INDICE - Municipio de Jilotzingo
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INDICE
Portada……………………………………………………………………………..1 Indice ……………………………………………………………………………….2 Introducción ………………………………………………………………………..3 Objetivo……………………………………………………………………………...4 Atribuciones …………………………………………………………………………5 Manual de Procedimiento…………………………………………………………..6 Solicitud de Constancia …………………………………………………………….7 Descripción Narrativa ……………………………………………………………….8 Diagrama de Flujo …………………………………………………………………...9 Elaboración de certificaciones ………………………………………………………10 Descripción Narrativa …………………………………………………………………11 Diagrama de flujo……………………………………………………………………….12 Inventario de bienes muebles …………………………………………………………13 Descripción Narrativa ………………………………………………………………….14 Diagrama de Flujo………………………………………………………………………15 Publicación de la Gaceta……………………………………………………………….16 Descripción Narrativa ……………………………………………………………………17 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………….18 Convocar a sesiones de cabildo ……………………………………………………….19 Descripción Narrativa…………………………………………………………………….20 Diagrama de Flujo ………………………………………………………………………..21 Préstamo de espacios Públicos………………………………………………………....22 Descripción Narrativa ………………………………………………23 Diagrama de flujo …………………………………………………...24 Archivo Municipal ……………………………………………………25 Descripción Narrativa ……………………………………………….26 Diagrama de Flujo …………………………………………………..27 Distribución del correo………………………………………………28 Descripción Narrativa……………………………………………….29 Diagrama de Flujo ………………………………………………….30
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INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como propósito, ser el instrumento que permita a la Secretaria del
Ayuntamiento dar a conocer su Estructura Orgánica y las atribuciones a las cuales se encuentra sujeta
de manera genérica y organizacional.
Asimismo, se pone a disposición del personal que labora dentro de la Secretaria del Ayuntamiento y
a la ciudadanía interesada en conocer la estructura y organización, como dependencia de la
Administración Pública Municipal de Jilotzingo, se encuentra al servicio de su ciudadanía.
El presente manual es aplicable al personal adscrito a la secretaria del Ayuntamiento y de carácter
obligatorio, asimismo tiene por objeto ser instrumento de guía para los interesados en conocer su
funcionalidad.
Como dependencia de la Administración Publica Municipal, se encuentra en constante evolución y
cambios para mejora del servicio y funcionalidad dentro de la misma, es por ello que el presente
manual será sujeto de modificaciones, derivadas de probables modificaciones en sus estructuras
orgánica y funcional.
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OBJETIVO DEL MANUAL
La Secretaria del Ayuntamiento, dentro del marco de un Gobierno Ciudadano ha creado el presente
Manual cuyos objetivos tienen dos vertientes en primera instancia hacia la ciudadanía con el objeto
de informar sobre la estructura y funcionalidad y de manera interna busca eficientar el trabajo,
profesionalismo y responsabilidad de los Servidores Públicos que laboran en esta Dependencia
Administrativa, lo anterior para brindar un servicio de eficacia y eficiencia.
MISIÓN Y VISIÓN
Auxiliar al Cabildo asistiendo a las sesiones del Ayuntamiento, levantar las actas
correspondientes, emitir los citatorios para la celebración de las sesiones de Cabildo,
informar en la primera sesión de cada mes el número y contenido de los expedientes
pasados a comisiones, conservar los libros de actas. Apoyar a la Administración Municipal
en la coordinación de eventos, validación o certificación de documentos emanados del
ayuntamiento, encargarse del archivo general, distribuir la correspondencia oficial del
ayuntamiento, publicar los reglamentos, circulares y disposiciones municipales; compilar
leyes, decretos, reglamentos, periódicos oficiales del estado, etc. relativas a los distintos
sectores; expedir las constancias de vecindad e identidad, elaborar el inventario general de
bienes muebles e inmuebles municipales, ser responsable de la publicación de la Gaceta
Municipal y las demás que le confiere esta Ley y disposiciones aplicables.
VISIÓN
Ser una dependencia reconocida por el eficiente cumplimiento de sus funciones en los
distintos sectores del Municipio. Brindar un servicio amable y de calidad a los ciudadanos y
asociaciones que lo soliciten. Apoyar al Presidente Municipal en lo que requiera.
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ATRIBUCIONES
Artículo 91, Fracción Vl, Fracción VII y Fracción Xl Ley Orgánica Municipal del Estado de
México.
Reglamento Orgánico de la Administración Municipal de Jilotzingo, Estado de México.
Intervenir en la citación, desarrollo y documentación de las sesiones del Ayuntamiento, en los
términos que fija la Ley Orgánica Municipal y el Reglamento Interior del Ayuntamiento.
Controlar, dirigir y vigilar el Registro Público del Municipio.
Organizar, controlar, dirigir, publicar y distribuir el periódico oficial Gaceta Municipal.
Realizar por orden del Presidente Municipal, la publicación de las disposiciones de carácter
general que acuerde el Ayuntamiento.
Informar por orden del Presidente Municipal, a los titulares de las Dependencias de la
administración pública, los acuerdos relativos a su ámbito competencial y que dicte el
Ayuntamiento.
Crear, organizar y mantener actualizado el registro de firmas de los titulares de las
dependencias y de las autoridades auxiliares.
Organizar, controlar y dirigir la Unidad de transparencia y acceso a la información pública
Municipal.
Expedir en plazo de veinticuatro horas, las constancias de vecindad.
Intervenir en los procesos que afecten bienes del dominio municipal.
Coadyuvar en el registro de personas en edad de realizar el servicio militar nacional y conducir
la Junta Municipal de Reclutamiento.
Coadyuvar en el ejercicio de las funciones del Registro Civil.
Coadyuvar y vigilar las actividades que desarrolle la Preceptora Juvenil.
Elaborar conjuntamente con la Dirección de Administración el proyecto de desincorporación
de bienes propiedad del Municipio, que puedan ser objeto de venta, donación, subasta o
destrucción, proponiendo su destino final y turnarlo al Presidente Municipal para su
presentación al Ayuntamiento.
Tramitar la Clave Única de Registro de Población.
Coordinar y conducir las relaciones del gobierno municipal con la Defensoría Municipal de
Derechos Humanos.
Otorgar, de ser procedente, los permisos para la presentación de espectáculos públicos y para
diversiones públicas de carácter eventual.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE CONSTANCIA DOMICILIARIA
Objetivo:
Elaborar constancias en el formato correspondiente con la finalidad de que los ciudadanos
que las soliciten puedan llevar a cabo sus trámites administrativos para los usos y fines
legales a que haya lugar.
Fundamento legal
Artículo 91, fracción X de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Inicio
1 Solicitar la copia de credencial de elector o comprobante de domicilio
2 verificar si la persona solicitante es mayor de edad
3 Elaboración de la constancia
4 Elaboración de la orden de pago
5 Firma y seño del secretario
7 Se entrega la constancia
8 Fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Constancia de Domicilio
Inicio
Solicita copia de la credencial
Verificar
Elaboración de la constancia Se realiza la orden de pago
Firma del Secretario
Se entrega la Constancia
Se paga
FIN
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Elaboración de Certificaciones OBJETIVO
Validar con su firma los documentos oficiales y actas que emanen del Ayuntamiento o de cualquiera de sus miembros. ALCANSE
La Secretaria del H. Ayuntamiento es la única que posee la facultad y responsabilidad de certificar los documentos. FUNDAMENTO LEGAL
Artículo 91, Fracción V Ley Orgánica Municipal del Estado de México
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Inicio
1 Solicitar la documentación a certificar los documentos que emanen del Ayuntamiento
2 Verificar que obre dentro del archivo municipal y que sea copia fiel de su original
3 Elaboración de la certificación
4 Elaboración de la orden de pago
5 Solicitud de la elaboración de pago
6 Se firma la certificación
7 Se entrega a la persona que la solicito
8 Fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Se solicita la información
Verificar
Elaboración de la certificación Se realiza la orden de pago
Firma del Secretario
Se entrega la Certificación
Se paga
FIN
Elaboración de certificaciones
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ELABORACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
OBJETIVO
Elaborar la actualización del inventario mediante el sistema creg-patrimonial con el fin de dar
un buen uso a los bienes municipales.
ALCANSE
Mantener el registro de los bienes municipales, para un mejor control y uso de los mismos.
FUNDAMENTO LEGAL
Artículo 91, Fracción Xl Ley Orgánica Municipal del Estado de México.
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Inicio
1 Solicitar copia de las facturas de los bienes adquiridos durante el ejercicio fiscal
2 Realizar la revisión física con la colaboración del contralor, la sindico
3 Realizar el registro en el sistema creg- patrimonial
4 Realizar la conciliación con tesorería
5 Imprimir el inventario general de bienes
6 Firmas
7 Fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Se solicita copia de la factura
Revisión física
Se realiza el registro Se realiza la conciliación
Se pasa a firma Se imprime inventario
FIN
Inventario de bienes muebles e inmuebles
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PUBLICACIÓN DE LA GACETA MUNICIPAL
OBJETIVO
Informar y difundir a la ciudadanía en general los acuerdos relevantes aprobados por el Honorable
Cabildo en la página oficial del municipio y en los estrados.
ALCANSE
Publicar la gaceta en la página oficial del municipio de Jilotzingo, para difundirlo a la ciudadanía.
Los asuntos que se publicarán en la gaceta, tendrán que ser aprobados previamente en Cabildo.
Los reglamentos y sus modificaciones se tendrán que publicar.
Las convocatorias para elección de Autoridades Auxiliares, Consejos de Participación Ciudadana y
para designar al Defensor de los Derechos Humanos para que la ciudadanía observe la legalidad del
proceso al igual que las dependencias competentes.
FUNDAMENTO LEGAL
Artículo 91, Fracción Xlll de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
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INICIO
1 verificar que sea aprobado por cabildo
2 Solicitar la información que se pondrá
3 Elaboración de la gaceta
4 Revisión de la gaceta
5 Publicación en la página oficial
6 Fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Se aprueba por cabildo
Solicita información
Se elabora la gaceta Se revisa la gaceta
FIN
Inventario de bienes muebles e inmuebles
Se publica
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CONVOCAR A SESIONES DE CABILDO
OBJETIVO
Informar a los miembros del H. Cabildo los temas a tratar u otro tipo de información relevante
al desempeño de sus funciones, dando atención a los asuntos derivados por la Presidencia
Municipal, direcciones o áreas del Ayuntamiento, así como las Solicitudes presentadas por
la ciudadanía de manera directa, para que los integrantes del Ayuntamiento analicen,
discutan y en su caso aprueben dichas peticiones.
ALCANCE
Las decisiones que se tomen en cabildo son exclusivamente del Presidente Municipal, Síndico y
Regidores, la Secretaria es únicamente informante y responsable de crear y salvaguardar la
documentación atendida, debidamente asentada en las actas de cabildo.
FUNDAMENTO LEGAL
Artículo 91, Fracción l, Fracción ll, Fracción lll, Fracción lV de la Ley Orgánica Municipal del
Estado de México.
Artículo 24, Fracción I del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Municipal de
Jilotzingo
, Estado de México.
Artículo 53, de la Fracción I a la Fracción XXI del Reglamento Interno de la Sesiones de
Cabildo.
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Inicio
1 Solicitar el cabildo
2 Notificar al secretario del ayuntamiento los asuntos a tratar
3 seleccionar el día y la hora de cabildo
4 Elaborar el citatorio
5 Llevar acabo la sesión
6 Fin del procedimiento
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DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Se solicita cabildo
Se notifica al secretario
Se selecciona el día de cabildo Se elabora el citatorio
FIN
Sesiones a cabildo
Se lleva a cabo la sesión
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PRESTAMO DE ESPACIOS PÚBLICOS
OBJETIVO
Realizar los préstamos a los servidores públicos o ciudadanos del Municipio de Jilotzingo para la realización de un evento.
ALCANCE
Realizar ordenadamente el préstamo de espacios públicos mediante un calendario, sin dejar
de responsabilizar del inmueble al solicitante.
FUNDAMENTO LEGAL
Bando Municipal
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Inicio
1 Solicitar el préstamo del espacio público
2 Entrega del oficio a la secretaria
3 Verificación del bien
4 Elaboración de respuesta
5 Entrega del oficio al solicitante
6 Fin del proceso
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DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Se solicita el préstamo
Se entrega oficio a la secretaria
Verificación del bien
Se elabora oficio de respuesta
FIN
Préstamo de espacios públicos
Entrega del oficio al solicitante
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ARCHIVO MUNICIPAL
Objetivo
Brindar un mejor servicio en cuanto a búsquedas solicitadas por parte de la ciudadanía y servidores
públicos y resguardo de la documentación de administraciones pasadas
Alcance
Se tendrá que clasificar la documentación remitida al archivo municipal, para su debido
reguardo y control.
Fundamento Legal
Artículo 91, Fracción Vl Ley Orgánica Municipal del Estado de México.
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Inicio
1 Solicitar el documento por oficio a la secretaria del Ayuntamiento
2 Se realiza la búsqueda en el archivo
3 Se contesta el oficio dando respuesta
4 Fin del proceso
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DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Se solicita información por oficio
Se realiza búsqueda
Se realiza la contestación
Archivo
Fin
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DISTRIBUCIÓN DEL CORREO
Objetivo Entregar en tiempo y forma la correspondencia a la ciudadanía del Municipio de Jilotzingo.
Alcance Se tendrá que clasificar por cada uno de los pueblos del municipio la correspondencia y tendrá que ser entregada al ciudadano correspondiente
Fundamento Legal Artículo 91, Fracción Vll de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México.
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Inicio
1 Esperar a que llegue la correspondencia por parte de correos
2 Separar la correspondencia
3 Entregar la correspondencia
4 Fin del proceso
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DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Esperar la correspondencia
Separar la correspondencia
Se entrega la correspondencia
FIN
Inventario de bienes muebles e inmuebles
