INFORME DE INDICADORES DE GESTION 2015 · Para interpretar la calificación de los indicadores de...
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INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN - INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER TRIMESTRE 2018 GRUPO DE PLANEACIÓN 2018 INSTITUTO CARO Y CUERVO INFORME TRIMESTRAL ABRIL/2018
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INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN DE ACCIÓN -
INDICADORES DE GESTIÓN
PRIMER TRIMESTRE 2018
GRUPO DE PLANEACIÓN
2018
INSTITUTO CARO Y CUERVO
INFORME TRIMESTRAL
ABRIL/2018
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INTRODUCCIÓN
El presente informe, se elabora en función del análisis de la evaluación de la gestión de los
diferentes procesos, permite observar la gestión de las diferentes áreas del Instituto, en
relación con el logro de los objetivos y metas previstas en el Plan de Acción Institucional 2018.
Los indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos
en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad, diseñados a partir del
direccionamiento estratégico y de la caracterización de los procesos. Se efectúan seguimientos
trimestrales a la información y su respectivo análisis se enfoca en determinar los avances de la
ejecución física de la Entidad y a establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento,
con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los
resultados planificados. A continuación, se presenta el resultado obtenido por cada uno de los
procesos, correspondientes al periodo enero 01 – marzo 31 de 2018 con su correspondiente
resultado.
1. METODOLOGÍA
El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide
por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las dependencias que
desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad permitiendo determinar
el porcentaje de avance o cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado acumulado
al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con respecto a la
programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.
La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y la
planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan las
actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a través de
la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos
periódicamente, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.
La información es reportada por cada uno de los procesos y posteriormente remitida al grupo
de planeación, allí se consolidan los datos de cada uno de los indicadores en el tablero de
control en donde se identifican y se asocian a los objetivos específicos a los procesos de la
entidad, y a sus dependencias posteriormente se efectúa la validación metodológica y se
analizan los resultados en conjunto a través de los informes trimestrales de seguimiento,
funcionando como insumo para mejorar la planeación institucional, determinar los avances de
la ejecución de la Entidad y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento con el fin
de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los
resultados planificados.
Para evaluar la gestión general de la entidad se establecieron criterios de calificación con los
líderes de cada uno de los procesos que hacen parte de la gestión institucional y las metas se
establecen de acuerdo a lo plasmado en el Plan de Acción Institucional para atebder los
compromisos y obligaciones de la gestión misional.
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Durante los meses de febrero y marzo el grupo de planeación organizó reuniones de
acompañamiento a los procesos para lograr articular las metas establecidas y la forma de
medición de los mismos, con el objetivo de lograr la unificación de los reportes facilitando la
recolección de los datos, una vez actualizado el tablero de indicadores con los coordinadores y
participantes de los diferentes procesos, se presentó el resultado compilado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño y a la Unidad de Control Interno donde se sugirieron
ajustes los cuales fueron atendidos y en su mayoría incorporados, posteriormente se presentó
a pre validación por parte de las subdirecciones académica y administrativa y financiera y
finalmente a la Dirección General. A partir de la aprobación se implementa la nueva versión del
Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que son de corte ponderado, se
tienen en cuenta los siguientes intervalos, al final de la vigencia.
Rango Interpretación Estado del
Avance
Menor a 90 % Insatisfactorio
Mayor o igual a 90 % y menor a 99 % Aceptable
Igual o superior a 99% Satisfactorio
Para esta medición trimestral los rangos de medición de los indicadores acumulados son los
siguientes
Rango Interpretación Estado del
Avance
Menor a 20 % Insatisfactorio
Mayor a 20% y menor a 25 % Aceptable
Igual o superior a 25 % Satisfactorio
A continuación se explican los dos tipos de indicadores con mayor detalle.
Tipo de indicador Características
Avance acumulado
Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de
seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el
trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último
período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el
cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula:
Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de la
vigencia actual
El objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre
períodos reportados.
Avance ponderado Corresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones
del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe
ser igual a 100%.
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1.1 Nuevos indicadores
Un punto adicional a tener en cuenta en la vigencia 2018 es que se ha incluido una nueva clase
de indicadores que miden la incidencia de las actividades de otros procesos en el desarrollo de
las actividades propias del proceso que evalúa, a partir de la información que se identifica, se
sentarán las bases propias para la toma de decisiones sobre actividades que tienden a
reprocesar la información y generar traumatismos en el desarrollo de las actividades
institucionales. Es por esto que se verán posiblemente indicadores con nivel de cumplimiento
insatisfactorio en procesos que muestran un nivel satisfactorio de desempeño en sus
actividades, y es importante resaltar que con estos indicadores los procesos tienen una
herramienta para medir a aquellos que aportan tareas en un flujo de actividades.
2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO
Figura 1 Mapa de procesos ICC
En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en cuatro
macro procesos:
Estratégicos
Misionales
Apoyo
Control y evaluación
A continuación se describe para cada uno de los procesos de acuerdo a la información
reportada por las áreas el comportamiento tanto cualitativo como cuantitativo de los indicadores
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de gestión durante el trimestre evaluado en la vigencia 2018 reflejando la evaluación de la
Gestión del Instituto Caro y Cuervo.
Nota:
Si desea ahondar y conocer las características para cada uno de los indicadores de Gestión del
Instituto o las observaciones de las áreas para el trimestre reportado puede consultar el Anexo
1 a este informe Tablero de indicadores primer trimestre.
3. PROCESOS ESTRATÉGICOS
En el proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores aportados por los procesos de
Planeación, Organización (gestión de calidad, gestión jurídica), Alianzas (Relaciones Interinstitucionales),
y Talento Humano. Desde el punto de vista general esta tipología de proceso presenta diversos
inconvenientes en primer lugar el proceso de Talento Humano presenta vacancia en el cargo
Coordinadora del Grupo de Talento Humano (Profesional 2028 Grado 17) al momento de consolidación
del seguimiento a los indicadores de gestión y aunque este proceso se adelantó por parte de los
profesionales del área no contó con la validación del correspondiente líder de proceso. En segundo lugar
para el proceso de Alianzas el único cargo al frente de este proceso (Asesor 1020 Grado 8) también se
encuentra vacante en las fechas de reporte de sus indicadores por lo tanto estas últimas no fueron
reportadas al grupo de planeación
Proceso Nivel de cumplimiento %
TALENTO HUMANO INDICADORES ACUMULADOS
INSATISFACTORIO
12.3%
ALIANZAS INDICADORES ACUMULADOS
INSATISFACTORIO
No se presentó reporte en las
fechas establecidas
PLANEACIÓN SATISFACTORIO
INDICADORES ACUMULADOS
25%
SATISFACTORIO
INDICADORES PONDERADOS
100%
ORGANIZACIÓN –
GESTIÓN DE CALIDAD
SATISFACTORIO
INDICADORES PONDERADOS 36%*
ORGANIZACIÓN –
GESTIÓN JURÍDICA
SATISFACTORIO
INDICADORES PONDERADOS 100%*
3.1 Talento Humano
Como ya se mencionó anteriormente este proceso no evidencia un nivel satisfactorio
de cumplimiento en la mayoría de sus indicadores, lo anterior corresponde en primera
medida a la vacancia del Profesional con funciones de coordinación en un período
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prolongado de tiempo, que impacta notoriamente el resultado de las actividades de
este proceso.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
PORCENTAJE DE
OPORTUNIDAD EN LA
RESPUESTA A
SOLICITUDES
TRIMESTRAL ACUMULADO
No se reportó avance
PORCENTAJE DE
IMPLEMENTACIÓN DEL
PLAN DE CAPACITACIÓN Y
FORMACIÓN
TRIMESTRAL ACUMULADO
25%
NIVEL DE CUMPLIMIENTO
DEL PROGRAMA DE
BIENESTAR E INCENTIVOS
EN LA VIGENCIA
TRIMESTRAL ACUMULADO
0%
CUMPLIMIENTO DEL PLAN
ANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO PARA LA
VIGENCIA
TRIMESTRAL ACUMULADO
24%
PORCENTAJE DE
OPORTUNIDAD EN LA
ENTREGA DE NÓMINA
CON LAS NOVEDADES
PRESENTADAS A LA
FECHA
TRIMESTRAL ACUMULADO
25%
CUMPLIMIENTO DEL PLAN
ESTRATEGICO DE
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
TRIMESTRAL ACUMULADO
0%
3.2 Alianzas
Así como ocurrió con el proceso de Talento Humano, el proceso de alianzas también
presenta el inconveniente de tener vacante el cargo que representa a este proceso y
por ende las actividades que desde allí se realizan, durante las reuniones de
actualización de indicadores en el mes de febrero con este proceso se recomendó
seguir el flujo de actualización del proceso y sus actividades inmersas en el marco del
Sistema Integrado de Gestión las cuales a la fecha de este informe no se han cumplido.
También debido a la vacancia temporal del cargo Asesor de la dirección 1020 grado 8
en cabeza de este proceso se recomienda el replanteamiento de las metas
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presentadas en el Plan de Acción y tomar las actividades correctivas necesarias para
alcanzar un nivel óptimo de desempeño de las actividades de este proceso.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. GESTIÓN, CONTROL Y
SEGUIMIENTO SOBRE EL
ESTADO DE LOS
CONVENIOS
TRIMESTRAL ACUMULADO No se reportó avance
2. GESTIÓN DE
ACTIVIDADES
INTERINSTITUCIONALES
(ELE FOCALAE)
TRIMESTRAL ACUMULADO No se reportó avance
3. REALIZACIÓN DE
ACTIVIDADES
INTERINSTITUCIONALES
TRIMESTRAL ACUMULADO No se reportó avance
3.3 Planeación
El grupo de Planeación presenta un nivel satisfactorio en términos generales en el
desempeño y cumplimiento de la meta de sus indicadores, para esta vigencia incorporó
un indicador para medir el grado de incidencia en reprocesos en las actividades
provenientes de otros procesos y que generan impacto en el desempeño propio del
área.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
NIVEL DE
ACOMPAÑAMIENTO A
PROCESOS EN LA
FORMULACIÓN
ESTRATÉGICA.
ANUAL ACUMULADO 100%
GRADO DE
ACTUALIZACIÓN DE LAS
HERRAMIENTAS DE
PLANEACIÓN
TRIMESTRAL ACUMULADO 100%
NIVEL DE CUMPLIMIENTO
EN EL SEGUIMIENTO
PROYECTOS DE
INVERSIÓN
TRIMESTRAL ACUMULADO 25%
PORCENTAJE DE
ACTIVIDADES
REALIZADAS COMO
ESTÍMULO A LA
TRANSPARENCIA
ADMINISTRATIVA
TRIMESTRAL ACUMULADO 25%
8
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO EN LA
INFORMACIÓN DIRIGIDA A
ENTES DE CONTROL
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
El porcentaje de reprocesos como lo muestra el cuadro resumen del indicador
representa un nivel insatisfactorio de cumplimiento sobre la calidad de la información
registrada por diferentes áreas en los planes institucionales, pues se han atendido
diferentes solicitudes de actualización de planes, lo que incide en la programación no
solo de la contratación de la entidad, sino también en la programación de metas de
ejecución financiera. Al final de la vigencia se efectuarán recomendaciones a los
procesos que conllevan a la planeación a una mayor cantidad de reprocesos.
El detalle y los rangos a tener en cuenta se presentan en el Tablero de Indicadores
Consolidado que se presenta anexo a este informe
PORCENTAJE DE
REPROCESO EN
SOLICITUDES DE
FORMULACIÓN DE
PLANES
INSTITUCIONALES
TRIMESTRAL ACUMULADO 46%
3.4 Organización
Indicador Periodicidad Corte Resultado
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN MEJORADO
ACTUALIZADO
SEMESTRAL ACUMULADO
LA PRIMERA MEDICIÓN SE
REALIZARÁ EN EL MES DE
JULIO
REPROCESOS EN
SOLICITUDES DEL SIG TRIMESTRAL ACUMULADO 36,10%
ATENCIÓN INTEGRAL DE
PROCESOS JUDICIALES TRIMESTRAL PONDERADO 100%
EMISIÓN DE CONCEPTOS
Y ASESORÍA JURÍDICA TRIMESTRAL PONDERADO 100%
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4. PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo cuentan con una batería de indicadores extensa, los cuales
están asociados a sus diferentes metas registradas en el Plan de Acción. En este
apartado se realizará el análisis de los resultados por cada proceso junto con sus
recomendaciones generales.
4.1 Financiero
La actualización de los indicadores de gestión para el proceso financiero arrojó nuevas
variables a reportar que darán un panorama más amplio de la gestión financiera, se
acordó conservar los indicadores reportados hasta el 2017 como indicadores primarios
que se conservarán al interior del proceso, mientras los indicadores que ayudarán a la
toma de decisiones serán los presentados en este tablero de indicadores
Hay diferentes variables a tener en cuenta en el marco de este proceso: La primera
el seguimiento que se realiza mensualmente en cuanto a las metas planteadas de
ejecución presupuestal por parte del Ministerio de Cultura y las diferentes
directrices financieras del Ministerio de Hacienda en cuanto a la programación del
PAC.
A continuación se presenta el cuadro resumen de los indicadores de gestión de
este proceso, que no reportó su información en los plazos estipulados ni en los
extendidos por el Grupo de Planeación en los diferentes canales establecidos para
tal fin.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO DE
GASTOS DE ACUERDO AL
PAC ASIGNADO Y DE
INGRESOS
TRIMESTRAL ACUMULADO No se reportó avance
REPORTE DE LA
INFORMACIÓN A LA CGN TRIMESTRAL ACUMULADO
No se reportó avance
MODALIDADES DE
RECAUDO: PSE - CÓDIGO
DE BARRAS-TARJETAS DE
CRÉDITO
TRIMESTRAL ACUMULADO No se reportó avance
4.2 Adquisiciones
El proceso de Adquisiciones que evalúa la pertinencia de las actividades realizadas por
el Grupo de Gestión Contractual en el marco de la coordinación y adelantamiento del
Plan Anual de Adquisiciones en sus diferentes etapas; precontractual, contractual y
post contractual, en esta vigencia ha incorporado diferentes indicadores que evalúan no
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solo las actividades en el seno propio del proceso sino también aquellas que nacen en
otros procesos y tienen incidencia en la actividad contractual.
Se ha ampliado el número de indicadores y con ellos el panorama de información que
estos nos pueden brindar para perfeccionar el proceso de toma de decisiones
alrededor de la gestión contractual en el Instituto y por ende el cumplimiento del Plan
Contractual.
Como se puede apreciar en el cuadro que a continuación se presenta que es un
extracto del Tablero de Indicadores, la Gestión es Satisfactoria, se puede apreciar el
indicador Porcentaje de reprocesos como insatisfactorio
Indicador Periodicidad Corte Resultado
PORCENTAJE DE
PROCESOS
CONTRACTUALES
REALIZADOS
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
PORCENTAJE DE
PROCESOS
CONTRACTUALES
PUBLICADOS EN LOS
PLAZOS ESTIMADOS POR
COLOMBIA COMPRA
EFICIENTE
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
ACTUALIZACIONES DEL
PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
TRIMESTRAL ACUMULADO 11 VECES
OPORTUNIDAD EN LOS
REPORTES DE
INFORMACIÓN
TRIMESTRAL ACUMULADO 100%
PORCENTAJE DE
MODIFICACIONES DE LAS
CONDICIONES DEL
CONTRATO
TRIMESTRAL ACUMULADO 4,6%
PORCENTAJE DE
REPROCESOS TRIMESTRAL ACUMULADO
200%
CUMPLIMIENTO DE
CRONOGRAMA PLAN DE
ADQUISICIONES
TRIMESTRAL PONDERADO 104%
11
4.3 Tecnologías de la información
Este proceso evidencia un cumplimiento satisfactorio de acuerdo a su reporte de
avance para el período evaluado.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. PORCENTAJE DE
SOPORTES TÉCNICOS
ATENDIDOS
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
2. NIVEL DE
ACTUALIZACIÓN DE DE LA
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA Y LA
ADMINISTRACIÓN DE
SEGURIDAD
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
3. PORCENTAJE DE
GESTIÓN DE SEGURIDAD
DE LA INFORMACIÓN
TRIMESTRAL PONDERADO
No hay actividades
programadas para este
período evaluado
4. PORCENTAJE DE
CAMPAÑAS DE
EDUCACIÓN
TECNOLÓGICA
REALIZADAS
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
5. NIVEL DE
ASEGURAMIENTO DE LA
PLATAFORMA
TECNOLÓGICA
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
6.PORCENTAJE DE
EJECUCIÓN DE
PROYECTOS
(ADMINISTRATIVOS)
TRIMESTRAL ACUMULADO 100%
7. PORCENTAJE DE
EJECUCIÓN DE
PROYECTOS
(MISIONALES)
TRIMESTRAL ACUMULADO 0%
8. PORCENTAJE DE
REPROCESOS EN EL
CUMPLIMIENTO DEL
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
TRIMESTRAL ACUMULADO 100%
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4.3 Divulgación
Los indicadores correspondientes al Equipo de Comunicaciones y Prensa presentan un
nivel de cumplimiento con un rango de atención, de acuerdo a la información reportada
a la fecha, por lo tanto se recomienda prestar atención al nivel de cumplimiento en las
diferentes estrategias del proceso.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. DIFUSIÓN
COMUNICATIVA
(EXTERNA) Trimestral Acumulado
23%
2. DIFUSIÓN
COMUNICATIVA
(INTERNA) Trimestral Acumulado
20%
3.
ACOMPAÑAMIENT
O AGENDA DE
EVENTOS
INSTITUCIONALES
Trimestral Acumulado 23%
4. DESARROLLO
ACTIVIDADES
COMUNICATIVAS
TEMAS
COYUNTURALES
Trimestral
Acumulado
22%
4.5 Gestión Documental
El Grupo de Gestión Documental no presentó reporte en las fechas establecidas ni en los
medios determinados por el Grupo de Planeación para el seguimiento a metas programadas.
Se recomienda prestar puntual atención a los compromisos de reporte, la Subdirección
respectiva debe tomar las acciones correctivas para establecer actividades de control sobre la
información que reportan las áreas, pues es de gran importancia para la toma de decisiones
por parte de la alta dirección.
Indicador Periodicidad Corte Resultado RECEPCIÓN Y
RADICACIÓN PARA EL
CONTROL DE
DOCUMENTOS
TRIMESTRAL PONDERADO No se reportó avance
ACTUALIZACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN TRIMESTRAL PONDERADO No se reportó avance
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES TRIMESTRAL PONDERADO No se reportó avance
CONSULTAS TRIMESTRAL PONDERADO No se reportó avance
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DIGITALIZACIÓN
DOCUMENTACION TRIMESTRAL ACUMULADO No se reportó avance
INVENTARIOS
DOCUMENTALES TRIMESTRAL ACUMULADO No se reportó avance
PARAMETRIZACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
TRIMESTRAL ACUMULADO No se reportó avance
4.6 Infraestructura
El proceso de infraestructura reporta sus indicadores con un rango de atención, lo
que indica que se debe prestar especial cuidado al cumplimiento de los planes
establecidos al principio de la vigencia. Se deben tomar acciones correctivas para
lograr el cumplimiento e las metas establecidas.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
NIVEL DE EJECUCIÓN DE
SERVICIOS
CONTRATADOS
TRIMESTRAL ACUMULADO 17,25%
NIVEL DE EJECUCIÓN EN
CONTRATOS DE
MANTENIMIENTO
TRIMESTRAL ACUMULADO 20%
NIVEL DE EJECUCIÓN EN
LAS ACTIVIDADES DE
DOTACIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA DE LA
ENTIDAD
TRIMESTRAL ACUMULADO
De acuerdo a los ajustes y
reprogramación de la meta
se efectuará el primer
seguimiento a partir del
segundo semestre del año
NIVEL DE CUMPLIMIENTO
EN EL ACOMPAÑAMIENTO
LOGÍSTICO A LAS
ACTIVIDADES
INSTITUCIONALES
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
Nota:
Si desea conocer información a detalle complementaria a este informe puede consultar el Anexo 1 Tablero de
Indicadores Consolidado para primer trimestre de 2018.
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5. PROCESOS MISIONALES
En este apartado del informe se pueden visualizar los indicadores correspondientes a
los procesos misionales de la entidad, el proceso de formación desarrollado por la
unidad académica Seminario Andrés Bello (Maestrías y Educación Continua) la
administración de la Investigación, la Gestión Editorial que contempla las actividades
de la Imprenta Patriótica y el Sello editorial (Ediciones y coediciones), ELE Colombia y
los servicios de la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni.
ELE Colombia posee un indicador con metas programadas en el tablero de Indicadores
de la Presidencia de la República que evalúa y registra su seguimiento a través del
Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA liderado
desde el Departamento Nacional de Planeación, allí se gestiona el manejo de la
información relacionada con la agenda de evaluación a indicadores del Plan Nacional
de Desarrollo.
Por otro lado a los grupos de Investigaciones (Lingüística y Literatura), debido a su
dinámica académica y producción que no se puede limitar a indicadores de gestión
administrativos registran su información en la plataforma CVLAC y GrupLac de
Colciencias. Para presentar estos temas se dedica un informe adicional Anexo 2.
Informe trimestral consolidado de investigación.
A continuación se presenta el desempeño de los indicadores por cada proceso misional
con las respectivas recomendaciones para cada uno de ellos, las cuales deben ser
tenidas en cuenta por la Subdirección Académica y la Decanatura de la Facultad
Seminario Andres Bello.
5.1 Formación
Para los indicadores del proceso de formación se presenta un nivel de cumplimiento
satisfactorio, se aclara que estos indicadores para esta medición son únicamente de
carácter informativo pues son de periodicidad anual y semestral, estos ayudarán a
tomar medidas correctivas al final de cada vigencia de acuerdo a los programas
académicos que se encuentren activos e incorporar las recomendaciones para la
mejora de los procesos. Se entiende que hay un gran número de indicadores
relacionados a la calidad de la educación, pero estos serán medidos en la fuente que
para este caso yace en los documentos mismos de la autoevaluación de cada
programa, por esta razón la meta se establece en general sobre el indicador de
Autoevaluación para garantizar el control general sobre de los procesos de
autoevaluación y renovación de los registros calificados.
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Los siguientes indicadores que son reportados por la Subdirección Académica y están
relacionados al proceso de formación presentan un nivel de atención sobre las
actividades del indicador de educación continua, se hace necesario prestar atención al
cumplimiento de este indicador debido a que la programación académica se encuentra
definida al público desde el inicio de la vigencia. El nuevo indicador que mide las
actividades para mejorar la administración de la investigación nos da cuenta de la
realización de la apertura de un repositorio de información para los investigadores con
categorías de archivo de la información unificadas y acorde a las categorías de
productos de investigación de Colciencias, este indicador se complementa con el
Anexo Informe trimestral consolidado de investigación.
Proceso Nombre del indicador Periodicidad Corte Resultado F
OR
MA
CIÓ
N
(FS
AB
) AUTOEVALUACIÓN ANUAL ACUMULADO 60%
INVESTIGACION DOCENTE: SEMESTRAL PONDERADO 27,27%
DOCENTES CON DOCTORADO SEMESTRAL ACUMULADO 31,81%
DESERCIÓN ANUAL ACUMULADO Se reportará al
final de la vigencia
Proceso Nombre del indicador Periodicidad Corte Resultado
FO
RM
AC
IÓN
(S
UB
.
AC
AD
ÉM
ICA
)
EDUCACIÓN CONTINUA TRIMESTRAL ACUMULADO 18%
ACTIVIDADES DE FORTALECIMIENTO
DE CAPACIDADES EN MATERIA DE
SALVAGUARDIA DEL PATRIMONIO
CULTURAL LINGÜÍSTICO
TRIMESTRAL ACUMULADO 23,00%
ACTIVIDADES PARA MEJORAR LA
ADMINISTRACIÓN DE LA
INVESTIGACIÓN
TRIMESTRAL ACUMULADO 23%
16
Nombre:
Profesores formados en el diplomado de Pedagogía y Didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera (ELE), de manera presencial y virtual
Programa: Promoción del Sistema Nacional de Cultura Sector:
Cultura Tipo Indicador: Producto
Descripción: Reporta la cantidad de profesores formados en el diplomado de Pedagogía y didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera - ELE, de manera presencial y virtual que cumplen con el 80% del proceso de formación. Metodología de la medición:
Para el cálculo del indicador se realiza la sumatoria de estudiantes formados en el diplomado en Pedagogía y didáctica para la enseñanza del español como Lengua Extranjera en sus modalidades presencial y virtual. Fórmula de cálculo: Sumatoria de personas certificadas en el Diplomado de pedagogía y didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera - ELE Unidad de medida:
Número de profesores Línea de base: 96,00 Metas de gobierno y avances obtenidos:
2014-2018 2015 2016 2017 2018
Meta Avance Meta Avance Meta Avance Meta Avance Meta Avance
800 587 150 174 180 202 220 211 250 N.A
Macro
proceso Proceso Nombre del indicador
Rango de
desempeño
Cumplimiento por
proceso
MIS
ION
AL
ES
EL
E C
OL
OM
BIA
1. PROFESORES FORMADOS EN EL
DIPLOMADO DE PEDAGOGÍA Y
DIDÁCTICA PARA LA ENSEÑANZA DEL
ESPAÑOL COMO LENGUA
EXTRANJERA (ELE), DE MANERA
PRESENCIAL Y VIRTUAL. (INDICADOR
SINERGIA)
73.38%
Acumulado
2014-2018
A la fecha no se
presenta avance
cuantitativo en 2018
pues este reporte se
realiza a corte
semestral.
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5.2 Editorial
El Proceso Editorial actualizó sus indicadores en el marco de las jornadas realizadas
por el Grupo de Planeación, pero en el primer trimestre la información reportada no
cumple con los estándares establecidos para el reporte de avance, se sugiere revisar el
cuadro enviado y consultar en las jornadas de acompañamiento por parte del proceso
de planeación para que los reportes se hagan de forma clara, concisa y se incluyan los
valores porcentuales, de lo contrario no se pueden analizar los datos de cumplimiento
en los compromisos planteados.
Proceso Nombre del indicador Periodicidad Corte Resultado
GE
ST
ION
ED
ITO
RIA
L IMPRESIÓN DE PROYECTOS
EDITORIALES TRIMESTRAL ACUMULADO
No se presentó el
avance de forma
porcentual lo que
dificulta el análisis de
los datos reportados
COEDICIONES TRIMESTRAL
ACUMULADO
No se presentó el
avance de forma
porcentual lo que
dificulta el análisis de
los datos reportados
18
5.3 Gestión de bibliotecas
Los indicadores correspondientes a la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni a la fecha no
presentan resultados pues la periodicidad establecida para los mismos no aplica en este
trimestre.
*Nota:
Se recomienda que así los indicadores cuenten con una periodicidad anual o semestral se
reporte el avance porcentual estimado para cada trimestre, de acuerdo a las recomendaciones
efectuadas por el Grupo de Planeación, lo anterior con el objetivo de tomar medidas correctivas
en el marco de cada vigencia, especialmente en el indicador de satisfacción de usuarios. Los
demás indicadores pueden tener un mecanismo de medición a través de la gestión para la
compra del material bibliográfico.
"En el mes diciembre se aplicará la encuesta de satisfacción para el diligenciamiento de los
usuarios se tomarán en cuenta todas las encuestas diligenciadas y una vez revisados los
resultados, se evidenciara la satisfacción de los usuarios con los servicios de la biblioteca”
PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS TRIMESTRAL
ACUMULADO
No se presentó el
avance de forma
porcentual lo que
dificulta el análisis de
los datos reportados
APROVECHAMIENTO DE RECURSOS TRIMESTRAL
ACUMULADO 15.24%
PARTICIPACIÓN EN EVENTOS
DIVULGATIVOS DEL LIBRO TRIMESTRAL ACUMULADO
No se presentó el
avance de forma
porcentual lo que
dificulta el análisis de
los datos reportados
Proceso Nombre del indicador Periodicidad Corte Resultado
GE
ST
IÓN
DE
BIB
LIO
TE
CA
S GESTIÓN PARA LA ADQUISICION DEL
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ANUAL ACUMULADO
La periodicidad
establecida para la
medición del
indicador es anual.
ASISTENCIA A LAS CHARLAS DE
CAPACITACIÓN PARA LOS USUARIOS. SEMESTRAL
ACUMULADO
La periodicidad del
indicador es
semestral
SATISFACCIÓN DE USUARIOS ANUAL ACUMULADO
La periodicidad
establecida para la
medición del
indicador es anual.
19
Adicional a esta actividad se ha trabajado con el área de Servicio al Ciudadano con el objetivo
de unificar las encuestas de las diferentes áreas de servicio.
5.4 Gestión de Museos
El Equipo de Gestión de Museos, efectuó revisión de sus indicadores de gestión
manteniéndoos activos, alrededor de sus indicadores se programó el Plan de Acción de la
vigencia, y para la mayoría de sus indicadores se activarán en el segundo semestre pues las
actividades programadas de apertura al público están programadas para dicho período de
tiempo. En los indicadores de Conservación y registro presenta un rango de atención, por lo
tanto se sugiere especial énfasis en la revisión por parte de la Subdirección Académica y
Dirección General en el cumplimiento de las metas del Plan de Acción ya que el período de
tiempo es limitado y se puede incurrir en riesgos de cumplimiento de las metas.
Proceso Nombre del indicador Periodicidad Corte Resultado
MU
SE
OL
OG
ÍA
EXPOSICIONES REALIZADAS
EXPOSICIONES DE CORTO Y
MEDIANO PLAZO
ACUMULADO TRIMESTRAL
Este indicador se
activará a partir del
segundo semestre
de 2018 pues el
cronograma de
actividades está
programado para
dicho período
CONSERVACIÓN
PIEZAS SOMETIDAS A PROCESOS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
ACUMULADO TRIMESTRAL
Este indicador se
activará a partir del
segundo semestre
de 2018 pues el
cronograma de
actividades está
programado para
dicho período
CONSERVACIÓN (ESTADOS DE
CONSERVACIÓN) ACUMULADO TRIMESTRAL
25%
REGISTRO DE COLECCIONES ACUMULADO TRIMESTRAL 18%
COMUNICACIÓN EDUCATIVA
VISITAS GUIADAS ACUMULADO TRIMESTRAL
Este indicador se
activará a partir del
segundo semestre
de 2018 pues el
cronograma de
actividades está
programado para
dicho período
COMUNICACIÓN EDUCATIVA
VISITANTES ACUMULADO TRIMESTRAL
Este indicador se
activará a partir del
segundo semestre
de 2018 pues el
cronograma de
actividades está
programado para
dicho período
20
6. PROCESOS DE EVALUACIÓN
Tabla No. 6 Reporte de Indicadores de Procesos de Monitoreo, Control y Evaluación
El equipo de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto-control mediante las
actividades realizadas y las 3 auditorías adelantadas que en general se han enfocado en la
valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la
cultura del control y relación con los entes externos, lo anterior con el fin de asesorar a la
dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las
metas y objetivos previstos planteando las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad
Por su parte el proceso de Control Interno Disciplinario indica que se han atendido, asistido y
sustanciado todas las quejas, en pro de los intereses Institucionales. Aunque veamos que el
indicador de evacuación de procesos marca un nivel bajo de cumplimiento esto se debe a que
este indicador depende de que los procesos estén sujetos al procedimiento de la Ley 734 de
2002 y a los cambios de subdirección y temas procedimentales, razón por la cual no se dio
terminación a ningún proceso
Proceso Subproceso Nombre del indicador Periodicidad Corte Resultado
CO
NT
RO
L IN
TE
RN
O D
E L
A G
ES
TIÓ
N
CO
NT
RO
L Y
EV
AL
UA
CIÓ
N
CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE
AUDITORÍAS
TRIMESTRAL
ACUMULADO 100%
EFICACIA DE LAS ASESORÍAS DE LA
UNIDAD DE CONTROL INTERNO DE
GESTIÓN
TRIMESTRAL PONDERADO 100%
OPORTUNIDAD DE LAS ACCIONES
RESULTANTES DE AUDITORÍAS TRIMESTRAL ACUMULADO NO APLICA
AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE
LA POLÍTICA DE CONTROL INTERNO SEMESTRAL PONDERADO NO APLICA
Proceso Subproceso Nombre del indicador Periodicidad Corte Resultado
CO
NT
RO
L
INT
ER
NO
DIS
CIP
LIN
AR
IO
CO
NT
RO
L
INT
ER
NO
DIS
CIP
LIN
AR
IO
ATENCIÓN A QUEJAS, REPORTES,
OFICIOS SEMESTRAL ACUMULADO
100%
21
7. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
El seguimiento a la ejecución presupuestal se ha efectuado de maneras diversas y en distintos
niveles para lograr las metas establecidas tanto en el Plan Anual de Adquisiciones, Plan
Contractual así como en la programación de las metas presupuestales PAC. La revisión se
realiza de forma periódica en el marco del Equipo de apoyo al Plan Anual de Adquisiciones
conformado por Gestión Financiera, Gestión Contractual y Planeación en acompañamiento de
la Subdirección Administrativa y Financiera; a corte del 31 de marzo.
La situación de ejecución presupuestal es la siguiente para los presupuestos de inversión y
funcionamiento
Cuadro Ejecución presupuestal - presupuesto de inversión 2018
Identificación del proyecto de
Inversión
Presupuesto
asignado
Apropiación
reducida Apropiación final Presupuesto obligado
Adecuación, mejoramiento,
mantenimiento, dotación y control
arquitectónico de las sedes del
Instituto Caro y Cuervo en la
ciudad de Bogotá y en el municipio
de Chía
$ 568.825.891 $ 0,00 $ 568.825.891 $33.068.831
Adquisición de obras para la
biblioteca y de equipos para el
funcionamiento y modernización
de la imprenta y los procesos
misionales y de apoyo a nivel
nacional
$748.627.976 $0.00 $748.627.976 $137.682.708
Investigación , edición y
divulgación de los trabajos del
Instituto en las áreas de
lingüística, literatura y semiótica a
nivel nacional
3.288.385.818 $0.00 3.288.385.818 $689.554.246
Fortalecimiento del desarrollo
institucional del Instituto Caro y
Cuervo a nivel nacional
$101.745.387 $0.00 $101.745.387 $30.096.659
Presupuesto de inversión $ 4.707.585.072 $0.00 $ 4.707.585.072 $890.402.444
Presupuesto total 2018 a marzo 31
Descripción Apropiación
Inicial
Adicionada Reducida Vigente Obligación
Funcionamiento $ 6.180.257.247 $0.00 $0.00 $ 6.180.257.247 $1.492.461.583
Inversión $ 4.707585.072 $0.00 $0.00 $ 4.707.585.072 $890.402.444
Total $10.478.657.247 $0.00 $0.00 $10.478.657.247 $2.382.864.027
Para ver la ejecución presupuestal acumulada con corte al 31 de marzo de 2018, ver el
siguiente enlace: http://www.caroycuervo.gov.co/Transparencia/documentos-transparencia/137
22
Para ver en detalle la ejecución presupuestal puede consultarla en el siguiente vínculo
electrónico: http://www.caroycuervo.gov.co/Transparencia/52-ejecucion-presupuestal-historica-
anual#1 o en el archivo Anexo 3 Ejecución presupuestal detallada.
23
8. OBSERVACIONES GENERALES
Se recomienda a los líderes de proceso que deben tener presente el cronograma de
reporte de indicadores trimestral establecido desde inicios de la vigencia para organizar
su esquema de reportes internos pues la demora en el informe de un área causa retraso
en la compilación y reporte general de la entidad, por este motivo la información que no
llegue en los plazos establecidos se ha reportado con avance cero (0) para indicadores
ponderados o el último avance reportado para indicadores acumulados del año. Se
debe tener en cuenta que en las fechas establecidas por el Grupo de Planeación han
sido comunicadas mediante el memorando ICC-DG-PLA-101-09-2018 y reiteradas
mediante correo electrónico con hasta 10 días de anterioridad. La consolidación del
reporte presenta inconvenientes debido a que diferentes procesos no llevaron a cabo en
el período de enero a marzo de 2018 su seguimiento obligatorio o no lo reportaron
teniendo en cuenta las recomendaciones realizadas.
Se presentó una solicitud de modificación al Plan de Acción Anual correspondiente a
varios procesos que solicitaron ajustes de acuerdo a la reformulación de sus
indicadores de gestión, esta se encuentra documentada en la versión 2.0 del Plan de
Acción Anual publicada en la página web en el siguiente; Plan de Acción Anual V 2.0
Se mantienen alertas que llaman a la pronta implementación de puntos de control y
atención de parte de las Subdirecciones y la Dirección General frente a los diferentes
procesos que no reportan debidamente la información solicitada.
Con el objetivo de atender las solicitudes de las áreas que requieren cambios y
reformulación en sus indicadores de gestión, el grupo de planeación abrirá calendario
durante el segundo trimestre del año 2018 para organizar las variables y trabajar en la
reconstrucción y diseño de los indicadores articulando el Sistema Integrado de Gestión
profundizando las categorías de los mismos y evaluando el cumplimiento de los
objetivos institucionales a través de sus diversas dimensiones eficiencia, economía,
eficacia y calidad con el objetivo de llevar la información con la mayor calidad posible a
nuestros grupos de interés.
Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto,
después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con
sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e
implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser
necesario la modificación de los indicadores que así ́lo requieran.
Los resultados deben ser socializados en cada una de las dependencias responsables
del proceso, al igual las acciones de mejora.
Los indicadores de proceso deben venir acompañados del respectivo análisis de datos,
si el resultado fue de cumplimiento explicar las estrategias y actividades para ese buen
resultado, si estuvo en zona de alerta que faltó para lograr el cumplimiento y si se ubicó
en zona de alerta cual fue la causa raíz para ese mal desempeño.
24
Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y
archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente
deben estar disponibles para efectos de auditoría.
La oficina de Planeación enviará a principios de la vigencia el cronograma de reporte y
previo a cada medición los recordatorios respectivos para realizar las mediciones
trimestrales, también comunicará los cambios en los formatos y procedimiento de
reporte que tengan lugar.
A partir de la primera medición de 2018 se intensificaron las acciones de revisión de los
reportes que se envían al Grupo de Planeación con el objetivo de organizar el
repositorio único de información institucional y oficializar la información institucional
mediante un solo canal con diferentes puntos de validación de la misma, lo anterior con
el fin de garantizar la fidelidad de la misma.
Nota:
Si desea consultar a detalle la información de los Indicadores reportadas por las áreas ver
Anexo 1. Tablero de indicadores de gestión
9. EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS DE CALIDAD A MARZO 2018
Para este período evaluado no se efectúa el análisis de ejecución por objetivos de calidad de
acuerdo a la periodicidad de los indicadores misionales, que en su mayoría tienen registro
semestral, por lo tanto se efectuará en la segunda medición de la vigencia.
