INFORMACIÓN SOBRE PLANES DE MEJORAMIENTO ESCUELA...
19
Entidad: Representante Legal: NIT Período Informado Fecha de Evaluación 31/12/2012 N° CÓDIGO HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO ACTIVIDADES / FECHA DE TERMINACIÓN ACTIVIDADES / PLAZO EN SEMANAS ACTIVIDADES / AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓN Porcentaje de Avance fisico de ejecución de las Actividades Puntaje Logrado por las actividades Puntaje Logrado por las Actividades Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido Actividades vencidas Área Responsable 1 11 01 001 Hallazgo No.1 Línea base metas sectoriales. Verificados los resultados y niveles de cumplimiento reportados al SISMEG,se observan porcentajes que denotan la carencia de criterios unificados al establecer la línea base y por lo tanto el seguimiento de avance y cumplimiento de las metas, que evidencia debilidades en su planeación y en consecuencia distorsiona los resultados obtenidos. La ausencia de un instrumento que articule las actividades de seguimiento y mediciòn. Construir y socializar un documento que especifique las instrucciones para la planeación y aplicaciòn del seguimiento y medición de la gestión de la entidad, proporcionando informaciòn Elaboración y socializaciòn de documento rector del seguimiento y mediciòn de la entidad. Porcentaje 1 2012/09/20 2013/02/28 23 0% 0 0 0 OFICINA ASESORA DE PLANEACION 2 11 03 002 Hallazgo No. 2 Ejecución categoría infraestructura educativa: Acorde a lo dispuesto en los artículos 27 y 28 del Decreto 2844 de 2010, y a la verificación de la CGR, se observa la baja ejecución del Proyecto “Infraestructura Educativa” con un avance financiero del 26.1%. Demora en la consolidacion de la informacion requerida y en la contratacion Consolidadacion temprana de la informacion Realizacion de un diagnostico, en el cual se identifiquen y prioricen las necesidades de la entidad, Efectuar seguimiento a la ejecución del proyecto tanto financiero como cumplimiento de metas Diagnostico, Informe trimestral 4 2012/09/20 2013/09/19 52 2 50% 26 0 0 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 3 22 02 100 Hallazgo No. 3 Seguimiento y monitoreo antenas: 108 antenas nunca estuvieron activas, representa 45% que nunca se utilizaron. El máximo de antenas activas fue de 95 (40%) y el de menos fue de 63 (26%). De las antenas, 38 estuvieron activas menos de 5 veces y solo 71 estuvieron activas 10 o más veces, de estas 34 estuvieron activas siempre, lo cual representa el 14% en funcionamiento Debilidades de supervisión en el seguimiento y control Continuar un proceso de re- contacto con cada una de las alcaldías y gobernaciones tendiente a reconstruir la red de contactos y responsables Actualizar, divulgar y socializar con los beneficiarioos del proyecto de los servicios y facilidades que se obtienen a través de la herramienta. Jornadas de trabajo con los entes territoriales Documento o vínculo / link página web Jornada de trabajo 4 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0 OFICINA DE SISTEMAS ASESOR DIRECCION NACIONAL (VIRTUAL) 4 14 04 001 Hallazgo No. 4 Contratos de comodato: Se evidencio que de los municipios visitados (26) y gobernaciones (6), dos biter y la casa del alcalde y gobernador, no cuentan con los contratos de comodato. En una gobernación y once municipios no se encuentran numerados ni se encuentra la fecha de suscripción. Se encontraron 5 no firmados por el comodante y uno sin firmar por el comodatario Falta de divulgación de documentos. La entidad tiene conceptos diferentes frente a los requisitos exigidos en los documentos. Suscribir los contratos de comodato y remitir copia a cada punto satelital Suscripción de los comodatos faltantes Contratos de Comodatos 54 2012/09/20 2013/06/30 40 12 22% 9 0 0 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 5 16 04 001 Hallazgo No. 5 Acta de entrega y recibo del kit satelital: En 6 municipios no se encontró el acta de entrega del kit satelital; en tres no tiene fecha de entrega y en uno no se encuentra firmado por las partes. En el numeral 3 de la clausula tercera –Obligaciones. Lo anterior, denota deficiencias en el seguimiento y control al cumplimiento de las obligaciones asignadas a ERT, Falta de remisión documentos suscritos por las partes y el lleno de requisitos Requerir a ERT respecto a las actas de entrega a cada una de las entidades territoriales vinculadas en el convenio hasta contar con todas las actas Comunicación a ERT requiriendo la totalidad de las actas de entrega, Seguimiento al requerimiento y reunión con ERT con el fin de obtener la totalidad de las actas Requerimiento, Acta de reuniones 3 2012/09/20 2012/12/31 15 0% 0 0 15 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OFICINA DE SISTEMAS ASESOR DIRECCION NACIONAL (VIRTUAL) 6 16 01 001 Hallazgo No. 6 Perdida de equipos (F) Perdida de: el modem en la Gob. de Córdoba y alcaldía de Sincelejo El videobeam en la alcaldía de Bucaramanga Cámara web en la alcaldía de Neiva, Cumbal A excepción de la antena los demás elementos fueron hurtados en el municipio de Hobo Radio satelital, teclado, mouse y los cables de fuente poder en Mariquita, Cuantificado en $12.4 millones. Debido a la inoportunidad en la entrega de los equipos, información y debilidades de supervisión en el seguimiento Solicitar a los puntos con las dificultades evidenciadas, adelantar los trámites para la reposición de los equipos Solicitar a las administraciones municipales y a ERT, segun el caso, la reposiciòn de los bienes y que se instauren las denuncias respectivas ante las autoridades competentes, Indagar a los entes territoriales sobre los procesos administrativos por perdida de bienes acorde a lo estipulado en el comodato y acta de entrega. Comunicados a las entidades identificadas en el informe, tanto territoriales como ERT 8 2012/09/20 2013/01/30 19 0% 0 0 0 OFICINA DE SISTEMAS ASESOR DIRECCION NACIONAL (VIRTUAL) INFORMACIÓN SOBRE PLANES DE MEJORAMIENTO ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO 899.999.054 2011
Transcript of INFORMACIÓN SOBRE PLANES DE MEJORAMIENTO ESCUELA...
Entidad: Representante Legal: NIT
Período Informado
Fecha de Evaluación 31/12/2012
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
1 11 01 001
Hallazgo No.1 Línea base metas sectoriales. Verificados los resultados y niveles
de cumplimiento reportados al SISMEG,se observan porcentajes que denotan la
carencia de criterios unificados al establecer la línea base y por lo tanto el
seguimiento de avance y cumplimiento de las metas, que evidencia debilidades
en su planeación y en consecuencia distorsiona los resultados obtenidos.
La ausencia de un instrumento que articule las
actividades de seguimiento y mediciòn.
Construir y socializar un
documento que especifique
las instrucciones para la
planeación y aplicaciòn del
seguimiento y medición de la
gestión de la entidad,
proporcionando informaciòn
Elaboración y
socializaciòn de
documento rector
del seguimiento y
mediciòn de la
entidad.
Porcentaje 1 2012/09/20 2013/02/28 23 0% 0 0 0OFICINA
ASESORA DE
PLANEACION
2 11 03 002
Hallazgo No. 2 Ejecución categoría infraestructura educativa: Acorde a lo
dispuesto en los artículos 27 y 28 del Decreto 2844 de 2010, y a la verificación de
la CGR, se observa la baja ejecución del Proyecto “Infraestructura Educativa” con
un avance financiero del 26.1%.
Demora en la consolidacion de la informacion
requerida y en la contratacion
Consolidadacion temprana de
la informacion
Realizacion de un
diagnostico, en el
cual se identifiquen
y prioricen las
necesidades de la
entidad, Efectuar
seguimiento a la
ejecución del
proyecto tanto
financiero como
cumplimiento de
metas
Diagnostico, Informe
trimestral4 2012/09/20 2013/09/19 52 2 50% 26 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
3 22 02 100
Hallazgo No. 3 Seguimiento y monitoreo antenas: 108 antenas nunca estuvieron
activas, representa 45% que nunca se utilizaron.
El máximo de antenas activas fue de 95 (40%) y el de menos fue de 63 (26%).
De las antenas, 38 estuvieron activas menos de 5 veces y solo 71 estuvieron
activas 10 o más veces, de estas 34 estuvieron activas siempre, lo cual
representa el 14% en funcionamiento
Debilidades de supervisión en el seguimiento y
control
Continuar un proceso de re-
contacto con cada una de las
alcaldías y gobernaciones
tendiente a reconstruir la red
de contactos y responsables
Actualizar, divulgar
y
socializar con los
beneficiarioos del
proyecto de los
servicios y
facilidades que se
obtienen a través
de la herramienta.
Jornadas de
trabajo con los
entes territoriales
Documento o vínculo /
link página web
Jornada de trabajo
4 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
OFICINA DE
SISTEMAS
ASESOR
DIRECCION
NACIONAL
(VIRTUAL)
4 14 04 001
Hallazgo No. 4 Contratos de comodato: Se evidencio que de los municipios
visitados (26) y gobernaciones (6), dos biter y la casa del alcalde y gobernador,
no cuentan con los contratos de comodato. En una gobernación y once
municipios no se encuentran numerados ni se encuentra la fecha de suscripción.
Se encontraron 5 no firmados por el comodante y uno sin firmar por el
comodatario
Falta de divulgación de documentos.
La entidad tiene conceptos diferentes frente a los
requisitos exigidos en los documentos.
Suscribir los contratos de
comodato y remitir copia a
cada punto satelital
Suscripción de los
comodatos
faltantes
Contratos de
Comodatos54 2012/09/20 2013/06/30 40 12 22% 9 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
5 16 04 001
Hallazgo No. 5 Acta de entrega y recibo del kit satelital: En 6 municipios no se
encontró el acta de entrega del kit satelital; en tres no tiene fecha de entrega y en
uno no se encuentra firmado por las partes.
En el numeral 3 de la clausula tercera –Obligaciones. Lo anterior, denota
deficiencias en el seguimiento y control al cumplimiento de las obligaciones
asignadas a ERT,
Falta de remisión documentos suscritos por las
partes y el lleno de requisitos
Requerir a ERT respecto a las
actas de entrega a cada una
de las entidades territoriales
vinculadas en el convenio
hasta contar con todas las
actas
Comunicación a
ERT requiriendo la
totalidad de las
actas de entrega,
Seguimiento al
requerimiento y
reunión con ERT
con el fin de
obtener la totalidad
de las actas
Requerimiento, Acta de
reuniones3 2012/09/20 2012/12/31 15 0% 0 0 15
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
OFICINA DE
SISTEMAS
ASESOR
DIRECCION
NACIONAL
(VIRTUAL)
6 16 01 001
Hallazgo No. 6 Perdida de equipos (F)
Perdida de: el modem en la Gob. de Córdoba y alcaldía de Sincelejo
El videobeam en la alcaldía de Bucaramanga
Cámara web en la alcaldía de Neiva, Cumbal
A excepción de la antena los demás elementos fueron hurtados en el municipio de
Hobo
Radio satelital, teclado, mouse y los cables de fuente poder en Mariquita,
Cuantificado en $12.4 millones.
Debido a la inoportunidad en
la entrega de los equipos, información y
debilidades de supervisión en el seguimiento
Solicitar a los puntos con las
dificultades evidenciadas,
adelantar los trámites para la
reposición de los equipos
Solicitar a las
administraciones
municipales y a
ERT, segun el
caso, la reposiciòn
de los bienes y que
se instauren las
denuncias
respectivas ante
las autoridades
competentes,
Indagar a los entes
territoriales sobre
los procesos
administrativos por
perdida de bienes
acorde a lo
estipulado en el
comodato y acta de
entrega.
Comunicados a las
entidades identificadas
en el informe, tanto
territoriales como ERT
8 2012/09/20 2013/01/30 19 0% 0 0 0
OFICINA DE
SISTEMAS
ASESOR
DIRECCION
NACIONAL
(VIRTUAL)
INFORMACIÓN SOBRE PLANES DE MEJORAMIENTO
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICAHONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO
899.999.054
2011
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
7 16 03 100
Hallazgo Nº 7.- Exclusividad en el uso de equipos (D): En los municipios de San
Gil y Cumbal, se esta dando uso diferente al establecido en el comodato Clausula
2ª. Situaciones que van en contrario de lo establecido en el Comodato, sin que la
Escuela conozca dicha situación por cuanto los contratos de comodato no
establece supervisión, lo que dificulta el seguimiento y control.
Debilidades de supervisión en el seguimiento y
control
Hacer claridad en cuanto a la
destinación y uso de los
equipos
Informar a las
entidades acerca
del uso y
destinación
exclusiva de los
equipos para la
herramienta
satelital.
Comunicados a las
entidades beneficidas238 2012/09/20 2012/12/31 15 118 50% 7 7,22449 15
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
OFICINA DE
SISTEMAS
ASESOR
DIRECCION
NACIONAL
(VIRTUAL)
8 16 03 100
Hallazgo Nº 8.- Oportunidad frente a requerimientos y servicio técnico: En las
visitas realizadas por los equipos de auditoria de Atlántico, Antioquia y Nariño
evidenciaron que a pesar de haber solicitado el mantenimiento o el cambio de
piezas del componente satelital estos no se han sido realizados.
Se origina por falta de revisión y atención a las
solicitudes requeridas
Realizar control y seguimiento
a la atención de los
requerimientos
Verificar la
atención de los
usuarios
Informe de revisión
mensual de las
atenciones brindadas a
los usuarios
12 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
OFICINA
SISTEMAS
ASESOR
DIRECCION
NACIONAL
(VIRTUAL)
ATLANTICO
ANTIOQUIA
NARIÑO
9 16 01 004
Hallazgo Nº 9.- Placas de Inventario: En la Federación Colombiana de Municipios,
los equipos carecen de placa de inventario, situación que no permite la
identificación de los bienes entregados en comodato y genera riesgo en el manejo
de inventarios.
Se origina por falta de
revisión y coordinación de seleccionar los kit
satelitales con el mismo serial para todos los
equipos que lo integran
Validar la información
asignada a cada equipo y kit
satelital
Revisar el registro
de inventarios a fin
de efectuar los
ajustes
correspondientes
Registro en el sistema 1 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
10 16 03 003
Hallazgo Nº 10. Funcionamiento de equipos: En el Ejército Nacional y Otras
Instituciones en Bogotá, la documentación presentada y encuestas efectuadas
evidenciaron deficiencias, utilización en temas diferentes a lo contratado,
deficiencias de transmisión y no existencia de comodato.
En la Gob. de Córdoba, alcaldías de Moniquira y Sogamoso los funcionarios no
conocen su funcionamiento
Se origina debido a
deficiencias en la divulgación del servicio de la
herramienta satelital y la coordinación entre las
entidades
Hacer claridad en cuanto a la
destinación y uso de los
equipos
Informar a las
entidades acerca
del uso y
destinación
exclusiva de los
equipos para la
herramienta
satelital.
Comunicados a las
entidades beneficidas238 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
SUBIDRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIER
OFICINA DE
SISTEMAS
ASESOR
DIRECCION
NACIONAL
(VIRTUAL)
NARIÑO
11 11 03 001
Hallazgo Nº 11. Colaboración armónica (BA): Existieron deficiencias en los
mecanismos de colaboración entre la Escuela, las Administraciones Territoriales y
entidades del Estado enlazadas en el proyecto, frente a la debida y oportuna
utilización de la herramienta. supervisión que involucre e interrelacione los tres
componentes de seguimiento, a saber financiero, técnico y misional
Deficiencias de los canales de comunicación de
los agentes involucrados en la operación del
sistema.
Informe semestral de
seguimiento financiero,
técnico y misional del uso del
Sistema de Comunicación
Satelital.
Jornadas de
trabajo con los
entes territoriales
para fortalecer el
uso de la
herramienta y
hacer entrega de
un informe
semestral que
Jornada de trabajo 4 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
OFICINA DE
SISTEMAS
ASESOR
DIRECCION
NACIONAL
12 11 01 001
Hallazgo Nº 12. Definición, formulación y cumplimiento de metas: Debilidades en
definición y formulación de metas, se establecen sin que exista la necesidad frente
a objetivos y la meta no corresponde con las características de formulación,
deben ser objetivas, medibles, cuantificables a un periodo de tiempo. Hecho que
afecta la presentación deresultados y la toma de decisiones.
La ausencia de un instrumento que articule las
actividades de seguimiento y mediciòn.
Construir y socializar un
documento que especifique
las instrucciones para la
planeación y aplicaciòn del
seguimiento y medición de la
gestión de la entidad,
proporcionando informaciòn
al interior y a entidades
externas, basados en los
procedimientos de planeaciòn
establecidos y la Guia de
Elaboración y
socializaciòn de
documento rector
del seguimiento y
mediciòn de la
entidad.
documento elaboracion,
socializado e
implementado
1 2012/09/20 2013/02/28 23 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA DE
PLANEACION
DIRECCIONES
TERRITORIALES
DE ANTIOQUIA
NARIÑO
RISARALDA
13 14 02 011
Hallazgo Nº 13.- Oportunidad en la compra de elementos e insumos: A pesar de
que la Secretaría General solicitó los elementos e insumos desde marzo de 2011,
el contrato se firmó hasta finales de la vigencia 2011, observándose demoras en
los procesos de los Grupo de Compras y Contratación, por lo tanto dichos
elementos e insumos sólo fueron entregados en la vigencia 2012.
Modificación al plan de compras de acuerdo con
las necesidades de las áreas ejecutoras
Hacer claridad y
precisión respecto
a la reprogramación de las
subactividades de los
proyectos de inversión.
Modificar el plan de
compras de
conformidad con
los requerimientos
de necesidades y
dentro de los
tiempos
establecidios
Modificación Plan de
Compras6 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
14 11 01 002
Hallazgo No. 14. Resultados Proy Mejoramiento Administrativo y Operativo. Meta:
Ajustar 39 TRD, se implementaron 20 representa 51%; 100% Archivo Histórico
Microfilmado, cumplimiento 0%; 39 visitas de seguimiento SC y DT, realizando 27
corresponde a 69%; Dotar 39 dependencias de Equipos Tecnológicos para
Archivo Central, Elementos y Archivadores en 15 DT y SC, logro 3, representa
7.6%.
Deficiencias en la formulación de los proyectos
por parte del area ejecutora
Realizar acompañamiento al
área ejecutora para la
elaboración, seguimiento y
evaluación de sus proyectos
formulados
Acompañamiento
en la formuación
de los proyectos de
inversión y
seguimiento
bimensual de los
mismos
Jornada de trabajo
seguimiento6 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA DE
PLANECACION
15 14 02 100
Hallazgo Nº 15. Pago de Viáticos (D): se expidieron las resoluciones 1702 y 2182
sin que existiera vínculo contractual, por cuanto no se evidenció modificación
(Prorroga) en los contratos antes mencionados. Situación que genera posible falta
disciplinaria por incumplimiento a la Res. Nº 0728 del 6 de sep de 2006, que
reglamenta la vinculación y pago de capacitadores en la ESAP.
Falencias en los mecanismos de control interno
respecto a la existencia de prerrequisitos
Verificar, antes de suscribir
las resoluciones, la existencia
y cumplimiento de requisitos
previos y sine qua non para la
ordenación y ejecución de los
recursos
Establecer un
procedimiento y
mecanismo de
control que asegure
la vinculación
frente a las demas
erogaciones que
hay lugar
Procedimiento
actualizado y difundido1 2012/09/20 2013/03/31 27 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
16 19 03 004
Hallazgo No. 16 Vinculación de Docentes hora cátedra: En el 20% de la muestra
de resoluciones de vinculación docentes determinan un número de horas para
cumplir con el módulo, los formatos para el control a la prestación del servicio de
horas tutoriales no coinciden con el formato registro de clases. Revelando
debilidad al control y seguimiento y conllevar pagos mayores a las laboradas.
Debilidad en la verificación y control de los
registros del sistema de calidad
Revisión de procedimiento y
Unificación de los formatos
No.23 y 70
Actualizar el
Procedimiento y los
Formatos utilizados
para el
cumplimiento del
mismo y realizar un
evento de
capacitación para
difundir el
procedimiento
Procedimiento
actualizado, difundido y
realizar un evento de
capacitación
2 2012/09/20 2013/03/30 27 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
17 14 04 100
Hallazgo Nº 17.Vinculación y pago a docentes: En las Res. de vinculación de doc.
Nº3 y 4 del 2, 302, 313 y 314 del 1 y 5 de 2011, se vinculó como profesora
Asistente, cuando estaba categorizada como Asociada, situación reconocida en el
acta Nº 11 del 9 de Septiembre de 2009.
En la Resolución Nº 157, por la cual se ajusta la hora cátedra, se ordena pagar,
con una categoría menor
Desconocimiento Categorización a esa fecha
Actualizacion en base de
datos y pago de la nomina
2012 de acuerdo a la
categorizacion vigente
Actualizacion de
bases de datosunidad 1 2012/09/20 2013/09/02 50 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
TERRITORIALTOL
IMA
18 15 02 001
Hallazgo N° 18. Procedimiento Nómina: para dar cumplimiento a las resoluciones
que ordenan la vinculación de docentes de cátedra según la muestra se
inobserva lo establecido en el artículo 4, literal “b” de la Ley 87/93, toda vez que
no tiene estandarizado en su sistema de control interno y dentro de la
caracterización del SGC procedimiento para dar cumplimiento a las resoluciones
No aplicación del sistema de gestión de calidad
Difusión del Sistema de
Gestión de Calidad
Inducción en el puesto de
trabajo
Certificación de la
capacitación
Evaluación de
conocimientos
capacitación 2 2012/09/20 2013/01/30 19 1 50% 9 0 0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
19 15 01 002
Hallazgo N° 19.Evaluación Docentes: Se inobserva lo establecido en los artículos
77, 78, 80, y 82 del Acuerdo N° 9 de 2004 “Estatuto de Personal Docente”, el
art.2 literal d) y e) de la ley 87 de 1993, La ESAP no ha realizado la consolidación
de la evaluación de los docentes del 2011, requisito para el proceso de
vinculación de docentes y parametrizar para la vigencia del 2012
Inoportuno cumplimiento al acuerdo 009 de 2004,
articulo 86.
*Realizar la evaluaciòn
docente a mas tardar dentro
de los treinta (30) días
calendario siguientes a la
finalización del semestre o
periodo académico por el
Comité de Personal Docente,
y Difundir los resultados
dentro de los 5 dìas habiles a
todos los interesados
Evaluaciòn docente
y Oficio remisorio
informando
evaluaciòn docente
al 100% de los
interesados para la
toma de deciones
docentes evaluados -
oficio1 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCCION
ACADEMICA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
20 11 03 001
Hallazgo Nº 20. CETAP Quibdó: La ESAP en su PDDI 2010-2020 estableció
como CRITERIOS PLANIFICADORES “Prioridad del gasto público social: ” y
“Desarrollo Armónico de las Regiones: Siendo la ESAP con cubrimiento a nivel
nacional buscará dentro de su proceso de planeación garantizar la igualdad de
oportunidades a cada una de las Sedes Territoriales.” el CETAP de la ciudad de
Quibdó.
No se revisan las condiciones del convenio con la
alcaldía
revisión de cumplimiento de
las obligaciones del convenio
Revisión del
convenio para
garantizar la oferta
académica
Informes de la DT a la
Sub Academica, de la
revisión y seguimiento
a las obligaciones del
convenio, garantizando
su cumplimiento
2 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
DIRECCION
TERRITORIAL
ANTIOQUIA
21 11 03 100
Hallazgo N° 21.Acuerdo de gestión: Se incumplió el artículo 12 literal d) de la ley
87 de 1993, ya que evaluada la información contenida en el Formato RE-A-TH-49
–Suscripción, seguimiento y evaluación Acuerdo de Gestión- celebrado entre el
Director Nacional de la ESAP y al Director Territorial Quindío Risaralda, se
presenta incumplimiento de metas
Deficiencias en la comunicación de
responsabilidades en la gestión del acuerdo de
gestiòn
implementar y socializar un
procedimiento para regular el
acuerdo de Gestión
definiendo las
reponsabilidades de la
elaboración, seguimiento y
evaluación de los Acuerdos
de Gestiòn
Actualización del
procedimiento de
Acuerdos de
gestión, dentro del
SGC de la ESAP,
debidamente
socializado y
aplicado
Documento
solicializado y aplicado1 2012/09/20 2013/02/28 23 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA DE
PLANEACION
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
TALENTO
HUMANO
22 14 04 100
Hallazgo Nº 22.- Mayor Valor Pagado (BA): Verificados los pagos de los contratos
79, 117 y 153 de 2011, se evidencio incumplimiento a la clausula que establece
la forma de pago, toda vez que en los meses que correspondió la cancelación por
la fracción de mes este generó un mayor valor. se constituyó un Beneficio del
proceso de Auditoria por la recuperación de estos recursos.
Deficiencias en actividades de seguimiento y
control por parte de supervisores y/o interventores
1. Elaborar un cuadro que
permita establecer al pago a
la proporción del servicio
prestado. 2. Revision y
verficaciòn del contenido del
formato y/o informe
periodico de supervision de
contratos por parte del
supervisor .
Circular
debidamente
notificada
Unidad 1 2012/09/20 2012/12/19 13 1 100% 13 12,85714 13OFICINA
ASESORA
JURIDICA
23 14 02 013
Hallazgo Nº 23. Cumplimiento de Requisitos (D): En los contratos 161, 168, 200,
218, 270 de 2011 (de SC) y 2, 13 y 53 de 2011 de la T. Tolima; se evidencian
incumplimientos a los parámetros del ECO relacionados con la experiencia o
convalidación del título ante el MEN.
El contrato 419 no se justifica la contratación en Ley, Decreto, Acuerdo o convenio
y que en su momento fue requerido
Debilidades en la etapa precontractual
Revisar por parte de la oficina
asesora juridica los estudios
previos elaborados por las
areas ejecutoras, para que
estos se ajusten a las
necesidades reales de
contratación de la entidad
Soportar
adecuadamente los
estudios previos
que se efectuen
para la
contratación
Contratos con estudios
previos debidamente
soportados
1 2012/09/20 2013/09/19 52 1 100% 52 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
BOYACA NARIÑO
TOLIMA
24 14 04 001
Hallazgo Nº 24. Objetos Contractuales: T. Nariño se observó que los contratos de
prestación de servicios profesionales Nº 39, 40, 42, 44 y 45 tienen el mismo
objeto y se desarrollan en el mismo tiempo (01-06-2011 a 12-11-2011), “prestar
los servicios profesional. Similar situación se observa en los Contratos Nº 12 , 29
El contrato 137
Debilidad en la etapa precontractual
1. Cambiar el modelo de
minutas de contratación.
2. Identificar lugar de
ejecución de contrato en el
objeto.
Aplicar el plan de
calidad y el
proceso de
asesoría y
asistencia técnica,
documentando
mas con los
soportes de
planificación y
seguimiento.
Actas
Documentos de revisión
de estudios de
conveniencia y
oportunidas, y de
minutas
1 2012/09/20 2013/09/15 51 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
BOYACA NARIÑO
TOLIMA
25 14 01 003
Hallazgo Nº 25.- Certificado de Antecedentes Fiscales: En la revisión de la
muestra seleccionada en la D.T. Nariño, se identificó que en los contratos de
prestación de servicios Nº 015, 30, 33, 34, 36 y el contrato de suministro Nº 7, se
consulte el boletín que no corresponde a la vigencia del mismo incurriendo en el
riesgo y por ende que se encuentren inhabilitadas para contratar.
Debilidad en la supervision de la contratacion
Rectificar los antecedentes a
los contratos citados.
Revisar los
antecedentes
Documento 1 2012/09/20 2012/12/03 11 1 100% 11 10,57143 11
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
26 14 04 100
Hallazgo Nº 26.- Aportes al Sistema General de Seguridad Social (D): En la Sede
Central, contrato N° 131 de 2011, Nariño 25, 29 y 137 y en Tolima en los
contratos 107 y 112 el contratista presenta fotocopia de sus obligaciones
contractuales. Sin embargo, no es consecuente con la información que reposa en
el Comprobador de Derechos en Salud y en el FOSYGA.
Debilidad en la supervision de la contratacion
Comunicado interno para dar
claridad a los supervisores
sobre la obligatoriedad de las
cotizaciones al SGSSS.
Realizar una
jornada de
sensibilización y
capacitación a los
supervisores a
quienes a cargo la
contratacion
Unidad 1 2012/09/20 2013/02/28 23 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO TOLIMA
27 14 04 007
Hallazgo Nº 27.- Prórroga en contrato: En el Contrato 284 de 2011, se estableció
en la cláusula tercera “Término de duración y/o ejecución a partir del acta de inicio
y hasta el 30 de septiembre de 2011. Dicho contrato fue adicionado pero no
prorrogado, sin embargo los informes del supervisor demuestran que la ejecución
se desarrolló,
Deficiencia en el seguimiento y control del
supervisor
1.Verificar los terminos de
duraciòn y ejecucion del
contrato
2. verificar los terminos de
renovación y modificación de
pòlizas de acuerdo con el
contrato
Realizar jornadas
trimestrales de
Capacitaciòn y
actualización sobre
las obligaciones y
alcaneces de la
supervison de
unidad 6 2012/09/20 2012/12/19 13 1 17% 2 2,142857 13OFICINA
ASESORA
JURIDICA
28 14 04 004
Hallazgo 28. Supervisión del Contrato (D): El contrato 419 de 2011, celebrado el 7
de julio de 2011 con el objeto “Elaborar la biografía del Ex Presidente Belisario
Betancur Cuartas que garantice el cumplimiento de las directrices establecidas
por la ESAP para dicho fin”, por valor de $69 millones y prorrogado hasta el 1 de
febrero de 2012, no hay cumplimiento en el objeto contractual
Deficiencias en actividades de seguimiento y
control por parte de supervisores y/o interventores
Inducciòn y reinducciòn de
las obligaciones en la
supervision de contrato
Realizar jornadas
de Capacitaciòn
trimestral sobre
las obligaciones y
alcances de la
supervison de
contratos
Documentos 4 2012/09/20 2013/09/02 50 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
29 19 03 004
Hallazgo Nº 29.- Exactitud de los Registros: Se inobserva lo establecido en el
artículo 2, literales “e” y “f” de la ley 87 de 1993 y el numeral 4.2-Gestión de
calidad, literal “A” del manual de calidad, la ESAP Territorial Quindío-Risaralda
presentó las siguientes deficiencias de forma, producto de la revisión a la gestión
contractual.
Premura en las actuaciones
Revisones más periódicas al
proceso contractual y punto
de control en el momento de
las actas de incio de los
procesos
Cada mes se hará
una revisión por la
dirección de las
carpetas de los
diferentes contratos
formalizados
revisión mensual 3 2012/10/01 2012/12/01 9 3 100% 9 8,714286 9
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
30 14 04 003
Hallazgo Nº 30.- Aprobación de Garantías: Se inobserva lo establecido en el
artículo 11 del Decreto 4828/08 y el artículo 2, literales “e” y “f” de la ley 87 de
1993, la ESAP Territorial Quindío-Risaralda presentó las siguientes deficiencias,
producto de la revisión a la gestión contractual.
Falta de control de las diferentes etapas del
proceso contractual
En la firma de las actas de
inicio la Supervisión debe
verificar la consistencia de la
información y el cumplimiento
de los requisitos para la
ejecución del contrato
Realizar jornadas
de Capacitaciòn
trimestral sobre
las obligaciones y
alcances de la
supervison de
contratos
Documentos 4 2012/09/20 2013/09/15 51 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
31 14 04 004
Hallazgo Nº 31.- Designación Interventoría: Se inobserva lo establecido en el
artículo 3 de la Resolución 1697 de 2004 de la ESAP- Manual de Interventoría y el
artículo 2, literales “e” y “f” de la ley 87 de 1993, en la ESAP Territorial Quindío-
Risaralda la designación del Supervisor del Contrato 095
control insuficiente de las diferentes etapas del
proceso contractual
En la firma de las actas de
inicio la Supervisión debe
verificar la consistencia de la
información y el cumplimiento
de los requisitos para la
ejecución del contrato
Realizar Jornadas
trimestrales de
sensibilizacion y
capacitación sobre
la normatividad
vigente en materia
de contratación
estatal y sobre las
obligaciones y
alcances de la
supervison de
contratos
Jornadas de trabajo
trimestrales4 2012/09/20 2013/09/02 50 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
32 14 05 001
Hallazgo Nº 32.- Liquidación de Contratos: en la Sede Central los contratos 384,
395, 419, 449, 529, y 780 se encuentran sin liquidar. Nariño con los Contratos Nº
32, 33, 34 y 27 situación que impide establecer si los contratos descritos
concluyeron a satisfacción el servicio prestado o cual es su estado actual.
Incumplimiento de las obligaciones del supervisor
relacionadas con las liquidaciones de los
contratos
1.Elaborar actas de
liquidación 2. Requerir
trimestralmente con base en
la información del Sigeb el
desarrollo de acciones
oportunas para la liquidación
de los contratos.
Liquidar los
contratos
1. Actas de liquidación
firmada. 2. Documentos
de requerimientos
10 2012/09/20 2013/03/19 26 9 90% 23 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
33 14 04 006
Hallazgo Nº 33.- Adición contrato (F): Contrato de prestación de servicios
profesionales 025 de 2011, al cual se realizó Adición Nº 1, por $2.5 millones
mensuales, Sin embargo, las actividades realizadas por el contratista no
contribuyen al cumplimiento de los fines de la adición del contrato y al valor
pagado.
Falta de claridad en la solicitud de adicion del
contrato
determinar especificamente
cual es la necesidad que se
pretende suplir a la hora de
adicionar el contrato
Verificar que cada
uno de los
contratos que
adicione la
Direccion
Territorial, reuna
todos los requisitos
necesarios para su
adicion y presentar
informes
trimestrales de
seguimiento a la
Oficina juridica del
nivel central
unidad 3 2012/09/11 2013/09/12 52 1 33% 17 0 0OFICINA
ASESORA
JURIDICA
34 14 04 100
Hallazgo Nº 34.- Diferencia valor de contrato (BA): En el contrato 089 de 2011
celebrado en la Dirección Territorial Tolima, por valor $3.98 millones, para
suministrar impresos y publicaciones como apoyo al desarrollo del subproyecto
de capacitación actualización y perfeccionamiento de competencias para el
fortalecimiento de la gestión pública, se pagó de más $0.25 millones
Debilidades en la etapa precontractual
revisar la coherencia frente al
valor de cada contrato y la
propuesta presentada por el
contratista en el proceso
publico
Verificar que cada
uno de los
contratos que se
elabore en la
Direccion
Territorial, se
realicen de
conformidad con
unidad 3 2012/09/11 2013/09/12 52 1 33% 17 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
35 14 04 100
Hallazgo Nº 35.- Contratos apoyo Misional: En la vigencia 2011, la ESAP
Territorial Tolima, no dio cumplimiento al calendario académico general nacional
establecido para todos los programas, ya que inició clases el 12 de febrero y no el
26 de enero como allí se dijo; así mismo ocurrió con la contratación de las
actividades que tienen relación directa con la misión de la Escuela.
Demoras en la contratación
El docente no había concretado y en la
aprobación de viabilidades y CDPs
1.Realizar convocatoria
Docente en noviembre de
2012. 2.Presentar Planeación
académica para vinculación
de los docentes de la vigencia
2013. 3.Contar con la
aprobación de la vinculación
de personal para la vigencia
2013 en diciembre 30 de 2012
1.Base de datos
docentes. 2.Plan de
acción 2013
aprobado por la
subdirección
académica.
3.Proyectos de
inversión
aprobados y
viabilizados en
enero 15 de 2013
1.Base de datos. 2.Plan
de acción.
3.Subproyecto
aprobado
1 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0SUBDIRECCION
ACADEMICA
36 14 06 100
Hallazg36 Proyecto Fortalecimiento Institucional de la ESAP: Consejo Directivo
dando cumplimiento a Ley 909 de 2004. Fue definido en 3 fases, en 2011 solo se
terminó y recibió a satisfacción la fase I. no cumpliendo las otras 2 fases del
proyecto, con el correspondiente efecto sobre la gestión misional de la entidad.
Solicitud del Movimiento Estudiantil de la ESAP y
aceptado por el Consejo DirectivoTerminar con las fases II y III
Ejecución de las
Fases II y III del
Rediseño de la
ESAP, incluyendo
la Fase I que ya se
encuentra
terminada y
recibida
Documento que
contiene el Rediseño de
la ESAP
1 2012/09/20 2013/09/02 50 0% 0 0 0SUDIRECCION
PROYECCION
INSTITUCIONAL
37 14 04 100
Hallazgo37 Cumplimiento funciones misionales con Contratación de prestación
servicios: En la Sede Central, en la evaluación efectuada a la contratación general
de la entidad se constató que los contratos 069 de 2011, 036 de 2010 y 331 de
2009, se suscribieron para cubrir una necesidad permanente en el tiempo de
labores en la Dirección Nacional,
Inexistencia de una planta de personal suficiente
para el cumplimiento de las funciones misionales
de la entidad
1.Gestionar ante la Función
Pública y el Ministerio de
Hacienda y Crèdito Público la
ampliaciòn de planta,
mediante la creaciòn de los
cargos necesarios y el situado
de los recursos
correspondientes para los
mismos.
1. Gestionar ante la
Función Pública y
el Ministerio de
Hacienda y Crèdito
Público la
ampliaciòn de
planta, mediante la
creaciòn de los
cargos necesarios
y el situado de los
recursos
correspondientes
para los mismos.
1. Informes trimestrales
de avance de la
gestión.
4 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
BOYACA NARIÑO
TOLIMA
38 14 04 100
Hallazgo38 Convenios OEI: En los expedientes contractuales de los convenios de
cooperación 050, 051, 053 y 054 suscritos con la OEI se presenta informe
financiero que no demuestra la ejecución de los recursos aportados, Situación que
no permite a un tercero, en este caso el Órgano de Control, determinar la debida
ejecución de los recursos públicos
Se encuentra un informe financiero que no
demuestra la ejecución de los recursos aportados
por la ESAP
Solicitar a la OEI allegar los
informes financieros con los
soportes contables e
incorporarlos en los balances
contables de la ESAP
Solicitar a la OEI
allegar los informes
financieros con los
soportes contables
e incorporarlos en
los balances
contables de la
ESAP
Informes Financieros y
Contables mensuales12 2012/09/20 2013/02/28 23 6 50% 12 0 0
SUDIRECCION
PROYECCION
INSTITUCIONAL
39 14 06 100
Hallazgo39 Convenios Interadministrativos Nivel Central: Con el fin de elaborar el
estudio técnico de escisión del Ministerio del Interior y de Justicia, la ESAP
suscribió entre otros los contratos 041, 046, 050 y 058, En los contratos 046 y
050 se pactaron exactamente las mismas obligaciones, en ninguno de ellos se
determinó la responsabilidad específica de productos.
Se pactaron las mismas obligaciones
Determinar obligaciones y
responsabilidades Específicas
a los Contratistas para la
entrega de productos.
1. Generar una
circular donde se
establezca la
importancia de
definir claramente
las obligaciones de
los contratistas y
los productos a
recibir. 2. Solicitar
al área ejecutora
verificar que los
contratistas tengas
responsabilidades
especificas frente a
la entrega de
productos
1. Circular. 2.
clausulado contractual1 2012/09/20 2012/12/20 13 0,5 50% 7 6,5 13
SUDIRECCION
PROYECCION
INSTITUCIONAL
40 14 02 005
Hallazgo Nº 40. Convenios Marco T. Tolima: en la carpeta del convenio Nº 011,
no reposa CDP.
en el Convenio No. 21 no se refleja cual es el aporte de cada una de las partes
En el convenio no. 20 los Estudios previos, ítem 9, se exige en los requisitos
técnicos mínimos y se contrata de naturaleza privada.
La denominación del convenio no es acorde con la modalidad contractual.
Convenios de cooperacion interadministrativo No.
011 y 021 contradicciones entre el SGC y la
reglamentacion de la modalidad contractual
Convenio de Cooperacion interadministrativo No.
020 Debilidaddes en la etapa precontractual.
Fortalecer el proceso
precontractual mediante
procedimientos debidamente
soportados
Establecer, divulgar
y socializar un
procedimiento que
soporte la etapa
precontractual de
cualquier acuerdo
de voluntades
Procedimiento
actualizado y difundido1 2012/09/11 2012/12/30 16 1 100% 16 15,71429 16
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
41 14 04 100
Hallazgo Nº 41. Sede Central Bogotá: Contrato 881 de 2011: Suscrito con
Consorcio Oficinas de Bogotá, con el objeto: “Realizar la adecuación de oficinas
de la S.C , de conformidad con los pliegos de condiciones L.P. No. SC-101-SAF-
079-2011 y la propuesta ”, el 29 de diciembre de 2011, por valor de
$478.078.742.20, con un plazo de 4 meses la cual fue suscrita el 23 de febrero
de 2012.
Demora en la aprobacion de documentos previos
al inicio del contrato
Aprobacion de documentos
previos al inicio de los
contratos de obra.
Aprobacion de
polizas y demas
documentacion
propia del contrato
Documentacion 1 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
42 14 04 007
Hallazgo Nº 42. Sede Santa Marta: El contrato no se cumplió dentro del plazo
contractual pactado. A marzo de 2012 (casi 4 meses de terminado el plazo
establecido) se da por cumplido el objeto del contrato, no obstante en las actas de
terminación no concluyente sobre el recibo a satisfacción.
A marzo de 2012 se hizo el recibo de los diseños si la seguridad del recibo a
satisfacción.
Falta de divulgacion de los procedimientos. La
entidad tiene procedimiento de recibo diferente al
evaluado por la Contraloria
Suscripcion de
documentacion acorde con
los lineamientos establecidos.
Establecer, divulgar
y socializar un
procedimiento que
soporte la etapa
contractual y
poscontractual de
cualquier acuerdo
de voluntades
Procedimiento
actualizado y difundido1 2012/09/20 2012/12/30 14 1 100% 14 14,42857 14
SUDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
43 14 04 009
Hallazgo Nº 43.- Sede Norte de Santander – Cúcuta: El 5 de septiembre de 2011
en visita a la obra se establecen incumplimientos. Existe “borrador” de
Resolución i) declarar incumplimiento delcontrato 779 y ocurrencia del siniestro
con relación a la póliza por amparos de cumplimiento en cuantía total de $160,5
Millones y ii) imponer la sanción penal pecuniaria de $40,1 millones.
Demora en la atencion de solicitudes por parte de
las diferentes oficinas de la entidad
1. Realizar un diagnostico
sobre el estado actual del
contrato y si persiste la
motivaciòn para la
declaraciòn de
incumplimiento, efectuar
ducha declaración en el
menor tiempo posible. 2.
Mantener comunicación
constante con las
dependencias que intervienen
en la ejecucion de las
acciones preventivas y
correctivas
1. Dfinición del
presunto
incumplimiento y si
es del caso
resolución de
declaraoria de
incumplimineto. 2.
Reporte periodico
de informacion
referente a la
ejecucion de los
contratos de obra
adicional a los
formatos
establecidos por la
entidad.
1. Un documento de
definición y/o
Resolución aprobada y
adoptada. 2. Cuatro
informes trimestrales de
informacion de
ejecucion de obras
4 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
44 14 04 009
Hallazgo44.T Nariño: El contrato fue suspendido 5 veces hasta 30-12-11
situación que obligó a la solicitud de autorización ante el DNP de viabilidad para el
traslado presupuestal – vigencias expiradas para soportar los gastos y pagos
Según información de la Sede Central de la ESAP las suspensiones referidas se
dieron como consecuencia del incumplimiento del contrato 431-2010
Incumplimiento por parte del consultor de los
estudios y diseños y la demora en los tramites
legales para la optencion de permisos y licencias
requeridos
Mantener comunicación
constante con las
dependencias que intervienen
en la ejecucion de las
acciones preventivas y
correctivas
Reporte periodico
de informacion
referente a la
ejecucion de los
contratos de obra
adicional a los
formatos
establecidos por la
entidad.
Informes trimestrales
de informacion de
ejecucion de obras
4 2012/09/20 2013/09/19 52 1 25% 13 0 0SUDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
45 14 05 004
Hallazgo Nº 45.- Obras de adecuación en salones (F): Contrato N° 095 de 2011,
suscrito en la ESAP Territorial Tolima, para contratar la obra pública para las
adecuaciones necesarias de pisos, cielo raso, cubierta y tanque, por un valor
inicial de $57,73 millones y un valor adicional $13,94 millones, para un total de
$71,68 millones se presentan inefectividad y faltante en la inversión.
Inefectividad y faltante en la inversión adelantada
Fortalecer el proceso de
supervisión e interventoria de
obras
Efectuar jornadas
de capacitación a
los supervisores e
interventores
recalcando la
importancia del
adecuado
seguimiento
Jornadas de
capacitación
trimestrales
4 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
SUDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
46 14 02 100
Hallazgo46.- Pago por Diferencias Tarifarias: Durante la ejecución del contrato se
ha venido pagando un valor aproximado de $7.71 millones por concepto de
“DIFERENCIAS TARIFARIAS”; esta situación ha obedecido a la falta de
aplicación del principio de planeación
Deficiencias en la aplicación del principio de
planeación
Actualizar y socializar el
procedimiento para regular
las comisiones de servicio y el
manejo de los tiquetes
Elaboración de un
documento
debidamente
socializado y
aplicado
procedimiento
solicializado y aplicado1 2012/09/20 2013/02/28 23 0% 0 0 0
SUDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
47 14 02 100
Hallazgo Nº 47.- LICENCIAS SOFTWARE ON LINE (BA): El día 21 de diciembre
de 2011, la ESAP suscribió el contrato No.868 por la suma de $150.8 millones y
el día 29 de diciembre la entidad suscribe con el mismo contratista el contrato
882, por la suma de $608.0 millones. Objeto: Adquisición de Licencias: 1000 para
el primer caso y 5824 para el segundo.
La entidad adelantó dos procesos contractuales
con el mismo objeto y con el mismo contratista
sin tener en cuenta que comprando a mayor
escala podría obtener un mayor beneficio, es
decir que no aplicó el principio de economía que
busca “que en igualdad de condiciones de
calidad los bienes y servicios se obtengan al
menor costo”.
Realizar reuniones entre
dependencias con el fin de
conocer las necesidades
conjuntas.
Realizar reuniones
entre dependencias
con el fin de
conocer las
necesidades
conjuntas.
Reuniones trimestrales 4 2012/09/20 2013/09/19 52 1 25% 13 0 0OFICINA
ASESORA
JURIDICA
48 14 02 015
Hallazgo48.- Contrato de Arrendamiento (D) El contrato No. 127 se observa en el
objeto del contrato que se trata de una prestación de servicios el cual no debió
adjudicarse en la modalidad contratación directa sino bajo el proceso de
contratación de mínima cuantía.
Debilidad en la definición de la modalidad de la
contratación adecuada para el desarrolo de los
procesos contractuales.
Asesorar a las direcciones
territoriales sobre el marco
normativo vigente los
procesos contractuales.
Realizar Jornadas
trimestrales de
sensibilizacion y
capacitación sobre
la normatividad
vigente en materia
de contratación
estatal
Eventos de
capacitación4 2012/09/20 2013/09/02 50 1 25% 12 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
49 18 02 002
Hallazgo49 Reporte presupuesto de ingresos: Territorial Antioquia-Chocó el
presupuesto de ingresos en los ítems “Venta de Servicios” y “Recursos de Capital”
que sumados representan el 6% del presupuesto de ingresos de la Territorial, no
contiene todos los recaudos realizados con cargo a la Territorial, debido a
retrasos en la identificación de las partidas por parte de la Sede Central
El Grupo de Tesorería de la Sede Central no
ingresó a SEVEN al fin del período 2011 los
recaudos de la Territorial
Solicitar al Grupo de
Tesorería de la Sede Central
ingresar todos los recaudos
de la Territorial
oportunamente
1. Remitir oficio al
Coordinador de
Tesorería
solicitando el
registro de los
recaudos de la
Territorial. 2.
Efectuar el registro
de los recaudos de
la Territorial
Oficio remitido y
Reporte ingresos
mensual
3 2012/09/18 2012/12/31 15 0% 0 0 15
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ANTIOQUIA
50 18 02 002Hallazgo Nº 50.- Ejecución presupuesto de gastos Territorial Antioquia-Chocó la
ejecución presupuestal es inferior a la programación inicial, por los retrasos en la
iniciación de los procesos administrativos y contractuales.
Ejecución del proyecto de Talento Humano
tardíamente
Permanente comunicación
con la Dirección Nacional de
las necesidades de
contratación Territorial
Efectuar informe de
seguimiento
mensual respecto a
la ejecución
presupuestal
Informe mensual 12 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
51 19 03 003
Hallazgo Nº 51.- Programación Presupuestal: La Escuela Superior de
Administración Pública ESAP, Dirección Territorial Atlántico en agosto del 2011
(octavo mes del año), solo había ejecutado el 38.7% del presupuesto asignado, lo
anterior, debido a debilidades en la planeación de sus proyectos; por ende la
entidad, ejecutó en los últimos cuatro (4) meses del 2011, el 61.3 % restante
Debilidades en la planeación de los proyectosSeguimiento mensual a la
ejecución presupuestal
Efectuar informe de
seguimiento
mensual respecto a
la ejecución
presupuestal
Informe mensual 12 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
52 18 02 002
Hallazgo Nº 52.- Plan de Inversiones: La Escuela Superior de Administración
Pública ESAP, Dirección Territorial Atlántico, ejecutó en Costos de Inversión
$3.851.8 millones equivalentes al 77.4% del total del presupuesto; quedando por
ejecutar $1.121.4 millones, con un porcentaje de 22.5%,
La Regional Atlántico no programó un plan de
inversiones que le permita a la Territorial
mantener un control sobre los gastos de inversión
Seguimiento mensual a la
ejecución presupuestal
Efectuar informe de
seguimiento
mensual respecto a
la ejecución
presupuestal
Informe mensual 12 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
53 18 02 100
Hallazgo Nº 53.- Reversión presupuestal: De la relación de contratos suscritos
por la ESAP Territorial Atlántico, se constató que (6) contratos no se
ejecutaron, cuyos valores corresponden a $ 26.9 millones, como consecuencia de
lo anterior, estos montos fueron reversados del presupuesto de la vigencia
indebida planeación de la contratación de
acuerdo a la necesidad de la territorial e
incumplimiento de metas y programas en la
mencionada vigencia 2011.
Identificar las necesidades de
la territorial frente a las metas
programadas y
correlacionarlas con el
adecuado y oportuno
asignación de recursos
Efectuar
seguimiento
periodico a la
ejecución del
proyecto tanto
financiero como
cumplimiento de
metas
Informe mensual 12 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
54 18 01 100
Hallazgo Nº 54.- Legalización de cajas menores: Verificados los registros en el
aplicativo SEVEN se observo que las cajas menores no fueron legalizadas de
forma oportuna, la de la territorial Huila del 2010 se legalizó en el 2011. En
cuanto a las creadas en la vigencia 2011 tenían que legalizarse antes del 28 de
diciembre de 2011, pero se legalizaron el 30.
No se realizo la legalizacion de la Caja Menor
dentro del Termino legal
dar cumplimiento al termino
para la legalizacion de cajas
menores
Legalizacion de
todas las cajas
menores dentro del
termino establecido
(antes del 28 de
diciembre de 2012)
Cajas legalizadas en
términos1 2012/09/20 2013/01/28 19 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
55 18 01 002
Hallazgo Nº 55.- Saldo Caja General: Se pudo establecer que se encuentra
sobreestimada la cuenta de caja general en $2.42 millones, toda vez que en la
territorial de Norte de Santander a pesar de haberse consignado este valor, no se
realizó el registro en la contabilidad.
No se realizó el registro contable
Realizar el ajuste
correspondiente a la
subestimación detectada
Realizar el ajuste
correspondiente a
la subestimación
detectada,
debidamente
soportado
comprobante de ajuste 1 2012/09/20 2012/12/28 14 0% 0 0 14
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
56 18 01 004
Hallazgo Nº 56.- Conciliaciones Bancarias: Se pudo establecer a través de las
conciliaciones entregadas por la ESAP, las notas a los Estados financieros y la
respuesta al oficio CDSS-ESAP-011 que la entidad tiene dos cuentas del Banco
Caja Social, y una del Banco Popular las cuales no concilia desde diciembre de
2009
Falla en la implementación del botón de pagos,
para la subida masiva de los ingresos a nivel
nacional, desde el año 2009.
Elaborar las correspondientes
conciliaciones bancarias
1. Asesoria para
apoyar el proceso
contable y de
conciliaciones
bancarias.
Suministro de
InformaciónRealiza
ción fisica de las
conciliaciones
bancarias Formato
Código: RE-A-GF-
09
Unidad 1 2012/08/01 2013/05/24 42 0% 0 0 0SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
57 18 01 004
Hallazgo Nº 57.Cruces entre la contabilidad y los extractos bancarios:
Se pudo establecer que existen diferencias entre los extractos y la contabilidad, la
cual no permite que los saldos en las cuentas de contabilidad relacionadas con
los bancos, ingresos, cuentas por cobrar y gastos financieros sean los reales,
toda vez que se hallan partidas no registradas desde vigencias anteriores
Existen partidas no registradas desde vigencias
anteriores
realizacion de ajustes en la
cuenta de bancos por parte de
la sede central, lo que
generón que a la fecha las
conciliaciones bancarias no
presenten ninguna diferencia
Conciliaciones
bancarias
elaboradas
oportunamente (ya
estan elaborados
los ajustes desde el
mes de enero)
Conciliaciones de la
totalidad de las cuentas
bancarias
1 2012/09/20 2013/09/03 50 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
58 18 01 005
Hallazgo Nº 58.- Pago Gravamen Financiero por uso de diferentes NIT:
Se pudo establecer que a través de la cuenta del Banco Popular la ESAP mes de
diciembre canceló $50.2 millones de gravamen financiero por las transferencias a
las territoriales, consultada la entidad esta nos manifestó que esto se debe a que
cada una de las territoriales maneja NIT diferente al de la Sede Central
Existencia de NIT diferentes para cada territorial
Gestionar ante el Banco el no
cobro de las trasnferencias
tratandose de movimientos
financieros de la misma
entidad
Gestionar ante el
Banco el no cobro
de las
trasnferencias
tratandose de
movimientos
financieros de la
Informe sobre la
gestión efectuada1 2012/09/20 2013/09/02 50 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
59 18 01 003
Hallazgo Nº 59.- Registro de Valorizaciones y Desvalorizaciones.Realizado cruce
de cuentas de inversiones del activo con las de valorizaciones y desvalorizaciones
de las cuentas de ingresos y egresosconsultado el valor reportado en las Notas a
los Estados Financieros se encuentró se compenso las valorizaciones y
desvalorizaciones que se presentaron con los TES
Registro neto de las valorizaciones y
desvalorizaciones de las inversiones valoradas a
precios de mercado en los Estados Financieros.
Realizar los ajustes por cada
uno de los conceptos.
De acuerdo a los
Informe de
Inversiones
presentado, se
efectuarán los
registros
correspondientes.
Informe de los ajustes
presentados1 2012/10/31 2013/08/31 43 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
60 18 01 004
Hallazgo Nº 60.- Cruces entre contabilidad y cartera
Se pudo establecer que existen diferencias entre los reportes de contabilidad y
cartera por las diferentes cuentas por cobrar; en contabilidad tiene saldo de
$10.330.69 millones y en cartera $15.800.79 millones
Inconsistencia de la información entre los
módulos de contabilidad y cartera
Llevar a cabo la conciliacion
de los saldos que permita
contar con unas cifras
veridicas en ambos modulos
Realizar los ajustes
necesarios que
permitan la
migración de
saldos reales al
nuevo aplicativo
Informe trimestral de
avance de los ajustes4 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
NARIÑO TOLIMA
61 18 01 005
Hallazgo Nº 61.- Legalización de viáticos y gastos de viaje (D)
Verificado el movimiento de la cuenta viáticos y gastos de viaje en la Sede Central
se pudo precisar que se incumple lo establecido en el instructivo código DC-A-TH-
08 que determina que no se puede otorgar una nueva comisión hasta tanto no se
haya legalizado las anteriores,
Incumplimiento al Instructivo para la Autorización,
Reconocimiento y Legalización de comisiones de
servicio al interior del pais - código DC-A-TH-08
Revision de los instructivos y
los documentos del Sistema
de Gestion de calidad
enfocados en viaticos y
gastos de viaje.
1. Legalizar los
Avances para
viáticos y gastos de
viaje,
correspondientes a
la vigencia 2011.
Realizar la revision
y socializacion
documental
incluyendo
actividades de
seguimiento a la
legalizacion de
comisiones.
% 1 2012/08/30 2013/08/30 52 1 100% 52 0 0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
NARIÑO HUILA
RISARALDA
ATLANTICO
TOLIMA
62 18 01 002
Hallazgo Nº 62.- Estudios y diseños para construcción CETAP Santa Marta
Se pudo evidenciar en la Territorial Atlántico en la subcuenta Anticipo para la
adquisición de bienes y servicios - verificado este en el Nivel Central se pudo
establecer que el pago es contra entrega del productos tal como lo estable la
clausula de forma de pago del mencionado contrato
Se asumió como anticipo, pagos que acorde a la
forma de pago correspondian a abonos en cuenta
Verificar la afectación de las
cuentas señaladas y efectuar
los ajustes necesarios
Verificar la
afectación de las
cuentas señaladas
y efectuar los
ajustes necesarios
Comprobante de ajuste 1 2012/09/20 2013/09/15 51 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
63 18 01 005
Hallazgo Nº 63.- Anticipos para proyectos de inversión
Se pudo establecer en esta cuenta presenta saldo desde la vigencia anterior,
denotando que existen contratistas con recursos de la ESAP por $136.99
millones, y sobre la cual no existió ningún movimiento.
La administración y las interventorías no le
aportan a la parte contable los avances
(ejecución) de los convenios
Requerir a los Interventores
para que mensualmente
informen sobre las
ejecuciones de los convenios
a las oficinas de contratación
y contablidad.
1. Exigir para el
control Informes
Mensuales, según
circular 09 del 29
de junio de 2012 y
Formato RE-A-GF-
10.
Informes 12 2012/09/30 2013/10/02 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
64 18 01 002Hallazgo Nº 64.- Publicaciones cuenta 140127
Verificados los movimientos se evidencia que existen saldos de vigencias
anteriores por venta de publicaciones que no han sido cancelados,
Deficiencias en el proceso de conciliación de
saldos y registro de los mismos
Análisis y depuración de la
cuenta
Analizar vigencias
anteriores 2010-
2011 y realizar los
ajustes y
Reclasificaciones a
que haya lugar.
Informe mensual y
comprobantes de ajuste12 2012/10/31 2013/09/30 48 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
65 18 01 004
Hallazgo Nº 65.Aportes Ley 21 de 1982 Se establece que la cuenta presenta
saldos sin depurar por $6.508.40 millones, según se informa en vigencias
anteriores los habían glosado por no realizar causación de los ingresos, si bien es
cierto esta glosa es contradictoria con el principio de prudencia que es aplicable a
los ingresos, a la fecha no se han realizado los ajustes respectivos
Dificultad para comunicar a los no aportantes
para 0que no realicen el pago parafiscal a la
ESAP.
En cuanto a los terceros en Ley 550, la ESAP no
se hizo parte en los tramites de la norma en cita
lo que no permitió establecer las deudas o
aportes por recaudar dentro de dichos trámites
Realizar los ajustes
necesarios en el modulo de
cartera y hacer el cruce de la
información con el módulo de
contabilidad. Atender
oportunamente los
requerimientos de las
Direcciones Territoriales en el
registro de los pagos
1.Identificar los ingresos por
parte de los no aportantes 2.
Identificar las entidades que
se encuentran o estuvieron
acogidas a los trámites de la
Ley 550.
Realizar los ajustes
necesarios y
despues de
depurados los
saldos en el
modulo de cartera,
proceder a hacer la
conciliación con
contabilidad.
Mantener
actualizada y
registrada la
información
mensual en el
sistema financiero
1. Solicitar a los
operadores del
Sistema de Planilla
Única (SOI) el
archivo plano de
las liquidaciones
privadas de los no
aportantes al igual
que sus pagos.
Informe semestral 2 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
66 18 01 004
Hallazgo Nº 66.- Prestación de Servicios Educativos: Verificadas las subcuentas
de este grupo se encuentra que presentan saldo en ítem que son de pago
inmediato . Por lo anterior se constituye una sobreestimación en estas cuentas
por cobrar y una incertidumbre en el patrimonio porque no se tiene definida la
vigencia a la que pertenecen estos saldos, en cuantía de $3.456.18 millones.
1. No se realizo de forma oportuna los registros
de consignaciones reportados por los bancos.
2. Duplicidad en la facturacion por concepto de
servicios educativos.
Realizar los ajustes
necesarios en el modulo de
cartera y hacer el cruce de la
información con el módulo de
contabilidad
Ajustar y/o
reclasificar los
valores
encontrados en los
módulos de
contabilidad y
cartera y su
impacto en los
estados financieros
Informes trimestrales. 4 2012/10/01 2013/10/02 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
67 18 01 004
Hallazgo Nº 67.- Cartera prestación servicio. Se pudo establecer que en la
Territorial Tolima no se realizó oportunamente el cobro de algunos saldos de
cartera de las vigencias 2003 y 2004, lo que generó un detrimento en la cuantía
señalada, sobre estimando el Activo Deudores, afectando el Patrimonio-Resultado
de Ejercicios anteriores.
no ubicación de los deudores en las direcciones
entregadas
aplicación de lo establecido
en el procedimiento de cobro
persuasivo y coactivo
establecido en la resolución
No. 0387 del 28 de abril de
2009
Efectuar
seguimiento
trimestral a los
saldos de cartera e
iniciar los procesos
de cobro cuando
sea pertinente,
dando
cumplimiento a la
resolución 0387 de
2009
informes trimestrales 4 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
68 18 01 002
Hallazgo Nº 68.- Depuración contable En el contrato de prestación de servicios
No. 022 de 2011, contratado en al ESAP Dirección Territorial Tolima, se presenta
un posible detrimento por $17,57 millones, no se ejecutaron cabalmente las
siguientes obligaciones: Depurar en el sistema financiero SEVEN el inventario
físico con la afectación contable entre otras
Debilidad en la planeacion y concertacion entre la
SAF de la sede central y la territorial a la hora de
elaborar los estudios previos del area ejecutora
Fortalecer los mecanismos de
seguimiento y supervisiòn de
los contratos
Efectuar jornadas
de capacitación a
los supervisores e
interventores
recalcando la
importancia del
Jornadas de
capacitación
trimestrales
4 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
69 18 01 005
Hallazgo Nº 69.- Legalización convenio Consultados los movimientos de
legalización del convenio 062 se observa que en comprobante No.511-62 se
registra en las cuentas de gasto de vigencias anteriores $2.427.50 millones.
Generándose una subestimación del equipo satelital y una sobreestimación de los
gastos de vigencias anteriores por cuantía de $2.427.50 millones
Definición de los costos, gastos en la instalación
y montaje necesarios para puesta en marcha de
los activos (antenas satelitales) en el convenio
062.
Revisión y seguimiento al
convenio 062.
Estudio del
convenio y cada
una de las
clausulas Vrs
Normatividad
vigente
Informes trimestrales 4 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
70 18 01 005
Hallazgo Nº 70.- Recursos entregados y recibidos en administración Se pudo
evidenciar que no se entregan al área contable los avances de la ejecución de los
convenios registrados en las cuentas 1420 1424 2450 2453 que permita causar en
los gastos y en los ingresos los valores de cada vigencia. generando Incumpliento
en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública
Incumplimietno de la Circular 09 del 29 de Junio
de 2012 y formalización del Formato RE-A-GF-10
Requerir a los Interventores
para que mensualmente
informen sobre las
ejecuciones de los convenios
a las oficinas de contratación
y contablidad.
1. Exigir para el
control Informes
Mensuales, según
circular 09 del 29
de junio de 2012 y
Formato RE-A-GF-
10.
Informes mensuales 12 2012/09/30 2013/10/02 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
71 18 01 002
Hallazgo 71.Deudas de difícil cobro Se evidencia en Risaralda que aDiciembre de
2011 no se reclasificó la cartera en $5.58 millones ni el saldo de provisiones
desde el año 2007 en $15 millones presentando debilidades de seguimiento y
control en la cartera y a la falta de aplicación de los principios, y procedimientos
contables establecidos por la CGN. igual Territorial Antioquia-
Inaplicaciòn de los principios, normas tècnicas y
procedimientos contables establecidos por la
CGN
Análisis y depuración de la
cuenta
Analizar la cuenta
de forma completa
y realizar los
ajustes y
Reclasificaciones a
que haya lugar.
Informe trimestral y
comprobantes de ajuste4 2012/10/31 2013/09/30 48 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
ANTIOQUIA
72 18 01 002
Hallazgo 72 Edificaciones en mantenimiento y bienes no explotados Se pudo
establecer que en contabilidad se encuentran saldos en las cuentas 163601 y
163703 correspondiente a propiedad planta de la Territorial Tolima y propiedad,
planta de la Territorial Bolívar, Incumpliendo lo establecido en el plan general de
contabilidad pública de verificación plena.
Incertidumbre sobre el saldo de la cuentaAnálisis y depuración de la
cuenta
Analizar la cuenta
de forma completa
y realizar los
ajustes y
Reclasificaciones a
que haya lugar.
Informe trimestral y
comprobantes de ajuste4 2012/10/31 2013/09/30 48 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
BOLIVAR TOLIMA
73 18 01 002
Hallazgo Nº 73.- Bienes muebles en Bodega Se pudo establecer en la Territorial
Tolima que existe un saldo de $0.73 millones en la cuenta Bienes Muebles en
Bodega, los cuales se encuentran sin identificar, estando pendientes por depurar
desde la vigencia 2007. Generándose sobreestimación.
Existen bienes muebles sin identificar que afectan
el saldo de la cuenta
la partida fue reclasificada en
el mes de julio de 2012
clasificar a tiempo
las
correspondientes
partidas
comprobante de ajuste
y/o reclasificación1 2012/09/20 2013/09/19 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
74 18 01 005
Hallazgo Nº 74.- Uso de los inmuebles Verificados los avalúos realizados en las
vigencias 2007 y 2008, se pudo establecer que en la Territorial Meta, los cuales
tal como se informa en el cuadro están en desuso o simplemente por el sitio
donde se encuentran no son aptos para la construcción de una institución
educativa,
Cambios en el uso del suelo del sector donde se
encuentra ubicacdo el lote el cual fue donado a la
esap en al año 1997
1. Entregar en parte de pago
para adquirir otra bien
inmueble.
2, Gestionar ante las
autoridades competentes el
cambio del lote por unio que
se ajuste a los
requerimeintops de la ESAP y
al POT del municipio.
3, Venderlo
Organozar un
comité conformado
por funcionarios de
la Oficina de
Infraestructura y
Mnateniemiento, de
la Direccipon
Nacional y de la
Dirección Territorial
para evaluar las
alternativas e
iniciar los tramites
respectivos
relacionados con
las posibles
acciones de
mejoramiento
informe de gestion del
comité trimestral2 2012/10/01 2013/03/31 26 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
75 18 01 002
Hallazgo Nº 75.- Edificaciones Verificados los movimientos de la cuenta
edificaciones, establece que la T. Atlántico incluyo pago de servicios profesionales
en cuenta cableado en la cuenta de edificaciones. T Tolima establece que la
cuenta edificaciones presenta saldo por $10.67 millones, en edifico en comodato,
por lo que no tendría que aparecer saldo en esta cuenta
Debilidad en los criterios contables y
responsabilidad por parte del contador
responsable de la vigencia 2011
listar el auxiliar, revision del
movimientos y Ajuste del
rubro en la vigencia del 2012
1,Revision del
movimiento y 2,
ajuste contable en
la cuenta
correspondiente en
al vigencia 2012
comprobante de ajuste 1 2012/09/30 2013/09/29 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
ATLANTICO
76 18 01 002
Hallazgo 76.- Venta de automóviles en noviembre de 2010, la ESAP remató a
través del Banco Popular en operación de martillo (6) vehículos por $55.06
millones. Verificados los movimientos de estas cuentas se puedo establecer que
este valor continuo en el 2011. Lo que genera que la cuenta de gastos este
sobreestimada al igual que la cuenta de recaudos por clasificar.
Manejo en el registro incorrecto de la cuenta
290580.
Análisis y depuración de la
cuenta
1. Analizar
vigencias
anteriores 2010-
2011 y Ajustar y
Reclasificar lo que
haya lugar.
informe trimestral
respecto a los ajustes
y/o reclasificaciones a
realizar
4 2012/10/31 2013/10/02 48 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
77 18 01 002
Hallazgo77 Faltante de inventario T. Tolima, a marzo de 2012, presenta faltante
de almacén por $1.16 millones representando en CPU a la fecha no ha iniciado
proceso disciplinario. Por accionar de la Contraloría General de la República, la
entidad realizó reposición por $1,35 millones constituye un beneficio de
auditoría
no reporte de la perdida a contabilidad
Solicitar el inicio de los
procesos administrativos a
que haya lugar respecto a la
responsabilidad en el manejo
y custodia de los bienes de la
entidad. Actualizar el
procedimiento sobre el reporte
que debe efectuar el area
responsable respecto a la
perdida de bienes y el inicio
de los procesos
administrativos
correspondientes
Procesos
administrativos a
que haya lugar
respecto a la
responsabilidad en
el manejo y
custodia de los
bienes de la
entidad. Actualizar
el procedimiento
sobre el reporte
que debe efectuar
el area responsable
respecto a la
perdida de bienes y
el inicio de los
procesos
administrativos
correspondientes
procedimiento
socializado e
implementado
1 2012/10/01 2013/03/11 23 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
78 18 01 002
Hallazgo Nº 78 Traslado elementos satelitales Se evidenció que en la Territorial
Tolima no se ingresó al inventario los elementos recibidos consistente en el kit de
equipo satelital por valor $8,22 millones, entregados en virtud del convenio 062
de 2009 subestimándose las cuentas1670 de equipo de cómputo y el patrimonio
de la entidad en la mencionada cuantía.
registro sede centralValidar la información
contenida en los inventarios
Revisar el registro
de inventarios a fin
de efectuar los
ajustes
correspondientes
Registro en el sistema 1 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
79 18 01 002
Hallazgo Nº 79.- Bienes inservibles y/o obsoletos: En la Territorial Nariño existen
elementos y equipos de cómputo que se encuentran en desuso y no se ha
realizado el procedimiento de baja de bienes así: l Igualmente en la T Atlántico y T
Risaralda desatendiendo las normas de Control Interno y disposiciones contables
emitidas por la Contaduría General de la Nación,
Inoportunidad en los procedimientos de
identificación de bienes inservibles y/o obsoletos.
Identificación de los bienes
inservibles y/o obsoletos y
aplicación de procedimientos
de baja de bienes y regsitro
de los mismos
Identificación de
los bienes
inservibles y/o
obsoletos y
aplicación de
procedimientos de
baja de bienes y
regsitro de los
Informe trimerstral de
gestión de bienes
inservibles y/o
obsoletos
4 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
ATLANTICO
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
80 18 01 002
Hallazgo Nº 80.- Depreciación acumulada Se pudo establecer en la Territorial
Tolima que la Cuenta 1685 Depreciación Acumulada, se encuentra sobreestimada
en $1,33 millones; toda vez que no existen los muebles y enseres a los cuales se
les realizó esta depreciación, al igual que la cuenta 7208 provisión, depreciaciones
y amortizaciones en igual cuantía.
la no aplicación oportuna de un regsitro contable,
al momento de dar de baja algunos elementos del
almacen
se realizo la accion de mejora
en el mes de abril de 2012registro contable registro 1 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
81 18 01 002
Hallazgo Nº 81.- Otros activos: Se evidencio en la Territorial Tolima que la cuenta
cargos diferidos – materiales y suministros se encuentra sobreestimada en $1.99
millones con respecto al inventario de estos productos, al igual que la cuenta de
gastos generales
la no aplicación oportuna de un registro contable.
se realizo el ajuste contable
en el mes de abril del
presente año,
se realizo el ajuste
contable en el mes
de abril del
presente año,
registro 1 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
82 18 01 002
Hallazgo Nº 82.- Amortizaciones. En la Territorial Atlántico la cuenta 1975 tiene un
saldo de $7 millones y la 1970 no tiene saldo, sobreestimando las amortizaciones
y el patrimonio. En la Territorial Tolima se sobreestima en $7.5 millones debido a
que en septiembre de 2011, se dio de baja los saldos registrados en la cuenta
1970 y no se reclasificó la misma cuenta en el patrimonio
Debilidad en el analisis y revision periodica de los
estados finacieros (balance) a fin de determinar
los saldos reales presentes en el grupo 19 y la
existencia de amortizacion acumulada
correspondiente al intagible.
analisis del grupo 19 en todos
sus saldos y Realizacion del
ajuste contable
1,analisis de la
cuenta 197507;
2) analisis del
grupo en general
3,y el ajuste
correspondiente
Informes para los
procesos de ajuste3 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
ATLANTICO
83 18 01 005
Hallazgo Nº 83.- Cálculo de valorizaciones. A 31 de Diciembre de 2011 la
Territorial Risaralda no realizó el cálculo de la valorización y la actualización de
los activos fijos . El Nivel central solicitó los avalúos y respondió que en la
vigencia 2011 no se habían realizado y allegó veintiún informes de avalúos
realizados por el IGAC, 16 efectuados en el 2007 y 5 en el 2008
No se cuenta con la totalidad de los avaluos de
los activos fijos de la entidad
Efectuar los avaluos
correspondientes a los activos
fijos de la entidad
Efectuar los
avaluos
correspondientes a
los activos fijos de
la entidad y
registrar
contablemente los
resultados
presentados
Activos fijos avaluados
y registrados1 2012/10/01 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
84 18 01 004
Hallazgo Nº 84.- Cheques no Cobrados. La cuenta 242529 presenta saldos de
vigencias anteriores, considerados incobrables, la ESAP está analizando la
prescripción de estas obligaciones o considerarlo como recuperaciones. A nivel
nacional el saldo asciende a $127.84 millones, de los cuales $1.85 millones son
de la Territorial Tolima, gerando incertidumbre sobre esta cuenta y el patrimonio
Inoportunidad en el análisis de los cheques no
cobrados
Revisión de la prescripción de
los titulos valores y ajustes
contables correspondientes
Revisión de la
prescripción de los
titulos valores y
ajustes contables
correspondientes
informe para los ajustes
correspondientes2 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
85 18 01 004
Hallazgo Nº 85.- Salarios y Prestaciones Sociales. Se genera incertidumbre en la
existencia de acreencias por $199.40 millones por nómina y $9.87 por prima de
navidad en la cuenta 2505 ya que no debería presentar saldo al cierre de la
vigencia. Adicionalmente la territorial Atlántico sobreestima las cuentas de prima
de vacaciones por $29 millones y prima de servicio por $24 millones
Debilidad en la responsabilidad en los registros
oportunos y revision periodica de los saldos
presentados.
revision de las cuentas
correspondientes al grupo de
obligaciones laborales y
prestaciones sociales a fin de
realizar los ajustes pertinentes
establecer las acreencia
reales
1,Revision de los
movimiento
contables
registrados en el
grupo 25 y 2,
ajuste contable en
la cuenta
informe para los ajustes
correspondientes2 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
86 18 01 002
Hallazgo Nº 86.- Pasivos Estimados. La Territorial Atlántico contabilizó en la
271005 $0,2 millones por embargo deducido a un docente y no utilizó la 242524,
generando sobreestimación en la 2710 y subestimación en la 2425. Se registró
$1,9 millones en la cuenta 271006, sin existir evidencia del motivo ni de los
documentos soportes, generando incertidumbre en el pasivo y en el patrimonio
Debilidad en loscriterios contables, de
comunicación entre el mismo grupo contable y
concentracion al momento de registrar los
movimientos diarios de la entidad,
revision de los embargos
establecidos, reclasificacion y
ajustes de los registros según
catalogo de cuentas
1, Revision del
movimiento,
2,identificacion del
tercero y 3,ajuste
contable en la
cuenta
correspondiente en
al vigencia 2012
informe para los ajustes
correspondientes3 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
87 18 01 002
Hallazgo Nº 87.- Recaudos por Clasificar. A diciembre 31 la ESAP no ha
identificado $7.846.44 millones de esta cuenta, sobreestimando el pasivo y las
cuentas de cartera. La territorial Atlántico tiene $32.7 millones para devolver al
Área Metropolitana de Barranquilla, sin realizar el ajuste a la cuenta de ejercicios
anteriores. La territorial Tolima tiene $43.45 por identificar
Directrices impartidas por en contador Nacional
autorizando el registro de vigencias 2010 hacia
atrás en la mencionada cuenta. Deficiencias en el
proceso de comunicación entre la territorial y la
sede central a fin de sugerir, plantear, compartir y
establecer conjuntamente procedimientos
contables,
investigacion, identificacion y
reclasificacion del ingresos a
su correspondiente cuenta
ingresos por ley 21/82 e
ingresos procedentes de la
prestacion del servicio
estudiantil
1, listar las partidas
por vigencia
2,confrontar con la
entidad bancaria
correspondiente
para el caso banco
popular la
procedencia del
recurso y3,
reclasificacion en la
cuenta pertinente
informe para los ajustes
correspondientes3 2012/09/20 2013/09/20 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
TOLIMA
88 18 01 002
Hallazgo Nº 88.- Ingresos Recibidos por Anticipado. Se presenta incertidumbre en
el manejo de esta cuenta, ya que no debería pasar saldos de una vigencia a otra.
Se presenta una diferencia de $357.03 millones entre los ingresos y lo causado
por matrículas ordinarias y una sobrestimación en las cuentas 291007 que debió
quedar en cero.
Criterio en el registro de cierre de la cuenta
291007.
Análisis y depuración de la
cuenta
1. Analizar
vigencias
anteriores 2010-
2011.
2. Ajustes y
Reclasificaciones a
que haya lugar.
Registros trimestrales 4 2012/10/31 2013/10/31 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
89 18 01 005
Hallazgo Nº 89.- Desviación de Fondos. En las vigencias 2010 y 2011, se
produjeron presuntas desviaciones de fondos en la Territorial Atlántico por una ex
pagadora de la entidad por $33 millones y en las vigencias 2007 al 2009, se
presentaron presuntas apropiaciones de $82.3 millones girados a la ESAP por
aportes parafiscales, consignados en cuentas diferentes a las de la ESAP
Debilidad de control en los pagos de la Direccion
Territorial, aun cuando ya esta establecido el tope
en las tranferencias, recuado centralizado y doble
firma en los cheques
Hcer auditoria de control
interno para establecer el
monto y Colocar las
respectivas denuncias por
parte de la Dirección
Territorial.
Seguimiento de la
Direccion Territorial
a los procesos
disciplinarios y
Penales presentar
informes a la
oficina Juridica
UND 3 2012/09/30 2013/09/30 52 1 33% 17 0 0DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
90 18 01 002
Hallazgo 90 Registro de recuperaciones y aprovechamientos Verificados los
movimientos de las cuentas de ingresos por recuperaciones y aprovechamientos,
se establece reintegros (no explicados por la administración) se evidencio que allí
se registran las multas cobradas por biblioteca al igual que la venta de
publicaciones. Existiendo la cuenta contable de sanciones y publicaciones
Error Parmetrización en el sistema.Análisis y depuración de la
cuenta
1. Analizar
vigencias
anteriores 2010-
2011.
2. Ajustes y
Reclasificaciones a
que haya lugar.
Registros trimestrales 4 2012/10/31 2013/10/30 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
91 18 01 002
Hallazgo 91.Registro cuentas de costos: se establece que no existe consistencia
en el registro de los costos de los contratos,dado que en ocasiones se cargan
como si fueran de educación formación profesional cuenta 7208, generando que
no se conozca en que fueron ejecutados los recursos, Lo que denota falta de
verificación al momento del registro.
Criterio en la utilización de las cuentas, según los
objettos de los contratos.
Análisis y depuración de la
cuenta
Ajustes y
Reclasificaciones a
que haya lugar.
Registros trimestrales 4 2012/10/31 2013/10/30 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
92 18 01 002
Hallazgo Nº 92.- Litigios y Demandas Se pudo establecer que la Territorial Tolima
a diciembre 31 de 2011, no registró contablemente el valor del litigio de Acción de
Reintegro Laboral, con un monto de provisión de $15 millones. Lo que genero
sobrestimación de las cuentas de orden.
Debilidad en la comunicación entre la sede
central y la territorial
no hay lugar a realizar alguna
accion de mejoramiento por
cuanto dentro del proceso
judicial opero fallo el día 13
de Febrero de 2012, en el que
se negaron todas las
pretenciones del demandante.
NO APLICA NO APLICA 1 2012/09/19 2013/09/20 52 1 100% 52 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
93 18 01 004
Hallazgo 93 Conciliación SIIF II y SEVEN debido a la tardanza en el registro de la
información contable en SIIF II el nivel central registró la contabilidad en el SIIF II
en consolidado, generando diferencias entre los datos de las territoriales en los
dos aplicativos, restándole la confiabilidad y utilidad que frente a terceros debe
tener la misma.
1. Demora en la iniciacion del SIIF., El SIIF en la
parte contable se encuentra en desarrollo y
proceso de actualizaciones.
1. Depuración y
reclasificación permanente de
las cuentas y unificacion con
el SIIF.
Ajustes y
Reclasificaciones a
que haya lugar.
Informe trimiestral
sobre los ajustes y
reclasificaciones
4 2012/10/31 2013/10/30 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
94 18 01 005
Hallazgo 94 Registro y contenido de Libros. T Atlántico se evidencio registros de
los libros auxiliares de Bancos 2011 no se realizaron de manera ordenada
atendiendo a los criterios de numeración, fecha y valor de la operación, tfectando
el logro de uno de los objetivos de la información contable
Debilidad en el control de establecimiento de
directrices del responsable del area contable en
la vigencia 2011, falta de revision y seguimiento
de la informacion.
Causar los hechos en las
medidad que se van
ejecutando en base a los
soportes entregados por las
demas dependencias
Tramitar y registrar
oportunamente las
cuentas y pasarlas
a pagaduria para
su desembolso
Libros debidamente
llevados1 2012/09/30 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
95 18 01 002
Hallazgo 95 Registro de otros activos. en las diferentes cuentas de propiedad,
planta y equipo, se establece que en los meses 10 y 11 de 2011 en la cuenta de
herramientas y accesorios se cargaron al parecer 4 libros, los cuales tienen
contabildiad en las cuentas de otros activos. Igualmente software en la cuenta de
equipo de computo debiendose registrar en cuenta de intangibles.
Debilidad en la clasificacion en la cuentas
contables de la entidad.
Causar los hechosy demas
registros contables
Tramitar y registrar
oportunamente las
diferentes partidas
contables
Libros debidamente
llevados1 2012/09/30 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
96 18 01 002
Hallazgo96 Causación oportuna de las cuentas por pagar. T Risaralda que no se
contabilizan los hechos una vez ocurridos de forma cronológica, tal como se
compruebo en las facturas del contrato 62 y las facturas del contrato 069 para el
suministro de tiquetes aéreos para docentes y capacitadores y adicionalmente el
contrato 15 para la prestación del servicio de aseo.
Debilidad en la clasificacion en la cuentas
contables de la entidad.
Causar los hechosy demas
registros contables
Tramitar y registrar
oportunamente las
diferentes partidas
contables
Libros debidamente
llevados1 2012/09/30 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
97 18 01 005
Hallazgo 97.- Cheques Girados y no Entregados T Nariño evidencia 3 cheques
girados en dic. y no entregados hasta la fecha de verificación (20110426) los
cuales se encuentran custodiados en caja fuerte de la entidad. Esituación que
demuestra falta de observancia de medidas de control interno y debilidad en
interventoría y supervisión.
Debilidad en la clasificacion en la cuentas
contables de la entidad.
Causar los hechosy demas
registros contables
Tramitar y registrar
oportunamente las
diferentes partidas
contables
Libros debidamente
llevados1 2012/09/30 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
ATLANTICO
RISARALDA
98 18 01 004
Hallazgo98 Manejo Cuenta Deudores- Aportes Cotizaciones. T Tolima SEVEN se
registra un mismo deudor con diferentes NIT presenta desconocimiento de los
periodos por cobrar de cada deudor. Con respecto a la cartera de municipios
segun ley 550 de 1999, por $11,64 millones información que difiere de los
Acuerdos de Reestructuración por valor de $12,04 millones
debilidad en depuracion y ajustes necesarios.
Errores en la digitación de los datos de los
clientes al momento de su creación en el sistema
administrativo y financiero SEVEN. En Los
tramties de Ley 550, la ESAP no se hizo parte
dentro de algunos procesos, lo que no permitió
establecer las deudas o aportes por recaudar
dentro de los mismos.
Realizar los ajustes
necesarios y mantenerlos en
la base de clientes con otra
condicion, ya que pueden ser
deudores pero no de Ley 21.
Se debe realizar la
actualizacion de los terceros
para que los datos sean
veridicos. Fiscalizacion por
parte de las Direcciones
Territoriales, a cada una de
las entidades que se han
acogido a los tramites de Ley
550.
Ajustes necesarios.
Conciliacion de los
terceros aportantes
de Ley 21 de 1982,
1. Asignar o
disponer los
recursos
necesarios para
realizar las visitas
de fiscalizacion
como gastos de
desplazamiento y
demas.
2. Levantar las
respectivas actas
de las visitas.
3. Emitir las
respectivas
liquidaciones de
aforo cuando a ello
hubiere lugar
Informe semestral , 2 2012/09/27 2013/09/12 50 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
99 18 01 005
Hallazgo 99.Cumplimiento de contrato T Tolima se Establece incumplimiento en
la ejecución del contrato de prestación de servicios No. 016 de 2011, no se
evidencian suficientes gestiones encaminadas al cabal desarrollo del objeto
contractual
Contrato 016. falta de un equipo que se encarge
del area de recaudo y cartera Contrato 001.error
en la comunicación.
Contrato 016. establecimieto
del area de recaudo, cartera,
cobro persuasivo y coactivo
en las territoriales. contrato
001. realizacion de las
modificaciones pertinentes a
los contratos de prestacion de
servicios
suscribir los
respectivos actos
contractuales
acorde con las
determinacioones
de la sede central
unidad 1 2012/09/11 2013/09/11 52 0% 0 0 0
OFICINA
ASESORA
JURIIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
100 18 01 005
Hallazgo 100.Realización de Inventario Físico de Bienes vigencia 2011 T Atlántico
no realizo inventario físico de los bienes, incumpliendo resolución 357 / 2008,
igualmente no se realizó la conciliación de saldos entre almacén y contabilidad
generando diferencias en los Grupos Edificaciones y Equipos de Comunicación y
Computación
Exceso de funciones a la persona encargada del
incentario de fisico de bienes de la Territorial No.2
Realización del inventario
fisico
1, Clasificar
inventario de
consumo y
devolutivo,
Determinar los
bienes por nombre
y placa y Clasificar
los buenes en buen
y mal estado
UND 1 2012/09/30 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBIDRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIER
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
101 18 01 004
Hallazgo 101.Cruces contabilidad almacén en equipo de cómputo Se establece
diferencias entre reporte de inventario almacén y área contable en registro de
bienes adquiridos en el convenio 062-2009, pues el proveedor facturó por
administración, el cual no estaba pactado en el convenio, no se autorizó incluir
mayor valor en la contabilidad, tampoco dio la instrucción de ajuste al almacén
Debilidad de Definición de los costos, gastos en
el convenio 062.
Revisión y seguimiento al
convenio 062.
Estudio del
convenio y cada
una de las
clausulas Vrs
Normatividad
vigente
Informes 4 2012/09/30 2013/09/30 52 0% 0 0 0SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
102 18 01 004Hallazgo102.Cruces entre Contabilidad e inventarios T Nariño. diferencia entre la
contabilidad y el almacén en la cuenta de Edificaciones lo que denota debilidades
en los cruces de estas dos áreas de la ESAP
Debilidad en la clasificacion en la cuentas
contables de la entidad.
Causar los hechosy demas
registros contables
Tramitar y registrar
oportunamente las
diferentes partidas
contables
Libros debidamente
llevados1 2012/09/30 2013/09/30 52 0% 0 0 0
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
ATLANTICO
103 19 05 001
Hallazgo103.- Gestión Documental T Nariño se determinó que la entidad no
cuenta con una adecuada organización del archivo de información sistematizada
de la contratación, los soportes contractuales . T Risaralda en las Resoluciones
de comisión y reconocimiento de transporte se presentan documentos en papel
térmico, los cuales no garantizan durabilidad por la acción del tiempo
No aplicación de las normas generales de archivo
Capacitar en las Normas
Generales de Archivo a las
diferentes Territoriales de la
ESAP y realizar revisiones
para prevenir el
incumplimiento normativo y
garantizar la trazabilidad de la
información de la ESAP
Culminar la
actualización de las
Tablas de
Retención
Documental de las
Territoriales.
De acuerdo a lo
planeado continuar
las visitas a cada
una de las
territoriales y
dependencias de la
Sede Central para
realizar una
revisión del archivo
y capacitación de
los funcionarios
Sedes revisadas y
capacitadas16 2012/01/30 2012/12/15 46 0% 0 0 46
SECRETARIA
GENERAL
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
RISARALDA
104 19 04 001
Hallazgo104 Acompañamiento Oficina Control Interno Como conclusión general y
basado en lo descrito en este numeral, se evidencia falta de acompañamiento y
asesoramiento por parte de la Oficina de Control Interno, hecho que no ha
mitigado los riesgos a los que está expuesta la entidad y ha impactado el
desarrollo de los procesos y procedimientos que ejecuta la entidad
Falta de continuidad en las acciones preventivas
y correctivas sugeridas por la Oficina de Control
Interno.
Dar continuidad a la ejecución
del Programa Anual de
Auditorias de Evaluación y
Seguimiento, y acompañar a
las áreas en la ejecución del
plan de mejoramiento. Brindar
asesoria y acompañamiento.
Documentar un procedimiento
para las actividades de
asesoría y acompañamiento
que brinda la Ofician de
control Interno a las
Dependencias de la ESAP.
Realizar las
Auditorias y
elaborar y
presentar los
Informes de
Auditorias Internas
de Evaluación y
Seguimiento.
Asesoria a los
Comités Elaborar
el procedimiento
para las
actividades de
asesoría y
acompañamineto
que brinda la
Oficina de Control
Interno a las
Dependencias de la
ESAP y aprobar su
inclusión en el
Sisema de Gestón
de Calidad.
Informes de Auditoría
Interna de Evaluación y
Seguimiento.
Actas de Comité, en las
que participe la OCI
Procedimiento
Documentado y
aprobado
1 2012/09/19 2013/09/18 52 0% 0 0 0 OCI
HALLAZGOS VIGENCIA AUDITADA 2010
105 19 02 001El mapa de riesgos se encuentra desactualizado en cuanto a riesgos, controles,
acciones, responsables, cronograma e indicadores Falta de seguimiento y monitoreoActualización del Mapa
de Riesgos de la ESAP
Seguimiento del
Mapa de
Riesgos de la
ESAP
Mapa de Riesgos 4 3-oct-11 2-oct-12 52 4 100% 52 52 52 OCI
106 14 05 001
No se ha realizado la liquidación oportuna de los contratos, a abril
de 2011 los contratos sin liquidar eran 881, de los cuales 125
corresponden al 2008, 155 al 2009 y 601 al 2010. Frente al total
pendiente de liquidar a mayo de 2010 de 771, no hay mejora.
Falta de gestiónElaborar actas de
liquidación
Liquidar los
contratos
Actas de liquidación
Contratos800 3-oct-11 2-oct-12 52 800 100% 52 52 52
Oficina Asesora
Jurídica
Disciplinario
107 14 04 004
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 249 con
CORPOCENTROS por $3.500.9 millones: no se presentaron
soportes idóneos de todos los pagos, ni se verificó el ajuste de los
valores cobrados por el CONTRATISTA a los precios de mercado,
ni se atendió al principio de economía (artículo 8º Ley 42 de 1993),
ni a las medidas de austeridad en el gasto. Se advierte sobre el
riesgo de generar daño al patrimonio del estado.
Falta de seguimiento y supervisión y control
a la ejecución de los recursos
Liquidar el contrato de
acuerdo con las normas
legales vigentes y el
manual de supervisión de
contratos de la Esap
Liquidación del
contrato.
Acta de liquidación
firmada1 3-oct-11 2-oct-12 52 0 0% 0 0 52
Supervisores del
contrato y las
Subdirecciones
Académica, Alto
Gobierno y
Proyección
Institucional ,
Administrativa y
Financiera y la
Oficina Asesora
Jurídica
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
108 18 02 002
Analizada la ejecución de los ingresos de los meses de noviembre
y diciembre con los ingresos a bancos, se observa diferencias por
$2.074 millones, que corresponden $733,9 millones y $1.340,3
millones respectivamente.
Por falta de conciliación entre las
dependencias.
Conciliación de los
ingresos de la ESAP
Registro de los
recursos
financieros de la
entidad
Reporte ejecución
presupuestal de
ingresos
4 3-oct-11 2-oct-12 52 1 25% 13 13 52Subdirección
Administrativa y
Financiera
109 18 01 004
Las conciliaciones bancarias con corte 31/12/2010 se encuentran
afectadas por $7.819,1 millones: $5.080,6 millones de
consignaciones pendientes de registro en libros y $2.738,5 de
partidas conciliatorias con antigüedad mayor a tres meses,
pendientes por registrar.
Conciliaciones Atrasadas: desde la vigencia 2009, tales como: Caja
Social (Ahorros) No. 24000114950 y 24020463207, cuya
conciliación se encuentra a 31/12/09 y 30/11/09 respectivamente, y
Banco Popular (Ahorros) No. 280 72013-9 a 30/11/09 30 de
noviembre de 2009; igualmente seis cuentas bancarias se
conciliaron a noviembre de 2010.
Falta de procedimientosAutomatización de las
conciliaciones bancarias
Implementación
de aplicativo
conciliaciones
bancarias
Estados financieros 4 3-oct-11 2-oct-12 52 0 0% 0 0 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGTesorería y
Oficina de Sistemas
e Informática
110 18 01 002
Las cuentas 14020301/02/03/04 Deudores - Aportes Nivel Nacional,
Departamental, Municipal y Distrital, con saldo $7.365 millones a
31/12/10, genera incertidumbre por:
Diferencias entre contabilidad y Cartera: En la subcuenta 140203
Aportes sobre la Nómina hay diferencias entre los saldos de
Contabilidad y Cartera por $1.048,8 millones.
- Saldos por Depurar: En la subcuenta 140701 Deudores por
Prestación de Servicios Educativos se encuentran saldos por
depurar por $1.818,4 millones.
- Saldos con Naturaleza Contraria: de vigencias anteriores a 2010,
por $-756,3 millones.
- Aportantes no sujetos de ley: saldos pendientes de depurar de
vigencias anteriores
- Deudas ley 550: No hay claridad sobre las territoriales que se
constituye
Falta de depuración y seguimientoDepuración de la cuenta
Deudores Aporte Ley 21
Determinar los
valores que se
deben aplicar
Estados financieros 4 3-oct-11 2-oct-12 52 1 25% 13 13 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGRecaudo y
Cartera y Oficina de
Sistemas e
Informática
Disciplinario
111 18 04 100
La Cuenta 16 Propiedades, Planta y Equipo por $23.658,5 millones,
generó incertidumbre, como resultado de efectuar el cruce entre
los estados contables y el informe de activos fijos, el cual arrojó
diferencias por $5.049 millones.
Falta de control y conciliación entre las
dependencias
Conciliación en las
Direcciones Territoriales
Determinar los
valores que se
deben aplicar
Estados financieros 4 3-oct-11 2-oct-12 52 1 25% 13 13 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGAlmacén e
Inventarios y
Oficina de Sistemas
e Informática
112 18 01 100
La cuenta Bienes de Arte y Cultura, por $1.794 millones, genera
incertidumbre por $663,5 millones, por cuanto al cruzar los saldos
de los estados contables con el informe de activos fijos, se
presentan diferencias por este valor, en las subcuentas
19600701/02
Falta de control y conciliación entre las
dependencias.
Conciliación en las
Direcciones Territoriales
Determinar los
valores que se
deben aplicar
Estados financieros 4 3-oct-11 2-oct-12 52 3 75% 39 39 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGAlmacén e
Inventarios y
Oficina de Sistemas
e Informática
113 18 01 100
Al verificar los saldos contables con el Informe de Activos Fijos, se
observa que la cuenta Otros Activos – Intangibles, presenta
diferencias por $80,6 millones, mayor en contabilidad
Falta de control y conciliación entre las
dependencias
Conciliación en las
Direcciones Territoriales
Determinar los
valores que se
deben aplicar
Estados financieros 4 3-oct-11 2-oct-12 52 3 75% 39 39 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGAlmacén e
Inventarios y
Oficina de Sistemas
e Informática
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
114 18 01 002
La Subcuenta 271005 Provisión para Contingencias por $1.659
millones, genera incertidumbre, por el no registro de los pasivos
estimados, producto de los procesos, litigios y demandas en
contra de la ESAP.
no se tiene un método para su cálculo
Implementación de la
metodología de valoración
de contingencias litigiosas
Estudio de
políticas y
metodologías de
valoración de
procesos
litigiosos
adoptados por
otras entidades
públicas para
adoptarlas en la
entidad
Adopción de política
y metodología1 3-oct-11 2-oct-12 52 0 0% 0 0 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera GGC Y
OAJurídica
115 18 01 100
La Cuenta 290580-Recaudos a favor de Terceros se encuentra
sobreestimada en $1.818,6 millones, debido a que se presentan
recaudos por identificar, correspondientes a vigencias anteriores y
del año 2010.
la entidad no ha establecido mecanismos
para la devolución o incorporación de
dichos recursos
Depuración de los
Recaudos a favor de
terceros
Determinar los
valores que se
deben aplicar
Estados financieros 4 3-oct-11 2-oct-12 52 0 0% 0 0 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
GGContable,
GGRecaudo y
Cartera y
GGTesorería
116 18 01 100
La Cuenta 320801-Capital Fiscal - Traslado entre Unidades, que
representa los traslados de fondos, bienes, derechos y
obligaciones de la Sede Principal a las Direcciones Territoriales o
entre estas, presentó una diferencia de $2.965,9 millones, valores
que aunque corresponden a registros de vigencias anteriores, a la fecha
no se han realizado las conciliaciones respectivas, con el fin de depurar
las mismas y aplicar los respectivos recaudos.
Falta de conciliación entre dependenciasConciliación en las
Direcciones Territoriales
Determinación
de los tipos de
diferencias,
clasificación para
su ajuste o
reclasificación
con su
respectivo
impacto en los
Estados
Financieros
Estados financieros 4 3-oct-11 2-oct-12 52 1 25% 13 13 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
GGContable y
Direcciones
Territoriales
117 18 01 002
La cuenta Costo de Ventas y Operación por $50.997 millones, no
se incluyen los costos por provisión, depreciación y amortización,
los cuales a 31 de diciembre de 2010, reflejaban un saldo por
$2.332,7 millones.
Omisión de la inclusión del registro
Adopción de la política y
matriz contable para el
reconocimiento y
revelación en los costos
de producción
Determinación
de los criterios
que serán base
para la
asignación de
los costos de
producción por
concepto de
provisiones,
amortizaciones y
depreciaciones,
según la CGN
Adopción de la
política 1 3-oct-11 2-oct-12 52 0 0% 0 0 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
GGContable ,
GGAlmacén e
Inventarios y O
sistemas e
Informática
118 18 01 002
Los Litigios y demandas en contra, que a 2010, ascendían a $4.065
millones, no están registrados razonablemente, por las siguientes
razones:
Litigios y Demandas no incluidas en Pasivos Estimados
En el formato 9 de la cuenta fiscal, se evidencian procesos por
demandas en contra, por $3.206 millones, de los cuales, por el estado
Falta de comunicación entre dependencias
Crear las subcuentas e
identificar los valores de
conformidad con el
procedimiento definido por
la CGN para el
reconocimiento y
revelación de los procesos
litigiosos tanto en
Remitir de
manera
trimestral la
información
actualizada de
los procesos
litigiosos
informe trimestral 4 3-oct-11 2-oct-12 52 1 25% 13 13 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera GGC Y
OAJurídica
Habilitar los
conceptos
definidos por la
CGN
Cuentas del balance
informe trimestral4 3-oct-11 2-oct-12 52 1 25% 13 13 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera GGC Y
OAJurídica
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
119 18 01 100
Frente a los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones
extrajudiciales, las notas a los estados contables no revelan lo
siguiente: a) El valor pagado por sentencias incluyendo los
intereses y costas del proceso. b) El valor registrado como gasto
por sentencias c) La metodología aplicada para el registro del
pasivo estimado. d) Estado de los Procesos.
Omisión de inclusión en las notas
Crear las subcuentas e
identificar los valores de
conformidad con el
procedimiento definido por
la CGN para el
reconocimiento y
revelación de los procesos
litigiosos tanto en
Balance, Estado de
Actividad y Notas a los
Estados Contables
Habilitar los
conceptos
definidos por la
CGN
Cuentas del Balance 12 3-oct-11 2-oct-12 52 6 50% 26 26 52Subdirección
Administrativa y
Financiera
120 18 01 004
Con relación a las operaciones interinstitucionales, se omite el
cumplimiento de la norma, situación que se observa en las
siguientes cuentas:
Deudores
Presenta saldos de naturaleza contraria en el Mindefensa –
Comando del Ejercito, por $-492.5 millones. Igualmente presenta
diferencias por $1.030 millones, entre lo reportado por la ESAP y lo
reportado por otras entidades.
Así mismo, la entidad reporta entidades que según ellas no tienen
operaciones con la ESAP, tales como: Consejo Superior de la
Judicatura, Mineducación, Minhacienda y Cámara de
Representantes.
La cuenta Deudores Prestación de Servicios - Servicios
Educativos. Se encuentra afectada por las siguientes situaciones:
Presenta saldos de naturaleza contraria en el Ministerio de Defensa
Nacional por $-20.815 miles y en la Policía Nacional por $-3.031
miles, para un total de $23.846 miles; además las entidades
relacionadas tales como: el Ministerio de Defensa Nacional, la
Policía Nacional, Consejo Superior de la Judicatura, Instituto
Colombiano Agropdministración Generales-Costas Procesales.
Igualmente los intereses se registraron e
Falta de conciliación
Determinación de los tipos
de diferencias entre los
módulos de contabilidad y
cartera.
Ajustar y/o
reclasificar los
valores
encontrados en
los módulos de
contabilidad y
cartera y su
impacto en los
estados
financieros
Estados financieros 4 3-oct-11 2-oct-12 52 0 0% 0 0 52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGRecaudo y
Cartera y Oficina de
Sistemas e
Informática
121 18 01 002
Cuenta Deudores: La cuenta 14020301/02/03/04 Deudores - Aportes
Nivel nacional, Departamental, Municipal y Distrital, con un saldo a 31
de diciembre de 2009 de $8.417.9 millones, genera incertidumbre, en
razón a que se establecieron:
- Saldos de vigencias anteriores por $8.418.0 millones, cifra que falta
por depurar.
- Saldos de periodos anteriores a 2009 por $-756,3 millones contrarios a
su naturaleza pendientes de depurar.
- La causación de los meses febrero, mayo, junio, julio agosto y octubre
de la vigencia 2009 por $79.9 millones, aproximadamente, que no
fueron aplicados oportunamente.( viene del Plan de mejoramiento 2008
hallazgo 18 y 56 vigencia 2007)
Por saldos por depurar de vigencias
anteriores y saldos contrarios a su
naturaleza y causaciones no aplicados.
Determinación de los
derechos claros, expresos
y exigibles que deben
revelarsen en los Estados
Contables.
Depuración,
sustanciación y
analisis de los
deudores con el
fin de determinar
cuales estan
enmarcadas en
los literales del
numeral 3.1 del
anexo de la
Resolución 357
de 2008 de la
CGN y cuales
obedecen a
derechos claros,
expresos y
exigibles y que
deban ser objeto
de revlación en
los Estados
Contables.
Saldos depurados 100% 3-oct-11 2-oct-12 52 77% 77% 40 40 52
Tesorería y
Contabilidad ,
Recaudo y Cartera
Sede Central y
Dirección Territorial
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
122 18 01 004
Cartera por edades vs Contabilidad: Al confrontar los consolidados de la
cartera por edades a 31 de diciembre de 2009 por $21.430,9 millones,
contra los saldos contables de Cuenta 1402- Aportes y Cotizaciones y
1407 Prestación de Servicios Educativos por $16.091.7 millones, se
presenta diferencia de $5.339.2 millones, los cuales no han sido
conciliados, lo cual indica debilidad en el control y seguimiento entre las
dependencias, generando incertidumbre en el saldo de esta cuenta e
incidiendo en la cuenta de ingresos( viene Plan mejoramiento Vigencia
2007)
Saldos no han sido conciliados, lo cual
indica debilidad en el control y seguimiento
Determinación de los
derechos claros, expresos
y exigibles que deben
revelarsen en los Estados
Contables según su
antigüedad.
Depuración,
sustanciación y
analisis de los
deudores con el
fin de determinar
cuales estan
enmarcadas en
los literales del
numeral 3.1 del
anexo de la
Resolución 357
de 2008 de la
CGN y cuales
obedecen a
derechos claros,
expresos y
exigibles, y su
vigencia.
Saldos depurados 100% 3-oct-11 2-oct-12 52 58% 58% 30 30 52
Contabilidad ,
Recaudo y Cartera
Sede Central y
Dirección Territorial
y Oficina de
Sistemas
123 18 01 100
Intangibles: Los saldos de las Cuentas 197007/08 otros activos
Intangibles - licencias y Software, presentaron diferencias por $431,2
millones, con relación al Informe de Activos fijos a 31 de diciembre de
2009, dada la falta de control y conciliación entre las dependencias,
generando que el saldo de la cuenta no sea razonable.
Dada la falta de control y conciliación entre
las dependencias.
Correspondencia entre los
saldos reportados por el
Módulo de Inventarios y
Activos Fijos versus
Contabilidad.
Consolidación de
las matrices
individuales de
análisis de
impacto de las
partidas
conciliatorias,
tanto de la Sede
Central como de
las Territoriales,
para determinar
el concepto de
partida
conciliatoria de
mayor riesgo
(Costos
historicos, valor
en libros y
amortizaciones).
Saldos depurados 100% 3-oct-11 2-oct-12 52 80% 80% 42 42 52
Inventarios, activos
fijos, contabilidad,
oficina de sistemas
de la Sede Central
y Direcciones
Territoriales
124 18 01 100
Amortización: La Cuenta 197507/08 - Amortización Acumulada de
licencias y Software presentó una diferencia de $460,9 millones
respecto al Informe de activos fijos, debido a la falta de control y
conciliación entre las dependencias, generando afectación del saldo de
las cuentas del patrimonio (cuenta 3270 Amortización de otros activos).
Debido a la falta de control y conciliación
entre las dependencias.
Correspondencia entre los
saldos reportados por el
Módulo de Inventarios y
Activos Fijos versus
Contabilidad.
Consolidación de
las matrices
individuales de
análisis de
impacto de las
partidas
conciliatorias,
tanto de la Sede
Central como de
las Territoriales,
para determinar
el concepto de
partida
conciliatoria de
mayor riesgo
(Costos
historicos, valor
en libros y
amortizaciones).
Saldos depurados 100% 3-oct-11 2-oct-12 52 90% 90% 47 47 52
Inventarios, activos
fijos, contabilidad y
oficina de sistemas
de la Sede Central
y Direcciones
Territoriales
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
125 18 01 100
Recaudos por Clasificar: La Cuenta Recaudos por Clasificar se
encuentra sobreestimada en $913 millones, en razón a que aunque
existen partidas de vigencias anteriores claramente identificadas, a
mayo de 2010, la entidad no ha establecido los mecanismos para su
devolución o incorporación de dichos recursos afectando la cuenta de
ingresos.
En razón a que aunque existen partidas de
vigencias anteriores claramente
identificadas, a mayo de 2010, la entidad
no ha establecido los mecanismos para su
devolución o incorporación de dichos
recursos .
Aplicación de los
recaudos por clasificar,
bien sea a deudores (Ley
21/82, Servicios
Educativos, Otros), saldos
a favor de beneficiarios
por reintegros de mayores
valores pagados o de no
aportantes, o
reconocimiento como
ingresos por
aprovechamientos.
Identificar el
origen de los
recaudos,
verificando que
correspondan a
derechos ciertos,
pagos de no
aportantes,
mayores valores
pagados,según
su antigüedad,
para su
reclasificación a
deudores,
acreedores o
ingresos por
aprovechamiento
s según sea el
caso.
Saldos depurados 100% 3-oct-11 2-oct-12 52 60% 60% 31 31 52
Tesorería,
contabilidad,
recaudo y cartera,
oficina de sistemas,
tanto de la sede
central como las
direcciones
territoriales
126 18 01 100
Traslado entre Unidades: La Cuenta 32080106 - Traslado entre
Unidades, presentó una diferencia de $4.439.3 millones, por concepto
de fondos y bienes transferidos frente a su respectiva contrapartida,
cifras que aunque corresponden a registros de vigencias anteriores, a la
fecha no se han realizado las conciliaciones respectivas, con el fin de
depurar las mismas y aplicar los respectivos recaudos, generando
subestimación en la Cuenta 41 de Ingresos.(viene Plan Mejoramiento
vigencia 2008 hallazgo No 20)
Cifras que aunque corresponden a registros
de vigencias anteriores, a la fecha no se
han realizado las conciliaciones
respectivas, con el fin de depurar las
mismas y aplicar los respectivos recaudos.
Correspondencia entre los
saldos reportados por la
Sede Central y las
Direcciones Territoriales
relacionado con el
traslado o recibo de
bienes, derechos y
obligaciones.
Elaboración de
matriz del estado
de los traslados
entre unidades
Conciliación
entre la Sede
Central,
Direcciones
Territoriales y
Grupos de
Tesorería,
Recaudo y
Cartera,
Inventarios y
Activos Fijos y
Contabilidad.
Evaluación de
las diferencias
presentadas en
la conciliación de
los traslados de
bienes, derechos
y obligaciones
Saldos depurados 100% 3-oct-11 2-oct-12 52 50% 50% 26 26 52
Tesorería,
contabilidad,
recaudo y cartera,
inventarios, activos
fijos, oficina de
sistemas, tanto de
la sede central
como las
direcciones
territoriales
127 18 02 002
Aportes: Al confrontar los saldos de las Cuentas 41140301/02/03/04 -
Ingresos Fiscales -Aportes Nivel Nacional, Departamental, Municipal y
Distrital con el informe de ejecución de Ingresos de la vigencia 2009, se
presentó diferencia por $2.338.5 millones, debido a que en las dos
primeras cuentas causaron mayores valores, mientras que en las
siguientes causaron menos de lo que lo recaudaron, generando una
subestimación en esta cuenta y en las cuentas de Deudores
140020301/02/03/04, en los mismos valores y afectando el resultado del
ejercicio ( viene vigencia 2008 16 T Nariño es similar )
Debido a que en las dos primeras cuentas
causaron mayores valores, mientras que en
las siguientes causaron menos de lo que lo
recaudaron.
Correspondencia entre los
movimientos del reporte
de ingresos
presupuestales con los del
Estado de Actividad
Financiera, Económica,
Social y Ambiental
relativos a Aportes Ley 21
de 1982 y Servicios
Educativos.
Analizar si los
criterios que
estan definidos
en la Resolución
036 de 1998 del
MHCP estan
debidamente
aplicados en la
formulación del
reporte de
ejecución de
ingresos
presupuestales y
su
correspondencia
con los criterios
contables.
Saldos depurados 100% 3-oct-11 2-oct-12 52 75% 75% 39 39 52
Tesorería,
Presupuesto,
recaudo y cartera,
contabilidad y
Oficina de sistemas
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
128 18 02 002
Cruce Ingresos vs Planilla: Al cruzar los saldos de las Cuentas
41140301/02/03/04 - Ingresos Fiscales -Aportes Nivel Nacional,
Departamental, Municipal y Distrital y 48155402 Ajustes de ejercicios
anteriores con los datos reportados por cartera de las planillas únicas
de los pagos de la vigencia 2009, se observó una diferencia $2.558.1
millones, debido a que se causó menos de lo reportado en las planillas,
generando falta de control en el manejo de los recursos.
Debido a que se causó menos de lo
reportado en las planillas, generando falta
de control en el manejo de los recursos.
Correspondencia entre los
valores declarados en la
planilla única y su
Causación en ingresos y
cartera
Solicitar a los
operadores del
Sistema de
Planilla Única
(SOI) el archivo
plano de las
liquidaciones
privadas de los
aportantes, al
igual que sus
pagos.
Saldos depurados 100% 3-oct-11 2-oct-12 52 50% 50% 26 26 52
Tesorería, recaudo
y cartera,
contabilidad y
Oficina de sistemas
129 19 03 003
Conciliaciones Bancarias: A 31 de diciembre de 2009, no se
encontraron conciliados todos los bancos en la Sede Central, por
cuanto 3 bancos quedaron a septiembre y uno conciliado a julio; en las
Territoriales Antioquia, Cauca; Cundinamarca; Huila; Meta, Norte de
Santander y Tolima los bancos quedaron conciliados a noviembre de
2009, debido a la falta de control y seguimiento.
Adicionalmente, existen partidas conciliatorias de 2002 a septiembre de
2009, que a 31 de diciembre de 2009 no han sido depuradas, hecho
que refleja inconsistencias en los registros contables.
Debido a la falta de control y seguimiento.
Actualización y puesta al
día de las conciliaciones
bancarias de las tres
cuentas bancarias que se
encuentran con más de
seis meses de atraso.
Desarrollo de un
aplicativo
(informatico)
para actualizar
las
concilaiciones
bancarias.
Cuentas conciliadas
oportunamente100% 3-oct-11 2-oct-12 52 60% 60% 31 31 52
Tesorería,
Contabilidad y
Oficina de Sistemas
1801002 21 SC (V 2008) En el año 2008 se reunió solamente un vez el
Comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en el mes de
octubre, sin alcanzar el objetivo de la depuración de las partidas
conciliatorias en: Bancos, Deudores, Avances y Anticipos, Deudas de
Difícil Cobro, Provisión para Deudores, Propiedad Planta y Equipo,
Cuentas por Pagar e Ingresos.1701007 3 T Nariño (v.2008) En cartera,
se observa saldos a favor de los estudiantes en $13.8 millones, sin
embargo, no todos son saldos efectivamente a favor del estudiante.
Según cartera, a 31 de diciembre de 2006, los alumnos adeudan por
matrículas la suma de $57 millones, mientras que en el balance a la
misma fecha reporta una cartera por venta de servicios (matrículas) de
$372 millones, con una diferencia sin explicar de $314 millones.
1801002 4 T Nariño (v2006) En el 2006, la ESAP Territorial Nariño,
matriculó 810 alumnos en los dos períodos académicos, se facturó 262
millones, de los cuales según recibos de consignación se cancelaron en
la vigencia 2006, 233 millones, sin embargo en el presupuesto
ejecutado de ingresos, solo se muestra como ejecutados $128.
millones. Observándose una diferencia de $95. millones
1801002 5 T Nariño (v 2008) Revisados los recibos de consignación
del año 2006, de 15 Hojas de Vida de estudiantes de Pregrado y
Postgrado, se encontró que más del 50% de éstos, no están registrados
en el Libro Auxiliar en el mes que se efectuó la consignación, ni en el
siguiente, en cuantía de 8,3 millones, lo cual afecta los registros
presupuestales y contables. 1802100 29 T Santander (v 2007) En el 3552
Informes de
seguimiento
depuaración
contable 4 Informes
(1 Trimestral) 2
Actas del Comité de
Sostenibilidad Actas
del Comité de
Sostenibilidad
Contable.
6 03/10/2011 4130
1801100
SC
(v2008)
1801002
21 SC (V
2008)
1801002 4
T Nariño
(v2006)
1801002 5
T Nariño (v
2008)
1701007 3
T Nariño
(v.2008)
1801001 9
T Nariño
(V2008)
1402001
10 T
Nariño
(v2008)
1802002
11 T
Nariño
(v2008)
602002 13
T Nariño
(v2008)
1604001
13 T
Nariño (v
2008)
1701009
14 T
Nariño (v
2008)
1701007
27 T Huia
(v2008)
1602003
28 T Huila
(v2008)
1802100
29 T
Santander
02/10/2012
No se reúne frecuentemente el comité
técnico de sostenibilidad del sistema
contable.
No se realiza seguimiento y control a la
depuración contable
Continuar con la gestión
administrativa para
adelantar la depuración
contable y someterla al
Comité de Sostenibilidad
Contable
* Realizar
seguimiento
bimestral a la
depuración de
los saldos
contrables *
Realizar
bimestral las
Reuniones del
Comite de
sostenibilidad
contable para
presentar las
partidas
contables
depuradas (resol
703/07)
German Insuasty
Mora, Subdirectora
Administrativa y
Financiera
Coordinador Grupo
de Tesoreria
Coodinadores
Administrativo
Financieros - Sedes
Territoriales
523567%
N°CÓDIGO
HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES /
PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES /
AVANCE FÍSICO
DE EJECUCIÓN
Porcentaje de
Avance fisico
de ejecución de
las Actividades
Puntaje
Logrado por
las actividades
Puntaje
Logrado por
las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
1802002 11 T Nariño (v2008) El presupuesto de inversión se encuentra
discriminado por población objeto pero el rubro de adquisición de
bienes y servicios, no se registra en forma independiente los bienes
devolutivos y de consumo esto dificulta el control de los mismos porque
no se puede cruzar con contabilidad.
602002 13 T Nariño (v2008) La cuenta de bienes y muebles en bodega
se encuentra sobrevalorada en cuantía de $ 9.7 millones, debido a que
existen bienes inservibles que la entidad no ha dado de baja.
1604001 13 T Nariño (v 2008) Existe diferencia de registros entre el
libro auxiliar de Propiedad Planta y equipo con lo registrado con
inventarios de Almacén a 31 de diciembre de 2008 por valor de $124.9
millones.
1701009 14 T Nariño (v 2008) Deudores. En el libro auxiliar de
deudores existen partidas contrarias a la naturaleza de la cuenta por
valor de $ 87.6 Millones.
1701007 27 T Huia (v2008) H30-en la cuenta 16350303 equipos de
enseñanza por $0.286 millones, registrados contablemente, no figuran
en edministración Generales-Costas Procesales. Igualmente los
intereses se registraron en la cuenta 531401-Provisión para
Contingencias - Litigios, cuando corresponde a la cuenta 580109-Otros
Gastos-Intereses-Créditos Judiciales.cepto de Servicios Educativos,
dado que en el Área Académica se recibe copia de las consignaciones
y éstas no son allegadas en forma oportuna al Área Financiera, lo que
denota debilidades de control interno al no existir procedimientos claros 5917 1039 713 1600
Puntaje base evaluación de cumplimiento 1600
Puntaje base evaluación de avance 5917
Cumplimiento del plan 44,54%
Avance del plan de mejoramiento 17,55%Entidad:
Representante Legal:
NIT
3552
Informes de
seguimiento
depuaración
contable 4 Informes
(1 Trimestral) 2
Actas del Comité de
Sostenibilidad Actas
del Comité de
Sostenibilidad
Contable.
6 03/10/2011 4130
1801100
SC
(v2008)
1801002
21 SC (V
2008)
1801002 4
T Nariño
(v2006)
1801002 5
T Nariño (v
2008)
1701007 3
T Nariño
(v.2008)
1801001 9
T Nariño
(V2008)
1402001
10 T
Nariño
(v2008)
1802002
11 T
Nariño
(v2008)
602002 13
T Nariño
(v2008)
1604001
13 T
Nariño (v
2008)
1701009
14 T
Nariño (v
2008)
1701007
27 T Huia
(v2008)
1602003
28 T Huila
(v2008)
1802100
29 T
Santander
02/10/2012
HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO
899.999.054
No se reúne frecuentemente el comité
técnico de sostenibilidad del sistema
contable.
No se realiza seguimiento y control a la
depuración contable
Continuar con la gestión
administrativa para
adelantar la depuración
contable y someterla al
Comité de Sostenibilidad
Contable
* Realizar
seguimiento
bimestral a la
depuración de
los saldos
contrables *
Realizar
bimestral las
Reuniones del
Comite de
sostenibilidad
contable para
presentar las
partidas
contables
depuradas (resol
703/07)
German Insuasty
Mora, Subdirectora
Administrativa y
Financiera
Coordinador Grupo
de Tesoreria
Coodinadores
Administrativo
Financieros - Sedes
Territoriales
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
523567%
