimiento la próxima vez que desee emitir un comprobante. Comprobantes Pendientes.- para evitar que el usuario deba volver a ingresar los datos de un comprobante que por algún motivo no pudo completar su emisión, está disponible en la parte superior derecha de la pantalla la opción “Pendientes”, que se visualizará al acceder a cualquiera de las opciones de emisión de comprobantes.

Dentro de esta opción y ordenados según el tipo de comprobante, aparecerán aquellos que durante un determinado día han sido guardados sin firma, es decir fueron creados pero no emitidos, a excepción de las Notas de Débito que no pueden ser almacenadas temporalmente. Al seleccionar uno de estos comprobantes, por medio del número de documento, se desplegará en pantalla el detalle de éste y podrá firmarlo para completar su emisión. En caso de requerirlo también podrá editarlo. Todos los comprobantes pendientes que no lleguen a ser emitidos, al día siguiente serán eliminados y desaparecerán de esta lista, por lo que el usuario deberá volver a ingresar los datos para emitir un nuevo si así lo desea. Botón Guardar Sin Firmar.- tal como se indicó en el punto anterior, el Portal permite guardar casi todos los comprobantes generados (a excepción de la Nota de Débito) en transacciones

que no puedan ser concluidas, y para ello se debe ejecutar el botón , que permitirá almacenar el documento dentro de la lista de “Pendientes”. Botón Firmar.- una vez llenas todas las secciones del comprobante, para que éste pueda ser

emitido debe presionar el botón . En ese momento, la aplicación ejecutará validaciones para confirmar que la información sea consistente. Si detecta algún inconveniente le informará por medio de mensajes de error que aparecerán en la esquina superior derecha de la pantalla; caso contrario aparecerá un recuadro para proceder con la firma electrónica según su tipo. Firma electrónica por medio de Certificado Electrónico.- para firmar los comprobantes mediante un certificado electrónico, o también conocido como certificado digital, el usuario debe previamente haber configurado en la opción “Perfil y Firma”. Si la configuración fue correcta, aparecerá un recuadro en el cual la aplicación le solicitará que digite la clave de su certificado, como se muestra a continuación:


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A continuación se muestra un ejemplo por cada tipo de comprobante, en los que aparecen datos referenciales dentro de cada campo, para facilitar la emisión de los suyos:

Factura

Nota de Crédito


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Nota de Débito


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Guía de Remisión


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Comprobante de Retención


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MÓDULO DE COMPROBANTES

Administración

Esta consulta le permite obtener detalle de los comprobantes emitidos, tanto en formato PDF conocido como Representación Impresa de Documentos Electrónicos (RIDE), así como también en formato XML y el reenvío de los mismos mediante correo electrónico. Para ejecutar la consulta ejecute los siguientes pasos:

1. Acceda a la opción “Administración” que se encuentra dentro del menú “Comprobantes”.


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2. Establezca los criterios de búsqueda de los comprobantes que desea consultar. Por

defecto la aplicación mostrará la consulta sin datos.

Si desea efectuar una consulta más específica puede acceder a la pestaña “Por autorización” e ingresar el número de autorización del comprobante deseado.

3. Para obtener el detalle del comprobante en formato PDF, haga clic en el botón que

corresponda, y si desea en formato XML haga clic en el botón , para realizar el

reenvío de estos mediante correo, de clic en el ícono a continuación desplegará la siguiente pantalla.

No autorizados

Esta consulta le permite conocer los comprobantes que por algún motivo no han logrado ser emitidos, y por lo tanto carecen de validez. Para ejecutar esta consulta acceda a la opción “No autorizados” del menú “Comprobantes”,

defina los criterios de búsqueda y ejecute la consulta por medio del botón . Enseguida aparecerán los comprobantes que no fueron autorizados, para verificar el motivo por el cual no

fue autorizado acceda al ícono para descargar el XML.


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MÓDULO DE CONTABILIDAD El módulo Contabilidad permite el registro de las transacciones tanto de compras (egresos) como de ventas (ingresos) que el contribuyente realice cada mes con la finalidad de facilitar la elaboración de los libros contables, y así poder obtener de manera sencilla los valores a consignar en las declaraciones de impuestos. La contabilización de los comprobantes emitidos y recibidos se realiza de dos maneras complementariamente; una automática por medio de los comprobantes electrónicos, y la segunda por medio del registro manual de los comprobantes físicos.

Registro de comprobantes electrónicos:

Todos los comprobantes electrónicos que el usuario haya emitido producto de las ventas que haya realizado haciendo uso del Portal SRI & Yo en línea serán registrados automáticamente por parte del sistema. El usuario no debe contabilizar de forma manual estos comprobantes ya que estaría duplicando la información. Los comprobantes electrónicos de venta y complementarios que haya recibido, por motivo de adquisiciones que realizó durante el mes requieren ser seleccionados por el usuario para su respectiva contabilización, siguiendo los pasos que se detallan a continuación:

1. Ingrese a la opción “Libros Contables” que se encuentra dentro del menú “Contabilidad”. Aparecerá en pantalla la lista de Libros Contables correspondientes a cada mes del año en curso y ordenados de forma descendente:


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En cada uno de los Libros Contables podrá visualizar el valor neto de los ingresos y egresos calculados automáticamente en función de los comprobantes tanto físicos como electrónicos que haya contabilizado.

2. Haga clic sobre el botón del período (mes) en el que desee efectuar la contabilización. A continuación se mostrará en pantalla todos los comprobantes que han sido emitidos al usuario y se encuentran contabilizados en el período seleccionado:

Si es la primera vez que va a contabilizar comprobantes electrónicos recibidos la pantalla aparecerá vacía.

3. Para contabilizar un nuevo comprobante electrónico recibido haga clic en los siguientes botones según corresponda:

Botón Acción

Para contabilizar una Factura electrónica recibida.

Para contabilizar una Nota de Débito electrónica recibida.


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Para contabilizar una Nota de Crédito electrónica recibida.

Para contabilizar un Comp. de Retención electrónico recibido.

Dependiendo del botón accionado, a continuación aparecerá en pantalla la lista de todos aquellos documentos electrónicos del mismo tipo que no han sido contabilizados.

4. Presione el botón (“Contabilizar”) del documento que corresponda para poder ingresar los valores que desea que sean considerados para su contabilidad. La aplicación desplegará un recuadro que muestra los datos del comprobante, así como los valores de éste, lo cual servirá como referencia para determinar los valores a contabilizar por cada uno de los rubros dentro de la sección “Sub-Totales”:

En caso de haber recibido Facturas electrónicas que sustenten Gastos Personales,

haciendo clic en la sección podrá registrar también los valores por estos conceptos:


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NOTA: Los valores a contabilizar en la sección “Sub-Totales” deben corresponder exclusivamente a aquellas compras relacionadas con el giro del negocio; mientras que los valores de la sección “Gastos Personales” deben corresponder con aquellos gastos fuera del giro del negocio que pueden ser considerados como tales según la normativa vigente.

Registro de comprobantes de retención electrónicos recibidos:

Para contabilizar los Comprobantes de Retención recibidos electrónicamente se requiere la ejecución de los siguientes pasos:

1. Ingrese a la opción “Libros Contables” que se encuentra dentro del menú “Contabilidad”.

2. Presione el botón del mes correspondiente. A continuación aparecerá una nueva pantalla donde se encuentran los comprobantes electrónicos recibidos que hayan sido contabilizados.

3. Haga clic sobre el botón y se desplegará en una nueva pantalla la lista de comprobantes de retención electrónicos emitidos al usuario que hasta ese momento estén pendientes de contabilizar.

4. Al presionar el botón todos los comprobantes de retención que aparecieron serán registrados en el libro contable correspondiente, a excepción de aquellos que provengan de un ingreso no contabilizado.


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Edición o Eliminación de comprobantes electrónicos contabilizados:

La aplicación permite adicionalmente modificar los valores contabilizados, e inclusive eliminar documentos que no debieron ser considerados, para lo cual debe seguir los pasos que se describen a continuación:

1. Haciendo uso de los filtros ejecute la búsqueda del comprobante electrónico recibido

que desea modificar. Una vez encontrado presione el botón (“Editar”) si desea

modificar los valores contabilizados, o el botón (“Eliminar”) si desea descartar el documento de su contabilidad.

En caso de eliminación del documento, la aplicación le solicitará que confirme su ejecución.

2. Al accionar el botón (“Editar”), aparecerá en pantalla los detalles del comprobante

correspondiente y haciendo clic sobre el botón (“Contabilizar”) se mostrará un recuadro en el cual constan los valores registrados para que pueda modificarlos:


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Los valores registrados como Gastos Personales también pueden ser editados, haciendo clic sobre la sección correspondiente.

Registro de comprobantes físicos:

Para que el módulo de contabilidad considere los comprobantes físicos emitidos y recibidos, necesariamente deben ser registrados de forma manual, siguiendo los pasos que se detallan a continuación:

1. Ingrese a la opción “Libros Contables” que se encuentra dentro del menú “Contabilidad”. Aparecerá en pantalla la lista de Libros Contables correspondientes a cada mes del año en curso y ordenados de forma descendente:


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En cada uno de los Libros Contables podrá visualizar el valor neto de los ingresos y egresos calculados automáticamente en función de los comprobantes tanto físicos como electrónicos que haya contabilizado.

2. Haga clic sobre el botón del período (mes) en el que desee efectuar la contabilización de los comprobantes físicos. Enseguida aparecerá en pantalla el registro de los comprobantes físicos del período seleccionado, distribuidos en dos pestañas “Emitidos” y “Recibidos”:

Mientras no ejecute la contabilidad de algún comprobante físico emitido o recibido, el listado correspondiente se mostrará vacío.

3. Para la contabilización de un nuevo comprobante físico haga clic en los siguientes

botones según corresponda:

Botón Pestaña Acción

Emitidos Para contabilizar una Factura física emitida.

Recibidos Para contabilizar una Factura física recibida.

Recibidos Para contabilizar una Nota de Venta física recibida.

Emitidos Para contabilizar una Liquidación de Compras física emitida.

Emitidos Para contabilizar una Nota de Crédito física emitida.

Recibidos Para contabilizar una Nota de Crédito física recibida.

Emitidos Para contabilizar una Nota de Débito física emitida.


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Recibidos Para contabilizar una Nota de Débito física recibida.

Recibidos Para contabilizar Otro tipo de documentos físico recibida.

Emitidos Para contabilizar un Comprobante de Retención físico emitido.

Recibidos Para contabilizar un Comprobante de Retención físico recibido.

Dependiendo del botón accionado, a continuación aparecerá en pantalla la plantilla del tipo de documento que desea contabilizar.

4. Ingrese los datos y valores que la plantilla posee de acuerdo con el tipo de comprobante seleccionado. Todas las plantillas contienen campos de llenado obligatorio, así como también cálculos y validaciones automáticas en ciertos campos para evitar errores al momento del ingreso de la información, por lo que debe considerar los mensajes de error o advertencia que la aplicación muestra en el costado superior derecho, como por ejemplo:

Para los comprobantes físicos recibidos debe considerar que únicamente las cantidades ingresadas en los campos totales o subtotales deducibles serán los que la aplicación utilizará para obtener los resultados de su contabilidad.

Consideraciones para la contabilización de comprobantes:

a. El registro de comprobantes relacionados, tanto físicos como electrónicos debe

efectuarse de manera cronológica. Los comprobantes relacionados son aquellos que surgen a partir de otro documento, por ejemplo: una Nota de Crédito y un Comprobante de Retención a partir de una Factura.


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En este caso, se deberá ingresar primero la Factura y posteriormente la Nota de Crédito y el Comprobante de Retención, ya que la aplicación verifica la consistencia entre los documentos contabilizados.

b. Cuando desee editar o eliminar un comprobante primario se eliminarán de los libros contables todos los comprobantes relacionados dependientes de éste. Tomando el ejemplo anterior, si desea modificar los valores contabilizados originalmente de la Factura, el aplicativo le informará que serán eliminados tanto la Nota de Crédito como el Comprobante de Retención para que los vuelva a ingresar en función de los cambios realizados.

c. El aplicativo no permite registrar contablemente comprobantes en otro período (mes) que no sea el que corresponda según la fecha de emisión.

d. Los comprobantes electrónicos recibidos son actualizados cada cierto período de tiempo, por lo que podría ocurrir que un documento recién emitido no se refleje en los listados de manera inmediata.

Generación de Estado de Resultados y Resumen de Retenciones:

El Estado de Resultados y el Resumen de Retenciones es una consolidación de los comprobantes tanto físicos como electrónicos que han sido contabilizados en la aplicación. A continuación se detallan los pasos a seguir para obtener el Estado de Resultados:

1. Acceda a la opción “Estado de Resultados” que se encuentra dentro del menú “Contabilidad”.

2. Defina el rango de fechas del que desea obtener el Estado de Resultados, y en caso de requerir también el Establecimiento del cual desea obtener la información. La aplicación ejecutará los cálculos configurados y revelará en pantalla los mismos:


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NOTA: Los valores respecto a Egresos se visualizarán de manera completa solo si en el combo “Establecimiento” es seleccionada la opción “Todos”; caso contrario, de haber elegido algún establecimiento específico, en la tabla “Egresos (Valor deducible)” se mostrarán únicamente las Liquidaciones de Compra que hayan sido emitidas desde éste.

3. Mediante el botón (“Exportar”) podrá descargar en una hoja de cálculo la información que se presenta en pantalla, tanto de la sección “Ingresos” como de “Egresos (Valor deducible)” respectivamente.

Para obtener el Resumen de Retenciones ejecute las siguientes acciones:

1. Acceda a la opción “Resumen de Retenciones” que se encuentra dentro del menú “Contabilidad”.

2. Defina el rango de fechas del que desea obtener la información consolidada de retenciones, e inmediatamente la aplicación procesará la información y la mostrará en pantalla:


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3. Mediante el botón (“Exportar”) podrá descargar en una hoja de cálculo la información desplegada en pantalla, tanto de comprobantes emitidos como recibidos.

GLOSARIO Y TÉRMINOS TÉCNICOS

Certificado digital: es un fichero informático generado por una entidad certificadora reconocida que asocia los datos de identidad a una persona física, organismo o empresa para confirmar su identidad digital en Internet.

Comprobante electrónico: documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Entidades de certificación: organismo de confianza que tiene la facultad de emitir y revocar los certificados digitales utilizados en la firma electrónica.

Firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

Formato PDF: formato de documento portátil (Portable Document Format) es un formato de almacenamiento de documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware.

Formato XML: lenguaje de marcas extensible (eXtensible Markup Language) desarrollado para almacenar datos en forma legible y estructurar documentos grandes.

Hoja de cálculo: es un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas.

Kbps: Kilo bit por segundo es la unidad con la que se mide la velocidad de transferencia de datos.

Libro contable: documento donde se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.


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Logotipo: también conocido como logo, es un elemento gráfico que identifica a una empresa, un producto comercial o, en general a cualquier entidad pública o privada.

Módulo: porción de un programa informático con funciones y objetivos relacionados.

Navegador: programa de computador que permite el acceso a Internet, interpretando la información de archivos y sitios web para que éstos puedan ser visualizados.

Portal: es un sitio web que ofrece al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados a un mismo tema.

RIDE: acrónimo de representación impresa de un documento electrónico.

Sistema operativo: programa más importante de un computador, puesto que se requiere de uno para que funcionen los otros programas. Los sistemas operativos realizan tareas básicas, tales como reconocimiento de la conexión del teclado, enviar la información a la pantalla, no perder de vista archivos y directorios en el disco.

Software: conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas.

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