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INFORME DE AUDITORIA INTEGRAL AL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ Bogotá D.C. agosto de 2019

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INFORME DE AUDITORIA INTEGRAL AL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

Bogotá D.C. agosto de 2019

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA ----------------------------------------------- 3 1.1 Objetivos Específicos ----------------------------------------------------3

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA ----------------------------------------------- 3 3. PROCESO AUDITADO ------------------------------------------------------ 3 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES ------------------------------------------ 3

4.1 Antecedentes (si aplica) -------------------------------------------------3

4.2 Marco Legal (si aplica) -------------------------------------------------- 4

5. ASPECTOS GENERALES ---------------------------------------------------- 4 5.1 Términos del Informe (si aplica) ----------------------------------------- 4

5.2 Responsabilidad -------------------------------------------------------- 4

5.3 Plan General de Auditoria ----------------------------------------------- 4

6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA -------------------------------------------- 4 7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS (SI APLICA) -------------------------------- 30 8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ------------------------------------------- 30

8.1 Aspectos Conformes (si aplica) ----------------------------------------- 30

8.2 No Conformidades Reales (si aplica) ------------------------------------ 30

8.3 Oportunidades de Mejora (si aplica) ------------------------------------ 35

9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA ---------------------------------------- 35

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1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Evaluar la gestión integral del Fondo de Programas Especiales para la Paz - FONDO PAZ

1.1 Objetivos Específicos

Evaluar la gestión desarrollada por los grupos internos de trabajo en cada una de las etapas de la contratación.

Evaluar el cumplimiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Evaluar la gestión financiera.

Evaluar la gestión documental.

Evaluar la seguridad de la información.

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoría tendrá como alcance la gestión correspondiente a la vigencia 2018 y el primer semestre de 2019. 3. PROCESO AUDITADO Gestión de Asuntos Estratégicos – Fondo de Programas Especiales para la Paz

Grupo de logística. Grupo de infraestructura social. Grupo de proyectos especiales. Gestión financiera. Gestión documental. Seguridad de la información

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Antecedentes (si aplica) El desarrollo de la presente auditoría obedece al cumplimiento del programa general de auditoría aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para la vigencia 2019, donde se programó una auditoría integral al proceso de Gestión de Asuntos Estratégicos dirigido al Fondo de Programas Especiales para la Paz FONDOPAZ.

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4.1 Marco Legal (si aplica) Ley 368 de 1997, Decreto Reglamentario 2429 de 1997 y demás normas que apliquen al Fondo de Programas Especiales para la Paz 5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe (si aplica)

Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:

No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

Oportunidad de Mejora – OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Se constituye como una Recomendación.

5.2 Responsabilidad

La responsabilidad de la Oficina de Control Interno es adelantar la auditoría de conformidad con lo planteado en el plan general orientada al cumplimiento de los objetivos propuestos, y comunicar mediante un informe las no conformidades y recomendaciones de acuerdo a lo observado.

5.3 Plan General de Auditoria

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE - en cumplimiento de su rol de evaluador independiente, remitió el Plan General de Auditoría No. 15 del 19 de julio de 2019, mediante el cual informó el objetivo, alcance y actividades a ejecutarse. 6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA En el desarrollo de la auditoría, se consideró especialmente el proceso de contratación, el cual se dividió y verificó los siguientes aspectos.

Ejecución del contrato y seguimiento (supervisión). Publicación. Modificaciones a contratos. Liquidación. Reporte SIRECI.

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Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Para lo anterior, se tomó se tomó como documento fuente, el Manual de Contratación M-BS-01 versión 18 y en particular el Capítulo VI, el cual estuvo vigente hasta el 18 de mayo de 2019 y se seleccionó una muestra de 30 contratos correspondientes a las vigencias 2018 y 2019 los cuales se relacionan a continuación: CONSECUTIVO CONTRATO No. CONTRATISTA

1 FP 009 2018

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL PERPETUO SOCORRO

2 FP 012 2018 ESE SAN JUAN DE DIOS DE ANORI

3 FP 015 2018

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL

4 FP 031 2018 SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A.

5 FP 163 2018 IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA

6 FP 270 2018 WILLIAM ANDRES VELA LOZANO

7 FP 173 2018 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO POPAYAN ESE

8 PF 174 2018

HOSPITAL MARIA INMACULADA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

9 FP 180 2018

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL NIVEL I EL BORDO

10 FP 214 2018 EXPRECARD´S S A S

11 FP 221 2018 CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL

12 FP 224 2018 CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL

13 FP 225 2018 CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL

14 FP 232 2018 INTERDI LTDA

15 FP 237 2018 CILAM CONSULTING GROUP SAS

16 FP 278 2018 JUAN CAMILO VELASQUEZ MILLAN

17 FP 036 2019 JOSE ALBERTO MARTIN MAZUERA

18 FP 084 2019 ELSA TORRES ARENALES

19 FP 085 2019 MARIA MARGARITA ROMERO MORENO

20 FP 087 2019 ABDRES FERNANDO BETANCOURTH GONZALEZ

21 FP 090 2019 LUIS DIOFANTE LORDUY HERNANDEZ

22 FP 094 2019 MARIA CONSUELO RODRIGUEZ DÍAZ

23 FP 098 2019 KAREN CAMILA RICO TABORDA

24 FP 105 2019 CRISTHIAN ALEXANDER CABALLERO MORA

25 FP 109 2019 SERGIO STIVEN CONTRERAS LEON

26 FP 118 2019 ANDREA PATRICIA DEL PILAR GUTIERREZ ESQUIVEL

27 FP 130 2019 VIVIANA CAROLINA LOPEZ ROMERO

28 FP 147 2019 MONICA ALEXANDRA CORTES OLIVARES

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29 FP 160 2019 MARIA CAROLINA CAMACHO BOLIVAR

30 FP 172 2019 MORALES GARCIA VANESSA PAOLA

Adicionalmente, se verificó el Área financiera y Gestión de Recursos Físicos, Gestión Documental y Seguridad de la Información.

6.1 Ejecución del contrato y seguimiento (supervisión) Contrato FP 214 2018 EXPRECARD´S S.A.S.

a- El contrato tuvo durante su ejecución 2 supervisores designados. En la revisión documental a la carpeta asociada al contrato, no se evidenció el “Informe por cambio de supervisor (F-BS-47)”, incumpliendo el numeral 2.2.3.1.22 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18. No Conformidad 01.

Contrato 224 2018 CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL

a- Mediante OFI-00091360 / IDM 111300 del 9 de agosto de 2018, se designó al señor NELSON ORLANDO CARREÑO BERNAL como supervisor del contrato el cual estuvo desde el 28 de agosto hasta el 10 de septiembre de 2018, según lo observado en el informe de cambio de supervisión en el folio 462 al 466 y el informe parcial de supervisión el cual fue expedido el 13 de septiembre de 2018. No obstante, lo anterior, posterior a la fecha antes señalada, el señor Nelson Orlando Carreño Bernal, autorizó y firmó como supervisor la “Certificaciones de pago” sin tener la competencia para ello. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.1 del Manual de Contratación M-BS-01 (versión 18). No Conformidad 07.

b- El 28 de agosto de 2018, se suscribe por parte del supervisor el Acta de Inicio

de la obra del contrato FP 224 2018, sin embargo, se observa una comunicación del 24 de octubre de 2018 en donde la interventoría manifiesta que se encuentra pendiente por parte del contratista, que se subsane la “Hoja de Vida” de uno de los residentes de obra; adicionalmente, se observa una comunicación del 22 de noviembre de 2018 en donde la interventoría manifiesta que el contratista no cuenta con la vinculación del Director de Obra. Lo anterior indica que se suscribió el acta de inicio de obra sin verificar el cumplimiento del total de los requisitos por parte del contratista contenidos en el numeral 1 de las Obligaciones Específicas del Contratista, la cual dispone: “Elaborar y entregar el cronograma estimado de obra, las hojas de vida del personal y el listado del equipo requerido, lo cual deberá será aprobado por el supervisor, como requisito previo a la suscripción del acta de inicio. Dicha

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documentación formará parte del presente contrato” y del numeral 8 el cual dispone: “Disponer del personal calificado, vehículos, maquinaria, equipos y demás elementos necesarios para garantizar el cumplimiento del objeto del contrato”. No Conformidad 02.

c- Se evidenciaron debilidades en el control de la información documentada en las

situaciones expuestas a continuación:

- En el informe mensual No. 1 (del 28 de agosto al 27 de septiembre de 2018), no cuenta con las firmas de la persona que lo elaboró, de quien lo revisó y de quien lo aprobó.

- El Informe General del Proyecto (Folios 1569 – 1570) no cuenta con la firma de

la persona encargada de realizar la revisión y aprobación del documento.

- Las actas de vecindad (Folios 1389 – 1394) no cuentan con firmas por parte del supervisor o interventor.

- El acta de terminación del contrato de obra FP 224 de 2018, presenta inconsistencias con relación a las fechas de las prórrogas. El acta no refleja el período de suspensión (del 29/01/2019 al 12/02/2019). Adicionalmente, está firmada por el señor Nelson Orlando Carreño Bernal como supervisor del contrato. Sin embargo, el señor Carreño Bernal de acuerdo al acta no estuvo en la reunión y para la fecha no era el supervisor, considerando el informe por cambio de supervisor donde se señala que se desempeñó como supervisor durante el periodo comprendido entre el 28/08/2018 y el 10/09/2018.

Incumpliendo lo establecido en el Numeral 7.5.3 Control de la Información Documentada de la NTC ISO 9001:2015.

Contrato FP 180 2018 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL NIVEL I EL BORDO

a- En la revisión documental de la carpeta asociada al contrato, se observó en el folio 97, un vacío de tiempo entre los supervisores, teniendo en cuenta lo siguiente: El señor Gabriel José Puello Kerguelen, estuvo como supervisor desde el 1/02/2018 al 31/08/2018; la señora Luz Piedad Herrera Rico actuó como supervisor desde el 12/09/2018 al 30/11/2018 (OFI18-00112624 del 12 de septiembre de 2018) y el señor Andrés Leonardo Forero Cadena fue designado como supervisor mediante OFI18-00165095 a partir del 13/12/2018.

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Lo anterior, evidencia que entre los períodos comprendidos del 1 al 11 de septiembre de 2018 y desde el 1 al 12 de diciembre de 2018, no hubo un supervisor designado para este contrato, incumpliendo lo establecido en el Manual de Contratación V 18 numeral 2.2.2 Designación de supervisión y responsabilidades implicadas en su ejercicio.

b- En los folios 94 y 95 del expediente contractual, se observó que el informe final

de ejecución y supervisión del contrato, se elaboró y presentó en el formato F-BS-25 V10 el cual para la fecha de la elaboración (6 de junio de 2019) se encontraba desactualizado; la versión vigente era la 11, la cual se aprobó el 2 de mayo de 2019; adicionalmente no se encuentra firmado por el supervisor. No Conformidad 04.

Contrato FP 009 2018 HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL PERPETUO SOCORRO

a- Se evidencia en el folio 212 del expediente del contrato el informe final de supervisión, presentado en el formato F-BS-25 V10 el cual para el momento de elaboración estaba desactualizado considerando que la fecha del acta es el 5 de julio de 2019; la versión vigente era la 11 que fue aprobada el 2 de mayo de 2019.

Contrato FP 174 2018 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MARIA INMACULADA

a- En la revisión documental de la carpeta asociada al contrato, se observó en el folio 331, un vacío de tiempo entre los supervisores, teniendo en cuenta lo siguiente: El señor Gabriel José Puello Kerguelen, estuvo como supervisor desde el 23/01/2018 al 31/08/2018; la señora Luz Piedad Herrera Rico (OFI18-00112624 del 12 de septiembre de 2018), actuó como supervisor desde el 12/09/2018 al 30/12/2018 y el señor Andrés Leonardo Forero Cadena fue designado como supervisor mediante OFI18-00165095 a partir del 13/12/2018. Lo anterior, evidencia que entre los periodos comprendidos desde el 1 al 11 de septiembre de 2018 y desde el 1 al 12 de diciembre de 2018, no hubo un supervisor designado para este contrato, incumpliendo lo establecido en el Manual de Contratación V 18 numeral 2.2.2 Designación de supervisión y responsabilidades implicadas en su ejercicio.

c- Adicionalmente, se observa en el expediente del contrato entre los folios 325 a 332 el informe final de supervisión, sin embargo, no tiene fecha por lo cual, no se pudo determinar la fecha de terminación de la ejecución del contrato. No Conformidad 03.

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Contrato FP237 2018 CILAM CONSULTING GROUP S.A.S.

a- Se observan debilidades en el control de la información documental, al encontrar que el acta de liquidación del contrato, no cuenta con la fecha de suscripción. Incumpliendo lo establecido en el numeral 7.5.3 Control de la Información Documentada de la NTC ISO 9001:2015.

b- No se evidenció en el expediente contractual, el documento que demuestre el

cumplimiento por parte del contratista con relación al CRONOGRAMA ESTIMADO APROBADO POR EL SUPERVISOR DEL CONTRATO. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 1 de las OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA.

c- Se evidenció en el expediente contractual en el folio 246 que la póliza de garantía

única de cumplimiento tiene vigencia a partir del 18/09/2018, cuando en realidad, la fecha de cobertura debería ser a partir de la suscripción del acta de inicio de la obra la cual tiene fecha del 18/10/2018 observada en el folio 264. Incumpliendo el compromiso establecido en el Acta de Inicio, en donde el Contratista debía actualizar las vigencias de las garantías de acuerdo con la fecha de suscripción de dicha acta.

Contrato FP 085 2019 MARÍA MARGARITA ROMERO MORENO

En la revisión del expediente contractual, se observaron debilidades en el cumplimiento de los deberes del supervisor, en los siguientes casos:

a- En la revisión del expediente contractual, se evidenció que en los informes presentados por el Contratista, en las Certificaciones Periódicas de Ejecución de Prestación de Servicios Personales e Informe Final del Supervisor, no se desarrollaron las siguientes obligaciones: - Revisar para firma del Director del Fondo las solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal de conformidad con lo establecido en el plan anual de adquisiciones - Llevar el control de la ejecución de los productos y las actividades de los proyectos de inversión del Fondo, de acuerdo a las solicitudes de CDP - Apoyar las solicitudes de actualización del plan anual de adquisiciones de Fondo Paz.

Obligaciones Informe 1

Informe 2

Informe 3

Informe 4

1. Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal (recursos inversión y funcionamiento) y entregar el informe al supervisor.

X

2. Revisar para firma del Director del Fondo las solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal de conformidad con lo establecido en el plan anual de adquisiciones.

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3. Llevar el control de la ejecución de los productos y las actividades de los proyectos de inversión del Fondo, de acuerdo a las solicitudes de CDP.

4. Apoyar la formulación y consolidación del anteproyecto de presupuesto de la entidad. X

5. Apoyar la construcción del plan de adquisiciones de la entidad. X

6. Realizar el seguimiento al plan anual de adquisiciones de la entidad. X

7. Apoyar las solicitudes de actualización del plan anual de adquisiciones de Fondo Paz.

8. Apoyar el seguimiento y elaborar informes de avance del plan de acción de Fondo Paz. X X

9. Revisar las actualizaciones al plan de acción. X X

10. Apoyar las actividades que determine la Dirección del Fondo en el marco del objeto del contrato. X X

11. Cumplir con las demás actividades relacionadas con el contrato que le sean indicadas por el Supervisor del contrato. X X X

b- No se observaron los soportes documentales que permitan verificar el

cumplimiento de las siguientes Obligaciones Generales:

- 17. Solicitar al Área de Tecnología y Sistemas de Información el backup de toda la información derivada de la ejecución del presente contrato y hacer entrega al supervisor del contrato.

- 18. b). Asistir a la inducción sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo y Medio Ambiente, realizada por el Área de Talento Humano de la Entidad.

No se evidenciaron los soportes documentales en el expediente contractual, que permitan verificar el cumplimiento de las Obligaciones Específicas del Contratista. Incumpliendo el numeral 2.2.3.1.2 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18. No Conformidad 06.

Se presenta una incoherencia en el informe final de supervisión, considerando que el mismo menciona que el contrato requiere liquidación. Sin embargo, en la Sección 2. Cláusulas Contractuales Generales – Cláusula Décima Segunda - Liquidación, se establece que: …”de conformidad con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, no es necesario liquidar los contratos de prestación de servicios o de apoyo a la gestión”, incumpliendo el Numeral 7.5.3. Control de la Información Documentada de la NTC-ISO 9001 2015. No Conformidad 05.

6.2 Publicación

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Contrato FP 214 2018 EXPRECARD´S S.A.S.

a- Se encuentran publicados los Informes de Supervisión en la página WEB del DAPRE. Sin embargo, al revisar en el SECOP, no se encuentran publicados los respectivos Informes de Supervisión, Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019. No Conformidad 8.

Contrato FP 225 2018 CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL

b- Se encuentran publicados los Informes de Supervisión en la página WEB del DAPRE. Sin embargo, al revisar en el SECOP, no se encuentran publicados los respectivos Informes de Supervisión, Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019.

Contrato FP 232 2018 INTERDI LTDA

c- Se encuentran publicados los Informes de Supervisión en la página WEB del DAPRE. Sin embargo, al revisar en el SECOP, no se encuentran publicados los respectivos Informes de Supervisión, Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019.

Contrato FP 221 2018 CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL

d- Se encuentran publicados los Informes de Supervisión en la página WEB del DAPRE. Sin embargo, al revisar en el SECOP, no se encuentran publicados los respectivos Informes de Supervisión, Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019.

Contrato FP 087 2019 ANDRÉS FERNANDO BETANCOUR GONZÁLEZ

e- Se encontraron debilidades en la publicación de los informes de ejecución por parte del supervisor del contrato, al no encontrar los informes de ejecución en el SECOP. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019.

Contrato FP 090 2019 LUIS DIOFANTE LORDUY HARNÁNDEZ

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f- Se encontraron debilidades en la publicación de los informes de ejecución por parte del supervisor del contrato, al no encontrar los informes de ejecución en el SECOP. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019.

Contrato FP 094 2019 MARIA CONSUELO RODRÍGUEZ DÍAZ

g- Se encontraron debilidades en la publicación de los informes de ejecución por parte del supervisor del contrato, al no encontrar los informes de ejecución en la Página Web de la Entidad ni en el SECOP. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019.

Contrato FP 224 2018 CONSORCIO MEJORAMIENTO VÍAL

h- Se encontraron debilidades en la publicación de los informes de ejecución por parte del supervisor del contrato, al no encontrar los informes de ejecución en el SECOP. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019.

6.3 Reporte SIRECI

Contrato FP 163 2018 IMPRENTA NACIONAL

a- En el reporte al SICERI con fecha 31 de diciembre de 2018, el contrato se

reportó por valor de $2.195.000.000, sin tener en cuenta la reducción efectuada mediante otrosí 01 del 27 de noviembre de 2018 por valor de $1.100.000.000.00 quedando un valor total del contrato por $1.095.000.000.00, valor que debió ser el informado al ente de control.

Adicionalmente, a diciembre 31 de 2018 se reportó al señor Carlos Leonardo Córdoba Martinez como supervisor del contrato el cual no tuvo esta designación; sin embargo, se evidenció en el expediente, que a través del Memorando MEM18-00017330 del 19 de octubre de 2018 en el folio 104 se designó al señor Antonio Quiñones Valero Director Temático como supervisor tal como lo establece la cláusula 8 del contrato. No Conformidad 9

Contrato FP 009 2018 HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL PERPETUO SOCORRO

b- A 31 de diciembre de 2018, se reportó en el SIRECI, al señor Gabriel José Puello Kerguelen como supervisor del contrato, el cual fue designado

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mediante OFI18-00005043 de enero 22 de 2018, sin embargo, se evidencia en el expediente en el folio 134, que mediante MEM18-00165095 de 13 dic 2018 se designó al señor Andrés Leonardo Forero Cadena como supervisor del contrato, siendo lo correcto que se hubiera reportado el supervisor que estuvo hasta el momento de la liquidación del contrato.

6.4 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

6.4.1 Personal de Planta

Durante la vigencia 2019, ingresaron 3 funcionarios de planta al Fondo de Programas Especiales para la Paz, de conformidad con el listado enviado por el Área de Talento Humano del DAPRE, así:

Se evidenció, que, por parte del Área de Talento Humano, específicamente por la ARL se realizó la Verificación de las Condiciones Ergonómicas de Puestos de Trabajo de las personas mencionadas el día 12 de febrero de 2019, con las siguientes observaciones:

CARGO CÓDIGO CARGO

CÉDULA FECHA

INGRESO

ASESOR 221007 79.283.613 1/02/2019

ASESOR 221005 39.674.401 1/02/2019

ASESOR 221005 91.013.285 1/02/2019

CARGO CÉDULA FECHA

INGRESO OBSERVACION

ASESOR 79.283.613 1/02/2019

Se realiza inspección de puesto de trabajo en el cual se evidencia ubicación del VDT, de

forma frontal, hace uso de equipo portátil, se sugiere al funcionario (1) elevador portátil

con el fin de ajustar altura adecuada de la pantalla respecto a la horizontal (máx. 30º flexión cuello), así mismo se sugiere un teclado y mouse adicional de modo que quede

ubicado sobre el plano de trabajo y paralelo, y a una distancia adecuada (extensión

completa de codos y apoyo de antebrazos sobre la superficie de trabajo) o se sugiere hacer uso de una pantalla de visualización fija y ubicarla a la altura y distancia adecuada; se

ajusta altura adecuada de la silla (flexión de cadera y rodillas a 90º), se aconseja hacer

uso de apoyapiés de forma frecuente, las dimensiones de la superficie de trabajo son adecuadas (longitud 1.52 cm, profundidad 60 cm, altura 71cm), con relación a la espacio

de trabajo se evidencia espacio de trabajo inadecuado, se aconseja ubicar al funcionario

en un espacio de trabajo adecuado como mínimo 2 MT2. Se indica al funcionario la importancia de adoptar posturas correctas frente al computador, ejecutar pausas activas

diariamente durante la jornada laboral y alternar posturas por cada hora de trabajo, con el

fin de evitar la aparición de desórdenes músculos esqueléticos.

ASESOR 39.674.401 1/02/2019

Se realiza inspección de puesto de trabajo en el cual se evidencia ubicación del VDT, de

forma frontal, se ajusta altura adecuada de la pantalla respecto a la horizontal (máx. 30º

flexión cuello), se ajusta distancia adecuada de la pantalla, (extensión completa de codos y apoyo de antebrazos sobre la superficie de trabajo); se ajusta altura del teclado y mouse

de modo que quede sobre el plano de trabajo y paralelo; se ajusta altura de la silla

permitiendo apoyo total de pies (90º flexión rodillas), se sugiere hacer uso de apoyapiés de forma frecuente; las dimensiones de la superficie de trabajo son adecuadas (longitud

1.52 cm, profundidad 60cm, altura 71cm), con relación al espacio de trabajo se evidencia

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Se realizó una nueva inspección de los puestos de trabajo el día 09-Julio-2019, donde se encontraron las mismas condiciones de trabajo. Sin embargo, con relación a la capacitación en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de los tres funcionarios que ingresaron al Fondo de Programas Especiales para la Paz, el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo manifestó mediante correo electrónico del día 29 de agosto de 2019, que en las inducciones y reinducciones que se han realizado por parte de este grupo, no se encontraron estos funcionarios como participantes en las mismas.

6.4.2 Contratistas

Se evidenció, que la ARL realizó la verificación de las condiciones ergonómicas de puestos de trabajo el 26 febrero de 2019 a la Contratista Dayana Marcela Lozano Ávila, quien en cumplimiento a las obligaciones del contrato realizó la solicitud al Área de Talento Humano, en donde se realizaron las observaciones respectivas. No se pudo establecer que los demás contratistas realizaran y cumplieran esta obligación. Se hizo una selección de 13 contratos firmados en las vigencias 2018 y 2019 para verificar el cumplimiento de las obligaciones que tienen los contratistas frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente estipulada en los contratos relacionado con: a) Afiliarse a la Administradora de Riesgos Laborales de su elección, y b) Asistir a la inducción sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, realizada por el Área de Talento Humano de la Entidad.

espacio de trabajo inadecuado, se aconseja ubicar a la funcionaria en un espacio de trabajo

adecuado como mínimo 2 MT2; debajo del escritorio debe haber un adecuado espacio para miembros inferiores (no cajas u obstáculos como CPU o UPS bajo el escritorio, por

lo tanto se aconseja retirar obstáculo (soporte) debajo del escritorio, lateral izquierdo y

de esta manera ubicar cajonera adecuadamente, se ubica los elementos de alcance frecuente en la zona de alcance óptimo. Se indica a la funcionaria la importancia de

adoptar posturas correctas frente al computador, ejecutar pausas activas diariamente

durante la jornada laboral y alternar posturas por cada hora de trabajo, con el fin de evitar la aparición de desórdenes músculos esqueléticos.

ASESOR 91.013.285 1/02/2019

Se realiza inspección de puesto de trabajo en el cual se evidencia ubicación del VDT, de

forma frontal, se ajusta altura adecuada de la pantalla respecto a la horizontal (máx. 30º

flexión cuello), se ajusta distancia adecuada de la pantalla, (extensión completa de codos y apoyo de antebrazos sobre la superficie de trabajo); se ajusta altura del teclado y mouse

de modo que quede sobre el plano de trabajo y paralelo; se ajusta altura de la silla

permitiendo apoyo total de pies (90º flexión rodillas), se sugiere hacer uso de apoyapiés de forma frecuente; las dimensiones de la superficie de trabajo son adecuadas (longitud

1.52 cm, profundidad 60cm, altura 71cm), con relación al espacio de trabajo se evidencia

espacio de trabajo inadecuado, se aconseja ubicar al funcionario en un espacio de trabajo adecuado como mínimo 2 MT2. Se indica al funcionario la importancia de adoptar

posturas correctas frente al computador, ejecutar pausas activas diariamente durante la

jornada laboral y alternar posturas por cada hora de trabajo, con el fin de evitar la aparición de desórdenes músculos esqueléticos.

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Y con el Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo-SST y Medio Ambiente Para Contratistas (M-TH-02), donde se establece en el numeral 4. Evaluaciones Médicas Ocupacionales lo siguiente: “Personal contratista que realiza actividades en oficina, deberán realizarse los siguientes exámenes: - Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular - Examen de optometría.”

Con los siguientes resultados:

No NO. DE

CONTRATO

CONTRATISTA : NUMERO DE

CEDULA o RUT

FECHA DE INICIO

CONTRATO

OBSERVACION CONTRATO

PUBLICACION

SECOP

CHARLA DE SGSST Y MA

ARL CERTIFICADO

EXAMEN MEDICO OCUPACIONAL

1 FP 270 2018

1.072.699.610 2018/12/01

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 18. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP II Listado de Asistencia 20-Mayo-2019

ARL Positiva desde 28-Noviembre-2019.

No se evidenció en el expediente el Contrato la Certificación del Examen Médico Ocupacional.

2 FP 278 2018

79.785.242 2018/12/12

No existe Obligación con relación a la SGSST

SECOP II Listado de Asistencia 20-Mayo-2019

ARL Positiva desde 13-Diciembre-2019.

Certificado de Aptitud Laboral. Maximus S y B SAS. Énfasis Osteomuscular (No se realiza examen Optometría)

3 FP 036 2019

80.408.260 02/01/2019

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 21. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP II Listado de Asistencia Diciembre-2018

ARL Positiva desde 1-Abril-2019.

Certificado de Aptitud Laboral de Ingreso - Diamedical Ltda. Examen Médico Ocupacional con énfasis Osteomuscular. (No se realiza examen Optometría)

4 FP 084 2019

63.323.375 2019/01/22

No existe Obligación con relación a la SGSST

SECOP II

La contratista prestó servicios de interventoría para Fondo Paz y por disponibilidad de tiempo no realizó la inducción.

ARL Positiva desde 31-Enero-2019

Concepto Médico Ocupacional - Esalud Ocupacional. Examen Médico Ocupacional (No se realizó Optometría)

5 FP 094 2019

52.618.615 2019/02/26

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP II

En el momento que se llamó para inducción no fue posible contactarla.

Está afiliada a ARL Positiva desde 28-Feb-2019

Informe de seguridad y salud en el trabajo Medilaboral. Examen Médico de Ingreso - Énfasis Osteomuscular del 17-Julio-2018

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

No NO. DE

CONTRATO

CONTRATISTA : NUMERO DE

CEDULA o RUT

FECHA DE INICIO

CONTRATO

OBSERVACION CONTRATO

PUBLICACION

SECOP

CHARLA DE SGSST Y MA

ARL CERTIFICADO

EXAMEN MEDICO OCUPACIONAL

6 FP 098 2019

1.032.452.265 2019/05/02

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 22. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP I Listado de Asistencia 20-Mayo-2019

ARL Positiva desde 30-Abril-2019

Certificado Médico de E.S.E Hospital de la Vega (No se presenta el de Optometría y no es una certificación de Examen de Ingreso)

7 FP 105 2019

80.065.170 2019/05/02

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 22. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP I Listado de Asistencia Abril-2019

No se evidencia en el Expediente Contractual el certificado de afiliación a la ARL

Examen Médico Ocupacional de Ingreso Cendiatra (No especifica Exámenes realizados)

8 FP 109 2019

1.016.039.383 2019/05/02

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 22. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP I Listado de Asistencia 20-Mayo-2019

ARL Positiva desde 30-Abril-2019

Examen Médico Ocupacional de Ingreso Cendiatra (No especifica Exámenes realizados)

9 FP 118 2019

52.784.788 2019/05/02

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 22. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP I Listado de Asistencia Abril-2019

ARL Positiva desde 30-Abril-2019

Certificado Médico de Aptitud Ocupacional I.P.S H.S.E.Q Unidad Medica. Exámenes de ingreso (Cardiovascular, Osteomuscular, neurológico, pulmonar y optometría)

10 FP 130 2019

52.972.634 2019/05/02

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 22. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP I Listado de Asistencia 20-Mayo-2019

No se evidencia en el Expediente Contractual el certificado de afiliación a la ARL

Examen Médico Ocupacional Periódico Cendiatra. Exámenes: Medico, Osteomuscular énfasis Espalda, Condición Visual.

11 FP 147 2019

1.010.209.945 2019/05/02

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 21. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP I Listado de Asistencia 20-Mayo-2019

ARL Positiva desde 30-Abril-2019

Examen Médico Ocupacional de Ingreso Cendiatra (No especifica Exámenes realizados)

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

No NO. DE

CONTRATO

CONTRATISTA : NUMERO DE

CEDULA o RUT

FECHA DE INICIO

CONTRATO

OBSERVACION CONTRATO

PUBLICACION

SECOP

CHARLA DE SGSST Y MA

ARL CERTIFICADO

EXAMEN MEDICO OCUPACIONAL

12 FP 160 2019

52.045.097 2019/05/02

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 21. Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP I Listado de Asistencia 3-Octubre-2018

ARL Positiva desde el 30-Abril-2019

Certificado de Evaluación Médica Ocupacional Anali.S.O. (Evaluación Consulta Ocupacional, Énfasis Osteomuscular, Audiometría, Optometría, Peril Lipidico, Glicemia)

13 FP 172 2019

1.044.928.645 2019/06/13

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 22.Obligaciones del contratista frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

SECOP I

La ejecución de su contrato es en el Departamento de Bolívar y en el momento que vino no hizo la inducción.

Afiliada a ARL Positiva desde 13/Jun/2019

Concepto de Aptitud Laboral de Médico Especialista en SO 0555. Únicamente con Examen Médico, no se incluye examen de Optometría

Con relación a lo anterior se concluye lo siguiente:

1. En los expedientes contractuales FP 105 2019 y FP 130 2019, no se evidenció

el certificado de Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales.

2. En el contrato FP-270 2018 no se evidenció la Certificación del Examen Médico

Ocupacional.

3. El contrato FP 098 2019 presenta una Certificado Médico de E.S.E Hospital de

la Vega y no corresponde a una Evaluación Médica Pre ocupacional. No

Conformidad 11.

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

4. En los siguientes contratos no se evidenció el Examen de Optometría: FP-278

2018, FP 036 2019, FP 084 2019, FP 172 2019.

a- De los 13 contratos revisados de diciembre 2018 a junio 2019, se evidenció que

Los contratos FP 278 2018 y FP 084 2019 no tienen la obligación del contratista

frente al SG-SST, para lo cual se recomienda que todos los contratos incluyan

esta cláusula con el fin de realizar seguimiento al Sistema de Seguridad y Salud

den el Trabajo por parte de los supervisores.

b- Se recomienda mantener actualizados los expedientes contractuales con la

información requerida, teniendo en cuenta que en los expedientes contractuales

FP 105 2019 y FP 130 2019, no se encuentran los certificados de afiliación a la

Administradora de Riesgos Laborales, ni en el contrato FP 270 2018 se encontró

la Certificación del Examen Médico Ocupacional.

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

c- Se recomienda realizar seguimiento a la capacitación en el Sistema de Seguridad

y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de los funcionarios que ingresan a Fondo

de Programas Especiales para la Paz, con el fin de cumplir con las normas en

Seguridad y Salud en el Trabajo-SST establecidas en la entidad. No

Conformidad 10.

6.5 Gestión Financiera Se evidenció durante el desarrollo de la auditoría y en particular en la prueba de recorrido de toma física de inventarios, para lo cual se solicitaron los listados sistematizados generados por el sistema ALADINO con el cual se maneja y controlan los bienes (recursos físicos), que se tienen al servicio (mejorar redacción) bienes totalmente depreciados según la siguiente relación:

DESCRIPCIÓN PLACA VALOR ADQUISICIÓN

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

SALDO EN LIBROS

TELEFONO CELULAR 10406400 2.236.899,92 2.236.899,92 0,00

TELEFONO CELULAR 10406547 2.227.899,48 2.227.899,48 0,00

TELEFONO CELULAR 10406554 1.937.900,00 1.937.900,00 0,00

TELEFONO CELULAR 10406574 2.447.580,00 2.447.580,00 0,00

SCANNER 10405491 1.288.572,00 1.288.572,00 0,00

TELEFONO CELULAR 10406396 1.909.900,56 1.909.900,56 0,00

TELEFONO CELULAR 10406399 2.236.899,92 2.236.899,92 0,00

TELEFONO CELULAR 10406401 2.236.899,92 2.236.899,92 0,00

TELEFONO CELULAR 10406552 994.900,00 994.900,00 0,00

TELEFONO CELULAR 10406555 1.788.999,20 1.788.999,20 0,00

TELEFONO CELULAR 10406562 1.370.000,00 1.370.000,00 0,00

Con lo anterior, no se está dando cumplimiento al Manual de Políticas Contables V5 del DAPRE. No Conformidad 13. De igual forma, se pudo evidenciar, que al contratista encargado del control y manejo de los recursos físicos se le han cargado bajo su responsabilidad bienes que están al servicio de otros funcionarios y contratistas, cuando en realidad tiene únicamente a su servicio un equipo de cómputo, una silla y su escritorio, lo cual se evidencia en la siguiente relación:

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Con lo anterior, se incumple con el Manual para el Manejo y Control de los Bienes M-GA-03 del DAPRE. No Conformidad 14

6.6 Gestión Documental

Actualmente el Fondo de Programas Especiales para la Paz se encuentra organizado con fundamento en la siguiente estructura interna

Fuente: Fondopaz

En desarrollo de la Auditoria Integral al Fondo de Programas Especiales para la Paz, se observó que la TRD que se está utilizando es la de la vigencia del 2014 la cual fue aprobada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, mediante Acta No 05 del 21 de julio de 2014 y certificado expedido por el AGN del 11 de septiembre de 2014, en el cual se evidencia el cumplimiento del proceso de convalidación de las Tablas de Retención TRD presentadas por el DAPRE y que actualmente está vigente.

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

En el marco de la Auditoria se tomó una muestra selectiva de la TRD vigente del Fondo, donde se verificaron las series documentales: Contratos de Prestación de Servicios y Actas y se verificó la aplicación de las normas que determinan la obligación por parte de las dependencias de acatar los criterios establecidos para la organización, conservación y custodia de los documentos que conforman los archivos de gestión:

Creación, conformación y gestión de expedientes (artículo 4, 5, 6 Y 7 del Acuerdo

No 002 de 2014 y numerales 3 y 4 del artículo 4 del Acuerdo 042 de 2002).

Elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del

expediente (parágrafo del artículo 15 del Acuerdo No 05 de 2013 y artículo 12 del

Acuerdo No 02 de 2014)

Identificación de unidades de conservación: El numeral 5 del artículo 4 del

Acuerdo No 042 de 2002, señala que "Las carpetas y demás unidades de

conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su

ubicación y recuperación […]

En la organización de los archivos públicos NO se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad física de los documentos. (Parágrafo del artículo 27 del acuerdo N° 02 de 2014).

La muestra tomada de los expedientes que conforman la serie Contratos de Prestación de Servicios fue:

LINEA PROYECTOS ESPECIALES

CONTRATO 165 DE 2019 MARTHA NATALI CADENA MAYA CONTRATO 166 DE 2019 MARIA CONSUELO RODRIGUEZ DIAZ CONTRATO 167 DE 2019 CARLOS ALFONSO ROJAS TIRADO CONTRATO 168 DE 2019 MARIA ANGELA CAICEDO

LINEA INFRAESTRUCTURA SOCIAL

CONTRATO 055 DE 2019 CAMILO ERNESTO OSPINA MALDONADO CONTRATO 060 DE 2019 LUZ PIEDAD HERRERA RICO CONTRATO 102 DE 2019 DORIS ASTRID LOZANO BERRIO CONTRATO 115 DE 2019 ERNESTO GOMEZ HOYOS

LOGISTICA

CONTRATO 124 DE 2019 ANDERSON VILLAMIL

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

CONTRATO 129 DE 2019 ANGELA MARIA GONZALEZ ALVAREZ CONTRATO 132 DE 2019 CLAUDIA MARLENY CUADROS

En la Serie de Actas se verificó la carpeta de las actas del subcomité del sistema de control interno.

Serie y Subserie Hoja de

Control Foliación Material

Abrasivo Descripción Rótulo

Caja

Carpeta

Observaciones

Contratos de prestación de servicios

SI

SI

SI

SI

SI

SI

Se verificaron 11 expedientes: línea proyectos especiales (4) línea infraestructura social (4) Logística (3)

Actas

SI

SI

SI

SI

SI

SI

Se verificó el acta del subcomité del sistema de control Interno

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Una vez realizada la verificación del Archivo de Gestión del Fondo de Programas Especiales para la Paz, se pudo establecer que se está cumpliendo con la Ley 594 de 2000 y sus acuerdos reglamentarios y los lineamientos dados por el Proceso de Gestión Documental de la entidad.

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Se realizaron transferencias primarias el 4 de junio de la presente vigencia, de acuerdo al cronograma establecido por Gestión Documental.

Se evidencia que en el archivo de gestión hay buenas condiciones ambientales, cuenta con archivadores rodantes y con unidades de almacenamiento (cajas y carpetas). También se observó que el lugar de trabajo de las personas que están a cargo de ésta labor está separado y cuenta con extintores tanto en el lugar de trabajo como en el archivo de gestión y se están implementando los protocolos de seguridad de la información.

Cabe resaltar el compromiso del grupo de gestión documental y la articulación que se tiene con cada uno de los equipos de trabajo en la organización y conservación de los documentos que conforman los archivos de gestión.

Se evidenció como valor agregado al procedimiento de archivo, el desarrollo de un control en la elaboración de los índices de tal forma que lo físico coincida con la matriz que se tiene para elaborar el índice de los expedientes.

Sin embargo, se evidenció en el lugar de trabajo tres filas de cajas de expedientes de la vigencia 2019, donde se podría estar exponiendo los documentos que conforman los expedientes y por ende la información, debido al peso de las cajas unas sobre otras. Por lo anterior se Recomienda ubicar dichas cajas en los archivadores dispuestos para éste fin y así poder garantizar la conservación de la información.

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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Una vez identificada la recomendación anterior, fue corregida por los responsables durante el desarrollo de la auditoría.

6.7 Seguridad de la Información

Con el objetivo de indagar acerca del conocimiento y aplicación de las políticas de seguridad de la información establecidas en la Presidencia de la República, se aplicó una encuesta dirigida a todas las personas pertenecientes al Fondo de Programas Especiales para la Paz, con respecto a temas como uso de contraseñas, bloqueo de pantallas, y protección de información reservada o clasificada. En la encuesta se incluyeron 10 preguntas de opción múltiple con única respuesta. Fueron enviadas de forma virtual a los funcionarios y contratistas de la Dependencia, un total de 55, de los cuales se recibieron 38 respuestas, es decir se logró recolectar una muestra del 69% de la población. A continuación, se muestran los resultados obtenidos:

Resultados de la encuesta

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

A partir de las gráficas anteriores, con respecto a las preguntas 1 a 9 se observa que en general son pocas las personas que no siempre ponen en práctica las políticas de seguridad de la información del DAPRE; por ejemplo, las relacionadas con el uso de contraseñas seguras y la protección de información sensible.

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Sin embargo, la pregunta número 10 refleja el contexto de buena parte del trabajo que realiza Fondo Paz, teniendo en cuenta que la naturaleza de sus funciones obliga a la realización de viajes frecuentes. De acuerdo con los resultados obtenidos, más de la mitad de quienes respondieron la encuesta, ingresan a su correo institucional desde equipos o redes que no pertenecen a la Presidencia de la República. En ese sentido, la no aplicación de prácticas y comportamientos seguros conlleva un riesgo todavía mayor de pérdida de la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información, aunque sean pocos los funcionarios y contratistas que por desconocimiento o descuido, no den cumplimiento a las políticas establecidas en el manual M-TI-01. Por lo anterior, se recomienda fortalecer la cultura de la seguridad de la información al interior del Fondo de Programas Especiales para la Paz, con el objetivo de evitar incidentes que comprometan la información de la que es responsable esta Dependencia, especialmente aquella catalogada como Reservada o Clasificada. Por otra parte, el equipo de auditores de la Oficina de Control Interno en sus visitas a las oficinas de Fondo Paz, verificó el cumplimiento de las políticas de seguridad de la información, encontrando equipos desatendidos y con la pantalla desbloqueada, como se observa en las siguientes imágenes, incumpliendo el numeral 7.19 del manual M-TI-01 (“Los usuarios de los sistemas de información y comunicaciones del DAPRE deben bloquear la pantalla de su computador con el protector de pantalla, en los momentos que no esté utilizando el equipo o cuando por cualquier motivo deba dejar su puesto de trabajo.”). No Conformidad 12

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7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS (SI APLICA) No aplica 8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

8.1 Aspectos Conformes (si aplica)

a- El Área de Talento Humano viene desarrollando por parte de la ARL, la

Verificación de las Condiciones Ergonómicas de Puestos de Trabajo de los

funcionarios que ingresaron durante la vigencia 2019 al DAPRE, permitiendo

realizar seguimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.

b- Se estableció que el Fondo de Programas Especiales para la Paz, está

cumpliendo con la Ley 594 de 2000 y sus acuerdos reglamentarios y los

lineamientos dados por el Proceso de Gestión Documental de la entidad

8.2 No Conformidades Reales (si aplica)

1- Se evidencia deficiencia en el cumplimiento de los deberes por parte de los supervisores cuando se presenta el cambio de supervisor, relacionados con la elaboración del “informe por cambio de supervisor (F-BS-47)”, incumpliendo el numeral 2.2.3.1.22 del Manual de Contratación M-BS-01 v 18, el cual dispone: “Cada vez que se realice cambio en la designación de supervisión de un contrato, elaborar en dos ejemplares de idéntico tenor el formato F-BS-47 (VER SIGEPRE, el cual se entregará al Área de Contratos y al nuevo supervisor designado”. La anterior situación, se evidenció en el expediente documental del contrato FP 214 2018 firmado con la empresa EXPRECARD´S S.A.S, contrato FP 180 2018 firmado con la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL NIVEL I EL BORDO y contrato FP 174 2018 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MARIA INMACULADA.

2- De igual forma, se identifica deficiencia por parte del supervisor al suscribir el

acta de inicio de obra sin el lleno total de los requisitos y en particular las obligaciones específicas No. 1 y 8 del contrato. Adicionalmente no se verificó el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el acta de inicio de obra ni la aprobación del cronograma estimado, incumpliendo lo dispuesto en el numeral 2.2.3.1.2 del Manual de Contratación M-BS-01 v 18, el cual dispone: “Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y demás documentos contractuales”.

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La anterior situación, se evidenció en el expediente documental de los contratos FP 224 2018 CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL y Contrato FP237 2018 firmado con la empresa CILAM CONSULTING GROUP S.A.S.

3- Se identificó de acuerdo con la revisión documental que entre los periodos comprendidos del 1 al 11 de septiembre de 2018 y desde el 1 al 12 de diciembre de 2018, no hubo un supervisor designado para algunos contratos, incumpliendo lo dispuesto en el Manual de Contratación M-BS-01 v 18 numeral 2.2.2 DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN Y RESPONSABILIDADES IMPLICADAS EN SU EJERCICIO. La anterior situación, se evidenció en el expediente documental de los contratos FP 174 2018 firmada con la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MARIA INMACULADA y Contrato FP 180 2018 firmada con la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL NIVEL I EL BORDO.

4- Se observaron informes finales de ejecución y supervisión sin firmas del

supervisor, y elaborados en el formato F-BS-25 V10 el cual no estaba vigente para la fecha de elaboración de los documentos. Adicionalmente se observó la no existencia del informe final de supervisión, incumpliendo lo dispuesto en el Manual de Contratación M-BS-01 v 18 numeral 2.3.3.3 el cual dispone: “Elaborar y remitir al Área de Contratos el informe final sobre la ejecución del contrato, (Formato F-BS-25) en el cual se consignará lo siguiente:

a. Plazo del contrato. b. Valor del contrato, incluyendo sus adiciones y/o modificaciones. c. Consolidado de las actividades realizadas y/o bienes entregados por el

contratista en virtud de la ejecución del contrato. d. Relación de pagos realizados, señalando el período o factura y el valor. e. Balance económico del contrato f. La calificación al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del

contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento”.

La anterior situación, se evidenció en el expediente documental de los contratos FP 180 2018 firmado con la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL NIVEL I EL BORDO, Contrato FP 009 2018 firmado con el HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL PERPETUO SOCORRO, y Contrato FP 094 2019 firmado con MARIA CONSUELO RODRÍGUEZ DÍAZ.

5- Se observaron en los expedientes documentales, actas de liquidación e informes

finales de supervisión sin fecha, lo que no permitió identificar la fecha en la cual se cumplió con esta obligación por parte del supervisor.

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Así mismo, se identificó que no hay coherencia entre el informe final del supervisor y lo contenido en las cláusulas del contrato, teniendo en cuenta que el informe se menciona que el contrato requiere liquidación y la cláusula décima segunda – liquidación, establece que: …”de conformidad con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, no es necesario liquidar los contratos de prestación de servicios o de apoyo a la gestión. De igual forma, se observaron documentos como: informe general de proyectos y actas de vecindad sin firmas del supervisor o interventor e inconsistencia en actas de terminación de contrato considerando que no se tuvieron en cuenta las fechas de suspensión y se archivan documentos incompletos en los expedientes de los contratos. Incumpliendo lo establecido en el numeral 7.5.3 Control de la Información Documentada de la NTC ISO 9001:2015.

La anterior situación se evidenció en los contratos FP 174 2018 firmado con la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MARIA INMACULADA y Contrato FP237 2018 firmado con la empresa CILAM CONSULTING GROUP S.A.S, Contrato FP 085 2019 firmado con MARÍA MARGARITA ROMERO MORENO, y Contrato FP 224 2018 firmado con CONSORCIO MEJORAMIENTO VÍAL.

6- En los informes presentados en las certificaciones periódicas de ejecución de

prestación de servicios personales e informe final del supervisor, no se evidencia el cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones específicas o no hay documentos soportes que así lo demuestren, incumpliendo el numeral 2.2.3.1.2 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18, el cual dispone: “Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y demás documentos contractuales”.

La anterior situación se evidenció en el contrato FP 085 2019 firmado con MARÍA MARGARITA ROMERO MORENO,

7- Se observó una certificación de pago firmada por la persona que no era el

competente en razón a que el contratista que firmó como supervisor estuvo designado hasta el 10 de septiembre de 2019, según el informe por cambio de supervisor e informe parcial de supervisión que se encuentra en el expediente, incumpliendo lo establecido en el Numeral 2.2.3.1.4 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18.

La anterior situación se evidenció en el contrato FP 224 2018 firmado con CONSORCIO MEJORAMIENTO VÍAL.

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8- En los expedientes contractuales se pudo evidenciar deficiencia en el cumplimiento de los deberes como supervisor, teniendo en cuenta que en algunos casos se publicaron los informes en la página web de la entidad, pero no se publicó en SECOP. Situación evidenciada en los contratos FP 214 2018 firmado con EXPRECARD´S S.A.S, contrato FP 225 2018 firmado con CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL, contrato FP 232 2018 firmado con INTERDI LTDA, contrato FP 221 2018 firmado con CONSORCIO MEJORAMIENTO VIAL, contrato FP 087 2019 firmado con ANDRÉS FERNANDO BETANCOUR GONZÁLEZ, contrato FP 090 2019 firmado con LUIS DIOFANTE LORDUY HARNÁNDEZ, contrato FP 094 2019 firmado con MARIA CONSUELO RODRÍGUEZ DÍAZ y contrato FP 224 2018 firmado con CONSORCIO MEJORAMIENTO VÍAL. Así mismo, se evidenciaron contratos en los que no fueron publicados los informes de ejecución en la página web de la entidad, ni en el SECOP. contrato FP 094 2019 firmado con MARIA CONSUELO RODRÍGUEZ DÍAZ. Con lo anterior, se incumple el numeral 2.2.3.1.23 del Manual de Contratación M-BS-01 V 18 el cual dispone: “Solicitar oportunamente al Área de Tecnología y Sistemas de Información a través de la herramienta de la intranet “Servicios Compartidos” la publicación, en formato PDF, de los mencionados informes de supervisión que acrediten la ejecución contractual, derivados de la Ley de

Transparencia” y numeral 2.2.3.1.25 el cual dispone: “Con ocasión de la expedición del Decreto 103 de 2015 (Compilado en el Decreto 1081 de 2015) “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, reglamentario de la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, surge para las Entidades Estatales la obligatoriedad de dar

publicidad a los Informes que prueben la ejecución de los contratos” y la circular CIR18-00000034 del 10 de enero de 2019.

9- Se evidenció que dentro de la información que se reporta al SIRECI, se incluyen

datos que no obedecen a la realidad de los contratos, relacionado con el valor de los contratos y el nombre del supervisor que estuvo a cargo al momento de la terminación del contrato, incumpliendo lo dispuesto en la Resolución Orgánica 7350 del 3 de diciembre de 2013 de la Contraloría General de la República. La anterior situación se evidenció en los contratos FP 163 2018 firmado con la IMPRENTA NACIONAL y contrato FP 009 2018 firmado con HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL PERPETUO SOCORRO.

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10- No se cumplió con lo establecido en los Contratos de Prestación de Servicios en

lo relacionado con “asistir a la inducción sobre el sistema de gestión de seguridad

y salud en el trabajo y medio ambiente- SG-SST y MA, realizada por el Área de

Talento Humano de la Entidad”, incumpliendo con las obligaciones del contratista

frente al SG-SST y MA, y a lo establecido en el Manual de Seguridad y Salud en

el Trabajo-SST y Medio Ambiente Para Contratistas M-TH-02, numeral 5.

Inducción a contratistas en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y

Medio Ambiente.

La anterior situación fue evidenciada en los contratos FP 084 de 2019, FP 094 de 2019 y FP 172 de 2019.

11- No se cumple con las evaluaciones médicas pre ocupacionales, teniendo en

cuenta que en el contrato FP 270 2018 no se encontró la certificación del examen

médico ocupacional, en el contrato FP 098 2019 presenta un certificado médico

del E.S.E Hospital de la Vega el cual no corresponde a una evaluación médica

pre ocupacional y en los siguientes contratos no se evidencia el examen de

optometría: FP 278 2018, FP 036 2019, FP 084 2019, FP 172 2019, incumpliendo

con lo establecido en el Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo-SST y Medio

Ambiente para Contratistas, numeral 4. Evaluaciones Médicas Ocupacionales.

12- Durante el desarrollo de la auditoría, se encontraron equipos desatendidos y con

la pantalla desbloqueada, incumpliendo el numeral 7.19 del manual M-TI-01 el cual dispone: “Los usuarios de los sistemas de información y comunicaciones del DAPRE deben bloquear la pantalla de su computador con el protector de pantalla, en los momentos que no esté utilizando el equipo o cuando por cualquier motivo deba dejar su puesto de trabajo.”

13- Con relación al manejo y control de los Recursos Físicos, se evidenciaron activos

totalmente depreciados que aún continúan prestando servicio, por lo cual se está incumpliendo con lo dispuesto en el numeral 7.4.6 Depreciación del Manual de Políticas Contables V5.

14- Se pudo evidenciar que no se asignan los bienes en forma individualizada a los funcionarios o contratistas que los tengan a cargo y bajo su uso, incumpliendo con lo dispuesto en el Manual para el Manejo y Control de los Bienes (M-GA-03) V11 numeral 4.1.2 el cual dispones: “El funcionario del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos debe llevar a través de listados sistematizados, el registro por dependencia e individualmente de los bienes devolutivos y consumo controlado en servicio. Su registro deberá hacerse únicamente a través de los respectivos comprobantes”.

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8.3 Oportunidades de Mejora (si aplica) No aplica 9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, una vez cumplidos los objetivos y verificados los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización en la Auditoria a la gestión integral del Fondo de Programas Especiales para la Paz - Fondo Paz, se concluye que la gestión y operación se viene desarrollando en el marco de los lineamientos, requisitos e instrumentos de planeación y control dispuestos por la Entidad. Sin embargo, se determinaron (14) catorce No Conformidades Reales, aspectos no conformes que requieren de la formulación de planes de mejoramiento eficaces, en aspectos como: La supervisión de los contratos (informes por cambios de supervisión, suscripción de las actas sin el lleno de requisitos, pagos sin los informes mensuales de ejecución a la fecha de los pagos, períodos de ejecución sin supervisión, informes de supervisión sin firmas y sin fechas, falta de certificaciones sobre la inexistencia de personal en planta, cumplimiento de las obligaciones del contratista, firma de informes por persona distinta al competente, ausencia de actas de suspensión y reinicio del contrato, publicación de informes de supervisión en la página web de la Entidad y el SECOP; de igual forma inconsistencias en la información presentada por el Fondo Paz a la CGR, incumplimiento al manual del sistema de gestión y seguridad en el trabajo y medio ambiente, incumplimiento a la aplicación de las políticas de seguridad de la Información por equipos desatendidos y con pantallas desbloqueadas y finalmente en lo relacionado con el manejo y control de los recursos físicos. Por último, se recomienda que los contratos incluyan la cláusula sobre la obligación de los contratistas frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como realizar seguimiento a la capacitación de los funcionarios que ingresan en el tema SG-SST. En la gestión documental igualmente se recomienda mantener los expedientes contractuales actualizados y debidamente organizados en cajas y finalmente fortalecer la cultura de la seguridad en la información al interior del Fondo Paz.