INFORME DE RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE …...Disposición de un liderazgo con apoyo de los entes...
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INFORME DE RIEGOS POR PROCESOS OFICINA DE CONTROL INTERNO II SEMESTRE DE 2018
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INFORME DE RIEGOS POR
PROCESOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
II SEMESTRE DE 2018
PRESENTACIÓN
La Corporación Autónoma Regional de la Orinoquia - Corporinoquia su estructura está reflejada en el presente organigrama el cual es tomado como referencia en la estructuración del esquema de procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad de la Corporación.
MATRIZ FODA INSTITUCIONAL
MA
TR
IZ
DE
F
AC
TO
RE
S
INT
ER
NO
S FORTALEZAS DEBILIDADES
Talento humano competente para el cumplimiento misional de la Corporación No existe un sistema de información de la jurisdicción y hay deficiencia en el sistema de gestión documental
Estructura organizacional consolidada para el desarrollo de los procesos administrativos
Infraestructura locativa inadecuada e insuficiente
Existencia de documentación soporte de consulta de la región Deficiente identificación de la problemática regional
Estructura organizacional definida y normatividad propia para la jurisdicción La corporación cuenta con recursos propios limitados para el cumplimiento de los objetivos institucionales
Reconocimiento institucional como autoridad ambiental Baja cobertura en las estrategias de educación ambiental en la jurisdicción
Disponibilidad de herramientas que facilitan la planificación Deficiencia de la educación ambiental preventiva en la jurisdicción
Políticas ambientales para la región por parte de la corporación Falta de planeación en el uso del territorio por parte de la Corporación
Estudio consolidado en el libro la mejor Orinoquia que podemos construir La ausencia de una política corporativa de atención al usuario
Gestión de recursos a través de convenios Deficiente capacidad operativa y logística de la corporación para atender una jurisdicción tan grande y compleja ambientalmente.
Personal con experticia e idoneidad en el manejo ambiental Demora procesal
Reconocimiento de las instituciones de la Corporación como autoridad ambiental Poco personal para atender la demanda en los trámites ambientales
Estrategia integral de comunicación, divulgación y socialización interna y externa del accionar corporativo
Falta de implementación de un sistema integrado de gestión
Implementación de un sistema de gestión de calidad Infraestructura limitada para el funcionamiento adecuado de las actividades corporativas
Mejoramiento de la capacidad logística para el desarrollo de las actividades de la entidad
Múltiples sistemas de información
Expedición de normas especiales que regulan el adecuado uso, manejo y aprovechamiento de los recursos naturales
Desarticulación entre las dependencias
Adopción de la Política Regional de Educación Ambiental
Laboratorio Ambiental acreditado IDEAM
Autonomía en la toma de decisiones de inversión
MA
TR
IZ D
E F
AC
TO
RE
S
EX
TE
RN
OS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Disposición de un liderazgo con apoyo de los entes territoriales para la gestión Deficiente cultura ambiental en la región
Oportunidad histórica de planificar y orientar el desarrollo económico de la región con visión ambientalmente sostenible
Injerencia politiquera dentro del desarrollo corporativo
Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Doble moral de la comunidad en el cuidado y protección de los recursos naturales
Existencia de un capital natural aún abundante y poco transformado en algunos sectores de la jurisdicción
Proyección de proyectos agroindustriales y minero-energéticos de impacto negativo socio ambiental para la región
Existencia de recursos financieros a nivel nacional e internacional para el apalancamiento de proyectos ambientales
Incremento de los efectos del cambio climático
MA
TR
IZ D
E
FA
CT
OR
ES
E
XT
ER
NO
S
La educación ambiental y comunicación como principio de participación dentro de la política nacional
Presencia de organizaciones al margen de la ley en la jurisdicción
Crecimiento de conciencia ambiental por parte de la comunidad al observar el deterioro de los recursos naturales
Orden público
Compromiso interinstitucional hacia el cuidado, protección y conservación de los recursos naturales
Falta de empoderamiento de los actores involucrados en la implementación de la Política Pública de Educación y Comunicación Ambiental
Incremento en la asignación de los recursos para la ejecución de proyectos ambientales
Limitada infraestructura vial en el territorio
Comunidades étnicas y no étnicas con grado de sensibilidad ambiental que permite apoyar políticas ambientales
Complejidad en requisitos para la presentación de los proyectos ambientales
Liderar y orientar procesos investigativos a través de la vinculación de la academia y organizaciones no gubernamentales para el desarrollo sostenible de la región
Infraestructura vial precaria en la jurisdicción
Intereses particulares
Priorización desde el nivel central de las políticas y competencias institucionales en la gestión del riesgo que faciliten el cumplimiento de los objetivos misionales y la gestión de insumos (cartografía a escala adecuada) para la toma de decisiones
El libre acceso en el que se encuentran los bienes y servicios ambientales
La existencia que ONG que realizan gestión ambiental y contribuyen con el accionar de la Corporación
Resquebrajamiento de los principios éticos y morales
La articulación que han venido fortaleciéndose con los diferentes gremios presentes en la jurisdicción
Ocultamiento de afectaciones ambientales.
Comunidades étnicas y no étnicas vinculados en los procesos de autoridad ambiental
La extensión tan grande del territorio aunado a la poca presencia institucional
La puesta en marcha de la Política de educación ambiental de la jurisdicción de la Corporación
Cambio permanente de normatividad a nivel nacional
ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES Corporinoquia administra los riesgos por proceso y por proyecto los lineamientos se encuentran plasmados en la Guía de Administración de Riesgos. Los objetivos que se persiguen son: Suministrar la metodología que permita gestionar de manera efectiva los riesgos que afectan el logro de los objetivos estratégicos, de proceso y proyectos de la Corporación Autónoma Regional de la Orinoquia Corporinoquia Ofrecer las herramientas de trabajo que permitan identificar, analizar, mitigar y evaluar los riesgos que deban ser tratados por los servidores responsables en la Corporación fundamentados en el desarrollo del Esquema de las Líneas de Defensa. Suministrar los lineamientos que permitan a la alta dirección de la Corporación tener una seguridad razonable en el logro de sus objetivos, con base en una adecuada gestión del riesgo.
Unificar los aspectos comunes que existen con los riesgos de corrupción para realizar la identificación de cada uno de estos riesgos, así como, su mejor tratamiento fortaleciendo el enfoque preventivo ESTRUCTURA DOCUMENTAL
El esquema de la documentación establecido por Corporinoquia es el siguiente:
MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El sistema de gestión de calidad de Corporinoquia ha sido establecido, documentado e implementado bajo los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Dado que Corporinoquia presta servicios de ensayos ambientales, el sistema se articula con el Sistema de Gestión del Laboratorio Ambiental con el estándar NTC ISO/IEC 17025:2005. EL Sistema tiene el enfoque basado en procesos de acuerdo a la misión, visión y funciones de la entidad y está definido como un conjunto de procesos que interactúan permitiendo lograr el cumplimiento de la Política de Gestión de Calidad y de los objetivos, así como la satisfacción de los requisitos del cliente y partes interesadas y los reglamentarios aplicables. En la figura 2. Se muestra el mapa de procesos de la Corporación.
Tomando como referencia el organigrama de la Corporación se han definido el siguiente Mapa de procesos del sistema de gestión de calidad:
En cumplimiento de la política de riesgos se ha institucionalizado dentro de la Corporación como parte de la cultura
procedimental la administración y valoración de los riegos para cada uno de los procesos que integran el sistema de gestión de
calidad, de acuerdo con esto se han definido riesgos para los dieciséis (16) procesos certificados; de igual forma actualmente
se está en proceso de actualización de la guía administración de la política de riegos de la corporación de acuerdo a la nueva
metodología del departamentos administrativo de la función pública enfatizando en los controles asociados a los riegos.
MAPA DE RIESGOS DOCUMENTADOS
La Corporación dentro de su estructura procesal cuenta con dieciséis (16) procesos de acuerdo a lo siguiente:
I. MISIONALES 1. Planeación y Ordenamiento Territorial Ambiental
2. Gestión de Trámites y Servicios Ambientales
Subprocesos: Gestión de Trámites y Servicios Ambientales, Sancionatorio y Funcionamiento de Laboratorio.
3. Educación y Cultura Ambiental
II. ESTRATÉGICOS:
4. Planeación de la Gestión Ambiental
III. APOYO
5. Gestión de Talento Humano
6. Gestión de Recursos Financieros
7. Gestión de Archivo y Correspondencia
8. Gestión de Compras y Contratación
9. Gestión de Recursos Físicos
10. Asistencia Jurídica
11. Gestión de Cartera
12. Gestión de TIC´S
13. Comunicación
14. Gestión Integrada de Sistemas
15. Gestión Disciplinaria
IV. DE EVALUACIÓN
16. Evaluación independiente
Direcciones Territoriales Arauca y Vichada y Unidad Ambiental de Cáqueza.
1. Educación Ambiental y Cultura Ambiental
2. Gestión de Trámites y Servicios Ambientales. Subproceso: Gestión de Trámites y Servicios Ambientales y Sancionatorio
ANÁLISIS POR PROCESO DEL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
I. MISIONALES
1. GESTIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS AMBIENTALES
CARACTERIZACION DE SUB- PROCESO GESTION DE TRÁMITES Y SERVICIOS AMBIENTALES Objetivo: Otorgar concesiones, permisos, autorizaciones y licencias ambientales para el uso, aprovechamiento o movilización
de los recursos naturales renovables o para el desarrollo de actividades que afecten o puedan afectar el medio ambiente y
ejercer el control del uso, movilización y comercialización de los mismos.
Alcance: Inicia con la radicación de la solicitud del concesiones, permisos, autorizaciones y licencias ambientales, Auto que
Ordena el Control y seguimiento o queja y termina con Resolución que Otorga o Niega, el auto de requerimientos, auto de
cumplimiento de obligaciones, el inicio de un proceso sancionatorio o Archivo
RIESGO
CAUSAS CONSECUEN
CIAS
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE MANE
JO
ACCIONES
RESPONSABLE DE LA
ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR (Este indicador debe
medir el riesgo y permitir realizar
su monitore
o)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
RIESGO 1
La falta de Conocimiento y omisión de registro de datos en el diligenciamiento del formato CYC-FOR-001 Reporte de Visita de Atención de Denuncias por Infracciones Ambientales
No contar con la información necesaria para adelantar procesos sancionatorios.
De Información
3 Posib
le
2 Menor
Zona de
Riesgo Modera
da
Verificación del
formato CYC-FOR-
001 por parte de líderes y
coordinadora
1 Rara
Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Evitar
Al momento
de reportar
en la base de datos
las visitas técnicas
realizadas deben
estar total mente
revisados los
formatos diligenciados en la tarea de campo.
Líderes, coordinador
a Grupo Quejas y
Contravenciones
Ambientales, Subdirectora
, Directora
Base de datos de prelimina
res aperturadas con
visita técnica
# Formato
s exitosos
= # formatos existentes/# total número
de formatos base de datos
CARACTERIZACIÓN DEL SUB PROCESO FUNCIONAMIENTO LABORATORIO
Objetivo: Realizar análisis fisicoquímico a muestras de aguas residuales industriales, domésticas, naturales y superficiales
monitoreadas en la jurisdicción de CORPORINOQUIA como parte del control y seguimiento que realiza la Subdirección de
Control y Calidad Ambiental.
Alcance: Iniciar con la solicitud de material y conservantes para la toma de una muestra y finaliza con la entrega del reporte de resultado de los análisis realizados.
RIESGO CAUSAS CONSECUEN
CIAS
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE MANE
JO
ACCIONES RESPONSABLE DE LA
ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADO
R (Este indicador
debe medir el riesgo y permitir
realizar su monitoreo P
RO
BA
BIL
IDA
D
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
Incorrecta
preservación de
muestras
Contaminación del reactivo
Ineficacia del reactivo y
contaminación de la muestra
Operativos
1 Rara
Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Alta
Revisión de los
dispensadores de
preservant
1 Rara
Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Alta
Asumir
Realizar la entrega del material de muestreo al profesional
Coordinador de
Laboratorio/ Analistas
LAB-FOR-042
Solicitud de Material-LAB-FOR-
Nro de capacitacio
nes realizadas
en el
es de campo el dia anterior al muestreo
para la verificación correspondi
ente
025 Registro
Capacitaciones
periodo / Total
capacitaciones
programadas
Cantidad de reactivo insuficiente
Preservación incompleta y degradación rápida de la
muestra
Capacitación a los
profesionales en toma y
preservación de
muestras
Solucionar las
inquietudes que se
presenten en el
proceso de toma de muestras
LAB-FOR-025
Registro Capacitaci
ones
Preservación con reactivo
equivocado
Conservación inadecuada
del parámetro de interés
Identificación
adecuada de los
reactivos
Revisión de los rótulos y listado de
almacenamiento
LAB-FOR-033
Recepción de
muestras La no
adición de los
reactivos
Deterioro total de la muestra
Verificación de las
condiciones
fisicoquímicas en la recepción
de las muestras
Realizar registro en el formato
de recepcion
de muestras
CARACTERIZACION DEL SUB PROCESO SANCIONATORIO AMBIENTAL.
Objetivo: Evaluar objetivamente el desarrollo del Proceso Sancionatorio Ambiental, igualmente forjar la pronta y cumplida
equidad del desarrollo sostenible como autoridad ambiental y administradora de los recursos naturales, los Actos
Administrativos proferidos, con el fin de cumplir la misión de la Corporación y proteger el Medio Ambiente
Alcance: El Proceso Sancionatorio Ambiental inicia con una infracción de tipo ambiental y termina con la imposición de una
sanción a través de un fallo
Los riesgos evidenciados son:
RIESGO CAUSAS CONSECUENCIA
S
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE LA ACCIÓN
REGISTRO - EVIDENCIA
INDICADO
R (Este indicador
debe medir el riesgo y permitir
realizar su monitore
o)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
FALTA DE CELERIDAD
EN LA NOTIFICACIO
N DE LOS ACTOS
ADMINISTRATIVOS
PROFERIDOS DENTRO DE
LOS EXPEDIENTE
S SANCIONATO
RIOS
1. CITACIONES REALIZADAS ERRÓNEAME
NTE
1. AMPLIACIÓN
DE LOS TÉRMINOS ENTRE UNA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA Y OTRA
Cumplimiento y
Conformidad
3 Posible
3 Moder
ado
Zona de
Riesgo Moder
ada
1. VERIFICACIÓ
N DE LA CITACIÓN
POR PARTE DEL
COORDINADOR DE
ABOGADOS DE LA
SECRETARÍA GENERAL, Y
COMO EVIDENCIA DE ELLO SE IMPNDRÁ UN
VISTO BUENO
DENTRO DE CADA UNA DE ELLAS
1 Rara Vez
2 Men
or
Zona de Riesgo
Baja
Asumir
SECRETARÍ
A GENERAL
BASE DE DATOS DE
EXPEDIENTES
NOTIFICADOS
(NUMERO DE
PROCESOS
PENDIENTES POR
NOTIFICAR
/NUMERO DE
PROCESOS
NOTIFICADOS)
*100%
2. CITACIONES DEVUELTAS (DIRECCIÓN ERRADA, NO RESIDE, NO
RECIBE, ENTRE OTRAS
CAUSALES DE
DEVOLUCIÓN
2. DILACIONES
EN LOS PROCESOS
2. REQUERIMIENTO ATENTO
Y REPETITIVO
A LOS INSPECTOR
ES DE POLICÍA
EXPEDIENTES
SANCIONATORIOS
3. FALTA DE IDENTIFICACI
ÓN DEL DOMICILIO
DEL PRESUNTO INFRACTOR
3. HALLAZGOS
EN AUDITORIAS
3. FIJACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE AVISO EN CASO DE OMISIÓN DE RESPUESTA CON EL FIN
DE DAR CONTINUIDA
D AL PROCESO
4.OMISIÓN DE
RESPUESTA O DEMORA
EN LAS SOLICITUDE
S DE NOTIFICACIÓ
N REALIZADAS
A LOS INSPECTORES DE POLICÍA
4. INVESTIGACI
ONES Y SANCIONES
DISCIPLINARIAS
4. CELERIDAD
EN LA FIJACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE AVISO EN CASO EN
QUE PROCEDA
CONFORME A LAS
REGLAS PRESCRITAS
EN LOS ARTÍCULOS 67 Y 68 DE
LA LEY 1437 DE 2011
LIBROS RADICADOR
ES 5. AUMENTO
DEL NÚMERO DE PROCESOS
NUEVOS
5. PERDIDA DE IMAGEN INSTITUCIONAL
6. NÚMERO CONSIDERABLE DE ACTOS ADMINISTRA
TIVOS GENERADOS
PARA NOTIFICAR
REPROCESO
DE ACTIVIDADE
S Y AUMENTO DE CARGA OPERATIVA
DEMORA EN LA
RESPUESTA A LAS
SOLICITUDES RELIZADAS
A LA SUBDIRECCI
ON DE CONTROL Y
CALIDAD AMBIENTAL
1. NÚMERO SIGNIFICATIV
O DE SOLICITUDE
S
1. AMPLIACIÓN
DEL TÉRMINO
ENTRE UNA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA Y OTRA
Cumplimiento y
Conformidad
3 Posible
3 Moder
ado
Zona de
Riesgo Moder
ada
1. REALIZAR UN INFORME SEMESTRAL
QUE CONTENGA
LAS SOLICITUDE
S PENDIENTES
POR CONTESTAR POR PARTE DE LA SCCA.
1 Rara Vez
2 Men
or
Zona de Riesgo
Baja
Reducir
SECRETARÍA
GENERAL Y
SUBDIRECCIÓN DE
CONTROL Y CALIDAD AMBIENT
AL
BASE DE DATOS DE
LAS SOLICITUDES PENDIENTES
POR CONTESTAR POR PARTE
DE LA SUBDIRECCI
ÓN DE CONTROL Y
CALIDAD AMBIENTAL
(NÚMERO DE
SOLICITUDES
REALIZADAS/
NÚMERO DE
SOLICITUDES
ATENDIDAS) * 100%
2. ATENCIÓN A OTROS
TRÁMITES O SOLICITUDE
S
2. DILACIÓN EN LOS
PROCESOS
2. REALIZAR SEGUIMIENT
O PERMANENT
E A LAS SOLICITUDE
S REALIZADAS DE LA MAS ANTIGUA A
LA MAS RECIENTE
3. ACUMULACI
ÓN DE SOLICITUDE
S
3. HALLAZGOS
EN AUDITORIAS
3. CREAR CANALES DE COMUNICACI
ON ENTRE LOS
COORDINADORES DE
LAS DIFERENTES
ÁREAS
4. INVESTIGACI
ONES Y SANCIONES
DISCIPLINARIAS
5. PERDIDA DE IMAGEN
INSTITUCIONAL
REPROCESO DE
ACTIVIDADES Y
AUMENTO DE CARGA OPERATIVA
4. REALIZAR LAS
SOLICITUDES QUE SEAN ESTRICTAME
NTE NECESARIAS
.
Se evidenció que el Sub proceso Sancionatorio adscrito al Proceso Gestión de Trámites y Servicios Ambientales realiza la
administración de riesgos de conformidad a lo trazado en la Corporación de igual manera, se evidenció el monitoreo de
conformidad a los dos indicadores mencionados, de igual manera se realizó el análisis de causas que permitió la toma de
acciones oportunas y eficientes que permiten mitigar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
1. PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL AMBIENTAL
OBJETIVO: Coordinar y orientar la ordenación de cuencas hidrográficas y el territorio, la gestión del riesgo, la planificación de los instrumentos económicos e identificación de áreas ambientalmente estratégicas para su desarrollo sostenible en la jurisdicción. ALCANCE: Inicia con necesidad de cumplir la normatividad, relacionada con los POMCAS, ordenamiento territorial, gestión del riesgo, evaluación para la adquisición de predios, verificación cartográfica de áreas estratégicas, instrumentos económicos y finaliza con la emisión de lineamientos para el adecuado uso y aprovechamiento de los recursos naturales de la jurisdicción.
RIESGO CAUSAS CONSECUENC
IAS
CLASIFICACIÓN
DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE LA
ACCIÓN
REGISTRO - EVIDENCIA
INDICADOR
(Este indicador
debe medir el riesgo y permitir
realizar su monitoreo)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
NO CUMPLIMIENTO DE
LA
*FALTA DE RECURSOS
ECONÓMICOS
*SANCIONES DE
ORGANOS DE
Cumplimiento
y Confor
3 Posible
4 Mayo
r
Zona de
Riesg
GESTIÓN INSTITUCIONAL PARA
2 Imposible
3 Moderado
Zona de
Riesg
Asumir
NUMERO DE PLANES DE
ORDENACION
FORMULACIÓN Y
ADOPCIÓN DE LOS PLANES
DE ORDENACI
ÓN DE CUENCAS HIDROGRÁ
FICAS
*ALGUNOS ESTAN
SUJETOS A CONCERTACI
ÓN Y ADOPCIÓN DE VARIAS
CORPORACIONES
(COMISIONES CONJUNTAS)
CONTROL *AFECTA
LA AUTORIDA
D AMBIENTAL
DE LA CORPORAC
IÓN
midad o Extrema
LA CONSECUCI
ÓN DE RECURSOS
Y RELACIONES PÚBLICAS ANTE LOS
ENTES NACIONALE
S, INTERNACI
ONALES, DEPARTAMENTALES Y PRIVADOS
o Moderada
DE CUENCAS PROGRAMAD
OS PARA FORMULAR / NUMERO DE
PLANES FORMULADO
*MODIFICACIÓN Y NUEVAS DIRECTRICES NORMATIVAS
PARA SU FORMULACIÓ
N Y ADOPCIÓN
INCUMPLIMIENTO A
LAS ASISTENCI
AS TECNICAS
EN ORDENAMI
ENTO AMBIENTA
L TERRITORI
AL
*POCA PARTICIPACIÓN DE LOS MUNICIPIOS
*DESINTERÉS EN LA
ARTICULACIÓN DEL
COMPONENTE AMBIENTAL
EN LOS PROCESOS LOCALES
*DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
POR PARTE DE LOS
MUNICIPIOS
*PÉRDIDA DE IMAGEN INSTITUCIO
NAL *AFECTA
LA AUTORIDA
D AMBIENTAL
DE LA CORPORAC
IÓN
Cumplimiento
y Conformidad
3 Posible
3 Moderado
Zona de
Riesgo Alta
*AMPLIANDO
MEDIOS DE COMUNICA
CIÓN DE LOS
MUNICIPIOS
*ENVÍO A LOS
MUNICIPIOS LA
INFORMACIÓN DEL
OBJETO DE LA
ASISTENCIA
2 Imposible
3 Moderado
Zona de
Riesgo
Moderada
Asumir
NUMERO DE SOLICITUDES DE ASITENCIA
TECNICA SOLICITADAS
Y/O PROGRAMADAS / NUMERO
DE ASISTENCIAS
TECNICAS BRINDADAS
INFORMACIÓN
INCOMPLETA
DURANTE EL
REGISTRO DE
INFORMACIÓN QUE
DOCUMENTA DE LA
LÍNEA BASE
PARA EL ESTABLECI
MIENTO Y/O
FORMULACIÓN DE
LOS OBJETIVO
S DE CALIDAD.
*FALTA DE RECURSOS
ECONÓMICOS PARA:
CONTRATACI
ÓN DE APOYO A LA
SUPERVISIÓN DE LA
IMPLMENTACIÓN DE LOS OBJETIVOS
DE CALIDAD. SUSCRICIÓN
DE CONTRATOS
DE CONSULTORÍ
A PARA LA IMPLEMTACIÓ
N Y/O FORMULACIÓ
N DE LOS OBJETIVOS
DE CALIDAD.
*FUENTES HÍDRICAS
SIN OBJETIVOS
DE CALIDAD
IMPLEMENTADOS Y/O FORMULAD
OS *
DESCONOCIMIENTO
EN TERMINOS
DE CALIDAD DE AGUA DE LAS
FUENTES HÍDRICAS
Cumplimiento
y Conformidad
3 Posible
4 Mayo
r
Zona de
Riesgo
Extrema
ASIGNACIÓN DE
RECURSOS POR
CONCEPTO DE TASAS
RETRIBUTIVAS Y
OTROS, GESTIÓN
INSTITUCIONAL PARA
LA CONSECUCI
ÓN DE RECURSOS.
2 Imposible
2 Meno
r
Zona de
Riesgo
Moderada
Asumir
NUMERO DE CUENCAS CON OBJETIVOS DE
CALIDAD ESTABLECIDOS
/NÚMERO TOTAL DE CUENCAS
INFORMACIÓN
INCOMPLETA
DURANTE EL
REGISTRO DE
INFORMACIÓN QUE
*FALTA DE RECURSOS
ECONÓMICOS PARA:
CONTRATACIÓN DE
APOYO A LA SUPERVISIÓN
DE LA IMPLMENTACI
*INCUMPLIMIENTO A
LA NORMATIVI
DAD *INFORMACIÓN LINEA BASE EN
TERMINOS DE
Cumplimiento
y Conformidad
3 Posible
4 Mayo
r
Zona de
Riesgo
Extrema
ASIGNACIÓN DE
RECURSOS POR
CONCEPTO DE TASAS
RETRIBUTIVAS Y
OTROS.
2 Imposible
2 Meno
r
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
NUMERO DE CUENCAS CON
METAS DE CARGA
CONTAMINANTE
ESTABLECIDAS/NÚMERO TOTAL DE
DOCUMENTACION DE LA LÍNEA BASE
PARA EL DESARROLLO DE LAS METAS DE
CARGA CONTAMIN
ANTE.
ÓN DE LAS METAS DE
CARGA CONTAMINAN
TE. REGISTRO DE INFORMACIÓN ERRÓNEA EQUIPOS DE MEDICIÓN EN MAL ESTADO EQUIPOS DE GEORREFERENCIACIÓN (GPS) MAL
CALIBRADOS. FALTA
CAPACITACIÓN PARA
REGISTRO DE INFORMACIÓ
N. FUENTES
HÍDRICAS SIN OBJETIVOS DE CALIDAD
DE AGUA FORMULADO
S Y/O IMPLEMENTA
DOS. FALTA DE
INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA PARA LINEA
BASE CAMBIO EN
LA NORMATIVIDA
D.
CALIDAD DE AGUA
DESACTUALIZADA
*SE DEBE REPETIR
EL PROCESO
GESTIÓN INSTITUCIONAL PARA
LA CONSECUCI
ÓN DE RECURSOS.
CUENCAS
CALCULO IMPRECIS
O DEL FACTOR REGIONA
*FALTA DE INFORMACION EXISTENTE POR CUENCA
*INCUMPLIMIENTO A
LA NORMATIVI
DAD *FALENCIA
EN LOS RESULTAD
OS FINALES *SE DEBE REPETIR
EL PROCESO
Cumplimiento
y Conformidad
3 Posible
2 Meno
r
Zona de
Riesgo
Moderada
INFORMACION
ACTUALIZADA DE
CADA UNO DE LOS INDICES
QUE COMPENE
N EL FACTOR
REGIONAL.- ESTUDIOS
ACTUALIZADOS DE
INDICE DE ESCAZES DE
CUENCA.
1 Rara Vez
2 Meno
r
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
NUMERO DE CUENCAS CON
FACTOR REGIONAL
ACTUALIZADO /NÚMERO TOTAL DE CUENCA
LA NO REALIZACI
ON DE VISITAS
TECNICAS A CAMPO
* FALTA DE RECURSOS
ECONOMICOS Y
TECNOLOGICOS
*FALTA DE PERSONAL *FALTA DE
SOLICITUDES DE LAS
EMPRESAS Y ENTIDADES
* NO SE IDENTIFICA
RIAN ÁREAS
AMBIENTALMENTE
ESTRATEGICAS PARA
SER ADQUIRIDA
S. *NO SE PODRIA
PROTEGER Y
CONSERVAR DICHAS ÁREAS.
Cumplimiento
y Conformidad
3 Posible
4 Mayo
r
Zona de
Riesgo
Extrema
CONTAR CON LOS
RECURSOS ECONOMIC
OS Y PERSONAL COMPETEN
TE E INSTRUME
NTOS TECNOLOGI
COS ADECUADO
S
1 Rara Vez
2 Meno
r
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
NUMERO DE AREAS
IDENTIFICADA PARA
PROTEGER Y CONSERVAR / NUMERO DE SOLICITUDES
2. EDUCACIÓN AMBIENTAL Y CULTURA AMBIENTAL
OBJETIVO: Apoyar en la implementación de la educación ambiental mediante asesoría a Instituciones educativas y el desarrollo de acciones pedagógicas y de participación ambiental en instituciones no educativas y comunitarias como insumos para la construcción de una cultura ambiental sostenible. ALCANCE: Atender la necesidad de clientes institucionales, empresariales y comunitarios para el mejoramiento de las
interacciones con la naturaleza, mediante el desarrollo de asesorías y acciones pedagógicas ambientales como estrategias
para la implementación de la educación y la cultura ambiental.
RIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR (Este
indicador debe medir el riesgo y permitir
realizar su monitoreo) P
RO
BA
BIL
IDA
D
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
RIESGO 1: NO
CUMPLIR PLAN DE TRABAJO
DE EDUCACIÓ
N AMBIENTA
L
CAUSA 1: Recursos insuficientes para el desplazamiento de los funcionarios.
PROCESOS DESARROLLADOS
LENTAMENTE
FALTA DE PRESENCIA
INSTITUCIONAL
POCA CREDIBILIDAD
Cumplimiento y
Conformidad
3 Posible
3 Moder
ado
Zona de
Riesgo Moder
ada
Listados de asistencia,
actas y registro fotográfico de
eventos o reuniones
realizadas en la jurisdicción
3 Posible
2 Men
or
Zona de
Riesgo Moder
ada
Asumir
REALIZAR SEGUIMIEN
TOS TRIMESTRA
LES AL CUMPLIMIENTO DE
LAS ACCIONES PLASMADA
S EN EL PLAN DE TRABAJO
EDUCACIÓN
AMBIENTAL
PLAN DE TRABAJO
(ACTIVIDADES
DESARROLLADAS EN EL
PLAN DE TRABAJO /
ACTIVIDADES
PROGRAMADAS ) * 100
CAUSA 2: Desconocimiento y poca experticia de los profesionales para brindar la respectiva orientación de acuerdo con las estrategias de educación ambiental.
CAUSA 3: Insuficiente personal para la atención de la jurisdicción.
RIESGO 2: PÉRDIDA
DE INFORMAC
IÓN
CAUSA 1: Por sustracción de documentos.
PÉRDIDA DE MEMORIA
INSTIUCIONAL
HALLAZGOS EN AUDITORÍAS
NO CUMPLIR CON
LA LEY DE ARCHIVO
DETERIORO DE LOS
ARCHIVOS DOCUMENTALES
De Informació
n
3 Posible
2 Menor
Zona de
Riesgo Moder
ada
REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS NECESARIAS
AL ARCHIVO CENTRAL
1 Rara Vez
2 Men
or
Zona de
Riesgo Baja
Asumir
EDUCACIÓN
AMBIENTAL
FORMATO ÚNICO DE INVENTAR
IO DOCUME
NTAL
CAUSA 2: No tener una infraestructura adecuada para salvaguardar la información.
RIESGO 3: SATURACI
ÓN DE PROCESOS EDUCATIVOS A UN MISMO ACTOR
INSTITUCIONAL Y
COMUNITARIO
CAUSA 1:Falta de articulación interinstitucional.
DESMOTIVACIÓN DE LA
COMUNIDADINSUFICIENTE
CAPACIDAD DE ATENCIÓN
CONCEPTUALIZACIONES DISTINTAS
FRENTE A LAS PROBLEMÁTICAS
AMBIENTALES REGIONALES
Cumplimiento y
Conformidad
3 Posible
2 Menor
Zona de
Riesgo Moder
ada
AGENDA DE TRABAJO
INTERINSTITUCIONAL
1 Rara Vez
2 Men
or
Zona de
Riesgo Baja
Asumir
EDUCACIÓN
AMBIENTAL
PLAN DE TRABAJO
(No. DE MUNICIPIO
S ATENDIDOS
CON ACCIONES
DE EDUCACIÓN AMBIENTAL FORMAL Y
NO FORMAL / TOTAL DE
MUNICIPIOS DE LA
JURISDICCIÓN) *100
ESTRATÉGICOS
3. PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL
OBJETIVO: Orientar Estratégicamente todos y cada uno de los Procesos, tendientes al cumplimiento de la misión y proyección de la visión mediante la formulación y ejecución de los planes y programas de la entidad de forma que se ejecuten las políticas, planes y programas nacionales en materia ambiental definidos por la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo y del Plan Nacional de Inversiones o por el MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE, así como los del orden regional que le hayan sido confiados conforme a la ley, dentro del ámbito de su jurisdicción. ALCANCE: Incluye la formulación, ajuste, evaluación y seguimiento a los planes estratégicos de la entidad (Plan de Acción y Plan de Gestión ambiental Regional), así como los procedimientos y actividades relacionadas con la ejecución del Plan de Acción tales como la elaboración del presupuesto de ingresos y gastos y la formulación y Viabilizarían de proyectos de inversión tanto internos como externos.
Los riesgos que presenta este proceso son:
RIESGO CAUSAS CONSECUENCIA
S
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO - EVIDENCIA
INDICADO
R (Este indicador
debe medir el riesgo y permitir
realizar su monitoreo
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
POCA PARTICIPACION EN LA FORMULACIÓN DEL PA Y PGAR
No presenta novedad en las estrategias de participación Poco Poder de Convocatoria de la Corporación Disminución de credibilidad en la Corporación
POCO CONOCIMIENTO DE LA REALIDAD AMBIENTAL *PROBLEMAS EN LA ARMONIZACIÓN DE LOS PLANES POR PARTE DEL MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE *DIFICULTAD PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL
Cumplimiento y Conformidad
4 Proba
ble
3 Moder
ado
Zona de
Riesgo
Alta
*CONFORMACION DE GRUPOS
TEMATICOS **DESARROLLAR MESAS TEMATICAS
EN LA JURISDICCIO
N
3 Posible
2 Men
or
Zona de
Riesgo Moder
ada
Asumir
SUBDIRECTOR DE PLANEAC
ION AMBIENT
AL
ACTA DE REUNION DONDE SE
DEFINE LOS INTEGRANT
ES DEL EQUIPO
FORMULADOR
Actores insitucion
ales participan
tes/ actores
institucionales
convocados
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCION QUE NO REPORTA LA REALIDAD DE LA EJECUCION Y AVANCE EN SU CUMPLIMIENTO
Desconocimiento de las Problemáticas de las Comunidades de la Jurisdicción Poco interés en el diligenciamiento de las Fichas de Seguimiento del Plan de Acción Desconocimiento de las fichas de
*SE PRESENTA UN REPORTE ERRONEO DEL AVANCE EN LA EJECUCION DEL PLAN DE ACCION **DIFICULTAD PARA REPORTAR AL MINISTERIO EL % DE AVANCE DE EJECUCION DE LAS METAS DE PA ** SANCIONES
Cumplimiento y Conformidad
4 Proba
ble
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
*MEMORANDO DE
ESTABLECIMIENTO DE
FECHA LIMITE DE
DILIGENCIAMIENTO DE FICHA DE
SEGUIMIENTO PA
3 Posible
2 Men
or
Zona de
Riesgo Moder
ada
Reducir
CAPACITACION EN EL
DILIGENCIAMIENTO DE
FORMATOS
SUBDIRECTOR DE PLANEAC
ION AMBIENT
AL
PROGRAMACION Y
LISTADO DE ASISTENCIA
DE CAPACITAC
ION
No fichas diligenciad
as correctam
ente/ Total de
Fichas del Plan de Accion
Seguimiento del Plan de Acción
PARA LA CORPORACION SI SE REPORTA MENOS DEL 75% SIENDO UNA EJECUCION DEFICIENTE
FALTA DE COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA ENTIDAD
Desconocimiento de las bondades que ofrece el sistema de gestión de calidad El sistema no se encuentra dentro de las prioridades directivas Pocos recursos
DESVIO DE LOS PROCESOS DESORGANIZACIÓN MALOS MANEJOS CONTROLES INEFICIENTES DESGASTES ADMINISTRATIVOS
Cumplimiento y Conformidad
4 Proba
ble
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
CAPACITACIONES EN
TEMAS DE CALIDAD AL
NIVEL DIRECTIVO
ASIGNACIÓN
DE RECURSOS
3 Posible
2 Men
or
Zona de
Riesgo Moder
ada
Reducir
SUBDIRECTOR DE PLANEAC
ION AMBIENTAL/ BPPA
LISTADO DE ASISTENCIA
Mejoras instauradas desde el
nivel directivo /
Total de hallazgos
evidenciados por el
ente certificado
r (No conformid
ades y oportunid
ades de mejora)
II. APOYO
4. GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Administrar el talento humano formulando políticas y directrices encaminadas a propiciar el desarrollo del personal y su bienestar ALCANCE: El proceso inicia cuando se genera la necesidad de provisión de las vacantes y termina con la gestión del retiro de los funcionarios de la Corporación.
Los riesgos que presenta este proceso son:
RIESGO CAUSAS CONSECUE
NCIAS
CLASIFICACIÓN
DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADO
R (Este indicador
debe medir el riesgo y permitir
realizar su monitoreo
)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
INCUMPLIMIENTO AL PLAN DE
CAPACITACIÓN Y
BIENESTAR SOCIAL
No aprobación de capacitaciones y actividades de bienestar social
Desmotivación del personal
Cumplimiento y Conformidad
2 Impos
ible
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Alta
Solicitud a
dirección de
manera formal para la
aprobación de
asistencia a
capacitaciones
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo Baja
Asumir
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
AREA DE TALENTO HUMANO
Oficios de solicitudes
de aprobació
n de capacitaci
ones
No. de actividades
de capacitació
n realizadas
en el periodo/ total de
actividades programad
as en el periodo
No. de
actividades de
bienestar social
realizadas en el
periodo/ Total de
actividades
No participación por parte de los funcionarios en las capacitaciones
Sanciones de Ley
Cumplimiento y Conformidad
Memorando y/o correo
electrónico de
participación en
las actividad
es
Comunicaciones y/o
correos electrónic
os de participación en las actividade
s de capacitaci
ón
Falta de recursos
No cumplimiento de objetivos
Financieros
Plan de capacitac
ión y bienestar aprobados por los Comités
Plan aprobado
programadas en el periodo
INCUMPLIMIENTO EN
LA ENTREGA
DE LAS EVALUACIONES DE
DESEMPEÑO EN LOS TERMINOS
DE LEY
Desinterés de los evaluados y evaluadores
Sanciones disciplinarias
Cumplimiento y
Conformidad
3 Posibl
e
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Remitir Oficios
y/o correos
electrónicos a los
evaluadores y
evaluados sobre el proceso
de evaluació
n 2 Impos
ible
3 Modera
do
Zona de
Riesgo
Moderada
Reducir
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
AREA DE TALENTO HUMANO
Oficios y/o correos
electrónicos a los
evaluadores y
evaluados sobre el proceso
de evaluación
(Comunicaciones
radicadas por los
evaluadores de la
realización de la
evaluación y/o
evaluaciones
ejecutoriadas dentro
de los plazos de
Ley / Total de
evaluados) * 100
Desconocimiento de las implicaciones legales
Desgaste administrativo
Reporte del
incumplimiento a Control Interno
Disciplinario
Reportes de
incumplimientos
Sanciones a la Entidad
Brindar Capacitación a los evaluador
es y evaluado
s
Soporte de
capacitación
NO CUMPLIMIE
NTO DEL HORARIO LABORAL
Falta de control por los superiores jerárquicos
Incumplimiento de objetivos
Cumplimiento y
Conformidad
4 Proba
ble
2 Menor
Zona de
Riesgo
Alta
Formato de
ausentismo
laboral y libro
ausentismo
institucional
2 Impos
ible
1 insignificante
Zona de
Riesgo Baja
Asumir
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
AREA DE TALENTO HUMANO
Informe mensual
del ausentismo laboral
(Número de
informes de
cumplimiento horario
laboral reportados
a los superiores
Falta de compromiso por parte de los funcionarios
Pérdida de imagen institucional
Sistema biométric
o para control horario laboral
jerárquicos / Total
informes en el
periodo)*100
Afecta el clima laboral
Reporte al nivel
directivo del
consolidado del
informe del
ausentismo
laboral
Correo electrónic
o del reporte del informe de ausentismo laboral
ERRORES EN LA
LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA,
SEGURIDAD SOCIAL
Y/O PARAFISC
ALES
Software no confiable
Sanciones de Ley
Cumplimiento y
Conformidad
4 Proba
ble
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Reportar por
escrito al operador
del software
de nómina de las
inconsistencias
presentadas
2 Impos
ible
3 Modera
do
Zona de
Riesgo
Moderada
Reducir
PROFESIONAL
ESPECIALIZADA Y/O UNIVERSITARIA DEL AREA DE TALENTO HUMANO
Correo electrónic
o del reporte de inconsiste
ncias presentad
as No. de
reportes de
inconsistencias
reportadas por nómina
Presentación de novedades extemporáneas
Liquidaciones inexactas
Establecer fecha
de cierre de
novedades de
nómina
Listado de novedade
s y volantes
de nómina Falta de controles en el ingreso de novedades
Pago de intereses moratorios
Verificación,
revisión y validació
n
5. GESTIÓN DE RECURSOS FÍNANCIEROS
OBJETIVO: Administrar adecuadamente los recursos financieros de la Corporación a través las actividades relacionadas con el presupuesto, tesorería y contabilidad para proveer información útil para el control y la toma de decisiones dentro de la corporación. ALCANCE: El proceso Financiero inicia con la preparación del presupuesto de ingresos y gastos hasta su afectación tanto del ingreso como del gasto.
Los riesgos de este proceso son:
RIESGO CAUSAS CONSECUEN
CIAS
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADO
R (Este indicador
debe medir el riesgo y
permitir realizar su monitoreo) P
RO
BA
BIL
IDA
D
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PERDIDA DE
RECURSOS
Pérdida de recursos financieros traslado de efectivo y títulos valores
Recepción de pagos en ventanilla y traslado de recursos a entidades financieras
Financieros 1
Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Póliza de manejo
para técnico y
mensajero. Tope en el recibo de efectivo
ventanilla
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo Baja
Asumir
PROFESIONAL
TESORERIA
Montos recibidos
en ventanilla /
Total de valores
consignados
Intento de Fraude electrónico
Pérdida de recursos por hurto informático
Financieros 1
Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Póliza de manejo a
profesional de
tesorería, Asignación
equipo para
dispersión y mejorar seguridad
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo Moder
ada
Asumir
PROFESIONAL
TESORERIA
Valor retirado de
las cuentas
sin autorización/ Vr total
en cuentas de la
entidad
PERDIDA DE
RECURS
No registro oportuno de los
Cartera desactualizada
Financieros 3
Posible
2 Menor
Zona de
Ries
Envió de los actos
administrat
3 Posible
2 Menor
Zona de
Riesgo
Asumir
PROFESIO
NAL RECAUDO
Nro. de actos
administrat
OS actos administrativos
go Baja
ivos dentro de los
términos establecidos por la
Ley
Baja S ivos recibidos/
No de actos
administrativos
Cobrados
Falta de soportes de transferencias electrónicas para identificación de ingresos
El usuario realiza transferencias electrónicas o pago en cuentas de ahorro sin reportar al area de Recaudos el soporte y/o facturas pagadas
Financieros 3
Posible
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Incluir en las
facturas y correos
electrónicos el envio
de las operacione
s realizadas
3 Posible
2 Menor
Zona de
Riesgo Baja
Asumir
PROFESIONAL
RECAUDOS
Valor plenament
e identificados /Valores registrado
s como varios
Inoportunidad en la presentación de los
informes y declaracio
nes a entidades estatales
Incumplimiento del cronograma de presentación de informes y declaraciones tributarias
Imposiciones de sanciones de tipo disciplinario
Financieros 1
Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Estructuración del
cronograma de
informes internos y externos
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo Baja
Asumir
PROFESIONAL
CONTABILIDAD
Numero de informes a presentar/
No de informes
presentados
Actos administrativos que
se queden sin
registro Presupues
tal
Que se olvide entregar al área de presupuesto los actos administrativos oportunamente para registro presupuestal
Hechos cumplidos
Financieros 1
Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Libros radiadores
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo Baja
Asumir
PROFESIONAL
PRESUPUESTO
Número de actos
administrativos
dejados de registrar / total de actos
administrativos a
registrar
6. GESTIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
OBJETIVO: Administrar, conservar y vigilar la gestión de la documentación producida y recibida por la Corporación en desarrollo de su misión. ALCANCE: Control sobre la preservación del archivo con el fin de garantizar de manera eficaz el manejo, custodia y preservación de la documentación producida y recibida por la Corporación.
El riesgo que presenta este proceso es:
7. GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
OBJETIVO: Apoyar la Gestión integral para la adquisición de los recursos, bienes y servicios, cumpliendo con los requisitos legales y aquellos definidos por la Corporación.
ALCANCE: Inicia con la aprobación jurídica del estudio previo de conveniencia y oportunidad para adelantar el proceso contractual y finaliza con la contratación de los bienes y servicios planteados en el estudio previo y los trámites necesarios para dar cabal cumplimiento a las obligaciones contractuales.
El riesgo de este proceso es:
RIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS
CLASIFICACIÓN
DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR
(Este indicador
debe medir el riesgo y
permitir realizar su monitoreo)
PROBABILIDA
D
IMPACT
O
NIVEL PROBABILIDAD
IMPACT
O
NIVEL
PERDIDA DE
DOCUMENTOS
DURANTE EL
PROCESO
PRECONTRACTU
AL Y CONTRACTUAL
INCUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO POR PARTE DE LOS SOLICITANTES DE LOS DOCUMENTOS
DESGASTE ADMINISTRATIVO
Operativos
1 Rara Vez
3 Moderad
o
Zona de Riesgo
Moderada
LIBRO RADICAD
OR DE ESTUDIO
S PREVIOS
1 Rara
Vez
3 Moderad
o
Zona de
Riesgo
Moderada
Reducir RADICACIÓN DE TODOS
LOS ESTUDI
OS PREVIOS QUE
SE PRESEN
TAN PARA
UBICAR EL
LUGAR Y EL
RESPONSABLE
DEL PROYECTO QUE
SE PRETEN
DE ADELAN
TAR
JEFE OFICINA
ASESORA JURIDICA
LIBRO RADICADOR
INCUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO POR PARTE DE LOS SOLICITANTES DE LOS DOCUMENTOS
DEMORA EN EL PROCESO FALTA DE EVIDENCIAS DEL DESARROLLO DE PROYECTOS ESPECIALMENTE DE LA DOCUMENTACION QUE NO SE PUBLICA EN EL SECOP
Operativos
1 Rara Vez
3 Moderad
o
Zona de Riesgo
Moderada
UNA BASE DE DATOS Y
LIBRO RADICAD
OR DE PRESTA
MOS
1 Rara
Vez
3 Moderad
o
Zona de
Riesgo
Moderada
Reducir CONTROL
RESPECTO DE TODOS
LOS DOCUM
ENTOS Y CARPETAS QUE REQUIE
RAN LOS FUNCIONARIOS, REGISTRANDOLOS EN
EL LIBRO,
INDICANDO EL
JEFE OFICINA
ASESORA JURIDICA
BASE DE DATOS
RESPONSABLE Y
LA DEPENDENCIA EN LA CUAL
LABORA
IMPRESIÓN DE
ESTUDIO PREVIO MODIFICADO O CON
ERRORES
IMPLEMENTACION DE LA REVISION DE LOS ESTUDIOS PREVIOS EN MEDIO DIGITAL
ESTUDIOS PREVIOS FIRMADOS CON ERRORES
Operativos
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de Riesgo
Moderada
HOJA DE RUTA Y REVISIO
N:
1. REVISION DEL
ESTUDIO PREVIO UNA VEZ IMPRES
O Y PREVIA A QUE
SE FIRME
2.
DILIGENCIAR LA HOJA DE
RUTA DEL
ESTUDIO PREVIO
CON TODAS
LAS VECES QUE SE LE DA
DEVOLUCION
DIGITAL, SI COMO DEJAND
O EVIDENC
1 Rara
Vez
3 Moderad
o
Zona de
Riesgo
Moderada
Evitar REVISIÓN DEL
ESTUDIO
PREVIO UNA VEZ IMPRES
O Y PREVIA A QUE
SE FIRME.
JEFE OFICINA
ASESORA JURIDICA
MINUTA ACORDES CON LOS ESTUDIOS
PREVIOS
IA DE ESTAR
APROBADO
8. GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
OBJETIVO: Planear la adquisición, administrar y velar por la correcta custodia de los bienes de la Corporación con el fin de satisfacer las necesidades de todos los procesos. ALCANCE: Desde la Elaboración de Estudios Previos para la adquisición de los bienes, hasta la entrega de los mismos a cada dependencia.
Los riesgos que denota este proceso son:
RIESGO CAUSAS CONSECUEN
CIAS
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR (Este
indicador debe medir el riesgo y
permitir realizar su monitoreo)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
Los bienes de la Entidad no se encuentren aparados dentro del programa de pólizas de la entidad
El contrato de pólizas ya se encuentre liquidado y los bienes no hayan sido amparados todavía por una póliza.
No se puede hacer uso de los bienes hasta que los mismos no se encuentren amparados por las pólizas correspondientes
3 Posible
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
No se da salida al servicio a los bienes hasta que los mismos no estén amparados
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
El área de almacén reportara a la supervisión del contrato de pólizas para que incluyan los bienes en las pólizas La supervisión informará al área de almacén cuando ya se encuentren amparados
técnico de almacén // área de recursos físicos
los memorandos o correos electrónicos
No de bienes amparados en las pólizas/ No de bienes susceptibles a ser amparados
Porque el proceso contractual de pólizas no se halla adelantado a tiempo y las pólizas se encuentren vencidas
No se cuenta con el respaldo de una aseguradora en el momento que ocurra un evento que genere pérdida o deterioro en los bienes de la Entidad
3 Posible
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
GRF-FOR-013 Seguimiento vigencia de las pólizas// GRF-FOR-016 Seguimiento SOAT
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Se iniciará el proceso precontractual en el primer semestre de cada vigencia
Recursos físicos
Radicación del Estudio previo
Se adquieren bienes y no los ingresan al almacén.
Que la Entidad no tenga el total de sus bienes amparados, además de no tener el control total de sus inventarios
3 Posible
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
El requerimiento de la Entrada a almacén para el pago de los contratos de suministros de bienes susceptibles a realizar la entrada al
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Se realizará entrega de informe mensual de saldos al área de contabilidad para determinar que los saldos
Técnico de almacén
Radicado del informe de saldos
almacén contables son iguales al almacén en cuanto a propiedad planta y equipo
No se paguen los impuestos de los bienes inmuebles de propiedad de la Corporación que sean susceptibles a dichos pagos.
Los impuestos no sean cancelados dentro del plazo establecido por cada entidad sin recargos de intereses moratorios.
Que se utilicen recursos del Estado pagando sanciones o intereses moratorios
3 Posible
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
formato de seguimiento GRF -FOR -010
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Se solicitaran las facturas de impuesto predial en el mes de febrero de cada vigencia
Recursos físicos
Memorandos o
correos electrónic
os
N. de bienes con pago de impuesto /
N. de bienes susceptibles a
impuesto
Los bienes no se encuentren registrados en el sistema de almacén por no haber realizado la entrada respectiva.
Que no se realice el trámite del pago de los impuestos a cargo de los bienes susceptibles de los mismos
3 Posible
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
El área de almacén reportará a la oficina de Recursos Físicos cuando un bien inmueble sea ingresado al almacén
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Se realizará seguimiento a los bienes que se encuentran bajo custodia del área y que son susceptibles de impuestos
Recursos físicos
No se cuenten con recursos dentro de las partidas presupuestales para tal fin.
La mala planificación de las gastos generales para cada vigencia
3 Posible
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Solicitar las asignaciones presupuestales requeridas de acuerdo a los nuevos bienes
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Se realizará el seguimiento de los bienes inmuebles que son susceptibles de impuestos
Recursos físicos
No se realicen los mantenimientos preventivos y correctivos
Falta de recursos en gastos generales para cubrir todos los mantenimientos requeridos
Bienes sin mantenimientos preventivos o correctivos
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Elaboración del Plan de mantenimientos
3 Posible
2 Menor
Zona de Riesgo Moderada
Reducir
Gestionar ante la oficina competente los recursos necesarios que permita dar prioridad a los procesos de contratación de mantenimientos
Recursos físicos
* Plan anual de
mantenimientos
*
Estudios previos
* Informes
de supervisi
ones
Mantenimientos realizados/
Mantenimientos programados
La elaboración de los estudios previos de los procesos precontractuales no incluyan todos los mantenimientos requeridos para cada bien de acuerdo a su naturaleza, además de no contemplas los mantenimientos correctivos.
Costos adicionales
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Proyección de procesos contractuales en lo posible con presupuesto agotable y teniendo en cuenta el cronograma de mantenimientos
3 Posible
2 Menor
Zona de Riesgo Moderada
Reducir
Seguimiento desde la supervisión a los mantenimientos contratados
Recursos físicos
Mala planificación y ejecución del programa de mantenimientos.
Deterioro de los bienes de la Entidad
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Listado de bienes a nombre de la Entidad
3 Posible
2 Menor
Zona de Riesgo Moderada
Reducir
Estructurar conscientemente el Plan de mantenimiento anual
Recursos físicos
El inventario no se encuentre actualizado dentro de software
La falta de colaboración de los funcionarios y contratistas que hacen uso del inventario en no trasladar los elementos sin informar al área de almacén.
La pérdida de elementos del inventario
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Se realizara la verificación del inventario en compañía del funcionario responsable y se firmaran los mismo
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Se realizara la verificación del inventario en compañía del funcionario responsable y se firmaran los mismo
Almacén
Evidencias de las tomas
fisicas de los
inventarios
comprobantes de entradas
al almacén
No de bienes inventariados/ No de bienes en el Software
Que todas las compras de bienes realizadas en la corporación no sean reportadas al almacén por las dependencias encargadas.
Información desactualizada de los Bienes de Corporinoquia
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
La Oficina de contabilidad requiere el certificado de entrada a almacén para realizar el pago correspondiente de los elementos comprados
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
La Oficina de contabilidad requiere el certificado de entrada a almacén para realizar el pago correspondiente de los elementos comprados
Almacén
La falta de control sobre los inventarios ocasionando que la entidad no tenga claridad de los bienes que posee y su estado de servicio.
Deterioro de los bienes de la Entidad
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Se realizara toma física del inventario de la Entidad y se actualizarán los datos en el sistema que se requieran
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Se realizara toma física del inventario de la Entidad y se actualizarán los datos en el sistema que se requieran
Almacén
En el Plan Anual de Adquisiciones no se encuentren incluidos todos los bienes y servicios que la Corporación va a adquirir durante la vigencia
Falta de planificación por parte de la Entidad al momento de realizar la proyección del Plan Anual de Adquisiciones
se deba realizar actualizaciones de forma continua
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Verificación de los correos enviados a la oficina asesora jurídica.
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
verificación de las necesidades requeridas por cada una de las áreas
Recursos físicos
*Solicitud de inclusión de actividades *Plan Anual de adquisiciones publicado en el SECOP
N solicitudes realizadas/No de solicitudes requeridas
Que las diferentes dependencias realicen cambios en las adquisiciones planteadas y no sean informadas en su respectivo momento al área de Recursos Físicos para que sean incluidas o modificadas dentro del PAA.
Inconsistencias en las solicitudes de certificación con las actividades publicadas en el SECOP
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Verificación de las solicitudes de inclusión por parte de la subdirección administrativa y financiera y subdirección de planeación ambiental
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Expedirá certificado únicamente a la actividad publicada
Recursos físicos
Desconocimiento de los procedimientos para incluir actividades dentro del PAA
no se pueda contratar la actividad
4 Probable
3 Moderado
Zona de Riesgo Alta
Retroalimentación por parte de los funcionarios
2 Imposible
2 Menor
Zona de Riesgo Baja
Asumir
Verificación del procedimiento en la página del secop - ver tutoriales
Recursos físicos
9. ASISTENCIA JURÍDICA
OBJETIVO: Asistir legalmente en las actuaciones judiciales en las que Intervienen la entidad.
ALCANCE: Representar activamente a la Corporación en los procesos judiciales desde que se notifica la demanda, y durante
todo el trámite procesal.
Los riesgos que presenta este proceso son:
RIESGO CAUSAS CONSECUENC
IAS
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR (Este
indicador debe medir el
riesgo y permitir
realizar su monitoreo) P
RO
BA
BIL
IDA
D
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
NO ASISTENCIA
A LA DILIGENCIA
Duplicidad de
diligencias judiciales el mismo día a la misma
hora.
Sanciones de ley
Cumplimiento y
Conformidad
1 Rara
Vez
3 Modera
do
Zona de
Riesgo
Alta
SUSTITUCIÓN EN CABEZA DE OTRO
ABOGADO
1 Rara
Vez
3 Modera
do
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
(NUMERO ASISTENCIA A
LAS DILIGENCIAS ATENDIDAS/ NUMERO DE DILIGENCIAS
SOLICITADAS) *100
Errores en cuanto a la
fecha y hora de
audiencia o diligencia por parte
de los despachos judiciales al generar la citación.
Sanciones de ley
Se concretó establecer un cronograma
de audiencias y demás en las
que la Corporación sea parte, o
conforme un comité de
verificación, o
simplemente nos citen
como Autoridad Ambiental.
NO CONTESTACIÓN DE UNA DEMANDA
Incremento considerabl
e en la cantidad y complejida
d de procesos judiciales en los que
la Corporación es parte.
Sanciones disciplinarias
Cumplimiento y
Conformidad
1 Rara
Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Implementac
ión de un planeador a
fin de ordenar y
generar una línea de
contestación de demandas
y demás actuaciones judiciales el cual debe ir de la mano
con el movimiento
judicial
1 Rara
Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
(NUMERO DE CONTESTACIO
NES DE LAS DEMANDAS /
TOTAL DE DEMANDAS ALLEGADAS)
*100
Falta de coordinación con las demás
dependencias
Pérdida de tiempo y por tratarse de
asuntos judiciales
son susceptibles de métodos correctivos a
través de desacatos.
REGISTRO DE TÉRMINOS
DE CONTESTACI
ÓN DE DEMANDAS
10. GESTIÓN DE CARTERA
OBJETIVO: Recaudar, conforme a la ley, las contribuciones, tasas, derechos, tarifas y multas por concepto del uso y aprovechamiento de los recursos naturales renovables, en el territorio de su jurisdicción con base en las tarifas establecidas por la Corporación o las definidas en procesos sancionatorios.
ALCANCE: El procedimiento aplica desde la recepción de los actos administrativos de la Secretaria General, Subsedes, Unidad Ambiental de Cáqueza, o la Oficina Jurídica debidamente ejecutoriados y la selección de facturas por tasas o transferencia que se encuentre morosos para realizar el proceso persuasivo, a los usuarios que no pagaron la deuda se les da traslado al área de cobro coactivo donde se sigue el proceso hasta lograr el pago de la deuda
RIESGO CAUSAS CONSECUEN
CIAS
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE MANE
JO
ACCIONES
RESPONSABLE DE LA
ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR (Este indicador
debe medir el riesgo y permitir realizar
su monitore
o)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
Demora en
devolución de
oficios para
continuar proceso de cobro
Los oficios de cobro enviados no se devuelven en forma inmediata a Recaudos y Coactivo para continuar el tramite
Incumplimiento en los tiempos asignados para realizar el cobro
Cumplimiento y Conformidad
1 Rara
Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Filtro en Secretaria de
la Subdirección con la planilla de entrega y
recibo de corresponden
cia, Bajar recibidos por
sistema Atento
1 Rara
Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
Profesional Área
Recaudos, profesional
Área Coactivo
Nro. de oficios
devueltos/ Total de
oficios Enviados
Ciclo de vida
Gubernativa
incompleto
Falta de ejecutoria actos administrativos
Indebida conformación del título ejecutivo
Cumplimiento y Conformidad
1 Rara
Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Filtro en cobro
persuasivo, que el titulo
valor se encuentre
claro, expreso y exigible. El
titulo se recibe y se revisa que
este se encuentre
debidamente ejecutoriado
1 Rara
Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
Profesional Área
Recaudos, profesional
Área Coactivo
Nro. de Títulos
Devueltos/ Total de Títulos
Recibidos
Falta de identificación plena del deudor
pérdida de recursos
Devolución del título por
incumplimiento de
requisitos, revisión en
Recaudos que el usuario este
plenamente identificado
Asumir
11. GESTIÓN DE TICS
OBJETIVO: Disponer de sistemas de información orientados a los objetivos de la Corporación, así como salvaguardar la memoria institucional en medio magnético. ALCANCE: Mantener el servicio de red de datos y acceso al sistema para cada uno de los usuarios de la misma. Los riesgos que se vislumbran en este proceso son:
RIESGO
CALIFICACIÓN
EVALUACION
RIESGO CONTROLES
NUEVA CALIFICACIÓN
NUEVA EVALUA
CIÓN
OPCIONES
MANEJO
ACCIONES RESPONSA
BLES INDICADORE
S PROBABILIDAD
IMPACTO PROBABIL
IDAD IMPACTO
PERDIDA DE INFORMACI
ÓN
RARO (1)
CATASTRÓFICO
(5)
ZONA DE RIESGO
ALTA (5)
REALIZAR BACKUP A TRAVES DE TAREAS PROGRAMADAS DIARIAS DE Base de Datos ( PCT ENTERPRISE, ATHENTO, HUMANO, WINISIS). BACKUP DE LA INFORMACIÓN
RARO (1)
CATASTRÓFICO
(5)
ZONA DE RIESGO
ALTA (5)
EVITAR EL
RIESGO
PROGRAMAR TAREAS
DE EJECUCIÓN DE BACKUP A TRAVÉS
DEL SERVIDOR
DE DATOS Y VERIFICAR
SU REALIZACIÓ
N.
INSTALACIÓN Y
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
AMBIENTAL
PROFESIONALES
UNIVERSITARIOS DE
SISTEMAS
Número de Servidores
IPCOP Instalados
para proteger ataques
cibernéticos/Número de Servidores
IPCOP proyectados para instalar para proteger
DE GESTIÓN (USUARIOS) AL APPSERVER, CDOCUMENTOS8 Y OFICINA DE CAQUEZA DE FORMA AUTOINCREMENTAL TODOS LOS DIAS. RESTRICCIÓN DE ACCESO DE LOS FUNCIONARIOS A LA INFORMACIÓN ALMACENADA EN EL SERVIDOR. PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A EQUIPOS CORPORATIVOS.
ACTUALIZACIÓN DEL
FIREWALL COMO
PROTECCIÓN DE
ATAQUES EN CADA UNO
DE LOS CANALES DE
INTERNET EN LA SEDE PRINCIPAL
*PROTECCIÓN CONTRA ATAQUES
EXTERNOS E INTERNOS A LA RED CON
UN FIREWALL
*REALIZAR BACKUP DE
LA INFORMACIÓ
N CORPORATI
VA EN LA UNIDAD
AMBIENTAL DE
CORPORINOQUIA EN
CAQUEZA A TRAVÉS DE
FTP Y VERIFICAR
SU REALIZACIÓ
N.
ataques Cibernéticos.
Número de Backus
realizados /Número de
Backus programados.
INCUMPLIMIENTO AL
CRONOGRAMA DE
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
INFORMÁTICOS
MODERADO (3)
MODERADO (3)
ZONA DE RIESGO
ALTA (9)
CONTRATOS A MAS
TIEMPO A LOS CONTRATISTA
S.
SEGUIMIENTO AL
CRONOGRAMA DE
MANTENIMIENTO POR EL
SUPERVISOR
IMPROBABLE (2)
MODERADO (3)
ZONA DE RIESGO MODERA
DA (6)
ASUMIR EL
RIESGO
GESTIÓN DE CONTRATOS
A MAYOR TIEMPO PARA
PERSONAL DE
MANTENIMIENTO.
VERIFICAR EL NORMAL FUNCIONAMI
ENTO DE LOS
EQUIPOS DE CÓMPUTO.
PROFESIONAL
CONTRATADO
PROFESIONALES
UNIVERSITARIOS DE
SISTEMAS
NÚMERO DE MANTENIMIE
NTOS EJECUTADOS /NUMERO
DE MANTENIMIE
NTOS PROYECTAD
OS
CAIDAS DE SERVICIOS DEL SERVIDOR
MODERADO (3)
MODERADO (3)
IMPLEMENTAR SERVIDOR
DE RESPALDO A
LOS SERVICIOS ACTIVOS
MODERADO (3)
MODERADO (3)
ZONA DE RIESGO MODERA
DA (6)
EVITAR EL
RIESGO
MONITOREO DEL
FUNCIONAMIENTO DE
LOS SERVIDORE
S DE RESPALDO Y
PRINCIPAL
PROFESIONAL
CONTRATADO
PROFESION
ALES UNIVERSITA
RIOS DE SISTEMAS
SERVIDOR DE
RESPALDO ACTIVO
12. COMUNICACIÓN
OBJETIVO: Fortalecer la imagen institucional a través de la divulgación de las acciones corporativas a los grupos de interés internos y externos ALCANCE: Este proceso aplica desde la generación de la información, su análisis y definición de la pieza de comunicación más adecuada para socializar a la comunidad, hasta la definición de los medios de comunicación propicios para cada pieza y público objetivo
RIESGO CAUSA
S CONSECUEN
CIAS
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE MANE
JO
ACCIONES
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADO
R (Este indicador
debe medir el riesgo y permitir
realizar su monitoreo
)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
INCUMPLIMIENTO AL PLAN DE
COMUNICACIÓN
Falta de compromiso de
los funcionarios de la Corpora
ción
INCUMPLIMIENTO AL PLAN
DE COMUNICACI
ÓN
Cumplimiento y
Conformidad
4 Probab
le
5 Catastró
fico
Zona de
Riesgo
Extrema
REQUERIMIENTOS
VERBALES A LOS
FUNCIONARIOS
RESPONSABLES
2 Imposi
ble
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Alta
Reducir
ACTIVIDADES
REALIZADAS /
ACTIVIDADES
PLANEADAS
CONTROL DE SERVICIO DE
PRENSA-COMUNICACI
ONES
BAJA PRESENCIA
EN LOS MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
REGIONALES EN LA
DIFUSIÓN DE PROYECTOS
DE LA CORPORACI
ÓN
Elevados costos
de la pauta
publicitaria
BAJA PRESENCIA
EN LOS MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
REGIONALES EN LA
DIFUSIÓN DE PROYECTOS
DE LA CORPORACI
ÓN
De Información
2 Imposi
ble 4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
GENERAR INFORMACIÓ
N QUE SE PRESENTE COMO UN
HECHO NOTICIOSO Y DE INTERÉS PERIODÍSTIC
O 2
Imposible
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
No. DE NOTICIAS GENERAD
AS POR LA
ENTIDAD/No. DE
NOTICIAS PUBLICADAS EN MEDIOS
IDENTIFICAR MEDIOS
ESTRATÉGICOS Y CREAR
ALIANZAS CON ELLO
13. GESTIÓN INTEGRADA DE SISTEMAS
OBJETIVO: Planificar e implementar la medición y mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad y la documentación que soporta el cumplimiento de los requisitos definidos por Corporinoquia y la normativa aplicable ALCANCE: Aplica a todo el sistema de control interno y gestión de calidad
Los riesgos que plasma este proceso son.
RIESGO CAUSAS CONSECUE
NCIAS
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICA
DOR (Este
indicador debe
medir el riesgo y permitir realizar
su monitor
eo) P
RO
BA
BIL
IDA
D
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
DESCONOCIMIENTO DEL
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
Vinculacion de personal nuevo en la Corporacion.
Presentacion de No conformidades en las auditorias.
Operativos 4
Probable
3 Moder
ado
Zona de
Riesgo Moder
ada
PROGRAMAR
CAPACITACION A LOS
FUNCIONARIOS NUEVOS SOBRE EL
FUNCIONAMIENTO DE
LOS PROCESOS
DEL SISTEMA DE
GESTION INTEGRADA
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de Riesgo
Baja
Asumir
IDENTIFICAR
FUNCIONARIOS
NUEVOS PARA
REALIZAR CAPACITACI
ON E INFORMACION EN EL MANEJO Y
DESARROLLO DE LOS
PROCESOS
Coordinador del
Poceso del Sistema de
Gestión Integrado
Formato diligenciado de
asistencia a la
capacitación de
los funciona
rios
No. de actividad
es de capacita
ción realizadas en el
periodo/ total de
actividades
Desconocimiento de la normatividad del Sistema de Gestión Integrado.
Aplicación incorrecta del manejo del Sistema.
Operativos
REALIZAR SEGUIMIENT
O EN GENERAL
DEL MANEJO EN
CADA PROCESOS
DEL SISTEMA DE
GESTION INTEGRADO
PROGRAMA
R CRONOGRA
MA PARA VERIFICAR
LAS ACTIVIDADE
S DESARROLL
ADAS EN TODOS LOS PROCESOS.
Acta de seguimiento y control en los
procesos.
programadas en
el periodo
Falta de Interactuación entre el Líder de cada proceso con los demás funcionarios.
Desinformación en los procedimientos para la ejecución de los mismos.
Cumplimiento y Conformidad
DESACTUALIZACION DE
INFORMACION Y
DOCUMENTACION
INDEBIDA
Falta de organización y disposición inmediata del responsable de actualizar la información
Diligenciamiento de documentos mal elaborados.
Cumplimiento y
Conformidad
3 Posibl
e
2 Menor
Zona de
Riesgo Baja
REALIZAR SEGUIMIENT
O A LOS PROCESOS JUNTO CON
LOS FUNCIONARI
OS RESPONSAB
LES
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de Riesgo
Baja
Reducir
Revisar el contenido
de la informaci
ón del Sistema
de Gestión
Integrada y
actualización de dicha
información dando a conocer
a los funcionari
os
Coordinador del
Poceso del Sistema de
Gestión Integrado
Formato diligenciado de seguimiento los funcionarios en cada
proceso.
Fallas continuas en el sistema debido a caída de la Red.
Presentación de no
conformidades
SOCIALIZACION DE LA
INFORMACION Y
CAMBIOS EN EL SISTEMA
ACTUALIZAR LA
INFORMACION
INMEDIATA Y
OPORTUNA DE LOS
CAMBIOS REALIZADOS Y APOYO EN ASESORAMI
ENTO A QUIENES
REQUIERAN
SOBRE LOS PROCESOS
DEL SISTEMA DE
GESTION INTEGRADA EN GENERA
III. EVALUACIÓN
14. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
OBJETIVO: Evaluar objetivamente el Sistema de Control Interno y gestión de calidad, así como la gestión, resultados de retroalimentación de clientes de la Corporación, con el fin de orientar a las dependencias en la identificación y planteamiento de soluciones, promoviendo el mejoramiento continuo y el fomento de la cultura de autocontrol.
ALCANCE: Inicia con la consolidación del Plan estratégico de la oficina de control interno y la proyección del plan anual de auditorías y finaliza con las recomendaciones suscitadas producto de las auditorías internas
Los riesgos de este proceso son:
RIESGO CAUSAS CONSECUE
NCIAS
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR
(Este indicador
debe medir el riesgo y
permitir realizar su monitoreo) P
RO
BA
BIL
IDA
D
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
Incumpliendo del
Plan Anual de Auditoria Interna.
Falta de recursos
para desarrollar
el PAA
Sanciones de ley
Cumplimiento y
Conformidad
1 Rara Vez
3 Moder
ado
Zona de
Riesgo Moder
ada
Aprobación del PAA por parte
del Comité de
Coordinación de
Control Interno
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
Jefe de la OCI
Nro de auditorías
realizadas en el periodo /
Total de auditorías
programadas
Falta de conocimient
o de los auditores
internos en las
temáticas expuestas
Procesos de retroalimenta
ción deficiente
Capacitación a los
auditores internos
en técnicas
de auditoría
Desorganización de la
Oficina
Apertura de procesos
disciplinarios por
incumplimiento de
funciones
Estructuración del
Plan Estratégic
o de la OCI
No realizar
de Forma Adecuad
a y Oportuna
el Seguimiento a los
Planes de Mejorami
ento.
Ausencia de la
cultura de autocontrol
Sanciones disciplinarias
Cumplimiento y
Conformidad
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Definición de
cronograma para la
presentación de los informes
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Evitar
Jefe de la Oficina de
Control Interno
Acciones con seguimiento descritas en el plan de
mejoramiento/ total de
acciones programadas descritas en el plan de
mejoramiento
Falta de planificación de la OCI
Mala Imagen de la
Corporación
Avisos del Aplicativo SIRECI
con fechas de
vencimiento
Poco importancia
a los procesos
de mejoramiento dentro de
la Corporació
n
Hallazgos reiterativos debido a la
falta de efectividad
en las acciones
fundamentada en un
seguimiento oportuno
Procedimientos
Planes de Mejoramiento en el
sistema de gestión integral
No Elaborar
ni presentar de forma Adecuad
a y Oportuna
los Informes de Ley.
Desconocimiento de
la normativida
d y los requerimientos de los entes de control y cambio
constante de la
normatividad
Sanciones disciplinarias
Cumplimiento y
Conformidad
3 Posibl
e
4 Mayor
Zona de
Riesgo Extrema
Cronograma de los informes que se deben
presentar
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Evitar
Jefe de la
OCI
(NÚMERO DE
INFORMES ENTREGADO
S OPORTUNA
MENTE / NÚMERO DE INFORMES A ENTREGAR)
*100
Ausencia de
lineamientos claros por
los estamentos
que requieren
los informes
Pérdida de Credibilidad
Actualización por
parte de Asocars
de cambios
en la normativid
ad
Realizar la
contratación que apoye el área de control interno
Dirección General
Personal no idóneo en el área de
control interno;
saturación de trabajo
por personal escaso
Destitución del cargo
Definición de un perfil
adecuado para llevar a cabo las funciones
No fomentar la Cultura
del Control Interno de la
Entidad.
Falta de recursos
para desarrollar
las estrategias
Distorsión de procesos
Cumplimiento y
Conformidad
4 Proba
ble
4 Mayor
Zona de
Riesgo Extrema
Estrategias internas
que facilitan el proceso
3 Posible
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar
Número de piezas de
control interno realizados / número de
piezas socializadas
No se le da la prioridad necesaria
para realizar la ejecución
Procesos ineficientes
Seguimiento al
autocontrol
Ausencia de personal que apoye
con las campañas
Controles y seguimientos
tardíos e ineficientes
Desarrollo de
auditorías internas
El resultado del seguimiento al Mapa de Riesgos de la Corporación es el resultado del control y seguimiento de los riesgos
evidenciados en cada uno de los procesos certificados de la Entidad ya que el dinamismo de la consolidación de dicho mapa
es el siguiente:
CONTEXTO
ESTRATÉGICO PROCE
SO
RIESGO CAUSAS CONSECUENC
IAS
CLASIFICACIÓN
DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR (Este indicador
debe medir el riesgo y permitir realizar
su monitore
o)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
Proceso
COMUNICACIÓN
Comunicación Interna
INCUMPLIMIENTO AL PLAN
DE COMUNIC
ACIÓN
Falta de compromiso
de los funcionarios
de la Corporación
INCUMPLIMIENTO AL PLAN DE
COMUNICACIÓN
Cumplimiento
y Conformidad
3 Posib
le
5 Catastrófico
Zona de
Riesgo
Extrema
REQUERIMIENTOS
VERBALES A LOS
FUNCIONARIOS
2 Imposible
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Alta
Reducir
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
ACTIVIDADES
REALIZADAS /
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
PLANEADAS
CONTROL DE
SERVICIO DE
PRENSA-COMUNICA
CIONES
Proceso
EVALUACIÓN INPENDIENTE
Procesos
No realizar de Forma
Adecuada y Oportuna el Seguimient
o a los Planes de
Mejoramiento.
Ausencia de la cultura de autocontrol
Sanciones disciplinarias
Cumplimiento
y Conformidad
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Definición de
cronograma para la
presentación de los
informes
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Evitar
Jefe de la Oficina de
Control Interno
Acciones con
seguimiento
descritas en el plan
de mejorami
ento/ total de acciones
programadas
descritas en el plan
de mejorami
ento
Falta de planificación
de la OCI
Mala Imagen de
la Corporación
Avisos del Aplicativo SIRECI con fechas de
vencimiento
Poco importancia
a los procesos de mejoramiento dentro de
la Corporación
Hallazgos reiterativos debido a la
falta de efectividad
en las acciones
fundamentada en un
seguimiento oportuno
Procedimientos Planes
de Mejoramiento en el
sistema de gestión de
calidad
Procesos
No Elaborar ni presentar
de forma Adecuada y
Oportuna los Informes
de Ley.
Desconocimiento de la
normatividad y los
requerimientos de los entes de control y cambio
constante de la
normatividad
Sanciones disciplinarias
Cumplimiento
y Conformidad
3 Posib
le
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Cronograma de los
informes que se deben
presentar
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Evitar
Jefe de la
OCI
(NÚMERO DE
INFORMES
ENTREGADOS
OPORTUNAMENTE / NÚMERO
DE INFORME
S A ENTREGAR) *100
Ausencia de lineamientos
claros por los
estamentos que
requieren los informes
Pérdida de Credibilidad
Actualización por parte de Asocars de cambios
en la normativida
d
Realizar la contratació
n que apoye el área de control interno
Dirección General
Personal no idóneo en el
área de control interno;
saturación de trabajo
por personal escaso
Destitución del cargo
Definición de un perfil adecuado para llevar a cabo las funciones
Procesos
No fomentar la Cultura del
Control Interno de la Entidad.
Falta de recursos
para desarrollar
las estrategias
Distorsión de procesos
Cumplimiento
y Conformidad
4 Probable
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Estrategias internas
que facilitan el
proceso
3 Posib
le
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar
Número de piezas de control
interno realizados / número de piezas socializad
as
No se le da la prioridad necesaria
para realizar la ejecución
Procesos ineficientes
Seguimiento al
autocontrol
Ausencia de personal que
apoye con las
campañas
Controles y seguimientos tardíos e ineficientes
Desarrollo de
auditorías internas
Proceso
GESTION DISCIPLINARIA
Procesos
Demora o falta de
respuesta a los
requerimientos de
información hechos por la oficina de
control interno
disciplinario a otras
dependencias.
Exceso de carga laboral que dificulte la eficiencia
en otras dependencia
s
Vulneración al debido proceso.
Cumplimiento
y Conformidad
4 Probable
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
2 Imposible
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar
Jefe de la OCID
Subestimación a la
finalidad de la
información requerida
Terminación del proceso
por vencimiento de términos
Limitar el plazo de
respuesta a los
requerimientos hechos
a otras oficinas
Identificar el
profesional responsable asignado
para tramitar el requerimie
nto y realizar
seguimiento del
mismo
Memorandos
enviados
Desconocimiento de las
consecuencias
disciplinarias al no facilitar oportuname
nte la información requerida/pé
rdida del oficio de
requerimiento
Prescripción del
proceso/sanciones
disciplinarias
Procesos
Pérdida o deterioro
del expediente.
La Oficina carece de
seguridad en las ventanas
que permitirán el acceso de
personas en horas no laborales.
Prolongación indebida
de los términos
procesales que faciliten
la vulneración del debido proceso.
Cumplimiento
y Conformidad
4 Probable
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
2 Imposible
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Reducir
Jefe de la OCID
En la Oficina reposan
expedientes, cajas y
documentos ajenos a la
gestión disciplinaria
que propician la desorganiza
ción y ubicación de
los procesos.
Impunidad en faltas
disciplinarias.
Asegurar bajo llave
los expedientes y aislarlos de las zonas
de humedad
Oficiar a la oficina de recursos
físicos a fin de
gestionar el mantenimiento de la
oficina
Correos enviados
Exceso de humedad
por deterioro de tejado y
ventanas de la oficina
Terminación del proceso
por prescripción.
Procesos
Duplicidad en la
investigación
No enviar comunicació
n a la procuraduría general de la nación para el uso del
poder preferente
Nulidad del proceso
Cumplimiento
y Conformidad
2 Imposible
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
1
Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Reducir
Verificar con el
nombre del investigado
previo a cada inicio
de investigaci
Jefe de la OCID
No verificar ante la
procuraduría general de la
nación sobre
existencia de
sanciones o procesos
vigentes que se adelanten
sobre los mismo hechos
Demandas administrativas en contra
de la corporación
Comunicar a la
procuraduría general
de la nación sobre la
iniciación de todas las investigacio
nes, consultar
antecedentes
disciplinarios del
investigado y verificar en la base de datos
investigaciones sobre
hechos similares
ón, tanto en el
archivo de la oficina
como en la página de
la procuradur
ía los respectivos antecedent
es disciplinari
osnarios
Comunicaciones
enviadas
No verificar en el archivo de la misma Oficina de
Control Interno
Disciplinario procesos
que se haya adelantado sobre los mismos hechos
Sanciones disciplinarias
Proceso
LABORATORIO
Procesos
Incorrecta preservació
n de muestras
Contaminación del
reactivo
Ineficacia del reactivo
y contaminaci
ón de la muestra
Operativos
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Revisión de los
dispensadores de
preservantes
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Asumir
Realizar la entrega del material de muestreo
al profesional de campo
el día anterior al muestreo
para la verificación correspond
iente
Coordinador de
Laboratorio/
Analistas
LAB-FOR-042
Solicitud de
Material-LAB-FOR-
025 Registro
Capacitaciones
Nro de capacitaci
ones realizadas
en el periodo /
Total capacitaci
ones programa
das
Cantidad de reactivo
insuficiente
Preservación incompleta
y degradación rápida de la
muestra
Capacitación a los
profesionales en toma
y preservació
n de muestras
Solucionar las
inquietudes que se
presenten en el
proceso de toma de muestras
LAB-FOR-025 Registro
Capacitaciones
Preservación con
reactivo equivocado
Conservación
inadecuada del
parámetro de interés
Identificación
adecuada de los
reactivos
Revisión de los rótulos y listado de almacenam
iento LAB-FOR-
033 Recepció
n de muestras La no
adición de los reactivos
Deterioro total de la muestra
Verificación de las
condiciones fisicoquímic
as en la recepción
de las muestras
Realizar registro en el formato
de recepcion
de muestras
Procesos
Pérdida de muestra por fractura de
envase contenedor.
Inadecuado embalaje de las botellas
Rompimiento del
envase contenedor
Operativos
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Revisión del material
solicitado en el
momento
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Asumir
Destinar el tiempo
adecuado para
organizar el
Coordinador de
Laboratorio/
Analistas
LAB-FOR-042
Solicitud de
Material
(No. de producto
No Conforme/Número
de la entrega así como en el
punto de muestreo.
material de muestreo solicitado
de controles
y seguimien
tos realizados
en el periodo)*
100
Fisuras en las botellas
Pérdida parcial y posible
contaminación de la muestra
Destinar el tiempo
adecuado para la
revisión en campo
Profesional en
campo
LAB-FOR-O38
Formato cadena
de custodia
Descuido en el transporte después de la toma de muestras
Pérdida total de la
muestra
Realizar registro en el formato
de recepción
de muestras
Informar al cliente para
proceder con el
análisis y/o evaluar una
nueva toma de muestras
Coordinador de
Laboratorio
LAB-FOR-033
Recepción de
muestras
Personal
Contaminación de
muestras por mala
manipulación.
Mezcla de muestras
por descuido en los
procesos
Alteración de la
muestra y resultados erróneos
Operativos
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Realizar Guías,
manuales, procedimie
ntos y formatos.
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Evitar
Capacitar internamen
te a los profesional
es en diferentes temas de operación
Coordinador de
Laboratorio
LAB-FOR-025
Registro Capacitac
iones - Registros Primarios
(Nro de patrones por fuera
de los rangos de aceptació
n/ patrones
realizados en el
periodo)*100
Lavado inadecuado
de los contenedore
s para muestras
Adición de contaminant
es a la matriz
objeto de análisis
Procesos
Contaminación
biológica del
personal.
Manipulación de
muestras con herida
abierta
Infección por contacto
directo con aguas
residuales domesticas
Operativos
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Realizar registro en el formato
de accidente de trabajo
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Asumir
Capacitar internamen
te a los profesional
es en temas de seguridad
Coordinador de
Laboratorio
Registro de
Accidente de ARL FURAT
N° de registros
de accidente
EL No uso de los EPP
contaminación por vía
respiratoria, cutánea y
oral
Revisión de la guía de seguridad
establecida
LAB-FOR-025
Registro Capacitac
Nro de evaluacio
nes realizadas
Consumo de Alimentos al interior del laboratorio
Intoxicación por
contaminación de
alimentos
para el laboratorio
iones en el periodo /
Total evaluacio
nes programa
das
Procesos
Contaminación química
del personal.
EL No uso de los EPP
Intoxicación, quemaduras
Operativos
4 Probable
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Revisión de la guía de seguridad
establecida para el
laboratorio
3 Posib
le
4 Mayor
Zona de
Riesgo
Extrema
Evitar
Capacitar internamen
te a los profesional
es en temas de seguridad
Coordinador de
Laboratorio/
Analistas
Registro de
Accidente de ARL FURAT
N° de registros
de accidente
Incumplimiento en las
advertencias de seguridad
para el manejo de reactivos.
Daños a la salud por
inhalación y contacto
Incluir en el archivo
físico del laboratorio ambiental las fichas
técnicas de los
reactivos existentes
Falta de etiquetado
en las botellas que contienen reactivo
control inadecuado
para el manejo y
disposición del reactivo
Revisión de la guía de seguridad
establecida para el
laboratorio LAB-FOR-025
Registro Capacitac
iones Y Fichas
Técnicas
Nro. de evaluacio
nes realizadas
en el periodo /
Total evaluacio
nes programa
das
Almacenamiento
inadecuado de residuos
Concentración de
vapores perjudiciales para la salud
uso adecuado
de los extractores
del laboratorio de acuerdo
a la necesidad
de operación
Proceso
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
Procesos
No incluir todas las
modificaciones
requeridas dentro del Plan Anual
de Adquisicion
es
Mala comunicación entre Recursos Físicos y las Subdirecciones
No poder realizar las
contrataciones
requeridas
Operativos
2 Imposible
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
memorandos de solicitud de modificación enviados por la Subdirección Administrativa y financiera y/o la Subdirección de planeación Ambiental
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Reducir
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
CODIGO 2044 G.10 GESTION
DE RECURSOS
FISICOS
No de solicitude
s realizadas/No. De
solicitudes
requeridas *100
Desconocimiento de los procedimientos para incluir actividades dentro del PAA
Desgaste administrativ
o
Verificación de los
memorandos de
solicitud de modificación enviados
por la Subdirecció
n Administrat
iva y financiera
y/o la Subdirecció
n de planeación Ambiental
Falta de organización y planificación para las modificaciones
Conflictos internos
Procesos
MANTENIMIENTOS
INADECUADOS
Falta de acompañamiento a los mantenimientos
Que los bienes sean dañados o cambiadas partes que generen deterioro del bien
Operativos
2 Imposible
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Garantía de los
mantenimientos e
informes de los
mantenimie
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Reducir
TECNICO
DE ALMACEN
No de mantenim
ientos realizados / No. De
mantenimientos
Falta de mayores exigencias técnicas en los estudios previos.
Que el proveedor no tenga la idoneidad requerida
para prestar el servicio
ntos realizados
Planilla de control de
mantenimientos
efectivos *100
Falta de buena planificación de los mantenimientos
Que no se cubra toda
la anualidad y/o que no
se le efectué mantenimien
to a todos los bienes
que lo requieren
Procesos
DETERIORO Y/O
PERDIDA DE LOS
BIENES DE LA
CORPORACIÓN.
FALTA DE CLARIDAD
EN EL TOTAL DE
LOS BIENES
QUE SON DE LA
ENTIDAD
Perdida de los bienes
Operativos
2 Imposible
2 Meno
r
Zona de
Riesgo Baja
Toma fisica de inventarios Requerimiento a los funcionarios por el mal uso de los bienes. Realizar concientización en los funcionarios de planta para el buen uso y cuidado de los bienes
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Reducir
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
CODIGO 2044 G.10 GESTION
DE RECURSOS
FISICOS
Bienes dentro
del sistema
de inventario/ Bienes
deteriorados o
perdidos*100
PERDIDA DE LAS
PLACAS DE LOS
BIENES
Que no se programe bien los mantenimientos
DEFICIENTE
CONTROL A LA TOMA FISICA DE
LOS INVENTARI
OS
Deterioro de los bienes de la Entidad
Procesos
No proveer los servicios requeridos
para el normal
funcionamiento de la
Corporación
MALA PLANIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR
Incumplimiento en las metas de visitas y retrasos en los procesos administrativos
Operativos
3 Posib
le
3 Moderado
Zona de
Riesgo Alta
Seguimientos a los contratos de Papelería, Vigilancia,
1 Rara Vez
4 Mayor
Zona de
Riesgo Alta
Reducir
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
CODIGO 2044 G.10 GESTION
Servicios requerido
s/ Servicios contratados *100
(Papeleria, Vigilancia,
Transporte, Servicios
Generales, fotocopias, combustible
)
QUE NO SE RELAICE UN OPORTUNO PROCESO DE CONTRATACIÓN
Retraso en el proceso administrativo
Transporte, Servicios Generales, fotocopias, combustible * Verificación de vigencias de los contratos (Papelería, Vigilancia, Transporte, Servicios Generales, fotocopias, combustible)
DE RECURSOS
FISICOS
QUE LOS PROVEEDORES NO TENGAN LA CAPACIDAD DE CUMPLIR CON LO CONTRATADO
Daño en la imagen corporativa
PROCESO:
Gestión del talento Humano
Procesos
INCUMPLIMIENTO AL PLAN DE
CAPACITACIÓN Y
BIENESTAR SOCIAL
No aprobación de capacitaciones y actividades de bienestar social
Desmotivación del personal
Cumplimiento y Conformidad
2 Imposible
4 Mayo
r
Zona de
Riesgo Alta
Solicitud a dirección
de manera formal para la
aprobación de
asistencia a
capacitaciones
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
AREA DE TALENT
O HUMAN
O
Oficios de
solicitudes de
aprobación de
capacitaciones
No. de actividad
es de capacitac
ión realizadas en el
periodo/ total de
actividades
programadas en
el periodo No. de
actividades de
bienestar social
realizadas en el
No participación por parte de los funcionarios en las capacitaciones
Sanciones de Ley
Cumplimiento y Conformidad
Memorando y/o
correo electrónico
de participación en las actividade
s
Comunicaciones
y/o correos electrónicos de
participación en
las actividad
es de
capacitación
periodo/ Total de actividad
es programadas en
el periodo
Falta de recursos
No cumplimiento de objetivos
Financieros
Plan de capacitaci
ón y bienestar
aprobados por los
Comités
Plan aprobad
o
Procesos
INCUMPLIMIENTO EN LA
ENTREGA DE LAS
EVALUACIONES DE DESEMPE
ÑO EN LOS TERMINOS
DE LEY
Desinterés de los evaluados y evaluadores
Sanciones disciplinarias
Cumplimiento
y Conformidad
3 Posible
4 Mayo
r
Zona de
Riesgo
Extrema
Remitir Oficios y/o
correos electrónico
s a los evaluadore
s y evaluados sobre el
proceso de evaluación
2 Imposible
3 Moder
ado
Zona de
Riesgo
Moderad
a
Reducir
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
AREA DE TALENT
O HUMAN
O
Oficios y/o
correos electrónicos a los evaluadores y
evaluados sobre
el proceso
de evaluaci
ón
(Comunicaciones radicadas por los evaluadores de la realizació
n de la evaluació
n y/o evaluacio
nes ejecutori
adas dentro de
los plazos
de Ley / Total de evaluados) * 100
Desconocimiento de las implicaciones legales
Desgaste administrativo
Reporte del
incumplimiento a Control Interno
Disciplinario
Reportes de
incumplimientos
Sanciones a la Entidad
Brindar Capacitaci
ón a los evaluadore
s y evaluados
Soporte de
capacitación
Procesos
NO CUMPLIMIENTO DEL HORARIO LABORAL
Falta de control por los superiores jerárquicos
Incumplimiento de objetivos
Cumplimiento
y Conformidad
4 Probable
2 Meno
r
Zona de
Riesgo Alta
Formato de
ausentismo laboral y
libro ausentism
o institucion
al
2 Imposible
1 insignificante
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
AREA DE TALENT
O HUMAN
O
Informe mensual
del ausentis
mo laboral
(Número de
informes de
cumplimiento
horario laboral
reportados a los
superiores
jerárquicos / Total informes
en el periodo)*
100
Falta de compromiso por parte de los funcionarios
Pérdida de imagen institucional
Sistema biométrico
para control horario laboral
Afecta el clima laboral
Reporte al nivel
directivo del
consolidado del
informe del ausentismo laboral
Correo electrónico del reporte
del informe
de ausentis
mo laboral
Procesos
ERRORES EN LA
LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA,
SEGURIDAD SOCIAL
Y/O PARAFISC
ALES
Software no confiable
Sanciones de Ley
Cumplimiento
y Conformidad
4 Probable
4 Mayo
r
Zona de
Riesgo
Extrema
Reportar por escrito
al operador
del software
de nómina de las
inconsistencias
presentadas
2 Imposible
3 Moder
ado
Zona de
Riesgo
Moderad
a
Reducir
PROFESIONAL
ESPECIALIZADA
Y/O UNIVERSITARIA
DEL AREA DE TALENT
O HUMAN
O
Correo electrónico del reporte
de inconsistencias
presentadas
No. de reportes
de inconsistencias
reportadas por nómina
Presentación de novedades extemporáneas
Liquidaciones inexactas
Establecer fecha de cierre de
novedades de nómina
Listado de
novedades y
volantes de
nómina
Falta de controles en el ingreso de novedades
Pago de intereses moratorios
Verificación, revisión
y validación
PROCESO: Gestión de Trámites y servicios ambientales
Procesos
RIESGO 1
La falta de Conocimiento y omisión de registro de datos en el diligenciamiento del formato CYC-FOR-001 Reporte de Visita de Atención de Denuncias por Infracciones Ambientales
No contar con la información necesaria para adelantar procesos sancionatorios.
De Información
3 Posible
2 Meno
r
Zona de
Riesgo
Moderad
a
Verificación del
formato CYC-FOR-
001 por parte de líderes y
coordinadora
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Evitar
Al momento
de reportar
en la base de
datos las visitas
técnicas realizadas deben
estar total
mente revisados
los formatos diligenciados en la tarea de campo.
Líderes, coordina
dora Grupo
Quejas y Contravenciones Ambient
ales, Subdirec
tora, Directora
Base de datos
de prelimin
ares aperturadas con
visita técnica
# Formato
s exitosos
= # formato
s existent
es/# total
número de
formatos base
de datos
PROCESO:
PLANEACION DE LA GESTION AMBIENTAL
CONTEXTO
ESTRATÉGICO PROCE
SO
RIESGO CAUSAS CONSECUENC
IAS
CLASIFICACIÓN
DEL RIESGO
RIESGO INHERENTE
CONTROLES
RIESGO RESIDUAL
OPCION DE MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE DE
LA ACCIÓN
REGISTRO -
EVIDENCIA
INDICADOR (Este indicador
debe medir el riesgo y permitir realizar
su monitore
o)
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
NIV
EL
Procesos
POCA PARTICIPACION EN LA FORMULACIÓN DEL PA Y PGAR
No presenta novedad en las estrategias de participación Poco Poder de Convocatoria de la Corporación Disminución de credibilidad en la Corporación
POCO CONOCIMIENTO DE LA REALIDAD AMBIENTAL *PROBLEMAS EN LA ARMONIZACIÓN DE LOS PLANES POR PARTE DEL MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE *DIFICULTAD PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL
Cumplimiento y Conformidad
4 Probable
3 Moderado
Zona de
Riesgo Alta
*CONFORMACION DE GRUPOS
TEMATICOS **DESARR
OLLAR MESAS
TEMATICAS EN LA
JURISDICCION
3 Posib
le
2 Menor
Zona de
Riesgo
Moderada
Asumir
SUBDIRECTOR DE
PLANEACION
AMBIENTAL
ACTA DE REUNION DONDE
SE DEFINE
LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO FORMUL
ADOR
Actores insitucion
ales participan
tes/ actores
institucionales
convocados
Procesos
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCION QUE NO REPORTA LA REALIDAD DE LA EJECUCION Y AVANCE EN SU CUMPLIMIENTO
Desconocimiento de las Problemáticas de las Comunidades de la JurisdicciónPoco interés en el diligenciamiento de las Fichas de Seguimiento del Plan de AcciónDesconocimiento de las fichas de Seguimiento del Plan de Acción
*SE PRESENTA UN REPORTE ERRONEO DEL AVANCE EN LA EJECUCION DEL PLAN DE ACCION**DIFICULTAD PARA REPORTAR AL MINISTERIO EL % DE AVANCE DE EJECUCION DE LAS METAS DE PA** SANCIONES PARA LA CORPORACION SI SE REPORTA MENOS DEL 75% SIENDO UNA EJECUCION DEFICIENTE
Cumplimiento y Conformidad
4 Probable
4 Mayo
r
Zona de
Riesgo
Extrema
*MEMORANDO DE
ESTABLECIMIENTO DE
FECHA LIMITE DE
DILIGENCIAMIENTO DE
FICHA DE SEGUIMIEN
TO PA
3 Posib
le
2 Menor
Zona de
Riesgo
Moderada
Reducir
CAPACITACION EN EL DILIGENCIAMIENTO
DE FORMATO
S
SUBDIRECTOR DE
PLANEACION
AMBIENTAL
PROGRAMACION
Y LISTADO
DE ASISTENC
IA DE CAPACITACION
No fichas diligencia
das correctamente/ Total de
Fichas del Plan de Accion
Procesos
FALTA DE COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA ENTIDAD
Desconocimiento de las bondades que ofrece el sistema de gestión de calidad El sistema no se encuentra dentro de las prioridades directivas Pocos recursos
DESVIO DE LOS PROCESOS DESORGANIZACIÓN MALOS MANEJOS CONTROLES INEFICIENTES DESGASTES ADMINISTRATIVOS
Cumplimiento y Conformidad
4 Probable
4 Mayo
r
Zona de
Riesgo
Extrema
CAPACITACIONES EN TEMAS DE
CALIDAD AL NIVEL
DIRECTIVO
ASIGNACIÓN DE
RECURSOS
3 Posib
le
2 Menor
Zona de
Riesgo
Moderada
Reducir
SUBDIRECTOR DE
PLANEACION
AMBIENTAL/ BPPA
LISTADO DE
ASISTENCIA
Mejoras instauradas desde el nivel
directivo / Total de hallazgos evidenciados por el
ente certificad
or (No conformidades y
oportunidades de mejora)
PROCESO:
GESTION INTEGRADA DE SISTEMAS
Procesos
DESCONOCIMIENTO
DEL SISTEMA
DE GESTION
DE CALIDAD
Vinculación de personal nuevo en la Corporación.
Presentación de No conformidades en las auditorías.
Operativos
4 Probable
3 Moderado
Zona de
Riesgo
Moderada
PROGRAMAR
CAPACITACION A
LOS FUNCION
ARIOS NUEVOS SOBRE
EL FUNCIONAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL
SISTEMA DE
GESTION INTEGRA
DA
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Asumir
IDENTIFICAR
FUNCIONARIOS
NUEVOS PARA
REALIZAR
CAPACITACION E INFORMACION EN
EL MANEJO
Y DESARROLLO DE
LOS PROCESOS DEL
SISTEMA DE
GESTION INTEGRA
DO
Coordinador del Poceso
del Sistema
de Gestión
Integrado
Formato diligenciado de
asistencia a la
capacitación de
los funciona
rios
No. de actividad
es de capacitac
ión realizadas en el
periodo/ total de
actividades
programadas en
el periodo
Desconocimiento de la normatividad del Sistema de Gestión Integrado.
Aplicación incorrecta del manejo del Sistema.
Operativos
REALIZAR SEGUIMIENTO EN
GENERAL DEL
MANEJO
Acta de seguimie
nto y control en los
proceso
Falta de Interactuación entre el Líder de cada proceso con los demás funcionarios.
Desinformación en los procedimientos para la ejecución de los mismos.
Cumplimiento y Conformidad
EN CADA PROCES
OS
PROGRAMAR
CRONOGRAMA PARA
VERIFICAR LAS
ACTIVIDADES
DESARROLLADAS
EN TODOS
LOS PROCES
OS.
s.
Procesos
DESACTUALIZACION
DE INFORMAC
ION Y DOCUMEN
TACION INDEBIDA
Falta de organización y disposición inmediata del responsable de actualizar la información.
Diligenciamiento de documentos mal elaborados. Cumpli
miento y
Conformidad
3 Posible
2 Meno
r
Zona de
Riesgo
Baja
REALIZAR SEGUIMIE
NTO A LOS
PROCESOS
JUNTO CON LOS FUNCION
ARIOS RESPONS
ABLES
1 Rara Vez
2 Menor
Zona de
Riesgo
Baja
Reducir
Revisar el contenido
de la informació
n del Sistema
de Gestión
Integrada y
actualización de dicha
información dando a conocer a
los funcionari
os
Coordinador del Poceso
del Sistema
de Gestión
Integrado
Formato diligenciado de
seguimiento los
funcionarios en cada
proceso.
Fallas continuas en el sistema debido a caída de la Red.
Presentación de no
conformidades
SOCIALIZACION DE
LA INFORMA
CION Y CAMBIOS
EN EL SISTEMA
ACTUALIZAR LA
INFORMACION
INMEDIATA Y
OPORTUNA DE LOS
CAMBIOS REALIZAD
OS Y APOYO
EN ASESORAMIENTO A QUIENES REQUIER
AN SOBRE
LOS PROCESOS DEL
SISTEMA DE
GESTION INTEGRA
DA EN GENERA
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Suministrar la metodología que permita gestionar de manera efectiva los riesgos que afectan el logro de los objetivos
estratégicos, de proceso y proyectos de la Corporación Autónoma Regional de la Orinoquia Corporinoquia
Ofrecer las herramientas de trabajo que permitan identificar, analizar, mitigar y evaluar los riesgos que deban ser tratados por
los servidores responsables en la Corporación fundamentados en el desarrollo del Esquema de las Líneas de Defensa.
Suministrar los lineamientos que permitan a la alta dirección de la Corporación tener una seguridad razonable en el logro de
sus objetivos, con base en una adecuada gestión del riesgo.
Unificar los aspectos comunes que existen con los riesgos de corrupción para realizar la identificación de cada uno de estos
riesgos, así como, su mejor tratamiento fortaleciendo el enfoque preventivo
Los objetivos estratégicos, de proceso y de proyecto se desarrollan a través de actividades, pero no todas tienen la misma
importancia, por tanto, se debe establecer cuáles de ellas contribuyen mayormente al logro de los objetivos y estas son las
actividades críticas o factores claves de éxito; estos factores se deben tener en cuenta al identificar las causas que originan la
materialización de los riesgos.
Para el ejemplo que se viene manejando “Inoportunidad en la adquisición de los bienes y servicios requeridos por la entidad”,
estos factores provenientes del contexto interno y externo alimentan la Matriz FODA Institucional y por proceso.
La matriz FODA se encuentra en el documento Matriz FODA Institucional y Matriz FODA por proceso.
Las estrategias DO y FA podrán ser utilizadas más adelante como acciones de control para el tratamiento de riesgos, por
cuanto están atacando las causas (debilidades y amenazas), y las estrategias DA, pueden servir para la formulación de
acciones de contingencia para reestablecer la normalidad de manera inmediata al momento que el riesgo se materialice.
Las amenazas y debilidades se pueden convertir en causas potenciales que afecten el desarrollo del proceso.
Para la mitigación de los riesgos, no basta con que un control esté bien diseñado, el control debe ejecutarse por parte de los
responsables tal como se diseñó. Porque un control que no se ejecute, o un control que se ejecute y esté mal diseñado, no va
a contribuir a la mitigación del riesgo
La valoración de solidez individual y de conjunto de controles debe realizarse por riesgo.
Siempre se van a encontrar más controles que disminuyen directamente la probabilidad que el impacto, si no existieran controles para disminuir la probabilidad del riesgo, el impacto de un riesgo por el número de eventos que se llegarían a materializarse serían mayor, en nuestro ejemplo si no existiera el control de verificar que la información suministrada por el proveedor corresponda con los requisitos establecidos de contratación, para poder asignar un contrato, el número de contratos que se incumplirían, sería mayor, por tal razón y para efectos de la elaboración de la matriz y al momento de evaluar si los controles ayudan a disminuir el impacto o la probabilidad, estos controles se calificarán que de manera indirecta disminuyen también el impacto.
Consolido,
Liliana Agudelo Cifuentes Jefe de la Oficina de Control Interno
