INFORME DE GESTIÓN DEPENDENCIA: OFICINA DE CONTROL …

E-GES-FM-011 Versión 5.0

14 de Enero 2020

INFORME DE GESTIÓN DEPENDENCIA: OFICINA DE CONTROL INTERNO

MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL FORMATO INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA Código: E-GES-FM-011 Versión: 5.0 Vigente desde 14 de enero del 2020

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el repositorio de documentos SIG del DASCD.

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INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA.

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: OFICINA DE CONTROL INTERNO

JEFE DE LA DEPENDENCIA: YOLANDA CASTRO SALCEDO CARGO: JEFE DE OFICINA

Bogotá, D.C., Periodo de corte: 01/01/2021 – 30/06/2021

Fecha de Presentación 16/07/2021

http://www.serviciocivil.gov.co/




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CONTENIDO INFORME EJECUTIVO O RESUMIDO DE LA GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA ............................. 3

PROCESOS QUE LIDERA LA DEPENDENCIA ................................................................................... 4

Proceso Control y Seguimiento .......................................................................................................... 4

EJECUCIÓN DE METAS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN A CARGO DE LA DEPENDENCIA ..... 5

PLAN DE ACCIÓN DEL AREA EN LA VIGENCIA ACTUAL Y ESTADO DE LOS PROYECTOS ESTRATÉGICOS A CARGO DE LA DEPENDENCIA ........................................................................... 5

OTROS RESULTADOS O TEMAS ADICIONALES DE LA DEPENDENCIA ....................................... 8

PERSONAL A CARGO DE PLANTA Y CONTRATISTAS .................................................................... 9

RETOS Y COMPROMISOS PENDIENTES DEL AREA A CARGO.................................................... 10





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INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA

INFORME EJECUTIVO O RESUMIDO DE LA GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA La oficina de Control interno de conformidad con la normatividad que la rige le fue aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno el Plan Anual de Auditoría de 2021, ahora bien, para el primer semestre de 2021 de acuerdo con lo programado, se viene presentando un porcentaje de avance del 100% semestral. La Oficina de Control Interno de conformidad con la normatividad que la rige, durante este primer semestre de 2021, continúa estableciendo actividades encaminadas a fortalecer el Sistema de Control Interno en el Departamento, logrando que los procesos se desarrollen en forma eficiente y transparente a través del cumplimiento de las acciones correctivas, preventivas e implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo, dentro de los cuales en el Plan de mejoramiento, se mantuvo el seguimiento mensual de las acciones establecidas para las auditorías y seguimientos internos y externos como las incluidas en las acciones por los hallazgos producto de la auditoría de la Contraloría de Bogotá. En el primer semestre de 2021, ejerció el rol de relación con entes externos mediante el seguimiento de la respuesta a los requerimientos recibidos y la atención de la auditoría de regularidad realizada por la Contraloría de Bogotá, obteniendo como resultado: Fenecimiento de la cuenta, la generación de nueve (9) hallazgos administrativos con 16 acciones, no se generaron hallazgos con incidencia disciplinaria, fiscal o penal. Producto de esta auditoría se estableció el Plan de Mejoramiento, el cual se encuentra en ejecución. En la página web del Departamento https://www.serviciocivil.gov.co/portal/index.php en el link de Transparencia, se encuentran publicados los informes de auditoría, seguimiento y evaluación realizados por la Oficina de Control Interno.





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PROCESOS QUE LIDERA LA DEPENDENCIA Proceso Control y Seguimiento Objetivo del proceso: Realizar evaluación y seguimiento periódico a los procesos y sistemas de gestión del DASCD, a través de auditorías, seguimientos y monitoreo, que permitan identificar e implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora, para el fortalecimiento de la gestión institucional y estabelecimiento de las oportunidades de mejora que contribuyan a la adecuada gestión de los mismos. Relación de logros alcanzados. En términos generales durante el primer semestre de 2021, se ejecutaron el 100% de las actividades programadas en el Plan Anual de Auditoría correspondiente a la vigencia 2021, prestando asesoría permanente a la Dirección y generando las alertas cuando se identificaban riesgos. Indicadores del proceso acumulados:

En términos generales, se realiza seguimiento permanente al plan de mejoramiento, con el fin de reportar a las dependencias sobre el vencimiento de las acciones, de tal manera que se cumplan las acciones o se evalúe la necesidad de ajustar los planes, esto evita que se presenten acciones que no cuenten con las evidencias necesarias para su respectivo cierre y de esta manera también se efectúa la sensibilización de la primera línea de defensa para el seguimiento adecuado de las acciones del plan de acción como el plan de mejoramiento.

NOMBRE DEL INDICADOR

ENERO A JUNIO 2021

META

% CUMPLIMIENTO

Porcentaje de cumplimiento de Acciones del Plan de Mejoramiento a cargo del Proceso programadas en el período

100% 100%

Porcentaje de cumplimiento del plan anual de auditorías 100% 100%





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EJECUCIÓN DE METAS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN A CARGO DE LA DEPENDENCIA

No aplica para la Oficina de Control Interno, por cuanto no tiene asignados proyectos de inversión.

PLAN DE ACCIÓN DEL AREA EN LA VIGENCIA ACTUAL Y ESTADO DE LOS PROYECTOS ESTRATÉGICOS A CARGO DE LA DEPENDENCIA

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital para el primer semestre de 2021 realizó: Se desarrollaron dos (2) proyectos dentro del Plan de Acción, así: 1. Plan Anual de Auditorías: Con corte a 30 de junio de 2021, meta que presenta un avance del 100% al primer semestre de 2021, por tanto, se evidencia el cumplimiento del mismo, realizando las siguientes actividades: Auditorias:

Planear, ejecutar la auditoría al proceso de Gestión Financiera (Incluye plan de acción con presupuesto) y presentar el respectivo informe.

Planear, ejecutar la auditoría al proceso de Gestión contractual y presentar el respectivo informe.

Planear, ejecutar la auditoría al proceso de Organización del Trabajo.

Planear, ejecutar la auditoría al proceso de Gerencia Estratégica y presentar el respectivo informe

Informes de Ley: Para este primer semestre se elaboraron quince (15) tipos de informes de Ley, como se relaciona a continuación:

Gestionar información, analizar y elaborar el Informe de Evaluación a la Gestión Institucional-Evaluación por dependencias (Ley 909 de 2004 art. 39, Decreto 1227 de 2005 art. 52, literal e del artículo 2.2.21.4.49 del Decreto 1083 de 2015 y Circular 004 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno)

Gestionar información, analizar y elaborar el Informe de Austeridad de gasto (Decreto 1737 de 1998 art. 22, modificado por el Decreto 2209 de 1998, Decreto 984 de 2012 art.





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1, (el cual modifica el artículo 22 del Decreto 1737 de 1998) y el artículo 104 de la Ley 1815 del 7 de diciembre de 2016. - FINALES DE ENERO/2021.

Gestionar información, analizar y elaborar el Informe sobre la vigilancia a la atención prestada a PQRS (Ley 1474 de 2011 art. 76, Decreto 2641 de 2012, Decreto 371 de 2010, Decretos 807 de 2019)

Gestionar información, analizar y elaborar los Informes de seguimientos a las estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano (Ley 1474 de 2011 art. 73 y 76, Decreto 2641 de 2012, Directivas 03 y 05 de 2013).

Gestionar información, analizar y elaborar los Informes Semestrales del estado del sistema de control interno (Ley 1474 de 2011 art. 9, modificado por el artículo 156 del Decreto Ley 2106 de 2019, Circular Externa 100-006 de 2019)

Diligenciar FURAG (en lo que corresponda a la Dimensión 7 - Control Interno del MIPG) y Coordinar el diligenciamiento con la OAP y demás áreas

Elaborar y remitir el Informe al Concejo sobre la gestión del DASCD (Artículo 5 Acuerdo 5 de 2000)

Informe de evaluación del control interno contable (Resolución 193 de 2016 - anexo procedimiento para la evaluación del control interno contable y Circular 012 de 2020 de la Veeduría Distrital)

Coordinar el envío de información a la OTICS para remisión de formularios y archivos a través de SIVICOF del informe de cuenta anual Contraloría de Bogotá D.C.

Coordinar el envío de información a la OTICS para remisión de formularios y archivos a través de SIVICOF del informe de cuenta mensual Contraloría de Bogotá D.C.

Enviar Informe CBN 1019 (Informe de Control Interno Contable) a la OTICS para remisión a través de SIVICOF

Realizar Publicación RUES a la Cámara de Comercio y reportar a la OCI la evidencia de la publicación.

Elaborar presentación sobre avance ejecución Plan Anual de Auditorias (Decreto Distrital 807 de 2019, Art. 39 parágrafo 4). Presentar avance en Comité de Coordinación de Control Interno





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Seguimiento metas plan de Desarrollo de la entidad, sobre información entregada por la OAP y presentación en Comité de Coordinación de Control Interno ((Decreto Distrital 807 de 2019, Art. 39 parágrafo 5)

Gestionar información, presentar, elaborar Informe de seguimiento a la Directiva 03 de 2013 y remitir a la Dirección de asuntos disciplinarios de la Alcaldía.

Seguimientos: Para este primer semestre se elaboraron siete (7) seguimientos, como se relaciona a continuación:

Realizar el seguimiento al Mapa de riesgos (Gestión)

Consolidación seguimiento Planes de Mejoramiento: Seguimiento a los Planes de mejoramiento derivados de las auditorías realizadas y planes de mejoramiento vigentes de auditorías anteriores. Seguimiento al plan de mejoramiento presentado a la Contraloría Distrital y otros (Circular 003 de 2014)"

Realizar seguimiento al cumplimiento del literal c del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, respecto a la verificación de los controles de las áreas o empleados encargados del régimen disciplinario cumplan adecuadamente con su función.

Realizar seguimiento a Derechos de autor de software (Directiva Presidencial 02 de 2002, Circular 07 de 2005 y Circular 04 de 2006)

informe Siprojweb según lo establecido en la Resolución 104 de 2018

Seguimiento a informe semestral de austeridad del gasto que debe elaborar la SGCCD a la cabeza de sector a más tardar dentro de los 15 días hábiles después del corte (junio y diciembre), según lo establecido en el Decreto 492 de 2019 y en concordancia con el acuerdo 719 de 2018

Revisión, implementación y seguimiento de las recomendaciones dadas por la Veeduría de los resultados FURAG

2. Plan Anticorrupción, Atención al ciudadano: Este plan es transversal y fue generado por la Oficina Asesora de Planeación. Según lo establecido en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011, Decreto 2641 de 2012, Directivas 03 y 05 de 2013, se debe realizar el seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, para este semestre como actividad programada se realizó el respectivo seguimiento correspondiente a los periodos de septiembre a diciembre de 2020, el cual se realiza en enero y de enero a abril de 2021, el cual se realiza en el mes de mayo. Información que se encuentra en los reportes al plan de acción, así como en la página web, en los siguientes link:





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https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/control/reportes-de-control-interno/informe-tercer-seguimiento-plan-anticorrupci%C3%B3n-y-0 y https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/control/reportes-de-control-interno/informe-primer-seguimiento-plan-anticorrupci%C3%B3n-y-0

OTROS RESULTADOS O TEMAS ADICIONALES DE LA DEPENDENCIA Plan de Mejoramiento: Contraloría: Para el primer semestre de 2021 la Contraloría de Bogotá adelantó la auditoría de regularidad PAD 039-2021 (sobre la vigencia 2020), la cual se ejecutó por parte del órgano de control entre enero y marzo de 2021. Se precisa que la anterior auditoría PAD 053-2020 culminó el 25/11/2020. Por lo anterior, el equipo auditor evaluó dos (2) acciones relacionadas con un (1 hallazgo) de la auditoría código PAD 053-2020, quedando pendientes de 16 acciones que serán revisadas en la auditoría vigencia 2022. Sobre el informe de la auditoría código PAD 039-2021, se establecieron 16 acciones, las cuales se encuentran en ejecución. A continuación, se relacionan el detalle de las acciones del plan de mejoramiento:

Proceso / Fuente Acciones Abiertas

2020

Acciones Nuevas

2021 Total

Acciones Cerradas o

con evidencia de cierre entre

enero y junio

Abiertas a Junio

2021

Gestión de TICS - Seguridad de la Información / Auditoría 2020

49 49 13 36

Talento Humano / Auditoría de calidad 2020 1 1 1 0

Gestión de Recursos Físicos / Auditoría de calidad 2020

1 1 1 0

Gestión contractual / Auditoría PAD53-2020 1 1 1 0

Gestión documental (contratos)/ Auditoría PAD53-2020

1 1 1 0

Gestión de Documental - STJ (Contratos) - Comunicaciones /Auditoría PAD 53-2020

1 1 1 0


https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/control/reportes-de-control-interno/informe-tercer-seguimiento-plan-anticorrupci%C3%B3n-y-0

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/control/reportes-de-control-interno/informe-tercer-seguimiento-plan-anticorrupci%C3%B3n-y-0

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/control/reportes-de-control-interno/informe-primer-seguimiento-plan-anticorrupci%C3%B3n-y-0

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/control/reportes-de-control-interno/informe-primer-seguimiento-plan-anticorrupci%C3%B3n-y-0




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Proceso / Fuente Acciones Abiertas

2020

Acciones Nuevas

2021 Total

Acciones Cerradas o

con evidencia de cierre entre

enero y junio

Abiertas a Junio

2021

Gestión de Recursos Físicos / Auditoría PAD 53-2020

1 1 1 0

Gestión de Talento Humano / Auditoría PAD 53-2020

1 1 1 0

Gestión Financiera - Presupuesto /Auditoría PAD 53-2020

1 1 1 0

SGCCD- Contabilidad - Recursos Físicos /Auditoría PAD 53-2020

3 3 3 0

Gestión Financiera-Contabilidad /Auditoría PAD 53-2020

6 6 6 0

Sistemas de Gestión / Auditoría de seguimiento ICONTEC

3 3 2 1

Auditoría calidad de datos SIDEAP (Culminó en diciembre 2020)

9 9 4 5

Auditoría SGSST 2021 (Sobre vigencia 2020) 12 12 7 5

Archivo de Bogotá 2 2 1 1

Gestión Financiera 2 2 0 2

Auditoría PAD 39-2021 16 16 7 9

Totales 69 41 110 51 59

PERSONAL A CARGO DE PLANTA Y CONTRATISTAS Personal de Planta:

No. Cargo Código Grado N°

empleos

Tipo de cargo (Temporal, de

Carrera, o Provisional)

Observación

1 Profesional Especializado 222 21 02 Carrera Ingeniero Industrial y abogado

2 Jefe de Oficina 06 03 01 Período Fijo Administradora de Empresas





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Contratistas que prestan sus servicios en la dependencia:

No. Nombre Objeto Valor Plazo Fecha de

inicio

Estado actual del contrato

1 Diana Sofía Veloza Díaz

Prestar servicios profesionales para la elaboración del Plan Anual de Auditorías 2021, y para la elaboración de informes y seguimientos relacionados con el cierre de vigencia a cargo de la Oficina de Control Interno.

$10.400.000 2 meses 31/12/2020 Terminado

2 Wilson Zea

Prestar servicios profesionales en la Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, para apoyar la ejecución del plan anual de auditorías, así como seguimientos a la gestión institucional programados para la vigencia 2021, con el fin de identificar oportunidades de mejora relacionadas con los controles y manejo de riesgos.

$26.000.000 5 meses 10/03/2021 En ejecución con fecha de terminación 09/08/2021

RETOS Y COMPROMISOS PENDIENTES DEL AREA A CARGO

Con la ejecución de las actividades previstas por la Oficina de Control Interno en la vigencia 2021, se han identificado retos importantes para el desarrollo misional de la entidad, que se constituyen en compromisos que se deben atender con prioridad.

Continuar con el apoyo en el plan de acción para disminuir las brechas de FURAG Durante el primer semestre, se realizó el análisis de las principales brechas en el FURAG, para la dimensión de Control Interno, sobre el análisis realizado, se presentó a la Oficina Asesora de Planeación un esquema para establecer actividades que permitan mejorar la evaluación del FURAG. Documentación de las líneas de defensa y del Mapa de Aseguramiento

Con la ejecución de las actividades previstas por la Oficina de Control Interno en el primer semestre 2021 y dando continuidad para el respectivo segundo semestre 2021, esta oficina como componente del Sistema de Control Interno, encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesora a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Así mismo, en cumplimiento del rol de evaluación y seguimiento, esta Oficina planeó las auditorias con base en el análisis de riesgos; esto se ve reflejado en el Plan Anual de Auditorias 2021.





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Ahora bien, para la elaboración del Mapa de Aseguramiento es necesario primero documentar el esquema de líneas de defensa, el cual se está desarrollando con el apoyo de la Dirección de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía. Una vez documentado el esquema de las líneas de defensa, el siguiente tema a desarrollar, es el Mapa de Aseguramiento sobre los procesos seleccionados, por tanto se dará continuidad en el segundo semestre para la documentación tanto de las líneas de defensa como del Mapa de Aseguramiento.

FIRMA ____________________________________ Nombre: Yolanda Castro Salcedo Cargo: Jefe de Oficina de Control Interno


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