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COFL02 Página 1 de 32 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NOTIFICACIONES DE LA SECRETARÍA GENERAL - NOTIFICACIONES OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., MARZO DE 2017
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE
NOTIFICACIONES DE LA SECRETARÍA GENERAL - NOTIFICACIONES
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Bogotá, D. C., MARZO DE 2017
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CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 3
3. MÉTODOLOGÍA .......................................................................................................................... 3
4. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................................... 4
5. INFORME ...................................................................................................................................... 4
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO DEL GRUPO INTERNO DE
TRABAJO DE NOTIFICACIONES ................................................................................................ 6
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES Y DE CORRUPCIÓN DEL
PROCESO ....................................................................................................................................... 24
5.3 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA
DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES ..................................................... 25
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................... 30
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1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de sus funciones de seguimiento y evaluación a la gestión institucional, y al Plan Anual de
Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), aprobado para la
vigencia 2017 mediante Resolución No. 004130 del 15 de Diciembre de 2.016 “Por la cual
se aprueba el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud para la
vigencia 2.017 y se hace una delegación” y las que la modifiquen o adicionen, realizó
seguimiento y evaluación a la gestión del Grupo interno de trabajo de Notificaciones,
adscrito a la Secretaria General.
2. ALCANCE
La Oficina de Control Interno, realizará seguimiento al Grupo Interno de Trabajo de
Notificaciones, para verificar el cumplimiento de las funciones, en el periodo de Enero de
2017, en los siguientes aspectos:
Cumplimiento de las Funciones legalmente otorgadas a través de la normatividad
tanto Externa como Interna.
Seguimiento a los Riesgos (Operativos – De corrupción)
Verificación cumplimiento de Procedimientos.
Evaluación Recomendaciones / Planes de Mejoramiento, derivados de las
auditorías o seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno.
3. MÉTODOLOGÍA
La metodología a seguir para el presente seguimiento:
Anuncio del Seguimiento al Grupo de Notificaciones.
Solicitud de información.
Trabajo de campo (Verificación In – Situ)
Presentación del Informe de Seguimiento al Despacho del Señor Superintendente
Nacional de Salud.
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4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en las Leyes 87 de 1993 y 1474 de 2011 y
los Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde a la
Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente
establecido dentro de la organización, y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las
funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con
todas y cada una de las actividades de la institución estén adecuadamente definidos, sean
apropiados y se mejoren permanentemente.
5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo regulado en la Ley 87 de 1993 y
demás normas concordantes, en atención a las actividades definidas en el Plan Anual de
Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes a la
Vigencia 2017, realizará seguimiento y evaluación al Grupo Interno de Trabajo de
Notificaciones en el mes de Enero de 2017, respecto de los procesos y procedimientos
aprobados mediante Resolución No. 4086 del 19 de Diciembre de 2014, y de acuerdo con
las funciones descritas en el Artículo 15 del Decreto No. 2462 del 07 de Noviembre de 2013,
y el Artículo 5° de la Resolución No. 180 de Enero 17 de 2014.
Con el propósito de cumplir con el objetivo propuesto en el desarrollo del presente
seguimiento, ilustrará lo relativo al marco legal que regula el citado proceso.
MARCO LEGAL
Resolución No. 1212
de 2007
“Por medio de la cual se señalan los procedimientos
aplicables a los vigilados de la Superintendencia
Nacional de Salud respecto de las investigaciones
administrativas sancionatorias.”
Resolución No. 3140
de 2011
“Por medio de la cual se desarrolla el procedimiento
administrativo sancionatorio previsto en el artículo 128 de la
Ley 1438 de 2011, aplicable por la Superintendencia
Nacional de Salud a sus vigilados.”
Ley 1437 del 18 de Enero
de 2011
“Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”
Resolución No.
000180 de 2014
“Por la cual se delega una función en la Coordinación del
Grupo de Notificaciones”
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Resolución No. 001650 de
2014
“Por la cual se desarrolla el proceso administrativo
sancionatorio aplicable a la Superintendencia Nacional de
Salud”
Resolución No. 002105 de
2014
“Por la cual se adiciona la Resolución No. 1650 del 28 de
agosto de 2014, que desarrolla el proceso administrativo
sancionatorio aplicable por la Superintendencia Nacional de
Salud”
Cuadro No. 1
Es importante resaltar, para efectos de la actividad de la notificación de los Actos
Administrativos, asignada al Grupo de Notificaciones, adscrito a la Secretaría General, que
la Resolución No. 001650 del 28 de Agosto de 2014, adiconada por la Resolución No. 2105
de 2014, establece situaciones que tienen que ver con la función de notificación.
PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIONES
El profesional de la Oficina de Control Interno, señala a continuación el procedimiento que
realiza el Grupo de Notificaciones, en ejercicio de sus funciones.
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5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO DEL GRUPO INTERNO DE
TRABAJO DE NOTIFICACIONES
Mediante Resolución 180 del 17 de enero de 2014, se conforma el Grupo Interno de Trabajo
de Notificaciones de la Secretaria General de la Superintendencia Nacional de Salud, cuyo
propósito es dar a conocer a uno o varios administrados, el contenido de las decisiones
adoptadas por la Entidad a través de Actos Administrativos, de conformidad con las normas
establecidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen para contribuir al
cumplimiento de la misión de la Entidad.
La Oficina de Control Interno verificó el procedimiento de notificaciones que se encuentra
dentro del proceso “Administración de la Gestión Documental” y la función establecida en
el Artículo 5° de la Resolución 180 de 2014 que indica, entre otras funciones: “1.“Notificar y
Comunicar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la
Superintendencia Nacional de Salud, facultados para ello, de conformidad con lo establecido de las
normas vigentes, salvo los relacionados con el Grupo de Talento Humano, el Grupo de Cobro
Coactivo de la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.”
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5.1.1 De la Muestra.
La Oficina De Control Interno, determino tomar una muestra aleatoria, de seis (6) procesos
de notificación: Dos (2) de forma personal; dos (2) por Edicto y dos (2) por Aviso, remitidas
de varias las áreas o dependencias de la Entidad, incluido el Despacho del Señor
Superintendente Nacional de Salud.
A continuación, se describe la muestra, señalando que la misma se determinó, con ocasión
del acto administrativo notificado, por cada una de las dependencias de la Entidad que
remiten Actos Administrativos al Grupo de Notificaciones de la Secretaria General, con base
en la muestra señalada.
5.1.2. Notificación Personal.
5.1.2.1 Remisión del Acto Administrativo: En esta actividad se tomó como muestra dos
(2) Actos Administrativos: PARL 000040 y 0000048, ambos del 13 de Enero de 2016,
trasladados de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos al Grupo de
Notificaciones, mediante planilla.
RESOLUCIÓN
FECHA
PROFERIDA
ENTREGAD
A GRUPO
CITACIÓN
PRUEBA
DE
ENTREGA
NOTIFICACIÓN
FECHA
DEVOLUCIÓN
DEPENDENCIA
PARL 000040
}13/01
/2017
Del. Procesos
Administrativos
13/01/2017
16/01/
2017
19/01/
2017
Personal
25/01/
2017
27/01/2017
PARL 000048
13/01/
2017
Del. Procesos
Administrativos
13/01/2017
16/01/
2017
No fue
necesaria
se
presentó
antes
Personal
24/01/
2017
27/01/2017
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Los referidos actos administrativos fueron expedidos por la Superintendencia Delegada de
Procesos Administrativos y recibidos por el Grupo de Notificaciones el día 13 de Diciembre
de 2016, con los demás documentos que soportan la notificación
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5.1.2.2 Citación y Notificación de los Actos Administrativos.
Se elabora documento en el sistema de Gestión Documental transcribiendo en el oficio de
citación la información de contacto de los mencionados en la parte resolutiva del acto
administrativo; este oficio de citación es entregado al Grupo de Correspondencia, para el
envío administrativo a través del Operador Postal Oficial o Mensajería Especializada. De
este documento se deja copia y constancia del envió a fin de verificar el medio utilizado.
Como evidencia se presentan las siguientes imágenes del trámite descrito de los siguientes
Actos Administrativos. PARL 000040 de 2017, NURC 2-2017-002489 del 16 de Enero de
2017 y PARL 000040 de 2017, NURC 2-2017-002497 del 16 de Enero de 2017.
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El funcionario asignado del Grupo de Notificaciones recibe a la persona para notificarla,
verificando su identidad con los documentos que acrediten su condición y diligenciamiento
del formato denominado Notificación Personal: Código GDFT17.
El funcionario asignado del Grupo de Notificaciones devuelve el documento de identidad,
junto con el formato GDFT17 para revisión y firma por las partes, entregando una copia del
acto administrativo y un original del formato GDFT17, esta notificación es registrada en la
base de datos.
5.1.2.3 Devolución de los Actos Administrativos.
Culminado el proceso de notificación de los Actos Administrativos citados, el Grupo de
Notificaciones devuelve los mismos, con los documentos soportes, a la oficina de origen
que expidió el Acto Administrativo, el 27 de Enero de 2017 por medio de Planilla, conforme
se describe a continuación:
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La Oficina de Control Interno concluye que el procedimiento de notificación personal se
llevó a cabo, dentro de los términos de Ley, de acuerdo con lo señalado en los Artículos 67
y 68 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el
Artículo 1°de la Resolución No. 002105 de 2014, proferida por la Superintendencia Nacional
de Salud, precisando que las verificaciones de las actuaciones se encuentran debidamente
soportadas en los papeles de trabajo que hacen parte del presente informe.
5.1.3 Notificación por Edicto.
5.1.3.1 Remisión del Acto Administrativo.
Con el fin de verificar el procedimiento esta actividad la Oficina de Control Interno tomó
como muestra dos (2) Actos Administrativos: Resoluciones Nos. 132 del 23 de Enero de
2017 y PARL 000033 del 13 de Enero de 2017, trasladados del Despacho del
Superintendente Nacional de Salud y la Superintendencia Delegada de Procesos
Administrativos al Grupo de Notificaciones, mediante planilla.
Este procedimiento subsidiario se realizó en razón a que la persona no compareció para
notificarse personalmente pasados cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega del oficio
de citación, habiéndose verificado que existe la respectiva prueba de entrega. Se elabora
en el formato edicto código GDFL04 y se fija en cartelera institucional durante diez (10) días
hábiles.
Se aclara que la notificación por Edicto se surtió de acuerdo con lo señalado en los Artículos
44 y 45 del Decreto No 01 de 1984 -Anterior Código Contencioso Administrativo-, norma
vigente para la época de los hechos.
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RESOLUCIÓN
FECHA
PROFERIDA
ENTREGADA
GRUPO
NOTIFICACIONES
CITACIÓN
PRUEBA
DE
ENTREGA
NOTIFICACIÓN
FECHA
DEVOLUCIÓN
DEPENDENCIA
132 23/01/
2017
Despacho
Superintendente
24/01/2017 26/01/
2017
31/01/
2017
Personal 17/01/
2017
21/02/2017
PARL
000033
13/01/
2017
Del. Procesos
Administrativos
13/01/2017 16/01/
2017
19/01/
2017
Edicto 10/02/
2017
13/02/2017
La Oficina de Control Interno precisa que, para efecto del recibido de la Resolución No.
00132 del 23 de Enero de 2014, se recibió del Despacho del Superintendente Nacional de
Salud medinate cuaderno, el 24 de Enero de 2017.
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Conforme se describe en la planilla, la Resolución No. PARL 000033 del 13 de Enero de
2017 se recibió en el Grupo de Notificaciones el 13 de Enero de 2017.
5.1.3.2 Citación y Notificación de los Actos Administrativos.
El funcionario responsable de este trámite elabora documento en el sistema de Gestión
Documental transcribiendo en el oficio de citación la información de contacto de los
mencionados en la parte resolutiva del acto administrativo; este oficio de citación es
entregado al Grupo de Correspondencia, para el envío administrativo a través del Operador
Postal Oficial o Mensajería Especializada. De este documento se deja copia y constancia
del envió a fin de verificar el medio utilizad
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Para la notificación de la Resolución No. 00132 del 23 de Enero de 2017, se elaboró el
respectivo Edicto, conforme se aprecia en la imagen anterior, el cual se fijó el 14 de febrero
de 2017. En el término de Fijación del Edicto se presentó la persona citada para dicha
diligencia el 17 de febrero de 2017, con quien se sutió la Notificación personal en debida
forma.
Para la notificación de la Resolución No. PARL 000033 del 13 de Enero de 2017, se elaboró
el respectivo Edicto, conforme se aprecia en la imagen anterior, el cual se fijó el 30 de Enero
de 2017 y se desfijó el 10 de Febrero de 2017, surtiéndose a sí la Notificación personal en
debida forma.
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5.1.2.3 Devolución de los Actos Administrativos.
Culminado el proceso de notificación de los Actos Administrativos citados, el Grupo de
Notificaciones devuelve los mismos, con los documentos soportes, a la oficina de origen
que expidió el Acto Administrativo, por medio de Planilla, conforme se describe a
continuación:
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La Oficina de Control Interno estableció que el Grupo de Notificaciones cumplió con el
procedimiento establecido para la notificación por edicto, correspondiente al proceso de
Administración de la Gestión Documental, tal como se estableció en el mapa de procesos.
Se precisa que la notificación por Edicto se surtió de acuerdo con lo señalado en los
Artículos 44 y 45 del Decreto No 01 de 1984 -Anterior Código Contencioso Administrativo-,
norma vigente para la época de los hechos, precisando que las verificaciones de las
actuaciones se encuentran debidamente soportadas en los papeles de trabajo que hacen
parte del presente informe.
5.1.3 Notificación por Aviso.
5.1.4.1 Remisión del Acto Administrativo: En el presente caso, se tomó como muestra
dos (2) Actos Administrativos: Resoluciones Nos 156 y 157, ambas del 26 de Enero de
2016, trasladados del Despacho del Superintendente Nacional de Salud al Grupo de
Notificaciones, mediante cuadernillo, para su posterior reparto.
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RESOLUCIÓN
FECHA
DESPACHO
ORIGEN
ENTREGADA
GRUPO
NOTIFICACIONES
CITACIÓN
PRUEBA DE
ENTREGA
NOTIFICACIÓN
FECHA
DE
ENVÍO
PRUEBA DE
ENTREGA
156
26/01/
2017
Despacho
Superintendente
27/01/2017
27/01/
2017
31/01/
2017
AVISO
10/02/
2017
14/02/
2017
157
26/01/
2017
Despacho
Superintendente
27/01/2017
27/01/
2017
31/01/
2017
AVISO
10/02/
2017
14/02/
2017
Se evidencia que las Resoluciones Nos. 000157 y 0000158 del 26 de Enero de 2017 se
recibieron en el Grupo de Notificaciones el 27 de Enero de 2017.
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5.1.3.2 Citación y Notificación de los Actos Administrativos.
La notificación por Aviso procede cuando no se presenta la persona a quien va dirigido el
Acto Administrativo para adelantar la notificación personal por cuanto el interesado no
comparece, ni se presenta personalmente, pasados cinco (5) días hábiles siguientes a la
entrega de la citación y habiéndose verificado que existe la guía de entrega o acuse de
recibido, se procederá a elaborar el Aviso en el Sistema de Gestión Documental el cual
deberá contener, la fecha del aviso y la del acto que se notifica , la autoridad que la expidió,
los recursos que legalmente proceden, ante quien deben interponerse, los plazos
respectivos con la advertencia de que la notificación se considera surtida al finalizar el día
siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Se presentan las evidencias del
trámite anterior, así:
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Con base en el Artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, procede la Notificación por aviso, Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, conforme se anotó anteriormente, la cual se hizo así para las Resoluciones Nos. 000156 y 000157 del 26 de Enero de 2017.
La entrega se evideica con la Guía de la empresa de correspondencia especial.
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5.1.3.3 Devolución de los Actos Administrativos.
Culminado el proceso de notificación de los Actos Administrativos citados, el Grupo de
Notificaciones devuelve los mismos, con los documentos soportes, a la oficina de origen
que expidió el Acto Administrativo, con memorando, conforme se describe a continuación:
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La Oficina de Control Interno estableció que el Grupo de Notificaciones cumplió con el
procedimiento establecido para la notificación por Aviso, correspondiente al proceso de
Administración de la Gestión Documental, tal como se estableció en el mapa de procesos.
Además, se dio cumplimiento a lo señalado en los Artículos 67, 68 y 69 de la ley 1437 de
2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contenciosos Administrativo-
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES Y DE CORRUPCIÓN DEL
PROCESO
Previa solicitud de la Oficina de Control Interno, mediante correo electrónico del 03 de
marzo de 2017, con fundamento en el memorando radicado con el NURC 3-2017-003257
del 01 de marzo de 2017 y la muestra escogida, con base en el Mapa de Riesgos de la
Superintendencia Nacional de Salud vigente en la Página WEB, con el fin de verificar los
controles y acciones adelantadas para prevenir la materialización del Riesgo de
Corrupción, se solicitó la siguiente información:
“Administración de la Gestión Documental - Notificaciones - Administrar la
documentación recibida y producida por la Entidad mediante el uso de los estándares del
tratamiento de documentos y la normatividad vigente con el fin de facilitar el trámite,
utilización, consulta de la comunidad interesada y la conservación de la memoria
institucional de la Superintendencia Nacional de Salud”.
Al respecto la Oficina de Control Interno solicita comedidamente se informe lo siguiente:
a. Si el Riesgo indicado en la muestra se han materializado.
b. Qué acciones se han llevado a cabo para mitigar la materialización del mismo, conforme
a la matriz institucional diseñada para esos efectos, solicitando para ello remitir copia
digital de los soportes que den cuenta de las acciones emprendidas.”
El Coordinador del Grupo de Notificaciones, mediante memorando radicado con NURC 3-
2017-003679 del 08 de Marzo de 2017, respondió en los siguientes términos:
Pregunta: Si el Riesgo indicado en la muestra se han materializado.
Respuesta: “Dentro del Grupo de Notificaciones, no se ha materializado ningún riesgo
operativo o de corrupción.
Un vez revisada y analizada la muestra solicitada, se estableció que esta conserva los
parámetros de la administración documental conservando los estándares de tratamiento, en
cuanto al trámite, términos y procedimientos, enmarcados dentro de los lineamientos legales
establecidos, por lo que no se ha materializado los riesgos planteado.
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Lo anterior, teniendo en cuenta los tiempos desde el momento de la entrega de los actos
administrativos por parte de las dependencias generadoras de los mismos, hasta el momento
en el cual se culminó el trámite de notificación para la devolución de la gestión realizada al
área correspondiente.
Es de anotar, que este grupo es de apoyo, por cuanto le son remitidos los actos
administrativos para su notificación, y como producto entregable luego de realizado el trámite
de notificación, son generados documentos originales que son devueltos a las dependencias
que los profirieron para que sean custodias por ellas.
Como controles preventivos, dentro del grupo se incentiva a los miembros del grupo a mitigar
cualquier fuga de información, a respetar y cumplir con los procedimientos de notificación
para maximizar el cumplimiento de los términos.”
Pregunta: Acciones que se han llevado a cabo para mitigar la materialización del
mismo.
Respuesta: “Hasta el momento no se ha materializado ninguno de estos riesgos dentro de
los tiempos y trámites adelantados en las notificaciones realizadas por el grupo, conforme al
análisis de las muestras solicitadas.”
Con base en la verificación hecha al Grupo de Notificaciones y la anterior respuesta, la
Oficina de Control Interno establece que, en relación con el Riesgo de Corrupción
identificado para este seguimiento, no se ha materializado; además se han venido
realizando diferentes actividades mencionadas en este documento, contribuyendo a mitigar
el riesgo. Esta situación evidencia la ejecución de las actividades normalmente.
5.3 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES
Referente a este acápite, la Oficina de Control Interno en el seguimiento al Grupo de
Notificaciones, comunicado al señor Superintendente Nacional de Salud, radicado con
NURC 3-2016-021913 del 29 de Noviembre de 2016, hizo la siguiente recomendación:
“..la Oficina de Control Interno, verifico en visita in situ realizada el 25 de Noviembre de 2016
que con algunas dependencias de la Institución que requieren notificación de Actos
Administrativos, se han presentado algunas situaciones en cuanto a los términos de remisión
al Grupo al que ahora se le hace seguimiento; por lo cual se recomienda tener en cuenta los
términos desde el momento de emitir un acto administrativo hasta el momento de entrega al
Grupo de Notificaciones; ante lo cual la mencionada dependencia de apoyo le ha tocado
notificar Actos Administrativos pasado el mes de su expedición, lo que ha incidido en la
materialización de riesgo, por lo que la Oficina de Control Interno se permite reiterar
recomendación a todas la dependencias de la Entidad y sus líderes, a fin que se ajusten a
lo establecido en el Procedimiento de Notificaciones, “código GDP05 Administración de la
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Gestión Documental” en cuanto a términos, datos errados, y evitar reprocesos, devoluciones
y perdida de información.”
Respuesta del Grupo de Notificaciones.
El Coordinador del Grupo de Notificaciones, mediante memorando radicado con NURC 3-
2017-003679 del 08 de Marzo de 2017, respondió en los siguientes términos:
“En relación con lo expuesto en este punto, no es de nuestra competencia toda vez que habla
de las acciones de mejora adelantadas, en cuanto a la situación de remisión de las
dependencias que requieren notificar actos administrativos.”
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La Oficina de Control Interno, con el fin de evaluar y aclarar esta situación, verificó la base
de datos de Diciembre de 2016 y, con el fin de confirmar los términos desde el momento
de emitir un acto administrativo hasta el momento de entrega al Grupo de Notificaciones,
no se evidenció mora en la remisión de la dependencia que expidió el Acto Administrativo.
No obstante, se insistió en hallar evidencia respecto a este tema y, con base en la
información suministrada por el Grupo de Notificaciones mediante correo del 22 de marzo
de 2017, efectivamente se estableció demora en el envío de la Resolución No. 004342 del
30 de diciembre de 2016, remitido de la Oficina Asesora Jurídica al Grupo de
Notificaciones, la cual se describe así:
El Acto Administrativo fue recibido por el Grupo de Notificaciones el 16 de febrero de 2017.
Se realizó la citación a Notificación del 16 de Febrero de 2017, con oficio radicado con el
NURC2-2017-013549 del 16 de febrero de 2017.
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Prueba de envío de la Guía de la empresa transportadora.
Comoquiera que no compareció el citado a notificarse del Acto Administrativo, se procedió
a la Notificación por Aviso, actuación que se encuentra en este estado actualmente.
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Conclusión del proceso de notificación antedicho.
La Oficina de Control Interno evidencia que en el procedimiento de notificación de la
Resolución No. 004342 del 30 de diciembre de 2016, este fue remitido de la Oficina Asesora
Jurídica al Grupo de Notificaciones el día 16 de Febrero de 2017, es decir, un (1) mes y 17
días después de expedido el Acto Administrativo, en términos que no fueron razonables
para surtir la notificación, conforme lo señala la el Artículo 68 de la Ley 1437 del 18 de Enero
de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo”
“Artículo 68. Artículo 68. Citaciones para notificación personal. Si no hay otro medio más eficaz
de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo
electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que
comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los
cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia
en el expediente.” (Subrayado y negrilla fuera de texto)
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Por lo anterior, la Oficina de Control Interno reiterará la recomendación formulada en el
seguimiento al Grupo de Notificaciones, comunicado al señor Superintendente Nacional de
Salud, radicado con NURC 3-2016-021913 del 29 de Noviembre de 2016, recomendación
que se hace extensiva a las dependencias que requieren del proceso de notificación que
es ejecutado por la dependencia a la que ahora se le hace seguimiento.
En este orden de ideas, dado que las situaciones en comento provienen de otras
dependencias a las que el Grupo de Notificaciones adscrito a Secretaria General presta sus
servicios, se recomienda que se remita un Memorando, comunicación o correo a las
dependencias mencionadas, con el objeto que alleguen los actos que deban ser notificados,
en términos razonables de tiempo, haciendo más eficiente, efectivo y eficaz la labor del
Grupo al que ahora se le hace seguimiento.
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El Grupo de Notificaciones, adscrito a la Secretaría General, dependencia misional
responsable del procedimiento “Notificaciones”, el cual materializa en parte el proceso
“Administración de la Gestión Documental” conforme a la muestra y la valoración que de
ella realizó la Oficina de Control Interno, viene cumpliendo sus funciones legalmente
asignadas mediante el Decreto 2462 de 2013, en especial la establecida en el Artículo 5°
de la Resolución 180 de 2014 que indica, entre otras funciones: “1.“Notificar y Comunicar los
actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional
de Salud, facultados para ello, de conformidad con lo establecido de las normas vigentes, salvo los
relacionados con el Grupo de Talento Humano, el Grupo de Cobro Coactivo de la Oficina Asesora
Jurídica y el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.”
Se tomó como muestra tres (3) clases de notificación, la Notificación Personal, la
Notificación por Edicto, y la Notificación por Aviso, concluyéndose que las tres notificaciones
revisadas en visita in situ, cumplieron con lo establecido en el mapa de procesos de la
Entidad.
Se precisa que la notificación por Edicto, con base en la muestra señalada, se surtió de
acuerdo con lo señalado en los Artículos 44 y 45 del Decreto No 01 de 1984 -Anterior
Código Contencioso Administrativo-, norma vigente para la época de los hechos, en la
muestra dos (2) Actos Administrativos: Resoluciones Nos. 132 del 23 de Enero de 2017 y
PARL 000033 del 13 de Enero de 2017, trasladados del Despacho del Superintendente
Nacional de Salud y la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos al Grupo
de Notificaciones, precisando que las verificaciones de las actuaciones se encuentran
debidamente soportadas en los papeles de trabajo que hacen parte del presente informe.
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Además, en el procedimiento de notificación, se dio cumplimiento a lo señalado en los
Artículos 67, 68 y 69 de la ley 1437 de 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contenciosos Administrativo-, la Resolución No. 3140 de 2011 y el Artículo 1° de la
Resolución No. 002105 de 2014, proferida por la Superintendencia Nacional
En el mes de enero de 2017 fueron remitidos 163 Actos Administrativos al Grupo de
Notificaciones, adscrito a la Secretaría General, a los cuales se les hizo el procedimiento
de notificación.
Con relación a la mitigación del Riesgo de Corrupción señalado en el Mapa de Riesgos de
la Superintendencia Nacional de Salud , el Grupo de Notificaciones ha venido realizando
actividades consistentes que tienen que ver directamente con el proceso de notificaciones
e implementación de mecanismos de autocontrol, donde para ello se han diseñado e
implementado medidas operativas que han resultado ser útiles, como lo es el hecho de
realizar una división material del trabajo, atendiendo el flujo o procedimiento del proceso de
Notificaciones, incentivando as los miembros del grupo a mitigar cualquier fuga de
información, lo cual entre otros, ha evitado que se materialice el riesgo de corrupción y
permita medir la gestión del grupo interno de trabajo.
Finalmente, la Oficina de Control Interno, reitera la recomendación formulada en el
seguimiento al Grupo de Notificaciones, comunicado al señor Superintendente Nacional de
Salud, radicado con NURC 3-2016-021913 del 29 de Noviembre de 2016, en el sentido que
se verificó en visita in situ que: “.. con algunas dependencias de la Institución que requieren
notificación de Actos Administrativos, se han presentado algunas situaciones en cuanto a los
términos de remisión al Grupo al que ahora se le hace seguimiento; por lo cual se recomienda tener
en cuenta los términos desde el momento de emitir un acto administrativo hasta el momento de
entrega al Grupo de Notificaciones; ante lo cual la mencionada dependencia de apoyo le ha tocado
notificar Actos Administrativos pasado el mes de su expedición, lo que ha incidido en la
materialización de riesgo, por lo que la Oficina de Control Interno se permite reiterar recomendación
a todas la dependencias de la Entidad y sus líderes, a fin que se ajusten a lo establecido en el
Procedimiento de Notificaciones, “Código GDPD05 Administración de la Gestión Documental” en
cuanto a términos, datos errados, y evitar reprocesos, devoluciones y perdida de información.”
Para tal efecto se remitirá el presente informe a las dependencias encargadas de expedir
los actos administrativos y que deben remitir al Grupo de Notificaciones, adscrito a la
Secretaría General para el procedimiento de notificaciones, con el fin de que se proceda a
dar cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 68 de la ley 1437 de 2011, -Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo-.
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Por lo anterior, la Oficina de Control Interno reiterará la recomendación formulada en el
seguimiento al Grupo de Notificaciones, comunicado al señor Superintendente Nacional de
Salud, radicado con NURC 3-2016-021913 del 29 de Noviembre de 2016, recomendación
que se hace extensiva a las dependencias que requieren del proceso de notificación que
es ejecutado por la dependencia a la que ahora se le hace seguimiento.
En este orden de ideas, dado que las situaciones en comento provienen de otras
dependencias a las que el Grupo de Notificaciones adscrito a Secretaria General presta sus
servicios, se recomienda que se remita un Memorando, comunicación o correo a las
dependencias mencionadas, con el objeto que alleguen los actos que deban ser notificados,
en términos razonables de tiempo, haciendo más eficiente, efectivo y eficaz la labor del
Grupo al que ahora se le hace seguimiento.
La Oficina de Control Interno efectuará seguimiento a esta recomendación de acuerdo a las
actividades establecidas en el Plan Anual de Gestión de 2017.
En los anteriores términos se rinde el informe de seguimiento al Grupo Interno de Trabajo
de Notificaciones.
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JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud. Proyectó: Dr. Pedro Antonio Cruz Navas Profesional Especializado Oficina de Control Interno.
