Informe CEIPA . Resultados visita ICONTEC
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Informe CEIPA Visita ICONTEC 2010 Más para ti.
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Resultados de la visita que ICONTEC le hizo a CEIPA para recertificación
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Informe CEIPAVisita ICONTEC 2010
Más para ti.
¡RECERTIFICADOS!El pasado jueves 25 de febrero ICONTEC dio el vistobueno para la renovación, por 3 años más, de nuestroSistema de Gestión de la Calidad, certificado bajo lanorma ISO 9001 versión 2008, un voto de confianza máspara la Cultura de Calidad CEIPA.
El balance de esta visita fue muy positivo para laInstitución, en donde se resaltó el alto compromisoInstitución, en donde se resaltó el alto compromisoinstitucional por mantener el Sistema de Gestión de laCalidad, el excelente compromiso de los diferenteslíderes de procesos y el enfoque al mejoramientocontinuo.
Conoce los aspectos importantes y por mejorar, así comola retroalimentación que realizó el Auditor de ICONTEC,Rodrigo Mejía.
Busca tu proceso, lee atentamente, comparte con tuequipo y conoce todas tus oportunidades paraMEJORAR.
Más para ti.
Objetivo de la visita
1.1 Determinar la conformidad del sistema de gestión con loscriterios de auditoría.
1.2 Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar elcumplimiento de los requisitos contractuales, legales yreglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a lanorma de requisitos de gestión.
1.3 Determinar la eficaz implementación y mantenimiento delsistema de gestión.
1.4 Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión.
Concepto del Auditor
Más para ti.
Se propone al comité de certificación se renueve el certificado de
gestión de la calidad en cumplimiento de requisitos de la Norma
ISO 9001/2000, evidenciados en los muestreos realizados a los
diferentes procesos y se actualice a la versión 2008, a la Fundación
Universitaria CEIPA, para el alcance determinado en el presente
informe.
Concepto del Auditor
AlcanceDiseño, desarrollo y prestación del servicio de Educación Superior y
formación empresarial.
Prestación del servicio de consultoría en las modalidades Presencial
y Virtual.
Comercialización de soluciones informáticas para entornos
virtuales.
Gestión de Soluciones Corporativas
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• El reconocimiento por parte
del equipo de trabajo del
proceso de Gestión de
Soluciones Corporativas de
que los resultados del mismo
en buena parte son
consecuencia del desempeño
interno, lo que permitió
comprometer nuevas
estrategias para el actual
• Revisar y ajustar el texto del
objetivo asignado al proceso,
para hacerlo responsable de
resultados esperados para la
institución y así, identificar
indicadores de eficacia.
• Es igualmente importante
conocer la Norma ISO 10005,
como insumo para la adopción
de los planes de calidad como
Más para ti.
estrategias para el actual
período y el ajuste a la
estructura.
de los planes de calidad como
herramienta de seguimiento y
aseguramiento de la
conformidad, para el proceso
de Gestión de Soluciones
Corporativas.
• Como un valor agregado para
el proceso de Gestión de
Soluciones Corporativas,
determinar y documentar en la
planificación de los servicios
para dar cumplimiento a los
contratos empresariales, el
perfil del docente que se
requiere para atender los
requerimientos específicos de
cada evento.
Comercialización
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• Valoración del Plan Comercial
2010.• Revisar y ajustar el texto del
objetivo asignado al proceso,
para hacerlo responsable de
resultados esperados para la
institución y así, identificar
indicadores de eficacia.
• Revisar la fuente para la
Más para ti.
• Revisar la fuente para la
medición del indicador de
Reconocimiento de Marca, por
parte del proceso de
Comercialización, que oriente
la consulta más hacia el
público objetivo y potencial.
Formación
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar• El apoyo desde la Dirección en
la cualificación de los Docentes
que se están formando en
niveles de Maestrías y
Doctorado, evidencia el
compromiso con la mejora
continua, con la calidad y la
competitividad institucional.
• La adaptación e
implementación del aplicativo
• Revisar y ajustar los textos de
los objetivos asignados a los
diferentes procesos, para
hacerlos responsables de
resultados esperados para la
Institución y así, identificar
indicadores de eficacia para
cada uno de ellos.
• Con el fin de facilitar la lectura
Más para ti.
implementación del aplicativo
“Innova”, para el seguimiento y
asegurar el cumplimiento de
los requisitos de las actividades
docentes, facilita la
identificación de los posibles
incumplimientos y la toma de
correctivos, en función de la
conformidad del sistema y la
satisfacción del cliente.
• Las propuestas de revisión de
los niveles de desempeño para
aquellos indicadores que han
demostrado el cumplimiento y
superación de las metas,
evidencia el compromiso con la
mejora continua.
• Con el fin de facilitar la lectura
de los registros y la
comprensión de los mismos,
revisar los formatos donde se
realiza el seguimiento a los
criterios de: revisión,
verificación, aprobación y
validación del diseño
curricular; como evidencia de
la claridad de las definiciones.
Gestión de Estudiante y Egresado
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• El hecho de haber convertido
la programación académica
en requisito contractual con
el Estudiante, a través de la
documentación de ésta en el
cuaderno CEIPA, asegura, por
medio del seguimiento, el
cumplimiento de requisitos
del servicio educativo.
• Revisar y ajustar el texto del
objetivo asignado al proceso,
para hacerlo responsable de
resultados esperados para la
Institución y así, identificar
indicadores de eficacia.
Más para ti.
Planificación y Revisión del Sistema -
MejoramientoAspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• El interés por lo proactivo y
lo práctico que se evidencia
en el equipo directivo desde
la documentación del SGC y
la determinación de las
directrices estratégicas, lo
que facilita la administración
eficaz de la Institución.
• El reconocimiento que hace
el equipo de dirección del
• Analizar la posibilidad de
integrar el SGC con la Norma
ISO 27001, para conseguir el
aseguramiento de la
información y la continuidad
del negocio, dado lo sensible
de ésta información dentro del
modelo virtual que la
Institución desarrolla.
• Conocer y socializar, una vez
Más para ti.
el equipo de dirección del
aporte del SGC al
desempeño de los procesos
formativos, a través de la
documentación de éstos y el
compromiso por parte de los
responsables.
• El apoyo desde la Dirección
en la cualificación de los
docentes que se están
formando en niveles de
Maestrías y Doctorado,
evidencia el compromiso con
la mejora continua, con la
calidad y la competitividad
institucional.
• Conocer y socializar, una vez
sea publicada, la nueva
versión de la Norma ISO 9004,
para implementar
herramientas de gestión que
permitan el mejoramiento
continuo del Sistema.
• Conocer e implementar
aquellos aspectos que
consideren adecuados para la
mejora de la documentación y
gestión de los requisitos de
quejas y reclamos y evaluación
de satisfacción del cliente, a
través de las directrices
establecidas en las Normas
ISO 10001 y 10002.
Planificación y Revisión del Sistema -
MejoramientoAspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• El avance en la documentación
de la matriz de riesgos
corporativos, que una vez se
inicie su despliegue y
administración, va a permitir la
realización de una gestión más
desde lo preventivo que desde
lo correctivo, demostrando así,
la coherencia con la
administración educativa
• La adopción de la estrategia
• Dado la madurez que hoy tiene
el sistema, es importante
realizar un análisis retrospectivo
de los registros de: Auditoría
interna, quejas y reclamos,
servicios no conformes, acciones
correctivas y preventivas; de tal
manera que se evalúe la
asertividad en las acciones
tomadas e implementadas en
períodos anteriores.
Más para ti.
• La adopción de la estrategia
del padrinazgo para apoyar en
la capacitación,
documentación y seguimiento
para la implementación del
sistema de gestión de
instituciones de educación
básica, lo que demuestra el
compromiso con el sector
educativo regional.
• La creación e implementación
de actividades a través de la
mascota “Marcos Conejo”, ha
permitido monitorear el
desempeño de los procesos e
identificar requerimientos de
apoyo desde la administración
del SGC.
períodos anteriores.
• Revisar y ajustar los textos de los
objetivos asignados a los
diferentes procesos del sistema,
para hacerlos responsables de
resultados esperados para la
Institución y así, identificar
indicadores de eficacia para
cada uno de ellos.
• Retomar el concepto de
“Propiedad del Cliente” y
determinar mecanismos
adecuados para su control
eficaz, lo que permite asegurar
el no incurrir en un riesgo que
podría ser oneroso para la
Institución
Planificación y Revisión del Sistema -
Mejoramiento
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar• El proyecto, en etapa de
diseño, para las mejoras de
infraestructura locativa en
función de los procesos de
formación, evidencia el
compromiso con la mejora
continua y permite proyectar el
crecimiento institucional de
manera planificada y eficaz.
• •El Balanced Scorecard, que
• Evitar el registro y análisis de
los datos de los indicadores
con base en promedios, dado
que éstos subvencionan los
resultados poco exitosos y
castigan los muy buenos, lo que
conduce a la toma de acciones
no siempre eficaz.
• Revisar, documentar y socializar
Más para ti.
• •El Balanced Scorecard, que
como herramienta de gestión,
se ha convertido en el
referente para la toma de
decisiones y acciones de
mejora, demuestra el enfoque
sistémico y facilita la
construcción del norte
institucional.
• El apoyo en el desarrollo de
competencias de Auditor
Interno, compartiendo las
buenas prácticas, identificadas
a través de la evaluación del
desempeño de los auditores,
va a permitir fortalecer el
proceso y la eficacia del SGC.
• Revisar, documentar y socializar
el procedimiento para el control
del Producto no Conforme, de
tal manera, que se evidencie
que los registros y correctivos,
se realizan antes y durante la
prestación del servicio, evitando
la insatisfacción por parte de los
usuarios y/o las quejas y
reclamos. Realizar de manera
exhaustiva y sistemática, el
registro de los datos, como un
insumo importante para
asegurar la conformidad del
sistema.
Planificación y Revisión del Sistema -
Mejoramiento
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• Como evidencia de que se
conocen los conceptos de
medición y como insumo para
los análisis de datos
pertinentes, denominar los
indicadores por su verdadera
categoría en términos de
eficiencia, eficacia,
efectividad, productividad y
Más para ti.
efectividad, productividad y
competitividad e igualmente
asignarlos donde realmente
corresponda, para asegurar la
toma de acciones eficaces,
luego de los correspondientes
análisis de resultados.
• Trabajar en la consolidación
de las cadenas de valor de las
unidades estratégicas de
negocios, con el fin de
fortalecer el enfoque de la
gestión por procesos que
permita superar los modelos
funcionales.
Planificación y Revisión del Sistema -
Mejoramiento
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar• Continuar trabajando desde la
capacitación en el desarrollo de la
competencia para la descripción
de las acciones preventivas de tal
forma que se facilite el análisis de
causas y la toma de acciones
orientadas a la eliminación de
éstas, que permitan que el riesgo
potencial no se materialice.
• Motivar la respuesta por parte de
la comunidad educativa, en la
Más para ti.
la comunidad educativa, en la
evaluación de satisfacción de los
diferentes grupos de interés de la
institución, para asegurar la
confiabilidad de los datos y facilitar
la toma de acciones correctivas y/o
de mejora eficaces.
• Asegurar el cumplimiento de los
requisitos aplicables en los
diferentes procesos, desde la
elaboración de las listas de
verificación.
• Evidenciar la evaluación de
satisfacción del cliente por parte
del proceso de gestión de la
calidad, con el fin de
retroalimentar el sistema, luego de
analizados los resultados.
Gestión Financiera - Compras
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• Reconocimiento a la
administración de Gastos
desde el Sistema Sócrates.
• Reconsiderar el criterio de
calificación del desempeño del
proveedor que hoy se tiene
establecido en 3.5 sobre 5.0,
dado que conlleva a la
medición con un valor facilista
en términos de exigencia de
calidad para el sistema.
• Describir las variables
Más para ti.
• Describir las variables
determinadas como criterios
de selección y precisar su
significado, para evitar la
subjetividad por parte de
quien decide la vinculación de
un nuevo proveedor.
• Evidenciar la evaluación de
conformidad de cada una de
las compras de bienes e
insumos e igualmente el cargo
a quien se le ha delegado la
calificación, para identificar las
competencias para ello y
asegurar el recurso adquirido.
Gestión Tecnológica
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
. • Las propuestas de revisión de
los niveles de desempeño
para aquellos indicadores
que han demostrado el
cumplimiento y superación
de las metas, evidencia el
compromiso con la mejora
continua.
Más para ti.
Gestión Logística
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• Reconocimiento al Plan de
Mantenimiento Preventivo.
• Revisar y ajustar el texto del
objetivo asignado al proceso,
para hacerlo responsable de
resultados esperados para la
Institución y así, identificar
indicadores de eficacia.
Gestión Humana
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
•La planificación para el cambio
de enfoque del proceso de
Gestión Humana, va a
permitir de manera
controlada, asegurar los
objetivos planificados y
conseguir el desarrollo de
competencias en los equipos
de trabajo.
• Revisar y ajustar el texto del
objetivo asignado al proceso,
para hacerlo responsable de
resultados esperados para la
Institución y así, identificar
indicadores de eficacia.
• Determinar un objetivo para
cada uno de los temas de
capacitación, que determine el
Más para ti.
de trabajo. capacitación, que determine el
resultado esperado para la
Institución y se facilite el
establecimiento de los
criterios para la evaluación de
la eficacia posterior.
• Iniciar la medición de equipos
de trabajo como
complemento de las
evaluaciones individuales,
como aporte a gestión de los
procesos y la consolidación de
equipos auto-dirigidos.
Gestión Humana
Aspectos Relevantes Aspectos por Mejorar
• Como complemento de las
mediciones de desempeño y
eficacia de la capacitación, es
importante medir el impacto
de la Gestión Humana en los
procesos misionales de la
Institución, con el fin de
retroalimentar el Sistema,
luego de realizados los análisis
Más para ti.
luego de realizados los análisis
de resultado.
• Agilizar la implementación del
nuevo diseño y
documentación del proceso
de Gestión Humana, para no
incurrir en largos períodos sin
medición de resultados.
• Alinear el instrumento de
evaluación del desempeño del
personal con las habilidades
determinadas en la
documentación de los perfiles
de cargos, para evitar las
generalizaciones y la
subjetividad por parte de
quien califica.
¡FELICITACIONES!
Más para ti.
Informe CEIPAVisita ICONTEC 2010
Más para ti.
