INFORME DE VALORACIÓN 5-2008 UNIDADES ACADÉMICAS...

COMISIÓN UNIVERSITARIA DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS (CUSED)

INFORME DE VALORACIÓN 5-2008

UNIDADES ACADÉMICAS (FACULTADES Y ESCUELAS) I. ANTECEDENTES En el año 2004, a raíz de una solicitud de eliminación de documentos de la Escuela de Antropología y Sociología la Unidad de Identificación y Valoración Documental del Archivo Universitario asumió la elaboración de la tabla de plazos de conservación de documentos de esa Unidad Académica.

Hasta entonces, la práctica institucional había sido que cada unidad académica o administrativa, con apoyo del Archivo Universitario, elaborara su tabla y la elevara al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos1 para su análisis y aprobación; sin embargo, con el propósito de procurar soluciones integrales a los problemas archivísticos y de cumplir con los Lineamientos para la Gestión de Información en la Universidad de Costa Rica aprobados por el Consejo Universitario2, el Archivo Universitario decidió elaborar esta tabla y con base en ella plantear un instrumento de alcance general para todas las facultades y las escuelas.

En la sesión 88, artículo 2 de 7 de julio de 2005, la CUSED conoce y analiza la propuesta de tabla general para decanatos y escuelas elaborada por el AUROL y acuerda someter el instrumento a un proceso de validación con un grupo de jefes administrativos y encargados de servicios administrativos de diferentes Unidades Académicas. La validación se realizó bajo la modalidad de taller, coordinado por el AUROL y la CUSED. Posteriormente, en sesión 90, artículo 3 de 11 de agosto de 2005, la CUSED acuerda dar por concluido el análisis de dicho instrumento. Finalmente, en sesión 5282, artículo 5, celebrada por el Consejo Universitario el pasado 3 de setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, el cual en su artículo 13 inciso e) faculta a la CUSED para “aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución” en última instancia, sin necesidad de enviarlo a la Comisión Nacional para el trámite de aprobación.

1 Actualmente se denomina Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos CUSED. 2 Derogados por el CU en sesión 5282, artículo 5. En su defecto aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica.

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II. VALORACIÓN Las series valoradas son: No.

Orden Series Documentales Vigencias Valor

Área Académica (sustantivos )

1 Actas de: Asamblea de Facultad Asamblea de Escuela Consejo de Área Consejo Asesor de Facultad

Permanente Científico-Cultural

2 Convenios Eliminar 3 Expedientes de Sesiones de:

Asamblea de Facultad Asamblea de Escuela Consejo de Área Consejo Asesor de Facultad

Permanente Científico-Cultural

4 Expedientes de actividades de investigación, programas de investigación y proyectos de investigación

Eliminar

5 Minutas de reuniones de: Departamentos Secciones Comisiones permanentes y especiales Coordinaciones permanentes

Permanente

6 Expedientes de Reuniones de: Departamentos Secciones Comisiones permanentes y especiales Coordinaciones permanentes

Permanente

7 Planes de estudio Permanente Científico-Cultural

8 Programas de cursos Permanente Científico-Cultural

Área Estudiantil (facilitativos)

9 Actas de notas Permanente 10 Actas de trabajos finales de graduación Permanente 11 Boletas de exclusión e inclusión de matrícula

para estudiantes de otras carreras Eliminar

12 Cuadernos de control de horas de TCU Eliminar 13 Estadísticas de matrícula (simulación) Eliminar 14 Expedientes de estudiantes (fracción) Permanente 15 Expedientes de trabajos y actos finales de

graduación Permanente

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No. Orden

Series Documentales Vigencias Valor

16 Fórmulas de modificación de expediente académico

Permanente

17 Fórmulas SH1 (Actualización del archivo de cursos)

Eliminar

18 Fórmulas SH2 (Reporte de horarios) Eliminar 19 Fórmulas SH4 (Reporte de cursos a cargo de

los profesores de la Unidad Académica Eliminar

20 Fórmulas SH5 (Solicitud de reserva de espacio físico)

Eliminar

21 Informes anuales de la Coordinación del TCU Eliminar 22 Informes finales de TCU Eliminar 23 Listas de estudiantes con condiciones

especiales Eliminar

24 Listas definitivas de clase Eliminar 25 Nóminas de graduados Eliminar 26 Padrones de estudiantes Eliminar

Área Administrativa (facilitativos)

27 Boletas para reservación de espacio físico Eliminar 28 Boletines Eliminar 29 Cartas enviadas(Consecutivos) Permanente 30 Cartas recibidas Permanente 31 Expedientes de cargas académicas Eliminar 32 Expedientes de permisos con o sin goce de

salario hasta por 10 días Eliminar

33 Formularios P14 (Régimen Becario) Eliminar 34 Informes anuales de labores Permanente

Adicionalmente se agregan algunas series documentales comunes a toda la Universidad que ya han sido valoradas por esta Comisión, y que se recomienda a las facultades y a las escuelas su aplicación:

Series Documentales Vigencias Expedientes de activos fijos Eliminar Expedientes de fondo de trabajo y caja chica Eliminar Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - FUNDEVI Eliminar Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF Eliminar Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto – OAF- Vínculo Externo

Eliminar

Expedientes de personal administrativo (fracción) Permanente Formularios de pago de órdenes por servicios Eliminar Formularios de solicitudes de servicios administrativos Eliminar Informes de vacaciones Eliminar Informes de fin de gestión Eliminar

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III. RESOLUCIÓN Considerando que: 1. El Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios en su artículo 13

establece que son funciones de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos:

c) Evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico

cultural de los documentos de la Universidad de Costa Rica. e) Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de

documentos en la Institución. 2. Las normas internas de trabajo de la CUSED establecen que una vez

valorados, la eliminación de los documentos será supervisada de forma razonable por el Archivo Universitario y el papel debe ser reciclado conforme a las disposiciones institucionales de protección del ambiente y los recursos naturales. En todos los casos se levantará un acta que firmarán conjuntamente el superior de la oficina y la persona responsable del Archivo Universitario.

3. El procedimiento para eliminar documentos en la Universidad de Costa

Rica establece que las eliminaciones deben solicitarse al Archivo Universitario mediante oficio firmado por el superior jerárquico de la instancia solicitante y acompañado de su respectivo inventario.

4. El resultado del análisis que hace esta Comisión sobre la tabla de plazos

de conservación y eliminación de documentos de los decanatos y escuelas se encuentran debidamente registrado en sus minutas, las cuales pueden ser consultadas en el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría.

Se resuelve:

1. Aprobar la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de Unidades Académicas (facultades y escuelas), como sigue:

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TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Unidad: Unidades Académicas (Decanatos y Escuelas) Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado

Área Académica Fecha: Agosto, 2005

No Orden

Serie Documental

O/C ¿Cuáles otras oficinas tienen

original / copia?

Contenido/Función Documento o información automatizada

Vigencia Administrativa Legal

Observaciones

UA AUROL 1 Actas de:

Asamblea de Facultad Asamblea de Escuela Consejo de Área Consejo Asesor

O Copia en:Expedientes de las actas Autoridades Miembros de Comisiones Docentes

Registro por escrito de lo sucedido, tratado y acordado en las sesiones de los diferentes cuerpos colegiados

No 10 años Permanente Se conservan original (consecutivo) y copia (expediente de sesión) de acuerdo con la Ley General de Adm. Pública. Cada unidad académica debe conservar únicamente las actas de sus órganos colegiados.

2 Convenios C Original en: Rectoría, Institución interesada Copia en: Institución interesada

Texto del convenio No 5 años después de concluido el convenio

Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

Esta serie documental es equivalente a la serie Convenio contenida en la tabla de plazos de la Rectoría número de orden 12 y se conserva permanentemente Los documentos relacionados con la gestión de los convenios (antecedentes) deben conformarse en un expediente

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No Orden

Serie Documental


original / copia?



Observaciones

UA AUROL formando un asunto completo.

3 Expedientes de Sesiones de:

Asamblea de Facultad Asamblea de Escuela Consejo de Área Consejo Asesor

O y C Ninguna Convocatorias Agendas Listas de Asistencia Correspondencia Documentos de trabajo Actas Justificación de ausencias

No 10 años Permanente

4 Expedientes deactividades de investigación, programas de investigación y proyectos de investigación

O y C Original y copia en: Vicerrectorías

Correspondencia Propuesta de Proyecto Avances de Investigaciones

Propuesta del Presupuesto.

Sí, SIGP 5 años después de concluido el proyecto

Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-legal

Estos expedientes existen en algunas unidades académicas que no tienen centro o instituto de investigación adscrito, pero que tienen una comisión o área de investigación.

5 Minutas de reuniones de: Departamentos Secciones Comisiones o Coordinaciones Permanentes

Comisiones Especiales

O Ninguna Acuerdos tomados en los grupos de trabajo de diferente índole

No 10 años Permanente Se trata de grupos de trabajo que nombran directores o decanos para realizar estudios sobre asuntos específicos

6 Expedientes dereuniones de: Departamentos Secciones Comisiones o Coordinaciones Permanentes

Comisiones Especiales

O y C Ninguna Convocatorias Agendas Listas de Asistencia Correspondencia Documentos de trabajo Actas Justificación de ausencias

No 10 años Permanente Comisiones o coordinaciones permanentes de:

Currículo, Credenciales y Reconocimiento Trabajos finales de graduación Investigación y

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No Orden

Serie Documental


original / copia?



Observaciones

UA AUROL Acción Social Matrícula Autoevaluación y autorregulación Régimen Académico Estudiantil Orientación y Evaluación

Comisiones especiales de:

Apelaciones Concurso de Antecedentes Dedicación Extraordinaria Honores y Distinciones

Instrucción de procedimientos disciplinarios

7 Planes de estudio O Original en: VD, CEA

Es un documento académico, en el que se seleccionan, organizan y ordenan, para fines del proceso enseñanza-aprendizaje, todos los aspectos curriculares de una carrera que se consideran social y culturalmente necesarios. En el plan de estudios, entre otros elementos, se establece un orden gradual y armónico de cursos con sus respectivas características (sigla, nombre, definición,


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No Orden

Serie Documental


original / copia?



Observaciones

UA AUROL naturaleza del curso, ciclo, requisitos, correquisitos, horas y créditos) que corresponden a una carrera universitaria conducente a la obtención de un título universitario.(Reglamento Régimen Académico Estudiantil, artículo 3 e)

8 Programas de cursos O Copia en: Estudiantes

Información estructurada sobre el curso: sigla y nombre del curso, nombre del profesor, horario de atención, temas y actividades por desarrollar, cronograma, bibliografía, normas de evaluación, etc.

No 15 años Permanente Las unidades académicas son las únicas depositarias de este tipo documental

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Área Estudiantil Fecha: Agosto, 2005

No Orden

Serie Documental

O/C ¿Cuáles otras oficinas tienen original / copia?



Observaciones

UA AUROL 9 Actas de notas O Original en:

ORI Registro en el que se reportan los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los cursos matriculados en un semestre. Se trata de un formulario normalizado desde 1987 cuado se implanta el SIE. Entre 1941 y 1987 este tipo documental sufre varias modificaciones.

Sí, SIE y SAE (1987)

Permanente Esta copia es de conservación permanente en las UA hasta tanto se verifique la existencia de TODOS los originales en la ORI y se confeccione la Tabla de Plazos. El Departamento de Registro se crea en 1954, a partir de esta fecha se normaliza el formulario y se centraliza el proceso. Antes de 1954 los registros de notas se llevan en la unidades académica

10 Actas de trabajos finales de graduación

O y C Original en: Decanatos Copia en: Escuelas

Registro por escrito sobre la presentación pública que realiza el estudiante de su trabajo final de graduación (réplica)


11 Boletas de exclusión e inclusión de matrícula para estudiantes de

O Ninguna Formulario normalizado para que los estudiantes soliciten inclusión o

Sí, SIE y SAE (1987)

5 años Se puede eliminar cuando caduque su

Se trata de inclusiones o exclusiones en

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No Orden

Serie Documental




Observaciones

UA AUROL otras carreras exclusión de cursos en

otras unidades académicas.

vigencia administrativo-legal

cursos de servicio u otros cursos que no son impartidos por la unidad académica base del estudiante. La información se envía a la ORI mediante el SIE y el SAE

12 Cuadernos de control de horas de TCU

O Ninguna Bitácora en la cual se consigna el control de las horas cumplidas y las actividades realizadas por los estudiantes durante su Trabajo Comunal Universitario.

No 1 año después de graduado el estudiantes


13 Estadísticas dematrícula (simulación)

O y C Original en: ORI Unidades Académicas que tienen matrícula desconcentrada

Resultado parcial provisional del proceso de matrícula ordinaria.

Sí, SIE y SAE

1 año Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-legal

La información está automatizada únicamente para cada ciclo lectivo.

14 Expedientes deestudiantes (fracción)

O y C Original en: ORI OBS Otras Unidades Académicas

Fórmula de autorización de matrícula SDM-C-02

Fórmulas Intermedias Copia del expediente Constancia de conclusión de TCU

Correspondencia Fórmula de Modificación del Expediente Académico

Boletas de inclusión y exclusión de matricula

Boleta de seguimiento del plan de estudios

Declaración jurada

No 10 añosdespués del último trámite realizado

Permanente

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No Orden

Serie Documental




Observaciones

UA AUROL Informe de matrícula Informe de notas Solicitud de reconocimiento y equiparación de estudios (cursos)

Carta de Interrupción de estudios

Adecuaciones curriculares

Sanciones 15 Expedientes de

trabajos y actos finales de graduación

O Original y copia en: Unidades Académicas, Estudiante

Carta de solicitud Carta de aprobación del proyecto de trabajo final de graduación

Cartas de aprobación del Comité Asesor

Estudio de créditos Copia del expediente académico

Recibo de cancelación de derechos de graduación

Constancia de no deudas

Certificación del Registro de Delincuentes

Fotocopias de la cédula de identidad

Fórmula IE (información personal)

Copia del Acta de Graduación

No 10 años Permanente Estosdocumentos deben anexarse al expediente de estudiante. En caso de trabajos finales de graduación de dos o más estudiantes, los documentos deben anexerse al expediente del estudiante cuya letra inicial del apellido esté más cerca de la “A”. En necesario dejar constancia de esto en los expedientes de los otros estudiantes

16 Fórmulas demodificación de expediente académico

C Original en:ORI

Formulario normalizado de la ORI para realizar modificaciones de notas de los estudiantes en forma grupal o individual

No Permanente Esta copia es de conservación permanente en las UA hasta tanto se verifique la existencia de TODOS los

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No Orden

Serie Documental




Observaciones

UA AUROL originales en la ORI y se confeccione la Tabla de Plazos.

17 Fórmulas SH1(Actualización del archivo de cursos)

C Original en:ORI

Formulario normalizado de la ORI para la actualización de los cursos que imparten las escuelas.

No 1 año Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-legal

18 Fórmulas SH2(Reporte de horarios)

C Original en:ORI

Formulario normalizado de la ORI para reportar horarios


19 Fórmulas SH4(Reporte de cursos a cargo de los profesores de la Unidad Académica)

C Original en:ORI

Formulario normalizado de la ORI para que los nombres de los profesores que imparten los cursos salgan en la guía de horarios.


20 Fórmulas SH5(Solicitud de reserva de espacio físico)

C Original en:ORI

Formulario normalizado de la ORI para gestionar las reservaciones de aulas en el periodo determinado


21 Informes anuales de la Coordinación del TCU

C Original en:VAS

Síntesis de las acciones realizadas por las coordinaciones de TCU, al término de un año de labores. Contiene los informes finales de los estudiantes

No 5 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-legal

22 Informes finales de TCU

O Copia en:VAS

Síntesis de las acciones realizadas por los estudiantes durante la realización del TCU

No 5 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-

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No Orden

Serie Documental




Observaciones

UA AUROL legal

23 Listas de estudiantes con condiciones especiales

C Original en:ORI Comisión o Sección de Asuntos Estudiantiles CASED

Listas de estudiantes con promedios bajos


En algunas unidades académicas existe comisión, en otras sección y en otras área de asuntos estudiantiles

24 Listas definitivas de clase

C Original en:ORI Copia en: profesores

Listas con los nombres de los estudiantes matriculados en los cursos


25 Nóminas de graduados

C Original en:ORI Copias en: ORI Decanatos

Formulario normalizado de la Oficina de Registro e Información. Incluye los números de carné, números de identificación, nombres completos en orden alfabético y fecha de conclusión del plan de estudios de las personas que han cumplido con todos los requisitos tanto académicos como administrativos para graduarse.


El original de este tipo documental se incluye en la tabla de plazos de la ORI

26 Padrones deestudiantes

C Original en:ORI

Listas de estudiantes empadronados en las carreras, ordenadas alfabéticamente

Sí, SIE y SAE

2 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-legal

El original de este tipo documental se incluye en la tabla de plazos de la ORI

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Área Administrativa Fecha: Agosto, 2005

No Orden

Serie Documental


original / copia?



Observaciones

UA AUROL 27 Boletas para

reservación de espacio físico

C Original en:ORI

Formulario normalizado de la ORI para gestionar las reservaciones extraordinarias de aulas en el periodo de exámenes finales.


28 Boletines O y C Ninguna Para la divulgación de fechas y actividades importantes que realizan las unidades académicas


29 Cartas enviadas(Consecutivos)

C Original y copia en: Unidades Académicas y Administrativas

Oficios que producen las autoridades de escuelas y decanatos en el ejercicio de sus funciones

No 10 años Permanente,sujeta a expurgo

Autoridades: Decanos de facultades

Directores de: escuelas, departamentos secciones y comisiones

30 Cartas recibidas O y C Original y copia en: Unidades Académicas y Administrativas

Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de los decanatos y las escuelas

No 10 años Permanente, sujeta a expurgo

31 Expedientes de cargas académicas

O y C Original en CEA

Planes de trabajo Correspondencia Reportes de cargas académicas

Sí, Sistema de Cargas Académicas (2002)

10 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativo-

de 21

No Orden

Serie Documental


original / copia?



Observaciones

UA AUROL legal

32 Expedientes depermisos con o sin goce de salario hasta por 10 días

O Copia en:Escuelas

Carta de solicitud del funcionario

Visto bueno de la Escuela

Invitación a la actividad Respuesta del Decanato a la Escuela

Informe de la actividad Solicitud de viáticos


Se trata de permisos para asistir a actividades académicas o resolver asuntos personales. Si el permiso es mayor a 10 días el original puede encontrarse en la VD o en la VRA

33 Formularios P14(Régimen Becario)

C Original en:OASE

Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo.


34 Informes anuales de labores

O y C Original en: Vicerrectorías, Rectoría

Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las escuelas, decanaturas de las facultades, directores de departamentos, coordinadores de sección y otras autoridades, al término de un año de labores.

No 10 años Permanente No todas las direcciones y decanaturas envían informes a la VD o a la Rectoría, por lo que se conservan solo las series que están en las escuelas y facultades

Lista de siglas en orden alfabético

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SIGLAS NOMBRE COMPLETOAUROL Archivo Universitario Rafael Obregón Loría C Copia CASED Centro de Asesoría y Servicios a Estudiantes con Discapacidad CEA Centro de Evaluación Académica FUNDEVI Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación M Microfilmada O Original O y C Original y copia O/C Original o Copia OAF Oficina de Administración Financiera OAI Oficina de Asuntos Internacionales OASE Oficina de Becas y Atención Socioeconómica OBS Oficina de Bienestar y Salud OCU Oficina de Contraloría Universitaria OPLAU Oficina de Planificación Universitaria ORH Oficina de Recursos Humanos ORI Oficina de Registro e Información OSUM Oficina de Suministros R Rectoría RA Comisión de Régimen Académico SAE Sistema de Aplicaciones Estudiantiles SEP Sistema de Estudios de Posgrado SIE Sistema Integrado de Estudiantes SIGP Sistema Institucional de Gestión de Proyectos TCU Trabajo Comunal Universitario UA Unidad Académica VAS Vicerrectoría de Acción Social VD Vicerrectoría de Docencia VI Vicerrectoría de Investigación VRA Vicerrectoría de Administración

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SERIES DOCUMENTALES COMUNES A TODA LA UNIVERSIDAD

Serie Documental O/C ¿Cuáles otras

oficinas tienen original / copia?



Expedientes de activos fijos

C Original en: OAF, OSG

Actas de desecho Actas de inactivos Copia del documento de donación (traslado) de activo Actas de recibido de activos Inventarios Correspondencia

Sistema de Inventarios de Activos Fijos (SIAF) en la Unidad de Activos Fijos de la OAF

10 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa legal

Expedientes de fondo de trabajo y caja chica

C Original en: OAF, FUNDEVI Copia en: OSUM

Copias de facturas y comprobantes de gasto Reporte de saldos por partidas Vales provisionales o adelantos de dinero Colillas de cheques de reintegro Arqueos Conciliaciones bancarias Estados de cuenta Recibos de dinero Copia de documento de donación (traslado) de activos

No 5 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa legal

Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto – FUNDEVI.

O y C Original en: OPLAU, VAS, VI, FUNDEVI Copia en: SEP, FUNDEVI, VAS, VI

Correspondencia Estados de cuenta Formulación del Presupuesto Modificaciones internas Proyecto de Presupuesto Reintegros de caja chica Solicitudes de bienes y servicios Transferencia internacional Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto

Si, Sistema ENLACE de FUNDEVI

5 años

Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF

O y C Original en: OAF, OPLAU, VAS, VI Copia en: OAF, SEP, VAS, VI

Correspondencia Estados de cuenta Formulación del Presupuesto Modificaciones internas Proyecto de Presupuesto Reintegros de caja chica

Si, Sistema de Capturación para la Formulación del plan presupuesto

5 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

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Serie Documental O/C ¿Cuáles otras oficinas tienen

original / copia?



Solicitud y Fondo de Trabajo Solicitudes de bienes y servicios Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto

(solo la formulación)

Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto – OAF - Vínculo externo: empresas auxiliares, cursos especiales y fondos restringidos

O y C

Original y copia en: OAF, Vicerrectorías, FUNDEVI

Correspondencia Estados de Cuenta Facturas Proyecto del presupuesto Recibos de dinero.

No 10 años después de finalizado el vínculo


Expedientes de personal administrativo (fracción)

O O y C en: ORH Unidades Académicas y Administrativas VD VI Rectoría OAI RA Junta de Relaciones Laborales

Hoja de Vida Incapacidades Permisos de estudio Correspondencia Declaraciones juradas Evaluaciones académica Reportes de investigación Actualizaciones de salario Acciones de personal (formularios P6 y P8) Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) Cambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7) Solicitud de Personal (formulario P3) Control de Vacaciones (formulario P5) Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15) Nominas de candidatos Reportes de vacaciones Fórmula de Personal Interino (VD-PI) Contrato Dedicación Exclusiva Contrato de Adjudicación de Beca Solicitudes de permiso con o sin goce de salario

No 5 años después del cese de funciones

Permanente

Formularios de pago de órdenes por servicios

C Original en:Prestador del servicio

Formulario normalizado para el pago de servicios profesionales.

No 5 años Se puede eliminar cuando caduque su

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ental O/C ¿Cuáles otras oficinas tienen

original / copia?



Copia en: OAF, FUNDEVI

vigencia administrativa legal

Formularios de solicitudes de servicios administrativos

C Original en: La oficina administrativa que tramita el servicio

Mantenimiento de planta física y construcción. Reparación de maquinaria y equipo. Materiales. Publicaciones. Transportes. Control de kilometraje de vehículos.

No 5 años para mantenimiento de planta física y construcción 2 años para reparación de maquinaria y equipo, materiales, publicaciones, transportes, control de kilometraje de vehículos

Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa legal

Informes de vacaciones O y C Original en: ORH Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones.


Informes de fin de gestión O Original en: SEP, OCU

Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:

Presupuesto Proyectos de investigación, acción social y docencia Permisos Cargas académicas Designaciones de horas estudiante y horas asistente Informe de acciones de personal informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones Modificaciones de planes de estudio Modificaciones de cursos Fondo de trabajo Activos fijos Acta de traspaso

No 10 años Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal

Serie Docum

2. Solicitar a los decanatos y a las escuelas que:

a) Actúen en concordancia con los artículos 16 y 17 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica que a la letra dicen:

Artículo 16 Responsabilidades de las unidades académicas y administrativas en materia de archivística

Las personas que dirigen las unidades académicas, las unidades académicas de investigación y las unidades administrativas son responsables de la aplicación de las políticas, directrices y procedimientos relativos a la materia de archivística, emitidas en el marco del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica. Asimismo, designará a la persona responsable de atender el archivo de la unidad y lo comunicará al AUROL.

Además, la dirección deberá velar por el cumplimiento de las condiciones físicas y ambientales adecuadas para asegurar la conservación de los documentos.

Artículo 17. Funciones de las personas encargadas de los archivos de la Universidad de Costa Rica:

a) Acatar y velar por el cumplimiento de las directrices y procedimientos

emitidos en el ámbito del Sistema. b) Recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar,

conservar, facilitar y eliminar los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la CUSED.

c) Apoyar y participar en las actividades que contribuyan con la

capacitación de los usuarios de la información archivística. d) Transferir y eliminar los documentos en coordinación con la persona

que dirige la unidad académica o administrativa, y de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación, aprobadas por la CUSED.

e) Atender y resolver las consultas archivísticas procedentes de la

comunidad universitaria, nacional e internacional. f) Participar en las actividades archivísticas que se realicen en la

Universidad de Costa Rica.

g) Cumplir con las funciones específicas, de acuerdo con el tipo de archivo en el ámbito de las políticas y directrices institucionales, en materia de archivística.

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