INFORME TECNICO N 1

A : LIC JOSE VILLA CORDOVA Coordinador Tcnico- Archivos RegionalesDe : Josselyn Rojas Zrate Tecnico- Archivo de la DIGEMIDAsunto : Informe Tecnico del Archivo de FISCALIZACION Y VIGILANCIA SANITARIA Archivo de la DIGEMIDFecha : Lima, 17 de Mayo del 2014

Es grato dirigirme a usted con el fin de informarle el diagnostico situacional del archivo que laboro: Archivo de Vigilancia y Autorizaciones Sanitarias (DCVS) de la Direccin de Insumos, Medicamentos y Drogas (DIGEMID) con el fin de identificar posibles dificultades y mejoras en el desarrollo de las funciones y procedimientos de rea.

I ANTECEDENTES:

.ley 25323 ley del sistema nacional de archivos.decreto supremo N 008-92-jus reglamento de la ley N25323.ley 19414 ley de defensa, conservacin e incremento del patrimonio documental de la nacin.decreto legislativo N681 normas que regulan el uso de tecnologas avanzadas en materia de archivos.decreto legislativoN827 ampliacion de los enlaces de decreto ley N681.ley N26612 ley que modifica el dlN681.decreto supremoN009-92-jus reglamento del decreto legislativo N681Resolucin jefatura 076-2008-agn/j reglamento de aplicacin de sanciones administrativos Poe infracciones en contra del patrimonio documental archivstico y cultural de la nacin.directiva N002-2008-agn/da/hc prevencin de siniestros por incendio en archivos

II Diagnstico:.- Estructura organizacionalEl archivo de control y vigilancia sanitaria depende orgnicamente de la direccin de control y vigilancia sanitaria que es parte de los rganos de lnea de acuerdo a lo establecido por el manual de organizacin y funciones (MOF) cuyo actual responsable es la Sra. Martha HuamnDescripcin del archivo1.- situacin actual del archivo a.- competencias.recepcin, verificacin, clasificacin, identificacin, embalaje, almacenamiento y conservacin de documentos..atencin de las solicitudes de prstamo de expedientes y documentacin en general a travs del sistema free flor y entrega fsica.. digitalizacin de los documentos con tramite concluido.

B.- infraestructuraEl archivo cuenta con 6 estantes que conservan la documentacin generada , asimismo el ambiente es reducido y se aprecia que no cuenta con un extintor en caso de un posible incendio asimismo los pasadizos no estn totalmente llenos de documentacin que obstruya los pasadizos. Por otro lado la mayora del personal, es decir 5 personas cuenta con una PC cada uno para su trabajo, sin embargo an est pendiente la asignacin de una pc para el operador 3 quien actualmente a falta de una pc comparte la maquina con el operador 1, mientras este ltimo realiza otra de sus funciones, adems el archivo cuenta con una escalera metlica para subir hacia los estantes cuando sea necesario por algn documento.

c.- personalel archivo cuenta actualmente con 7 personas, quienes estn distribuidos de la siguiente forma:responsable de archivo, encargado de la recepcin, verificacin y clasificacin de documentos,atencin de documentos administrativos tales como cartas, oficios;atencin de llamadas;supervisin y control de las funciones del personal a su cargo.Operador 1, recepcin de los documentos provenientes de las regiones, aduanas, actas de evaluacin fsica, actas de verificacin, DISAS, etc.Registro de una data de Excel de los documentos decepcionados; encargado de anexar documentos cuyos antecedentes se hallan en el archivo; y atencin de las solicitudes de prstamo de documentos.Operador 2, recepcion y verificacin de los documentos de inspecciones; registro n una data de Excel de los documentos recepcionados ; y atencin de las solicitudes de prstamos relacionados a los expedientes de inspecciones.Operador 3, recepcin y verificacin de los oficios de publicidad; registro en una data de Excel de los documentos recepciones ;y encargado de llevar el registro y control de los documentos devueltos al archivo en una data de Excel y en un cuaderno de cargo.Operador 4, recepcin y verificacin de los documentos relacionados a las pesquisas; y registro en una data de Excel de los documentos recepcionados de pesquisas.Operador 5, actualizacin en la data de todos los documentos que salen ser archivo.Operador 6, encargado de la foliacin de todos los documentos listos para escanear y digitalizar.

Anlisis de las funciones descritasLas funciones mencionadas sern replanteadas debido al ingreso de nuevo personal, sin embargo en la prctica se han definido correctamente las funciones a desarrollar por el personal no habiendo ningn tipo de duplicidad de funciones dado que el personal conoce sus funciones no hallndose conflictos ni retrasos en el trabajo. Adicionalmente se maneja una buena prctica de rotacin funcional , es decir para los casos de mayor carga de trabajo para uno de los trabajadores o en caso de ausencia de algunos de ellos se ha detectado que el personal est preparado para asumir otras funciones a fin de no interrumpir el ritmo de trabajo en el rea dado que todos os integrantes del archivo conocen las funciones de otros para sumir estas tareas cuando el caso requiera a excepcin de responsable de archivo , quien ante un caso de ausencia designa mediante documento al operador 1 para que asuma sus funciones cabe apreciar que solo este operador hasta la fecha conoce y reemplaza las funciones des responsable a diferencia del resto de personal que conoce las tareas de sus otros compaeros ms responsable de archivo.

Dificultades en el desarrollo de sus funciones en el trabajoEl personal de archivo no presenta complicacin alguna para el desarrollo de sus funciones contando con los materiales necesarios para su trabajo como tiles de oficina y las tapas y contratapas para la conservacin de los documentos a excepcin de algunas veces en que dichos pedidos se retrasan como ha ocurrido este mes pero fuera de aquellos percances no hay mayores complicaciones.

D.- ambiente de trabajoUbicacin fsicaEl ambiente fsico del archivo de control y vigilancia sanitaria se encuentra ubicado en el primer piso de la DIGEMID custodiando documentos como:.Actas de pesquisas y antecedentes.Actas de inspeccin y antecedentes.Actas de destruccin.Actas de verificacin.Actas de inmovilizacin.Actas de concurrencia. Notificaciones.Correspondencia

ANEXOSEQUIPOS 6 computadoras

1 Dispensador de Agua:

Materiales: 6 Mdulos

6 sillas giratorias

4 sillas para los usuarios

1 mesa de trabajo

24 estantes de metal de doble cara de 0, 92 x 2,20 metros unidos entre s; unidos de a tres, tres delante y tres detrs haciendo 4 bloques