INFORMACIÓN CORPORATIVA - IrunINFORMAZIO KORPORATIBOA / INFORMACIÓN CORPORATIVA San Juan Harria...

INFORMACIÓN CORPORATIVA

Memoria 2017

Marzo 2018

ÁREA DE SOCIEDAD DE LA

INFORMACIÓN, PARTICIPACIÓN

CIUDADANA Y BARRIOS

INFORMAZIOAREN GIZARTE,

HERRITARREN PARTE-HARTZE ETA

AUZOETARAKO ARLOA

INFORMAZIO KORPORATIBOA / INFORMACIÓN CORPORATIVA

San Juan Harria P., 1·20304 IRUN ·T. 943 505256 F. 943 505615 e-mail: [email protected] 2/17

INDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 3 EXPEDIENTES TRAMITADOS .......................................................................... 4

Distribución según tipo de expediente .................................................................. 4 PADRÓN DE HABITANTES ............................................................................... 5

Distribución según tipo de movimiento ................................................................. 5 REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS ................................................ 6

Distribución según destinatario ............................................................................. 7 Distribución del Registro interno según vía de acceso ........................................ 7 Distribución según destinatario interno ................................................................ 8 Distribución por meses ........................................................................................... 9

TABLÓN DE EDICTOS ..................................................................................... 10

Distribución por anunciante ................................................................................. 10 SERVICIO DE MENSAJERIA INTERNA .......................................................... 12 CORREO POSTAL ........................................................................................... 12

Distribución por meses ......................................................................................... 12 Distribución por tipología ..................................................................................... 13 Distribución por tipología y meses ...................................................................... 13

MENSAJERIA EXTERNA ................................................................................. 14

Distribución por meses ......................................................................................... 14 Distribución por destino ....................................................................................... 15

NOTIFICACIONES "en el domicilio" ................................................................. 15

Distribución por meses ......................................................................................... 15 ASISTENCIA EN LA SALA CAPITULAR .......................................................... 16

BODAS ............................................................................................................. 16

Distribución por meses ......................................................................................... 17



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



INTRODUCCIÓN

2017 ha sido un año de cambios para el Servicio de Información Corporativa, hemos realizado cambios organizativos importantes y hemos avanzado en el camino hacia la gestión electrónica. El nuevo organigrama municipal, aprobado en Junta de Gobierno Local de 27/07/2016, determinó en primer lugar la unificación de la unidad de Registro y la de Estadística y en segundo lugar, la adscripción del Archivo a Información Corporativa. Hemos pasado de un funcionamiento diferenciado con 1 administrativo de Registro y 2 de Estadística y Terceros a una unidad con 3 administrativos que trabajan en polivalencia; esto, ha requerido un proceso de adaptación y de formación de todo el personal para conseguir la capacitación suficiente para realizar todas las tareas y funciones que son competencia del servicio. Este proceso se ha desarrollado a lo largo del año 2017 y continuará durante 2018 para afianzar este modelo de funcionamiento. Además, la incorporación del Archivo ha supuesto asumir algunas tareas adicionales e implementarlas para su tramitación a través de la aplicación de Control y gestión de expedientes. El otro campo en el que hemos trabajado es, como hemos comentado al principio, en la implantación de la gestión electrónica. A día de hoy, todas las solicitudes dirigidas a nuestro servicio son digitalizadas en Registro y avanzamos hacia la gestión íntegramente digital lo cual requiere que sigamos formándonos y adaptándonos a esta nueva forma de trabajar. En las páginas siguientes recogemos los datos más destacados de la actividad del servicio.



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



EXPEDIENTES TRAMITADOS En esta apartado, se recogen los datos relativos a los diferentes expedientes administrativos que hemos tramitado durante el año limitándonos al aspecto cuantitativo. La complejidad de unos y otros es muy diversa pero no haremos un análisis cualitativo de los mismos. Son 9.816 expedientes entre los que destacan, los 5.785 relacionados con el Padrón de Habitantes: 2.260 expedientes de Alta y 3.022 de Cambio de domicilio. Distribución según tipo de expediente

Alta Padrón de Habitantes 2.620

Alta Padrón social 55

Cambios de domicilio 3.525

Bajas por inclusión indebida 12

Bajas por caducidad de la Inscripción 4

Certificados especiales de Padrón y territorio 372

Información padronal solicitada por otras Admons. Públicas 255

Solicitudes varias en relación con PMH 240

Solicitudes varias en relación con el Registro 7

Registro de embarcaciones 1

Registro de parejas de hecho 0

Bodas 57

Comunicaciones en relación con Padrón de Habitantes 2.658

XV. Beca Serapio Múgica 8

Contratación administrativa 2

Total 9.816



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



PADRÓN DE HABITANTES La actualización continua del Padrón de Habitantes ha generado 14.131 movimientos, todos ellos contrastados con el Instituto Nacional de Estadística mediante el intercambio mensual de ficheros. Distribución según tipo de movimiento

Altas por nacimiento 449

Altas por omisión 204

Altas por Cambio de residencia 3.022

Bajas por defunción 622

Bajas por duplicado 4

Bajas por Inclusión Indebida 873

Bajas por Cambio de residencia 2.057

Bajas por caducidad de la inscripción 68

Modificación de datos personales 2.675

Modificación de datos territoriales 15

Modificación por cambio de domicilio 3.525

Modificación por renovación de la inscripción 385

Modificación por confirmación de residencia 232

TOTAL 14.131

A la vista de estos datos, hemos de señalar que destaca la movilidad dentro del municipio ya que los Cambios de domicilio alcanzan la cifra más alta, 3.525, superando el número de Altas procedentes de otros municipios que han sido 3.022. El intercambio de ficheros con el Instituto Nacional de Estadística se culmina con la determinación de la Cifra Oficial de Población que es aprobada por Real Decreto a final de año 1, la cifra de población de Irun, a 1 de enero de 2017, fue 61.855 habitantes.

1 Real Decreto 1039/2017, de 15 de diciembre, por el que se declaran oficiales las cifras de población resultantes de la revisión del Padrón municipal referidas al 1 de enero de 2017. (B.O.E. 29/12/2017)



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS Durante el año 2017, se han realizado 38.302 asientos en el Registro Entrada de documentos. A continuación se exponen los datos más relevantes.



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



Distribución según destinatario

En el Registro tienen entrada los escritos dirigidos al Ayuntamiento pero también a otras administraciones públicas. Desde el año 1997, mantenemos convenios con la Diputación Foral de Gipuzkoa, el Gobierno Vasco y la Administración General del Estado. En el SAC se pueden presentar escritos para cualquiera de esas administraciones con plena validez legal. Atendiendo a estas características, los escritos se clasifican en dos grandes grupos aquellos que tienen como destinatario el Ayuntamiento, 32.505 y los dirigidos a un destinatario externo que, durante el año 2017, han sido 5.797, lo que supone el 15% del total. Las 5.797 solicitudes dirigidas a otras administraciones se distribuyen de la siguiente manera: 4.427 dirigidas a Gobierno Vasco, 1.032 a la Diputación Foral de Gipuzkoa y 324 a la Administración General del Estado.

Distribución del Registro interno según vía de acceso

Los escritos y solicitudes dirigidos al Ayuntamiento tienen entrada por cuatro vías diferentes:

Registro SAC: 27.087



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



Registro General: 3.504

Registro telemático (Web personal): 6.837

Registros de otras administraciones públicas: 8742

Cabe señalar, que el Registro telemático es cada vez más utilizado como vía de entrada de solicitudes, no en vano en 2017 ha sido la 2º vía de entrada después del SAC. El Registro General es el encargado de recoger y validar las entradas del Registro Telemático (6.837) y registra los escritos que llegan por correo postal directamente al Ayuntamiento (3.504) y los que llegan desde otras administraciones públicas (874). En 2017 hemos registrado un total de 10.341 solicitudes. La primera vía de acceso es el SAC pero sin embargo, el Registro General es el encargado de revisar todos los registros para verificar que son correctos y los prepara para su distribución a las diferentes unidades administrativas municipales; esto supone, que en 2017, hemos gestionado 32.505 escritos. Distribución según destinatario interno

En cuanto a la distribución según los destinatarios internos, hemos contabilizado los escritos dirigidos a las difrentes áreas municipales

2 Los escritos que los ciudadanos presentan en otras administraciones públicas llegan al Registro General y allí les damos entrada en el Ayuntamiento.



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



destinatarias y hemos encontrado que el Área de Bienestar Social es la que mayor número de solicitudes recibe, el 22,5% del total. La distribución concreta por áreas y unidades administrativas es la siguiente:

DESTINATARIO Núm.escritos %

- Alcaldía 112 0,3

- Archivo 25 0,1

- Bienestar Social 7.324 22,5

- Consumo 401 1,2

- Contratación 355 1,1

- Cultura y Deportes 1.573 4,8

- Educación y Juventud 3.467 10,7

- Estadística y Terceros 2.201 6,8

- Euskera 1.504 4,6

- Hacienda y Patrimonio 4.319 13,3

- Intervención General 147 0,5

- Movilidad, Vía Pública y Obras 1.656 5,1

- Organización, Informática y Compras 194 0,6

- Participación y Transparencia 123 0,4

- Personal, Prevención y Limpieza 1.064 3,3

- Policía Local y Convivencia 3.196 9,8

- Registro 79 0,2

- Residencia Ama Xantalen 26 0,1

- S.A.C. 290 0,9

- Secretaria y Servicios Jurídicos 145 0,4

- Tesorería y Recaudación 363 1,1

- Urbanismo y Desarrollo Sostenible 3.941 12,1

Distribución por meses

En el mes de septiembre hemos registrado el mayor número de escritos, 4.111 y, en el mes de agosto el menor, 1.937.



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



TABLÓN DE EDICTOS

El tablón de edictos municipal es competencia del servicio de Información Corporativa e implica que publicamos los anuncios a solicitud de las unidades administrativas y de otras administraciones públicas. Posteriormente, los devolvemos al solicitante acreditando el tiempo en que el anuncio ha estado en exposición pública. Con la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, el número de edictos que envían otras administraciones ha disminuido puesto que actualmente es preceptiva la publicación en el Tablón Edictal Único (T.E.U.) y, sin embargo, la publicación en el tablón se considera complementaria.

Distribución por anunciante

Durante 2017, hemos gestionado 237 edictos municipales y 76 de otras administraciones, que representan el 76 y el 24% sobre el total, respectivamente.



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



Los edictos municipales tienen la siguiente distribución por áreas, siendo Secretaría, Servicios Jurídicos y Contratación el departamento que más anuncios ha publicado, 66, seguida de la Oficina de Personal con 56.

Área municipal Núm. anuncios

Bienestar Social, Educación y Juventud 24

Cultura y Deportes 23

Euskera 2

Hacienda, Promoción Económica y Plan Estratégico 11

Movilidad, Vía Pública y Obras 1

Personal 56

Policía Local y Convivencia 7

Secretaría, Serv. Jurídicos y Contratación 66

Sociedad de la Información y Participación Ciudadana 21

Urbanismo y Medio Ambiente 26

Entre los anunciantes externos, hemos encontrado que la Agencia Vasca del Agua con 32 anuncios y otros ayuntamientos con 22 son los principales usuarios externos del tablón de edictos municipal.

Anunciante Núm. anuncios

Ayuntamientos 22

Diputaciones 10

Agencia Vasca del Agua 32

Irunvi 3

Gobierno Vasco 8

Admón. Central 1



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



SERVICIO DE MENSAJERIA INTERNA Los auxiliares de registro / notificadores son los encargados de repartir documentación entre las diferentes dependencias municipales,. Diariamente, se trasladan a todas las dependencias municipales y, cuando es necesario, también a los organismos autónomos, a otras entidades de la ciudad, a entidades bancarias, etc. No disponemos de datos estadísticos relativos a la documentación que se transporta pero si podemos afirmar que esta tarea es fundamental para la actividad municipal.

CORREO POSTAL En la Unidad de Registro y Estadística nos ocupamos del correo postal de toda la organización. Los auxiliares de registro / notificadores recogen a diario el correo entrante y gestionan el correo saliente (clasificación, confección de albaranes y traslado a las oficinas de Correos). No tenemos datos del correo entrante ya que no se contabiliza, sólo se distribuye, la mayor aparte al Registro para darle entrada y, el resto, directamente a las unidades administrativas. Los datos que exponemos a continuación corresponden a los envíos postales que realiza el Ayuntamiento, en 2017 hemos contabilizado 81.387.


Los meses con mayor número de envíos, marzo y mayo, corresponden al envío de recibos de impuestos municipales.



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



Distribución por tipología

Las modalidades de envío más utilizadas son el correo ordinario, 53%, y las notificaciones administrativas, 40%.

Distribución por tipología y meses



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



MENSAJERIA EXTERNA La mensajería es otro servicio que gestionamos en la unidad de Registro y Estadística, dos veces a la semana preparamos los envíos a Donostia y, a demanda de las Área municipales, los servicios extraordinarios a diferentes destinos: Todos ellos los realiza una empresa contratada para tal fin. Distribución por meses

Teniendo en cuenta que es un servicio con frecuencia fija no hay grandes diferencias de un mes a otro.



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



Distribución por destino

NOTIFICACIONES "en el domicilio" Los notificadores han practicado 1.593 en el domicilio de los interesados, esta tarea tiene la finalidad de constatar fehacientemente la entrega de un documento emitido por el Ayuntamiento. Distribución por meses



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA



ASISTENCIA EN LA SALA CAPITULAR Los auxiliares de registro / notificadores asisten a los Plenos, actos de protocolo, reuniones y bodas y son los encargados de preparar la Sala Capitular, de la megafonía – excepto en los Plenos- y de preparar todo el material necesario. En 2017 han asistido a 50 sesiones que corresponden a 13 Plenos, 22 actos de carácter cultural, protocolario, etc., y 15 jornadas en las que se han celebrado bodas.

BODAS La celebración de matrimonios civiles en la Casa Consistorial merece un apartado propio porque la Unidad de Registro y Estadística es la encargada tanto de la gestión administrativa (recepción de solicitudes, reservas, redacción de actas,…) como de la asistencia durante el acto (apoyo al celebrante, megafonía, música). Esto implica que en cada jornada, en que se celebran bodas, una administrativa y una auxiliar de registro están presentes en la sala capitular. Durante 2017 se han celebrado 36 ceremonias en 15 jornadas: 12 sábados, 2 viernes y 1 jueves.



CIUDADANA Y BARRIOS



AUZOETARAKO ARLOA




INFORMACIÓN CORPORATIVA - IrunINFORMAZIO KORPORATIBOA / INFORMACIÓN CORPORATIVA San Juan Harria...

Documents

Transcript of INFORMACIÓN CORPORATIVA - IrunINFORMAZIO KORPORATIBOA / INFORMACIÓN CORPORATIVA San Juan Harria...