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Informática Administrativa
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INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
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Sesión No. 11
Nombre: Gestor de base de datos (Access). Parte II. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá cómo se lleva a cabo el
uso de los formularios para el manejo de información en una base de datos
creada en Microsoft Access 2003.
Contextualización
La manipulación de las bases de datos se da en dos niveles:
1. Como un experto administrador en TI que se responsabiliza de los
aspectos técnicos, tecnológicos del modelo de negocio y su arquitectura,
conocidos como DBA (Data Base Administrator - Administrador de Base
de Datos).
2. Como un usuario común, que mediante formularios se encarga de
ingresar, consultar, modificar o eliminar datos de la base.
Las dos partes son de suma importancia, pues sin datos almacenados no existe
una base de datos útil, aun estando magníficamente diseñada.
En las empresas, es común que el número de usuarios finales supere en
demasía a los administradores de base de datos (quienes suelen ser 1 o 2
personas), es aquí donde recae el peso en el buen diseño de formularios para el
uso de los datos.
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Introducción al Tema
En la sesión anterior se tocó la parte administrativa de una base de datos creada
en Access 2003, crear bases de datos, tablas, establecer relaciones, realizar
consultas directamente de la base de datos, etc.
En esta sesión, veremos la forma de crear la contraparte de la utilidad de una
base de datos, la parte enfocada a los usuarios finales, que es la creación de
formularios para manipulación de la información, creación de informes y
exportación de datos.
Ten a la mano tu base de datos creada en la sesión pasada pues con ella será
mucho más rápido y fácil trabajar los puntos vistos en esta sesión.
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Explicación
7.6 Formularios
Así como en la creación de bases de datos, formularios y consultas, Access está
preparado para crear formularios de manipulación de información (creación,
consulta, modificación, y eliminación), incluyendo un asistente de creación de
formularios.
¿Qué es un formulario?
Los formularios son campos vacíos enlistados de manera lógica que permiten
insertar y definir información en campos de texto y listas de selección que
realizarán acciones en la base de datos.
7.6.1 Asistente de formularios
Para abrir el asistente de formularios posiciónate en la ventana de base de datos
que ya hemos venido trabajando, en esta ventana encontrarás a la izquierda el
objeto Formularios, esta abrirá la siguiente ventana:
Selecciona la opción de asistente para formularios y da clic en el botón siguiente.
Iniciará el asistente con una ventana donde se pueden seleccionar los campos
de las diferentes tablas que hemos creado en la base de datos.
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Para agregarlos, selecciona la tabla y los campos aparecerán de forma
automática, para agregarlos selecciona los campos que desees agregar y da clic
en el botón >. Para eliminar un campo del formulario, selecciónalo y da clic en
el botón <.
Una vez seleccionados los campos, da clic en el botón siguiente, ahora debemos
acoger aspectos de la parte visual del formulario, tales como son la distribución y
el estilo, primero se mostrará la ventana de distribución, donde puedes
seleccionar una plantilla para la distribución de los campos seleccionados para el
formulario, observa en la vista previa como se mostrarían y selecciona la que
más se adecue a tu necesidad.
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Posteriormente selecciona una plantilla de visualización, ésta será el aspecto
que tendrá el formulario en la vista final del usuario.
Por último agregaremos un nombre para el formulario, esto permite identificar a
cada uno para saber qué acción se realiza en ellos.
Ahora se mostrará el resultado del formulario en vista final, el cual quedaría
como en la siguiente ventana:
7.6.2 Operaciones de formularios
Editar datos de la base de datos. Para poder editar la información mediante un
formulario, sólo debes seleccionar en la ventana Base de datos el formulario de
que acabas de crear, esto permitirá editar los campos de datos como si
estuvieses trabajando en una hoja de cálculo de Excel, sólo necesitas moverte
en las celdas para cambiar la información.
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Modificar los formularios es muy fácil, esto con ayuda de la ya conocida Vista Diseño, en la cual podremos modificar la estructura y demás detalles de nuestro
formulario, para modificarlo, selecciona el formulario desde la ventada Base de
Datos y da clic en el botón de Vista diseño . Esto abrirá la ventana con
los campos ordenados como se indicó en su creación.
En esta vista puedes modificar la posición, agregar encabezados y pies de
formulario. Esta ventana viene acompañada de algunos otros elementos que te
ayudaran a pulir más la información, éste es el panel de tareas que te ayudará a
formatear tu formulario.
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Con ella podrás agregar botones, campos de datos, listas de selección imágenes
etc. Para agregar los elementos da clic en el botón y arrastra hasta la posición
donde desees que aparezca.
7.7 Informes
Los informes son la forma de presentación de la información almacenada en la
base de datos en este caso, el usuario no podrá modificar la información, sólo
consultarla.
7.7.1 Asistente de informes
De nuevo, el asistente nos vuelve a ayudar en el proceso de crear informes, para
abrirlo, desde la ventana base de datos da clic en el objeto Informes y
selecciona la opción crear informe utilizando el asistente.
Este asistente nos guiará de la misma forma que el asistente para formularios,
por lo cual debemos seleccionar las tablas y campos de los cuales deseamos
consultar la información, para eso utilizaremos una ventana igual a la de
selección en formularios.
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Una vez agregados los datos podemos dar prioridad a los agrupamientos de
información, agrega los campos que desees agrupar y la prioridad de estos
utilizando las flechas de agregación y posicionamiento.
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Como recordarás no sólo hay funciones de agrupamiento, sino de ordenamiento
también, al dar clic en el botón siguiente se abrirá una ventana que nos permitirá
agregar la configuración de ordenamiento, aquí podemos agregar hasta cuatro
campos de ordenamiento. Ya sea ascendente o descendente.
Una vez definido el ordenamiento tenemos que elegir la distribución de los datos,
prueba con las diferentes opciones que muestra la ventana y selecciona aquella
que satisfaga tu necesidad, la vista previa aparece el lado izquierdo,
representado por unas letras X. da clic en siguiente y selecciona un estilo para
esa distribución para finalizar el diseño.
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Ahora ya sólo hay que agregar un nombre al informe para guardarlo, agrega un
nombre que describa el contenido, es más fácil ubicarlo cuando ya se han
generado varios informes.
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7.7.2 Operaciones
Modificar informe. Al igual que los formularios puedes modificar el informe si
entras a la vista diseño de este reporte, así podrás reordenar la plantilla que
creaste. Ayudándote del panel de herramientas puedes agregar campos y
reordenar los que ya existen a lo largo del espacio disponible.
Imprimir un reporte. Para obtener los reportes impresos generados en Access
mediante los informes, ve a la ventana de base de datos y selecciona el objeto
Informes, selecciona el informe que deseas generar y da clic en el botón imprimir.
Como cualquier impresión escoge la impresora por la cual enviarás el
documento y de forma automática tu documento se imprimirá con los resultados
generados.
7.8 Controles de Formularios e Informes:
7.8.1 Asistentes
Los asistentes para Formularios e Informes se ayudan de varias bases detrás de
Access, éstas toman las cualidades comunes para ayudar a agilizar el proceso
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de creación y estandarizar (de cierta forma) el formato de presentación de estos
dos.
Los Asistentes, cómo pudiste notar, no son estrictos al final de la creación de
informes o formularios, pues se te permite modificar los contenidos como mejor
nos convenga, sólo se omiten las partes difíciles de trabajar, como lo son las
configuraciones de agregado y resumen de los campos.
Para comprender más a fondo los asistentes, podrías crear varios formularios e
informes combinando las diferentes presentaciones y métodos de agrupamiento
que ofrecen.
7.8.2 Vistas, barras y 7.8.3 Operaciones
En Access se trata de estandarizar todo para facilitar su uso a lo largo de la
creación de: bases de datos, tablas, formularios e informes, por eso es tan
común que todos cuenten casi con las mismas características, por ejemplo, a lo
largo de esta sesión, vimos cómo generar Formularios e Informes, donde la vista
diseño funcionaba exactamente igual en ambos casos, permitiéndonos tener dos
tipos diferentes de gestión de la información.
Este panel de herramientas es la pieza clave así como el espacio de
diagramación, las combinaciones para el uso de estas herramientas es tan
extenso como necesidades existan, por ejemplo: puede ser que se le agregue
una imagen corporativa al informe como título, pueden agruparse campos,
agregar filtros mediante listas desplegables, agregar saltos de página para
informes muy extensos, etc.
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Cada una de las herramientas desplegará un pequeño asistente para su uso, ya
que también, dependiendo del tipo de campo, son las opciones que se pueden
utilizar (Como agrupamientos de tipo resumen para campos numéricos, o de
ordenación por fechas).
Para comprender mejor el uso de estas herramientas la mejor forma es probar
todas las herramientas aunque tu diseño no sea el mejor, la idea es probar
muchas combinaciones y ver los resultados que se pueden obtener.
7.9 Importar y exportar datos:
La compatibilidad de Access no se queda atrás de la de Excel (de hecho van
muy de la mano), veamos cómo importar datos y exportarlos a otras
herramientas.
7.9.1 Importar y exportar
Importar. Para importar datos de una fuente externa, debemos hacernos de la
ayuda una vez más de los asistentes de Access, para iniciar una importación
vamos al menú Archivo en la sección Obtener datos externos y dar clic en la
opción Importar.
Selecciona el tipo de ficheros que deseas importar y el fichero a importar y da
clic en el botón importar, aparecerá la siguiente ventana.
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Selecciona los datos que deseas importar y da clic en el botón aceptar, esto
importará los datos de forma automática, si Access detecta un error en la
importación debido a tamaño de datos, error de coincidencia de campos por tipo
o número, este te avisará con una alerta que detalla el error.
Exportar. Para llevarnos la información de la base datos a otros formatos se
puede lograr desde la
opción Exportar del
menú Archivo. Esta
opción nos permitirá
copiar todo tipo de
información generada en
Access, desde tablas
informes y formularios,
para exportar un objeto, abre la ventana de Base de Datos de la cual quieras
hacer la exportación, selecciona el objeto y da clic en la opción Exportar del
menú Archivo, puedes exportar en diversos formatos así como puedes
seleccionar entre la definición y datos o sólo la definición de la tabla, es decir
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que se pueden exportar todos los datos contenidos en la tabla a un archivo txt
por ejemplo.
7.9.2 A Word y Excel
Anteriormente ya se había hablado de la compatibilidad que existe entre las
herramientas de office, en este caso también podemos hacer uso de la
exportación para los formatos de Word y Excel, para hacerlo, ve al menú
Herramientas en la sección de vínculos con Office, ahí encontrarás las opciones
compatibles para la exportación.
Si se publica en un documento de Word, para guardar el formato, el asistente
creará tablas con el contenido de la misma y la imprimirá dentro de un
documento de extensión .doc.
Si se exporta a Excel, se agregarán los datos en la hoja de cálculo utilizando el
formato de filas y columnas como campos y registros.
7.9.3 Vinculación de tablas
Existe un método para trabajar en tablas que no se encuentren en tu base de
datos y en ocasiones el importar y exportar las tablas no es la solución, pues
varios usuarios pueden estar utilizando la información al mismo tiempo y
modificarla podría alterar la integridad de los datos, para este tipo de situaciones
existe la vinculación de tablas.
Cuando se vincula una tabla, se puede tener acceso a otra tabla fuera de
nuestra base de datos y a su vez, se puede trabajar con la información como si
estuviera dentro de nuestra base de datos. Para hacer una vinculación dirígete al
menú Archivo en la sección de Obtener datos externos, ahí selecciona la
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opción Vincular tablas, selecciona la ruta donde está la base de datos que
contiene la tabla a vincular, y da clic en abrir, se te mostrará la siguiente ventana:
En ella se enlistarán las tablas que puedes vincular, selecciona una y da clic en
Aceptar, esto agregará de forma automática la tabla a tu base de datos.
7.10 Otros elementos:
Access brinda muchas herramientas para dar mantenimiento adecuado a
nuestra base de datos y asegurarnos de que su uso sea el óptimo.
7.10.1 Herramientas de Access
Rendimiento. Éste ejecutará un análisis ara ver de qué forma se puede
optimizar la comunicación, relaciones e información contenida en las tablas, para
ejecutarlo ve al menú Herramientas en la sección Analizar y selecciona la
opción Rendimiento. Puedes analizar tablas, informes formularios etc., Access
te dará consejos sobre la optimización de los objetos de la base de datos.
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Analizar tabla. Esta herramienta nos ayudará a buscar redundancia de datos en
la tabla, o errores en la misma, generando tablas alternas con la información
removida. Para analizar una tabla ve al menú Herramientas en la sección de
Analizar y selecciona la opción Tabla.
Documentador. Esta herramienta permite crear una especie de bitácora para
los administradores de base de datos, en la cual se documentan los cambios
realizados a la base de datos por cada uno de los objetos en ella, para realizarlo
ve al menú Herramientas en la sección de Analizar y selecciona la opción
Documentador.
Al igual que el analizador de rendimiento podrás realizarlo sobre diversos objetos
de la base de datos.
Copias de seguridad. Siempre es útil mantener respaldos de las base de datos
pues así podemos restaurar la información en caso de algún error o borrado
indeseado, para realizar respaldos ve al menú Herramientas en la sección de
Utilidades de la base de datos y haz clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos.
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Conclusión
Como pudimos corroborar en esta sesión, Access es una poderosa herramienta
para la gestión de base de datos que brinda asistencia estandarizada para que
cada movimiento u operación sea lo más claro posible.
La forma de búsquedas, agrupamientos y presentación de la información
contenida en las tablas es de gran ayuda para el consumo de información que
no sólo se puede manejar desde la base de datos, la exportación de la
información en otros formatos ayuda a compartir la información con personas
que no son expertas en bases de datos y que de alguna manera necesitan estar
en contacto con esta información.
Así también es probable que se tengan que trabajar con bases de datos distintas
y se necesite importar información para complementar nuestra base de datos,
con Access, esto es un procedimiento fácil de realizar y muy conveniente para
los que gestionan la información.
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Para aprender más
Microsoft ofrece certificaciones para el uso de
sus herramientas de ofimática (Microsoft Office),
existen cursos y empresas para conseguir un
papel certificado por la empresa en la
especialización de cada una de estas herramientas.
A continuación encontrarás un link donde se especifican a detalle los
conocimientos que debes dominar para conseguir una certificación internacional
en el uso de Access 2013 (la certificación más actual de Microsoft).
Disponible en: https://www.microsoft.com/es-mx/learning/exam-77-424.aspx
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Actividad de Aprendizaje
Con el objetivo de que comprendas un poco más sobre las capacidades de
Access 2003 realiza la siguiente actividad.
Instrucciones: Con la base de datos creada en la sesión anterior realiza lo
siguiente:
Crea un formulario.
Crea un informe.
Exporta tus tablas a Excel.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en consideración
lo siguiente:
Documentación con impresiones de pantalla del formulario e Informe
creados.
Documentos de Excel con la información exportada
Guarda tu actividad y entrégala de acuerdo a las indicaciones de tu profesor.
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Bibliografía
Varela, C. (2006). Microsoft Access 2003 Nociones básicas. España: Ideas
propias.
