INFORME DE SUSTENTACION PROYECTO DE GRADO Sistema …
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INFORME DE SUSTENTACION PROYECTO DE GRADO Sistema de Información para el Control de Requerimientos Aeronáuticos SIPCRA – FASE 1 Erika Maccin Rodríguez Chaparro Javier Fernando Macana Caycedo Nicolas de Jesús García Baquero Fundación Universitaria Panamericana Facultad de Ingeniería Ingeniería de Sistemas Bogotá, Colombia Diciembre de 2015
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INFORME DE SUSTENTACION PROYECTO DE GRADO
Sistema de Información para el Control de Requerimientos Aeronáuticos
SIPCRA – FASE 1
Erika Maccin Rodríguez Chaparro
Javier Fernando Macana Caycedo
Nicolas de Jesús García Baquero
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Ingeniería
Ingeniería de Sistemas
Bogotá, Colombia
Diciembre de 2015
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Sistema de Información para el Control de Requerimientos Aeronáuticos
SIPCRA – FASE 1
Erika Maccin Rodríguez Chaparro
Javier Fernando Macana Caycedo
Nicolas de Jesús García Baquero
Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:
Ingeniería de Sistemas
Director (a):
Luis Andrés Gamba Martínez
Especialista en Construcción de Software
Línea de Ingenieria de Software
Grupo de Investigación de Ingeniería de Sistemas GIIS
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Ingeniería
Ingeniería de Sistemas
Bogotá, Colombia
Diciembre de 2015
3
Dedicatoria
A Dios por permitirnos lograr este objetivo
A nuestras familias y amigos por apoyarnos durante todo este proceso
4
Agradecimientos
Agradecemos a los señores Luis Eduardo Espejo Beltrán, presidente de AQLS & RG
S.A.S. y Nestor Raúl Lopez Mártinez, Gerente de Operaciones de AQLS & RG S.A.S, quienes
nos brindaron su confianza y apoyo en la iniciativa planteada y conocida como SIPCRA-FASE
1, permitiéndonos llevar a la realidad nuestro proyecto, autorizándonos el acceso a la
información necesaria para nuestra investigación y así lograr los resultados obtenidos en esta.
Al grupo de investigación de la universidad Unipanamericana Compensar, a nuestro
director de proyecto, el Ingeniero Luis Andrés Gamba Mártinez por compartir con nosotros sus
conocimientos y experiencia para que pudiesemos culminar este proyecto con éxito.
5
Declaración
Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se han
respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la misma
forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por
tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los
autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del trabajo de
investigación titulado Sistema de Información para el Control de Requerimientos Aeronáuticos
SIPCRA-FASE 1, siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo,
sus autores y otros.
Erika Maccin Rodríguez Chaparro
CC. 1015408735
Nicolas de Jesús Garcia Baquero
CC. 1030584562
Javier Fernando Macana Caycedo
CC. 80259371
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Resumen
La empresa Aeronautic Quality Logistic Support and Rescue Group S.A.S. - AQLS &
RG S.A.S. requiere un sistema de información que sea de apoyo en la organización de los
procesos que se manejan dentro del área comercial de la compañía debido a la falta de control
y organización en el manejo de la información generada y utilizada en la ejecución de los
procesos y subprocesos que hacen parte de esta. Teniendo en cuenta esto, esta investigación
busca diseñar la arquitectura de información mas adecuada para un modelo unificado de
información que se acomode a las necesidades que tiene la empresa; para ello se aplicaran los
conceptos, técnicas y herramientas que la metodología Busines Systems Planning (BSP)
propone, asi como los conceptos que se conocen sobre la gobernabilidad de datos. Al finalizar
este proyecto, se busca determinar la arquitectura de información mas apropiada acorde a las
necesidades que se evidencien en los procesos y subprocesos que estén involucrados en el área
comercial de la empresa. Todo esto con el fin de proponer un sistema de información con base
en los resultados que se obtengan de este proyecto y asi dar inicio a la siguiente fase del mismo.
Palabras Claves
(1) Arquitectura de Información (2) Modelo Unificado de Información (3) Business
Systems Planning (BSP) (4) Sistema de Información (5) Clases de Datos (6) Gobernabilidad de
Datos
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Abstract
The company Aeronautic Quality Logistic Support and Rescue Group SAS - AQLS &
RG S.A.S. requires an information system for support the organization of processes that are
managed within the commercial department of the Company due to the lack of control in the
management and organization of information generated and used in the execution of processes
and sub processes that are part of this. With this in mind, this research seeks to design the most
appropriate information architecture for a unified information model that fits the needs that the
company; using the concepts, techniques and tools that the methodology Busines Systems
Planning (BSP) proposes, also, applying known concepts about data governance. By the end of
this project, is going to determine the most appropriate information architecture according to
the needs that are evidenced in the processes and threads that are involved in the commercial
area of the company. All this in order to propose an information system based on the results
obtained from this project and so begin the next phase.
Keywords
(1) Information Architecture (2) Unified Information Model (3) Business Systems Planning
(BSP) (4) Information system (5) Data clases (8) Data Governance
8
Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................................................. 15
Planteamiento de la pregunta o problema de investigación ................................................ 17
Justificación .............................................................................................................................. 18
Objetivos ................................................................................................................................... 20
Objetivo General .................................................................................................................... 20
Objetivos Especificos ............................................................................................................... 20
Marco de Referencia .............................................................................................................. 21
Marco Teórico o Referencial ................................................................................................. 21
Metodología Business Systems Planning (BSP) ................................................................... 21
1.1.1.1.Nivel de Preparación .......................................................................................... 24
4.1.1.1.1 Obtener Compromiso .............................................................................. 24
4.1.1.1.2 Preparación del Estudio .......................................................................... 25
4.1.1.1.3 Iniciación del Estudio ........................................................................................... 25
4.1.1.2. Nivel de Analisis ................................................................................................ 26
4.1.1.2.1. Definición de los procesos de Negocio ........................................................ 26
4.1.1.2.2. Definición Clases de Datos del Negocio...................................................... 27
4.1.1.2.3. Definición de la arquitectura de Información ............................................. 27
4.1.1.2.4. Analisis del soporte actual del sistema ....................................................... 28
4.1.1.2.5. Entrevista con los ejecutivos ....................................................................... 29
4.1.1.2.6. Definición de hallazgos y conclusiones ....................................................... 29
4.1.1.3. Final o Cierre ................................................................................................... 29
4.1.1.3.1. Determinar las prioridades de la arquitectura ............................................. 30
4.1.1.3.2. Revisión de los recursos de manejo de información ................................... 30
4.1.1.3.3. Desarrollo de Recomendaciones ................................................................. 30
4.1.1.3.4. Reporte de Resultados ................................................................................. 30
5. Antecedentes ...................................................................................................................... 31
5.1. Flores C. (1994) - Tesis Universidad Francisco Marroquín ................................ 31
9
5.2. La Rosa, H. (2004) - Tesis Universidad Católica Andres Bello .......................... 31
5.3. Romero, S. y Romero, J. (2003) - Tesis Universidad Nacional .......................... 31
5.4. Murillo, Z. y Oritz, V. (2003) - Trabajo de Grado Pontificia Universidad
Javeriana ..................................................................................................................... 32
5.3. Romero, S. y Romero, J. (2003) - Tesis Universidad Nacional .......................... 32
5.5. Marco Conceptual ................................................................................................ 32
6. Marco Conceptual ............................................................................................................... 39
7. Método .................................................................................................................................. 43
7.1. Metodología de Investigación ............................................................................ 43
8. Consideraciones éticas ......................................................................................................... 45
9. Posibles Riesgos y Dificultades .......................................................................................... 46
10. Cronograma de Actividades ............................................................................................. 48
11. Análisis ................................................................................................................................ 49
11.1. Obtener Compromiso ............................................................................................ 49
11.2. Preparar el Estudio ................................................................................................ 49
11.3. Inicio del Estudio ................................................................................................. 50
11.3.1.1. Analisis de la Misión ................................................................................. 51
11.3.1.2. Analisis de la Visión .................................................................................... 52
12. Definición Datos de Negocio ............................................................................................ 63
12.1.1. Identificación de Procesos .............................................................................. 64
12.1.1.1. Entidades ..................................................................................................... 65
12.1.1.2. Clases de Datos ........................................................................................... 67
12.2. Entrevista a los Ejecutivos .................................................................................... 69
12.2.1. Requerimientos del Cliente ............................................................................. 69
12.3. Definición Hallazgos y Conclusiones ................................................................... 70
10
12.4. Determinación Prioridades de la Arquitectura...................................................... 70
12.5. Revisión de Información y Manejo de Recursos .................................................. 71
12.6. Reporte de Resultados .......................................................................................... 71
13. Resultados y Productos ..................................................................................................... 71
13.1. Matriz Procesos - Organización ........................................................................... 71
13.2. Matriz Procesos – Clases de Datos ....................................................................... 72
13.3. Matriz Procesos – Clases de Datos – Organización ............................................. 72
13.4. Matriz Procesos – Clases de Datos – Flujo de Información ................................. 72
13.5. Hallazgos de la Investigación ............................................................................... 78
14. Propuesta de Diseño Arquitectura de Información........................................................ 79
14.1. Impactos ................................................................................................................ 84
14.2. Capacidad del Equipo ........................................................................................... 85
15. Presupuesto ........................................................................................................................ 86
15.1. Tabla de presupuesto ............................................................................................ 86
16. Conclusiones ...................................................................................................................... 87
17. Recomendaciones ............................................................................................................... 88
18. Referencias ........................................................................................................................ 90
19. Anexos ................................................................................................................................. 91
19.1. Guión Entrevista – Antecendentes de la Empresa ................................................ 91
19.2. Guión Entrevista – Expectativas Producto ........................................................... 92
19.3. Lista de Control Guión Entrevista ........................................................................ 93
19.4. Documentación de los procesos ............................................................................ 97
19.5 Documentación clases de datos .......................................................................... 125
19.6. Análisis de Brechas ............................................................................................. 142
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Indice de Tablas
Tabla 1 - Estudio sistemas de información para el manejo comercial de pequeñas y medianas
empresas .................................................................................................................................... 33
Tabla 2 - Formato documentación de Proceso .......................................................................... 63
Tabla 3 - Formato Documentación Clase de Dato .................................................................... 67
Tabla 4 - Hallazgos de la Investigación..................................................................................... 78
Tabla 5 - Impactos organizacionales del proyecto .................................................................... 85
Tabla 6 - Capacidades del equipo de trabajo ............................................................................. 85
Tabla 7 - Presupuesto Fase 1 del proyecto ................................................................................ 86
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Indice de Figuras
Figura 1. Traducción de la estrategia de negocio a la estrategia de Sistema de Información
(I/S) (IBM, 1984) ...................................................................................................................... 23
Figura 2. Análisis de arriba hacia abajo – Implementación de abajo hacia arriba (IBM, 1984)
................................................................................................................................................... 24
Figura 3. Matriz Procesos – Organización ............................................................................... 27
Figura 4. Matriz proceso – clase de dato (IBM, 1984) ............................................................ 28
Figura 5. Ciclo de Producción y/o Consumo ............................................................................. 40
Figura 6. Procesos de un sistema Organizacional ..................................................................... 41
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Indice de Matrices
Matriz 1. Proceso - Organización ............................................................................................. 74
Matriz 2. Procesos – Clases de Datos ....................................................................................... 75
Matriz 3. Procesos – Clases de Datos - Organización ............................................................... 76
Matriz 4. Procesos – Clases de Datos – Flujo de Información .................................................. 77
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Indice de Diagramas
Diagrama 1. Proceso de Cotización .......................................................................................... 54
Diagrama 2. Orden de Compra ................................................................................................. 55
Diagrama 3. Compra Elementos ............................................................................................... 56
Diagrama 4. Ejecución Entrenamiento ..................................................................................... 57
Diagrama 5. Ejecución Mantenimiento .................................................................................... 59
Diagrama 6. Ejecución Orden de Reparación .......................................................................... 60
Diagrama 7. Condiciones de pago cliente ................................................................................ 61
Diagrama 8. Pago a Distribuidores ........................................................................................... 62
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Introducción
Aeronautic Quality Logistic Support and Rescue Group S.A.S. o AQLS & RG S.A.S.,
es una empresa dedicada a suplir las necesidades de las fuerzas militares de Colombia,
compañías del sector aeronáutico militar y civil a nivel nacional y sudamericano; dentro de sus
principales clientes están: La Fuerza Aérea Colombiana, El Ejército Nacional de Colombia, La
Armada Nacional de Colombia, La Policía Nacional de Colombia y La Naval de Colombia
Hoy día él área comercial de toda compañía juega un papel de suma importancia, esto se
debe a que de sus resultados depende que esta perdure en el negocio, para ello se debe manejar
una estrategia eficiente que les permita posicionarse en la industria y mantenerse en ella; por
esta razón los directivos de la organización deben conocer a detalle los procesos que se llevan a
cabo en el área comercial, con el fin de poder identificar las oportunidades de mejora y los
posibles cambios que deban hacerse por el bienestar de la empresa.
Actualmente la empresa maneja los procesos y la información del área comercial de
forma manual; registran, responden y generan los requerimientos de sus clientes por medio de
herramientas ofimáticas (Podemos comprender entre estas Microsoft Word, Excel, Drop Box,
Google Drive, Adobe Reader, entre otras.), lo cual da como resultado un control descentralizado
de la información y desconocimiento por parte de los directivos sobre los resultados obtenidos
en gran parte de los requerimientos ejecutados, teniendo como consecuencia:
Poco o nulo seguimiento de los requerimientos ejecutados
Tiempos de respuesta tardíos para los clientes
Dificultad en la toma de decisiones
Duplicidad de la información
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Perdida de la Información
No confiabilidad de los datos
Teniendo en cuenta esta situación y evaluando las necesidades que tiene la empresa, por
medio de la metodología Business Systems Planning (BSP) la cual propone relizar un análisis
sistemático de los procesos quse son usados dentros de una organización y tomando como base
los conceptos sobre Gobernabilidad de Datos que garantizan un uso coherente de la información
que es generada y utilizada por una empresa, se busca diseñar la propuesta de arquitectura de
información para el modelo unificado de información del área comercial de AQLS & RG S.A.S.
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1. Planteamiento de la pregunta o problema de investigación
¿Cuáles serán las características de un modelo unificado de información para los
procesos de solicitud, ejecución y respuesta del área comercial de AQLS & RG S.A.S. a través
de la metodología Business Systems Planning (BSP) y los conceptos sobre Gobernabilidad de
Datos?
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2. Justificación
Actualmente la empresa AQLS & RG S.A.S. maneja los procesos del área comercial
(Cotizaciones, Órdenes de Compra, Remisiones, Actas de Entrega, entre otros.) a través de
formularios en Excel, proformas en Word y archivos compartidos en Drop Box y Google Drive;
teniendo como consecuencia el conocimiento parcial por parte de los directivos de la empresa
sobre el estado actual de los procesos, los resultados obtenidos en ventas, el estatus de los
pedidos, la ejecución de sus contratos, la comunicación con sus clientes y proveedores,
generándoles dificultades al momento de identificar fallas en la ejecución de estos, detectar
oportunidades de mejora, tomar decisiones cruciales para la optimización de sus recursos,
definir e implementar estrategias de mercadeo que sean viables y les permitan ser competitivos
en la industria
Debido a esto los directivos de la empresa han contemplando la posibilidad de adquirir
sistemas de información como (Customer Relationship Management (CRM), Enterprise
Resource Managemente (ERP), entre otros) que les permita unificar y controlar el flujo de los
datos que manejan durante la ejecución de los procesos y subprocesos que forman parte del área
comercial, sin embargo, este tipo de solución acarrea un alto costo de inversión e
implementación debido a que los procesos están siendo ejecutados por diferentes funcionarios.
Con base en lo anterior y teniendo en cuenta las necesidades de la empresa, esta
propuesta busca optimizar los resultados que se obtengan en la ejecución de los procesos del
área comercial, minimizando los riesgos de perdida de información y así permitir la obtención
de reportes de gestión más confiables logrando que AQLS & RG S.A.S tenga el control
completo de las operaciones que se realizan al interior del área comercial.
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Para lograr esto, se diseñará la arquitectura de información como propuesta para el
modelo unificado de Información, proporcionando mayor claridad y confiabilidad al momento
de ejecutar los procesos, diagnosticando el estado actual de sus operaciones, identificando los
responsables para cada subproceso e identificando los tipos de datos que se generan en cada uno
de estos.
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3. Objetivos
3.1. Objetivo general
Diseñar un modelo unificado de información para los Procesos de solicitud, ejecución
y respuesta del área comercial de AQLS & RG S.A.S. aplicando la metodología Business
Systems Planning (BSP) y los conceptos sobre Gobernabilidad de Datos.
3.2. Objetivos especifícos
1. Conocer el estado actual de los procesos que intervienen en el área comercial de la
empresa.
2. Analizar los niveles de responsabilidad de los funcionarios involucrados en los
procesos de solicitud, ejecución y respuesta del área comercial de la empresa.
3. Identificar los tipos de datos que se manejan en los procesos de solicitud, respuesta y
ejecución del área comercial de la empresa.
4. Identificar las brechas de mejoramiento para los procesos de solicitud, ejecución y
respuesta del área comercial de la empresa.
5. Diseñar la arquitectura de información del modelo unificado de información que se
requiere en el área comercial de la empresa.
21
4. Marco de referencia
4.1. Marco Teórico o Referencial
4.1.1. Metodología Business Systems Planning (BSP)
Business Systems Planning (BSP), en una metodología que maneja un alto enfoque
estructurado para aquellas empresas que centran su atención en los datos, los flujos de datos y
lo repositorios de datos, lo cual permite llevar a cabo el diseño y desarrollo de una arquitectura
para un sistema de información (Robert E. Steffensen, 1991).
La compañía IBM desarrollo e implemento esta metodología en el año 1970,
originalmente lo hicieron para su uso interno, sin embargo, en el año 1981 la pusieron a
disposición de sus clientes, surgiendo así como un producto comercial de éxito, convirtiéndose
en una herramienta importante para muchas organizaciones en la actualidad (IBM, 1984).
Business Systems Planning (BSP) se puede definir como un grupo de procesos de negocio,
decisiones y actividades que se relacionan de forma lógica y son necesarios para la gestión de
los recursos que posee una empresa; es un método que permite analizar, definir y diseñar una
arquitectura de información para una organización.
Es considerada una metodología compleja al momento de ser aplicada; esto se debe a
que trata los datos, procesos, estrategias, objetivos y departamentos que están interconectados
dentro de una organización, ya que trae un enfoque específico al momento de diseñar una
arquitectura de información, con lo cual tiene definidos dentro de sus objetivos:
Entender los inconvenientes y las oportunidades que se tienen con las aplicaciones y la
arquitectura técnica actual que posee una empresa.
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Desarrollar una propuesta de mejora a futuro que contemple la migración de la
tecnología que soporta la empresa.
Proporcionar a los ejecutivos del negocio un marco de dirección y toma de decisiones
para la inversión de capital en el proceso de mejora de las tecnologías de información de
la empresa.
Proporcionar un sistema de información (SI) que cuente con un plan para su desarrollo.
El resultado esperado al aplicar el estudio BSP es la obtención de una hoja de ruta
procesable que alinea las inversiones de tecnología de acuerdo a las estrategias de negocio
de la empresa.
Existen potenciales beneficios que esta metodología puede ofrecer a las empresas que la
aplican:
Una evaluación de la eficacia obtenida con el sistema de información actual
Un enfoque lógico más definido que ayudara en la solución de los problemas de control
de la gestión de la información y los procesos desde una perspectiva empresarial.
Una evaluación del futuro sistema de información basado en las necesidades y
prioridades de los impactos relacionados con la empresa.
Un enfoque planificado que permita un pronto retorno de la inversión sistemas de
información de la compañía.
Una mejor base de planificación a largo plazo para la financiación e inversión de los
recursos de procesamiento de datos.
Personal mejor entrenado y con mayor experiencia en la planificación de procesamiento
de datos que respondan a las necesidades de la empresa.
23
Participación de los usuarios en la configuración de los sistemas de información de
acuerdo a las prioridades que tenga la empresa
“BSP puede ser concebido como un vehículo o proceso para trasladar la estrategia del negocio
en estrategias de sistemas de información” (IBM, 1984, p. 12). (Figura 1)
Figura 1. Traducción de la estrategia de negocio a la estrategia de Sistema de Información (I/S) (IBM, 1984)
Al implementar BSP se deben tener en cuenta las implicaciones que pueden estar
asociadas a esta metodología, esto se debe a que el sistema de información que soporta todas las
necesidades de la unidades de negocio puede ser demasiado grande para ser construido en un
solo proyecto. Sin embargo debido a los inconvenientes que se pueden presentar con la
validación abajo hacia arriba “bottom up” con respecto a la evolución de los sistemas
(inconsistencia de datos, diseños de sistemas no integrados, re sistematizaciones costosas,
dificultades prioritarias), es de vital importancia que las metas a largo plazo y los objetivos para
el sistema de información sean establecidos antes de aplicar esta metodología al estudio que se
desee realizar, de esta manera se podrá realizar la validación de la planificación de arriba hacia
abajo y la revisión de la implementación de abajo hacia arriba “top down”. (IBM, 1984), (Figura
2)
24
Figura 2. Análisis de arriba hacia abajo – Implementación de abajo hacia arriba (IBM, 1984. Pág. 9)
La metodología BSP está conformada por 15 etapas de ejecución, las cuales se
encuentran divididas en 3 niveles principales de acuerdo a sus funciones, su aplicación es
flexible por lo cual permite a quien la aplique adecuar su uso de acuerdo a las necesidades que
tenga la empresa.
Las etapas de la metodología BSP se encuentran definidas de la siguiente manera:
4.1.1.1. Nivel de Preparación
El nivel de preparación corresponde a la definición y confirmación de compromiso por
parte de los responsables que participaran en el estudio, las tareas que se llevaran a cabo para la
obtención de los resultados esperados, los tiempos que se usaran para ello y los entregables que
se presentaran al final de este, todo esto se encuentra contemplado en las siguientes etapas:
4.1.1.1.1. Obtener el Compromiso
25
Antes de iniciar el estudio es importante obtener el compromiso por parte de los
responsables y el grado de participación que estos tendrán durante la ejecución de la
metodología, con el propósito de minimizar el riesgo de tener malos entendidos y/o
desconocimiento de información al momento de llevar a cabo el estudio. En esta etapa se
identificaran el líder del proyecto y el directivo de la empresa que tendrá mayor participación
durante la ejecución de este.
4.1.1.1.2. Preparación del Estudio
Esta etapa es una de las más importantes antes de iniciar el estudio, debido a que tanto los
integrantes del equipo de proyecto y los directivos que participaran en este, deben comprender
el ¿Por qué se realizara?, ¿Para qué se realizara?, y ¿Qué se espera obtener de este estudio?;
además de esto, se definen las técnicas de levantamiento de información que se utilizarán
(Observación, Entrevista, Encuesta, Simulación, Técnicas Audiovisuales o de Inspección), se
definirán todas las tareas que deberán ejecutarse durante todo el estudio, el cronograma de
actividades, los tiempos de ejecución y se asignaran los responsables para cada tarea.
4.1.1.1.3. Iniciación del Estudio
De acuerdo a la metodología BSP, se da inicio al estudio con una reunión que consiste en
tratar tres temas de crucial importancia para la buena ejecución de este:
Reiteración de los objetivos: se hace revisión de la perspectiva del estudio a realizar
con relación a los objetivos y las actividades que tiene la empresa.
Propósitos de la revisión: Se valida que cada uno de los miembros del equipo de
proyecto y los directivos que participaran en este se encuentran familiarizados con la
información que se ha recopilado para la ejecución del estudio, se validan los contenidos
26
que no hayan sido contemplados dentro de la información suministrada para dar inicio a
la ejecución de este.
Información del sistema: El director de sistemas de información de la empresa o uno
de sus directivos, brinda al equipo de trabajo un punto de vista referente al tratamiento de
los datos análogos en cuanto a lo que representan para el negocio, esto con el fin de que
el equipo de trabajo tengan una idea más clara sobre el objetivo que se desea lograr con el
estudio.
4.1.1.2. Nivel de Análisis
En este nivel del estudio se definen todos los temas a tratar concerniente al negocio,
definiendo sus estrategias, procesos de negocio, clases de datos, se analiza el sistema de
información actual que tiene la empresa y los directivos de la empresa realizan la validación de
los resultados que se obtengan durante la ejecución del estudio, todo esto se encuentra
comprendido en las siguientes etapas:
4.1.1.2.1. Definición de los procesos de Negocio
En esta etapa, a través de los resultados que se hayan obtenido en el levantamiento de
información del estudio y por medio de la elaboración de diagramas de flujo, se identifican cada
uno de los procesos que se encuentran involucrados dentro del negocio, las áreas o
departamentos que están a cargo de estos, se realiza la descripción de las actividades que se
llevan a cabo para cada proceso y se identifican los responsables de la ejecución de los mismos;
dando como resultado la matriz de procesos – organización (Figura 3)
27
Figura 3. Matriz Procesos – Organización (IBM, 1984)
4.1.1.2.2. Definición clases de datos del negocio
En esta etapa se definen los datos de negocio que están involucrados, con el fin de
identificar las entidades que hacen parte de los procesos de la empresa (cosas que son de
importancia para el negocio), se agrupan en datos dentro de categorías relacionadas de forma
lógica y se identifican como las clases de datos del negocio, esta clasificación puede tener varias
modificaciones a medida que el estudio avanza, el resultado que se obtiene en esta etapa ayuda
al desarrollo de las bases de datos que el sistema de información que se diseñara va a requerir
en algún punto del proyecto.
4.1.1.2.3. Definición de la arquitectura de información
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En esta etapa involucra la relación entre los procesos y las clases de datos obtenidas, esto
permite a las empresas evaluar el intercambio de datos que existe al interior de la empresa, la
arquitectura puede proporcionar una base para realizar un apropiado seguimiento de los recursos
y la planificación táctica del proyecto, lo cual permite una ejecución ordenada y así obtener una
arquitectura de información adecuada para el sistema que se tiene proyectado, una vez se realiza
apropiadamente esta etapa, se tiene como resultado la matriz de procesos – clase de dato. (Figura
4)
Figura 4. Matriz proceso – clase de dato (IBM, 1984)
4.1.1.2.4. Análisis del soporte actual del sistema
En esta etapa se analizan las matrices obtenidas al momento de definir los procesos de
negocio y definir la arquitectura de información (matriz proceso – organización y matriz proceso
- clase de dato), esto se hace con el propósito de evaluar el funcionamiento del sistema actual,
29
detectar las posibles fallas que se tienen en la ejecución de los procesos del negocio, identificar
las oportunidades de mejora y así validar las recomendaciones más viables para futuros
desarrollos de la empresa.
4.1.1.2.5. Entrevista con los ejecutivos
Esta etapa hace parte del enfoque de validación de arriba hacia abajo, el cual corresponde
a la planeación del proyecto; al realizar la entrevista con los ejecutivos se busca validar los
resultados que se han obtenido hasta el momento por el equipo de trabajo con el fin determinar
los objetivos, problemas, las necesidades de información y su valor.
4.1.1.2.6. Definición de hallazgos y conclusiones
Una vez se ha realizado la validación de los resultados obtenidos hasta el momento, y de
haber detectados los problemas que el sistema actual presenta, se analizan detalladamente cada
uno de estos, con el propósito de que tanto los miembros del equipo de proyecto y los directivos
de la empresa comprendan cada problema expuesto de la mejor manera, y así identificar los que
son estrictamente pertinentes al sistema de información.
4.1.1.3. Final o Cierre
El nivel final o de cierre comprende la definición de las prioridades de la arquitectura con
base a los resultados obtenidos en el nivel de análisis, de esta forma se puede realizar una
meticulosa revisión de los recursos que se tienen y se requieren para el manejo de la
información, de establecen las recomendaciones más relevantes para la el sistema de
información y se entregan los resultados obtenidos del estudio, todo esto se realiza a través de
las siguientes etapas:
30
4.1.1.3.1. Determinar las prioridades de la arquitectura
Debido a que la arquitectura de información definitiva no puede ser desarrollada e
implementada al primer intento, el equipo de trabajo debe establecer prioridades de desarrollo
con base a las necesidades del negocio, identificando que bases de datos y aplicaciones deben
ser desarrolladas e implementadas primero, teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la
etapa de definición de hallazgos y conclusiones.
4.1.1.3.2. Revisión de los recursos de manejo de información
El propósito de esta etapa es la de establecer eventualmente un ambiente controlado en el
que la arquitectura de información pueda ser desarrollada, implementada y operada de forma
eficiente y efectiva, definiendo el entorno en el que los datos se gestionaran como un recurso
corporativo.
4.1.1.3.3. Desarrollo de Recomendaciones
El propósito de esta etapa es el de asistir en el manejo de las decisiones con respecto a las
recomendaciones de seguimiento de las actividades, las cuales son definidas al momento de
identificar las prioridades de la arquitectura de información y las recomendaciones para el
manejo de recursos.
4.1.1.3.4. Reporte de Resultados
En esta etapa se genera el reporte que corresponde al estudio ejecutado por parte del
equipo de proyecto, en el cual se incluyen los resultados obtenidos en cada etapa de este, dando
a conocer a los directivos de la compañía el estado actual de los procesos que manejan y las
recomendaciones obtenidas por medio de la aplicación de la metodología BSP
31
5. Antecedentes
Al indagar sobre trabajos o investigaciones orientadas al estructuramiento y diseño de
soluciones para el área comercial de las empresas, se obtuvo una variedad de trabajos de los
cuales se abarcarán las actividades investigativas realizadas en cada uno para mostrar la
necesidad de este tipo de diseño dentro de una organización.
5.1. Flores C. (1994) - Tesis Universidad Francisco Marroquín
Este trabajo de grado fue orientado a la descripción del Business Systems Planning (BSP)
como metodologia para estructurar sistemas de información gerenciales. Aquí el autor evidencia
la necesidad que las empresas demandan al momento de requerir una estructura de procesos
establecida en la organización y así generar orden dentro de esta enfocándose al equilibrio y
optimización de sus recursos.
5.2. La Rosa, H. (2004) - Tesis Universidad Católica Andres Bello
Como necesidad para una empresa manufacturera se pretende crear un sistema de
información para el seguimiento de las ventas, este trabajo se enfoca en ayudar comercialmente
a una empresa que requiere cumplir sus objetivos, los autores desidieron utilizar la metodología
de investigación explorativa en campo para saber que tipo de falencias existen en sus procesos
de ventas llevando como resultado final una propuesta de aplicación tecnológica a la medida.
5.3. Romero, S. y Romero, J. (2003) - Tesis Universidad Nacional
32
Dentro de este documento las autoras plantean como objetivo suministrar un modelo de
arquitectura de información para tener un control sobre la información y centralización de
información de diferentes aplicaciones orientadas a la atención de pacientes de odontología. La
metodología utilizada para demostrar esa arquitectura es Business Systems Planning (BSP) ya
que proporciona una priorización de la información y un flujo de datos detallado desde su origen
hasta su almacenamiento.
5.4. Murillo, Z. y Oritz, V. (2003) - Trabajo de Grado Pontificia Universidad
Javeriana
Como solución a la falta de control de la gestión comercial de clientes preferenciales de una
empresa de servicios públicos, los autores utilizaron la metodología Balanced ScoreCard para
definir indicadores de los cuales pueden crear mediciones con respecto a la gestión que se le da
a los requerimientos de los clientes y así poder ejecutar planes de acción o de mejora para la
respuesta y seguimiento de los clientes.
Dados los anteriores casos podemos deducir que actualmente las empresas requieren
establecer un control y un flujo de datos dentro de sus procesos para realizar un seguimiento
real y constante ante sus clientes, productos o servicios, igualmente existen muchas
metodológias de investigación orientadas a cada una de estas necesidades pero la que más vemos
utilizada es el Business Systems Planning (BSP) la cual ofrece un enfoque real del estado actual
de los procesos y basado en esta propuesta pueden generar una solución como aplicación u
organización interna de proceso generando un enfoque positivo para la empresa.
5.5. Sistemas para el control de ventas, licencias de uso libre y pagos
Se busco información correspondiente a sistemas de información enfocados al manejo de
ventas, datos de clientes, seguimiento de oporunidades y todo lo adicional que haga referencia
33
al área comercial de la empresa, teniendo opción de de licencia paga o de uso libre; con base a
esta investigación se elaboró la siguiente tabla (Tabla 1), con el fin de tener una idea mas
concreta de las ofertas existentes en el mercado y las necesidades que tiene la empresa.
Tabla 1
Estudio sistemas de información para el manejo comercial de pequeñas y medianas empresas
ÍTEM SOFTWARE TIPO DE
LICENCIA
COSTOS USD POR
USUARIO
DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS LICENCIA
MENSUAL
POR
USUARIO
LICENCIA
ANUAL
POR
USUARIO
1
CRM
SALESFORCE
BASIC
Privada $ 30,00 $ 352,00
Es un sistema de
información
enfocado en
fortalecer las
relaciones de
negocio entre
clientes,
permitiendo
parametrizar los
datos, maneja una
interfaz de usuario
simple y sus
creadores
mantienen
actualizada la
aplicación
ofreciendo
innovaciones de
forma continua
- Gestión de un
número ilimitado de
contactos
- Realización de
seguimientos de
contratos de ventas
- Colaboración en
tiempo real
- Captura de tareas y
eventos
- Recopilación de
candidatos del sitio
web
- Mayor visibilidad
con informes
- Integración con
Outlook
- Venta móvil en
cualquier momento
35
2 SUGAR CRM
PROFESSIONAL Privada $ 40,00 $ 460,00
Sistema de
Información
orientado a mejorar
el proceso
comercial de las
empresas, atención
del cliente y control
de ventas
manejando así
diversas
plataformas
(ediciones) de su
producto de
acuerdo a la
necesidad de los
clientes
- Automatización y
proyección de las
ventas
- Administración de
clientes potenciales
de marketing
- Automatización del
soporte técnico
- Automatización del
centro de llamadas
- Informes y paneles
de información
- Aplicación Sugar
CRM Mobile
- Implementación en
nube o en el sitio
- 15 GB de
almacenamiento
- Espacio aislado
incluido
- Personalizaciones
ilimitadas de Studio
- Soporte técnico en
línea ilimitado
3
ERP
OPENBRAVO
PROFESSIONAL
Privada $ 75,00 $ 900,00
Sistema de
información basado
en la conectividad
en la nube,
manejando una
versión open source
para pequeñas y
- 5 Usuarios
concurrentes
- 5 Puntos de Venta (2)
- Soporte con SLAs
estándar
- 500 llamadas a
servicios web por día
36
medianas empresas
no mayores a 50
empleados; permite
parametrizar la
información
comercial,
contabilidad y
gestión empresarial
dependiendo de las
necesidades de la
empresa; también
maneja una licencia
comercial para
grandes compañías
- Herramienta de
analítica avanzada
4. OPEN ERP
SPAIN Libre N/A N/A
Sistema de
información
enfocado en la
administración de
recursos humanos,
marketing,
inventarios,
compras, gestión de
proyectos; entre
otros; de acuerdo a
su descripción
cuenta con versión
open source para
entidades no
comerciales y su
versión licenciada
para empresas tiene
- Coste cero de
licencias
- Gran variedad de
documentación
extensiva en la red
- Flexibilidad en la
implementación
- Fácil personalización
de la aplicación e
integración con
módulos propios
- Amplia posibilidad
de desarrollos
futuros
- Corrección rápida y
eficiente de bugs
37
un costo mensual,
que cuenta con los
servicios de
migración, soporte
técnico y
conectividad web
- Actualizaciones
frecuentes
disponibles de
manera gratuita,
continuidad segura
del proyecto
- Integración nativa
con otras plataformas
y librerías de
software libre
- Traducción y
localización a más de
120 países e idiomas
- Código limpio, lo
que implica gran
estabilidad del
sistema
5.
SAP BUSINESS
ONE
PEQUEÑAS Y
MEDIANAS
EMPRESAS
Privada
No manejan
precios de
licencia base,
debido a que
lo definen al
momento de
analizar los
requerimient
os de la
empresa
No manejan
precios de
licencia base,
debido a que
lo definen al
momento de
analizar los
requerimient
os de la
empresa
Esta solución
incluye las
funciones de
administración,
finanzas, gestión de
bancos, ventas,
compras y acuerdos
globales, control de
stock, manufactura,
planeación de
requerimientos de
material, relaciones
- Gestión de
oportunidades y
- pipeline
- Gestión de contactos
- Cotizaciones
- Órdenes
- Facturas
- Entregas
- Devoluciones
- Listas de precios en
múltiples monedas
- Gestión de clientes
38
con los clientes
(CRM).
- Cálculo de utilidades
brutas
- Integración con
Microsoft Office
6. Marco Conceptual
Área comercial de la empresa.
El área comercial en una empresa está integrada por todas las actividades que se relaciona
con la parte de compras, mercadeo, almacenamiento y comercialización de artículos y/o
servicios. El objetivo de ésta área es mantener un contacto con los consumidores con el fin de
satisfacer las necesidades encontradas produciendo los bienes y/o servicios necesarios para ello.
La comercialización
Los productos o servicios que adquiere la empresa ya sea por medio de adquisición o por
producción propia van dirigidos hacia un mercado, en el cual van a ser adquiridos por los
consumidores interesados en ellos. Lo anterior se conoce con el nombre de sistema de
comercialización o sistema de marketing.
El sistema de comercialización o de marketing tiene como finalidad transformar los
productos y/o servicios en ingresos para la empresa por medio de las actividades de ventas.
Producto o servicio Es todo aquello que se intercambia en un mercado y que satisface
la necesidad del algún consumidor.
Venta Es el proceso de intercambio en el que un vendedor entrega un producto o servicio
a un cliente a cambio de una cantidad de dinero.
Distribución comercial
Son todas las actividades que realiza una empresa para entregar los productos a los
consumidores en un lugar convenido, la cantidad convenida y el momento definido con
anterioridad por el cliente y el empleador. Esto se enfoca en dos objetivos que son:
Ofrecer un buen servicio al cliente
40
Minimizar los costos que se generan por la distribución del producto y/o servicio. (Figura
5)
Figura 5. Ciclo de Producción y/o Consumo
Análisis sistémico Organizacional
Es recomendable realizar un estudio a la organización antes de ejecutar la planeación
estratégica de información de esta. Para comprender este estudio hay que tener en cuenta los
siguientes términos.
Sistema: Es un conjunto de elementos ordenados e interrelacionados que interactúan
entre sí para cumplir un objetivo especificado
Sistema Abierto: Es un conjunto de elementos ordenados e interrelacionados que
permiten elementos de entrada y generan elementos de salida en los procesos organizacionales.
Sistema Abierto viable: Es el que tiene una inclinación a seguir siendo un sistema a pesar
de los cambios que se generan en su medio ambiente.
El análisis sistémico es un estudio que se realiza con el fin de divisar a una organización
como un sistema que interactúa con un medio ambiente analizando todas las relaciones internas
y externas, para establecer si el sistema es viable o no.
Objetivo del sistema: Es el propósito y condiciones que una organización busca como
una entidad con características propias, este define el sentido de que la empresa exista.
41
Medio ambiente del sistema: Es todo lo que afecta a la empresa y a lo que no se puede
realizar ninguna modificación.
Elementos: Es el conjunto de componentes de entrada, salida y la forma en que se realiza
la retroalimentación para el sistema.
Análisis de viabilidad del sistema
Este se realiza con el fin de encontrar los diferentes subsistemas necesarios para que el
sistema en general sea viable.
Sistemas de información
El sistema de información se define como “conjunto formal de procesos que, operando
sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila,
elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha
empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en
parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de
la empresa de acuerdo con su estrategia”(Andreu Ricard y valor 1991)
Un sistema de información utiliza los datos como materia prima para almacenarlos
procesarlos y transformarlos con el fin de obtener información para ser suministrada a los
usuarios del sistema (Figura 6)
Figura 6. Procesos de un sistema Organizacional
42
Planeación estratégica informática
La planeación estratégica permite determinar si en una organización se suministra la
información oportunamente a la persona que la requiere. Es este proceso se analizan los sistemas
de información que se encuentran actualmente en la organización y se determinan las
condiciones de los mismos, sabiendo cuales se llevan de forma manual, cuales funcionan
correctamente y cuales no funcionan bien.
Antes de aplicar la planeación estratégica de la información, hay que tener definidas las
metas de la empresa, la misión, los objetivos y las estrategias que la empresa tiene definida para
competir y existir en el mercado.
Para que la planeación estratégica de la información sea exitosa, toda la organización debe
estar comprometida con en la ejecución del plan obtenido.
El informe final en el plan estratégico de información, contendrá las actividades que la
empresa debe implementar para que la información se administre de una manera correcta y de
esta manera sea suministrada de manera oportuna.
Arquitectura de información
La arquitectura de información se refiere al diseño, organización y distribución de los
sistemas informáticos. La arquitectura de información es “el diseño estructural de un espacio de
información para facilitar las tareas de acabado y acceso intuitivo a los contenidos.”(Rosenfeld
y Morville, 1998)
Gobernabilidad de la información
La gobernabilidad de la información se enfoca en los activos de datos de una organización,
analizando la calidad de datos funciones y responsabilidades que guían la gestión de los datos
manejados en una empresa. Hay que tener en cuenta tres puntos clave que son:
43
Infraestructura de gobernación: Hay que crear un equipo correcto para manejar los datos.
Mapeo de entidad relacion: Se realiza para comprender la relación entre los datos de los
diferentes procesos de la organización.
Mejorar la calidad d los datos: Se deben medir los procesosy realizar un mejoramiento
de estos con calidad
Errores que se pueden visualizar en una mal gobernación de información.
Los datos se manejan por muchos usuarios, no se puede saber quién es el responsable
directo de la información.
Hay demasiados datos y están guardados en diferentes lugares, esto genera duplicidad
en la información
Las palabras clave para identificar los datos no tienen semejanza con el significado del dato,
esto hace que un dato guardado no se pueda encontrar con facilidad ya que no hace referencia
al proceso en el que está vinculado este.
7. Método
7.1. Metodología de Investigación
Hurtado, Jacqueline (2010) indica que “la investigación proyectiva propone soluciones
a una situación determinada a partir de un proceso de indagación, implica explorar, describir,
explicar y proponer alternativas de cambio, mas no necesariamente ejecutar la propuesta”.
Partiendo de lo anterior y siguiendo el orden de ejecución de los pasos de la investigación se
realizará un diagnóstico del evento o procesos a modificar para saber como se generan,
manteniendo un proceso de indagación y exploración con propuestas de cambios como resultado
esperado.
44
A lo anterior se le da inicio utilizando herramientas de levantamiento de información
como lo es la entrevista estructurada, inicialmente a los altos directivos de la empresa para poder
conocer más acerca de la historia de AQLS & RG S.A.S., los procesos que hacen parte del área
comercial de la compañía generando un entendimiento grupal de estos que beneficie al proceso
investigativo. Para la etapa de investigación que corresponde al levantamiento de información
se ejecuta un segundo método de recolección conocido como la observación el cual permite al
grupo investigador con ayuda de funcionarios de la empresa conocer de primer plano la
ejecución y flujo de información en las diferentes actividades que se ejecutan en los procesos
del área comercial.
Ésta investigación soportada por la metodología Business Systems Planning (BSP) y las
fases que la complementan tendrá como meta proponer un diseño de arquitectura de información
para AQLS & RG S.A.S. y así poder establecer un control de flujo y ejecución de la información
en cada proceso del área comercial al igual que la participación de sus funcionarios dentro de
cada actividad.
Dando alcance a los pasos propuestos expuestos en el marco teórico y alineado con la
metodología Business Systems Planning (BSP), se ejecutarán los siguientes pasos dentro de
ésta, evidenciando los resultados y productos obtenidos en el apartado de Resultados y
Productos:
Obtener Compromiso
Preparar el Estudio
Inicio de Estudio
Definición Procesos de Negocio
45
Definición Datos de Negocio
Entrevistas Ejecutivas
Definición Hallazgos y Conclusiones
Determinación Prioridades de la Arquitectura
Revisión de Información y Manejo de Recursos
Reporte de Resultados
Al ejecutar la totalidad de estos pasos dentro del plano investigativo se obtendrán diferentes
resultados capaces de ser analizados por las directivas de la empresa y así poder tomar una
desición basados en la propuesta generada por el grupo investigador.
8. Consideraciones éticas
Por medio de la metodología BSP para llegar a un diseño de arquitectura y con el grupo de
investigación conformado por los estudiantes de Ingeniería de Sistemas de Undécimo semestre
se establecieron normas éticas que permitieron el buen desempeño y convivencia entre el grupo
de investigación y la empresa. A continuación se presentan las distintas normativas éticas.
Conformación
El grupo de investigación esta conformado por tres estudiantes que pertenecen a la
facultad de Ingeniería de Sistemas que en pleno uso de su razón y facultad se vincularon a la
iniciativa con el propósito de llevar a cabo este proyecto a través de sus conocimientos,
habilidades y ética como persona.
Ejecución de roles
46
Los integrantes del grupo de investigación estarán dispuestos a asistir a reuniones,
entrevistas y capacitaciones que sean designadas por parte de los funcionarios de la empresa
AQLS & RG S.A.S. con el propósito de obtener un mayor conocimiento y entenimiento de sus
procesos y así poder llevar a cabo las actividades establecidas dentro del proyecto.
Fidelidad de Investigación
Por tratarse de una investigación orientada a una empresa se corren riesgos de
vulnerabilidad o confidencialidad con respecto a los datos proporsionados a los investigadores,
por esta razón el funcionario de la entidad encargado de asistir al grupo investigativo deberá
junto a estos, asegurar el manejo y buen uso de esta información beneficiando a la organización.
Libre Opinión
Cada integrante del grupo de investigación esta en todo su derecho de opinar o exponer
sus ideas y hallazgos sin tener repercusiones en sus labores o socialmente con respecto a los
demás miembros de equipo de trabajo.
9. Posibles riesgos y dificultades
Dentro de los posibles riegos y dififultades que se identificaron durante el desarrollo de la
investigación se encuentran:
Falta de conocimiento de los procesos que intervienen en el área comercial por parte de
los integrantes del grupo de investigación.
47
La información y explicación sobre los procesos por parte de funcionarios de la empresa
no fuese lo suficientemente clara y se estregaran los resultados de forma incorrecta o generara
confusión entre los integrantes del grupo.
Redundancia en la información suministrada por parde de los funcionarios de la
empresa.
48
10. Cronograma de Actividades
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES
FECHA INICIO DEL PROYECTO Agosto 03 – 2015
DIRECTOR DEL PROYECTO Luis Andrés Gamba Martinez
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Propuesta para elaborar el diseño de la arquitectura del sistema de información para
el control de requerimientos aeronáuticos SIPCRA
49
11. Análisis
Como se describió anteriormente en el apartado del método, se realizará la ejecución de las
diferentes fases manejadas por el método Business Systems Planning para poder generar una
propuesta de arquitectura de información orientada al estructuramiento y manejo de la
información de manera más optima dentro del área comercial de AQLS & RG S.A.S.
11.1. Obtener Compromiso
Para dar cumplimiento a este paso, se realizará una reunión con la gerencia de la empresa
de AQLS & RG S.A.S. para así poder establecer las condiciones de trabajo para la ejecución del
proyecto, esto implica acordar mutuamente la elección del líder del equipo de investigación y
sus respectivas funciones al igual que los demás roles dentro del equipo. También se presenta al
funcionario intermediario entre la empresa y el equipo de investigación que estará disponible
para cooperar con las actividades que requiera el grupo y recibir los resultados según
cronograma de actividades.
11.2. Preparar el Estudio
Para iniciar el estudio se realizan una serie de actividades en compañía del funcionario
dispuesto a colaborar con el grupo de investigación, lo anterior con el fin de poder establecer de
forma detallada las necesidades que presenta la empresa en sus procesos y determinar el alcance
que llegará a tener la ejecución de la investigación dentro de la compañía al igual que el objetivo
de la investigación. A continuación los ítems acordados durante la preparación del estudio:
Se define la necesidad de la empresa con respecto a los procesos del área comercial.
Se establece que el alcance del proyecto será el diseño de la arquitectura de
información.
50
Se define el objetivo general del proyecto: Diseñar un modelo unificado de información
para los procesos de solicitud, ejecución y respuesta del área comercial de AQLS aplicando la
metodología de Business Systems Planning (BSP) y conveptos asociados a la Gobernabilidad
de Datos.
11.3. Inicio del Estudio
Para dar inicio al proceso de investigación, se llevo a cabo una reunión entre uno de los
directivos de la empresa, la asistente administrativa y los integrantes del equipo de
investigación, con el fin de obtener una descripción generar del funcionamiento y ejecución de
los procesos que intervienen en el área comercial.
Con base a los datos obtenidos en dicha reunión se detectaron algunas fallas de alta
notación, las cuales se relacionan a continuación:
Los registros de los clientes son almacenados en un archivo Excel.
Las cotizaciones y órdenes de compra son elaboradas por medio de libros Excel y
manejan un consecutivo manual.
Se evidencia una duplicidad en la información ya que existen varias copias de los
mismos archivos en diferentes equipos de cómputo del área comercial.
No realizan seguimiento a las solicitudes que reciben y ejecutan.
Para enviar o recibir facturas a sus clientes se utilizan servicios hosting en la nube como
lo son OneDrive o DropBox.
No llevan un registro de los requerimientos que son recibidos telefónicamente
“Verbalmente”, el gerente de operaciones o la asistente administrativa son quienes reciben las
51
solicitudes, generan la cotización de a cuerdo a los datos suministrados por el cliente al momento
de la llamada.
No cuentan con unos lineamientos a seguir para llevar a cabo la ejecución de los
procesos del área comercial.
Partiendo de la descripción anterior se acordó con el Gerente de Operaciones el acceso
a los documentos físicos y archivos digitales de los procesos involucrados en el área comercial
necesarios para realizar el estudio requerido, con el fin de conocer más a fondo los procesos de
la empresa, actividades de los funcionarios dentro del área comercial garantizando la
confidencialidad y buen uso de la información.
Así mismo se procedió a realizar una entrevista al Gerente de Operaciones con el
propósito de obtener un entendimiento de los procesos de solicitud, ejecución y respuesta del
área comercial, cómo actúan los actores dentro de cada fase de estos permitiendo generar un
flujo gráfico del manejo de la información al interior del área.
11.3.1. Definición Procesos de Negocio
MISION
Brindar servicios integrales en operaciones de salvamento y recuperación de personal,
mediante el suministro de Equipos Especiales y capacitación del personal involucrado en las
operaciones, así como el suministro de Componentes Aeronáuticos, reparación y soporte
técnico-logístico, comprometidos siempre con la conservación y preservación del medio
ambiente.
11.3.1.1. Analisis de la Misión
Actualmente la empresa AQLS & RG S.A.S. realiza las actividades que menciona en la
visión sin cambio alguno, lo cual la mantiene como una potencial distribuidora de elementos
52
aeronáticos y de rescate a nivel nacional y a nivel sudamericano, así como capacitaciones a
operadores por parte de las empresas a las cuales representa de forma exclusiva.
VISION
Ser una empresa modelo en servicios de salvamento y rescate, venta y suministro de repuestos
aeronáuticos y la preservación del medio ambiente, hasto lograr obtener los más grandes
reconocimientos a nivel nacional e internacional por su gestión empresarial, utilizando
tecnología de punta para alcanar los estándares tecnológicos en pro de nuestros clientes y
consolidarnos como una compañía de vanguardia en Colombia y en el exterior.
11.3.1.2. Analisis de la Visión
La visión de la empresa orienta a un crecimiento continuo el cual se ha visto reflejado en
sus primeros cinco años de funcionamiento, notando un crecimiento progresivo de clientes,
oportunidades de negocio y proveedores nacionales como internacionales; teniendo en cuenta
esto cabe aclarar que actualmente la empresa cumple con lo establecido en la visión que tiene
definida.
Con base en lo evaluado de la misión y la visión de la empresa, se realizó la entrevista
con el gerente de operaciones de la compañía, el cual realizo una descripción detallada de como
funcionan los procesos del área comercial, indicándo que existen tres (3) macroprocesos:
Elaboración de Cotización, Elaboración de Orden de Compra y Ejecución de Orden de compra;
en esta última se alojan cuatro (4) sub procesos que corresponden a los tipos de ejecución de
orden de compra que se pueden llevar a cabo, entre estos están: Ejecución Orden de
53
Mantenimiento, Ejecución Orden de Reparación, Ejecución Orden de Entrenamiento y
Ejecución Orden de Venta Elementos.
Una vez obtenidas estas descripciones, se procedió a realizar el análisis de los procesos
que se llevan a cabo en el área comercial de la empresa, lo anterior con el fin de poder validar
la eficiencia de estos, los actores involucrados y los resultados que se obtienen, permitiendo con
esto la elaboración de los diagramas de flujo para el proceso de cotización (Diagrama1), Orden
de Compra (Diagrama 2), Compra Elementos (Diagrama 3), Ejecución de Entrenamiento
(Diagrama 4), Ejecución de Mantenimiento (Diagrama 5), Ejecución de Reparación (Diagrama
6), Condiciones de pago Cliente (Diagrama 7), Pago a Distribuidores (Diagrama 8), los cuales
sirven como una descripción grafica y comprensible para llevar a cabo el análisis.
54
Diagrama 1. Proceso de Cotización
55
Diagrama 2. Orden de Compra
56
Diagrama 3. Compra Elementos
57
58
Diagrama 4. Ejecución Entrenamiento
59
Diagrama 5. Ejecución Mantenimiento
60
Diagrama 7. Ejecución Orden de Venta Elementos
Diagrama 6. Ejecución Orden de Reparación
61
Diagrama 7. Condiciones de pago cliente
62
Diagrama 8. Pago a Distribuidores
63
En segunda instancia dentro de la definición de procesos de Negocio se maneja un
apartado conocido como Análisis de Recursos Informáticos que nos ayuda conocer más de
los dispositivos y/o elementos tecnológicos que interactúan dentro de la empresa como lo es
(Hardware, Software, Liveware y Orgware), definiendo las características que tiene cada uno,
estado operativo, funciones dentro de la organización y responsables de los recursos
tecnológicos a nivel departamental.
12. Definición Datos de Negocio
Utilizando los Diagramas de Flujo de Datos creados en la fase de Análisis del
proceso de investigación, se realizó identificación de los actores responsables para cada
proceso, obteniendo como resultado la matriz de Procesos vs Organización. (Pág.73), un
vez obtenida la matriz, se procedió a realizar la descripción de cada proceso identificado
documentando estos (Anexo No. 19.4. Documentación de los procesos, Pág. 96) de acuerdo
a la tabla prediseñada y definida para llevar a cabo esta tarea.
Tabla 2
Formato documentación de Proceso
Nombre Nombre Proceso
Dependencias
Responsables Actor Responsable
Dependencias
Relacionadas Actor Asociado
1. Objetivos
Descripción Objetivo del Proceso
2. Entradas
Descripción de las entradas requeridas para el proceso
3. Actividades
Descripción de las actividades realizadas dentro del proceso
4. Salidas
Descripción de las salidas obtenidas
5. Medidas de Seguridad
Descripción de medidas de control para la ejecución del proceso
64
Una vez indentificada la participación que tienen los actores por medio de la Matriz de
Procesos-Organización se procede a elaborar la Matriz Procesos – Clases de Datos, en la cual
de identifican las clases de dato que se crean y se usan para cada proceso del área comercial, este
tipo de Matriz se genera a partir del análisis y determinación de entidades, clases y tipos de
datos que orienta la metodología de Business Systems Planning (BSP), la convergencia entre
un tipo de dato y su proceso debe crear una línea vertical casi perfecta para saber que todos
los datos están definidos dentro de la matriz. (Pag. - resultados)
A partir de los resultados obtenidos mediante esta Matriz se generan dos nuevas
matrices:
Matriz Procesos – Clases de Datos – Grupo de Procesos
En esta matriz se realiza el agrupamiento de los procesos que conforman uno de los
macroprocesos que hacen parte del área comercial de la empresa (Pag. – Resultados)
Matriz Procesos – Clases de Datos – Flujo de Procesos:
Una vez se ha realizado el agrupamiento de los procesos se procede a indentificar el
flujo continuo de la información entre estos, con el propósito de conocer el ciclo de operación
para cada uno de ellos. (Pág. -Resultados)
12.1.1. Identificación de Procesos
Una vez elaboradas las matrices, se procedió a la definición de los datos del negocio
y con base en los procesos identificados al interior del área comercial, se describieron las
entidades involucradas en los procesos, las cuales se relacionan a continuación:
65
12.1.1.1. Entidades
Clientes
Son todas las instituciones o personas que solicitan los productos suministrados por la
empresa.
Distribuidores
Son las organizaciones que distribuyen los diferentes productos y servicios que ofrece
la empresa.
Funcionarios
Es el personal interno de la empresa, los cuales se encargan de llevar a cabo los
procesos de la compañía.
Condiciones Comerciales
Términos de entrega de los bienes y/o servicios suministrados.
Obligaciones Financieras
Obligaciones que adquiere la empresa de capital para realizar la adquisición de
productos y servicios para la venta.
Orden de Compra
Incluye el conjunto de datos obtenidos por el producto o servicio que oferta el cliente.
Cartera por Cobrar
Saldos pendientes de cobro por parte de terceros a la empresa.
66
Almacenes
Espacio definido para salvaguardar los productos pendientes por entrega o distribución.
Productos
Artículos que son comercializados y distribuidos por la compañía.
Servicios
Servicios de capacitación y/o mantenimiento ofrecidos y ejecutados por la empresa.
Compras
Proceso de adquisición de bienes y servicios que son suministrados a los clientes
Ventas
Actividades comerciales con fines de lucro para satisfacer las necesidades de los
clientes
Planeación Logística
Proceso de coordinación de las actividades adicionales que se requieran al momento de
ejecutar una orden o servicio, contemplando dentro de estos transportes, aduanas,
impuestos, viáticos y gasto adicional que sea necesario.
Movimientos Contables
Registro de los movimientos contables que correspondan a ingresos y egresos
generados en la compañía.
A continuación se listan las clases de datos que intervienen dentro de los procesos.
67
12.1.1.2. Clases de Datos
Con base en los procesos del área comercial de la empresa, se identificaron las clases de
datos que hacen parte de estos, documentándolos en una tabla prediseñada (Tabla 3) que
permite la facíl comprensión de su contenido para todo tipo de lector (Funcionarios de la
organización, Investigadores, Integrantes del grupo de Investigación y lectores interesados).
Tabla 3
Formato Documentación Clase de Dato
Proceso Cotización
Entidad Información Distribuidor
Descripción Son las organizaciones que distribuyen los diferentes productos y
servicios que ofrece la empresa.
Tipo Dato
Código
Entidad económica
Nombre
Catálogo de productos o servicios
A través de este proceso, se identificaron 35 clases de datos correspondientes al área
comercial de la empresa, listados a continuación:
Información cliente
Registro requerimiento
Reporte de precios
Información servicio
Detalle de Producto
Inventario productos
68
Detalle cotización
Incoterm
Cotización cliente
Cotización actualizada
Informe tipo de adquisición
Reporte de cancelación
Acta de entrega
Detalle condiciones de pago
Comprobante de pago
Informe tipo de elementos
Orden de Venta
Orden de Compra
Comprobante de envió
Solicitud transporte de carga
Soportes de entrega
Informe fechas de entrega
Orden entrenamiento
Información entrenamiento
Información viáticos y/o gastos de transporte
Informe reserva y gastos de viaje
Comprobante de pago entrenamiento
Listado asistencia entrenamiento
69
Acta finalización entrenamiento
Información fechas Mantenimiento y/o reparación
Orden de Mantenimiento y/o Reparación
Autorización envio de equipo y/o mercancía
Informe mantenimiento y/o reparación
Reporte resultados mantenimiento y/o reparación
Informe de entrega de equipo
12.2. Entrevista a los Ejecutivos
En esta fase de la investigación se elaboró el guión estructurado de la entrevista a
utilizar como técnica de recolección de información requerida, con el fin de obtener la
definición de los requerimientos esperados por los directivos de la empresa al inicio de la
investigación y llevar a cabo el estudio de los procesos a analizar con el propósito de
diagnosticar estos y definir las fallas que se pueden estar presentando, que oportunidades de
mejora hay y diseñar la propuesta de mejoramiento más adecuada para la empresa. (Anexo
No. 19.1. Guión Entrevista – Antecedentes de la empresa. Pág. 90, Anexo No. 19.2. Guión
Entrevista – Expectativas producto. Pág. 91)
12.2.1. Requerimientos del Cliente
Basados en la entrevista realizada se describen los requerimientos obtenidos y descritos
por parte de los directivos de AQLS & RG S.A.S, dentro de los cuales están:
70
Conocer el estado actual de los procesos que se manejan en el área comercial de la
empresa
Reducir las fallas de integridad en la información
Mejorar el flujo de información utilizada en los procesos del área comercial de la
empresa
Dar seguimiento a las solicitudes recibidas y ejecutadas
Optimizar los tiempos de respuesta en los procesos del área comercial de la empresa
Asignar Niveles de responsabilidad para cada usuario involucrado en el área
comercial de la empresa
Obtener informes de gestión de resultados del área comercial
12.3. Definición Hallazgos y Conclusiones
Una vez ejecutada la fase de análisis del proyecto de investigación, se pueden
diagnosticar los procesos del área comercial, su operatividad actual y a su vez, se detectan
las falencias existentes para cada proceso, teniendo en cuenta este diagnostico se procede a
elaborar las Brechas de Mejoramiento (Anexo No. 11.6 Pág. 141), para obtener una
propuesta y conclusiones fundamentadas dentro del área comercial sobre los procesos y
sistemas tecnológicos de la organización, manejando un detallado de los proyectos que se
deben ejecutar y son necesarios para llegar a un buen Modelo de Información Unificado
dentro de la empresa, el cual permita manejar un tiempo factible y establecer prioridades con
base a las necesidades identificadas dentro de los procesos internos que forman parte del área
comercial de la empresa. Hallazgos de la investigación (Pág. 77)
12.4. Determinación Prioridades de la Arquitectura
71
Como ya se ha mencionado anteriormente, se sabe que la metodología Business
Systems Planning (BSP) se fundamenta mayormente en aportar las fases de estudio y análisis
estructurados para llegar a un resultado concreto y establecer una propuesta de mejoramiento
organizacional, este se maneja como una metodología viable orientada al mejoramiento
estructural de los procesos y flujo de la información dentro de una organización, capaz de
demostrar el beneficio inmediato al momento de implementarla según lo propuesto.
12.5. Revisión de Información y Manejo de Recursos
En esta etapa se determina la factibilidad de la propuesta realizada con base a los
gastos que pueda generar y los costos que han surgido durante su ejecución a través de la
metodología como parte del plan de estudio llevado a cabo por el grupo de investigación.
Esto permite generar un presupuesto más detallado al momento de identificar los recursos
más necesarios, tanto en lo humano como recurso físico que puedan llegar a requerirse antes,
durante y después de la investigación.
12.6. Reporte de Resultados
Una vez completadas las fases de la metodología Business Systems Planning
(BSP), se realiza la entrega de los diferentes resultados y productos obtenidos a lo largo de
la ejecución del proceso investigativo a través de las matrices elaboradas, formatos utilizados
y diagramas diseñados como medio visual que hacen parte del informe final junto a la
propuesta de mejoramiento organizacional orientada a los directivos de la compañía.
13. Resultados y Productos
Como resultados de la investigación realizada y a través de las etapas de análisis y
diseño se obtuvieron los siguientes resultados:
13.1. Matriz Procesos - Organización
72
Con base en los diagramas de flujo elaborados (Números de Página), los cuales
describen de forma gráfica el ciclo de ejecución de los procesos que corresponden al área
comercial de la empresa, se realizo la identificación de los actores involucrados para cada
proceso, a si mismo se establecio el listado detallado de procesos y se identifico el grado de
responsabilidad de los actores para cada uno, como se ve en la matriz No. 1 (Pág. 73)
13.2. Matriz Procesos – Clases de Datos
Después de identificadas las clases de datos que se generan en cada proceso, asi como
las que son usadas dentro de estos (Anexo No. 19.5. Pág. 124) y teniendo ya identificados
los procesos que se desarrollan en el área comercial de la empresa, se elabora la matriz de
Procesos – Clases de datos con el propósito de identificar la relación de cada clase de dato
para cada proceso. Matriz 2 (Pág. 74)
13.3. Matriz Procesos – Clases de Datos – Organización
Una vez se ha elaborado la matriz de Procesos – Clases de Datos (Pág.), se procede a
identificar los grupos de proceso que corresponden a los macroprocesos, esto con el
proposido de identificar los grupos de actividades que se desarrollan dentro del área
comercial de la empresa, en esta matriz se muestran la relación de los procesos y clases de
datos a través de paquetes de ejecución. Matriz No. 3 (Pág.75)
13.4. Matriz Procesos – Clases de Datos – Flujo de Información
En esta matriz se muestran los procesos, las clases de datos, los grupos de procesos por
paquetes y el flujo de funcionamiento que estos pueden presentar en la ejecución de cada
proceso, este flujo indica que grupos de procesos retornan información o son dependientes
73
de los resultados que se tengan en otros, esto con el fin de poder comprender de una forma
mas global y sencilla el ciclo de procesos dentro del área comercial de la empresa. Matriz
No. 4. (Pág. 76)
74
Matriz 1. Procesos – Organización
75
Matriz 2. Procesos – Clases de Datos
76
Matriz 3. Procesos – Clases de Datos - Organización
77
Matriz 4. Procesos – Clases de Datos – Flujo de Información
78
13.5. Hallazgos de la Investigación
Después de haber descrito de forma detallada cada uno de los procesos, los actores
involucrados, las clases de datos generadas, los grupos de procesos de paquetes y el flujo de
información dentros de los procesos que hacen parte del área comercial de la empresa, se
hicieron los siguientes hallazgos (Tabla 3)
Tabla 4
Hallazgos de la Investigación
Macroproceso Hallazgo
Elaboración De Cotizaciones
1. La asistente Administrativa tiene
sobrecarga de funciones, con lo cual no se
puede garantizar un tiempo de respuesta
adecuado a los requerimientos de los
clientes, asi como la calidad de dicho
resultado.
2. El Gerente de Operaciones tiene
menos cantidad de funciones asignadas, con
lo cual no garantiza la óptima supervisión
de los procesos que ejecuta la asistente
administrativa.
3. La empresa depende del tiempo de
respuesta por parte del distribuidor para
definir las fechas de ejecución y/o entrega
de los elementos y/o servicios que se
ofrecen en la empresa, esto retrasa el
proceso de cotización y por ende la calidad
del contenido de la información de ve
afectada.
4. La falta de automatización en la
ejecución de los procesos impide un óptimo
desarrollo de las funciones de la asistente
administrativa, con lo cual los reportes de
ventas no son confiables.
79
Elaboración Órden de Compra
1. La asistente Administrativa tiene a
su cargo demasiadas funciones, con lo cual
no garantizan el contenido de las órdenes de
compra, asi como la ejecución de estas una
vez han sido enviadas por parte del cliente
y recibidas por la empresa.
2. El gerente de operaciones no esta
involucrado en gran parte de los procesos
que corresponden a la ejecución de las
órdenes de compra enviadas por los
clientes, con lo cual los tiempos de
ejecución no pueden ser garntizados y los
resultados no son los más óptimos al
momento de llevar a cabo la ejecución y/o
entrega de la orden de compra.
Ejecución de Órden
1. Se depende directamente de los
distribuidores para llevar a cabo la
ejecución de las órdenes, con lo cual no se
puede establecer un tiempo real para la
entrega de las órdenes.
2. No hay un flujo de comunicación
definido entre la empresa y los
distribuidores que permita garantizar un
óptimo resultado en la ejecución y/o entrega
de un producto y/o servicio.
3. La documentación de los proceso no
se ensta llevando a cabo de manera
adecuada con lo cual el histórido de los
procesos se mantiene desactualizado y no es
un 100% confiable de lo esperado.
14. Propuesta de Diseño Arquitectura de Información
Con base a los hallazgos realizados durante la investigación, se diseño la arquitectura
de información más adecuada para la ejecucoión de los procesos del área comercial de la
empresa (Diagrama No. 8).
80
81
82
83
Diagrama No. 8 - Propuesta Arquitectura de Informaciòn
84
14.1. Impactos
Dentro del proceso de investigación en este proyecto se encontraron los siguientes
impactos:
Impacto Ambiental: Durante el periodo de ejecución de esta investigación se
establece que no se generará ninguna alteración o acción que atente contra el medio ambiente
o consecuencia natural que afecte a los humanos, flora o fauna dentro del entorno de
investigación.
Declaración de Pertinencia Institucional y Social: Es necesario aclarar la
conveniencia que acarrea realizar esta investigación a nivel social y empresarial apuntando a
las oportunidades que pueden ser generadas a partir de los temas y métodos utilizados en esta
siendo soportados con ayuda de la ciencia y tecnología. Como pertinencia institucional se ve
reflejada en el beneficio que tendrá el grupo investigador al entender metodologías sobre la
estructuración de procesos empresariales y al mismo tiempo el personal docente que colaboró
y apoyó en esta investigación para el crecimiento personal e intelectual del grupo
investigador.
Declaración Aporte Educativo: Se genera un aporte sustancial directamente por el
grupo investigador, ofreciendo la posibilidad e incentivando a los futuros estudiantes o
personal educativo que requieran aplicar algún tipo de método inmerso en este informe para
aumentar sus conocimientos y proponer mejores estrategias de estudio como crecimiento
personal.
Organizacional: Se identificaron los potenciales impactos que generara este proyecto
dentro de la empresa en el área comercial, descritos en la siguiente tabla (Tabla 4):
85
Tabla 5
Impactos organizacionales del proyecto
Impacto Esperado Plazo (años) Indicador
(verificable) Supuestos
Aumento de
oportunidades de
negocio
1 año Reporte de ventas
Aumento de ventas
producidas debido a la
optimización de tiempos de
respuesta al cliente
Optimización de los
procesos del área
comercial
1 año
Cotizaciones
enviadas
Órdenes de compra
ejecutadas
Reducción del tiempo de
respuesta a los
requerimientos recibidos
por parte del cliente
14.2. Capacidad del Equipo
En el siguiente cuadro se establece los aportes y la capacidad del equipo que integra el
proyecto y los diferentes perfiles que asume cada uno para la culminación de éste para lograr
los objetivos propuestos (Tabla 5).
Tabla 6
Capacidades del equipo de trabajo
Rol Nombres y Apellidos Funciones Dedicación
86
Analista
Erika Maccin Rodriguez
Chaparro
Levantamiento de
Información y
Análisis
12 horas semanales
Diseñador Javier Fernando Macana
Caycedo
Diseño de
diagramas y
Matrices
12 horas semanales
Diseñador Nicolás de Jesús García
Baquero
Diseño de diagramas
y Matrices
12 horas semanales
15. Presupuesto
15.1. Tabla de presupuesto
A continuación se tiene una descripción del presupuesto estimado para llevar a cabo la
ejecución de la Fase 1 del proyecto SIPCRA.
Tabla 7
Presupuesto Fase 1 del proyecto
87
16. Conclusiones
Como conclusión del estudio de los procesos que se manejan en el área comercial de la
empresa AQLS & RG S.A.S y de acuerdo a la metodología BSP aplicada para este proyecto
se realizan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
La documentación del manejo de los procesos en la empresa es mínima, esto genera
dificultad para reconocer hasta donde deben llegar las tareas que debe realizar cada
funcionario.
Los diagramas de flujo de los procesos muestran que la persona que ejerce el cargo
de Asistente administrativa tiene sobrecarga laboral ya que es responsable del manejo de
muchos de los procesos que se realizan en el área comercial.
Fisico Humano
1Analista de Información
(Tecnólogo)X 850.000$ Mes 4 3 3.400.000$
2Diseñador Bases de
Datos (Tecnico)X 644.500$ Mes 1 1 644.500$
3
Computador Intel
Celeron 1TB Disco
Duro 4 GB RAM
X 1.450.000$ Año 1 1 1.450.000$
4Impresora EPSON
L555X 599.000$ Año 1 1 599.000$
5 Servicio Internet X 140.000$ Mes 4 1 560.000$
6 Servicio Luz X 65.000$ Mes 4 1 260.000$
7 Licencia Office 2013 X 470.000$ Año 1 1 470.000$
8 Transportes X 74.000$ Mes 4 2 592.000$
9 Imprevistos X 429.250$ Año 1 1 638.040$
10 Utilidad Esperada X 1.652.613$ Año 1 1 1.722.708$
11Costo estimado fase 1
del Proyecto10.336.248$
Cantidad Total
PRESUPUESTO FASE 1
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE REQUERIMIENTOS AERONAUTICOS "SIPCRA"
No. Ítem o RecursoTipo
Valor Unidad Tiempo
88
Las herramientas que se utilizan para agilizar la gestión de los diferentes procesos son
muy básicos (Word, Excel, etc.), no hay un sistema que centralice la información de los
diferentes procesos del área comercial.
La seguridad de la información es poco confiable ya que al no tener un sistema que
unifique la información y cree roles, cualquier usuario puede tener acceso a cualquier
información.
La arquitectura de información propuesta permitirá a la empresa AQLS & RG S.A.S.
tener una estructura de datos óptima para poder diseñar un sistema de información que
centralice los datos que se manejan en los procesos del área comercial
Basados en la búsqueda de brechas definida anteriormente se proponen una serie de
proyecto que son primordiales para llegar a un sistema de información unificado confiable y
estable.
17. Recomendaciones
Se recomienda aplicar la metodología Business Systems Planning (BSP) en las áreas
de procesos restantes de la empresa para lograr el estudio optimizado de la información y
poder generar una propuesta a nivel general de la organización para el apoyo a la toma de
decisiones.
Se recomienda crear cargos nuevos (Auxiliar Comercial y Auxiliar Operativo) para
apoyar las tareas que realiza el cargo de asistente administrativo y de esta manera evitar la
sobrecarga laboral equilibrando las responsabilidades.
Se recomienda documentar los diferentes procesos para tener un mejor entendimiento
de las actividades y los datos que maneja la empresa AQLS & RG S.A.S. para poder enfocar
a la empresa a su objetivo mediante la definición de sus procesos actuales.
89
Se recomienda crear una base de datos consistente e integrada que centralice la
información del área comercial e información importante del cliente y a futuro centrar los
datos de las demás áreas para evitar la duplicidad y pérdida de información.
Se recomienda realizar el diseño y el desarrollo de un Sistema Unificado de
Información que unifique los datos que se manejan en los diferentes procesos del área
comercial para mejorar su gestión y brindar seguridad a la información.
Se recomienda establecer un servicio FTP administrado por un equipo de cómputo
servidor el cuál tenga el acceso a las carpetas controlado por medio de los niveles de los
funcionarios que requieran ingresar a la información.
90
18. Referencias
IBM. (1984). Business Systems Planning BSP. EE.UU. Págs. 145
Saira R. Torrero & Johana R. Moreno. (2003). Desarrollo de un Plan Estrategico de
Informática para la Facultad de Odontologia. Bogotá D.C.: Universidad Nacional.
Jose A. Rondon, Felix A. Cortez, Edison Zárate. (Diciembre de 2007). Enterprise - process:
aplicación basada en computador para obtener la matriz proceso - organización durante
para obtener la matriz proceso - organización durante la plantación estrategica de
sistemas de informaciónla plantación estrategica de sistemas de información. Ingeniería
e Investigación, 27, 203, 209.
Zamira Eugenia Murillo Jaller & Verónica Ortiz Beltrán. (2004). Diseño de un Sistema de
Control para la Gestión Comercial con los Clientes Preferenciales de Codensa S.A.
E.S.P. Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana.
Gilberto D. Caballero. (2014). De los Procesos y Clases de Datos a los Sistemas de
Información. Un caso de Estudio. Bogotá D.C.: Universidad Nacional.
Carolina F. Orellana, Tatiana A. Orellana. (1994). Descripción y Aplicación del Business
Systems Planning (BSP) Tomo I. Guatemala: Universidad Francisco Marroquin.
Carolina F. Orellana, Tatiana A. Orellana. (1994). Descripción y Aplicación del Business
Systems Planning (BSP) Tomo II. Guatemala: Universidad Francisco Marroquin.
Robert E. Steffensen. (Septiembre, 1991). Information Systems Planning Methodologies.
Monterrey, California: Naval Postgraduate School.
Héctor David La Rosa Villasmil. (2004). Propuesta de Diseño de un Sistema de Información
para el seguimiento de ventas para una Industria de Manufactura. Caracas: Universidad
Católica Andres Bello.
Jacqueline Hurtado de Barrera. (2010). El Proyecto de Investigación. Bogotá - Caracas:
Quiron Ediciones.
91
19. Anexos
19.1. Guión Entrevista – Antecendentes de la Empresa
El objetivo de esta entrevista es conocer más acerca del nacimiento y crecimiento
empresarial que ha tenido a lo largo de los años de vida de esta, siendo así de gran ayuda para
nosotros al momento de generar un detallado de sus activos tecnológicos con respecto a la
imagen que ofrece actualmente a sus clientes.
¿Porque Nació AQLS?
¿Cuál es la misión de AQLS?
¿Cuál es la visión de AQLS?
¿Cuál es el objetivo de AQLS?
¿Qué tipo de clientes maneja AQLS?
¿Cómo ha visto el posicionamiento de su empresa en el mercado a nivel global
durante los últimos años? - Validar antecedentes de la empresa
¿Qué recursos tecnológicos han sido adquiridos o utilizados para ejecutar
adecuadamente las funciones de la empresa?
¿Cree usted que sus clientes se identifican con la página corporativa?
¿Considera que la página web de su empresa tiene lo necesario para cumplir con la
demanda de sus clientes?
¿Considera usted que sus clientes se encuentra satisfechos con los tiempos de
respuesta por parte de su empresa a sus requerimientos? ¿Por qué?
¿Cree usted que su empresa es reconocida a nivel mundial? ¿Por qué?
92
¿Qué cambios en su área de negocio cree usted que tendría la empresa, si sus clientes
reciben una solución tecnológica rápida y eficaz al momento de recibir y dar respuesta a sus
requerimientos?
19.2. Guión Entrevista – Expectativas Producto
Como requisito para el análisis de sus procesos debemos estar documentados y
adentrarnos en la documentación que manejan; no solo nos ayudará a nosotros, también
ofrecerá un mejor entendimiento a usted de sus áreas y posibles factores tecnológicos y
organizacionales.
¿Qué procesos de la empresa considera primordiales para el desarrollo de un sistema
de información?
¿Considera que los tiempos de respuesta manejados en la empresa, cumplen con lo
esperado por el cliente?
Según su criterio; ¿Cómo se podrían mejorar los procesos actuales?
¿Qué opina usted de la página corporativa? ¿Qué cambios haría en ella?
¿Siente usted que la información que manejan en los procesos se encuentra en un
lugar seguro? ¿Manejan respaldo de esta información?
Actualmente ¿Manejan políticas de seguridad para la información de la empresa?
¿Por qué?
Los funcionarios de la empresa ¿Cuentan con las aptitudes necesarias para el manejo
de los procesos? ¿Por qué?
¿Qué áreas o departamentos existen actualmente en la empresa? ¿Existen cargos de
mando en cada una?
93
¿Cómo es su interacción con los funcionarios de la empresa al momento de ejecutar
un proceso?
Actualmente ¿Por qué medio los clientes se contactan con ustedes de forma más
directa? Y ¿Por qué?
¿Qué espera usted del sistema de información SIPCRA?
19.3. Lista de Control Guión Entrevista
Por cada ítem se indicó alternativamente si VERIFICADO (V) o si NO
CORRESPONDE (NC)
CATERGORÍA / elemento V () NC () Observaciones
ALINEACIÓN CON LA INVESTIGACIÓN
Tiene un propósito definido claramente V
Colecta información pertinente con el
problema/objeto de estudio
V
EXPLICACION PRELIMINAR DE INICIO DE LA ENTREVISTA
Objetivo: generar confianza, instalar un clima propicio al diálogo, resolver dudas
Incluye el propósito de la entrevista V
Incluye el contexto de la investigación NC
Incluye criterio de selección de la
persona
V
Incluye una explicación de porqué se
grabará la entrevista
NC
Informa el tiempo necesario estimado
para responder
NC El entrevistado no tiene límite de
tiempo.
Incluye el límite de tiempo NC La entrevista no tiene límite de
tiempo.
Incluye un agradecimiento V
Es amable V
Es académica V
Motiva a responder V
94
Garantiza el anonimato del informante NC No es necesario ya que la
entrevista no será divulgada a
nadie fuera del grupo.
Prevé información de contacto para
siguientes fases de la investigación
NC El encuestado se encuentra
disponible para futuras
necesidades.
Explica cómo proceder si se desean
consultar los resultados de la
investigación.
NC Los resultados son demostrados
en la elaboración de los
diagramas de flujo
FORMULACIÓN (entrevista estructurada y semiestructurada)
El guión establece el tipo de entrevista
(estructurada o semi estructurada)
V
El guión tiene una longitud adecuada V
Las preguntas están organizadas por
categorías/secciones (preguntas
primarias: inician un tema, preguntas
secundarias: profundizan un tema)
V
El guión posee preguntas que
condicionan el recorrido
V
El orden de las preguntas no induce las
respuestas
V
La formulación de las preguntas no
inducen las respuestas
V
Las primeras preguntas son motivadoras NC La entrevista es directa y solo
concierne al tema objetivo.
Las preguntas de inicio cubren aspectos
socio-demográficos
NC No fue necesario ya que la
empresa solo maneja una
actividad nacional e
internacional
Las preguntan no se basan en “supuestos”
acerca del informante (que conoce o está
sensibilizado con algo en particular del
cuestionario)
V
Las preguntas están redactadas en un
lenguaje comprensible para el
entrevistado
V
Las preguntas son simples y directas V
Las preguntas son breves V
Las preguntas no intimidan V
95
Las preguntas no incomodan V
Las preguntas son significativas para el
informante
V
Hay preguntas obligatorias V
Hay preguntas optativas NC El entrevistado puede elegir que
preguntas responder, sin
embargo se le recomienda
responder todo para poder
obtener un mejor detalle de sus
procesos.
Hay preguntas exploratorias V
Hay preguntas con elementos a explorar
para profundizar
V
Se tienen identificados los temas y
algunas preguntas clave están formuladas
(exclusivo a entrevista semiestructurada)
NC
Sólo se tiene identificado el/los temas de
interés (exclusivo a entrevista no
estructurada)
NC
Prevé elementos de
codificación/estructuración de la
información
NC La información obtenida por la
entrevista solamente será
utilizada por el grupo
investigador, por lo tanto no
requiere codificación.
Contiene apartado de observaciones para
reseñar elementos inesperados
NC El entrevistado no reporta
observaciones con respecto a esta
herramienta.
VALIDEZ
Tiene sustento en bibliografía autorizada NC El contenido de la entrevista es
autoría propia del grupo.
Se basa en otros guiones sólidos
(validados/utilizados en investigaciones
de reconocido rigor)
NC El contenido de la entrevista es
autoría propia del grupo.
Fue validado por expertos NC
Fue validado por personas con perfiles
similares a aquellos a entrevistar
V
IMPLEMENTACIÓN
Se redactó un protocolo de
implementación
NC Se programó la hora y día con el
entrevistado.
96
Se tiene clara argumentación de
implementación in sitio
V
Se tiene clara argumentación de
implementación telefónica
NC La entrevista se realizó
personalmente.
Prevé el registro de la fecha de
realización
V
Prevé el registro del lugar de realización V
El entrevistador ha sido informado V
97
19.4. Documentación de los Procesos
Nombre Generar Reporte De Precios
Dependencias
Responsables Auxiliar
Dependencias
Relacionadas Gerente de Operaciones
1. Objetivos
Generar una lista de precios de acuerdo al requerimiento solicitado
Nombre Recibir Requerimiento
Dependencias
Responsables Asistente Administrativo
Dependencias
Relacionadas Cliente
1. Objetivos
Validar la solicitud y clasificar el tipo de requerimiento solicitado por el cliente
2. Entradas
Información Cliente e información solicitada
3. Actividades
El cliente solicita un requerimiento ya sea por medio telefónico o por email y esta
información es validada por el asistente administrativo que es quien clasifica esta
información según el tipo de requerimiento y lo registra en una hoja de cálculo en Excel.
4. Salidas
Datos de requerimiento registrados en una hoja de Excel
5. Medidas de Seguridad
N/A
98
2. Entradas
Información del requerimiento
3. Actividades
El asistente administrativo revisa si se tienen los precios del requerimiento en un archivo
de Excel para realizar la valorización de este, si no se tienen las listas de precios se
solicita los proveedores.
4. Salidas
Reporte de precios
5. Medidas de Seguridad
Si el proveedor no envía lista de pecios no se puede generar una lista de precios
Nombre Consulta Recursos Requeridos
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativo
1. Objetivos
Establecer unas fechas para el servicio que requiere el cliente
2. Entradas
Información del requerimiento
3. Actividades
El asistente administrativo se contacta con el proveedor para revisar las fechas
disponibles de los servicios solicitados por el cliente y el proveedor consulta estas fechas
y los recursos necesarios para aplicar el requerimiento de servicio y suministra esta
información al asistente administrativo.
4. Salidas
99
Información del servicio en una hoja de cálculo.
5. Medidas de Seguridad
Sin fechas de disponibilidad no se puede hacer efectivo el servicio
Nombre Consulta Tiempo De Fabricación Del Producto
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas Asistente administrativo
1. Objetivos
Establecer si el producto solicitado hay que fabricarlo o ya se encuentra fabricado
2. Entradas
Información del requerimiento
3. Actividades
El asistente administrativo se contacta con el proveedor para suministrarle la información
de los productos requeridos por el cliente, luego el proveedor revisa en su inventario si el
producto existe o si es un producto que se fabrica bajo pedido y suministra esta
información al asistente administrativo.
4. Salidas
Documento en Excel con el detalle de los productos requeridos.
5. Medidas de Seguridad
N/A
Nombre Genera lista de precios solicitados
100
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativo
1. Objetivos
Generar el inventario de los productos solicitado por el cliente
2. Entradas
Documento de Excel con los productos y precios establecidos.
3. Actividades
El proveedor revisa que los productos requeridos por el cliente tengan existencias en su
bodega y envía un inventario de los productos disponibles al asistente administrativo
4. Salidas
Inventario de productos
5. Medidas de Seguridad
N/A
Nombre Elaborar Proforma De Cotización
Dependencias
Responsables Gerente de operaciones
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativo
1. Objetivos
Generar una proforma de la cotización para el cliente
2. Entradas
Reporte de precios y distribuidores de acuerdo al requerimiento
101
3. Actividades
El Gerente de operaciones revisa el reporte de precios con los diferentes proveedores
disponibles y selecciona un proveedor que le parezca mejor de acuerdo a un análisis
previo y envía esta información al asistente administrativo, el asistente administrativo
genera un nuevo documento con la información obtenida.
4. Salidas
Documento en Excel con detalle de la cotización para el cliente.
5. Medidas de Seguridad
Sin la revisión de los precios del gerente de operaciones no se puede elaborar la proforma
de la cotización
Nombre Definir Incoterm
Dependencias
Responsables Gerente de Operaciones
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativo
1. Objetivos
Definir el valor final para la cotización
2. Entradas
Detalle de la cotización
3. Actividades
El asistente administrativo envía la proforma de la cotización al gerente de operaciones,
este realiza los ajustes porcentuales, el cálculo de los gastos de operación y determina las
condiciones comerciales (INCOTERM) para definir el valor final para la cotización del
cliente.
4. Salidas
Documento en Excel con el INCOTERM definido.
102
5. Medidas de Seguridad
Si los precios finales no son analizados y autorizados por el gerente de operaciones no se
puede dar fin a la cotización
Nombre Elaborar Cotización
Dependencias
Responsables Asistente Administrativo
Dependencias
Relacionadas Cliente, Gerente de Operaciones
1. Objetivos
Generar la cotización y entregarla al cliente
2. Entradas
Documento de Excel con INCOTERM y proforma de la cotización para el cliente
3. Actividades
El Gerente de Operaciones autoriza la cotización y la envía al Asistente administrativo
para que este genere la cotización para el cliente, luego de que es generada el asistente
administrativo envía al cliente por correo electrónico la cotización de acuerdo a el
requerimiento solicitado por el cliente, luego el cliente envía la confirmación de que
recibió la cotización y finalmente el asistente administrativo guarda una copia de la
cotización en archivo.
4. Salidas
Cotización para el cliente
5. Medidas de Seguridad
Sin la autorización de aceptación de la cotización por el gerente de operaciones no se
puede finalizar la cotización.
103
Nombre Vigencia Y Actualización De Cotizaciones
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Gerente Operaciones
6. Objetivos
Dar cumplimiento a la solicitud del cliente sea servicio o producto de forma que se
establezcan los términos de compra y entrega.
7. Entradas
Orden de Compra por parte del cliente
8. Actividades
Se recibe la orden de compra por parte del proveedor y se procede a validar la vigencia
de la cotización (si existe), se le envía la orden al proveedor para que responda con la
fecha de entrega si es un producto o la fecha de envío del agente si es servicio. Se realiza
el pago al proveedor y se establece el tipo de pago del cliente, pero si no realiza el pago
la asistente administrativa no da el aval para el envío de los elementos o servicio.
9. Salidas
Comprobante de pago al proveedor
Orden de Servicio para Proveedor
10. Medidas de Seguridad
El Gerente de Operaciones debe realizar la verificación y autorización de las
actualizaciones antes de que estas sean enviadas al cliente.
Nombre Cancela Orden De Compra
Dependencias
Responsables Cliente
104
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativa
1. Objetivos
Cancelar la cotización que pidió el cliente y registrarla en la base de la empresa.
2. Entradas
Notificación Cancelación de pedido
3. Actividades
Después que el cliente obtiene los valores actualizados el decide si continuar con la
compra o abandonar el proceso.
4. Salidas
Registro cancelación pedido
5. Medidas de Seguridad
El pedido no se cancela a menos que el cliente envíe la notificación por escrito.
Nombre Actualiza Fechas Para Órdenes De Compra
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativa, Cliente
1. Objetivos
Confirmar fechas y recursos para realizar el servicio solicitado por el cliente.
2. Entradas
Orden de Compra
3. Actividades
105
Se envía la solicitud de compra al distribuidor quien prepara los recursos y fechas de
ejecución, estos datos son enviados a la asistente administrativa y son entregados al
cliente para su aprobación y preparación del personal o elementos a intervenir.
4. Salidas
Orden de Servicio
5. Medidas de Seguridad
Si el cliente no autoriza las fechas de ejecución que aporta el distribuidor, éste último
deberá fijar fechas distintas.
Nombre Verificar Disponibilidad En Stock
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas N/A
1. Objetivos
Validar tiempos de fabricación del elemento o tiempos de entrega desde stock
2. Entradas
Orden de Compra
3. Actividades
Como la solicitud fue para un elemento, el distribuidor procede a validar si existe en
stock y tiempos de envío, de no estar disponible el elemento informa los tiempos de
fabricación.
4. Salidas
Orden de Venta, Proforma Factura
5. Medidas de Seguridad
N/A
106
Nombre Valida Valor De Pago Y Autoriza
Dependencias
Responsables Gerente Operaciones
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativa, Distribuidor
1. Objetivos
Establecer el tipo de moneda (USD - COP) y la cantidad a pagar al proveedor.
2. Entradas
Proforma Factura
3. Actividades
El Gerente de operaciones valida el tipo de moneda para realizar el pago y la cantidad,
igualmente la asistente administrativa programa fecha para el pago a proveedor con
autorización del gerente de operaciones. El comprobante de pago se envía al proveedor
para que éste inicie el proceso de ejecución de elementos o servicio.
4. Salidas
Comprobante de Pago
5. Medidas de Seguridad
El pago al proveedor no se realiza hasta que el Gerente de Operaciones lo apruebe.
Nombre Se Establecen Condiciones De Pago
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Cliente
107
1. Objetivos
Establecer el tipo de pago entre la empresa y el cliente.
2. Entradas
Condiciones de pago establecidas por el cliente
3. Actividades
Se acuerda con el cliente si el pago será anticipado, de ser así se genera una pre-factura
para que éste pague, de lo contrario se registra la mora en la base de la empresa y se procede
con la ejecución de la orden.
4. Salidas
Comprobante de Pago
5. Medidas de Seguridad
Se debe establecer la forma de pago con el cliente antes de proceder con el envío de los
elementos o servicios.
Nombre Genera Orden De Compra
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Gerente de Operaciones
1. Objetivos
Validar que los elementos o servicios sean enviados al cliente después de su pago o
acuerdo económico.
2. Entradas
Orden de Compra
3. Actividades
108
Después del pago anticipado del cliente el gerente de operaciones debe autorizar la
ejecución del envío del elemento o servicio.
4. Salidas
Ejecución de Orden
5. Medidas de Seguridad
Sin la aprobación del Gerente de Operaciones no se realiza la ejecución de la orden.
Nombre Control De Envío De Elementos
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativa
1. Objetivos
Confirmar la ejecución de la Orden por parte del proveedor sin contratiempos.
2. Entradas
Ejecución de Orden
3. Actividades
Después que el proveedor realiza el proceso de envío, la asistente recibe el comprobante
de ejecución.
4. Salidas
Comprobantes de ejecución
5. Medidas de Seguridad
No se realiza envío de los comprobantes hasta que el cliente esté al día en el pago por el
servicio o producto.
109
Nombre Cobro De Deuda Al Cliente
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Cliente
1. Objetivos
Realizar el cobro de la deuda pendiente por parte del cliente
2. Entradas
Registro Cuentas por Cobrar
3. Actividades
La asistente administrativa se encarga de realizar cobro al cliente del valor pendiente, de
lo contrario no se realiza distribución del elemento o ejecución del servicio al igual que
la entrega de los documentos y orden de compra.
4. Salidas
Factura compra, documentos de servicio o transporte del elemento
5. Medidas de Seguridad
La asistente administrativa se asegura que el servicio o el elemento no sean realizados
hasta que el cliente no esté a paz y salvo.
Nombre Clasificación tipo de adquisición
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas Gerente de Operaciones, Asistente Administrativa
11. Objetivos
110
Identificar el tipo de adquisición realizada por el cliente, si esta corresponde a un
entrenamiento, un mantenimiento, una reparación o compra de elementos
12. Entradas
Orden de Compra
13. Actividades
La asistente administrativa elabora la orden de compra para el distribuidor, elabora la
orden de venta u orden de servicio con base en el requerimiento del cliente; el
distribuidor clasifica la orden dependiendo del tipo de adquisición requerida, valida si es
una solicitud de entrenamiento, mantenimiento, reparación y o venta de elementos, una
vez clasificada la orden de compra inicia la ejecución de esta.
14. Salidas
Orden de venta u Orden de servicio – (Dependiendo del tipo de adquisición)
15. Medidas de Seguridad
Cada Orden de Compra elaborada por la asistente administrativa debe ser validada y
autorizada por el gerente de operaciones antes de ser enviada al distribuidor.
Nombre Finalización Ejecución de Orden
Dependencias
Responsables Gerente de Operaciones
Dependencias
Relacionadas Distribuidor, Asistente Administrativa
1. Objetivos
Realizar la finalización de la venta o ejecución del servicio
2. Entradas
Lista de empaque
Certificado de finalización entrenamiento
111
Reporte de Mantenimiento
Reporte de Reparación
3. Actividades
Una vez el distribuidor ha realizado el servicio o la venta, este emite el documento con
base al requerimiento ejecutado (Entrenamiento, mantenimiento, reparación y/o compra),
con este documento la asistente administrativa procede a elaborar el acta de entrega y/o
certificado del servicio, el gerente de operaciones realiza la validación y autoriza la
documentación para ser entregado al cliente.
4. Salidas
Acta de Entrega
Certificado de Entrenamiento
Certificado de Reparación
Certificado de Mantenimiento
5. Medidas de Seguridad
Antes de realizar la entrega del material, equipo revisado o reparado y certificados de
entrenamiento, se valida con el distribuidor el cumplimiento de las condiciones exigidas
por el cliente, se elaboran check list de cumplimiento, el gerente de operaciones verifica
la información y autoriza la entrega del material y/o los documentos pertinentes.
Nombre Inicio Ejecución Entrenamiento
Dependencias
Responsables Gerente de Operaciones
Dependencias
Relacionadas Distribuidor, Asistente Administrativa
1. Objetivos
Iniciar la ejecución del entrenamiento
2. Entradas
112
Orden de Servicio
3. Actividades
Una vez se ha recibido la orden de compra, se ha clasificado el tipo de requerimiento del
cliente y se define que es un entrenamiento, la asistente administrativa procede a elaborar
la orden de servicio para el distribuidor, en esta indica las fechas de ejecución, asistentes,
contenido programático del entrenamiento e intensidad horaria; el gerente de operaciones
revisa la documentación generada, autoriza estos y la asistente administrativa procede a
enviar estos al distribuidor.
4. Salidas
Acta de Inicio
5. Medidas de Seguridad
El gerente de operaciones debe validar las fechas de ejecución asignadas por el
distribuidor, validar los recursos necesarios para llevar a cabo el entrenamiento; una vez
hecho esto se envía en acta de inicio al cliente.
Nombre Solicitud Información de Entrenamiento
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Distribuidor, Gerente de Operaciones
1. Objetivos
Hacer levantamiento de información para conocer la oferta de entrenamiento por parte de
los distribuidores
2. Entradas
Solicitud de Cotización
3. Actividades
La asistente administrativa cuando recibe un requerimiento por parte de sus clientes
referente a un entrenamiento, con base en las especificaciones del cliente debe solicitar a
113
sus distribuidores el contenido programático, duración, condiciones, precios de este con
el fin de armar la propuesta final para el cliente.
4. Salidas
Cotización de Entrenamiento
5. Medidas de Seguridad
La asistente administrativa es la encargada de realizar el levantamiento de información
pero quien se encarga de elaborar los ajustes presupuestales para la cotización es el
gerente de operaciones, cada cotización que se elabora debe tener visto bueno directo de
él antes de ser enviada al cliente.
Nombre Costos Viáticos
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Gerente de Operaciones
1. Objetivos
Hacer levantamiento de información para conocer los costos correspondientes a Viáticos
para llevar a cabo el entrenamiento solicitado por el cliente
2. Entradas
Solicitud de Cotización
3. Actividades
La asistente administrativa cuando recibe un requerimiento por parte de sus clientes
referente a un entrenamiento, con base en las especificaciones del cliente se deben
validar los costos que corresponden a gastos de viaje (Transporte, alimentación,
alojamiento), esto se debe a que los entrenamientos se llevan a cabo en la casa fabricante
que efectúa este; estos costos se tienen en cuenta al momento de elaborar la cotización
final y se incluyen dentro del costo total de la propuesta.
4. Salidas
114
Cotización de Entrenamiento
5. Medidas de Seguridad
La asistente administrativa es la encargada de realizar el levantamiento de información
pero quien se encarga de elaborar los ajustes presupuestales para la cotización es el
gerente de operaciones, cada cotización que se elabora debe tener visto bueno directo de
él antes de ser enviada al cliente.
Nombre Reservas Viáticos
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Gerente de Operaciones
1. Objetivos
Hacer la reserva de Viáticos que correspondan al entrenamiento adquirido por el cliente.
2. Entradas
Orden de Compra
3. Actividades
Una vez recibida y confirmada la orden de compra para entrenamiento, la asistente
administrativa procede a validar con las aerolíneas y hoteles de destino las fechas de
ejecución del entrenamiento, realiza la reserva de tiquetes y habitaciones en las fechas
indicadas por el cliente y acordadas con el distribuidor con el propósito de tener los
documentos de cada asistente listos para el viaje a la casa fabricante.
4. Salidas
Tiquetes
Reservas de Hotel
Comprobantes de Egreso
5. Medidas de Seguridad
115
La asistente administrativa confirma las tarifas a cancelar, el gerente de operaciones
revisa y autoriza los montos a pagar. Antes de efectuar pagos el gerente de operaciones
es quien autoriza el pago.
Nombre Pago Entrenamiento
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Distribuidor, Gerente de Operaciones
1. Objetivos
Hacer el pago del entrenamiento adquirido por el cliente al distribuidor que lo llevara a
cabo
2. Entradas
Proforma Invoice
3. Actividades
Una vez recibida y confirmada la orden de compra para entrenamiento y confirmados los
Viáticos, se procede a validar el monto a pagar al distribuidor el costo del entrenamiento,
teniendo en cuenta que son pagos internacionales, la asistente administrativa elabora los
formularios de banco para negociación de divisas, llama al banco para negociar divisas
obtiene número de operación, anexa a los formularios copia de la proforma Invoice como
soporte de pago y entrega al gerente de operaciones para firma y radicación en banco.
4. Salidas
Comprobante de transacción
5. Medidas de Seguridad
El gerente de operaciones es el encargado de validar los costos de la operación
internacional, autorizar la negociación de divisas y radicación de formularios en banco.
116
Nombre Control Asistencia Entrenamientos
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Distribuidor, Gerente de Operaciones
1. Objetivos
Generar el listado definitivo de los asistentes al entrenamiento programado
2. Entradas
Solicitud Listado Asistentes Entrenamiento
3. Actividades
Una vez se confirma el pago del entrenamiento, la asistente administrativa se encarga de
generar el listado de asistentes a este, a partir de la información suministrada por el
cliente, este listado es entregado al gerente de operaciones, el cual verifica que los
asistentes correspondan a la cantidad autorizada para el entrenamiento, a los tiquetes y
habitaciones de hotel reservados, para enviar al distribuidor y que este pueda confirmar
las fechas y recursos necesarios para la ejecución de este.
4. Salidas
Listado de asistentes a entrenamiento
5. Medidas de Seguridad
El gerente de operaciones es el encargado de verificar la información generada por la
asistente administrativa, antes de enviar este listado al distribuidor.
Nombre Ejecución Entrenamiento
Dependencias
Responsables Asistente Administrativa
Dependencias
Relacionadas Distribuidor, Cliente
117
1. Objetivos
Llevar a cabo la ejecución del entrenamiento adquirido
2. Entradas
Listado de asistentes a entrenamiento
Reserva de Tiquetes
Reserva de Habitaciones
3. Actividades
Una vez sea emitida la orden de ejecución de entrenamiento, se procede a confirmar las
fechas de l servicio con el distribuidor, este valida las fechas, reserva los recursos,
ejecuta el entrenamiento, emite el certificado de entrenamiento y confirma ejecución de
este.
6. Medidas de Seguridad
La asistente administrativa debe confirmar con el distribuidor la asistencia y completa
ejecución del entrenamiento, antes de emitir el acta de finalización de este.
118
Nombre Ejecución Mantenimiento y/o Reparación
Dependencias
Responsables Distribuidor, Gerente de Operaciones
Dependencias
Relacionadas Cliente
1. Objetivos
Realizar el mantenimiento y/o reparación al equipo que lo requiere
Nombre Inicio Mantenimiento Y/O Reparación
Dependencias
Responsables Asistente Administrativo
Dependencias
Relacionadas Distribuidor
1. Objetivos
Generar la orden de mantenimiento y/o reparación
2. Entradas
Información del tipo de servicio para mantenimiento y/o reparación
3. Actividades
El asistente administrativo autoriza la ejecución de mantenimiento y/o reparación y
genera una orden de mantenimiento y/o reparación `para poder realizar la ejecución de
este.
4. Salidas
Documento de orden de mantenimiento.
5. Medidas de Seguridad
Sin una orden de mantenimiento y/o reparación no se puede ejecutar este.
119
2. Entradas
Autorización de envío de equipo y/o mercancía.
3. Actividades
El cliente envía el equipo que necesita reparación y/o mantenimiento al distribuidor,
luego el distribuidor realiza la reparación y/o mantenimiento respectivo y genera un
informe de la gestión realizada sobre el equipo, el informe es enviado al gerente de
operaciones que es quien genera un documento final que contiene el reporte de resultados
de la ejecución realizada al equipo.
4. Salidas
Documento de reporte de resultados de mantenimiento y/0 reparación.
5. Medidas de Seguridad
Sin un informe de la gestión realizada al servicio solicitado el gerente de operaciones no
genera el documento de finalización del servicio
Nombre Entrega de Elementos
Dependencias
Responsables Gerente de operaciones, Distribuidor
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativo, Cliente
1. Objetivos
Realizar entrega del equipo reparado o con mantenimiento realizado.
2. Entradas
Documento de Reporte de Resultados de Mantenimiento y/o Reparación.
3. Actividades
El distribuidor envía el equipo con la respectiva reparación y/o mantenimiento realizado
y el gerente de operaciones realiza el documento de entrega para realizar la entrega
120
formal del equipo al cliente, luego se envía al cliente y el asistente administrativo guarda
una copia de este documento en archivo.
4. Salidas
Documento de informe de entrega del equipo.
5. Medidas de Seguridad
No aplica
121
Nombre Clasificación De Tipo De Elemento
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativa
1. Objetivos
Determinar qué tipo de producto solicita el cliente
Nombre Solicitud y validación de información equipo
Dependencias
Responsables Asistente Administrativo.
Dependencias
Relacionadas Distribuidor, Cliente
1. Objetivos
Identificar el equipo a intervenir y generar la autorización de este.
2. Entradas
Información del tipo de servicio para mantenimiento y/o reparación.
3. Actividades
El asistente administrativo solicitar la información al cliente del equipo que se va a
intervenir, luego de que se tiene esta información, el asistente administrativo solicita al
distribuidor una autorización para el retorno de esta mercancía, esta información es
validada por el distribuidor y este genera la autorización con la que el asistente
administrativo genera una nueva autorización para el envío de mercancía, finalmente
esta es enviada al cliente.
4. Salidas
Documento de autorización de envío de equipo y/o mercancía.
5. Medidas de Seguridad
No aplica
122
2. Entradas
Ejecución Venta de Elementos
3. Actividades
La asistente administrativa debe generar la solicitud al distribuidor de iniciar con el
proceso de preparación del elemento, donde este último deberá validar que tipo de
producto solicitó el cliente y verificar si lo tiene en bodega o debe fabricarlo.
4. Salidas
Fechas de fabricación elemento (si no existe en stock)
5. Medidas de Seguridad
No aplica
Nombre Validación Inventario
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas N/A
1. Objetivos
Confirmar fechas de envío del elemento cuando se tiene disponibilidad del mismo en
bodega.
2. Entradas
Ejecución Venta de Elementos
3. Actividades
Si el elemento solicitado se encuentra en bodegas del distribuidor, este procede a
establecer fecha de envío.
4. Salidas
123
Elemento listo para envío
5. Medidas de Seguridad
N/A
Nombre Genera Comprobantes De Envío
Dependencias
Responsables Distribuidor
Dependencias
Relacionadas N/A
1. Objetivos
Crear el documento de envío por parte del distribuidor para coordinar el transporte.
2. Entradas
Elemento para envío
3. Actividades
Se genera el documento con los detalles del elemento a enviar por parte del distribuidor.
4. Salidas
Lista de Empaque
5. Medidas de Seguridad
N/A
Nombre Coordina Transporte
Dependencias
Responsables Gerente de Operaciones
124
Dependencias
Relacionadas Asistente Administrativa, Transportadora
1. Objetivos
Establecer el servicio transportista y los términos de entrega acordados entre cliente y
empresa.
2. Entradas
Lista de Empaque
3. Actividades
Por parte del Gerente de operaciones se coordina el servicio de transporte desde punto de
fábrica al destino que se acordó con el cliente. Continuando con el proceso la asistente
administrativa envía la lista de empaque y solicitud de transporte al transportista.
4. Salidas
Solicitud Transporte
5. Medidas de Seguridad
El servicio de transporte debe ser únicamente el que el Gerente de Operaciones apruebe.
Nombre Transporte Y Entrega De Carga
Dependencias
Responsables Transportadora
Dependencias
Relacionadas Cliente, Asistente Administrativa
1. Objetivos
Confirmar los gastos de transporte, tipo de transporte y términos de entrega por parte del
transportista.
2. Entradas
Solicitud Transporte
125
3. Actividades
El ente contratado para el transporte del elemento debe validar gastos de aduanas, medio
de transporte y condiciones de entrega detalladas en la solicitud de transporte y realizar la
entrega al cliente de acuerdo con lo establecido. Por último el transportista envía
documentos de entrega y confirmación del cliente a la asistente administrativa quién los
almacena en la carpeta del cliente.
4. Salidas
Soportes de Entrega
5. Medidas de Seguridad
Las condiciones comerciales y aduaneras deben cumplirse al pie de la letra según lo
estipulado en la solicitud de transporte.
19.5. Documentación Clases de Datos
Nombre: Información Cliente
Proceso: Recibir Requerimiento
Entidad: Cliente
Descripción: Contiene la información general del cliente.
Datos:
Identificación Cliente
Nombres Cliente
Dirección Cliente
Teléfonos Cliente
Email Cliente
Nombre: Registro Requerimiento
126
Proceso: Recibir Requerimiento
Entidad: Venta
Descripción: Contiene la información del servicio y/o producto que el cliente
solicita
Datos:
Código
Tipo de Requerimiento
Fecha
Descripción
Cantidad
Observaciones
Nombre: Reporte de Precios
Proceso: Generar Reporte de Precios
Entidad: Producto
Descripción: Contiene los precios de los productos de acuerdo al proveedor de
estos
Datos:
No de Reporte
Proveedor
Productos
valor
Nombre: Información Servicio
Proceso: Consulta Recursos Requeridos
127
Entidad: Servicio
Descripción: Contiene la información del servicio a prestar
Datos:
Código Servicio
Tipo de Servicio
Valor
Descripción
Nombre: Detalle Productos
Proceso: Consulta Tiempos de Fabricación del Producto
Entidad: Producto
Descripción: Clasificación de los productos por existencia
Datos: Código Producto
Tipo de producto
Tiempos estimado de Fabricación
Valor
Nombre: Inventario Productos
Proceso: Generar Lista de Precios Solicitados
Entidad: Producto
Descripción: Contiene la información de los productos solicitados por el cliente
Datos: No de Inventario
Nombre Producto
128
Estado
Numero Parte
Nombre: Detalle Cotización
Proceso: Elaborar Proforma de Cotización
Entidad: Compras
Descripción: Contiene la consolidación de la información de los precios y las
cantidades de los productos que corresponden al requerimiento del
cliente
Datos: Código del Producto
Nombre del Producto
Cantidad
valor
Nombre: Incoterm
Proceso: Definir INCOTERM
Entidad: Condiciones Comerciales
Descripción: Descripción de los términos de entrega de los productos o servicios
solicitados
Datos:
Código
Nombre
Descripción
129
Nombre: Cotización Cliente
Proceso: Elaborar Cotización
Entidad: Venta
Descripción: Contiene la información de la cotización generada de acuerdo al
requerimiento del cliente.
Datos:
No Cotización
Nombre Cliente
Dirección Cliente
Fecha de creación
Fecha de vencimiento
Nombre de productos o servicios
Cantidad
Valor unitario
Subtotal
Otros valores
Total
Nombre: Cotización Actualizada
Proceso que lo
genera: Vigencia Y Actualización De Cotizaciones
Entidad: Orden de Compra
Descripción: Incluye el conjunto de datos obtenidos por el producto o servicio
que oferta el cliente.
Datos: Código Cotización
130
Elemento
Valor
Cantidad
Modelo
Nombre: Reporte De Cancelación
Proceso que lo
genera: Cancela Orden De Compra
Entidad: Pedido
Descripción: Si el cliente no está a gusto con los precios que AQLS le ofrece
puede cancelar el pedido sin novedad alguna.
Datos:
Código Cotización
Elemento
Valor
Cantidad
Modelo
Detalle razón de cancelación
Nombre: Orden de venta
Proceso que lo
genera: Verificar disponibilidad en stock
Entidad: Factura de Venta
Descripción: Actividad comercial con fines de lucro para satisfaces
necesidades de los clientes
131
Datos:
Número Factura
Valor
Detalle
Fecha
Cantidad
Nombre: Comprobante de pago
Proceso que lo
genera: Valida valor de pago y autoriza
Entidad: Reporte Valor a Pagar
Descripción: Se establece el valor del servicio o producto y se autoriza el
pago de este.
Datos:
Número Factura
Número Identificación del cliente
Valor
Nombre: Detalle condiciones de pago
Proceso que lo
genera: Se establecen condiciones de pago
Entidad: Acuerdo de pago
Descripción:
Al realizar la compra el cliente se compromete a cumplir con las
cuotas de pago o el pago completo de acuerdo a lo acordado con
la empresa.
Datos: Número Factura de Venta
132
Tipo de Pago
Valor total
Nombre Cliente
Nombre: Orden de compra
Proceso que lo
genera: Genera orden de compra
Entidad: Orden de Compra
Descripción: Proceso de adquisición de bienes y/o servicios que son
orientados a la satisfacción de los clientes o usuarios
Datos:
Código Orden de Compra
Detalle
Cantidad
Valor
Fecha
Nombre: Informe fechas de entrenamiento
Proceso que lo
genera: Actualiza fechas de entrenamiento
Entidad: Distribuidores
Descripción: Se realiza la validación de las fechas disponibles para la
ejecución del entrenamiento
Datos: Codigo entrenamiento
Fechas
133
Descripción
Nombre: Informe fechas de entrenamiento
Proceso que lo
genera: Actualiza fechas mantenimiento y/o reparación
Entidad: Planeación Logística
Descripción: Genera un reporte para el cliente de las fechas propuestas para la
ejecución de servicios.
Datos:
Código Contrato
Descripción
Tiempo de ejecución
Nombre: Informe tipo de elementos
Proceso que lo
genera: Clasificación tipo de elementos
Entidad: Activos
Descripción: Descripción de los elementos adquiridos por el cliente
Datos:
Código Contrato
Número parte
Descripción
Cantidad
134
Nombre: Informe Tipo de Servicio
Proceso: Clasificación tipo de adquisición
Entidad: Funcionarios
Descripción: Contiene la información correspondiente al tipo de adquisición
realizada por el cliente
Datos:
Código Informe
Nombre Cliente
Fecha Solicitud
No. Orden de Compra
Descripción tipo de solicitud
Nombre: Acta de Entrega
Proceso: Finalización Ejecución Orden
Entidad: Planeación Logística
Descripción: Contiene la información correspondiente a la adquisición realizada
por el cliente y entregada a satisfacción
Datos:
Código Acta
No. Orden de Compra
Nombre Cliente
Fecha Solicitud
Fecha entrega y/o ejecución
Descripción
135
Nombre: Orden de Entrenamiento
Proceso: Inicio Ejecución Entrenamiento
Entidad: Planeación Logística
Descripción: Contiene los detalles para la ejecución del entrenamiento requerido
por el cliente una vez ha sido clasificado el tipo de adquisición
Datos:
Código
No. Orden de Compra
Nombre Cliente
Fecha Solicitud
Fechas de entrenamiento
Descripción
Nombre: Información de Entrenamiento
Proceso: Solicitud de Información de Entrenamiento
Entidad: Funcionarios
Descripción: Contiene los detalles correspondientes al contenido programático del
entrenamiento requerido y la intensidad horaria.
Datos:
Código solicitud
Fecha Solicitud
Descripción de entrenamiento
Contenido programático
Detalles de Intensidad horaria
136
Nombre: Información viáticos y/o gastos de transporte
Proceso: Costos viáticos
Entidad: Funcionarios
Descripción:
Contiene los detalles correspondientes a los costos de transporte de
mercancía adquirida por el cliente y/o costos de viaje de los
asistentes al entrenamiento adquirido por el cliente.
Datos:
Código solicitud
Fecha Solicitud
Fechas de viaje y/o transporte
Detalles de Aerolínea
Detalles de hospedaje
Costos
Nombre: Informe reserva y gastos de viaje
Proceso: Reservas viáticos
Entidad: Planeación Logística
Descripción: Contiene los detalles de las reservas realizadas para la ejecución de
los transportes
Datos:
Código reserva
Fecha reserva
Costos
Detalles de Reserva
Nombre: Comprobante de pago entrenamiento
137
Proceso: Pagos entrenamiento
Entidad: Obligaciones Financieras
Descripción: Contiene los detalles de las cuentas por pagar que tiene la empresa
Datos:
Código
Fecha
Concepto
Impuestos
Valor
Nombre: Listado Asistencia Entrenamiento
Proceso: Control Asistencia Entrenamiento
Entidad: Planeación Logística
Descripción: Contiene los detalles de los asistentes al entrenamiento adquirido por
el cliente
Datos:
Código
Nombre Asistente
Fecha de Asistencia
Nombre Instructor
Nombre: Acta de Finalización de Entrenamiento
Proceso: Ejecución de Entrenamiento
Entidad: Planeación Logística
138
Descripción: Contiene los detalles de lo realizado durante el entrenamiento,
indicando lo cumplido de acuerdo al contenido programático.
Datos:
Código
No. Orden de Compra
Descripción Entrenamiento
Fechas de Ejecución
No. Reporte de Entrenamiento
Nombre: Orden De Mantenimiento y/o Reparación
Proceso: Inicio Mantenimiento y/o Reparación
Entidad: Servicios
Descripción: Contiene la información del equipo a realizar mantenimiento o
reparación
Datos:
Código Orden
Fecha
Nombre Cliente
Nombre Distribuidor
Tipo de Servicio
Nombre: Autorización Envió de Equipo y/o Mercancía
Proceso: Solicitud y Validación de Información Equipo
Entidad: Servicios
Descripción: Contiene la descripción del producto o servicio a reparar o a ejecutar
mantenimiento y la justificación dela ejecución del servicio
139
Datos:
Fecha
Nombre Cliente
Descripción
Tipo de Servicio
Firma Cliente
Firma Asistente Administrativo
Nombre: Informe fechas mantenimiento y/o reparación
Proceso: Actualización fechas mantenimiento y/ o reparación
Entidad: Servicio
Descripción: Contiene la información de fechas disponibles para llevar a cabo el
mantenimiento y/o reparación
Datos: Fecha
Nombre Cliente
Equipo
Descripción
Firma Proveedor
Nombre: Informe Mantenimiento y/o Reparación
Proceso: Ejecución mantenimiento y/o reparación
Entidad: Servicio
Descripción: Contiene la información del servicio ejecutado al equipo.
Datos: Fecha
140
Nombre Cliente
Equipo
Descripción
Firma Proveedor
Nombre: Reporte Resultados Mantenimiento y/o Reparación
Proceso: Ejecución mantenimiento y/o reparación
Entidad: Servicios
Descripción: Contiene la información de los resultados obtenidos con la ejecución
del servicio y/o mantenimiento.
Datos:
Fecha
Nombre del Cliente
Equipo
Justificación Resultados
Firma Gerente de Operaciones
Nombre: Informe de Entrega de Equipo
Proceso: Entrega Elementos
Entidad: Servicio
Descripción: Contiene la información de la validación de la entrega de acuerdo a
las nuevas condiciones en que queda el equipo
Datos: Fecha
Nombre del cliente
141
Equipo
Descripción de entrega
Firma del Gerente de Operaciones
Firma del Cliente
142
19.6. Análisis de Brechas
AS-IS TO BE PROYECTO PRIORIDADTIEMPO
(MESES)
Registro de información de forma manual en
herramientas de Ofimatica (Word, Excel)
Implementar módulo de registro de
requerimientos
Desarrollar módulo de ingreso de cotizaciones
para el control de requerimientos del clienteMEDIA 6
No existe un medio centralizado de solicitud
de cotizacion
Centralizar la solicitud de requerimientos
de los clientes
Instruir e informar a los clientes que el único
médio de solictud de requerimientos será por
correo corporativo
MEDIA 1
No se tiene un control sobre las personas que
accede a la información que esta almacenada
en las
herramientas orientadas a la nube.
Crear roles y defininir niveles de acceso
a la información del cliente por medio de
protocolos FTP (File Transfer Sistem)
Implementar acceso a los dispositivos o carpetas
digitales según el cargo del funcionario
autorizado para el ingreso por medio de usuario
y contraseñas únicas e intransferibles
ALTA 4
El histórico de cotizaciones de clientes se
maneja en libros de Excel que son
diligenciados manualmente
Automatizar el proceso de guardado de
cotizaciones anteriores por cliente
Desarrollar módulo de ingreso de cotizaciones
para el control de requerimientos del cliente,
agregando módulo de reportes de histórico de
cotizaciones por cliente.
MEDIA 6
Las ordenes de compra y su código de orden
es diligenciado y asignado manualmente en
plantillas Excel
Automatizar el registro de los datos de las
ordenes de compra y la asignación de códigos.
Desarrollar módulo para generar de órdenes de
compraMEDIA 6
EJECUCION
ORDEN DE COMPRA
La ejecución y control de orden de compra
se realiza por libros de Excel
Automatizar el proceso de generación de
ordenes de compra
Desarrollar módulo de clientes por cotizaciones
aprobadas para el seguimiento de estasMEDIA 6
EJECUCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
REPARACION
ORDEN DE VENTA
No se tiene unificada la documentación
asociada a la ejecución de entrenamiento,
mantenimiento y reparación
Mantener centralizada la documentación sobre
los entrenamientos,mantenimientos y reparación
Implementar un sistema de gestión documental
para mantener un reporte actualizado de la
ejecución de estas activdades
ALTA 3
GENERAL
No se tiene establecido un dispositivo o
equipo de cómputo para almacenar y
centralizar la información de los procesos del
área comercial
Mantener un Datacenter en las instalaciones de
la empresa para obtener mayor beneficio de
acceso y seguridad a la información y/o
aplicaciones empresariales
Asignar un equipo de cómputo para delegar el
rol de servidor y almacenamiento de información
y generar beneficios como
seguridad y acceso a la información
ALTA 4
COTIZACION
ORDEN DE COMPRA
143
![Diapositivas Sustentacion T. Grado [Autoguardado] MAYO 19](https://static.fdocuments.es/doc/165x107/577c79b61a28abe05493c538/diapositivas-sustentacion-t-grado-autoguardado-mayo-19.jpg)
