Informe Auditoria 2010 - EDEESTE | Empresa Distribuidora de...
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EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ELECTRICIDAD DEL ESTE EDEESTE
DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA
MEMORIA ANUAL DEL 2010
SANTO DOMINGO, D.N.
Introducción
Al 31 de agosto del 2009, EDEESTE contaba con tres auditores para
realizar los trabajos de auditoría, análisis, revisiones, inventarios,
control previo e investigación, además de brindar asesoría a las
aéreas que lo requerían.
Estos tres auditores se manejaban en el departamento sin ninguna
estructura, ni tampoco dirección, sin embargo en los meses de
septiembre y octubre de ese mismo año se nombran 4 auditores,
pero seguían sin estructura definida.
El 30 de noviembre del 2009, la Gerencia General decide Nombrar
un Director de auditoría y un Gerente, los cuales vienen a darle
forma a la dirección de auditoría interna. En el mes de enero del
2010, auditoria elaboro las funciones del departamento de
auditoría, además de la creación de las descripciones de puesto de
cada uno de los auditores.
La Dirección de Auditoría Interna, considero importante tener un
perfil del auditor interno, por lo que elaboramos las funciones de
cada posición dentro del departamento tales como:
Supervisor Financiero, Supervisor Operacional, Supervisor de
Proyectos, Auditor Sénior Financiero, Auditor Sénior Operacional,
Auditor Sénior de Proyectos e Informática, Auditor Junior Financiero,
Auditor Junior Operacional y Auditor Junior de Proyectos.
Después de elaborar estos perfiles y funciones el departamento se
avoco a elaborar su propio procedimiento de auditoría, en el
entendido que primero tenía que regularse internamente, antes de
querer regular a otro departamento.
La Dirección de Auditoria contaba con un personal de 12 Auditores,
1 Gerente y 1 Director, como se describe en el siguiente
Organigrama
Esta estructura estuvo vigente hasta el 26 de Noviembre del 2010,
cuando se desvinculo a Control Previo para Finanzas, y con ello se
trasladaron 4 Auditores; Por lo que la Dirección de Auditoria cuenta
actualmente con un Personal de 10 Auditores, como
Organigrama siguiente:
de Auditoria contaba con un personal de 12 Auditores,
Director, como se describe en el siguiente
Esta estructura estuvo vigente hasta el 26 de Noviembre del 2010,
cuando se desvinculo a Control Previo para Finanzas, y con ello se
trasladaron 4 Auditores; Por lo que la Dirección de Auditoria cuenta
actualmente con un Personal de 10 Auditores, como se detalla en el
Organigrama siguiente:
de Auditoria contaba con un personal de 12 Auditores,
Director, como se describe en el siguiente
Esta estructura estuvo vigente hasta el 26 de Noviembre del 2010,
cuando se desvinculo a Control Previo para Finanzas, y con ello se
trasladaron 4 Auditores; Por lo que la Dirección de Auditoria cuenta
se detalla en el
OBJETIVO
Presentar las principales auditorias, investigaciones, revisiones y análisis
realizados por esta Dirección de auditoría Interna, durante el periodo 02 de
enero al 31 de Diciembre del 2010.
ALCANCE
Esta memoria incluye los trabajos realizados
EDEESTE. Esta recopilación no
Haremos mención de algunos trabajos que están en proceso de ejecución
como los contenidos en el plan estratégico del departamento.
Presentar las principales auditorias, investigaciones, revisiones y análisis
realizados por esta Dirección de auditoría Interna, durante el periodo 02 de
bre del 2010.
incluye los trabajos realizados en el área de concepción de
Esta recopilación no incluye los trabajos rutinarios del departamento.
Haremos mención de algunos trabajos que están en proceso de ejecución
en el plan estratégico del departamento.
Presentar las principales auditorias, investigaciones, revisiones y análisis
realizados por esta Dirección de auditoría Interna, durante el periodo 02 de
en el área de concepción de
departamento.
Haremos mención de algunos trabajos que están en proceso de ejecución, así
ANALISIS
La Dirección de Auditoría Interna, ha realizado los trabajos que enumeramos a
continuación, asimismo incluiremos los que están en proceso de ejecución:
� Hemos realizado las auditorías internas en las diferentes áreas de la
institución:
� Auditoria de bajas forzadas en las comerciales
� Auditoria de proveedores de la empresa
� Auditorias a las estafetas de Sabana de la Mar y Miches
� Auditoria a las comerciales de: Independencia, Las Américas,
Megacentro, Invivienda, Luperón, Santo Domingo Norte, Boca
Chica, San Pedro, Hato Mayor y El Seibo, además de las estafetas
de: Villa Consuelo, Los Mameyes, Sabana Perdida, san Isidro y Los
Fraile.
� Auditoria / Saneamiento Conciliaciones Bancarias
� Auditoria al departamento de proyectos grandes clientes (obras)
� Auditoria a los Cobros y Depósitos manejado por los Gestores
P.R.A.
� Auditoria a los cobros de Cliente Ayuntamiento (Mercado)
Grandes Clientes.
� Auditoria a los cobros realizados por las Tarjetas Ede Pagos
� Auditoria a los cobros de Colectores Legales
� Auditoria de Combustible utilizado por la Institución
� Auditoria a los cobros de Servicobros.
� Auditoria a los recursos de del PROCCE
� Auditorias a los cobros y depósitos manejado por las Estafetas Los
Guaricanos.
� Auditoria de anticipos a proveedores
� Auditorias de compras acumuladas
� Investigaciones realizadas:
� 02/15/2010 Pago Duplicado a Digenor
� Análisis del expediente Casanova, C. por A, (Orden de Compras)
� Revisión a las Estafetas Desmonte P.R.A.
� Elaboración pliego de condiciones (Gerencia de Compras)
� Investigación faltante bloque los minas
� Análisis de las devoluciones de Materiales al Almacén.
� Revisión estafeta de pagos Jumbo Romana y Plaza Eric san Isidro.
� Investigación de empleado con numero de NIC erróneo
� Análisis sobre despacho de mercancías al PTIR (Alambres Dominicano)
� Penalidades a los Contratistas de la Gestión Técnica Comercial
� Análisis Disminución Fondos de Cajas Chicas
� Otros Trabajos
� Inventario Material Eléctrico Almacenes Comerciales.
� Arqueos realizados a las Cajas General y Chica en las Oficinas
Comerciales.
� Inventario de medio término Almacén General.
� Observación Proceso Destrucción y venta de papeles Bunker.
� Cambio custodios en las oficinas comerciales y varios departamentos.
� Inventario Físico Flotilla Vehicular y revisión de las Pólizas de Seguros
� CREACION DE PROCEDIMIENTOS
En el año 2010 esta Dirección de Auditoría Interna, se vio en la necesidad de
crear los procedimientos que respondían a las necesidades de la empresa,
el primero está motivado, en el hecho de que la empresa estaba pagando
dietas a los gestores y captores sin ninguna normativa que regulara las
mismas y el segundo porque la estación que le proporcionaba el
combustible a la empresa cambio de modalidad de despacho.
� Elaboración Procedimiento Fondo Reponible
� Elaboración Procedimiento Control de Combustible
� Elaboración Procedimiento Deposito Diario Estafetas Expra
� Elaboración Procedimiento Manejo Recibos de Caja Manuales
La Dirección de Auditoría Interna participo durante cinco (5) meses continuos,
en la adecuación, actualización y revisión de los procedimientos del área
Comercial, por lo que procedimos a reunirnos dos (2) veces a la semana con
un equipo de trabajo del Departamento de control de calidad y los dueños de
cada procedimiento.
La Adecuación consistió en llevar estos procedimientos al marco regulatorio de
lo que expresa la Ley 125-01 y su reglamento de aplicación, así como las
resoluciones emitida por el órgano regulador. Este proceso nos permitió
actualizar varias disposiciones administrativas y situaciones que se daban en la
práctica, pero que las mismas no estaban contenidas en esos procedimientos.
La revisión de las políticas y procedimientos Comerciales directamente con los
Gerentes Regionales, encargados departamentales y dueños de procesos y
procedimientos, nos dio la oportunidad de incorporar las mejores prácticas en
la operativa diaria de la empresa, además de suprimir aquellas que
burocratizaban las actividades del día a día, los procedimientos revisados son
los siguientes:
Facturación
• Política de Facturación
• Política de Tratamiento de Anomalías Clientes Regulados
• Tratamiento Facturación Anómala
• Re facturación de Recibos por Reclamo
• Resolución de Anomalías de Facturación con Orden de Servicio Asociada
Atención al Cliente
• Política de Solicitud de Suministro
• Política de Contratación
• Política de Atención al Cliente
• Política de Negociaciones Comerciales
• Solicitud de Suministro de Potencia Inferior a 10 KVA
• Contratación de Suministro
• Modificación de Datos del Contrato y Cambio de Titularidad
• Cambios de Cuenta
• Cambio de Tarifa
• Baja de Contrato Voluntario
• Baja Forzada de Contrato
• Reclamación de Factura
• Reclamación de Daños a Bienes y/o Artefactos Eléctricos del Cliente
• Recepción de Llamadas de Avisos de Averías y Emergencias
• Atención al Cliente del Centro de Llamadas
• Negociación de Acta
• Oficina Móvil
Grandes Clientes
• Solicitud de Suministro de Potencia Superior a 10 KVA
Cobros
• Puesta al Cobro Factura Clientes Especiales
• Cobros Erróneos
• Gestión de Cobros Descentralizados
• Cuadre y Liquidación de Cajas
• Cobros No Notificados
• Cobro On-Line en la Oficina Comercial
• Procedimiento Cobros Móviles
• Arqueos de Cajas
• Política de Gestión de Cobros Descentralizados
Centro de Llamadas
• Cierre de Cajas y Liquidación del Centro de Llamadas
• Cobro de Factura por el Centro de Llamadas
Back Office
• Tratamiento de Reclamos Comerciales de Clientes Regulares
Lectura
• Política de Lectura
• Procedimiento de Lectura con TPL
• Procedimiento de Lectura con hoja de Ruta
• Ubicación de Fincas
• Mantenimiento de Fincas Suministros
Reparto
• Política de Impresión y Distribución de Facturas
• Impresión y Distribución de Facturas
• Control de Calidad Telefónica del Proceso Distribución de Facturas
• Recepción de Cortes de Impresión
� TALLERES DE CAPACITACION IMPARTIDOS
• Aplicación y manejo de los gastos educativos
• Liquidación aduanera
� AUDITORIA PENDIENTES A CORTO PLAZO (en ejecución)
� Auditoria de materiales eléctricos
� Auditoria al ciclo comercial de grandes clientes
� Auditoria a los gastos de mayor impacto económico de la empresa
� Auditoria a la compra de anergia
� AUDITORIA PENDIENTES A MEDIANO PLAZO (sin iniciar)
• Auditoria a las Actas de Fraude de las Comerciales
• Ordenes de Servicio
• Auditorias a Procesos Comerciales
• Auditorias de Contratos Legales
• Auditorias a Operaciones de Residencial Social
• Auditoria de Proyectos de Inversión
• Auditorias a los Clientes de Ayuntamiento/Mercados de Grandes Clientes
• Auditoria a Suplidores (excepto los suplidores de energía
• Auditoria a Estafetas de Pago
� Participación en Comisiones de Trabajo
� Comité de Compras
� Comité de licitación
� Comisiones de trabajo con grandes clientes
� Reuniones Semanales con el Staff de Ejecutivo
DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA