CONVENIO TRIPARTITO Nº 842

Aunar esfuerzos y recursos técnicos, físicos, administrativos y económicos entre las partes, para acompañar a la Gobernación de Antioquia y a los 124 municipios del Departamento en la implementación de las Fases de Transformación y Democracia de Gobierno en línea; y para llevar a cabo el Piloto del Modelo de Implementación del Manual 3.0 de Gobierno en línea en 50 entidades del Departamento de Antioquia.

INFORME DEL EJERCICIO DE

RENDICIÓN DE CUENTAS SECTORIAL Fecha:

24/11/2012

Entidad Territorial: Alcaldía de Puerto Nare

Dependencia responsable del Laboratorio de Rendición de Cuentas Sectorial:

Secretaria General y de Gobierno

Temática Ejercicio de Rendición de Cuentas Sectorial

Sistema de Gestión de Calidad

Fecha de Realización del Ejercicio de Rendición de Cuentas sectorial.

24 de noviembre de 2012

Fecha de realización de Informe: 28 de noviembre de 2012

Datos del Responsable del Laboratorio de Rendición de Cuentas Sectorial

Nombre y Apellido: Luisa Fernanda Idárraga Ciro

Cargo: Directora Sistema de Gestión de Calidad

Correo Electrónico: gestioncalidad@puertonare-antioquia.gov.cov

Con la realización por parte del Municipio del Ejercicio de Rendición de Cuentas Sectorial a través de medios electrónicos, se esta promoviendo la generación de nuevos espacios de Participación Ciudadana y de Transparencia en la Entidad Territorial. Ejercicios de este talante, son eficientes para dar constancia y a su vez garantías de una gestión incluyente y participativa de los procesos políticos llevados a cabo en la localidad.

1. Síntesis temática realizada

En la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad SGC se está adelantando significativamente el diseño del SGC bajo la norma NTC GP 1000-2009, en siguiente tabla se evidencia el avance que se ha obtenido durante este año. Tabla 1 Avance del Sistema de Gestión de Calidad

Ítem REQUISITO DE LA NTC-GP 1000-2009 Enero 31 de octubre

4,1 Requisitos Generales 8,3% 100%

4,2 Requisitos de la Documentación 6,7% 75%

5,1 Compromiso de la dirección 0,0% 100%

5,2 Enfoque al Cliente 8,3% 83,3%

5,3 Política de Calidad 0,0% 100%

5,4 Planificación 0,0% 100%

5,5 Responsabilidad autoridad y comunicación 33,3% 100%

5,6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 0,0% 80%

6,1 Provisión de recursos 0,0% 100%

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Aunar esfuerzos y recursos técnicos, físicos, administrativos y económicos entre las partes, para acompañar a la Gobernación de Antioquia y a los 124 municipios del Departamento en la implementación de las Fases de Transformación y Democracia de Gobierno en línea; y para llevar a cabo el Piloto del Modelo de Implementación del Manual 3.0 de Gobierno en línea en 50 entidades del Departamento de Antioquia.

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6,2 Gestión de los recursos 16,7% 83%

6,3 Infraestructura 22,2% 55%

6,4 Ambiente de trabajo 0,0% 50%

7,1 Planificación de la realización del producto 23,8% 100%

7,2 Procesos relacionados con el cliente 0,0% 0,0%

7,3 DISEÑO Y DESARROLLO 0,0% 0,0%

7,4 Adquisición de bienes y servicios 0,0% 33,3%

7,5 CONTROL PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 0,0% 0,0%

7,6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición 0,0% 0,0%

8,1 Generalidades (M. A y Mejora) 0,0% 100%

8,2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 0,0% 0,0%

8,3 Control del producto no conforme 0,0% 0,0%

8,4 Análisis de datos 0,0% 0,0%

8,5 MEJORA 0,0% 33,3%

Etapa Inicial

Actividades realizadas

Total Avanzado

PROMEDIO PONDERADO DE AVANCE 7% 58,38% 51,38

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El SGC está alineado con el plan de desarrollo en la línea 5 De corazón por la transparencia y eficiencia en el sector o programa Gestión pública efectiva en la tabla 2,3 y 4 se observa el cumplimiento que se ha tenido durante el año corriente. Tabla 2. Resultados obtenidos durante este año en el plan de desarrollo

Relación de indicadores para metas de resultado y de producto Línea 5: De corazón por la transparencia y la eficiencia.

Sector 5.1: Gestión Pública Efectiva

Objetivo de resultado

Meta de resultado

Indicador de resultado

Línea base

Objetivo de

producto

Meta de producto

Indicador de

producto

Línea base

Cumplimiento 2012

Implementar y fortalecer el control y la

calidad de la entidad territorial

Sistema de

Gestión de

Calidad Implemen

tado al 100%

Porcentaje de

implementación del

Sistema de Gestión de

Calidad

0%

Iniciar y avanzar

la planeac

ión, diseño, implementació

n y evaluación del SGC

Un equipo de SGC establecido durante el primer año de gobierno

Equipo SGC

implementado

0

100%

Construir la misión y visión de la entidad en el primer año de gobierno

Misión y visión de la entidad concertad

a y divulgada

0

100%

Construir la política y objetivos de calidad de la entidad en el primer año de gobierno

Política y objetivos

de calidad definidos

Y divulgado

s

0

100%

Construcción de un mapa de procesos primer año del periodo de gobierno

Identificación de los procesos

0

100%

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Tabla 3. Resultados obtenidos durante este año en el plan de desarrollo

Relación de indicadores para metas de resultado y de producto

Línea 5: De corazón por la transparencia y la eficiencia. Sector 5.1: Gestión Pública Efectiva

Objetivo de resultado

Meta de resultado

Indicador de

resultado

Línea base

Objetivo de

producto Meta de producto

Indicador de producto

Línea base

Cumplimiento

2012

Documentación de todos los procesos identificados en el mapa de procesos de la entidad durante el periodo de gobierno

Procesos levantados según la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

0

80%

Realizar 4 campañas de cambio de cultura durante el periodo de gobierno

Campañas de cambio cultural realizadas

0

25%

1 indicador de seguimiento por proceso en el

periodo de gobierno

Implementar indicadores

de seguimiento a los procesos

0

100%

Realizar una matriz de riesgos y

controles operacionales

durante el periodo de gobierno

Identificar los riesgos y controles

operacionales

0

70%

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Relación de indicadores para metas de resultado y de producto Línea 5: De corazón por la transparencia y la eficiencia.

Sector 5.1: Gestión Pública Efectiva Objetivo de

resultado

Meta de

resultado

Indicador de

resultado

Línea base

Objetivo de produ

cto

Meta de producto Indicador de

producto Línea base

Cumplimiento

Realizar 3 encuestas de satisfacción durante el periodo de gobierno

Efectuar el seguimiento y medición de la satisfacción de los usuarios, de los procesos y de los productos/servicios

0

0%

Implementar el 100% de las acciones de control de producto no conforme y servicio no conforme que se presente durante el periodo de gobierno

Implementar acciones de control del producto/ servicio no conforme

0

0%

Ejecutar 3 ciclos de auditorías durante el periodo de gobierno

Ejecutar auditorías internas

0

0%

Realizar 3 revisiones por la dirección durante el periodo de gobierno

Realizar revisión por la Dirección

0

0%

Tomar el 100% las acciones de mejora que se presenten durante el periodo de gobierno.

Toma de acciones de acciones de mejora.

0

0%

Tabla 4. Actividades por ejecutar

2. Preguntas y respuestas consolidadas del ejercicio realizado

Preguntas Foro:

¿En que se ha beneficiado la actual administración con el Sistema de Gestión de Calidad, que beneficios ha traído o que reconocimientos?

R: / En que se ha beneficiado la administración, mucho, ya tenemos un orden, un orden de lo que es Sistema de Gestión de Calidad, ya sabemos como son nuestros procesos como tal, en el mapa de

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procesos, dentro del PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar) tenemos una planeación estratégica, salud, cultura deporte, educación, infraestructura, desarrollo social, desarrollo económico, ese ultimo abarco todo lo que turismo, UGAM; y UMATA, hacienda y tesorería, gobierno y servicios administrativos, gestión de calidad y control interno, se han logrado identificar y organizadas cada una de ellas, sabíamos que existían cada una de estas dependencias, pero sabíamos cuales eran los procesos de cada una? Tanto los misionales, como los de apoyo y evaluación, y eso es lo que se ha logrado en cada uno de ellos.

¿Qué tan importante es la calidad para un municipio, y más teniendo las consecuencias lamentables de tener un déficit fiscal tan alto?

R: / Es exactamente eso, contribuir a la transparencia, sino tenemos todo documentado y no sabemos como lo se debe de hacer, ¿como lo vamos a hacer?, es documentar y tener controles, además tener la cultura, la cultura de calidad que es propia de cada ser humano, por eso hay que tener personas competentes, que cumplas con los requisitos para cada cargo y así prevenir que se sigan yendo los dineros para otros lados y que no haya tanta corrupción de esta manera calidad puede intervenir y contribuir en esto.

¿Este sistema de calidad que ha producido en la actual alcaldía, ya que no se sabe nada de este sector ni en que a ayudado?

R: / Como les decía inicialmente, es algo muy silencioso es algo de funcionamiento, muchos no saben que es este sistema porque nunca lo habían escuchado, es algo que esta a la vanguardia , si lo llegamos a implementar y certificar seriamos el primer municipio del magdalena medio certificado, ya todos los municipios del área metropolitana y sus alrededores están certificados porque esto va la vanguardia, es una exigencia de ley, permite tener transparencia, sobresalir, mejorar y permite que cualquier ente o entidad abra sus puertas sin desconfianza, y saber que allí se hacen los procesos documentadas, con controles como debe de ser y que un ente asegurador lo confirma con su certificación.

¿Con este sistema el municipio puede ser certificado por el Icontec? ¿si es así que proceso se tiene y que tan adelantado esta y que fecha a futuro se tiene como meta para esto?

R: / Claro, totalmente, allí es a donde queremos ir, ¿si se tiene alguna fecha para esta certificación? como les decía, vamos y esperamos que durante el 2014 podamos tener esta certificación o antes, estamos en el diseño, esperamos la implementación, luego la evaluación y posteriormente la certificación, es algo que necesita cultura, algo que no se hace de la noche a la mañana, algo con mucha exigencia con mucha responsabilidad, y sobre todo hay que empezar a cambiarle la mentalidad a todas las personas, para poder cumplir este objetivo tan anhelado de nuestra administración municipal.

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Preguntas del Chat:

Chelo: ¿Qué tanta importancia puede tener el sistema de gestión de calidad en las entidades públicas?

R: / Muchísima es de mucha importancia, como lo he venido reiterando durante la rendición de cuentas, muestra la transparencia, abre las puertas a toras entidades privadas o publicas, resalta el municipio, lo saca del anonimato en el que se encuentra, es vital tanto para esta administración como para cualquier ente publico o privada que quiere implementar el sistema, un sistema de gestión de calidad es una de las herramientas de administración mas utilizadas en el mundo entero.

Chelo: ¿Qué alcanzamos a nivel competitivo en el momento en el que alcanzamos una calificación de calidad alta?

R: / Total, seremos competitivos a nivel nacional, podemos tener muchos proyectos, pueden creer en nosotros sin necesidad de ponernos tantos controles al momento de ejecutar un proyecto porque tenemos transparencia, porque tenemos los procesos certificados, identificados, tenemos el personal competitivo, podemos llegar a ser competitivos a nivel nacional y porque no internacional si seguimos manteniendo esta certificación.

Jean Paul: ¿En qué fase de implementación estamos? R: / Estamos en la fase de diseño, ya la estamos terminando y esperamos en esta vigencia tenerla lista.

Chelo: ¿Usted cómo auditora, por qué cree que este tipo de procesos no se llevaban en una entidad pública?

R: / Porque lamentablemente desde hace muchos años, desde los inicios a existido la corrupción, no solo en esta administración sino en todas las administraciones municipales de Antioquia, porque no decirlo del país, si se ve la corrupción en las entidades grandes que nos representan a Colombia, es por ello que están difícil llevar es cultura de calidad, poderla implementar, pero empezando a crear esta conciencia y desde que exista un compromiso de la dirección, cuando se habla de dirección es un compromiso del alcalde municipal, su concejo de gobierno, se puede cumplir, y se hace mas fácil llevar este sistema de gestión en una entidad publicad desde que exista compromiso, responsabilidad y sobre todo transparencia, porque esto primero empieza por persona para poderlo transmitir en el lugar donde nos encontremos laborando sea publico o privado.

Chelo: ¿A la comunidad se le debe realizar una inducción sobre Gestión de Calidad para que sea implementada eficazmente o no es necesario?

R: / Seria interesante que lo conocieran, y este es el objetivo también esta Rendición de Cuentas, que la comunidad lo conozca; pero empezar a explicarles una inducción sobre calidad para explicarles como se documenta, no es necesario ni obligatorio, porque para ello dependiendo el nivel, no quiero sonar como irrespetuosa, pero es un poco complejo para empezar a entender como se documenta, porque se documenta, entonces se podría hacer una charla para mostrar que tan importante es calidad, para que es calidad, pero inducción como tal de como funciona y se implementa un sistema de gestión de calidad no lo considero necesario.

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24/11/2012

3. Compromisos adquiridos por la Entidad

“No se presentaron compromisos durante el Ejercicio de Rendición de Cuentas Sectorial”.